ADUANA

CUADOR

SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR

COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA

CAI-001-2011

INFORME

Examen Especial de evaluación al sistema de control interno, con corte al 28 defebrero del 2011, relacionado con la aplicación de la Norma de Control Interno 403 —Administración Financiera - Tesorería, en la Dirección General del Servicio Nacional

de Aduana del Ecuador

111,111,9111111,Dtfl,9111,qm‘livifolir

(400dADUANA

, DELECUADOR

FM 71:11

r"), 1") 4 9HORA- .

OFICIO N°

Sección: COORD1NACION DE AUDITORÍAS INTERNA

DR1 JCAI

C NTRALORiA

GENERAL

DLL ESTADOAsunto: Se comunica aprobación de informe

Guayaquil,7 FER 2012

Licenciada CPA.Wendy Enriquez SalazarDirectora Nacional de Auditoría InternaServicio Nacional de Aduana del EcuadorCiudad

De conformidad con lo que dispone el artículo 87 del Reglamento Orgánico Funcional dela Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial No. 215 de 20 denoviembre de 2007; le participo a usted que el informe No. CAI-001-2011; memorando deantecedentes y síntesis del examen especial, realizado por la Coordinación de AuditoríaInterna del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador a la evaluación del sistema decontrol interno, con corte al 28 de febrero de 2011, relacionado con la aplicación de lanorma de control interno 403, Administración Financiera-Tesorería, fue aprobado en estaDirección Regional, con el número 032-DR1-UAI-2012 el 9 de febrero de 2012.

Adjunto le remito un ejemplar del informe aprobado; el proceso de trámite continúa deconformidad con lo que dispone el Acuerdo 025-CG, publicado en el registro oficial 23 del10 de septiembre de 2009.

Atentamente,Dios, Patria y LibertadPor el Contralor General del Estado,

Abg, erde ArauzDirector de , -f7guonal 1 (e)

C.c. Directora de Auditorías Internas

Adjunto: 01 ejemplar del informe (45f.ú)

•

SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR

EXAMEN ESPECIAL DE EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO,RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO403-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA — TESORERÍA EN LA DIRECCIÓN GENERALDEL SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR.

AL 28 DE FEBRERO DE 2011,

COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA DEL SERVICIO NACIONALDE ADUANA DEL ECUADOR

Guayaquil - Ecuador

RELACION DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

CAE: Corporación Aduanera Ecuatoriana

CAI: Coordinación de Auditoria Interna

DAS: Declaración Aduanera Simplificada

NCI: Norma de Control Interno

SENAE: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador

UVA: Unidad de Vigilancia Aduanera

ÍNDICECONTENIDO

Página

Carta de PresentaciónCAPITULO IINFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen 2

Objetivos del examen 2

Alcance del examen 2

Base legal 2

Estructura orgánica 3

Objetivos de la entidad 3

Monto de recursos examinados 4

Servidores relacionados 4

CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMENAntecedentes 5

Seguimiento de recomendaciones 5

Evaluación del control interno al componente Norma de Control Interno 403 5

Administración Financiera — Tesorería.

Determinación y recaudación de los ingresos a través del sistema financiero, 6

relativo a las normas de control interno 403-01 y 403-06

Control administrativo y registro contable de los Títulos de Crédito emitidos. 8

Contrato de percepción de las obligaciones tributarias se mantienen con las 9

instituciones del sistema financiero nacional

Flujo de caja en la programación financiera 11

Control y registro de las Garantías 13

ANEXOS

1 .- Servidores Relacionados

Matrices de evaluación del sistema de control interno

Cronograma de aplicación de recomendaciones

azarterna

I Ecuador

Lcda. C.P.Directora NServicio Naci

Atentamente,Dios, Patria y

CONTRALORIAGENERAL

DEL ESTADO

ADUANA

DEL

ECUADOR

Guayaquil, 2 de junio de 2011

SeñorDirector GeneralServicio Nacional de Aduana del EcuadorPresente

De mi consideración:

Hemos efectuado el examen especial de evaluación al sistema de control interno,relacionado con la aplicación de la Norma de Control Interno 403 — AdministraciónFinanciera - Tesorería, en la Dirección General del Servicio Nacional de Aduana delEcuador, con corte al 28 de febrero del 2011.

Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de AuditoriaGubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normasrequieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certezarazonable de que la información y la documentación examinada nocontienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que lasoperaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad conlas disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demásnormas aplicables.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados seencuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendacionesque constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de laContraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas demanera inmediata y con el carácter de obligatorio.

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial al Servicio Nacional de Aduanas, se realizó con cargo al Plan

Anual de Control de 2011 de la Coordinación General de Auditoría Interna y en

cumplimiento de la orden de trabajo 001 CAI de 28 de marzo de 2011; y en alcance al

oficio 001-A CAI de 6 de abril de 2011, suscritos por la Coordinadora General de

Auditoría Interna del SENAE.

Objetivos del examen

Establecer si el control interno de la Institución proporciona un grado de seguridad

razonable en cuanto a la consecución de los objetivos relacionados con: la eficacia y la

eficiencia de las operaciones; fiabilidad de la información financiera; y, cumplimiento

de las leyes y normas aplicables.

Alcance del examen

El examen especial cubrió la evaluación del sistema de control interno relacionado con

la Norma de Control Interno NCI 403 — Administración Financiera — Tesorería de la

Entidad, con corte al 28 de febrero de 2011 y no incluyó el análisis de la propiedad,

legalidad y veracidad de las operaciones administrativas y financieras.

Base legal

Mediante Suplemento del Registro Oficial 351 de 29 diciembre de 2010, se publicó el

"Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones", aprobado por el pleno de

la Asamblea Nacional, en el cual se crea el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador

como sucesora de todos los derechos y obligaciones de la Corporación Aduanera

Ecuatoriana, constituida mediante Ley 99, publicada en el Registro Oficial 359 del 13

de julio de 1998 y derogada en el mencionado código.

El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (SENAE) es una persona jurídica de

derecho público, de duración indefinida, con autonomía técnica, administrativa,

2

financiera y presupuestaria, domiciliada en la ciudad de Guayaquil y con competencia

en todo el territorio nacional. Es un organismo al que se le atribuye en virtud de este

Código, las competencias técnico-administrativas, necesarias para llevar adelante la

planificación y ejecución de la política aduanera del país y para ejercer, en forma

reglada, las facultades tributarias de determinación, de resolución, de sanción y

reglamentaria en materia aduanera, de conformidad al Código Orgánico de la

Producción, Comercio e Inversiones y sus reglamentos.

Estructura orgánica

El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, cuenta con el Estatuto Orgánico de

Gestión Organizacional por Procesos, publicado en el Suplemento del Registro Oficial

362 de junio 18 de 2008, aprobado por el Directorio de la Corporación Aduanera

Ecuatoriana — CAE , y reformado por el Código Orgánico de la Producción, Comercio e

Inversiones, publicado en el Registro Oficial 351 de diciembre 29 de 2010, el mismo

que integra los procesos internos de Administración Financiera - Tesorería que se

desarrollan a través de las siguientes unidades administrativas organizacionales:

Directivo:

Ejecutivo:

Operativo:

Director General

Coordinación General de Administrativa Financiera

Dirección Financiera

Presupuesto

Contabilidad

Administración de Caja (Tesorería y Garantías)

Control de Gestión de Cobranzas

Seguros

Objetivos de la entidad

La Aduana tiene por objeto:

• Facilitar las operaciones de comercio exterior y ejercer el control de la entrada y

sa a de mercancías, unidades de carga y medios de transporte, por las fronteras

3

y zonas aduaneras de la República, así como quienes efectúen actividades directa

e indirectamente relacionadas con el tráfico internacional de mercancías;

Determinar y recaudar las obligaciones tributarias causadas por efecto de la

importación y exportación de mercancías, conforme los sistemas previstos en el

código tributario;

Resolver los reclamos, recursos, peticiones y consultas de los interesados.

Prevenir, perseguir y sancionar las infracciones aduaneras; y

En general, las atribuciones que le son propias a las Administraciones Aduaneras

en la normativa adoptada por el Ecuador en los convenios internacionales.

Monto de recursos examinados

No aplica por el alcance y naturaleza del examen ejecutado.

Servidores relacionados

Anexo 1

4

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Antecedentes

Mediante Acuerdo 002CG-2011 de 14 de febrero de 2011, el Contralor General delEstado, aprobó el Plan Operativo Anual 2011 de las Unidades de Auditoría Interna delas entidades del sector público que depende administrativa y técnicamente de laContraloría General del Estado. En los planes aprobados se incluyó el examenespecial de evaluación al sistema de control interno institucional, previsto para elsegundo semestre de 2011.

A fin de agilizar esta actividad de control, con memorando 093-DCAI, de 14 de febrerode 2011, el Contralor dispuso que el examen referido se inicie a partir del 1 de marzodel presente año, por lo que mediante oficio circular 03553 DCAI de 9 de marzo de2011, el Director de Coordinación de Auditorías Internas, emitió las instrucciones parala ejecución y reprogramación del Plan de Control.

Seguimiento de recomendaciones

Se determinó que no existen recomendaciones relacionadas con la Norma de ControlInterno 403 pendientes de control y seguimiento.

Evaluación del control interno al componente Norma de Control Interno 403Administración Financiera - TESORERIA

De conformidad al componente 403 "Administración Financiera — Tesorería", laevaluación al sistema de control interno existente en la Coordinación GeneralAdministrativa Financiera, Tesorería del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, seefectuó en base al cuestionario diseñado para el efecto, y observando los controlesaplicados a los procesos ejecutados; sin considerar las normas 403-03 Especies

valoradas, 403-14 Inversiones financieras, adquisición y venta, y 403-15 Inversiones

financieras, control y verificación física, ya que por su naturaleza no tienen incidenciaen el funcionamiento administrativo y financiero del Servicio Nacional de Aduana del

(4)C.§)tc

5

Ecuador; obteniendo como resultado un nivel de confianza del 85.70%,

consecuentemente el riesgo es bajo, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

RESUMEN DE EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA NORMA DE CONTROLINTERNO 403 "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - TESORERÍA"

NORMA CONFIANZAyo NIVEL DE RIESGO

403-01 — Determinación y recaudación de los ingresos 74.29 MODERADO403-02 — Constancia documental de la recaudación 76.84 BAJO403-04 — Verificación de los ingresos 96.67 BAJO403-05 — Medidas de protección de las recaudaciones 66.67 MODERADO403-06 — Cuentas corrientes bancarias 96.67 BAJO403-07 — Conciliaciones bancarias 96.67 BAJO403-08 — Control previo al pago 93.33 BAJO403-09 — Pagos a beneficiarios 95.00 BAJO403-10 — Cumplimiento de obligaciones 85.71 BAJO403-11 — Utilización del flujo de caja en la programaciónfinanciera 73.33 MODERADO

403-12 — Control y custodia de garantías 78.18 BAJO403-13 — Transferencia de fondos por medioselectrónicos 95.00 BAJO

NIVEL DE CONFIANZA 85.70 BAJO

No obstante, a fin de proporcionar una mayor seguridad razonable para el logro de los

objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos, es necesario que la

alta dirección, viabilice mecanismos necesarios para la toma de decisiones correctivas,

respecto a las observaciones detalladas a continuación:

Determinación y recaudación de los ingresos a través del sistema financiero,

relativo a las normas de control interno 403-01 y 403-06

El sustento de los ingresos del Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador, son las

importaciones declaradas de mercancías, sobre cuyo valor CIF se liquidan los

respectivos derechos arancelarios, impuestos y tasas.

Con oficio MF-SGJ-2009-2135 de 4 de diciembre de 2009, el Ministerio de Finanzas

del Ecuador, solicitó al Gerente General de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, lo

siguiente:

«11

6

"...instruir a la Instituciones del Sistema Financiero Nacional con las que vieneoperando como recaudadoras de los derechos arancelarios, depositen latotalidad de los valores en la cuenta 01110006 "CCU FISCALES" de la CuentaÚnica del Tesoro Nacional, a fin de que la Tesorería de la Nación realice losregistros de todos los ingresos incluidos los arancelarios...".

En respuesta al oficio MF-SGJ-2009-2135 de 4 de diciembre de 2009, el Gerente

General (e), a través de oficio GGN-GAF-DCF-UTG-496 de 12 de febrero del 2010,

señaló que según la fuente de financiamiento, el 100% de los valores por concepto de

derechos arancelarios, intereses e impuestos al comercio exterior, son depositados a

la cuenta 01110006 "CCU Fiscales" de la cuenta única del Tesoro Nacional; así

mismo, la totalidad de los valores generados por multas, tasas por servicios y

modernización de aduanas, y remates, son depositados a la cuenta 02330079 "CAE

AUTOGESTION", que la entonces CAE, actualmente SENAE, mantiene en el Banco

Central del Ecuador.

Dicho proceso de percepción de tributos, se ejerce a nivel nacional, donde existen

ventanillas de los bancos habilitados, con excepción de la Dirección Distrital de

Huaquillas y Tulcán, ya que debido a la naturaleza de las operaciones producidas en

estas Direcciones fronterizas y a falta de ventanillas de los bancos corresponsales, los

servidores de la entidad, aún efectúan recaudaciones de dinero en efectivo, lo cual no

está regulado por la institución, situación que no ha sido desvirtuada por los titulares

de la Dirección Financiera y Tesorería.

Los tributos generados, producto de las Declaraciones Aduaneras Simplificadas

D.A.S., en la Dirección Distrital de Huaquillas, son entregados en efectivo, por parte

del usuario a los funcionarios de la Unidad de Vigilancia Aduanera — U.V.A., que tienen

asignadas dichas actividades; situación similar ocurre en la Dirección Distrital de

Tulcán, sitio en el cual el efectivo es entregado al servidor de Zona Primaria, para

posteriormente ser depositado en la cuenta correspondiente.

Cabe señalar que la situación descrita, requiere una mediación de carácter

administrativo y no influye en la normal distribución de los ingresos a la cuenta única

del Tesoro Nacional.

7

Conclusión

La recaudación tributaria es ejercida a nivel nacional por las entidades del sistema

financiero habilitadas para el efecto, sin embargo, debido a la falta de ventanillas

bancarias en las Direcciones Distritales de Huaquillas y Tulcán, los servidores

encargados realizan y custodian los valores en efectivo por los tributos generados,

correspondientes a las D.A.S., para posteriormente ser depositados en la cuenta

correspondiente.

Recomendación

Al Director Nacional de Capitales y Servicios Administrativos

1. Gestionará la habilitación de una ventanilla bancaria para las Direcciones Distritales

de Huaquillas y Tulcán, a fin de que los valores generados por el tráfico de

mercancías, sean registrados y depositados oportunamente.

Control administrativo y registro contable de los Títulos de Crédito emitidos.

De los resultados obtenidos en el cuestionario de control interno se evidenció que la

Dirección Financiera no mantiene el control administrativo de los títulos de crédito

emitidos en las diferentes direcciones distritales, consecuentemente no están

registrados en la contabilidad de la entidad, que según el Catalogó General de

cuentas del sector público deben constar en cuentas de orden con sus respectivos

auxiliares.

Con oficios ECII-PAP-002, 003 y 004, de 9 de mayo de 2011, se comunicaron

resultados a la Directora Financiera, al Tesorero y a la Contadora General,

respectivamente.

Inobservándose las normas de control interno 403-02 y 403-03. Así también la

Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.31.1 "Alcance", establece

"...Esta norma establece el criterio técnico para el registro contable de valoresque no afectan la situación financiera de la institución, pero cuya incorporaciónen libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control sobreaspectos administrativos o que permiten establecer derechos u obligacionescontingentes, que pueden o no tener impactos patrimoniales a futuro...".

et

Conclusión

La Dirección Financiera no mantiene el control de los títulos de crédito emitidos en las

direcciones distritales, consecuentemente los valores no se registran en la

contabilidad, causando que la entidad desconozca el estado de estos títulos valores en

sus diferentes etapas, previo a su efectivización.

Recomendación

Al Director General

Solicitará a los Directores Distritales, se reporte a la Dirección Financiera el

detalle de los títulos de crédito emitidos para su registro contable.

Al Contador General

Registrará los títulos de crédito emitidos en las diferentes direcciones

distritales, en las cuentas de orden con sus respectivos auxiliares contables,

que permita controlar las distintas fases de los títulos de crédito.

Contrato de percepción de las obligaciones tributarias se mantienen con las

instituciones del sistema financiero.

Existen contratos suscritos desde el año 2000, entre la entidad con diferentes

instituciones del sistema financiero (Austro, Bolivariano, Guayaquil, Pichincha,

Produbanco, Pacífico e Internacional), con el objeto de establecer las obligaciones y

derechos que recíprocamente adquirieron las partes, derivadas de la recepción de

valores por concepto de los pagos de las obligaciones tributarias provenientes de los

derechos arancelarios, impuestos, tasas y demás gravámenes que el Estado

Ecuatoriano recauda por la importación y exportación de mercancías efectuadas por

los usuarios del comercio exterior; los mismos que se mantienen vigentes, sin que se

hayan realizado modificación alguna a las cláusulas contractuales, aun cuando los

procesos han cambiado como es el caso de las transferencias de valores,

inobservándose las norma de control interno 403-01 y 403-06.

juc,¿Ift.

9

El contrato entre las instituciones financieras y la Corporación Aduanera Ecuatoriana,

en los literales a) y b) de la cláusula quinta "Plazo para transferencia de los valores

recibidos e información de los declarantes", indica lo siguiente:

"...Las transferencias de los valores recibidos se realizarán en el plazoimprorrogable de seis días, y la distribución se hará de la siguiente manera. - a). -Al Banco Central del Ecuador, en la Cuenta Única del Tesoro Nacional, el 97%de los derechos arancelarios, el total de los demás impuestos, el producto netode remates y venta directa de mercaderías, y otras obligaciones fiscales. - b).- Ala cuenta de la Corporación Aduanera Ecuatoriana en el Banco Central delEcuador el 3% de los derechos arancelarios, y el total de los valores por losconceptos no establecidos en el literal a) de este mismo apartado...".

Así mismo, la cláusula un décima segunda "Plazo", señala:

"El plazo de vigencia de este contrato es de 1 año, contado a partir de la fechade suscripción del mismo; sin embargo, dicho plazo podrá ser renovadoautomáticamente si 30 días calendarios previos a su vencimiento, ninguna de laspartes manifiesta por escrito su voluntad de darlo por terminado".

Sin embargo, de acuerdo con el Código Orgánico de Planificación y Finanzas

Públicas, expedido en Registro Oficial 306 de 22 de octubre de 2010, Capítulo 2 "Del

Componente de Ingresos", los recursos provenientes de la actividad aduanera se

concentrarán sin excepción en la Cuenta Única del Tesoro Nacional, lo cual es

concordante con el contenido del oficio MF-SGJ-2009-2135 de 4 de diciembre de

2009, suscrito por el Ministerio de Finanzas del Ecuador, donde fue solicitado que la

totalidad de los derechos arancelarios sean depositados en la cuenta 01110006 "CCU

FISCALES" de la Cuenta Única del Tesoro Nacional, a fin de que la Tesorería de la

Nación realice los registros de todos los ingresos, incluidos los arancelarios.

Con oficios ECII-PAP-002 y 003, ambos de 9 de mayo de 2011, se comunicaron

resultados a la Directora Financiera y al Tesorero General, respectivamente, sin

obtener respuesta.

Si bien, la administración aduanera ha continuado con la decisión de mantener

vigentes los contratos celebrados con las entidades del sistema financiero para la

percepción de las obligaciones tributarias y demás ingresos, por cuanto ninguna de las

partes )ha manifestado por escrito su voluntad de dar por terminado el contrato,

10

conforme lo señalado en cláusula un décima segunda "Plazo"; también es correcto que

en estos contratos rezan cláusulas que deben ser ajustadas debido a los cambios

producidos en la legislación aduanera, contenida en el Código Orgánico de la

Producción, Comercio e Inversiones (COPCI), publicada en Suplemento del Registro

Oficial 351 de 29 de diciembre del 2010, que derogó la Ley Orgánica de Aduanas.

El Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, en el artículo 117

"Recaudación", señala:

"...La recaudación de valores, que por cualquier concepto, corresponda al ServicioNacional de Aduana del Ecuador, se realizará a través de las instituciones delSistema Financiero Nacional. Para el efecto señalado, la Directora o el DirectorGeneral de Aduanas podrá suscribir convenios especiales con las referidasinstituciones...".

Conclusión.

Desde el año 2000, la entidad mantiene vigentes los contratos para la percepción de

las obligaciones tributarias con la banca privada, sin que las cláusulas contractuales

sean modificadas luego de los cambios producidos en la legislación aduanera en

relación a los procesos de transferencias de fondos.

Recomendación

Al Director General

4. Dispondrá a la Coordinación General de Asesoría Jurídica, conjuntamente con la

Coordinación General Administrativo Financiero, se actualicen los convenios con el

sistema financiero para la recaudación de valores, considerando la legislación

aduanera vigente en concordancia a la transferencia de fondos a la Cuenta Única

del Tesoro Nacional.

Flujo de caja en la programación financiera.

Con el objeto de efectuar las estimaciones sobre las obligaciones contraídas por la

entidad, semanalmente se realizan reuniones de trabajo entre los funcionarios de la

Dirección Financiera conjuntamente con el Coordinador General del área, las cuales

11

son llevadas a cabo, en base a las cifras de las disponibilidades provenientes de los

recursos de autogestión, que se encuentran debidamente registrados en el Sistema de

Administración Financiera — ESIGEF. Al finalizar la reunión, los participantes dejan

constancia de su intervención mediante la suscripción del acta respectiva, sin el uso

de un instrumento de programación financiera, como lo es el flujo de caja; sin embargo

realizan cuadros comparativos de los ingresos obtenidos en años anteriores, con las

proyecciones e ingresos reales del presente año.

Con oficio ECII-PAP-006 y 007, de 16 de mayo de 2011, se comunicó resultados a la

Directora Financiera y al Tesorero, respectivamente.

La norma de control interno 403-11 "Utilización del flujo de caja en la programación

financiera", señala en su parte pertinente lo siguiente:

"403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera.-...Cadaentidad elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de susrecursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y losplanes estratégicos institucionales.- Un instrumento de la programaciónfinanciera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastosde un período e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, asícomo los posibles excedentes de caja..."

La preparación y presentación de la programación de caja es un requisito exigido por

el Ministerio de Finanzas, constituyéndose en una herramienta de trabajo útil para la

toma de decisiones por parte de las autoridades de la institución y para la correcta

utilización de los recursos financieros, que permite:

Optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo.Compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con ladisponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

Al ser el flujo de caja, una herramienta de control útil para la toma de decisiones

financieras, que identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, se debe

adoptar este instrumento, para la optimización de la programación de caja y para el

fortalecimiento de las acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y

evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos, el cual deberá estar acorde

con el plan operativo anual y los planes estratégicos del SENAE.

12

Conclusión

Para la previsión calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su

adecuada utilización, la Dirección Financiera no utiliza el flujo de caja para la

evaluación de las entradas y salidas de los fondos, organizándose mediante la emisión

de cuadros comparativos de los ingresos de autogestión obtenidos en años anteriores

con las proyecciones reales del presente año.

Recomendación

Al Tesorero General

5. De acuerdo a las necesidades institucionales elaborará periódicamente el flujo de

caja con el fin de optimizar las programaciones de entradas y salidas de fondos y

contar con una herramienta técnica para la adecuada toma de decisiones.

Control y registro de las Garantías.

De los resultados obtenidos en el cuestionario de control interno respecto de la

evaluación al proceso que mantiene la entidad para el control y registro de las

garantías generales que afianzan las operaciones de los regímenes aduaneros, así

como las actividades de los agentes de aduana, se encuentran contabilizadas en la

cuenta de orden 91109 "Garantías en Valores, Bienes y Documentos", donde se refleja

el monto de las garantías vigentes, sin existir un auxiliar contable que indique en

detalle, el movimiento por usuario.

De otra parte, las garantías que sustentan los contratos de adquisición o

arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de

consultoría no se encuentran registradas en la contabilidad.

Adicionalmente, se observó que el área de garantías no cuenta con una opción en el

sistema informático, que emita automáticamente el detalle de las garantías cuya

vigencia esté por culminar, a fin de que el servidor que mantiene el control de las

mismas, se encuentre al tanto de los vencimientos y coadyuve al fortalecimiento de los

13

controles destinados a la toma de decisiones adecuadas, en cuanto a requerir

oportunamente su renovación o ejecución, según sea el caso, en cumplimiento a lo

establecido en el "Instructivo de Trabajo para el Manejo de Garantías Generales"; por

lo tanto, Tesorería no cuenta con una herramienta en el sistema informático, que le

permita efectuar un control adecuado de vencimientos de las garantías recibidas,

conforme lo establecido en la Norma de Control Interno 403-12 "Control y custodia de

garantías". Así mismo, el sistema informático del SENAE, no muestra el histórico del

movimiento que ha tenido determinada garantía.

Con oficio CAF-DFI-ADC-1478 de 31 de agosto del 2010, la Coordinación General

Administrativa Financiera, solicitó a la Coordinación General de Proyectos y Sistemas,

lo siguiente:

"...Implementación en el sistema para que se emita en forma automática y diarialos avisos de las garantías cuya vigencia está por terminar, a fin de que elfuncionario tenga una alerta constante de los vencimientos la cual debemostrarse 15 días antes de la fecha en que termina la vigencia de las pólizas...".

Requerimiento que también fue realizado a través de oficios, GAF-DCF-UTG-OF-0831;

GAF-DCF-UTG-OF-2177; GAF-DCF-UTG-OF-1179 de 6 de mayo del 2009, 30 de

octubre del 2009 y 7 de julio del 2010, respectivamente, sin embargo, la solicitud no

ha sido atendida.

Con oficio ECII-PAP-005, de 9 de mayo de 2011, se comunicó resultados a la Técnico

en Garantías y Cobranzas.

La Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.1.8 "Períodos de

contabilización", establece lo siguiente:

"...Los hechos económicos se deberán contabilizar en la fecha que ocurran,dentro de cada período mensual, de acuerdo con las disposiciones legales yprácticas comerciales de general aceptación en el país. No se anticiparán opostergarán las anotaciones, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a lasestablecidas en el Catálogo General...".

La Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.31, señala los lineamientos

para el tratamiento y registro de las operaciones en las cuentas de orden.

cfí,

14

zarernacuador

Lcda. CDirectoraServicio NÍ

tr,L4:;o-¿.

AtentamenteDios Patria

Conclusión

El sistema informático de la entidad no posee una herramienta que le permita a

Tesorería, generar en forma automática y diaria, los avisos de las garantías cuya

vigencia está por terminar. Adicionalmente, las garantías recibidas por la celebración

de los contratos con los proveedores de bienes y servicios, no se encuentran

registradas en las cuentas asignadas para este tipo de transacciones, realizando un

control manual sobre sus términos, lo cual conlleva a que la entidad se encuentre en

una situación de riesgo en la vigencia de las garantías y procedimientos de ley

pertinentes.

Recomendación

Al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información

Implementará una opción en el sistema informático de la aduana, que emita en

forma automática y diaria generar los reportes de las garantías cuya vigencia esté

por culminar, a fin de adoptar el procedimiento de ley pertinente.

Al Contador General

Registrará en la contabilidad de la entidad, todas las garantías que amparen los

contratos que el SENAE mantiene vigente con los proveedores de bienes y

servicios.

15