SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO TECNOLOGICO, …€¦ · red WAN. Se adquirió el licenciamiento...

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Teléfonos: 7820173 - 7822411 Fax (4) 7825040 - 018000914810 E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co

SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO TECNOLOGICO, GESTIÓN TIC A TRAVES DE LA ESTRATEGIA GOBIERNO DIGITAL DE LA CGDC VIGENCIA

2020

En cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 2573 de 2014, y el 1008 de 2018, este

ente de control acató los lineamientos, de la Estrategia Gobierno en Línea, la cual paso a llamarse estrategia Gobierno Digital, para el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

1. TIC Para la sociedad: la CGDC cuenta con canales electrónicos usables y

accesibles implementados bajo las normas y estándares establecidos, facilitando el acceso a nuestros usuarios externos e internos (correo electrónico institucional, pagina WEB, Facebook, Twitter, YouTube).

Teniendo en cuenta la Resolución 3564 de 2015, y atendiendo los lineamientos del

Manual de Gobierno en Línea, se realizó el rediseño y actualización de la página web de la entidad. Para ello el diseño gráfico se implementó con base a los estándares de la W3C (World Wide Web Consortium) con lo que se obtuvo un sitio

cuya información no solo es altamente accesible y usable al público en general, sino que permite ser fácilmente ubicado por motores de búsqueda como Google

(SEO).

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Teléfonos: 7820173 - 018000914810 E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co

La CGDC habilito en la página web de la entidad el formulario, para reportar la contratación con ocasión a la Urgencia Manifiesta (Por el Covid), que realicen los

sujetos de control.

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La CGDC ha diseñado e implementado estrategias de promoción de los trámites y servicios disponibles por medios electrónicos, tales como formularios de denuncias, quejas, sugerencias, comentarios y derechos de petición, formatos para la rendición de cuantas, los cuales se encuentran publicados en la página web.

Los trámites y servicios publicados en la página web son de fácil acceso y uso para los usuarios. Sistema web de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias: La CGDC

a través de las redes sociales, página WEB y correos electrónicos promociona a

los usuarios internos y externos de la entidad el uso de los servicios electrónicos y los diferentes eventos y capacitaciones que se realizan. Así mismo tiene habilitada en su página WEB un canal de atención, peticiones,

quejas, reclamos y denuncias (PQRD), y las atiende de acuerdo a la ley y demás disposiciones vigentes.

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Los usuarios pueden hacer seguimiento a las PQRS, mediante un código que les genera el sistema.

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Sistema integrado de peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD): La

entidad implementa un sistema que integra y centraliza las peticiones, quejas,

reclamos y denuncias recibidas a través de los diferentes canales habilitados para tales fines, tanto electrónicos como presenciales.

Evaluación de la satisfacción del usuario: La CGDC utiliza mecanismos de

medición de la satisfacción de los clientes y de la comunidad, a través de

encuestas, Chat, con el fin de mejorar los servicios prestados por la entidad.

Formularios descargables, diligenciables y transaccionales: Por medio de la

Página web se pueden descargar los formatos de rendición de cuentas de las

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instituciones educativas, PDA –ESP-ESES, Entidades descentralizadas, Asociaciones de Municipios, Universidades, Asambleas, Concejos, Personerías,

Municipios y Gobernación.

El nuevo sitio web es “responsive” o adaptativo, es decir, que sus contenidos se adaptarán correctamente a dispositivos móviles como tabletas y celulares, tanto

horizontal como verticalmente. Además, El sitio se basa en un Gestor de Contenidos (CMS) llamado Aplicaciones de Acción que permite una rápida y sencilla publicación y actualización de contenidos.

La CGDC publica en la página WEB la información de su gestión y de interés a la

ciudadanía, la cual se actualiza periódicamente, así mismo se dan a conocer los resultados de control fiscal a la ciudadanía, los medios de comunicación, las demás entidades estatales y los sujetos de control.

La entidad tiene establecido el Plan Estratégico de Comunicaciones, el cual tiene

como objetivo gestionar o implementar la comunicación Publica como apoyo al desarrollo de las funciones misionales de la Contraloría General del Departamento

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de Córdoba a través de la alineación del discurso interno para la construcción de imagen, cultura, identidad corporativa y transparencia.

Dando cumplimiento a la ley 1712 de 2014, la sección de Transparencia y acceso a la Información, es de fácil ubicación y acceso a los usuarios, la cual se encuentra

clasificada por orden alfabético:

La entidad habilita y divulga los canales electrónicos institucionales, incluidas las redes sociales, de acuerdo con el plan de participación ciudadana, facilitando la

interacción con los usuarios para conocer las opiniones, sugerencias y permitiendo un control social participativo.

Los canales electrónicos que tiene la entidad son de fácil acceso, debido a que se puede ingresar desde cualquier dispositivo móvil o PC. La CGDC cuenta con

correos electrónicos institucionales para todos los funcionarios de la entidad, un portal WEB diseñado bajo las normas legales vigentes, además cuanta con usuario en Facebook, YouTube y Twitter donde se publica información de interés a la

ciudadanía.

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Actualización de infraestructura: Esta entidad ha implementado mejoras y

actualizaciones a la infraestructura tecnológica existente (Rack de comunicaciones,

red LAN, actualización de los software especializados, etc.). Se amplió el canal de internet, por parte de nuestro proveedor de servicio (ISP)

Claro, el cual paso de 50 Mb a 100 Mb. Brindado mayor velocidad al acceso a la red WAN.

Se adquirió el licenciamiento de la herramienta Microsoft Team, para realizar la reuniones, audiencias o capacitaciones virtuales.

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El circuito cerrado de televisión presentaba fallas en algunas cámaras, las cuales se subsanaron con la instalación de los nuevos equipos:

Antes Después

Como se puede observar a continuación la plataforma tecnológica de la Contraloria General del Departamento de Córdoba, en estos últimos años se han

implementado cambios significativos, que han facilitado, la consecución de los objetivos institucionales

ANTES ACTUAL

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Se realizó el cambio de telefonía análoga por un sistema de telefonía IP de última

generación, incluyendo: Portal Web: Interfaz web dinámica que muestra una lista de aplicaciones y escritorios publicados en el usuario en base a criterios de

filtrado, Grabacion de llamadas, IVR, Teleconferencias, Extensiones en dispositivos móviles.

ANTES DESPUES

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Los dispositivos de acceso inalámbricos que se encontraban instalados no garantizaban la señal WIFI en toda la planta fisca de la entidad, lo que ocasionaba

perdida de la señal, en varias oficinas, por lo que se instaló dispositivos Access Point de alto alcance (UAP – LR de Unifi) en el primer y segundo piso, garantizando el cubrimiento en un 100% de las oficinas de la entidad con la señal WIFI.

ANTES ACTUAL

Las instalaciones eléctricas que se encontraban en la Contraloría General del Departamento de Córdoba no eran las más adecuadas, lo que ocasionaba

continuamente daños o mal funcionamiento en los equipos, debido a la fluctuación de voltaje y el mal balanceo de las cargas, además no existía un plano de las

instalaciones eléctricas, ni marcación en los tableros de los circuitos para su identificación. Por ello era necesario realizar una revisión y adecuación del sistema eléctrico, seguimiento de las acometidas principales, tableros generales y

levantamiento de las instalaciones eléctricas. El polo atierra que se encontraba instalado (una varilla de cobre), no brindaba protección a los equipos al presentarse

descargas eléctricas, por lo que se instaló una maya a tierra para la protección de los equipos, con las siguientes especificaciones: malla de 4 varillas de 2.4 mt de 5/8” de diámetro y cable 2/0 de cobre en 4 cuadriculas todo con soldadura

exotérmica

ANTES ACTUAL

ANTES ACTUAL

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También se cuenta con una UPS (Sistemas de alimentación ininterrumpida) de 20 KVA la cual le brinda protección a los equipos electrónicos en caso de variación de voltaje o suspensión del fluido eléctrico.

ANTES ACTUAL

Seguridad de la informacion: La CGDC ha implementado el manual de políticas

y estándares de seguridad informática, establecida mediante la resolución 0187 del 07 de mayo de 2015, con el objetivo de establecer medidas y patrones técnicos de

administración y organización de las Tecnologías de Información y Comunicaciones TIC's de todo el personal comprometido en el uso de los servicios informáticos proporcionados por el área de Tecnología de la Información y

Comunicaciones de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.

Las políticas tienen una revisión periódica, para realizar actualizaciones, modificaciones y ajustes basados en las recomendaciones y sugerencias. Las políticas y estándares de seguridad informática establecidas, son la base

fundamental para la protección de los activos informáticos y de toda la información de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC's) en la Entidad.

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Para el control de virus o Software Malicioso la CGDC tiene instalado en todos sus equipos la herramienta antivirus Kaspersky Endpoint Security 10 la cual No se

encuentra licenciada y actualizada.

Se está a le espera de adquirir la actualización de la licencia, una vez se tenga la disponibilidad presupuestal.

En los equipos de los Usuarios internos de la CGDC, se encuentra un acceso directo al servidor de Back-up, con el nombre de cada funcionario, donde el usuario

puede hacer copias de seguridad periódicas de la información más relevante (el usuario solo tiene acceso a la carpeta correspondiente).

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También tiene acceso a una carpeta en el servidor de Backup, donde

encontraran información de interés general:

Monitoreo del NAS el cual es un sharecenter encargado de guardar copias de respaldo o Backup de las bases de datos de los aplicativos, estás copias se

realizan periódicamente.

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La CGDC comprometida con el uso eficiente del papel, adquirió e implementó

un software especializado, de Gestión Documental, el cual permite, el ingreso, registro y distribución de la correspondencia recibida, a las dependencias que corresponda, clasificación de documentos (codificación e indexado, préstamos,

devoluciones), etiquetas, informes, consulta de correspondencia enviada y digitalización de la información.

Se ha implementado políticas como la impresión en doble cara, para ello todos los usuarios y las impresoras tienen configurado esta opción, también se ha

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hecho énfasis en reutilización de papel.

La oficina de Gestión Documental periódicamente está enviando tips por correo electrónicos a todos los funcionarios referentes a la política de cero papel, con el fin de concientizar a los funcionarios la importancia de ahorra papel.

A demás se cuenta con un Sistema de Gestión Financiera integrado con los de módulos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad.

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En las actividades de soporte y mantenimiento de los sistemas tecnológicos, se

realizan un mantenimiento preventivo anual a los equipos de cómputo y al software y 3 mantenimientos preventivos anuales para las impresoras y scanner.

Para las actividades de mantenimiento correctivo, se implementó una Mesa de Ayuda, en donde los usuarios reportaban los incidentes, para que sean atendidos

y solucionados por el personal calificado.

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Privacidad y Confidencialidad de la información:

Las políticas y estándares de seguridad informática tienen por objeto establecer medidas y patrones técnicos de administración y organización de las Tecnologías de Información y Comunicaciones TIC's, de todo el personal comprometido en el

uso de los servicios informáticos, proporcionados por el Proceso Administración del Recurso físico – Tecnología de la Información y Comunicaciones de la

Contraloría General del Departamento de Córdoba, adoptado mediante la Resolución N° 0187 del 07 de mayo de 2015.

Los Funcionarios Públicos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba suscribieron un acuerdo de confidencialidad para el uso adecuado de los bienes

informáticos y de la información de la Entidad Los funcionarios de la CGDC son responsables de los mecanismos de control de

acceso proporcionados; cada usuario para ingresar a su pc, debe iniciar sesión con un usuario y contraseña asignado por la oficina de área de Tecnología de la

Información y las Comunicaciones, esta contraseña puede ser cambiada en cualquier momento por el usuario, esto con el fin de controlar el acceso al equipo y evitar que le sea manipulado su información. Esto se hace mediante el servidor de

dominio donde se han establecido políticas de grupo mediante el Active Directory atendiendo la necesidad imperiosa de conservar la confidencialidad, disponibilidad

e integridad de la información. La contraseña solo es conocida por el funcionario, y el sistema lo obliga cambiarla cada mes, por políticas de seguridad.

En la CGDC se implementó el sistema de correo electrónico institucional el cual debe ser usado únicamente para propósitos laborales. Los mensajes de correo

electrónico son considerados como documentos formales y deben respetar los lineamientos y recomendaciones, los cuales fueron socializados con los funcionarios de la CGDC.

Cada Funcionario de la Contraloría General Departamental de Córdoba tiene una

firma en el correo electrónico institucional, los cuales se presentan en el siguiente orden: - Logos de la Contraloría y del proceso de acreditación institucional (adjuntos en este

correo). - Nombre completo y apellidos - Cargo - Dependencia - Nombre de la Institución - Teléfono de contacto - Dirección de la Contraloría - Correo electrónico - Página Web www.contraloriadecordoba.gov.co

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- Logos Incentivando el cuidado del Medio ambiente y texto haciendo referencia al gasto de papel al imprimir los correos.

El área de Tecnología de la Información y las Comunicaciones ha implementado el programa Miércoles de Seguridad, que consiste en enviar tips en temas relacionados

a la seguridad informática, por correo electrónico todos los miércoles, a los Funcionarios de la CGDC.

El acceso al área de Tecnología de la Información y las comunicaciones de la

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Contraloría General del Departamento de Córdoba, es restringido, solo el personal autorizado puede acceder, estas medidas de seguridad son implementadas con el fin

de proteger la información y los bienes informáticos de la entidad. En la Infraestructura de la CGDC se encuentran instaladas cámaras de seguridad, que permiten registrar el acceso a estos sitios.

2. TIC Para el Estado: La contraloría General del departamento de Córdoba, viene

utilizando diferentes aplicativos, que han puesto a su disposición otras entidades del estado para mejorar la interoperabilidad entre ellas. Es así como la CGD utiliza entre otras las siguientes aplicaciones:

SIA Misional para la rendición de cuentas ante la Auditoria General:

SIA Observa para que los sujetos de control reporten lo relacionado con la

contratación:

SECOP para Registrar los procesos de contratación de la entidad:

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Portal Web Colombia Compra Eficiente:

DATOS ABIERTOS: La Contraloría General del Departamento de Córdoba, ha

publicado en el portal de Datos Abiertos información de interés general, según los lineamientos de Gobierno Digital.

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La Contraloría General del Departamento de Córdoba, para vigencia 2019 está habilitada para realizar la Certificación Electrónica de Tiempos Laborados mediante el aplicativo CETIL:

Elaboro: Gerardo Tajan Lopez Ing. De Sistemas

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