SISTEM KEARSIPAN › 2016 › 12 › modul-kear… · Web viewBahan ajar ini membahas tentang...

SISTEM KEARSIPAN

KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr. Wb.

Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Kearsipan dengan judul “Sistem Kearsipan”, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK) .

Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar menguasai kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah, supaya tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik. Penyusunan modul ini disesuaikan dengan kurikulum 2013 untuk memenuhi kebutuhan pengembangan program sekolah berbasis pada kebutuhan dan potensi wilayah, dengan tetap mengikuti yang tetap ditetapkan secara nasional.

Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengertian arsp, kearsipan dan macam-macam sistem kerasipan secara mendetail. Baik itu tentang kelebihan dan kelamahan, cara menyimpan sampai dengan penemuan kembali arsip pada setiap sistem kearsipan.

Akhir kata, ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul Sistem Kearsipan ini. Penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini. Oleh karena itu, masukan, saran, dan kritik yang membangun, guna meningkatkan daya cipta dan daya guna modul ini sangat diharapkan.

Wassalammualaikum Wr. Wb.

Malang, November 2016

Penulis,

Tafdlila Auliya Nura Ashriyanti

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penyimpanan arsip dan penemuan kembali adalah sesuatu kegiatan yang sangat penting dalam pengelolaan surat atau dokumen. Dokumen yang ditata dengan baik akan mempermudah dan mempercepat penemuan kembali apabila diperlukan.

Kunci sukses penataan suatu dokumen tergantung dari banyak faktor, antara

lain: kemampuan petugas arsip dan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang

tepat.

B. Deskripsi

Bahan ajar ini membahas tentang mata pelajaran kearsipan dengan dengan ruang lingkup hakekat kearsipan, filling system atau sistem penyimpanan abjad, tanggal, masalah/subyek, wilayah, dan nomor, serta kearsipan dengan pembahasannya meliputi pengertian, bahan dan alat yang diperlukan, merancang pola klasifikasi, prosedur penyimpanan, penemuan kembali dan tes formatif, tugas serta evaluasi.

Hasil akhir yang diharapkan dari pembelajaran bahan ajar ini adalah peserta didik dapat mengelola dokumen dengan menggunakan sistem-sistem yang digunakan secara benar.

C. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar

Bacalah dan pahami isi bahan ajar ini untuk memudahkan dalam proses

kegiatan belajar:

a. Bagi Fasilitator

1) Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari bahan ajar ini telah mempelajari bahan ajar-bahan ajar prasyarat secara tuntas.

2) Bantulah peserta didik dalam mempelajari bahan ajar ini agar pembelajaran dapat berlangsung secara efektif dan efisien.

3) Identifikasi dan analisislah sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di Sekolah serta dunia usaha dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran.

4) Berikan motivasi, bimbingan dan pendampingan agar peserta didik memiliki gairah belajarnya meningkat.

b. Bagi Peserta Didik

1) Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini. Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini.

2) Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam bahan ajar ini. Lakukan ini pada awal dan akhir Peserta didik mempelajari bahan ajar untuk mengetahui penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Peserta didik.

3) Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah peserta didik cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu maka bertanyalah pada fasilitator sampai Peserta didik paham.

4) Bacalah dengan cermat peta kedudukan bahan ajar, prasyarat, dan pengertian istilah-istilah sulit dan penting dalam bahan ajar ini.

5) Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah pertanyaan tes kemudian cocokkan jawaban peserta didik dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai peserta didik tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan.

6) Bila dalam proses memahami materi ini peserta didik mendapatkan kesulitan maka diskusikan dengan teman-teman peserta didik atau konsultasikan dengan fasilitator.

7) Setelah Peserta didik menuntaskan semua kegiatan belajar dalam bahan ajar ini, pelajarilah bahan ajar selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan bahan ajar untuk Keahlian Administrasi Perkantoran.

8) Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan kepada kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

KI 1:Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2:Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli,santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai,responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian darisolusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secaraefektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkandiri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3:Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

1.

1.1.

1.2. Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya.

KOMPETENSI DASAR

KOMPETENSI INTI

2.

2.1.

2.2. Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah.

3.

3.1.

3.2.

3.3.

3.4.

3.5.

3.6.

3.7.

3.8.

3.9.

3.10.

3.11.

3.12.

3.13.

3.14. Mengemukakan Sistem Kearsipan

4.

INDIKATOR

4.1.

4.2.

4.3.

4.4.

4.5.

4.6.

4.7.

4.8.

4.9.

4.10.

4.11.

4.12.

4.13.

4.14. Menentukan Sistem Kearsipan yang Berlaku

1) Siswa mampu memahami pengertian arsip, dokumen, pustaka, warkat dan kliping

2) Siswa dpaat mengetahui pengertian filling

3) Siswa dapat menentukan bahan dan alat yang diperlukan untuk penyimpanan

4) Siswa dapat membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad, tanggal, masalah, wilayah, dan nomor;

5) Siswa dapat membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan 5 (lima) sistem;

6) Siswa dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan 5 (lima) sistem;

7) Siswa dapat mengindeks surat/berkas yang ada;

8) Siswa dapat membuat kartu indeks dari surat/berkas yang ada;

9) Siswa dapat memberi kode pada surat/berkas yang ada

· Arsip

MATERI PEMBELAJARAN

· Kearsipan

· Sistem kearsipan:

· Abjad/Alphabet

· Subjek/Masalah

· Nomor

· Tanggal/Kronologi

· Wilayah

1. Arsip

IFORMASI PENDUKUNG

Arsip merupakan segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik secara lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi masih memiliki nilai guna yang suatu saat dibutuhkan kembali.

2. Kearsipan

Kearsipan merupakan suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan kembali

3. Sistem Kearsipan

a. Sistem Alpabetis/Abjad

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang mempergunakan berkas A – Z dengaan berpedoman pada peraturan mengindeks.

b. Sistem Subjek/Masalah

Sistem subyek atau masalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat.

c. Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima.

d. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor, menggunakan kode yamg terdiri dari angka-angka.

e. Sistem Tanggal/Kronologi

Sistem kronolgis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.

MATERI PEMBELAJARAN

1. PENGERTIAN ARSIP

Pengertian arsip menurut Undang-Undang 1971 tentang Ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan.

Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik secara lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi masih memiliki nilai guna yang suatu saat dibutuhkan kembali.

Pola Penanganan Arsip

1. Sentralisasi

Pola penanganan arsip terpusat yaitu tempat penanganan dan penyimpanan arsip pada satu bagian, biasanya bagian itu disebut tata usaha atau sekretariat. Ciri dari pola ini dalam penanganan arsip adalah dengan digunakannya kartu kendali. Kartu kendali ini terdiri atas 3 lembar yang akan dipegang oleh Arsiparis, kepala tata usaha dan sekretaris/bagian yang mempunyai arsip. Guna dari kartu kendali ini untuk memudahkan pencarian dari masing-masing bagian yang mempunyai arsip tersebut untuk ditemukan oleh arsiparis.

1. Desentralisasi

Suatu Pola Penanganan arsip yang dilakukan oleh masing-masing bagian yang mempunyai arsip, baik itu penyusunan dan penyimpanannya. Ciri dari pola ini adalah setiap bagian akan mempunyai tempat penyimpanan arsip tersendiri.

Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

Arsip dinamis terbagi dalam dua, yaitu :

1. Arsip Dinamis aktif ( active file), yaitu arsip yang menyimpan warkat-warkat yang masih berada dalam proses penyelesaiannya. Warkat-warkat dalam arsip aktif ini asih dikeluarkan untuk kepentingan tertentu.

1. Arsip Dinamis inaktif ( in active file), yaitu arsip yang enyimpan warkat-warkat yang jarang dipergunakan karena sudah selesai dalam prosesnya, tetapi kadang-kadang masih diperlukan. Dalam penyimpanan ini sering pula dimaksudkan untuk menunggu saat-saat pemusnahan bagi warkat-arkat yang tidak berlaku lagi.

· Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip Statis merupakan arsip yang menyimpan warkat-warkat vital yang akan disimpan selama-lamanya. Pemusnahan arsip-arsip instansi pemerintahan dilakukan oleh Arsip Nasional. Oleh karena itu setiap instansi berkewajiban untuk memisahkan warkat-warkat antara warkat-warkat yang dapat dimusnahkan dan yang perlu disimpan selama-lamanya.

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).

Tujuan kegiatan kearsipan

Tujuan kegiatan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

Fungsi bagian kearsipan dalam suatu perusahaan adalah :

1. Dapat menyimpan semua warkat perusahaan selama diperlukan.

1. Dapat menyiapkan warkat-warkat setiap kali diperlukan.

1. Dapat menyiapkan warkat-warkat yang diperlukan menjadi satu, sehingga merupakan suatu riwayat hidup yang lengkap.

1. Peralatan yang digunakan dalam sistem kearsipan

Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah :

1. Filing cabinet

Lemari arsip terdiri dari laci-laci yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau warkat yang telah menjadi arsip.

Sumber : www.scraptv.com

1. Guide

Pembatas untuk memisahkan arsip berdasarkan jenisnya, sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Biasanya guide ini dilengkapi dengan tab untuk mencantumkan pokok masalah.

Sumber : www.officebella.com

Sumber : www.greenlightofile.com

1. Map Gantung/ Hanging folder

Suatu tempat atau folder yang dgunakan untuk menyimpan dokumen arsip. Biasanya Apabila kita menyimpan arsip dalam lemari arsip atau filing cabinet, dapat menggunakan hanging folder atau map gantung.

Sumber : www.swmfg.com

Sumber : www.shopbulldog.com

1. Ordner

Map untuk menyimpan dokumen arsip, apabila menggunakan didtem penyimpanan kronologis atau wilayah. Alat ini biasanya digunakan oleh perusahaan kecil. Bagian dalam ordner dilengkapi dengan besi untuk mengikat arsip yang telah diberi lubang sebelumnya.

1. Kotak sortir

Kotak untuk penyimapanan dokumen yang telah dikelompokan atau disortir sesuai klasifikasinya

Sumber : www.e-dukasi.net

Kotak Sortir

1. Buku arsip

Buku arsip dipegunakan untuk mencatat semua surat yang telah selesai diproses (baik surat masuk maupun surat keluar). Buku arsip berfungsi sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip.

No. Urut

Tanggal peneirmaan surat

Tanggal surat

Nomor surat

Asal/Tujuan

Perihal Surat

Ket.

Masuk

Keluar

Masuk

Keluar

Masuk

Keluar

Masuk

Keluar

Masuk

Keluar

1. Komputer

Alat untuk menyimpan dan mengelola arsip dalam bentuk digital.

Sumber : bobbyfiles.wordpress.com

1. Scanner

Alat untuk memindai dokumen yang akan disimpan secara digital

Sumber : enablingtechnology.com

1. Langkah Kearsipan

Langkah atau prosedur penyimpanan arsip

1. Pengumpulan dokumen

Dokumen atau surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.

1. Memeriksa tanda pelepas/ menyortir

Memilah-milah dokumen yang akan disimpan apakah sudah siap simpan atau belum. Petugas memeriksa tanda “perintah simpan” (release mark) yang menunjukan surat atau dokumen tersebut sudah benar-benar akan disimpan yang diberikan oleh atasan pada surat atau dokumen tersebut.

1. Mengindeks

Kegiatan mengindeks adalah menentukan kata tangkap yang digunakan sebagai identitas surat yang disimpan.

1. Memberi kode

Kegiatan memberi kode adalah menuliskan kode pada surat disisi kanan atas dan diberi tanda. Kode tersebut diambil dari kata tangkap yang telah diindeks.

Contoh Pengkodean menggunakan system subyek.

Penawaran

PT JAYA ABADI

JL. Pepaya II No. 42

JAKARTA SELATAN

Kode Arsip

1. Mengurutkan arsip

Mengurutkan dan mengelompokan arsip yang akan disimpan.

1. Menyimpan

Menyimpan arsip dengan cara menempatkan surat yang telah dikelompokan ke dalam lemari arsip atau ordner dengan system penyimpanan yang dipilih sesuai dengan kebutuhan organisasi.

1. Pemeliharaan, perawatan, penyusutan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku

1. Mengindeks Nama Orang dan Badan Usaha

Peraturan mengindeks adalah menentukan kata tangkap sebagai dasar penyimpanan, Peraturan ini sangat berguna untuk penggunaan sistem yang memerlukan susunan alphabetis seperti; Sistem Alphabetis, Sistem geografis, Sistem Subyek. Karena peraturan mengindeks berasal dari Negara barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan keadaan di Indonesia.

Tata cara mengindeks ini akan terbagi atas 2 golongan besar yaitu

0. Mengindeks nama orang

0. Nama Orang Indonesia

Nama Tunggal

Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu sendiri.

Contoh :

Yulianadiindeks menjadiYuliana

Setiandaridiindeks menjadiSetiandari

Nama orang Indonesia tanpa nama keluarga atau marga

Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga atau marga maka diindeks sebagaimana nama itu sendiri.

Contoh :

Ria Febriandiindeks menjadiRia Febrian

Dewi Herliani diindeks menjadiDewi Herliani

Nama orang Indonesia yang mempunyai nama keluarga atau marga

Nama orang Indoensia yang menggunakan nama keluarga atau marga maka diindeks dengan cara menuliskan nama keluarga atau marga terlebih dahulu, diikuti nama depan.

Contoh :

Ani Sumadidiindeks menjadiSumadi, Ani

Ronald Nainggolandiindeks menjadiNainggolan, Ronald

Nama dengan gelar

Nama yang diikuti oleh gelar, maka diindeks dengan cara menuliskan nama terlebih dahulu diikuti oleh nama gelar.

Contoh :

Drs. H. Ahmaddiindeks menjadiAhmad, Drs. H.

Lord Boden Powelldiindeks menjadiPowell, Lord Boden

Nama dengan singkatan

Nama dengan singkatan diindeks dengan cara penulisan nama depan diikuti oeh nama singkatan.

Contoh :

AM Fatwadiindeks menjadiFatwa AM

BM DiahDiindeks menjadiDiah, BM

0. Nama Orang Asing

Nama Orang Barat

Nama Orang barat biasanya terdiri dari nama depan(first name), nama tengah (middle name) dan nama belakang biasanya nama keluarga (last name). Maka diindeks dengan cara menuliskan nama keluarga, diikuti oleh nama depan dan nama tengah.

Contoh :

George R Terrydiindeks menjadiTerry, George R

Bill F Clintondiindeks menjadiClinton, Bill F

Nama ketiga orang barat yang diikuti dengan prefix (awalan)

Nama ketiga orang barat yang diikuti oleh awalan diindeks dengan cara menuliskan nama dengan prefix diikuti oleh nama depan.

Contoh :

Robert Mc. Donalddiindeks menjadiMc. Donald, Robert

Nama orang Cina dan Korea

Nama depan orang cina biasanya merupakan nama keluarga diikuti nama aslinya, Nama tersebut diindeks dengan cara menuliskan nama keluarga diikuti oleh nama aslinya. Tetapi nama orang cina biasanya ditulis seperti nama barat, maka nama tersebut diindeks dengan cara menuliskan nama keluarga terlebih dahulu diikuti dengan nama baratnya.

Contoh :

Liem Swi Kingdiindeks manjadiLiem, Swi King

Jacky Chandiindeks menjadiChan, Jacky

0. Mengindeks Nama Perusahaan

Nama perusahaan pada umumnya, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan diikuti jenis badan usaha, badan hukun atau kegiatannya.

Contoh :

PT Cahayadiindeks menjadiCahaya, PT

PT POS Indonesiadiindeks menjadiPos Indonesia, PT

Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat harus diperpanjang singkatannya lalu diindeks sesuai nama.

BRIdiindeks menjadiBRI

IBMdiindeks menjadiIBM

Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf dan yang memakai tanda penghubung.

Contoh :

PT ABdiindeks menjadiAB, PT

Toko 123diindeks menjadi123, Toko

Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

Nama Instansi atau lembaga Pemerintah

Nama Instansi atau Lembaga pemerintah diindeks dengan cara nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organsiasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.

Contoh :

Departemen Dalam Negeri diindeks menjadi Dalam Negeri, Departemen

Lembaga Administrasi Negara diindeks menjadi Administrasi Negara, Lembaga

Nama Instansi Negara Asing Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.

Contoh :

Dep. Of USAdiindeks menjadiUSA, Dep (of)

Republic Pakistandiindeks menjadiPakistan, Republic

Peraturan mengindeks dan memberi kode nama organisasi dan perhimpunan. Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir.

Contoh :

PGRI diindeks menjadi Guru Republik Indonesia, Persatuan

ICMI diindeks menjadi Cendekiawan uslim Indonesia, Ikatan

MACAM-MACAM SISTEM KEARSIPAN

Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam penyimpanan yang terjadi di perusahaan, banyak sekali sistem yang digunakan, tetapi sistem dasar dari kearsipan ini ada 5, (yang disebut sebagai sistem murni), Pada penerapannya akan digabungkan beberapa sistem murni menjadi sistem baru, hal ini dilakukan untuk memudahkan pencarian kembali arsip. Sistem murni tersebut adalah :

0. Sistem Alpabetis/Abjad

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang mempergunakan berkas A – Z dengaan berpedoman pada peraturan mengindeks.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).

Keuntungan pemakaian sistem abjad:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama( nama individu dan nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi Satu

1. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

1. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan indeks

1. Susunan guide dan folder sederhana

1. Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan

1. Dapat juga mempunyai file campuran

Kerugian pemakaian sistem abjad:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapt dilakukan melaluio bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetpi harus melalui nama belakang

1. Surat-surat atau dokumen –dokumen yang ada hubungannya satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam penyimpanan

1. Ejakan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing

1. Harus mempergunakan peraturan mengindeks

Cara penyimpanan Arsip:

1. Pengumpulan

Dokumen atau surat dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.

1. Memeriksa tanda pelepas/ menyortir

Memilah-milah dan memeriksa dokumen atau surat yang akan disimpan sudah diberikan tanda perintah simpan atau tanda pelepas (Release mark) untuk meyakinkan bahwa dokumen atau surat tersebut memang sudah benar-benar selesai diproses atau siap untuk disimpan.

1. Mengindeks

Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk dapat diindeks dari nama pengirim atau nama penanda tangan yang tertera pada surat. Sedangkan untuk surat keluar dapat diindeks dari nama perusahaan atau orang yang akan dikirimkan surat atau alamat yang dituju.

1. Memberi kode

Memberikan kata tangkap atau kode yang diambil dari kode yang sudah diindeks. Pemberian kode pada surat akan lebih memudahkan dalam pencarian dan penyimpanan kembali.


Mengurutkan dan mengelompokan arsip pada kelompok abjad masing-masing agar memudahkan dalam tahap penyimpanan.

Kegiatan mengurutkan dan mengelompokan ini sangat penting apabila arsip yang akan disimpan dengan jumlah yang banyak. Apabila arsip yang akan disimpan dengan jumlah sedikit kurang dari 20 arsip, maka proses pengelompokan tidak perlu dilakukan.

1. Penyimpanan

Surat disimpan pada tempat biasanya dalam filing cabinet dan folder yang sesuai dengan kode penyimpanan.

1. Proses pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan arsip disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.

Langkah penemuan kembali arsip

Jika arsip diperlukan atau akan digunakan maka akan terjadi proses pencarian atau penemuan kembali arsip. Jika ada pihak yang ingin menggunakan arsip atau melakukan proses penemuan kembali arsip maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Mengetahui jenis arsip yang ingin digunakan atau dicari.

1. Menentukan kode berdasarkan nama yang diindeks

Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjam arsip atau out slip jika yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder maka harus dibuat out folder.

1. Kearsipan Sistem Subjek/Masalah

Sistem subyek atau masalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat. Sistem masalah ini bisa diambil dari perihal surat atau bidang usaha.

Dalam hal ini surat-surat berdasarkan perihal surat, misalnya surat pesanan peralatan elektronik disimpan dalam kelompok surat pesanan, penawaran alat tulis kantor disimpan di kelompok penawaran dan sebagainya.

Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.

Contoh :

No.

Masalah Subjek

Masalah Utama

Sub Masalah

1

Kepegawaian

A. Kepegawaian

A.1. Rekruitmen

A.2. Pengangkatan

A.3. Mutasi

2.

Keuangan

B. Keuangan

B.1. Gaji

B.2. Pajak

B.3. Tunjangan

Langkah penyimpanan arsip dengan sistem masalah :

1. Meneliti dan membaca warkat

Meneliti warkat untuk memastikan bahwa warkat tersebut sudah benar-benar akan disimpan.

1. Mengindeks

Menentukan indeks masalah dari surat dan mencocokannya dengan daftar klasifikasi dan mencatatnya dalam kartu indeks

1. Memberikan kode

Memberikan kode pada surat yang akan disimpan yang diambil dari daftar klasifikasi dan diseusiakan dengan maslah surat tersebut.

1. Menyortir

Menyortir surat sesuai dengan daftar klasifikasi yaitu menurut masalah agar lebih memudahkan dalam proses penyimpanan.

1. Menyimpan

Menyimpan surat yang sudah diberi kode kedalam filing cabinet sesuai dengan kode tersebut.

1. Perusahaan Kecil

Perusahaan kecil dengan arsip yang tidak terlalu banyak, biasanya menggunakan subyek prihal, dan arsip disimpan langsung pada hanging folder tanpa individual folder.

Contoh :

LIST OF FILE

Tagihan

A

Penawaran

A

Undangan

Pesanan

Penawaran

Andara, PT

Antara, PT

Astro, PT

Pesanan

Abadi Jaya, PT

Damai Jaya, PT

Ernergy, CV

Untuk perusahaan Menengah

Sistem subyek ini untuk perusahaan menengah dapat menggunakan individual forder, sehingga pencarian untuk nama perusahaan lebih mudah. Guide yang digunakan dapat menggunakan prihal atau dapat menggunakan bidang usaha,

Bank

Tamara

BII

Niaga

Hotel

Contoh :

LIST OF FILE

Bank

BII

Niaga

Tamara

Hotel

Melia

Mulia

1. Untuk perusahaan besar

Bagi perusahaan besar atau mempunyai arsip yang banyak, maka sistem ini dapat menggunakan guide bidang usaha dan juga guide prihal, hal ini digunakan untuk memudahkan dalam pencarian arsipnya.

Bank

Tamara

BII

Niaga

Hotel

Penawaran

Pesanan

Contoh :

LIST OF FILE

Bank

Penawaran

Niaga

Tamara

Pesanan

BII

Hotel

Kelebihan pemakaian sistem subjek:

1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui

1. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya

Kelemahan:

Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain

1. Kearsipan sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima. Sistem ini berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Nama daerah dijadikan kelompok penyimpanan surat.

Sistem wilayah biasanya digunakan oleh perusahaan yang mempunyai cabang-cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu.

Langkah penyimpanan arsip dengan siste wilayah

1. Membaca dokumen/surat

Tujuan mebaca dokumen ini adalah untuk mengetahui isi surat, nomor surat dan yang paling penting adalah untuk mengetahui asal dan tujuan surat itu dari daerah mana.

1. Memeriksa tanda pelepas/menyortir

Kegiatan ini diakukan untuk mengetahui surat atau dokumen tersebut sudah diberi tanda siap simpan atau release mark. Apabila belum surat tersebut harus segera dikembalikan kepada pimpinan yang bersangkutan.

1. Menentukan caption atau kata tangkap

Menentukan caption dalam sistem wilayah ni diambil dari nama wilayah, daerah, tempat, kota, atau Negara tergantung dari susunan wilayah yang ditentukan.

1. Memberi kode

Yang dipergunakan sebagai kode adalah nama wilayah atau daerah sesuai dengan susunan yang ditentukan. Kode harus menunjuk tepat arsip itu akan disimpan diaci dan folder mana.

1. Menyimpan arsip

Setelah pemberian kode maka langkah selanjutnya adalah menyimpan arsip tersebut di laci dan folder yang sudah ditentukan.

Langkah penemuan kembali arsip

1. Memeriksa lembar pinjam arsip

Untuk menemukan identitas dan informasi lain dari arsip yang akan dipinjam.

1. Menemukan kartu indeks

Untuk mengetahui kode arsp yang disimpan.

1. Mengambil arsip

Berdasarkan kartu indeks dapat ditemukan kode arsip yang disimpan, maka langkah senjutya adalah mengambil arsip itu sesuai dengan laci dan folder yang sudah diketahui melaluikartu indeks.

Dalam pemakaian guide juga dipengaruhi oleh besar kecilnya perusahaan serta kebutuhan perusahaan tersebut dalam menentukan wilayah yang dipakai pada penyimpanannya.

Perusahaan Kecil

Banyak menggunakan penyimpanan ini, dan guide yang digunakan hanya nama kota yang disusun secara abjad, serta penyimpanan arsipnya ada pada nama kota tersebut.

Contoh :

Bandung

Depok

Sukabumi

Cirebon

Bogor

Jakarta

List of File

Bandung

Ananda, PT

Atara, CV

Bogor

Agila, PT

Garada, CV

Perusahaan Menengah dan perusahaan besar

Pada perusahaan menengah dan perusahaan besar penggunakan guide yang lebih lengkap serta mempunyai individual fordel untuk setiap perusahaan, di samping itu apabila lingkup arsipnya meliputi dalam dan luar negeri, maka harus dibuatkan guide dalam negeri dan luar negeri dengan susunan :

Dalam Negeri

Provinsi

Kota

Nama file

Luar Negeri

Negara

Kota

Nama file

Contoh apabila luas arsipnya terdiri atas beberapa provinsi:

Jawa Barat

Bandung

Niaga, bank

Panghegar, Hotel

Rahardian, Toko

Bogor

Kenanga, Toko Mas

Mitra Utama, Tour & Travel

Jawa Tengah

Semarang

Niaga, bank

Oscar, Toko buku

Pandito, Rumah Makan

Solo

Graninto, Toko Bunga

Mutiara Jaya, CV

Jawa Timur

Madiun

Kerinci, Toko

Keuntungan:

1. Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan indeks

1. Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subjek yang dibahas

1. Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali

Kerugian:

1. Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan abjad atau indeks

1. Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus menyusun rujukan ke kedua alamat.

1. Kearsipan sistem Nomor

Sistem nomor adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor, menggunakan kode yamg terdiri dari angka-angka.

Sistem yang banyak digunakan pada perusahaan yang arsipnya cepat sekali berkembang; Sistem ini tidak menutup`kemungkinan dalam suatu bagian memakai sistem ini, karena sistem nomor mempunyai 2 pola yang berbeda yaitu pertama berdasarkan nomor urut atau keanggotaan yang biasa dipakai pada penomoran karyawan, mahasiswa, anggota perkumpulan, kependudukan dan nasabah bank dan yang kedua berdasarkan subyek yang dinomorkan pada supermarket, perpustakaan, apotik, dan lain-lain.

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor terbagi menjadi 2 sistem, yaitu :

1. Sistem nomor persepuluhan (Dewey decimal Classificaton)

1. Sistem nomor terminal digit

1. Sistem nomor persepuluhan (dewey decimal classification)

Sistem ini biasanya digunakan di perpustakaan. Sistem ini membagi ilmu pengetahuan menjadi sepuluh kelas utama. Kemudian masing-masing kelas utama itu dibagi lagi menjadi sepuluh divisi. Selanjutnya masing-masing divisi dibagi lagi menjadi sepuluh seksi. Dengan demikian klasifikasi persepuluhan dewey terdiri dari sepuluh kelas utama, seratus divisi , dan seribu seksi, masih memungkinkan diadakannya pembagian lebih lanjut yaitu seksi dibagi menjadi sub seksi sesuai kebutuhan. Contoh penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor persepuluhan (Dewey decimal classification)

1. Sistem nomor terminal digit

Sistem ini dikenal juga dengan numerical terminal digit system. Sistem terminal digit membagi surat keluar dan surat masuk menjadi beberapa nomor, namun penyimpanannya dua nomor akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama

Dengan sistem nomor terminal digit ini akan tercipta seratus kelompok nomor dan setiap kelompok terdiri dari dua angka yang dimulai dari angka 00, 01, dan seterusnya sampai 99.

Prosedur penyimpanan arsip menurut terminal digit

1. Meneliti arsip yang akan disimpan, apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan, bahwa arsip tersebut sudah boleh dsimpan.

1. Membukukan/mencabut arsip yang akan disimpan dalam buku arsip.

1. Memberi kode arsip, kode diambil dari urutan nomor pada buku arsip

1. Mengindeks kode arsip, menguraikan kode arsip menjadi tiga unit, yaitu : nomor laci, nomor guide, dan folder.

Unit pertama diambilkan dua angka terakhir dari belakang kode surat. Kode ini digunakan untuk nomor laci dan guide.

Unit kedua diambilkan angka yang ketiga dan keempat dari belakang kode arsip dua angka setelah unit pertama. Kode ini digunakan untuk nomor folder.

Unit Ketiga : semua angka, sisa dari unit pertama dan kedua.

Prosedur penemuan kembali arsip

1. Meneliti kartu pinjam arsip yang telah diisi oleh peminja arsip untuk mengetahui hal surat, nomor surat, tanggal surat dan asal surat atau tujuan surat.

1. Menentukan kode surat dengan melihat pada urutan nomor buku arsip.

1. Menentukan tempat penyimpanan arsip yaitu :

Kode laci dan kode guide dapat diketahui ari dua angka terakhir nomor kode arsip, sedangkan kode folder dapat diketahui dari angka ketiga dan keempat urutan nomor kode arsip, diurutkan dari belakang.

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor ini biasanya digabung dengan sistem penyimpanan arsip lainnya. Salah satu contohnya adalah sistem nomor yang digabung dengan subyek.

Sistem Nomor berdasarkan subyek

Suatu sistem nomor yang menekankan subyek sebagai pedoman penomorannya, sistem ini menggunakan nomor secara berurut untuk menentukan kode dari subyek tertentu. Dalam penomoran dapat menggunakan angka seluruhnya (purenomorik) atau gabungan huruf dengan angka (alphanomorik)

Contoh pure nomorik :

1. Penawaran

110 ATK

111Gramedia, Toko Buku

112Gunung Agung, Toko Buku

120 Mesin kantor

121 Datascrip, PT

122Asaba, PT

200Pesanan

210 ATK

211Gramedia, Toko Buku

212 Kenanga, CV

Contoh Alphanomorik

A Penawaran

A.10 ATK

A.11Gramedia, Toko Buku

A.12Gunung Agung, Toko Buku

A.13 Mitra Sejati, PT

A.20 Mesin kantor

A.21 Datascrip, PT

A.22Asaba, PT

B Pesanan

B.10 ATK

B.11Gramedia, Toko Buku

B.12 Kenanga, CV

Sistem Nomor berdasarkan nomor urut

Sistem ini menekankan pada keanggotaan, sehingga pada kode terakhir adalah kode jumlah urutan dari suatu keanggotaan. Penomoran ini juga dipakai pada kode inventaris kantor, Pelanggan telepon, pelanggan listrik, nomor karyawan, nomor siswa dan kependudukan.

Pola penomoran sama seperti pada sistem nomor subyek menggunakan pure nomorik dan alphanomorik sesuai kebutuhan dari perusahaan tersebut.

Contoh :

Nomor KTP Jakarta :

09.5403.650676.0675

Keterangan dari nomor ini adalah :

09 : kode provinsi ke 9 yaitu DKI Jakarta,

54 : kode wilayah (Jakarta Timur)

03: Kode Kelurahan

65: kode tanggal kelahiran bagi wanita (tgl ditambah

40) 25

06: kode bulan lahir, Juni

76: kode tahun kelahiran, tahun 1976

0675 : nomor urut terdaftar di Jakarta yang lahir pada tanggal tersebut

Selain dari 5 sistem penyimpanan arsip murni, terdapat sistem penyimpanan gabungan. Siste penyimpanan gabungan ini merupakan gabungan dari sistem penyimpanan arsip murni. Biasanya hal ini digunakan untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Contoh dari sistem gabungan ini adalah :

1. Sistem penyimpanan arsip geografis yang digabungkan dengan kronologis.

1. Sistem penyimpanan arsip nomor yang digabungkan dengan subyek.

Sistem penyimpanan arsip Alpabetis yang digabungkan dengan subyek.

Keuntungan pemakaian sistem nomor:

1. Teliti

1. Kode niomor dapat disamakan untuk semua unit kerja

1. Perluasan nomor tidak terbatas

1. Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks

1. Indeks memuat seluruh nama koresponden

Kerugian:

1. Filling tidak langsung

1. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri

1. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks

1. Ongkos agak tinggi

1. Kearsipan Sistem Tanggal/Kronologi

Sistem kronolgis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.

Dalam system penyimpanan berdasarkan tanggal ini ini surat atau berkas disimpan berdasarkan tanggal.

Daftar klasifikasi dilakukan atas subyek, sub subyek, dan sub-sub subyek yang ditetapkan berdasarkan tangal surat/arsip itu dibuat sehingga subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci atau ordner), sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan sub-sub subyek diambil dari tanggal (dijadikan kode folder).

Langkah-langkah penyimpanan arsip menggunakan sistem tanggal :

1. Memeriksa tanda pelepas/menyortir

Memeriksa tanda bahwa warkat atau surat sudah selesai diproses dan sudah diberi tanda untuk disimpan atau release mark.

1. Mencatat warkat/ surat ke dalam buku arsip

1. Mengindeks

Mengindeks surat diambil dari tanggal surat untuk menentukan kode dan tempat penyimpanan.


Mengurutkan arsip surat ke dalam kelompok-kelompok agar memudahkan penyimpanan.

1. Menyimpan

Menyimpan surat/warkat ke dalam filing cabinet/tempat penyimpanan.

Langkah Penemuan kembali dengan system penyimpanan berdasarkan tanggal :

0. Memastikan tanggal arsip yang akan ditemukan atau dicari. Mengecek dalam buku arsip dan tentukan laci, guide dan folder tempat arsip tersebut disimpan.

0. Mencari arsip dengan cara membuka filing cabinet, laci, dan folder sesuai dengan surat yang dicari dan menggantinya dengan bon pinjam arsip.

0. Menyerahkan arsip kepada peminjam.

Contoh :

Surat yang dibuat pada tanggal 20 Mei 2010, maka diindeks menjadi :

Tanggal SuratUnit IUnit IIUnit III

20 Mei 2010 2010 Mei 20

(Kode laci/ (Kode Guide) (Kode Folder)

Ordner)

Contoh :

Jan – Jun

2010

Juni

Mei

Maret

Januari

15 Mei

20 Mei

28 mei

Keuntungan:

1. Sangat cocok untuk unit pengolahan yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo

1. Sangat mudah diterapkan

1. Sederhana

Kerugian:

1. Tidak cocok untuk organisasi besra

1. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsipapabila peminjam menyebutkan masalah/ perihal arsip tersebut

1. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

1. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini

Langkah-langkah penemuan kembali:

1. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.

1. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.

1. Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

1. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)

1. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Prosedur penyimpanan:

1. Memeriksa surat

1. Mengindeks

1. Mengkode

1. Menyortir

1. Menempatkan

Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas:

0. Apa yang dimaksud dengan arsip?

LATIHAN SOAL

0. Sebutkan dan jelaskan pola penanganan arsip!

0. Apa itu kearsipan?

0. Sebutkan dan jelaskan kegunaan atau fungsi dari peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan!

0. Sebutkan dan beri penjelasan tentang langkah-langkah pengasrsipan!

TUGAS

1. Susunlah dokumen surat masuk dan surat keluar berikut dengan sistem Subjek, Abjad, Nomor, Tanggal dan Wilayah .

1. Temukan satu buah arsip yang diminta oleh pimpinan anda dengan menggunakan system yang ditentukan.

BANK DANAMON

Jl. Ganesha No. 19

BANDUNG

Hal : Klaim Paket Bulan Juli

Tanggal surat : 10 Agustus 2009

HOTEL CIPTA 2

Jl. Pandaan No. 17

SURABAYA

Hal : Klaim Sewa Gedung

Tanggal surat : 9 Desember 2009

CV BANGUNAN KONTRAKTOR

Jl. Ahmad Yani No. 20

SURABAYA

Hal : Brosur Type Bangunan Baru


RS BUDI ASIH

Jl. Minarja No. 19

MADIUN

Hal : Brosur Ruang VIP


BANK PERKREDITAN RAKYAT

CITRA MUKTI

Jl. Kartosuro 19 SOLO

Hal : Brosur Paket Niaga

Tanggal surat : 10 Oktober 2009

ENNO LERIAN

Jl. Urip Sumoharjo 15

SOLO

Hal : Brosur Daftar Buku


PT HONDA MOTOR

16th Nuri street

KUALA LUMPUR – MALAYSIA

Hal : Brosur Sepeda Motor

Tangga surat : 8 Desemmber 2009

CHEVROLET COMPANY

(Pick up & Jeep)

Madloeni street 16th

BANGKOK – THAILAND

Hal : Klaim Jeep Chevrolet


DONI KUSUMA

Jl. Mayjen Sungkono 15

SURABAYA

Hal : Klaim PC


MARJAN SIRUP CORP

Jl. Ambarawa No. 20

SEMARANG

Hal : Klaim 3 Pak Sirup


ALFA SUPERMARKET

Jl. Baranang siang 17

BOGOR

Hal : Penawaran Produk Baru

Tanggal surat : 9 Juli 2009

HOTEL SHERATON

Wild street 17th Pattaya

THAILAND

Hal : Penawaran Paket Hotel

Tanggal surat : 9 Januari 2009

PT SINAR USAHA

(Kontraktor Cab. Penang)

Jl. Mastik 20 penang

MALAYSIA

Hal : Penawaran Renovasi

Tanggal surat : 11 Maret 2009

RS SINTANALA

Jl. Kemurnian No. 19

SURABAYA

Ha : Penawaran Komputer

Tanggal Surat : 10 Maret 2009

DENADA TAMBUNAN

Jl. Penra No. 15


Hal : Penawaran Televisi Flat


AMARA

(khusus mobil buid up)

Jl. Taman Sakti 16 SOLO

Hal : Pengiriman Mobil Cherokee

Tanggal surat : 8 September 2009

BANK PERKREDITAN RAKYAT

ANUGRAH

Jl. Dredet 19 – BOGOR

Hal : Pengiriman Paket Tahunan


AYU AZHARI

Jl. Pajajaran No. 15

BOGOR

Hal : Pengiriman Komputer


GORO

Jl. Singgasana No. 17

MADIUN

Hal : Pengiriman House Hold

Tanggal surat : 9 Nopember 2009

GREEN SAND INDONESIA

Jl. Kopo No. 20

BANDUNG

Hal : Pengiriman Bulan Juli


JACKY CHEN

15th Dame Street

PATTAYA – THAILAND

Hal : Permintaan Penawaran Buku


PT DELIMA INTI

(Produk Sirup Markisa)

Jl. Sudirman 20 MADIUN

Hal : Permintaan Penawaran Sirup

Tanggal surat : 11 nopember 2009

GERMAN MOTOR COMPANY

(VW &Audi)

16th Wild Street

PENANG – MALAYSIA

Hal : Permintaan Penawaran VW

Tangal surat :: 6 Nopeber 2009

HONGKONG BANK

Shantung Street 19th


Hal : Permintaan Penawaran Buku


BANK MAYORA

Jl. Emak No. 19

SEMARANG

Hal : Permintaan Penawaran ATK


BANGKOK HOTEL

Kerty Street 17th


Hal : Pesanan Kamar Hotel


COCA COLA COMPANY

Jl. Warung Jambu 20

BOGOR

Hal : Pesanan ATK


PT DAIHATSU INDONESIA

Jl. Surya kencana No. 16

BOGOR

Hal : Pesanan Jok Mobil

Tangal surat : 8 Juli 2009

DIAMOND SUPERMARKET

Jl. Samet Riyadi No. 177

SOLO

Hal : Pesanan ATK

Tanggal surat : 9 Septemmber 2009

MARISSA HAQUE

Jl. Merpati No. 15

BANDUNG

Hal : Pesanan ATK

Tanggall surat : 7 Juli 2009

CV. EDISON MAKMUR

Importir Moge Harley Davidson

Jl. Danau No. 16 MADIUN

Hal : Pindah Kantor

Tanggal surat : 8 Februari 2009

GITA DEWI

Jl. Mataram No. 15

MADIUN

Hal : Pindah Kantor


GRAND WHITE HOSPITAL

Jl. Munthung 19

PENANG – MALAYSIA

Ha : Pindah Kantor Cabang


PT TARUNA SEPEDA MOTOR

Jl. Danggu No. 16

SURABAYA

Hal : Pindahan Kantor

Tanggal surat : 9 April 2009

HARLAND CONTRACTOR INC.

James cook street 20th


Hal : Pindah Kantor


BUILDING CONTRACTOR CO.

Kotnagen Street 20th


Hal : Seminar Arsitek


ASTRORIA HOSPITAL

Jellow Street 19th


Hal : Seminar Bedah Jantung


MOTORA COMPANY

(Motorcycle devision)

Madame Street 16th


Hal : Seminar Mesin Baru

Tanggal : 8 Maret 2009

DANIEL SAHULEKA

Mid Street 15th


Hal : Seminar Vokalia


TOKO “STEER JAYA”

Spesialis Moge

Jl. Hang Tuah No. 16

SEMARANG

Hal : Seminar Motor Besar


HERO SWALAYAN

Jl. Pasir KAliki No. 17

BANDUNG

Hal : Tagihan Bulan Maret

Tanggal surat : 9 Agustus 2009

MEMES

Jl. Raya Penang No. 15

PENANG – MALAYSIA

Hal : Tagihan Gedung Pertunjukan


TANAH GENTING HOTEL

Jl. Munche 17 Penang

MALAYSIA

Hal : Tagihan Bulan Januari 2008


PT TANGGA MAKMUR

(Kontraktor Cab. Kuala Lumpur)

Jl. Poungia 20


Hal : Tagihan Pembangunan Gudang


RS TARAKAN

Jl. Sampan 19

Kuala Lumpur – Malaysia

Hal : Tagihan bulan Januari

Tanggal Surat : 10 April 2009

AW ROOT BEER

Jl. Solo BAru 20

SOLO

Hal : Undangan

Tanggal surat 11 Agustus 2009

DEALER “ BIMANTARA CAKRA”

Jl. Pasir Kaliki No. 16

BANDUNG

Hal : Undangan Peluncuran Mobil

TAnggal surat : 6 Agustus 2009

ENGLAND HOTEL

Jl. Matalang 17


Hal : Undangan Rapat Tahunan

Tangga surat : 9 April 2009

MAKRO HYPERMAKET

Jl. LAntara No. 17

SEMARANG

Hal : Undangan Gedung Baru


RINI S BONO

Jl. Muntilan No. 15

SEMARANG

Hal : Undangan Rapat

Tanggal surat 7 Agustus 2009

PT MITRA SEJATI

Jl. Pejompongan Raya No 5

Jakarta Pusat

No. : 45/PN/MS/VII/1013 Juli 2010

Kepada Yth.

Bapak Drs. Singgih Mahadika

Direktur PT Lenteng Agung Mandiri

Jl. Camat Gabun II Jagakarsa

Jakarta Selatan

Hal : Penawaran Mesin fax

Dengan hormat,

Kami adalah supplier dari mesin fax merek Panasonic, telah mengimpor mesin terbaru dengan teknologi terbaru, untuk itu kami tawarkan kepada Bapak sebagai pengembangan fungsi kantor.

Kami yakin dengan mesin fax ini akan sangat memudahkan semua pekerjaan Bapak dalam urusan komunikasi. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis.

Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan peruasahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Susan Larasati

Marketing Manager

PT ANUGERAH JAYA

Jl. Kemiri No. 34

Jakarta Pusat

No. : 5/PS/AJ/VII/1010 Juli 2010

Kepada Yth.




Jakarta Selatan

Hal : Pesanan Pesawat Telepon

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran pesawat telepon, kami bermaksud memesan untuk perusahaan kami.

Seluruh pesanan kami terlampir pada surat ini, dan pembayaran telah kami lakukan hari ini melalui Bank Permata cabang Gambir, bukti transfer terlampir.

Kami harap pesanan tersebut telah kami terima pada tanggal 20 Juli mendatang.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Nina Melinda

Direktur

Lampiran :

1 lembar daftar pesanan

1 lembar bukti transfer

PT SENTOSA MAKMUR

Jl. Diponegoro No.23

Jakarta Pusat

No. :12/UN/SM/VII/1017 Juli 2010

Kepada Yth.




Jakarta Selatan


Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Rabu, 23 Juli 2009

Waktu: 10.00 – 12.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat A

Acara: Evalusi pemasaran Triwulan ke empat.

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya.

Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rifiq Abdullah

Managing Director

Lampiran : 1 lbr Daftar Acara

CV PERMATA JAYA

Jl. Pangeran Antasari No 5

Jakarta Selatan

No. :18/PN/PJ/VII/1015 Juli 2010

Kepada Yth.




Jakarta Selatan

Hal : Penawaran Pesawat televisi

Dengan hormat,

Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan bioskop..

Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau.

Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%.

Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Agus Muljono

Managing Director

Lampiran : 1 lembar Brosur

TOKO SEJAHTERA

Jl. Wahid Hasyim No.55

Jakarta Pusat

22 Juli 2010

No. :34/PS/TS/VII/10

Kepada Yth.

Bapak Drs. Lenteng Agung Mandiri


Jl. Camat gabun II Jagakarsa

Jakarta Selatan

Hal : Pesanan Pesawat Televisi

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran Pesawat Televisi, maka dengan ini kami bermaksud untuk memesan Pesawat TV tersebut .

Adapun pesanan tersebut terlampir pada surat ini dengan jumlah harga sebesar Rp 2.800.000,00 dan pembayaran telah kami transfer melalui Bank Permata Cabang Saharjo sebesar 20%, bukti transfer terlampir.

Kami harap Saudara mengirimkan pesanan tersebut sebelum akhir bulan ini.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sri Rianti

Managing Director

Lampiran : 1 lembar bukti transfer

1 lembar Daftar pesanan

PT AUDISI SINAR MULIA

Jl. Jatinegara Timur No. 34

Jakarta Timur

No. :12/UN/ASM/VII/108 Juli 2010

Kepada Yth.




Jakarta Selatan


Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010

Waktu: 10.00 – 12.00 WIB


Acara: Laporan pemasaran

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya.

Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sigit Mulyono

Managing Director

Lampiran : 1 lembar Daftar Acara

BANK PERMATA

Jl. Jend. Sudirman kav. 10

Jakarta Selatan

No. :8/PN/BP/VII/1023 Juli 2010

Kepada Yth.




Jakarta Selatan

Hal : Penawaran Produk Bank

Dengan hormat,

Bank kami telah mengembangkan Produk Bank terbaru dengan Pelayanan yang prima, serta dapat memberikan kepuasan dalam melaksanakan transaksi.

Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat mendapat pelayanan Bank kami dengan fasilatas yang sangat memuaskan.

Seluruh Pelayanan yang dilakukan dalam bulan Juli ini kami akan memberikan potongan harga administrasi sebesar 30%.

Sambil menunggu kedatangan Bapak pada Bank kami, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Abu Rizal

Managing Director


PT. BRIGHT PAPER

Jl. Gajah Mada 24

Semarang

JAWA TENGAH

July, 30th 2010

No. : 096/BP/VII/2010

Mr. Singgih Mahadika

PT. LENTENG AGUNG MANDIRI

Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa

Jakarta Selatan

Dear Mr Singgih Mahadika,

It is a pleasure to receive your order for 40 ream of 500 sheets your company letter head included 20 dozen envelopes. The order is now being packed for shipment. You should receive it well before August 1st 2010, the date you specified.

In another packaging we are sending you our catalogue of paper with any size and our menchandise for your staffs. You and your associates at PT Lenteng Agung Mandiri will find it convenient for future reference.

As usual, we look forward to a further opportunity to serve you.

Yours sincerely,

Martin Edwards

Sales Manager

TIP TOP STATIONERY

Jl. Sungai Mahakam IV 55

Jakarta Pusat

No. 87/KEU/TTS/10July, 31st 2010

PT LENTENG AGUNG MANDIRI


Jakarta Selatan

Dear Mr Singgih,

I know how hestic our lives get and how wasy it is to overlook little things. That is the reason I am sending you this reminder. Our records show your account has a balance due of US$150.

Would you please take a few minutes to take care this matter ? If there are any problems, please let us know.

Thank you for your prompt attention.

Sincerely,

HENRY Ng

Marketing Director

Malang, 14 Juli 2010

Kepada Yth.




Jakarta Selatan

Salam Kangen,

Saya ingin menanyakan keluarga di Jakarta apa sehat semua, karena kita semua di malang sehat Selalu,

Kapan main ke Malang, karena bulan depan Rina putra pertama kami akan melangsungkan pernuikahan yang rencananya akan dilangsungkan di Surabaya, di rumah mertuanya.

Kami sangat mengharapkan keluarga di Jakarta dapat datang pada acara tersebut.

Mohon dikabari bila ingin datang.

Hormat Selalu,

Andi Lesmana



Jakarta Selatan

No. : 01/PN/LAM/VII/1003 Juli 2010

Kepada Yth.

Bapak Drs. Noehali

Direktur Fa Anugerah Alam

Jl. Rasamala 2

Tangerang

Hal : Penawaran Mesin Fotocopy

Dengan hormat,

Kami adalah supplier dari mesin Fotocopy merek Panasonic dan kami ingin tawarkan kepada Saudara sebagai peningkatan kinerja kantor di perusahaan Saudara.

Mesin fotocopy ini sangat memudahkan semua pekerjaan kantor dalam urusan penggandaan. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis serta discount 20% apabila Saudara memesan selama bulan Juli – Agustus 2010.

Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan perusahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Drs. Singgih Mahadika

Marketing Manager

Lamp : 1 Berkas Brosur


Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan

Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560

e–mail : [email protected]

No. : 2/PS/LAM/VII/1010 Juli 2010

Kepada :

KRING KRING SHOP

Jl. Anyelir VII No. 5

Jakarta Barat

Hal : Pemberitahuan Pesanan Pesawat Telepon

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tentang pesanan pesawat telepon, kami bermaksud memberitahukan bahwa kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara dikarenakan banyaknya pesanan yang masuk ke perusahaan kami..

Akan tetapi kami tetap akan mengupayakan agar pesanan Saudara tetap bisa kami layani sampai akhir bulan ini apabila saudara berkenan.

Kami harap pesanan tersebut telah Saudara terima pada tanggal 20 Juli 2010 mendatang.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,


Manager Pemasaran



Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560


No. :03/UN/LAM/VII/1017 Juli 2010

Kepada :

PT SENTOSA MAKMUR

Jl. Rajawali No. 23

Jakarta Barat

Hal : Pemberitahuan

Dengan hormat,

Dengan ini kami memberitahukan bahwa Undangan Rapat Saudara mengenai Evaluasi Pemasaran Triwulan keempat telah kami terima. Akan tetapi kami mohon maaf bahwa kami tidak dapat memenuhi undangan Saudara.

Mengingat pentingnya rapat yang Saudara selenggarakan maka kami akan mengutus wakil manager pemasaran kami untuk mengikuti rapat tersebut. Mengenai nama perwakilan kami yang akan datang adalah :

Nama: Zulfikar Ramadhan

Jabatan : Wakil Manager Pemasaran

PT. Lenteng Agung Mandiri

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan .

Hormat kami,


Manager Pemasaran



Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560


No. :04/PN/PJ/VII/1018 Juli 2010

Kepada :

Yth Bp. Thariq Azis

Manager Purchasing

PT. BERKAH JAYA

Bogor

Hal : Penawaran Pesawat televisi

Dengan hormat,

Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan theatre.

Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau khusus untuk televisi dengan ukuran di atas 14”.

Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%.

Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


Manager Pemasaran




Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560


No. :5/PS/LAM/VII/1022 Juli 2010

Kepada

Yth. Ibu Zulaikha

Manager Keuangan

PT. Paper And Clips

Jl. Bunga Teratai Km. 5

Tangerang

Hal : Pemberitahuan Pembayaran

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami memberitahukan kepada Saudara bahwa Nota dengan nomor 5570/V/2010 telah dibayar oleh bagian Keuangan kami sebesar Rp 5.000.000,- dari total Rp 10.000.000,- ( 50%) via BNI Cab. Cassablanca, sementara sisanya akan kami lunasi bulan Agustus 2010 mendatang.

Kami meminta maaf apabila kami hanya membayar sebesar 50% dari kewajiban sebenarnya. Hal ini dikarenakan penjualan kami sedang menurun beberapa bulan ini. Untuk itu kami memohon kebijaksanaan dari Saudara.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


Manager Pemasaran

Lampiran : 1 lembar bukti transfer



Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560


No. :6/UN/LAM/VII/1025 Juli 2010

Kepada

Yth. Akis Darmanto, SE

Marketing Manager

CV. Utama Jaya

Jakarta Utara


Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010

Waktu: 10.00 – 12.00 WIB


Acara: Rapat Pengadaan Office Furniture

PT. Lenteng Agung Mandiri

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Saudara dapat hadir tepat pada waktunya.

Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


Manager Marketing

Lampiran : 1 lembar Daftar Acara



Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560


No. :7/PN/LAM/VII/1025 Juli 2010

Kepada :

Ibu Indarti Irwan

PT. One Two Three

Jl. H.R Rasuna Said Kav. 1

Jakarta Selatan

Hal : Permohonan Kerja Sama

Dengan hormat,

Bedasarkan surat Saudara tentang penawaran Event Organizer pada acara kegiatan perusahaan, kami tertarik untuk menggunakan EO pada acara HUT perusahaan kami pada bulan Oktober 2010.

Untuk merealisasikan hal tersebut kami harap pihak Saudara dapat datang ke kantor kami untuk memulai perencanaan kegiatan HUT perusahaan kami ini.

Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,


Manager Marketing

Lampiran : -



Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560


No. :8/PN/LAM/VII/1028 Juli 2010

Kepada :

Bp. Chusnul Yasser

PT. TRITANU

Jakarta Barat

Hal : Permintaan Penawaran Teknisi

Dengan hormat,

Iklan Saudara pada harian Kompas tertanggal 5 Juli 2010 menarik perhatian kami dan kami tertarik untuk menggunakan jasa teknisi mesin fotocopy dari perusahaan Saudara.

Sehubungan dengan hal tersebut kami mengharapkan informasi yang lebih banyak tentang Jasa Teknisi tersebut terutama mengenai jasa apa saja yang dapat diberikan dan apa saja persyaratan untuk kerja samanya.

Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,


Manager Marketing

Lampiran : -



Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560


July,28th 2010

No. :9/PN/LAM/VII/10

Kepada :

MATARI Tbk

Rasuna Said Kav. 78

JAKARTA SELATAN

Dear Mrs Tan Mei Lan,

I know how hectic our lives get anda how easy it is to overlook little things. That is the reasonI am sending you this reminder. Our records show you account has a balance due US$ 500.

Would you please take a few minutes to take care of this matter ? If there are any problems, please let us know.

Thank you for your prompt attention.

Your Sincerely,


Marketing Manager



Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560


July,30th 2010

No. :10/PN/LAM/VII/10

Kepada :

PT. INDO KREATIF

Jl. Otto Iskandar Dinata 55

Bandung-Jawa Barat

Dear Mr Ilham,

Thank you for your interest in our company, we enclosing separately the literature and prices of our product which we think will serve your needs.

If there is any further information which we can inform, please feel free to write us again.

Your Sincerely,


Marketing Manager

PENILAIAN

LEMBAR PENILAIAN

MENYIMPAN DAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIP

No.

Unsur Penilaian

Perolehan Nilai

Keterangan

Maks

Dicapai 1

Dicapai 2

Dicapai 3

1.

Persiapan

1. Langkah kerja

5

1. Sikap kerja

10

1. Penggunaan alat

10

1. Keselamatan kerja

5

2.

Proses kerja

1. Pemeriksaan dokumen

5

1. Mengindeks

10

1. Memberi kode pada arsip

5

1. Menyortir Arsip

5

1. Menyimpan Arsip

15

1. Menemukan kembali Arsip

15

3.

Hasil kerja

1. Arsip yang telah disimpan sesuai dengan system yang ditentukan

10

1. Kode arsip yang tercantum dalam dokumen arsip

10

TOTAL

100

PENILAIAN TES FORMATIF

Skor maksimal untuk

Soal no 1 = 7,5

Soal no 2 = 9

Soal no 3 = 7,5

Soal no 4 = 13

Soal no 5 = 13

Total skor maksimal pengetahuan = 50

Rumus Konversi Nilai

Nilai = Jumlah skor yang diperoleh 10 =

Jumlah skor maksimal

· Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

· Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi Aksara.

· Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius

· PUSLATDIKJUR. 2010. MODUL ARSIP. Jakarta Selatan

· Prihatin, Sri., Sucipto, Widyo., Tasyhar, Muhammad. 2013. KEARSIPAN 1. Depok

DAFTAR PUSTAKA

Bank

SISTEM KEARSIPAN › 2016 › 12 › modul-kear… · Web viewBahan ajar ini membahas tentang...

Documents

Transcript of SISTEM KEARSIPAN › 2016 › 12 › modul-kear… · Web viewBahan ajar ini membahas tentang...