Making  A  Posi,ve  First  Marke,ng  Impression:    

Conver,ng  Website  Viewers  to  Event  A<endees  

Agenda  

•  Overview  of  Event  Websites  •  New  Expecta,ons  – A<endees  –  Sponsors  –  Speakers  –  Exhibitors  

•  Timelines  and  Technology  •  Top  60  Tips  for  Event  Website  •  Summary  and  Ques,ons  

Overall  Industry  Trends  

•  Satura,on  and  Shiny  Objects  –  A<endees  are  overwhelmed,  informa,on  is  free,  events  are  not.    

–  Adver,sing  is  a  diluted  medium  and  more  people  opt-­‐out.  

–  A<endees  expect  exclusivity,  insight,  in,macy,  and  follow-­‐through.  

–  A<endees  expect  to  be  marketed  to  and  discard  most  materials.    

•  Social  Media  and  Reputa,on  Management  –  Complaints  are  easy,  compliments  are  rare.    

Overall  Trends  Con,nued  

•  Localiza,on  –  Regional  priori,es  and  approaches.  –  Emerging  markets  will  require  more  marke,ng  spend.    

•  ShiTing  Priori,es  and  Analy,cs  –  Highly  measurable  media  

–  Integrated  marke,ng  metrics    –  Awareness  and  educa,on  vs.  promo,on  

Expecta,ons  for  A<endees  

•  Current  informa,on  (weekly/monthly)  •  Benefits  for  registering  early  •  Free  informa,on  and  industry  news  

•  A  reason  to  return  and  contribute  •  Pulse  communica,ons  

•  Cost  jus,fica,on  and  convienence  

Expecta,ons  for  Speakers  

•  Speakers  expect  organizers  to  promote  them.  •  Call  for  speakers  process  must  be  transparent.  

•  Nego,ate.  •  Recording  and  rebroadcas,ng  –  a  must.  

•  Affiliate  registra,ons  and  merchandizing  for  speakers.  

Expecta,ons  for  Sponsors  

•  Fact  sheet  and  detailed  a<endee  demographic  metrics.  

•  Nego,ate  early  and  decrease  flexibility  with  par,cipa,on.    

•  Document  everything.  Or  the  sponsor  will.    

Points  to  Remember  

•  Your  speakers  and  sponsors  are  your  most  effec,ve  marke,ng  channel.      – They  cost  the  least  and  have  the  farthest  reach.  – Compensate  them  well.  

•  One  free  a<endee  is  worth  five  paid  a<endees.    

Event  Website  Tips  

Top  Tips  for  Building  A<endance  

Tip  #1:  Build  for  Mobile  First  

A"endees  Demand  It  •  Schedules  •  Changes  and  Urgents  •  Venue  logis,cs  •  Upsell  opportuni,es  •  Direc,onal  informa,on  •  Include  link  to  full  experience  •  Do  NOT  use  Adobe  Flash  •  Unidirec,onal  scrolling  •  No  pop-­‐ups  •  HTML  5  no  WAP  

Tip  #2:  Simplified  Mul,-­‐Part  Registra,on    

•  Condense  ,cke,ng  process  and  remove  registra,on  steps.  – Collect  payment  –    

•  Addi,onal  booking  steps  aTer  ini,al  ,cke,ng.    – Customizable  experience.  – Reduces  abandonment.  – Lower  cost  of  development  and  integra,on.  

– Adapts  to  collect  more  detailed  a<endee  profile  data.  

Tip  #3:  Event  Archives  

•  Snapshot  of  all  Event  Content  – Speakers,  sponsors,  presenta,ons,  pricing.  –  Include  all  data  from  past  events  and  a  “slice  in  ,me”.    

•  Search  Engine  Rankings  – Maintain  old  vanity  URLs  for  3-­‐5  years.  – Cross  linking,  speaker  promo,on,  planning  content,  contacts,  etc.    

Tip  #4:  Integrate  Staff  Services  

•  Provide  log  in  for  volunteers  and  staff  – Keeps  them  looking  at  your  site  

–  Include  private  chat,  directories,  email,  file  upload  

•  Distribute  support  to  groups  –  Include  individuals  including  volunteers  on  group  lists.  More  informa,on  is  be<er.    

Tip  #5:  Affiliate  Registra,on  Marke,ng  

•  For  high  a<endance  events,  provide  methods  to  compensate  a<endees  with  merchandise,  future  discounted  rates,  giT  passes.    

•  Applies  to  a<endees,  speakers,  sponsors  and  adver,sers.    

•  Easy  to  implement  – Online  form,  refer  a  friend,  link  tracking.    

Tip  #6:  Contests  and  Awards  

•  Provide  a  method  for  community  par,cipa,on  and  nomina,on.    – Simple  email  forms  – Any  relevant  topic  

•  Innova,on,  design,  growth    

Tip  #6:  Inbound  Linking  

•  Inbound  links  increase  search  visibility  and  increase  ranking.    

•  Inbound  link  sources:  – Conference  directories  – White  papers  

– Blog  posts  – Speakers,  sponsors  and  adver,sers  

Tip  #7:  Video  Opener  

•  Single  most  reusable  marke,ng  element.    – Easily  syndicated,  viral  and  inexpensive.  

•  Record  a  minimum  of  20  hours  of  sta,onary  camera  video.    

•  Create  mul,ple  videos.  

•  Invest  in  targeted  communica,ons:  – A<endees  – Sponsors  

Tip  #8:  Syndica,on  

•  Ensure  all  news  and  blog  posts  have  XML  and  RSS  feeds  AND  they  are  published.    – Feedburner  

•  Ensure  all  resource  libraries,  white  papers,  data  sheets  and  materials  are  in  the  feeds.    

•  Ensure  all  materials  are  op,mized  Adobe  PDF  files.    

•  Social  linking  and  social  media  are  expected  so  provide  short  URLs.    

Tip  #9:  Educa,onal  Workshops  

•  Cri,cal  for  extending  the  value  and  crea,ng    •  Sessions  should  include  technical  and  non-­‐technical  topics.    

•  Provides  cost  jus,fica,on  for  a<endees  and  valida,on  of  importance.    

Tip  #10:  Technology  is  Easy,  Content  Isn’t  

•  100-­‐100,000  a<endee  events  can  be  easily  served  through  any  hos,ng  account  and  content  management  system.    

•  Wordpress,  Drupal,  Joomla,  Expression  Engine  and  many  others  are  easy  and  free.    

•  Registra,on  does  not  need  to  be  complex  and  a<endees  expect  to  self-­‐serve.    

•  Cri,cal  Event  Content  (CEC)  should  be  complete.  Do  not  orphan  the  site.  

One  more  thing…..  

Tip  #11:  Include  a  Job  Board  

•  Let’s  face  it,  please  go  to  events  to  learn,  mingle  but  they  are  always  looking  for  opportuni,es.  Give  it  to  them.    

•  Distribute  resumes  to  sponsors  and  adver,sers  if  requested.    

•  Events  are  conduits  not  faucets.    

Conclusion  

•  Event  a<endees  are  demanding  more  for  less.    – Feed  them  informa,on.    

•  Exhibitors  are  demanding  more  for  more.    – Be  generous,  be  transparent  and  be  flexible.  

•  Speakers  are  demanding……  – Quality  is  key,  ask  for  proof  and  reach.    

•  The  event  industry  is  growing  in  value  and  shrinking  in  volume.  That’s  good  news.