Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara nga BE · PDF fileMenaxhimi i një...

Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara nga BE

Ky projekt financohet nga Bashkimi Evropian

Ky botim është fryt i asistencës së Bashkimit Europian. Përmbajtja e tij është përgjegjësi e projektit TACSO dhe kurrsesi nuk reflekton pikëpamjet e Bashkimit Europian. Përmbajtja e këtij manuali konsiderohet publike dhe mund të shpërndahet lirshëm. Në qoftë se e përzgjidhni për përdorim, ju lutemi të citoni si burim TACSO-n, si dhe të përfshini, gjithashtu, web faqen prej së cilës është marrë materiali. Në qoftë se e riprodhoni tekstin e këtij materiali, citoni autorët që kanë kontribuar në të dhe organizatat e tyre.

Projekti TACSO implementohet nga një konsorcium i udhëhequr prej SIPU International dhe që përbëhet nga organizatat e mëposhtme:

The Swedish Institute for Public Administration – SIPU Internationalwww.sipuinternational.se

Civil Society Promotion Centrewww.civilnodrustvo.ba

Human Resource Development Foundationwww.ikgv.org

Foundation in Support of Local Democracywww.frdl.org.pl

Partners Foundation for Local Developmentwww.fpdl.ro

Botues: Asistenca Teknike për Organizatat e Shoqërisë Civile (TACSO) Zyra Rajonale e TACSO-s. Potoklinica 16, Sarajevo, Bosnia dhe Herzegovina www.tacso.org

Për botuesin: Emina Abrahamsdotter Regional Training Coordinator

Autorë: Simon Forrester, Irem Sunar (nga Eurasia Social Change Collective)

Dizajn: ŠejlaDizdarević,digITarija

Data: 2011

FalenderimU shprehim mirënjohjen tonë të thellë të gjitha Organizateve të Shoqërisë Civile të vendeve të Ballkanit Perëndimor dhe të Turqisë, të cilat kanë kontribuar në pasurimin e këtij materiali, duke ndarë me ne njohuritë dhe përvojën e tyre.

Academy for Training & Technical Assistance (ATTA) Kosova nën UNSCR 1244/99www.atta-ks.org, [email protected]+37744155323

Albanian British Chamber of Commerce and Industry in Albania (ABCCI) Shqipëriwww.abcci.com, [email protected] +35542341020

Albanian Helsinki Committee (AHC) Shqipëriwww.ahc.org.al, [email protected]+ 35542233671

Association for Improving Consumer Awareness (TUBIDER) Turqiwww.tubider.com, [email protected]+90216449262629

Blue World Institute of Marine Research and Conservation Kroaciwww.blue-world.org, [email protected]+38551604666

Bursa City Council Turqibursakentkonseyi.org, [email protected], [email protected] +90 224 270 82 70-71

Çanakkale Bilim, Sanat ve Kültür Etkinlikleri Derneği (Canakkale A ssociation of Science, Art and Cultural Activities) Turqicabisak.blogspot.com/2007/06/abisak-anakkale-bilim-sanat-ve-kltr.html, [email protected]+905358899425

Catholic Relief Services/Network for Building Peace Bosnje dhe Hercegovinëwww.mreza-mira.net, [email protected], [email protected] +38733617573

Center for Policy and Advocacy Kosova nën UNSCR 1244/99 www.qpa-kosova.org, [email protected]+37738226530

Center for Protection of Victims and Prevention of Trafficking in human beings (PVPT Center) Kosova nën UNSCR 1244/99www.pvptcenter.net, [email protected]+37738609140

Center for rural development Serbiwww.ruralcentar.org.rs, [email protected]+38123082715

Civil Rights Program- Kosovo (CRP/K) Kosova nën UNSCR 1244/99www.crpkosovo.org, [email protected]+38138243610/611

Civil Society Development Center, Korca (CSDC KORCA) Shqipë[email protected]+35582244183

Coalition All for Fair Trials Ish republika Jugosllave E Maqedonisëwww.all4fairtrials.org.mk, [email protected]+38923215263

Durmish Aslano Kosova nën UNSCR 1244/[email protected] +37744301561

Environmental Association "Avalon" Serbiwww.avalon.org.rs, [email protected]+381638347095

HANDICAP KOSOVA, Kosovo under UNSCR1244/[email protected]+37744249822

Handicapped and Disabled People of Kosova Kosovo under UNSCR 1244/99www.hdpk.info, [email protected]+37744377377

Inciativa Kosovare për Stabilitet (Kosovar Stability Initiative) - IKS Kosova nën UNSCR 1244/99www.iksweb.org, [email protected]+ 38138222321

INFORMO Kroaciwww.informo.hr, [email protected] +38552512318

Kosovar Civil Society Foundation (KCSF) Kosova nën UNSCR 1244/99www.kcsfoundation.org, [email protected]+38138248636

Kosova Rehabilitation Centre for Torture Victims Kosova nën UNSCR 1244/99www.krct.org, [email protected] +38138243707

KYDD “Çeşme” Kosova nën UNSCR 1244/[email protected] +37744367147

Medica Kosova Kosova nën UNSCR 1244/[email protected] +381390321139

Mozaik – Community Development Foundation Bosnje dhe Hercegovinëwww.mozaik.ba, [email protected]+38733265290

National Scout Center of Kosova Kosova nën UNSCR 1244/99www.qnvk.org,[email protected]+3864969668

NGO"Zana" Klina Kosova nën UNSCR 1244/99www.ngo-zana.org, [email protected], [email protected]+381(0) 39 470 249

Organization for Civil Initiatives - OGI Kroaciwww.ogi.hr, [email protected]+38522888606

Resource Centre for Development “ALFA” Serbiwww.rcalfa.org, [email protected]+38121467912

Tabita Foundation Shqipëriwww.tabita-al.org, [email protected]+35582253884

Third Sector Foundation of Turkey (TUSEV)Turqiwww.tusev.org.tr, [email protected]+902122438307

Udruga Suncokret - Pula (Association Suncokret - Pula) Kroaciwww.suncokret.hr, [email protected]+38552505344

Une, Gruaja (Me, the woman) Shqipëriwww.unegruaja.org, [email protected]+35583222140

Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara

nga BE

Parathënie 12 Vështrim i përgjithshëm mbi financimet e BE-së për organizatat e shoqërisë civile 14Hyrje 15 Informacion mbi asistencën e BE-së për vendin tuaj 21 Shkrimi dhe menaxhimi i projekteve të financuara nga BE 36Identifikoni mundësitë financuese për organizatën tuaj 37Zhvillimi i partneriteteve efektive për projektet 46Përgatitja e projekt-propozimeve të suksesshme 53 Hapat e vlerësimit 64 Menaxhimi i një kontrate granti me BE-në 71Përputhshmëria e Monitorimit dhe Raportimit të fondeve të BE-së 76 Udhëzues 80Përdorimi i udhëzuesit 81 Udhëzuesi 83 Fjalorth i termave 116 Referenca dhe lexime të mëtejshme 119

PËRMBAJTJA

Parathënie

13

Parathënie

Me aktivitetet në zhvillim e sipër në tetë vendet e Ballkanit Perëndimor, dhe në Turqi, Asistenca Teknike për Organizatat e Shoqërisë Civile, (TACSO) ofron mbështetje dhe mundësi për zhvillimin e një sektori të fuqishëm dhe me influencë, siç është ai i shoqërisë civile. Ky investim në shoqërinë civile bazohet në bindjen se në kontekstin e integrimit në BE, proceset politike, ekonomike dhe sociale në progres kërkojnë si një parakusht të rëndësishëm për zhvillimet demokratike një Shoqëri Civile të angazhuar dhe funksionale.

Një komponent i rëndësishëm në detyrën e TACSO-s është Rritja e Kapaciteteve të OSHC-ve, me objektiv kryesor rritjen e kapacitetit të përfaqësuesve të OSHC-ve në një numër fushash kyç, duke u ofruar atyre njohuri të reja, metodologji e teknika bashkëkohore, si edhe mundësi për shkëmbime e njohuri praktike.

Gjatë pranverës së vitit 2010, TACSO realizoi pesë Programe Rajonale Trainimi që kishin si target OSHC-të me përvojë e të konsoliduara mirë, si dhe përfaqësuesit e tyre. Në vijim të përfundimit me sukses të programeve të Trainimit, për të fuqizua më tej aftësitë e OSHC-ve, TACSO ka vendosur të zhvillojë pesë manuale, si më poshtë:

� Sigurimi i fondeve dhe aksesi në fondet e BE-së;

� Menaxhimi i Organizatave të Shoqërisë Civile – Instrumente praktike për analizën e zhvillimit organizativ;

� Shkrimi dhe menaxhimi i projekteve të financuara nga BE;

� Përkrahja aktive dhe politikat ndikuese për Ndryshime Sociale;

� OSHC-të dhe pjesëmarrja e qytetarëve në proceset vendimmarrëse.

Qëllimi i këtij manuali, të titulluar Hartimi dhe menaxhimi i projekteve të financuara nga BE, është që të rrisë kapacitetet e brendshme të OSHC-ve në fushën e aksesit dhe të menaxhimit të projekteve të financuara nga BE.

Ne sinqerisht shpresojmë se ky manual do të jetë i dobishëm në punën tuaj.

Palle Westergaard

Drejtues Grupi

Një vështrim i përgjith-shëm mbi financimet e BE-së për OSHC-të

Një vështrim i përgjithshëm mbi financimet e BE-së për OSHC-të

15


hyrje

MirëseviniBashkimi Europian bazohet në parimet e lirisë, demokracisë, respektimit të të drejtave të njeriut dhe lirive themelore, si dhe në shtetin ligjor. Ndërmjet këtyre lirive themelore qendron edhe e drejta e qytetarëve për të formuar shoqata që ndjekin një qëllim të përbashkët e që respektojnë parimet e lartpërmendura. Qytetarët kanë gjithashtu të drejtën të marrin pjesë në mënyrë aktive në shoqëri, si dhe të përfshihen në parti politike dhe sindikata. Kështu, Organizatat e Shoqërisë Civile (OSHC-të) janë një komponent i rëndësishëm i BE-së, dhe si të tilla përbëjnë një instrument gjithnjë e më të rëndësishëm për investimet e BE-së. Megjithatë, mund të jetë jashtëzakonisht e vështirë për OSHC të veçanta që të kuptojnë se si merren vendimet brenda institucioneve të BE-së, dhe si të aplikojnë në mënyrë të suksesshme për të fituar financime nga BE-ja. Sigurisht, për shumë nga OSHC-të sfida duket si një mister i pazgjidhshëm, dhe për organizatat e rajonit të Ballkanit Perëndimor dhe të Turqisë, pavarësisht se janë gjeografikisht pranë dhe në fazat e anëtarësimit të ardhshëm për në BE, procedurat për financim nga BE-ja mund të duken të mistershme dhe nganjëherë edhe zhgënjyese.

Me qëllim qartësimin dhe shpjegimin e këtij proces, kemi hartuar këtë Manual, i cili së bashku me Udhëzuesin që e shoqëron ka si synim të asistojë OSHC-të e Ballkanin Perëndimor dhe të Turqisë për të kuptuar procesin e pranimit dhe menaxhimit të suksesshëm të fondeve të BE-së. Ky manual nuk përbën një udhëzues gjithëpërfshirës për financimet e BE-së, apo garanci për sukses në fazën e hartimit e aplikimit. Ai synon t’u tregojë OSHC-ve se si të bëhen më efikase dhe më efektive në qasjen dhe në menaxhimin e fondeve të BE-së.

Manuali përbëhet nga tre seksione: së pari, hyrja e cila shpjegon natyrën e financimeve të BE-së dhe mundësitë specifike në rajon; së dyti, pjesa që përshkruan se si OSHC-të mund të drejtojnë veten e tyre gjatë rrugëtimit qysh prej fillimit të procesit të identifikimit të mundësive për financim e deri në fazën përfundimtare, kur ato raportojnë mbi fondet e shpenzuara; dhe, së treti, një seksion i shkurtër për të shpjeguar se si duhet të përdoret Udhëzuesi shoqërues, e në fund një fjalorth termash dhe referencash.

Si Manuali, ashtu edhe Udhëzuesi, janë hartuar për tu përdorur qoftë si udhëzues për të mësuar në mënyrë të pavarur, qoftë në kontekstin e një trajnimi më formal. Kështu, kushdo që punon me një OSHC ose aktivizohet vullnetarisht në një të tillë, mund të përdorë me lehtësi këtë botim. Ka gjithashtu edhe shumë referenca, edhe shembuj nga eksperiencat reale të OSHC-ve në rajon, si dhe detaje se ku mund të gjejnë më tepër informacion, kështu që shpresojmë se çdo lexues do të ndihet i frymëzuar dhe me besim për të vijuar, aty ku e ndjejnë se u duhet dhe u përshtatet më mirë programit të punës të organizatës së tyre.

16


Fondet e BE-së dhe Organizatat e Shoqërisë Civile në Ballkanin Perëndimor dhe TurqiOrganizatat e Shoqërisë Civile në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi mund të përfitojnë nga Fondet e BE-së në tre mënyra të ndryshme. E para, dhe padyshim më e rëndësishmja nga pikëvështrimi i shumave të financimit, është përmes programeve që përfshihen në Instrumentin e Para-Anëtarësimit (IPA). Mënyra e dytë është përmes Programeve Komunitare, me pjesëmarrjen e vendeve të ndryshme, dhe fusha e tretë e financimeve qendron në programet e bazuar në tematika dhe që menaxhohen nga EuropeAid. Detaje për të tre këta mekanizma jepen më poshtë në paragrafët ‘Instrumente të ndryshme financimi’.

Për rajonin si një i tërë, secili nga mekanizmat ka disa elementë të përbashkët. Kjo është veçanërisht e vërtetë në rastin e financimeve të IPA-s dhe është arsyeja kryesore se pse ky Manual dhe Udhëzues është hartuar në mënyrë specifike për OSHC-të e Ballkanit Perëndimor dhe të Turqisë. Brenda këtij rajoni janë tetë vende që të gjitha, në një mënyrë apo në një tjetër, kanë hyrë në rrugën formale drejt anëtarësimit pë në BE. Disa prej tyre janë njohur nga BE-ja zyrtarisht si Vende Kandidate dhe disa shihen si Vende Potencialisht Kandidatë. Vendet përfshijnë: Shqipëri, Bosnje dhe Hercegovinë, Kroaci, Kosovë (nën UNSCR 1244/99), ish Republikën Jugosllave të Maqedonisë, Malin e Zi, Serbinë dhe Turqinë.

17


Përveç elementëve të përbashkët rajonalë, OSHC-të në secilin nga tetë vendet mund të gjejnë mundësi të ndryshme specifike financimi si nga IPA, ashtu edhe nga disa nga Programet Komunitare. Programet e EuropeAid që bazohen në tematika dhe që operojnë në rajon, përkatësisht Instrumenti Europian i Fqinjësisë dhe Partneritetit (ENPI) dhe Instrumenti Europian për Demokraci dhe të Drejtat e Njeriut (EIDHR), kanë gjithashtu disa karakteristika specifike sipas vendeve.

Cilado qoftë mënyra e menaxhimit të fondeve, të gjitha investimet e BE-së të bëra jashtë BE-së duhen menaxhuar në përputhje me një set shumë specifik udhëzuesish. Këtyre udhëzuesve zakonisht u referohemi si ‚PRAG‘ (Udhëzuesi Praktik për Procedurat Kontraktuale për Veprimet me Jashtë të BE-së – Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions)1 dhe është thelbësore që OSHC-të të kuptojnë parimet bazë ku mbështeten udhëzuesit dhe të dinë si t’i përdorin ato si burim reference. Për të kuptuar më mirë këta udhëzues dhe metodat që përdor BE-ja për të çliruar dhe administruar fondet, mjafton të shihni kapitullin ‘Koncepte kryesore dhe si e Menaxhon BE Asistencën’. OSHC-të duhet të kuptojnë konceptin e ‘grantit’ si dhe të plotësojnë me sukses një formular aplikimi për grant, ndërsa për ta zbatuar këtë të fundit, OSHC-të duhet të jenë të afta të hartojnë dhe të ndërmarrin punë të bazuara në projekte.

Ndonëse PRAG-u përbën një set universal udhëzuesish, midis tre mekanizmave kryesorë nëpërmjet të cilëve OSHC-të e tetë vendeve të rajonit mund të përfitojnë nga fondet funksionojnë edhe një numër marrëveshjesh menaxheriale institucionale specifike. Për pjesën më të madhe të vendeve kandidate fondet IPA të disponueshme për OSHC-të menaxhohen nga institucionet publike në vendet përkatëse; ndërsa për vendet kandidatë potencialë, fondet e IPA-s menaxhohen kryesisht nga vetë BE-ja, përmes delegacioneve përfaqësuese të saj në vend. Për Programet Komunitare dhe programet e EuropeAid, financimet menaxhohen në masën më të madhe ose nga një agjenci kombëtare e akredituar ose direkt nga një kryesi relevante e BE-së në Bruksel. Për të kuptuar marrëveshjet e ndryshme në secilin nga të tetë vendet, OSHC-të duhet të shohin fillimisht kapitullin e mëposhtëm mbi ‘Fondet e BE-së në Vendin Tuaj’.

1 Versioni i fundit i PRAG mban datën nëntor 2010

18


Vështirësitë kryesore për OSHC-të Në Hyrjen më sipër shpjeguam se qëllimi i këtij manuali është të ndihmojë OSHC-të për të çmitizuar procesin e aksesit dhe të menaxhimit të fondeve të BE-së. Ky proces i të kuptuarit dhe i çmitizimit, varet mjaft nga aftësi të caktuara që kanë OSHC-të, siç deklaron qartë Ivana Koprivica, Drejtoreshë e një OJQ-je në Serbi dhe trajnuese me përvojë për OSHC-të:

“Kërkesat formale (të BE-së) janë të shtrira dhe procedurat janë kërkuese. Por dhe kjo është një aftësi si çdo tjetër. Herën e parë është e vështirë, por pasi të keni kuptuar logjikën dhe sistemin e të shkruarit të projekt propozimit, çdo herë tjetër do të jetë gjithnjë e më e lehtë. Duhet të jetë e qartë gjithashtu se për të shkruar një projekt propozim të studiuar mirë dhe me cilësi të lartë, do të keni nevojë për të paktën dy muaj – gjashtë muaj në qoftë se jeni fillestar”.

Në këtë Manual kemi identifikuar gjashtë vështirësi kryesore me të cilat përballen OSHC-të, ndaj në përshtatje me to kemi përcaktuar mënyrat në të cilat mund të forcohen aftësitë e të rriten njohuritë për të përballuar sa më mirë këto vështirësi kryesore. Vështirësitë janë:

� Identifikimi i mundësive për financim nga BE-ja, në përshtatje me përmasat, statusin dhe misionin e organizatës, dhe që mund të identifikohen në kohën e duhur. Për fat të keq, shumë OSHC janë të keqinformuara për mundësitë e financimeve ndaj ose i humbasin krejt ato, duke qenë se shumica e tyre varen nga koha, ose bëjnë aplikime të cilat për një arsye ose një tjetër gjykohen nga BE-ja si të paparshtatshëm. Ndodh shpesh që OSHC-të të mësojnë për mundësitë për financim në një fazë të vonë ndaj për këtë arsye janë të papërgatitur për të aplikuar, ose bëjnë aplikime për financim që synojnë në të vërtetë objektiva përtej misionit të tyre kryesor.

� Krijimi i partneriteteve efektive për një punë të bazuar në projekt. Gjithnjë e më tepër, një nga kriteret e pranimit për mundësi financimi nga BE-ja është që OSHC-të të aplikojnë në partneritet me të paktën një OSHC tjetër. Shpesh kriteret përcaktojnë që OSHC-të partnere të jenë ose nga një vend anëtar të BE-së, ose nga një vend kandidat, ose në një zonë tjetër specifike gjeografike. Vendosja e partneriteteve me organizata të tjera, në mënyrë që të zbatojnë së bashku një projekt, është e vështirë për shumë OSHC, sidomos kur partneri operon në një vend tjetër. OSHC-të kanë vështirësi në identifikimin e partnerëve të përshtatshëm dhe shpesh krijojnë partneritete me shumë pak përgatitje dhe me një mirëkuptim të cekët reciprok.

� Përgatitja e projekt propozimeve të fortë e të besueshëm, si dhe të paraqitur mirë, është sfidë universale për OSHC-të, sidomos për organizatat më të vogla, si dhe për organizatat e pamësuara me punën e bazuar në projekt. Shumica e financimeve të BE-së për OSHC-të vihet në dispozicion në formën e granteve për të mbështetur projektet, dhe është thelbësore që OSHC-të të ndërmarrin analiza të besueshme problematikash dhe të formulojnë projektet e tyre duke përdorur korniza logjike. Pa këto aftësi, OSHC-të nuk janë në gjendje të prezantojnë propozimet e tyre në një format që përputhet me kërkesat e BE-së.

� Të qenurit konkurues i referohet faktit se BE-ja vë në dispozicion fonde për OSHC-


19

të në mënyrë të kufizuar dhe konkuruese. Kjo do të thotë se fondet u jepen vetëm OSHC-ve, aplikimet e të cilave njëkohësisht plotësojnë të gjitha kërkesat e nevojshme për t’u zgjedhur dhe janë gjykuar në mënyrë objektive si me cilësi më të lartë. Kështu, për fat të keq, shumë OSHC dështojnë në marrjen e fondeve sepse ose nuk plotësojnë të gjitha kriteret e kërkuara për financim, ose paraqesin aplikime me cilësi të dobët. Për t’i dhënë zgjidhje kësaj, OSHC-të duhet të mësojnë se si t’i bëjnë aplikimet e tyre për financim sa më konkurues që të jetë e mundur. Një nga mënyrat për ta bërë këtë është që të kuptohet më mirë se si vlerësohen aplikimet nga BE-ja.

� Menaxhimi efektiv i projektit si dhe aftësia për të menaxhuar në mënyrë të përshtatshme kontratat e granteve me BE-në është një tjetër kapacitet që duhet të zotërojnë OSHC-të. Shumë shpesh, OSHC-të rekrutojnë personel projekt mbas projekti, ndaj për këtë arsye shpesh ato nuk kanë kujtesë të mjaftueshme institucionale për të ditur se si të menaxhojnë projektet e financuar nga BE-ja sipas procedurave përkatëse, edhe duke përdorur praktikat e mira të njohura në nivel ndërkombëtar. Të bësh gabime në menaxhimin e projekteve mund të sjellë kosto të lartë, dhe, për OSHC-të dhe organizatat e vogla, kjo mund të jetë shumë destabilizuese.

� Sikurse u shpjegua më sipër, raportimi për fondet e përdorura të BE-së, dhe sidomos në përputhje me procedurat e BE-së, është e gjitha pjesë e menaxhimit të mirë të projektit. Megjithatë, kjo gjë përbën një vështirësi të veçantë, pasi shumë OSHC kanë aftësi të pamjaftueshme për të siguruar cilësinë e menaxhimit financiar si dhe të raportimit që kërkohet nga BE-ja, dhe që për pasojë, shumë OSHC e shohin si një barrë shumë të rëndë për t’u përballuar. Por, duke ndjekur këshilla të shëndosha e të thjeshta për menaxhimin financiar, eksperienca që fitohet gjatë raportimeve për fondet e BE-së mund të fuqizojë në mënyrë të konsiderueshme aftësinë afatgjatë të OSHC-së për transparencë dhe përgjegjësi.


TACSO ,Trajnimi Rajonal “Zhvillimi dhe Menaxhimi i Projekteve të BE-së”, Turqi, 2010

20


Si mund të ndihmojnë ky Manual dhe UdhëzuesiKy Manual dhe Udhëzuesi shoqërues janë hartuar për të ndihmuar të gjitha llojet e OSHC-ve që veprojnë në tetë vendet e rajonit të Ballkanit Perëndimor dhe Turqi për një akses dhe menaxhim më efektiv të fondeve të BE-së. Ndihma sigurohet në një sërë mënyrash:

� duke dhënë informacion dhe këshilla që do të fuqizojnë dijet e OSHC-së dhe do ta ndihmojnë atë të kuptojë se si BE-ja merr vendime për financime – mos harroni se programet dhe prioritetet që drejtojnë vendimet e BE-së për financime mund të ndryshojnë vit mbas viti, ndaj është thelbësore që OSHC-të të dinë si të kërkojnë informacionin më të përditësuar rreth mundësive për financim duke e kryer një kërkim të tillë në mënyrë të rregullt.

� duke treguar se si mund të rriten aftësitë për të zhvilluar një propozim projekti dhe partneritet, për të bërë aplikime cilësore për financime, si dhe duke dhënë këshilla në ndihmë të krijimit të aftësive për menaxhimin dhe raportimin mbi financat e BE-së.

� duke demonstruar një sërë mjetesh që mund të përdoren në shumë lloje të veprimtarish studimore për menaxherët dhe stafin e OSHC-ve, trajnerët lokalë dhe konsulentët e interesuar në krijimin e kapaciteteve për të pasur akses dhe për të menaxhuar financimet e BE-së.

� duke siguruar për OSHC-të e Ballkanin Perëndimor dhe të Turqisë akses në udhëzime dhe modele që kanë të bëjnë me aplikimet për grante nga BE-ja dhe lidhje për informacion të mëtejshëm mbi financimet e BE-së.

Diskutime në një Tryezë të Rrumbullakët në Serbi: “Media dhe OSHC-të – Sfida dhe Oportunitete”, 2010.

21

Si ta kuPtoni aSiStencën e Be-Së Për vendin tuaj

Koncepte bazë mënyra se si BE-ja menaxhon asistencënBE-ja i shpërndan financimet e saj të jashtme në një sërë mënyrash: përmes projekteve specifike, përmes qasjes drejt një sektori, ose mbështetjes së buxhetit për qeveritë përfituese. ‘Qasja me projekte’ përdoret veçanërisht për të mbështetur iniciativa jashtë sektorit publik, të tilla si ato të shoqërisë civile dhe të sektorëve privatë. Kështu, për OSHC-të është thelbësore që të kuptojnë konceptin e ‘projektit’ dhe të kenë aftësinë të hartojnë dhe të zbatojnë projekte. (shih paragrafin ‘Shkrimi i Propozimeve të Suksesshme për Projekte’)

Ka një mori përkufizimesh mbi atë çfarë përfaqëson një projekt, por një pikënisje e dobishme është përkufizimi i përdorur në Udhëzimet mbi Menaxhimin e Ciklit të Projekteve të vetë BE-së:

Përkufizimi i një Projekti: ‘një sërë veprimtarish që synojnë të realizojnë objektiva të specifikuara qartë brenda një periudhe të përcaktuar kohore dhe me një buxhet të përcaktuar”. Projekti duhet të ketë gjithashtu:

� palët e interesuara të përcaktuara qartë, ku përfshihen grupet që janë prioritet i drejtpëdrejtë dhe përfitues afatgjatë;

� koordinime të përcaktuara qartë, marrëveshje për menaxhim dhe financim; � sistem monitorimi dhe vlerësimi për të mbështetur menaxhimin e performancës; dhe � nivel të përshtatshëm të analizës financiare dhe ekonomike, që të tregojë se përfitimet

e projektit do t’i tejkalojnë kostot e tij.’

Projektet e zhvillimit janë një mënyrë për të përcaktuar qartë dhe menaxhuar investimet dhe proceset e ndryshimit. Ata mund të jenë të ndryshëm në mënyrë të konsiderueshme për sa i përket objektivave të tyre, qëllimit dhe gamës. Projektet më të vegjël mund të përfshijnë burime modeste financiare dhe të zgjasin vetëm pak muaj, ndërsa një projekt i madh mund të kërkojë miliona Euro dhe të zgjasë për shumë vite.


22

Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara nga BE Një vështrim i përgjithshëm mbi financimet e BE-së për OSHC-të

Udhëzime për menaxhimin e ciklit të projektit të BE-sëNë vitin 1992 Komisioni Europian miratoi “Menaxhimin e Ciklit të Projektit” (PCM) si strukturën e vet parësore të instrumenteve për hartimin dhe menaxhimin e projekteve (bazuar në Përqasjen e Kornizës Logjike të Projektit), duke krijuar në vitin 1993 edhe të parin manual mbi PCM-in. Më pas (2004), u përditësua edhe versioni i fundit, i cili mund të shkarkohet në anglisht nga Multimedia Library në faqen e internetit të Europa Aid (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm).

Fillimisht, udhëzimet e PCM-it u hartuan për t’u përdorur nga zyrtarët e BE-së, por ato mund të përdoren gjithashtu për të ndihmuar partnerët e BE-së, përfshirë edhe OSHC-të. Udhëzimet mbulojnë politikat e ndihmës së BE-së, një hyrje tek konceptet e ‘qasjes ndaj projektit’, një vështrim të përgjithshëm mbi udhëzimet operative, dhe, ndoshta me e rëndësishmja, një seksion instrumentesh me metodologjitë mbi mënyrën e përpunimit dhe të implementimit të projekteve.

Në mënyrë që të kanalizojë financimet në mbështetje të implementimit të projekteve, BE-ja përdor dy rrugë: grante dhe kontrata të prokurimit publik. Këto dy mënyra mund të diferencohen më thjesht si vijon:

� në rastin e grantit, ai mund të jetë kontribut për një projekt që zbatohet nga një organizatë e jashtme, ose edhe ndihmë direkte për atë organizatë në rastin kur veprimtaritë e saj mbështesin synimet e politikave të BE-së;

� në rastin e një kontrate publike, Autoriteti Kontraktues (i BE-së, ose ai i akredituar në BE) merr produktin ose shërbimet që ka nevojë, në shkëmbim të pagesës.

Për OSHC-të e Ballkanit Perëndimor dhe të Turqisë mekanizmi i dhënies së granteve është pa dyshim më i pështatshmi kur flasim për akses dhe menaxhim të fondeve të BE-së. Megjithatë, disa OSHC mund të jenë në një pozicion të tillë që i lejon të konkurojnë për të ofruar produkte, ose shërbime me anë të kontratave publike. Prandaj është e rëndësishme të shpjegohen këto koncepte në mënyrë paksa më të detajuar.

Grantet janë kontribute të drejtpërdrejta nga buxheti i BE-së ose nga Fondi Europian i Zhvillimit. Ato u dhurohen palëve të treta, si për shembull OSHC-ve, për të implementuar projekte ose veprimtari që lidhen me politikat e BE-së dhe programet e ndihmave të jashtme të BE-së. Grantet e BE-së kanë disa karakteristika të veçanta:

� ato janë një formë financimi komplementar. Zakonisht BE-ja nuk financon projekte deri në 100%, por pret që një pjesë e shpenzimeve të mbulohet nga palët e tjera;

� ato bëjnë të mundur që një aktivitet i caktuar të shpërndahet në mënyrë të barabartë nga ana financiare pa sjellë fitime për përfituesit e tyre;

23


� ato nuk mund të jepen në mënyrë retroaktive për veprime që tashmë kanë përfunduar;

� përveç kësaj, për të njëjtin qëllim mund të jepet vetëm një grant.

Grantet nuk jepen rast pas rasti. Përkundrazi, ato bëhen mbi bazën e një programimi vjetor, ose shumëvjeçar nga BE-ja dhe partnerët e saj, dhe publikohen nëpërmjet ‘Thirrjeve për Propozime’.

Thirrjet për Propozime ftojnë kandidatët të paraqesin brenda një afati të caktuar një propozim për veprim, që i korrespondon objektivave të vendosur dhe plotëson kushtet e kërkuara. Thirrjet për Propozime botohen në një sërë mediash në vende të ndryshme (gjë që shpjegohet më tej në seksionin A, ‘Identifikimi i Mundësive për Financim për Organizatën tuaj’). Të gjitha aplikimet për grante shqyrtohen dhe vlerësohen mbi bazën e kritereve që sqarohen në mënyrë të detajuar në Thirrjet për Propozime, duke siguruar njëkohësisht një trajtim të barabartë mes aplikantëve. Kandidatët informohen në mënyrë individuale për vendimin financiar që ka të bëjë me propozimin e tyre.

Grantet bazohen në rimbursimin e shpenzimeve të pranueshme, ose me fjalë të tjera, të shpenzimeve efektive të përfituesve të grantit që vlerësohen si të nevojshme për të kryer veprimtaritë në fjalë. Kështu pra, natyrisht, çdo OSHC që merr një grant nga BE-ja duhet të jetë në gjendje të mbajë në mënyrën e duhur të dhënat financiare dhe të tregojë në mënyrë të kënaqshme shpenzimet e bëra për artikuj për të cilët është rënë më parë dakort, duke ndjekur procedurat e kërkuara. Për të përfituar grante nënshkruhet nga të dyja palët një marrëveshje dhe, si rregull i përgjithshëm, kërkohet bashkëfinancim nga përfituesit e tij.

Duke qenë se grantet mbulojnë një gamë shumë të ndryshme fushash, kushtet specifike që nevojitet të plotësohen mund të variojnë nga një fushë e veprimtarisë në një tjetër.

24


Kontratat Publike përfaqësojnë zakonisht mundësi më te pakta financimi për OSHC-të nga BE, por gjithnjë e më shumë po dalin në rajon disa OSHC të specializuara që punojnë në partneritet me sektorin privat për të ofruar produkte dhe shërbime. Procedurat e prokurimit lançohen kur një Autoritet Kontraktues i BE-së kërkon të blejë një shërbim, mallra ose punë në shkëmbim të pagesës. Procedura e prokurimit çon në lidhjen e një kontrate publike.

Procedurat e prokurimit udhëhiqen nga rregulla specifike që variojnë në varësi të natyrës së kontratës (shërbime, materiale, punime) si dhe të fondit limit (pragut). Procedurat e detajuara për menaxhimin si të Granteve, ashtu edhe të Kontratave Publike nga BE-ja, për OSHC-të e Ballkanin Perëndimor dhe të Turqisë (dhe kudo jashtë BE-së) janë përmbledhur në Udhëzuesin Praktik për Procedurat Kontraktuale për Veprimet me Jashtë të BE-së (zakonisht i referohemi si PRAG). Për OSHC-të nuk është e nevojshme të kenë një njohje të thellë për PRAG-un, megjithatë pët të menaxhuar siç duhet fondet e BE-së (qoftë në formë granti, qoftë si kontratë publike) ato kanë nevojë të kuptojnë pjesë të caktuara të PRAG-ut. (shih ‘Menaxhimi i një Kontrate Grant të BE-së’ dhe ‘Përputhshmëria në monitorimin dhe raportimin për fondet e BE-së’)

Për sa i përket marrëveshjeve institucionale për menaxhimin e granteve dhe kontratave publike të BE-së, BE-ja favorizon tre mënyra të ndryshme të paraqitura më poshtë:

� Implementimi i centralizuar: Komisioni Europian ose Delegacionet e tij implementojnë programet në mënyrë të drejtpërdrejtë dhe janë përgjegjës për dhënien e granteve dhe të kontratave të prokurimit;

� Implementimi i decentralizuar: një institucion publik në vendin përfitues implementon programin mbi bazën e një marrëveshjeje financiare të nënshkruar me Komisionin Europian (KE). Administrata e vendit është përgjegjëse për dhënien e granteve dhe kontratave, por me procedurë të kontrolluar nga KE. Shërbimet e KE-së janë në kontakt të rregullt me partnerët përkatës implementues për të siguruar që publikimi i përfituesve i adresohet vendeve në fjalë;

� Menaxhim i përbashkët me organizata ndërkombëtare dhe programe të menaxhuar nga agjenci të vendeve anëtare të BE-së: KE jep kontribut për një projekt të implementuar nga një organizatë ndërkombëtare, ose agjenci e një vendi anëtar të BE-së, që është përgjegjës për dhënien e granteve dhe të kontratave publike mbi bazën e procedurave të veta. KE verifikon përdorimin e duhur të fondeve dhe është në kontakt të rregullt me organizatat ndërkombëtare përkatëse për të siguruar që publikimi i përfituesve është trajtuar siç duhet.

Brenda rajonit të Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë, OSHC-të e të tetë vendeve mund të gjejnë një kombinim të marrëveshjeve të mësipërme. Në tërësi, vendet të cilat janë aprovuar formalisht si vende kandidate kanë më shumë gjasa për të përfituar nga ‘marrëveshjet e decentralizuara’, gjë që do të thotë se grantet jepen përmes Autoriteteve Kontraktuese brenda administratës publike të vendit. Në kohën e shkrimit të këtij Manuali, vende kandidate kanë qenë Kroacia

25

dhe Turqina, tok me Maqedoninë dhe Malin e Zi që po ecin drejt decentralizimit. Ndërsa për OSHC-të në vendet potencialisht kandidate grantet jepen nëpërmjet Delegacioneve të BE-së. Në rastin e disa programeve që janë, ose tematike dhe/ose rajonalë, grantet jepen përmes sistemit të centralizuar dhe zakonisht direkt nga KE.

Në mënyrë që të ristrukturohen aspektet e menaxhimit të skemave të grantit, dhe në veçanti, të shqyrtohen kërkesat e përshtatshmërisë, nën marrëveshjet e ‘implementimit të centralizuar’, BE-ja ka përcaktuar një database të quajtur PADOR (Potential Applicant Data Online Application), tek e cila mund të aplikojnë për t’u futur të gjitha OSHC-të me potencial për të marrë grante. Baza e të dhënave për ‘Regjistrimin Online të të Dhënave për Aplikantët Potencialë’ (PADOR) menaxhohet nga EuropeAid dhe përmban informacion rreth organizatave që aplikojnë për grante të Komisionit Europian në fushën e asistencës së jashtme. Për më shumë informacion rreth PADOR-it dhe mënyrës se si ta përdorni atë, lutemi shkoni tek ‘Identifikimi i Mundësive për Financim për Organizatën tuaj’.

Për sa i takon marrëveshjeve institucionale për menaxhimin e granteve dhe kontratave publike të BE-së, BE favorizon tre mënyra të ndryshme: implementimin e centralizuar, implementimin e decentralizuar dhe menaxhimin e përbashkët me organizata ndërkombëtare dhe programe të menaxhuar nga agjenci të vendeve anëtare të BE-së.


26


Instrumentat e ndryshëm financimiOSHC-të e Ballkanit Perëndimor dhe të Turqisë mund të gjejnë mundësi për burime financimi nga BE perms tre mekanizmave të ndryshëm. Në përputhje me këtë, OSHC-të duhet të familjarizohen me natyrën dhe qëllimin e secilit mekanizëm:

� Instrumentin e Para-Anëtarësimit (IPA), nën Drejtorinë e Përgjithshme për Zgjerimin të KE-së;

� Programet tematike, nën Drejtorinë e Përgjithshme të KE-së për Bashkëpunim dhe Zhvillim;

� Programet e Komunitetit, nën disa Drejtori të Përgjithshme të KE-së.

Do të hedhim një vështrim shkurtimisht tek të tre këta mekanizma, por do të përqëndrohemi kryesisht tek IPA, pasi për OSHC-të në rajon kjo ofron më tepër mundësi.

IPA – Instrumenti i Para-AnëtarësimitBE-ja siguron ndihma financiare të fokusuara në para-anëtarësimin për vendet kandidate (Kroaci, Islandë, Turqi dhe ish Republika Jugosllave e Maqedonisë) dhe për vendet kandidate potenciale (Shqipëria, Bosnje dhe Hercegovina, Mali i Zi, Serbi, Kosovë në Rezolutën 1244/1999 të Këshillit të Sigurimit të Kombeve të Bashkuara). Kjo ndihmë financiare vihet në dispozicion të përfituesve si individualë, ashtu edhe të shumfishtë. Ajo ka si qëllim të ndihmojë këto vende të zbatojnë reformat e nevojshme politike, ekonomike dhe institucionale për t’i sjellë në një linjë me standartet e BE-së. Reformat e nevojshme për anëtarësimin në BE shërbejnë gjithashtu për të përmirësuar jetën e qytetarëve në vendet përfituese. Një nga qëllimet kryesore të ndihmës është që të mbështesë reformën politike, në veçanti ndërtimin e institucioneve, fuqizimin e normës ligjore, të drejtat e njeriut, mbrojtjen e minoriteteve dhe zhvillimin e shoqërisë civile.

Përpara se t’i bashkohet BE-së, një vend duhet të ketë një ekonomi tregu funksionale, e po ashtu aftësinë të përballet me presione konkuruese dhe forca të tregut brenda BE-së. Për këtë arsye, ofrohet ndihmë për të mbështetur reformën ekonomike, gjë që çon në rritje më të shpejtë dhe perspektiva më të mira punësimi. Asistenca në adaptimin e detyrimeve që lidhen me anëtarësimin përmirëson cilësinë e jetës gjithashtu edhe të vendeve anëtare të BE-së, ndërkohë që kandidatët dhe kandidatët potencialë vihen në një linjë dhe përshtaten gradualisht me rregullat e BE-së, si për shembull për sa i takon mbrojtjes së ambjentit dhe luftës kundër krimit, drogave dhe emigracionit ilegal. Veç kësaj, ndihma për para-anëtarësim inkurajon bashkëpunimin rajonal dhe kontribuon në një zhvillim të qëndrueshëm dhe ulje të varfërisë.

Qysh prej vitit 2007, si vendet kandidate ashtu edhe ato kandidate potenciale kanë marrë fonde dhe ndihma të fokusuara nga BE përmes një kanali të vetëm, Instrument ii Asistencës së Para-Anëtarësimit, ose shkurt, IPA. Financimi total për para-anëtarësim në rajon për periudhën 2007-2013 është 11.5 miliardë Euro. Ky financim është programuar përmes pesë komponentëve të ndryshëm:

Komponenti I - Asistencë për Tranzicionin dhe Ndërtimin e Kapaciteteve Institucionale – siguron financime për ndërtimin e institucioneve dhe investimet që lidhen me to. Ai mbështet

27

masa që çojnë në stabilizim dhe në tranzicionin drejt një shoqërie demokratike dhe ekonomie tregu. Komponenti I është i hapur për të gjitha vendet kandidate dhe potencialisht kandidate dhe menaxhohet nga Drejtoria e Përgjithshme e Zgjerimit. Duhet theksuar gjithashtu se Komponenti I financon një numër programesh rajonalë dhe programe ‘me shumë-përfitues’, përfshirë këtu dhe organizatat e Shoqërisë Civile (shih më poshtë).

Komponenti II - Bashkëpunimi Ndërkufitar – mbështet bashkëpunimin ndërkufitar midis vendeve kandidate dhe potencialisht kandidate dhe vendeve anëtare të BE-së. Ai mund të financojë gjithashtu pjesëmarrjen në programe transnacionalë bashkëpunimi (brenda Fondeve Strukturore) dhe programet e Bazenit Detar (brenda Instrumentit Europian për Fqinjësi dhe Partneritet ose ENPI). Komponenti II është i hapur për të gjithë kandidatët dhe kandidatët potencialë dhe menaxhohet nga Drejtoria e Përgjithshme e Zgjerimit dhe ajo e Politikave Rajonale.

Komponenti III - Zhvillimi Rajonal –investime financiare dhe asistencë teknike në fushat e transportit, mjedisit dhe kohezionit ekonomik. Komponenti III është i hapur vetëm për vendet kandidate dhe menaxhohet nga Drejtoria e Përgjithshme e Politikave Rajonale.

Komponenti IV - Zhvillimi i Burimeve Njerëzore – synon të fuqizojë kapitalin njerëzor përmes edukimit dhe trajnimit, si dhe për të ndihmuar në luftën kundër përjashtimit. Ai është i hapur vetëm për vendet kandidate dhe menaxhohet nga Drejtoria e Përgjithshme e Punësimit, Punëve Sociale dhe Shanseve të Barabarta.

Komponenti V - Zhvillimi Rural – kontribuon në zhvillimin e qëndrueshëm rural. Ai siguron asistencë për ristrukturimin e bujqësisë dhe përshtatjen e saj me standardet e BE-së në fushat e mbrojtjes së mjedisit, shëndetit publik, shëndetit të kafshëve dhe të bimëve, mirëqenies së kafshëve dhe sigurisë në punë. Ai është i hapur vetëm për vendet kandidate dhe menaxhohet nga Drejtoria e Përgjithshme e Zhvillimit Bujqësor dhe Rural.

Të gjithë komponentët e IPA-s mund të ofrojnë mundësi financimi për OSHC-të, pasi programimi kombëtar i komponentëve shpesh përfshin skema grantesh (tok me Thirrjet përkatëse për Propozime) të cilat janë të hapura për OSHC-të. Për shembull, nën Komponentin III, mund të jetë e mundur që të ketë skema grantesh që kërkojnë propozime nga OSHC-të për të promovuar implementimin e politikave mjedisore të BE-së, ose nën Komponentin V, skema grantesh që janë të hapura për OSHC-të dhe që nevojiten për të financuar projekte që promovojnë punësimin e të rinjve. Megjithatë, vetëm vendet kandidate përfitojnë nga komponentët III, IV dhe V të IPAs, ndërsa, për të gjithë rajonin, Komponenti I (deri diku) dhe Komponenti II ofrojnë mundësitë më të mëdha për OSHC-të. Pjesërisht kjo ndodh për shkak të zhvillimit të Shoqërisë së re Civile, gjë që shpjegohet më mirë si më poshtë.

Rëndësia e Shoqërisë Civile ka qenë theksuar në Komunikatën e Komisionit për Këshillin dhe Parlamentin Europian mbi Strategjinë e Zgjerimit dhe Sfidat Kryesore 2007-2008. Për t’iu përgjigjur sa më mirë nevojave të rajonit, mbështetja për zhvillimin e Shoqërisë Civile dhe dialogun do të koordinohet dhe kanalizohet duke u fokusuar në tre fusha të ndërhyrjeje, që përbëjnë një strukturë të re të Shoqërisë Civile: Këto fusha janë:


28


Programet TematikeInstrumentat dhe programet tematikë të BE-së janë hartuar për të siguruar mbështetje aty ku programet kombëtarë të themeluar nga instrumenta të tjerë (të tillë si IPA) mund të hasin në ‘boshllëk’. Kështu, për OSHC-të e Ballkanit Perëndimor dhe të Turqisë ka dy mundësi të mëdha tematika nga mund të merren financime:

� Instrumenti Europian i Fqinjësisë dhe Partneritetit (ENPI); dhe � Instrumenti Europian për Demokraci dhe të Drejta të Njeriut (EIDHR).

Mbështetje për iniciativat lokale qytetare dhe formimin e kapaciteteve duke forcuar rolin e shoqërisë civile;Programi People 2 People (P2P) që mbështet vizitat në institucionet dhe organet e BE-së për shkëmbim eksperience, ekspertize dhe praktika të suksesshme midis përfituesve, BE-së dhe organizatave të shoqërisë civile të vendeve anëtare;Veprimtari të ndërmarra në partneritet midis organizatave të shoqërisë civile në vendet përfituese dhe BE-së duke çuar në transferimin e njohurive dhe rrjeteve.

29

ENPIQysh nga viti 2007, BE-ja ka zbatuar një politikë gjithëpërfshirëse të fqinjësisë Evropiane duke përdorur në mbështetje të saj ENPI-në, për të kanalizuar fondet. Kështu, ENPI ka zëvendësuar instrumentat e mëparshëm TACIS dhe MEDA, dhe si pjesë e programimit të fondeve, shpesh ka ofruar skema grantesh për të cilat mund të aplikojnë OSHC-të. Të 8 vendet e Ballkanit Perëndimor dhe të Turqisë nuk janë të mbuluara drejtpërdrejtë nga ENPI, megjithatë, si dhe në shumë Thirrje për Propozime, OSHC nga rajoni janë shpesh të pranueshme për të aplikuar si partnere (përveç OSHC-ve të vendeve anëtare). Kështu, është e rëndësishme për OSHC-të në rajon që të kuptojnë ENPI-n dhe të kapin momentin e mundshëm.

Objektivat strategjikë të ENPI-së janë si më poshtë:

� Mbështetja e tranzicionit demokratik dhe promovimi i të drejtave të njeriut;

� Tranzicioni drejt ekonomisë së tregut;

� Promovimi i zhvillimit të qëndrueshëm dhe i politikave me interesa të përbashkëta (antiterrorizëm, përhapja e armëve të shkatërrimit në masë, zgjidhja e konflikteve dhe zbatimi i ligjit ndërkombëtar).

Për periudhën 2007-2013, ENPI disponon një paketë financiare prej 11.2 miliardë Euro. Ky buxhet ndahet si më poshtë: 95% për programet kombëtarë dhe ato shumë-vendëshe, dhe 5% për programet e bashkëpunimit ndërkufitar. Shpërndarja e fondeve udhëhiqet nga politikat dhe varet nga nevojat dhe aftësitë thithëse të vendeve përfituese e po ashtu nga implementimi që i bëjnë ato reformave të pranuara.

Programet e implementuara në terren ndjekin një proces specifik programimi që bazohet në:

� Dokumentet shumëvjeçarë të programimit (për strategjitë kombëtare, shumë-kombëtare dhe ndërkufitare) dhe programet tregues shumëvjeçarë;

� Programe vjetore veprimi dhe programe të përbashkët për bashkëpunim ndërkufitar.

Instrumenti Evropian për Demokraci dhe të Drejtat e Njeriut (EIDHR)Fondet e EIDHR-it programohen mbi baza shumë-vjeçare, me Thirrje për Propozime për OSHC-të që plotësojnë kushtet e kualifikimit nga vendet e Ballkanit Perëndimor, Turqisë dhe kudo tjetër. Financimet janë mjaft të kufizuara (totali për periudhën 2007-2013 është afërsisht 100 milion Euro) dhe zakonisht janë të lidhura me arritjen e objektivave universalë të mëposhtëm:

� Rritjen e respektit për të drejtat e njeriut dhe lirive themelore në vendet dhe rajonet ku ato janë më tepër të rrezikuara;

� Fuqizimin e rolit të Shoqërisë Civile në promovimin e të drejtave të njeriut dhe reformës demokratike, në mbështetjen e pajtimit me qetësi të interesave të grupit dhe në konsolidimin e pjesëmarrjes dhe përfaqësimit politik;


30


� Mbështetjen e ndërhyrjeve në fusha që mbulohen nga Udhëzimet e BE-së: dialogu për të drejtat e njeriut, mbrojtësit e të drejtave të njeriut, dënimi me vdekje, tortura, fëmijët dhe konfliktet e armatosur si dhe dhuna kundër grave;

� Mbështetja dhe fuqizimi i kornizës ndërkombëtare dhe rajonale për mbrojtjen e të drejtave të njeriut, zbatimi i ligjit dhe promovimi i demokracisë;

� Formimi i besimit dhe rritja e besueshmërisë dhe transparencës së proceseve elektorale demokratike, në veçanti përmes monitorimit të proceseve elektorale.

Karta e Strategjisë së EIDHR-it për periudhën 2011-2013 do të implementohet me anë të dy thirrjeve globale për propozime çdo vit dhe rreth 90 thirrjeve lokale për propozime të lëshuara nga Delegacionet e BE-së çdo vit, ose dy herë në vit.

Programet KomunitareProgramet Komunitare të BE-së janë një sërë masash të integruara të pranuara nga Komisioni Europian që synojnë të fuqizojnë bashkëpunimin midis vendeve anëtare lidhur me politikat e Komunitetit, përgjatë një periudhe të caktuar kohore. Kështu, Programet Komunitare mund të lidhen me pothuaj sejcilën politikë të Komunitetit. Komuniteti vendos për llojin e programeve me financime nga buxheti i përgjithshëm i Komunitetit tok me kohëzgjatjen e tyre. Vendet e pranuara dhe vendet kandidate kanë mundësinë të marrin pjesë në këto programe, ndonëse si kusht kryesor për pjesëmarrje është pagesa e një një tarifë vjetore, e negociueshme për çdo program, që duhet duhet paguar për buxhetin e tij. Brenda grupit të vendeve të Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë, të 8 vendet marrin pjesë në një numër të madh Programesh Komunitare, por pjesëmarrja e secilit prej tyre është paksa e ndryshme. Në mënyrë që të kuptoni se në cilët programe merr pjesë vendi juaj, vendi i parë ku duhet të kërkoni për informacion është faqja e internetit të Delegacionit të BE-së në vendin tuaj.

Për shumë nga Programet Komunitare, shumica e fondeve kanalizohet nëpërmjet institucioneve publike si shkollat, universitetet, spitalet, muzeumet. Megjithatë, ekzistojnë gjithashtu mundësi për OSHC dhe individë që të përfitojnë nga financimet e programeve të veçanta.

Programet kryesore Komunitare me interes për OSHC-të në rajon janë si më poshtë:

� Programi i Kulturës: Programi i Kulturës së BE-së (2007-2013) ka një buxhet prej 400 milion Euro që përdoret për të financuar projekte dhe iniciativa që celebrojnë diversitetin kulturor të Europës dhe rrisin trashëgiminë e përbashkët lulturore, përmes zhvillimit të bashkëpunimit ndërkufitar midis operatorëve kulturorë dhe institucioneve.http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm

� Europa për Qytetarët: Programi Europa për Qytetarët ofron një numër prioritetesh kyçe të orientuara në përmbushjen e misionit të saj për t’i dhënë qytetarëve një rol aktiv në zhvillimin e Bashkimit Evropian; përfshirë këtu promovimin e pjesëmarrjes dhe të demokracisë në nivelet e BE-së; e ardhmja e Bashkimit dhe vlerat bazë të tij;

31

dialogu ndërkulturor; punësimi, kohezioni social, zhvillimi i qëndrueshëm dhe rritja e vetëdijes për ndikimin shoqëror të politikave të BE-së.http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm

� FP7: Programi i 7-të Kuadër për Kërkime dhe Zhvillim Teknologjik (FP7) është instrumenti kryesor i BE-së për të financuar punën kërkimore në Europë dhe do të vazhdojë nga 2007-2013. FP7 është hartuar gjithashtu që t’i përgjigjet nevojave për punësim të Europës, konkurencës dhe cilësisë së jetës.http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

� LIFE+: Ky është instrument financiar i BE-së që mbështet projektet për mbrojtjen e mjedisit dhe të natyrës në gjithë vendet e BE-së, e po ashtu në disa vende kandidate, apo vende fqinjë që aderojnë për tu future në BE.http://ec.europa.eu/environment/life/

� Lifelong Learning - Të Mësuarit Gjatë Gjithë Jetës (ku përfshihen Erasmus, Leonardo, Socrates): Programet Lifelong Learning mbështesin mundësinë për të mësuar qysh nga fëmijëria deri në moshë të rritur në çfarëdo lloj situate jetësore. Programi Lifelong Learning i Komisionit Europian aftëson njerëzit në të gjitha fazat e jetës të marrin pjesë në eksperienca që stimulojnë të mësuarit si dhe ndihmon të zhvillohet sektori i edukimit dhe i trainimit në mbarë Europën.http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm

� Public Health - Shendeti Publik: Traktati themelues i kërkon BE-së të sigurojë që shëndeti i njerëzve të jetë i mbrojtur si pjesë e të gjitha politikave të saj, dhe të punojë me vendet e BE-së për të përmirësuar shëndetin publik, të parandalojë sëmundjet tek njerëzit dhe të eliminojë burimet e rrezikut për shëndetin fizik dhe mendor. Strategjia e BE-së për mbrojtjen dhe përmirësimin e shëndetit të njerëzve implementohet kryesisht përmes programeve të shëndetit të Komisionit. http://ec.europa.eu/health/index_en.htm

� Youth in Action - Të rinjtë në Veprim: Është Programi që Bashkimi Europian ka hartuar për të rinjtë. Ai synon të frymëzojë një ndjenjë qytetarie aktive europiane, solidariteti dhe tolerance mes të rinjve europianë dhe t’i aktivizojë ata në për t’i dhënë formë të ardhmes së Bashkimit.http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

Për të gjithë instrumentat dhe programet e përmendur më sipër, është thelbësore që OSHC-të të bëjnë kërkime të rregullta për të identifikuar ekzaktësisht se çfarë mundësish financimi mund t’u ofrohen gjatë vitit. (shih Identifikimi i Mundësive për Financim për Organizatën Tuaj). Burimet e informacionit mbi mundësitë për secilin nga tetë vendet në rajon jepen shkurtimisht në paragrafët më poshtë.


32


Fondet e BE-së në vendin tuajËshtë e pamundur që ky Manual të japë një listë përfundimtare të të gjitha mundësive për financim, të vlefshme për OSHC-të e Ballkanit Perëndimor dhe të Turqisë, pasi mundësitë janë të ndryshme në kohë të caktuara. Sigurisht që çdo listë e tillë mund të jetë shumë intriguese për OSHC-të, pasi vështirë që ato të jenë të përditësuara ose gjithëpërfshirëse për secilin nga tetë vendet. Kështu, ky Manual rekomandon që OSHC-të në rajon të përshtasin sisteme që u mundësojnë organizatave të tyre ndërmarrjen e kërkimeve të rregullta mbi mundësitë financuese nga BE-ja, duke e zhvilluar atë në mënyrë të strukturuar. (shih Identifikimi i Mundësive për Financim për Organizatën Tuaj). Megjithatë, për t’ju prezantuar me këtë proces, më poshtë jepet një vështrim i shpejtë mbi burimet kryesore të informacionit për financimet nga BE-ja në secilin nga vendet e IPAs si dhe disa këshilla të OSHC-ve aktive në këto vende, duke filluar me burimet kryesore të KE-së. Ju lutemi mos harroni se disa nga këto faqe interneti do t’i gjeni vetëm në anglisht.

Komisioni EuropianDrejtoria e Përgjithshme (DG) për Bashkëpunim dhe Zhvillim (Europe Aid) në http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm

DP për Zgjerimin në http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm e cila ka sektorë të veçantë për Vendet Kandidate, Potencialisht Kandidate, dhe Bashkëpunimin Rajonal.

ShqipëriaFaqja e internetit e Delegacionit të BE-së http://ec.europa.eu/delegations/albania veçanërisht seksioni mbi ‘Mundësitë për Financime’.

Qendra për Informacion e BE-së në Shqipëri (http://euinfocentre.al)

Civil Society Development Centre (http://www.vloracivilsociety.org)

33

Bosnje dhe Hercegovina Faqja e internetit e Delegacionit të BE-së http://www.delbih.ec.europa.eu/ ku është një seksion kushtuar ‘Asistencës së BE-së për BH’, me një menu që hapet më tej me 6 nën-seksione. Nënseksioni për Drejtësinë dhe Punët e Brendshme përmban informacion rreth financimeve për Shoqërinë Civile.

KroaciaFaqja e internetit e Delegacionit të BE-së http://www.delhrv.ec.europa.eu/?lang=hr jep informacion gjithëpërfshirës mbi procesin e aderimit të vendit dhe mundësitë për financime nga BE-ja.

Shoqata Informo thotë se si rezultat i përvojës: “ne gjetëm gazeta mjaft të dobishme dhe një platformë web pa pagesë që e ofron Shoqata e Projekteve Europiane (EPA) (http://www.europeanprojects.org). Tanimë puna jonë është shumë më e lehtë. Në fakt, nëpërmjet ‘Project Factory – Punishtes së Projekteve’ të EPA-s kemi në dispozicion një vend të vetëm të mbushur plot me mjete dhe të reja të dobishme”.

Kosova (nën UNSCR 1244/99)Zyra Ndërlidhëse e Komisionit Europian http://www.delprn.ec.europa.eu/ i ka kushtuar një seksion ‘Asistencës së BE-së’ në Kosovë, ku jo vetëm që shpjegohen mundësitë dhe programet e ndryshëm të financimit, por jepet gjithashtu informacion mbi projektet dhe programet e suksesshmëm nga e kaluara.

Fatmir Curri, i Fondacionit Kosovar të Shoqërisë Civile thotë: “Mënyra më e mirë për OJQ-të që veprojnë në Kosovë që të mësojnë më shumë mbi financimet e BE-së është që të ndjekin planet vjetorë dhe shumvjeçarë të Zyrës Ndërlidhëse të KE-së në Kosovë. Megjithatë, të jesh gjithashtu anëtar i rrjeteve të ndryshëm dhe organizatave çadër i jep një vlerë të shtuar informacionit mbi financimet nga BE-ja të vënë në dispozicion përmes programeve rajonalë dhe të menaxhuar nga qendra në Bruksel”.

Ish Republika Jugosllave e MaqedonisëDelegacioni i BE-së ofron informacion të ngjeshur mbi politikat e BE-së për Shoqërinë Civile në nënseksionin mbi ‘Asistencën e Be-së’ në faqen e tij të internetit: http://www.delmkd.ec.europa.eu/en/index.htm. Është edhe një tjetër nënseksion që i kushtohet mundësive për tenderim.

Mali i ZiFaqja e internetit e Delegacionit të BE-së http://www.delmne.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=1 jep informacion të thelluar mbi asistencën e BE-së për Malin e Zi dhe mundësitë e tenderimit në dy nënseksione të ndryshëm.


34


SerbiaFaqja e internetit e Delegacionit të BE-së http://www.delscg.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=1 ka një seksion të veçantë mbi mundësitë për financime, që japin informacion për thirrje të hapura dhe të mbyllura, tenderime administrative, lidhje kontratash dhe një link për tek faqja web e Europe Aid.

TurqiaFaqja e internetit e Delegacionit të BE-së http://www.avrupa.info.tr/DelegasyonPortal.html përfshin një nënseksion të veçantë mbi Shoqërinë Civile si dhe mjetet e ndryshëm dhe mundësitë për financime të BE-së në mbështetje të Shoqërisë Civile në Turqi.

Fuat Engin i TUBIDER-it thotë mes të tjerash se, “ne ndjekim faqet web të CFCU-së (www.cfcu.gov.tr) dhe Qendrës së Zhvillimit të Shoqërisë Civile të Turqisë (www.stgm.org), e po ashtu regjistrohemi në një sërë listash email”.

Një numër OSHC-sh në rajon kanë thënë se përdorin portalin e internetit me emër ‘Funds For NGO’s.Org’ (http://www.fundsforngos.org). Kjo është një iniciativë online, që punon për qëndrueshmërinë e OJQ-ve duke rritur aksesin e tyre tek donatorët, burimet dhe aftësitë. Ajo përdor teknologjinë online për të përhapur dije mbi qëndrueshmërinë organizative, promovon ide krijuese për gjenerimin afatgjatë të fondeve institucionale për ndërhyrjet për zhvillim, përmirëson përpjekjet profesionale në mobilizimin e burimeve dhe avokon për një shpërndarje në rritje të burimeve të donatorëve për ngritjen e aftësive dhe kapaciteteve të OJQ-ve.

Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuar nga BE-ja

37


identifikimi i mundëSive Për financim Për or-ganizatën tuaj

Në kapitullin e mëparshëm pamë se BE-ja ka mekanizma të ndryshëm për kanalizimin e fondeve në tetë vendet IPAs në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi (shih ‘Të kuptojmë asistencën e BE-së për vendin tuaj’). Këta përfshijnë instrumenta tematikë, si EIDHR, i cili ka programe vjetore veprimi, ose IPA (Instrumenti i Para-Anëtarësimit), i cili ka programe shumëvjeçarë veprimi specifikë për vendin, ose Programe të ndryshëm Komunitare, të menaxhuar nga agjencitë kombëtare. Është thelbësore që OSHC-të të zbulojnë se cilët mekanizma po veprojnë në vendet e tyre dhe çfarë mundësish parashikohen në të ardhmen për një vit ose dy vjet. Ka shumë mënyra për ta bërë që më parë këtë planifikim. Njëra mënyrë është që të përdoren portalet e internetit të KE-së të menaxhuar nga qendra (që janë në dispozicion në gjuhët e BE-së, megjithëse disa nga dokumentat e shkarkueshëm janë të disponueshëm në numër të kufizuar gjuhësh), ose të përdoren burimet e informacionit me bazë vendi (që përdorin një përzierje të gjuhëve lokale dhe anglisht), siç janë faqet e internetit të Delegacionit të BE-së dhe portalet e internetit të Autoriteteve Kontraktuese lokale, Qendrat për Informim të BE-së, Ministritë, dhe disa organizata mbështetëse të OSHC-ve. Këto adresa interneti mund të shihen në ‘Financimet e BE-së në Vendin Tuaj’.

Praktikë e mirë nga Organizata për Iniciativat Civile (OIC) në KroaciOIC ka një plan strategjik që mbulon një periudhë tre vjeçare, me një pjesë të përkushtuar si një plan për mbledhje fondesh. Brenda këtij plani ka detaje për mënyrën se si organizata do të ndjekë aplikimet për grante. Drejtori i Zhvillimit të OIC-së është përgjegjës për implementimin e këtij plani për mbledhjen e fondeve dhe punon në bashkëpunim të ngushtë me Komitetin Ekzekutiv të organizatës.

NëlidhjememonitorimineThirrjevepërPropozime,stafiiOIC-sëkryençdoditë15minutakërkimepërThirrjetërejadukekontrolluargazetatdhefaqetwebmbifinancimeteBE-së, dhe duke shqyrtuar dokumentacionet kyç të programimit për ndonjë përditësim. “Ne u rekomandojmë OSHC-ve të tjera të bëjnë të njëjtën gjë pasi është thelbësore të kapen Thirrjet relevante për Propozime në kohën e duhur”.

HAPI 1Si mund të përputhen prioritetet e organizatës time me mundësitë për financim nga BE-ja?

38


Një pikë e mirë nisjeje është të përdoren portalet qëndrorë web të KE-së për të kërkuar për mundësitë për financim të IPA-s dhe më pas mundësitë e Programeve tematikë Komunitare. Hapat se si të bëhet kjo jepen menjëherë më poshtë.

Mundësitë për financim brenda IPA-sPërdorni portalin web të DP për Zgjerim të KE-së, duke filluar nga home page (http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm) dhe më pas vizitoni në faqet për vendin tuaj duke përdorur zgjedhjet që jepen në marzhin e krahut të majtë. Kështu, për shembull, në qoftë se jeni duke parë për mundësi në Shqipëri, klikoni së pari tek ‘kandidatë potencialë’ dhe më pas klikoni mbi ‘Shqipëri’. Mbas kësaj do të jeni në gjendje të shihni nëpër dokumenta të ndryshëm nën titullin ‘Ndihmë Financiare’. Në rastin e Shqipërisë si vend kandidat potencial, e cila për këtë përfiton fonde vetëm nën Komponentët I dhe II të IPA-s, do të jeni në gjendje të gjeni dokumenta që japin një kuadër të përgjithshëm programimi për çdo vit (rrëshqit poshtë në fund të faqes web dhe kliko në ‘Program Kombëtar’ për vitin e fundit) si dhe dokumenta individualë që përshkruajnë detajet e skemave të synuara të granteve dhe ‘makro’ projektet për secilin vit (rrëshqit poshtë dhe kliko mbi ‘skedat e projekteve’ për vitin e fundit). Kështu, për shembull, në Skedat e Projektit për Shqipërinë për vitin 2009 është një skedë me titull ‘PF8 Zhvillimi i Shoqërisë Civile’ dhe po qe se hapet ky dokument mund të gjejmë se do të kemi sa më poshtë:

“Tre thirrje për propozime do të lançohen në mënyrë që të përzgjidhen projekte të propozuar nga Organizata të Shoqërisë Civile në sektorët e mëposhtëm:

� Lufta kundër korrupsionit; � Mbrojtja e mjedisit dhe edukimi mjedisor; � Mbrojtje për njerëzit e pambrojtur (p.sh. gra në gjendje të vështirë, fëmijë që jetojnë në rrugë

etj…), minoritete dhe njerëz të varfër”.


39

Në fishën/skedën e dokumentit (fiche document) (seksioni 4) mund të mësojmë gjithashtu rreth buxhetit të planifikuar (në këtë rast, 1.43 milion Euro që do të shpërndahen për skemat e granteve) dhe programi tregues për implementimin (seksioni 5) i cili në këtë shembull tregon se Thirrjet për Propozim do të bëhen në semestrin e parë dhe të dytë të vitit 2010.

Për vendet që formalisht janë kandidate, në seksionin ‘Asistencë Financiare’ do të ketë një përzgjedhje më të madhe dokumentash pasi do të ketë detaje për secilin nga pesë komponentët e IPA-s.

OSHC-të duhet të mësohen të kërkojnë këto faqe dhe duke hapur e lexuar nëpër dokumenta të ndryshëm mund të fillojnë të mësojnë se si programohen fondet IPA të BE-së si dhe cilat janë dhe kur mund të dalin mundësitë për skema grantesh për OSHC-të. Për fat të keq, për të gjithë vendet në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi që përfitojnë nga fondet IPA, këto dokumenta të rëndësishëm planifikimi të DP të Zgjerimit janë zakonisht të disponueshëm vetëm në anglisht. Një pjesë kyç e procesit të kërkimit, duke përfshirë dhe të kuptuarit se sa dhe kur do të jenë të disponueshëm fondet, kërkon të njohim se çfarë quan BE-ja ‘project fiches – fishë projekti’. Këto janë dokumenta që përdoren për të paraqitur në një format standart se për çfarë do të përdoren fondet e BE-së, justifikimin për financimin, buxhetin dhe afatin kohor që mendohet. OSHC-të nuk kanë nevojë të kuptojnë çdo aspekt të ‘fishës’, por duhet të jenë në gjendje të bëjnë një skanim të shpejtë nëpër seksionet kryesore dhe të shohin nëse ndonjëra prej Thirrjeve për Propozime bie brenda sektorit të tyre apo në fushë me interes. Në teori, duhet të jetë gjithashtu e mundur që të kontaktohet direkt organizata ‘Përfituese’ kryesore që do të zbatojë programin pasi emri dhe detajet e kontaktit përfshihen në seksionin 1.7 të fishës. Megjithatë, në praktikë, shpesh një kontakt i tillë është mjaft i vështirë. Dhe së fundi, është thelbësore të kuptohet se ‘vitet e programimit’ nuk janë të njëjtë me vitet e implementimit të projekteve. Zakonisht, në qoftë se një ‘fishë’ propozon që të ketë një Thirrje për Propozime, kjo Thirrje do të bëhet zakonisht një ose dy vjet pas datës së fishës. Kjo do të thotë se në mënyrë që të kuptojmë se çfarë fondesh të IPA-s mund të jenë të disponueshëm për OSHC-të në 2011 ose 2012, do të jetë e nevojshme të shihet në programet dhe fishat e viteve 2009 dhe 2010. Gjithashtu, nuk ka garanci që fondet e planifikuar në programet dhe fishat do të përdoren, edhe pse në përgjithësi shumica e programimit është realizuar.

Praktikë e mirë e Komitetit Shqiptar të HelsinkitKarta udhëzuese e politikave të KSHH-së është plani i tij strategjik, i cili hartohet çdo tre vjet. Ky plan mbulon vendet ku do të ndërhyet në fushën e të drejtave të njeriut, metodat e propozuara për ndërhyrje tok me burimet që nevojiten. Prandaj organizata e kupton se hapi i parë në mobilizimin e burimeve është pasja e një plani strategjik të mirë dhe realist, sidheenjëstafitëpërkushtuarqëmëpastëjetënëgjendjet’iqasettëgjithaThirrjeverelevante për Propozime në përputhje me këtë plan. Gjithashtu, ndërkohë që shqyrtohet çdoThirrjepërPropozime,stafinjëkohësishtkonsultohetmepërfituesitedrejtpërdrejtëtë tij për sa i përket relevancës së Thirrjes dhe gjithashtu vlerëson ‘mësimet e marra’ për vetëKSHH-nëngaaplikimetemëparshmepërfinancime.


40

Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara nga BE Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuar nga BE-ja

Financimi përmes Programeve dhe Instrumentave TematikëPër të patur një kuadër të përgjithshëm të financimeve që mund të jenë të disponueshme për organizatat në vendin tuaj, klikoni butonin ‘Si punojmë’ në krahun e majtë. Prej këtu mund të merrni një ide të përgjithshme për mënyrën se si funksionon financimi për instrumentat tematikë (‘si financojmë’) dhe më pas eksploroni ‘instrumentat tematikë’ individualë. Instrumenti më relevant për Ballkanin Perëndimor dhe Turqinë është EIDHR-i. Në faqet për EIDHR-in, në krahun e djathtë, mund të klikoni mbi ‘Projekte – financimi: planifikimi me kohë’ dhe do të gjeni një dokument që ju jep një vështrim të përgjithshëm për financimet në tre vitet e ardhshëm për tetë vendet e Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë.

Për të identifikuar çdo Thirrje për Propozime që mund të hapet, ose parashikohet, brenda EIDHR-it ose çdo programi tjetër të BE-së, mund të konsultoni seksionin ‘Punoni me Ne’. Në këto faqe do të gjeni një mekanizëm gjithëpërfshirës kërkimi duke klikuar tek butoni me emrin ‘Financime’. Në faqet më pas përshkruhet mënyra se si të përdoret ky mekanizëm kërkimi.

Një tjetër element i rëndësishëm i portalit web të DP të Bashkëpunimit dhe Zhvillimit (Europe Aid) është aksesi tek PADOR-i, sistem online ky për regjistrimin paraprak të organizatave të interesuara për të aplikuar për asistencën e jashtme të BE-së. Përdorimi i PADOR-it shpjegohet në faqet e tjera.

Financimet perms Programeve KomunitareFondet për Programet Komunitare nuk janë hartuar për të mbështetur kryesisht OSHC-të jashtë BE-së, por janë mekanizma për të mbështetur politikat e BE-së brenda unionit. Megjithatë, siç shihet në Instrumenta të Ndryshëm për Financim, vendet e Ballkanit Perëndimor dhe Turqia marrin pjesë në disa nga këto programe dhe kështu, në fusha specifike të politikës, egzistojnë disa mundësi financimi për OSHC-të. Për të gjetur se në cilat Programe Komunitare merr pjesë vendi juaj do t’ju duhet të kontrolloni si në we portalin e Delegacionit të BE-së (lista e programeve shafaqet në ‘Financimet e BE-së në Vendin Tuaj’) ose, po qe se vendi juaj ka një të tillë, shihni në institucionin qeveritar përgjegjës për menaxhimin e programit në fjalë. Mbas kësaj do të jeni në gjendje të identifikoni, për secilin nga Programet Komunitare në të cilin merr pjesë vendi juaj, një agjenci të akredituar ose institucion të autorizuar për të menaxhuar burimet e veçanta të programit.

Bari Zenelaj i Akademisë Kosovare për Trainim dhe Asistencë teknike komenton se organizataetyrekanjëqasjetëveçantëpërtëbërëtëmundurmundësitëpërfinancim:“Dy herë në vit organizata jonë në mënyrë pjesëmarrëse përpilon një ‘hartë donatorësh’, dhe çdo anëtar i organizatës, në raportimet e veta mujore, ka për detyrë të raportojë mundësi të reja për donacione”.

41


Për shembull, një nga programet më të suksesshëm për mbështetjen e OSHC-ve të vogla në sektorin e rinisë është programi Youth in Action - Të Rinjtë në Veprim. Për të mësuar në përgjithësi rreth YiA-së shikoni në: http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

Në këto web faqe (të DP për Edukimin dhe Kulturën) do të gjeni informacion mbi Funding Opportunities - Mundësitë për Financim në vitet e ardhshëm dhe si të bëni aplikimet. Aktualisht në rajon vetëm Turqia është vend me program të plotë dhe me një Agjenci Kombëtare që asiston për finacimet e YiA-së në nivel lokal, por të shtatë vendet e tjerë janë vende partnere për YiA-në dhe janë të kualifikueshëm për disa nga Thirrjet për Propozime që menaxhohen nga qendra.

Sitet web të Programeve kyç të Komunitetit janë listuar në këtë Manual tek ‘Instrumenta të Ndryshëm për Financim’.

42


Për çdo vit, kur studioni dokumentacionin e programeve të ndryshëm, mos harroni se disbursimi i fondeve faktikisht bëhet një ose dy vjet pasi pranohet programi vjetor. Kështu, për shembull, në mënyrë që të kuptoni se çfarë fondesh IPA mund të jenë të disponueshëm për OSHC-të në vitin 2011 ose 2012, do të jetë e nevojshme të shihet përmes programeve dhe fishave/skedave për vendin tuaj për vitet 2009 dhe 2010. Kjo është gjithashtu e vërtetë për financimet nga Instrumentat Tematikë dhe Programet Komunitare. Mbasi të keni identifikuar nga ana strategjike gjasat për fondet e disponueshme dhe përshtatshmërinë e tyre për organizatën tuaj, do t’ju duhet të kërkoni rregullisht informacion mbi Thirrjet për Propozime (ose Tendera të Hapur për kontratat publike) përgjatë periudhës për të cilën flitet në dokumentacionin planifikues. Detajet për çdo mundësi financimi me grante do të publikohen në Calls for Proposals - Thirrje për Propozime të BE-së. Këto Thirrje drejtohen me rregulla mjaft strikte nga BE-ja dhe shpjegojnë qartë se si mund të aplikojë një organizatë për një skemë të caktuar granti.Thirrjet për Propozime publikohen në faqet web të Europe Aid dhe, në rastin e vendeve të cilët kanë ‘decentralizuar’ marrëveshjet institucionale, mund të publikohen në faqet lokale web. Për shembull, në Kroaci është publikuar në faqet web të Agjencisë Qendrore për Financën dhe Kontratat http://www.safu.hr/en/ dhe në Turqi tek Njësia Qendrore për Financën dhe Kontratat http://www.cfcu.gov.tr. Zakonisht Delegacionet e BE-së në secilin nga vendet kanë faqe web në gjuhën lokale me informacion rreth Thirrjeve për Propozime. Në faqet web të Europe Aid http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm do t’ju duhet të shkoni në faqen Work with Us/Funding: Calls for Proposals -Punoni me ne/Financime:Thirrje për Propozime. Aty mund të përdorni mekanizmin e kërkimit për të gjetur thirrje ‘të hapura’ për ‘grante’ për vendin ose rajonin tuaj. Mos harroni që për kërkimin tuaj të zgjidhni data që fillojnë për thirrje të publikuara të paktën qysh 3 muaj më parë.

SitëjemigjithmonëtëmirëinformuarmbimundësitëpërfinancimngaBE-ja–këshillangaOJF‘ALFA’ (Qendra e Burimeve për Zhvillim) në Novi Sad, Serbi.

“Organizata jonë ka zhvilluar një sistem për monitorimin e mundësive për financime.Ne kemi për shembull një listë donatorësh, të cilët na kanë mbështetur më parë dhe ruajmë kontaktet me ta. Shpesh ata na dërgojnë informacion rreth mundësive për financim. Gjithashtu, regjistrojmë postën tonë elektronike në lista relevante. Ne kontrollojmë rregullisht web faqet e ministrive tona, KE-së, dhe qendrave të tjera burimore në rajon. Ne njohim ciklet në të cilët një donator i veçantë lëshon Thirrjet për Propozime dhe informohemi për to.

Ne gjithashtu marrim pjesë rregullisht në ngjarje ku mblidhen dhe shkëmbejnë informacion njerëz nga OJQ dhe institucione relevante”.

HAPI 2 Çfarë duhet të bëj për të aplikuar për fonde?

43


Mbasi të keni gjetur një Thirrje për Propozime për të cilën mendoni se mund të jetë relevante për organizatën tuaj, duhet të shkarkoni të gjithë dokumentacionin e nevojshëm që i është bashkëngjitur asaj. Ndër informacionet më të rëndësishëm është Udhëzuesi për Aplikantët, dhe Formulari i Aplikimit për Grante. Këto dokumente janë të disponueshëm vetëm në gjuhën angleze, në qoftë se aplikimi duhet bërë në anglisht, megjithatë, kur aplikimet janë të vlefshme në gjuhë të tjera, ato mund të jenë të disponueshëm edhe në ndonjë gjuhë tjetër.Të gjitha Thirrjet për Propozime janë të hapura vetëm për një periudhë të kufizuar kohore, ndaj është imperative që ta bëni aplikimin tuaj përpara këtij afati të fundit. Për Thirrjet për Propozime me mundësi për grante me vlerë më të madhe se 100,000 Euro, periudha e ‘pranimit’ është minimumi 90 ditë; për grante me vlerë më të vogël se 100,000 Euro, periudha e ‘pranimit’ është minimumi 60 ditë. Periudha për përgatitjen e një aplikimi për grant nuk do të jetë kurrë e mjaftueshme për organizatën tuaj në mënyrë që të bëni aplikimin ‘perfekt’, megjithatë, po qe se keni planifikuar qysh më parë (duke ndjekur Hapin 1), atëherë ju do të keni bërë tashmë disa përgatitje për aplikimin tuaj.Përgjigjja për Thirrjet për Propozime mund të bëhet vetëm duke ndjekur me saktësi instruksionet e dhëna dhe duke përdorur modelet e BE-së. Çdo devijim nga procedurat do të rezultojë në refuzimin e aplikimit që keni bërë. Kështu, është thelbësore që organizata të ketë kapacitetin që të zbatojë plotësisht procedurat për paraqitjen e propozimit të projektit. Mënyra se si arrihet ky zbatim mbulohet në Seksionin C dhe D më poshtë ‘Përgatitja e Suksesshme e Propozimit të Projektit’ dhe ‘Hapat e Vlerësimit’.Përveç plotësimit të aplikimit formal në përgjigje të një Thirrjeje për Propozim, shumë OSHC në rajon janë të detyruara të plotësojnë regjistrimin e tyre në PADOR. Kjo kërkohet për organizata që aplikojnë për skema grantesh që menaxhohen nga qendra e KE-së (ose nga Delegacionet në vend). Regjistrimi në PADOR nuk është i nevojshëm për organizata që aplikojnë për skema grantesh që menaxhohen nga marrëveshje institucionale të decentralizuara, (e cila në kohën kur është shkruar ky Manual përfshin financimet e IPAs, të menaxhuara nga institucionet publike Kroate dhe Turke).PADOR-i është një databazë në rrjet e menaxhuar nga Europe Aid që përmban informacion rreth organizatave që aplikojnë për grante nga Komisioni Europian në fushën e asistencës së jashtme. Për të mësuar më shumë mbi PADOR-in dhe si të regjistroheni në të shkoni në http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm dhe gjeni ‘Work With Us/PADOR’`.

44


Mbasi organizata të ketë përcaktuar burimet e përshtatshme për financim nga BE-ja, të ketë evidentuar Thirrjen relevante për Propozim dhe të ketë filluar të përgatisë një aplikim për grant, duhet të vlerësojë gjithashtu nëse disponon ose jo kapacitetin për të aplikuar dhe menaxhuar një grant të tillë. Kjo është e rëndësishme për dy arsye. Në qoftë se organizata juaj nuk është një gjendje të tregojë se ka kapacitetin e duhur, ajo nuk do të përmbushë kriterin e përzgjedhjes për Thirrjet për Propozime dhe për këtë arsye aplikimi do të refuzohet. Por edhe po qe se organizata është në gjendje të demostrojë kapacitetet e kërkuara, në qoftë se ajo nuk është gati nga ana operacionale të marrë përsipër menaxhimin e një granti, ajo mund të përballet me probleme të brendshëm të menaxhimit që mund të kenë efekte negative në të ardhmen afatgjatë të organizatës.

Për OSHC-të e vogla dhe me pa përvojë, dy problemet e mësipërm duhet të vlerësohen me shumë kujdes. Për shembull, në qoftë se qarkullimi financiar vjetor i organizatës është më pak se 50,000 Euro për tre vitet e fundit, ka shumë pak gjasa që organizata të ketë kapacitetin të menaxhojë një projekt një vjeçar të financuar në vlerën 200,000 Euro. Kështu pra, sigurohuni më parë që organizata juaj mund të implementojë me sukses grantin për të cilin mendoni të aplikoni. Janë disa hapa bazë praktikë që duhen ndërmarrë.

Së pari, brenda Udhëzuesit për Thirrjen për Propozime ka një seksion mbi Kriteret e Përzgjedhjes-Eligibility Criteria, zakonisht paragrafi 2.1 i Udhëzuesit. Kontrolloni këtë kriter për t’u siguruar që organizata juaj (dhe partnerët) përmbushin kriterin e statusit ligjor dhe që ajo mund të demonstrojë një histori pune brenda sektorit.

Së dyti, shqyrtoni Kriterin e Përzgjedhjes- Selection Criteria dhe seksionin 1 të Tabelës së Vlerësimit, i cili zakonisht mund të gjendet në paragrafët 2.3 të Udhëzuesit (nën titullin Evaluation and Selection of Applications -Vlerësimi dhe Përzgjedhja e Aplikimeve). Kjo do t’ju ndihmojë të kuptoni nëse organizata juaj ka burime të mjaftueshme për të zbatuar projektin dhe disponon kapacitetin e duhur menaxhues dhe kompetencën profesionale.


HAPI 3A e ka organizata ime kapacitetin për të plotësuar kushtet e financimit?

45

1. Kapaciteti financiar dhe operacional

1.1 A ka aplikanti, dhe nëse është e aplikueshme, partnerët, përvojë të mjaftueshme për menaxhimin e projektit?

1.2 A ka aplikanti, dhe nëse është e aplikueshme, partnerët, ekspertizë të mjaftueshme teknike? (veçanërisht njohuri për çështjet të cilave u duhet adresuar).

1.3 A ka aplikanti, dhe nëse është e aplikueshme, partnerët, aftësi të mjaftueshme menaxhuese? (përfshirë këtu staf, pajisje dhe aftësi për të menaxhuar buxhetin për veprimet?)

Së treti, përpara se një organizate t’i jepet ndonjë grant, do të kontrollohen një sërë dokumentash mbështetës, që demonstrojnë se organizata përmbush kriteret e vlerësimit dhe të përzgjedhjes. Këto dokumenta kanë të bëjnë me statusin ligjor të organizatës, llogaritë e saj dhe marrëveshjet me bankat, evidenca për sigurimet shoqërore të përditësuara dhe pagesat e taksave (kur është relevante), si dhe dokumenta të tjerë operacionalë. Kështu, organizata juaj duhet të sigurohet që t’i disponojë të gjitha këto dokumenta. Shumica e këtij dokumentacioni do të jetë përfshirë në regjistrimin tek PADOR-i.

Kriteri i vlerësimit dhe i përzgjedhjes do të aplikohet gjithashtu për çdo partner në aplikimin e grantit, ndaj është thelbësore që partnerët tuaj të jenë gjithashtu të përgatitur dhe të kenë kapacitetet dhe kompetencat e duhura. Për krijimin e partneriteteve për projektet e financuar nga BE-ja flitet në Seksionin B më poshtë.


Do të shihni në Tabelën e Vlerësimit se zakonisht Thirrjet për Propozime i japin rëndësi të madhe vlerësimit të kapacitetit financiar dhe operacional të organizatës që aplikon për grant (shpesh rreth 30% e pikëve totale të vlerësimit për aplikimin).

Shih tabelën 1 më poshtë për pyetje kyç që duhen marrë parasysh:

Tabela 1 – fragment nga një shembull i një Tabele Vlerësimi marrë nga Udhëzuesi për Thirrjet për Propozime

46


zhvillimi i Partneriteteve efektive Për Projekte


Shumica e mundësive për financim nga BE-ja që njoftohen përmes Thirrjeve për Propozime në rajonin e Ballkanit Perëndimor dhe Turqi kërkojnë që një organizatë që aplikon për një grant ta bëjë këtë në partneritet me të paktën një organizatë tjetër. Në rastet kur partneriteti nuk është një kriter i detyrueshëm për përzgjedhje, shpesh ai është i preferueshëm, ose është status që ofron ‘pikë’ suplementare në procesin e vlerësimit të aplikimit. Kështu, çdo OSHC që mendon të aplikojë për fonde nga BE-ja ka shumë gjasa të ketë nevojë gjithashtu të vlerësojë se me cilin partner (ose partnerë) do ta bëjë aplikimin. Natyrisht, motivi i promovimit të partneritetit në Thirrjet për Propozime të financuara nga BE është i dyfishtë: nga njëra anë njihet botërisht se partneriteti sjell diversitet dhe burime të shtuara për çdo projekt, ose biznes, ndaj ka më shumë gjasa të ketë një impakt më të madh. Dhe së dyti, brenda procesit të Zgjerimit të BE-së, është e dobishme për të gjitha palët e interesuara që të bashkohen në një dialog për të njohur më mirë njëri-tjetrin, dhe partneriteti në projekte është një mënyrë për të mbështetur këtë dialog (qoftë brenda një vendi, qoftë midis vendeve). Ky motivim për partneritet dhe pasojat e tij praktike shtjellohen më tej në hapat më poshtë, por përpara se të vazhdojmë, është gjithashtu e dobishme të kuptojmë përkufizimin e BE-së për ‘partnerët’, ‘bashkëpunëtorët’ dhe ‘nën-kontraktorët’ për të cilët flitet në shumë nga Thirrjet për Propozime.

Partners - Partnerët: Partnerët e aplikantit marrin pjesë në hartimin dhe zbatimin e projektit, dhe shpenzimet që ata bëjnë janë njësoj të pranueshme si ato të përfituesit të grantit. Për pasojë ata duhet të përmbushin kriteret e përzgjedhjes njësoj si edhe vetë përfituesin e grantit, përveç çdo kriteri tjetër që ka të bëjë me partnerët.

Bashkëpunëtorët-Associates: Në projekt mund të përfshihen edhe organizata të tjera në formën e bashkëpunëtorëve. Bashkëpunëtorët lozin rol në projekt, por nuk përfitojnë financime nga granti me përjashtim të dietave, ose të shpenzimeve për udhëtime. Bashkëpunëtorët nuk ka nevojë të plotësojnë kriteret e përzgjedhjes.

Nën-kontraktorët/Sub-Contractors: Përfituesit e grantit kanë mundësinë të lidhin kontrata me nënkontraktorë.Nënkontraktorët nuk janë as partnerë dhe as bashkëpunëtorë, ata i nënshtrohen rregullave të prokurimit të përcaktuara në Anekset e Kontratave Standarte të Granteve.

Përveç këtyre përkufizimeve në Udhëzuesin e Thirrjeve për Propozime të BE-së, OSHC-

HAPI 1Të kuptojmë parimet e partneritetit dhe kërkesat e programeve të financuar nga BE-ja.

47


të duhet gjithmonë të kenë parasysh parimet universale që do të ndihmojnë organizatat në ngritjen e partneriteteve të suksesshmëm. Këto janë parimet e barazisë, transparencës, dhe përfitimit reciprok. Nëse organizatat nuk i përmbahen këtyre parimeve, do të jetë shumë e vështirë për çdo partneritet që të jetë i qëndrueshëm dhe të mbetet i rëndësishëm.

Sikurse të gjithë aspektet e punës me projekte, një planifikim i mirë është kyçi për identifikimin e partnerit ose të partnerëve të duhur për realizimin e tij. Përveç rëndësisë së sipërpërmendur të partneritetit, për sa i takon ‘kriterit formal të vlerësimit’ të partnerëve në çdo Thirrje për Propozime, organizata ka nevojë të bëjë diskutime të brendshme të strukturuara mirë në mënyrë që të jetë e qartë rreth llojit të partnerit që do të ketë si pjesë e aplikimit për grante. Në shumë raste, mund të ndodhë që partneri i ‘duhur’ të jetë tashmë në partneritet me organizatën tuaj dhe që të keni krijuar një marrëdhënie që funksionon. Megjithatë, sikurse ndodh shpesh, perspektiva e implementimit të një projekti të ri mund të kërkojë identifikimin e partnerëve të rinj.

Identifikimi i një partneri potencial në vendin tuaj mund të jetë i vështirë, por identifikimi i partnerëve në vende të tjerë mund të jetë jashtëzakonisht i vështirë për OSHC-të. Kështu, është thelbësore që procesi i identifikimit të partnerëve për projekte të fillojë sa më shpejt që të jetë e mundur. Për shembull, mund të ndodhë që gjatë një ushtrimi analize të palëve të interesuara (në fazën e përgatitjes së projektit – ‘Përgatitja e Projekt Propozimeve të Suksesshëm’) të identifikohen partnerë potencialë. Skenari më i keq është kur një organizatë përpiqet të gjejë një partner mbasi ka hartuar një projekt dhe vetëm pak ditë përpara skadimit të afatit për aplikimin për grantin!

HAPI 2 Identifikimi i partnerit të duhur

48


Në qoftë se jeni duke kërkuar për një partner, veçanërisht për partner në një vend tjetër, mund të jetë e dobishme të merrni parasysh pyetjet dhe detyrat nga lista e mëposhtme:

Në shumicën e vendeve të Ballkanit Perëndimor dhe në Turqi ka shumë rrjete gjeografikë OSHC-sh dhe rrjete të ndarë sipas sektorëve, si dhe një numër organizatash kombëtare që mbështesin OJF-të të cilat duhet t’i përdorni për të gjetur emrat dhe detaje për kontakte me partnerët potencialë. Megjithatë, identifikimi i partnerëve në vendet anëtare të BE-së dhe në vendet e tjera mund të jetë i vështirë. Në qoftë se nuk keni arritur të gjeni kontakte përmes rrjeteve tuaj lokalë ose kombëtarë, mund të kërkoni ndihmë nga disa organizata dhe federata ombrellë të BE-së. Një listë të disa prej tyre mund ta gjeni në Udhëzuesin shoqërues.

Ka shumë materiale të publikuara, website, dhe organizata të përkushtuara që ndihmojnë OSHC-të të ngrenë partneritete efektive. Kështu, në këtë Manual, nuk do të japim ndonjë detaj mbi këtë çështje, por rekomandojmë fort që organizata juaj të investojë kohë dhe përpjekje për të krijuar kapacitetin që kërkon një partneritet. Një pikë e mirë nisjeje për këtë është ‘Udhëzuesi

Checklist – Lista e Verifikimit të Dokumenteve

Përcaktoni me saktësi se çfarë ka nevojë organizata juaj prej partneritetit. Ekspertizë, përvojë për menaxhim projekti, akses në rrjete, mbështetje lobimi, burime financiare: më pas hidhni në letër këto nevoja.

Për çfarë lloj organizate jeni duke kërkuar? Të madhe apo të vogël? Të orientuar për nga shërbimet, apo një që është e përqëndruar tek përkrahja? Në të njëjtin sektor apo tjetër?

Hapni sytë për ‘mospërputhjet’.

Keni marrë parasysh vendndodhjen e partnerit dhe mënyrën se si do të komunikoni?

A keni një prezantim të shkruar për organizatën tuaj dhe ekipin?

A keni burime për të krijuar partneritetin? (Për shembull për të mbuluar shpenzimet e udhëtimit për takimet kokë më kokë).

Çfarë rrjetesh ose ndërmjetësish mund t’ju ndihmojnë?

Dorëzojini partnerit potencial një kërkesë të shkruar qartë.

Vendosni kontakte me një person të autorizuar në mënyrë të përshtatshme.

Sqarohuni për afatet kohore dhe ato të afatit të fundit për dorëzimin e projektit;Bëheni partnerin tuaj të ndihet i mirëinformuar, i qartë mbi çdo problem për burimet dhe i fuqishëm.

HAPI 3 Kultivimi i marrëdhënieve mes OSHC-ve

49


Praktikë e mirë nga Programi për të Drejtat Civile (PDC) në Prishtinë, Kosovë nën UNSCR 1244/99PDC-ja ka një përvojë të konsiderueshme partneriteti me një sërë organizatash (KE, UNHCR,MinistriaePunëvetëJashtmetëNorvegjisë,OJQnëMbrojtjetëtëDrejtaveCivile). PDC e bazon suksesin e saj në ndërtimin e partneriteteve duke ndjekur 7 parime e mëposhtme:

i. Vizion ose qëllime të përbashkëta;ii. Ndërvarësi midis partnerëve;iii. Besim reciprok dhe transparencë;iv. Përgjegjësi reciproke;v. Kapacitete të përbashkëta për të krijuar dhe mësuar.

Foto: Takim i PDC-së në Rtanj me partnerë dhe përfitues

Një nga strukturat më të dobishme të sugjeruara nga Iniciativa për Partneritet është ‘cikli’ i Partneritetit, i cili udhëheq organizatat nëpër aspektet kritikë të ruajtjes së raporteve efektive me partnerët. Një version i këtij ‘Cikli Partneriteti’ mund të gjendet në seksionin relevant të Udhëzuesit.

i Partneritetit’ i përgatitur (që mund të shkarkohet falas, por vetëm në anglisht) nga Iniciativa e Partneritetit: http://thepartneringinitiative.org

50


Në lidhje me përgjigjen për Thirrje të veçanta për Propozime, OSHC-të duhet të ndërmarrin dy veprimtari praktike të rëndësishme me partnerët e tyre. Së pari, është jetike që secili nga partnerët të ketë një ndjesi të fortë pronësie mbi projektin e propozuar, ose të paktën për një pjesë të tij. Për ta bërë këtë, duhet që projekti të përgatitet në bashkëpunim. Ideale është që partnerët të përfshihen në çdo hap të përgatitjes së projektit, për shembull duke marrë pjesë në seancat e analizës së problematikave, duke iu bashkuar mbledhjeve për planifikim, duke ndërmarrë analiza për shpenzimet dhe buxhetin, duke u takuar me palët e tjera të përfshira dhe duke hartuar dokumentacionin e projektit. Megjithatë, duke patur parasysh që shpesh nuk ka burime të disponueshme, të lidhura kryesisht me kohën dhe buxhetin për udhëtime, për të mbështetur këtë angazhim të plotë, propozimi mund të zhvillohet me partnerët online, nëpërmjet postës elektronike ose me telekonferencë.

Së dyti, një nga arsyet për të përfshirë një partner në projekt është se shpesh partneri ka disa forma të veçanta ekspertize për t’i ofruar projektit. Përdorimi i këtyre të dyjave në fazën e hartimit dhe implementimit të projektit, do të sigurojë mes të tjerash që projekt propozimi i shkruar të jetë besueshëm dhe i qartë teknikisht. OSHC-të duhet të mbështeten tek partnerët për të marrë inpute kritike në hartimin e projektit dhe në draftin e mëvonshëm të aplikimit.

Një aspekt i tretë i rëndësishëm i përgatitjes në bashkëpunim të projekt-propozimit është se duhen bërë marrëveshje të qarta për gjithçka që do të mundësojë zbatimin në praktikë të projektit, si dhe sa do të kushtojë ai. Organizata që aplikon për grant duhet të paraqesë buxhetin me qartësi, në mënyrë që çdo partner të jetë plotësisht në dijeni të burimeve që do të përdoren në sejcilin aktivitet. Analiza e kostos në fazën përgatitore është veçanërisht e ndjeshme kur

Foto: Trajnim për planifikim strategjik dhe gjetje fondesh, Turqi, 2010

HAPI 4Zhvillimi i përbashkët i një projekt propozimi dhe plotësimi i aplikimit për grant

51


projekti përfshin partnerë ndërkombëtarë dhe kur mundet fare lehtë të ketë keqkuptime mbi buxhetin.

Një hap i fundit praktik për partnerët është sigurimi nga ana e tyre e dokumentacionit të përshtatshëm për aplikimin. Zakonisht një gjë e tillë sanksionohet ne Deklaratën e Partneritetit, e cila ka nja formë standarte dhe jep informacion mbi statusin legal të organizatës, vendndodhjen, kapacitetin, përvojën dhe historikun e marrëdhënieve me aplikantin (shih shembullin në Udhëzues).

Mësimet që ka nxjerrë Rrjeti Katolik për Shërbime Bamirësie, me qendër në Sarajevë, BH, në vendosjen e paqesDrejtori i Rrjetit kujton një nga aplikimet për grant me të cilin nuk pati sukses për shkak të mosmarrëveshjeve midis partnerëve. “Ne u refuzuam sepse dy nga partnerët e propozimit kishin aplikuar gjithashtu edhe me rrjete të tjerë për grantin, dhe për këtë arsye të tre aplikimet ishin refuzuar! Njëra nga organizatat tha se nuk dinin asgjë për kushtin se mund të aplikonin vetëm me një propozim. Ne ua treguam atyre Udhëzuesin e Thirrjeve për Propozime dhe draftin e propozimit, por asnjëri prej tyre nuk i lexoi!

Në qoftë se organizata juaj është lajmëruar se ka qenë e suksesshme me aplikimin për grant, lajmëroni menjëherë secilin nga partnerët në projekt. Në të vërtetë, një nga arsyet më të zakonshme të dështimit të partneriteteve është mungesa e një komunikimi të mirë e në kohë. Përgjatë gjithë kohëzgjatjes së projektit është thelbësore t’i mbani partnerët të informuar plotësisht e vazhdimisht. Aspektet praktike të kësaj mund të përfshijnë:

� Marrëveshje Partneriteti të shkruara qartë – këto të jenë si shtesë e çdo Deklarate Partneriteti të firmosur për grantin e aplikimit, dhe janë dokumenta konfidencialë mes partnerëve që nuk i jepen Autoritetit Kontraktues;

Ekrem Tufan i Shoqatës Canakkale të Shkencës, Artit dhe Kulturës (Turqi) thekson se komunikimi i fuqishëm mes partnerëve është thelbësor dhe se veçanërisht në partneritetet me agjencitë qeveritare dhe autoritetet lokale është e rëndësishme të komunikohet me mjete me të cilat partnerët ndihen komodë. Kështu, për shembull, në shumë partneritete është e rëndësishme të ruhen raportet formale për takimet me partnerët dhe, në momente kur duhen marrë vendime, të jepen në mënyrë të sjellshme por në kohën e duhur lajmërime për veprime që pritet të ndërmerren.

HAPI 5Ruajtja e një bashkëpunimi të ngushtë gjatë zbatimit të projektit

52


� Mbajtjen e një takimi për ‘nisjen e projektit’ me të gjithë partnerët për të konfirmuar marrëveshjet e implementimit, planet e punës dhe një strategji të brendshme komunikimi. Në qoftë se kjo nuk është e mundur kokë më kokë, përpiquni të organizoni një telekonferencë;

� Partnerët të kenë akses në të gjithë dokumentat e nevojshëm të projektit, në një gjuhë të cilën e kuptojnë, dhe të ftohen të kontribuojnë në raportet e progresit të projektit si dhe në mjetet e tjerë të monitorimit;

� Menaxheri/Koordinatori udhëheqës i Projektit të ndjekë protokollin në vendimmarrje në mënyrë që partnerët të jenë të përfshirë si dhe kur të jetë nevoja, ashtu siç është vendosur në Marrëveshjen e Partneritetit. Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur bëhet fjalë për çdo vendim financiar;

� Mos injoroni asnjë ndërprerje në komunikim ose tension me partnerët, por të jeni aktivë në lehtësimin e konflikteve dhe motivimin e partnerëve.

Këshillë nga Ereandra Taipllari e Qendrës për Zhvillimin e Shoqërisë Civile në Korçë (Shqipëri)Për vendosjen e një partneriteti produktiv të bazuar në projekt do të rekomandoja:

� MendonipërinteresatdheobjektivatepërbashkëtqëOJF-jajuajmundtëketëmepalët e tjera të interesuara;

� Si do t’i përmbushni ju dhe partnerët objektivat e përbashkët? � Dëgjoni gjithmonë dhe pyetini partnerët e projektit për reagimin e tyre, si dhe jepuni

atyre mendimin tuaj; � Është thelbësore transparenca me partnerët e projektit, sidomos për çështjet

administrativedhefinanciare; � Përcaktoni një sërë ‘rregullash’ të pranuara në mënyrë reciproke që do të udhëheqin

marrëdhëniet tuaja të partneritetit; � Partnerët e projektit duhet të ndajnë me njëri-tjetrin eksperiencat në mënyrë që

të rrisin kapacitetin.

Sipas procedurave të BE-së, është e rëndësishme të mos harrohet që çdo partner formal (një organizatë që ka firmosur dhe dorëzuar një Deklaratë Partneriteti) në një projekt të financuar nuk ka detyrime kontraktuale ndaj Autoritetit Kontraktues, por është pjesë integrale e aplikimit të grantit dhe më vonë e kontratës së lidhur midis Përfituesit të Grantit dhe Autoritetit Kontraktues. Kështu, në qoftë se partneri dëshiron të tërhiqet nga projekti për çfarëdolloj arsyeje dhe/ose del nevoja e ndryshimit të partnerëve, duhet kërkuar aprovimi i Autoritetit Kontraktues.

53

Përgatitja e një Projekt ProPozimi të SukSeSShëm

Në pjesën e parë të këtij Manuali kemi parë se BE-ja përdor konceptin e ‘projektit’ për të kanalizuar shumicën e financimeve të saj për ndihmat e jashtme (Koncepte Kryesore dhe Si e Menaxhon BE-ja Asistencën). Kjo do të thotë se OSHC-të kanë nevojë të jenë kompetente në identifikimin e problemeve dhe gjetjen e zgjidhjeve për këto probleme në formatin e projektit. Brenda qëllimit të këtij Manuali dhe Udhëzuesi nuk mund të japim udhëzime të plota se si mund të gjeni dhe të formuloni një projekt, por tek Hapat e Vlerësimit do të theksojmë disa pika kritike për OSHC-të në përgatitjen e projekt propozimeve për BE-në.

Në qoftë se keni nevojë për materjale udhëzues dhe trajnimi mbi bazat e Hartimit të Projekteve, ju lutemi shihni Project Cycle Management Guidelines - Udhëzime për Menaxhimin e Ciklit të Projektit të KE-së, i disponueshëm për t’u shkarkuar në anglisht nga Biblioteka Multimediale online në sitin web të Europa Aid (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia)


Mësime që ka nxjerrë Instituti i Botës së Kaltër për Hulumtime dhe Konservime Detare në Kroaci“Është e rëndësishme të identifikohen nevojat e shoqërisë nëmjedisin tuaj dhe tëhartohet një projekt që t’i shërbejë si nevojave të komunitetit ashtu edhe organizatës suaj. Në të kaluarën kemi bërë gabimin që kemi propozuar një projekt i cili kishte objektivaspecifikëshumëtërëndësishëmpërorganizatëntonë,porjoaqrelevantëpërkomunitetin. Ndaj dhe projekti u refuzua!”

“Trajnim për mënyrën se si të shkruhen projekt propozimet për financime të BE-së, Serbi, 2010.

HAPI 1A i përshtatet projekti nevojave të vërteta dhe urgjente?

54


Në qoftë se organizata juaj po punon për një plan strategjik afatgjatë dhe ju keni hulumtuar lidhur me mundësitë për financime që ofrohen nga BE-ja (sikurse përshkruhet në seksionin A të këtij Manuali), ju ndoshta tashmë i keni studiuar problemet të cilat projekti synon të trajtojë dhe jeni të pozicionuar mirë në hartimin e detajeve të projektit. Në këtë rast, ndoshta do të jeni në gjendje të hartoni një projekt propozim gjithëpërfshirës dhe të informuar mirë, i cili do të ketë shanse të mira të fitojë mbështetje nga BE-ja. Megjithatë, në qoftë se organizata nuk ka një plan strategjik dhe ju nuk keni bërë ndonjë kërkim me themel, ka shumë gjasa që ta vini veten në pozicionin që t’i përgjigjeni Thirrjes për Propozim mbi një bazë ‘ad-hoc’. Kjo do të thotë se jeni të interesuar të merrni fondet, por nuk jeni shtruar të prodhoni një projekt propozim të fortë. Është e rëndësishme ta keni të qartë se projekt idetë e bazuara vetëm në një ‘përshkrim të përgjithshmëm’ dhe të pa mbështetura në statistika dhe prova të bindëse kanë fare pak gjasa të financohen. Ndaj, duhet të bëni të pamundurën që projekt propozimi juaj të bazohet në një proces të thellë analize:

� Mblidhni sa më shumë informacione që të mundeni rreth problemit të cilit organizata synon të trajtojë. Informacioni duhet të jetë i vlefshëm dhe i besueshëm. Për këtë mund të përdorni raporte zyrtare dhe botime, dokumenta kërkimore akademike, artikuj gazetash, si dhe të mblidhni vetë të dhëna nëpërmjet intervistave, sondazheve dhe teknikave të tjera kërkimore;

� Përdorni mjete si ‘pema e problemeve dhe ‘pema e objektivave” për të analizuar problemin dhe për të gjetur një projekt vërtet të realizueshëm për natyrën dhe përmasat e problemit të dhënë. Do t’ju duhet gjithashtu të siguroheni që si organizata ashtu edhe komuniteti të cilit i shërbeni të jenë në një mendje që problemi është një prioritet që duhet trajtuar. Në qoftë se askush tjetër nuk mendon se ai përbën prioritet, do ta keni të vështirë të zbatoni projektin;

� Bëni një analizë të palëve të interesuara dhe grumbulloni opinionet dhe këshillat e sa më shumë aktorëve dhe partnerëve potencialë që të mundeni. Sa më shumë aleatë që të keni për hartimin dhe implementimin e projektit, aq më i fortë do të jetë propozimi juaj;

� Sigurohuni që përgatitja e projektit të marrë në konsideratë çdo nevojë specifike dhe t’i përgjigjet në mënyrë të përshtatshme vështirësive që lidhen me çdo formë diskriminimi dhe probleme të impaktit mjedisor. Mos harroni që në shumë Thirrje për Propozime, ka kritere specifike të lidhura me veprimtari që përfshijnë probleme gjinore, të mjedisit dhe të minoriteteve etnike.


NexhipMeneksheiOJF-së‘DurmishAslano’nëKosovëthotëse“nëmënyrëqëtëgjejënjë projekt të përshtatshëm organizata ndjek në mënyrë të vazhdueshme gjendjen e komunitetit dhe vështirësitë e tij. Sa herë që del nevoja për të ndërhyrë ne bëjmë ç’mundemi për të përmirësuar situatën që prek komunitetin”.

55

Një nga mënyrat më të mira për të formuluar një projekt është Analiza e Kornizës Logjike të Projektit. Është e vërtetë që BE-ja thekson rëndësinë e këtij instrumenti dhe në shumicën e paketave të Aplikimit për Grant është e detyrueshme të dorëzohet Korniza Logjike (shkurtimisht termi logframe) si një aneks i projekt propozimit. Kështu, është thelbësore për organizatën që të jetë në gjendje të përdorë dhe hartojë logframe me cilësi të lartë. Për çdo Formular Aplikimi për Grante nga BE-ja nuk duhet të mendoni se logframe është thjesht një formë që duhet mbushur, përkundrazi, ajo duhet të jetë pikënisja juaj për hartimin e projektit. Prandaj, rekomandojmë fort që të hidhni në letër një matricë të plotë logjike PËRPARA se të filloni të plotësoni formularin e aplikimit për grant.

Korniza logjike ndihmon për të organizuar qëllimin e përgjithshëm dhe objektivat e projektit, veprimtaritë që do të kontribuojnë në drejtim të arritjes së këtyre objektivave, dhe për të përcaktuar treguesit që ju (dhe palët e tjera të interesuara) mund t’i përdorni për të vëzhguar progresin drejt realizimit të objektivave. Sikurse me të gjithë mjetet analitikë që mund të përdoren në fazat e para të zhvillimit të projektit, OSHC-të duhet të jenë teknikisht kompetente në përdorimin e matricave logjike dhe një pikë e mirë referimi është Udhëzuesi i BE-së mbi Menaxhimin e Ciklit të Projektit. Në paragrafët më poshtë theksojmë disa nga pikat kyçe të këtij Udhëzuesi.

Këshillë e Marlena Plavsic nga “Suncokret” në Pula, Kroaci“Do të thoja sendryshimimesnjëaplikimi ‘fitues’ dhenjë ‘humbës’qëndronnë tëkuptuarit e koherencës midis problemeve, veprimtarive dhe rezultateve të pritura. Në qoftë se midis këtyre nuk mund të hiqet një linjë logjike, atëherë vështirë se do të ketë ndonjë gjë tjetër që të jetë mjaft bindëse”.


HAPI 2Përdorimi i kornizës logjike si mjet për të fuqizuar hartimin e projektit

56


Korniza Logjike konsiston në një matricë me katër kolona dhe me katër (ose më shumë) rreshta, që përmbledh elementët kyç të një plan projekti, domethënë:

� Hierarkia e objektivave të projektit, me fjalë të tjera Përshkrimi i Projektit ose Logjika e Intervenimit;

� Faktorët e jashtëm kyç që janë kritikë për suksesin e projektit, që quhen Supozime; dhe � Si do të monitorohen dhe vlerësohen arritjet e projektit, të njohura gjithashtu si Tregues

dhe Burime të Verifikimit.Më poshtë tregohet Struktura tipike e Matricës së një Kornize Logjike. Korniza Logjike jep gjithashtu bazat mbi të cilat përcaktohen kërkesat për burime, ose inpute, dhe kostot ose buxheti.

Logjika e ndërhyrjesTregues objektivisht të verifikueshëm për

arritjet

Burimet dhe mjetet e verifikimit Supozimet

Objektiva të përgjithshëm

Cili është objektivi më i përgjithshëm për të cilin do të kontribuojë projekti?

Cilët janë treguesit që lidhen me objektivin e përgjithshëm?

Cilët janë burimet e informacionit për këta tregues?

Qëllimi i Projektit

(Nganjëherë i formuluar si ‘Objektivi Specifik’)

Cilët janë objektivat specifikëqëdotëarrijë projekti?

Cilët janë treguesit sasiorë dhe cilësorë që tregojnë nëse dhe në çfarë shtrirjeje është arritur objektivi specifiktëprojektit?

Cilët janë burimet e informacionit që ekzistojnë ose që mund të gjenden? Cilat janë metodat që kërkohen për të patur këtë informacion?

Cilët janë faktorët dhe kushtet jashtë kontrollit direkt të projektit, të cilët janë të domosdoshëm për arritjen e objektiv specifik?Çfarërreziqesh duhen marrë parasysh?

Rezultatet e pritshme

Cilët janë outputet konkretë të përashikuar për arritjen e objektivit specifik?

Cilat janë efektet dhepërfitimeteparashikuara për projektin?

Çfarëpërmirësimeshdhe ndryshimesh do të arrihen?

Cilët janë treguesit që masin nëse dhe në çfarë shtrirjeje Projekti ka arritur rezultatet dhe efektet e parashikuara?

Cilët janë burimet e informacionit për këta tregues?

Çfarëfaktorështëjashtëm dhe çfarë kushtesh duhen realizuar për të arritur outputet dhe rezultatet e pritur në kohën e parashikuar?

Aktivitetet

Cilat janë aktivitetet kryesore dhe në çfarë rradhe duhen kryer në mënyrë që të arrihen rezultatet e pritura?

Mjetet:

Çfarëmjeteshnevojiten për të zbatuar këto aktivitete, p.sh. personeli, pajisjet, trajnime, studime, materiale, lehtësira operacionale, etj?

Cilët janë burimet e informacionit rreth progresit të projektit?

Çfarëkushteshparaprake nevojiten përparafillimittëprojektit? Çfarëkushteshjashtë kontrollit të drejtpërdrejtë të projektit duhet të plotësohen për realizimin e aktiviteteve të planifikuara?

57


Kur ndërtohet korniza logjike e projektit është thelbësore që ajo të ‘testohet’ vazhdimisht pasi duhet ruajtur disiplina në përgatitjen e saj. Për këtë duhet që drafti të ndjekë logjikën e përshkruar në kutitë si më poshtë.

NË QOFTË SE sigurohen inpute/burime të mjaftueshme, ATËHERË mund të ndërmerren aktivitete;

NË QOFTË SE ndërmerren aktivitete, ATËHERË mund të arrihen rezultate;

NË QOFTË SE arrihen rezultate, ATËHERË do të përmbushet qëllimi; dhe

NË QOFTË SE është përmbushur qëllimi, ATËHERË kontribojet drejt realizimit të objektivit të përgjithshëm.

NË QOFTË SE duam të kontribuojmë në objektivin e përgjithshëm, ATËHERË na duhet të arrijmë qëllimin;

NË QOFTË SE duam të arrijmë qëllimin, ATËHERË duhet të japim rezultatet especifikuara;

NË QOFTË SE duam të japim rezultatet, ATËHERË duhen implementuar aktivitetetespecifikuara;dhe

NË QOFTË SE duam të implementojmë aktivitetetespecifikuara,ATËHERË duhet të aplikojmë inputet/burimeteidentifikuara.

Në mënyrë që të ruhet logjika e kornizës së projektit, është e rëndësishme që të filloni hartimin nga lart poshtë. Një nga gabimet që bëjnë rëndom OSHC-të është që shpesh e fillojnë punën me përshkrimin e ‘veprimtarive’ (pasi ato janë pjesa më e lehtë për t’u plotësuar e kornizës logjike!) dhe më pas përpiqen të shpikin ‘rezultate’ dhe një ‘qëllim’ që t’i përshtatet veprimtarive.

FatmirCurriiFondacionitKosovartëShoqërisëCivilekomentonse:“aplikimifituespërgrant i përgjigjet objektivave dhe rezultateve të dëshiruar të Thirrjes për Propozime. Pikat kyç ku duhet përqëndruar vëmendja janë aty ku përshkruhet relevanca dhe metodologjia. Shpesh, pjesamëedobët epropozimeveështëpjesae ‘relevancës’, kuOJQ-të kanëvështirësi të shpjegojnë se përse projekti i tyre është i rëndësishëm dhe relevant për një Thirrje të veçantë”.

58


Shpesh hartimi i deklaratës që përshkruan qëllimin e projektit mund të jetë i vështirë, por duhet të përpiqeni të përshkruani qëllimin e projektit tuaj në një mënyrë sa më të qartë e të saktë. Përpiquni ta përshkruani qëllimin vetëm me një fjali të shkurtër. Udhëzuesi i PCM të BE-së ka disa këshilla të mira në lidhje me këtë:

SHEMBULL I GABUAR SHEMBULL I MIRE

Qëllimi është shuma e rezultateve:“Përmirësohet trajtimi i ujit dhe ulet niveli i

shkarkimeve direkte në lumë”

Qëllimi është pasojë e rezultateve:“Përmirësim i cilësisë së ujit të lumit”

Rezultate:1.1 Është reduktuar shkarkimi direkt i mbetjeve ujore në lumë

1.2 Janëpërmirësuardherriturstandartetetrajtimittëmbetjeveujore1.3 Është përmirësuar ndërgjegjsimi i publikut mbi përgjegjësitë e menaxhimit mjedisor

Një tjetër pjesë zakonisht problematike në përgatitjen e kornizës logjike për OSHC-të janë 2 kolonat e mesme, që përshkruajnë ‘treguesit’ dhe ‘burimet, ose mjetet e verifikimit’ të treguesve. Këto janë pjesë vitale për kornizën logjike pasi do të përdoren si nga OSHC-të ashtu edhe nga palë të tjera të ndryshme të interesuara (përfshirë këtu edhe BE-në) që të vlerësojnë nëse projekti ia ka arritur qëllimit, apo jo. Do të ketë një moment në ciklin jetësor të projektit kur do të gjykohet mbi suksesin ose dështimin e e tij, dhe kjo do të bëhet duke u bazuar gjerësisht në atë çka është shkruar në këto kolona të kornizës logjike. Përmabjtja e këtyre kolonave ka të bëjë me çështje që lidhen me ‘monitorimin’ dhe ‘vlerësimin’ e projekteve, të cilat mund të jenë shumë teknike dhe për të cilat gjenden mjaft dokumenta reference si dhe udhëzues. Një seri e veçantë udhëzuesish që u duhet rekomanduar OSHC-ve është manuali i shkruar posaçërisht për OSHC-të që ka si subjekt monitorimin dhe vlerësimin, me titull ‘Stimulimi i Procesit të Zhvillimit: Guidë Praktike për Monitorimin dhe Vlerësimin (Sharpening the Development Process: A Practical Guide to Monitoring and Evaluation)’ shkruar nga Oliver Bakewell (botuar nga INTRAC – për më shumë detaje shih Referencat).

Hartimi i treguesve të përshtatshëm mund të jetë shumë i vështirë, ndaj është me dobi të jeni të qartë në përcaktimin e treguesve. Tregues quhet një ndryshim i vëzhgueshëm ose një ngjarje që ofron prova për diçka që ka ndodhur – nëse është dhënë një output, ka ndodhur një efekt i menjëhershëm, ose është parë një ndryshim afatgjatë. Ata nuk ofrojnë aq shumë prova, sikurse shenjat e besueshme që eventi ose procesi që reklamohet në të vërtetë ka ndodhur, ose është duke ndodhur. Provat nga një numër treguesish do të ofrojnë një rast bindës për reklamimin që është bërë.

Një nga gabimet që bëhen rëndom është supozimi se treguesit janë njësoj me ‘targetet’ dhe për pasojë hartohen tregues të cilët në fund në të vërtetë do të duken si të njëjtët pohime për ‘rezultatet’. Mos harroni, treguesit NUK janë targete.


59

Këshillë nga Veprore Shehu, nga OJQ-ja ‘Medica Kosova’Një nga pikat më të dobta në plotësimin e Formularit të Aplikimit, të cilën me kalimin e viteve e kemi përmirësuar ndjeshëm, është pjesa që ka të bëjë me monitorimin dhe vlerësimin e projektit. Problemi i matjes së rezultateve, i dokumentimit të punës, ka qenë gjithmonë pika më e dobët e organizatave që punojnë në terren. Kështu, është e rëndësishme t’i japësh aspekteve operacionale të hartimit të projektit po atë vemendje që i jepet mënyrës se si do të vlerësohet projekti dhe si do të dokumentohen mësimet e marra.


Së fundi, është gjithashtu e rëndësishme të mendoni për kontekstin e projektit që keni propozuar dhe të identifikoni kushtet e nevojshme prevalente për të patur sukses. Supozimet janë faktorë të jashtëm që kanë potencial të influencojnë (ose madje dhe të përcaktojnë) suksesin e projektit, por që ndodhen jashtë kontrollit të drejtpërdrejtë të manaxherit të projektit. Ato i japin përgjigje pyetjes: “Cilët faktorë të jashtëm mund të ndikojnë në implementimin e projektit dhe në qëndrueshmërinë afatgjatë të përfitimeve, duke qenë jashtë kontrollit të menaxhimit të projektit?”

Supozimet regjistrohen zakonisht në kolonën e katërt të kornizën logjike të projektit. Me plotësimin e kësaj kolone korniza logjike do të lexohet si më poshtë:

� Mbasi të jenë kryer aktivitetet, dhe Supozimet në këtë nivel të kenë dalë të vërteta, do të përftohen rezultatet e projektit;

� Mbasi këto Rezultate dhe Supozimet në këtë nivel të jenë përmbushur, do të jetë arritur Qëllimi i Projektit; dhe

� Mbasi të jetë arritur Qëllimi dhe Supozimet në këtë nivel të jenë përmbushur, do të kontribohet në arritjen e Objektivave të Përgjithshëm nga projekti.

TACSO Trajnim Rajonal, “Zhvillimi dhe Menaxhimi i Projekteve të BE-së”, Turqi, 2010

60


Udhëzuesi i PCM-it i BE-së ka një diagramë të dobishme që përmbledh marrëdhëniet midis një supozimi të projektit dhe hierarkisë së objektivave në kornizën logjike:

Objektivi ipërgjithshëm

Qëllimi

Rezultate

Veprimtari

Supozime

Supozime

Supozime

INPUTE

+

+

+

p.sh Në qoftë se janë ndërmarrëveprimtaritë DHE supozimet kanëdalë të vërteta, atëherë mund tëarrihen rezultate, etj

Është e nevojshme të plotësohendisa para-kushte në mënyrë që tëgjenden burimet dhe të fillojnëveprimtaritë.

Dhe këshilla e fundit për hartimin e një kornize logjike do të ishte që OJQ-të duhet të sigurohen të bëjnë sa më poshtë:

� Ta bëjnë hartimin e kornizës logjike gurin e themelit për hartimin e projektit; � Hartimi i kornizës logjike të jetë rezultat i përpjekjeve të të gjithë ekipit – të përfshijë

sa më shumë njerëz të stafit që të jetë e mundur; të përfshijë partnerë; të kërkojë këshillë të jashtme sa herë të jetë e disponueshme;

� Të testojë në vazhdimësi kornizën logjike në mënyrë që të sigurohet që është vërtetë logjike. Të kontrollojë veçanërisht që të gjitha veprimtaritë janë direkt relevante për arritjen e rezultateve të pritura, dhe që ka mjaft veprimtari për të arritur të gjitha rezultatet.

Mbasi të keni përgatitur një kornizë logjike cilësore, të mbështetur në të dhëna të ndryshme që i keni mbledhur dhe analizuar, mund të thuhet se procesi i aplikimit është vënë në vijë. Megjithatë, duke qenë se formularët e aplikimit për grante nga BE-ja janë të gjatë dhe të

HAPI 3Sigurohuni që prezantimi i propozimit të bëhet sipas udhëzimeve

61

detajuar, ka mjaft mundësi për të bërë gabime. Dhe gabimi i parë thelbësor që bëjnë shumë OSHC-të është se i shohin Udhëzuesin dhe Formularin shoqërues të Aplikimit për Grant thjesht si një mënyrë të mundshme për prezantimin e propozimit dhe kërkesës për grant. Por nuk është ashtu. Ka rëndësi të dorës së parë që çdo OSHC që dëshiron të bëjë një Aplikim për Grant, të ndjekë në mënyrë absolute dhe deri në detaj dokumentacionin e Thirrjes për Propozime. Kjo do të thotë që juve DUHET:

� Të lexoni të GJITHA detajet në Udhëzuesin dhe dokumentat shoqërues; � Të plotësoni Çdo Seksion të Formularit të Aplikimit, duke ndjekur me kujdes

udhëzimet përkatëse. Për shembull, në qoftë se udhëzimet sugjerojnë që një seksion i veçantë të jetë maksimumi 3 faqe, mos i kaloni 3 faqet!

� Ndiqni me kujdes udhëzimet lidhur me afatet kohore dhe si ta bëni aplikimin. Në qoftë se nuk respektohet afati, ose në qoftë se dokumentat e aplikimit nuk janë të plota, aplikimi juaj nuk do të merret parasysh.

Kjo këshillë mund të duket si diçka e qartë dhe tejet e thjeshtë, por dështimi në marrjen e fondeve shpesh është rezultat i mosndjekjes së udhëzimeve nga ana OSHC-ve. Ndaj do të donim të theksonim këta seksione të përgjithshëm në Udhëzues:

Kriteri i pranueshmërisëNë aplikimin tuaj janë katër elementë të cilët duhet të plotësojnë kriterin e pranueshmërisë përpara se aplikimi të merret në konsideratë:

i. pranueshmëria e aplikantëve;ii. partneritetet dhe pranueshmëria e partnerëve;iii. pranueshmëria e projekteve – fushat për të cilat mund të bëhet një aplikim;iv. pranueshmëria e shpenzimeve – shpenzime të cilat mund të pranohen për financim nga granti.

Si bëhet aplikimi dhe procedurat që duhen ndjekurKushtojini vëmendje pjesëve të Udhëzuesit ku flitet për:

� Formularin e Aplikimit; � ku dhe si të dërgohet Aplikimi; � afati brenda të cilit duhet dorëzuar Aplikimi; � informacion i mëtejshëm rreth Aplikantit.

Është e këshillueshme gjithashtu të shihet me kujdes seksioni i Udhëzuesit, i cili shpjegon procedurat dhe kriteret e vlerësimit dhe të përzgjedhjes, pasi kjo do t’ju ndihmojë të hartoni një aplikim fitues. (Për këtë flitet më tej në Hapat e Vlerësimit – udhëzues për përdorim të brendshëm).

Dhe së fundi, është e rëndësishme të kuptohet qartë se cilët dokumenta do t’ju kërkohen të dorëzoni në qoftë se aplikimi juaj përzgjidhet paraprakisht për financim, si dhe në çfarë kushtesh duhet bërë implementimi i projektit të financuar.


62


Përveç Formularit të plotë të Aplikimit për Grant, udhëzuesit e Thirrjeve për Propozime shpesh flasin për një proces ku përpara vlerësimit të Aplikimit të Plotë, do të vlerësohet më parë Përmbledhja Konceptuale e Projektit – Concept Note. Kështu, në qoftë se udhëzimet kërkojnë që organizata të plotësojë Përmbledhjen Konceptuale, sigurohuni që ta hartoni atë duke përdorur modelin relevant dhe të ndiqni instruksionet përkatëse. Ajo duhet të jetë njëlloj cilësore dhe e besueshme sikurse aplikimi i plotë, përndryshe propozimi nuk do ta kalojë vlerësimin e parë.

Aneksi 3 në shumicën e Aplikimeve për Grant është projekt buxheti. Përpara plotësimit të këtij Aneksi, çdo Aplikant potencial duhet të bëjë përgatitjen e nevojshme:


HAPI 4 Kuptoni drejt buxhetin

63

� të kuptojë konceptin e buxhetit sipas procedurave të BE-së. Kjo do të thotë që buxheti mund të përfshijë vetëm zëra që plotësojnë kriterin e pranueshmërisë dhe që buxheti përfaqëson kosto të përafërta dhe paraprake. Mos harroni që në qoftë se organizata ka sukses në marrjen e grantit, kjo vetëm do t’ju japë të drejtën që t’ju rimbursohet një përqindje e shpenzimeve reale: juve NUK do t’ju jepet në dorë një tufë parash e barabartë me totalin e buxhetit;

� studioni me kujdes shpenzimet e plota për zbatimin e të gjitha aktiviteteve të propozuara në projekt. Merrni parasysh jo vetëm koston e aktiviteteve tani, por gjithashtu dhe mundësitë e ndonjë rritjeje të kostos për shkak të inflacionit në 12-24 muajt e ardhshëm;

� në qoftë se Udhëzuesi thotë se mund të fusni në buxhet ‘evente që mund të ndodhin’, mos harroni se mund ta bëni këtë vetëm me aprovim nga BE-ja, dhe aprovimi do të mund t’u jepet vetëm përkundrejt një justifikimi të fortë;

� përgatisni buxhetin në mënyrë strikte duke ndjekur modelin dhe udhëzimet që përshkruajnë linjat e lejuara të buxhetit.

Është gjithashtu e rëndësishme të jeni të ndërgjegjshëm që në qoftë se Aplikimi është i suksesshëm, BE-ja mund t’ju kërkojë të bëni amendamente për buxhetin e dorëzuar përpara se t’ju jepet granti. Megjithatë është e këshillueshme ta hartoni buxhetin me njëfarë hapësire për negociata.


Aleksandra Janjic nga OGI (Kroaci) thekson se është thelbësore të arrihet që çdoaplikim të duket sikur është i ‘realizueshëm’. Kur plotësohet Formulari i Aplikimit është e rëndësishme të ndalesh e të kontrollosh atë çka është propozuar: “Aktivitetet duhet të jenë realiste, dhe po ashtu rezultatet e pritura dhe objektivat. Aftësia për të realizuar aktivitetet e organizatës që bën aplikimin, duhet të jetë eksplicite në aplikim. Në mënyrë të ngjashme, buxheti duhet të jetë realist, pranë veprimtarive të propozuara, dhe është me rëndësi të merren parasysh udhëzimet në PRAG”.

64


haPat e vlerëSimit – udhëzime Për Përdorim të BrendShëm

Aplikimet e marra nga Thirrjet për Propozime të BE-së, verifikohen dhe maten përmes një sërë procedurash rigoroze të cilat përshkruhen të plota në PRAG (Udhëzuesi Praktik për Procedurat Kontraktuale për Veprimet me Jashtë të BE-së 2010). PRAG-u tregon se si mund të shpenzojë një organizatë fondet e BE-së dhe bazohet në parime të cilat sigurojnë që fondet të përdoren në mënyrë të përgjegjshme, transparente dhe të drejtë, duke marrë vlerën më të mirë të mundshme për paratë e dhëna. Në qoftë se jeni të interesuar për detajet, shkoni në Seksionin 6 të PRAG-ut, i cili i kushtohet procedurave specifike për menaxhimin e skemave të granteve.

Propozimet vlerësohen nga një Komitet Vlerësimi që zgjidhet nga Autoriteti Kontraktues, që përfshin një President pa të drejtë vote, një Sekretar pa të drejtë vote dhe një numër jo të zakonshëm anëtarësh votues (minimumi tre). Anëtarët me të drejtë vote duhet të zotërojnë kapacitete teknike dhe administrative të nevojshme për të dhënë një opinion të drejtë mbi propozimet. Ata duhet të zotërojnë në nivel të mirë gjuhën në të cilën janë dorëzuar propozimet. Ata duhet të përfaqësojnë të paktën dy entitete organizative të Autoritetit Kontraktues pa një lidhje hierarkike midis tyre, përveç rastit kur nuk ka entitete të ndara (p.sh. në një Delegacion të BE-së). Shpesh Komiteti Vlerësues mbështetet nga ‘vlerësues’ të jashtëm“, të cilët janë profesionistë, të punësuar mbi bazën e të kritere si më sipër, që kanë gjithashtu përvojë specifike dhe një ekspertizë që përputhet me sektorin dhe fushën e Thirrjes për Propozim. Në mënyrë të ngjashme, Komiteti Vlerësues, mund të mbështetet gjithashtu nga personeli i Autoritetit Kontraktues gjatë procesit të regjistrimit të aplikimeve të marra, hapjes fillestare dhe kontrollit administrativ të tyre.

Procesi i vlerësimit të aplikimeve ndjek rendin e dhënë si më poshtë:

� marrja dhe regjistrimi i propozimeve; � sesioni i hapjes dhe kontrolli administrativ; � në rastin kur është relevante, vlerësimi i Përmbledhjes Konceptuale të Projektit; � vlerësimi i formularit të plotë aplikimit; � verifikimi i pranueshmërisë; � konkluzionet e Komitetit Vlerësues.

Në këtë proces mund të identifikohen tre faza kyçe ku mund të dështojnë aplikimet. OSHC-të duhet të jenë shumë të vetëdijshme për këto tre faza të rëndësishme dhe mënyrat se si t’i

HAPI 1Kuptoni se si vlerësohen aplikimet për grante të BE-së

65


kapërcejnë këto barriera për të patur shanse për të fituar grantin. Dy nga këto blloqe potencialë pengesash janë direkt të lidhur me administrimin e OSHC-së që bën aplikimin dhe duhet të jetë 100% në kontroll të OSHC-së, dhe i treti lidhet me cilësinë e projekt propozimit, i cili i nënshtrohet konkurencës. Për këtë të fundit flitet në Hapin 2 më poshtë, ndërsa kontrolli administrativ mund të bëhet nëpërmjet listë kontrollit, të paraqitur në Udhëzues. Kështu, çdo OSHC që bën aplikimin për një grant të financuar nga BE-ja përmes Thirrjes përkatëse për Propozime, duhet të bëjë kujdes që t’i përgjigjet me ‘po’ të gjitha pyetjeve që lidhen me të tetëmbëdhjetë çështjet e listë kontrollit (checklist) – shih faqen 102 të Udhëzuesit.

Së dyti, çdo OSHC që bën aplikimin duhet të jetë e vetëdijshme për kriteret e ‘pranueshmërisë’ të Thirrjes për Propozime dhe duhet të sigurohet që aplikimi të kënaqë të GJITHA kriteret. Në themel këto kritere ndahen në tre kategori:

i. OSHC-të që bëjnë aplikimin (dhe partnerët e saj formalë) duhet të plotësojnë kriteret e pranueshmërisë për aplikantët dhe duhet të kenë dokumentacionin e duhur për ta argumentuar këtë (dokumentacioni që kërkohet detajohet në Udhëzimet e Thirrjes për Propozime dhe duhet të jetë në vazhdën e llojit të dokumentacionit që kërkohet në sistemin PADOR. Për më shumë informacion rreth kualifikimit dhe PADOR-it shih Hapin 3 tek Identifikimi i Mundësive për Financime nga BE-ja për Organizatën Tuaj;

ii. Aktivitetet e propozuara nga projekti duhet të zbatohen në një vend (ose vende) që të jetë i kualifikueshëm sipas Udhëzuesit;

iii. lloji i aktiviteteve të propozuara dhe kostot e tyre respektive si veprimtaritë për trajnime, konferenca, krijim i një web-faqeje, botime, realizimi i një vizite studimore, ose instalimi i pajisjeve të reja duhet të përputhet gjithashtu me kriteret e shpjeguara në Udhëzues.

Mësimi i marrë nga OJQ-ja ‘ALFA’ në Novi Sad, SerbiTë gjitha OSHC-të që aplikojnë për grante nga BE-ja duhet të mësojnë t’i kushtojnë vëmendje çdo detaji në aplikim. Ne, për shembull, bëmë një herë bashkë me partnerët njëaplikimicilinaurefuzuasepsedokumentatmbështetëstëfirmosurnganjëriprejpartnerëve nuk ishin në origjinal por të skanuar!

Hartimi aktual i projektit të propozuar – justifikimi i tij, shkrimi i objektivave dhe i qëllimit të projektit, metodologjia e propozuar dhe aktivitetet që do të kryen për të arritur objektivat, si dhe mjetet për të siguruar qëndrueshmërinë e impaktit afatgjatë – është i treti në rradhën e blloqeve të mundshëm të pengesave që OSHC-të duhet të trajtojnë. Përgatitjen më të mirë për këtë OSHC-të mund ta bëjnë duke ndjekur çfarë thuhet në Hapin 2.

66


Një nga seksionet më të rëndësishëm dhe më të dobishëm të Udhëzuesit të Thirrjes për Propozime është seksioni që shpjegon procesin e vlerësimit me pikë të propozimit. Këshillojmë që OSHC-të të ‘testojnë’ draftin e propozimit të tyre duke përdorur Tabelën e Vlerësimit, përpara se të përfundojnë aplikimin e tyre (shih ushtrimin përkatës në Udhëzues). Ideale do të ishte, nëse OSHC-ja do të arrinte të gjente një këshilltar të jashtëm me përvojë në punën me projekte dhe hartimin e tyre, që do ta lexonte aplikimin dhe ta vlerësonte atë duke përdorur Tabelën e Vlerësimit. Ky lloj opinioni do të rriste në mënyrë të konsiderueshme shanset që aplikimi të grumbullonte pikët më të larta të mundshme.

Më poshtë jepet një tip standart i Tabelës të Vlerësimit dhe shpjegimi i ‘pikëve’ që grumbullohen.

Udhëzime për vlerësimin me pikë

Tabela e vlerësimit është e ndarë në seksione dhe nën-seksione. Çdo nënseksioni duhet t’i jepet një pikë midis 1 dhe 5 në përputhje me udhëzimet e mëposhtme:

Pikët Përcaktimi1 shumë dobët2 dobët3 mjaftueshëm4 mirë5 shumë mirë

HAPI 2Testoni draftin e aplikimit kundrejt Tabelës të Vlerësimit (Evaluation Grid)

67


Këto pikë mblidhen për të marrë totalin e pikëve të grumbulluara për seksionin që na intereson. Shumat për sejcilin seksion renditen më pas në seksionin 6 dhe mblidhen së bashku për të marrë totalin e pikëve të propozimit.

Sejcili seksion përmban një kuti për komente. Këto komente duhet të trajtojnë çështjet të cilat mbulohen nga seksioni. Në qoftë se njëri nga vlerësuesit jep pikën 1 (shumë dobët), 2 (dobët) ose 5 (shumë mirë) për një nën-seksion, arsyeja e dhënies së një pike të tillë duhet të shpjegohet në kutinë e komenteve.

TABELA E VLËRËSIMIT

1.Kapacitetifinanciardheoperacional PikëPjesa relevante e Formularit të

Aplikimit1.1 A ka aplikanti dhe partnerët përvojë të mjaftueshme në menaxhimin e

projektit /5 II.4.1 dhe III.1

1.2 A ka aplikanti dhe partnerët ekspertizë të mjaftueshme teknike? (njohuri të thella për çështje që do të trajtohen.) /5 II.4.1 dhe III.1

1.3 A ka aplikanti dhe partnerët kapacitet të mjaftueshëm menaxhimi? (përfshirë personel, pajisje dhe aftësi për të menaxhuar buxhetin për veprimtaritë)

/5 II.4.2 dhe III.1

1.4Akaaplikantiburimefinanciaretëqëndrueshmedhetëmjaftueshme? /5 II.4.2

Totali i pikëve: / 20

Komente:

NB. Në qoftë se totali i pikëve për seksionin 1 është më i ulët se “mjaftueshëm” (12 pikë), propozimi do të eliminohet nga Komiteti i Vlerësimit. Sidoqoftë, tabela e vlerësimit duhet plotësuar (me përjashtim të rastit kur ka thirrje për propozime të kufizuara – restricted calls for proposals).

2. Relevanca PikëPjesa relevante e Formularit të

Aplikimit

2.1 Sa relevant është propozimi për objektivat dhe një apo më shumë prioritete të thirrjes për propozime? Shënim:5pikë(shumëmirë)dotëjepenvetëmnëqoftësepropozimitrajtonnëmënyrëspecifiketëpaktënnjëngaprioritetet. Shënim:5pikë(shumëmirë)dotëjepenvetëmnëqoftësepropozimipërmbanelementëspecifikëmevlerëtështuartëtillësipromovimiibarazisë gjinore dhe i mundësive të barabarta.

/5x2 I.1.6.1

2.2 Sa relevant për nevoja të veçanta dhe shtrëngues i vendit/vendeve target ose rajonit(eve) është propozimi? (duke përfshirë parandalimin e duplikimeve dhe sinergjinë me iniciativa të tjera të BE-së.)

/5 I.1.6.2

2.3Sajanëtëpërkufizuarqartëdhetëzgjedhurnëmënyrëstrategjikeataqëpërfshihen(përfituesitfinalë,grupettarget)?Aikanëtëpërkufizuaraqartë nevojat e tyre, a i trajton propozimi ato siç duhet?

/5x2 I.1.6.3 dhe I.1.6.4

Totali i pikëve: /25Komente:

NB. Në qoftë se totali i pikëve për seksionin 2 është më i ulët se 16, propozimi do të eliminohet nga Komiteti i Vlerësimit. Sidoqoftë, tabela e vlerësimit duhet të plotësohet (me përjashtim të rastit kur ka thirrje për propozime të kufizuara).

.

68


3. Metodologjia PikëPjesa relevante e Formularit të

Aplikimit

3.1 A janë veprimtaritë e propozuara të përshtatshme, praktike dhe konsistente me objektivat dhe rezultatet e pritura? /5 I.1.7dheI.1.8.5

3.2 Sa koherent është konceptimi i përgjithshëm i veprimit? (në veçanti, a reflektonaianalizëneproblematikaveqëtrajtohen,amerrparasyshfaktorët e jashtëm dhe a parashikon një vlerësim?)

/5 I.1.8

3.3 A është i kënaqshëm niveli i përfshirjes dhe i pjesëmarrjes së partnerëve në veprim? Shënim: Në qoftë se nuk ka partnerë pika do të jetë 1.

/5 I.1.7dheI.1.8.5

3.4 A është i qartë dhe i realizueshëm plani i veprimit? /5 I.1.9

3.5Apërmbanpropozimitreguestërezultatevetëveprimitqëtëjenëtëverifikueshëmnëmënyrëobjektive? /5 Korniza logjike

Total i pikëve: /25Komente:

4. Qëndrueshmëria PikëPjesa relevante e Formularit të

Aplikimit4.1 A është i tillë veprimi që të ketë një impakt të prekshëm në grupet që i ka si

target të vetin? /5 I.2.1

4.2Amundtëndodhëqëpropozimitëketëefektetëshumëfishuar?(dukepërfshirëkëtuqëlliminpërshumëfishimindheshtrirjenerezultatevetëveprimit dhe përhapjen e informacionit.) /5

I.2.2 dhe I.2.3

4.3 A janë të qëndrueshëm rezultatet e pritura të veprimit të propozuar:

-financiarisht(sidotëfinancohenveprimtaritëpaspërfundimittëfinancimevetëBE-së?)

- institucionalisht (a do të lejojnë strukturat që veprimtaritë të vazhdojnë të ekzistojnë edhe pas përfundimit të veprimit? A do të ketë një zotërim lokal të rezultateve të veprimit?

- aty ku është e aplikueshme, në nivelin e politikave (cili do të jetë impakti struktural i veprimit – p. sh. a do të çojë ai në gjëra si përmirësimi i legjislacionit, kodeve dhe mënyrës së sjelljes?)

/5 I.2.4


5.Efektivitetiibuxhetitdheikostos PikëPjesa relevante e Formularit të

Aplikimit

5.1Aështëikënaqshëmraportimidiskostossëpërafërtdherezultatevetëpritura? /5 I.3

5.2Ajanëshpenzimetepropozuaratënevojshmepërimplementimineveprimit? /5x2 I.3


69


Është e rëndësishme që OSHC-të të mos harrojnë se procesi i aplikimit për grante të financuara nga BE-ja është një proces konkurues, dhe konkurenca po bëhet gjithnjë e më e fortë në rajonin e Ballkanit Perëndimor dhe Turqi. Kështu, ka rëndësi të dorës së parë që OSHC-të të identifikojnë mënyrat me anë të të cilave propozimet e tyre mund të maksimalizojnë qartazi numrin e pikëve të grumbulluara në vlerësim dhe që do ta bënin Komitetin e Vlerësimit të ishte i interesuar për propozimin. Mos harroni që Komitetit të Vlerësimit mund t’i duhet të lexojë me qindra propozime, prandaj propozimet e prezantuara në mënyrë të thatë e të shkruar dobët nuk do t’i impresionojnë anëtarët e tij.

Ekspertë të ndryshëm në rajon të cilët më parë kanë qenë angazhuar në Komitetet e Vlerësimit kanë sugjeruar ‘këshillat’ e mëposhtme për ta bërë më kompetitiv propozimin tuaj:

� Përdorni një gjuhë të qartë dhe të thjeshtë, dhe sigurohuni që shpjegimet tuaja të jenë të thjeshta për t’u kuptuar dhe logjike. Mos supozoni që Komiteti i Vlerësimit të mund të njohë kontekstin e projektit tuaj, ndaj sigurohuni që çdo pikë reference të jetë e qartë, dhe mos përdorni asnjë zhargon pa shpjeguar se çfarë kuptimi ka;

� mos u bëni shumë ambicioz. Projektet duhen hartuar për të arritur objektiva të realizueshëm në mënyrë të ndjeshme;

� mos kopjoni në mënyrë shabllon projektin e dikujt tjetër, ose projekte të mëparshëm që ju, ose ndonjë organizatë tjetër i ka zbatuar tashmë. Sigurohuni që projekti të sjellë diçka të re dhe me vlerë që i shtohet veprimtarive të tjera;

� mos iu përgjigjni Thirrjeve për Propozime që nuk janë brenda qëllimit të punës së organizatës suaj.Projektidotëfitojëkuraiështënënjëlinjëmemisionineorganizatës;

� tregoni relevancë të fortë për prioritetet e Thirrjeve për Propozime. Edhe në qoftë se prezantoni një propozim të strukturuar mirë dhe shumë novator, ai përsëri mund të refuzohet po qe se tregonrelevancëtëdobëtpërthirrjenspecifike;

� tregohuni realistë. Projektet duhet të trajtojnë nevoja reale të grupeve target. Mos u përpiqni të ekzagjeroni një nevojë në mënyrë që ta përshtatni atë me motivin e projektit tuaj. Shpjegoni qartë dhe saktë nevojat që po trajtoni në projektin tuaj;

� aktivizoni përfituesit e projektit tuaj. Përfshijini ata në procesin e formulimit të projektitsidomos kur identifikoni nevojat. Kjo praktikë do t’ju ndihmonte të identifikonit nevojate vërteta, veprimtaritë më efektive dhe do të siguronte pjesëmarrjen e tyre në fazën e implementimit, e cila vlerësohet në mënyrë të konsiderueshme nga Autoriteti Kontraktues dhepërfituesit.

HAPI 2 Bëhuni konkurues!

70


Më shumë këshilla nga ekspertët:

� vini theksin mbi përvojën tuaj. Përmendni përvojën e mëparshme që keni për veprimtaritë e propozuara. Në qoftë se kjo është hera e parë për ju që ndërmerrni një veprimtari të tillë, shpjegoni me hapa konkretë se si do të menaxhoni aktivitetet në mënyrë që t’i tregoni Shqyrtuesit/Vlerësuesit se si do ta kapërceni mungesën e përvojës dhe nëse mund të vendosni një barazpeshë midis pikave të forta dhe atyre të dobëta nga pikëpamja institucionale;

� përfshini partnerët. Partnerët nuk janë thjesht për të plotësuar kushtet formale të Thirrjeve për Propozime. Ata janë pjesë e këtij procesi për të sjellë përvoja dhe njohuri të ndryshme, ndaj duhet të shtojnë një vlerë substanciale në projektin e propozuar. Shpjegoni se si do të përforcojnë ata veprimtarinë që propozoni dhe si kanë kontribuar tashmë.

� identifikoni me kujdes aktivitetet. Një vlerësues me përvojë mund të thotë nëse projektiështëpropozuarnëmënyrë të tillëqë tëarrijë tëmarrëfinancimpërnjëveprimtari tëcaktuar, siçmund të jetëfinancimi injë festivali ose injëudhëtimistudimor, më tepër se sa arritja e objektivit të propozuar. Ndërthurni aktivitetet tuaja me sejcilën nga nevojat dhe shpjegoni se si do t’i plotësoni ato duke arritur qartë objektivat e projektit. Aktivitetet duhet të shërbejnë si një mënyrë për të arritur synimet e projektit, dhe jo e kundërta;

� kushtojini më shumë vëmendje monitorimit dhe vlerësimit. Tregojini vlerësuesit se tashmëkenimenduardheplanifikuarmjetetqëdotëpërdornipërmonitorimindhevlerësimin gjatë zbatimit të projektit;

� jepni një argument të fortë për qëndrueshmërinë. Tregojini vlerësuesit se keni menduar seriozishtmbi sigurimin e qëndrueshmërisë së projektit tuaj. Jepni njëargument realist dhe bëjeni atë të ndërvarur nga faktorët e jashtëm, por brenda përgjegjësisë dhe kapacitetit tuaj.


71

menaxhimi i një kontrate granti të Be-Së

Në qoftë se një OSHC-je i jepet një grant, e para gjë që duhet të bëjë është t’i rikujtojnë vetes se çfarë është ekzaktësisht granti sipas parimeve dhe procedurave të BE-së. Granti NUK është dhuratë, por një kontribut financiar i kushtëzuar nga një numër çështjesh dhe procedurash. Ky ‘kushtëzim’ i grantit përshkruhet me detaje në Kontratën e Grantit, që është dokument ligjor për sejcilin nga të dy palët, Autoriteti Kontraktues dhe Përfituesi i Grantit, OSHC-ja së cilës i është dhënë granti, kanë rënë dakort dhe kanë nënshkruar. Është thelbësore që OSHC-të, veçanërisht menaxherët e organizatës, të kuptojnë qartë përmbajtjen e dokumentacionit që përmbledh Kontrata e Grantit.Një Kontratë standarte Granti përbëhet nga pjesët e mëposhtme:

� Kushtet e Veçanta (Special Conditions) – të cilat përshkruajnë kontekstin specifik dhe parametrat e Thirrjes për Propozime, duke detajuar kriteret e kualifikimit për koston, kriteret për aktivitetet e pranueshme,kohëzgjatjen dhe vendin ku do të ushtrohet veprimtaria, si dhe informacion mbi të dhënat e kontaktit për të dy palët;

� Aneksi I: Përshkrimi i Projektit (Description of the Action) – projekt propozimi sikurse përshkruhet në Formularin e Aplikimit. Megjithëse nuk mund të bëhen ndryshime të mëdha në Formularin e Aplikimit, Autoriteti Kontraktues përpara nënshkrimit të kontratës mund të negociojë me Aplikantin për të bërë ndryshime të vogla (për shembull, për të marrë parasysh ndonjë ndryshim në kontekst për shkak të kohës që ka kaluar nga data e dorëzimit të aplikimit me datën e dhënies së grantit.);

� Aneksi II: Kushte të Përgjithshme (General Conditions)– kushtet universale të përcaktuara nga BE-ja, e bazuar në PRAG;

� Aneksi III: Buxheti për Projektin (Budget of the Action) – sikurse përfshihet në Aplikim, por mund të modifikohet duke negociuar me Autoritetin Kontraktues përpara nënshkrimit të kontratës. Buxheti është një renditje e të gjitha shpenzimeve të kualifikueshme të lidhura me projektin. Është e rëndësishme të hartohet e t’i bashkangjitet kontratës një buxhet i qartë dhe i thjeshtë për t’u kuptuar, sepse ai ka një impakt të drejtpërdrejtë në zbatimin pa probleme të projektit. Nuk duhet harruar gjithashtu që buxheti është vetëm një vlerësim paraprak i shpenzimeve dhe që pagesa përfundimtare do të varet në outputet e vërteta të projektit dhe shpenzimet e tij të kualifikueshme;

� Aneksi IV: Procedurat e dhënies së kontratës- (Contract-award Procedures); � Aneksi V: Modele standarte të ‘Kërkesës’ për Pagesë dhe Formulari i Identifikimit Financiar

(Request for Payment, Financial Identification Form); � Aneks VI: Model për Raporte (Reports); � Aneks VII: Raport i Verifikimit të Shpenzimeve (Expenditure Verification Report).


HAPI 1 Si të kuptoni kontratën e grantit

72


Duke qenë se marrëveshja për dhënien e grantit merr formën e një ‘kontrate grant’ të detyrueshme, OSHC-ja duhet të jenë e vetëdijshme që ndryshimet në kontratë mund të bëhen vetëm në marrëveshje me Autoritetin Kontraktues. Çdo devijim nga kontrata e grantit jo konform procedurave të duhura, ka shumë mundësi të shpjerë në atë që OSHC-ja të humbasë pjesë të financimit.

Duke qenë se gjithmonë ka një diferencë në kohë midis momentit kur është hartuar projekt propozimi dhe aplikimi për grant dhe kohës kur është nënshkruar kontrata, zakonisht pranohet që projekti të mund të modifikohet lehtë gjatë zbatimit. Në të vërtetë, një menaxhim i mirë i projektit përfshin gjithmonë një shkallë ndryshimesh në menaxhim. Megjithatë, janë disa procedura strikte që duhen ndjekur përpara kryerjes së çdo ndryshimi në projektin e pranuar, dhe kjo është për të siguruar që të zbatohen rregullat e një konkurence të drejtë. Është e qartë se do të ishte e padrejtë të bëheshin ndryshime të mëdha në Formën e Aplikimit të vlerësuar pozitivisht, ndryshime që mund të kishin rezultuar në fillim në një total më të ulët pikësh të dhëna.Llojet e modifikimeve që u bëhen kontratave të grantit kategorizohen zakonisht si ‘ndryshime të vogla’ dhe ‘ndryshime të mëdha’. Detajet për këto lloje ndryshimesh mund të gjenden në PRAG dhe shpesh përsëriten gjithashtu edhe në Manualët e Zbatimit të Grantit që u jepen OSHC-ve fituese.

� Shembuj Ndryshimesh të Vogla:

� ndryshime në aktivitete dhe në buxhet, të cilat nuk prekin qëllimin bazë të projektit; � transferime në zërat e buxhetit që kanë të bëjnë me ndryshime në vlerë 15% ose më

pak përkundrejt vlerës fillestare; � ndryshime në adresë ose numër telefoni të aplikantit; � ndryshime të llogarisë bankare të aplikantit; � ndryshim i menaxherit të projektit ose ekspertëve kyç; � ndryshime në raportet e Burimeve Njerëzore.

� Shembuj Ndryshimesh të Mëdha:

� ndryshime të rëndësishme në veprimtaritë që ndikojnë direkt qëllimin bazë dhe treguesit e projektit;

� transferime në zërat e buxhetit përtej kufijve minimalë të modifikueshëm (15%); � shtim i një zëri të ri në buxhet, ose asnjë shpenzim për një zë në buxhet; � ndryshim i partnerëve në Projekt;


HAPI 2 Menaxhimi i çdo ndryshimi në kontratë

73

� zgjatje e kohës së zbatimit të Kontratës; � ndryshime në statusin ose emrin e përfituesit të grantit.

OSHC-të duhet të diskutojnë me përfaqësues të Autoritetit Kontraktues për të mësuar më tepër rreth pasojave të ndonjë ndryshimi që mund t’u duhet të bëjnë gjatë zbatimit të projektit. Si për ndryshimet e vogla të kontratës së grantit, ashtu edhe për ato të mëdha ka formularë specifikë që duhen plotësuar dhe aprovuar nga të dy palët përpara se ndryshimi të njihet si i vlefshëm.

Përveç detyrimeve ligjore të mishëruara në dokumentat e kontratës së grantit, OSHC-të duhet sigurohen që të gjitha fondet e BE-së janë shpenzuar në përputhje me udhëzimet e BE-së. (Udhëzime Praktike për Procedurat Kontraktuale për Veprimtaritë me Jashtë të BE-së). Përdorimi i fondeve, përveç çdo shpenzimi për rrogat e personelit të projektit mund të jetë i lidhur me prokurimin e mallrave ose shërbimeve. Ka disa procedura strikte për kryerjen e prokurimeve të tillë, ndaj OSHC-të do të duhet të sigurohen, për shembull, që:

a. të përdorin modelet e publikuar në web-faqen e Komisionit, që lidhen me ndihmën e huaj;

b. të sigurohen që koha limit e përcaktuar për marrjen e ofertave dhe të kërkesave për pjesëmarrje të jetë e mjaftueshme që të lejojë një periudhë të arsyeshme dhe të përshtatshme për përgatitjen dhe dorëzimin e ofertave;

c. të bëjë që kërkesat për pjesëmarrje dhe ofertat e deklaruara të kënaqin kërkesat e të vlerësohen dhe renditen nga një Komitet Vlerësimi.

Për OSHC-të mund të jetë shumë e vështirë ndjekja e këtyre procedurave të prokurimit, pasi shpesh ato nuk kanë përvojë në menaxhimin e fondeve publike duke qenë përgjegjës për to, dhe shpesh kanë vështirësi të kuptojnë gjuhën dhe terminologjinë e përdorur në PRAG. Për këtë arsye, këshillohet që OSHC-të të kërkojnë këshilla relevante (nga Autoriteti Kontraktues, nga çdo strukturë që mbështet OJQ-të, nga partnerët e tyre, ose nga individë me përvojë) dhe të hartojnë një ‘Plan Prokurimi’, së bashku me çdo mjet tjetër të menaxhimit të projektit, siç janë Plani i Punës dhe Buxheti (modelet për këtë gjenden në Udhëzues).


HAPI 3 Ndërmarrja e çfarëdo prokurimi

74


Vendet anëtare të BE-së i kërkojnë përfituesve të fondeve të BE-së të njohin qartë burimin e financimit dhe të promovojnë parimet mbi bazën e të cilave ngrihet BE-ja. Për këtë arsye BE-ja ka hartuar një sërë udhëzimesh të thjeshta, por të kuptueshme, mbi Komunikimin dhe Vizibilitetin. Këto përmblidhen në Manualin e Komunikimin dhe të Vizibilitetit për Veprimet e Jashtme të BE-së. Ky manual përmban kërkesa të detyrueshme për të gjithë kontraktorët dhe Partnerët zbatues të lidhur me kontrata dhe marrëveshje financuese, të cilat u referohen atyre në mënyrë specifike, qofshin ato të firmosura nga Bashkimi Europian ose Autoriteti Kontraktues. Mes të tjerash, manuali përmban këshilla dhe instruksione lidhur me:

� identifikimin e audiencës së synuar; � hartimin e një Plani Komunikimi; � modele dhe Elementë Vizualë të Identitetit të

BE-së; � për të kërkuar këshilla nga Delegacionet e KE-së, Departamenti i Komunikimit; � materiale të cilat nuk plotësojnë kërkesat e Vizibilitetit dhe mund të kenë kosto të

konsideruara si të pakualifikueshme!


Panair OSHC-sh në Serbi, 2010

HAPI 4Siguroni zbatimin e rregullave të BE-së mbi ‘Vizibilitetin’

75


Sugjerime praktike nga OSHC eksperte në menaxhimin e projekteve të financuar nga BE-jaGjatë përpilimit të këtij Manuali, autorët kanë marrë pa fund këshilla të mira praktike nga OSHC-të e gjithë Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë. Më poshtë është një përmbledhje e dymbëdhjetë këshillave më të mira marrë nga këto OSHC.

Çfarë të bëni

• formoni një ekip funksional për projektin dhe sigurohuni që anëtarët e ekipit që janë përfshirë në hartimin e tij të përfshihen gjithashtu edhe në zbatimin e tij. Ekipi i projektit duhet të ketë në përbërje edhe një udhëheqës i cili do të jetë përgjegjës për progresin e projektit dhe raportimet përkatëse;

• krijoni dhe ruani një sistem të organizuar administrimi për projektin, dhe kushtojini vëmendje të veçantëmbajtjessëregjistravefinanciarë–mosharroniseduhettëkenifaturatëvlefshmepërtëgjitha shpenzimet e projektit;

• sigurohuni që organizata të ketë para të rrjedhshme tëmjaftueshmepër të filluar projektin dhezbatuar veprimtaritë përpara se të merrni pagesat e grantit, por mos bëni asnjë shpenzim derisa të keni nënshkruar kontratën e grantit;

• lexoni me kujdes dhe në detaje kontratën e grantit;

• mbani të informuar mirë mbi projektin target grupet dhe pjesëmarrësit në aktivitetet e projektit si dhe merrni mendimet e tyre;

• informohuni mirë mbi atë çka ndodh në zonën dhe sektorin tuaj, në mënyrë që ekipi menaxhues i projektit të mund të bëjë në kohë rregullime, në përgjigje të ndonjë ndryshimi në mjedisin e projektit;

• tregohunitëndërgjegjshëmqëkontrataegrantitkanjëkohëzgjatjetëkufizuarndajplanifikonimekujdes zbatimin e veprimtarive duke i dhënë vetes kohë të mjaftueshme, jo vetëm për aktivitetet, por edhe për raportimin.

Çfarë nuk duhet të bëni

• mos prisni deri në mes, apo në fund të projektit për të menduar se si do të vlerësohen arritjet e projektit, por sigurohuni që projekti të ketë një kornizë Monitorimi dhe Vlerësimi të hartuar mirë qysh prejfillimit;

• mos hezitoni të pyesni ndonjëMonitorues të jashtëm të grantit tuaj të financuar nga BE-ja përkëshillë dhe asistencë në zbatimin dhe administrimin e projektit tuaj. Monitoruesit e jashtëm janë të informuarshumëmirëdhezakonishtmeshumëpërvojënëmenaxhimineprojektevetëfinancuarnga BE-ja dhe janë aty për t’ju ndihmuar;

• mos harroni partnerët. Përfshijini ata në çdo fazë të projektit, veçanërisht kur keni nevojë për këshilla mbi menaxhimin e projektit dhe çështjet e raportimit;

• mos prisni deri në minutën e fundit për të bërë raportimin e projektit, por hartoni raporte të shkurtër mbas çdo aktiviteti dhe përdorini ata për të përpiluar raportin formal për Autoritetin Kontraktues. Mbanigjithashtuplotësishttëpërditësuarraportintuajfinanciar,nëmënyrëqëçdoraportveprimtarietë ketë librin e vet të kontabilitetit së bashku me të gjitha faturat e shpenzimeve;

• mos u përpiqni të ndryshoni objektivat ose qëllimin e projektit pasi kjo do të bjerë në kontradiktë me termat dhe kushtet e kontratës së grantit.

76


PërPuthShmëria në monitorimin dhe raPortimin mBi fondet e Be-Së

Gjatë zbatimit të projekteve të mbështetur me grant, OSHC-të duhet të jenë në gjendje të ndërmarrin aspekte specifike të menaxhimit të projektit që kërkohen nga kondicionaliteti i kontratave të grantit të BE-së. Kjo do të thotë se OSHC-të duhet të jenë në gjendje të:

a. menaxhojnë monitorimin dhe administrimin e brendshëm të projektit;

b. lehtësojnë monitorimin e jashtëm të projektit dhe të japin raportet e detyrueshëm të projektit.

Për këtë, duhet të ngrihen sisteme që sigurojnë se gjithçka do të bëhet në konformitet me Kontratën e Grantit dhe PRAG-un si dhe që ka gjithashtu menaxhim të të dhënave, i cili ndihmon të tregojë përparimin apo edhe në arritjen e objektivave të projektit.

Zakonisht gjatë zbatimit të projektit OSHC-së mund t’i bëhen një ose dy vizita monitoruese nga ‘monitorues’ të jashtëm. Këta monitorues pajtohen nga Autoriteti Kontraktues dhe kërkojnë që çdo përfitues i grantit të lehtësojë vizitën e tyre. Përveç kësaj, së bashku me çdo vizitë të rastësishme në terren, Autoriteti Kontraktues do të kërkojë informacion të rregullt monitorimi dhe raporte progresi. Prandaj OSHC-të duhet të jenë të gatshme të japin përgjigje dhe dokumentacion mbështetës për pyetjet e monitoruesve të tilla si:

A janë përdorur procedurat e duhura për vlerën e ofertës?A janë aty pajisjet/materialet?A janë përdorur ato për qëllimin e përcaktuar në fillim?A përputhen numrat serialë më faturën?A i është dhënë BE-së vizibiliteti i duhur?Çfarë do të ndodhë në përfundim të projektit?Kontroll për një listë të pajisjeve.

HAPI 1 Gatishmëria për çdo vizitë monitoruese

TatjanaObradovicngaOJQ‘ALFA’bëntëqartënëkëshillënesajpërOJQ-tëetjeraqëmenaxhojnë grante të BE-së: “kryeni në mënyrë sistematike monitorime të brendshme, përdorini ata për të mësuar, dhe mbani shënim gjithçka që bëni, përfshirë këtu gjithë korresponcencën me donatorët dhe Autoritetin Kontraktues”.

77


Këshillë nga Fondacioni Kosovar i Shoqërisë CivilePërgatitja e raporteve është një procedurë e vështirë dhe kërkon më tepër energji, pikërisht atëherë kur ju keni më pak, në fund të projektit! Raportet duhen dorëzuar në version të qartë e të përmbledhur, që është plotësisht në konformitet me formularin e aplikimit dhe veprimtaritë, përfshirë këtu referencat për kornizën logjike, pasi këto kanë qenëbazatedhëniessëgrantitqyshnëfillim.Mosharroniqëvlerësimipërfundimtardhe rimbursimi i shpenzimeve do të bazohet në evidencat dhe rezultatet e arritura në krahasim me atë çfarë është shkruar në formularin tuaj të aplikimit për grant.

Përveç monitorimit të jashtëm të projekteve të financuara nga BE, OSHC-ve që kanë përfituar një grant u kërkohet të paraqesin me shkrim raporte të rregullt teknikë dhe financiarë, të mbështetur me dokumentacion relevant në origjinal. Ky proces raportimi, i cili zakonisht bëhet çdo gjashtë muaj dhe në fund të projektit, është shpesh i vështirë për OSHC-të. OSHC-ve jo vetëm që u duket e vështirë të hartojnë raporte të tillë, por ato shpesh mezi arrijnë të japin dokumentacionin mbështetës të nevojshëm dhe, për pasojë, nganjëherë dështojnë në marrjen e rimbursimeve të plota për shpenzimet e bëra gjatë zbatimit të projektit. Ndaj, rekomandohet që qysh përpara aplikimit për grant, OSHC-të të vlerësojnë kapacitetet që u duhen për të përmbushur të gjitha përgjegjësitë në raportimin dhe mbajtjen e evidencave. Dhe mbasi merret granti, OSHC-të duhet të marrin masat e duhura për të plotësuar të gjitha kërkesat e tyre për raportim. Fillimisht kjo është detyrë e vështirë për shumë organizata, por, me mbështetjen e plotë të menaxherëve, shpesh mund të ketë përfitime afatgjata në formimin e kapaciteteve.

HAPI 2 Raportimi mbi fondet e BE-së

78


Kërkesat për raportim janë përfshirë me datje në Kontratën e Grantit dhe PRAG, por duke i përmbledhur mund të themi që kapaciteti që kërkohet është për hartimin e të dy raporteve, financiar dhe atij teknik, përmbajtja e të cilëve përfshin:

Përmbajtje treguese e raporteve teknikë të detyrueshëm

Përmbajtje treguese e raporteve financiarë të detyrueshëm

Informacion mbi progresin e veprimtarive;

Informacion mbi rezultatet e Projektit;

Informacion mbi impaktin e Projektit;

Ndjek strukturën e modelit për raportimin.

Përshkrimi i Veprimtarive;

Nëqoftëseështëbërëndonjëmodifikim,duhettëdokumentohetmirëdhejustifikuar!

Përshkrim i detajuar për çfarë ka arritur Projekti;

Niveli i arritjeve për objektivat e vendosur në Projekt;

Mund të përfshijë anekse

Kosto të projektit në një format tabelash të standartizuara;

Kërkohen kopje të dokumentave mbështetës;

Kopje të dokumentacionit për orët e punës;

Kontroll për raportet financiare krahasuar me kontratën dhe dokumentacionin mbështetës:

- Shpenzimetëkualifikueshme

- Konsistencë me aplikimin

- Përdorim i kurseve korrektë të shkëmbimit

- Dokumentacion i duhur mbështetës

- Nuk është përfshirë TVSH-ja

- Devijime të konsiderueshme nga shpenzimeteplanifikuara

Pjesa e fundit e procesit kompleks të menaxhimit të projekteve të financuar nga BE-ja është plotësimi përtej kërkesave të raportimit formal të kontratës së grantit sikurse përshkruhet në Hapin 2 më sipër, dhe identifikimi me saktësi i arritjeve dhe i dështimeve të projektit. Përpiquni dhe vendosni se si kanë dalë ato, dhe dokumentojini të gjitha që në të ardhmen të mund të përfitojë kushdo që është i interesuar.

Monitorimi dhe vlerësimi jo vetëm që mat se sa mirë keni punuar, por gjithashtu ju ndihmon të jeni më efektivë. Vlerësimi ka dy qëllime kryesore.

1) Për mësim dhe zhvillim

Monitorimi dhe vlerësimi i shërbimeve që kryeni do t’ju ndihmojë të përcaktoni sa mirë po punoni në mënyrë që ta bëni edhe më mirë. Kjo ka të bëjë me ngritjen e pyetjeve çfarë ka ndodhur dhe pse – çfarë funksionon dhe çfarë jo. Është e lidhur gjithashtu me përdorimin e vlerësimit për të mësuar më shumë rreth veprimtarive të një organizate, e më pas të përdoren mësimet që janë nxjerrë.

HAPI 2 Përmbledhja e mësimeve të marra

79

2) Për përgjegjësi – për t’u treguar të tjerëve që jeni efektivë

Donatorë (si BE-ja) dhe palë të tjera të interesuara do të duan të dinë nëse një projekt i ka shpenzuar siç duhet paratë e tij apo jo. Donatorët bëjnë presion që t’u jepen prova të suksesit. Shumë projekte duhet t’i përgjigjen këtyre kërkesave në mënyrë që të mbijetojnë.

Nga ana e BE-së, procesi i mbledhjes dhe i akumulimit të informacionit të rëndësishëm si gjatë ashtu edhe mbas zbatimit të projektit, është përmbledhur me kujdes në kolonat e mëposhtme që shihen si ‘monitorim’, ‘vlerësim’ dhe ‘audit’.


Monitorimi dhe shqyrtimi i rregullt Vlerësimi Auditi

Kush?Përgjegjësi për menaxhim të brendshëm – të gjithë nivelet

Zakonisht integron inpute të jashtëm (objektivitet)

Integron inpute të jashtëm

Kur? Në vazhdim

Periodik – në mes të procesit, përfundim, ish-pozicion në vazhdim dhe më tej

Ex- ante (sistem rishqyrtimi), përfundim

Pse?

Kontrollo progresin, ndërmerr veprime korigjuese, përditëso planet

Nxirr rrugës mësime që të jenë të aplikueshëm në programe të tjerë/projekte dhe si një input për rishikimin e politikave Trego përgjegjësi

Jepsiguripëraksionerëtdhe trego përgjegjësi. Jeprekomandimepër përmirësimin e projekteve të tanishëm dhe të ardhshëm

Lidhje me hierarkinë e objektivave të Kornizës Logjike

Inpute, veprimtari, rezultate

Rezultate, qëllim, objektiv i përgjithshëm (dhe lidhje përsëri me relevancën)

Inpute, veprimtari dhe rezultate

OSHC-të duhet të sigurojnë gjithashtu që kanë ngritur sisteme jo vetëm për të mbështetur monitorimin e jashtëm, vlerësimin dhe auditin por edhe për të siguruar që çdo veprimtari monitorimi dhe vlerësimi kontribuon në zhvillimin e vetë organizatës. Shumë shpesh OSHC-të, përdorin dhe punësojnë personel specifik në mënyrë që të zbatojnë projektet, prandaj pas përfundimit të projektit dhe ezaurimit të fondeve organizata e humbet këtë personel, e bashkë me të edhe gjithë përvojën e zbatimit të projektit. OSHC-të duhet të gjejnë një mënyrë për të ruajtur përvojën e projektit të tyre, veçanërisht atë çfarë kanë mësuar rreth përfitimit dhe menaxhimit të financimeve nga BE-ja, gjë e cila në shkëmbim, jo vetëm do t`i ndihmojë ata në në aplikimet e ardhme, por mund ta ndajnë gjithashtu me OSHC të tjera me më pak përvojë.

Udhëzues për Shkrimin dhe Menaxhimin e Projekteve të Financuar nga BE-ja


81


Përdorimi i udhëzueSit

Përmbajtja e UdhëzuesitQëllimi i Udhëzuesit shoqërues të këtij Manuali është që të demonstrojë një sërë mjetesh që mund të përdoren në shumë lloje të ndryshme veprimtarish mësimore për menaxherët dhe personelin e OSHC-ve, trainerët lokalë dhe konsulentët, të cilët janë të interesuar të ndihmojnë OSHC-të për të patur akses e për të menaxhuar fondet e BE-së. Udhëzuesi përmban gjithashtu referenca të bëra në Manual që ofrojnë akses në udhëzime dhe modele që lidhen me aplikimet e BE-së për grante si dhe linke të tjera për informacion të mëtejshëm mbi financimet e BE-së për OSHC-të në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi. Kështu Udhëzuesi është hartuar që të përdoret si nga ata që shkruajnë dhe zbatojnë projektin, ashtu edhe nga kushdo tjetër që planifikon të japë trajnime mbi këtë subjekt.

Udhëzuesi është organizuar sipas mënyrës së mëposhtme. Ai ka gjashtë kapituj që i korrespondojnë gjashtë kapitujve të Pjesës së Dytë të Manualit që janë përdorur për të theksuar momentet më të rëndësishëm në të cilët duhet të përqëndrohen në mënyrë specifike OSHC-të që dëshirojnë të fitojnë e të menaxhojnë financime nga BE-ja.

Këta kapituj janë:

a. identifikimi i mundësive që ka organizata tuaj për të gjetur financime nga BE-ja;b. zhvillimi i partneriteteve efektive për projektet;c. përgatitja e projekt propozimeve të suksesshëm;d. hapat e vlerësimit – udhëzime për përdorim të brendshëm;e. menaxhimi i një Kontrate Granti të BE-së;f. përputhshmëria në monitorimin dhe raportimin mbi fondet e BE-së.

Si të përdoret UdhëzuesiDuhet theksuar se ky udhëzues nuk është një përmbledhje gjithëpërfshirëse e mjeteve që nevojiten për zhvillimin dhe menaxhimin e një projekti të financuar nga BE-ja, por më tepër plotëson dhe është shtesë e atyre mjeteve që tashmë janë lirisht në dispozicion të OSHC-ve. Me fjalë të tjera, ky Udhëzues nuk përsërit shpjegimet e të gjithë mjeteve të publikuar diku tjetër (në mënyrë të veçantë e modeleve formale të publikuar në PRAG-un e KE-së) dhe as është i hartuar të zëvendësojë formatet e kërkuar të Aplikimit të publikuar në Udhëzimet e Thirrjeve për Propozime. Megjithatë, në mënyrë që të maksimalizojnë përfitimet nga ky

82


Manual dhe Udhëzues, lexuesit këshillohen fort që të sigurohen se kanë akses në dokumentat e mëposhtëm të publikuar diku tjetër:

� çdo Udhëzues specifik dhe Formular Aplikimi si dhe Anekse të një Thirrjeje për Propozime të caktuar në të cilën është e interesuar organizata juaj, ose shembuj të rinj të Udhëzuesve të tillë në vendin tuaj (që mund të shkarkohen nga sitet web të listuar sipas vendeve në seksionin 1 të Manualit);

� PRAG (Udhëzues Praktik për Procedurat Kontraktuale për Veprimet me Jashtë të BE-së 2010) si dhe të gjithë Anekset që lidhen me Kontratat e Grantit të cilat gjenden në http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide;

� Udhëzime për Menaxhimin e Ciklit të Projektit të KE-së, të disponueshëm për t’u shkarkuar në gjuhën angleze nga Biblioteka Multimediale e Europa Aid që gjendet në http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia;

� Manual për përdorimin e RODAP-it (PADOR) që mund të gjendet në http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm dhe pastaj shkoni në ‘Work With Us/PADOR’.

Materjalet brenda secilit seksion janë organizuar si më poshtë:

i. Mjete: Shënime Udhëzuese dhe Lista Kontrolli – Këto mund të përdoren nga ata që janë të përfshirë aktivisht në zhvillimin ose zbatimin e një projekti, ose nga ata që drejtojnë veprimtari trajnimi mbi ato çështje ku mjetet mund të riprodhohen si ndihmesa;

ii. Mjete: Ushtrime dhe Modele – këto janë instruksione se si të bëhen ushtrime praktike trajnimi, përfshirë shënimet e çdo studimi ose modelet që mund t’u duhen pjesëmarrësve për të përfunduar ushtrimin, si dhe modele që mund të përdoren për zhvillimin e projektit.

Autori duke drejtuar trajnimin rajonal të TACSO-s mbi Shkrimin & Menaxhimin e Projekteve të BE-së

83


udhëzueS: identifikimi i mundëSive Për financim

Mjete: Shënime Udhëzuese dhe Lista KontrolliMjete: Shënime Udhëzuese mbi domethënien e Granteve të financuar nga BE-ja dhe Kontratave Publike

Grant/Kontrata Publike – disa përkufizimeMë poshtë jepen përshkrime të marra nga portali web i EuropeAid:GranteGrantetjanëkontributetëdrejtpërdrejtafinanciarengabuxhetiiBE-sëosengaFondiiEuropiani Zhvillimit. Ata jepen si donacione për palët e treta që janë të lidhura në veprimtari të jashtme ndihmash. Autoriteti kontraktues jep grante të cilat përdoren për zbatimin e projekteve ose veprimtarive që lidhen me programe të ndihmës së jashtme të BE-së.Grantet ndahen në dy kategori: � grante për projekte: qëllimi i tyre është të arrijnë një objektiv që është pjesë e një programi

të ndihmës së jashtme; � granteoperativë:atofinancojnëshpenzimetoperativetënjëorganitëBE-sëqëpopunonnë

ndihmë të interesit të përgjithshëm europian ose me një objektiv që është pjesë e politikave të BE-së.

Grantetbazohennërimbursimineshpenzimevetëkualifikueshme,mefjalëtëtjera,shpenzimetebëraefektivishtngapërfituesitdheqëkonsiderohensitënevojshmepërrealizimineveprimtarivenëfjalë.Rezultatiiveprimitmbetetpronëepërfituesve.Grantetjanësubjektinjëmarrëveshjejeme shkrim të firmosur nga të dy palët dhe, si rregull i përgjithshëm, kërkon bashkëfinancimngapërfituesi igrantit.Dukeqenësegrantetmbulojnënjëgamëshumëtëndryshmefushash,kushtetspecifikeqëduhettëplotësohen(pranueshmëria,etj.)mundtëvariojnënganjëzonëeveprimtarisë në një tjetër.Ata që synojnë të aplikojnë për një grant duhet të konsultojnë Thirrjet për Propozime.KontratatKur Autoriteti Kontraktues kërkon të blejë një shërbim, mallra ose punë në shkëmbim të pagesës, atëherë nis procedurat e prokurimit. Një procedurë prokurimi çon në lidhjen e një kontrate publike.Ndryshimi midis një kontrate publike dhe një granti është i qartë: në rastin e kontratës, Autoriteti Kontraktues merr produktin ose shërbimin për të cilin ka nevojë në shkëmbim të pagesës; në rastin e një granti, ai bën një kontribut për një projekt të ndërmarrë nga një organizatë e jashtme, ose direkt tek ajo organizatë sepse veprimtaritë e saj kontribuojnë në qëllimet e politikave të Komunitetit.Prokurimet Publike udhëhiqen nga rregulla specifike të cilat variojnë në varësi të natyrës sëkontratës (shërbime, materiale, punime) si dhe pragu.Ata që synojnë të aplikojnë për një kontratë duhet të konsultohen me Njoftime për Prokurimet.Procedurat për grante dhe kontrata në programet relevantë të ndihmës së jashtme të BE-së janë konsoliduar në Udhëzuesin Praktik.

84


Mjeti: Shënime Udhëzuese mbi identifikimin e pikave kritike për OSHC-të në zhvillimin dhe menaxhimin e fondeve të BE-së

ANALIZË E LINJËS KRITIKE

OSHC-të përshtasin planete tyre strategjikë në

mënyrë që të bëhen pjesëe integrimit në BE.

Kuptoni qasjen tek projektidhe natyrën e realizimit të

grantit

Kuptoni Programet e BE-sëdhe prioritetet financuese

nga dokumenta planifikueskyç shumë vjeçarë ose

vjetorë.

Aspekte kyç të Zhvillimittë Projektit:

IDENTIFIKIMI I “PROBLEMIT”DHE PËRDORIMI I

MJETEVE ANALITIKE

ANALIZA E AKTOREVE

KORNIZA LOGJIKE

PRAKTIKA TË MIRA NËMENAXHIMIN E

PROJEKTEVEPërfshirë këtu monitorimi

i brendshëm

VLERËSIMI

Ruajtja e mësimeve tëmarra

Kuptoni Thirrjet përPropozime

Përgatitja e buxhetit &bashkëfinancimit

Të jeni të qartë rrethkritereve të

PRANUESHMËRISË përsa i përket:

Shpenzimeve tëpranueshme të organizatës

Veprimtaritë

Plotësimi i Grantit tëAplikimit

Ndiq udhëzimetMbaj parasysh Rrjetin

e Vlerësimit

Regjistrimi nëPADOR

Menaxhimi i Kontratës sëGrantit:

Përpara se të firmosetkontrata negociohet për

çdo ndryshimModifikime

(të vogla/të mëdha)

Përballja mevonesat kohore

PROKURIMET: duke ndjekurPRAG-un

Monitorim i Jashtëm:

PERPUTHSHMERIA &REZULTATET

BEVIZIBILITETI

RAPORTIMRaportet e përkohshëm dhe finalë të BE-së

(Teknikë & Financiarë)Komunikimi me palët e tjera të interesuara

85


Mjeti: Shënime Udhëzuese mbi burime të marra nga rrjeti me informacion mbi Thirrjet për Propozime

Portali web i Europe Aid

Thirrjet për Propozime janë publikuar në sitin web të EuropeAid dhe gjithashtu ka mundësi, në rastin e vendeve të cilat kanë ‘decentralizuar’ marrëveshjet institucionale, të publikohen në sitet lokale web. (Për shembull, në Kroaci, në sitet web të Agjencisë Qëndrore Kontraktuese dhe të Financave http://www.safu.hr/en/ dhe në Turqi për Njësinë Qëndrore Kontraktuese dhe të Financave http://www.cfcu.gov.tr). Delegacionet e BE-së në çdo vend kanë zakonisht gjithashtu faqe web në gjuhët lokale me informacion rreth Thirrjeve për Propozime. Në sitin web të EuropeAid http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm do t’ju duhet të shkoni në faqen ‘Punoni me ne/Financime: Thirrje për Propozime. Aty mund të përdorni mekanizmin e kërkimit për të gjetur thirrjet e ‘hapura’ për grante për vendin ose rajonin tuaj. Mos harroni qëpërkërkiminqëdobënitëzgjidhnidatatëcilatfillojnëpërThirrjetëpublikuaratëpaktën3muaj më parë.

86

Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara nga BE Udhëzues për Shkrimin dhe Menaxhimin e Projekteve të Financuar nga BE-ja

Mjeti: Shënime Udhëzuese mbi PADOR-in

Regjistrimi në PADOR

Regjistrimi në PADOR kalon përmes 3 fazave:

1. Identifikimi/autentifikimi

1.1. Për të hyrë në PADOR ju duhet një emër përdoruesi (hyrje). Ky emër përdoruesi është unik për çdo person dhe mund të përdoret për të hyrë në databaza të ndryshme në Komisionin Europian.

1.2. Emri i përdoruesit është i lidhur me adresën elektronike të cilën e dhatë në momentin e “Identifikimit”.MesazheqëkanëtëbëjnëmeaksesinnëPADORdotëdërgohenvetëmnëkëtëadresë! Sigurohuni që të mos e harroni këtë adresë e-mail si dhe emrin e përdoruesit për të hyrë në të ardhmen në PADOR!

1.3. Në qoftë se tashmë e keni një emër përdoruesi:

1.3.1.ShkoninëfaqeneparëtëPADOR-itdheklikoninë“YouhaveanECASusename-Jukeni emër përdoruesi ECAS”

1.3.2.Youcanupdate/consultanorganisation-Jumundtëpërditësoni/konsultoninjëorganizatë: vazhdoni tek pika 3.

1.3.3.Youcancreateanorganisation-Jumundtëkrijoninjëorganizatë:vazhdonitekpika 1.4.2.

1.4. You never had a usename - Nuk keni patur kurrë emër përdorusi tek Komisioni Europian:

1.4.1. Shko në faqen e parë të PADOR-it dhe kliko në “You do not have an ECAS usename -JunukkeniemërpërdoruesiECAS”

1.4.2.Fusnitëdhënatqëidentifikojnëorganizatëntuajdhekonfirmoni

1.4.3. Në qoftë se shfaqet një listë organizatash atëherë:

- ose zgjidhni, po qe se është e mundur, atë e cila përputhet me emrin e organizatës, kryesisht është “Lloji 6”

- ose klikoni në “My organisation is not on the list - Organizata ime nuk është në listë”

1.4.4.Konfirmoniregjistrimin

2. Marrja e emrit të përdoruesit dhe e fjalëkalimit ECAS

2.1. Kontrolloni adresën e-mail që dhatëmë parë në faqen e “Identifikimit” për hyrjenPersonale (shih pika 1.4.2.)

2.2.NëllogarinëtuajnëShërbimineAutentifikimittëKomisionitEuropianlexonimesazhinqëka si subjekt Availability (kontrolloni edhe kutinë spam)

2.3. Kliko mbi “this link” në mënyrë që të merrni emrin tuaj të përdoruesit dhe fjalëkalimin

2.4. Shkruani emrin e përdoruesit, krijoni fjalëkalimin tuaj dhe klikoni në “Submit - Prano”

2.5.Vazhdoninëpikën3.2.

87


3.Plotësoni/PërditësoniinformacioninnëfaqetePADOR-itnëmënyrëqëtëmerrniidentifikiminnë Europe Aid

3.1.FilloninëfaqeneparëtëPADOR-itdheklikoninë“JukeniemërpërdoruesiECAS”.Tekfaqjatjetërklikoninë“Judonitëpërditësoni/konsultonillogarinëeorganizatëssuaj”.

3.2. Fusni emrin e përdoruesit (ose adresën e-mail) dhe fjalëkalimin

3.3. Klikoni në emrin e organizatës suaj (të shkruar me shkronja blu)

3.4. Fillimisht plotësoni dhe ruani seksionin “Administrative Data - të Dhëna Administrative”. Mbaskësajdotëaktivizohetseksionii“Profile-Profilit”(opsioninëmenunëkrahunemajtëtëfaqes).

3.5.Klikonimerradhënësecilin“seksionqëduhetplotësuar”(menujanëkrahunemajtëtëfaqes)dheplotësonitëGJITHAfushatedetyrueshmepërt’uplotësuar(tëshkruarameshkronjanë ngjyrë portokalli)

3.6.MeopsioninSIGN-FIRMOS,firmosnitëdhënattuaja(nëmenunënëkrahunemajtëtëfaqes)

3.7.Mbasitëkenifirmosurtëdhënat,dotëshfaqetautomatikishtEuropeAidnësecilënfaqetë PADOR-it, menjëherë nën titullin e faqes.

3.8.MBASITËKENIPËRDITËSUARTËDHËNATTUAJA:FIRMOSNIPËRSËRIpërtëkonfirmuarndryshimet!

Në qoftë se keni harruar fjalëkalimin:

1. Filloni në faqen e parë të PADOR-it dhe klikoni në “You have forgotten your ECAS password - Keni harruar fjalëkalimin ECAS”

2. Klikoni në “Don’t yet have a password - Nuk kam ende një fjalëkalim” ose “Forgot your password - Kam harruar fjalëkalimin”

Domaini për të hyrë në PADOR është gjithmonë “EXTERNAL”

3. Fusni emrin e përdoruesit ose adresën e-mail (që keni dhënë më parë për hyrje Personale në faqene“Identifikimit”(shihpikën1.4.2.)

4. Klikoni në “Request ECAS password - Kërkoj fjalëkalim ECAS”

5.Kontrolloniadresëne-mail(shihnigjithashtuedhekutinëspam)dhevazhdoninëpikën2.4.

88


Mjete: Ushtrime dhe ModeleMjeti: Ushtrime mbi kërkimin e fondeve nga BE-ja

Ky është një ushtrim që mund të realizohet si pjesë e procesit ‘veprim – kërkim’ për OSHC-të, ose si ushtrim praktik në një mjedis trajnimi. Detyra e saktë e ushtrimit duhet përshtatur në varësi me kontekstineOSHC-sëdhe/osetrajnimindheprofilinepjesëmarrësve.Porpërshembull,nëqoftëseushtrimiështëpëranëtarëtëOSHC-vetëmjedisitnështetinXYZ,detyramundtëjetëetrefishtë:

1. mësoni për ndonjë parashikim Thirrjesh për Propozime mbi çështjet e mjedisit në vendin XYZ;

2. mësonipërndonjëparashikimThirrjeshpërPropozimeqësynonOSHC-tëefinancuarangandonjëprogramjo–IPA,përtëcilënrajoniështëikualifikueshëmdheqëmerretmemjedisin;

3. mësonipërndonjëThirrjepërPropozimetëShërbimitrajonaltëShoqërisëCiviletëfinancuarngaIPAicilimundtëjetëmepërfitimpërOSHC-tëemjedisitnështetinXYZ.

Pjesëmarrësit mund të punojnë në grupe me 2 ose 3 vetë duke përdorur një laptop për çdo grup. Kërkimi duhet të zgjasë rreth 20-30 minuta. Mbasi të ketë përfunduar kërkimi dhe secili grup të ketë informacion që mund ta diskutojë me të tjerët, duhet bërë i mundur rikthimi nëpër secilën detyrë, ku grupet e ndryshëm japin informacion rreth detyrës. Mendimet dhe diskutimet do të marrin edhe 20-30 minuta të tjera.

Ushtrimi duhet mbyllur nga menaxheri/trajneri i OSHC-së i cili e orienton diskutimin mbi ‘sa e lehtë ose e vështirë ishte detyra’, ‘si u kapërcye ndonjë vështirësi’, ‘çfarë informacionni shtesë u pa si meinteres’?PërOSHC-tëqëduantëmarrinfinancimengaBE-ja,ky‘veprim-kërkim’duhetbërënë mënyrë të rregullt.

89


udhëzueS: zhvillimi i Partneriteteve efektive Për Projekte

Mjete: Shënime Udhëzuese dhe Lista Kontrolli Mjeti: Shënime Udhëzuese mbi Ciklin e Partneritetit

Cikli i partneritetit

Kuptoni sfidën; mbledhje e informacionit,konsulta me palë të interesuara dhe ofruespotencialë për burime të jashtme; ngritja

e një vizioni të/për partneritet

QËLLIMI 1

Identifikoni partnerët potencialë dhe – nëqoftë se është me vend – siguroni përfshirjen e

tyre, duke i motivuar dhe inkurajuarata për të punuar së bashku

IDENTIFIKIMI 2

Punohet për të forcuar qëndrueshmërinë osebihet dakort për një mbyllje të

përshtatshme

MBËSHTETJA DHENDËRPRERJA E KONTAKTEVE

12

Partnerët ndërtojnë marrëdhëniet e tyretë punës duke u marrë vesh mbi qëllimet,

objektivat dhe parimet bazë që do tëpërforcojnë partneritetin e tyre

NDËRTIMI 3

Ndërtimi i strukturave dhe mekanizmave tëpërshtatshëm për partneritetin në mënyrë që

të arrihet angazhim afatgjatë dhevazhdimësi.

INSTITUCIONALIZIMI 11

Partnerët planifikojnë programin eveprimtarive dhe fillojnë të ravijëzojnë një

projekt koherent

PLANIFIKIMI 4

Rishqyrtimi i partneritetit, programit(eve)ose projektit(eve) nën dritën e përvojës

RISHQYRTIMI 10

Partnerët eksplorojnë strukturën dhemenaxhimin afatmesëm dhe afatgjatë

të partneritetit të tyre.

MENAXHIMI 5

Rishikimi i partneritetit: cili është impakti ipartneritetit mbi organizatat partnere? A është

koha të largohen disa partnerë dhe/osetë bashkohen partnerë të rinj?

RISHIKIMI 9

Partnerët (dhe mbështetës të tjerë)identifikojnë dhe mobilizojnë burimet në

para dhe jo

BURIME 6

Matja dhe raportimi mbi impaktin dheefektivitetin – outputet dhe rezultatet.

A po i arrin partneriteti objektivate tij?

MATJA 8

Mbasi janë gjetur burimet dhe është bërëmarrëveshja mbi detajet e projektit, fillon procesi

i zbatimit – duke punuar mbi një programtë aprovuar më parë dhe (në mënyrë

ideale) për detyra specifike.

ZBATIMI 7

90

Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara nga BE Udhëzues për Shkrimin dhe Menaxhimin e Projekteve të Financuar nga BE-ja

Mjeti: Shënime Udhëzuese mbi kërkimin për partnerë në BE

Organizatat dhe platformat ombrellë të shoqërisë civile të BE-së

NëshumëngavendeteBallkanitPerëndimordhenëTurqikashumërrjetegjeografikëOSHC-shdhemebazësektori,sidhenjënumërOrganizatashOJQMbështetësekombëtare,tëcilatduhet t’i përdorni për të gjetur emra dhe kontakte për partnerë potencialë. Megjithatë, për të identifikuarpartnerëtnëvendetanëtaretëBE-sëdhevendetëtjeramundtëjetëevështirë.Nëqoftë se nuk keni arritur nëpërmjet rrjeteve tuaj lokalë dhe/ose kombëtarë, mund të kërkoni asistencë nga organizatat dhe federata ombrellë për BE-në. Shumë nga këto kanë mandat specifikdheburimepërtëdhënëasistencënëndërtiminerrjeteve,ndajmundtëndihmojnëpër të gjetur lidhje me partnerë potencialë. Disa nga këto organizata janë rreshtuar më poshtë:

ACT FOR EUROPE: Grupi i Kontaktit i Shoqërisë Civile në BE www.act4europe.org

AGE PLATFORM EUROPE: www.age-platform.eu/en

BEUC: Organizata Europiane e Konsumatorëve www.beuc.org

BUSINESSEUROPE: www.businesseurope.eu

CONCORDEEUROPE:KonfederataEuropianeeOJQ-vepërNdihmëdheZhvillim www.concordeurope.org

CULTURE ACTION EUROPE: Platforma Politike për Artet dhe Kulturën www.cultureactioneurope.org

EAPN: Rrjeti Europian Kundër Varfërisë www.eapn.org

ENAR: European Network against Racism www.enar-eu.org

ETUC: Bashkimi i Federatave Europiane të Tregtisë www.etuc.org

EUROPEAN CIVIC FORUM: www.cidem.org

EUROPEAN DISABILITY FORUM: www.edf-feph.org

EUROPEAN YOUTH FORUM: www.youthforum.org

EUROSTEP: Solidariteti Europian për Pjesëmarrje të Barabartë të njerëzve www.eurostep.org

EUROPEAN WOMEN’S LOBBY: www.womenlobby.org

EUROPEAN ENVIRONMENT BUREAU: www.eeb.org

EUROPEAN PUBLIC HEALTH ALLIANCE: www.epha.org

REANTSA: Federata Europiane për Organizatat Kombëtare që Punojnë me të pastrehët www.feantsa.org

PLATFORMASOCIALE:PlatformaeOJQ-veSocialeEuropianewww.socialplatform.org

SOLIDAR:RrjetiEuropianiOJQ-veqëpunojnëpërtëpërmirësuardrejtësinësocialenëEuropëdhe në mbarë botën www.solidar.org

TRIALOG:OJQtëZhvillimitnëEuropëneZgjeruarwww.trialog.or.at

91


Rast studimi për Veprim Partneriteti – ‘Projekti i Shoqatës së Gazetarëve’

Hyrje

Shoqata e gazetarëve të Antalias ështëOJQmebazëanëtarësie që i shërben interesave tëprofesionistëve në industrinë e medias në rajonin jugor të Mesdheut në Turqi. Shoqata ka tre punonjës me kohë të plotë dhe një Bord aktiv. Ajo bën rregullisht trajnime mbi legjislacionin e lidhur me pronarët e medias. Gazetarët lokalë të cilët janë anëtarë të Shoqatës kanë njohuri tëkufizuaratëpraktikavegazetareskebrendaBEsidhepakmundësipërzhvillimprofesional.Kështu,ShoqataaplikoidhefitoinjëgrantbrendaskemëssëDialoguttëShoqërisëCivileBE– Turqi. Aplikimi kërkonte si të detyrueshëm një marrëveshje partneriteti me një organizatë të ngjashmenë një shtet anëtar tëBE-së. Veprimtaritë e projekteve të financuarme granteishin së shumti të lidhur me workshope trajnimi formal, vizita studimore, si dhe prodhimin e një udhëzuesi të ‘praktikave të mira’ për gazetarët, dhe kishte një buxhet 90,000 Euro për një kohë 15mujore.

Zhvillimi i Projektit dhe i Partneritetit

Shoqata ka bërë një vlerësim të nevojave për anëtarët e saj përpara Thirrjes për Propozime dhe kështu pas lajmërimit të Thirrjes ishte e lehtë për Drejtorin e Shoqatës që të punonte me një grup të vogël anëtarësh për të hartuar një kornizë të plotë logjike dhe projekt propozimin. Ky propozim shpallte si qëllim kryesor rritjen e kapaciteteve të anëtarëve individualë në drejtim të aplikimit të praktikave të mira të BE-së në punën e tyre, dhe propozonte që objektivat do të arriheshin nëpërmjet trajnimit formal që do të ofronte Shoqata si dhe vizitave studimore në vendet anëtare të BE-së.

Drafti i propozimit përfundoi 3 javë përpara afatit të fundit për aplikimin dhe Shoqata ia dërgoi atë3organizatavetëngjashtmenëBEtëcilatikishteidentifikuarnëpërmjetinternetit.Draftiu dërgua me e-mail të thjeshtë dhe një mesazh në gjuhën angleze duke i pyetur nëse ishin të interesuar të bëheshin partnerë.

Vetëmnjëraorganizatëupërgjigj.KjoishteOJQ-jaPublica,nganjëqytetivogëlnëjugtëSpanjës.OJQ-jaPublica ishte themeluar10vjetmëparësinjëorganizatëkulturoredheqyshatëherëkishte arritur të siguronte të ardhura nëpërmjet dhënies së trajnimeve të ndryshme në fushën e kulturësdhetëartit.Atakishin5punonjësmekohëtëplotë,përfshirënjëOficerProjekteshiciliishte me përvojë të konsiderueshme në fushën e gazetarisë, dhe drejtonte një sit web informativ metërejadhengjarjekulturore.Organizatakishteqenëpërfshirënë8projektetëfinancuarngaBE-ja.

OJQ-ja Publica firmosi Marrëveshjen e Partneritetit dhe ofroi mbështetjen e nevojshme medokumentacion. 11 muaj mbas dorëzimit të propozimit të tyre, Shoqatës së Gazetarëve të Antalias iu dha granti dhe mbasi kishin mobilizuar Koordinatorin e tyre të Projektit dhe përditësuar planin epunëssëprojektit,atakontaktuanpërsëriOJQ-nëPublica.

Mjete: Ushtrime dhe ModeleMjeti: Ushtrim për të lehtësuar diskutimin mbi procesin e zhvillimit të partneritetit

92


Zbatimi i projektit

Duke qenë se ky ishte granti i parë i BE-së që menaxhonte Shoqata, 4 muajt e parë të punës me projektinishinshumëtëvështirë.Megjithatë,nëmuajinepestë,ShoqataikërkoiOJQ-sëPublicat’i ndihmonte të organizonin një udhëtim studimor në Spanjë si dhe për të prodhuar një udhëzues me praktika të mira. Për të koordinuar këto veprimtari Shoqata në Antalia pranoi formalisht të paguantenjë rrogëmujore (bazuarnë5ditëpunenëmuaj)përnjëkoordinatorspanjollmebazënëOJQ-nëPublica.Kjomarrëveshjeishteplanifikuarnëaplikiminegrantitdhefinalizuarme anë të korrespondencave me e-mail. Megjithatë, nuk ishte përcaktuar një përshkrim i plotë i punës për koordinatorin spanjoll dhe as Terma Reference si për Vizitën Studimore ashtu edhe Udhëzuesin.

Deri në muajin e 11-të të projektit Shoqata Antalia kishte përfunduar të gjitha veprimtaritë e trajnimit,dukepërdorurekspertëteidentifikuarnëTurqi,dhekishtemarrërreth25%tëfaqevetë draftit të Udhëzuesit, por nuk kishte realizuar ende Vizitën Studimore. Kur kishin mbetur vetëmkatërmuajngakontrataegrantit,ishterimbursuarmëpakse50%ebuxhetit.Shoqatanë Antalia ndërpreu rrogën mujore për koordinatorin Spanjoll në muajin e 11-të të projektit (pasi kishte paguar 6 muaj nga totali i buxhetit të 10 muajve), dhe i kërkoi Autoritetit Kontraktues në Turqi nëse mund të ndryshonin Partner...

Pika për diskutim

1. AishteOJQ-jaPublicanjëzgjedhjeemirëpërpartner?

2. Si do ta kishit këshilluar Shoqatën e Gazetarëve të Antalias që të fuqizonte marrëdhëniet evetameOJQ-nëPublicapërparadhegjatëzbatimittëprojektit?

3. Në qoftë se do të ishit Menaxher i Projektit, çfarë do të bënit për të siguruar plotësimin me sukses të projektit në 4 muajt e fundit?


93

Mjet: Model i një Marrëveshje Partneriteti për një Projekt të financuar nga BE-ja

UdhëzimetspecifikepërThirrjetpërPropozimemundtëpërfshijnëmodelespecifikëpërDeklaratate Partneritetit të cilat duhen plotësuar dhe firmosur nga partneri(ët). Është thelbësore që nëaplikim të përdoren modele të tillë, megjithatë, zakonisht, ndërkohë që përcaktohen partneritetet përprojektetefinancuarngaBE-ja,ështëedobishmepërtëgjithëpartnerëtqëtëkuptojnësedot’ukërkohettëfirmosinnjëdeklaratëecilapërmbanparagrafëtëngjashëmmekëtëmëposhtë:

MODEL DEKLARATE PËR PARTNERITET

Partneriteti është një raport substancial midis dy ose më shumë organizatave që përfshin përgjegjësitëpërbashkëtanëndërmarrjeneveprimittëfinancuarnga.......(këtudotëfutetemrii Autoritetit Kontraktues të akredituar në BE që është përgjegjës për Thirrjen për Propozime). Për të siguruar që projekti do të realizohet pa probleme, Autoriteti Kontraktues u kërkon të gjithë partnerëve ta pranojnë këtë duke u marrë vesh mbi parimet e praktikës së mirë të partneritetit të dhëna më poshtë.

1. Të gjithë partnerët duhet të kenë lexuar formularin e aplikimit dhe të kenë kuptuar cili do të jetë roli i tyre në veprimtari përpara dorëzimit të aplikimit tek Autoriteti Kontraktues.

2. Të gjithë partnerët duhet të kenë lexuar kontratën standart të grantit dhe të kenë kuptuar cilat janë detyrimet respektive të tyre në kontratë pas marrjes së grantit. Ata autorizojnë aplikantinkryesortëfirmosëkontratënmeAutoritetinKontraktuesdhetëpërfaqësojëatanëtë gjitha tratativat me Autoritetin Kontraktues në kontekstin e zbatimit të projektit.

3. Aplikanti duhet të konsultohet rregullisht me partnerët e tij dhe t’i mbajë plotësisht të informuar për progresin e projektit.

4. Tëgjithëpartnerëtduhettëmarrinkopjetëraporteve–përshkruesdhefinanciarë–qëidërgohen Autoritetit Kontraktues.

5. Propozimet për ndryshime thelbësore në projekt (p.sh. veprimtaritë, partnerët, etj.) duhen bërë në marrëveshje me partnerët përpara dorëzimit tek Autoriteti Kontraktues. Në rastin kur nuk arrihet dot një marrëveshje e tillë, aplikanti duhet të lajmërojë për këtë Autoritetin Kontraktues kur dorëzon ndryshimet për aprovim.

6. NërastinkurPërfituesinukikazyratqëndrorenëvendinkuzbatohetprojekti,partnerëtduhet të arrijnë një marrëveshje përpara përfundimit të veprimtarisë, për shpërndarjen e barabartë të pajisjeve, automjeteve dhe materjaleve të blera për veprimtarinë me grantin e BE-sëndërpartnerëtlokalëosepërfituesitefundittëprojektit”.

Unë kam lexuar dhe jam dakort me përmbajtjen e propozimit të dorëzuar pranë Autoritetit Kontaktues. Unë marr përsipër t’i bindem parimeve dhe praktikave të partneritetit të mirë.

Emri: ........................................................................................................................................

Organizata: ..............................................................................................................................

Pozicioni: .................................................................................................................................

Firma: ......................................................................................................................................

Data dhe Vendi: ......................................................................................................................


94


udhëzueS: Përgatitja e një Projekt ProPozimi të SukSeSShëm


Mjete: Shënime Udhëzuese dhe ListaMjeti: Shënime Udhëzuese për të kuptuar ciklin e projektit

MENAXHIMI I CIKLIT TË PROJEKTIT (PCM)

Cikli i Projektit ndjek një rend ose model sipas të cilit planifikohendhe realizohenprojektet.Ciklifillonmenjëidedhendihmonplanifikuesittë zhvillojnë idenë e tyre në një plan pune i cili mund të zbatohet dhe vlerësohet.

Cikli i projektit ka gjashtë faza:

� Planifikimi: analiza e situatës në nivel kombëtar, lokal dhe nivel sektori. OSHC-të duhet të rishqyrtojnë Planin e tyre Strategjike e të kërkojnë të gjejnë sinergji me dokumentat e programimit të BE-së dhe Qeverisë kombëtare. Në këtë mënyrëmundtëidentifikohenmundësitëpërfinancimepër1-3viteteardhshëm;

� Identifikimi: formulimi i idesë fillestaretë projektit dhe hartimi i projektit duke trajtuar aspektet teknike dhe operacionale;

� Formulimi: projekt propozimi formatohet sipas një modeli të përshtatshëm për t`iu prezantuar financuesve potencialë.NërastinefinancimevetëBE-së,kamundësiqëaitëbëhetnëformatineFormularittëAplikimit për Grant;

� Financimi:sigurimiiburimevefinanciare,qëmundtëjetëmarrjadhelidhjaekontratëspërgranttëfinancuarngaBE-ja;

� Zbatimi dhe Monitorimi: zbatimi i veprimtarive të projektit me kontrolle në vazhdim mbi progresin dhe reagime;

� Vlerësimi: rishikimi periodik i projektit me mendime për ciklin e projektit tjetër.

Cikli përfaqëson një proces të vazhdueshëm në të cilin çdo fazë shërben si themel për fazën tjetër. Në çdo fazë ka vendimmarrje.

95


Ilustrim: Cikli i Projektit

Planifikimi

Identifikimi

Formulimi

Financimi

Zbatimi

Vlerësimi

96


Mjeti: Shënime Udhëzuese se si mund të përdoret `pema problemit` për analizën e problemit.

PEMA E PROBLEMIT: Shembulli i Ndotjes së LumitAnalizë e problemit – ndotja e lumit

Zënia e peshkut dhetë ardhurat e familjeve

peshkatare në rënie

Ekosistemi i zonave pranëlumenjve në rrezik serioz,

përfshirë rënien e rezervavetë peshkut

Rritje në numër e sëmundjevepër shkak të ujit, sidomos mes

familjeve të varfra dhe përmoshat nën 5 vjeç

Cilësia e ujit të lumit popërkeqësohet

Shumica e banesave dhefabrikave shkarkojnë ujrat

e zeza direkt në lumë

Nivele të larta të mbeturinavetë ngurta që hidhen në lumë

Ujrat e zeza që trajtohen nëfabrika nuk i arrijnë

standartet mjedisore

Ndotësit janë tëpakontrolluar

Popullsia nuk ështëndërgjegjsuar për

rrezikun e akumulimittë mbeturinave

Normat ligjoreekzistuese janë të

pamjaftueshme për tëparandaluarshkarkimet e

drejtpërdrejta tëujrave të zeza.

40% e banesave dhe20% e bizneseve janëtë palidhur me rrjetine përpunimit të ujrave

të zeza

Agjencia për Mbrojtjene Mjedisit është jo

efektive dhe erreshtuar ngushtë

me interesat eindustrisë

Nuk ka informim tëpublikut/programetë disponueshëm

për edukim

Ndotja e mjedisit kaqenë një prioritet i ulët

politikNivele të pamjaftueshëm të investimeve

kapitale dhe planifikim i dobët biznesi ngaQeverisja Lokale

* Marrë nga Udhëzime për Menaxhimin e Ciklit të projektit të KE-së, Mars 2004

97


PEMA E OBJEKTIVIT: Shembulli i Ndotjes së LumitPema e objektivit – ndotja e lumit

Zënia e peshkut dhe tëardhurat e familjeve

peshkatare janë stabilizuarose rritur

Rreziku për ekosisteminpërreth lumenjve është

reduktuar, dhe rezervat epeshkut janë rritur

Janë ulur rastet e sëmundjevepër shkak të ujit, sidomos mes

familjeve të varfra dhe ndërfëmijët nën 5 vjeç

Cilësia e ujit të lumit ështëpërmirësuar

Numri i banesave dhefabrikave që shkarkojnë

ujrat e zeza direkt nëlumë është ulur

Sasia e mbetjeve të ngurta tëhedhura në lumë është ulur

Trajtimi i ujrave të zezaështë në standartet

mjedisore

Ndotësit kontrollohennë mënyrë efektive

Popullsia është më endërgjegjshme për

rrezikun e akumulimittë mbetjeve

Vendosen norma tëreja ligjore të cilat

janë më efektive nëparandalimin e

shkarkimeve direktnë lumë të ujrave

të zeza

Rritje në përqindje ebanesave dhe

bizneseve të lidhurme rrjetin e trajtimit

të ujrave të shkarkimit

Agjencia e Mrojtjes sëMjedisit është efektive

dhe më epërgjegjshme kundrejtnjë game më të gjerëinteresash të palëve

të interesuara

Informacion përpublikun/programeedukativë të ngritur

Menaxhimit të ndotjessë mjedisit i ështëdhënë një prioritetmë i lartë politik

Është përmirësuarplanifikimi i biznesit në

Qeverisjen Lokale,përfshirë mekanizmat

e rekuperimit tëshpenzimeve

Rritje einvestimeve

kapitale

98


Mjeti: Shënime Udhëzuese mbi një fragment të një shembulli të Kornizës Logjike

Përshkrimi i projektit Treguesit Mjetet e verifikimit Supozime

Objektivi i përgjithshëmTë kontribuojë në përmirësimin e shëndetit të familjeve, në veçanti për moshat nën5vjeç,dhetëpërmirësojë shëndetin e përgjithshëm të ekosistemit përreth lumenjve

- Është ulur me 50%derinë2008sëmundshmëria për shkak të ujit, infeksionet e lëkurës dhe çrregullimet e gjakut të shkaktuara nga metalet e rëndë, sidomos mes familjeve të varfra që jetojnë përgjatë lumenjve

- Regjistrat e spitalit publik dhe të klinikave, përfshirë maternitetin dhe të dhënat për shëndetin e fëmijëve të mbledhura nga grupe të lëvizshëm të MCH-së. Rezultatet janë përmbledhur në një raport Vjetor Shtetëror të Mjedisit nga EPA.

QëllimiPërmirësimi i cilësisë së ujit të lumenjve

- Përqëndrimi i metaleve të rëndë (Pb, Cd, Hg) dhe kanalizimet e papërpunuara; reduktuarme25%(krahasuar me nivelet në vitin 2003) dhe kënaqin standartet e vendosur nga kontrolli kombëtar i shëndetit/ndotjes në fund të vitit 2007

- Vëzhgimet javore të cilësisë së ujit të bëra së bashku nga Agjencia e Mbrojtjes së Mjedisit dhe Autoriteti i Lumenjve, që raportojnë çdo muaj tek Ministria Lokale Qeveritare e Mjedisit (Kryesuese e Komitetit Drejtues)

- Fushata publike e ndërgjegjsimit e drejtuar nga Qeverisja Lokale ka impakt pozitiv në sanitarizimin familjar dhe praktikat e higjenës- Kooperativat e peshkimit janë efektive nëkufizimetqëikanëvënë anëtarëve të tyre për shfrytëzimin e peshkut në zonat e ‘rritjes’

Rezultati 1Është reduktuar vëllimi i ujrave të zeza që shkarkohet direkt në sistemin e lumenjve nga banesat dhe fabrikat

-Nëvitin2006,70%eujrave që shkarkojnë fabrikatdhe80%e ujrave të zeza që prodhojnë banesat përpunohet

- Analiza vjetore të kampioneve të marra nga banesat dhe fabrikat të bëra nga bashkitë midis viteve 2003 dhe 2006

- Rrjedha e lumenjve e ruajtur mbi X mega litra për sekondë për të paktën 8 muaj në vit- Cilësia e ujit në rrjedhën e sipërme mbetet e qëndrueshme

Rezultati 2Janëpërcaktuardhebërë të detyrueshëm standartet e trajtimit të ujrave të zeza

- Ujrat e shkarkuar nga 4 impjante ekzistues të trajtimit plotësojnë standartet e cilësisë së EPA-s (për metalet e rëndë dhe përmbajtjen e kanalizimeve) në vitin 2005

- Auditet e EPA-s (duke përdorur metoda auditi sipas standarteve të rishikuar dhe të përmirësuar), të kryer çdo tremujor dhe raportuar tek Komiteti Drejtues i Projektit

- EPA është e suksesshme në reduktimin e niveleve të shkarkimit të mbetjeve solide nga fabrikat nga X në X ton në vit.

Etj.

Ky fragment është marrë nga një shembull kornize logjike të përfshirë në Udhëzimet e PCM-së të KE-së të vitit 2004. Mund të krahasohet me shembullin e kornizës logjike në Pjesën 2 të këtij Manuali dhe me analizën e problemit që ilustrohet me anë të mjeteve të mësipërme.


99

Mjeti: Shënime Udhëzuese mbi kryerjen e analizës së aktorëve

ANALIZA E AKTORËVE

Çfarë është Analiza e aktorëve?

Analizaeaktorëvetëinteresuarështëidentifikimiipalëvekyçtëinteresuarapërprojektin,vlerësimii interesave të tyre dhe e mënyrave me të cilat këto interesa ndikojnë si rrezik për projektin apo në realizueshmërinë e tij. Ajo është e lidhur me vlerësime institucionale dhe analiza sociale, ravijëzimin e informacionit të marrë nga këto qasje, por gjithashtu duke kontribuar në kombinimin e të dhënave të tilla në një kornizë të vetme. Analiza e aktorëve të interesuar kontribuon në hartimin e projektit dhendihmonnëidentifikimineformavetëpërshtatshmepërpjesëmarrjenepalëvetëinteresuara.PërkufizimeAktorët e interesuar janë individë, grupe ose institucione që kanë interesa në një projekt ose program Palëprimaretëinteresuarajanëatoqënëfundtëfunditjanëtëprekura,qoftëpozitivisht(përfituesit)qoftë negativisht (për shembull njerëzit e shpërngulur kundër dëshirës së tyre). Ky përkufizim ipalëvetëinteresuarapërfshinsifituesitashtuedhehumbësit,egjithashtuataqëpërfshihenosepërjashtohen nga proceset e vendimmarrjes. Palë kyç të interesuara janë ato të cilat mund ndikojnë në mënyrë të konsiderueshme, ose që janë të rëndësishme në suksesin e një projekti.

Koordinatori i vlerësimit, në një qasje pjesëmarrëse tek vlerësimi i programit, shpesh nga jashtë programit ose organizatës, punon në partneritet me aktorët e interesuar të programit në të gjitha fazat e procesit të vlerësimit. Aktorët e interesuar në program janë ata individë të cilët kanë interes në rezultatet e vlerësimit. Ata janë persona të cilët më vonë do të marrin vendime dhe do të përdorin informacionin e gjeneruar nga vlerësimi.

Përse duhet bërë një analizë e aktorëve të interesuar?Planifikuesvetëvlerësimitdot’uduhetnëçdoinstancëtëvendosinsecilëtjanëpalëtepërshtatshmetë interesuara dhe në çfarë shtrirjeje duhen përfshirë disa prej tyre ose të gjithë ata. Nuk është e thënë të jetë për mirë përfshirja e një numri të madh njerëzish në vend të një numri më të vogël. Gjithashtu, ka rëndësi të kujtojmë se jo të gjitha palët do të jenë të interesuara ose në gjendje të marrin pjesë në këtë ushtrim që kërkon kohë.Roli i aktoëve të interesuar në një qasje pjesëmarrëse është që të ndajnë me njëri tjetrin ekperiencat e tyre në punës me programe, të marrin pjesë në mbledhjen e informacionit shtesë rreth zbatimit të programit, të punojnë me ekipin vlerësues për të analizuar si të dhënat e mbledhura ashtu edhe eksperiencat e përshkruara; si dhe të formulojnë konkluzionet rreth strategjisë së programit dhe rezultateve.Analiza e aktorëve të interesuar ndihmon në vlerësimin e një projekti dhe të mjedisit të tij, si dhe informon pozicionin negociues të zbatuesve të projektit. Ai mund të:

� të nxjerrë interesat e aktorëve të interesuar në raport me problemet të cilat po kërkon të trajtojë projekti(nëfazëneidentifikimit)oseqëllimineprojektit(mbasitëketëfilluar);

� identifikojëkonflikteteinteresavemidisaktorëvetëinteresuarnënjëfazëtëhershme; � ndihmojë në identifikimmin e marrëdhënieve midis aktorëve të interesuar të cilat mund të

forcohen më tej ose të arrijnë një koalicion; � ndihmon në përcaktimin e një lloji të përshtatshëm pjesëmarrjeje të aktorëve të ndryshme të

interesuar, në fazat pasuese të ciklit të projektit.Kur duhet bërë ajo?

Analizaeaktorëveduhetbërëgjithmonënëfillimtënjëprojekti,qoftëajoedhenjëlistëeshkurtëreaktorëve dhe e interesave të tyre. Një listë e tillë mund të përdoret për të ngritur supozimet kryesore që nevojiten po qe se projekti do të ketë shanse për sukses, si dhe disa nga rreziqet kryesore.


100


Mjetet: Ushtrime dhe ModeleMjeti: Model për t’u përdorur në analizën e problemit

MODEL: ZHVILLIMI I PEMËS SË PROBLEMIT

PASOJA

SHKAKU

PROBLEMI KRYESOR

101

Mjeti: Model për t’u përdorur në analizën e aktorëve

Aktorët Interesat e tyre Informacioni që nevojitet Fuqia në vendimmarrje

Bëni këtu një listë të të gjithë aktorëve të interesuar

Bëni një përmbledhje të interesave të aktorëve në projekt – si pozitive ashtu edhe negative

Merrni shënim se çfarë informacioni kërkon secili nga aktorët e interesuar dhe në cilën fazë të projektit

Cili është autoriteti ose influenca që kanë aktorlët e interesuar mbi çdo aspekt të projektit


102


udhëzueS: haPat e vlerëSimit

Mjetet: Shënime Udhëzuese dhe ListaMjeti: Lista e kotrollit që siguron se aplikimi për grant përmbush kërkesat e nevojshme administrative

PËRPARA SE TË DËRGONI PROPOZIMIN TUAJ, JU LUTEMI KONTROLLONI QË SECILI NGA KOMPONENTËT E MËPOSHTËM ËSHTË I PLOTË DHE NË PËRPUTHJE ME KRITERET E MËPOSHTËM:

1. Është përdorur formulari i duhur i aplikimit për grant, i publikuar për këtë thirrje për propozime

2.Deklarataeaplikantitështëplotësuardhefirmosur

3. Propozimi është i shtypur dhe në anglisht (ose në gjuhë të përshtatshme)

4. Është përfshirë origjinali dhe dy kopje

5.Ështëfuturnjëversionelektronikipropozimit(CD-Rom)6.Secilingapartnerëtkaplotësuardhefirmosurnjëdeklaratëpartneritetidhedeklaratatjanëfuturnë

dokumentacion7. Buxheti është parashtruar në formatin e kërkuar, është shprehur në € dhe bashkëngjitur

8. Është plotësuar dhe bashkëngjitur korniza logjike

9. Në qoftë se është e aplikueshme, është plotësuar Përmbledhja Konceptuale e Projektit, është jo më e gjatë se maksimumi i numrit të faqeve të kërkuara dhe është printuar me fontin Arial 10.

10.Provizionipërrezervatepaparashikuaranukështëmëilartëse5%enëntotalittëshpenzimevedirekt të pranueshme të Projektit (Zëri 7 i Buxhetit)

11.Shpenzimetadministrativenukjanëmëtëlartase7%etotalittëshpenzimevedirekttëpranueshme të Projektit (Zëri 9 i Buxhetit)

12. Pajisjet dhe materialet nuk e kalojnë përqindjen e këshilluar të totalit të shpenzimeve të pranueshme

13.JanëfuturCV-tëekoordinatorittëprojektitdhetëpersonelittjetërkyçpërprojektin,duketreguarpozicionin ose rolin e tyre në projekt në formatin e BE-së.

PJESA 2 (PRANUESHMËRIA)

14. Kohëzgjatja e projektit është e njëjtë ose më e shkurtër sesa maksimumi i i numrit të lejuar muajve

15.Kohëzgjatjaeprojektitështëenjëjtëosemëegjatëseminimumiilejuarinumrittëmuajve

16. Kontributi i kërkuar është i barabartë ose më i lartë se sa xxx.000 EURO (minimumi i lejuar)

17. Kontributi i kërkuar është i njëjtë ose më i ulët se sa xxx.000 EURO (maksimumi i lejuar)

18. Kontributi i kërkuar është i barabartë ose më i lartë se sa minimumi i përqindjes së kërkuar për totalin e shpenzimeve të pranueshme

103


Mjeti: Shënime udhëzuese mbi mënyrën e vlerësimit të aplikimeve për grant

Ky është shembull i një tabele të përgjithshme vlerësimi. Pikët në kolonën e krahut të djathtë janë vetëm dëshmuese. Për vlerësimin e vërtetë për çdo Thirrje për Propozime, ju lutemi shihni Tabelën Vlerësuese përkatëse të publikuar që përfshihet në Udhëzimet për Aplikantët e Grantit.

TABELA E VLERËSIMIT:

Seksioni Pikët maksimale

1. Kapaciteti financiar dhe operacional1 20

1.1 A ka aplikanti dhe, në qoftë se është e aplikueshme, partnerët, përvojë të mjaftueshme në menaxhimin e projektit? 5

1.2 A ka aplikanti dhe, në qoftë se është e aplikueshme, partnerët, ekspertizë teknike të mjaftueshme? (njohuri të shquara për problemet që trajtohen.) 5

1.3 A ka aplikanti dhe, në qoftë se është e aplikueshme, partnerët, kapacitet menaxhues të mjaftueshëm (përfshirë staf, pajisje dhe aftësi për të menaxhuar buxhetin për veprimtaritë)?

5

1.4Akaaplikantiburimetëqëndrueshmeetëmjaftueshmefinanciare? 5

2. Relevanca2 25

2.1 Sa relevant është propozimi për objektivat dhe një ose më shumë nga prioritetet e thirrjes për propozime? Shënim:5pikë(shumëmirë)dotëjepenvetëmnëqoftësepropozimitrajtonnëmënyrëspecifiketëpaktënnjërinngaprioritetet. Shënim:5pikë(shumëmirë)dotëjepenvetëmnëqoftësepropozimipërmbanelementëspecifikëmevlerëtështuartëtillësipromovimiibarazisëgjinoredhemundësive të barabarta…

5

2.2Sarelevantpërnevojatspecifikedheshtrënguespërvendin/vendettargetoserajonin(net) është propozimi? (Duke përfshirë sinergjinë me iniciativa të tjera të KE-së dhe shmangien e dublikimit.)

5

2.3 Sa qartë janë përcaktuar dhe a janë zgjedhur në mënyrë strategjike ata që përfshihen(përfituesitfinalë,grupettarget)?Ajanëpërcaktuarqartënevojatetyredhe a i trajton siç duhet propozimi ato? A trajton aplikimi nevojat e grupeve target në të gjithë vendet e përfshirë në projekt?

5

2.4 A përfshin propozimi një bashkëpunim gjenuin ndërkombëtar (të paktën një nga këta të mëposhtëm: zhvillim i përbashkët, personel i përbashkët, zbatim i përbashkët,financimipërbashkët)? Propozimet që kanë më shumë se një nga këto forma bashkëpunimi dhe partneritet bindës ndërkombëtar (zhvillim i përbashkët, personel i përbashkët dhe zbatim i përbashkët) do të marrin pikë më të larta.

5

2.5Akamundësiqëveprimtaritëepropozuaratëkenënjëpërfitimtëqartëndërkombëtar? 5

1 Në qoftë se totali i mesatares së pikëve është më pak se 20 për seksionin 2, aplikimi do të refuzohet. 2 Nëse totali i mesatares është më pak se 20 pikë për seksionin 2, aplikimi do të refuzohet.

104


3. Metodologjia 25

3.1 A janë të përshtatshme veprimtaritë e propozuara, praktike dhe konsistente me objektivat dhe rezultatet e pritura? 5

3.2Sakoherentështëhartimiipërgjithshëmiprojektit?(nëveçanti,areflektonaianalizën e problemeve të trajtuar, a merr parasysh faktorët e jashtëm dhe a parashikon një vlerësim?)

5

3.3 Sa i kënaqshëm është niveli i përfshirjes dhe i pjesëmarrjes në projekt të partnerëve dhe/ose i palëve të tjera të interesuara? 5

3.4 A është plani i veprimit i qartë dhe i realizueshëm? 5

3.5Apërmbanpropozimitreguestëverifikueshëmobjektivishtpërrezultatineprojektit? 5

4. Qëndrueshmëria 15

4.1 A ka të ngjarë që projekti të ketë impakt të prekshëm në grupet target të tij? 54.2Akatëngjarëqëpropozimitëketëefektetëshumëfishtë?(dukepërfshirë

këtu qëllimin për përsëritje dhe zgjatje të rezultatit të projektit dhe përhapje të informacionit.)

5

4.3 A janë rezultatet e pritur të veprimtarisë së propozuar të qëndrueshëm: -financiarisht(sidotëfinancohenveprimtaritëpaspërfundimittëfondeve?) - institucionalisht (a do të lejojnë strukturat që veprimtaritë të vazhdojnë edhe në përfundim të projektit? A do të ketë një “pronësi” lokale të rezultateve të veprimtarive? - në nivelin e politikave (aty ku është e aplikueshme) (cili do të jetë impakti strukturor i projektit, p.sh. a do të çojë ai në përmirësimin e legjislacionit, kodeve të sjelljes, metodave, etj?) - për mjedisin (a do të ketë projekti një impakt negativ/pozitiv tek mjedisi?)

5

5. Buxheti dhe efektiviteti i shpenzimeve 15

5.1Aështëikënaqshëmraportimidisshpenzimevetëparashikuaradherezultatevetëpritura? 5

5.2Ajanëshpenzimetepropozuaratënevojshmepërzbatimineprojektit? 5x2

Shuma për maksimumin e pikëve 100

105


Mjete: Ushtrime dhe ModeleMjeti: Ushtrim për të vlerësuar draftin e një aplikimi për grant

USHTRIM: Një vlerësim i ‘Simuluar’

Në qoftë se po drejtoni hartimin e draftit të një aplikimi për grant për një OSHC, rekomandohet fort që mbasi të keni përfunduar draftin e parë të ftoni një ekspert të jashtëm (do të ishte ideale që ky të ishte konsulent vullnetar ose anëtar i një organizate me përvojë në zhvillimin e projekteve por i cili të mos ketë patur input në draftin e aplikimit) për të bërë një vlerësim ‘të simuluar’. Kjo nënkupton vlerësimin me pikë të formularit draft të aplikimit duke përdorur Rrjetin e Vlerësimit të publikuar dhe të nënvizuar aty ku propozimet e kanë më të vështirë të arrijnë maksimumin e pikëve.

Në qoftë se po drejtoni një program trajnimi në formën e një ‘workshopi’ dhe keni kohë të mjaftueshme si dhe burime të tjera, mund të jetë shumë e dobishme të bëni këtë ushtrim. Megjithatë, kini parasysh që ushtrimi kërkon përgatitje të kujdesshme dhe mjaft kohë për tu kryer.

JepunipjesëmarrësvenjëFormularAplikimipërGranttëplotësuar(qoftëaiishpikurosekopjeenjëAplikimi të vërtetë – por mos harroni që për të përdorur si mjet trajnimi këtë të fundit duhet të keni lejeneatijqëkabërëAplikimin),UdhëzimetrelevantetëAplikimitsidheRrjetinVlerësues.Jepunipjesëmarrësve kohë të mjaftueshme për të lexuar si Udhëzimet ashtu edhe Formularin e Aplikimit (mëshumëse20minuta).Mëpasndajiniaplikantëtnë5grupedhekërkojinisecilitgrupqëtë‘vlerësojë’ një pjesë të veçantë të Aplikimit. Njëri grup duhet të vlerësojë Kapacitetin Financiar/Operacional,njëriRelevancën,njëriMetodologjinëekështumerradhë.Jepunipjesëmarrësve20minuta kohë për të diskutuar dhe vlerësuar me pikë pjesën e tyre të Aplikimit dhe të shënojnë komentet. Më pas në seancë plenare secili grup duhet të japë pikët e veta dhe komentet mbi Aplikimin. Ky diskutim plenar do të marrë të paktën 30 minuta.

106


udhëzueS: menaxhimi i një kontrate grant të Be-Së

Mjete: Shënime Udhëzuese dhe Lista KontrolliMjeti: Udhëzime lidhur me modifikimet e kontratave për grant

Parimet Themelore Udhëzuese për Modifikimet e Kontratës për Grant

Përfituesit e Grantit duhet të përpiqen të zbatojnë projektin ashtu sikurse ishte planifikuar.Megjithatë mund të dalin situata ku të jetë e nevojshme të bëhen disa ndryshime në veprimtari ose buxhet, apo të zëvendësohet personeli i projektit ose konsulentët. Në situata të tilla, PërfituesiteGrantitmundtëaplikojnëpërnjëndryshimnëkontratë.

Procedurat për ndryshim të kontratës së grantit janë të ndara në dy grupe në varësi të llojit të ndryshimit që duhet bërë. Ndryshime të vogla në kontratë mund të zbatohen edhe pa marrë më parë pëlqimin e Autoritetit Kontraktues, por më pas duhen lajmëruar. Ndryshime të mëdha nëkontratëkërkojnënjëShtojcë formalenëkontratëeciladuhetfirmosurpërparazbatimit.Në rastin e ndryshimeve të mëdha të Kontratës, duhet përgatitur një Shtojcë dhe aprovuar nga Autoriteti Kontraktues përpara bërjes së ndryshimit.

Zakonisht zbatohen parimet e përgjithshme të mëposhtme:

� përpraniminekërkesëssëPërfituesit tëGrantitpërndryshimenëkontratë,Përfituesi iGrantit duhet të provojë kërkesën e tij tek Autoriteti Kontraktues. Autoriteti Kontraktues egzaminon arsyet e dhëna dhe refuzon kërkesa të cilat kanë pak ose aspak prova.

� Ndryshimet nuk duhet të kenë si qëllim ose efekti i bërjes së ndryshimeve të tilla në kontratë të mos jetë i tillë që të ndryshojë objektivat e projektit ose të ishte në kundërshtim me trajtimin e njëjtë të aplikantëve.

� Kontratat për grant mund të ndryshohen vetëm brenda kohëzgjatjes së kontratës, ndryshimet nuk mund të bëhen në mënyrë retroaktive.

� Shuma maksimale e parave të grantit nuk mund të rritet.

� Çdo ndryshim që zgjat periudhën e performancës së kontratës duhet të jetë e tillë qëzbatimi i pagesave të fundit të mund të bëhet përpara skadimit të afatit të ‘Vendimit të Financimit’ që drejton skemën e grantit.

� Kërkesat për ndryshime të kontratës së gratit duhet të lejojnë një kohë të përshtatshme limitpërfirmosjeneshtojcës(minimumi30ditë),përparakohëskurmendohettëfutennëzbatim këto ndryshime. Kështu, në muajin e fundit të zbatimit të projektit, nuk do të ishte e mundur të bëheshin shtojca.

107


Mjeti: Udhëzime lidhur me ndryshime madhore në kontratat e granteve

Ndryshimet madhore që kërkojnë një Shtojcë formale në kontratë përfshijnë sa më poshtë:

� shtyrjen ose mbylljen më shpejt të Kontratës;

� ndryshime të rëndësishme në veprimtaritë që ndikojnë në qëllimin bazë të projektit për sa kohë që ndryshimet e propozuara nuk vënë në diskutim vendimin për dhënien e grantit dhe nuk bien ndesh me trajtimin e njëjtë të aplikantëve;

� transferta midis zërave në buxhet që sjellin ndryshime me më shumë se 15% të shumës së pranuar fillimisht për secilin zë relevant të shpenzimeveve të pranueshme;

� anullimin ose shtimin e një zëri të ri në Buxhet;

� ndryshim të Partnerëve të projektit (shtim ose zëvendësim);

� ndryshime në emrin e organizatës suaj ose statusin ligjor;

� shtimi i një zëri të ri ose heqja e një zëri ekzistues nga buxheti.

Përgatitja e një Aneksi/Shtojce

Procedura për aplikimin dhe firmosjen e një Shtojce është si më poshtë:

Përgatisni në tre kopje (një kopje do ta mbajë përfituesi dhe dy kopje do t’i dërgohen Autoritetit Kontraktues) një kërkesë për shtojcë, duke ndjekur modelet standarte të lëshuar nga Autoriteti Kontraktues ose duke përdorur modelin në PRAG.

Kërkesa për Shtojcë duhet të përmbajë një përshkrim të detajuar të ndryshimit të kërkuar dhe arsyet për ndryshimin. Pa një shpjegim të detajuar e bindës të kërkesës, Autoriteti Kontraktues mund ta refuzojë Shtojcën.

108


Çdo shtojcë që modifikon buxhetin duhet të përfshijë një zëvendësim të buxhetit duke treguar se si është modifikuar nga kjo shtojcë (dhe ndonjë shtojcë e mëparshme) krejt buxheti i zbërthyer, sikurse tregohet në tabelën e mëposhtme që i shtohet tabelës së përgatitur në kërkesën për shtojcë.

Zërat e Buxhetit Buxheti Fillestar

Buxheti i Shtojcës 1

Buxheti i Shtojcës 2

Buxheti i Shtojcës së Fundit

Burime njerëzore

1.1

1.2Udhëtime

Pajisje dhe materjaleZyra lokale/kosto veprimtarishShpenzime të tjera, shërbimeTë tjeraNëntotali i shpenzimeve drejpërdrejt të kualifikueshmepërveprimtaritëShuma e shpenzimeve të kualifikueshme

Total eligible costs

109


Mjeti: Shënime udhëzuese lidhur me shpenzimet e ‘Pranueshme’

Zëra në Buxhet Shpenzime të pranueshme

1. Burime Njerëzore

Paratë e parashikuara në buxhet nën këtë zë mund të përdoren për pagesën e rrogavedheshpenzimevepërpersonelinekontraktuarngaPërfituesiiGrantitdhepër partnerët e personelit.

Shërbimet e nënkontraktuara (pagesa për kompanitë me kontrata shërbimesh të tenderuara duke ndjekur procedurat e KE-së) nuk mund të futen në këtë zë të buxhetit.

Shpenzimet e personelit të punësuar përfshijnë rrogat plus pagesën e sigurimeve shoqërore si dhe shpenzime të tjera të lidhura me shpërblimet. Për informacion të detajuar të shpenzimeve që lidhen me burimet njerëzore shihni dokumentin e referencës në Anekset e kontratës.

Rrogat dhe shpenzimet nuk duhet të kapërcejnë ato që ngarkohen zakonisht nga PërfituesiiGrantitosepartnerëtetij.

Dietat janë të lejuara vetëm për personelin e caktuar të punojë me projektin për sa kohë që ato janë të parashikuara në projektin e buxhetit. Dietat mbulojnë gjithë ushqimin, shpenzimet e hotelit dhe udhëtimet në distancë të shkurtër (p.sh. brenda qytetit).

Dietat duhet të jenë në një linjë me buxhetin dhe nuk duhet të jenë më të larta se maksimumi i tarifafe ditore të BE-së (siti web i KE-së http://europa.eu.int/comm/europeaid/perdiem/liste1_en.htm). Dietat bazohen në shpenzimet reale ose edhe nëtarifafikse,pornëtëdyrastetzbatohetmaksimumiitarifaveditore.

Dietat përllogariten si ditë e plotë shërbimi.

2. Udhëtime

Nën-zëri i transportit lokal mund të mbulojë shpenzimet e transportit nga një qytet në tjetrin brenda zonës ku zbatohet projekti.

Nën-zëri i transportit ndërkombëtar mund të mbulojë shpenzimet e udhëtimit të ekspertëve të cilët udhëtojnë jashtë shtetit për nevoja të projektit.

3. Pajisje dhe materiale

Shpenzimet për blerjen e pajisjeve dhe materialeve janë të pranueshme në rastin kuratojanëtëpërfshiranëbuxhetdheikorrespondojnëtarifavetëtregut.Përfituesiështë i detyruar të marrë vlerën e parave që paguan dhe të përdorë procedurat e tenderimit të përshkruara në Aneksin IV të kontratës. Për procedurat e tenderimit ju lutemi shihni manualët relevantë të prokurimit dhe dosjet e ofertave

4. Zyra Lokale/ Shpenzimet e Projektit

Ky zë nuk mund të përdoret për të mbuluar shpenzimet që lidhen me zyrat qëndrore tëPërfituesit tëGrantit (dhepartnerëve).Shpenzimet janë tëpranueshmevetëmnë qoftë se është hapur një zyrë e re ose qendra trajnimi për nevojat e zbatimit të veprimtarive të projektit.

5. Shpenzime të tjera, shërbime

Paratëeparashikuaranëbuxhetpërzërat5dhe6mundtëpërdorenpërtëmbuluarshpenzimetpërzëratëspecifikuaranëbuxhetdheshërbimetënën-kontraktuaraplotësisht: botime, përkthime, aktivitete, etj.

110


Zëra në Buxhet Shpenzime të pranueshme

6. Klauzolë për rezerva emergjence/contigency reserve

Rezerva e emergjencës mund të përdoret vetëm për shpenzime të papritura të bëra gjatë zbatimit të kontratës së grantit me aprovim paraprak të Autoritetit Kontraktues.

7. Shpenzime administrative

Njëpërqindjeeshumësfinaletëaprovuartëshpenzimevetëpranueshmemundtëkërkohet si shpenzime indirekte për të mbuluar shpenzimet administrative të bëra ngaPërfituesiiGrantit.Shpenzimetjanëtëpranueshmenëqoftëse:

1. Nukekalojnëvlerën7%tëshpenzimevetëdrejtpërdrejta:

2. Ato nuk përfshijnë shpenzimet e parashikuara në një zë tjetër të buxhetit;

3. Pranueshmëria e tyre duhet të pajtohet me pikat 14, 16 dhe 17 të kushteve të përgjithshme;

4. Vlera7%(oseshumaekërkuar)eshpenzimevedirektedotërillogaritetnëfundtë projektit bazuar në shpenzimet e vërteta.

111


Mjeti: Shënime udhëzuese lidhur me Prokurimin

Prokurimi: është blerja në kohë e mallrave, punës dhe shërbimeve ndërkohë që përqëndrohet në sa më poshtë:

objektivat e projektit; ndershmëria, integriteti dhe transparenca në konkurim; ekonomia dhe efektiviteti; vlera më e mirë për paratë e paguara.

Në çdo procedurë prokurimi duhet të përdoren rregulla strikte në mënyrë që të arrihet vlera më e mirë për paratë e paguara. Për një prokurim të mirë duhen marrë parasysh parimet e mëposhtëm:

Pa diskriminim

Nuk duhet të ketë diskriminim me bazë kombësie për produktet, shërbimet, furnizuesit, kontraktorët osepërataqëofrojnëshërbimet.Megjithatëmundtëketëskualifikimbazuarnëtëdhënatteknike,ose faktorët e cilësisë dhe/ose sigurisë, por këto mund, dhe duhet, të vlerësohen objektivisht.

Konkurenca e ndershme

Gjithmonë duhet të ketë konkurencë për dhënien e kontratave, përveç rasteve kur ka një arsye të fortë dhe objektive për të mos organizuar një konkurs.

Nuk duhet të ketë shtrembërime të konkurencës në diskutimet me pjesëmarrësit e vërtetë ose potencialë në procedurat e dhënies së kontratës. Kjo do të thotë që të gjithë pjesëmarrësve në tender uduhetdhënëinjëjtiinformaciondhetënjëjtatmundësipërtëdalëmepropozimefituese.

Çdofirmëoseekspertqëkamarrëpjesënëpërgatitjenenjëprojektiosehartiminedosjessëtenderitduhet të përjashtohet nga pjesëmarrja në tendera që bazohen në këtë punë parapërgatitore, pasi kjo do të çonte në konkurencë të pandershme.

Specifikime të qarta

Pjesëmarrësit në tender nuk mund të konkurojnë në mënyrë efektive në qoftë se nuk njohin me saktësi kërkesat e blerësit. Prandaj, specifikimet e kërkesave (“Specifikimet Teknike” në rastine tenderave për materjale ose punë, “Terma të Referencës” në rastin e tenderave për shërbime) duhettëbëhensipasreferencavepërtënjohurspecifikimetteknikedhe,kurkërkohet,standartetëdeklaruarcilësiemeniveletëpërshtatshëmtëçertifikimit.

Publicitet efektiv (lajmërim)

Çdoprocestenderiminukkatëngjarëtëjetëisuksesshëmnëqoftësepjesëmarrësitmëtëmirëpotencialë në tender nuk arrijnë të dëgjojnë kërkesat. Publiciteti efektiv do të sigurojë përhapjen e këtij informacioni. Kjo është e rëndësishme në mënyrë të veçantë për prokurimet me fonde publike, ku, zakonisht blerësit nuk janë ekspertë të fushës. Ky është momenti ku përdorimi i internetit është gjithmonë e më i rëndësishëm, por është jetike që ata që duan të marrin pjesë në tender të dinë ku të shkojnë për informacion.

Është gjithashtu e nevojshme të publikohen detajet e vendimeve të kontratave të dhëna. Për më tepër,përtëpërmirësuaraftësitëdheeficiencëneatyreqëmarrinpjesënëtender,ataqëekërkojnëduhet të informohen shkurtimisht për arsyet pse ishin ose jo përzgjedhur të jepnin ofertën e tyre, dhe pse ishin të suksesshëm ose jo në marrjen e kontratës.

Kornizë kohore e përshtatshme

Një tjetër parim jetik është që pjesëmarrësve në tender t’u jepet kohë e mjaftueshme për t’iu përgjigjur lajmërimeve duke shprehur interesin në kërkesën e blerësit, për t’iu përgjigjur ftesave për të marrë pjesë në tender dhe për të përgatitur dhe dorëzuar ofertat e tyre. Për shembull, për PRAG-un e BE-

112


së, tenderat lokalë të hapur, (ata të lajmëruar në Turqi) kërkojnë të paktën 30 ditë kalendarike midis datës së publikimit të lajmërimit dhe afatit të fundit të dorëzimit të ofertave.

Përdorimi i kritereve relevantë objektivë

Është jetike që kriteret e përdorur për eliminimin e kandidatëve të papërshtatshëm, zgjedhjen e pjesëmarrësve në procedurat e dhënies së kontratave si dhe në lidhjen e kontratave mbi bazën e ofertës (ave) ekonomikisht më me interes për blerësin të jenë si objektive ashtu edhe relevante për kerkesën. Këto kërkesa janë përcaktuar në “Termat e Referencës” (në rastin e kontratave për shërbime)ose“SpecifikimeveTeknike”(nëkontratatpërmaterjaleosepunë).

Mjeti: Model për Planin e Prokurimit për mallra/shërbime me vlerë mbi 10,000 Euro

Emri i Projektit Emri i ofertës 1Datat për Ofertën 1

Emri i ofertës 2Datat për Ofertën 2

Emri i ofertës 3Datat për Ofertën 3

Përgatitja e dosjes së ofertës

Dita kur pritet të dërgohet dosja e ofertës tek Autoriteti Kontraktues ose Monitoruesit e Grantit për t’u parë

Publikimi i parashikimit (po qe se është i aplikueshëm)

Publikimi i lajmërimit të prokurimit

Afati i fundit për dorëzimin

Sesioni i hapjes

Vlerësimi

Dita kur pritet të dërgohet Raporti i Vlerësimit tek Autoriteti Kontraktues ose Monitoruesit e Grantit për t’u parë

Firmosja e kontratës

Data e parashikuar për dorëzim

Data provizore e pranimit

113


Mjeti: Model për Strategjinë e Komunikimit të Projektit

Strategjia e Përgjithshme e Komunikimit të Projektit

Objektivat

1. Objektivat e përgjithshëm të komunikimit

2. Grupet e synuara

� Në rajonin, vendin ose vendet ku zbatohet projekti

� Në BE (sikurse është e aplikueshme)

3.Objektivatspecifikëpërsecilingruptësynuar,tëlidhurmeobjektivateveprimtarisëdhefazateciklit të projektit.

Shembuj të objektivave për komunikimin:

� të sigurojë që popullsia që përfiton nga projekti të jetë e ndërgjegjshme për rolin e partnerit dhe të BE-së në veprimtari

� të rrisë ndërgjegjsimin e popullsisë së vendit pritës ose Europës për rolin e partnerit dhe të BE-së në dërgimin e ndihmave brenda një konteksti të veçantë

� të rrisë ndërgjegjsimin mbi mënyrën se si punojnë së bashku BE-ja dhe partneri për të mbështetur arsimimin, shëndetin, mjedisin, etj.

Veprimtaritë në kuadrin e komunikimit

1. Veprimtaritë kryesore që do të realizohen gjatë periudhës që mbulon plani i komunikimit dhe vizibilitetit.

Përfshin detaje mbi:

� natyrën e veprimtarive

� ata të cilët janë përgjegjës për realizimin e veprimtarive

2. Mjetet e zgjedhur për të bërë të njohur projektin.

Përfshin detaje mbi përparësinë e mjeteve të veçantë si media, reklama dhe evenimente në kontekstin lokal.

Treguesit e suksesit

Përfshin disa tregues të cilët mund të maten për të parë nëse komunikimi dhe veprimtaritë promovuese kanë ndonjë impakt apo jo.

114


Burimet

Sigurohuniqëtëjenëtëdisponueshëmburimeteduhurapërprojektin(njerëzoredhefinanciare),përtëmbështetur veprimtaritë që do të bëjnë të njohur projektin.

115


udhëzueS: monitorimi dhe raPortimi Për fondet e Be-Së në PërPuthje me kërkeSat

Mjetet: Shënime Udhëzuese dhe ListaMjeti: Lista kontrolli për regjistrimin e aktivitetit gjatë dhe mbas zbatimit të projektit të financuar me grantDokumente mbështetëse:Dokumentet kryesore mbështetëse që duhet t’i ruani dhe t’i paraqitni në raportin formal dhe/ose në rastin e një auditi janë:

Lloji i shpenzimit Dokumente mbështetëse

Të gjitha shpenzimet

� Faturë e blerjeve � Provë e pagesës si faturë bankare, debiti, provë e pagesës nga kontraktori � Provë për kryerjen e shërbimeve që janë aprovuar në raporte, provë për pjesëmarrje në seminare, konferenca dhe kurse trajnimi (duke përfshirë dokumentacion relevant dhe materiale të marra, listëtëpjesëmarrësve,çertifikata),etj.

� RegjistratfinanciarëtëPërfituesittëGrantit(tëkompjuterizuarosemanualë)siregjistriipërgjithshëm,nënregjistradhellogaritëepagave,regjistratpërasetetfiksedhetëtjeratëdhënarelevantepërfinancat.

Burime njerëzore

� Termareference/profiliipunës � Përshkrimi i orëve të punës

� Kopje të outputeve � Raporte të veprimtarive

Udhëtime

� Bileta(fletëtebiletavedheboardingpass) � Në rastin e një forme transporti të marrë me qera, faturë nga subjekti që ka dhënë mjetin së bashku me një listë përmbledhëse të distancës së përshkuar.

� Për makinat, një listë përmbledhëse të distancës së përshkuar, harxhimin mesatar të karburantit për mjetet e përdorur dhe koston e karburantit.

Trajnime

� Përshkrim i detajuar i trajnimit – moduleve të trajnimit, orëve të trajnimit për çdo subjekt, metodat, etj.

� Kalendari i trajnimit � Lista e pjesëmarrësve /Fletët e pjesëmarrjes

� Lista e trajnerëve/lektorëve � Pyetësorë për të marrë mendime � Raporti i vlerësimit të trajnimit

Sondazhe/studime

� Përshkrim i detajuar i metodologjisë � Raporte

Botime � Kopje të botimeve � Lista të shpërndarjes

Seminare, takime pune

� Programi � Lista e prezantimeve/raporte të konverencave � Punë të dorëzuara � Litë e pjesëmarrësve

� Listë e folësve � Minutazhi (nqse i aplikueshëm) � Artikuj të prerë nga shtypi � Pyetësorë për marrje mendimi (nqse të aplikueshëm)

Furnizime/punime

� Ftesë për tender (i gjithë dokumentacioni) � Të gjitha ofertat e marra � Raporti i hapjes së tenderit � Korniza Administrative e kërkesave që duhen kënaqur

� Korniza teknike e Vlerësimit � Raporti i vlerësimit � Faturat e dërgesave të mallit

Fjalorth i Termave Kyç


117

fjalorth i termave kyç


BASHKËPUNËTOR/ASSOCIATE Aplikanti për një grant mund të ketë nevojë për një tjetër organizatë(a) që ta ndihmojë në një veprimtari të veçantë ose aktivitete të projektit, por pa detyrime kontraktuale, gjë që do të thotë se ata nuk mund të marrin financime nga granti me përjashtim të dietave ose shpenzimeve të udhëtimit. Bashkëpunëtorëve nuk u duhet të kënaqin kriteret e kualifikimit, sikurse Partnerët.

PËRFITUESI/PËRFITUESI I GRANTIT – GRANT BENEFICIARY Vendi që merr asistencën e jashtme të BE-së quhet ‘Vend Përfitues’. Një institucion që po menaxhon skemën e një granti si pjesë të mjeteve për të arritur objektivat programatikë quhet ‘Përfitues’, dhe marrësi individual i një granti të BE-së quhet ‘Përfitues Granti’.

THIRRJE PËR PROPOZIME/CALL FOR PROPOSALS Ftesë publike e një Autoriteti Kontraktues, që i adresohet kategorive të identifikuara qartë të aplikantëve, për të propozuar veprimtari brenda kornizës së një programi specifik të BE-së, brenda një kornize kohore të dhënë dhe duke ndjekur kritere specifike për kualifikueshmërinë e veprimtarive dhe shpenzimeve.

PROGRAME KOMUNITARE/COMMUNITY PROGRAMS Janë një seri masash të integruara të pranuara nga Komisioni Europian që synojnë të fuqizojnë bashkëpunimin midis Vendeve Anëtare lidhur me politikat e Komunitetit për një periudhë të caktuar kohore.

AUTORITET KONTRAKTUES/CONTRACTING AUTHORITY Institucione të akredituara brenda BE-së ose vendeve kandidate të cilat janë të autorizuara të kontraktojnë organizata të cilave u janë dhënë grante të financuar nga BE-ja. Në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi shpesh këto quhen Delegacione të BE-së ose Institucione Publike të specializuar në Vendet Kandidate, të tilla si Njësia Qëndrore Qeveritare Turke për Kontratat dhe Financën.

KRITERET E PRANUESHMËRISË/ELIGIBILITY CRITERIA Kriteret e publikuar në Thirrjen për Propozime për të orientuar pranueshmërinë e aplikantëve dhe të partnerëve të tyre, llojet e veprimtarive të propozuara dhe shpenzimet që lidhen me to, si dhe vendin dhe kohëzgjatjen e veprimtarive të propozuara.

ASISTENCA E JASHTME E BE-SË/EU ExTERNAL ASSISTANCE Ky term shërben si mbulesë që emërton të gjithë ndihmën financiare që ofron BE-ja jashtë Bashkimit në vetvete. Në pjesën më të madhe ajo menaxhohet nga Drejtoria e Përgjithshme (DP) e KE-së për Zhvillimin dhe Bashkëpunimin, por gjithashtu edhe nga DP të tjera si DP për Zgjerimin.

GRANT Kontribut i financuar nga BE-ja për një projekt të menaxhuar ose zbatuar nga një organizatë e jashtme ose direkt për atë organizatë sepse veprimtaritë e saj kontribuojnë në ndihmë të politikave të BE-së.

INSTRUMENT I PARA-ANËTARËSIMIT (IPA) BE-ja ofron ndihma financiare që fokusohen në para-anëtarësimin e vendeve kandidatë dhe me potencial për kandidatë. Kjo asinstencë financiare është e disponueshme si për individë ashtu edhe për përfitues të shumëfishtë. Ajo është menduar të ndihmojë këta vende që të fillojnë me reformat politike, ekonomike dhe institucionale, për t’i sjellë ata në një linjë me standardet e BE-së.

118


KORNIZA LOGJIKE/LOGICAL FRAMEWORK është mjet analitik dhe praktik që përdoret në përgatitjen e projektit për të organizuar qëllimin dhe objektivat e përgjithshëm të një projekti, veprimtaritë dhe inputet që do të kontribuojnë drejt arritjes së objektivave, dhe për të hartuar treguesit që mund të përdoren nga palët e interesuara për të vlerësuar progresin drejt objektivave.

PARTNER është organizatë e njohur formalisht nga një aplikues për grant që merr pjesë në hartimin dhe zbatimin e projektit, edhe shpenzimet e bëra prej tyre janë njëlloj të kualifikueshme si ato të bëra nga përfituesi i grantit. Për këtë arsye partnerët duhet të kënaqin kriteret e kualifikueshmërisë që janë të aplikueshëm për vetë përfituesin e grantit, përveç çdo kriteri tjetër që kërkohet për partnerët.

DEKLARATA E PARTNERITETIT është një model standart i BE-së si pjesë e formularit të aplikimit për grant, ku shënohet informacion mbi statusin ligjor të partnerit të organizatës, vendi ku vepron, kapaciteti, eksperienca, dhe historia e marrëdhënieve me aplikantin.

UDHËZUESI PRAKTIK PËR PROCEDURAT KONTRAKTUALE PËR VEPRIMET ME JASHTË TË BE-SË (PRAG) – PRACTICAL GUIDE FOR CONTRACT PROCEDURES FOR EC ExTERNAL ACTIONS janë një sërë udhëzimesh që drejtojnë mënyrën se si shpenzohet dhe përllogaritet ndihma e jashtme financiare e BE-së.

PEMA E PROBLEMIT/ZGJIDHJES – PROBLEM TREE është mjet analitik që përdoret për identifikimin e shkaqeve dhe pasojave të problemeve të caktuar, e më pas propozon zgjidhje në trajtimin e problemeve. Mjetet rekomandohen të përdoren nga KE-ja për zbatimin e projekteve njëkohësisht me metodologji të tjera si Korniza Logjike.

MENAxHIMI I CIKLIT TË PROJEKTIT (PCM) – PROJECT CYCLE MANAGEMENT është një sërë mjetesh dhe qasjesh në menaxhimin e projekteve të pranuar nga KE-ja në vitin 1992.

SKEDË/FISHË PROJEKTI – Project Fiche është një model i përdorur nga BE-ja në hartimin e projekteve në shkallë të gjerë, sikurse dhe Formulari i Aplikimit për Grant, i cili përdoret në prezantimin e projekteve të vegjël të hartuar Brenda ndonjë Programi Kombëtar. Do të jenë një numër Skedash të Projekteve që do të aprovohen, disa nga të cilat mund të përfshijnë Thirrje për Propozime të lajmërura për projekte të financuar me grante.

PROGRAME TEMATIKË/THEMATIC PROGRAMMES janë programe të ndihmës së jashtme të cilët KE-ja i menaxhon në mënyrë universale së bashku me udhëzimet tematike dhe objektivat. Shembull i mirë është Instrumenti Europian për Demokraci dhe të Drejtat e Njeriut.

AKTORË/STAKEHOLDERS Çdo organizatë ose individ që ka interes në zbatimin dhe rezultatet e një projekti. Aktorët e interesuar mund të preken pozitivisht ose negativisht nga projekti.

NËN-KONTRAKTOR/SUB-CONTRACTOR Është organizatë e nivelit të tretë, as partner dhe as bashkëpunëtor, e kontraktuar për të ofruar shërbime dhe materjale specifike, që i nënshtrohet rregullave të prokurorimit të përcaktuar në Anekset e kontratës standarte të grantit.

Referenca dhe Lexime të Mëtejshme

119

Referenca dhe Lexime të Mëtejshme

referenca dhe lexime të mëtejShme

AGE PLATFORM. (2010). Age Platform Europe: www.age-platform.eu/en

BEUC. (2011). The European Consumers’ Organization: www.beuc.org

Blackwell, O., Adams J., Pratt, B. (2004). Sharpening the Development Process: A Practical Guide to Monitoring and Evaluation. Published by INTRAC (International NGO Training and Research Centre): www.intrac.org

BUSINESSEUROPE . (2011). Business in Europe: www.businesseurope.eu

CIDEM. (2011). European Civic Forum: www.cidem.org

CFCA Kroaci. (2011). Central Finance and Contracts Agency: http://www.safu.hr/en

CFCU Turqi. (2011). Central Finance and Contracts Unit: www.cfcu.gov

CONCORDE Europe (2011): European NGO Confederation for Relief and Development: www.concordeurope.org

CSDC VLORE. (2006). Civil Society Development Centre in Vlora: www.vloracivilsociety.org

Culture Action Europe. (2011). The Political Platform for Arts and Culture: www.cultureactioneurope.org

EAPN. (2011). European Anti-Poverty Network: www.eapn.org

EDF. (2011). European Disability Forum: www.edf-feph.org

EEB. (2011). European Environment Bureau: www.eeb.org

ENAR. (2011). European Network against Racism: www.enar-eu.org

EPHA. (2011). European Public Health Alliance: www.epha.org

ETUC. (2011). European Trade Union Confederation: www.etuc.org

Eurasia Social Change Collective (2011): www.eurasiasocialchange.com

European Commission. (2011). Delegation of the EU to Albania: http://ec.europa.eu/delegations/albania

European Commission. (2011). Delegation of the EU to Bosnia and Herzegovina: www.delbih.ec.europa.eu

European Commission. (2011). Delegation of the EU to Croatia: www.delhrv.ec.europa.eu

European Commission. (2011). EC’s Liaison Office to Kosovo: www.delprn.ec.europa.eu

120


European Commission. (2011). Delegation of the EU to the Former Yugoslav Republic of Macedonia: www.delmkd.ec.europa.eu

European Commission. (2011). Delegation of the EU to Montenegro: www.delmne.ec.europa.eu

European Commission. (2011). Delegation of the EU to Serbia: www.delscg.ec.europa.eu

European Commission. (2011). Delegation of the EU to Turkey: www.avrupa.info.tr

European Commission. (2011). EuropeAid Development and Cooperation: http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm

European Commission. (2011). DG for Enlargement: http://ec.europa.eu/enlargement

European Commission. (2011). Life Long Learning Programme: http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm

European Commission. (2011). LIFE Programme: http://ec.europa.eu/environment/life/

European Commission. (2011). Public Health: http://ec.europa.eu/health/index_en.htm

European Commission. (2011). Seventh Framework Programme for Research and Technological Development (FP7): http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

European Commission. (2011). Youth in Action: http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

European Commission. (2010). Culture Programme 2007 – 2013: http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm

European Commission. (2010). Europe for Citizens: http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm

European Commission. (2010). European Instrument for Democracy and Human Rights (EIDHR): http://ec.europa.eu/europeaid/how/finance/eidhr

European Commission. (2010). Potential Applicant Data Online Registration – PADOR: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador

European Commission. (2010). Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions (PRAG): http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2010_prag_en.pdf

European Commission. (2009). Communication and Visibility Manual for EU External Actions: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf

European Commission. (2009). Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA): http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/ipa/index_en.htm and from http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm

121

European Commission. (2008). Introduction to the Instruments and Thematic Programmes for 2007-2010: http://ec.europa.eu/europeaid/infopoint/publications/europeaid/documents/153a_lignes_thematiques_en.pdf

European Commission. (2007). European Neighbourhood and Partnership Instrument (ENPI): http://europa.eu/legislation_summaries/external_relations/relations_with_third_countries/eastern_europe_and_central_asia

European Commission. (2004). Project Cycle Management Guidelines, Volume 1: http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/documents/tools/europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf

European Projects Association (EPA). (2011). European Projects Association: www.europeanprojects.org

European Union. (2011). EU Information Centre in Albania: http://euinfocentre.al

European Union Civil Society Contact Group (2010). Act for Europe: www.act4europe.org

European Women’s Lobby (2011). Women’s Lobby: http://www.womenlobby.org

EUROSTEP. (2011). European Solidarity towards Equal Participation of People: www.eurostep.org

FEANTSA. (2011): European Federation of National Organizations Working with the Homeless: www.feantsa.org

SOCIAL PLATFORM. (2011). Platform of European Social NGOs: www.socialplatform.org

SOLIDAR. (2011). European network of NGOs working to advance social justice in Europe and worldwide: www.solidar.org

STGM. (2011). Civil Society Development Centre Turkey: www.stgm.org

Tennyson, Ross. (2003). The Partnering Toolbook: www.thepartneringinitiative.org

The Partnering Initiative. (2010): http://thepartneringinitiative.org

TRIALOG. (2011). Development NGOs in the Enlarged EU: www.trialog.or.at

YFJ. (2011). European Youth Forum: http://www.youthforum.org

References and Further Reading

ZYRA RAJONALE E PROJEKTITPotoklinica 1671000Sarajevo,BOSNJEDHEHERCEGOVINËTel:+387(0)33532757Web: www.tacso.orgE-mail: [email protected]

SHQIPËRIRr “Donika Kastrioti”, “Kotoni” Business Centre, K-2 Tirana, SHQIPËRIPhoneno:+355(4)2259597E-mail: [email protected]

BOSNJE DHE HERCEGOVINËKalesijska 14/3 71000Sarajevo,BOSNJEDHEHERCEGOVINËPhoneno:+387(0)33656877E-mail: [email protected]

KROACIAmruševa 10/1 10000 Zagreb, KROACIPhoneno:+38514841737/38/3E-mail: [email protected]

KOSOVA NËN UNSCR 1244/99Str. Fazli Grajqevci 4/a 10000 Pristina, KOSOVA NËN UNSCR 1244/99Phoneno:+381(0)38220517E-mail: [email protected]

ISH REPUBLIKA JUGOSLLAVE E MAQEDONISË11 Oktomvri 6/1-3 1000 Skopje,ISHREPUBLIKAJUGOSLLAVEEMAQEDONISËPhoneno:+38923225340E-mail: [email protected]

MALI I ZIDalmatinksa 78 20000 Podgorica, MALI I ZIPhone no: +382 20 219 120E-mail: [email protected]

SERBIŠpanskih boraca 24, stan broj 3 11070 Novi Beograd, SERBIPhone no: + 381 11 212 93 72E-mail: [email protected]

ZYRA E TURQISË NË ANKARAGulden Sk. 2/2 Kavaklidere – 06690Ankara, TURQIPhoneno:+90312426445E-mail: [email protected]

ZYRA E TURQISË NË STAMBOLLYenicarsi Caddesi No: 34 34433 Beyoglu Istanbul, TURQIPhoneno:+902122931545E-mail: [email protected]

www.tacso.org

Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara nga BE · PDF fileMenaxhimi i një...

Documents

Transcript of Shkrimi dhe Menaxhimi i Projekteve të Financuara nga BE · PDF fileMenaxhimi i një...