SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMA TUNAS LUHUR PAITON DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0

Naskah Publikasi

diajukan oleh

M Miftahul Munir 07.12.2624

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2013

2

3

ANALYZE AND DESIGN STUDENT DATA INFORMATION SYSTEM ON SMA TUNAS LUHUR PAITON

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA PADA SMA TUNAS LUHUR

M Miftahul Munir

Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT

Digital input data is really needed in all element of institute recenly which make things easier to search data, input data or even data report.

The author makes a student recapitulationon SMA Tunas Luhur Paiton as a purpose to make the recapitulation is easier which before of it, SMA tunas luhur had manual system (using microsoft exel). may with this new system SMA Tunas Luhur can prosses students data or the report fast and easy.

This recapitulatin system works is to input all students data, searching students

data and make make some students report. The author makes the recapitulation system by using Microsoft Visual Basic 6.0,SQL server 2000 and crystal report 8.5. Keywords : information systems, input, computer, report

4

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi sangat pesat setiap tahunnya, dengan

berkembangnya teknologi maka teknologi seakan menjadi sebuah alat untuk

membantu meringankan pekerjaan bagi seluruh kalangan. Tak luput dari

berkembangnya teknologi maka pengolahan data pun semakin mudah, yang mana

pada awal pengolahan data yang digunakan hanya menggunakan input data manual

seperti pengarsipan data. Pengolahan data menggunakan arsip sangatlah

membutuhkan waktu yang begitu lama dan juga resiko kehilangan data ataupun

rusaknya sebuah data sangatlah besar, maka dengan semakin majunya

perkembangan teknologi, penginputan data tidaklah serumit peng arsipan

menggunakan cara manual. Maka perlu adanya proses penginputan data yang

berbasis komputerisasi yang jauh lebih mudah dan cepat.

Sistem pengolahan data siswa pada SMA Tunas Luhur Paiton Probolinggo

yang masih menggunakan sistem manual diperlukan adanya pengolahan data yang

terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam mengolah data. Hal ini dapat

meningkatkan produktifitas kerja para karyawan sekolah dan hasil laporan yang

diperoleh dapat lebih cepat, tepat dan akurat.

Aplikasi informasi rekapitulasi siswa sma tunas luhur adalah aplikasi

komputer yang dikembangkan untuk pengolahan data siswa pada SMA Tunas Luhur

Paiton Probolinggo. Dengan adanya Aplikasi informasi rekapitulasi siswa pada SMA

Tunas Luhur ini akan mempermudah dalam mendata sekaligus melakukan laporan.

1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalahnya adalah :

Bagaimana membuat Aplikasi informasi rekapitulasi siswa SMA Tunas Luhur Paiton

Probolinggo sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat, dan

akurat?

1.2 Batasan Masalah Adapun batasan-batasan masalah sebagai berikut :

a. Input data, yang terdiri dari: input data guru, input data mata pelajaran, input

data siswa, input data guru ajar, input data nilai, input data bagi kelas dan

input data detail nilai.

b. Pengolahan data, yang terdiri dari: pengolahan data siswa, pengolahan data

guru, pengolahan data kelas, pengolahan data mata pelajaran, pengolahan

data pembagian kelas, pengolahan input data guru ajar, pengolahan data

jenis ujian dan pengolahan data nilai siswa.

5

c. Laporan-laporan, yang terdiri dari: Laporan data siswa, Laporan data guru,

Laporan data kelas, Laporan data mata pelajaran, Laporan data pembaguan

kelas, Laporan data guru ajar dan laporan data nilai siswa.

1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Aplikasi

informasi rekapitulasi siswa ini akan membantu mempermudah pengolahan data

siswa pada SMA Tunas Luhur Paiton Probolinggo dalam melakukan pendataan

pada siswa dan mengukur tingkat kebutuhan terhadap sistem ini dibandingkan

dengan sistem manual yang digunakan sebelumnya.

1.4 Manfaat penelitian

a. Bagi guru, akan sangat membantu dalam memperoleh informasi mengenai siswa

yang bersangkutan dengan nilai guru tersebut dan mempermudah apabila ada

perubahan nilai maupun kesalahan nilai.

b. Bagi wali kelas, akan membantu mempermudah pendataan siswa di setiap

kelas. 1.5 Metode Penelitian

Untuk lebih memahami sistem yang ada pada Aplikasi informasi rekapitulasi

siswa SMA Tunas Luhur Paiton Probolinggo, maka dalam pembangunan aplikasi ini

metode yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah :

a. Metode Observasi

Merupakan suatu metode yang dilakukan dengan cara mengadakan

pengamatan secara langsung terhadap seluruh kegiatan dengan cermat dan

sistematik.

b. Metode Wawancara

Mengadakan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang berkepentingan

yang terkait dengan pencarian informasi atau penelitian dengan cara

mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang sesuai dengan masalah yang akan

dipecahkan.

c. Kepustakaan

Pengumpulan data dengan cara mengunakan buku – buku atau internet

yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

6

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada

level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian,

dan pengambil keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-

laporan tertentu. SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi, salah satunya

adalah sistem informasi penjualan. Sistem informasi penjualan adalah suatu

sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode

yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan

memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai

penjualan.

2.2 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database

management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses

manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL

Server 2000 merupakan produk andalan Microsoft untuk database server.

Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam

pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database

administrator.

2.3 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic 6.0 memiliki kelebihan-

kelebihan yang tidak dimiliki oleh versi sebelumnya. Kelebihannya antara lain

kompiler (proses compile) dapat dilakukan dengan cepat, mendukung kontrol

data objek yang baru, mendukung berbagai macam database, pembuatan

laporan yang lebih mudah, penambahan fasilitas IDE (Integrated Development

Environment) dan koleksi kontrol yang lebih lengkap,

7

3. Analisis

Analisis dan Perancangan Kinerja pada sistem lama pada dasarnya

masih kurang efektif, membutuhkan banyak biaya dan ruang, waktu kurang

efisien dan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat dan

akurat. Oleh karena itu perlu diadakan beberapa analisa untuk menganalisis

sistem lama, yaitu :

a. Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan suatu proses dengan

cepat, sehingga sasaran dapat segera tercapai. Dibawah ini adalah parameter

dan hasil analisis :

Throughput : Pada sistem lama kinerja memakan waktu lama dan

lambatnya proses yang dilakukan, misalnya dalam proses pencatatan data

membutuhkan waktu sekitar 10 menit sehingga jumlah produksi tidak dicapai

dengan maksimal.

Respond time : waktu tanggap pemrosesan data memerlukan waktu 10

menit karena kegiatan pencatatan masih dilakukan secara manual, dalam

pencarian data juga masih memerlukan waktu yang lama karena harus mencari

data – data pada arsip yang masih berupa kertas – kertas.

b. Analisis Informasi (Information)

Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi

yang bermanfaat, informasi dikatakan baik dan bermanfaat bagi penggunanya

jika informasi tersebut tepat waktu, akurat dan relevan yaitu Informasi yang

disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas

dengan informasi tersebut. Hasil informasi berupa laporan yang dicatat secara

manual sering terjadi kesalahan karena data yang tidak tepat dan terkadang

tulisan tidak jelas. Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis :

Akurat : Penyimpanan data masih berbentuk arsip-arsip, maka informasi

yang diberikan tidak akurat apabila terjadi kerusakan pada arsip tersebut.

Relevan : Informasi yang disampaikan, misalnya laporan nilai dan kelas

harus menyalin dari data yang masih berupa arsip sehingga kemungkinan

adanya data yang salah atau kurang relevan.

Tepat Waktu : Apabila seseorang membutuhkan data maka harus

mencari dalam arsip yang berupa kertas – kertas yang jumlahnya tidak sedikit

sehingga informasi tidak tepat waktu.

8

c. Analisis Ekonomi (Economic)

Dengan demikian biaya yang di keluarkan juga pasti tidak dapat di ramal

karena pencatatan data yang banyak dan kemungkinan adanya kerusakan arsip

bisa terjadi kapan saja. . Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis :

Biaya : kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama maka

mungkin terjadi biaya yang tidak dapat diramal.

Manfaat : pencatatan masih menggunakan kertas, tinta, dan alat tulis

lainnya sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip yang rusak

dan perlu diganti sehingga menambah biaya operasional.

d. Analisis Kontrol (Control)

Sistem informasi laporan yang digunakan masih dengan cara manual

sehingga kemungkinan terjadi kesalahan akan cukup besar dan penyimpanan

data-data transaksi dalam bentuk buku bantu terkadang akan rusak ataupun

hilang. Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis :

Keamanan : Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan

keberadaannya untuk menjamin keamanan data dan informasi. Kelemahan

sistem yang lama adalah pengendalian terhadap keamanan data relatif sulit

karena pencatatan data yang masih menggunakan buku dan penyimpanan data

masih dalam bentuk arsip-arsip.

e. Analisis Efisiensi (Efficiency)

Penulisan data siswa secara manual dan pencarian data yang berupa

arsip-arsip kurang efisien karena peletakan arsip yang terkadang salah tempat.

Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis :

Sumber Daya Manusia : berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang

ada digunakan seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal.

Pada sistem yang lama sistem pengolahan masih dilakukan secara manual,

pendayagunaan sumber daya masih kurang efisisen serta proses pencarian data

dan pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem manual.

9

f. Analisis Pelayanan (Service)

Pelayanan siswa akan membutuhkan banyak waktu karena harus

menunggu pendataan di pihak BP/BK terlebih dahulu, dimana petugas harus

mendata dan membuat laporan. Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis

:

Mutu layanan : Pelayan informasi membutuhkan waktu 10 sampai 15 menit

sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan karena pelayanan masih

menggunakan sistem pendataan maupun laporan secara manual.

Perancangan proses terdapat dua pemodelan yaitu pemodelan fisik dan

pemodelan logika. Berikut pemodelan fisik yang akan diusulkan : Dalam

pemodelan fisik ini akan diusulkan flowchart system. Adapun flowchart system

tersebut adalah sebagai berikut :

Data siswa Data guru Data Kelas Data mapelData

Pembagian kelas

Data guru ajar

Input data siswa Input data guru Input data Kelas Input data mapel

Input data Pembagian kelas

Input data Data guru ajar

Gur

u

Olah data siswa Olah data guru Olah data Kelas Olah data mapelOlah data

Pembagian kelas

Olah data Data guru ajar

Pembuatan laporan data

siswa

Pembuatan laporan data

guru

Pembuatan laporan data

Kelas

Pembuatan laporan Data

mapel

Pembuatan laporan data Pembagian

kelas

Pembuatan laporan data

Data guru ajar

Laporan data siswa

Laporan data guru

Laporan data Kelas

Laporan Data mapel

Laporan data Pembagian

kelas

Laporan data Data guru ajar

siswa guru Kelas mapel Pembagian kelas

Data guru ajar

Data Nilai siswa

Input Nilai siswa

Olah Nilai siswa

Pembuatan laporan Data

Nilai siswa

Laporan Data Nilai siswa

nilaiDetail nilai

10

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan

sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap dioperasikan

sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan

semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

Kegiatan implementasi bertujuan untuk melakukan proses penerapan sistem baru.

Kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Pelatihan Personil Personil disini merupakan orang yang memegang peran

penting dalam pemanfaatan sistem baru. Pelatihan personil dilakukan dengan tujuan

agar orang tersebut paham dan mudah mengoperasikan sistem baru yang akan

diterapkan dalam instansi. Pelatihan ini dilakukan selama sehari karena personil sudah

mengerti atau mengenal komputer sehingga personil tidak memerlukan pengetahuan

dasar komputer lagi dan cukup memahami sistem baru.

b. Seleksi tempat serta instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Untuk

menjalankan sistem baru ini dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak yang

mampu mendukung pengoperasiannya. Perangkat keras itu sudah dimiliki instansi.

Sedangkan perangkat lunak yang baru dimiliki adalah sistem operasi. Spesifikasi-

spesifikasinya adalah sebagai berikut :

Processor Intel Dual Core E5400 B Rp.620.000

Motherboard ENPC E31 intel G31 Rp.355.000

RAM DDRII 1 GB pc6400 Rp.405.000

VGA PCIe 9300GS-256/64bit D2 Rp.250.000

Harddisk Seagt 320/500G SATA BC Rp.420.000

Opical DVD Room Samsung Rp.165.000

Cassing Simbada C series-430W Rp.450.000

Monitor ACER X-163- 16” (LED Tech) Rp.950.000

Keyboard & Mouse K+M Sturdy PS-2 Rp. 42.500

Printer Canon IP 2270 Rp.395.000

TOTAL Rp.4.052.500

11

Dan system operasi yang di gunakan adalah windows xp sp 2, sehingga untuk

menyempurnakan pengoperasian sistem baru tersebut cukup menginstalasi

perangkat lunak Microsoft SQL Server 2000.

c. Konversi Sistem Konversi sistem terdapat beberapa pendekatan salah

satunya konversi pararel. Konversi paralel diterapkan dengan cara mengoperasikan

sistem lama dengan sistem baru secara bersama-sama pada periode waktu tertentu.

Sistem konversi pararel ini berfungsi untuk meyakinkan kinerja sistem baru telah

beroperasi dengan baik dan sesuai dengan tujuan, sehingga sistem lama akan

dihentikan. Keunggulan sistem ini adalah sistem lama masih dapat dijalankan jika

sistem baru tidak sesuai dengan tujuan. Kelemahan sistem ini adalah biaya yang harus

dikeluarkan lebih banyak karena harus membiayai dua sistem sekaligus.

Gambar tampilan menu utama program

5. Kesimpulan

Dari penelitian dapat dilihat bahwa sistem yang digunakan masih menggunakan

sistem manual sehingga sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan, antara lain:

1. Informasi yang disajikan kurang akurat, relevan dan tepat waktu.

2. Lebih banyak memakan waktu karena lamanya pencarian dan perubahan data.

3. Kesulitan dalam mencari data yang telah usang atau lama.

12

DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. 1990. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Raymond McLeod, Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen Jilid I. Jakarta : PT

Prenhallindo. Jeffery L. Whitten. 2004. Metode Desain Analisis Desain. Yogyakarta : Andi Offset. Tata Sutabri, S.kom,MM. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. M.Suyanto, 2004. Pengenalan dan Pengolahan Data Elektronik. Yogyakarta : AMIKOM

Yogyakarta. Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset.