SISTEM AKUNTANSI ATAS PERSEDIAAN PADA PT ANGKASA PURA

II (PERSERO) CABANG BANDARA INTERNASIONAL

MINANGKABAU

A. LATAR BELAKANG

Sitem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan,dan laporan

yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan

yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan

perusahaan. Definisi tersebut menunjukkan bahwa suatu sistem akuntansi

yang tersusun secara baik akan memberikan manfaat yang baik pula bagi

manajemen dalam mengelola usahanya. Dalam sebuah perusahaan dagang

dan manufaktur memiliki persediaan yang harus dikelola dengan baik agar

tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengelolaan tersebut akan

berjalan dengan baik apabila memiliki sistem akuntansi persediaan yang baik

dan semua pihak yang terlibat dapat menjalankan sistem tersebut secara

optimal.

Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap

jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan

sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur

pembelian, dan sistem akuntansi biaya pada perusahaan manufaktur.

Kewajaran penilaian persediaan suatu perusahaan dapat disesuaikan

dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 14 (2008).

Dalam PSAK ini dinyatakan bahwa persediaan adalah aset tersedia dijual

untuk kegiatan usaha biasa, dalam proses produksi untuk penjualan tersebut

atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan digunakan dalam pemberian jasa.

Persediaan harus diukur berdasarkan biaya atau nilai realisasi bersih,

mana yang lebih rendah (the lower of cost and net realizable value). Biaya

pembelian persediaan meliputi harga pembelian, bea masuk dan pajak lainnya

(kecuali yang kemudian dapat ditagih kembali oleh perusahaan kepada kantor

pajak), dan biaya pengangkutan, penanganan dan biaya lainnya yang secara

langsung dapat diatribusikan pada perolehan barang jadi, bahan dan jasa.

1

Diskon dagang (trade discount), rabat dan pos lain yang serupa dikurangkan

dalam menentukan biaya pembelian.

Beberapa persediaan dapat dialokasikan ke rekening aktiva lainnya

seperti misalnya persediaan yang digunakan sebagai komponen aktiva tetap

yang dibangun sendiri, pabrik atau peralatan. Persediaan yang dialokasikan ke

aktiva lain dengan cara ini diakui sebagai beban selama masa manfaat aktiva

tersebut.

Perlakuan atas persediaan perlu mendapatkan perhatian yang khusus

mulai dari perencanaan pengadaan sampai dengan pelaporannya pada laporan

persediaan dan laporan keuangan perusahaan. Misalnya, pada tahap

perencanaan pengadaan persediaan perlu dilakukan seleksi dari usulan

pengadaan barang atau jasa yang diminta oleh setiap divisi atau dinas terkait

agar tidak persediaan itu tidak menimbulkan kerugiaan bagi perusahaan.

PT. Angkasa Pura II (Persero) merupakan BUMN didirikan untuk

mengusahakan bandara dan jasa layanan lalu lingtas udara. Sebagai

perusahaan jasa besar tentu memiliki persediaan atau perlengkapan yang

beraneka ragam jenis dan fungsinya untuk kelangsungan operasional

perusahaan. Pastinya persediaan tersebut bernilai material dan membutuhkan

dana yang besar untuk memperolehnya. Melihat peranan persediaan yang

sangat penting dalam keberlangsungan kegiatan operasional perusahaan,

maka pengadaan persediaan tersebut perlu usulan yang tepat dan untuk

mengendalikan pengadaan persediaan tersebut diperlukan pembukuan yang

baik dan benar.

Berdasarkan keadaan diatas, maka penulis tertarik untuk membuat

laporan magang keahlian mengenai persediaan dengan judul “Sistem

Akuntansi atas Persediaan pada PT Angkasa Pura II (Persero) Cabang

Bandara Internasional Minangkabau”.

2

B. MASALAH

Dari latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai

berikut :

1. Bagaimana prosedur persediaan PT Angkasa Pura II (Persero)?

2. Bagaimana perlakuan akuntansi pengadaan barang / jasa PT Angkasa

Pura II (Persero)

3. Bagaimana perlakuan akuntansi pengadaan, beban, utang serta

pembukuan PT Angkasa Pura II (Persero) ?

C. KAJIAN TEORI

1. Pengertian persediaan

Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan jasa ataupun

perusahaan manufaktur, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya

persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa

perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan

pelanggannya (Freddy Rangkuti, 1998, hal 1).

Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar

yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah

dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan

kelancaran operasi perusahaan. Persediaan pada umumnya merupakan salah

satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu

perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor

penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan.

Menurut Drs.Hadri Muliya,M.Si (214:2010) Persediaan adalah aktiva

yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal perusahaan, aktiva

dalam proses produksi dan atau dalam bentuk bahan perlengkapan untuk

digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

Pengadaan persediaan harus diperhatikan karena berkaitan langsung

dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya

persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan

kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan

perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang

3

tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan

persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses

produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam

pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan

dapat memperlancar jalannya proses produksi (Agus Ristono, 2008, hal 2).

2. Sitem Informasi Akuntansi

Dalam suatu perusahaan telah lama diketahui pentingnya pengelolaan

sumber daya- sumber daya utama seperti manusia dan peralatan. Saat ini

informasipun menempati dirinya sebagai sumber daya yang tak kalah

penting dalam sebuah perusahaan. Bagi para pembuat keputusan, baik pihak

intern (manajemen perusahaan) maupun ekstern perusahaan (kreditur, calon

investor, bank dan lain-lain), memahami bahwa informasi merupakan faktor

kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.

Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern maupun

ekstern perusahaan, maka disusunlah sistem akuntansi. Sistem Akuntansi ini

disusun oleh perusahaan secara manual atau diproses menggunakan

komputer.

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian

dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian

lokal adalah pembelian dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian

pemasok dari luar negeri.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab

untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi

persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang

telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang

langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang),

permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

4

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan

barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang

dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab

untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas

barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya

barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung

jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur

penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem

akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk

mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk

menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang

berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian,

fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga

pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi

pembelian.

2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok

dan melakukan pemilihan pemasok.

4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang

dipilih.

5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh

pemasok.

5

6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi

gudang untuk disimpan.

7. Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi

akuntansi.

8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar

faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban

yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada

fungsi pembelian. Jika barang tidak dimasukkan ke gudang maka,

fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian

langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat

permintaan pembelian.

b. Prosedur Permintaan Dan Penawaran Harga Dan Pemilihan

Pemasok

Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penaawaran

harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang dan syarat pembelian yang lain, sistem

akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagi berikut:

1) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Pengadaan Langsung

pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui

penawaran harga.

2) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Penunjukkan Langsung

dalam sistem ini pemilihan pemsok dilakukan oleh fungsi

pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman

permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga

pemasok dan didasarkan pada perimbangan harga penaaran dari

para pemasok tersebut.

6

3) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Lelang

Pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang

dibentuk melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang

jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang

ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:

a) Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang

berisi uarian rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang

yang akan dibeli melalui lelang.

b) Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk

kepentingan pengajuan penawaran harga.

c) Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka

acuan tersebut.

d) Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagi

persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop

tertutup.

e) Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia

lelangdidepan para pemasok

f) Penetapan pemasok yang dipilih (pemegang lelang)

oelh panitia lelang

c. Prosedur order pembelian

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada

pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit

organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang

sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

d. Prosedur pernerimaan barang

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaam mengenai

jenis,kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan

kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan

penerimaan dari pemasok tersebut.

e. Prosedur pencatatan utang

Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan

7

penrimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan

menyelenggarakna pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen

sumber sebagai pencatatan utang.

f. Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi

pembelian:

Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali

(reorder ponit):

1. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok

2. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

3. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

4. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

5. Tambahan kuntitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti

yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini

biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk

fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang

meminta barang.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

8

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan

fungsi sebagai berikut:

a. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama

surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai

order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

b. Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order

pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda

tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann

sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian,

serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang

seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

c. Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan

kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang

dimintanya telah dipesan.

d. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini

disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan

barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan

penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah

ditetapkan.

e. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh

fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk

mencari informasi mengenai pemasok.

f. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini

dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima

barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya

seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem

penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam

tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang

dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam

tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini

9

dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan

perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.

g. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian

dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk

mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order

pembelian.

5. Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order

pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut

diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan

surat perubahan order pembelian.

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas

untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus

berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai

maksud pembayaran.

4. Unsur Pengendalian Internal

1. Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan

pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian.

Pemisahaan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya

barang yang:

a. Tidak dipesan oleh perusahaan.

b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai

dengan yang dipesan oleh perusahaan.

c. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat

order pembelian.

10

2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Akuntansi

Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan

menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang

Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan

masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam

bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan pesediaan

barang yang disimpan ke gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.

4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi

pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi

tersebut.

Setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang

mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek

keetelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk

barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang,

untuk barang yang langsung pakai.

2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pemebelian atau pejabat

yang lebih tinggi. Surat order pembelian merupakan awal transaksi

pengadaan barang. Dengan surat order pembelian inilah perusahaan

memulai proses pengadaan barang yang akan berakibat terhadap

diterimanya barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban perusahaan

kepada pihak luar. Dan untuk mengurangi diterimanya barang dan

timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.

3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang

lebih tinggi.

Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai

dokumen dari berbagai sumber berikut ini:

11

a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan

bukti bahwa perusahaan tersebut telah memesan barang dengan

jumlah, jenis spesifikasi, kuantitas dan mutu barang, serta waktu

penyerahan seperti tercantum dalam dokumen tersebut.

b. Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang

merupakan I bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan

sesuai barang yang dipesan dalam surat order pembelian.

c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban

perusahaan akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya

barang yang dipesan.

5. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang,

dan faktur dari pemasok.

6. Pencatatan kedaalm kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher

register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang sehat

1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dengan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang

digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut cetak dan

penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkann oleh

manajer yang memilki wewenang untuk menggunakan formulir

tersebut.

2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

Pemasok harus dipilih berdasarkan perbandingan penawaran harga

bersaing yang diterima dari berbagai pemasok.

3. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

4. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok.

12

5. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika

fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi

pembelian.

6. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut

dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan

yang dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan

terhadap barang yang diterima dari pemasok denan cara menghitung

dan menginspeksi barang tersebut serta membandingkannya dengan

tembusan surat order pembelian.

7. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses

untuk dibayar.

8. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembentu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang

dicatat di rekening kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat

emngharuska secara periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang

menurut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dengan rekening

kontrol utang dalam buku besar.

9. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh

potongan tunai.

10. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh

fungsi peneluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

13

D. HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Prosedur Persediaan PT Angkasa Pura II (Persero)

Prosedur persediaan pada PT Angkasa Pura II (Persero) Cabang

Bandara Internasional Minangkabau antara lain :

1) Prosedur pencatatan barang yang dibeli

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang

membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat

harga pokok persediaan yang dibeli. Dokumen sumber yang

digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok

persediaan yang dibeli adalah laporan penerimaan barang

dan bukti kas keluar.

Barang yang dibeli akan dibuatkan Berita Acara

Pembayaran, Faktur Pembelian serta barang tersebut di foto

untuk dijadikan bukti bahwa barang tersebut telah dibeli.

Barang yang dibeli harus sesuai dengan SUP (surat usulan

permintaan) dari dinas terkait.

2) Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang

membentuk sistem akuntansi , dicatat dari SUP sampai

dengan nota konfirmasi anggaran. Dokumen sumber yang

digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan

pengeluaran barang. Barang yang dikeluarkan untuk dinas

terkait yang jumlah pemakaianya cukup besar harus di foto

terlebih dahulu sebelum diserahkan untuk dijadikan sebagai

lampiran dokumentasi. Setelah barang diserahkan pada dinas

terkait, bagian perlengkapan melengkapi berita acara dan

dokumentasi barang tersebut, kemudian ditambah dengan

lampiran memo permintaan dinas, dan terakhir juga

dilengkapi faktur pembelian ataupun faktur pajak jika ada.

Seluruh dokumen permintaan barang masing-masing dinas

tersebut disatukan, dan diberikan kepada bagian akuntansi

14

untuk melakukan pencatatn dengan sistem akuntansi

perusahaan.

3) Sistem perhitungan fisik persediaan

Sistem perhitungan fisik persediaan pada umumya

digunakan oleh perusahaan umtuk menghitung secara fisik

persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya

digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian

gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan

pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai

keandalan catatan persediaan yang diselenggarakanya, serta

untuk melakukan penyesuaian (adjusment) terhadap catatan

persediaan di bagian kartu persediaan.

Perhitungan fisik (stock opname)biasa dilakukan perusahaan

per triwulan. Di perusahaan ini bagian perlengkapan yang

mempunyai tanggung jawab menjaga gudang. Apapun jenis

barang yang masuk dan keluar tanggung jawab bagian

perlengkapan. Sehingga pada saat dilakukanya perhitungan

fisik bisa lebih mudah. Pegawainya sudah tau apa saja

barang yang masuk dan keluar.

Dokumen yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik

persediaan adalah :

a. Kartu perhitungan fisik

Digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik

persediaan.

b. Daftar hasil perhitungan fisik

Digunakan untuk meringkas data yang telah direkam

dalam bagian kartu persediaan fisik yang diisi oleh

pengecek.

Metode yang digunakan oleh PT Angkasa Pura II (Persero)

untuk Pengeluaran persediaan yaitu dengan menggunakan Metode First in

First Out (FIFO). Dalam metode ini Harga pokok persediaan akan

15

dibebankan sesuai dengan urutan terjadinya. Apabila ada penjualan atau

pemakaian barang-barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga

pokok yang paling terdahulu, disusul yang masuk berikutnya. Persediaan

akhir dibebani harga pokok terakhir.

2. Prosedur Akuntansi Keuangan untuk Pengadaan Barang/Jasa PT

Angkasa Pura II (Persero)

1. Penggunaan kode proyek untuk pengadaan barang/jasa

Setiap kegiatan pengadaan barang/ jasa yang telah disetujui oleh

pejabat yang berwenang dan telah bersifat definitif harus diberi kode

proyek yang bersifat unik. Kode ini diperlukan agar dalam realisasi

proyek dapat dimonitor apakah proyek tersebut melampaui pagu

anggaran atau tidak.

2. Prosedur akuntansi pengadaan barang/ jasa dalam rangka pelaksanaan

belanja eksploitasi

Prosedur akuntansi untuk pengadaan barang/ jasa dapat dilakukan

melalui tiga alternatif cara :

Pembukuan terkomputerisasi dan terintegrasi penuh

Pembukuan terkomputerisasi namun tidak terintegrasi

Pembukuan terkomputerisasi secara semi manual

a) Berdasarkan NKA, Unit Spesifikasi Teknis (UST) atau unit teknis

pelaksana pengadaan barang/jasa melaksanakan proses sdleksi dan

penetapan penyedia jasa :

Dokumen yang dihasilkan dari proses pengadaan antara lain

dokumen penawaran, dokumen evaluasi penawaran, penetapan

perusahaan penyedia barang/jasa(supplier/vendor) dan draft

kontrak pengadaan barang/jasa.

Dokumen di atas dilampiri dengan rincian mata anggaran

(akun-akun) yang akan terbebani oleh kontrak tersebut, baik

akun beban maupun akun aset.

b) Unit Legal menerbitkan dan meregistrasi kontrak

16

Unit Legal mereview draft kontrak dan memberikan

persetujuan ;

Penyedia jasa menandatangani kontrak ;

Direktur Perusahaan, atau pejabat lain yang berwenang

menandatangani kontrak ;

Unit Legal melakukan registrasi kontrak ke dalam registrasi

kontrak setelah dokumen tersebut sah dan mengikat dipandang

dari aspek hukum.

Tembusan dokumen kontrak disampaikan kepada UST atau

unit teknis pelaksana pengadaan. Tembusan dokumen kontrak,

beserta lampiranya (yang mencantumkan rincian yang akan

terbebani), Unit Treasury dan selanjutnya akan diteruskan

kepada Unit Akuntansi.

c) Pencatatan nilai dan akun yang telah diterbitkan kontraknya

Unit teknis pelaksana pengadaan atau UST melakukan

pemutakhiran database anggaran dengan mencatat serta

memastikan bahwa jumlah yang tertera dalam kontrak telah

terekam secara akurat, lengkap dan sesuai dengan akun

semestinya.

Unit Akuntansi dan Treasury mereview database anggaran

untuk memastikan akurasi perekaman kontrak, khususnya

terkait dengan ketetapan akun yang digunakan serta nilainya.

d) Penerbitan Purchase Order / Surat Perintah Kerja.

Unit teknis pelaksana pengadaan atau UST menerbitkan

Purchase Order (PO) atau Surat Perintah Kerja (SPK/work

order/WO) berdasarkan kontrak.

PO/SPK/WO direkam ke dalam database pengadaan ;

e) Penyedia barang/ jasa melaksanakan pekerjaan dan melakukan

pengiriman / penyerahan barang/jasa.

f) Penyerahan barang/ jasa

Barang/ jasa diterima oleh petugas yang berwenang untuk diperiksa

kesesuainya dengan kontrak.

17

Barang yang berupa persediaan perlengkapan diserahkan

kepada unit yang bertugas menatausahakan dan menyimpan

persediaan barang tersebut. Persediaan dicatat dalam register

persediaan perlengkapan oleh unit tersebut. Pada saat ini status

persediaan adalah “received but unposted”. Nilai rupiah yang

dicantumkan masih nol.

Apabila pengadaan barang tersebut terkait dengan perolehan

aset tetap dan aset tidak berwujud yang dikapitalisir, maka unit

Pengelola Aset yang bersangkutan mencatat perolehan aset ke

dalam database aset. Status aset pada tahap ini adalah “received

but unposted”. Nilai rupiah yang dicantumkan masih nol.

Setelah kualitas dan volume barang/jasa yang diterima per

termin telah dipandang sesuai dengan kontrak, maka dibuatkan

berita acara serah terima (BAST).

Tembusan BAST disampaikan kepada unit Treasury sebagai

rujukan pemrosesan pembayaran kepada supplier/ penyedia

barang/jasa, dan kepada Unit Legal untuk dicatat dalamregister

kontrak.

Unit legal merekam BAST ke dalam register / database

kontrak.

g) Pemrosesan pembayaran

Penyedia barang/ jasa meyampaikan tagihan disertai berbagai

dokumen pendukung yang disyaratkan dalam kontrak.

Dokumen tagihan direview oleh unit teknis pelaksana

pengadaan, jika dokumen tagihan dipandang telah memadai

dan sesuai dengan kontrak serta sesuai dengan bukti serah

terima barang/jasa, maka unit teknis ini membuat Voucher

Permintaan Pembayaran dan menandatanganinya. Voucher

harus mencantumkan kode akun yang terkait beserta jumlah

rupiah untuk masing-masing akun.

Voucher beserta dokumen tagihan disampaikan kepada Unit

Akuntansu diverifikasi.

18

Unit Akuntansi melakukan verifikasi. Jika tidak terdapat

kesalahan, voucher ini dilengkapi dengan kode transaksi arus

kas selannjutnya diparaf. Selanjutnya voucher dan dokumen

tagihan disampaikan kepada unit Treasury untuk disiapkan

pembayaranya.

Unit Treasury menyiapkan cek atau nota transfer untuk

dilanjutkan dengan eksekusi pembayaran.

Dokumen pembayaran ini menjadi dasar pencatatan transaksi

pembayaran. Setelah dibukukan, maka status mata anggaran

pengeluarann kas pada NKA terkait menjadi “realized”,

sedangkan status aset menjadi “posted”.

h) Pemakaian/ konsumsi atas persediaan perlengkapan atau jasa ;

Pada saat Unit Pengguna menggunakan barang termaksud,

maka digunakan dokumen pemakaian barang.

Dokumen ini akan menjadi dasar pembukuan realisasi

anggaran eksploitasi yang tercemin dari pembukuan pada akun

beban.

i) Penerimaan aset terjadi pada periode yang berbeda dengan realisasi

pembayaran :

Dalam keadaan tertentu, serah terima barang/ jasa terjadi menjelang

akhir tahun sehingga realisasi pembayaran tagihan terjadi di tahun

berikutnya. Jika hal ini terjadi, maka pada akhir tahun buku dibuat

jurnal penyesuaian untuk membukukan utang dan perolehan aset.

Selanjutnya pada awal tahun berikutnya dibuat jurnal balik (reversing

entry) yang membalik kembali jurnal penyesuaian yang pernah dibuat

19

3. Perlakuan Pengadaan, Beban, Utang dan Pengeluaran Uang PT

Angkasa Pura II (Persero)

Transaksi Pengadaan, Beban, Utang dan Pengeluaran Uang merupakan

transaksi yang lazim terjadi. Perlakuan pembukuanya adalah sebagai

berikut :

1. Transaksi pengadaan secara tunai

a. Pengadaan barang persediaan secara tunai dibukukan sebagai

perolehan aset dan dianggap sebagai realisasi anggaran kas.

b. Pengadaan jasa secara tunai yang langsung digunakan

(dikonsumsi) dibukukan sebagai beban, dianggap sebagai

realisasi anggaran eksploitasi dan realisasi anggaran kas.

c. Pengadaan secara tunai atas aset yang memiliki umur ekonomis

lebih dari satu tahun dan dikapitalisir, akan dibukukan sebagai

perolehan aset, dianggap sebagai realisasi belanja modal dan

realisasi anggaran kas.

2. Transaksi pengadaan secara kredit :

a. Pengadaan barang persediaan secara kredit : dibukukan sebagai

perolehan aset dan belum dianggap sebagai realisasi anggaran.

b. Pengadaan jasa secara kredit yang langsung digunakan

(dikonsumsi) dibukukan sebagai beban dan dianggap sebagai

realisasi anggaran eksploitasi.

c. Pengadaan secara kredit atas aset yang memiliki umur

ekonomis lebih dari satu tahun dan dikapitalisir akan

dibukukan sebagai perolehan aset dan belum dianggap sebagai

realisasi anggaran.

3. Transaksi timbulnya beban:

a. Transaksi yang menimbulkan beban yang dibayar tunai :

dibukukan sebagai beban, dianggap sebagai realisasi anggaran

eksploitasi, dan dianggap sebagai realisasi anggaran kas.

20

b. Transaksi yang menimbulkan beban yang terhutang :

dibukukan sebagai beban dan dianggap sebagai realisasi

anggaran eksploitasi.

c. Transaksi yang menimbulkan beban yang tidak terkait kas :

dibukukan sebagai beban dan dianggap sebagai realisasi

anggaran eklpoitasi.

4. Transasksi utang :

Transaksi terjadinya utang akibat pengadaan barang/jasa :

perlakuanya adalah sesuai dengan transaksi pengadaan barang/jasa

secara kredit.

21

E. KESIMPULAN DAN SARAN

1. KESIMPULAN

Berdasarkan data dan hasil pengamatan yang telah dipaparkan pada

bab sebelumnya mengenai persediaan, maka dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut :

a. Prosedur persediaan pada PT Angkasa Pura II tidak sesuai

dengan teori, mulai dari permintaan barang yang dibeli,

pencatatan barang yang dibeli, pengeluaran barang gudang

sampai dengan perhitungan fisik persediaan semua kegiatan itu

banyak dilakukan oleh orang yang sama.

b. Pengadaan barang dan jasa PT Angkasa Pura II (Persero) sudah

sesuai dengan buku panduan perusahaan. Tahap awal dari

pengadaan yaitu dengan menggunakan kode proyek atau

biasanya disebutkan dalam takah. Pencatatan nilai akun,

penerbitan PO, penyerahan barang dan jasa sampai dengan

pembayaran dan pemakaian barang tersebut sudah berjalan

dengan prosedur perusahaan dengan baik.

c. Perlakuan pembukuan traksaksi pengadaan barang/ jasa baik

secara tunai, kredit ataupun transaksi timbulnya beban

dilakuukan sesuai dengan aturan perusahaan yang ada pada

buku panduan perusahaan.

2. SARAN

Berdasarkan pembahasan sebelumnya, maka beberapa hal

yang bisa penulis sarankan terhadap perusahaan antara lain:

a. Prosedur persediaan barang hendaknya dilaksanakan sesuai

dengan teori yang ada. Pemisahan tugas untuk masing-masing

fungsi sangat penting, agar dapat menghindari terjadinya

kecurangan pada saat pengadaan persediaan tersebut. Jika

masing masing fungsi dilakukan oleh orang yang berbeda maka

22

akan kecil kemungkinan terjadinya kesalahan, misalnya

kesalahan pencatatan kode akun. Maka perusahaan disarankan

untuk menambah pegawai dibagian persediaan ini agar dapat

menjalankan fungsi tugas dengan baik dan benar. Dalam

penghitungan fisik persediaan, penghitung sebaiknya berasal dari luar

bagian gudang, hal itu untuk menghindari adanya pemalsuan terhadap

data yang ada pada buku gudang, apabila tidak sesuai dengan jumlah

persediaan yang ada digudang sebenarnya.

b. Pengadaan barang dan jasa sudah sesuai dengan prosedur yang

ada, hanya diperlukan penambahan pegawai agar dapat

dilakuakn pemisahan tugas dalam pelaksanaan pengadaan

barang/jasa tersebut.

c. Perlakuan penjurnalan sudah dilakuukan dengan baik, karyawan

dibagian akutansi dituntut ketelitianya dalam memeriksa semua

berkas dan bukti dari setiap transaksi.

23

F. DAFTAR PUSTAKA

Horgen, dkk. 2006. Sistem Akuntansi. (Online). www.google.com di

akses tanggal 25 Agustus 2015

Ikatan Akuntansi Indonesia.2008.Standar Akuntansi Keuangan per 1

September 2007.Jakarta:Salemba Empat.

Mulyadi. (1993). Sistem Akuntansi Edisi 2. Yogyakarta: STIE YKPN.

Kieso, D.E. et. al. 2002. Akuntansi Intermediate. Jakarta : Salemba Empat.

Retno, G. W. (2005, September 25). Sistem Informasi Akuntansi Persediaan.

Retrieved Agustus 24, 2015, from repository.ipb.ac.id.

24