ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN MELALUI DISTRIBUTOR PADA PT. FUTAMI

I. Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang semakin maju dan berkembang dengan pesat di

Indonesia, membuat kita harus cepat tanggap untuk menghadapi segala situasi. Begitu

pentingnya teknologi sehingga dalam persaingan bisnis pun harus mengikuti

perkembangannya. Hampir semua perusahaan mengunakan teknologi baik jumlah besar

maupun kecil.

Salah satu upaya yang dapat dilakukan agar perusahaan tetap eksis dan mampu

bersaing dengan kompetitor lain adalah dengan menjalankan kegiatan operasional perusahaan

dengan baik sehingga dapat mencapai sasaran yang ditetapkan oleh perusahaan dan

mengefisienkan sumber daya pada setiap bidang. Hal ini merupakan suatu langkah yang harus

dilakukan oleh setiap manajer agar operasional perusahaan tetap berjalan dengan baik serta

memperoleh keuntungan yang maksimal. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan sistem

informasi yang tepat dalam menjalankan operasional perusahaan khususnya dalam penjualan

barang.

Sistem merupakan kumpulan dari bagian baik fisik maupun non-fisik yang saling

berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan

yang merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh sistem itu sendiri. Selain itu

juga sistem merupakan tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu tujuan dan menjadi dasar

dilakukannya suatu pengendalian agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Di dalam

kegiatan perusahaan suatu sistem memerlukan informasi. Menurut Azhar Susanto

Informasi adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk

melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki informasi yang

baku karena informasi yang didapat oleh suatu perusahaan merupakan sesuatu hal yang

sangat penting dalam kelancaran suatu kegiatan terutama dalam kegiatan pengumpulan data,

yang mana nantinya menjadi suatu hal yang harus dipertanggung jawabkan dan harus dapat

bekerja sama dengan sistem yang ada demi kemajuan setiap perusahaan terutama dibidang

akuntansi. Menurut Mulyadi

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka masalah penelitian

dirumuskan sebagai berikut :

- Bagaimana rancangan sistem informasi penjualan melalui distributor pada PT. Futami ?

Tujuan dan Manfaat

Tujuan :

- Untuk mendesain sistem Informasi penjualan melalui distributor pada sistem penjualan

PT. Futami

Manfaat :

- Membantu dalam mengolah data penjualan untuk menghasilkan informasi yang lebih

cepat, efisien, akurat, dan tepat waktu.

II. Informasi Umum PT. Futami

PT. Futami food and beverages merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

minuman siap saji khususnya teh hijau serta merupakan produk pelopor green tea dengan

infusion buah asli pertama di Indonesia.

PT Futami food and Beverages berdiri sejak 2008 dengan produk awal bernama “Olong

tea” dengan varian tea klasik dan madu, dan pada tahun 2011 re-launch produk dengan brand

“FUTAMI 17” dan dengan ditambahkannya varian baru Futami dengan rasa buah (Persik dan

leci). Adapun target pemasaran dari produk Futami adalah kaum muda, yaitu kalangan pelajar

dan mahasiswa. Dengan kemasan berwarna putih hijau dan dengan visual pohon dan buah-

buahan, mengesankan produk futami begitu modern dan hygienis.Dengan menampilkan tulisan

Jepang di sisi muka, menambah persepsi bahwa produk ini memiliki "country of origin" dari

Jepang.  Futami17 sudah mendapatkan sertifikasi ISO 9001 dan FSSC 22000 pada bulan Mei

2013 yang artinya sudah terjamin mutunya secara Internasional dan sudah tersertifikasi Food

Safety.

Terdapat enam varian Futami 17 Green Tea, yaitu Klasik, madu, leci, persik, melon, dan less

sugar.

Untuk memasarkan produknya, khususnya di area Jawa Barat, PT. Futami food and Beverages

bekerjasama dengan salah satu Distributor besar di Jawa Barat, yaitu PT.Surya Donasin.

Dengan Demikian, Produk Futami dapat di distribusikan ke berbagai channel Modern maupun

Tradisional. Serta aktif mensponsori berbagi kegiatan di sekolah maupun di universitas.

Alamat Pabrik Futami:  

Kp Pasir Muncang RT 003/02

Kabupaten/Kota: Bogor

Kode pos: 16730

Alamat Futami Bandung:

Jl Kopo Jaya no.1a kav 12a komp. Perkantoran kopo cirangrang, bandung.

Mengikuti perkembangan distibusi minuman berbahan ekstrak daun teh, membuat salah satu

perusahaan minuman teh kemasan ini gencar melakukan pengenalan ke berbagai lapisan

masyarakat. Diantaranya dengan mulai menjadi sponsorship sampai dengan mempergiat

masuk pasar retailindo yang sudah ada.

Gunawan, Asisten Sales Promotion Manager Futami, menjelaskan, sebenarnya brand yang

dipunya perusahaan ini terpilah menjadi dua varian, yakni Futami 17 tea dan Futami Green tea.

Futami 17 tea lebih dulu keluar beredar di masyarakat mengisi segmen pasar yang telah

berjalan.

Sebagai minuman baru yang beredar di pasar, Futami Green tea terus mengembangkan dan

memperluas jaringan. Apalagi, mengingat persaingan bisnis minuman soft drink saat ini

semakin ketat dan baervariasi di kalangan masyrakat.

Namun ada keunggulan Futami Green Tea, yakni dari segi bahan. Futami Green Tea diolah

melalui bahan yang mengandung ekstrak diantaranya, kumis kucing, madu, daun jambu biji,

daun mulberry, beras merah, teh hijau. Selain juga mengandung biji anggur, adlay, cassia

obtusifolia, licorice, citrus unshiu, panax gingseng , guarana, orthosiphon stamineus, alang-

alang, aloe vera, dan garcinia cambogia.

Secara tidak langsung, akan mengembalikan kesegaran dan bermanfaat bagi kesehatan tubuh

saat melakukan aktifitas tinggi, sekaligus untuk kesehatan tubuh dan kecantikan, terutama

untuk kecantikan kulit.

”Futami tidak mengandung lemak dan hanya mengandung sedikit kandungan karbohidrat dan

gula sehingga sangat cocok bagi orang yang sedang diet,” papar Manager Area Jawa Barat,

Saftirah Masil.

Dari ‘market share’ sendiri, Futami lebih mempercayakan lewat distributor langsung yang

tersebar di seluruh Indonesia. Adapun untuk area Jawa Barat, PT. Futami food and Beverages

mempercayakan pendistribusiannya ke PT. Surya Donasin.

”Kondisi pasar saat ini lebih dominan memilih segmentasi usia 19-40 tahun karena tergolong

sebagai RTD (Ready to Drink) yang memiliki potensial market cukup besar dan produktif,”

tandas Saftirah.

“Sedangkan untuk memperkuat Brand Futami sendiri, kami memfokuskan pada event-event

yang bersentuhan langsung, guna mengaktivasi masyarakat dan bertujuan agar konsumen

lebih mudah mendapatkannya,” imbuhnya.

Aktivitas Utama PT. Futami

Perencanaan program untuk wilayah Jawa barat

Rekap klaim distributor untuk PT. Futami

Pengelolaan karyawan di wilayah Jawa barat

Kontrol program yang berjalan

Penyelenggaraan event di wilayah jawa barat

Reporting

Struktur Organisasi

NSPM : Nasional Sales Promotion Manager

SPV : Supervisor

TL : Team Leader

ASPR : Area Sales Promotion Representative

MD : Merchandiser

SPG : Sales Promotion Girl

III. Current System Model dan Problem Statement

Alur Pengiriman Barang :

1. Pihak distributor malakukan permintaan secara lisan kepada futami cabang

2. Futami cabang membuat CMO (confirm montly order) sesuai permintaan dari

distributor.

3. CMO yang sudah jadi dikirim ke futami pusat

4. Pihak futami pusat mengkonfirmasi jumlah order ke futami cabang, lalu membuat PO

(purshace order) dan dikirimkan ke pabrik.

5. Setelah pabrik menerima PO, pabrik menyiapkan barang sesuai dengan PO.

6. Pabrik mengirimkan barang langsung ke distributor.

Purchase Order (PO)

Confirm Montly Order (CMO)

Problem Statement

No Masalah Penyebab Dampak Solusi

1 Tidak adanya

dokumen

permintaan barang

Permintaan barang

hanya dilakukan dengan

lisan

Seringnya terjadi

kesalahan pada jumlah

dan jenis barang yang

ingin dipesan

Membuatkan surat

permintaan barang

2 Tidak adanya

dokumen

pengiriman barang

Informasi pengiriman

barang hanya melalui

email

Jumlah dan jenis

barang yang dikirimkan

tidak tercontrol

Membuatkan surat

jalan atau keterangan

pengiriman barang

3 Tidak adanya bukti

ketika terjadi

ketidaksesuaian

antara barang

yang dipesan

dengan barang

yang dikirimkan

baik dari segi

jumlah maupun

jenisnya

Tidak adanya PO

(purchase order) yang

diarsipkan di futami

pusat

PO (purchase order)

dibuat menjadi 2

rangkap. Dimana yang

1 dikirim ke pabrik

yang 1 lagi untuk di

arsipkan

4 Barang langsung

dikirim ke

distributor tidak

melalui cabang

Kurangnya koordinasi

antara pihak pabrik dan

futami cabang

Futami cabang

terlambat mengetahui

informasi barang yang

sampai ke distributor

Seharusnya pabrik

mengirimkan barang ke

futami cabang terlebih

dahulu kemudian

dikirim ke distributor.

Hasil Analisis Problem Statement

1. Surat permintaan barang

2. Surat pengiriman barang

NO

Perusahaan yang membuat alamat perusahaan

Barang dikirim kepada :

tanggal pengiriman

catatanTanggal expiredJumlah barang

BUKTI PENGIRIMAN BARANG

Kode barang Nama barang

alamat perusahaan yang dituju

Disetujui

TTD

PT. FUTAMI

Diterima Oleh

TTD

DISTRIBUTOR

3. Sistem Lama dan Sistem baru

Flowchart Lama

DISTRIBUTOR FUTAMI CABANG FUTAMI PUSAT PABRIK Keterangan

1. Pihak futami cabang membuat cmo

2. Futami pusat mengkonfirmasikan cmo lalu membuat po

3. Pabrik menyiapkan barang sesuai po

1

CMO

barang

barang

Finish

Permintaansecara lisan

Permintaansecara lisan

CMO

2

PO

PO

3

Start

Flowchart Baru

DISTRIBUTOR FUTAMI CABANG FUTAMI PUSAT PABRIK Keterangan

1. Pihak futami cabang membuat cmo

A

C

4.Futami cabang Mengkonfirmasikan jumlah barang dan mengkopi surat pengiriman menjadi 3. 1 diarsipkan, 1 kirim ke futami pusat, 1 kirim ke distributor

B

A

B

C

3. Pabrik menyiapkan barang sesuai po dan membuat surat pengiriman barang 2 rangkap. 1 untuk diarsipkan di pabrik, 1 lagi dikirim ke futami cabang

2. Futami pusat mengkonfirmasikan cmo lalu membuat po rakap 2. 1 untuk diarsipkan , 1 untuk dikirim ke futami pusat

1

CMO

Finish

Permintaansecara lisan

Permintaansecara lisan

CMO

2

PO

3

Start

PO

Arsip

Arsip

barang

barang

suratpengiriman

suratpengiriman

4

suratpengiriman

suratpengiriman

suratpengiriman

barang

Arsip

barang

suratpengiriman

suratpengiriman

Arsip

suratpengiriman