SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry...
description
Transcript of SISLink10 - Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs de realiteit binnen een universiteit - Perry...
Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs.
de realiteit binnen een universiteit Perry Heymann (Universiteit Maastricht)
Mark Arts (itelligence)
MUSL Project
Voetbal op een groot scherm
Achtergrondmuziekje
Voetbal GOGO ruilmiddag
MUSL Project
• Universiteiten– Universiteit Maastricht (2009)– Vrije Universiteit Amsterdam (2010)
• ROC/VMBO– ROC West Brabant (2008)– Prisma College (2009)– Leeuwenborgh Opleidingen (2010)– Helicon Opleidingen (2010)– ROC deLeijgraaf (2011)
• Totaal 90.000 studenten
SAP Student Lifecycle Management
MUSL Project
Agenda
• Korte introductie MUSL project
• Project voorbereiding
• Ontwerp
• Testen
• Trainen
• Overdracht
• Conclusie
MUSL Project
MUSLPROJECT
Stroomlijnenprocessen
ImplementatieSAP SLM
ImplementatieSyllabus Plus
ImplementatieStudielink
Keuze: Processen en systemen in 1 x
MUSL Project
Studenten Levenscyclus
Aanmelding2
Toelating2a
Inschrijving2b
Opleiding /blokken
3
Toetsen /resultaten
4 Voortgangs-analyse
5
Afstuderen8
Uitschrijving9
Alumni10
Herinschrijven7
Werving1
Bachelor
TaaltrainingSpaans
MasterExchange Studenten
Adviseren6
Keuze: 1 Proces voor alle soorten studies en studenten
MUSL Project
Voor het eerst…
• Grootschalig stroomlijnen binnen UM• Master admission start niet via faculteiten• Eerste UM project dat test volgens nieuwe UM richtlijn
• Project van deze omvang in UM• Live interface SIS en Syllabus Plus…• Live interface SIS en Blackboard…• Live interface SAP en Studielink• Eerste Nederlandse universiteit op SAP SLM• Eerste universiteit ter wereld die volledige student lifecycle functionaliteit in 1 keer invoert…
MUSL Project
De echte rit moest nog beginnen…
MUSL Project
We waren niet alleen…
MUSL Project
Theorie vs praktijk
De UM lijdt aan een“ongezonde ICT-gretigheid”concludeert Wouter Keller
SAP, Syllabus Plus en StudielinkLive in 1,5 jaar
Van 11.500 studenten tijdens business case
Naar 13.500 studenten nu
MUSL Project
Agenda
• Korte introductie MUSL project
• Project voorbereiding
• Ontwerp
• Testen
• Trainen
• Overdracht
• Conclusie
MUSL Project
MUSL Project
Project Initiatie fase
• Aanleiding– Programma Stroomlijnen UM
– Strategisch Programma
• Projectdoelstelling– Business case incl. voorstellen processen
• Scope
• Financiën– Business case
– Interne kosten, opvangen groei
• Randvoorwaarden & beperkingen
• Relaties met andere projecten
MUSL Project
Toelating
Inschrijving
ERP
SLM, HR & FI
Aanmelding2
Toelating2a
Inschrijving2b
Opleiding /blokken
3
Toetsen /resultaten
4 Voortgangs-analyse
5
Afstuderen8
Uitschrijving9
Alumni10
Herinschrijven7
Werving1
Adviseren6
Netweaver
Portal, BI & PI
CRMCRM
CRM
Ontwerpenin complexeomgeving
MUSL Project
Projectplan
• Projectorganisatie– Deelname kerngebruikers en beheerders– Change management en band met bestuurders – Groeit en krimpt– Escalatie en besluitvorming– Directeurenberaad i.p.v. stuurgroep– Ervaring projectmatig werken– Ondersteuning– Rapportages
• Communicatie– Door wie en wanneer?
• Risico’s– Bekend – Sturing
MUSL Project
Agenda
• Korte introductie MUSL project
• Project voorbereiding
• Ontwerp
• Testen
• Trainen
• Overdracht
• Conclusie
MUSL Project
Technische fasering
specificatie
globaalontwerp
detailontwerp
opleidings-plan
bouw
opleiding begeleiding
invoering
Bron: De Kleine Prince2 – Onna en Koning
MUSL Project
Ontwerp
• Stroomlijnvoorstellen– Op initiatief van CvB en decanen– Positieve sfeer
• Globaal ontwerp– Eerste in Nederland– Tegelijk met lokalisatie
• Aanbesteding• Blauwdruk
– Nieuwe processen en nieuw systeem– Ervaring
• Functioneel Ontwerp– Detail niveau– Wie kan ze lezen?– Geen werkende demo omgeving– Lokalisatie in Enhancement Pack
• Technisch ontwerp
MUSL Project
Fasering in de realiteit…
2007 2008 2009 2010
SAP Back office
Nieuwe website & SAP Portal
Stroomlijn-voorstellen
Scope
BusinessCase
Stroomlijnen Processen
Aanbe-steding
Blauwdruk
FunctioneelOntwerp
Realisatie
S+ liveS+ Pilot
SAP admissions & studielink
SAP inschrijven onderwijscijfers, afstuderen
Nieuwe website & SAP Portal
Should havesCould haves
Should havesCould haves
MUSL Project
Pinguïn is het doel: op tijd inschrijven studenten en publiceren van de roostersOp de hielen gezeten door het project en eindgebruikers…
Dr Julian Moss - Liverpool University
MUSL Project
Agenda
• Korte introductie MUSL project
• Project voorbereiding
• Ontwerp
• Testen
• Trainen
• Overdracht
• Conclusie
MUSL Project
Testen – De theorie
Google: > 2 miljoen treffers op zoektermtesten software
MUSL Project
Testen – Risk & Requirement Based Testing
Blackbox
White box
Acceptatie Test
ComponentIntegratie Test
Component Test
Systeem IntegratieTest
Systeem Test
Gebruikerswensen, Requirements, Bedrijfsprocessen
SysteemSpecificatie
Technisch Ontwerp & Code
MUSL Project
Van risico’s & requirements tot testscript
ProductrisicoFaalkans systeem x Business impact
Requirement(s)
Testconditie(s)
Testgeval(len)
ProductRisicoAnalyse(PRA)
Testclusterkaarten
Een student met BSA kan zich (ten onrechte) opnieuw inschrijven
Resultaten: berekeningen BSA dienen correct te verlopen
De BSA voor BSA-opleidingen wordt correct berekend
•Bepaling BSA voor opleiding Economie wordt correct uitgevoerd•Voor opleiding Geneeskunde dient geen BSA bepaling uitgevoerd te worden
Must have
Must test
Should test
Must test
MUSL Project
Testen – de praktijk (lessons learned)
• Start testing before testing starts
• Van requirements tot testscenario’s
• Systeem / integratie / acceptatietesten
• Acceptatiecriteria– FAT en GAT
– Performance
– Go / No go?
• Conversiedata of synthetische data
• Welke kennis nodig voor testen?
PORTAL
XI
AIF
SAP
ARCHITECTPROJECT-
MANAGER
buiten beeld:
FICA
SLM
Testanalist
Projectmanager
Logica
buiten beeld:
testcoördinator
buiten beeld:
SAP / SL
Deelproces:
Admissions
MUSL Project
Testen?
Trainen?
MUSL Project
Agenda
• Korte introductie MUSL project
• Project voorbereiding
• Ontwerp
• Testen
• Trainen
• Overdracht
• Conclusie
MUSL Project
Training – De theorie
Kerngebruikersproject
Beheerorganisatie
Kerngebruikers
Eindgebruikers
SAP Dummy
bediening
SAP SLM Basic Intro
concept
SAP SLM Advanced
systeem
Training on the job
Train de trainer
S+
bediening
�Px��
�Px,Py,…
��
��Px,Py,…
��Px,Py,…
MUSL Project
Trainen – De praktijk
• Vóór live-gang:
–Trainen op een vrijwel leeg systeem
• Na live-gang:
–Wijzigingen systeem / oneigenlijk gebruik
–Organisatiestructuur Bureaus Onderwijs wijzigt voortdurend
–Groepen medewerkers heterogeen
–Trainen o.b.v. rollen
MUSL Project
Agenda
• Korte introductie MUSL project
• Project voorbereiding
• Ontwerp
• Testen
• Trainen
• Overdracht
• Conclusie
MUSL Project
Overdracht naar beheersituatie
• Meewerken in project– Kerngebruikers– (Toekomstig) beheerders
• Balans vinden– Wanneer is het af? – Te vroeg– Projectwerk vs. beheertaken
• Formatie centraal i.p.v. decentraal– Vele facultaire applicaties vervallen– Gaat niet spontaan
• FTEs– Inhuur vs. formatie
• Professionaliteit en inrichting organisatie– ERP / Ketendenken– Releasematig werken
MUSL Project
Conclusie
• Evaluatie– Wouter Keller
• Heel veel in heel weinig tijd– Risico’s– Enorme druk
• Communicatie– Aansturing– In de organisatie
• Overdracht naar beheer• Klaar voor de toekomst
MUSL Project