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Sesión 26
Bases de Datos en Ms Access
Docente: Ing. María Nícida Malca Quispe
INGENIERÍA TELEINFORMÁTICAProgramas Utilitarios
26/06/20091
AGENDA
26/06/20092
Interfaz de Usuario MS Access
Objetos de la BD.
Creación de una base de datos.
• Crear, cerrar y abrir una base de datos.
• El panel de exploración.
Formas de Ejecutar MS Access
26/06/20094
Desde el botón
Desde el ícono de escritorio (acceso directo)
Desde la barra de tareas de Windows (acceso directo)
Desde una base de datos situada en el escritorio o en la
lista del Explorador de Windows.
Opción Inicio/Ejecutar, escribiendo el nombre del archivo
ejecutable msaccess.exe
Inicio del Trabajo
26/06/20095
Al iniciar una sesión en MS Access, se muestra una
pantalla de bienvenida.
Puede:
• Crear una
una BD
• Abrir una BD
existente
Bases de Datos en MS Access
26/06/20096
Una BD informatizada es un contenedor de diversos tiposde objetos, almacenados en un solo archivo, que constituye la BD.
Ms Access es un Sistema Administrador de Base de Datos, (DBMS) que almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos.
Las BD creadas en Ms Access 2007 tienen la extensión de archivo .ACCDB
Las BD creadas en versiones anteriores de Ms Access tienen la extensión de archivo .mdb
Ms Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).
Crear una BD utilizando una Plantilla
26/06/20097
En la pantalla de bienvenida, o usando el botón Office/Nuevo,
seleccione Plantillas locales, luego una plantilla a utilizar
y
… continua
26/06/20098
En el panel derecho, utilice el botón Buscar una
ubicación…
• Esto le permitirá indicar una carpeta en la cual se
almacenará el archivo de la BD a crear en base a la
plantilla seleccionada
… continua
26/06/20099
Puede crear una carpeta o seleccionar una carpeta
existente, como contenedora de la BD
… continua
26/06/200911
Observe la configuración del panel derecho:
Para terminar de crear la BD en base a la plantilla, pulse el
botón Crear
Elementos de la Interfaz de Usuario
26/06/200913
Elementos comunes a otras aplicaciones Office
• La barra de título y botones de control
• La barra de acceso rápido
• La banda de opciones
• El botón de Office
• La barra de estado
Panel de Exploración
Documentos con fichas
… continua
26/06/200914
Panel de exploración
Área situada a la izquierda de la
ventana donde se muestran los objetos
que contiene BD.
Cuando se crea una BD en blanco sólo
muestra Tabla1, creada por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el
botón Ocultar
… continua
26/06/200915
Para abrir un objeto de la BD
• Doble clic en el objeto, ó también
• Clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un elemento
del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían
según el tipo de objeto.
… continua
26/06/200916
Desplegando la cabecera del
panel puedes seleccionar qué
objetos mostrar y de qué
forma.
… continua
26/06/200917
Documentos con Fichas
Se pueden mostrar los objetos de la BD en documentos con
fichas en vez de ventanas superpuestas.
Cada uno tiene su botón Cerrar independiente
Objetos de la Base de Datos
26/06/200918
Cuando se abre una BD o se crea
una nueva, los nombres de los
objetos aparecen en el panel de
exploración.
Los objetos de la BD son:
• Las tablas
• Las consultas
• Los formularios
• los informes
• Las macros
• Los módulos
… continua
26/06/200919
Tablas
Una tabla es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en
cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros
es donde se almacena cada información individual.
Cada registro consta de campos (al menos uno). Los
campos corresponden a las columnas de la tabla.
… continua
26/06/200920
Consultas
Objeto que proporciona una visión parcial de los
datos almacenados en las tablas ya creadas.
Hacen el verdadero trabajo en una BD.
Los datos suelen estar distribuidos en varias tablas y,
gracias a las consultas, es posible verlos en una sola
hoja de datos.
Permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta
obtener solo los registros que desee.
Sirven de origen de registros para formularios e
informes.
… continua
26/06/200921
Ejemplo: Tenemos una tabla de clientes, pero solo
deseamos mostrar aquellos cuyos ingresos sean menores a
1000
… continua
26/06/200922
Informes
Sirven para resumir y presentar los datos de las tablas,
imprimirlos si es necesario
Cada informe se puede diseñar para presentar la información
de la mejor manera posible.
Se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará
los datos actualizados de la BD.
Suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero
también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro
programa o enviar por correo electrónico.
… continua
26/06/200924
Formularios
Se conocen a veces como "pantallas de entrada de
datos".
Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los
datos y, a menudo, contienen botones de comando que
ejecutan diversos comandos.
Se puede crear una BD sin usar formularios, editando los
datos de las hojas de las tablas.
… continua
26/06/200926
Macros
Se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la BD.
Contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe o ejecutar una consulta.
Módulos
Como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la BD.
Mientras que las macros se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad.
Crear una BD en Blanco
26/06/200927
Utilice el botón Office/Nuevo
En el panel derecho, utilice el botón Buscar una ubicación…
• Esto le permitirá indicar una carpeta en la cual se almacenará el
archivo de la BD vacía
… continua
26/06/200928
Puede crear una carpeta o seleccionar una carpeta existente,
como contenedora de la BD. Ingrese el nombre de la BD
… continua
26/06/200929
Observe la configuración del panel derecho:
Para terminar de crear la BD vacía, pulse el botón Crear
Bases de Datos Existentes
26/06/200931
Cerrar una BD
Utilice el botón Office/Cerrar base de datos
Abrir una BD
Utilice el botón Office/Abrir