SharePoint & Gestion Electronique de Documents: Adoption Utilisateurs, Contrôle et Compréhension...
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SharePoint & GED: Adoption Utilisateurs, Contrôle et
Compréhension Documentaire pour tous
Edward O’Meara Business Development Manager EMEA
Kodak
Office / B2B / LOB / Entreprise
www.kodak.com/go/infoactivate
SharePoint Enterprise Content Management
A propos de Kodak Document Imaging
• +20 ans d’expérience mondiale de la GED • Centres des Usages Microsoft depuis 2009 • SharePoint 2013 ready – Ouvert à d’autres plateformes !
Scanners de Documents Services Techniques Logiciels de Capture
SharePoint Enterprise Content Management
ECM : Stratégies, Méthodes & Outils pour la croissance du contenu non-structuré
CAPTURE STORE DELIVER PRESERVE MANAGE
80% 35% 16.9 Information non structurée
Temps à gérer des documents
Heures/sem. à chercher l’info
SharePoint Enterprise Content Management
Les bases d’une GED réussie
1. METHODOLOGIE 2. ADOPTION UTILISATEURS
3. TECHNOLOGIE
SharePoint Enterprise Content Management
SharePoint facilite la Collaboration & adresse les fondamentaux de la GED
Partage de fichiers
Gestion de Contenu
Collaboration
• Content Organizer • Document ID • Content Types • Document Sets • Managed Metadata
Cloud, Social, Mobile
• Apps Store • Enhanced DM • Enhanced Search
SharePoint Enterprise Content Management
• SharePoint est déjà dans votre entreprise ! • Pour tout ou une partie de vos processus métiers • Compétences internes existantes • Vaste Ecosystème de Partenaires SharePoint • SharePoint Professionals • Subject Matter Experts • Accompagnement intégrateurs • Solutions clés-en-main et personnalisables
Pourquoi la GED dans SharePoint?
SharePoint Enterprise Content Management
Comment implémenter une GED SharePoint
Gouvernance Projet Adoption utilisateur Applis tierces
Objectifs & Etapes
Evolution
Business
Responsabilité
Personnalisation
Information
Héros
Expérience
Changement Capture
Archive Workflow
SharePoint Enterprise Content Management
Capture: qui, quoi, quand, où, pourquoi? Cartographiez les processus centrés sur les documents
Factures fournisseurs, Ouverture de Compte Client, Gestion des Incidents, Commandes, Questionnaires, RH, Contrats, Réclamations, Courrier Entrant…
Numérisation centralisée au siège En réseau: adhoc, copieurs ou scanners réseaux, employés Par département: processus métiers spécifiques, adhoc ou par lots, employés Service Courrier: lots à forte volumétrie, opérateurs dédiés
Numérisation distribuée, à distance ou mobile Traitements adhoc ou par lots, employés
Numérisation sous-traitée Lots à forte volumétrie, opérateurs dédiés
SharePoint Enterprise Content Management
Indexer: Extraire les Données des Documents
Saisie manuelle durant ou post-numérisation OCR par Glisser-Déposer Codes Barres Consultation de Bases de Données OCR Zonal / ICR / Cases à Cocher Extraction Automatique Classification Gestion des Exceptions SharePoint Content Types
SharePoint Enterprise Content Management
Workflows: Contrôler le flux des données
• Workflows faciles à concevoir, à personnaliser, à mettre à jour
• Améliorer l’efficacité des transactions sur documents papier
• Déploiement faciles avec des clients léger zero-footprint
• Contrôler la cohérence et la précision de vos données métier
• Tirer parti des compétences existantes
• Optimiser SharePoint en tant que plateforme : types de contenu, outils de supervision, gestion des droits utilisateurs et intégration facile d’applications tierces
SharePoint Enterprise Content Management
Trouver, Voir, Annoter vos Documents
• Taxonomie: comment classez-vous vos documents? • Comment nommez-vous vos documents? • Recherche : contenu ou métadonnées? • Trouver en un clin d’œil • Collaboration Documentaire Dynamique
Adoption Utilisateurs
SharePoint Enterprise Content Management
Usages, ROI & Bénéfices
Comment gérer la Capture distribuée ?
Améliorer le partage de l’information
Rationaliser les workflows
Accélérer le traitement
Gérer les sources distantes
Automatiser le papier
Juridique
Ressources Humaines
Service Clients
Traitement Commandes
Ventes
Comptabilité
Processus métiers centrés sur le Document
Secteur Public
Fournisseurs
Revendeurs
Clients
SharePoint Enterprise Content Management
Juridique
Ressources Humaines
Service Clients
Traitement Commandes
Ventes
Comptabilité
Rationaliser la Capture des Documents et leur traitement
Adoption Utilisateurs
SharePoint Enterprise Content Management
Demo KODAK Info Activate Solution
SharePoint Enterprise Content Management
Info Activate v1.1: Spécifications
Server hardware 64-bit, four core CPU; 8 GB RAM; 80 GB hard drive
Server operating system Microsoft Windows Server 2008 Standard
SharePoint requirement SharePoint Foundation 2010 SP1, June 2011 CU
Database requirement Microsoft SQL Server 2008 R2 (64 bit)
Client PC requirement 2 GB RAM
Scanner requirement TWAIN-compliant driver
Browser requirement Internet Explorer 7, 8 or 9; Silverlight 5
Info Activate Server Capture Workflow
OCR Image Processing
Output Optional Modules
Info Activate Workflow Module
Scan Client
Index Client
QC Client
Admin Client
SharePoint Enterprise Content Management
Solution Simple construite dans SharePoint
Scanner et Traiter vos documents en 1 click via le web
Envoyer un PDF avec OCR au bon endroit
Contrôle par Gestion des Droits d’Utilisateurs
Contrôle de la Dénomination des Documents
Intégration avec tous scanners – Intégration enrichie avec les scanners Kodak
Evolutivité, flexibilité & implémentation sécurisée d’une solution sandbox
Inclut Nuance, moteur OCR professionnel
Développé par Kodak, avec une roadmap complète
Supporté par Kodak et ses partenaires
Disponible et déjà en production en Europe !
SharePoint Enterprise Content Management
Apps pour SharePoint 2013 http://office.microsoft.com/en-us/store
SharePoint Enterprise Content Management
SharePoint Enterprise Content Management
Au delà du papier…
• Service Courrier Numérique • Réponses Automatisées • Intelligence Artificielle • Apps via SaaS • Mobile
Structured Semi-Structured Unstructured
Image Paper
PDF Email
Scanner
Fax Server File System
eMail Server
Kodak Document Imaging Software Logiciel Focus Utilisateurs Technologie Disponible
Capture Pro Capture par
Lots d’Images
Opérateurs de Numérisation
Client lourd, autonome ou client-serveur
2008
Info Activate
Capture Transactionnelle
Adhoc & Workflow Employés
Client léger, Basé sur
SharePoint 3T 2012
Document Viewer
Collaboration sur Documents
SharePoint
Utilisateurs Documents SharePoint
Basé sur SharePoint 2011
Info Insight Automatisation des Processus
Métiers
Tous
Saas ou Sur Site
Intelligence Artificielle
2T 2013
SharePoint Enterprise Content Management
A retenir • SharePoint valorise vos informations
• Economies en vue ! • Plus que du partage • Pas une GED clés-en-main
• Une GED SharePoint réussie requiert :
• Stratégie, Soutien, et Travail d’équipe • Compréhension des processus métiers • Design • Add-ons GED tiers clés-en-main • Configuration • Support Partenaires glocaux
SharePoint Enterprise Content Management
Merci !
Software
Service & Support
Edward O’Meara
+33 6 06 78 55 01
Scanners
Professional Services
Partner