SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD – GESTION POR PROCESOS EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE Mayo de...
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Contenido
1. Calidad Institucional
2. Implementación en las sedes regionales.
3. Gestión de la Calidad– Clima Organizacional– Quejas, Reclamos y Sugerencias
4. Gestión de Procesos
El Por qué de la Calidad en las IES?
• Fenómenos asociados a la globalización y a la internacionalización de la Educación Superior – Universidades de Clase Mundial.
• Mandato iberoamericano para la eficiencia y eficacia de las organizaciones del Estado
• Los SGC se vislumbran como respuesta para el logro de estos objetivos.
Certificación de CalidadNTCGP1000 y ISO 9001
Por qué Certificarnos??
• Por los reconocimientos y méritos que tiene la Universidad
• Por los grandes desafíos a nivel nacional e internacional
• El MEN ha establecido que toda IES que desee acreditarse o reacreditarse institucionalmente debe tener un Certificado de Calidad.
• El MEN esta apoyando a las IES económicamente en el diagnóstico, implementación y certificación de la calidad
Universidad del Valle: Sistema de Gestión Sistema de Gestión
Integral de la Calidad – Integral de la Calidad – GICUV -GICUV -
Sistema de Gestión Integral de Calidad en la
Universidad del Valle
Reconocimiento de la Calidad Institucional
ELEMENTOS del GICUV
AutoevaluaciónCNA
MECI
NTCGP1000
SISTEDA
LaboratoriosSGC Propios(Biblioteca,
Sedes)
GICUV en las Sedes GICUV en las Sedes RegionalesRegionales
Plan para el año 2010
Diagnóstico de la Situación de la Calidad
Actividades a Desarrollar• Conformación del Comité de Calidad a nivel de Sede
Regional. (Legalización a través de resolución).
• Establecimiento del responsable de calidad por la Sede Regional (persona formada por la OPDI o con conocimientos en temas de calidad)
• Establecimiento de un Plan de Trabajo para la implementación y desarrollo de las directrices de calidad en las Sedes.
• Definir responsables y fechas de ejecución para:– Programa de PQR´S en la Sede Regional.– Clima Organizacional y Plan de Mejoramiento– Indicadores del Plan de Acción, SUE y de Gestión– Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Gestión por Procesos
TABLA DE CONTENIDO1. Mapa de Procesos y Subpresosos2. Procedimientos Obligatorios de la NTCGP
1000:20093. Control de Documentos y Registros
• Pirámide Documental• Documentación por Subproceso• Listado Maestro de Procesos y
Procedimientos• Listado Maestro de Registros
4. Gestión del Mejoramiento• Servicio No Conforme• Auditorias Internas de Calidad• Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejoramiento• Revisión por la Dirección• Satisfacción de Usuarios• Planificación de los Cambios del Sistema de
Gestión Integral de Calidad
Estratégicos
Misionales
Apoyo
Evaluación
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PLANEACIÓNINSTITUCIONAL COMUNICACIÓN
INSTITUCIONALGESTIÓN DEL
CONTROL
FORMACIÓN
INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO
INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO
EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR
GESTIÓN FINANCIERA
GESTIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS
GESTIÓN DE RECURSOS
TECNOLÓGICOS
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GESTION MEJORAMIENTO
GESTIÓN DE LACALIDAD
MAPA DE PROCESOS
MAPA DE SUBPROCESOS
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DE LA NTCGP 1000:2009
1. Control de Documentos2. Control de Registros
Manual de Procedimientos de Control de Documentos y Registros MP-12-01-02 Versión No. 5.0 – Mayo 2010
3. Dificultades en el Desarrollo de los Procesos
4. Acciones Correctivas5. Acciones Preventivas6. Auditorias Internas de
Calidad
Manual de Procedimientos de Control de Documentos y Registros MP-12-01-03 Versión No. 4.0 -Mayo 2010
Resolución de Rectoría No. XXX de Mayo XX de 2010
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
1. Manual de Operaciones (Política y Objetivos de Calidad)
2. Manuales de Procedimientos, de Instructivos de Procedimientos yManuales de Operaciones
3. Instructivos de Trabajo, Fichas Técnicas, Caracterización de Subprocesos, Normograma, Caracterización de Indicadores y Planes de Calidad
4. Formatos, Registros, Planes y Documentos Externos (Resultados, datos, archivos y libros)
DOCUMENTACION POR SUBPROCESO
1. Caracterización del Subproceso2. Normograma3. Indicadores del Plan de Acción –
Indicadores de Gestión (en proceso de implantación)
4. Manuales de Procedimientos• Instuctivos de Procedimientos
5. Procesos Misionales: • Plan de Calidad por Proceso• Posibles Dificultades en el Desarrollo
de los Procesos
•Políticas •Procedimientos•Formatos
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
1. Listado Maestro de Procesos y Procedimientos
2. Listado Maestro de Registros
SUBSISTEMAS 4
PROCESOS 13
SUBPROCESOS 38
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
95
MANUALES DE OPERACIÓN
5
PROCEDIMIENTOS 402
TOTALES
Labor de las Sedes Regionales• GICUV
– Identificar los procesos, subprocesos, manuales de procedimientos y procedimientos que le aplican a la Sede Regional
– Identificar que instructivos de procedimientos requiere la sede documentar.
– Documentar los instructivos de procedimientos de acuerdo con el Manual MP-12-01-02 Versión No. 5.0 – Mayo 2010
– Revisar los formatos institucionales, su correcta aplicación en la Sede y la Normalización y Oficialización de formatos propios de la Sede.
• ISO 9001:2008 PARA LA SEDE– Diagnóstico de la Sede frente a los requisitos de la norma
(instrumento)– Definir: Política y Objetivos de Calidad coherentes con lo Institucional.– Establecer Mapa de Procesos y presentar la coherencia con el
Institucional– Establecer la estructura documental para la Sede coherente con la
Institucional.
Taller
GESTION DEL MEJORAMIENTO
1. Dificultades en el Desarrollo de los Procesos
Establecer Posibles Dificultades para el
Desarrollo de los procesos
Identificar dificultades que se presentan durante
la prestación del Servicio (en el evento)
Seguir las acciones establecidas y registrar
Realizar Análisis y Acciones de mejoramiento, si
hay lugar a ellas
Posibles Dificultades para el Desarrollo de los Procesos
Registro de Dificultades para el Desarrollo de los Procesos
2. Auditorias Internas de Calidad
3. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento
Auditorias Internas de Calidad
Resultados y Operaciones de Subprocesos
1. Actas2. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora3. Registro y Seguimiento a Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora5. Seguimiento a Indicadores
4. Revisión por la Dirección
• Tareas pendientes de revisiones por la dirección anteriores.• Resultados de auditorías internas de calidad,• Retroalimentación del usuario (encuestas, reuniones)• Desempeño de los subprocesos y dificultades en el
desarrollo de los procesos• Estado de las acciones correctivas y preventivas• Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas
por la dirección• Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión Integral
de la Calidad• Verificación de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema
de Calidad
5.Satisfacción de Usuarios
Es responsabilidad del líder del Subproceso gestionar la realización de las mediciones, análisis y mejora de la satisfacción de usuarios.
6.Planificación de los Cambios del Sistema de Gestión Integral de Calidad
Cada que se presente un cambio que pueda llegar a afectar la integridad del Sistema de Gestión el responsable del subproceso debe realizar la Planificación
Taller
http://gicuv.univalle.edu.co; http://procesos.univalle.edu.co
“El Sistema Integrado de Gestión no nace en el momento de su implementación, él recupera de la Universidad sus tradiciones e historias y sus modos de operación, convirtiéndolos en diálogos y contextos de calidad, al traducirlos en esquemas universales, amigables, comunicables, trazables, medibles y mejorables”.
Universidad de Caldas