SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO GP 1000:2009 MECI 2005 ISO...
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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
GP 1000:2009MECI 2005
ISO 9001:2008ISO 17025:2005ISO 14001: 2004
QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ?
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNGIT Desarrollo Organizacional
Conjunto de elementos que interactúan, con el fin de dirigir y controlar la
entidad con respecto a la calidad.
USUARIOS
CLARIDAD Y CONTROL EN LA GESTIÓN
MEJORAMIENTO INTERNO
EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
LOGRO DE OBJETIVOS COMUNES
BENEFICIOS DEL SISTEMA
DE GESTIÓN INTEGRADO
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
COORDINACIÓN, COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN: Trabajo en equipo en la entidad y entre las
entidades, para beneficio del cliente
TRANSPARENCIA: Gestión basada en Actuaciones y decisiones claras, Facilitando el control social
RELACIONES DE MUTUO BENEFICIO: Con los proveedores para aumentar los beneficios
ENFOQUE BASADO EN HECHOS: Toma de decisiones basada en el análisis de datos
ENFOQUE DEL SISTEMA: Identificar, mantener y mejorar los
procesos. Contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad
MEJORA CONTINUA: Implementar métodos más prácticos, actuales y
ajustados
PARTICIPACIÓN ACTIVA: Compromiso en el logro de
los objetivos del IGAC
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: Articulación entre
proceso para la generación de valor de forma eficiente.
LIDERAZGO: Generar conciencia hacia el
cumplimiento de los objetivos
ENFOQUE AL CLIENTE: Atender susrequerimientos con respeto, imparcialidad ydiligencia
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNGIT Desarrollo Organizacional
DIRECTRICES ESTRATÉGICAS DEL SGI
Producir, proveer y divulgar información yconocimiento, en materia de cartografía,agrología, catastro, geografía y tecnologíasgeoespaciales y regular su gestión, enapoyo a los procesos de planificación ydesarrollo integral del país.
MISIÓN
Ser la entidad líder en la producción y difusión deinformación, productos, servicios y conocimientosen cartografía, agrología, catastro, geografía ytecnologías geoespaciales en el ámbitonacional y latinoamericano.
VISIÓN 2014
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POLITICA DEL SGI
En el Instituto Geográfico Agustín Codazzi nos comprometemos a producir,
proveer y divulgar información y conocimiento confiable y oportuno, en
geografía, cartografía, agrología, catastro y tecnologías geoespaciales, que
cumplan con las disposiciones legales, ambientales, técnicas y otros
requisitos, así como con los compromisos adquiridos para la satisfacción de
los clientes, con el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema de Gestión Integrado, con la prevención de la
contaminación, disminución y/o eliminación de los impactos ambientales
negativos generados en el desempeño de nuestras actividades, productos o
servicios a través de la implementación de herramientas de gestión y la
aplicación de buenas prácticas profesionales con el fin de contribuir al logro
integral de los objetivos institucionales.
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Circular 189 del 13-05-2014
OBJETIVOS DE CALIDAD
2. Garantizar la oportuna y permanente disponibilidad de los productos y servicios y su
acceso por parte de los clientes
1. Garantizar la calidad de los productos y servicios ofrecidos por el IGAC, mediante la
implementación de estándares de información geográfica en el marco del Comité 028
de ICONTEC
3. Lograr la satisfacción de nuestros clientes por medio del cumplimiento de las
especificaciones técnicas y los compromisos adquiridos.
4. Fortalecer la investigación, el desarrollo y la innovación de productos, servicios y
tecnologías de información geográfica, mediante el diseño e implementación de
herramientas que permitan su articulación y puesta en marcha.
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OBJETIVOS DE CALIDAD
5. Garantizar el funcionamiento permanente y adecuado de la plataforma tecnológica
requerida para la producción y prestación de los servicios, mediante la ejecución de un
Plan de gestión de tecnologías de la información y las Telecomunicaciones y el
cumplimiento de la estrategia de Gobierno en Línea.
6. Facilitar y optimizar el desempeño de los servidores públicos de la Entidad,
mediante la elaboración y ejecución de un Código de Ética y Buen Gobierno, un Plan
anual de capacitación y un Plan anual de bienestar y salud ocupacional.
7. Desarrollar actividades que permitan la generación de productos y servicios
ambientalmente amigables.
8. Evaluar periódicamente la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos que
conforman el Sistema de Gestión Integrado.
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SISTEMA AMBIENTAL
PROGRAMA OBJETIVO
AHORRO Y USO EFICIENTE
DE ENERGIA
Optimizar el consumo de energía en la sede central,
direcciones territoriales y unidades operativas de catastro del
Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a través del monitoreo,
control, mantenimiento del recurso energético, dando
cumplimiento de la normatividad actual vigente.
AHORRO Y USO EFECIENTE
DEL AGUA
Optimizar el consumo de agua en la sede central, direcciones
territoriales y unidades operativas de catastro del Instituto
Geográfico Agustín Codazzi, a través del monitoreo, control,
mantenimiento del recurso agua, dando cumplimiento de la
normatividad actual vigente.
MANEJO INTEGRAL DE
RESIDUOS
Prevenir la generación de residuos (gaseosos, sólidos y
líquidos) y promover la gestión integral de estos en la sede
central, direcciones territoriales y unidades operativas de
catastro del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a través de
la implementación de tecnologías, infraestructura y prácticas
ambientales adecuadas, que permitan monitorear, controlar,
mantener y dar cumplimiento de la normatividad actual vigente.
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SISTEMA AMBIENTAL
PROGRAMA OBJETIVO
PROGRAMA DE CONDICIONES
AMBIENTALES INTERNAS
Mejorar las condiciones ambientales internas en el
la Sede Central, Direcciones Territoriales y
Unidades Operativas de Catastro.
PROGRAMA DE CRITERIOS
AMBIENTALES EN LA
CONTRATACION
Promover la inclusión de cláusulas ambientales en
la contratación pública que se realiza en el IGAC
PROGRAMA DE EXTENSION DE
BUENAS PRACTICAS
AMBIENTALES
Promover hábitos ambientales en la comunidad
IGAC que trasciendan a los contratistas,
empleados, y comunidad en general, para
contribuir con el uso y manejo de los recursos
naturales.
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Procesos, su interacción y sus métodos – SGI (4.1)
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Procesos, su interacción y sus métodos – SGI
Actividades PHVA
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Procesos, su interacción y sus métodos – SGI
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DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA DEL SGI (4.2)
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
MANUAL
DEL
SGI
Deber hacer?
Como hacer?
Saber hacer?
SISTEMA
PROCESOS
ACTIVIDADES
EVIDENCIA
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DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA DEL SGI (4.2)
GENERALIDADES
OBLIGATORIAS DE LA NORMA:
Política de calidad
Objetivos de calidad
Manual de SGI
Procedimientos y registros para el
cumplimiento de la misión
PROCEDIMIENTOS A
DOCUMENTAR POR NORMA:
1. Manual de Elaboración, actualización y
control de documentos y formatos
establecidos en el SGI (Mejora
Continua)
2. Manual de Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejoramiento -ACPM
(Mejora Continua)
3. Manual Control del producto y/o
servicio no conforme (Mejora Continua)
4. Manual Auditorías internas al sistema
de gestión integrado (Evaluación y
control de la Gestión Interna)
* Instructivo Manejo de archivos de
Gestión y Central (Servicios
Administrativos)
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Aprobación
Revisión yactualización
Identificaciónde cambios
Disponibilidad en puntos de uso
Documentos legibles y de fácil identificación.
Identificación de
documentos de origen
externo
Control de documentos
obsoletos.
CONTROL DE DOCUMENTOS (4.2.3)
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CONTROL DE LOS REGISTROS (4.2.4)
El procedimiento para garantizar el control y
seguridad de los registros, debe definir:
1. Identificación
6. Disposición 2. Almacenamiento
4. Recuperación
5. Tiempo de retención 3. Protección
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El tiempo de retención previsto
para los registros debe estar
acorde con las necesidades
administrativas y las
disposiciones legales, tal como se
encuentra definido en las tablas
de retención documental (TRD)
del IGAC.
CONTROL DE LOS REGISTROS (4.2.4)
HALLAZGOS DE LAS AUDITORÍAS PRESENTACIÓN CORRECTA DEL REGISTRO
Diligenciados a lápiz Se deben diligenciar en esfero
Sin las firmas necesarias Todas las firmas deben quedar registradas
Con letra ilegible La letra debe ser clara
Con enmendaduras Se debe trazar una línea sobre el dato que
quedó mal y escribir el dato correcto
Sin la anulación de espacios en blanco Se debe trazar una línea diagonal en los
espacios que no se usan
Uso de versiones obsoletas Se debe bajar de IGACNET la versión vigente.
Facilitativos cuyo uso se ha vuelto permanente Se debe evaluar su necesidad y solicitar su
oficialización. Se debe hacer su inventario
Dificultad en la recuperación de los registros Se deben archivar de acuerdo con las TRD
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CONTROL DE LOS REGISTROS (4.2.4)
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Comunicación con los clientes (7.2.3)
CENTRO DE INFORMACIÓN GEOGRAFICA
• Atención al cliente
• Asesorías
• Orientación e información del producto y servicio
• Sugerencias
SECRETARIA GENERAL
• Recibe y tramita las PQR
• Efectúa el seguimiento a la solución dada por la dependencia responsable NIVEL CENTRAL
DIRECTOR TERRITORIAL
• Recibe y tramita las PQR
• Efectúa el seguimiento a la solución dada por la dependencia responsable
* PLAN DE COMUNICACIONES
• Hace referencia al cliente interno y externo
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Control de los equipos de seguimiento y medición (7.6)
CERTEZA EN LA MEDICIÓN:
*Calibrando
* Ajustando o reajustando
* Identificando el estado de calibración
* Protegiendo contra daños y deterioro
Los diferentes instrumentos para capturar, producir y generar información, deben
estar ajustados para contar con datos apropiados y utilizables, conforme a los
requisitos del producto y/o prestación servicio.
El IGAC tiene la calibración para los equipos LNS
(control analítico de laboratorio de suelos) y
verificación de cintas métricas en las direcciones
territoriales
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Por medio de los puntos de control establecidos en la documentación de
los procesos, la aplicación del SISGES, los tableros de control y el
análisis de información que estos generan, demuestra la conformidad de:
Los productos, la prestación de servicios, el SGI y la mejora continua.
Encuesta de satisfacción
del clienteAuditoria interna
SISGES
Tableros de control
Eficacia
Eficiencia Efectividad Acciones CPM
.
.
.
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA (8).
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SERVICIO AL CLIENTE
La satisfacción del usuario o cliente también depende del trato que recibe de
nosotros, por lo tanto no olvidemos que algunos de nuestros deberes como
servidores públicos* son:
Cumplir con diligencia, eficacia e imparcialidad
el servicio que se nos ha encomendado.
Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con las que se
tenga relación con ocasión del servicio.
Ejercer nuestras funciones teniendo siempre presente que los servicios que
prestamos constituyen el reconocimiento de un derecho y buscan la
satisfacción de necesidades generales de todos los ciudadanos.
Fuente Código Único Disciplinario Título IV, Capítulo 2 Art.34
*
Corrección : Concesión : Descartar:
Tomando acciones
para eliminar la no
conformidad
detectada
Autorizando su uso por una
Autoridad pertinente y, cuando
sea aplicable, por el cliente
Tomando acciones
para impedir su uso o
aplicación prevista
originalmente
TRATAMIENTO DEL PRODUCTO O SERVICIO
NO CONFORME (8.3)
Reproceso
Realizar una nueva
verificación para demostrar su
conformidad con los requisitos.
Se deben mantener registros de la
naturaleza de las no conformidades y de
cualquier acción tomada posteriormente,
incluyendo las concesiones que se hayan
obtenido.
El IGAC debe asegurarse que el producto que no sea
conforme con los requisitos, se identifica y controla para
prevenir su uso o entrega no intencional.
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MEJORA CONTINUA (8.5.1)
La esencia del SGI esta en el desarrollo de la capacidad para mejorar
continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad y establecer acciones que
permitan eliminar la causa de no conformidades presentes o potenciales y prevenir
su ocurrencia.
Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora:
Mapa de Riesgos
Aplicativo ACPM
Información y conocimiento en
temas geográficos:
Mapa de procesos
Documentación aplicada
Auditoria Interna
Seguimiento y medición
de los procesos:
Controles de calidad,
Indicadores SISGES y
Tablero de Control
Direccionamiento
estratégico:
Manual de Sistema de
Gestión Integrado
PLANEAR¿Qué hacer?
¿Cómo hacer?
HACEREjecutar lo planeado
VERIFICARRealizar seguimiento
y medición
ACTUARImplementar acciones
para mejorar
PHVA
MEJORA CONTINUA (8.5.2 y 8.5.3)
ACCIONES CORRECTIVAS
Acciones para eliminar la
causa de la no conformidad.
ACCIONES PREVENTIVAS
Acciones para eliminar las causas
de las no conformidades
potenciales y de los riesgos.
ACCIONES DE MEJORA
Acciones registradas para
evidenciar las mejoras a los
procesos.
Auditorías internas y externas, análisis indicadores
Análisis de riesgos y análisis de indicadores
Comités de mejoramiento
HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
5 Porqués.
Análisis causa efecto.
Diagrama de Pareto.
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•Asistir al responsable del proceso en el
desarrollo de los comités de mejoramiento
•Sensibilizar en temas de calidad
•Llevar el registro de las capacitaciones,
socializaciones y sensibilizaciones realizadas
en temas relacionados con calidad
•Asegurar la aplicación de las TRD en los
registros de calidad
•Preparar y acompañar a los responsables de
los procesos en las auditorías de calidad
•Mantener permanente comunicación con los
facilitadores del SGI de la Oficina Asesora de
Planeación – GIT Desarrollo Organizacional
FACILITADORES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
•Identificar mejoras a los procesos y guiar su
definición como acción CPM
•Dirigir el análisis de las causas para la
definición de acciones CPM
•Cargar las acciones CPM en el aplicativo y
registrar su seguimiento y evidencias.
•Guiar la utilización de las herramientas de
mejora.
•Asesorar y apoyar el mantenimiento del SGI
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GRACIAS