Share point excellence evening collaboration mit sharepoint 2013

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Kollaboration mit SharePoint 2013

14.05.2013

Geschäftsnutzen in der Praxis erzielen

Oliver Wirkus

[email protected]

bridgingIT / Seite 2

Oliver Wirkus, bridgingIT Senior Consultant, SharePoint Architekt

(MCTS, MCPD, MCT)


Inhalt

Was bedeutet Kollaboration

Einsatzszenarien und Funktionsbereiche

Was bringt SharePoint 2013?

Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?


Kollaboration mit SharePoint?


Kollaboration im Unternehmen

15% 38%

47%

Zeit-Anteil an Tätigkeiten

Quelle: McKinsey & Company Achtung: Auf Art der Tätigkeiten verwendete Zeit, nicht

formale Zuordnung der Beschäftigten

Produktion – direktes Erzeugen von Gütern

Transaktion – z.B. Order Management, Buchhaltung

Kollaboration – z.B. Projekte, Organisation, Kundeninteraktion

Standard-Prozesse laufen – man muss die Veränderung/Innovation meistern

Keiner alleine hat das notwendige Wissen – man muss es kombinieren

Wir sind nicht mehr an einem Ort – man muss global agieren und global zusammen-arbeiten

Facebook und Co sind sehr beliebt – man muss ähnliches im Unternehmen haben


Individualisierte Kollaboration

Wie kann hier eine einheitliche Zusammenarbeit entstehen?


Inhalt






Einsatzszenarien für Kollaboration

Ganzheitliche Arbeitsumgebung

Viele parallele Projekte und langfristige Arbeit in Abteilungen

Wiederverwenden von Informationen/Dokumenten

Weitere Elemente wie Intranet, Wissensmanagement, Compliance, Reporting, etc.

Einzelne Projekte/Teams

Zusammenarbeit mit klar umrissenem Zielen

Koordination und Austausch für die effektive Projektarbeit

Primär für das Projekt relevante Informationen und Ergebnisse

Vernetzung und Austausch

Hier: Außerhalb der umrissenen Projektarbeit – „Weak Links“

Relevante Wissensträger finden und sich austauschen

Transparenz und Zugehörigkeit

Prozess-unterstützung

Geschäftsprozesse mit Beteiligung verschiedener Personen

Herausfordernd: strukturierte Elemente und weniger strukturierte Kollaboration verknüpfen


Funktionsbereiche

Offizielle Inhalte Unternehmensinformationen Neuigkeiten Templates Navigation zu Drittsystemen

Informationen & Wissen Dokumentenzugriff Wissensablage Informationen aus anderen

Systemen Umfassende Suche

Prozessunterstützung Vor allem allgemeine

Geschäftsprozesse Integration Excel/Datenbank-

anwendungen

Kommunikation & Vernetzung Schneller Austausch Mitarbeitersuche Netzwerke

Persönliches Dashboard

Aggregation von

Informationen

Meine Aktivitäten

Schnelle Navigation

Projekt-/Team-Arbeit Teamkoordination Arbeitsunterlagen


Inhalt






SharePoint 2010 als Kollaborationsplattform

Bestes Einsatzfeld

Ganzheitliche Arbeitsumgebung

Prozessunterstützung

Stärken

Stabile, gut skalierbare Grundplattform

Dokumenten-zentrierte Kollaboration, Informations-management und kollaborative Prozesse

Konfigurierbarkeit, Integration (Office, Conferencing, Drittsysteme)

Schwächen

Geringe Unterstützung bzgl. Vernetzung und persönlicher Arbeitsweisen

Basistemplates und –konfigurationen bleiben hinter den Möglichkeiten zurück

Zusammenfassung

Ganzheitliches System für verschiedene Anwendungen

Gesamterfolg hängt stark von guter Konfiguration und Ergänzung für Einsatzzweck und Prozesse ab

Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit

Informationen & Wissen Prozessunterstützung

Kommunikation & Vernetzung


Eher „technische“ Kollaboration:

es fehlen die Eigendynamik, die

Emotionen, die Innovationskraft…

Es fehlt das „soziale“

in der Zusammenarbeit


SharePoint 2010 vs. SharePoint 2013









SharePoint 2010 SharePoint 2013


Dashboard u.a. mit Arbeitsbreichen, Aufgaben, News, Dokumenten, eigenen Bereichen

Leistungsfähiger persönlicher Bereich


Micro-Blogs, Diskussionsforen, Communities

Vernetzung mit Personen und Kontexten

Allgemein

Frisches Design

Verbesserte Unterstützung für mobile Endgeräte

Schwächen von SharePoint 2010

Geringe Unterstützung bei Vernetzung und persönlichen Arbeitsweisen

Basistemplates und –konfigurationen bleiben hinter den Möglichkeiten zurück

Vernetzung mit Personen und Kontexten unvollständig

Design wirkt manchmal unübersichtlich, zu bunt bzw. zu Icon-lastig

Unvollständige Unterstützung für mobile Endgeräte


Inhalt

Herausforderungen Kollaboration





Kollaboration im Unternehmen - Ziele

Aufwandsreduktion

Qualitätsverbesserung

Innovationsfähigkeit


Mögliches Verbesserungspotential

* Aufwandsreduktion, Qualitätsverbesserung, Innovationsfähigkeit in betrachteten Bereichen

Verbesserungspotential*

Schlecht passend Sehr gut passend Sehr gutangenommen

Passendes bzw.

angepasstes Kollaborations

-system

Angepasste Prozesse und Arbeitsweisen


Eine gute Plattform allein bringt keine Kollaboration in ein Unternehmen. Wichtiger ist eine Unternehmenskultur, die die neuen Formen der Kommunikation und Kollaboration vorlebt bzw. verinnerlicht hat. Expect the Change!

Prüfen Sie Ihre bestehende Infrastruktur und die verwendeten Dritt-Systeme. Eine Kollaborationsplattform sollte als „One Stop Hub for Informationen“ aufgebaut werden.

Verwendete bzw. einbezogene Drittsysteme müssen nahtlos integriert werden (Seamless Integration und Single Sign-On). Beachten Sie die User-Experience!

Unterziehen Sie die internen Prozesse im Unternehmen einem gründlichen Review. Veraltete Prozesse funktionieren nicht auf modernen Systemen!

Führen Sie Workshops mit allen Abteilungen und Projektteams durch, um zu erfahren, wie diese bisher arbeiten und wo Verbesserungspotential besteht. Das beste Feedback kommt immer von den direkt beteiligten Personen!

Behalten Sie die Benutzer im Fokus, denn diese müssen das System annehmen und damit arbeiten. Sie werden zuerst fragen: „What‘s in it for me?“. Adoption is everything!

Best practices


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