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SEJU - Secretaria de Estado da Justiça, Trabalho e Direitos Humanos
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GESTÃO DE
ALMOXARIFADO
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Todas as solicitações de material de consumo devem ser feitas no sistema Gestão de Materiais e Serviços – GMS.
Neste sistema, é possível verificar no almoxarifado central da SEJU quais os materiais estão disponíveis em cada unidade descentralizada.
As solicitações são feitas no GMS, por meio de Requisição de Transferência entre Almoxarifados - RTA.
GESTÃO DE ALMOXARIFADO
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Para fazer a solicitação de material ao almoxarifado central, é necessário contatar previamente o GAS e aguardar as suas instruções/autorização (disponibilidade do caminhão, do material, código correto do produto etc).
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O controle de uso dos materiais, bem como a sua baixa, é de responsabilidade da unidade. É importante fazer a baixa semanalmente, já que o responsável pelo almoxarifado central, diante de um pedido da unidade, irá checar se existe material disponível ou não. A autorização de distribuição é feita a partir desta checagem.
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Quando o material é entregue na unidade, recebe-se a Autorização do Fornecimento de Estoque – AFE.
É por meio deste documento que se dá a entrada nos itens recebidos no sistema GMS, com vistas a manter o sistema atualizado.
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Quando existir diferenças entre a RTA e a AFE é porque o item solicitado não foi recebido. Neste caso deverá haver comunicação por memorando do diretor ao GAS informando da diferença.
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Preferencialmente, o material necessário para o final de semana deve ser retirado do almoxarifado às quintas e sextas-feiras. Em unidades maiores, diariamente, conforme a demanda.
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É fundamental que as unidades tenham sob controle uma previsão de uso de material, para que os pedidos sempre sejam feitos em tempo hábil.
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Quando se trata de material permanente adquirido pela administração estadual, o bem a ser destinado à unidade administrativa solicitante já deverá ser patrimoniado na SEJU. O GAS emite o Termo de Responsabilidade e transfere o bem do almoxarifado para a unidade administrativa.
Este Termo deve ser assinado pelo chefe da unidade administrativa que recebeu o bem e o documento devolvido ao Setor de Patrimônio da SEJU.
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Quando a unidade adquirir um bem permanente, por meio do fundo rotativo, deverá enviar, por e-mail, a nota fiscal ao GAS, devidamente atestada/certificada, informando qual o protocolado de origem e cópia do empenho que autorizou a despesa ao GAS/Setor de Patrimônio para que o respectivo bem seja incorporado. Uma vez feito o processo, o GAS deve encaminhar a placa de patrimônio para ser afixada no bem, ou em pasta própria.
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Anualmente, e mediante solicitação do GAS, realiza-se, no âmbito da unidade, um inventário de todos os bens.
Para tanto, uma comissão é indicada pelo diretor e uma Resolução deve ser editada.
Os trabalhos são realizados e preenchem-se formulários diversos a fim de conferir com os relatórios de bens.
Por fim, coletam-se as assinaturas dos membros da comissão e um relatório final é enviado ao GAS.
Quando se trata de bens inservíveis, é necessário fotografar, preencher a planilha respectiva e encaminhar ao setor de patrimônio do GAS.
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No caso de veículos inservíveis, comunica-se o setor de transportes do GAS e envia-se um relatório descrevendo a situação do veículo, cópia dos documentos, fotos, para a tomada de providências.
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MUITA ATENÇÃO À ATUALIZAÇAO DO GMS AOS NÚMEROS DE ESTOQUE DO ALMOXARIFADO DE CADA UNIDADE.
FISCAL
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NOS CASOS DE PEDIDOS DE MATERIAL PARA O ALMOXARIFADO, FEITOS POR MEIO DE RTA, SOLICITAMOS A TOTAL ATENÇÃO AOS CÓDIGOS DOS PRODUTOS, POIS OS MESMOS, EM ALGUNS CASOS, PODEM POSSUIR MAIS DE UM CÓDIGO.
Informar imediatamente o GAS/SEJU
FISCAL
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A EXECUÇÃO DOS TRABALHOS DOS FISCAIS, É PRIMORDIAL
NOSSA META É REDUZIR MUITO A MARGEM DE ERROS EM CASCATA.
FISCAL
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TODOS OS TEMAS DESTA REUNIÃO, DEPENDEM DA DESENVOLTURA RESPONSÁVEL DO FISCAL DOS CONTRATOS.
FISCAL
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SEJU - Secretaria de Estado da Justiça, Trabalho e Direitos Humanos
TENHAM TODOS UM ÓTIMA TARDE.
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