SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI...

Rina Ramadhani : Sistem Informasi Kepegawaian Di Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia Menggunakan Visual Basic 6.0, 2010.

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI KELURAHAN SARI REJO KECAMATAN MEDAN POLONIA

MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

TUGAS AKHIR

RINA RAMADHANI 062406053

PROGRAM STUDI D-3 ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2009


SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI KELURAHAN

SARI REJO KECAMATAN MEDAN POLONIA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan Program Studi D-3 Ilmu Komputer

RINA RAMADHANI 062406053



2009


SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI KELURAHAN

SARI REJO KECAMATAN MEDAN POLONIA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

TUGAS AKHIR

RINA RAMADHANI

062406053



2009


PERSETUJUAN

Judul : SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA KELURAHAN SARI REJO KECAMATAN MEDAN POLONIA MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

Kategori : TUGAS AKHIR Nama : RINA RAMADHANI Nomor Induk Mahasiswa : 062406053 Program Studi : D-3 ILMU KOMPUTER Departemen : MATEMATIKA Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diluluskan di Medan, Juli 2009 Diketahui/Disetujui oleh Departemen Matematika FMIPA USU Ketua, Pembimbing I Dr. Saib Suwilo, M.Sc. Dr. Sutarman, M.Sc. NIP 131796149 NIP 131945359


PERNYATAAN

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI KELURAHAN SARI REJO KECAMATAN MEDAN POLONIA

MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0

TUGAS AKHIR

Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya. Medan, Juli 2009 RINA RAMADHANI 062406053


PENGHARGAAN

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Pemurah dan Maha Penyayang, dengan limpah Karunia-Nya kertas kajian ini berhasil diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan. Ucapan terima kasih saya sampaikan kepada Dr. Sytarman, M.Sc. selaku pembimbing pada penyelesaian Tugas Akhir ini yang telah memberikan panduan dan penuh kepercayaan kepada saya untuk menyempurnakan kajian ini. Panduan ringkas dan padat dan professional telah diberikan kepada saya agar penulis dapat menyelesaikan tugas ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada Ketua dan Sekertaris Departemen Dr. Saib Suwilo, M.Sc dan Drs. Henri Rani Sitepu, M.Si., Dekan dan Pembantu Dekan FakultasMatematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara, semua dosen pada Departemen Matematika FMIPA USU, pegawai FMIPA USU, dan rekan-rekan kuliah. Akhirnya, tidak terlupakan kepada bapak, ibu dan semua ahli keluarga yang selama ini memberikan bantuan dan dorongan yang diperlukan. Semoga Tuhan Yan Maha Esa akan membalasnya. Semoga Allah SWT selalu mencurahkan Rahmat dan kasih sayang-NYA kepada semua pihak yang telah membantu penulis . Penulis mengharapkan semoga Tugas Akhir ini bermanfaat terutama bagi penulis sendiri.

Medan, 2009 Hormat Saya

Rina Ramadhani


ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk mengembangkan serta memperbaharui sistem pemrosesan data berdasarkan sistem informasi. Sistem ini dikembangkan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0. Dengan demikian, perancangan suatu sistem informasi memerlukan data dan informasi yang akurat agar sistem informasi yang dirancang dapat memenuhi kebutuhan sesuai yang diinginkan. Untuk itu penulis akan membahas Sistem Informasi Kepegawaian Di Kelurahan Sari Rejo Kacamatan Medan Polonia Menggunakan Visual Basic 6.0.


DAFTAR ISI

Halaman Persetujuan ii Pernyataan iii Penghargaan iv Abstrak v Daftar Isi vi Daftar Tabel vii Daftar Gambar viii Daftar Istilah ix Daftar Singkatan x Bab 1 Pendahuluan 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Identifikasi Masalah 2 1.3 Batasan Masalah 2 1.4 Maksud dan Tujuan 3 1.5 Metodologi Penelitian 3 1.6 Sistematika Penelitian 4 1.7 Tinjauan Pustaka 6 Bab 2 Sejarah Singkat Kelurahan 7

3.1 Gambaran Umum 7 3.2 Struktur Organisasi 9

Bab 3 Tinjauan Teoritis 10 2.1 Pengertian Komputer 10 2.2 Pengertian Sistem 11 2.3 Pengertian Informasi 12 2.4 Pengertian Sistem Informasi 14 2.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi 15 2.6 Pengertian Data 22 2.6.1 Pengertian Database 23 2.6.2 Pengertian Database Manajement System (DBMS) 24 2.7 Sekilas Mengenai Bahasa Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 26 2.7.1 Struktur Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0 27 2.8 Pengertian Crystal Report 33 Bab 4 Perancangan Sistem 35 4.1 Perancangan Sistem 35 4.2 Data Flow Diagram 35 4.3 Rancangan Database 38 4.4 Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram) 40 4.5 Entity Relationship Diagram (ERD) 40 4.6 Desai Antar Muka 41


4.6.1 Desain Menu 41 4.6.2 Pendesai Form 42 4.6.3 Perancangan Input 43 4.6.3.a Tampilam Form 43 4.6.3.b Rancangan Keluaran (Output) 49

4.7 Algoritma 52 Bab 5 Implementasi Sistem 56

5.1 Pengertian Dan Tujuan Implementasi Sistem 56 5.2 Komponen Utama Implementasi Sistem 57

Bab 6 Kesimpulan Dan Saran 60 6.1 Kesimpulan 60 6.2 Saran 61


BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dewasa ini perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) tidak terlepas

dari kebutuhan manusia dalam melakukan aktivitas sehari–hari, khususnya aktivitas di

berbagai Instansi Pemerintahan maupun Swasta.

Jika kita perhatikan dan kita telusuri kemajuan yang telah kita capai itu, maka

akan terlihat dengan jelas bahwa permasalahannya adalah terletak pada penggunaan

data dan informasi yang akurat. Salah satu yang berkaitan dengan penggunaan data

ialah pemrosesan data.

Pemrosesan data kepegawaian merupakan data yang sangat vital bagi suatu

Instansi Pemerintahan maupun Swasta. Untuk itu penulis merancang suatu sistem

untuk melakukan suatu proses kerja khususnya dalam penginputan data pegawai pada

Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia.


2

1.2 Identifikasi Masalah Dalam pengolahan data diperlukan suatu identifikasi terhadap permasalahan yang

dihadapi. Seringkali dalam melakukan proses pengolahan data muncul permasalahan

yang dapat menghambat kelancaran dari proses tersebut. Permasalahan yang

dihadapi oleh Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia adalah sistem

pengolahan data lebih banyak dilakukan secara manual dan tidak menggunakan

software terbaru yang diharapkan dapat mempermudah pendataan.

Oleh karena itu, penulis berusaha membantu meringankan masalah tersebut

dengan membuat pengolahan data pegawai di lingkungan Kantor Kelurahan Sari Rejo

Kecamatan Medan Polonia. Bahasa yang digunakan ialah bahasa pemrograman Visual

Basic 6.0.

1.3 Batasan Masalah Kemampuan manusia dalam menyelesaikan pekerjaan yang semakin banyak dan rumit

menjadi sangat terbatas, sehingga disini sangat dibutuhkan suatu system yang dapt

mengolah data dengan baik sehingga dapat memepercepat proses pencarian data

terutama dalam segi waktu.

Untuk menghindari hal–hal yang menyimpang dari maksud dan tujuan

sebenarnya penulis membatasi permasalahan hanya pada pengolahan data


3

kepegawaian saja yang dilakukan pada Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan

Polonia Sumatera Utara.

1.4 Maksud dan Tujuan Maksud penelitian ini adalah untuk mengembangkan serta memperbaharui sistem

pemrosesan data pegawai pada Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia

Sumatera Utara.

Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah membuat suatu software basis data

mengenai data pegawai pada Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia dengan

menggunakan Visual Basic 6.0.

1.5 Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam tulisan ini, meliputi :

1. Studi kepustaan (Library Research)

Dengan cara mengambil data teoritis dan membaca buku–buku

referensi yang berhubungan dengan judul yang diangkat dari hasil

penelitian.


4

2. Studi lapangan (Field Research)

a. Interview

Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara bertanya

langsung kepada Bapak Lurah Kelurahan Sari Rejo

Kecamatan Medan Polonia.

b. Observasi

Penulis melakukan penelitian langsung untuk melakukan

observasi tentang sistem yang sedang berjalan sekarang.

3. Mengumpulkan data – data yang diperlukan.

4. Merancang program dan menjalankan program tersebut.

1.6 Sistematika Penelitian Adapun sistematika penelitian dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini dapat diuraikan

sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN

Merupakan latar belakang, identifikasi masalah, batasan masalah,

maksud dan tujuan penulisan, metode penelitian, sistematika penulisan,

serta tinjauan pustaka.


5

BAB 2 TINJAUAN TEORITIS

Pada bab ini merupakan pengertian Sistem Informasi, Data Base, dan

mengenai Visual Basic 6.0 tentang pengertian, variable dan tipe data,

menu dalam Visual Basic 6.0, sekilas tentang form, objek, property,

dan alur program.

BAB 3 SEJARAH SINGKAT KANTOR KELURUHAN SARI REJO

KECAMATAN MEDAN POLONIA

Pada bab ini akan menguraikan tentang sejarah singkat Kantor

Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia, struktur organisasi.

BAB 4 RANCANGAN SISTEM

Pada bab ini penulis menerangkan rancangan form, penerapan

sistemnya berupa rancangan input dan output program dan algoritma

dari program tersebut.

BAB 5 IMPLEMENTASI PROGRAM

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang data yang digunakan dalam

percobaan tersebut.

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

Membahas kesimpulan yang berisi intisari dari implementasi studi

lapangan dalam proses penyusunan laporan, juga memberikan usul

yaitu berupa saran untuk peningkatan mutu kerja.


6

1.7 Tinjauan Pustaka Berdasarkan tinjauan pustaka dari Didik Dwi Prasetyo (2004, hal :8) dalam bukunya

yang berjudul Aplikasi Bisnis dan Perkantoran Menggunakan Visual Basic 6.0

menyatakan bahwa untuk meningkatkan daya saing dalam pengembangan aplikasi –

aplikasi database, buku ini mencoba mengulas teknik – teknik pemrograman yang

banyak diperlukan. Diantaranya mengenai teknik praktis dalam membuat program

sekuritas aplikasi melalui autentifikasi user dan teknik enkripsi, validasi data, serta

pembuatan laporan dengan crystal report.

Sementara itu Hengky Alexnder Mangkulo (2004, hal :5) dalam bukunya yang

berjudul Trik dan Tips Pemrograman VB 6.0 dan Microsoft Access. 2004 menyatak

bahwa dalam mempelajari pemrograman Visual Basic 6.0 untuk database Microsoft

Access. Anda akan dipandu membuat koneksi database menggunakan ADODC,

menggunakan password untuk melindungi database, mangakses database yang

berpassword, mengenkripsi database dan topik–topik lainnya. Begitu juga Uus

Rusman (2004, hal 6) dalam bukunya yang berjudul Buku Latihan dan Implementasi

Visual Basic 6.0. 2004 berpendapat bahwa konsep pembuatan perancangan database

yang diimplementasikan dalam bentuk kemampuan membuat program sesuai dengan

teori.

Begitu juga Uus Rusman (2008, hal :8) dalam bukunya yang berjudul Koleksi

Program VB 6.0 Konsep ADO untuk Tugas Akhir dan Skripsi. 2008 berpendapat


bahwa pembuatan program hingga normalisasi ketiga adalah salah satu syarat utama

dalam pembuatan Tugas Akhir. Konsep perancangan database yang dipelajari

7

seringkali hanya merupakan khayalan, karena pada prakteknya dilaboratorium

computer tidak tidak mempresentasikan teori yang didapat.


BAB 2

SEJARAH SINGKAT KANTOR KELURAHAN SARI REJO

2.1 Gambaran Umum Berdasarkan hasil pemekaran Kelurahan yang diresmikan sekaligus dilantik oleh

Kepala Kelurahan Sekotamadya Tingkat II Medan, hasil pemekaran Kelurahan

terbagi atas 3 wilayah, yaitu :

1. Kelurahan Polonia.

2. Kelurahan Sari Rejo.

3. Kelurahan Suka Damai.

Kepala Kelurahan hasil pemekaran Sekotamadya Tingkat II Medan,

diresmikan dan dilantik berdasarkan surat Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II

Medan Nomor : 180/18758, tertanggal 31 Oktober 1987. Masing-masing wilayah

Kelurahan diberikan wewenang untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat

dalam rangka memakmurkan kehidupan bermasyarakat dalam bentuk fasilitas

perizinan yang sebelumnya dilaksanakan oleh Walikotamadya Tingkat II Medan.

Sesuai dengan rencana Kelurahan Polonia yang ada sekarang akan

dipecah/dimekarkan menjadi 3 (tiga) Kelurahan :

1. Kelurahan Polonia yang terdiri dari 7 (tujuh) lingkungan, yaitu :

1. Lingkungan I


2. Lingkungan II

3. Lingkungan II-A

4. Lingkungan III

9

5. Lingkungan IV

6. Lingkungan V

7. Lingkungan V-A

2. Kelurahan Sari Rejo yang terdiri dari 2 (dua) lingkungan, yaitu :

1. Lingkungan VI

2. Lingkungan VII

3. Kelurahan Suka Damai yang terdiri dari 2 (dua) lingkungan, yaitu :

1. Lingkungan VIII

2. Lingkungan IX


10

2.2 Struktur Organisasi

LURAH ALKAUSAR DEAYSA,

SSTP NIP. 010263681

KAUR. PEM CHUSNULES, SSTP

NIP. 010268941

KAUR. EKBANG B. SIHITE

NIP. 010246024

KAUR. KEUANGAN

------

SEKRETARIS SUNARDI

NIP. 010132806

K. KESRA

------

K. UMUM

------

KEPLING-I

DIMUN

KEPLING-V

TUMIN

KEPLING-II DARUSMAN

KEPLING-III

SANI Mg. ARBIE

KEPLING-IV

R. SELAMAT. T

KEPLING-VI

KLIWON

KEPLING-VII Drs. A. HARIS

KEPLING-VIII EDY SUJARNO

KEPLING-IX

FAUZY


BAB 3

TINJAUAN TEORITIS 3.1 Pengertian Komputer Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda untuk orang yang berbeda.

Istilah komputer (computer) diambil dari bahasa latin “computare” yang berarti

menghitung (to compute atau to reckon). Berikut ini adalah defenisi tentang komputer

yang dikutip dari beberapa buku yang berkaitan dengan komputer :

1. Menurut Robert Blissmer (1985,hal :6) menyatakan bahwa komputer adalah

suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas seperti menerima

input, memproses input sesuai dengan programnya, menyimpan perintah–

perintah dan hasil dari pengolahan dan menyediakan output dalam bentuk

informasi.

2. Menurut Donald Sanderes (1999,hal :8) menyatakan bahwa komputer adalah

sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta

dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan menyimpan data

input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu


langkah–langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored

program).

12

3. Menurut Hamacher et al (1985, hal :10) menyatakan bahwa komputer adalah

mesin penghitung elektronik yang dengan cepat dapat menerima informasi

input digital, memprosesnya sesuai dengan suatu program yang tersimpan

dimemorinya dan menghasilkan output informasi.

4. Menurut William Fuori (2001, hal :6) menyatakan bahwa komputer adalah

suatu pemroses data (data processor) yang dapat melakukan perhitungan yang

besar dan cepat, termasuk perhitungan aritmatika yang besar atau operasi

logika tanpa campur tangan dari manusia yang dapat mengoperasikan selama

pemrosesan.

5. Gordon Devis (1998, hal :8) menyatakan bahwa komputer adalah tipe khusus

alat perhitungan yang mempunyai sifat tertentu yang pasti.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulakan bahwa komputer adalah

suatu alat elektronik yang menerima input data, mengolah data, memberikan informasi

dengan menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer (stored

program) serta dapat menyimpan program dan hasil dari pengolahan secara otomatis.

Sedangkan yang disebut dengan program adalah kumpulan dari instruksi atau perintah


terperinci yang sudah disiapkan supaya komputer dapat melakukan fungsinya dengan

cara yang sudah ditentukan.

3.2 Pengertian Sistem Suatu sistem adalah kesatuan yang terdiri atas interaksi subsistem yang berusaha

mencapai tujuan yang sama.

13

Ada beberapa pengertian sistem menurut beberapa pakar sistem informasi,

antara lain :

1. Menurut Fredick Wu (2001, hal :4) menyatakan bahwa sistem beroperasi dan

berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran (objectives)

tertentu, suatu sistem menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi diantara

komponen-komponen di dalam sistem dan diantara lingkungannya.

2. Menurut Alexander (1986, hal :7) menyatakan bahwa sistem adalah suatu

group dari elemen-elemen baik bentuk fisik maupun bukan fisik yang

menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi

bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran dan akhir dari sistem.

3. Menurut Richard Neuschel (2002, hal :6) menyatakan bahwa sistem adalah

suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan

dikembangkan sesuai dengan suatu skema yang terintegrasi untuk

melaksanakan suatu kegiatan utama di dalam bisnis.


4. Menurut Jerry Fitz Gerald et al (1985, hal :6) menyatakan bahwa sistem adalah

suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan

kumpulan dari prosedur kegiatan untuk menghasilkan tujuan yang hendak dicapai

secara bersama-sama.

14

3.3 Pengertian Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang

mendapat informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.

Berikut ini adalah beberapa kutipan yang berkaitan dengan informasi, antara

lain :

1. Mulyadi (2001, hal :50) menyatakan bahwa informasi adalah suatu elemen

dan sumber daya yang sangat penting dan berharga bagi suatu perusahaan,

disamping sumber daya yang lain yaitu uang, manusia, materi dan mesin.

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk sehingga

lebih berguna bagi sipenerima dan nilai tersebut dapat digunakan untuk

pengambilan keputusan.


2. James Hall (2001, hal :4) menyatakan bahwa informasi adalah salah satu

sumber daya bisnis. Seperti sumber daya bisnis lainnya, bahan mentah,

modal dan tenaga kerja, informasi merupakan sumber daya vital bagi

kelangsungan hidup organisasi bisnis. Setiap hari dalam bisnis, arus

informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil

keputusan dan pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan

internal. Selain itu, informasi juga mengalir keluar organisasi ke pemakai

eksternal, seperti pelanggan, pemasok dan para stakeholders yang memiliki

kepentingan terhadap perusahaan.

15

3. Williams Hopwood (2001, hal :1) menyatakan bahwa informasi adalah

data yang berguna yang diolah sehingga dapat menjadi dasar untuk

mengambil keputusan yang tepat.

Dari beberapa pengertian informasi diatas, dapat disimpuplkan bahwa

informasi adalah data yangn diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)

dan kesatuan nyata (fact and entity) dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

3.4 Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam mengambil

suatu keputusan. Pertanyaannya adalah dari mana informasi tersebut bisa didapatkan ?


jawabnya adalah dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga dengan

processing system atau information processing system atau information generating

systems.

Berikut ini adalah beberapa kutipan yang berkaitan dengan sistem informasi,

antara lain :

1. George Bodnar (2001, hal :5) menyatakan bahwa sistem informasi adalah

sistem yang mengarah pada penggunaan teknologi komputer di dalam

organisasi untuk manyajikan informasi kepada pemakai. Sistem informasi

‘berbasis-komputer’ adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan

16

2. perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi

informasi yang bermanfaat.

3. Henry Lucas (2001, hal :3)menyatakan bahwa sistem informasi adalah

sistem informasi dalamsuatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi,

bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah

penyediaan laporan yang diperlukan. Sistem informasi dapat juga dianggap

sebagai suatu departemen dan diperlukan pemisahan fungsi, dimana

fungsi-fungsi tersebut dapat terdiri dari sistem analis, programmer,

operator yang dibawahi oleh manajer sistem informasi.

4. James Hall (2001, hal :9) menyatakan bahwa sistem informasi adalah

proses menerima input yang disebut dengan transaksi, yang kemudian


dikonversi melalui berbagai proses menjadi output informasi yang akan

didistribusikan kepada para pemakai informasi.

3.5 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui beberapa tahap

untuk menganalisis dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah dikembangkan

dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai

secara spesifik (Kenneth et al, 2003, hal :11)

Penganalisis tidak sepakat dengan berapa banyaknya tahap yang ada di dalam

siklus hidup pengembangan sistem, namun mereka umumnya memuji pendekatan

17

terorganisir mereka. Pada gambar 3.1 berikut ini menunjukkan pembagian siklus

kedalam tujuh tahap yaitu :


Gambar 3.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi

18

Berikut ini adalah tahap-tahap dari siklus hidup sistem informasi :

1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

(1) Mengidentifika

si masalah, peluang, dan

tujuan.

(3) Menganalisis

kebutuhan sistem.

(4) Merancang sistem yang

direkomendasi.

(5) Mengembangk

an dan mendokumenta

sikan perangkat

lunak.

(6) Menguji dan

mempertahankan sistem.

(7) Mengimplementasikan dan mengevaluasi

sistem.

(2) Menetukan

syarat-syarat informasi.


Di tahap pertama ini siklus hidup pengembangan sistem ini, penganalisis

mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan-tujuan yang hendak dicapai.

Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada

apa yang terjadi di dalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota

organisasional lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-

masalah tersebut. Peluang adalah situasi dimana penganalisis yakin bahwa

peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem informasi

terkomputerisasi. Mengukur peluang memungkinkan bisnis untuk

mencapai sisi kompetitif atau menyusun standar-standar industri.

Mengidentifikasi tujuan yang juga menjadi komponen terpenting di tahap

pertama ini. Pertama, penganalisis harus menemukan apa yang sedang

dilakukan dalam bisnis. Barulah kemudian penganalisis akan bisa melihat

beberapa aspek dalam aplikasi-aplikasi sistem informasi untuk membantu

bisnis supaya mencapai tujuan-tujuannya dengan menyebut problem atau

peluang-peluang tertentu. Orang-orang yang terlibat dalam tahap pertama

ini diantaranya ialah pemakai, penganalisis dan manajer sistem yang

bertugas untuk mengkoordinasi proyek. Output tahap ini ialah laporan

yang feasible berisikan defenisi problem dan ringkasan tujuan. Kemudian

manajemen harus membuat keputusan apakah output tersebut selanjutnya

akan diproses berdasarkan proyek yang diajukan. Bila kelompok pemakai

tidak memiliki cukup dana dalam anggarannya atau ingin menyelesaikan

19


masalah-masalah lainnya atau bisa masalah tersebut ternyata tidak

memerlukan suatu sistem komputer, solusi manualnya bisa

direkomendasikan, dan proyek sistem tidak akan diproses lebih lanjut.

2. Menetukan syarat-syarat informasi

Dalam tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang

menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di

antara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-

syarat informasi di dalam bisnis diantaranya adalah menentukan sampel

dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati prilaku pembuat

keputusan, lingkungan kantor, dan prototyping. Dalam tahap syarat-syarat

informasi SHPS, penganalisis berusaha untuk memahami informasi apa

yang dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan mereka.

Anda dapat melihat bahwa beberapa metode untuk menentukan syarat-

syarat informasi ini melibatkan interaksi secara langsung dengan pemakai.

Tahap ini membentuk gambaran mengenali organisasi dan tujuan-tujuan

yang dimiliki seorang penganalisa. Orang-orang yang terlibat dalam tahap

ini adalah penganalisis dan pemakai, biasanya manajer operasional dan

pegawai operasional. Penganalisis sistem perlu tahu detail-detail fungsi-

fungsi sistem yang ada, siapa (orang-orang yang terlibat), apa (kegiatan

bisnis), dan bagaimana (bagaimana prosedur yang harus dijalankan) dari

bisnis yang sedang dipelajari. Kemudian penganalisis juga harus bertanya

mengapa bisnis dengan menggunakan sistem yang ada. Ada alasan yang

bagus melakukan bisnis dengan menggunakan metode-metode

20


yang ada, dan hal-hal seperti ini harus dipertimbangkan saat merancang

sebuah sistem baru.

3. Menganalisis kebutuhan sistem

Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali

lagi, dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menetukan

kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data

untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam

bentuk grafik terstruktur. Dari diagram data dikembangkan suatu kamus

data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem,

berikut spesifikasinya, apakah berupa alphanumeric atau teks, serta berapa

banyak spasi yang dibutuhkan saat dicetak. Selama tahap ini, penganalisis

sistem juga menganalisis keputusan terstruktur yang dibuat. Keputusan

terstruktur adalah keputusan-keputusan dimana kondisi alternatif, tindakan

serta aturan tindakan ditetapkan. Ada tiga metode utama untuk

menganalisis keputusan terstruktur, yakni bahasa Inggris terstruktur,

rancangan keputusan, dan pohon keputusan. Saat menganalisis keputusan

semi-terstruktur, penganalisis memeriksa keputusan berdasarkan tingkat

kemampuan membuat keputusan yang diperlukan, tingkat kerumitan

masalah, serta kriteria-kriteria yang harus dipertimbangkan saat keputusan

tersebut dibuat. Pada poin ini, penganalisis sistem menyiapkan suatu

proposal sistem yang berisikan ringkasan apa saja yang ditemukan, analisis

biaya/keuntungan alternatif yang tersedia, serta rekomendasi atas apa saja

yang harus dilakukan. Bila salah satu rekomendasi tersebut bisa diterima

21


oleh manajemen, penganalisis akan memproses lebih lanjut. Setiap

problem sistem bersifat unik dan tidak pernah terdapat satu solusi yang

benar. Hal-hal dimana rekomendasi atau solusi dirumuskan tergantung

pada kualitas individu dan latihan profesional masing-masing penganalisis.

4. Merancang sistem yang direkomendasi

Dalam tahap desain dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis

sistem menggunakan informasi yang terkumpul sebelumnya untuk

mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang

prosedur data entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke

dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis

menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancang layar tertentu untuk

menjamin keefektifan input sistem informasi. Bagian dari perancangan

sistem informasi yang logik adalah peralatan antarmuka pengguna.

Antarmuka menghubungkan pemakai dengan sistem, jadi perannya benar-

benar sangat penting. Tahap perancangan juga mencakup perancangan file-

file atau basis data yang bisa menyimpan data-data yang diperlukan oleh

pembuat keputusan. Basis data yang tersusun dengan baik adalah dasar

bagi seluruh sistem informasi. Dalam tahap ini, penganalisis juga bekerja

sama dengan pemakai untuk merancang output (baik pada layar maupun

hasil cetakan). Terakhir penganalisis harus merancang prosedur-prosedur

backup dan kontrol untuk melindungi sistem dan data serta untuk membuat

paket-paket spesifikasi program bagi pemrogram. Setiap paket bisa terdiri

dari layout input dan output, spesifikasi file, dan detail-detail proses, serta

22


pohon keputusan atau tabel, diagram aliran data, flowchart sistem, serta

nama-nama dan fungsi-fungsi subprogram yang sudah tertulis.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Dalam tahap kelima dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis

bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangan suatu

perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk

merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana

terstruktur. Penganalisis sistem menggunakan salah satu dari semua

perangkat ini untuk memprogram apa yang perlu diprogram. Selama tahap

ini, penganalisis juga bekerja sama dengan pemakai untuk

mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif, mencakup

melakukan prosedur secara manual, bantuan online, dan website. Kegiatan

dokumentasi menunjukkan kepada pemakai tentang cara penggunaan

perangkat lunak dan apa yang harus dilakukan bila perangkat lunak

mengalami masalah. Pemrogram adalah pelaku utama dalam tahap ini

karena mereka merancang, membuat kode dan mengatasi kesalahan-

kesalahan dari program komputer. Bila promgramnya adalah untuk

dijalankan dalam lingkungan mainframe, maka perlu diciptakan suatu job

control language (JCL). Untuk memastikan kualitasnya, pemrogram bisa

membuat perancangan dan kode program yang akan dijalankan,

menjelaskan bagian-bagian kompleks dari program dari program kepada

tim pemrogram lainnya.

6. Menguji dan mempertahankan sistem

23


Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan

pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap

adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian penguji

dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh

penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-pertama dijalankan

bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem

yang telah ada. Mempertahankan sistem dan domentasinya dimulai di

tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.

Sebagian besar kerja rutin pemrogram adalah melakukan pemeliharaan,

dan bisnis menghabiskan banyak uang untuk kegiatan pemeliharaan.

Sebagian besar prosedur sistematis yang dijalankan penganalisis selama

siklus hidup pengembangan sistem membantu memastikan bahwa

pemeliharaan bisa dijaga sampai tingkat minimum.

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

Di tahap terakhir dari pengembangan sistem, penganalisis membantu untuk

mengimplementasikan sistem informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan

bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Sebagian pelatihan tersebut

dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan merupakan tanggung

jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis perlu merencanakan

konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Proses ini mencakup

pengubahan file-file dari format baru atau membangun suatu basis data,

menginstall peralatan, dan membawa sistem baru untuk diproduksi.

Evaluasi yang ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir dari siklus

24


hidup pengembangan sistem biasanya dimaksudkan untuk pembahasan.

Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus

dipenuhi ialah apakah pemakai dituju benar-benar menggunakan sistem.

Perlu diingat bahwa kerja sistem biasanya berulang, ketika penganalisis

menyelesaikan satu tahap pengembangan sistem akan berlanjut ke tahap

berikutnya, penemuan suatu masalah bisa memaksa penganalisis kembali

ke tahap sebelumnya dan memodifikasi pekerjaannya di tahap tersebut

(Kenneth et al, 2003, hal :11)

3.6 Pengertian Data Data sebagai sumber informasi harus dianggap sebagai user yang harus dikelola

dengan baik dan benar. Data merupakan acuan dalam melakukan semua kegiatan yang

dapat menguntungkan si pemakai.

Data adalah sekumpulan fakta tentang peristiwa atau operasi tanpa dipengaruhi

oleh pertimbangan atau hasil analisis. Data dapat berupa apa saja dan dapat ditemui

dimana saja. Dalam suatu organisasi, data merupakan sumber daya yang sangat vital

dan harus dikelola dan diproses sebaik-baiknya (Jogiyanto, 2001, hal :4).

Data adalah representasi fakta yang mewakili suatu objek seperti manusia,

pegawai, siswa, pembeli, pelanggan, barang, peristiwa, konsep, keadaan, dan

sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, hurup, simbol, teks, gambar, bunyi,

atau kombinasinya (Kristanto Harianto, 2001, hal :3).

25


Dari defenisi itu dapat disimpulkan bahwa data adalah bahan mentah yang

diproses menjadi sebuah informasi. Jadi terdapat perbedaan antara data dengan

informasi dimana data adalah “bahan baku” yang harus diolah sedemikian rupa hingga

berubah sifatnya menjadi informasi.

3.6.1 Pengertian Database Database adalah kumpulan seluruh sumber daya berbasis komputer milik organisasi

dan sistem. Database yang dikendalikan oleh sistem manajemen database adalah satu

set catatan data yang berhubungan dan saling menjelaskan (Raymond Leod, 2004, hal

:196).

Database merupakan kumpulan data dan informasi dalam jumlah yang tidak

sedikit. Oleh karena itu database harus disusun sebagai kriteria terpola dengan jelas

sejak dari awalnya. Database akan diubah kedalam bentuk table dalam Microsoft

Access dengan memperhatikan : File Table, Field, Primary Key dan sebagaimana

yang merupakan bagian dari database. Singkatnya langkah awal pengolahan suatu

unit data itu dilakukan di dalam database.

Pembuatan database dalam Microsoft Access mencakup 2 (dua) tindakan

utama, yakni : tindakan penentuan dari struktur database yang mencakup penentuan

bagian-bagian dari database dan tindakan pengisian data ke dalamnya dengan

melakukan pengetikan data ke dalam struktur tersebut.


26

Sebagai suatu jenis program aplikasi yang berguna untuk mengorganisasikan

sejumlah data yang ada dengan model relational, Microsoft Access diimplementasikan

dalam bentuk table yang terdiri dari baris dan kolom. Baris pada Microsoft Access

dikenal dengan istilah record yang merupakan kumpulan informasi yang ada di dalam

field. Sementara kolom yang dikenal dengan istilah field merupakan tempat dimana

informasi ditampung. Setiap field dalam database akan berelasi dengan field lainnya

atau dengan data lainnya.

3.6.2 Pengertian Database Manajemen Sistem (DBMS) Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan sebagai

perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen

yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam menyediakan

informasi bagi para pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut

dengan database system.

Database Manajemant Sistem (DBMS) merupakan suatu alat berbasis

computer yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data yang bertujuan untuk

menciptakan keadaan yang mudah dan efisien dalam pemakaian dan penyimpanan

data Dan tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan data dan

mencapai independensi data.


27

Pengulangan data (data redudancy) adalah aplikasi data yang artinya data

disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat

suatu struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses dalam

table dan kamus data yang terpisah secara fisik dari program.

Suatu Database Manajement Sistem berisi suatu koleksi data yang saling

berelasi dari satu kesatuan program yang berfungsi untuk mengakses data tersebut.

Jadi DBMS terdiri dari suatu database dan set program untuk menambah data,

menghapus data, mengambil dan membaca data.

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi. Relasi tersebut biasa

ditujukan dengan kunci dari file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan

data yang dipakai dalam suatu lingkup Perusahaan atau Instansi Pemerintahan maupun

Swasta.

Dalam suatu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama

bentuk, merupakan satu kumpulan entry yang seragam. Satu record terdiri dari field-

field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu

pengertian yang lengkap dan direkam dalam suatu record. Untuk menyebut isi dari

field tersebut maka digunakan attribute atau merupakan judul dari satu kelompok

entity-entity tertentu, misalnya attribute alamat menunjukkan entity alamat dari

pegawai. Entity adalah suatu objek yang nyata dan akan direkam.


28

Adapun tujuan dari pengolahan data yang dilakukan adalah untuk menghasilkan suatu

output/keluaran yang nantinya dipergunakan sebagai dasar untuk pengambilan suatu

keputusan informasi.

3.7 Sekilas Mengenai Bahasa Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 Microsofrt Visual Basic pertama kali dikeluarkan pada tahun 1991 dengan nama

“Thunder”, yang merupakan development pertama yang berbasis visual yang dibuat

oleh Microsoft, untuk menandingi bahasa pemrograman lainnya yang telah ada seperti

pemrograman C, C++, Pascal, dan bahasa pemrograman lainnya.

Visual Basic versi 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman aplikasi

yang sangat dikenal di dunia. Aplikasi Visual Basic mulai diproduksi pertama kali

pada tahun 1991. Pada tahun 1993 Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 2.0

yang mulai menarik perhatian pengembang program. Dan ketika Visual Basic versi

3.0 dikeluarkan, versi ini menjadi bahasa pemrograman yang paling pesat

perkembangannya di pasaran, sehingga banyak diminati oleh programmer. Hal ini

membuat jumlah peminatnya menjadi jutaan dan terus bertambah.

Pada tahun 1997 Microsoft mengeluarkan bahasa pemrograman Visual Basic

versi 5.0 yang memiliki kemampuan untuk menciptakan ActiveX Control yang


membuat kita mampu menempatkannya di internet dan membuat bahasa HTML lebih

dinamis dan praktik.

29

Kemudian pada tahun 1998 Microsoft mengeluarkan lagi bahasa pemrograman

Visual Basic 6.0 dengan tiga dimensi yang sangat berbeda dengan versi sebelumnya

yaitu :

1. Standard Edition, yang merupakan produk standard (dasar) yang sudah

mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 6.0 untuk

pengembangan sebuah aplikasi.

2. Professional Edition, merupakan versi yang memberikan sarana ekstra

yang dibutuhkan oleh programmer, misalnya kontrol-kontrol tambahan,

dukungan untuk pemrograman internet, compiler untuk membuat file help,

serta sarana-sarana pengembangan database yang lebih baik. Versi ini juga

berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine (database) dan

pembuatan server OLE Automatication.

3. Enterprice Edition, yang memungkinkan professional programmer untuk

membuat aplikasi client-server yang dapat terhubung ke internet. Biasanya

versi ini digunakan untuk membuat aplikasi jaringan.

3.7.1 Struktur Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0 Lingkungan pemrograman Visual Basic mengandung semua sarana yang dibutuhkan

untuk membangun program-program hebat untuk versi windows dengan cepat dan


efisien. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur. Struktur

aplikasi Visual Basic terdiri dari :

30

1. Form, yaitu windows atau jendela dimana user akan membuat user

interface atau tampilan yang merupakan antar muka program.

2. Control, yaitu tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk

membuat interaksi dengan memakai text, label, option, check, frame, dan

command.

3. Properties, yaitu nilai atau karakter yang dimiliki oleh sebuah objek Visual

Basic. Contoh : name, size, colour, position, dan text. Property dapat

dirubah saat mendisain program atau run time ketika program dijalankan.

4. Methods, yaitu serangkaian perintah-perintah yang sudah tersedia dan

dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu.

5. Even Procedurs, yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek yang

dapat diminta mengerjakan tugas khusus. Kode akan dieksekusi ketika ada

respon dari pemakai ketika event tertentu.

6. General Procedurs, yaitu kode yang tidak berhubungan dengan suatu

object tetapi kode pada General Procedurs ini sangat berhubungan dengan

aplikasi.

7. Module, yaitu kumpulan dari procedur umum, deklarasi variable dan

defenisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.


31

Dari penjelasan di atas, maka tampilan environment Visual Basic dapat dilihat

pada gambar berikut ini :

Gambar 3.2 Tampilan Layar Kerja Microsoft Visual Basic 6.0

Secara rinci, tampilan layar pada Visual Basic 6.0 seperti yang dapat dilihat

pada gambar 3.2 adalah terdiri dari :

1. Toolbar, yaitu tombol-tombol yang akan sangat membantu dalam

mempercepat akses perintah (yang dapat juga disembunyikan sesuai

dengan tingkat-tingkat hierarki).


2. Baris menu, yaitu kumpulan perintah-perintah yang dikelompokkan dalam

kriteria operasi yang dihasilkan.

32

3. Form, yaitu suatu interface untuk merancang suatu program (sistem yang

dirancang). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.3.

Gambar 3.3 Tampilan Form Visual Basic 6.0

4. Window property, yaitu jendela yang sangat mendukung sifat-sifat dari

sebuah objek yang digunakan dalam sebuah form, Tampilan dari window

property dapat dilihat pada gambar 3.4.


Gambar 3.4 Tampilan Window Property Visual Basic 6.0

33

5. Window form layout, merupakan window yang menampilkan letak dari

form (posisi form) pada layar monitor pada saat program dijalankan.

Tampilan dari window form layout dapat dilihat pada gambar 3.5.

Gambar 3.5 Tampilan Form Layout Visual Basic 6.0

6. Toolbox, yaitu sebuah window yang mengandung semua objek atau kontrol

yang akan digunakan untuk membentuk sebuah program aplikasi dan

merupakan salah satu kontrol yang akan menjadi interface antara program

aplikasi dengan semua objek yang diletakkan dijendela form. Tampilan


dari sebuah toolbox di bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dapat dilihat

pada gambar 3.6.

Gambar 3.6 Tampilan Toolbox Visual Basic 6.0

34

3. Project Window, yaitu window yang menampilkan semua file di dalam Visual

Basic yang sedang aktif. Project merupakan kumpulan dari modul form, modul

class, dan modul standar yang membentuk suatu aplikasi . Tampilan dari

sebuah window project dapat dilihat pada gambar 3.7.

Gambar 3.7 Tampilan window Project pada Visual Basic 6.0

2. Project Form Code, yaitu windows yang berisi kode-kode program yang

merupakan instruksi (perintah-perintah) untuk aplikasi Visual Basic 6.0.


3. Window Immediate, yaitu window yang berguna untuk mencoba beberapa

instruksi program. Pada saat program diuji, window ini dapat digunakan

sebagai window debug (pencari kesalahan/error).

3.8 Pengertian Crystal Report Crystal report adalah merupakan perangkat lunak yang dikhususkan untuk

membangun sebuah laporan. Crystal report dapat digunakan dengan bahasa

pemrograman berbasis windows seperti Borland Delphi, Visual Basic 6.0. Visual

35

Basic.net, Visual C++, dan Visual Interdev. Beberapa kelebihan dari Crystal Report

ini adalah :

1. Dari segi pembuatan laporan tidak terlalu rumit yang memungkinkan para

programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana

tanpa melibatkan banyak kode program.

2. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang memungkinkan

dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing

keahlian.

3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format populer

seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe Acrobat Reader, HTML,

dan sebagainya.


BAB 4

PERANCANGAN SISTEM

4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan upaya Instansi Pemerintahan maupun Swasta untuk

mulai memiliki sistem yang baru. Perancangan sistem dilakukan setelah mendapat

gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan.

4.2 Data Flow Diagram


Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak

tergantung pada perangkat keras, lunak, srtuktur data atau organisasi. Pada tahap

analisa, penanganan notasi simbol lingkaran dan anak panah

mawakili/menggambarkan arus data dalam perancangan sistem sangat membantu

sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem menggunakan notasi-notasi ini

untuk menggambarkan arus dari data sistem.

37 Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian Pada Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia

Data Kepegawaian

Dt. Penggajian -Data Bagian -Data Golongan -Data Jabatan

Pegawai

Bendahara

0

Sistem Informasi Kepegawaian

Informasi Pegawai

- Informasi Data Bagian Pegawai - Informasi Data Golongan Pegawai. - Informasi Data Jabatan Berdasarkan NIP. - Informasi Data pegawai Berdasarkan NIP. - Informasi Data Penggajian Berdasarkan NIP - Cetak Slip Gaji Per No. Slip

Slip Gaji

Sekertaris


Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian pada Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia

38

Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian Pada Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia

Bag. Keuangan

Dt. Transaksi Bayar Gaji

Data Kepegawaian

-Data Bagian -Data Golongan -Data Jabatan

Pegawai

Informasi Kepegawaian

Bagian F1 Golongan F2 Jabatan F3

Pegawai F4

Slip Gaji

Sekertaris

1.0 Registrasi

Data kepegawaian

2.0 Perhitungan

Gaji

3.0 Transaksi Bayar Gaji

Informasi Pegawai

Dt. Kepegawaian

Data Gaji


Gambar 4.2 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian pada Kelurahan Sari Rejo Kecamata Medan

Polonia

39

4.3 Rancangan Database

Database adalah kumpulan dari data yang berhubungan antara satu dengan yang

lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting

dalam sistem komputerisasi, karena menggunakan database dalam menyediakan

informasi bagi para pengguna.


Adapun perancangan database mengenai sistem informasi ini diperlukan

beberapa tabel yaitu sebagai berikut :

Tabel 4.1 Database Bagian Pegawai

Field Name Data Type Field Size Description Kd_ Bag Text 3 Kode Bagian Nm_Bag Text 30 Nama Bagian Ka_Bag Text 30 Kepala Bagian

Tabel 4.2 Database Golongan Pegawai

Field Name Data Type Field Size Description Gol Text 5 Golongan Gapok Currency 0 Gaji Pokok

40

Tabel 4.3 Database Jabatan Pegawai

Field Name Data Type Field Size Description Kd_Jab Text 5 Kode Jabatan Jab Text 30 Jabatan Tj_Jab Currency 0 Tunjangan Jabatan

Tabel 4.4 Database Pegawai Berdasarkan NIP


Field Name Data Type Field Size Description NIP Text 9 NIP Nm_Peg Text 35 Nama Pegawai Alamat Text 50 Alamat Telp Text 12 Telepon Tgl_Lahir Date/time 0 Tanggal Lahir T_Lahir Text 30 Tempat Lahir JK Text 6 Jenis Kelamin Status Text 14 Status Jlh_Anak Number Integer Jumlah Anak Agama Text 17 Agama Pendidikan Text 5 Pendidikan TMT Date/Time 0 Tamat Gol Text 5 Golongan Kd_Jab Text 50 Kode Jabatan Kd_Bag Text 5 Kode Bagian Photo Text 25 Photo

41

Tabel 4.5 Database Penggajian Berdasarkan NIP

Field Name Data Type Field Size Description No_Slip Text 10 Nomor Slip Tgl_Byr Date/Time 0 Tanggal Bayar NIP Text 9 NIP Tj_Keluarga Currency 0 Tunjangan Keluarga Tj_Beras Currency 0 Tunjangan Beras PPH Currency 0 PPH Pot_Iuran Currency 0 Potongan Iuran


Pot_Askes Currency 0 Potongan Asdes Pot_Lainnya Currency 0 Potongan Lainnya

4.4 Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah Entity Relationship yang berisikan

komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing

dilengkapi dengan aribut-atribut. Dapat digambarkan Entity Relationship (Diagram E-

R).

4.5 Entity Relational Diagram (ERD)

Entity Relation Diagram proses pengolahan data gaji pegawai dapat dilihat

seperti gambar dibawah ini :

42

NIP

Nama Alamat

Tgl Lahir

Telepon

T Lahir

JK

Pegawai Menerima

Tgl Bayar NIP

Pot Iuran

Tj Beras

PPH

Pot Askes

Pot Lainnya Tj. Keluarga

PPH

Tj. Beras

Tj Keluarga

Pot. Lainnya Pot. Askes

Gaji Bersih

Gaji Kotor

Pot. Iuran No slip

Gaji


Gambar 4.3 ERD (Entity Relationship Diagram)

4.6 Desain Antar Muka Dalam antar muka pemakai terdapat dua langkah yang paling penting, yaitu :

4.6.1 Desain Menu Menu merupakan bagian terpentingpada suatu aplikasi, karena dengan menu dapat

lebih mudah memahami perintah apa saja yang terdapat dalam aplikasi tertentu. Pada

aplikasi data Pegawai Kelurahan ini menu terletak pada MDIForm.

43

Dalam form MDIForm terdapat lima buah menu yaitu : window, file, utilitas,

report, dan info. Dalam menu “window” memiliki dua sub bagian diantaranya : on dan

exit. Dalam menu “file” memiliki beberapa sub bagian diantaranya : data bagian, data

golongan, data jabatan, data pegawai, dan data penggajian. Dalam menu “utilitas”

memiliki satu sub bagian yaitu : daftar user. Dalam menu “report” memiliki beberapa


sub bagian diantaranya : laporan data pegawai, laporan data gaji, dan slip gaji.

Sedangkan dalam menu “info” tidak memiliki sub bagian lagi.

MDIForm merupakan induk form dari keseluruhan program, dimana kita dapat

mengakses form-form yang lain melalui form ini dapat menekan salah satu menu dan

dan sub menu.

Pada proses pembuatan menu terlebih dahulu harus dilakukan pengisian pada

tiap-tiap otak teks yang ada pada menu editor. Setiap menu memiliki nama yang

berbeda.

4.6.2 Pendesain Form Pada langkah pendesain form, dirancang tampilan-tampilan grafis yang dapat dibuat

sebagai antar muka pemakai aplikasi. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah :

1. Bagaimana membuat form-form yang efektif serta sesuai dengan kebutuhan.

2. Bagaimana mengatur tata letak form (layout), baik itu pewarnaan serta

penentuan property kontrol-kontrol pada form yang akan mempengaruhi segi

estetika sebuah antar muka pemakai.

44

4.6.3 Perancangan Input Perancangan input meliputi data masukan untuk diolah sistem. Dimana hal-hal berikut

ini dijadikan patokan dalam rancangan input :

1. Jenis data yang diinput, apakah data numerik atau karakter.


2. Pengkodean dan pengurutan data, dengan menggunakan suatu kunci primer.

3. Dialog untuk membuat user dalam menyediakan input, berupa keterangan agar

user tidak salah dalam melakukan input data.

4. Validasi pemeriksaan kesalahan, berupa untuk pemeriksaan apakah data yang

diinput sudah sesuai dengan kebutuhan sistem.

5. Metode untuk menampilkan validasi input jika kesalahan dalam input data.

Adapun tampilan atau model dari setiap input data dalam sistem yang dibuat

adalah sebagai berikut :

4.6.3.a Tampilan Form 1. Tampilan Form Utama

Pada saat form dijalankan maka akan tampil form utama sistem seperti yang terlihat

pada gambar dibawah ini :

45


Gambar 4.6 Tampilan Form Utama

2. Tampilan Form Data Bagian Pegawai

Tampilan form data bagian pegawai seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.7 Tampilan Form Data Bagian Pegawai

46


Form input data bagian pegawai merupakan interface untuk melakukan penambahan

data, penghapusan data dan edit data. Pada form terdapat tombol-tombol sebagai

berikut :

a. Simpan, yaitu tombol yang berfungsi untuk menimpan data pegawai.

b. Edit, yaitu tombol yang berfungsi untuk mengedit data pegawai.

c. Hapus, yaitu tombol yang berfungsi untuk menghapus data pegawai.

d. Batal, yaitu tombol yang berfungsi untuk membatalkan penyimpanan

data pegawai.

e. Cari, yaitu tombol yang berfingsi untuk mencari data pegawai apabila

user tidak bisa mengisi semua kolom.

f. Tutup, yaitu tombol yang berfungsi untuk menutup tampilan form data

bagian pegawai.

3. Tampilan Form Data Golongan Pegawai.

Tampilan form data golongan pegawai seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.8 Tampilan Form Data Golongan Pegawai

47


Form input data golongan pegawai merupakan interface untuk melakukan

penambahan data, penghapusan data dan edit data. Pada form terdapat tombol-tombol

sebagai berikut :





data pegawai.

e. Tutup, yaitu tombol yang berfungsi untuk menutup tampilan form data

bagian pegawai.

4. Tampilan Data Jabatan Pegawai.

Tampilan data jabatan pegawai seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.9 Tampilan Form Data Jabatan Pegawai

48


Form input data jabatan pegawai merupakan interface untuk melakukan penambahan

data, penghapusan data dan edit data. Pada form terdapat tombol-tombol sebagai

berikut :





data pegawai.

e. Tutup, yaitu tombol yang berfungsi untuk menutup tampilan form data

bagian pegawai.

5. Tampilan Form Data Pegawai Berdasarkan NIP.

Tampilan form input data pegawai seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.10 Tampilan Form Data Pegawai berdasarkan NIP

49


Form Input data Pegawai merupakan interface untuk melakukan penambahan data,

penghapusan data dan pengeditan data. Pada form terdapat tombol-tombol sebagai

berikut :

a. Simpan, yaitu tombol yang berfungsi untuk menyimpan data pegawai.



d. Batal, yaitu tombol yang berfungsi untuk membatalkan penyimpanan data

pegawai.

e. Search, yaitu tombol yang berfungsi untuk mencari data pegawai walaupun

kolom yang tersedia tidak terisi semua.

f. Tutup, yaitu tombol yang berfungsi untuk menutup tampilan form input data

pegawai.

6. Tampilan Form Data Penggajian Pegawai Berdasarkan NIP.

Tampilan form penggajian pegawai seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.11 Tampilan Form Data Penggajian Pegawai Berdasarkan NIP

50


4.6.3.2 Rancangan Keluaran (Output) Perancangan output meliputi keluaran informasi yang diolah dari data masukan

dimana hal-hal berikut ini dijadikan panduan dalam rancangan output :

1. Informasi apa yang akan disajikan.

2. Menentukan apakah informasi akan ditampilkan atau dicetak.

3. Mengatur presentasi informasi dalam sebuah format yang dapat

diterima.

Adapun tampilan/model dari setiap outputdata yang terdapt dalam sistem

adalah sebagai berikut :

1. Laporan Data Bagian Pegawai

Laporan ini akan tampil pada saat pemakai (user) akan melkakuan pencetakan

laporan data bagian pegawai. Berikut ini adalah tampilan perancangan laporan

output data bagian pegwai :

Gambar 4.12 Laporan Data Bagian Pegawai

51


2. Laporan Data Golongan Pegawai


laporan data golongan pegawai. Berikut ini adalah tampilan perancangan laporan

output data golongan pegwai :

Gambar 4.13 Laporan Data Golongan Pegawai

3. Laporan Data Jabatan Pegawai


laporan data jabatan pegawai. Berikut ini adalah tampilan perancangan laporan

output data jabatan pegwai :

52


Gambar 4.14 Laporan Data Jabatan Pegawai

4. Laporan Data Pegawai Berdasarkan NIP


laporan data pegawai berdasarkan NIP. Berikut ini adalah tampilan perancangan

laporan output data pegwai berdasarkan NIP :

Gambar 4.15 Laporan Data Pegawai Berdasarkan NIP

53


5. Laporan Data Penggajian Pegawai Berdasarkan NIP


laporan data penggajian berdasarkan NIP. Berikut ini adalah tampilan perancangan

laporan output data penggajian berdasarkan NIP :

Gambar 4.16 Laporan Data Penggajian Pegawai Berdasarkan NIP

4.7 Algoritma

Algoritma adalah urutan langkah-langkah yang diambil untuk memecahkan masalah.

Ini berguna bagi seorang programmer agar dapat mengerti alur program dalam

menyelesaikan masalah dan mempermudah pembuatan program.

Algoritma dalam sistem informasi pengolahan data pegawai pada Kelurahan

Sari Rejo Kecamatan medan Polonia adalah sebagai berikut :


54

1. Pada form Login sistem meminta agar pengguna memasukkan jenis dari

pengguna, nama pengguna dan password dari pengguna. Setelah sistem

berhasil mengidentifikasi pengguna, maka akan tampil form Splashscreen,

2. Pada tampilan form Splashscreen sebagai tampilan pembuka dari sistem.

Yang mana pada form ini label loading akan mengidentifikasi textbox user

pada form login, dan terdapat animasi pada label 1,2 dan label 3 yang mana

pergerakan animasi berdasarkan Timer Toolboxs (Peralatan Waktu), dan

selanjutnya akan masuk ke form utama sistem.

3. Form Utama/Induk, Form ini merupakan sentralisasi controling

(pengendalian) dari sistem yang berjalan, dan merupakan form yang

berfungsi untuk mengakses form yang ada pada menu dan sub menu.

4. Pada form Data Bagian Pegawai digunakan untuk menginput dan

menampilkan seluruh data yang telah dimasukkan. Pada textbox kode

bagian pengguna dapat memasukkan kode bagian pegawai, dan apabila nip

telah maka sistem akan langsung menampilkan data pada textbox masing-

masing. Pada sistem untuk menampilkan data yang telah diinput dapat

dilakukan dengan mengklik tombol data, maka keseluruhan dari data akan

ditampilkan pada listview yang tersembunyi. Untuk kembali

menyembunyikan data dapat mengklik tombol Data yang akan berubah

menjadi tombol Hide (Sembunyi) apabila di klik dan juga sebaliknya..

5. Pada form Data Golongan Pegawai prosedur kerjanya tidak jauh berbeda

dengan form Data Bagian Pegawai. Hanya saja pada form ini hanya di

prioritaskan pada pengeditan data berdasarkan Golongan.


55

6. Pada form Data Penggajian Pegawai Berdasarkan NIP konsep dari

prosedur kerjanya hanya sebagai output (keluaran) dari data-data yang

telah di input pada form sebelumya.

7. Pada form Data Pegawai Berdasarkan NIP digunakan untuk menginput

data pegawai bersasarkan NIP pegawai yang mana prosedur kerjanya tidak

jauh berbeda pada form Data Bagian Pegawai Data Golongan Pegawai.

8. Pada form Laporan Data Bagian Pegawai, Data Golongan Pegawai dan

Data Jabatan Pegawai, pengguna dapat menyajikan data yang diinginkan

dengan pengurutan berdasarkan NIP, Golongan, Jabatan dan Gaji

Pokoknya, dan untuk menampilkan data dalam bentuk laporan dapat

dilakukan dengan mengklik tombol Preview (pra pertunjukan)

9. Sementara untuk menampilkan laporan Data Pegawi Berdasarkan NIP dan

Data Penggajian Berdasarkan NIP sistem akan langsung menampilkan

laporan data tanpa proses pensortiran/pengurutan.

10. Sistem menyediakan menu Tools yang berisikan sub menu Converter dan

Setting pembuatan User (Pengguna) sistem.

11. Form Converter berisikan beberapa tombol dan kotak teks serta tampilan

data yang prosedur kerjanya tidak jauh berberda dengan form Data

Pegawai. Pada form ini data dari pengguna dan Password (Kata kunci)

akan di import dari database untuk dapat langsung di comvert (di ubah).

12. Pada form yang berhubungan dengan pengguna dan password digunakan

untuk membuat, menghapus dan mengubah password pengguna yang

langsung di eksport ke database, password yang diinput pada setiap form


56

13. sistem secara langsung akan merubah keseluruhan dari password ke dalam

kode ACSII untuk tingkat sekuritas yang tinggi dari sistem.

14. Pada form About (mengenai sistem) form ini dirancang dengan animasi

yang berdasarkan Timer Toolboxs (Peralatan Waktu) digunakan sebagai

keterangan mengenai Versi dari Sistem dan Programer (Pemrogram)

sistem.


BAB 5

IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi Sistem

Implementasi merupakan tahapan penerapan hasil desain tertulis ke dalam

programming. Pada tahap inilah seluruh hasil desain dituangkan ke dalam bahasa

pemrograman tertentu untuk menghasilkan sebuah sistem informasi tertulis, tahapan

implementasi harus dapat menentukan basis apa yang akan diterapkan dalam

menuangkan desain tertulis sehingga sistem yang dibentuk memiliki kelebihan-

kelebihan tersendiri.

Dalam merealisasikan desain sistem informasi data kepegawaian ini harus

dipikirkan spesifikasi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

yang sesuai sehingga menghasilkan sebuah pengolahan informasi yang efisien, cepat

diketahui kehandalan dari sistem yang ada dan telah sesuai dengan apa yang

diinginkan.

Adapun tujuan dari implementasi yang ada dalam dokumen desain sistem

tersebut adalah :


58

b. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain yang disetujui.

c. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedur-

prosedur yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.

d. Memastikan bahwa pemakai (user) dapat mengoperasikan sistem baru dan

melatih pemakai.

e. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan yaitu dengan menguji

sistem secara menyeluruh.

f. Memastikan bahwa konversi ke sistem yang baru berjalan yaitu dengan

membuat rencana, mengontrol dan melakukan instalasi baru secara benar.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan implementasi sistem

adalah :

1. Menyelesaikan desain sistem.

2. Mendapatkan hardware dan software.

3. Menulis, menguji, mengontrol dan mendokumentasikan program.

4. Menyelesaikan manual pemakai.

5. Mendapat persetujuan.

5.2 Komponen Utama Implementasi Sistem. Untuk mengolah data dengan menggunakan komputer harus mempunyai tiga

komponen yang diperlukan yaitu :


59

1. Hardware (Perangkat Keras)

Pada penerapan sistem dibutuhkan peralatan-peralatan yang mendukung proses

pembuatan sistem informasi kepegawaian pada Kelurahan Sari Rejo.

Spesifikasi peralatan minimal yang dibutuhkan sebagai berikut :

a. CPU (Central Processing Unit) intel inside pentium 4.

b. Memori dengan kapasitas 256 MB.

c. Keyboard.

d. Monitor SVGA 15 inchi.

e. Hardisk dengan kapasitas 40 GB.

f. Printer Canon Pixma Ip 1000.

2. Software (Perangkat Lunak)

Software merupakan komponen di dalam sistem data program atau instruksi

untuk mengontrol suatu sistem perangkat kerasnya adalah :

a. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows XP.

b. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic 6.0.

c. Software yang digunakan adalah Crystal Report 7.0.

3. Brainware (Unsur Manusia)

Brainware merupakan faktor manusia yang menangani fasilitas komputer yang

ada, faktor utama manusia yang dimaksud adalah orang-orang yang meiliki

keahlian dibidang komputer dan merupakan unsur manusia yang dibutuhkan,

yang meliputi :


60

a. Sistem analis, yaitu seorang professional yang bergerak dibidang

pengembangan sistem yang akan membentuk dan membangun fasilitas

desain sistem.

b. Programmer, yaitu orang yang menyusun instruksi bagi komputer agar

dapat digunakan oleh pemakai (user) serta merancang antar muka

pemakai (interface) pada program.

c. Operator, yaitu yang akan menangani secara langsung pengolahan data

dalam ruangan komputer.

d. Data Entry Operator, yaitu yang akan melakukan pengurusan terhadap

data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman data

dalam komputer hingga pemeriksaan dan pengiriman informasi yang

dihasilka oleh komputer.


BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian yang penulis lakukan di Kelurahan Sri Rejo Kecamatan Medan

Polonia, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa :

1. Dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0, sistem

informasi kepegawaian dapat dirancang.

2. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sistem informasi kepegawaian

pada Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia dapat dilakukan

dengan cepat, akurat dan up to date.

3. Pengolahan data dengan sistem komputerisasi pada sistem informasi

kepegawaian sangatlah penting karena sistem informasi kepegawaian

merupakan suatu bagian penting dalam suatu Perusahaan atau Instansi

Pemerintahan. Jika kegiatan tersebut tidak berjalan dengan baik, maka

Perusahaan atau Instansi Pemerintahan tersebut akan mengalami kesulitan.


6.2 Saran Adapun saran yang penulis sampaikan adalah :

a. Seharusnya para pegawai pada Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan

Polonia harus lebih menghargai waktu dan tata tertib yang telah

diberlakukan, agar tidak terjadi kesenjangan dalam masyarakat.

b. Untuk memudahkan pegawai dan pimpinan dalam membuat kebijakan dan

keputusan sesuai dengan tujuan yang diharapkan, sebaiknya digunakan

sistem pengolahan data yang berbasis komputer.

c. Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia hendaknya dapat

memanfaatkan ahlimadya komputer sebagai programmer pada masa yang

akan datang, sebab profesi tersebut dapat menerapkan aplikasi ilmunya di

Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia.


DAFTAR PUSTAKA

Hengky Alexander Mangkulo. 2004. Trik dan Tip Pemrograman Visual Basic 6.0

dan Microsoft Acces. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Madcoms, Madiun. 2001. Seri Panduan Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.

Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Didik Dwi Prasetyo. 2004. Aplikasi Bisnis dan Perkantoran Menggunakan Visual

Basic 6.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Rusmawan, Uus. 2004. Buku Latihan dan Implementasi Visual Basic 6.0. Jakarta:

PT. Elex Media Komputindo.

Rusmawan, Uus. 2008. Koleksi Program Visual Basic 6.0 Konsep ADO untuk

Tugas Akhir dan Skripsi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI...

Documents

Transcript of SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI...