Sesión 3 y 4 - EdEx 2015 V.pdf

8/19/2019 Sesión 3 y 4 - EdEx 2015 V.pdf

1/47

GESTIÓN DE PROYECTOS

Sesión 3 y 4

http://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.php


2/47

Temas a revisar• Introducción a los Interesados

• Identificar los Interesados

• Planificar la Gestión de los Interesados

• Gestión la Participación de los

Interesados

• Introducción al Alcance del Proyecto

• Planificar la Gestión del Alcance

• Recopilar los Requerimientos.

• Definir el Alcance

• Crear el EDT

• Verificar Alcance

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.



3/47

Logros de la sesión

Al finalizar la sesión, el participante estará en

condiciones de:o Reflexionar sobre la importancia de una correcta

definición y estrategia de los interesados del

proyecto

o Establecer una clasificación ordenada de dichas

interesados

o Entendimiento de los requerimientos del proyecto

o Determinación del alcance del proyecto



4/47

Los Interesados en el Proyecto

¿Quiénes sonlos

interesados?



5/47



6/47



7/47

Los interesados en el proyecto son

individuos, grupos u organizaciones quepueden afectar, ser afectados, o percibirque son afectados por una decisión,actividad, o resultado del Proyecto.

Los interesados pueden estar activamente

involucrados en el proyecto o tienenintereses que pueden verse afectados

positiva o negativamente por el proyecto.


http://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.phphttp://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.php


8/47

Los interesados en el proyecto:

Pueden afectar el proyecto y sus entregables.

En diferentes niveles de autoridad dentro de laorganización o externos a la organización.

Resulta fundamental identificar a los interesados ysus necesidades, expectativas, importancia einfluencia desde el inicio.

Se puede elaborar una estrategia para abordarlosque debe ser revisada periódicamente.

Los interesados deberían ser clasificados según suinterés, importancia y participación.




9/47




10/47

PASO 1: Identificar a los interesados

Proceso que consiste en identificar

a todas las personas, grupos uorganizaciones impactadas por elproyecto, analizando ydocumentando sus intereses,

participación, interdependencias,influencias e impacto potencial enel éxito del proyecto.



11/47

Análisis de stakeholders :técnica de obtenciónsistemática de información

Cualitativa y/o cuantitativa

Intereses, expectativas e influencia de losstakeholders

En relación al proyecto y sus fases




12/47

Ejemplo: Matriz poder /

Interés Otros

Matriz Poder / Influenciao involucramiento

Matriz Influencia /

Impacto




13/47

Información de identificación: nombre, puestoen la organización, ubicación, rol en elproyecto, información de contacto.

Información de evaluación: principalesrequisitos, principales expectativas, influenciapotencial en el proyecto, fase en el ciclo devida donde el interés es mayor.

Clasificación de los interesados:Interno/Externo, partidario/neutral/opositor,etc.




14/47




15/47

Proceso que consiste en desarrollar las

estrategias de gestión apropiadas parainvolucrar efectivamente a losinteresados a través del ciclo deproyecto basado en sus necesidades,

intereses y su impacto potencial en eléxito del proyecto.

PASO 2: Planificar la estrategia de los interesados



16/47

Técnicas Analíticas

Clasificación DescripciónDesconocimiento No tiene noción del proyecto y ningún impacto

OpositorConocimiento del proyecto y potencial impacto y resistencia al

cambio

Neutral Conocimiento del proyecto pero no apoya ni es resistencia

AyudaConocimiento del proyecto y potencial impacto y soporte al

cambio

LíderConocimiento del proyecto, potencial impacto, y activo

involucramiento en asegurar el éxito del proyecto

Clasificación de los interesados




17/47

Stakeholder Desconoc. Opositor Neutral Apoyo Líder

1 A D

2 A D

3 A / D

Leyenda.-

A = Actual

D = Deseado


Técnicas Analíticas

Clasificación de los interesados



18/47

Proceso que consiste en comunicarse y

trabajar en conjunto con los interesados parasatisfacer sus necesidades/expectativas,abordar los problemas a medida que sepresenten y fomentar su involucramiento.

Ayuda a aumentar la probabilidad de éxito

del proyecto al incrementar el apoyo yminimizar la resistencia de los interesados.

PASO 3: Gestionar el Involucramiento y Atenciónde los Interesados



19/47

Habilidades Interpersonales

Generar confianza

Resolver conflictos

Escuchar de manera activa

Superar la resistencia al cambio


http://images.google.com.pe/imgres?imgurl=http://bogagames.com/blog/wp-content/uploads/2009/01/lider.jpg&imgrefurl=http://bogagames.com/blog/?m=200901&usg=__FqL6mDoZ17KSoY6F77ICDuv2QUk=&h=473&w=361&sz=31&hl=es&start=3&tbnid=FKdFcPVlZ5LCIM:&tbnh=129&tbnw=98&prev=/images?q=lider&gbv=2&hl=eshttp://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.phphttp://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.php


20/47

Habilidades de Gestión

Las habilidades de presentación,redacción, oratoria

Facilitar el consenso

Negociar acuerdos

Modificar comportamientosorganizacionales


http://images.google.com.pe/imgres?imgurl=http://medicablogs.diariomedico.com/wwwque/files/2009/03/lider.jpg&imgrefurl=http://medicablogs.diariomedico.com/wwwque/tag/liderazgo/&usg=__X56Ja4xi7nLuja64mXR90u1-0_g=&h=300&w=300&sz=26&hl=es&start=8&tbnid=hQ50updpW4c8WM:&tbnh=116&tbnw=116&prev=/images?q=lider&gbv=2&hl=eshttp://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.phphttp://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.php


21/47

Gestionar las Expectativas de losInteresados puede generar unasolicitud de cambio al producto o

al proyecto.

También puede incluir accionescorrectivas o preventivas, segúncorresponda

Solicitudes de Cambio


http://www.fantom-xp.com/wallpapers/12/Change_of_Seasons_Carbon.jpghttp://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.phphttp://www.centrum.pucp.edu.pe/es/index.php


22/47

PREGUNTAS DE LA SESION



23/47

Es necesario entender al Cliente

Entender el Alcance del Proyecto



24/47


Asegurar que el proyectoincluya todo y sólo el

trabajo requerido, paracompletar el proyecto conéxito.

Definir y el controlar lo que está y loque no está incluido en el proyecto.

Determinar loslímites

¡Hacer solo lo que

tenemos que hacer ¡Como aseguro la definición?, Que

técnicas puedo usar para controlar?



25/47




26/47

RequerimientosDeseos y

Expectativas

ALCANCEProyecto

Todo el trabajo arealizar

Producto- Características

- Funcionalidades

Limites o FronteraDefinir lo que se

incluye y no se

incluye

Necesidades

¿Cómo se originan los proyectos?



27/47

PASO 1: Recolectar Requerimientos

Recolectarrequerimientos

• La identificación y gestión de los requerimientos del proyecto

y del producto, influye directamente en el éxito del proyecto .• Los requerimientos deben ser obtenidos,

analizados y registrados en suficiente detalle

para ser medidos una vez que empieza la

ejecución del proyecto.

• Proceso

• Define y documenta las

necesidades cuantificadas de

los interesados.

• Cumplimiento de los objetivos

del proyecto

¡Como se obtienen?, de donde se obtienen?, quien los

define?, como se organizan, priorizan y registran? Hasta

que nivel de detalle es posible llegar? Esta disponible?¡



28/47

• Necesidades

• Deseos

• Expectativas cuantificadas y

documentadas de los interesados

del proyecto• Identificarlos, analizarlos y

registrarlos a nivel de detalle.

• sentimiento de carenciade algunos de lossatisfactores básicosNecesidad

• consiste en anhelar unsatisfactor específico parauna necesidadDeseo

• Esperanza de realizar oconseguir algo

Expectativa

• Estado del ánimo en elcual se nos presentacomo posible lo que

deseamos

Esperanza

Recolectarrequerimientos




29/47

Los requerimientos:

• No tienen que ser ambiguos.

• Deben ser medibles.

• Susceptibles a pruebas,

• Completos, consistentes y aceptables para los interesados

claves del proyectos.




30/47

Matriz de Trazabilidad de RequisitosNombre del proyecto:

ID Descripción del Requisito Stakeholder / Interesado Entregables del Proyecto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Matriz de Rastreabilidad o Trazabilidad




31/47

La preparación de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crítica para el éxito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos entregables, supuestos y restricciones que son documentados

durante el proceso de inicio del proyecto.

Es el proceso de desarrollar una

descripción detallada delproyecto y del producto

PASO 2: Definir el Alcance



32/47

SMART

• Especifico• Medible•

Acordado• Realista• Tiempo establecido

SMART

Silabo aprobado

Dictado en sede central

Horario de 9 a 1pm

Instructor certificado

Se incluye manuales yequipos ofimáticos parapruebas

Evaluación con nota mayor a14 para certificación

NO SMART

Capacitación debuena calidad




33/47

Enunciado del Alcance del Proyecto

El grado y nivel de detalle con el que se define el trabajo a realizar y

excluir, ayuda a determinar el grado de control que el equipo delproyecto tendrá sobre el alcance global del proyecto, incluye:

- Descripción del alcance del producto

- Criterios de aceptación

- Entregables

- Exclusiones

- Restricciones

- Supuestos




34/47

Es una estructura jerárquica, basada en los entregables del trabajo

que será realizado por el equipo del proyecto, con la finalidad de

crear entregables requeridos del proyecto y cumplir con sus objetivos.

Es conocida también como WBS por sus siglas en inglés de WorkBreakdown Structure.

¿Qué es la EDT o la Estructura del

Desglose del Trabajo?



35/47

La EDT organiza y define elalcance total del proyecto y

representa el trabajoespecificado en el enunciadoaprobado del alcance delproyecto.

La EDT es lasumatoria de todoslos entregables del

proyecto.

Paso 3: Crear la EDT



36/47

Descomposición

Subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más

pequeños y fáciles de manejar, hasta que el trabajo y los entregables

queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo

es el nivel más bajo de la EDT y es el punto en el cual se pueden estimar

de manera fiable el costo y el cronograma.

La descomposición implica:

- Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado

- Estructurar y organizar la EDT

- Descomponer los niveles superiores de la EDT

- Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la

EDT

- Verificar que el grado de descomposición del trabajo sea el necesario




37/47

Proyecto

Fases

Entregable

Subentregable

Paquete de trabajo

1

2

4

5

Nivel

Mayor detalle

3




38/47

Proyecto

Fase 1 Fase 2 Entregable 3

Entregable 2.2Entregable 2.1

Paquete de

Trabajo 2.2.1

Paquete de

Trabajo 2.2.1

Subproyecto 4 Subproyecto 5

Entregable 4.2Entregable 4.1

Paquete de

Trabajo 4.2.1

Paquete de

Trabajo 4.2.2




39/47

Usar las fases del ciclo de vida del proyecto

Paso 3:Crear la EDT

WBS C t ió d ERP



40/47

6. Almacenes

3.1 Compra

Servidor2.1 Procesos de

Contabilidad

2.2 Procesos de

Logística

2.3 Procesos deFinanzas

3.2 Software

Base Datos

3.3 Soft. Sist.

Operativo

3.4

Interconexión

Redes

3.5 VPN

4.1 CatálogoAlmacenes

4.2 MóduloContabilidad

4.3 Mód.Logística

4.4 Mód.Finanzas

4.5Configuración

5.1 Tablas

5.2 Procedures

5.3 Accesos yroles

6.1

Reestructuración

Códigos

6.2

Homogenización

Catálogo

6.3 Catálogo Web

7.1 Documentación

de procesos

7.2 Talleres para

los usuarios

7.Capacitación3. Tecnología 4.Implementación

5. Migración

Proyecto ERP

2.4 Procesos de

RR.HH

2. FlujoProcesos

1.1 ActaProyecto

1.2 Plan deProyecto

1.3 Informes deAvance

1.4 Reporte decambios

1. Gestión

1.5 Informe decierre

1.2.1 Alcance

1.2.2Cronograma

1.2.3 Costos

1.2.4 Calidad

1.2.5 RR.HH.

1.2.6Comunicaciones

1.2.7 Riesgos

WBS: Construcción de un ERP

LA REGLA DEL 100%:Todo lo que no esta en

el WBS , no esta

incluido en el proyecto



41/47

• Respalda y acompaña a la EDT.

• Descripción detallada el EDT

• Puede incluir para cada componente de la EDT:

• Un identificador de código de cuenta

• Descripción del trabajo• La organización responsable .

• Lista de hitos del cronograma.

• Actividades del cronograma asociadas.

• Recursos requeridos.

•

Costos asociados.• Requerimientos de calidad.

• Criterios de aceptación.

• Referencias técnicas.

• Información de contrato.

Diccionario

EDT

Crear la EDT



42/47

DiccionarioEDT



43/47

La Línea Base

del Alcance

El alcance de la línea base es monitoreada, verificada y controlada a

través del ciclo de vida del proyecto.

Enunciadodel alcancedetallado yaprobado

EDTDiccionario

EDT

El Alcance del Proyecto



44/47

Proceso de obtener la aceptación

formal por parte de los interesados

del alcance del proyecto

completado y los productosentregables relacionados.

Verificar el alcance del proyecto

incluye revisar los productosentregables para asegurarse de que

cada uno se complete

satisfactoriamente.

Paso 4: Verificación del Alcance



45/47

Criterios deAceptación

InspecciónIncluye actividades como medir, examinar y verificar, para determinar si el trabajo

y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del

producto.

Las inspecciones también se denominan

revisiones, revisiones del producto, auditorías y

revisiones generales.

Paso 4: Verificación del Alcance



46/47

CASO –

Sesión 3 y 4

o Matriz de Interesados

o Clasificación de los Interesados

o Estrategia de gestión de los Interesadoso Descripción del Proyecto ( En que consiste, que incluye / que no incluye)

o Fases del Proyecto / Entregables del Proyecto (por fases)

o Quien aprueba los cambios del alcance?

o Quien aprueba los entregables del proyecto?



47/47

PREGUNTAS DE LA SESION

Sesión 3 y 4 - EdEx 2015 V.pdf

Documents

Transcript of Sesión 3 y 4 - EdEx 2015 V.pdf