DATASOFTWARE SRL

Manuale utente

SIGAOWin/SIAD Inventario di

Magazzino

Versione

5.94

M A N U A L E D E L L ’ U T E N T E

Inventario di Magazzino

DataSoftware Srl Via Carlo Rosselli, 39 • 70017 Putignano (BA)

Tel. 080.4931281 • Fax 080.4055698

Sommario

Inventario di magazzino.............. 2

Alcune domande sugli Inventari

(teoria) ........................................ 19

Alcune considerazioni preliminari

...................................................... 2

Modalità di realizzazione degli

Inventari in SigaoWin/SIAD ........ 3

Immissione manuale, o da

terminalino, dell’inventario ad

inizio anno (modalità 1 e 2) ........ 4

Gestione della procedura di

inventario con azzeramento delle

giacenze (modalità 3 e 4) ............ 7

Gestione della procedura di

inventario con rilevazione

manuale o da terminalino

(modalità 5 e 6) ........................... 9

Funzionalità varie ..................... 12

Lettura dei dati tramite

terminalino per il magazzino ..... 12

Acquisizione dati nei movimenti di

magazzino ................................... 14

Inventario di magazzino

Attuare un inventario di magazzino vuol dire effettuare la conta (individuare la quantità esistente) dei prodotti (natura dei beni contati) esistenti presso i depositi, negozi, filiali dell’azienda. Ma non solo. E’ necessario anche dare un valore economico al magazzino (indicandone il prezzo/costo). Il presente manuale si pone l’obiettivo di essere una guida per realizzare le procedure di inventario fisico di magazzino, gestite tramite SigaoWin/SIAD, in modo efficace ed efficiente.

Alcune considerazioni preliminari

Premettiamo che: 1) Le operazioni di inventario fisico di magazzino devono essere effettuate ad azienda

non operativa. 2) Le operazioni di inventario devono essere iniziate e concluse possibilmente prima che

si inizi a movimentare il nuovo anno. 3) Gli inventari devono essere attuati sia in termini di quantità sia in termini di valore

monetario in quanto possono incidere sul calcolo del prezzo medio di carico. Pertanto è fondamentale inserire nel movimento non solo la quantità rilevata/inventariata, ma anche il relativo valore in termini di costo ultimo o costo medio del prodotto. Tali valori, se inseriti nell’anagrafica del prodotto, sono automaticamente proposti.

4) I documenti di trasporto di acquisto ricevuti e registrati, ma non valorizzati, devono essere valorizzati (indicazione del costo di acquisto) prima di iniziare l’inventario.

5) Se la merce è fisicamente in magazzino, prima di generare l’inventario, devono essere inseriti tutti documenti di trasporto cui essa fa riferimento.

6) Se si genera un inventario ad una data non devono essere inseriti movimenti di carico e scarico antecedenti o in data dell’inventario.

7) E’ importante effettuare le operazioni di allineamento tra la giacenza reale e le matricole e/o i lotti, prima di procedere con l’inventario.

8) L’inventario è possibile effettuarlo a. manualmente con aiuto dei seguenti tabulati:

i. situazione articoli, ii. stampa allineamento matricole/giacenza (includendo non solo i

prodotti con giacenza discordante ma tutti), iii. stampa allineamento lotti/giacenza (includendo non solo i prodotti

con giacenza discordante ma tutti), iv. stampa degli articoli per inventario;

b. con l’ausilio del terminalino (vedi Importazione da terminalino per specifiche);

c. importando un file csv/testo con le informazioni sui barcode e sulle quantità (vedi Importazione da file testo per specifiche).

In caso di utilizzo del terminalino, o di importazione da file csv/testo, è importante, per i prodotti gestiti con lotti e/o con matricole, leggere il barcode stampato sulle

Capitolo

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etichette realizzate dalla procedura SigaoWin/SIAD attraverso cui è possibile determinare le informazioni della matricola o del lotto. In assenza di tale barcode non è possibile importare automaticamente i prodotti, pertanto si dovrà procedere

i. dapprima con l’inventariare tutti i prodotti non a matricole/lotti con l’ausilio del terminalino o importando il file csv/testo

ii. per poi integrare l’inventario con i prodotti con lotti/matricole. 9) Se si sceglie la modalità/funzionalità “Gestione Inventari” è possibile inserire più

inventari nella stessa data e per lo stesso deposito, ma solo se differenziati per fornitore o gruppo merceologico, per consentire il lavoro di inserimento simultaneo da più posti di lavoro. Al termine procedere con le operazioni di chiusura (“Articoli non inventariati”, “Raggruppamento…” e “Generazione movimenti di rettifica”).

Per ciascuna delle procedure illustrate sarà possibile effettuare una stampa degli articoli specifica per l’inventario (vai a Stampa degli articoli per inventario per specifiche).

Modalità di realizzazione degli Inventari in SigaoWin/SIAD

Di seguito si elencano le modalità di produzione degli inventari in SigaoWin/SIAD sulla base di come si intende mettere in atto l’inventario fisico.

Modalità

Magazzino

Quantità rilevata inserita direttamente nel nuovo anno

Azzeramento della giacenza – Quantità rilevata inserita direttamente nell’anno precedente

Quantità rilevata inserita nell’anno precedente con generazione automatica del movimento di rettifica

Senza lotti/matricole 1 3 5

Con lotti/matricole 2 4 6

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Immissione manuale, o da terminalino, dell’inventario ad

inizio anno (modalità 1 e 2)

Questa modalità di gestione dell’inventario è da utilizzare se si vuole inserire manualmente, o tramite terminalino, l’inventario fisico generando un movimento che riporti esattamente le quantità rilevate in azienda per il nuovo anno.

Per utilizzare tale modalità è necessario:

1) Nell’<anno precedente> effettuare la stampa degli articoli per inventario (vai a Stampa degli articoli per inventario per specifiche) o l’esportazione csv/testo degli articoli per inventario (vai a Esportazione csv degli articoli per inventario per specifiche);

2) Effettuare l’inventario fisico utilizzando la stampa articoli per inventario e/o il terminalino per la rilevazione dei codici a barre

3) Nel nuovo anno, da Magazzino->Carico Scarico Generico->

Inserimento Nuovo Documento, selezionare la causale EIN (è possibile anche creare più movimenti EIN a seconda delle esigenze) con data registrazione e documento 02/01/<nuovo anno> (o data di rilevazione dell’inventario) quindi confermare la testata.

Inserire tutti gli articoli con giacenza rilevata.

Per gli articoli con lotti e/o matricole indicare tutti i lotti rilevati e/o tutte le matricole rilevate.

Se l’inventario è avvenuto con la conta delle quantità tramite elenco, si rende necessario ricercare l’articolo quindi inserire quantità rilevata e relativo costo.

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Se l’inventario è avvenuto con la conta delle quantità tramite terminalino, si rende

necessario scaricare il contenuto del dispositivo tramite . Le diverse modalità di sincronizzazione tra PC e dispositivo di lettura dei barcode dipendono dal terminalino utilizzato.

4) Solo per gli articoli a lotti e/o a matricole utilizzare la procedura di verifica e rettifica lotti

da Magazzino-> Utilità

a. Allineamento Matricole/Giacenza (vai a Allineamento matricole/giacenza per specifiche)

b. Allineamento Lotti/Giacenza (vai a Allineamento lotti/giacenza per specifiche)

5) Per gli ordini ancora in essere clienti/fornitori e per i prodotti sospesi ossia in c/visione inserire sempre da magazzino carico/scarico generico i seguenti movimenti:

a. Causale ORCIN: le quantità ancora in essere degli ordini clienti ottenibile da stampa situazione ordini dalle vendite con ordinamento per articolo (Vendite

-> Liste di controllo -> Situazione ordini);

b. Causale ORFIN: le quantità ancora in essere degli ordini fornitori ottenibile da

stampa situazione ordini dagli acquisti con ordinamento per articolo (Acquisti

-> Liste di controllo -> Situazione ordini);

c. Causale SOCIN: le quantità dei prodotti dati in c/visione o in c/vendita non ancora rientrati nell’anno.

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d. Causale SOFIN: le quantità dei prodotti ricevuti in c/visione o in c/vendita non ancora resi nell’anno.

N.B. Se le causali di magazzino sopra indicate non esistono è possibile crearle duplicandole rispettivamente dalle seguenti causali: ORCIN da {INOC}, ORFIN da {INOF}, SOCIN da {INSS}, SOFIN da {INCS}.

Annotazioni:

a) tutte le operazioni sulle matricole e/o sui lotti devono essere effettuate prima che si inizi a movimentare il <nuovo anno> in termini di vendite, ecc;

b) è consigliabile inventariare prima i prodotti a lotti e/o a matricole, quindi i restanti prodotti per consentire l’inizio dell’attività sul <nuovo anno>;

c) in qualsiasi momento è possibile inserire l’inventario degli altri prodotti in Sigaowin/Siad, anche durante le movimentazioni del <nuovo anno>, ovviamente l’inventario fisico deve essere stato realizzato;

d) la valorizzazione da dare al consulente è la stampa del movimento EIN (da Magazzino

->Stampe /Liste di controllo ->Elenco dei movimenti, impostare i criteri di selezione del solo movimento EIN: causale EIN data 02/01/<nuovo anno> es., dare conferma e stampare il movimento);

e) la stampa degli articoli per inventario può velocizzare l’inserimento dei prodotti se si legge il codice a barre riportato accanto al codice articolo da un lettore di barcode.

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Gestione della procedura di inventario con azzeramento

delle giacenze (modalità 3 e 4)

Questa modalità di gestione dell’inventario è da utilizzare se si vuole inserire manualmente, o tramite terminalino, l’inventario fisico generando un movimento che riporti esattamente le quantità rilevate in azienda nel vecchio anno previo azzeramento delle giacenze reali di magazzino.

Per utilizzare tale modalità è necessario:

1) In data 31/12/<anno precedente>, per singolo deposito, generare un movimento di magazzino che azzeri le giacenze. Per far ciò attivare la gestione degli inventari Magazzino -> Utilità -> Inventario

Impostare i dati di testata, data e deposito, quindi confermare.

Nei Dettagli, ad inventario vuoto,

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cliccare sui pulsanti come di seguito riportato:

e. per avere l’elenco di tutti gli articoli del deposito,

f. per ottenere le giacenze,

g. per generare il movimento che azzeri le giacenze.

Il programma genererà un movimento di rettifica.

Verranno azzerate le matricole e tutti i lotti.

La procedura potrà richiedere del tempo per l’elaborazione.

2) A questo punto si potrà procedere con Immissione manuale, o da terminalino, dell’inventario ad inizio anno (modalità 1 e 2).

Annotazioni:

a) se si procede con l’immissione manuale/terminalino dell’inventario inizio anno non considerare la parte di allineamento giacenze/lotti o giacenze/matricole in quanto le quantità e le informazioni sui lotti e sulle matricole saranno riportate nel movimento;

b) La stampa degli articoli per inventario può velocizzare l’inserimento dei prodotti se si legge il codice a barre riportato accanto al codice articolo da un lettore di barcode.

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Gestione della procedura di inventario con rilevazione

manuale o da terminalino (modalità 5 e 6)

Questa modalità di gestione dell’inventario è da utilizzare se si vuole inserire manualmente, o tramite terminalino, l’inventario fisico generando un movimento di rettifica del magazzino.

Per utilizzare tale modalità è necessario:

1) In data 31/12/<anno precedente>, per singolo deposito, generare un movimento di magazzino che, rettificando le giacenze di magazzino, aggiorni la situazione di magazzino portandola alla quantità inventariata. Per far ciò attivare la gestione degli inventari Magazzino -> Utilità -> Inventario

Impostare i dati di testata, data e deposito, quindi confermare.

E’ possibile effettuare l’inventario limitato ad un fornitore o ad un gruppo merceologico, in tali casi riportare nella descrizione dell’operazione un breve commento (es. inventario SANAGENS).

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Confermare la testata e procedere con l’inserimento delle righe nella sottocartella Dettagli.

cliccare sui pulsanti come di seguito riportato:

2) L’inserimento dell’inventario potrà avvenire

a. importando i dati da terminalino, se si sono gestiti i codici a barre;

b. inserendo manualmente gli articoli e le quantità (in quest’ultimo caso la stampa degli articoli per inventario può essere di utilità).

3) Al termine delle operazioni di inserimento procedere con:

a. per raggruppare, e quindi sommare, le quantità inventariate nel caso di articoli censiti più volte,

b. per avere l’elenco di tutti gli articoli non inventariati per il deposito in esame,

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c. per ottenere le giacenze e la quantità di rettifica,

d. per generare il movimento che rettifichi le giacenze.

Il programma genererà

- due movimenti, uno di carico e uno di scarico, in base alle rettifiche da apportare alle giacenze reali;

- e provvederà a caricare/scaricare i lotti e le matricole indicate in inventario.

4) Al termine dell’inventario, e a seguito della generazione del documento, effettuare l’apertura/chiusura di magazzino riportando i saldi nel <nuovo anno> eseguendo Magazzino-> Chiusura Magazzino -> Chiusura del magazzino

<vecchio anno> e riporto dei saldi sul mag. <nuovo anno>.

Annotazioni:

a) la procedura di gestione degli inventari è possibile eseguirla anche durante l’anno, per rettifiche di prodotti di un fornitore, di un deposito o di un gruppo merceologico; il programma provvederà a calcolare la giacenza reale e le relative giacenze dei lotti e delle matricole alla data dell’inventario per procedere con le rettifiche rispetto alla quantità inserita;

b) la stampa degli articoli per inventario può velocizzare l’inserimento dei prodotti se si legge il codice a barre riportato accanto al codice articolo da un lettore di barcode.

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Funzionalità varie

Stampa degli articoli per inventario

Da Magazzino/ Magazzino articoli /Ricerca-Aggiornamento

articoli impostare i criteri di selezione, quindi da Stampa -> Report

personalizzati selezionare il report Elenco_articoli_per_inventario.fr3. Attraverso tale selezione/stampa è possibile ottenere un elenco degli articoli, oggetto dell’inventario, su cui riportare la giacenza inventariata.

Esportazione csv/testo degli articoli per inventario

Da Magazzino/ Magazzino articoli /Ricerca-Aggiornamento

articoli / Esportazione articoli per inventario è possibile ottenere un file in formato csv/testo (gestibile da Excel) degli articoli oggetto dell’inventario con la possibilità o meno di evidenziare le giacenze al momento della stampa.

Allineamento matricole/giacenze

Da Magazzino / Utilità / Allineamento Matricole-Giacenza.

Allineamento lotti/giacenze

Da Magazzino / Utilità / Allineamento Lotti-Giacenza

Importazione da file csv/testo

Se l’inventario è avvenuto con la conta delle quantità inserite in un file csv/testo che contiene

barcode articolo e quantità, è possibile acquisire tale file tramite quindi selezionando il formato del file.

Importazione da terminalino “Formula 734/732”

Lettura dei dati tramite terminalino per il magazzino

Il programma installato sul terminalino consente di inserire il barcode articolo (leggendolo tramite scanner del terminalino o digitandolo tramite tastierino) e la quantità relativa.

Estratto il terminalino dalla sua “culla” il display proporrà un menu di scelte, selezionare la voce

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4 – Magazzino confermando con il tasto ENTER.

A questo punto è possibile iniziare l’acquisizione dei barcode degli articoli di magazzino (per inventario, per scarico/carico di magazzino, ecc.) tramite la videata di seguito riportata. Per ritornare al menu delle possibili funzioni digitare sulla tastiera del terminalino il tasto F1.

Cod. Leggere il barcode dell’articolo puntando lo scanner del terminalino verso il codice a barre e quindi premere il tasto SCAN. Lo scanner emette un beep a lettura effettuata. Nel caso in cui

non si riesca a leggere il barcode è possibile inserire il codice attraverso il tastierino; in tal caso al termine premere il tasto ENTER. I codici a barre gestiti sono quelli comunemente utilizzati: EAN

8 e EAN 13, i farmaceutici italiani CODE32 (che iniziano con la lettera A) e i CODE 128.

Qta Indicare, tramite tastierino, la quantità dell’articolo di cui si è appena letto il barcode; al termine premere il tasto ENTER. Premendo ENTER senza indicare alcun valore acquisisce 1 per

default.

Il programma dopo la richiesta della quantità si riporta a chiedere un nuovo barcode.

Nel caso si leggano stessi barcode più volte, la quantità sarà aggregata/sommata per lo stesso barcode, e in basso a sinistra (sotto Qta) si vedrà la quantità letta/rilevata in precedenza. Nell’esempio riportato in figura si stanno inserendo 23 quantità per l’articolo con barcode 8008842005971 per cui erano state inserite con precedenti letture 100 quantità. Per rettificare eventuali situazioni è possibile inserire quantità negative indicando prima il barcode dell’articolo,

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quindi sulla quantità premere per due volte il tasto SHIFT quindi il tasto con il simbolo SP +–/

(verrà visualizzato - meno) quindi la quantità da sottrarre.

Acquisizione dati nei movimenti di magazzino

Acquisiti i dati e memorizzati sul terminalino, ora è necessario integrarli nella procedura SigaoWin:

- Da Magazzino -> Utilità -> Inventario o da Magazzino->Carico

Scarico Generico-> Inserimento Nuovo Documento è possibile gestire l’acquisizione diretta da terminalino.

- Nella cartella in cui si vanno ad indicare gli articoli da movimentare (“Corpo”), cliccare

sull’icona

- Questa opzione effettua 2 operazioni:

Attivazione del programma di trasferimento dei dati immagazzinati dal terminalino al PC per la successiva elaborazione.

1) Verrà visualizzata la seguente videata

2) Inserire il terminalino nella “culla” che deve essere accesa.

3) Cliccare su “File”, quindi “Ricevi tabella …” ,oppure sull’icona , per avviare la trasmissione e scaricare i dati sul PC.

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4) Verrà visualizzata la seguente finestra che conterrà i. nel campo Terminale: il valore 1, ii. in Nome tabella il valore InvMag, iii. flaggato il campo Cancella tabella dopo lettura

5) Confermare cliccando sul bottone 6) Se richiede la cartella in cui copiare il file posizionarsi su

C:\Programmi\Datalogic\EasyGen\Importa 7) Attivata la trasmissione il led sul terminalino lampeggierà visualizzando, in basso a

sinistra,il numero di record. Al termine sarà visualizzata un messaggio di avvertimento. Cliccare per chiudere la relativa finestra.

8) Chiudere l’applicazione SysTools (cliccare su “File”, quindi “Esci” ,oppure

sull’icona ).

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9) Rientrerà nel programma di movimentazione.

Integrazione dei dati trasferiti dal terminalino sul PC all’interno del movimento di magazzino.

1) Sarà visualizzata la seguente videata in cui è richiesta la conferma dell’operazione di integrazione. Dopo conferma verrà effettuata l’elaborazione.

2) Se l’esito dell’operazione è positivo sarà proposta una maschera di avvertimento

come la seguente

3) e dopo la conferma saranno visualizzate le righe del movimento contenenti gli articoli

letti da terminalino

4) L’esito negativo può avere diverse cause: le più frequenti sono legate alla funzione di

trasferimento non eseguito o ad articoli letti da terminalino e non esistenti in anagrafica di magazzino.

a. Nel primo caso verrà visualizzato una finestra di avvertimento circa la mancanza del file di trasferimento

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b. Nel secondo caso si avrà una finestra in cui saranno riportati tutti gli articoli letti con le relative quantità. Gli articoli i cui barcode non sono stati trovati saranno visualizzati i giallo e si avrà la possibilità o di “agganciarli” ad articoli codificati o di inserirli ex-novo.

Importazione da terminalino “Datalogic Memor”

Lettura dei dati tramite terminalino per il magazzino

Il programma installato sul terminalino consente di inserire il barcode articolo / o il barcode lotto se stampato da SigaoWin/Siad o il barcode matricola se stampato da SigaoWin/Siad (leggendolo tramite scanner del terminalino o digitandolo tramite tastierino) e la quantità relativa.

Dal pulsante Start di Windows Mobile, accedere tramite il File Explorer alla cartella SIADMobile, la quale contiene l’applicazione SIADMobileInv, doppio click sull’applicazione per avviarla.

La funzionalità è semplicissima:

1) Se si inizia un nuovo inventario e si è certi di averlo già trasferito a Sigao allora procedere con Canc. Inventario

2) Con il cursore posizionato su Barcode, premere il punsante SCAN per leggere il barcode:

a. Impostazione con quantità a 1 automatica

b. Impostazione richiesta quantità

Le configurazioni sono impostabili dal pulsante Impostazioni

3) Al termine della lettura dei barcode (la lettura può essere effettuata per scaffale o reparto, etc), trasferire le quantità lette a SigaoWin/Siad premendo il pulsante trasferimento ed in sequenza Genera Esportazione:

a. Trasferimento tramite ActiveSync installato sulla postazione a cui è collegata la culla del terminalino: appena inserito il terminalino sulla culla parte il programma di sincronizzazione che tra la cartella di SiadMobile del terminalino ed una cartella precedentemente configurata sul PC

b. Trasferimento tramite wifi sul server su cui è installato ed attivo il servizio (programma) SiadMobileInvHost: in questo caso sul terminalino previa configurazione dell’indirizzo del server è necessario premere il pulsante Invia a Server

In entranbi i casi viene copiato sul server o sul computer collegato al terminalino, il file SiadMobileInv.txt per poi procedere da Inventari o da Movimenti di magazzino all’acquisizione del file generato.

Importante dopo il trasferimento cancellare l’inventario sul terminalino prima di procedere con la lettura di un nuovo scaffale o reparto.

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Lista Barcode: Consultazione della lista dei barcode inseriti sino a quel momento

Impostazioni: Parametri per l’impostazione del conllegamento WiFi con il server e per la proposizione della quantità dopo la lettura

Trasferimento: Pulsante di generazione dell’esportazione da premere sia per il collegamento WiFi che per il collegamento tramite culla, pulsante di Invia a server da premere solo per il trasferimento tramite WiFi

Uscita: chiusura dell’applicazione

Canc. Inventario: Cancellazione della lista di tutti i barcode precedentemente letti; è da premere quando si inzia una nuova lettura di barcode e dopo il trasferimento andato a buon fine a SigaoWin/Siad. Il numero dei barcode letti è consultabile da N. Letture

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Alcune domande sugli Inventari (teoria)

Che cosa è un Inventario?

L’inventario è una procedura sistematica di verifica dell’esistenza di un insieme di beni/prodotti in un determinato luogo ad una determinata data.

Tale verifica serve a raffrontare due insiemi di beni/prodotti al fine di rilevarne delle differenze.

Tale verifica accerta sia elementi quantitativi (numero, peso, ecc.) dei beni/prodotti presenti sia elementi qualitativi (articoli presenti).

Quando si effettua l’Inventario?

L’inventario può essere effettuato alla data di chiusura dell’esercizio (31 dicembre).

Può essere effettuato in particolari momenti della vita aziendale (passaggi di proprietà, operazioni straordinarie, cambio di software gestionale, ecc.).

Può essere effettuato in momenti diversi dal 31 dicembre per particolari esigenze dell’azienda.

Può essere effettuato a “rotazione” (esempio verifiche periodiche). Cosa si prefigge l’Inventario?

Scopo dell’inventario è di verificare l’esattezza dei dati contenuti nella contabilità di un’azienda ossia di rilevare che le quantità fisiche presenti nelle disponibilità dell’azienda e quelle presenti nella contabilità aziendale siano identiche.

Come si effettua un Inventario?

Ottenere dall’azienda un tabulato delle giacenze fisiche o dei beni da inventariare.

Stabilire una data in cui effettuare l’inventario.

Istruire le persone che eseguiranno l’inventario o che in qualche modo ne saranno coinvolte.

L’attività dell’azienda mentre si effettua un inventario deve essere fermata nelle attività che interferiscono con le conte fisiche.

Lo spazio fisico in cui sono presenti i beni deve essere delimitato e conosciuto da chi effettua le conte.

Le persone che effettuano l’inventario devono essere istruite sull’area di loro competenza e devono essere dotate di un apposito tabulato per le conte inventariali.

Tale tabulato NON deve/dovrebbe contenere le risultanze contabili presenti in contabilità (inventario alla cieca).

Le persone che effettuano le conte devono essere selezionate possibilmente seguendo criteri di terzietà e obiettività

Le persone non devono essere coinvolte in aree su cui prestano regolarmente lavoro (ad esempio i magazzinieri non devono contare la merce nel loro reparto).

Se possibile le persone che effettuano le conte devono essere divise in squadre di due persone, possibilmente coinvolgendo anche personale di aree differenti dal magazzino.

Nel caso di conte successive alla prima, le squadre non dovrebbero mai verificare le proprie conte.

I beni presenti nell’area devono essere inseriti nella tabella di conta.

Devono essere evidenziati i beni di proprietà della società, il loro stato di conservazione, la presenza di qualsiasi anomalia.

Devono essere evidenziati i beni di terzi presenti nell’area.

Per i beni propri presso terzi va effettuata una richiesta scritta al terzo SENZA l’indicazione delle quantità che risultano dalla contabilità.

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Per le merci viaggianti o per le merci in entrata/uscita alla data dell’inventario deve essere effettuata una verifica cartacea con D.D.T. e/o altra documentazione.

Quali sono le operazioni da eseguire post inventario?

Raccolta delle schede di conta

Verifica delle eventuali discrepanze con i dati contabili

Raccolta delle informazioni sulle giacenze relative ai beni di terzi e alla presenza di merce obsoleta, a lenta rotazione ecc.

Analisi delle differenze inventariali o Eventuale secondo intervento di conta sulle discrepanze di cui non si riesce a

comprendere la natura o su cui vi siano dubbi. o Riconciliazione delle differenze a saldo zero e stesura dell’inventario

definitivo.

Al termine dell’inventario è redatto un memorandum che contiene: o Le differenze inventariali suddivise per codice di prodotto. o Una valorizzazione di tali differenze. o Una valorizzazione dei beni di terzi e dei beni viaggianti. o Valorizzazione dei beni a lenta rotazione. o Valorizzazione delle merci in entrata e in uscita in prossimità della data

dell’inventario laddove siano richieste per gli stanziamenti di fine anno.

Raccolta materiali o Redatto il memorandum vanno raccolti i materiali (anche in fotocopia)

dell’inventario quali i tabulati di conta, le istruzioni inventariali, le bolle di entrata e uscita di beni dal magazzino, i tabulati di giacenza fisica.

o Ai fini di un’analisi fiscale corretta è opportuno segnalare nelle differenze inventariali queste categorie:

Furti e Ammanchi. Errori di Contabilizzazione (carico e scarico). Merci distrutte o non più vendibili.