REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD DE CARABOBO

AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

SISTEMA INTEGRADO DE ACTUACIONES FISCALES

DE LA CONTRALORIA DEL ESTADO ARAGUA

Integrantes:

Lcdo. Otero Cesar C.I: 7.174.407

Econ. Hidalgo Clorinda C.I: 5.270.612

Econ. Figueroa Carlos C.I: 4.916.568

Lcdo. Santana Elio C.I: 7.202.996

Lcdo. Monsalve Jose Rafael C.I: 1.584.299

Maracay, Agosto 2012

INTRODUCCION

El Control Fiscal es el conjunto de actividades realizadas por Instituciones

competentes para lograr, mediante sistemas y procedimientos diversos, la

regularidad y corrección de la administración del Patrimonio público.

Los estudios del Control Fiscal han venido cobrando una gran importancia

simultáneamente con el avance de la administración financiera. Abarca un

campo tan amplio el control de la actividad estatal en general, y en particular

el control fiscal, está presente en el ordenamiento jurídico de los estados.

El Estado Venezolano cuenta con los suficientes instrumentos legales, que le

permiten garantizar el cumplimiento de las normas y la eficiencia de sus

operaciones y son las Unidades de Control de cada organismo las

responsables de verificar que se cumplan los planes al mínimo costo, así

como evaluar el impacto que la gestión gubernamental causa en el colectivo.

En Venezuela el control fiscal, según la constitución “Es un sistema

conformado por un conjunto de órganos, estructuras, recursos y procesos

que, integrados bajo la rectoría de la Contraloría General de la República,

interactúan coordinadamente a fin de lograr la unidad de dirección de los

sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los objetivos

generales de los distintos entes y organismos del sector público, así como

también al buen funcionamiento de la Administración Pública”.

La aplicación del sistema nacional de control fiscal en Venezuela no sólo

responde a la necesidad de crear un sistema de control fiscal de mayor

proyección estratégica, con ingredientes de tipo económico, sino sobre todo

de renovar el carácter meramente formal del control que se efectuaba en

vigencia de un Estado de Derecho, por un control fiscal que hace énfasis en

los resultados de la gestión fiscal, en términos de eficiencia, eficacia e

impacto social dentro de un contexto de Estado Social de Derecho.

La Contraloría del estado Aragua, es parte integrante del sistema nacional de

control fiscal y tiene como objetivo fundamental incrementar los niveles de

excelencia dentro de los nuevos parámetros fijados por este Sistema , a

efectos de fortalecer su carácter técnico para ejecutar eficazmente la función

fiscalizadora, lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de los

recursos del Estado y establecer la responsabilidad por la comisión de

irregularidades relacionadas con la gestión de las Entidades Públicas

sometidas a su control. Así lo prevé la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

En este sentido, la contraloría Aragüeña en aras de cumplir con el mandato

de la constitución y las leyes que rigen la materia, ha implementado

diferentes mecanismos de control en la ejecución de los diferentes planes y

programas de la administración activa, los cuales requieren constantes

actualizaciones con la finalidad de adecuarlos a las nuevas tecnologías que

coadyuven al logro de los objetivos planteados en su planificación

estratégica.

En consecuencia, el presente estudio tiene como propósito desarrollar un

sistema de seguimiento de las actividades de control efectuadas por las

unidades medulares de la Contraloría del Estado Aragua, el sistema deberá

estar realizado bajo los estándares de Software Libre para permitir su

distribución y sus futuras mejoras sin necesidad de licencias ni costos. Esta

novedosa herramienta permitirá al órgano de control Aragüeño el

cumplimiento de sus metas con mayor eficiencia y eficacia.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El fin último de las instituciones de control en los Estados democráticos,

imbuidos en la necesidad de reorganizarse, orientando gastos de inversión

hacia el logro de objetivos y metas inéditas o casi inconcebibles en otras

épocas, no es otro que exigir enérgicamente resultados de los actos que

ejecute la administración, dejando atrás el simplista control formal.

Con la entrada en vigencia de la Ley Orgánica de la Contraloría General de

la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, ha querido el

legislador venezolano concretar una vieja aspiración nacional que data

aproximadamente de los años 70 y 80, en torno a la creación de un sistema

nacional que tenga como objetivo fortalecer la capacidad del Estado para

ejecutar eficazmente su función de gobierno, lograr la transparencia y la

eficiencia en el manejo de los recursos del sector público y establecer la

responsabilidad por la comisión de irregularidades relacionadas con la

gestión pública.

El Sistema Nacional de Control Fiscal pretende implementar mecanismos de

seguimiento de control a la ejecución de la planificación y a la

presupuestaria, simultáneamente a la actividad del administrador, siguiendo

rutas paralelas que permitan el control y la auditoría de gestión.

El control es una actividad que consiste en comprobar, inspeccionar y vigilar

la administración activa en el manejo de los recursos públicos para

propender el alcance de los fines del Estado. Esta función debe estar en

coherencia con la planificación, su valor dependerá fundamentalmente de

dicha relación. A pesar de ello, no hay seguridad que se desarrollen las

actividades según lo planificado y que, efectivamente se alcanzarán las

metas que buscan los gerentes.

Sumado a esto, al evaluar la gestión pública se deben tener en cuenta los

criterios de valor consagrados en la Constitución y las Leyes como lo son la

eficiencia, eficacia y la efectividad.

Los constantes y múltiples cambios tecnológicos han originado que las

organizaciones de control desarrollen nuevos mecanismos que los ayuden a

efectuar procesos más efectivos y expeditos, siempre con miras a que estos

coadyuven al logro de los objetivos institucionales. El control fiscal tiende a

adoptar una estructura que le permita responder a los retos que le impone

las transformaciones del Estado como el uso de modernas tecnologías de

información y comunicación

Las nuevas tecnologías se han convertido en un elemento necesario y, en

ocasiones, diferenciador para conseguir ventajas competitivas, pero la

tecnología per se, no tiene sentido si no está orientada a apoyar

directamente estrategias, objetivos o procesos de la organización. Es por ello

que una solución o desarrollo a la medida tiene mayor efectividad en este

propósito.

En este orden de ideas, la Contraloría del Estado Aragua orientada hacia el

mejoramiento continuo de sus procesos, ha planificado elevar el nivel de

eficacia, eficiencia y productividad de sus procesos de auditoría y potestad

investigativa.

Para ello, después de evaluar los procesos actuales, los cuales son

ejecutados por las Gerencias de Control de Entes Centralizados,

Descentralizados y Determinación de Responsabilidades Administrativas,

siendo que los mismos en la actualidad están sustentados en programas

básicos de Excel, se ha planteado la necesidad de desarrollar un sistema de

seguimiento y control de las actuaciones fiscales y los procedimientos de

potestad investigativa apoyado en herramientas tecnológicas modernas que

permitan la toma de decisiones oportunas.

El desarrollo de software incluye desde el análisis integral de los procesos a

mejorar hasta la puesta en marcha de la aplicación.

Para dar solución a la problemática planteada nos proponemos desarrollar

los siguientes objetivos:

Objetivo General

Desarrollar un Sistema Integrado de Actuaciones Fiscales que permita

el Seguimiento y Control de Auditorías, Potestades Investigativas y

Determinación de Responsabilidades Administrativas.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación de los procesos actuales de Auditorías y

Potestades Investigativas en las Gerencias de Control de Entes

Centralizados, Descentralizados y Determinación de

Responsabilidades Administrativas.

Evaluar las posibilidades técnicas, presupuestarias, financieras y de

recursos humanos necesarios para desarrollar los cambios.

Diseñar un software que permita el seguimiento en tiempo real a las

Auditorías y Potestades Investigativas.

PROPUESTA

Un buen Sistema de Información debe ser capaz de solventar cualquier

problemática planteada en el manejo de datos, éste debe reunir varias

características, debe ser un sistema de manejo sencillo para los usuarios (sin

caer en lo simplista), debe ser concreto en la forma de solicitar determinada

data y debe proporcionar la información de la manera más clara posible,

siempre en pro de los objetivos de la organización.

La Contraloría del estado Aragua según su estructura organizativa tiene tres

gerencias medulares: la Gerencia de Control de los Entes Descentralizados,

la Gerencia de Control de la Administración Centralizada y demás Órganos

del Poder Público y la Gerencia de Determinación de Responsabilidades

Administrativas, tal como fue descrito anteriormente, éstas no llevan un

proceso único y sistematizado para observar el desempeño en un momento

determinado de todas la actuaciones, es así como se propone la creación de

un Sistema de Información que involucre data, funcionarios de distintas

gerencias y una red tecnológica que soporte dicho sistema, todos estos

elementos deberán interactuar para lograr los objetivos de la institución,

basados en los principios de la mejora continua.

El software propuesto tendrá por nombre Sistema Integrado de Actuaciones

Fiscales de la Contraloría del estado Aragua (SIAFCEA), el cual estará

orientado a satisfacer las expectativas del control de tiempos, así como

permitir un seguimiento de las Actuaciones Fiscales, Potestades

Investigativas y la Determinación de Responsabilidades administrativas,

desde el momento de su planificación hasta su ejecución o cierre final, como

procesos medulares llevados a cabo en la Contraloría del estado Aragua.

Entre las características técnicas con las que contará el SIAFCEA se

encuentran:

Sistema multiplataforma, podrá correr en cualquier sistema operativo,

privativo o libre, (Windows, Linux o Mac). Esto debido a que dicho software

correrá sobre un Navegador Web (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari,

Opera, entre otros).

Se podrá ingresar al sistema desde cualquier estación de trabajo, siempre

que esté conectada a la Intranet de la Contraloría del estado Aragua y posea

un Navegador de Internet. No serán necesarios grandes requerimientos de

Hardware.

Poseerá niveles de acceso por usuario, de esta forma un funcionario con

acceso al sistema no podrá editar lo que su superior inmediato evalúe, por

ejemplo. Esto se logrará con la creación de perfiles protegidos con

contraseñas. Cada usuario podrá añadir o eliminar los datos de acuerdo a su

responsabilidad para con el sistema.

Deberá permitir la creación de prórrogas en los lapsos de tiempo en la

ejecución de los procesos (con campos obligatorios del porqué de las

mismas), si así fuese necesario.

El software será desarrollado por programadores del área de informática de

la Gerencia de Organización y Desarrollo, el sistema deberá estar realizado

bajo los estándares de Software Libre para permitir su distribución (de ser

necesaria) y sus futuras mejoras sin necesidad de licencias ni costos.

Posibilidad de impresión de reportes de las actuaciones en cualquiera de sus

estados. Estos reportes podrán ser guardados en las estaciones de trabajo

en formato PDF.

Deberá ser amigable al usuario, correctamente identificadas sus funciones y

recursos. Sin redundancias en la manera de la carga de datos.

Ventajas del Sistema Integrado de Actuaciones Fiscales de la

Contraloría del estado Aragua

Permitirá conocer, en tiempo real, desde cualquier estación de trabajo, el

estatus de todas las actuaciones fiscales de la Contraloría, sin la

dependencia de que algún funcionario deba suministrar la información; de

esta forma podrá evaluarse el rendimiento y la gestión de cada gerencia

medular de la institución. También podrá medirse la disposición y

colaboración con la que los organismos a auditar prestan ante este proceso

enmarcado en la Constitución Nacional y al Sistema Nacional de Control

Fiscal.

Los estatus de las actuaciones fiscales para los tres procesos (Actuación

Fiscal, Potestad Investigativa y la Determinación de Responsabilidades)

serán:

En preparación

Revisada

Aprobada

En Ejecución

Terminada

Completada (revisión final)

Permitirá controlar las actividades medulares del Órgano Contralor, es decir,

comparar los tiempos teóricos establecidos con los tiempos reales que

requirieron las Actuaciones Fiscales, (siempre que sean factores controlables

internos por la institución), el proceso de Potestad Investigativa y la

Determinación de Responsabilidades (en caso de que las actuaciones

arrojaran que estas dos últimas fuesen necesarias).

Mostrará que etapa o fase del proceso de la Actuación Fiscal es “cuello de

botella”, permitiendo así la toma de decisiones al respecto para mejorar los

tiempos tomados en la misma o subdividir las tareas en pro de agilizar la

respuesta en dicho proceso.

Generará la posibilidad de analizar mejor el trabajo realizado por las

comisiones o grupos de funcionarios por Gerencia, su efectividad y

disposición para el mismo. De esta manera podrá evaluarse qué los

auditores cumplen correctamente con los lapsos y procesos encomendados,

además de la relación entre el Jefe de la Comisión asignado y sus auditores.

Daría la posibilidad de alimentar el Plan Operativo Anual de la Contraloría

con datos para su elaboración, a nivel de las actividades de las gerencias

medulares, tal como cálculos de viáticos, gastos en material de trabajo,

transporte de las comisiones, planificación de los grupos de trabajo de

acuerdo a los funcionarios disponibles y a sus períodos vacacionales, entre

otras ventajas.

Mejorará el intercambio de información entre las gerencias involucradas,

tales como: la Gerencia de Control de los Entes Descentralizados, Gerencia

de Control de la Administración Centralizada y demás Órganos del Poder

Público, Despacho del Contralor, Dirección General, Gerencia de

Administración de los Recursos Financieros, Gerencia de Recursos

Humanos y la Gerencia de Organización y Desarrollo (esta última para los

mantenimientos del sistema).

Permitirá registrar todas las observaciones encontradas en el proceso de

auditorías en una determinada institución, positivas y/o negativas.

A continuación se muestra que data deberán proveer las gerencias

involucradas en el SIAFCEA y su interrelación:

Diagrama general propuesto para los procesos del SIAFCEA:

Inicio de Proceso

Planificación de Actuación Fiscal

Reportes / ConsultasEjecución de Actuación Fiscal

Planificación de Potestad

Investigativa

Ejecución de Potestad

Investigativa

Planificación de Procedimientos

Administrativos

Ejecución de Procedimientos

Administrativos

Ejecución de la Determinación de Responsabilidades

Planificación de la Determinación de Responsabilidades

Reportes / Consultas

Inicio del Proceso

Planificación de la Actuación Fiscal

Ejecución de la Actuación Fiscal

Planificación de la Potestad Investigativa

Ejecución de la Potestad Investigativa

Planificación de la Actuación Fiscal

[Escriba una cita del documento

o el resumen de un punto

interesante. Puede situar el

cuadro de texto en cualquier

lugar del documento. Use la

ficha Herramientas de dibujo

para cambiar el formato del

cuadro de texto de la cita.]

SIAFCEA

Control de Entes

Centralizados y

Descentralizados

y Gerencia de

Responsabilidades

Administrativas

CONCLUSION

En conclusión, el SIAFCEA será un mapa de trabajo con una visión macro de

las actividades de la Contraloría, por lo tanto, permitirá clasificar, medir y

evaluar con claridad cómo se estará llevando a cabo el trabajo así como su

mejora continua en pro del mandato del Sistema Nacional de Control Fiscal

de la República Bolivariana de Venezuela y la Constitución Nacional. De

modo que, la Contraloría del Estado Aragua debe garantizar la calidad y

eficiencia en la ejecución de los programas de trabajo, la correcta

observancia de las herramientas legales y la eficiencia en el desempeño de

sus funciones de control y evaluación de la gestión de gobierno. De igual,

cuando algún ciudadano o institución pública solicite información, sobre el

estado de la importante labor que realiza la Contraloría del estado, ésta

podrá informar de manera rápida y oportuna sobre lo solicitado.

BIBLIOGRAFÍA Y RECURSOS EN LA WEB

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informacion

http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/definicion

http://sistinformgerencial.blogspot.com/

http://www.slideshare.net/guesta5100c/sistemas-de-informacion-gerencial-presentation-844329