1. Después de leer y analizar cuidadosamente el documento de Proceso de la cobranza elabore una síntesis, haciendo énfasis en la elaboración y desarrollo de los planes de cobranza, recuerde no descuide ningún elemento registrado en su contenido

La cobranza es la acción que se realiza tendiente a recuperar la cartera en condiciones prestablecidas. Durante el proceso de cobranza deben tenerse muy en cuenta los siguientes principios:

El crédito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende. Todo cliente puede cambiar.

Podemos establecer entonces que lo que esencialmente busca la cobranza es generar nuevas ventas, con una gestión de cobro que debe hacerse productiva incrementando la buena imagen del proveedor del servicio.Políticas de cobranza: Las políticas deben estar acordes con las necesidades organizacionales y de acuerdo a las condiciones económicas del entorno, deben contener:

Normas eficaces para una política inteligente de cobranza Tener como primer objetivo la política de que no sea necesario cobrar, aunque es

difícil. El segundo objetivo debe ser otorgar el máximo crédito, con una rápida, segura y

económica recuperación Deben realizarse políticas de modo que puedan ser realizables y adaptables a las

circunstancias Manejar los casos complejos A una política de ventas dura, aplicar una cobranza suave y viceversa. Revisar frecuentemente las políticas para evitar deficiencias. Deben ser: claras, flexibles, dinámicas y uniformes. Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros Orientadas a establecer equilibrio entre los gastos de gestión de cobranza y los

resultados de los mismos. Todas las políticas de cobranza tienen incidencia en las ventas. Si no se obtiene recuperación del crédito, debe realizarse un estudio de las

condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales.

Normas de cobranza: Las normas básicas en un proceso de cobranza pueden ser: Determinar un monto que no sea superior a las utilidades. Documentarse legalmente para cumplir los requisitos de ley Respetar los planes prefijados Respetar las autonomías del departamento de cobranza judicial Hacer investigaciones necesarias para evitar incumplimientos y riesgos

innecesarios

A continuación se muestra copiado literalmente del texto de apoyo el proceso de cobranza:

FASE ACTIVIDADES

Solicitud de crédito Definición de metasPLANEACIÓN Ordenar la información Programar los contactos

Definir planes de Acción Programas Alternativos

Listado de Beneficios Listado de objeciones

ORGANIZACION Listado de Cartera Circular con informaciones Recordatorios al cliente

Seguimiento cercanoAmbientaciónDiagnosticoENCUENTRO Análisis de razones de no pago Estudio de alternativas de pago Comunicación de Decisiones

Motivación y exigencias

Registrar resultados del encuentroCOMUNICACIONES Registro de decisiones tomadas

Comunicación a áreas afectadas

Envío oportuno de cartasACCIONES LEGALES Seguimiento cercano

No dudar en proceder si amerita

PLAN DE COBRANZA: Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener características como:a. Adaptable a las circunstancias.b. Uniforme; aplicable a todos los casos.c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.

Existen tres clases de cobranza: Administrativa, Prejudicial y Jurídica. Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las características propias que la conforman.

Éste proceso, debe considerarse como esencial puesto que además de evitar pérdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de créditos. Puesto que el proceso de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la organización, así como a otras entidades o agencias externas.

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la comunicación efectiva y habilidades de negociación, prepare UN MAPA MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo documento.

NOMBRE DEUDOR ACTIVIDAD VECIMIENTO VALORCarlos Londoño Comerciante 15.01-08 90.000.000

Isabel Aristizabal Empleado 18.03.08 3.000.000Leonardo Tovar Industrial 04-03-08 25.000.000Carlos Restrepo Comerciante 03-03-08 10.000.000

Armando Casas Empleado 13.02.08 15.000.000Patricia Lesmes Constructor 02-01-08 45.000.000

José Ariza Comerciante 08-01-08 28.000.000Hugo Pérez Comerciante 18-03-08 10.000.000

Armando Restrepo Empleado 25-02-08 8.000.000Hugo Camargo Comerciante 20.02.08 32.000.000

José León Independiente 01-02.08 17.000.000Fernando López Comerciante 02-02-08 5.000.000

Voy a aplicar teóricamente lo que conlleva el programa con todos los pasos, más no voy a aplicarlo directamente sobre la base de datos.Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo:

a. Estrategia de cobranza:

- Alertar con mensajes de estados de cuentas para créditos con hasta 30 días de atraso: se hará una cobranza más agresiva hasta lograr el pago.- Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25% del valor pactado.- Utilización de otros medios para créditos atrasados: Cuando los créditos llevan más de 30 días, se utilizarán las cartas al domicilio y el correo electrónico.- Políticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que generará un atraso y las consecuencias al cliente.- Suspensión de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre en mora, es indispensable no concederle un nuevo crédito puesto que es peligroso económicamente.- Castigo de créditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades crediticias cuando ha transcurrido más de 5 meses.- Asignación de créditos a agencias externas: Se debe tener contacto con agentes jurídicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley- Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias agencias especializadas en diferentes intereses de la organización.

b. Cobranza de la cartera morosa:

-Contando con el apoyo de las agencias externas, es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros.Es bueno que se le haga saber al cliente que el crédito cada vez que se atrasa genera más intereses, motivándolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar inconvenientes con abogados.

c. Labores del departamento de cobranza:

Se van a asignar prioridades a los créditos morosos, estableciendo también el orden de trabajo, es necesario hacerlo de la mejora manera ya que los recursos son limitadosSe van dividir los créditos por niveles de riesgos de la siguiente manera:- 30 días de atraso.- 60 días de atraso- cobranza pre jurídica- cheques devueltosd. Control de créditos vencidos:

Se va a hacer uso de las TIC’S a través de sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los créditos por saldos vencidos, edad de los créditos y promesas de pagos incumplidas. El sistema asigna también los réditos que cobrará un operador.

e. Manejo de agencias externas:

Se trabajará conjuntamente con agencias de abogados para lo créditos difíciles de recuperar, contando también con que son agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurídicas.

f. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas:

De acuerdo con la severidad del monto, se concederán honorarios a los abogados que van desde el 10% al 30%.

Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como:- Renegociación de intereses atrasados- Condonación de capital- Bienes recibidos en pago