SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD ...repository.amikom.ac.id/files/Naskah...
Transcript of SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD ...repository.amikom.ac.id/files/Naskah...
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD NEGERI PAGERSARI MUNGKID MAGELANG
Naskah Publikasi
diajukan oleh:
Dewi Ratna Wulansari
11.22.1321
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2012
STAFFING INFORMATION SYSTEM BASED ON COMPUTER AT PAGERSARI ELEMANTARY SCHOOL MUNGKID MAGELANG
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS KOMPUTER PADA SD NEGERI
PAGERSARI MUNGKID MAGELANG
Dewi Ratna Wulansari Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Staffing information system is a system that is used as the storage and data personnel processing, to support operational personnel. Based on the development of Science and Technology, the equipment for information is increasing as well as the company's performance in managing information. However, the implementation of staffing information system at Pagersari Elemantary School, they have some problem; there are some data processing that still manual, and not using the new software which is expected to facilitate data collection. Actually, they lack optimal information, because of the way of information processing use today and the time required to meet all information needs for a long time. The researcher choose the title on this research is "STAFFING INFORMATION SYSTEM BASED ON COMPUTER AT PAGERSARI ELEMANTARY SCHOOL MUNGKID MAGELANG.”
The applications of staffing Information System are created using research of
descriptive method with data collection techniques by observation, interviews, documentation and literature. For analysis and design methods used in the manufacture of the system using the method of normalization as a data model and DFD as a model of the process. Using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 in a program.
In the end, the researcher hope establishment of a new staffing information system
to facilitate the officer in performing her duties as a data-processing personnel. Keywords: Information Systems, Employer, Normalization, DFD
1 Pendahuluan
Dewasa ini perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) tidak
terlepas dari kebutuhan manusia dalam melakukan aktivitas sehari-hari, khususnya
aktivitas di berbagai Instansi Pemerintahan maupun Swasta. Jika kita perhatikan dan kita
telusuri kemajuan yang telah kita capai itu, maka akan terlihat dengan jelas bahwa
permasalahannya adalah terletak pada penggunaan data dan informasi yang akurat.
Salah satu yang berkaitan dengan penggunaan data adalah pemrosesan data.
Pemrosesan data kepegawaian merupakan data yang sangat vital bagi suatu
Instansi Pemerintahan maupun Swasta. Dalam kegiatannya, perangkat lunak menjadi
bagian yang sangat penting. Karena perangkat lunak tersebut dapat membantu dalam
kelancaran kegiatan suatu Instansi, seperti kemampuan untuk melakukan pengolahan
data, penyimpanan data dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat dan
tepat. Dengan adanya perangkat lunak, diharapkan data yang ada dapat disimpan
secara teratur, sehingga pengaksesan dan pengolahan data dapat dilakukan dengan
lebih mudah.
Namun pelaksanaan sistem informasi kepegawaian pada SD Negeri Pagersari
masih mengalami beberapa kendala, yaitu ada beberapa pengolahan data yang masih
manual, dan tidak menggunakan perangkat lunak terbaru yang diharapkan dapat
mempermudah pendataan. Sistem manual ini menyebabkan pemrosesan ataupun
pencarian data yang membutuhkan waktu lama, data mudah hilang, membutuhkan
banyak biaya untuk pengadaan buku dan lain-lain, serta membutuhkan banyak tempat
untuk penyimpanan pembukuannya. Hal ini menyebabkan kurang optimalnya
pengolahan informasi, karena dengan cara yang digunakan saat ini dan waktu yang
dibutuhkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan informasi cukup lama. Untuk itu penulis
merancang suatu sistem untuk melakukan suatu proses kerja khususnya dalam
penginputan data pegawai pada SD Negeri Pagersari Kecamatan Mungkid Kabupaten
Magelang.
2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Kepegawaian dibangun sebagai sarana untuk melakukan
administrasi data kepegawaian secara terkomputerisasi agar pengelolaan data
kepegawaian bisa terarah dan efisien. Selain itu penyimpanan data dalam bentuk
elektronik dapat memudahkan dalam pengelolaan maupun penyediaan data yang lebih
cepat.
Tujuan dari implementasi Sistem Informasi Kepegawaian adalah untuk mendukung
efisiensi dan integritas pengelolaan data-data kepegawaian secara terintegrasi.
4
2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1 Definisi Sistem
Menurut Scott (1996), menyatakan bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur seperti
masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).
Menurut Mc. Leod (1995), mendefinisikan bahwa sistem sebagai sekelompok
elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan.
2.2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)
dan kesatuan nyata (fact and entity) dan digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut James Hall (2001, hal:9), menyatakan bahwa sistem informasi adalah
proses menerima input yang disebut dengan transaksi, yang kemudian dikonversi melalui
berbagai proses menjadi output informasi yang akan didistribusikan kepada para
pemakai informasi.
2.2.4 Komponen Sistem Informasi Stair (1992), menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)
dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:
a. Perangkat Keras (Hardware)
Yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data,
memproses data, dan keluaran data.
b. Perangkat Lunak (Software)
Yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.
c. Database
Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa
sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
d. Telekomunikasi
Yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem
komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.
e. Manusia
Yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programmer dan
operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2.2.5 Karakteristik Sistem Informasi Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
5
a. Komponen atau elemen (Component/element) : dapat berupa Elemen-elemen yang
lebih kecil yang disebut sub sistem dan elemen-elemen yang lebih besar yang
disebut supra sistem.
b. Batas sistem (Boundary) : Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara
suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan luar sistem (Environment) : Lingkungan dari sistem adalah apapun di
luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung (Interface) : Penghubung merupakan media perantara antar subsistem.
e. Masukkan (Input) : Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
f. Keluaran (Output) : Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g. Pengolah atau proses : Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau
sistem itu sendiri sebagai pengolahnya.
h. Sasaran atau tujuan : Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya.
2.3 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.3.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic adalah suatu bahasa pemograman yang bersifat object
oriented programming (OOP). Membuat aplikasi dengan Visual Basic sangat sederhana,
hanya dengan 3 langkah dasar, akan didapat aplikasi yang selanjutnya dapat dijalankan
tanpa memerlukan pemrograman Visual Basic.
Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman, juga sering
disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi windows
sebagai sarana grafis GUI (Graphical User Interface) yang banyak menyediakan
kemudahan bagi para penggunanya.
2.3.2 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft.
SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengolah database yang
terdapat dalam SQL Server 2000. Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengolah
database di dalam SQL Server 2000, yaitu: Enterprise Manager dan Query Analizer.
6
3 Tinjauan Umum dan Analisis Sistem 3.1 Tinjauan Umum SD Negeri Pagersari Kecamatan Mungkid Kabupaten
Magelang SD Negeri Pagersari terletak di desa Karanggawang Pagersari, kecamatan
Mungkid kabupaten Magelang, Jawa Tengah. Bangunan SD ini terletak di kaki gunung
Merapi dan didirikan tahun 1982 sesuai dengan Instruksi Presiden tahun 1982. Pada
tahun tersebut desa ini merupakan daerah terisolir, jauh dari kecamatan, kabupaten dan
keramaian kota. Tingkat kehidupan ekonomi dan sosial masyarakatnya pun cukup
rendah, sebagian besar masyarakat hidup di bawah garis kemiskinan serta terbelakang
karena kurangnya pendidikan.
Sampai saat ini SD Negeri Pagersari memiliki 6 ruang kelas, yaitu kelas 1 sampai
dengan kelas 6, ruang UKS, perpustakaan dan mushola. Mempunyai jumlah siswa
sekitar 117 orang, dengan dipimpin oleh 1 orang kepala sekolah, 9 orang guru, dan 1
orang penjaga sekolah.
Selama kurang lebih 30 tahun SD Negeri Pagersari berdiri, telah berganti kepala
sekolah beberapa kali. Berikut merupakan nama-nama dari kepala sekolah yang telah
memimpin di SD ini:
1. Mami Sukami, menjadi kepala sekolah dari tahun 1982 sampai tahun 1997.
2. Tin Asrifah, menjadi kepala sekolah dari tahun 1997 sampai tahun 1999.
3. Sudarno, menjadi kepala sekolah dari tahun 1999 sampai tahun 2004.
4. Suyatno, S.Pd. menjadi kepala sekolah dari tahun 2004 sampai tahun 2007.
5. Harjana, S.Pd. merupakan pejabat sementara atau pengganti kepala sekolah
sementara dari tahun 2007 sampai tahun 2008.
6. Sanijo, S.Pd. menjadi kepala sekolah dari tahun 2008 sampai sekarang.
Dari tahun ke tahun sekolah SD Negeri Pagersari semakin maju dan berkembang.
3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian penulis, ada beberapa masalah pada sistem yang saat ini
sedang berjalan di SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid kabupaten Magelang,
antara lain:
1. Proses pencarian data kepegawaian yang kurang cepat dan akurat, karena masih
menggunakan sistem manual.
2. Pengolahan data kepegawaian tidak tepat waktu dan kurang relevan, hal ini dapat
dilihat dari pemrosesan data yang membutuhkan banyak waktu, bahkan ada data-
data yang hilang.
3. Laporan akhir yang dibuat kurang memenuhi standar karena masih menemui
masalah dalam penulisan.
7
Beberapa masalah di atas terjadi karena belum adanya sistem berbasis komputer
yang dapat membantu pengolahan, pelayanan, serta laporan kepegawaian.
3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem Melihat masalah di atas tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat yang dapat
membantu bagi para pelaksana, khususnya bagian kepegawaian yang lebih efektif dan
efisien. Dalam hal ini kami memberikan gambaran dengan adanya suatu sistem teknologi
yang berbasis komputer yang dapat memberikan solusi dalam mengatasi masalah ini.
1. Analisis Kerja (Performance)
Tabel 3.1 Analisis Performance
No. Parameter Hasil Analisis
1 Throughput Untuk membuat laporan data kepegawaian,
pegawai membutuhkan waktu ± 15 menit untuk
pengisian data, karena pencatatan masih manual.
2 Response Time Proses pencatatan data memerlukan waktu ± 15
menit untuk setiap proses.
2. Analisis Informasi (Information)
Tabel 3.2 Analisis Information
No. Parameter Hasil Analisis
1 Akurat Informasi tentang data yang diolah belum tentu akurat,
karena pencatatan masih manual. Misalnya penulisan
yang kurang jelas dan terjadi kesalahan pencatatan.
2 Tepat Waktu Sering terjadi keterlambatan laporan, yang
disebabkan hilangnya data atau rusaknya data-data
yang dibutuhkan.
3 Relevan Misalkan ada kerangkapan data sehingga informasi
yang dihasilkan kurang akurat dan tidak sesuai
dengan kenyataan.
3. Analisis Ekonomi (Economic)
Tabel 3.3 Analisis Economic
No. Parameter Hasil Analisis
1 Pemanfaatan peralatan
dan biaya • Penggunaan kertas, alat tulis untuk
pencatatan serta rak/almari untuk
penyimpanan data membutuhkan biaya yang
tidak sedikit.
• Biaya operasional meningkat karena
pengolahan data kepegawaian masih manual.
8
4. Analisis Pengendalian (Control)
Tabel 3.4 Analisis Control
No. Parameter Hasil Analisis
1 Hak Akses Sistem hanya dapat diakses oleh
admin/petugas karena keamanan data harus
terjamin.
5. Analisis Efisiensi (Eficiency)
Tabel 3.5 Analisis Eficiency
No. Parameter Hasil Analisis
1 Sumber Daya yang
Digunakan
Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena
masih melakukan dokumentasi manual yaitu
terjadi pemborosan waktu, personel, dan
peralatan berupa kertas, buku. Terlebih jika
terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.
6. Analisis Layanan (Service)
Tabel 3.6 Analisis Service
No. Parameter Hasil Analisis
1 Pelayanan Pelayanan pada pegawai yang membutuhkan
waktu lama, mengakibatkan pelayanan yang
kurang memuaskan.
3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Flowchart Sistem
9 Gambar 3.1 Flowchart Sistem Informasi Kepegawaian
3.3.2 Data Flow Diagram 3.3.3 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian
3.3.4 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.3 Relasi Tabel Sistem Informasi Kepegawaian
4 Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk
dioperasikan. Implementasi mencakup pengujian hasil dari sistem yang telah dibuat.
Didalamnya terdapat pemilihan dan pelatihan personel, uji coba sistem dan program,
manual program, manual instalasi dan pemeliharaan sistem.
10
4.2 Manual Program Manual program adalah panduan untuk menggunakan suatu program agar bisa
digunakan dengan baik dan maksimal, sesuai dengan content yang ada di dalamnya.
4.3 Implementasi Sistem 1. Form Utama
Merupakan form yang pertama kali muncul. Dalam form ini tersedia pilihan
pengguna, yaitu admin dan petugas.
Gambar 4.1 Form Utama Sistem Informasi Kepegawaian
2. Form Login Admin/Petugas
Password merupakan form yang digunakan oleh admin sebelum masuk ke
dalam program atau menu utama.
Gambar 4.2 Login Admin/Petugas
3. Form Menu Input Pegawai
Menu input ini digunakan untuk mengolah data setiap pegawai.
11
Gambar 4.3 Menu Input Pegawai
4. Laporan Data Pegawai
Laporan data pegawai dapat dilihat dengan cara user membuka form
laporan, kemudian pilih laporan pegawai dan klik tombol view.
Gambar 4.4 Laporan Data Pegawai
5 Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Dengan adanya sistem informasi kepegawaian yang berbasis komputer,
diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan-permasalahan pada sistem
manual seperti pemrosesan maupun pencarian data yang membutuhkan waktu lama,
12
data mudah hilang, membutuhkan banyak biaya untuk pengadaan buku dan lain-lain,
serta membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan pembukuannya.
Dengan penggunaan sistem informasi kepegawaian yang baru, maka pihak SD
Negeri Pagersari dapat memperoleh beberapa keuntungan, yaitu:
1. Sistem dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
2. Dalam menghemat waktu dalam proses penginputan data.
3. Dapat mempercepat dalam proses pencarian data.
4. Hasil laporan kepegawaian yang dibutuhkan, dapat diperoleh dengan cepat dan
mudah.
5. Dengan menerapkan sistem informasi kepegawaian berbasis komputer, maka dapat
meringankan kerja user.
5.2 Saran
Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut pada sistem komputerisasi yang
dirancang, sehingga dapat menjadi sistem informasi kepegawaian yang berkembang
pada kegiatan operasional di SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid, kabupaten
Magelang, Jawa Tengah. Diberinya peningkatan keahlian untuk para pegawai dalam
penggunaan komputer sehingga dapat mengoptimalkan kerja pegawai. Diharapkan
dengan adanya sistem informasi yang baru ini dapat diterapkan dan dikembangkan oleh
SD Negeri Pagersari kecamatan Mungkid, kabupaten Magelang.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset,
Yogyakarta.
Janner Simarmata dan Paryudi Imam, 2006. Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta.
Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of System
Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981).
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta.
Kristanto, Andi. 2005. Perancangan Sistem Informasi dan Basis Data. Andi Offset,
Yogyakarta.
Kusrini, M. Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi Offset,
Yogyakarta.
Nawawi. DR.Hadari. 1994. Administrasi Pendidikan. CV,Haji Masagung, Jakarta.
Utami, Ema dan Sukrisno, 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Data
Base dengan SQL Server, Ms.Access, Ms. Visual Basic. Andi Offset, Yogyakarta.
http://awhik.blogspot.com/2009/11/konsep-basis-data.html, diakses tanggal 15 April
2012.
13
14
http://elista.akprind.ac.id/staff/catur/Pemrograman-
Basisdata/Tugas3/Tahapan%20Analisis%20dan%20Perancangan%20Sistem%20I
nformasi.pdf, diakses tanggal 15 April 2012.
http://www.scribd.com/doc/50064628/17/Diagram-Konteks, diakses tanggal 15 April
2012.