Sistemas de Información Gerencial

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de información- orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés) se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y Sistemas de información para ejecutivos).

Estos sistemas son conocidos en inglés como Management Information System. Esto ha dado lugar a varios nombres que derivan de diferentes traducciones. Entre las que se encuentran: sistema de información administrativa (SIA), sistema de información para la administración (SIA), sistema de información gerencial (SIG) y sistema de información para la gestión (SIG).

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Introducción SIG

Los sistemas de información juegan un papel importante dentro de las estructuras organizativas de una empresa. La relación que tienen estos sistemas, con la formación gerencial.

1. El educar a través de una política de enseñanza dirigida a todos los integrantes de la organización para que manejen la información

2. Concientizar y exigir estas herramientas a sus miembros para formar las bases integrales que soportaran a la institución a la cual se deben, como requisito indispensable.

3. Poner en práctica estas herramientas para formar el gran engranaje de formación profesional

Hoy en día se considera que uno de los mayores activos de una organización es su información.

Las organizaciones anteriormente sólo reconocían la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y la materia prima.

Historia

Durante muchos años la tecnología – las maquinas operadoras con teclas y con tarjetas perforadas – había sido incapaz de proporciona información a la gerencia. Cuando la gente se dio cuenta de que la computadora podía cerrar esa brecha, la tarea le pareció sencilla.

Las compañías que intentaron introducir los primeros Sistemas pero la barrera más difícil de superar la formaban los gerentes.

El resultado es que para los gerentes era difícil expresar que necesitaba exactamente.

Definiciones Generales

Sistema: Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre sí para lograr un fin determinado.

Sistema de Información desde la perspectiva de los negocios: Un sistema de información es una solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de de información, a un reto que se presenta en el entorno.

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Organización: es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa: edificios, máquinas, materiales, personas, en función de la consecución de un fin, según las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que lo constituyen

Sistema de Información Gerencial: Conjunto u ordenación de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante el proceso de información.

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Según los autores Laudon y Laudon, profesores de Administración de Empresas, un sistema de información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye información. Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener ordenada su compañía, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen en un buen lugar a la organización.El buen funcionamiento, dentro de los estándares normales de un SIG, genera que la información pueda llegar a las manos de las personas que toman decisiones. La calidad de la información que llegue, se sustenta en otros procedimientos y estructuras que se definen previamente en la estrategia organizacional, y su procesamiento depende de la especialización y diferenciación de los cargos al interior de la organización; es decir, los datos que seleccione y analice el departamento de recursos humanos, es diferente a la información que seleccione y analice otros departamentos como los de marketing por ejemplo (se pone de manifiesto la diferenciación); pero por otro lado, el nivel de análisis y profundidad que se da a la información, será variable en función a los especialistas y a los niveles jerárquicos dentro del mismo departamento; por ejemplo, la profundidad en el análisis de los datos de quien ocupa el cargo de Gerente de recursos humanos, y de quien ocupa el cargo de practicante de recursos humanos (se pone de manifiesto la especialización), por tanto la experiencia y el grado de especialización para los objetivos del departamento, son filtros para el análisis de datos .

Según Waterfield & Ramsing (1998) un SIG es: “(…) un sistema de información gerencial es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieran.” (pp. 3 – 4) esta última parte, es la principal característica del sistema de información, tiene que llegar a los usuarios, caso contrario una adecuada recolección y procesamiento de datos de nada servirá si no llega a las manos de quien la solicita en el tiempo establecido.

Un sistema de información no implica solamente el uso de un programa de computadora y la capacitación para el mismo, implican la comunicación entre las personas sobre situaciones que afectan el trabajo y el desempeño de los

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miembros de la organización (Waterfield & Ramsing, 1998). Estas dinámicas son procesos humanos dentro de la organización, que no escapan al análisis en el estudio de los SIG.

Estos mismo autores señalan, que los sistemas son un conjunto de elementos que funcionan juntos para alcanzar objetivos comunes, y en función de SIG hace mención a dos tipos de sistemas:

Sistemas formales: Que son definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientos para obtener, almacenar, procesar y entregar información.

Sistemas informales: Se basan en reglas de conducta no expresadas.

Por otro lado, es importante notar la diferencia que hacen estos autores con respecto a dato e información; es más, esta diferencia bien podría responder a muchas problemáticas organizacionales que escapan al análisis del sistema. Se considera “dato” a todo hecho aislado no procesado, que no revela nada de forma aislada; por ejemplo: el hecho que en el departamento de ventas un vendedor halla reportado una reducción de 5% en ventas en su zona, es más lo mismo se aplicaría, si esta fuera la constante en el 60% de la fuerza de ventas, estos son datos en bruto, que no son procesados. Se considera “información” a los datos procesados o transformados que ayudan a alguien a tomar una decisión o a comprender algo mejor; siguiendo el mismo ejemplo, de nada servirá presentar al gerente de ventas las facturaciones del 60% de la fuerza laboral que ha presentado esta deficiencia, lo que correspondería es presentar la información con respecto a que productos se ha dejado de comprar por los clientes, las zonas geográficas afectadas, el análisis del mercado para conocer la tendencia, entre otros.

Como bien señalan estos autores, y teniendo en cuenta la perspectiva sistémica, que indica que las entradas al sistema deben mantener a la organización provista con la energía necesaria que será procesada para salir al medio y mantener el equilibrio con el ambiente. Una institución puede estar saturada de datos y sin embargo, contar con poca información, lo cual generaría una pobre retroalimentación del sistema, esta es una condición más para el contexto ideal del proceso entrópico.

Principios de Sistema de Información Gerencial

En el capítulo anterior hemos analizado a grandes rasgos la TGS en función del estudio y análisis de las organizaciones, siguiendo lo propuesto por Katz y Kahn y el papel asignado a la información, este capítulo se enfocará a describir la importancia de la información y las principales características de los Sistemas de Información Gerencial (SIG), y los niveles jerárquicos organizacionales a los cuales llega la información. El término Sistemas de Información Gerencial, no se

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limita únicamente a la información requerida por las gerencias, si no a la información requerida por todas aquellas personas que toman decisiones.

Sistema de Información

Debemos tener en cuenta que todo sistema de información realiza cuatro actividades básicas que son:

1. Entrada

2. Almacenamiento

3. Procesamiento

4. Salida de información

Características

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a decisiones desacertadas.

Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Accesibilidad: Facilidad y rapidez con que se puede obtener la información resultante.

Comprensibilidad: Integridad del contenido de la información. No se refiere necesariamente al volumen sino que el resultado sea completo.

Precisión: Ningún error en la información obtenida. Sean de trascripción y de cálculo.

Propiedad: El contenido de la información debe ser apropiado para el asunto al cual está enfocado, tiene una estrecha relación con lo solicitado por el usuario.

Claridad: El grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas.

Verificabilidad: Posibilidad de que varios usuarios examinen la información y lleguen siempre a la misma conclusión.

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Tipos de Sistemas Informáticos Gerenciales

CRM ( Customer Relationship Management) Administración de la relación con los clientes.

BSC (Balance Scorecard) ERP (Enterprise Resource Planning)

¿Qué es el Balanced Scorecard y para qué sirve?

Administración estratégica balanced score card estrategia empresarial indicadores de gestión

El Balanced Scorecard (BSC / Cuadro de Mando Integral) es una herramienta que permite enlazar estrategias y objetivos clave con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas en cualquier empresa: 

Desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocio y aprendizaje y crecimiento.

En la siguiente figura se presentan las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral, se puede apreciar que es un sistema que considera todos los procesos estratégicos de la organización:

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Siguiendo esta línea, y de acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de información:SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.

Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.

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SISTEMA DE INFORMACION EJECUTIVA: esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento.

De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.

¿Qué es y para qué sirve un ERP? 

¿QUÉ ES UN ERP?

ERP son las siglas de “Enterprise Resource Planning”o “Planificación de Recursos Empresariales”. Por tanto en primer lugar podemos decir que ERP son unas siglas, pero ¿qué hay detrás de esas siglas? ¿Qué es realmente un ERP? En pocas palabras un ERP es un sistema informático de gestión de información para una empresa.

Un ERP es un sistema de gestión y de datos único, donde converge toda la información de una empresa y ésta es utilizada para tomar decisiones. Decir esto es referirnos a algo muy amplio y sin límites claramente definidos: pues eso es un ERP, algo que puede ser tan variable en tamaño y funcionalidad como variables pueden ser el tamaño y fines de las millones de empresas que funcionan en los distintos países.

Otra definición sencilla de lo que es un ERP es esta: “Un ERP es un sistema informático que facilita la gestión de una empresa en todos sus ámbitos (recursos humanos, compras, ventas, etc.)”.

El origen de los ERP se puede atribuir a las necesidades de planificación y gestión de recursos bélicos que genera un gran acontecimiento militar: la Segunda Guerra Mundial. Los ejércitos requieren de una gran logística: planificación y control de dónde está destinado el personal, los materiales, stocks, etc. Con este primer

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enfoque inicialmente “militar”los sistemas de información fueron evolucionando para dar soporte a todo tipo de empresas en sus necesidades de gestión cotidianas.

¿PARA QUÉ SIRVE UN ERP?

La utilidad básica de un software de estas características, es la de ayudar a administrar empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos. También ayuda a controlar lo que una organización tiene (stock e inventario) o hace (flujos de trabajo).

Una empresa con un ERP posiblemente esté en ventaja respecto a otra que no disponga de un sistema de este tipo. ¿Por qué? Porque gracias a un ERP la empresa automatiza su gestión: tiene un mayor control de lo que hace y un ahorro de costes (eficiencia y eficacia). Esto hace a las empresas más competitivas: cuesta menos rellenar un formulario en la pantalla y pulsar aceptar (con lo que automáticamente llegará a toda la empresa) que rellenar un formulario en papel, enviarlo por mensajería, y que llegue a su destino. Además un ERP integra todas las actividades de todos los departamentos de una compañía en una sola aplicación, permitiendo modificar datos, realizar consultas y generar informes rápidamente.

Existen básicamente dos tipos de ERP, los generalistas y los especializados. Los ERP generalistas, también llamados horizontales, sirven para cualquier empresa. Los ERP especializados, también llamados sectoriales o verticales, intentan dar soluciones a sectores específicos como la sanidad, la distribución, los medios audiovisuales o la construcción por indicar varios ejemplos.

LA MODULARIZACIÓN EN LOS ERP

La naturaleza de un sistema de gestión empresarial es modular (dividido en partes independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una compañía. Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan en módulos (que aproximadamente se corresponden con los departamentos de las compañías). Los módulos fundamentales son:

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- Finanzas: mantiene la información de la tesorería de la empresa, financiación (préstamos), inversiones, contabilidad, etc.

- Compras: mantiene la información y gestión de las compras (aprovisionamientos) de la empresa, proveedores, etc.

- Ventas: mantiene la información y gestión de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas, precios de venta, etc.

- Logística: mantiene la información y gestión de los almacenes, stocks, transportes, etc.

- Recursos humanos: mantiene la información y gestión del personal, nóminas, categorías laborales, horas extra, impuestos, etc.

- CRM (CustomerRelationship Management o Sistema de gestión de relaciones con clientes): es un subsistema que mantiene la información y gestión de las relaciones con clientes (datos, contratos, etc.).

 Dependiendo del tamaño y tipo de empresa se pueden ir añadiendo diferentes módulos, como pueden ser: gestión de proyectos, marketing, producción y fabricación, gestión documental, Business Intelligence y muchos más. 

CÓMO ELIGEN UN ERP LAS EMPRESAS

No todas las empresas tienen un ERP, pero sí podemos decir que todas las medianas y grandes empresas tienen un ERP (o algo similar a un ERP). Una empresa se enfrenta a un primer dilema inicial: desarrollar un ERP propio (conlleva gastos importantes de desarrollo y mantenimiento de software) o usar uno existente en el mercado (ahorra costes, pero ¿se adaptará plenamente a la realidad y filosofía de la empresa?).

La tendencia en los últimos años parece decantarse por el uso de ERPs existentes en el mercado, quizás con módulos adicionales desarrollados específicamente

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para la empresa, o adaptados para que se ajusten a las necesidades específicas. No obstante, siguen existiendo muchas empresas que utilizan ERPs propios.

Una vez elegido el ERP (bien desarrollo propio, bien entre los existentes en el mercado), un siguiente paso no menos difícil es implantar el ERP dentro de la empresa. Un ERP tiene una forma de funcionar y una organización de datos a los que habrán de adaptarse los empleados y directivos de la compañía.

Se estima que un 10% de los proyectos de implantación de un ERP no llegan a buen término por dificultades a la hora de ser adaptado por los empleados, estar mal diseñados, presentar fallos, etc. Un fracaso muy sonado fue el de la multinacional “Nike”, que no sólo gastó decenas de millones de dólares en desarrollar un ERP, sino que su implantación fue un desastre con nefastas consecuencias económicas, hasta que se desistió y se abandonó.

Para elegir un ERP una empresa debe tener en cuenta diversos factores, como el grado de especialización (no es lo mismo un laboratorio farmacéutico que una cadena de supermercados por ejemplo), el tamaño (no es lo mismo tener 50 empleados que 50.000), la escalabilidad del ERP (¿se adaptará a la previsión de crecimiento que tiene la empresa?), seguridad (no es lo mismo una empresa de gestión de centrales nucleares que una envasadora de hortalizas) y otros factores.

LOS LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN EN LOS ERP

Hay algunos ERP´s de mercado para los que existe poca información sobre el lenguaje en el que están desarrollados porque se comercializan como una “caja negra”. El término caja negra se suele usar para aludir a algo que se sabe lo que hace, pero no cómo lo hace internamente. Estos sistemas se instalan, se inicializan y se pueden comenzar a utilizar (introducir facturas, realizar apuntes contables, extraer informes de situación, etc.).

En este sentido si se quiere un informe especial o distinto de los que lleva el producto, se tendría que solicitar a la empresa implantadora que añada la funcionalidad requerida. Esto se suele gestionar mediante un contrato de mantenimiento que suele ir incluido en el propio proyecto de implantación de un ERP.

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También es muy frecuente que una o varias personas de la empresa se formen en la herramienta y sean capaces de dar servicio de apoyo técnico a los demás integrantes de la empresa. Esto suele suceder en las empresas medianas o grandes, donde existe un pequeño o gran departamento de informática.

Si la empresa es una compañía cuyos procesos de negocios son muy cambiantes o varían mucho a corto y medio plazo, es importante que el ERP elegido tenga formas de adaptar los circuitos establecidos de manera fácil. En el mercado existen algunos ERPs “open source” (código abierto, cualquier persona con conocimientos puede modificar el software). Estos ERPs son en teoría gratuitos, y decimos en teoría porque lo que es gratis realmente son las licencias del software, la implantación del mismo, es decir los servicios de consultoría no son gratuitos. Por tanto disponer del software gratuitamente puede no ser útil si no sabemos cómo implantarlo, configurarlo y hacerlo funcionar.

Otra modalidad de acceso a ERPs es lo que se denomina pago por uso, es decir, se adquiere un ERP al cual se accede vía web y se paga por tiempo utilizado o por número de usuarios. Esta es una forma recomendable para empresas pequeñas o medianas, por el ahorro de costes en cuanto a mantenimiento y hardware, pues la empresa puede olvidarse de estos factores. Como inconveniente, los datos de la empresa quedan al fin y al cabo almacenados por un tercero al estar en la nube (cloud), lo cual puede tener riesgos de seguridad. No obstante, las empresas que ofrecen servicios vía web mantienen copias de seguridad y acceso a datos con securización y encriptado, lo que hace que en general estos sistemas puedan calificarse como seguros.

El lenguaje de programación resulta fundamental si se elige al final la opción de desarrollar un ERP propio y desde cero.  En este caso una de las primeras preguntas a hacerse es la siguiente: ¿Es necesario que sea web o no? Si necesitamos acceder a los datos de forma remota desde múltiples puntos la respuesta es que necesitamos tecnología web.

Los lenguajes de programación más utilizados son ABAP (lenguaje propio de la empresa SAP), Java y lenguajes .NET como C#, además de los lenguajes propios de desarrollos web cuando se trata de aplicaciones web.

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