Sistema DocFlow Ministério de Minas e Energia. Índice Pré-Implantação Implantação...
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Sistema DocFlowMinistério de Minas e Energia
Índice
•Pré-Implantação•Implantação•Pós-Implantação•Recursos/Funcionalidades do Sistema
DocFlow•Dados Estatísticos sobre o Sistema
DocFlow
Pré-ImplantaçãoPeríodo: 2009 - 2010
Projeto Piloto• Objetivos
Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste
• Treinamento de usuários SEE: 25 pessoas Protocolo Geral: 7 pessoas Secretaria-Executiva: 3 pessoas
• Período 16 a 27 de março de 2009
Validação no Protocolo• Objetivos
Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste
• 1º dia Observação das rotinas de protocolo
• 2º dia Simulado das rotinas utilizando o Sistema DocFlow
Levantamento de Templates• Objetivos
Padronizar os modelos de documentos
• Grupo Estratégico Grupo de Gerenciamento da Informação e de
Documentos -GIDOC Coordenação de Modernização Administrativa - CMA
Divulgação• Objetivos
Divulgar a implantação do novo Sistema de Gerenciamento de Documentos e substituição do sistema anterior, entre os servidores do MME informando suas características técnicas e a data provável de sua implantação.
Despertar o interesse dos servidores na participação dos treinamentos, minimizando a resistência com o ambiente digital a fim de sensibilizar os futuros usuários e atrair a máxima atenção possível do público interno. Além de garantir a assimilação do conteúdo do treinamento com a interface do ambiente on-line.
1º Comunicado (17 e 18/06/2009): Informações do DocFlow e etapas concluídas
Novo Sistema de Gerenciamento de documentos:
Estamos implantando no âmbito do MMEum novo Sistema denominado DocFlow, quesubstituirá o SICPD – Sistema de Protocoloatualmente em uso.
O DocFlow foi desenvolvido emconformidade com os requisitos exigidospelo Arquivo Nacional, apresentando-secomo um sistema moderno, capaz deatender nossas necessidades.
A previsão de implantação é dia 03/agosto.
CGRL/SPOA
O Sistema DocFlow:• Fundamentado no conceito de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos – GED, sendo ao mesmo tempo um método, um sistema e uma tecnologia utilizado no processamento de documentos, sejam eles físicos ou digitais. É uma ferramenta desenvolvida por uma empresa especializada e em dia com as mais modernas tecnologias.
• Este sistema o permitirá controlar efetivamente as informações que produzimos e recebemos; racionalizar os espaços de guarda dos documentos e desenvolver, com mais eficiência e rapidez , nossas atividades.
• Promoverá ainda, a automação do ciclo de vida dos documentos, utilizando inclusive a certificação digital, disponibilizando um repositório comum a toda instituição, o qual possibilitará capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer formato/suporte físico (texto, imagens, cópias escaneadas, formatos multimídia), assegurando a integridade e a reutilização do documento.
2º Comunicado (26 e 29/06/2009): Informou as ações já realizadas para implantação do DocFlow e próximas ações
Etapas concluídas:• jun/2008: Criação do Grupo de
gerenciamento da informação edocumentação – GIDOC - com a finalidade depropor políticas, diretrizes e normas para a gestão dainformação e de documentos.
• out/2008: Levantamento de requisitos –customização do Sistema de acordo com asnecessidades do MME.
• mar/2009: Projeto Piloto – realizado naSecretaria de Energia Elétrica atuando como núcleo efornecendo informações quanto às adaptações aindarestantes.
• Maio e junho/2009: Capacitação -usuários dos perfis multiplicadores e apoio.
• jun/2009: Apresentação –às autoridades de níveis estratégicos da SPOA.
Próximas ações:02/07: Palestra – a todos os servidores:“Documento eletrônico, uma realidade parao MME”. Local: Auditório Térreo, as 10h.
A ser definida: Apresentação – àsautoridades de níveis estratégicos doMinistério.29/06 a 17/07: Capacitação - usuários dosperfis padrão 1 e padrão 2 (assessoria etécnica).20 a 24/07: Semana de adaptação -utilização do novo sistema mantendo emfuncionamento o SICPD.
03/08: IMPLANTAÇÃO OFICIAL.
A caminho da implantação
3º Comunicado (30/06 e 01/07/2009): Convocação e Memorando SPOA/SE convidando Secretários para a palestra de sensibilização
CONVITEConvidamos a todos os servidores para participarem da palestra a serrealizada pelo professor Vanderlei Batista dos Santos, com o tema:
“Documento eletrônico – uma realidade para o MME”.
"Quanto menos as pessoas sabem, mais elas teimam que sabem."
Osho
Local: Auditório térreoData: 02/07Horário: 15h as 17h
4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto. As etapas concluídas e as próximas a serem realizada
Etapas concluídas:
• jul/2009: Palestra - “Documento eletrônico, uma realidade para o MME”.
• jul/2009: Apresentação – Às autoridades de níveis estratégicos do Ministério.
• Maio e junho/2009: Capacitação de usuários- 208 pessoas capacitadas- 80,28% de aproveitamento
Próximas etapas:
• ago/2009: Capacitação do perfil usuário padrão 2 (área técnica).
• ago/ 2009: Instalação de scanners nos protocolos setoriais.
• A definir: Implantação oficial
Para adaptação, acesse o DocFlow pelo seguinte endereço: http://srv037:8081/docflow-mme
Em caso de dúvidas, contate a equipe gestora do Sistema DocFlow:• Ramais: 5389/ 5392/ 5515/ 5516• e-mail: [email protected]“A melhor maneira de predizer o
futuro é criá-lo”
O andamento do Projeto
5º Comunicado (16/09/2009): informou a capacitação de usuários e informações gerais sobre a gestão de documentos
Capacitação dos usuários do DocFlow:- Foram capacitadas 398 pessoas. Tivemos 78% deaproveitamento.
Implantação em breve!SPOA
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos eoperações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando asua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O SistemaDocFlow é capaz de promover com rapidez o controle das atividadescom documentos.
Documentos eletrônicos:
- Uma nova realidade. Produziremos as minutas de todos osdocumentos dentro do Sistema e os modelos serão padronizadospara todas as unidades do MME.
Classificação dos Documentos:- A Resolução Nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQdetermina a utilização do Código de Classificação para os arquivoscorrentes da Administração Pública.- A classificação é utilizada com o objetivo de agrupar documentossob um mesmo assunto, para agilizar sua recuperaçãoposteriormente.- O servidor que se interessar, enviar e-mail para:[email protected] especificando os tipos de documentos queproduz para tirar dúvidas a respeito da classificação que irá utilizar.
Acesso:- O Sistema DocFlow será acessado via Web.
Treinamento de usuários• Utilização do Sistema
Multiplicador (40) Protocolo (35) Usuário Padrão (313) Assinante (64)
• Utilização do scanner 28 colaboradores de protocolo Período: 30/11 a 18/12/2009
Preparação para Implantação• Cadastro de:
unidades; usuários e assinaturas; municípios; modelos de documentos; Código de Classificação; instituições externas; última numeração de documentos/processos; e outros dados.
• Observação: não foi realizada importação dos dados do Sistema anterior (SICPD)
Implantação30 de agosto de 2010.
DocFlow implantado• Acompanhamento técnico da empresa de manutenção
• Norma Operacional 001/2010 SPOA
• Disponibilização de Guia Prático
• Disponibilização de Manual on-line
• Suporte do Sistema: e-mail e presencial
• Recadastro de documentos/processos
Pós-ImplantaçãoMonitoramento/Aperfeiçoamento do Sistema
Gestão do Sistema• Gestora do Sistema
• Equipe de Suporte Atendimentos aos usuários; Reclassificação de Documentos; Monitoramento do Sistema Registros de pendências no JIRA; Relatório gerenciais; Criação de Modelos de Documentos, quando há
demanda.
• Manutenção
Treinamento de usuários• Treinamento individual
• Turmas de treinamento 92 usuários capacitados Período: 31/01 a 17/02/2012
Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow
Benefícios• Cultura de classificação arquivística• Padronização de procedimentos de gestão
documental• Padronização de modelos de documentos• Registro/controle da produção documental• Controle de tramitação/localização• Transparência: acesso amplo, ressalvando os
casos de sigilo
Normas atendidas• Portaria Normativa SLTI nº5, de 19 de dezembro
de 2002
• Resolução CONARQ nº14, de 24 de outubro de 2001
Dados Estatísticos sobre o Sistema
Dados quantitativos do Sistema• Usuários ativos: 655
• Unidades cadastradas: 141
ATENDIMENTOS DO SUPORTE
Feb-1
1
Apr-1
1
Jun-
11
Aug-1
1
Oct
-11
Dec-1
1
Feb-1
2
Apr-1
2
Jun-
12
Aug-1
20
50
100
150
200
250
300
350
400
155
195
309
376359
317
273
352
234
351
202
251
203
271253
280
164
244277
236
MÉDIA DE ACESSOS DIÁRIOS
2011 2012680
690
700
710
720
730
740
733
705
PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PRODUZIDOS
2010 2011 20120
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
10223
34140
27746
PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PROTOCOLADOS
2010 2011 20120
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
9822
33406
26339
Análise da aderência ao E-Arq Brasil
52%
17%
4%
2%
17%
8%
Itens Obrigatórios
Atende (121)Não Atende (39)Atende em partes (10)Vai atender (4)Verificar (39)Dúvidas diversas (19)
Análise da aderência ao E-Arq Brasil
42%
26%
2%
26%
1%3%
Itens Altamente Desejáveis
Atende (59)Não Atende (38)Atende em partes (3)Verificar (38)Não se aplica (2)Dúvidas diversas (4)
Análise da aderência ao E-Arq Brasil
34%
24%
12%
24%
6%
Itens Facultativos
Atende (6)Não Atende (4)Atende em partes (2)Verificar (4)Dúvidas diversas (1)