Siklus Pengeluaran-1
-
Upload
bellahaniku -
Category
Documents
-
view
249 -
download
0
Transcript of Siklus Pengeluaran-1
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
1/17
SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi Manahemen (SIMSistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Pelaporan ManajemenSistem Pemrosesan TransaksiSistem Pelaporan Keuanan
Siklus Pen!apatanSiklus Kon"ersiSiklus Peneluaran
Sistem Pem#elian
Sistem Peneluaran Kas
Sistem Pemrosesan Penajian
Sistem Aset Tetap
Sistem Akuntansi $ia%a
Sistem Peren&anaan Permintaan $ahan $aku
Sistem Pemrosesan Penjualan
Sistem Penerimaan Kas
Sistem Manajemen S'MSistem Manufaktur
Sistem Pemasaran
Sistem Manajemen Keuanan
Kerangka Kerja Sistem Informasi
Sistem Informasi Akuntansi dan Subsistem
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan yang secara
langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.SIA terdiri atas tiga subsistem; (1
Sistem Pemrosesan Transaksi! yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai
dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan.(" Sistem #uku #esar dan
$elaporan Keuangan! yang menghasilkan %aporan Keuangan; dan (& Sistem $elaporan
'iagram 1-1
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
2/17
Siklus PengeluaranSu#sistem
Pem#elian utan
Peneluaran Kas
Penajian
Akti"a Tetap
Tenaga Kerja
Bahan Baku
Pabrik
Siklus Konversi
Su#sistem
Peren&anaan !an Penem#anan Pro!uksi
Akuntansi $ia%a
Siklus Pendapatan
Su#sistem
Pemrosesan Pesanan Penjualan
Penerimaan Kas
Pelanggan
Barang Jadi
anajemen! yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan
khusus serta informasi yang dibutuhkan pengambila keputusan! seperti anggaran! laporan
kinerja! serta laporan pertanggung ja)aban.
BAB 11 Siklus Pengeluaran/ Pembelian dan Pengeluaran Kas
Akti*itas bisnis dimulai dari pemerolehan bahan baku! properti! dan tenaga kerja melalui
pertukaran dengan kas atau instrument keuangan lain yang mengakibatkan ke)ajiban bagi
perusahaan. Siklus pengeluaran yang merupakan subsistem utama dari sistem informasi
akuntansi (SIA memiliki subsistem-subsistem untuk memproses arus transaksi dari siklus
pengeluaran.Siklus pengeluaran ini saling berhubungan antar subsistem utama dari SIA! yaitu
siklus kon*ersi dan siklus pendapatan.
'iagram 1-" +ubungan dalam siklus-siklus ,ransaksi
,ujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam
bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan
bisnis. Kebanyakan entitas bisnis yang beroperasi melakukan pembelian dengan cara kredit dan
tidak membayar hingga memperoleh sumber daya. aktu jeda diantara kegiatan ini memisahkan
proses pemerolehan ke dalam dua tahap; (1 tahap fisik! pemerolehan sumber daya; (" tahap
finansial! melibatkan pengeluaran kas.
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
3/17
11.1 Fungsi Manajemen Pembelian
ungsi pembelian sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan
berpengaruh! bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari kegiatan
pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk membahas fungsi pembelian adalah
karena dalam bidang ini pemborosan mudah terjadi! baik karena perilaku yang
disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan dalam berbagai aspek pembelian
bahan! sarana! prasarana dan suku cadang yang diperlukan perusahaan.
$erusahaan mengurangi persediaanya dengan mentransfer bahan baku ke dalam
proses produksi (siklus kon*ersi dan menjual barang jadi ke pelanggan (siklus
pendapatan. ungsi ini dimulai dengan melakukan identifikasi persediaan untuk
mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan sebagai bentuk proses pengendalian internal.#erikut ini merupakan tahapan sistem pemrosesan pembelian /
1. ungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan
kembali melalui obser*asi catatan persediaan. ,ingkat persediaan turun karena
penjualan langsung ke pelanggan atau transfer ke proses manufaktur. Informasi
kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
". $roses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan memilih pemasok! dan
membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikiriman ke pemasok dan bagian
utang usaha.
&. Setelah beberapa )aktu! perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok.
#arang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau
gudang.
0. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan
persediaan.
. #agian +utang 2saha (set up A3$. Staf A3$ menerima dokumen-dokumen ($4! $5!
recei*ing report! and the supplier6s in*oice! kemudian merekonsiliasi dokumen tersebut
dan memposts jurnal pembelian! dan menambahkan ke)ajiban di buku pembantu A3$.
Secara periodik! staf A3$ akan meringkas ayat jurnal pembelian kemudian menyiapkan
*oucher jurnal yang akan dikirim ke departemen 73%.
$embelian3$ersediaan-pengendali 888
2tang 2saha-$engendali 888
9. encatat ke buku #esar. Staf buku besar mencatat dari *oucher jurnal ke akun
pengendali persediaan dan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali
persediaan dan ringkasan buku besar persediaan.
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
4/17
'iagram 1-& Sistem ungsi anajemen $embelian
Ketika persediaan memasuki titik kuantitas pemesanan ulang (Reorder Point staf
administrasi akan membuat permintaan pembelian (purchase requisition. Satu salinan
permintaan pembelian akan dikirim ke departemen pembelian dan satu lainnya dikirim ke
bagian admin utang usaha untuk disimpan ke dalam file tunda utang usaha (accounts
payable pending file. Staf administrasi pengendalian persediaan menyimpan salinan
terakhir ke dalam file permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition.
,ergantung metode yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan persediaan!
permintaan pembelian terpisah untuk setiap barang atau cara lainnya misalnya permintaan
pembelian dapat berisi beberapa jenis barang. 2ntuk permintaan pembelian secara terpisah
staf administrasi pengendali persediaan melakukan identifikasi persediaan atas jumlah
persediaan tersedia dan yang dibutuhkan secara berkala sebagai bagian stock opname
$ukuka
Akun
Penen!ali
Faktur
Pemaso
k
6Per#arui
$uku$esar
$ukuka
Pesanan
Informasi
Pem#ukua
*tan
'aan
4Siapkan*tan
'aan
+atatan
Perse!iaan
Informasi
4Per#arui+atatan
+atatan
Pemasok
$aran
Terima $aran
Simpan
(,u!an
3Terima$aran
Pemaso
k
Ke#utuhan
2$eli
Perse-!iaan
Tinkat
1Tinjau+atatan
In"entor%
+atatan
Perse!iaan
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
5/17
setiap hari (minggu. 'engan menggunakan metode ini kebutuhan persediaan akan
dikelompokkan kedalam sebuah permintaan pembelian untuk tiap pemasok.
Fungsi, Peranan dan Tanggung a!ab Pembelian
$ada dasarnya peran fungsi pembelian adalah untuk menyediakan barang dan jasa
yang dibutuhkan oleh perusahaan pada )aktu! harga dan kualitas yang tepat.,anggung
ja)ab bagian pembelian adalah sebagai berikut/
1. #ertanggung ja)ab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat
dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan
akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya ;
". #ertanggung ja)ab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan-
bahan baru yang dapat meguntungkan dalam proses produksi! perkembangan dalamdesain! harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan! harga
serta desainnya ;
&. #ertanggung ja)ab untuk menurunkan in*estasi atau meningkatkan perputaran bahan!
yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah yang cukup
untuk memenuhi kebutuhan produksi ;
". #ertanggung ja)ab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data dan
perkembangan pasar! perbedaaan sumber-sumber pena)aran (supply dan memeriksa
pabrik suplier untuk mengetahui kapasitas dan kemampuannya dalam memenuhi
kebutuhan-kebutuhan perusahaan ;
#. #ertanggung ja)ab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan
bertanggung ja)ab atas penga)asan persediaan.
11.$ Informasi %ntuk ajaran &ksekutif Pembelian
11.' Transaksi dan Pen(atatan Pembelian serta Pengola)an *ata Manual
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya! proses pembelian bera)al dari di*isi
persediaan yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan yang kemudian mengirimkan
permintaan pembelian ke di*isi pembelian.
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
6/17
7ambar 1.1 orm $ermintaan $embelian
:o.
PT. Persediaan Terbatas
$ermintaan $embelian
Supplier /
,anggal $embuatan ,anggal 'ibutuhkan
+o. Barang umla) Keterangan
arga
Satuan Subtotal arga
'ibuat 5leh /
'isetujui 5leh
/ umlah ,otal / 4ekening $emasok /
'epartemen pembelian menerima permintaan pembelian! menyortirnya berdasarkan
nama pemasok! dan membuat pesanan pembelian (purchase order 3 PO yang terdiri atas
beberapa bagian. Satu salinan $5 tersebut dikirimkan ke pengendali persediaan! tempat
staf administrasi menyimpannya bersama permintaan pembelian terbuka. Satu salinan
untuk di*isi utang usaha untuk disimpan ke dalam file utang usaha tunda. Satu salinan
dikirim ke bagian penerimaan! tempat file $5 akan disimpan sampai persediaan barang
tiba.
$engendalian persediaan dapat memasok banyak informasi pemesanan yangdibutuhkan oleh departemen pembelian secara langsung dari catatan persediaan. Informasi
ini meliputi nama dan alamat pemasok utama! jumlah pesanan ekonomis barang tersebut
dan biaya standar atau biaya per unit barang tersebut.
7ambar 1.& orm $esanan $embelian
:o.
$,. $ersediaan ,erbatas$esanan $embelian
Kepada (Supplier /
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
7/17
+omor
Pemasok
Tanggal Pemesanan Tanggal
*ibutu)kan
Staf Pembelian S-arat
:o.$ermintaan
$embelian
:omor
#arangumlah Keterangan +arga per 2nit +arga Subtotal
'ibuat 5leh 'isetujui 5leh umlah ,otal
$ada titik dimana perusahaan mengalami )aktu tunggu (Led Time perusahaan
belum menerima persediaan dan tidak ada ke)ajiban finansial yang timbul.5leh
karenanya! tidak ada dasar untuk membuat entri formal ke catatan akuntansi apapun.Akan
tetapi perusahaan sering kali membuat entri sementara berbagai penerimaan persediaan dan
ke)ajiban yang tertunda.
Penerimaan Persediaan. #arang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan
kosong $5 yang tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima.,ujuan dari
salinan kosong ini untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan untuk menghitung
dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. ika staf administrasi
bagian penerimaan diberikan informasi jumlah maka akan cenderung untuk menerima
pengiriman berdasarkan informasi tersebut tanpa melakukan *erifikasi jumlah serta kondisi
barang yang diterima.
Sedangkan informasi harga menunjukkan nilai persediaan dan memungkinkan pencurian
barang yang mahal dari area penerimaan barang sebelum dapat diamankan ke
gudang.$engiriman barang yang kurang atau berisi barang yang rusak atau salah harus
dideteksi sebelum barang diterima oleh perusahaan dan dimasukkan ke persediaan.
7ambar 1.0 orm $esanan $embelian Kosong
:o.
$,. $ersediaan ,erbatas
$esanan $embelian
Kepada (Supplier /
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
8/17
+omor
Pemasok
Tanggal Pemesanan Tanggal
*ibutu)kan
Staf Pembelian S-arat
:o.
$ermintaan
$embelian
:omor
#arang umlah Keterangan +arga per 2nit umlah +arga
'ibuat 5leh 'isetujui 5leh umlah ,otal
Pembuatan aoran Penerimaan. Setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan
pemeriksaan! staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang
terdiri atas beberapa bagian yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut. Satu
salinan penerimaan tersebut akan menyertai persediaan fisik ke gudang untuk disimpan
secara aman. Salinan lainnya akan dikirim ke departemen pembelian! di mana staf
administrasi pembelian merekonsiliasi dengan file $5 terbuka. ika pengiriman benar! staf
tersebut akan menutup file $5 dan menyimpan permintaan pembelian! $5 serta laporan
penerimaan ke dalam file pesanan pembelian tertutup (ter*erifikasi.
Salinan ketiga dari laporan penerimaan tersebut akan dikirim ke bagian pengendalian
persediaan. $erusahaan yang menggunakan sistem biaya standar akan mencatat
persediaanya dengan nilai standart yang telah ditetapkan berapapun harga sesungguhnya
yang dibayar ke pemasok.
Karena laporan penerimaan persediaan hanya berisi jumlah! kondisi barang yang sudah
diterima! laporan ini tidak cukup sebagai dokumen untuk sumber pencatatan finansial(akuntansi.Salinan keempat dikirim kebagian utang usaha! dan salinan terakhir dari
laporan penerimaan disimpan di bagian penerimaan.
7ambar 1. orm %aporan $enerimaan
:o.
$,. $ersediaan ,erbatas
%aporan $enerimaan
$emasok 'ikirim %e)at
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
9/17
:omor $ermintaan $embelian ,anggal 'iterima
+o. Barang umla) Keterangan Kondisi
'iterima 5leh 'iperiksa 5leh 'ikirim Ke
Bagian %tang usa)a.Selama jalannya transaksi! bagian utang usaha telah menerima dan
sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian! pesanan pembelian dan
laporan penerimaan.$erusahaan telah menerima persediaan dari pemasok dan memiliki
ke)ajiban untuk membayar barang tersebut.'okumen formal yang menyediakan informasi finansial (tagihan adalah aktur dari
Supplier. ika perusahaan belum menerima faktur! perusahaan akan menunda pencatatan
ke)ajiban hingga faktur tiba. Sehingga menciptakan adanya sedikit )aktu tunggu dalam
proses pencatatan! yang juga berarti pada )aktu itu ke)ajiban perusahaan masih terlalu
rendah dinyatakan. 'alam penutupan buku (laporan keuangan perkiraan nilai ke)ajiban
perusahaan dibuat hingga faktur tiba.'engan prosedur umum seperti ini akuntan harus
menyadari bah)a mungkin ada ke)ajiban yang tidak tercatat pada )aktu periode
penutupan buku.
Ketika aktur tiba! staf administrasi bagian utang usaha merekonsiliasi informasi finansial
dengan berbagai dokumen di file tunda! mencatat transaksi dalam jurnal pembelian! dan
mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha.
etode penilaian persediaan akan menentukan bagaimana pengendalian persediaan
mencatat penerimaan persediaan. ika perusahaan menggunakan metode biaya aktual! staf
administrasi bagian utang usaha akan mengirim salinan faktur pemasok ke bagian
pengendalian persediaan. ika biaya standar digunakan! maka tahap ini tidak dibutuhkan.
7ambar 1.9 +ubungan urnal $embelian! #uku $embantu 2tang 2saha
,gl $emasok :omor
aktur
'ebitAkun
$embantu
2tang
'agang
4ef.
$en-
catatan
Kredit
4etur
$embelian
Akun
pengendali
$ersediaan
2tang
'agang
03< ones and $"0" 1.==.=== 0==1 1.==.===
3< 5>ment "11 &.9==.=== 0==" &.9==.===
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
10/17
.1==.=== .1==.===
"221- ones and +arper
,gl ,ransaksi 'ebit Kredit Saldo03
< $emb. Kredit 1.==.=== 1.==.===
"22$- 5>ment Supply
,gl ,ransaksi 'ebit Kredit Saldo
3
< $emb. Kredit &.9==.=== &.9==.===
Setelah mencatat ke)ajiban! staf administrasi bagian utang usaha mentransfer semua
dokumen sumber (permintaan pembelian! pesanan pembelian! laporan penerimaan dan
faktur ke file utang usaha terbuak. Kemudian staf administrasi bagian utang usaha akan
meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut.
Bagian Buku Besar.enerima *oucher jurnal dari bagian utang usaha dari bagian utang
usaha dan sebuah ringkasan akun pengendali persediaan. Staf adiministrasi bagian buku
besar mencatat *oucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha serta
merekonsiliasi akun pengendali persediaan dan ringkasa buku pembantu persediaan.
'alam tahap ini! tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai.
7ambar 1.? lo) @hart Sistem $embelian anual
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
11/17
,abel 1.1 $engendalian Interneal pada Siklus $engeluaran
Akti*itas
$engendali
Sistem $emrosesan $embelian Sistem $engeluaran Kas
5torisasi
,ransaksi
$engendalian $ersediaan #agian 2tang 2saha engotorisasi
$embayaran
$emisahan
$ekerjaan
$engendalian persediaan dipisahkan dari
bagian pembelian dan penyimpanan
persediaan. #uku besar utang usaha
terpisah dari buku besar.
$isahkan bagian buku besar
pembantu utang usaha! pengeluaran
kas! dan buku besar.
Super*isi Bagian enerimaan
@atatan
akuntansi
#uku pembantu utang usaha! buku besar!
file permintaan pembelian! file pesanan
pembelian! file laporan penerimaan
ile *oucher utang! buku pembantu
utang usaha! jurnal pengeluaran
kas! akun kas dibuku besar.
Akses Keamanan fisik akti*a. #atasi akses
hanya kecatatan akuntansi diatas.
Keamanan yang memadai atas kas.
#atasi akses ke berbagai catatan
akuntansi diatas.
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
12/17
erifikasi
independen
#agian utang usaha merekonsiliasi
berbagai dokumen sumber sebelum
mencatat ke)ajiban. #agian buku besar
merekonsiliasi akurasi umum proses
tersebut.
$eninjauan akhir oleh bagian
pengeluaran kas. 4ekonsiliasi
keseluruhan oleh bagian buku
besar. 4ekonsiliasi bank secara
berkala oleh kontroler.
'iagram 1.0 '' Siklus $engeluaran Kas
P&+3&+*AIA+ SIK%S P&+3&%A4A+
#agiam ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur
pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS ?B.
5,54I,AS ,4A:SAKSI
Subsistem pembelian
#agian pengendalian persediaan memonitor tingkat persediaansecara terus-menerus.
Ketika tingkat persediaan jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan! bagian
pengendalian persediaan secara formal akan mengotorisasi pengisian kembali melalui permintaan
pembelian.
'aftar +ek*tan
*saha
Pem#a%ara
$ukukan$ukukan
$ukukan
Rinkasan Rinkasan
Informasi
Otorisasi
Tinjau
Kem#ali
+atatan
Akun Penen!ali
.Per#arui*tan
*saha
PEMAS
OK/Per#arui
$uku$esar
0Siapkan
Peneluaran Kas
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
13/17
ormalisasi proses pototritas akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan
memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian. ,anpa tahapan ini! para staf bagian
pembelian dapat membeli persediaan berdasarkan keinginan mereka! dengan kedudukan untuk
mengotorisasi dan memproses transaksi pembelian.
$ersediaan yang berlebihan mengikat cadangan kas perusahaan! dan kehabisan
persediaan menyebabkan hilangnya kesempatan menjual serta tertundanya produksi.
Subsistem pengeluaran kas
#agian utang usaha mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. 2ntuk
memberikan pengendalian yang efektif di seluruh arus kas dari perusahaan! staf perusahaan
bagian pengeluaran kas seharusnya tidak menulis cek tanpa otorisasi yang jelas. urnal
pengeluaran kas ( daftar cek yang berisi nomor *oucher mengotorisasi tiap cek dan merupakan
jejak audit untuk mem*erifikasiautentikasi setiap cek yang ditulis.
@A,A,A: AK2:,A:SI
,ujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar
dapat menelusuri sebuah transaksidari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan. Siklus
pengeluaran memengaruhi berbagai catatan akuntansi berikut ini / buku besar pembantu utang usaha!daftar *oucher! daftar cek! dan buku besar. erupakan kepentingan auditor atas siklus pengeluaran jika
ke)ajiban dapat secara material rCterlalu rendah sinyatakan dalam laporan keuangan karena adanya
berbagai transaksi yang belum dicatat. Ini normal terjadi dalam periode tutup tahun karena beberapa
faktur dari pemasok belum masuk ketika mencatat ke)ajiban. Akan tetapi! hal ini juga dapat terjadi
karena ada usaha untuk dengan sengaja menyalahsajikan informasi keuangan. 5leh karenanya! selain
c8atatan akuntansi yang rutin! sistem siklus pengeluaran harus menyediakan informasi pendukung! seperti
file permintaan pembelian! file pesanan pembelian! dan file laporan penerimaan ( recei*ing report file .
'engan meninjau berbagai file perantara ini! auditor bias mendapat bukti pembelian persediaan yang
belum dicatat sebagi ke)ajiban.
$D:7D:'A%IA: AKSDS
Akses langsung
'alam siklus pengeluaran! perusahaan harus mengendalikan akses ke akti*a fisik seperti kas dan
persediaan. #erbagai masalah pengendalian ini pada dasarnya sama dengan dalam siklus
pendapatan. $engendalian akses langsung meliputi kunci! alarm! dan akses terbatas ke berbagai
area yang berisi persediaan dan kas.
Akses tidak langsung
$erusahaan harus membatasi akses ke berbagai dokumen yang mengendalikan akti*a fisiknya.
@ontohnya! seseorang yang memiliki akses ke permintaan pembelian! pesanan pembelian! danlaporan penerimaan memiliki bahan yang dibutuhkan untuk membuat transaksi pembelian tipuan.
'engan berbagai dokumen pendukung yang tepat! transaksi tipuan dapat dibuat tampak sah bagi
sistem dan dapat dibayar.
D4IIKASI I:'D$D:'D:
erifikasi independen oleh bagian utang usaha
#agian utang usaha memainkan peran penting dalam kegiatan *erifikasi yang dilakukan oleh
lainnya dalam sistem ini. #erbagai salinan dokumen sumber mengalir ke bagian ini untuk di
tinjau dan diperbandingkan. ,iap dokumen berisi berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi
pembelian! yang harus direkonsiliasi oleh staf administrasi bagian utang usaha sebelum
perusahaan mengakui ke)ajiban. Kegiatan ini meliputi /a $ermintaan pembelian! yang menunjukkan bah)a perusahaan membutuhkan persediaan
tersebut dan transaksi tersebut diotorisasi.
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
14/17
b $esanan pembelian! yang menunjukkan bah)a staf bagian pembelian hanya memesan
persediaan yang dibutuhkan dari pemasok yang *alid. 'okumen ini harus
direkonsiliasikan permintaan pembelian.
c %aporan penerimaan! yang merupakam bukti dari penerimaan fisik barang tersebut!
kondisinya! dan jumlah yang diterima. 4ekonsiliasi atas dokumen ini dengan dua
dokumen sebelumnya menunjukkan bah)a perusahaan memiliki ke)ajiban yang sah.
d aktur dari pemasok! yang menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan untukmencatat ke)ajiban ini sebagai utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha
mem*erifikasi bah)a harga dalam faktur adalah harga )ajar jika dibandingkan dengan
perkiraan harga di pesanan pembelian.
erifikasi independen oleh bagian buku besar
#agian buku besar memberikan *erifikasi independen lainnya dalam sistem ini. #agian ini
menerima *oucher jurnal dari bagian pengendalian persediaan! utang usaha! dan pengeluaran kas.
'ari berbagai angka ringkasan ini! staf administrasi bagian buku besar mem*erifikasi bah)a
ke)ajiaban total yang dicatat sama dengan persediaan yang diterima dan bah)a pengurangan
total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas .
11." Sistem Pengola)an *ata se(ara (omuter
SIST&M P&MB&IA+
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
15/17
BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA TAAP 1
$roses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data! dengan dijalankannya fungsi pengendalian
persediaan. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam
produksi! sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan
( in*entory subsidiary file telah jatuh ke dalam titik pemesannan ulangnya. ika demikian! maka akan
dibuat catatatn dalam file permintaan terbuka. ,iap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan
barang persediaan yang berbeda yang akan diisi kembali. @atatan tersebut berisi nomor barang
persediaan! deskripsi barangnya! jumlah yang akan dipesan! standar harga per unitnya! dan nomor
pemasok para pemasok utama. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat catatan permintaan tersebut
dipilih dari catatan buku pembantu persediaan. @atatan buku pembantu persediaan kemudian akan
ditandai Esedang dipesanF untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang datang.
$ada akhir jam kerja! sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor
pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan.
Kemudian! informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang *alid ( *alid *endor
file untuk membuat dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk keprosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.
BA3IA+ P&MB&IA+
Setelah menerima permintaan pembelian! bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas
lima bagian. #erbagai salinan itu dikirim ke pemasok! bagian utang usaha! bagian penerimaan!
pemrosesan data! dan untuk file bagian pembelian sendiri.
$rogram computer yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan membuat permintaan pembelian
biasa! yang akan memungkinkan staf bagian pembelian mem*erifikasi transaksi pembelian sebelum
memasukkan pesanan. #eberapa perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi resiko
memasukkan pesanan yang tidak dibutuhkan ke pemasok karena adanya kesalahan computer. Akan tetapi!
cara semacam ini menciptakan penundaan dalam proses pemesanan. ika pengendalian computer
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
16/17
memadai diterapkan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pembelian! maka prosedur pemesanan
yang lebih efisien dapat diimplementasikan.
$endekatan alternati*e untuk otorisasi dan memesan persediaan. 'alam alternati*e satu! sistem ini
membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian pembelian untuk ditinjau dan
ditandatangani. Staf bagian pembelian kemudian akan mengirim pesanan pembelian yang telah disetujui
ke para pemasok dan mendistribusikan berbagai salinannya ke para pemakai internal lainnya.
Alternati*e kedua mempersingkat proses pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian secara
langsung ke para pemasok dan pengguna internal! hingga benar-benar mele)ati bagian pembelian. Sistem
ini menghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh staf bagian pembelian.
Alternati*e ketiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data elektronik. etode
ini tidak menghasilkan dokumen fisik ( pesanan pembelian atau pesanan penjualan . Sebagai gantinya!
sistem computer dari perusahaan yang membeli dan menjual dikoneksikan melalui saluran
telekomunikasi khusus. $embeli dan penjual adalah pihak-pihak dalam perjanjian mitra dagang yang
proses pemesannya seluruhnya otomatis dan tidak ada inter*ensi manusia.
BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA TAAP $
BA3IA+ P&+&4IMAA+
Ketika barang tiba dari pemasok! staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan.
Salinannya akan dikirim ke bagian pembelian! utang usaha! dan pemrosesan data.
BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA TAAP '
#agian pemrosesan data menjalankan pekerja untuk memperbaharui file buku besar pembantu persediaan
berdasarkan laporan penerimaan dan menyingkirkan tanda E sedang dipesan E dari catatan persediaan.
BA3IA+ %TA+3 %SAA
Ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima faktur dari pemasok! dia akan merekonsiliasinya
dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha.
Staf administrasi kemudian akan membuat *oucher! menyimpannya dalam file *oucher terbuka! dan
mengirimkan salinan *oucher ke bagian pemrosesan data.
BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA TAAP "
$rogram akan mem*alidasi berbagai catatan *oucher dengan fole pemasok *alid! menambahkannya ke
daftar *oucher ( atau ke file buku besar pembantu utang usaha ! serta membuat total untuk dicatat keakun pengendalian utang usaha dalam buku besar.
SIST&M P&+3&%A4A+ KAS
BA3IA+ P&M45S&SA+ *ATA
Sistem akan memindai diled tanggal jatuh tempo dalam daftar *oucher untuk mencari yang telah jatuh
tempo. @ek yang telah jatuh tempo akan dicetak! dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek ( jurnal
pengeluaran kas . :omor cek dicatat dalam daftar *oucher untuk menutup *oucher dan mentrasfernya ke
file utang usaha tertutup. @ek-cek tersebut! bersama dengan daftar transaksi! akan dikirim ke bagian
pengeluaran kas. ,erakhir! total dari akun utang usaha dan pengeluaran kas akan dibuat untuk prosedur
pembaruan buku besar.
-
7/26/2019 Siklus Pengeluaran-1
17/17
,otal dari berbagai utang usaha yang terbuka ( belum dibayar dan tertutup ( sudah dibayar !
peningkatan persediaan! dan pengeluaran kas akan dicatat dalam akun pengendali utang usaha!
pengendalian persediaan! dan akun kas dibuku besar. ,otal dari utang usaha yang ditutup dengan
pengeluaran kas harus sama.
BA3IA+ P&+3&%A4A+ KAS
Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan
menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani. @ek-
cek tersebut kemudian akan dikirimkan ke para pemasok. Satu salinan dari tiap cek dikirim ke bagian
utang usaha! dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar
transaksi.
BA3IA+ %TA+3 %SAA
Setelah menerima berbagai salinan cek! staf administrasi bagian utang usaha mencocokkannya dengan
*oucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke file *oucher tertutup. $roses siklus pengeluaran
diakhiri di tahap ini.
11.# Peluang enggunaan teknologi informasi