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MAGGIOLI spa - Settore Consulenza

Affari Generali

MAGGIOLI INFORMATICA Applicativo: PRO – Valido a partire dalla versione: 2.0.3.0.0

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MAGGIOLI SPA (sede centrale) Via del Carpino, 8 • 47822 Santarcangelo di Romagna (RN) Tel 0541 628111 • Fax 0541 622100

e-mail [email protected]

PEC [email protected]

MAGGIOLI INFORMATICA Via Bornaccino, 101 47822 Santarcangelo di Romagna (RN) Tel 0541 628380 • Fax 0541 621153


SICR@wEB - JIRIDE PROTOCOLLO. PROTOCOLLARE IN ENTRATA,SCANSIONARE DOCUMENTI, STAMPA RICEVUTA DI PROTOCOLLO E DEMATERIALIZZAZIONE PER UTENTI CON PERMESSI DI BASE CHE FANNO ANCHE PROTOCOLLI IN ENTRATA MUNUTI DI SCANNER E ETICHETTATRICE (NONCHE’ FIRMA DIGITALE PER DEMATERIALIZZAZIONE) NEL MANUALE SONO PRESENTI ALCUNE SPECIFICITA’ DI QUESTI UTENTI E RIPETUTE UTILITA’ STANDARD UGUALI PER TUTTI.



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ACCESSO AL PROGRAMMA Per accedere al programma si deve premere due volte l’icona di SicraWeb Completata la fase di aggiornamento è richiesta l’autenticazione (Login) per l’accesso al server e all’applicazione: digitare il nome dell’utente e la relativa password di accesso al software.

Premere “ ” per entrare nel sistema oppure “ ” per abbandonarlo (Logoff).

Scegliendo “ ” compare la maschera di accesso dell’utente al sistema.



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Completata la procedura di connessione appare il menu principale di SicraWeb: selezionare “Affari Generali”.

Nell’area di lavoro degli Affari Generali scegliere la procedura “Protocollo Informatico”. Oppure dal Menu “File” scegliere “Applicazioni” e click con il tasto destro del mouse su “Protocollo Informatico” Nella barra dei menu compaiono le voci relative alla gestione del protocollo informatico.



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PANORAMICA DELLA MASCHERA DI GESTIONE PROTOCOLLO Per la gestione completa del protocollo informatico si consiglia l’utilizzo del menu “Protocollazione” -> “Gestione Protocollo”.

Da questa finestra è possibile eseguire tutte le principali operazioni relative alla registrazione ed alla consultazione del protocollo informatico. Da questo menù l’utente accede anche per visualizzare tutti i documenti di cui ha visibilità. Questo menù non è confondere col il menù attività che evidenzia ciò che di nuovo viene assegnato all’utente. Il menù attività (che vedremo più in dettaglio in altro manuale) e quello anche che permette le assegnazioni o riassegnazioni dei documenti.



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REGISTRAZIONE DEI PROTOCOLLI

Protocollo in Entrata

Dal menu “Protocollazione” -> “Gestione Protocollo”, cliccare sul pulsante

“Prot. Entrata” e apparirà la seguente schermata su cui si andranno ad inserire i dati: I campi obbligatori sono evidenziati con il pallino rosso. Senza tali informazioni il programma non restituirà il numero



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Iniziando dall’alto: Oggetto: Digitare l’oggetto del protocollo. Oppure se definito un repertorio selezionare l’oggetto dal repertorio stesso (tasto a fianco del campo oggetto

MEZZO DI INVIO: Qui scelgo in quale maniera invierò il documento una volta protocollato. E' fondamentale scegliere il giusto mezzo di invio tra i tre proposti: 1. Cartaceo: impostazione predefinita. Significa che il documento è in formato cartaceo e verrà inviato con i mezzi “fisici” (posta, messo comunale ecc...). 2. Interoperabile: Questo mezzo di invio usa la PEC per inviare una email “speciale”. Questo mezzo di invio va usato esclusivamente con altri Enti della PA e comunque Enti ritrovabili nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). 3. PEC: una volta protocollato il documento verrà avviata una procedura che prevede l'invio tramite PEC del documento protocollato.



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Destinatari: Cliccare sul foglietto bianco sul lato destro del campo e apparirà la maschera da compilare per il primo destinatario da inserire

Posso:

a) digitare la descrizione del destinatario(aggiungendo indirizzo, citta etc se voglio specificare meglio il destinatario

b) Ricercarlo da indice generale (elenco di schede interno all’applicativo ) c) Da indice ipa (elenco esterno pubbliche amministrazioni)

Cliccare poi su “CONFERMA” Posso inserire anche più destinatari , ripetendo l’operazione. Ufficio Mittente: selezionare dalla lista l’ufficio che sta spedendo il protocollo. Solitamente se si appartiene ad UNA sola UO in automatico il programma inserirà quella. Tipo Documento: selezionare dalla lista il tipo di documento Classificazione: selezionare dalla lista il tipo di classificazione, si può

sfogliare l'albero cliccando il pulsante oppure digitare direttamente il titolo e la classe (es. 1.12) Fascicolo: il fascicolo può essere inserito SOLO e UNICAMENTE se la

classificazione è presente, cliccare il pulsante per visualizzare i fascicoli presenti sotto il titolo-classe specificato. I documenti in entrata verranno fascicolati dal destinatario quindi fascicolazione non obbligatoria .. potete salvare e farvi restituire il numero di protocollo Finita la compilazione dei campi OBBLIGATORI si clicca sul pulsante di

salvataggio e il programma registrerà il protocollo dandogli il numero progressivo e la data.



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STAMPA ETICHETTA Salvando il documento in Entrata il sw chiede la stampa dell’etichetta di segnatura. Ovviamente si deve aver collegata un etichettatrice. Esce la seguente maschera. Cliccare ok per confermare

E’ importante che gli utenti in possesso di un’etichettatrice settino a livello di proprio utente i parametri sotto indicati Andare nel menù



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Mettere la spunta su entrambe le voci e salvare col floppy in alto a sinistra Documentazione allegata .Potete usare il faldone come spiegato nel manuale base di Uscita Interno oppure se dotati di scanner potete in modo più rapido usare il pulsante….. lasciando l’opzione Cartaceo che indica che sto acquisendo un documento prevenuto in modo cartaceo

In entrata non è obbligatoria ne la fascicolazione ne il documento allegato affinchè il programma assegni il numero. La fascicolazione per ovvi motivi è a carico degli uffici destinatari. La scansione dei documenti cartacei in entrata deve essere fatta dopo l’apposizione del timbri di segnatura del protocollo (etichetta) Quindi chi dovrà protocollare in entrata salverà il documento .. stamperà l’etichetta che apporrà al documento stesso e poi lo deve scansionare



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RICERCHE

Ricerca Rapida Nel caso si sappia già il numero di protocollo da ricercare inserire il dato nel campo “N. prot” completando con l’anno nel campo apposito e il programma si posizionerà come sul numero scelto. Si può filtrare l’elenco per periodo usando i campi “Registrato dal – al”.

Menu Ricerca

Criteri di ricerca: permette di attivare la maschera per inserire le condizioni di ricerca dei protocolli.



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Dopo aver impostato le condizioni di ricerca premere il bottone oppure la combinazione di tasti ALT+C e consultarne il risultato. Per ripristinare la

situazione iniziale, senza filtri di ricerca, premere il bottone nella barra dei bottoni e verrà ripristinata la lista generale.



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FUNZIONI UTILI Aprendo un protocollo già registrato posso accedere ad una serie di funzioni utili alla registrazione che rendono la protocollazione stessa più rapida.

Copia/bis di un protocollo. Copia le informazioni registrate in un nuovo protocollo modificabile . Oppure dal menù collegamento



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Posso registrare un protocollo creando un collegamento logico tra gli stessi (esempio un uscita conseguente ad un entrata). Quindi oltre a raggruppare i documenti in un fascicolo posso stabilire anche relazioni più strette tra i documenti stessi Le relazioni tra documenti (anche all’interno dello stesso fascicolo) sono visibili sia dalle azioni documentali – visualizza collegamenti che dalla maschera principale del protocollo



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RICHIESTE DI MODIFICA ED ANNULLAMENTO DEL PROTOCOLLO

Chiunque abbia i permessi per farlo può richiedere di modificare / annullare un protocollo sempre rispettando eventuali regole presenti nel proprio regolamento di protocollo. Nell’esempio sopra riportato usando i tasti di annullamento / modifica posso richiedere l’operazione a chi ha facoltà di autorizzarla (in genere l’ufficio protocollo) In caso di richiesta di annullamento il protocollo non verrà cancellato , ma ne perderà solo la validità . Per inserire la richiesta compilare il campo motivazione

Nel caso di modifica invece specificare il campo da modificare ed il nuov valore del campo



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Il software terrà traccia di tutte le modifiche fatte.



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TIMBRO DI PROTOCOLLO Aprendo il faldone dei documenti allegati (faldone verde/rosso) su un protocollo gia registrato (con documenti quindi allegati) posso stampare dei timbri se devo produrre una documentazione cartacea (ed es: firmo digitalmente il documento ma poi devo consegnarlo a mani in quanto il destinatario è privo di domicilio elettronico

Stampa con timbro



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La “copia semplice” e la “copia conforme” sono funzioni che appongono un timbro di protocollo sul documento stampato su tutte le pagine dell’applicativo … in due posizioni diverse (in basso o di lato a sx) La funzione “copia conforme estesa” e l’art normativo del cad che prevede l’invio di documenti digitali a cittadini/è privi di domicilio elettronico Tutte queste funzioni valgono per qualunque tipologia di documento (Entrata, Uscita , Interno) e possono essre usate all’occorrenza



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EXPORT DALLE GRIGLIE Ogni qualvolta nell’applicativo ho uno una griglia posso accedere ad una serie di funzioni standard presenti in tutto l’applicativo .. Cliccando col tasto destro sul nome di una colonna posso personalizzare la griglia ad esempio esportarne in excel il contenuto,, alzare la distanze tra le linee oppure personalizzare le colonne..



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PROTOCOLLI IN ENTRATA PERVENUTI TRAMITE PEC Nello stesso menù sopra citato troverete sui documenti in Entrata la pec cosi come è stata protocollata dal protocollo e nel faldone i documenti allegati alla PEC pervenuta e nel menu Interoperabilità – Posta certificata e ricevute di interoperabilità la pec così come e pervenuta al Protocollo

Nel campo ricevuto il trovate la data e l’ora in cui è arrivata la pec in questione mentre in alto a destra la data di protocollazione Nel caso di documenti che arrivano via PEC il mezzo invio potrà essere Interoperabile o PEC a seconda del fatto che sia presente o meno un file chiamato segnatura.xml nella pec pervenuta.



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STAMPA DELLE RICEVUTA DI PROTOCOLLO Chi protocolla in Entrata potrebbe avere la necessità di rilasciare un attestato di avvenuta protocollazione al mittente. Lo potete fare dal menu sotto indicato

Usare la funzione multimittente nel caso in cui il protocollo abbia più mittenti. Per il resto sono identiche.



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MENU ATTIVITA’

Nella parte bassa della maschera dell’applicativo trovate il menù attivita’

Aprendolo troverete i documenti che vengono assegnati agli uffici di appartenenza che potete verificare dal menu cliccando col tasto destro sul nome in basso a destra

Esce il seguente menù

Come detto durante i corsi gli apicali (o smistatori indicati dai responsabili ) da tale menù potranno visualizzare i documenti allegati , assegnare (girare il documento ad uno degli uffici della propria area) oppure estendere la visualizzazione ad altra area dei documenti assegnati dal protocollo alla propria.



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Gli utenti finale troveranno le attività assegnate al proprio ufficio

Si consiglia di impostare nel campo contesto “Flussi documentali” che modifica la visualizzazione del menù nel seguente modo (compaiono le colonne mittente , visibile a , in carico a )

Aprendo l’attività compare la seguente maschera ..



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Cliccando su “apri il documento” accedo alla maschera del protocollo da cui posso verificare anche i documenti allegati al protocollo.. Il tasto “Rifiuta” respinge il protocollo a chi ve lo ha assegnato (se non fosse attivo allora non avete diritto di rifiutarlo). Se “prendo in carico” il protocollo ne accetto implicitamente l’assegnazione e aprendo il documento posso accedere ad esempio alle funzioni di collegamento in uscita (Se il documento necessita di una risposta). La presa in carico mantiene cmq la visibilità dei documenti sempre agli appartenenti dell’ufficio, solo in carico alla persona vedi fig. seguente..



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Il “completamento dell’attività” equivale alla chiusura dell’attività che sparirà tra le attività in corso di tutto l’ufficio

Se chiudo le attività quando le riapro perderò le impostazioni della finestra (ad esempio il contesto).. vedi fig seguente

Si consiglia di creare un collegamento sul desktop dell’applicativo per salvarsi le impostazioni del menù attività.. Per farlo seguire le seguente le sitruzioni sotto riportate .. partendo per il menù attivita dall’etichetta in alto



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Il collegamento lo potete creare a qualunque menu dell’applicativo



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DEMATERIALIZZAZIONE La dematerializzazione è un menù attivo solo per chi protocolla in entrata che permette di aggiungere al protocollo scansionato un attestato di conformità (firmato digitalmente ) che ne attesta appunto la conformità rispetto all’originale cartaceo pervenuto. Aprire il menù

Creare l’attestato .. poi si attiverà la firma digitale dello stesso . La creazione e la firma dell’attestato sono operazioni massive. Ognuno troverà nel menù dematerializzazione i documenti che ha registrato. E’ necessario protocollare in entrata e scansiona re i documenti nonché possedere carta di firma opportunamente configurata.



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