SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT...Mayor, el jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento,...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 0

SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE CONSERVACION

Y MANTENIMIENTO

Unidad AdministrativaResponsable de su Elaboración

Fecha de Elaboración

DEPARTAMENTO DECONSERVACION YMANTENIMIENTO

26 NOVIEMBRE 2012


CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN .................................................................................. 2

II. OBJETIVO DEL MANUAL...................................................................... 3

III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS .................................. 4

1. Servicios de Mantenimiento y Conservación a Hospitales…........ … 5

a) Objetivo del Procedimiento………………………..6

b) Normas del Procedimiento………………………...7

c) Descripción del Procedimiento…………………….8

d) Diagrama de Flujo…………………………..……....10

2. Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Oficina...........................13

a) Objetivo del Procedimiento………………………..14

b) Normas del Procedimiento………………………...15

c) Descripción del Procedimiento…………………....16

d) Diagrama de Flujo…………………………………..17

IV. ANEXOS..................................................................... ….. ………… .19

V. GLOSARIO DE TERMINOS ...........................................................….. 23

FIRMAS DE APROBACIÓN……………………………………………………24


I. INTRODUCCIÓN

El presente manual proporcionará al personal del Departamento de Conservación yMantenimiento, información clara y sencilla, de los procedimientos a desarrollar paracumplir de manera eficaz con las funciones encomendadas a cada una de las áreasque integran la estructura orgánica.

El documento consta de: Identificación, Contenido, Introducción, Objetivo delManual, Presentación de los Procedimientos, Desarrollo de los Procedimientos,Nombre y Objetivo del Procedimiento, Normas de Operación, Descripción delProcedimiento, Diagrama de flujo del Procedimiento, Formas y Otros documentos,Glosario de términos y la Autorización.

En su desarrollo, cada procedimiento, contempla su objetivo específico, las normasde operación, la descripción secuencial de las actividades por cada una de las áreasresponsables, y el diagrama de flujo que muestra la imagen de la ruta a seguir.

La elaboración e integración del presente manual se logró con la participacióndirecta de cada una de las áreas, al desarrollar sus propios procedimientos,observando la metodología y lineamientos emitidos por la Contraloría General deGobierno. Su observancia estricta será a partir de la fecha de autorización por laJunta de Gobierno, y su actualización será responsabilidad del área donde sedesarrolle el procedimiento con la validación de la Dirección de Planeación.

Con el propósito de contar con una Administración dinámica y activa para darrespuesta inmediata a las necesidades actuales de la infraestructura física en Salud,de Servicios de Salud de Nayarit; se ha dado a la tarea de desarrollarpermanentemente Programas de Modernización y Simplificación Administrativa, quepermitan eficientar las operaciones del Departamento de Conservación yMantenimiento.

Por esta razón, se elaboran, integran y se difunden los Manuales de Procedimientos,Instrumentos Técnicos Administrativos, que facilitan el cumplimiento de lasfunciones, la desconcentración de Actividades y el logro eficiente de los ObjetivosInstitucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado por elDepartamento de Conservación y Mantenimiento, en el cual se describen losObjetivos, Políticas y Actividades de cada uno de los procedimientos que se llevan acabo en este Departamento.


II OBJETIVO DEL MANUAL

Disponer de un instrumento administrativo, que muestre las rutas de actividadespropias de cada una de las áreas, que forman la estructura orgánica delDepartamento de Conservación y Mantenimiento, a fin de cumplir de la mejormanera con las responsabilidades asignadas al personal, y a su vez optimizar losrecursos disponibles.


III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS


Nombre del Procedimiento:“Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales”


UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Dar a conocer a los Directores, Administradores y personal Operativo de losHospitales, mediante un fluxograma, el funcionamiento a los equiposelectromecánicos, rayos x, imagenología, médico, inmuebles e instalaciones, paraotorgar una mejor atención a la población abierta en materia de salud pública.

Equipos Electromecánicos Digitales

Equipos de Rayos X (Imagenología)

Equipo Médico

Inmuebles


UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.

PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento programados a Hospitales, EquipoElectromecánico, Rayos X, Médico e Inmuebles.

NORMAS DE OPERACIÓN

Para resolver los problemas de Mantenimiento Preventivo, Correctivo y CorrectivoMayor, el jefe del Departamento de Conservación y Mantenimiento, CoordinadorAdministrativo y personal de apoyo de esta área realizarán los levantamientosnecesarios de manera conjunta con los Directores y/o Jefes de Mantenimiento delos Hospitales., para elaborar un catálogo de conceptos de acuerdo a lasnecesidades propias del edificio, instalaciones y equipamiento e iniciar lapresupuestación de los servicios requeridos, con proveedores de los serviciosrequeridos, con proveedores locales y fuera de esta.

Una vez concluidos los trabajos de presupuestación, se inicia con la fase deintegración del expediente Técnico-Económico, en el cual deberá ser terminadoen un periodo no mayor de 21 a 30 días hábiles ò dependiendo el presupuestoautorizado para cada hospital.

Una vez concluidos los expedientes se envían a la Secretaría dePlaneación, Secretaría de Obras Públicas y/o Departamento de RecursosMateriales y Servicios Generales de los Servicios de Salud de Nayarit.

El personal de la Secretaría de Obras Públicas, así como el de RecursosMateriales y/o Servicios Generales, llevarán a cabo los procedimientos delicitación, hasta la adjudicación del Contrato correspondiente.

Personal técnico del Departamento de Conservación y Mantenimientorealizarán la supervisión y control de los trabajos a ejecutar.

Todas las acciones de Mantenimiento y Conservación estarán apegadasde acuerdo a la normatividad vigente en la materia (Seguro Popular, RamoXXIII) De acuerdo al programa de Inversión a ejecutarse.

El personal del Departamento de Conservación y Mantenimiento deberáestar en constante capacitación para eficientar la calidad del Servicio.


FECHA DE AUTORIZACION HOJA DE

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 26 11 2012 1 2

ÁREA: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación yMantenimiento.

PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles

RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESFORMA O

DOCUMENTO

NUM

Jefe delDepartamento deConservación yMantenimiento

1 Recibe de la Subdirector de Recursos Humanos,Conservación y Mantenimiento la programaciónde inversión Federal y/o Estatal para el inicio dela integración de los expedientes técnicos paraconservación y mantenimiento de lainfraestructura física en salud.

Expediente

CoordinadorAdministrativo yÁrea de Apoyo

2 Analiza de manera conjunta el programa y seinicia con los levantamientos de las necesidadesdel inmueble, así como de sus instalaciones pararesolver los problemas con recursos de esteprograma.

Expediente

Área de Apoyo3 Integra los Expedientes Técnicos-Económicos,

(Generación de volúmenes de ObraElectromecánica y/o Civil, Catalogo deConceptos, Presupuesto Base, para realizar laObra y/o Servicio).

Nota:Ing. Civil, Arquitecto e Ing. Eléctrico.

Expediente


4 Recibe el Expediente Técnico y se validanfirmando: Subdirector de Recursos HumanosConservación y Mantenimiento, Director deAdministración y Director General.

Expediente

Director General 5 Firma y valida expediente completo. Expediente


6 Envía expediente a otras Secretarías para que sepublique la convocatoria correspondiente e iniciarcon el procedimiento administrativo hasta laadjudicación del contrato.

Expediente




ÁREA: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación yMantenimiento.



DOCUMENTO

NUM

Contratistas 7 Inicia las Obras y/o Servicios. Expediente

Área deSupervisión

8 Supervisa las Obras ò Servicios por parte de estaSecretaría (Departamento de Conservación yMantenimiento) ò por la Secretaría de ObrasPúblicas y se autorizan las estimaciones que segeneren para la liberación de su pago.

Expediente

9 Elabora el finiquito y se Firman las actas deEntrega-Recepción de los trabajos ejecutados:

ContratistaDirector del Hospital o mediante la intervencióndel Jefe del Departamento de Conservación yMantenimiento.

Expediente


10 Recibe el inmueble, así como sus instalaciones,equipamiento y sustitución de los mismos.

Termina el Procedimiento.

Expediente


JEFE DEL DEPARTAMENTO DECONSERVACIÓN YMANTENIMIENTO

COORDINADORADMINISTRATIVO Y ÁREA DE

APOYOÁREA DE APOYO DIRECTOR GENERAL CONTRATISTA AREA DE

SUPERVISIÓN

SUPERVISIÓN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE

AUTORIZACIÓNHOJA DE

26 11 2012 1 3


ÁREA: Administración DEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.

INICIO

Recibe de la Subdirectorde Recursos Humanos,Conservación y Mante-nimiento la programaciónde inversión Federal y/oEstatal para el inicio de laintegración de losexpedientes técnicos paraconservación ymantenimiento de lainfraestructura física ensalud.

1Analiza de maneraconjunta el programa y seinicia con loslevantamientos de lasnecesidades del inmueble,así como de susinstalaciones para resolverlos problemas conrecursos de este programa

2

Expedientetécnico

Expedientetécnico

Integra los Expe-dientes Técnicos-Económicos, (Ge-neración devolúmenes de ObraElectromecánica y/oCivil, Catalogo deConceptos,Presupuesto Base,para realizar la Obray/o Servicio).

Nota:Ing. Civil, Arquitecto eIng. Eléctrico.

3

Expediente

Recibe el ExpedienteTécnico y se validanfirmando: Subdirectorde Recursos HumanosConservación yMantenimiento,Director deAdministración yDirector General.

4

Expediente

Firma y validaexpedientecompleto.

5

Expediente

A





SUPERVISIÓN

SUPERVISIÓN



26 11 2012 3 3



Envía expediente aotras Secretarías paraque se publique laconvocatoria co-rrespondiente e iniciarcon el procedimientoadministrativo hasta laadjudicación delcontrato.

6

Expediente

A

Inicia las Obrasy/o Servicios.

7

Expediente

Supervisa lasObras ò Ser-vicios por partede esta Se-cretaría (De-partamento deConservación yMantenimiento) òpor la Secretaríade Obras Pú-blicas y seautorizan lasestimaciones quese generen parala liberación desu pago.

8

B





SUPERVISIÓN

SUPERVISIÓN



26 11 2012 2 3



Elabora el fi-niquito y seFirman las actasde Entrega-Re-cepción de lostrabajos ejecuta-dos:

ContratistaDirector del

Hospital omediante laintervención delJefe delDepartamento deConservación yMantenimiento.

9

B

Expediente

Recibe el inmueble, asícomo sus instalaciones,equipamiento y sus-titución de los mismos.

10

Expediente

TERMINA


Desarrollo del Procedimiento:Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Oficina


UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.PROCEDIMIENTO: Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y Equipo de Oficina Mediante Servicio Externo

OBJETIVO

Dar a conocer al personal encargado los pasos a seguir mediante fluxogramapara la Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y de Oficina Mediante ServicioExterno.


UNIDAD RESPONSABLE: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento.PROCEDIMIENTO: Reparación de Mobiliario, Equipo Médico y de Oficina Mediante Servicio Externo

NORMAS DE OPERACIÓN

Todos los requerimientos de mantenimiento preventivo o correctivo medianteservicio externo atendidos por el Departamento de Conservación y Mantenimientoserán registrados debidamente en el formato “Solicitud de Reparación deMobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo”

Los Responsables de las Diversas Áreas, reportarán e informarán alDepartamento de Conservación y Mantenimiento, los desperfectos, fallas, daños odeterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; así comode las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, gas, telefonía y plomería;solicitando de forma verbal, telefónica o escrita para su mantenimiento preventivoo correctivo.




ÁREA:Administración

DEPARTAMENTO: Conservación yMantenimiento

PROCEDIMIENTO: Reparación de mobiliario, equipo médico y de oficina mediante servicio externo.


DOCUMENTO

NUM

Mantenimiento 1 Atienden de forma oportuna la solicitudde servicio de reparación omantenimiento del equipo o inmueble deforma verbal, escrita o telefónica.

Solicitud

2 Los requerimientos de mantenimientopreventivo y correctivo mediante elservicio externo, serán registradosdebidamente en el formato “solicitud dereparación de mobiliario y equipo médicoy de oficina mediante servicio externo”en original y una copia.

Solicitud formato

3 Entregará la copia a la administración parasu trámite y la original se archiva paracontrol.

Dirección deAdministración

4 Realiza el trámite correspondiente para laautorización del servicio correctivo.

Mantenimiento5 Entrega el mobiliario o equipo al servicio

externo para su mantenimiento o reparación.Orden

ServicioExterno

6 Procede a realizar el mantenimiento oreparación del mobiliario, equipo y/oinmueble.

Orden7 Entrega al área solicitante el mobiliario,

equipo y/o inmueble ya reparado.

Mantenimiento8 Procede a tramitar la factura para su

pago correspondiente a dicho servicio ala Dirección de Administración.

Termina Procedimiento.

Relación deFacturas



DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 26 11 2012 2 2

PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles.

ÁREA: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento

MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN SERVICIO EXTERNO

Atienden de formaoportuna la solicitud deservicio de reparación omantenimiento del equipoo inmueble de formaverbal, escrita o telefónica.

1

INICIA

Solicitud

Los requerimientos demantenimiento preventivoy/o correctivo mediante elservicio externo, seránregistrados debidamenteen el formato “solicitud dereparación de mobiliario yequipo médico y de oficinamediante servicio externo”en original y una copia.

2

“solicitudreparación servicio

externo”0

“solicitud deservicio externo”

1

Entregará la copia a laadministración para sutrámite y la original searchiva para control.

3

A

“solicitud servicioexterno”

0

“solicitud servicioexterno”

1



DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 26 11 2012 2 2

PROCEDIMIENTO: Mantenimiento al mobiliario, equipo de oficina, medico e inmuebles.

ÁREA: AdministraciónDEPARTAMENTO: Conservación y Mantenimiento

MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN SERVICIO EXTERNO

Realiza el trámitecorrespondiente para laautorización del servicio.

4

Solicitud

A

Entrega el mobiliario oequipo al servicio externopara su mantenimiento oreparación.

5

Solicitud

Procede a realizar elmantenimiento o repara-ción del mobiliario, equipoy/o inmueble.

6

Solicitud

Entrega a la adminis-tración el mobiliario,equipo y/o inmueble yareparado.

7

Solicitud

Procede a realizar el pagocorrespondiente a dichoservicio.

8

Al área correspondiente.

9

TERMINA

Solicitud

“solicitudservicioexterno”


IV. ANEXOS


SERVICIOS DE SALUD DE NAYARIT

DR. GUSTAVO BAZ No. 33 FRACC. FRAY JUNIPERO SERRA, TEPIC, NAYARIT.

R.F.C. SSN-960901-HJ7

DEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO

FOLIO:

ORDEN DE SERVICIO EXTERNO

FECHA

PRESTADOR DE SERVICIO:ATENCION

DOMICILIO:

TELEFONO

SERVICIO SOLICITADODESCRIPCION DEL EQUIPO HOSPITAL

OBSERVACIONES

PROGRAMA ORDENO


SELLO DE RECEPCION DELDOCUMENTO

NO. DE FOLIO HOJA 1 DE 1

FECHA DE ELABORACION

DIA MES AÑO

AREASOLICITANTE

DEPTO. CONSERVACION Y MANTENIMIENTO PARTIDA

Renglón CLAVE DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD SOLICITADA OBSERVACIONES

SOLICITO VoBo VALIDO AUTORIZORESPONSABLE DE LA

ADQUISICION Y ENTREGA DEINSUMOS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROLPRESUPUESTAL

DIRECTOR DEADMINISTRACION

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOSMATERIALES


SERVICIOS DE SALUD DE NAYARITDEPARTAMENTO DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO

SOLICITUD DE SERVICIO

INTERNO EXTERNODATOS DEL SOLICITANTE

NOMBRE COMPLETO AREA DEPARTAMENTODIRECCIONA LA QUE

PERTENECEFECHA DE RECEPCION

SELLO DERECEPCION

DE LASOLICITUD

FECHA DEELABORACION

TEL.EXT.E-MAIL UBICACIÓN DEL SERVICIOHOJAS

ANEXASFOLIO No.

No. DESCRIPCION DEL SERVICIO SOLICITADOPARA USO EXCLUSIVO DEL DEPTO. DE CONSERV. Y MANTENIMIENTO

(MATERIALES UTILIZADOS DURANTE EL SERVICIO)

REALIZOTRABAJO(NOMBRE,FIRMA YFECHA)

SUPERVISO (NOMBRE Y FIRMA)

OBSERVACIONES

FIRMA DECONFORMIDAD

DE LOSTRABAJOS

EJECUTADOS

Vo. Bo. JEFE INMEDIATOVALIDO DEPTO.

CONSERV. YMANTENIMIENTO

RESPONSABLE JEFE DEL DEPTO. DE CONSERV. YMANTENIMIENTO


V. GLOSARIO DE TERMINOS

ADMINISTRACION.- Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máximaeficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.

BIENES INMUEBLES.- El que no puede ser traslado de un lugar a otro., dícesecomo el edificio y sus complementos.

BIENES MUEBLES.- El que por sí propio o mediante una fuerza externa esmovible o transportable de un lado a otro., como mobiliario y equipo de oficina ymedico.

CALIDAD.- Una serie de cuestionamiento hacia una mejora continúa.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO.- Trabajos que se realizan para prevenir eldetrimento de la contracción de un bien mueble e inmueble.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO.- Trabajos que se realizan corregir el estadofísico de un bien mueble e inmueble.

ORDEN DE SERVICIO.- Formato

SOLICITUD DE ADQUISICIONES.- Formato

SOLICITUD DE SERVICIO.- Formato

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