Sinikka Rantala, THL, OPER syysseminaari 2016

20.10.2016 1

Arkiston uudet palvelut - vanhojen tietojen arkistointi

ja kuva-aineistojen arkistointi

Sinikka Rantala THL OPER

Vanhoja asiakirjoja ovat

• potilastietoja, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa ennen Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa.

• potilastiedot, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkisto -palveluun käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa STM:n vaiheistusasetuksen (165/2012) mukaisesti.

20.10.2016 Sinikka Rantala THL OPER 2

Vanhojen asiakirjojen arkistoinnin hyödyt

• Asiakirjoja säilytetään pysyvästi Potilastiedon arkistossa

• Organisaation vastuu potilastietojen arkistoinnista poistuu

• Terveydenhuollon ammattilaiset katsovat uusia ja vanhoja potilastietoja yhdenmukaisen käyttöliittymän avulla

• Tiedot ovat saatavilla yhdenmukaisella tavalla, joka tukee laadukasta hoitoa ja palvelua asiakkaalle

• Käytettävän järjestelmän on osattava teknisesti hakea myös vanhat tiedot


Hyötyjä organisaatiolle

• Ei tarvitse ylläpitää ja päivittää vanhoja katselukantoja

• Vanhojen järjestelmien osaajia on ajan kuluessa aina vähemmän eläköitymisen ja muihin tehtäviin siirtymisen seurauksena

• Rekisterinpitäjän käytössä on edellisten organisaatioiden järjestelmien tiedot

• Tukee tulevia järjestelmämuutoksia, potilastietoja haetaan uuteen järjestelmään Kanta-palveluista


Pilotit ja arkistoinnin eteneminen

• HUS ja Kainuu toimineet pilottina

• Siirrot alkavat syksyllä 2016, johtuen Kelan migraatioprojekteista ja levyjärjestelmän uudistamisesta

• Eksote on seuraava arkistoija talvella 2016-2017

• Joensuun Finstarin siirto samoin talvella 2016-2017

20.10.2016 5 Sinikka Rantala THL OPER

Vanhojen tietojen arkistointi

• Ei ole erottelua julkiseen, yksityiseen, suun terveydenhuoltoon. Organisaatiot voivat tulla mukaan tarpeensa ja resurssiensa mukaan.

• Vanhat tiedot voidaan siirtää suoraan järjestelmistä tai paikallisista/ alueellisista arkistoista.

• Potilastietojen pysyväissäilytykseen Arkistolaitos ei tule antamaan säilytyslupaa, ei paikallisille eikä alueellisille arkistoille.

• Organisaation käytössä olevien tietojärjestelmien määrä (onko käytöstä poistuneita järjestelmiä?) ja asiakirjojen määrä (=potilasmäärät vuosittain) antavat suuntaa kuinka kauan valmisteluihin menee aikaa. Arviolta ainakin puoli vuotta tulee varata valmisteluihin ja asiakirjojen muodostamiseen.


Vanhojen tietojen luovutus

• Tämän hetken suunnitelman mukaan vanhat arkistoon siirretyt tiedot ovat vain oman organisaation käytössä pdf-näyttömuodossa, kaikkien järjestelmien pitää pystyä näyttämään tiedot.

• Niitä ei luovuteta toiselle organisaatiolle, koska

– Kansalaisen palvelutapahtumakohtainen kieltomahdollisuus on vaikea toteuttaa

– Kirjauksissa saattaa olla mukana toista henkilöä koskevia tietoja

• Sähköinen tieto on arkistossa pysyvästi, toistaiseksi säilytettävä. Aikaisemmat säilytysajat ja pysyväissäilytyksen syntymäaikakohtaiset määräykset eivät päde.

• Arkistolaitos on laatinut 25.9.2015 julkaistun tiedotteen, missä on tarkennettu ohjeistusta Vanhojen potilastietojen pysyvän sähköisen säilyttämisen toteuttamisesta.

• Arkistolaitoksen tiedote: http://www.epressi.com/tiedotteet/laki/potilastietojen-sahkoinen-sailyttaminen-kelan-potilastiedon-arkistossa.html


http://www.epressi.com/tiedotteet/laki/potilastietojen-sahkoinen-sailyttaminen-kelan-potilastiedon-arkistossa.html











Vanhojen tietojen arkistointiin liittyvät määrittelyt

• Vanhojen tietojen arkistointipalveluun liittyvät kuvaukset, ja ohjeet julkaistaan Kanta.fi –sivustolla

• http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/potilastiedon-arkiston-vanhat-asiakirjat


http://www.kanta.fi/

http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/potilastiedon-arkiston-vanhat-asiakirjat










Vanhojen tietojen arkistointi, kustannukset

• Kanta-palveluista perittävistä maksuista säädetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) 22 §:n mukaisesti sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella: 1313/2015.

• Vanhojen tietojen arkistointi sisältyy Kanta-palvelujen käyttömaksuihin.

• Asiakas vastaa omalta osaltaan palvelun testaukseen ja käyttöönottoon liittyvistä kustannuksista


Kuva-aineistojen arkistoinnin taustaa

• Kansallisen kuva-aineistojen arkiston toteuttaminen perustuu lakiin asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista (1257/2015).

• Asetus velvoittaa tallentamaan potilaan tutkimuksen tai hoidon yhteydessä syntyneet kuva-aineistot Potilastiedon arkistoon 31.12.2019 mennessä.

• Kansallinen kuvantamistutkimusten arkistoinnin ja jakamisen infrastruktuuri on määritelty 2012-2013 KVARKKI- projektissa ja julkaistu 2014.

• THL toteutti 2015 jatkomäärittelyprojektin, jossa teknisiä määrittelyjä täydennettiin toiminnallisilla määrittelyillä.

11 20.10.2016 Sinikka Rantala THL OPER

Kanta kuva-aineistojen arkistointi (KVARKKI), projektivastuut

• Kokonaisuus toteutetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen operatiivisen ohjauksen yksikön (OPER) ja Kansaneläkelaitoksen (Kela) Kanta-palvelut yksikön välisenä yhteistyönä.

• OPERin vastuulla on kansallisen kuva-aineistojen arkistointihankkeen koordinointi, ohjaaminen ja aikatauluttaminen, mukaan lukien terveydenhuollon organisaatioiden KVARKKIin liittymisen koordinointi ja ohjaaminen.

• Kelan vastuulla on keskitetyn kansallisen kuvantamistutkimusten tietovaraston rakentaminen, kuva-arkistopalvelun käyttöönotto, ylläpito ja tuki.


Lähtökohta Kanta kuva-aineistojen arkistointiin

• Kuva-aineistojen arkistointi (KVARKKI) Kanta-palveluihin toteutetaan hankkeena, jonka toimeenpano toteutetaan osaprojekteina vuosien 2015 – 2019 välisenä aikana.

• Hankkeen toimeenpanosuunnitelma perustuu THL:n ja Kelan yhteistyönä laatiman

Lääketieteellisen kuvantamisen kansalliset toiminnalliset määritykset

dokumentissa esitettyyn toteutuksen vaiheistukseen.

13 Sinikka Rantala THL OPER 20.10.2016

Hankesuunnitelman lähtökohta

• Tavoitteena on, että kuva-aineistojen arkistoinnin ensimmäisessä vaiheessa kohdistuisi mahdollisimman vähän muutosvaatimuksia olemassa oleviin kuvantamisen tuotanto- eli PACS-järjestelmiin.

• Kuva-aineistojen arkistohankkeen ensimmäisen vaiheen jälkeisissä toimeenpano -projekteissa tarkennetaan, minkälaisia lisäpalveluita rakennetun infrastruktuurin päälle tullaan rakentamaan.

• Kuva-aineistojen toimeenpanohankkeen osaprojekteissa painottuu terveydenhuollon organisaatioiden liittymisten tuki ja vaiheittaiset liittymiset KVARKIn käyttäjiksi

• Osaprojektien tavoitteissa huomioidaan myös uusien määritysten tarve ja aikataulut

Sinikka Rantala THL OPER 14 20.10.2016

Tavoitteena on valtakunnallinen kuva-aineistojen arkisto

• Kanta-kuva-aineistojen arkistohankkeen kokonaistavoite:

Terveydenhuollon organisaatiot voivat lain edellyttämässä aikataulussa

arkistoida kuva- ja tutkimusmateriaalinsa keskitettyyn kansalliseen kuva-aineistojen arkistoon

ja hyödyntää kuvamateriaaleja potilaan hoidossa yli organisaatiorajojen, potilaan luvalla.

15 Sinikka Rantala THL OPER 20.10.2016

Kuva-aineistojen arkiston kokonaisuus

1

6

Suoraliittyjä

20.10.2016 Sinikka Rantala THL OPER

Mitä toimintoja ensimmäiseen vaiheeseen sisältyy

• Kuva-aineistojen arkiston ensimmäisessä vaiheessa toteutetaan

perustoiminnot, joita ovat: – Tutkimuksen tallennus ja rekisteröinti

– Potilastiedon arkistoon tallennettavien kuvantamisen hoitoasiakirjojen (tutkimuspyyntö, tutkimus, lausunto) rekisteröinti

– Hakupalvelut

– Tutkimukseen tehtävien muutosten hallinta

• Tutkimuksen tai sen osien poistaminen, kuvien yhdistäminen toiseen tutkimukseen, kuvailutietojen muuttaminen…

– Ennen kuva-aineistojen arkistoon liittymistä syntyneiden kuvien tallennus ja rekisteröinti


KUVA-AINEISTOJEN ARKISTOINTI KANTA-palveluihin: THL – Kela yhteishanke

2015 2016 2017 2018 2019

Esivalmistelu

THL

hankkeelle

käynnistys-

lupa 16.10.2015

Tarkennetaan toiminnalliset määrittelyt ja käyttötapaukset Kelan teknisen

toteutuksen vaatimilta osin (mm. EKG:n tallennus)

Julkisen ja yksityisen th:n

KVARKKin liittymisten

ohjaaminren ja tukeminen

Kuvantamistiedon toissijaisen

käytön mahdollistaminen:

lakisääteisyys?, jaetut työnkulut

Hankkeen ja osa-

projektien organisointi

Merkintätapojen vakiinnuttaminen ja standardointi

Ohjataan ja tuetaan ensimmäisiä KVARKKIin liittyviä terveydenhuollon

organisaatioita

KVARKKIin liittymisten

laajentaminen, mukaan myös

pienet toimijat

Toiminnalliset tarpeet:

laajentaminen uusiin

kuvantamistutkimus-tyyppien

arkistointiin (infra?): video- ja

ääniaineistot

Sovitaan ensimmäiset

KVARKKin liittyjät

Tarkistetaan kuva-aineistojen arvonmääritys Kehittyneempien

toiminnallisuuksien määrittely

tarvelähtöisesti

Tarkistetaan muut kuva-aineiston tallennus tarpeet: (valokuvat ja seulonnat);

määritykset

Tarkistetaan kuva-aineistojen arkistoinnin säilytysajat yhteistyössä

Arkistolaitoksen kanssa

Edistetään säteilyturvaa kansallisella tasolla

Yhteistyö kuvantamisen järjestelmätoimittajien ja ensimmäisten KVARKKIin

liittyvien th-organisaatioiden sekä STUKn kanssa

Tarkistetaan kuvantamisen järjestelmien kansalliset olennaiset

tietoturvavaatimukset ja toiminnalliset vaatimukset järjestelmien sertifiointia

varten

Määritellään luovutustietojen näyttö Omakannassa

• Tuetaan Kelan koordinoimaa asiakas- ja yhteistestausta ja ohjataan

tarvittaessa määritysten toteuttamisessa

Laaditaan toimintamallit,

• Tarkistetaan tarve muille ohjeille ja laaditaan tarvittavat ohjeet

Käynnistetään tarvittavat uudet toiminnalliset määrittelyt


Kuva-aineistojen arkistointi

• HUS ja PKSSK ovat varmistuneet ensimmäisiksi mukana oleviksi organisaatioksi, joiden käyttöönottoprojektit ovat jo käynnistyneet

• Kevään 2016 työpajojen tavoitteena oli tuottaa tietoa Kelan kuva-aineistojen arkistoinnin teknisen ympäristön toteuttamiseen

– Työpajoja: Tekniset määrittelyt, säteilyrasitus, metatiedot, yksityiset toimijat, suun terveydenhuolto, vanhojen kuvantamistutkimusten arkistointi

– Kelan tavoite: teknisen ympäristön kokonaisuus on valmistunut

• asiakastestaus 9/2016 alkaen

• asiakastestiympäristö on valmis uusille liittyjille 31.12.2016

– Yhteistestaukset 3/2017 alkaen

– Ensimmäiset terveydenhuollon organisaatioiden liittymiset 10/2017


Kuva-aineistojen arkistointi

• Keskustelu Arkistolaitoksen kanssa kuva-aineistojen säilytysajoista - > tarvitaan myös STM:n linjaukset

• Tulevatko säilytysajat pidentymään, mahdollisesti pysyväissäilytysvelvoitteita, jää nähtäväksi.

HUOM:

• Projektissa ei aikatauluteta julkisen, yksityisen tai suun terveydenhuollon liittymistä erikseen. Mukaan voi tulla valmiuksien mukaisesti.


Hyödyt

• Kuva-aineistojen kansallinen arkistointi tuo konkreettisia hyötyjä eri sidosryhmille ja toimijoille.

• Hyödyt potilaille ja asiakkaille

Ajantasaiset ja uusimmat kuvantamistutkimukset ovat aina hoitavan ammattilaisen saatavilla potilaan suostumuksella, organisaatiosta tai palvelunantajasta riippumatta

• Hyödyt ammattilaisille

Mahdollistaa automaattisen vertailukuvien hakemisen reaaliaikaisesti, sekä alueellisesti että kansallisesti niin radiologille kuin kliinikolle.

• Hyödyt kansanterveydelle ja yhteiskunnalle

Keskitetystä arkistoinnista syntyy säästöjä verrattuna paikallisiin ja alueellisiin ratkaisuihin


Ajankohtaista

• http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/kuvantaminen-kvarkki-

• Näkyvän valon kuvien koodisto julkaistu

• Toiminnallinen ja tekninen määrittely päivitetään


http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/kuvantaminen-kvarkki-





Kysymykset

[email protected]


Sinikka Rantala, THL, OPER syysseminaari 2016

Health & Medicine

Transcript of Sinikka Rantala, THL, OPER syysseminaari 2016