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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS


NOMBRE Y CARGO FIRMA FECHA

ELABORADO

Lic. J. Gonzalo Fernández Morató

Organización y Métodos Unidad Administrativa DGAA

21/05/15 REVISADO

Lic. Cecilia Navia

Profesional Dirección General de Planificación

Lic. Sandra Espejo Profesional Dirección General

de Planificación

APROBADO

Lic. Jeanette Trujillo Cortez

Director(a) General de Planificación MPD






Contenido 1. ANTECEDENTES .................................................................................................................... 3

2. OBJETIVOS .................................................................................................................................. 3

2.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 3

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................... 3

3. ALCANCE DEL MANUAL ....................................................................................................... 3

4. RESPONSABILIDAD ............................................................................................................... 4

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................................ 4

6. DOCUMENTOS DE RESPALDO .......................................................................................... 6

7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS .............................................................................................. 6

7.1. MAPA DE PROCESOS ....................................................................................................... 6

7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS .................................................................................. 9

8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS ......................................... 11

8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DE PLANIFICACIÓN ............................................................................................. 11

8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ........................ 11

8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI .................. 16

8.1.3. AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI ............................... 19

8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA ......... 23

8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA .......... 33

8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ...................................... 38

8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP .................. 41

8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS,

NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS ......................................................................... 43

8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU

ARTICULACIÓN AL PEI............................................................................................................ 47

8.1.10. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN

ENTIDADES BAJO TUICIÓN ................................................................................................... 50

8.1.11. ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP ........... 53






1. ANTECEDENTES

En base a los lineamientos definidos en la Ley 1178 promulgada el 20 de julio de 1990, el órgano rector ha elaborado las Normas Básicas relativas a cada uno de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales. Estas normas constituyen disposiciones que, con mayor grado de especificidad, regulan los procesos de implantación y funcionamiento de los sistemas de Administración y Control en el sector público. En el marco de las Normas Básicas, el Ministerio de Planificación del Desarrollo ha desarrollado su reglamentación específica para proceder a la implantación y operación de los procesos relativos a los Sistemas de Administración y Control, entre ellos del Sistema de Organización Administrativa.

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de Planificación del Desarrollo aprobado mediante R.M.151-A de 08 de noviembre de 2010, constituye un conjunto de normas que particularizan los aspectos generales de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, adecuándolas a las características y funciones propias de la Institución, con la finalidad de regular el proceso de estructuración organizacional de la misma. El citado Reglamento Específico tiene como objetivo “la implantación del Sistema de Organización Administrativa en el MPD”. 2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Determinar los Procesos y Procedimientos de la Dirección General de Planificación del

Ministerio de Planificación del Desarrollo, en el marco de sus atribuciones establecidas en

el Decreto Supremo 29894.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Constituirse en una herramienta de gestión de la unidad organizacional.

Transparentar la gestión Interna.

Uniformar y controlar el cumplimento de las diferentes operaciones de trabajo.

Implementar los procesos y procedimientos de tal forma que maximicen y apoyen

la capacidad de gestión de la Unidad Organizacional.

Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones en el

trabajo.

Apoyar el análisis y revisión permanente de los procesos.

Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.

Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.

3. ALCANCE DEL MANUAL






El presente manual alcanza a la Dirección General de Planificación, marcando las

relaciones internas entre las diferentes áreas o unidades del MPD y los cargos específicos

que intervienen en cada uno de los procedimientos.

4. RESPONSABILIDAD La Unidad Administrativa del MPD será la responsable de coordinar, consolidar y

formalizar en un documento todo el proceso de diseño o rediseño organizacional, así

como su implantación.

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Proceso.- Un proceso es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse

para el alcance los objetivos de la entidad.

Manual de Procesos y Procedimientos .- El Manual de Procesos y Procedimientos

(MPP) está conformado por el Mapa de Procesos, los procedimientos, tareas/actividades

y los cargos de los responsables de cada conjunto de elementos que definen el

funcionamiento de la organización.

Diagrama de Flujo/Flujograma.- Es una representación gráfica de la secuencia lógica de

actividades que forman parte de un proceso. Los símbolos que se usarán en el flujo

grama serán los siguientes:

PROCESO

Insumos

de Entrada

Insumos de Salida






TAREA EN LA OPERACIÓN

DOCUMENTO/INFORMES

DECISIÓN QUE LLEVA A DIFERENTES TAREAS

INICIO DE UN SUB PROCESO

INICIO/FIN DE OPERACIÓN

CONECTOR DE TAREA

CONECTOR DE PAGINA

SISTEMA INFORMÁTICO

Procedimiento.- Es la secuencia de Tareas específicas que se efectúa en un puesto de

trabajo, para realizar una operación o parte de ella.

Tarea.- Es cada una de las acciones físicas o mentales que se realiza en un puesto de

trabajo, para llevar a cabo una operación o parte de ella.

Mapa de Procesos.- Un mapa de procesos es la representación gráfica de uno o más

procesos que contribuyen de forma significativa al logro de los objetivos institucionales o

del área organizacional.

Enfoque basado en procesos.- Es un modelo que pretende mejorar los resultados

institucionales en función de la gestión de los procesos institucionales o del área.






Procesos de Apoyo.- Son aquellos que apoyan al cumplimiento de los procesos clave.

Ficha de Proceso.- Es la descripción literal resumida del proceso donde se incluye

información relacionada al mismo.

Abreviaturas

MPD – Ministerio de Planificación del Desarrollo

MAE – Máxima Autoridad Ejecutiva

DGAA – Dirección General de Asuntos Administrativos

DGP – Dirección General de Planificación

PEI – Plan Estratégico Institucional

POA – Programa de Operaciones Anual

SOA – Sistema de Organización Administrativa

SPO – Sistema de Programación de Operaciones

DGAJ – Dirección General de Asuntos Jurídicos

6. DOCUMENTOS DE RESPALDO

Constitución Política del Estado Leyes:

Ley 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales Decretos Supremos:

D.S. 29894 de 7 de febrero 2009, Organización del Órgano Ejecutivo.

D.S. 429 de 10 de febrero de 2010 – Modificaciones a la Estructura de Ministerios.

D.S. No.18747 de 23/01/2014 creación de la Dirección General de Gobierno Electrónico

R.S. No. 217055 de mayo de 1977 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa.

R.M. No. 151-A de 8 de noviembre de 2010 que aprueba el RE SOA del MPD

7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

7.1. MAPA DE PROCESOS






MAPA DE PROCESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 1/2

PROCESOS/OPERACIONES

Informe de Seguimiento

Formularios

Notas Internas

INSUMOS

Plan Estratégico Institucional

aprobado con Resolución

Ministerial

ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS

HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES

ANUAL

AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

FORMULACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Notas Internas

Formularios

Nota Interna

Formularios

Nota Interna Formularios de ajuste al POA

Informe Técnico de

seguimiento del PEI emitido


ajustado con R.M.

Programa Operativo anual

ajustado con Resolución

Ministerial

AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES

ANUAL

Programa Operativo anual


Ministerial

Plan Estratégico Institucional PEI Formularios Notas Internas

Notas Internas Formularios

Informe Técnico de

Seguimiento al POA emitido






MAPA DE PROCESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 2/2

PROCESOS/OPERACIONES

Solicitud de Asistencia técnica en

temas de Planificación y/o

Capacitación en el SPP

INSUMOS

Asistencia técnica y

capacitación en el SPP

realizada

ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS

HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP

ASISTENCIA TÉCNICA EN TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y

CAPACITACIÓN EN EL SPP

ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS

Solicitud de elaboración y/o ajuste

de instrumentos técnicos,

normativos, instructivos y otros

Convenios

Programas y Proyectos del MPD

instrumentos técnicos,

normativos, instructivos y

otros, elaborados y ajustados.

Informe de Programas y

Proyectos monitoreados y su

articulación con el PEI

MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI

SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN

Informe de seguimiento de

instrumentos de Planificación

Estratégica y Operativa

implantados en entidades

bajo tuición

Encuestas, Información sobre POAs a entidades

bajo tuición.

Solicitud de información y otros

Notas y otros temas

derivados a la DGP

realizadas






7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS

FICHA DEL MAPA DE PROCESOS


OBJETIVOS DE LOS PROCESOS:

Determinar las tareas y actividades necesarias para la elaboración, seguimiento y ajustes del Plan Estratégico Institucional y el Programa de Operaciones Anual en el marco del Plan de Desarrollo Económico y Social del Estado.

PROVEEDORES DEL

PROCESO

RESPONSABLE(S) DE

PROCESOS ENTIDAD SOLICITANTE

Unidades Organizacionales del MPD

Dirección General de Planificación

Unidades Organizacionales del MPD.

ENTRADAS DEL PROCESO

PROCESO

SALIDAS DEL PROCESO

Informe de Seguimiento (si

corresponde)

Formularios

Notas Internas

FORMULACIÓN Y/O

ACTUALIZACIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL



Ministerial

Notas Internas

Formularios

SEGUIMIENTO DEL PLAN

ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL

Informe Técnico de

seguimiento del PEI emitido


Nota Interna

Formularios

AJUSTE AL PLAN

ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL


ajustado con R.M.


PEI

Formularios

Notas Internas

FORMULACIÓN DEL

PPROGRAMA DE

OPERACIONES ANUAL

Programa Operativo Anual


Ministerial

Notas Internas

Formularios

SEGUIMIENTO DEL

PPROGRAMA DE

OPERACIONES ANUAL

Informe Técnico de

seguimiento al POA emitido






Nota Interna

Formularios de solicitud de

ajuste al POA

AJUSTE AL PROGRAMA DE

OPERACIONES ANUAL

Programa Operativo Anual

ajustado con Resolución

Ministerial

Solicitud de Asistencia

técnica en temas de

Planificación y/o

Capacitación en el SPP

ASISTENCIA TÉCNICA EN

TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y

CAPACITACIÓN EN EL SPP

Asistencia técnica y

capacitación en el SPP

realizada

Solicitud de elaboración y/o

ajuste de instrumentos

técnicos, normativos,

instructivos y otros

ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE

INSTRUMENTOS TÉCNICOS,

NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y

OTROS

Instrumentos técnicos,

normativos, instructivos y otros

elaborados.

Convenios

Programas y Proyectos del

MPD

MONITOREO DE LA GESTIÓN DE

PROGRAMAS Y PROYECTOS Y

SU ARTICULACIÓN AL PEI

Informe de Programas y

Proyectos monitoreados y su

articulación con el PEI.

Encuetas

Información sobre POAs a

Entidades bajo Tuición.

SEGUIMIENTO DE

INSTRUMENTOS DE

PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES

BAJO TUICIÓN

Informe de seguimiento de

instrumentos de Planificación

Estratégica y Operativa

implantados en entidades bajo

tuición.

Notas y otros temas derivados a

la DGP

ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS

TEMAS DERIVADOS A LA DGP

Notas y otros temas derivados

a la DGP realizadas.

PROCESOS DE APOYO: ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS, RECURSOS HUMANOS E INFORMATIVOS.

INTERRELACIONES DE LOS PROCESOS. MAE, VICEMINISTERIOS, DIRECCIONES, JEFATURAS Y PROFESIONALES DEL MPD.






8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS

8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

DE PLANIFICACIÓN

8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL IDENTIFICACIÓN

PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:

Formulación del Plan Estratégico Institucional

GENERALIDADES

OBJETIVO : Determinar los Procesos y procedimientos necesarios para la formulación del Plan Estratégico Institucional PEI

REGISTROS, FORMULARIOS O

IMPRESOS DE ENTRADA:

Informe de Seguimiento (si corresponde)

Formularios

Notas Internas REGISTROS, FORMULARIOS O

IMPRESOS DE SALIDA: Plan Estratégico institucional aprobado con Resolución

Ministerial

RESPONSABLES DEL

PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación

TIEMPO ESTIMADO DE

PROCEDIMIENTO: 11 meses

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

TAREAS

DIRECTOR(A) GENERAL DE

PLANIFICACIÓN 1. Inicio

2. Instruye verbalmente la formulación del PEI .

PROFESIONAL / ANALISTA DGP

3. Revisa PEI vigente y sus informes de Seguimiento, si corresponde

4. Elabora y/o ajusta formularios para elaboración del PEI 5. Formularios PEI 6. Elabora Nota Interna para Diagnóstico y Marco

Estratégico y remite documentos 7. Nota Interna


PLANIFICACIÓN 8. Revisa formulario PEI, Nota Interna para diagnóstico






MAE

9. SI da Vo.Bo. Envía Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales

10. No da Vo.Bo. devuelve para su ajuste al Profesional/Analista DGP

VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A)

GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN CENTRAL 11. Instruye llenado de Formularios

PROFESIONAL O ANALISTA DEL

ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA 12. Llenan formularios y remiten

VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A)

GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN CENTRAL

13. Revisa 14. SI da Vo.Bo. firma y remite a la DGP 15. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste


PLANIFICACIÓN 16. Recibe y deriva

PROFESIONAL O ANALISTA DEL

ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA

17. Elabora Propuesta de PEI en coordinación con las Áreas y Unidad Organizacionales y remite al DGP

18. Propuesta PEI


PLANIFICACIÓN

19. Revisa 20. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para su revisión y

aprobación 21. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste

MAE

22. Revisa 23. SI da Vo.Bo. Instruye revisión y posterior emisión de

dictamen al Viceministro(a) de Planificación y Coordinación

24. NO da Vo.Bo. devuelve al DGP

VICEMINISTRO(A) DE

PLANIFICACIÓN Y

COORDINACIÓN 25. Instruye análisis y revisión y deriva al DGSPIE

DIRECTOR(A) GENERAL DEL

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

INTEGRAL DEL ESTADO

26. Revisa y analiza 27. SI da Vo.Bo., emite dictamen, Proyecto de Nota e

Informe técnico 28. Proyecto de Nota, 29. Dictamen 30. Informe técnico 31. NO da Vo.Bo. devuelve a la Dirección de Planificación

para su revisión.

VICEMINISTRO(A) DE

PLANIFICACIÓN Y

COORDINACIÓN

32. Revisa y analiza 33. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para R.M. 34. NO da Vo.Bo. emite informe de recomendaciones para

incorporar observaciones.

MAE 35. Instruye elaboración de R.M. a la Dirección General de Asuntos Jurídicos.

DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

36. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para firma y difusión.

37. Informe Jurídico 38. Resolución Ministerial

MAE 39. Firma Resolución Ministerial del PEI y remite a la DGAJ






DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

40. Remite a la DGP para conocimiento y difusión.

DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN

41. Solicita y Coordina con la DGAA difusión y socialización

DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

42. Instruye publicación y difusión del Plan Estratégico Institucional PEI

43. FIN

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:






FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2

PROFESIONAL / ANALISTA DGPDIRECTOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

PROFESIONAL / ANALISTA DEL AREA O

UNIDAD ORG.

VICEMINISTRO / DIRECTOR GRAL Y JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL

Cronograma y Nota Interna

Formularios PEI

Propuesta de PEI

Instruye verbalmente la

Formulación del PEI

Revisa PEI vigente y sus Informes de

Evaluación y Seguimiento si corresponde.

Elabora y/o ajusta Formularios para

elaboración del PEI

Revisa Formularios PEI, Cronograma y Nota Interna para

diagnóstico.

Da Vo.Bo. Devuelve para su ajuste

NO

INICIO

1

Elabora Nota Interna para

Diagnóstico y Marco Estratégico y remite

documentos

Envía Nota Interna y Formularios a

Unidades Organizacionales

para llenado

Llenan formularios y remiten

Elabora Propuesta de PEI en

coordinación con las Áreas y Unidades Organizacionales

Revisa

Instruye llenado, de lineamientos

Da Vo.Bo.

NOFirma y remite a la DGP

SIRecibe y deriva

A






FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2

DIRECTOR

GENERAL DE

ASUNTOS

ADMINISTRATIVO

S

DIRECTOR GENERAL

DE PLANIFICACIÓNMAE

DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

VICEMINISTRO DE

PLANIFICACIÓN Y

COORDINACIÓN

DIRECTOR GENERAL DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

ITEGRAL

R.M.

Informe técnico

Proyecto de Nota

Dictamen

Informe Jurídico

1

Revisa

Da Vo.Bo.

Remite a la MAE para su revisión y

aprobación

SI

ANO

Da Vo.Bo.

NO

Instruye elaboración de R.M. a la DGAJ

Revisa y elabora Informe Jurídico y R.M., remite a la

MAE para su firma y difusión

Firma R.M. de PEI Y remite para su

difusión/socialización

Solicita y Coordina con la DGAA

difusión y socialización

Instruye difusión del Plan Estratégico

Institucional PEI

FIN

Instruye análisis y revisión y deriva al

DGSPIE

Revisa, analiza y emite: Dictamen,

Proyecto de nota e Informe técnico

Toma conocimiento y remite a la MAE

para R.M.

Revisa

Instruye revisión y posterior emisión

de dictamen

Remite a la DGP para conocimiento,

difusión y socialización






8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI IDENTIFICACIÓN


Seguimiento al Plan Estratégico Institucional - PEI

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar el seguimiento a la ejecución y cumplimiento del Plan Estratégico Institucional.


IMPRESOS DE ENTRADA: Notas Internas

Formularios


IMPRESOS DE SALIDA: Informe Técnico de seguimiento del PEI emitido

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE



RESPONSABLE

TAREAS


PLANIFICACIÓN 1. Inicio

2. Instruye iniciar proceso de seguimiento en forma verbal

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora Nota Interna y Formularios para recabar información

sobre avance de PEI 4. Nota Interna y Formularios


PLANIFICACIÓN

5. Revisa 6. SI da Vo.Bo Envió Nota Interna y Formularios a Unidades

Organizacionales.

VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A),

JEFE UNIDADES

ORGANIZACIONAL DE


7. Recibe y deriva

PROFESIONAL ANALISTA DEL

ÁREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL 8. Prepara la información de avance del PEI y remite a la DGP

VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A),

JEFE UNIDADES

9. Revisa 10. SI da Vo.Bo. firma formularios y remite a la DGP 11. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección






ORGANIZACIONAL DE



PLANIFICACIÓN 12. Recibe e instruye revisar, analizar y consolidar información

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 13. Revisa, consolida información y elabora informe institucional

sobre el avance del PEI y lo remite. 14. Informe


PLANIFICACIÓN

15. Revisa 16. SI da conformidad lo remite el Informe de avance del PEI a la

MAE y remite copia a la DGAA para su difusión 17. NO da conformidad los devuelve para su revisión

MAE 18. Toma conocimiento 19. FIN







SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI

PROFESIONAL /

ANALISTA DEL AREA

O UNIDAD ORG.

DIRECTOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓNPROFESIONAL / ANALISTA DGPMAE

VICEMINISTRO / DIRECTOR / JEFE UNIDADES ORGANIZACIONAL DE

ADM.CENTRAL

Informe

Nota Interna y Formularios

Instruye iniciar proceso de

seguimiento en forma verbal

Elabora Nota Interna y

Formularios para recabar información sobre avance de PEI

Revisa Da Vo.Bo.

Envía Nota Interna y Formularios a

Unidades Organizacionales

SI

NO

Prepara La informacion de avance del PEI y remite a la DGP

Recibe e Instruye revisar, analizar y

consolidar información

Revisa, consolida información y

elabora informe institucional sobre el avance del PEI y

lo remite

RevisaDa Vo.Bo.

NO

Toma conocimiento

Remite Informe de avance del PEI a la

MAE y remite copia a la DGAA para su

difusión

SI

FIN

INICIO

Recibe y deriva

Revisa

Da Vo.Bo.NOFirma formularios y

remite a la DGPSI






8.1.3. AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI IDENTIFICACIÓN


Ajuste al Plan Estratégico Institucional - PEI

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar el ajuste al Plan Estratégico Institucional



Informe de Seguimiento (si corresponde)

Nota Interna

Formularios


IMPRESOS DE SALIDA: Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M.

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE



RESPONSABLE

TAREAS


PLANIFICACIÓN 1. INICIO

2. Instruye iniciar procesos de ajuste al PEI en forma verbal


3. Elabora Nota Interna y Formularios para realizar ajustes al PEI

4. Nota Interna 5. Formularios


PLANIFICACIÓN

6. Revisa 7. SI da Vo.Bo. envía Nota y Formularios para ajustes al

PEI 8. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión

VICEMINISTRO(A) /

DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN CENTRAL 9. Recibe y deriva






PROFESIONAL / ANALISTA DEL

ÁREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

10. Prepara formulario de ajuste al PEI y remite a la DGP 11. Formulario de ajuste al PEI

VICEMINISTRO(A) /

DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE


12. Recibe y revisa 13. SI da Vo.Bo. Firma formularios de ajuste y remite a la

DGP 14. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección


PLANIFICACIÓN 15. Recibe conformidad/formularios e instruye análisis para

incorporación en el PEI


ÁREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

16. Analiza la información recibida de las Unidades Organizacionales y la consolida en el PEI ajustado

17. Elabora propuesta definitiva de ajustes al PEI


PLANIFICACIÓN

18. Revisa 19. SI da Vo.Bo. remite Propuesta de ajuste a la MAE 20. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones

MAE

21. Revisa 22. SI da conformidad instruye emisión de Resolución

Ministerial aprobando PEI 23. NO da conformidad devuelve para correcciones.

DIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

24. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para su firma.

25. Informe Jurídico 26. Resolución Ministerial.

MAE 27. Firma Resolución Ministerial y remite para publicación


PLANIFICACIÓN 28. Recibe y remite copia solicitando publicación del PEI


ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

29. Gestiona publicación del PEI en página WEB y difusión interna y remite copia de resolución del ajuste al VPC.

30. FIN







AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2

PROFESIONAL/ANALISTA

DEL AREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGPVICEMINISTRO/DIRECTOR/JEFE

UNIDAD DE ADM.CENTRAL

Formularios de ajuste al PEI

Formularios

Nota Interna

Instruye iniciar proceso de ajuste al PEI en forma verbal

Elabora Nota Interna y

Formularios para realizar ajustes al

PEI

Revisa Da Vo.Bo.

Envía Nota y Formularios para

ajustes al PEI

SI

NO

Recibe conformidad/formularios e

instruye análisis para incorporación

en el PEI

Analiza la información

recibida de las Unidades

Organizacionales y la consolida en el

PEI ajustado

RevisaDa Vo.Bo.

Remite Propuesta de ajuste a la MAE

SI

INICIO

Elabora propuesta definitiva de ajustes

al PEI

NO

NO

1

Recibe y derivaPrepara Formularios

de ajuste al PEI y remite a la DGP

Recibe y revisa

Da Vo.Bo.NOFirma formularios

de ajuste y remite ajuste a la DGP

SI






AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2

DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

MAEDIRECTOR GENERAL DE


VICEMINISTERIO DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN

Resolución Ministerial

Informe Jurídico

Revisa

Da conformidad

1

ANO

Instruye emisión de Resolución Ministerial

aprobando PEI ajustado

SI

Revisa y elabora Informe Jurídico y

Resolución Ministerial, remite a

la MAE para su firma

Firma Resolución Ministerial y remite

para publicación

Recibe y remite copia solicitando

publicación del PEI

Gestiona publicación del PEI en pagina WEB y difusión interna y remite copia de

resolución de ajuste al VPC.

FIN

Gestiona emisión de Resolución Ministerial






8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA IDENTIFICACIÓN


Formulación del Programa de Operaciones Anual - POA

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar la Formulación del Programa de Operaciones Anual POA de la próxima gestión.



Plan Estratégico Institucional PEI

Informe de seguimiento

Formularios

Notas Internas

Cronograma REGISTROS, FORMULARIOS O

IMPRESOS DE SALIDA: Programa de Operaciones Anual aprobado con


RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE



RESPONSABLE

TAREAS


PLANIFICACIÓN

1. Instruye verbalmente la elaboración de Nota Interna

solicitando el análisis de situación institucional y

formularios FODA


2. Elabora Nota Interna para análisis de situación y formularios FODA

3. Nota Interna para análisis de situación 4. Formularios FODA


PLANIFICACIÓN

5. Revisa Nota y Formularios 6. SI da Vo.Bo. remite Nota Interna solicitando análisis de

situación y llenado de Formularios FODA 7. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional /Analista para

correcciones.

VICEMINISTRO(A) /DIRECTOR(A)

/ JEFE DE UNIDAD ADM.

CENTRAL

8. Recibe e instruye análisis de situación y llenado de Formularios FODA







ÁREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

9. Realiza el análisis interno y externo utilizando la matriz FODA y remite a su superior

10. Formulario análisis FODA

VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /

JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL

11. Revisa 12. SI da Vo.Bo. remite al Director(a) General de

Planificación 13. NO da Vo.Bo. devuelve al técnico para su revisión o

corrección

DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN 14. Recibe e instruye revisión y análisis

PROFESIONAL / ANALISTA DE

LA DGP

15. Revisa y corrige ( en caso necesario) en coordinación con las áreas correspondientes. Consolida y elabora el documento final.

16. Análisis de situación Institucional

DIRECTOR(A) DE

PLANIFICACIÓN

17. Revisa documento de análisis de situación institucional 18. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente elaborar Nota Interna

para presentación de Propuestas de Objetivos 19. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista de la

DGP.


20. Elabora Nota Interna solicitando Propuestas de

Objetivos de Gestión Institucional (OGI) y Objetivos de

Gestión Específicos (OGE) adjuntando Análisis de

Situación MPD.

21. Nota solicitando OGIs y OGEs

22. Análisis de Situación


PLANIFICACIÓN

23. Revisa 24. SI da Vo.Bo. envía Nota Interna solicitando OGIS y

OGEs 25. NO da Vo.Bo. devuelve a Profesión / Analista DGP


JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL 26. Instruye revisión / elaboración de propuesta de OGIs y

OGEs dando lineamientos


ÁREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

27. Revisa/Elabora propuesta de OGIs y OGEs 28. Propuesta de OGIs y OGEs



29. Revisa 30. SI da Vo.Bo. define y envía al DGP 31. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión


PLANIFICACIÓN 32. Recibe y deriva

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 33. Revisa analiza y consolida propuestas de OGIs y OGEs,

elabora documento final 34. Documento final de OGIs y OGEs


PLANIFICACIÓN

35. Revisa documento final de OGIs y OGEs 36. SI da Vo.BO. remite a la MAE 37. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión

MAE

38. En reunión con Viceministro(a)s Director(a)es Generales y Jefes de Unidad dependientes de despacho Ministerial revisan versión final.

39. SI da Vo.Bo. instruye verbalmente a la DGP para






incorporación en el SPP 40. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección


PLANIFICACIÓN

41. Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de Presupuesto.


42. Incorpora en el SPP los OGIs aprobados por la MAE, coordinando el registro de los resultados e indicadores de eficacia y eficiencia, con las áreas correspondientes.

43. Elabora Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando OGIs y OGEs

44. Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP.


PLANIFICACIÓN

45. Revisa 46. SI da Vo.Bo. firma y remite Nota Interna para formulación

del POA y anteproyecto de presupuesto 47. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones.



48. Instruye registrar en el SPP los OGEs aprobados que sean de competencia del área o unidad que a la que pertenecen

USUARIO SPP

49. Registra en el SPP los OGEs indicadores de eficiencia y eficacia, responsables, resultados y plazo aprobados que sean de competencia del área o unidad a la que pertenecen

50. En coordinación con su inmediato superior para cada OGEs registra las operaciones, metas indicadores, plazos y responsables de gestión en base al limite presupuestario asignado

51. En base al límite presupuestario asignado, registra el presupuesto en el SPP.

52. El presupuesto es distribuido por operación. 53. Elabora nota de remisión e imprime formularios 1 y 2 del

SPP y lo remite 54. Formulario 1 55. Formulario 2



56. Revisa 57. SI da Vo.Bo. firma y remite al DGP 58. NO da Vo.Bo. devuelve para su corrección


PLANIFICACIÓN 59. Instruye revisión y consolidación de formularios 1 y 2 en

forma verbal.


60. Revisa formularios 1 y 2 en SPP 61. SI da conformidad consolida formularios 1 y 2 en SPP y

cierra el sistema para evitar modificaciones 62. NO da conformidad coordina con usuarios el ajuste de

formularios, verificando la relación/ cuantificación de operaciones, metas e indicadores

63. Imprime los formularios 1 y 2 consolidados

DIRECTOR(A) DE

PLANIFICACIÓN

64. Revisa 65. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 66. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional para correcciones

MAE 67. Revisa en reunión con Viceministro(a)s, Director(a)es,

DGP Jefes.






68. SI da Vo.Bo. lo remite al DGP 69. NO da Vo. Bo. lo remite al DGP para correcciones


PLANIFICACIÓN 70. Deriva para correcciones 71. Deriva al Profesional para correcciones

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 72. Abre el SPP para que efectúen las correcciones en formularios 1 y 2

VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A)

/ JEFE DE UNIDAD ADM.

CENTRAL 73. Instruye verbalmente realizar correcciones en el SPP

USUARIO SPP 74. Realiza correcciones en coordinación con DGP y sus autoridades


75. Revisa, imprime y consolida los formularios 1 y 2 76. En Coordinación con la DGAA elabora informe técnico

dirigido a la MAE, solicitando remitir a la DGAJ para elaboración de informe Legal y Resolución Ministerial de aprobación, adjunta POA y anteproyecto de presupuesto del MPD

77. Informe técnico 78. POA y Anteproyecto de Presupuesto

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA 79. En coordinación con la DGP elabora informe técnico


ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 80. Revisa, da Vo.Bo. y remite a la DGP


PLANIFICACIÓN

81. Revisa 82. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 83. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones

MAE 84. Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para informe Legal y Resolución Ministerial.


ASUNTOS JURÍDICOS

85. Elabora informe Legal y Proyecto de Resolución Ministerial de aprobación del POA y anteproyecto de Presupuesto (anual) del MPD.

86. Resolución Ministerial 87. Anteproyecto de Presupuesto 88. POA

MAE

89. Da Vo.Bo. al Informe Legal y firma R.M. de aprobación POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota al Órgano Rector

90. Informes Técnico y Legal 91. Análisis de Situación Institucional 92. Anteproyecto de Presupuesto Institucional 93. POA Institucional 94. Resolución Ministerial 95. Nota de remisión al MEFP 96. FIN







FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/6

PROFESIONAL / ANALISTA

DGPDIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORG.

VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE


Doc. Análisis de Situación

Institucional

Formulario análisis FODA

Formularios FODA

Nota interna

Instruye verbalmente

elaboración de Nota Interna para análisis

de situación y formularios FODA

INICIO

Elabora Nota Interna para análisis

de situación y Formularios FODA

Revisa Nota y formularios

Da Vo.Bo.

Remite Nota Interna solicitando Análisis

de situación y llenado de

Formularios FODA

SI

Recibe e instruye Análisis de Situación

y llenado de Formularios FODA

Realizan el análisis interno y externo

utilizando la matriz FODA

Recibe e instruye revisión y análisis

Revisa y corrige (en caso necesario) en

coordinación con las áreas

correspondientes. Consolida y elabora el documento final

Revisa documento de Análisis de

situación Institucional

Da Vo.Bo.

NO1

SI

Revisa

Vo.Bo. NOSI

NO







PROFESIONAL / ANALISTA

DGP

DIRECTOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORG.

VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE


Propuesta OGIs OGEs

Análisis de Situación

Nota solicitando OGI y OGE


elaborar Nota Interna para

presentación de Propuestas de

Objetivos

1

Elabora Nota Interna solicitando

Propuestas de Objetivos de

Gestión Institucional (OGI) y

Objetivos de Gestión Específicos (OGE) adjuntando

Análisis de Situación MPD

RevisaDa Vo.Bo.

NO

Envia Nota Interna solicitando OGI y

OGEs

SI Instruye revisión/elaboración de

propuesta OGI y OGEs dando lineamientos

Revisa/Elabora propuesta de OGI y

OGEs

Revisa

Da Vo.Bo. NO

Define y envía al DGP

Recibe y deriva

2

SI








PLANIFICACIÓNMAE

Nota Interna para formulación del

POA y anteproyecto de presupuesto en

el SPP

Documento final de OGIs y OGEs

2

Revisa analiza y consolida

propuestas de OGI – OGEs, elabora

documento final

Revisa documento final de OGIs y OGEs

Da Vo.Bo.

Remite a la MAE

SIEn reunión con Viceministros,

Directores Grales y Jefes de Unidad dependientes de despacho revisan

versión final

Da Vo.Bo.

NO

Instruye a la DGP para incorporación

en el SPP

SI

NO

Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar Nota

Interna para formulación del

POA y anteproyecto de Presupuesto

Elabora Nota Interna para

formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando

OGIs y OGEs

Incorpora en el SPP los

OGI’s aprobados por

la MAE, coordinando el registro de los resultados e

indicadores de eficacia y

eficiencia con las áreas

correspondientes

Revisa

Da Vo.Bo.

Firma y remite Nota Interna para

formulación del POA y anteproyecto

de presupuesto

SI

NO

3







DIRECTOR

GENERAL DE

PLANIFICACIÓNUSUARIO SPP

VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL


Formulario 2

Formulario 1

Instruye registrar al SPP los OGEs

aprobados que sean de competencia del Area o Unidad a que

pertenecen

3

Registra en el SPP los OGEs, indicadores de

eficiencia y eficacia,

responsables, resultados y

plazo aprobados que

sean de competencia

del área o unidad que pertenece

En base a limite presupuestario

asignado, registra el

presupuesto en el SPP

Él presupuesto es distribuido por

operación.

Elabora Nota de remisión e Imprime

Formularios 1 y 2 del SPP y lo remite

RevisaDa Vo.Bo.

Firma y Remite al DGP

Instruye revisión y consolidación de

formularios 1 y 2 en forma verbal.

Revisa formularios 1 y 2 en SPP

Da conformidad

Consolida formularios 1 y

2 en SPP y cierra el

sistema para evitar

modificaciones por parte de

usuarios

SI

4

Coordina con usuarios el ajuste de

formularios, verificando la

relación/cuantificación de

operaciones, metas e indicadores

NO

SI

NO

En coordinación con su inmediato

superior para cada OGE

registra las operaciones,

metas indicadores,

plazos y responsable de gestión en base

al límite presupuestario

asignado.







DIRECTOR

GENERAL DE

PLANIFICACIÓNUSUARIO DGPPROFESIONAL / ANALISTA DGPMAE

DIRECTOR GENERAL DE


JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA

Formulario 2

Formulario 1

POA y Anteproyecto de Presupuesto

Informe Técnico

Imprime los formularios 1 y 2

consolidados a nivel Institucional

Revisa

Da Vo.Bo. NO

En reunión con DGP,

Viceministros, Directores y Jefes,

revisa

SI

Da Vo.bo.

4

Abre el SPP para que efectúen las correcciones en formularios 1 y 2

Realiza correcciones en coordinación con

DGP y sus autoridades

Revisa, imprime y consolida los

formularios 1 y 2

SIEn coordinación con

la DGAA elaboran informe técnico

dirigido a la MAE, solicitando remitir a

la DGAJ para elaboración de

informe Legal y R. M. de aprobación.

Adjunta POA y anteproyecto de presupuesto del

MPD.

Revisa

Da Vo.Bo.

Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para Informe

Legal y R.M.

SI

4

Deriva para correcciones

NO

Deriva

Revisa, da Vo.Bo. y remite al DGP

En coordinación con la DGP elaboran informe técnico







MAE DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

POA

Nota de remisión al MEFP


POA Institucional

Anteproyecto de Presupuesto Inst

Análisis de Situación Institucional

Informes Técnico y Legal Anteproyecto

presupuesto


Elabora informe Legal y Proyecto de

Resolución Ministerial de

aprobación del POA Y Anteproyecto de

Presupuesto (anual) del MPD

5

Da Vo. Bo. al Informe Legal y firma R.M. de

Aprobación POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota a Órgano Rector y remite

FIN






8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA IDENTIFICACIÓN


Seguimiento del Programa de Operaciones Anual - POA

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar el Seguimiento del Programa de Operaciones Anual POA


IMPRESOS DE ENTRADA: Notas internas

Formularios No. 5 del SPP


IMPRESOS DE SALIDA: Informe técnico de seguimiento evaluación del POA

Reportes de ejecución físico -financiero

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE



RESPONSABLE

TAREAS


PLANIFICACIÓN

1. Inicio 2. Instruye verbalmente elaborar nota interna para que las

áreas efectúen el seguimiento al POA con corte trimestral, semestral o anual.

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora nota interna solicitando registro de ejecución financiera del POA en el SPP con corte trimestral, semestral o anual.

4. nota interna


PLANIFICACIÓN

5. Revisa Nota 6. SI da Vo.Bo. firma y remite a la unidad organizacional 7. NO da Vo.Bo. devuelve para su revisión


/ JEFE UNIDAD ADMINISTRACIÓN

CENTRAL 8. Instruye registro


ÁREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL (USUARIO

SPP)

9. En coordinación con su inmediato superior efectúa el registro de la información físico-financiera del POA en el SPP

10. Registra % de ejecución física en el SPP correspondiente al periodo y el avance de productos o resultados identificados.

11. SI la ejecución física está por debajo del 75%






correspondiente al periodo llena en el SPP la fundamentación a la desviación

12. NO está por debajo del 75% la ejecución, costea en el SPP los formularios C-31 las operaciones que corresponden emite e imprime el formulario No. 5. Firmado y aprobado remite al DGP

13. Formulario No.5 14. Nota de envió y/o proveído en hoja de ruta

VICEMINISTRO(A) /

DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD

DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL

15. Revisa 16. SI da Vo.Bo. aprueba, firma y envía al DGP 17. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección


PLANIFICACIÓN 18. Recibe e instruye revisión


19. Revisa los Formularios No.5 remitidos y coordina con usuarios de cada área correcciones posibles, verificando que el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los reportes SIGMA y que la ejecución física de las operaciones no supere el 100%.

20. Elabora y remite reporte trimestral verificando que la información presupuestaria coincida con el reporte SIGMA. Elabora y remite Informe de seguimiento y evaluación (semestral/anual) del POA del PMD, verificando que incluya análisis de eficiencia en el informe.

21. Reporte Trimestral 22. Informe de seguimiento y evaluación semestral o anual


PLANIFICACIÓN

23. Revisa 24. SI da Vo.Bo. envía con nota a la MAE para su conocimiento 25. Nota a la MAE 26. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista para revisión

MAE

27. Toma conocimiento 28. SI requiere aclaraciones, enmiendas o complementaciones

devuelve al DGP 29. NO requiere aclaraciones, en coordinación con la DGP envía

resultado de la evaluación física y financiera del POA al órgano rector cuando lo solicite.

30. FIN


PLANIFICACIÓN 31. Instruye verbalmente elaborar nota e información de

Seguimiento y evaluación POA por área para conocimiento

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 32. Elabora nota e información de seguimiento y evaluación del

POA de cada área 33. Nota e información por área


PLANIFICACIÓN

34. Revisa 35. SI da Vo.Bo. envía con nota a la áreas para su conocimiento 36. Nota a las áreas 37. Instruye verbalmente elaborar Resumen de seguimiento

evaluación del POA y solicitar a la DGAA publicación en la pagina WEB

AREAS / UNIDADES

ORGANIZACIONAL

38. Toma conocimiento de la información de Seguimiento y Evaluación del POA concerniente al área (semestral /anual)

39. FIN






PROFESIONAL/ANALISTA

40. Elabora Resumen de seguimiento y evaluación del POA y elabora nota solicitando a la DGAA publicación en la pagina WEB.

41. Resumen de seguimiento y evaluación 42. Solicitud publicación en WEB

DGP 43. Revisa Nota para la DGAA y la remite


ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 44. Gestiona publicación en la página WEB 45. FIN






SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2

VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL

DIRECTOR GENERAL

DE PLANIFICACIÓNPROFESIONAL / ANALISTA DGP USUARIOS SPP

Nota de envío y/o proveído en hoja de

ruta

Formulario No.5

Nota Interna

INICIO


elaborar Nota Interna para áreas

que efectúan Seguimiento al POA

con corte , semestral o anual


registro de ejecución físico

financiera del POA en el SPP con corte

trimestral, semestral o anual

Instruye registro

En coordinación con su

inmediato superior efectúa el registro de la

información físico- financiera

del POA en el SPP

La ejecución física está por

debajo del 75%del periodo

Llena en el SPP las

fundamentaciones a la

desviación

SI Costea en el SPP los C-31 entre las

operaciones que corresponde e

imprime Formulario No.5. Firmado y

aprobado y remite al DGP

Recibe e instruye revisión

Revisa los Formularios No. 5 remitidos y coordina con usuarios de cada área

correcciones posibles, verificando que el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los reportes SIGMA y que la ejecución física de

las operaciones no supere el 100%NO

Revisa

SI

Revisa Nota

Da Vo.Bo.

SI

NO

1

Da Vo.Bo.

NO

Firma y remite

Aprueba y firma

SI

Registra el % de ejecución

física en el SPP registra el

avance producto o resultado

identificado






SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 2/2

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓNMAE PROFESIONAL / ANALISTA DGP

AREAS/UNIDADES

ORGANIZACIONALES


ASUNTOS ADMINISTRATIV

OS

Solicitudpublicación

en WEB

Resumen de seguimiento y

evaluación

Reporte Trimestral

Nota e información

por área

Nota a la MAE

Revisa

Da Vo.Bo.Envia con Nota a la

MAE para su conocimiento

SI

NO

Toma conocimiento

Requiere aclaraciones, enmiendas o

complementaciones

En coordinación con la DGP envía

resultado de la evaluación física y financiera del POA

al órgano rector anualmente o

cuando lo solicita

FIN

SI


elaborar Nota e Información de Seguimiento y

evaluación POA por área, para

conocimiento

Elabora Nota e información de seguimiento y

evaluación del POA de cada área

Revisa

Da Vo.Bo.

Toma conocimeinto de la información de

Seguimiento y Evaluación del POA

concerniente al área (semestral/anual)

FIN


elaborar resumen de seguimiento y

evaluación del POA y solicitar a la DGAA

publicación en la pagina WEB

Elabora Resumen de seguimiento y

evaluación semestral del POA y

elabora nota solicitando a la

DGAA publicación en la página WEB

FIN

Informe de seguimiento y

evaluación semestral o anual.

Elabora y remite Reporte Trimestral verificando que la

información presupuestaria coincida con el reporte SIGMA

---------------------------Elabora y remite

Informe de seguimiento y

evaluación, (semestral/anual) del POA del MPD

que incluye análisis de eficiencia.

1

Revisa Nota para la DGAA y la remite

Gestiona publicación en la

Página WEB

NO






8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL IDENTIFICACIÓN


Ajuste al Programa de Operaciones Anual

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar el Ajuste al Programa de Operaciones Anual POA


IMPRESOS DE ENTRADA: Notas internas

Formularios solicitud de ajuste al POA


IMPRESOS DE SALIDA: Programa Operativo Anual ajustado con Resolución

Ministerial

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE

PROCEDIMIENTO: 2 semanas


RESPONSABLE

TAREAS

UNIDADES ORGANIZACIONALES 1. Inicio 2. Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena formulario de

ajuste a OGIs OGEs indicadores, plazo y/o responsable y remite a DGP debidamente suscritos.


PLANIFICACIÓN 3. Recibe formularios de ajuste e instruye ajuste solicitado

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 4. Revisa y clasifica 5. SI el ajuste debe aprobarse con R.M. elabora informe técnico

y remite al DGP 6. NO es con R.M. revisa, clasifica, codifica y remite al DGP


PLANIFICACIÓN

7. Revisa 8. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 9. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión

MAE 10. Revisa 11. SI da Vo.Bo. instruye elaboración de R.M. 12. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión

PROFESIONAL/ANALISTA 13. Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad

solicitante del ajuste 14. Registra en el SPP






15. FIN


ASUNTOS JURÍDICOS

16. Elabora informe Legal y R.M. 17. Informe Legal 18. Resolución Ministerial

MAE 19. Firma Resolución Ministerial y remite


ASUNTOS JURÍDICOS 20. Recibe R.M. firmada y envía original al DGP


PLANIFICACIÓN 21. Recibe y remite copia al área solicitante e instruye registrar

el ajuste en el SPP

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 22. Registra en el SPP 23. FIN

ÁREAS / UNIDADES

ORGANIZACIONALES 24. Recibe copia de R.M. por ajuste 25. FIN






AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2

ÁREAS /

UNIDADES

ORGANIZACIO

NALES

DIRECTOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓNPROFESIONAL / ANALISTA DGPMAE

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS


Informe Legal

Informe Técnico

Recibe formularios de ajuste solicitado

INICIO

Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena

el formulario de ajuste a. OGIs,/

OGEs, indicador / plazo y/o

responsable y remite a la DGP debidamente

suscrito.

Revisa, y clasifica

Revisa

Da Vo.Bo.

Instruye elaboración de R.M.

Es con R.M.

SI

Revisa, aprueba formularios e

instruye registro en el SPP

Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad solicitante

del ajuste

Registra en el SPP

Elabora informe Legal y R.M.

Firma Resolución Ministerial y remite

Recibe R.M. firmada y envía un original a

DGPRecibe y remite copia al área solicitante e

instruye registrar el ajuste en el SPP

Recibe copia de R.M. por ajuste

FIN

FINRegistra en el

SPP

Elabora Informe Técnico

NO

Revisa, clasifica y codifica

SI

NORevisa

Da Vo.Bo.






8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP IDENTIFICACIÓN


Asistencia Técnica en Planificación y/o Capacitación en

SPP

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar la Asistencia Técnica en Planificación y/o la Capacitación en SPP.


IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de Asistencia Técnica en temas de

Planificación


IMPRESOS DE SALIDA: Asistencia Técnica en temas de Planificación realizada

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE

PROCEDIMIENTO: Variable


RESPONSABLE

TAREAS

ÁREAS / UNIDADES

ORGANIZACIONALES

1. Inicio 2. Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o

Capacitación en manejo del SPP

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Ejecuta Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en el manejo del SPP y solicita registro del solicitante

ÁREAS / UNIDADES

ORGANIZACIONALES 4. Recibe Asistencia Técnica o Capacitación y se registra 5. FIN






ASISTENCIA TÉCNICA EN PLANIFICACIÓN O CAPACITACIÓN EN SPP

AREAS /UNIDADES ORGANIZACIONALESPROFESIONAL / ANALISTA DGP

INICIO

Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en manejo del SPPEjecuta Asistencia

Técnica en Planificación o

Capacitación en el manejo del SPP y

solicita registro del solicitante

Recibe Asistencia Técnica o

Capacitación y se registra.

FIN






8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS

IDENTIFICACIÓN


Elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos,

instructivos y otros

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar la elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros


IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos

técnicos, normativos, instructivos y otros


IMPRESOS DE SALIDA: Instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros.

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE

PROCEDIMIENTO: Variable


RESPONSABLE

TAREAS

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 1. Inicio 2. Identifica necesidad de elaboración y/o ajuste de

instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros.


PLANIFICACIÓN

3. Analiza 4. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente la elaboración, ajuste y/o

modificación de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros

5. NO da Vo.Bo. devuelve


6. Revisa formato y contenido mínimo de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros

7. Analiza normas existentes y el marco conceptual y operativo 8. Diseña y/o ajusta los instrumentos técnicos, normativos y

remite al DGP 9. Instrumentos técnicos o normativos, instructivo u otros


PLANIFICACIÓN

10. Revisa 11. SI da Vo.Bo. remite al Profesional / Analista DGP para

elaboración de versión definitiva 12. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones.






PROFESIONAL / ANALISTA DGP 13. Elabora y presenta versión definitiva de los instrumentos

técnicos, normativos u otros 14. Versión Final


PLANIFICACIÓN

15. Revisa 16. SI da Vo.Bo. selecciona si es RE SPO o RE SNIP 17. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones 18. SI es RE SPO o RE SNIP envía al Órgano Rector para

compatibilización. 19. NO es RE SPO o RE SNIP Firma instructivo o instrumento

técnico e instruye difusión para áreas organizacionales. 20. FIN

ÓRGANO RECTOR 21. Revisa 22. SI compatibiliza y da Vo.Bo. remite al DGP 23. NO compatibiliza devuelve para revisión


PLANIFICACIÓN

24. Instruye preparar informe técnico y Nota para R.M. a la DGAJ.

PROFESIONAL / ANALISTA 25. Elabora informe técnico y nota solicitando elaboración de

R.M. a la DGAJ 26. Informe técnico 27. Nota Interna


PLANIFICACIÓN

28. Revisa 29. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 30. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión

MAE 31. Revisa informe técnico 32. SI da Vo.Bo. firma nota interna instruyendo elaboración de

R.M.a la DGAJ 33. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión


ASUNTOS JURÍDICOS 34. Elabora Resolución Ministerial y remite a la MAE 35. Resolución Ministerial

MAE 36. Revisa, da Vo.Bo. y firma Resolución Ministerial


ASUNTOS JURÍDICOS 37. Recibe Resolución Ministerial y remite original a la DGP


PLANIFICACIÓN 38. Recibe R.M. e instruye elaboración de nota interna

solicitando a la DGAA publicación en la página WEB

PROFESIONAL ANALISTA DGP 39. Elabora nota interna solicitando a la DGAA publicación en

página WEB 40. Nota interna


PLANIFICACIÓN 41. Revisa nota Interna firma y remite a la DGAA


ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 42. Recibe nota interna y gestiona publicación en la página WEB 43. FIN






ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS

PROFESIONAL / ANALISTA DGPDIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN ÓRGANO RECTOR

Nota Interna

Informe Técnico

Versión Final

Instrumentos Técnicos

normativos, instructivos u

otros

INICIO

Identifica necesidad de elaboración y/o

ajuste de instrumentos

técnicos, normativos,

instructivos u otros

AnalizaDa Vo.Bo.

Instruye verbalmente la

elaboración, ajuste y/o modificación de


normativos, instructivos u otros

SI

NO

Determina lineamientos de

formato y contenido mínimo de


normativos, instructivos u otros.

Analiza normas existentes y el

marco conceptual y operativo.

Diseña y/o ajusta los instrumentos

técnicos, normativas

RevisaDa Vo.Bo.

NO

Elabora y presenta versión definitiva de

los instrumentos técnicos,

normativos, instructivos u otros

SI

Revisa

Da Vo.Bo. NO

Instruye preparar informe técnico y

Nota para R.M. a la DGAJ

SI

Elabora Informe Técnico y Nota

solicitando elaboración de R.M.

a la DGAJ1

Es RE- SPO o RE-SNIP

NO

Firma instructivo o instrumento técnico

e instruye elaboración de Nota Interna solicitando a

la DGAA para difusión a las áreas organizacionales.

B

Envía al Órgano Rector para

compatibilizaciónSI

A

Revisa compatibiliza y

remite

Compatibiliza y da Vo.Bo.

A

Recibe RE-SPO o RE-SNIP,

compatibilizadoFIN






ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS 2/2

DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS



MAEDIRECTOR GENERAL DE


Nota Interna

R.M.

Revisa

Da Vo.Bo.Remite a la MAE SI

1

Revisa Informe Técnico

Da Vo.Bo.

NO

B

NO

Firma nota interna instruyendo

elaboración de R.M.

SI

Elabora Resolución Ministerial y remite

a la MAE

Revisa, da Vo.Bo. y firma Resolución

MinisterialRecibe Resolución

Ministerial y remite copia legalizada a la

DGP

Recibe R.M. e instruye elaboración

de Nota Interna solicitando a la

DGAA publicación en la pagina WEB

Elabora Nota Interna solicitando a la DGAA publicación

en pagina WEB

Revisa Nota Interna, firma y remite a la

DGAA

Recibe Nota Interna y gestiona

publicación en la pagina WEB

FIN






8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI

IDENTIFICACIÓN


Monitoreo de la Gestión de Programas y Proyectos y su

Articulación al PEI

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar el monitoreo de la Gestión de Programas y Proyectos y su articulación al PEI.



Convenios

Información sobre la ejecución de Programas y Proyectos del MPD.


IMPRESOS DE SALIDA: Informe de programas y proyectos monitoreados y su

articulación con el PEI.

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE



RESPONSABLE

TAREAS


PLANIFICACIÓN

1. Inicio 2. Instruye verbalmente solicitar información a las áreas del

MPD sobre Programas y Proyectos del MPD.

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora Nota Interna solicitando información 4. Nota Interna

DIRECTOR(A)(A) GENERAL DE

PLANIFICACIÓN 5. Revisa, da Vo.Bo. y remite a las áreas y unidades

correspondientes


/ JEFE DE UNIDAD DE ADM.

CENTRAL 6. Recibe e instruye preparar información

UNIDADES ORGANIZACIONALES 7. Recepciona solicitud, procesa información y remite 8. Información solicitada


/ JEFE DE UNIDAD DE ADM. 9. Revisa 10. SI da Vo.bo. y remite






CENTRAL 11. NO da Vo.Bo. devuelve a la Unidades Organizacionales

DIRECTOR(A)(A) GENERAL DE

PLANIFICACIÓN 12. Recibe y deriva información para registrarse

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 13. Registra la información recibida 14. Elabora informe técnico 15. Informe técnico sobre monitoreo de programas y proyectos y

articulación de objetivos al PEI


PLANIFICACIÓN

16. Revisa 17. Si da Vo.Bo. remite a la MAE 18. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones







MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI

UNIDADES

ORGANIZACION

ALESPROFESIONAL / ANALISTA DGP


VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE

ADM.CENTRALMAE

Informe Técnico

Información solicitada

Nota Interna

INICIO

Instruye verbalmente,

solicitar información a las áreas del MPD sobre Programas y Proyectos del MPD.


información

Revisa, da Vo.Bo. y remite a las áreas y

unidades correspondientes

Recibe e instruye preparar

informaciónRecepciona

solicitud, procesa información y

remite

RevisaDa Vo.Bo.

NO

Recibe y deriva información para

registrarseSI

Registra información recibida para

monitoreo

FIN

Elabora informe sobre Monitoreo de

Programas y Proyectos y su

articulación con el PEI

Revisa

Toma conocimiento

Da Vo.Bo. NO

Remite a la MAE

Revisa objetivos de Programas y

Proyectos y su articulación al PEI






8.1.10. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN

IDENTIFICACIÓN


Seguimiento de instrumentos de Planificación en Entidades

bajo tuición

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar el Seguimiento sobre la aplicación de instrumentos de Planificación en Entidades bajo tuición.


IMPRESOS DE ENTRADA: Encuestas

Información sobre POAs a entidades bajo tuición


IMPRESOS DE SALIDA:

Informe de seguimiento de instrumentos de Planificación Estratégica y operativa implantados en entidades bajo tuición.

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE



RESPONSABLE

TAREAS


PLANIFICACIÓN

1. Inicio 2. Instruye verbalmente elaborar nota solicitando información

para el seguimiento sobre la aplicación de instrumentos de planificación

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora nota solicitando información 4. Nota solicitando información


PLANIFICACIÓN 5. Revisa Nota 6. SI da Vo.Bo. remite a Entidades bajo tuición

ENTIDAD BAJO TUICIÓN 7. Recepciona solicitud, procesa información y remite a la DGP 8. Formularios de seguimiento


PLANIFICACIÓN 9. Recibe información e instruye análisis e informe

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 10. Analiza la información recibida y emite informe técnico 11. Informe técnico







PLANIFICACIÓN

12. Revisa informe técnico 13. SI da Vo.Bo. remite a la MAE y al Profesional / Analista DGP 14. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión o correcciones.







SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN


PLANIFICACIÓNENTIDADES BAJO TUICIÓNMAE


Nota solicitando información

INICIO


elaborar Nota solicitando

información para el seguimiento de instrumentos de

planificación

Elabora Nota solicitando

información

Revisa Nota

Da Vo.Bo.NO

Recepciona solicitud, procesa

información y remite a la DGP

SI

Recibe información e instruye análisis e

informeAnaliza la

información recibida, y emite

informe de Seguimiento

Revisa Informe técnico

FIN

Da Vo.Bo.Toma conocimiento SI NORemite a la MAE






8.1.11. ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP IDENTIFICACIÓN


Atención de Notas y otros temas derivados a la DGP

GENERALIDADES

OBJETIVO : Realizar la atención de notas y otros temas derivados a la DGP


IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de información y otros


IMPRESOS DE SALIDA: Notas y otros temas derivados a la DGP atendidos.

RESPONSABLES DEL


TIEMPO ESTIMADO DE



RESPONSABLE

TAREAS


PLANIFICACIÓN 1. Recibe notas solicitando opinión u otros. Instruye elaboración

de nota/informe de respuesta

PERSONAL / PROFESIONAL 2. Prepara nota / informe de respuesta 3. Nota o informe


PLANIFICACIÓN

4. Revisa Nota 5. Si da Vo.Bo. suscribe la nota / informe de respuesta y deriva

a la instancia que corresponda 6. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones. 7. FIN






ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP

PROFESIONAL / ANALISTA DGPDIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

Nota o Informe

INICIO

Recibe Notas solicitando opinión u otros. Instruye elaboración de

nota/informe de respuesta

Emite nota/informe de respuesta

Revisa Nota

Da Vo.Bo. NO

SI

Suscribe la nota/informe de

respuesta y deriva a la instancia que

corresponda

FIN

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