Proyectos de Digitalización y Gestión Documental

Hugo Carrión G.

Noviembre de 2012

Contenido

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Hora Actividad

09:00 a 10:00 Principios de digitalización

10:00 a 11:00 La digitalización en el contexto archivístico

11:00 a 11:30 Coffee Break

11:30 a 13:00 Enfoque de gestión documental

13:00 a 14:00 Almuerzo

14:00 a 15:30 Formulación y gestión de proyectos de digitalización

15:30 a 16:30 Elaboración de términos de referencia

16:30 a 17:00 Conclusiones y evaluación

1. Principios de digitalización

Desafíos de la conversión análoga-digital

• La digitalización consiste en capturar una imagen

mediante un proceso de escaneo y posterior

almacenamiento.

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Pasos previos a la captura

• Evaluación

– Estado de los documentos

– Peso del papel (g/m2)

Tipo de soporte

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Ejercicio de peso de papel

• Peso de una resma de papel de 75 g/m2

• 1 m2 es decir 100x100 cm pesa 75 g

• 10.000 cm2 pesan 75 g

• Una hoja A4 mide 21 x 29,7 cm

• Una hoja A4 tiene una superficie de 623,7 cm2

• En 1 m2 hay 16,03 hojas A4

• Cada hoja A4 pesa 4,7 g (+- 0,1 g)

• Una resma tiene 500 hojas

• Una resma pesa 2350 a 2400 g

• Es decir 2,4 Kg es decir 5,3 libras

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Preparación del material

• Inventario

– Cantidad (metros, cajas, imágenes)

• Catalogación y descripción

– Tipología

– Soporte

– Estado

• Preparación física

– Desengrapar

– Desempastar (evaluar)

– Quitar soporte

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Proceso y dispositivos de captura

• Tipos de escáneres

– Formato

– Velocidad

– Resolución

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Escáneres especiales

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Protocolos de captura

• Especificaciones de escaneo

– Resolución

– Dimensión

– Profundidad

– Tamaño

– Compresión

– Formato

• Especificaciones dependen de

– Tipo de documento

– Objeto de la digitalización

– Eficiencia digital accesibilidad/fidelidad

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11

Resolución

• Se mide en dpi (dots per

inch) es decir puntos por

pulgada (ppp)

• Resolución de pantalla

diferente a la resolución de

impresión

• La resolución depende de las

dimensiones

• “Una buena resolución” es un

concepto subjetivo

Profundidad

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Blanco y negro

(1 bit)

Escala de grises

(8 bits)

Color

(24 bits)

Ciclo de vida de los documentos digitales

13 Fuente: teostek

Recomendaciones para la digitalización

masiva

• Configuración de centro de digitalización

– Diseño de línea de fábrica

– Coordinación

– Supervisión

• Recursos humanos

– Capacitación

– Seguridad y ergonomía

• Infraestructura

– Carga eléctrica

– Conectividad

– Ventilación

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2. La digitalización en el contexto

archivístico

Gestión archivística como paso previo a la

digitalización

• Escanear archivos desorganizados genera información

digital inútil

• Si se escanea basura, obtendremos basura digital

• La estructura de organización física, debe mantenerse

en el formato digital.

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Principios archivísticos

• Principio de procedencia

– Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el

fondo documental del que procede

– Teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e

independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter

seriado de las secciones, series y expedientes

• Principio de orden natural

– Hace referencia al orden en que se conservan los documentos

dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera

consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones

administrativas que dieron origen a su producción

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Procesos de identificación y clasificación

• Sistema de clasificación y ordenamiento

– Criterios de clasificación

– Reconocer, definir los grandes grupos que formar el archivo

(secciones, series, materias, colecciones)

– Clasificación (clases dentro del archivo)

– Ordenamiento (cronológico, alfabético, secuencial)

• Cuadro de clasificación

– “los cuadros de clasificación reflejan la actividad de la

organización de la cual derivan y normalmente están basados

en un análisis de las actividades de la organización. Los cuadros

pueden usarse para una variedad de procesos de gestión de

los documentos” (ISO 15489-1:2001)

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Codificación

• La codificación complementa el cuadro de

clasificación

• Consiste en la asignación de letras,

números o una combinación de ambos a

los distintos niveles de clasificación,

precediendo a la denominación de la serie.

• Su estructura puede ser jerárquica o

secuencial, es decir, que los componentes

del código reproduzcan una escala

jerárquica, la estructura del

• cuadro de clasificación

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Transferencia y conservación

• Definir responsables

– Comité

– Delegados departamentales

– Procedimiento de valoración

• Tipos de documentos

• Cuadro de retención

• Conservación

• Eliminación

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Transferencia

Archivo intermedio

Valoración

Conservación

Eliminación

Marco legal y normas vigentes

• Ley del sistema nacional de archivos

• Ley de comercio electrónico

• Ley de transparencia y acceso a la información

• Otras normas

– Reglamento de Bienes del Sector Público

– Ley de Régimen Administrativo

– Ley de Compañías

– Ley Orgánica de Administración Financiera y Control

– Ley de Régimen Tributario Interno

– Ley Notarial

– Ley de Registro

– Código de Comercio

– Ley de Control Constitucional

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3. Enfoque de gestión documental

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Algunos términos antes de empezar

• ERP = Enterprise Resource Planning

• CRM = Customer Relationship Management

• BPM = Business Process Management

• CMS = Content Management System

• ECM = Enterprise Content Management

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Enfoque de ECM

BPM

Seguridad

Gestión

Captura

Preservación

Entrega

1

2 3

4 6

5

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1. Captura

• Definición de documentos y contenido

• Digitalización

• Procesamiento de imágenes

• Procesamiento de formas

• Reconocimiento

• Categorización / Taxonomía

• Indexación

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2. Gestión

• Gestión de documentos – Creación

– Revisión

– Aprobación

– Control de versiones y búsqueda

• Almacenamiento de archivos

• Administración del correo electrónico

• Administración de información multimedia

• Administración de contenido web

• Colaboración

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3. Preservación

• Repositorios – Estructurados

– No estructurados

• Almacenamiento – CDs, DVDs, RAID, papel

• Almacenamiento de largo plazo – Papel, cinta, microfilm. Directrices de preservación: física y

lógica

• Migración de medios y plataformas

• Respaldos y Recuperación de desastres

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4. Entrega

• Búsqueda y recuperación

– Sindicación – Empaquetamiento

– Localización - recasting

– Personalización

• Publicación

– Impresos

– Email

– Fax

– Portal – sitios web

Hugo Carrión G. 29

5. Integración a Procesos

• Administración de procesos

– Identificación

– Monitoreo

– Identificación

– Simulación

• Flujo de trabajos

– Identificación de flujos manuales

– Integración con gestión documental

– Reglas y jerarquía de nodos

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6. Seguridad

• Relacionado con el acceso restringido a contenido,

durante la creación, gestión, almacenamiento y entrega.

• Administración de derechos digitales

• Firmas digitales

• Infraestructura de Clave Privada o Pública

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Las 5Cs del ECM

• Principios del enfoque ECM

– Contenido

– Colaboración

– Cumplimiento

– Continuidad

– Costo

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C1: Contenido

• El contenido es la razón de las

organizaciones

• Debe entenderse no como un

documento o simple información

• El contenido tiene un “ciclo de

vida”

• El contenido nace, vive y muere

• La tecnología se adapta al

contenido, no al revés

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C2: Colaboración

• Es el “arte” de trabajar juntos

• Se fundamenta en la sinergia:

1+1=3

• Hay tecnología simple que la

facilita: chat, email, foros, wiki, etc.

• Cultura de colaboración

• Identificación de islas de

información

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C3: Cumplimiento

• Acatamiento de normas y principios del ciclo de vida.

• Ejemplo:

– Estándares de digitalización

– Procesos de aprobación

– Protocolos de respaldo

– Procedimiento de recuperación

– Procedimientos de difusión

– Seguridad

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C4: Continuidad

• Disponibilidad del contenido

• Alta disponibilidad para

procesos de misión crítica

• Centros de operación de

crisis

• Procedimientos para

cadena de mando y otros

roles

• El estado y sus agencias

deben garantizar el acceso

continuo a la información

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C5: Costo

• Varios costos involucrados

• Costo del proyecto EMC

• Costo de la NO implementación de un EMC

• Cálculo del ROI

• Análisis Costo-Beneficio

• Incluir todos los costos: HW, SW, Comunicaciones,

Capacitación, Consultoría

• Calcular los beneficios: ahorros, eficiencia, opinión

pública, supervivencia.

Sistemas de gestión documental

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Interoperabilidad con Quipux

• Sistema de gestión documental de la Administración

Central

• Ventajas

– Sistemas basada en web

– Integración de plantillas

– Funcionalidad de firmado electrónico

• Desventajas

– Disponibilidad y confiabilidad

– Limitada interoperabilidad

• Desafíos

– Liberación de web services para integración total

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4. Formulación y gestión de proyectos de

digitalización

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Razones para digitalizar

• Facilitar nuevas formas de acceso y uso interno

• Preservación de la documentación

• Mejorar el acceso público y transparencia

Selección de criterios

• Contenido

• Demanda

• Estado físico

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Evaluación de necesidades

• Evaluación de necesidades

– Políticas y prácticas existentes (acceso y preservación)

– Deficiencias identificadas

– Objetivos del Proyecto

• Acotar el alcance del proyecto

• Empezar por proyectos piloto

• Crecimiento modular

• Implementación por fases

• Validación de metodología

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Gestión del Proyecto

– Formación en informática general

– Formación en técnicas de conversión digital

– Conversión digital de materiales originales

• Documentos

• Soportes multimedia

– Adaptación de los procedimientos de catalogación para la

indización y captura de metadatos

– Diseño y publicación en repositorio

– Negociación sobre los derechos de autor

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Indicadores

• Indicadores de rendimiento

– Reunir datos del progreso del proyecto

– Nivel de producción de un escáner

– Estimación de captura de metadatos

– Valores medios producción por persona

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Gestión del Proyecto

• Personal

– Perfiles por conocimiento, experiencia y capacidad

– Asignación de responsabilidades

– Delegación de tareas

• Calendario

– Comienzo, duración, culminación

– Proyectos pilotos

– Objetivos de conversión. P. ejm. 20.000 imágenes diarios

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Gestión del Proyecto

• Estimación de costos

– Costos operativos

• Materiales

• Equipamiento

• Transporte

• Servicios

– Costos organizativos

• Gestión

• Administración

• Desarrollo organizativo

• Gastos Generales

– Costos de personal

• A tiempo completo

• A tiempo parcial

• Personal contratado

• Consultores

Gestión de proveedores

• Hardware

– Servidores

– Escáneres

– Almacenamiento

• Software

– Captura

– Gestión documental

– Software a la medida

• Conectividad

• Servicios

– Transporte

– Limpieza

• Insumos

– Mobiliario

– Cajas, carpetas

• Gestión archivística

• Asesoría

• Capacitación

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Recomendaciones para la gestión

• Formulación del proyecto clara

• Dimensionamiento detallado

– Volumen de digitalización

– Cuadro de clasificación

– Estructura de metadatos

– Protocolo de captura

• Considerar transición entre un proyecto de digitalización

y el proceso de digitalización

• Cierto tamaño de proyecto requiere fiscalización

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5. Elaboración de términos de referencia

Esquemas de contratación

• Ínfima cuantía

• Contratación directa

– Servicios

– Consultoría

• Lista corta

• Subasta inversa

• Licitación internacional

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Indicadores de evaluación

• Experiencia

– Proyectos similares

– Enfoque integral

• Metodología

– Descripción de cómo abordar el

proyecto

– Visita in situ

• Equipo de trabajo

– Perfil profesional

– Preparación académica

• Relación costo/calidad

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Presupuesto

• La digitalización no es un productos estandarizado.

• Costeo por imagen

– USD 0,02 por fotocopiar una imagen (incluido suministros)

– La captura representa el 20% del trabajo respecto a la indexación,

almacenamiento y gestión

– Solución completo, se puede calcular entre USD 0,08 y 0,10 por

imagen.

– La indexación depende de:

• Número de expedientes, o archivos digitales

• Número de metadatos

• Considerar otros servicios

– Gestión archivística

– Limpieza

– Provisión de mobiliario y equipos

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Cronograma

• Depende de la urgencia

• Cálculo lineal de eficiencia

• Rendimiento según indicadores de rendimiento

– Ejm. 10.000 imágenes por punto de captura

– Ejm. 30 documentos indexados por personal al día

• El plazo depende de

– Número de puntos de captura

– Número de personas indexando

• Limitaciones

– Físicas

– Personal calificado

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Componentes de los TDRs

• Descripción del proyecto

• Indicadores de evaluación

• Inventario detallado

• Metodología

• Protocolo de captura

• Cláusulas de confidencialidad

– Reserva

– Expurgo digital

• Garantías

– Técnicas (software)

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Mayor información

IMAGINAR

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