McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-1

ANALISIS DAN DESAIN ANALISIS DAN DESAIN PEKERJAAN PEKERJAAN

ANALISIS DAN DESAIN ANALISIS DAN DESAIN PEKERJAAN PEKERJAAN

Presented byDR. Heru Kurnianto Tjahjono, MBA

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-2

Analisis dan Desain KerjaAnalisis dan Desain KerjaAnalisis dan Desain KerjaAnalisis dan Desain Kerja

Elemen. Unit kerja yang paling kecil tanpa menganalisis proses

mental. Task.

Kumpulan elemen yang dikerjakan dan menghasilkan outcome yang bisa diidentifikasi.

Duty. Kumpulan tugas yang memiliki tujuan yang sama.

Position. Kumpulan task atau duty yang ditugaskan untuk

dilakukan.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-3

Job. Kumpulan position yang sama dalam menjalankan task dan

duty. Job family.

Kumpulan job yang sama dalam task dan duty yang dikelompokkan untuk tujuan personel.

Occupation. Job atau koleksi job yang ditemukan antar sejumlah

organisasi yang berbeda.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-4

Contoh-Ilustrasi Contoh-Ilustrasi Pekerjaan DosenPekerjaan DosenContoh-Ilustrasi Contoh-Ilustrasi Pekerjaan DosenPekerjaan Dosen

Elemen. Membuat soal untuk dikerjakan oleh mahasiswa.

Task. Menyiapkan bahan pengajaran

Duty. Mengajar.

Position. Kepala jurusan atau sekretaris.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-5

Job. Assisten profesor atau kepala penelitian dan

pengembangan. Job family.

Associate professor. Occupation.

Profesi akademik.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-6

10 persyaratan menjadi kepala bangsal rumah sakit

Bagaimana rekomendasi Saudara dalam merekruit kepala bangsal

Bagaimana metode seleksi

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-7

Raw InputMateri, data dan informasi apa yang dibutuhkan?

EquipmentPeralatan, fasilitas, dan sistem apa yang dibutuhkan?

Human ResourcesPengetahuan, keahlian, dan kemampuan ?

AktivitasTask apa yang dibutuhkan dalam produksi output?

OutputProduk, informasi atau jasa apa yang dibutuhkan? Bagaimana output diukur?

WORK UNIT WORK UNIT ANALYSISANALYSIS

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-8

Analisis kerja merupakan proses sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis, serta menafsirkan informasi berkaitan dengan pekerjaan.

Analisis kerja juga berkaitan dengan studi yang menentukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan dan keahlian.

Analisis kerja

berguna untuk . .

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-9

Pembahasan Analisis KerjaPembahasan Analisis KerjaPembahasan Analisis KerjaPembahasan Analisis Kerja

Idenfitikasi aktivitas pekerjaan. Identifikasi dilakukan dari umum ke khusus.

Job content. Faktor-faktor seperti tujuan, tingkat tanggung jawab

pekerja, tersedianya petunjuk, tuntutan fisik dan kondisi kerja dari tugas tertentu.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-10

Pembahasan Analisis Kerja LanjutanPembahasan Analisis Kerja LanjutanPembahasan Analisis Kerja LanjutanPembahasan Analisis Kerja Lanjutan

Job requirement/specification. Ini merupakan dokumen tertulis mengenai dimensi

manusia meliputi pendidikan, pengalaman, keahlian, pelatihan, pengetahuan yang dibutuhkan oleh pekerja untuk melakukan tugas tertentu.

Skill merupakan kemampuan dasar. Knowledge bersifat dinamis. Ability merupakan kesanggupan fisik & psikis untuk

jangka panjang.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-11

Fungsi Analisis KerjaFungsi Analisis KerjaFungsi Analisis KerjaFungsi Analisis Kerja

StaffingStaffing

PromotionPromotion

TrainingTraining

StaffingStaffing

RecruitingRecruiting

Klasifikasi Klasifikasi KerjaKerja

Desain KerjaDesain Kerja

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-12

Fungsi Informasi Analisis Fungsi Informasi Analisis KerjaKerja

Fungsi Informasi Analisis Fungsi Informasi Analisis KerjaKerja

Job description Job specification. Job evaluation. Job design Performance appraisal

Fungsi Fungsi informasi informasi

analisis kerja analisis kerja adalah…adalah…

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-13

Fungsi Informasi Analisis Fungsi Informasi Analisis KerjaKerja

Fungsi Informasi Analisis Fungsi Informasi Analisis KerjaKerja

Job description. Dokumen tertulis mengenai tugas utama yang

dilakukan pada pekerjaan tersebut. Misalnya identifikasi kerja, fungsi, lingkup, tanggung jawab dan wewenang

Catatan yang sistematis dan teratur tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan, yang didasarkan pada kenyataan-kenyataan apa, bagaimana, mengapa, kapan, dan di mana suatu pekerjaan dilaksanakan, dan kualifikasi orang yang akan menduduki jabatan tersebut.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-14

Uraian Job DescriptionUraian Job DescriptionUraian Job DescriptionUraian Job Description

Nama Jabatan- Departemen/Divisi/

bagian- Nomor/kode

jabatan- Jumlah karyawan

yang memegang jabatan itu

- Tugas-tugas utama yang harus dijalankan

- Pengawas yang diberikan kepada jabatan di bawahnya (vertikal).

- Pengawasan yang diterima dari jabatan

di atasnya (vertikal)

- Hubungan jabatan itu dengan jabatan yang lain horizontal/fungsional)

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-15

Lanjutan Job DescriptionLanjutan Job DescriptionLanjutan Job DescriptionLanjutan Job Description

Peralatan yang digunakan dalam jabatan ini:

- Rangkaian dan urutan pekerjaan

- Bahan-bahan yang dibutuhkan atau dipakai dalam jabatan ini

- Latihan yang dibutuhkan

Besarnya upah

- Lamanya jam kerja

- Kondisi dan lingkungan kerja seperti udara,

penerangan, berdebu, panas,

penuh resiko atau tanpa resiko dan lain- lain.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-16

Job specification. Mengidentifikasi karakteristik yang dibutuhkan untk

melakukan pekerjaan yang tertulis pada job description yang meliputi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman dan persyaratan teknis.

Catatan yang menjelaskan yang diperlukan oleh seorang karyawan untuk memangku dan mengerjakan suatu pekerjaan dari jabatan tertentu

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-17

Elemen Job SpecificationElemen Job SpecificationElemen Job SpecificationElemen Job Specification

Jenis kelamin

- Usia karyawan

- Pendidikan formal

(kalau perlu pengalaman)

- syarat-syarat kesehatan atau kondisi

tubuh

Kemampuan-kemampuan khusus dengan pekerjaan: daya ingat, kecepatan reaksi, pandangan, penglihatan, penciuman, perasa/taste.

Kualifikasi emosi seperti introvert, extrovert,

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-18

Job classification. Mengelompokkan posisi

yang sama ke dalam kelas kerja dan mengelompokkan kelas kerja ke dalam keluarga kerja.

Performance appraisal. Evaluasi kinerja karyawan.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-19

Fungsi Informasi Analisis KerjaFungsi Informasi Analisis KerjaLanjutanLanjutan

Fungsi Informasi Analisis KerjaFungsi Informasi Analisis KerjaLanjutanLanjutan

Job evaluation. Menilai identifikasi kerja. Ada dua pendekatan yaitu market pricing method

(membandingkan praktik upah) dan factor comparison (menilai pekerjaan pada faktor-faktor yang menunjukkan pentingnya pekerjaan yang berbeda dalam organisasi).

Job design. Pandangan perusahaan adalah pekerjaan harus menghasilkan

operasi yang efisien, produk berkualitas sedangkan pandangan pekerja adalah pekerjaan harus berarti dan menantang.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-20

Mengumpulkan Mengumpulkan Data Analisis PekerjaanData Analisis Pekerjaan

Mengumpulkan Mengumpulkan Data Analisis PekerjaanData Analisis Pekerjaan

Job analysts. Individu yang mempunyai tugas-tugas

untuk mengumpulkan dan mengolah informasi kerja tetapi kurang kenal dengan pekerjaan khusus.

Mereka hanya menggunakan informasi pada job content.

Job agent. Individu yang menyediakan informasi

pekerjaan yang dibutuhkan.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-21

Sumber DataSumber DataSumber DataSumber Data

Job incumbent. Seseorang yang bisa memberikan

mengenai apa yang sebenarnya dilakukan.

Mereka memiliki kemampuan verbal karena mereka harus menyampaikan informasi baik lisan maupun tertulis.

Namun sayangnya, mereka kadang-kadang tidak memberikan gambaran aktivitas kerja yang sebenarnya.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-22

Job supervisor. Individu yang mengawasi incumbent dalam menjalankan

tugasnya.

Technical expert. Subject matter expert. Biasanya ditujukan kepada job agent

yang sangat mengetahui target job atau memiliki keahlian khusus yang berhubungan dengan aktivitas.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-23

Teknik Mengumpulkan DataTeknik Mengumpulkan DataTeknik Mengumpulkan DataTeknik Mengumpulkan Data

Background research. Review dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan

misalnya deskripsi kerja, technical manual, bahan latihan, bagan organisasi dan analisis kerja yang terdahulu.

Job performance on-site. Data bisa diperoleh ketika melakukan pengamatan pada

saat pekerjaan itu dilakukan.

Site observation. Mengunjungi lokasi kerja sehingga job analyst dapat

mengobservasi kinerja.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-24

Teknik Mengumpulkan Data 2Teknik Mengumpulkan Data 2Teknik Mengumpulkan Data 2Teknik Mengumpulkan Data 2

Group inteview. Biasanya job incumbent dan supervisor

memimpin diskusi dengan format terstruktur.

Kuesioner. Butir-butir kuesioner dapat dikembangkan

berdasarkan pada informasi yang diambil dari background research, job performance, site observation, individual interview atau group interview.

Individual interview.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-25

Informasi lain yang harus Informasi lain yang harus diperolehdiperoleh

Informasi lain yang harus Informasi lain yang harus diperolehdiperoleh

Identifikasi dimensi job utama (misalnya seorang profesor memiliki dimensi job teaching, advising, research, service, consulting).

Identifikasi task dalam dimensi teaching (misalnya menyiapkan kuliah, menyampaikan kuliah, melaksanakan ujian, memberikan nilai ujian dan mengetik nilai ujian).

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-26

Identifikasi knowledge, skill dan ability yang dimiliki profesor.

Identifikasi faktor potensial untuk mengubah pekerjaan.

Memprediksi sifat pekerjaan yang berubah.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-27

Metode Analisis KerjaMetode Analisis KerjaMetode Analisis KerjaMetode Analisis Kerja

Metode analisis kerja menawarkan cara sistematis dalam menerapkan teknik koleksi data. Metode formal meliputi prosedur koleksi data secara

standar. Data interview biasanya disusun ke dalam job statement

yang cepat dan dapat dimengerti. Metode sistematis meliputi teknik koleksi data yang

dilakukan dalam bentuk yang sudah ada atau disusun.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-28

Dua pendekatan job analysis yaitu Work oriented. Deskripsi

aktivitas kerja (menekankan apa yang akan dilakukan)

Worker oriented. Karakteristik yang harus dimiliki oleh para pekerja (KSA).

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-29

Pendekatan Orientasi Pendekatan Orientasi KerjaKerja

Pendekatan Orientasi Pendekatan Orientasi KerjaKerja

Functional Job AnalysisCritical Incident TechniqueComprehensive Occupational Data Analysis Program

(CODAP)-Task Analysis InventoryPosition Analysis Questionnaires (PAQ).

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-30

Functional Job Analysis.Functional Job Analysis.Functional Job Analysis.Functional Job Analysis.

Pendekatan yang mempertimbangkan organisasi, orang dan kerja.

FJA menerapkan koleksi data yang meliputi yaitu review oleh analisis mengenai background & reference materials, interview dgn pegawai dan supervisor, dan on-site observation dari pekerja atau pegawai.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-31

Lanjutan FJALanjutan FJALanjutan FJALanjutan FJA

Untuk mencapai validitas dan reliabilitas, maka analis melakukan editing task statement dengan petunjuk incumbent, supervisor.

FJA juga berusaha untuk menempatkan pekerjaan seseorang pada konteks organisasi secara keseluruhan dengan cara memfokuskan pada hasil yang nantinya memberikan kontribusi pada tujuan perusahaan.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-32

Critical Incident TechniqueCritical Incident TechniqueCritical Incident TechniqueCritical Incident Technique

Mengandalkan informasi dari supervisor dan yang mempunyai wewenang untuk mengawasi perilaku kerja.

Supervisor diminta untuk mengamati peristiwa penting yang dapat mempengaruhi keefektifan kerja.

Biasanya digunakan pada performance appraisal.

Critical incident technique memberikan tingkat rinci perilaku, memfokuskan kegiatan pekerja, menekankan pada konteks di mana perilaku tersebut terjadi dan konsekuensinya.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-33

CODAPCODAPCODAPCODAP

Comprehensive Occupational Data Analysis Program (CODAP). Ini terdiri dari dua komponen utama yaitu task inventory

dan computer analysis package. Task inventory merupakan kuesioner yang meminta

subject matter expense untuk menentukan tugas-tugas dalam pekerjaan.

Task: unit kerja yang sudah diidentifikasi oleh pekerja.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-34

Task inventory merupakan suatu bentuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman, pendidikan, ras, seks dan penggunaan peralatan yang digunakan.

Informasi ini kemudian dianalisis dalam program komputer.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-35

a. CODAP berfungsi untuk menjelaskan pekerjaan yang dilakukan oleh individu dan kelompok, membandingkan pekerjaan yang dilakukan oleh kelompok khusus dan mengidentifikasi pekerjaan pada occupational area dan menganalisis karakteristik tugas.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-36

Position Analysis Questionnaires Position Analysis Questionnaires (PAQ).(PAQ).

Position Analysis Questionnaires Position Analysis Questionnaires (PAQ).(PAQ).

Pendekatan kuantitatif mengenai analisis kerja yang menjelaskan pekerjaan dalam bentuk aktivitas kerja. PAQ adalah kuesioner yang terdiri atas 6 kategori kerja yaitu input informasi, proses mental, output kerja, konteks kerja, aktivitas interpersonal dan karakteristik lain.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-37

Lanjutan PAQLanjutan PAQLanjutan PAQLanjutan PAQ

Contoh dimensi kerja yang terkandung dalam masing-masing kategori yaitu penggunaan materi tertulis dan gambar, penggunaan informasi, kondisi kerja fisik, komunikasi dan kontak personal, jadual kerja dan tuntutan kerja.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-38

Pendekatan Berorientasi Pendekatan Berorientasi PekerjaPekerja

Pendekatan Berorientasi Pendekatan Berorientasi PekerjaPekerja

Job Element Method. Pendekatan yang memfokuskan pada

karakteristik pekerja meliputi KSA, kemauan, minat dan karakteristik personal.

Threshold Trait Analysis. Hal ini dibagi dua kelompok besar yaitu

ability (can do factors) dan attitude (willing to do).

Fleishman Job Analysis System Pendekatan ini menentukan ability sebagai

atribut yang bertahan yang dimiliki oleh individu untuk menunjukkan kinerja.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-39

Job DesignJob DesignJob DesignJob Design

Job design adalah proses mendefinisikan cara kerja yang digunakan dan task yang dibutuhkan dalam sebuah pekerjaan tertentu.

Job redesign menunjuk pada perubahan task atau cara kerja yang dibutuhkan dalam pekerjaan tertentu.

Ada beberapa karakteristik kerja pada beberapa dimensi yang berbeda dalam job design.

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-40

The Motivational Job Design Approach

The Mechanistic Job Design Approach

The Biological Job Design Approach

The Perceptual Motor Job Design Approach

1 Autonomy Job specialization Strength Lighting

2 Intrinsic job feedback

Specialization of tools & procedures

Lifting Displays

3 Extrinsic job feedback

Task simplification Endurance Programs

4 Social interaction Single activities Seating Other equipment

5 Task/goal clarity Job simplification Size difference Printed job materials

6 Task variety Repetition Wrist movement Workplace layout

7 Task identity Spare time Noise Information input requirement

Karakteristik Job DesignKarakteristik Job DesignKarakteristik Job DesignKarakteristik Job Design

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-41

The Motivational Job Design Approach

The Mechanistic Job Design Approach

The Biological Job Design Approach

The Perceptual Motor Job Design Approach

8 Ability/skill-level requirement

Automation Climate Information output requirement

9 Ability/skill variety

Work breaks Information processing requirement

10 Task significance

Shift work Memory requirements

11 Growth Learning

Stress

Karakteristik Job Design 2Karakteristik Job Design 2Karakteristik Job Design 2Karakteristik Job Design 2

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-42

Core Job Dimensions

Critical Psychological States Personal & Work Outcome

Skill variety Task identityTask significance

Experienced meaningful of the work

High internal motivation

Autonomy Experienced responsibility for outcomes of of the work

High qualitywork performanceHigh satisfaction with the work

Feedback Knowledge of actual result of work activities

and turnover

Karakteristik Kerja yang Karakteristik Kerja yang MemotivasiMemotivasi

Karakteristik Kerja yang Karakteristik Kerja yang MemotivasiMemotivasi

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-43

Job Design Approach Positive Outcome Negative Outcome

Mechanistic Decreased training timeHigher utilization levelLower likelihood of errorLess change of mental overload and stress

Lower job satisfactionLower motivationHigher absenteeism

Motivational Higher job satisfactionHigher motivationGreater job involvementHigher job performanceLower absenteeism

Increased training timeLower utilization levelsGreater likelihood of errorGreater chance of mental overload and stress

Outcome Job CharacteristicOutcome Job CharacteristicOutcome Job CharacteristicOutcome Job Characteristic

McGraw-Hill/Irwin © 2005 The McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.1-44

Job Design Approach Positive Outcome Negative Outcome

Biological Less physical effortLess physical fatigueFewer health complaintsFewer medical incidentsLower absenteeismHigher job satisfaction

Higher financial costs because of changes in equipment or job environment

Perceptual/Motor Lower likelihood of errrorLower likelihood of accidentsLess change of mental overloadAnd stressLower training timeHigher utilization level

Lower job satisfaction Lower motivation

Outcome Job Characteristic 2Outcome Job Characteristic 2Outcome Job Characteristic 2Outcome Job Characteristic 2