Scrum Un camino exitoso no solo para el desarrollo de SW

Un camino exitoso, no solo para el

desarrollo de software.

SCRUM Un camino exitoso, no solo para el desarrollo de software.

• ¿Por qué el marco de trabajo ágil ha cambiado la forma de hacer las cosas? Baruc Lasso

• Caso exitoso en el SRI Geovanna Collaguazo, experto de procesos del SRI

• Por qué SCRUM es un marco de trabajo exitoso

Temas propuestos


8 cambios que nos permiten hacer cosas distintas…

Y conseguir resultados distintos…


• En quince minutos, es posible coordinar los esfuerzos, alinear a tu equipo y descubrir cuáles son los impedimentos que no permiten el progreso de tu trabajo.

• Rompe paradigmas y deshazte de una vez de las reuniones de trabajo de duración interminable que buscan culpables. Céntrate y enfoca tus esfuerzos en lo importante: el trabajo a ejecutar.

1. La reunión diaria


SCRUM te ayuda a lograrlo a través de la Ceremonia Diaria y el concepto de Timebox

• Uno de los desperdicios más grandes que existe en cualquier empresa, es que las personas no saben qué están haciendo sus compañeros, y peor aún, no saben qué tienen que hacer.

• Esto, en el 99% de los casos, resulta en reprocesos, duplicación de tareas, trabajo en temas con poco valor agregado, e inclusive, la exclusividad del conocimiento que se traduce en la falta de transferencia del mismo hacia otros miembros.

2. Haz tu trabajo visible:


• ¿Cómo evitarlo? Pon todas las tareas que se requieren realizar en tres columnas denominadas Planificado, En ejecución y Terminado.

• Las empresas más ágiles y los equipos más eficientes, siempre conocen en que se encuentran trabajando.

2. Haz tu trabajo visible:


SCRUM se enfoca en el uso de tableros y demos de producto terminados… cero powerpoint

• Si tu equipo tiene más de 9 personas, tienes un potencial problema.

• Mientras más pequeño es mejor. Un amplio número de investigaciones demuestran que los equipos pequeños cuestan menos, producen más y obtienen resultados más rápido que equipos excesivamente grandes.

3. Mantén equipos pequeños


• Un equipo de 6 personas trabajará más rápido que un equipo de 20. Añadir personal a un equipo que está retrasado, no es la solución óptima, pues corres el riesgo de demorarlo más.

• Es necesario romper el paradigma de que a más manos, resultados más rápidos…9 mujeres embarazadas, no dan a luz un bebé completo en un mes!!!.

3. Mantén equipos pequeños


Los equipos SCRUM son pequeños, autogestionados y eficientes

• Antes de cada reunión, todos los involucrados necesitan entender cuál es el objetivo de la reunión.

• Haz que cada reunión produzca algo tangible. Olvídate de reuniones “por si acaso”. Si no obtienes un objetivo tangible, no programes esa reunión.

• Al inicio de una de ellas menciona o escribe en una pizarra “Cuál es el objetivo de la reunión” y “Cuál debe ser el resultado de la misma”, lo que evitará que ésta se desvíe y entres en el etéreo mundo filosófico, sin final, de divagar.

4. Elimina agendas y crea entregables tangibles


SCRUM con el concepto de Timebox y con las Ceremonias de Revisión y retrospectiva te ayudan a cumplirlo

• Los mejores equipos tienen un solo título: Miembro de Equipo.

• La investigación señala que mientras más roles especializados existen en una organización, mientras más jerarquías generen barreras para “ensuciarse las manos”, más lentas se vuelven las instituciones.

• Mantén tus títulos para uso externo, pero dentro del equipo, mantén un rol de miembro… y mójate el poncho con tus compañeros.

5. Olvídate de los títulos, rompe tus tarjetas de presentación


La configuración de los roles en SCRUM te permite tener claramente la necesidad de tu aporte

• Cuando preguntas a tu gente cuánto tiempo gasta en trabajar en un proyecto específico, la respuesta común es ¡no sé…! Estoy en varios proyectos y tareas.

• Asigna un equipo con miembros que tengan una participación del 100% hasta que éste se encuentre terminado.

• Hay empresas en las cuales la Alta Gerencia se jacta de decir que está ejecutando muchos proyectos emblemáticos; sin embargo, el personal asignado al mismo no está atendiéndolo al 100% de su tiempo. Esto es una contradicción.

• Rompe esta mala práctica.

6. Un proyecto al tiempo


SCRUM a través de su planificación de Sprints te permitirá avanzar ordenadamente.

• Las mejores organizaciones tienen diez o quince proyectos ejecutándose al tiempo, con miembros de equipos saltan de un proyecto a otro.

• En otras organizaciones todo es prioridad 1; todo es urgente, nada puede esperar. Cuando esto sucede, la Alta Gerencia se equivoca de manera rotunda y, en realidad, acepta implícitamente que nada es prioritario.

• Enfócate en el proyecto que genere mayor valor y colócalo en el principio de tu portafolio.

• La experiencia señala que si terminas cada proyecto, una vez al tiempo, tienes alta probabilidad de culminar todo tu portafolio.

7. Prioriza


SCRUM a través de la creación del Sprint Backlog y del Sprint Planning te ayuda a priorizar tareas

• Cuando alguien hace un esfuerzo heroico para salvar un proyecto, genera sus entregables de manera excelente y en menor tiempo y presupuesto, casi siempre recibe una palmada en la espalda y la gloria del reconocimiento.

• Pero, los héroes no significan grandeza; al contrario, son síntoma de que algo va mal en la organización.

• Pregúntate: ¿Por qué necesitamos héroes? ¿Por una mala planificación?

• Salvar el proyecto en el último minuto, no debe ser visto como un acto heroico. Debe obligarnos a reflexionar sobre la forma en la cual estamos trabajando.

8. No héroes, no figuras, no “Estrellitas de Navidad”:


En SCRUM, todo el equipo es responsable del éxito del Proyecto, pues no existen héroes. Es un equipo autogestionado.

Como se puede apreciar, estos puntos no solo son para la Industria de Software. El marco de trabajo SCRUM es aplicable a cualquier tarea cotidiana, pues permite autogestionarnos y enfocarnos a la mejora continua.


Caso de éxito: Servicio de Rentas Internas

Aplicación de SCRUM en un ámbito

no tecnológico

Abril, 2015

17

Enfoque Gobierno Central

Calidad del Servicio Público

Tramiton.TO

Antecedentes

Ciclos de ejecución (Sprints)

Ciclo 1

Ciclo 2

Ciclo 3

Ciclo 4

26 productos

21 productos

20 productos

25 productos

Productos mejorados

Nuestro Plan de trabajo

19

Nuestro Objetivo

“Verificar la implementación de planes de acción “no tecnológicos” para mejora de atención de productos externos en Direcciones Zonales y/o Provinciales de mayor transaccionalidad y/o número de quejas en el período de 10 días hábiles”

20

Conformación del equipo

Product Owner Equipo de

gestión Scrum Master Equipo Scrum

C1

C2

C3

C4

Product Backlog

4 h

3 : 30h

3 h

2 h

Sprint Planning Meeting

Duración: 2 meses

Reunión diaria: 15 min

0%

25%

50%

100%

Ejecución

Retrospectiva

La clave…

Equipo pequeño Puntualidad

Trabajo visible

Objetivos claros

Roles claros

Métricas flexibles

Cero interrupciones

Prioriza Celebra!

Individuos y su

interacción

Procesos Y

Herramientas

Producto que funciona

Documentación Exhaustiva

Colaboración con el cliente

Negociación contractual

Respuesta al cambio

Seguimiento a un plan

Individuos y

su interacción

Producto que funciona

Colaboración con el cliente

Respuesta al cambio

1

2

3

4

22

Mejora calidad del

servicio ciudadano

50%

Optimización de tiempos de atención

25%

Optimización de costos

Trabajo en equipo

50%

Nuestros resultados

Entregables Tangibles

SCRUM

30 días

23 Procesos

1 Día

1 Proceso

“La mente es como un paracaídas…solo funciona si la

tenemos abierta” Albert Einstein

Por qué SCRUM es tan exitoso


• Para entender qué es una metodología ágil, es necesario que nos remontemos a febrero de 2001, cuando un grupo de académicos y expertos de la Industria del Software se reunieron en el estado de Utah en los Estados Unidos de América.

• Su propósito fue discutir los valores y principios que facilitarían el desarrollo de software de forma rápida, con entregables escalables, con interacciones cortas y respondiendo a los cambios que surjan a lo largo del proyecto.

Cómo nace SCRUM


• La idea era ofrecer una alternativa a los procesos de desarrollo tradicionales, los cuales se caracterizan por tener largos tiempos de documentación, sin presentar resultados palpables y de impacto para la organización.

• Como resultado de esta reunión, se creó un compendio de conceptos relacionados con el desarrollo ágil de software para ayudar a las organizaciones a adoptar dichos conceptos.

Cómo nace SCRUM


• Dentro de estos conceptos fundamentales, existen cuatro preceptos inalienables (conocido como Manifiesto Ágil) que cualquier metodología ágil (SCRUM, XP Extreme Programming, ASD, Kanban, etc.) deben cumplir:

• 1. Valorar al individuo y a las interacciones del equipo por encima del proceso y las herramientas.

• 2. Valorar el desarrollo de software que funcione por sobre una documentación exhaustiva.

• 3. Valorar la colaboración con el cliente por sobre la negociación contractual.

• 4. Valorar la respuesta al cambio por sobre el seguimiento de un plan.

El manifiesto ágil


Al mencionar todos estos principios, podemos ir generar una respuesta al tema de esta charla.

¿Por qué SCRUM es un camino exitoso, no solo para desarrollo de software?

Porque se enfocan al talento humano.

Les invito a que desmenucemos esta respuesta.

El Manifiesto Ágil


Este principio está sustentado por tres premisas que describo a continuación:

• Los integrantes del equipo son el factor principal de éxito de un proyecto.

• Es mejor construir un equipo motivado que poseer las mejores herramientas.

• Es más importante que el equipo tome su rumbo, su camino…sus propias decisiones…y guiarlos, no obligarlos.

“Valorar al individuo y a las interacciones del equipo…


Al propender el uso de esta buena práctica, cada miembro de tu equipo se sentirá dueño de su trabajo y tendrá la motivación de sentir el producto final como propio.

• Este principio se basa en una poderosa premisa: los documentos no pueden sustituir ni ofrecer el valor agregado que se logra con la comunicación directa entre las personas a través de la interacción con entregables rápidos y tangibles.

• Debemos reducir al mínimo indispensable el uso de documentación, de presentaciones de powerpoint con colores y animaciones fantásticas, pero que al final, quedarán en un repositorio histórico de lecciones aprendidas que quizás alguien utilice a futuro.

“Valorar el desarrollo de software que funcione…”


La propuesta es generar un legado fuerte, productos que funcionen y que ayuden al talento humano a hacer mejor su trabajo, optimizar sus rutinas laborales, colaborarle con mejores recursos para motivarlo en su cotidianidad.

• Cuando usamos metodologías ágiles, nuestro cliente se fusiona y es parte del equipo.

• El contrato es un formalismo, que puede generar una guía de trabajo, pero el enfoque de servir y colaborar con el cliente, genera una energía inmensamente llena de riqueza, que permite interactuar positivamente entre las partes.

“Valorar la colaboración con el cliente…”


El talento humano se conoce, aprende a trabajar en conjunto, se potencializa el proceso de generación de ideas, se incrementa la productividad y se encamina la meta común… el logro del objetivo, privilegiando siempre al factor humano de cada una de las partes.

• Que puede ser más natural en el talento humano y más constante que el sentido diario del cambio.

• La mente humana, instrumento de creación y progreso, se encuentra en un sostenido y permanente proceso de cambio.

• En gestión de proyectos, muchas veces nos enfrascamos en la eterna pregunta ¿Este cambio, corrompe mi alcance? ¿Me desvía de mi objetivo? ¿Me genera impactos negativos? Es una delgada línea la que caminamos día a día cuando nos enfrentamos a la incorporación de cambios en nuestras vidas y proyectos, pues es una materia inexacta, que no tiene una sola fórmula de tratamiento.

“Valorar la respuesta al cambio…”


Valorar los pensamientos y cambios propuestos por nuestro equipo y por nuestros clientes definitivamente genera un alto valor agregado… y por supuesto, el enfoque hacia el talento humano se encuentra presente en este concepto.

• De acuerdo a un estudio de factores intangibles de factores de éxito en proyectos, PMI Brasil señala que el 62% de ellos, fracasan por una deficiente gestión de factores humanos y culturales; estadística que nos obliga a pensar una nueva forma de enfrentar los retos operativos y estratégicos de nuestras organizaciones.


Los principios básicos de las metodologías ágiles, y todos sus preceptos, contienen un alto nivel de involucramiento y enfoque hacia que la autogestión y motivación del talento humano sea los factores críticos de éxito. Este tipo de marcos de trabajo son una excelente alternativa para generar diferentes formas de cumplir con nuestros objetivos, no solo para la Industria de Software… en cualquier ámbito laboral y cotidiano de nuestras vidas.


Para cerrar…

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