Schéma directeur des systemes d'information

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Schéma directeur des systèmes d’information de l’Institut de recherche pour le développementOrientations stratégiques et plan d’action chiffré Octobre 2001 – décembre 2004 1

Schémadirecteur

Orientations stratégiques & plan d’action chiffré

des systèmesd’information

Septembre 2001

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Schéma directeur des systèmes d’information de l’Institut de recherche pour le développementOrientations stratégiques et plan d’action chiffré Octobre 2001 – Décembre 2004 1

Avant propos

Une dynamique de grands projets

La qualité, la circulation et le traitement des informations utilisées et produites sont des élémentsdéterminants dans la réussite des tâches et des missions de chacun des acteurs des équipesscientifiques et administratives.

La création en septembre 2000 de la délégation aux systèmes d’information (DSI) a constitué unpas vers plus de cohérence et un signe fort de la volonté de réunir, au sein d’une même structure,la gestion des processus organisationnels et la gestion des outils informatiques.

Dans un second temps, les résultats de l’analyse de nos systèmes d’information, conduite au coursdu 1er trimestre 2001, m’ont conforté dans la nécessité de reprendre une dynamique de grandsprojets.

En effet, cette étude mettait en évidence :− l’ancienneté de nos outils informatiques de gestion, conséquence - après une période de

chantiers ambitieux - d’un très net ralentissement des investissements réalisés ces 10dernières années par l’Institut en matière d’informatique destinée à des services collectifs ;

− l’insuffisance et l’hétérogénéité du service offert aux utilisateurs ;− la profonde et rapide évolution des technologies de l’information et de la communication, la

banalisation des télécommunications, la généralisation des standards internet, la maturité desoffres progiciels . . . qui permettent aujourd’hui d’envisager de nouveaux modes de travailplus adaptés et réactifs, de faciliter la consolidation des données dans un contextegéographique dispersé, de privilégier des solutions standards et intégrées à des solutionsspécifiques éclatées ;

− le caractère déterminant pour la modernisation du service public des problématiques del’aide à la décision, de la communication et de l’accès à l’information ;

− la nécessité, à présent que la réforme de l’IRD est achevée, de finaliser et stabiliser lenouveau mode de fonctionnement mis en place.

Considérant la hauteur des enjeux, il convient que cette relance des investissements soit d’une partadaptée et réaliste, d’autre part organisée et encadrée. Aussi, ai-je demandé qu’elle soit traduite,pour les années à venir, sous la forme d’un schéma directeur des systèmes d’information (SDSI)qui intègre, outre la vision des informaticiens, celle de l’ensemble des différents acteurs del’Institut dans toutes ses dimensions.

Elaboré de façon participative, le SDSI définit les grandes orientations de l’Institut en matière desystèmes d’information et les 30 projets prioritaires à conduire dans le cadre d’un calendrierprévisionnel sur 3 ans, qui sera annuellement mis à jour afin de tenir compte des éventuelsnouveaux besoins et des nouvelles priorités ou contraintes.

Afin que chacun puisse au plus tôt bénéficier, dans son quotidien, des retombées du SDSI, j’aiveillé à ce que les projets lourds et complexes soient réalisés parallèlement à la satisfaction debesoins plus simples ou plus modestes. Leur pilotage a systématiquement été confié auxutilisateurs, affirmant ainsi leur rôle essentiel de maître d’ouvrage. Lors de la constitution des« équipes projets », il conviendra de s’assurer que toutes les parties prenantes soient associées.

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Les objectifs ambitieux du SDSI nécessitent que des moyens adaptés lui soient consacrés. Mais, ils’agira aussi de mieux utiliser notre potentiel actuel.

Je compte sur la forte implication de tous.

Jean-Pierre MULLERDirecteur Général

Avant propos

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Sommaire

A Les ambitions du SDSI

B Les objectifs opérationnels visés Page 7

C Les besoins et les orientations stratégiques Page 11

D Les 4 piliers du socle :Le management des systèmes d’informationL’architecture des systèmes d’informationL’infrastructure technique informatiqueLa politique de moyens

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E Les projets à conduireLes calendriers prévisionnelsLes moyens

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AnnexesGlossaireLa démarche participative d’élaboration du SDSILe chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

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A – Les ambitions du SDSI

A Les ambitions du SDSI Page 4




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Page 48

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3

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� Etre un outil au service des enjeux et des objectifs généraux de l’Institut

Notre institut vient de connaître une profonde mutation.Par décret du 5 novembre 1998, l’ORSTOM est devenu l’IRD : les activités de recherche etde transfert ont été redéfinies, conduisant à la mise en place de 5 départementsscientifiques ; ces activités s’expriment à présent au travers d’unités de recherche et deservice proposées par la « base » des chercheurs, ingénieurs et techniciens de l’Institut etd’autres établissements de recherche ou d’enseignement supérieur, puis filtrées par le jeud’un système d’évaluation semblable à celui des autres EPST.La mise en place, le 1er janvier dernier, des 90 premières unités a fortement transformé lesprocessus, règles de gestion et outils informatiques de l’Institut, touchant ainsi chacun desacteurs dans son quotidien.La logique d’ensemble étant fixée et comprise, il convient à présent, d’une part, de fairevivre le nouveau dispositif en stabilisant et en simplifiant sa mise en oeuvre quotidienne etd’autre part, de l’asseoir dans la durée. Le SDSI est l’un des outils que l’Institut met en placepour ce faire.Plus généralement, le SDSI vise à mettre les systèmes d’information au service des enjeux etdes objectifs généraux de l’Institut.

� Etre un outil de cohérence � en passant d’une approche « informatique » à une approche « systèmes

d’information »� en couvrant tous les domaines de l’Institut : les domaines liés à l’appui à

l’activité scientifique ainsi que les domaines liés à la réalisation del’activité scientifique

Le dernier schéma directeur informatique date de 1986.Un premier volet, élaboré et mis en oeuvre par l’ancienne « Mission techniqueinformatique », avait conduit à la définition et à l’adoption au sein des laboratoiresscientifiques de premiers standards techniques, à la mise en place d’une solide infrastructureinternationale de communication et à la constitution d’équipes informatiques chargées - dansles différents sites en Outre-Mer ou à l’étranger - du bon fonctionnement des installationsinformatiques.Un second volet, élaboré et mis en œuvre par le « service informatique de gestion », avaitconduit à doter l’Administration de solutions informatiques de production (calcul de la paieet édition des bulletins) et de gestion (financière, comptable et budgétaire).

A présent, l’Institut a besoin de se doter d’un outil au périmètre plus large que celui d’unschéma directeur informatique. En effet, les dichotomies jusqu’alors opérées entre outils etprocessus, ou bien encore entre gestion et circulation de l’information nécessaire auxéquipes administratives et gestion et circulation de l’information nécessaire aux équipesscientifiques, n’ont plus de sens aujourd’hui.Chaque entité ne pouvant être appréciée que par une approche plus globale, l’Institut achoisi de se doter d’un schéma directeur des systèmes d’information (SDSI).

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Au périmètre plus large qu’un schéma directeur informatique :• le SDSI couvre non seulement la dimension outils (outils informatiques, outils

télécoms, outils voix-données-images, outils NTIC*) mais également les dimensionsmétier et organisation (règles et modes de fonctionnement, processus, règles degestion, méthodes de travail).

• le SDSI traite tant les domaines liés à l’appui à l’activité scientifique que ceux liés à laréalisation de l’activité scientifique (de recherche, de soutien et formation descommunautés scientifiques du Sud, d’expertise et de valorisation).

� Etre un outil pour redonner des perspectives à nos systèmes d’informationainsi qu’aux agents utilisateurs et informaticiens

Les derniers grands chantiers et investissements informatiques remontent à la période 1986– 1990 et correspondent à la mise en œuvre du schéma directeur informatique de 1986.Comme l’a montré l’étude sur la situation actuelle de nos systèmes d’information conduitede décembre 2000 à mars 2001, ces derniers ont vieilli et ne répondent plus aux attentes del’Institut et aux besoins des services ; notre infrastructure informatique mérite d’êtrerepensée pour supporter la déconcentration administrative engagée ; nos applications degestion devenues techniquement obsolètes sont vulnérables ; les services offerts auxutilisateurs sont insuffisants et la confiance accordée aux équipes informatiques s’estdégradée ; absorbées par des tâches de maintenance et d’assistance, l’équipe informatiquen’est plus disponible pour prendre en compte les besoins nouveaux conduisant certainsservices à se tourner vers l’extérieur au détriment de la cohérence globale ; centrés sur lamaintenance d’outils obsolètes, certains personnels informaticiens pourraient sedémobiliser ; il en est de même de certains utilisateurs des services administratifs focaliséssur l’absorption du quotidien et insuffisamment aidés par les outils.L’élaboration du SDSI vise donc • à redonner des perspectives à nos systèmes d’information : adapter ou refondre

certains processus et outils pour mieux répondre aux besoins, compléter les outils etservices offerts, bénéficier des nouvelles technologies, préparer l’avenir.

• et à redonner des perspectives tant aux personnels des services administratifs qu’auxpersonnels informaticiens de la DSI, notamment par la mise en œuvre de projetsstratégiques pour l’Institut.

� Etre un document de référence et de dialogue pour tous

Inscrit au plan quadriennal IRD-Etat 2001 - 2004, le schéma directeur des systèmesd’information est l’un des documents structurants de l’Institut.Il constitue, en matière de système d’information, un document de référence pour chacundes acteurs : il fixe les orientations stratégiques et les grands principes, il définit - pourchacun des projets à conduire - le rôle de chacun des acteurs, les moyens associés ainsi quele calendrier.Il constitue un outil de dialogue avec les tutelles et partenaires de l’Institut.

____________________* : voir glossaire en annexe

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B - Les objectifs opérationnels visés

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B – Les objectifs opérationnels visés

� Contribuer à la modernisation et à la simplification du fonctionnement del’Administration afin de lui permettre de renforcer son appui à l’activitéscientifiqueDans le cadre du plan de modernisation et de simplification administrative (PMSA),contribuer à :• faciliter la définition, formalisation, diffusion et mise en œuvre de procédures1 claires,

efficaces et économes en temps.• améliorer la « qualité de vie » au travail par la clarification des rôles et des

responsabilités.• permettre et accompagner la déconcentration.• faciliter la communication transversale inter-services et le décloisonnement.• faciliter la compréhension et le dialogue entre équipes scientifiques et équipes

administratives.• consolider les fonctions stratégiques ou sensibles.• doter les services administratifs d’outils informatiques plus adaptés à leurs besoins,

leurs usages, leurs métiers et couvrant un périmètre plus complet ; permettre à chacundes acteurs l’accès aux informations de gestion nécessaires à l’exercice de sesresponsabilités.

• faciliter la conduite de projets transversaux associant des services différents.

� Contribuer à asseoir la structuration de l’Institut• faciliter la mise en place d’outils structurants : référentiels de gestion, processus

formalisés, nomenclatures et dictionnaires de données*, …• organiser les flux de données pour rendre les systèmes d’information plus cohérents :

chaque donnée ne devrait être saisie qu’une seule fois, à la source, puis devraitalimenter l’ensemble des systèmes d’information.

• accompagner, pour chaque référentiel ou processus, l’organisation de sa mise à jour etde sa diffusion ; contribuer à la mise en place d’un lieu de centralisation, « mémoire etgardien du temple ».

� Faciliter le pilotage de l’Institut et le processus de décision• contribuer à la qualité et à la fiabilité des informations.• accélérer la prise de décision et faciliter l’anticipation par une circulation plus rapide

et plus fiable des informations et par la possibilité d’agréger ou de croiser les données.• faciliter l’information sur les décisions prises ; faciliter le suivi de leur mise en œuvre.• permettre la mise en place d’un contrôle de gestion avec objectifs quantifiés et

qualifiés, indicateurs et tableaux de bord.• faciliter la gestion de la programmation et du suivi de l’activité scientifique.• permettre la mise à disposition de ces indicateurs et informations de synthèse à

l’attention des tutelles, du Conseil d’Administration, de la direction générale, descommissions, ...

• aider à la lisibilité de l’Institut et à son dialogue avec les tutelles et les partenaires.

________________________________________(1) : notamment pour ce qui concerne les processus d’expatriation, de gestion des voyages, de gestion administrative de la paie, de gestion des ressourceshumaines (carrières, postes, effectifs, compétences), de formation, d’instruction budgétaire, d’arbitrage des moyens, d’exécution budgétaire, d’achat et demarchés publics, de gestion des contentieux, de gestion des contrats, conventions et financements extérieurs, d’évaluation.

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� Faciliter la réalisation de la recherche• apporter des éléments de réponse au besoin de capitalisation et de communication

entre les projets d’informatique scientifique réalisés par les différentes unités.• contribuer à la conservation du patrimoine scientifique de l’Institut.

� Faciliter la conduite des autres missions scientifiques de l’Institut : soutienet formation des communautés scientifiques du Sud, expertise etvalorisationFaciliter• la gestion des aides aux équipes et aux individus.• la gestion des experts internes et externes, la conception et la production des rapports

d’études, la gestion documentaire, la gestion d’affaire, la gestion cumulative descompétences, la gestion des brevets, la gestion des conventions.

� Faciliter l’accès des chercheurs à l’information scientifique

� Contribuer à la valorisation de l’activité scientifique de l’Institut• favoriser la visibilité notamment auprès du grand public.• soutenir la politique d’information scientifique.

� Compte tenu de nos spécificités géographiques, faciliter le travailcollaboratif* et le travail lors des déplacements, faciliter la communicationinterneFaciliter• la communication et le travail à plusieurs à une production commune.• le travail lors des déplacements en permettant notamment de retrouver un

environnement de travail homogène.• la communication entre les départements scientifiques, les services centraux, les

administrations des centres, les unités.• l’accès à l’information et à la documentation nécessaire, le partage de l’information, la

mise à disposition de l’information.• l’accès aux éléments structurants : textes réglementaires, processus, référentiels…

� Améliorer les conditions de travail des agents• permettre à chacun des agents de bénéficier, dans son quotidien, des nouvelles

technologies.• améliorer les temps de réponse et l’ergonomie ; renforcer la sécurité.• renforcer l’assistance aux utilisateurs.• ouvrir l’accès aux systèmes d’information.• offrir de nouveaux services par le rapprochement des réseaux informatiques et

téléphoniques.• rénover et compléter les outils informatiques afin qu’ils offrent un meilleur support au

travail quotidien, qu’ils couvrent un périmètre plus large de besoins et limitent lestâches manuelles.

B - Les objectifs opérationnels visés

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B – Les objectifs opérationnels visés

� Rationaliser les moyens informatiques par une vision globale des projetsinformatiques de l’Institut ; aller vers une approche « coûts complets »

� Organiser la délégation aux systèmes d’information (DSI) pour qu’elle soitvecteur de valeur ajoutée pour l’ensemble de l’Institut• permettre à la DSI de répondre aux attentes des services tant au quotidien (besoin

d’assistance,…) que lors d’un projet informatique ou organisationnel(accompagnement en amont, en cours et en aval du projet).

• permettre à la DSI de répondre aux attentes de la direction en matièred’accompagnement du changement, de structuration et de cohérence générale.

• engager au sein de la DSI une démarche qualité.• structurer la prise en compte des besoins des utilisateurs et clarifier le processus

d’arbitrage des priorités.• mettre en place des relations maîtrise d’ouvrage* / maîtrise d’œuvre* plus structurées

afin de faciliter la conduite des différents projets informatiques et organisationnel et declarifier le rôle de chacun.

• renforcer et structurer le fonctionnement quotidien en régime établi*, notammentl’assistance aux utilisateurs.

• améliorer la communication de la DSI et rendre son fonctionnement transparent,notamment donner aux utilisateurs des interlocuteurs clairement identifiés en fonctionde la situation et du besoin.

• garantir la veille technologique et re-mettre à jour les standards et normes.

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C – Les besoins et les orientations stratégiques





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Une modélisation en 10 domaines

D1 0 : Pilotage

D 1: GRH

D2 : GBFCM

D3 : gestiondescriptive et suiviactivités des UR/US

D4 : Aide au travailquotidien de chacun

D6 : Valoris.

D9 : soutien etformation des comm

sci entifiques du SudD7 : réalisation de larecherche

Gestion des ressourceshumaines

GRH

Gestion des ressourcesbudgétaires, financières,comptables etmatérielles

Gestion descriptive etsuivi des activités desunitésde recherche et de service

Aide au travailquotidien de chacun desacteurs de l’Institut

Valorisation de laproduction scientifique

Réalisation

de

l’activité

scientifique

de

recherche

Réalisation

de

l’activité

scientifique

d’expertise

et

devalorisation

Réalisation

de

l’activité

scientifique

de

soutien

et de

formation

descommunautés

scientifiques

du Sud

Pilotage stratégique

D8 : Expertise etvalorisation

Réalisation

de

l’activité

scientifique

d’expertise

et

devalorisation

D5: doc. sc.

Documentationscientifique

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Schéma directeur des systèmes d’information de l’Institut de recherche pour le développementOrientations stratégiques et plan d’action chiffré Octobre 2001 – Décembre 2004

Afin de pérenniser les orientations stratégiques, un canevas a été retenu pour« modéliser » l’ Institut en 10 domaines

Un domaine est l’ensemble des processus et traitements concernant un groupe de personnesrelativement interdépendantes, concernant des données relativement homogènes et doncsusceptibles d’être traités par des solutions communes, éventuellement des solutions toutes faites(de type progiciel*).

Une approche par domaine favorise la pérennité des raisonnements et des décisions en casd’éventuelle évolution des structures, des procédures et règles de gestion, des personnes.

Dix domaines ont été retenus pour « modéliser » notre Institut : 6 domaines fonctionnels, 3domaines opérationnels et 1 domaine de pilotage.

� Les 6 domaines fonctionnels, supports à la réalisation des activitésscientifiques

1. La gestion des ressources humaines (GRH)Incluant notamment :− la gestion administrative du personnel et la paie− la gestion de l’expatriation et des affectations géographiques− la gestion de la mobilité, des concours internes et externes (ITA et chercheurs)− la gestion des affectations aux structures− la gestion de la formation− la gestion de l’évaluation des personnels− la gestion des postes− la gestion des ressources humaines : carrières, effectifs, compétences, …− le suivi médical et social des personnels

2 . La gestion budgétaire, financière, comptable et matérielle(GBFCM)Incluant notamment :− la préparation budgétaire− l’exécution budgétaire des services centraux, des Centres et représentations, des

unités− la comptabilité générale et analytique− les achats et marchés publics− la gestion des missions− la gestion du parc mobilier− la gestion du patrimoine immobilier

3. La gestion descriptive et le suivi des activités des UR / USChaque unité ayant vocation à mixité, le domaine prend en compte l’unité dans toute sadimension IRD et non IRD :− la description des thématiques− la description et la gestion des projets, chantiers et opérations− la description et la gestion des moyens en personnel, budget, équipements− la description et la gestion de la production des activités de recherche :

bibliographie, publications, colloques, congrès, séminaires, produits audiovisuels,bases de connaissances, comptes-rendus de missions

− la description et la gestion des productions en matière d’activités de transfertd’expertise et de valorisation : participations à des expertises collégiales ou à desconsultances, gestion des brevets et licences

− la description et la gestion des productions en matière d’activité de transfert desoutien et de formation : participations aux formations doctorales, enseignements,

D 1: GRH

D2 : GBFCM

D3 : gestiondescriptive et suivi

activités desUR/US

C - Les besoins et les orientations stratégiques

13

soutien individuel d’accueil, stage, mémoire, thèse ; partenariats, contrats,conventions et financements extérieurs

mhh

12

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4. L’aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’InstitutIncluant notamment, l’aide :− à la communication interne− au travail de groupe et au partage de l’information− à la recherche de l’information− à la gestion des procédures et des règles internes− à la gestion de l’information et de la documentation administrative, des lois, des

textes, …− à l’accès aux données de gestion et aux informations administratives− à la décision− lors des déplacements

5 . La documentation scientifique (en amont de l’activitéscientifique)Incluant notamment :− l’appui documentaire aux chercheurs− l’accès, par les scientifiques, aux grandes bases documentaires internationales− la gestion documentaire, notamment la gestion des ouvrages et des abonnements− la gestion du service offert par les centres documentaires

6. La valorisation de la production scientifique (en aval de l’activitéscientifique)Ce domaine concerne l’exploitation et la diffusion de l’information scientifique produitepar l’Institut, notamment :− la restitution des travaux de recherche− la gestion de la photothèque et de la cartothèque− la numérisation des fonds− la mise en ligne des productions : photothèque, cartothèque, bases de connaissances,

articles, bibliographies, …− la communication et l’information scientifique− la restitution vers la société publique

� Les 3 domaines opérationnels correspondant aux 3 activités scientifiquesde l’Institut

7. La réalisation de l’activité de rechercheCe domaine concerne le travail quotidien de recherche scientifique réalisé par les unités derecherche et de service, notamment dans un contexte de mixité.

8. La réalisation de l’activité d’expertise et de valorisationCe domaine concerne l’organisation et la conduite de projets d’expertise collégiale etautres activités de valorisation (consultances, …).

D4 : Aide autravail

quotidien de

D5: doc.

D6 :

D7 : réalisation dela recherche


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9. La réalisation du soutien et de la formation des communautésscientifiques du SudIncluant notamment la gestion et la coordination :− des aides aux équipes ; gestion des « outils » AIRE– Développement et CAMPUS

(gestion des appels d’offres, secrétariat, …)− des aides aux individus pour s’insérer dans les équipes : financement en formation

initiale et en formation continue, financement post-doctoraux, …− du soutien institutionnel : conseil et aide à la création de laboratoires, de

compétences locales, …

� Le domaine de pilotage

10. Le pilotage stratégiqueIncluant notamment :− le contrôle de gestion et le pilotage administratif− le pilotage de l’activité scientifique : évaluation des projets, arbitrages, suivi,

indicateurs et tableaux de bord− la communication institutionnelle

* * *

Pour chacun de ces 10 domaines, le présent chapitre :• rappelle les grandes lignes de la situation actuelle, telles que mises en évidence par l’étude

réalisée de décembre 2000 à mars 2001 (rapport disponible sur l’intranet institutionnel àl’adresse http://intranet.ird.fr:8800/information/Situation_des_SI.pdf),

• définit, à partir des besoins macroscopiques ainsi identifiés, les orientations stratégiques duSDSI décidées par le Comité de Direction. Ces orientations donnent un cadre au systèmed’information cible à mettre en place dans le cadre du présent schéma directeur.

• les projets à conduire pour passer de la situation actuelle à la situation cible. Pour chacun deces projets, le chapitre E présentera le calendrier prévisionnel, les acteurs et les moyensfinanciers.

D9 : soutien etformation des

comm.scientifiques du Sud

D10 : Pilotage

Orientations stratégiques pour les domaines 1 et 2GRH et GBFCM

Outils GRH− Le progiciel* PLEIADES de la

société SOPRA a été installé 1989.

− Autour de ce progiciel : unecouche importante dedéveloppements spécifiques(AGAPE) réalisés par l’équipeinformatique de gestion.

− Depuis la mise en place de laversion Client-serveur* en 19des difficultés importantes.

− Le système d’information RH amorti et doit être remplacé so2 à 3 ans.

− Maintenance, assistance, exploitation internes

GRH et GBFCM− Les principaux processus revus et formalisés.− Un progiciel intégré (PGI* ou ERP*) unique

pour les deux domaines (éventuellementquelques progiciels verticaux oudéveloppements spécifiques pour compléter)

− L’ERP paramétré en fonction de cesnouveaux processus et de la réformebudgétaire du 1.01.2004

− Une couverture fonctionnelle plus large.− Une intégration beaucoup plus importante

facilitée par l’ERP.− Le fonctionnement en régime établi

externalisé en Tierce maintenance applicative(TMA*).

− Une équipe informatique plus proche despréoccupations « métier » et plus disponible.

La situation cible

La situation actuelle

Le projet à conduire

•

Aspects organisationnels et fonct− Couverture fonctionnelle inc− Données peu accessibles, p− Tâches manuelles et ressai− Processus non formalisés, n− Le fonctionnement en régim

et exploitation) réalisées en− Mobilisés sur la maintenanc

informaticiens de gestion neen compte les nouveaux be

PLEIADES

AGAPE

Outils GBFCM

GRH et GBFCM : un outil cible unique de type ERPAssistance, maintenance etexploit. externalisées

Commun

GBFCMGRH

Taux desatisfaction

des besoins

Taux desatisfaction

desbesoins

ERP

: développement spécifique

LEGENDE :

D 1: GRH D2 : GBFCM

D1/2 - 1 : refonte des systèmes d’information GRH etGBFCMLes étapes : évolution des processus ; paramétrage deces processus sur l’ERP ; bascule de l’ancien aunouveau S.I. ; externalisation de la maintenance,l’assistance et exploitation

Outils GBFCM
Outils GRH
en

98 :

estus

− Une constellationd’applications éclatées(GEST, CBCG, MISSION,REGIE, …), développéesen spécifique par l’équipeinformatique de gestion etses sous-traitants dans lesannées 1987 – 1997

− Devenu inadapté− Ne pourront prendre en

compte la réformebudgétaire du 1er janvier2004 : à remplacer pourcette date.

− Maintenance, assistance,exploitation internes

ionnels concernant les 2 domaines :omplète.eu synchronisées, segmentées.

sies nombreuses.on stabilisés.e établi* (assistance, maintenance interne.
e d’applications obsolètes, les sont pas disponibles pour prendresoins des utilisateurs.
: progiciel intégré ( PGI ou ERP)ou « petit progiciel sur unefonction »

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Les orientations stratégiques du SDSIpour les domaines 1 et 2 : GRH et GBFCM

(1/4)

� La situation actuelle

• Concernant les outils informatiques (cartographie des applications en annexe) :Les applications GBFCM* sont éclatées ; développées en spécifique par l’équipeinformatique de gestion et ses sous-traitants dans la période 1987 - 1997, cesapplications (GEST, CBCG, MISSION, REGIE, …) sont aujourd’hui devenuesinadaptées. Elles ne pourraient prendre en compte la réforme budgétaire du 1er janvier2004 et devront être remplacées pour cette date.Le système d’information GRH* est composé d’un noyau progiciel* PLEIADES de lasociété SOPRA, installé en 1989. Autour de ce progiciel* (qui n’est pas la versionpublique), ont été progressivement ajoutés d’importants développements spécifiques(connus sous le nom d’AGAPE), réalisés par l’équipe informatique de gestion et sessous-traitants. Ces développements spécifiques ont rendu difficile l’installation de laversion « client - serveur »* de SOPRA en 1998, date à partir de laquelle lesdysfonctionnements se sont multipliés. Le système d’information GRH est aujourd’huiamorti et doit être remplacé sous 2 à 3 ans.

• Concernant les aspects organisationnels :La couverture fonctionnelle de ces deux systèmes d’information est incomplète. Lesdonnées sont peu accessibles et peu d’utilisateurs sont servis par les applicationsprécédentes. Les données sont également peu synchronisées ce qui rend difficile leurmise à jour. Des tâches manuelles s’intercalant au milieu de processus automatisés, lesressaisies sont nombreuses. Les données sont également segmentées : il n’existe pas,par exemple, de base unique des personnels.Les processus ne sont pas formalisés. Fortement bouleversés dans le cadre de laréforme engagée, ils ne sont pas stabilisés à ce jour.

• Concernant l’assistance, la maintenance et l’exploitation en régime établi* :La relation informaticiens / utilisateurs est peu structurée et peu formalisée. Pourchacun des 2 domaines, deux chefs de projets assurent - pour l’ensemble de l’Institut -l’assistance de 1er et 2nd niveau, la maintenance corrective et évolutive, leschangements de versions, l’expertise métier et l’expertise outil. Ces ressources sontpleinement mobilisées sur ce travail d’assistance et de maintenance et sur la mise enœuvre du plan d’urgence (février 2001 – février 2002) défini au terme de l’étude de lasituation actuelle (disponible sur l’intranet institutionnel). L’exploitation (sauvegardes,éditions, lancement des traitements) est également réalisée en interne. Globalement lesutilisateurs sont insatisfaits du service offert en régime établi*.

D 1: GRH D2 : GBFCM

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(2/4)

• Concernant le mode projet :Absorbée par le fonctionnement quotidien en « régime établi », l’équipe informatiquede gestion a des difficultés pour prendre en compte les besoins nouveaux et les traiteren mode projet*. Les utilisateurs sont ainsi tentés d’y apporter réponse par eux-mêmesen faisant appel à leurs propres sous-traitants, au détriment de la cohérence globale.

� Les orientations

Il est décidé de refondre simultanément les systèmes d’information GRH et GBFCM pour le1er janvier 2004.

La priorité donnée à ces deux domaines découle certes de l’état d’obsolescence des outilsinformatiques, mais elle est également la traduction forte de la volonté de finaliser et fairevivre, dans le cadre du Plan de modernisation et de simplification administrative (PMSA), lenouveau dispositif de fonctionnement de l’Administration pour un meilleur appui à larecherche.

• Concernant les processus : quelques améliorations à court terme pourront êtreapportées sur les actuels outils et procédures, mais les évolutions majeures serontparamétrées sur un outil de type « progiciel de gestion intégré » (PGI* ou ERP*) quisera mis en œuvre pour le 1.1. 2004.

• Concernant les outils informatiques cibles : considérant le calendrier tendu, il convientde rechercher les économies d’échelle et une intégration maximum :− le même ERP sera choisi pour les 2 domaines.− toutes les fonctions possibles seront gérées par l’ERP. Le recours - pour

répondre aux besoins non satisfaits par l’ERP - à des développementsspécifiques ou à des progiciels spécialisés à une fonction, devra se limiter auminimum indispensable. Tout développement ou ajout d’un progiciel spécialisédevra faire l’objet d’une validation (voir chapitre D : management des systèmesd’information).

• Concernant le fonctionnement quotidien cible en régime établi :− une fois l’ERP choisi, installé et paramétré, sa maintenance ainsi que l’assistance

aux utilisateurs seront confiées à un prestataire extérieur selon un systèmede tierce maintenance applicative (TMA*).

− l’exploitation sera également sous-traitée à un degré et selon un périmètre quidevront être précisés.

D 1: GRH D2 : GBFCM


N°D1/2 – 1 : refonte des systèmes d’information GRH et GBFCMStructures de pilotage ( à préciser )

. Le Sec

. Les dir

. L’Agen

. Le dire

. Un rep

. Un rep

. Les chSiège, départe

. Un rep

. Le dire

. Le respconsul

. Les co

. Les co

. Les co

. Le resp

D 1: GRH D2 : GBFCM

Acteurs de la maîtrise d’ouvrage

rétariat Général, maître d’ouvrageecteurs du SBAF et du SAGAt comptable principalcteur des personnelsrésentant de l’Administration des Centresrésentant des départements scientifiquesefs de projets utilisateurs (des services dudes Centres et représentations, desments scientifiques, des UR/US, …).

résentant des UR/UScteur des systèmes d’informationonsable AMO au sein de la DSI et les

tants AMO externes

Acteurs de la maîtrise d’oeuvre

nsultants de l’intégrateur, maître d’oeuvrensultants de l’éditeur du progiciel intégré ERPnsultants du constructeur (éventuellement)onsable informatique de gestion de la DSI

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(3/4)

• Concernant le mode projet* :− un appel d’offre unique recherchera le couple « éditeur de l’ERP – intégrateur*

de l’ERP en charge du paramétrage ».− afin que l’Institut ait un interlocuteur unique, la maîtrise d’œuvre* globale du

projet d’installation et de paramétrage sera confiée à l’intégrateur.− une fois ce couple choisi, un second appel d’offres recherchera le prestataire à

qui sera confié le régime établi.− pour réussir ce projet complexe, dans des délais serrés, la DSI mettra à

disposition des utilisateurs maîtres d’ouvrage* un accompagnement : pour lelancement de la consultation, pour le choix de l’ERP et de l’intégrateur, pourl’évolution des processus, pour l’encadrement des opérations de paramétrage,pour les tests et la validation, pour la bascule de l’ancien au nouveau système,pour l’accompagnement du changement (nouveaux processus et nouveauxoutils), pour la définition et la mise en œuvre de l’externalisation du régimeétabli (assistance, maintenance, exploitation).La recherche de l’assistant à maîtrise d’ouvrage fera l’objet d’un appel d’offres.

� Le projet à conduire

• N° D1/2 - 1 : Refonte des systèmes d’information GRH et GBFCM

− Calendrier : ce projet étant contraint par la date du 1.1.2004, date de mise enoeuvre de la nouvelle nomenclature budgétaire des EPST, le calendrier est lesuivant :. Année 2002 (à partir de février/mars) : définition macroscopique des

processus listés page 8 et formalisation ; définition plus précise des aspectsliés aux contraintes réglementaires que l’ERP devra intégrer ; préparation etlancement de l’appel d’offres visant à choisir un couple « ERP–intégrateur».Fin 2002 : choix.

. Année 2003 : intégration de l’ERP * ; adaptation des processus à l’ERP ;préparation et lancement de la procédure visant à choisir la société à qui seraconfiée – in fine – le fonctionnement quotidien en régime établi* ;préparation de l’externalisation du régime établi*.

. 1.1.2004 : bascule de l’actuel au nouveau système ; externalisation du régimeétabli.

− Pilotage du projet : voir en page de garde.− Les moyens : voir chapitre E.− Remarque : Le projet pourra être décomposé en deux sous-projets, GRH et

GBFCM.

D 1: GRH D2 : GBFCM

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(4/4)

� Les plans d’action

• Un plan d’action « régime établi » (plan annuel)

En l’attente de la mise en place d’un ERP commun aux deux domaines, il conviendrade faire vivre les actuels outils (AGAPE, GEST, CBCG, MISSION, REGIE, …) enconduisant les légères adaptations nécessaires notamment à la prise en compte desévolutions réglementaires.Un plan d’action annuel devra ainsi être défini. Il s’agira en fait d’un prolongement duplan prioritaire informatique (PPI) mis en place pour surmonter les échéances à courtterme : Euro, suppression de la période complémentaire, réforme des marchés publics,...(Voir chapitre D, management des systèmes d’information).

• Un plan d’action local (plan annuel)

Le projet D1/2-1 vise à répondre aux besoins institutionnels.Il conviendra de prendre en compte les autres besoins (besoins dits « locaux » au seind’un plan d’action local agrégeant les plans locaux des différents centres et du siège.(voir chapitre D, management des systèmes d’information).Lors de l’agrégation des plans locaux, dans un souci de synergie et d’économied’échelle, des projets communs pourraient être identifiés ; ces projets (ex :informatisation de la paie des personnels locaux) pourraient conduire à la mise enplace d’outils répondant non seulement au besoin des Centres mais aussi à celui desreprésentations.

D 1: GRH D2 : GBFCM


Orientations stratégiques pour le domaine 3« Gestion descriptive et suivi de l’activité scientifiquedes unités de recherche et de service »

− L’Institut n’est pas doté d’une base de donnéepermettant de disposer de la description dechacune de ses unités de recherche et de service etde leurs moyens, activités, projets et productionsdans le domaine de la recherche, de l’expertise oude la formation des communautés du Sud.

− Chaque unité ayant vocation à mixité, lesinformations nécessaires – notamment cellesrelatives aux ressources humaines et financières –correspondent à des données IRD et à des donnéesnon IRD.

− Les données IRD, existantes sur les bases degestion afférentes, sont difficiles d’accès fauted’un infocentre* (domaine 4).

− Les données « non IRD » ne sont pas stockées, ausein de l’Institut, sur un support informatique.

− Dans le cadre de la réforme engagée, le besoin estcriant de disposer de telles informations à des finsde gestion et de pilotage.

− L’Institut disposera d’une base de donnéesdécrivant les unités, leur thématique, leursobjectifs, leurs moyens, leurs activités, leursprojets et leurs productions en matière derecherche, expertise et formation.

− Les données IRD auront été obtenues à partir desautres systèmes d’information de l’Institut, sansressaisie.

− Les données non IRD bénéficieront d’un supportde base de donnée, spécialement créée pour cefaire.

− Ces données seront accessibles au moyen d’uninfocentre* (voir domaine 4) et permettront untravail de gestion, suivi et pilotage.


Le projet àd i

30

D1 : GRH

D 2 : GBFCM

D6 : valorisation de la productionscientifique (publications, brevets)

Entrepôtde données

Bases infocentre

Requêtes

D4 : Aide au travailquotidien

T. de bord des D.S., de la DG, des Tutelles, des commissions,de chacun, . . .

Données IRD sur une unité UR-US :- personnel IRD- budget IRD- équipements IRD- productions

Autres données spécifiquesà une unité UR-US :- sur les thématiques- personnel et budget non IRD- équipements - productions en mixité en R.E.F.

PCA-DG-SGServices centraux

Dép. scientif. Centres UR-US

D3 : gestion descriptive et suivides activités des UR/ US

Situation cible

29

Situation actuelle

D1 : GRH

D2 : GBFCM

D6 : valorisation de la productionscientifique (publications, brevets)

Requêtes ?

D4 : Aide au travailquotidien

T. de bord ? des D.S., de la DG, des Tutelles, des commissions,de chacun, . . .

PCA-DG-SGServices centraux

Dép. scientif. Centres UR-US

D 3 : gestion descriptive et suiviactivité des unités


La situation cible


• D3-1 : « création du système d’information des unités derecherche et de service »Les étapes :− Après refonte des systèmes d’information 1 et 2 de l’Institut,

les données « IRD » afférentes aux unités, alimenteront le« réservoir de données » mis en place dans le cadre du projetD4-1.

− En parallèle, une base de données des informations « nonIRD » sera créée.

− Ces données alimenteront à leur tour le réservoir de données.− A partir de l’infocentre : accès aux données IRD et non IRD

afférentes aux unités.

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Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 3 :« Gestion descriptive et suivi des activités des unités derecherche et de service »

(1/1)


L’Institut n’est pas doté d’une base de données des éléments descriptifs de chacune desunités de recherche et de service tels que thématiques, objectifs, moyens, activités, projets,productions dans chacune des activités de recherche, formation et expertise.

Chaque unité ayant vocation à mixité, ces informations – notamment celles concernant lesmoyens ou les productions - proviennent tant de l’IRD que de ses partenaires.

Or, d’une part, les données IRD - bien qu’existantes sur supports informatiques au sein del’Institut - , sont difficiles d’accès faute d’infocentre* (voir domaine 4), d’autre part, lesdonnées « non IRD » ne peuvent être stockées faute d’une base pour les recevoir.

Dans le cadre de la réforme engagée, le besoin devient criant de disposer de tellesinformations tant à des fins d’information et de gestion que d’arbitrage et de pilotage.


Il est décidé de doter l’Institut dans les plus brefs délais de cet outil stratégique de gestion dela programmation et du suivi des activités des unités.Une base de données des informations descriptives de chacune des unités, de leurs activités,moyens et productions sera constituée.Cette base reprendra - sans ressaisie - les données IRD et accueillera les données non IRD.L’outil devra offrir un historique de la vie de chaque unité : éléments de la propositioninitiale, éléments de l’unité créée, éléments annuels d’arbitrages, …


• N° D3 – 1 : création du système d’information des unités de recherche et de service.La réalisation de ce projet est - comme le montre le schéma de la page de garde -,dépendante de l’avancement d’autres projets du SDSI, notamment du projet n° D1/2-1de refonte des systèmes d’information GRH* et GBFCM* et du projet n° D4-4 demise en place d’un entrepôt* de données et d’outils de type « infocentre* » (voirdomaine 4).

• Remarque : les besoins en pilotage (indicateurs, tableaux de bord) sont traités au seindu domaine 10 « pilotage stratégique ».


Orientations stratégiques pour le domaine 4« Aide au travail quotidien de chacun des acteurs del’Institut »

Les projets àd i

La situation cible


D4 : Aide autravail

De rares outils :− La messagerie, dont l’utilisation forte (2000 abonnés à

la liste IRD-tous, 400 abonnés à la liste IRD-Isolés), enfait l’une des colonnes vertébrales de l’Institution.

− Une généralisation de l’accès à Internet.− Quelques outils embryonnaires : outil intranet peu

valorisé notamment peu de systèmes interactifs, peu derecours aux listes de diffusion, peu de référentielscommuns accessibles (annuaires, listes, procédures,nomenclatures, …).

D’importants besoins, amplifiés par nos spécificitésgéographiques.

• Principes :− approche « outil » préférée à une approche « organisation / processus »,− expériences pilotes localisées et susciter le besoin de généralisation plutôt que de se lancer

dans des projets trop globaux ou trop étendus.

• N° D4-1 : identification pour chaque catégorie des expériences pilotes à conduire ; élaboration duplan d’action des expériences pilotes et d’un plan d’action des déploiements pluriannuels

• N° D4-2 : mise en place d’outils d’aide au travail collaboratif

• N° D4-3 : mise en place d’outils de modélisation des procédures, référentiels et autres élémentsstructurants ; facilitation de l’accès.

• N° D4-4 : mise en place d’outils d’accès aux données de gestion, de requête et d’aide à ladécision

• N° D4-5 : mise en place d’outils d’aide à la communication et à l’échange de données (étudepréalable à la mise en place d’outils de visioconférence ; mise en place d’outils de recherched’information par mots clefs ou texte intégral ; mise en place de solutions pour faciliter lesdéplacements en Métropole, en Outre-Mer et à l’Etranger ; facilitation l’échange de données avecnos partenaires, notamment au sein des unités mixtes ; …)

− Les actuels outils (Messagerie, …)− Des expériences pilotes (progressivement généralisées dans le cadre d’un

plan d’action pluriannuel) :. d’outils de messagerie évoluée (D4-5). d’outils de Workflow (D4-5). d’un intranet fédérateur (D4-5). d’outils de travail collaboratif (D4-2). d’outils de knowledge management pour les services administratifs

(D4-3). d’outils de modélisation de référentiels et de procédures (D4-3). d’un accès à ces éléments structurants (D4-3). d’un bus ou réservoir de données (D4-4) et projets du 2ème pied du

socle : voir chapître D : architecture des S.I.). d’outils infocentre ou datawarehouse (D4-4). . . .

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Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 4« Aide au travail quotidien de chacun des acteurs del’Institut »

(1/4)


Notre Institut est fortement caractérisé par sa spécificité géographique et ses 34implantations en Métropole, en Outre-Mer et à l’étranger (25 pays sur les 5 continents).

Pour chacun des acteurs de l’Institut, membre d’une équipe scientifique, d’une équipeadministrative ou de la direction, pouvoir communiquer facilement avec les collègues desdifférentes implantations et avec les partenaires, pouvoir travailler à plusieurs sur un mêmedossier quelle que soit l’implantation géographique de chacun, pouvoir se déplacer d’unpays à un autre sans perdre le contact avec son équipe et l’ensemble de l’Institut … sontautant d’éléments essentiels à la conduite de sa mission et bien souvent déterminants pourson accomplissement.

De même, dans le cadre de la déconcentration administrative qui s’engage, chacun desacteurs devra pouvoir, selon son niveau et périmètre de responsabilités, pouvoir à toutmoment – indépendamment des fuseaux horaires – accéder aux informations de gestion quilui sont nécessaires dans l’exercice de sa fonction, connaître l’état d’avancement d’undossier, l’état de mise en œuvre d’une décision ou bien encore le « qui fait quoi » dans lecadre d’une procédure donnée.

Comme l’a montré l’étude conduite de décembre 2000 à mars 2001, tel n’est pas le casaujourd’hui :

• Concernant les outilsL’utilisation forte de la messagerie (2000 abonnés à la liste IRD-Tous) en fait l’unedes colonnes vertébrales du fonctionnement quotidien de l’Institut.Hormis la messagerie, les outils facilitant le travail quotidien des agents sontembryonnaires : les technologies intranet* sont peu valorisées ; il y a peu de systèmesinteractifs, peu de recours aux listes de diffusion, peu de référentiels communsaccessibles par le Web (annuaire, adresses, unités, implantations, conventions,procédures, …).L’accès aux données de gestion est particulièrement restreint et centralisé alors quel’Institut s’est doté d’une architecture mondiale de communication étendue.Par ailleurs, les services ne disposent pas d’outil de travail collaboratif*, ni d’outild’infocentre* ou d’aide à la décision, ni de moyen de communication audiovisuelle.Les services administratifs ne disposent pas d’outils de recherche de l’information surmots clefs ou en texte intégral (outils cependant utilisés en matière d’informationsscientifiques).Lors des déplacements, l’accès à son environnement habituel de travail et notammentà sa boîte aux lettres est non systématique, voire difficile.

D4 : Aide autravail

quotidien de

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(2/4)

• Concernant l’organisation de la gestion des procédures et règles internesAucun service (de type organisation ou de type méthode) n’est en charge deformaliser, centraliser et faire vivre les procédures, référentiels et règles de gestion del’Institut.En conséquence, les procédures sont peu formalisées. Lorsqu’elles le sont, leur lectureest difficile notamment par manque de présentations et formats homogènes. Leurdiffusion et par conséquent leur connaissance, compréhension voire application estinsuffisante.


Dans le cadre du Plan de modernisation et de simplification administrative (PMSA),l’évolution de ce domaine est clairement une priorité pour l’Institution.

Aussi, est-il décidé de répondre aux besoins fonctionnels cibles suivants par la mise en placeprogressive d’outils adaptés :

• Concernant l’aide à la communication interne. Fonctionnalités cibles : envoi et réception de messages ; annuaire, groupes de

destinataires ; remplacement en cas d’absence, transfert, orientationautomatique ; communication audiovisuelle.

. Outils cibles envisageables : messagerie évoluée, outils de workflow*, intranet,outils de visioconférence*.

• Concernant l’aide au travail collaboratif et au partage d’information. Fonctionnalités cibles : espaces de travail communs à des équipes, des sujets,

des projets, des services ; travail collaboratif sur des documents ; circuit devalidation automatique ; archivage automatique selon les statuts.

. Outils cibles envisageables : outils de groupware*.

• Concernant la recherche de l’information administrative. Fonctionnalités cibles : capitalisation des compétences ; classement par thème,

origine, destination, zone géographique ; recherche multicritères en texte intégralou sur la base de mots clefs.

. Outils cibles envisageables : outils de gestion de la connaissance (knowledgemanagement ou KM*), outils intranet et portails*, ...

D4 : Aide autravail

quotidien de

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(3/4)

• Concernant la gestion des procédures et règles internes, leur modélisation et l’accèsaux informations structurantes. Fonctionnalités cibles : accès à ces éléments structurants ou à tout autre

document (du service juridique par exemple). Outils cibles envisageables : outils de modélisation de référentiels et de

procédures (norme XML*), outils intranet et portails, accès par outils de KM*.

• Concernant l’accès aux données de gestion et l’aide à la décision. Fonctionnalités cibles : accès aux données par les utilisateurs, sans nécessité de

recourir aux informaticiens ; agrégation ou éclatement de données ; stockage etcroisement d’informations de synthèse ou de détail issues d’autres systèmesinternes ou externes ; mise à disposition ergonomique ; saisie de donnéescomplémentaires ; simulation.

. Outils cibles envisageables : entrepôt de données (ou datawarehouse*),infocentre*1, progiciels spécialisés (progiciel* HYPERION par exemple, sur lesinformations financières).

• Concernant l’aide lors des déplacements, notamment Outre Mer ou à l’étranger. Fonctionnalités cibles : conserver son environnement de travail lors des

déplacements et notamment disposer d’un accès facile à sa boîte aux lettres ; unecommunication facilitée pour les agents dits « isolés* » (ne travaillant pas dansun Centre de l’Institut).

• Communiquer avec nos partenaires. Il s’agira de gérer les difficultés de communication liées à la mixité de certaines

équipes avec des partenaires disposant d’outils informatiques différents desnôtres.

_____________________(1) : le schéma de la page 19 illustre (pour une utilisation propre au domaine 3) la notion d’entrepôt de données et d’infocentre

D4 : Aide autravail

quotidien de

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(4/4)

� Les projets à conduire

Contrairement aux projets des domaines 1, 2 et 3, il s’agit de procéder par expériencespilotes sur des périmètres limités, de faire des maquettes et de susciter un besoin degénéralisation plutôt que de se lancer dans des projets trop globaux ou trop étendus.

Une fois ces nouveaux outils et méthodes appropriés par les utilisateurs, la généralisationpourra être envisagée.

Aussi, conviendra-t-il d’identifier, en fonction des besoins et enjeux prioritaires pourl’Institut, les expériences pilotes à conduire puis de les inscrire au sein d’un plan d’action.

• N° D4-1 : identification1 des expériences pilotes à conduire ; élaboration duplan d’action des expériences pilotes ; élaboration du plan pluriannuel dedéploiement .

• N° D4-2 : mise en place d’outils d’aide au travail collaboratif1.• N° D4-3 : mise en place d’outils de modélisation des procédures, référentiels et

autres éléments structurants ; facilitation de l’accès.• N° D4-4 : mise en place d’outils permettant l’accès aux données de gestion, de

requête (infocentre) et d’aide à la décision ; outils qui nécessitent une réflexionpréalable sur l’architecture de système d’information (voir chapitre D) et la définitiond’un entrepôt de données.

• N° D4-5 : mise en place d’outils d’aide à la communication et à l’échange dedonnées (étude préalable à la mise en place d’outils de visioconférence* ; mise enplace d’outils de recherche d’information par mots clefs ou texte intégral ; mise enplace de solutions pour faciliter le travail lors des déplacements en Métropole, enOutre-Mer et à l’étranger ; amélioration de l’échange de données avec nos partenaires,notamment au sein des unités mixtes ; . . .).

____________________(1) : les deux chantiers pilotes pour le projet D4-2 (mise en place d’outils d’aide au travail collaboratif* ) sont la conduite des expertisescollégiales et l’aide aux procédures d’affections

D4 : Aide autravail

quotidien de

Orientations stratégiques pour le domaine 5« Documentation scientifique »

Les projets àd i

La situation cible


L’appui documentaire aux chercheurs s’opère principalement via unevingtaine de centres de documentation répartis en métropole, dans lesDOM-TOM et à l’étranger.

Les centres de documentation de métropole offrent aux scientifiques,outre un fond documentaire papier (ouvrages, abonnements, …) et unappui, un accès à des banques de données mondiales (CURENTCONTENTS) et des abonnements électroniques à des revuesscientifiques.

Les coûts et les difficultés liées au débit des réseaux informatiques, nepermettent pas à ce jour d’offrir aux équipes scientifiques dans lesDOM-TOM et à l’étranger ces prestations électroniques.

• N°D5-1 : étude préalable pour répondreaux besoins des équipes scientifiques horsmétropole.

• N°D5-2 : informatisation des centres dedocumentation.

Les centres de documentation sont dotés d’outils informatiques de gestion(gestion des abonnements, des ouvrages, …).En fonction des résultats de l’étude préalable, des solutions pourraient êtreenvisagées pour offrir aux équipes scientifiques des centres dans lesDOM-TOM et à l’étranger des services comparables à ceux offerts enMétropole

D5: doc.

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Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 5« Documentation scientifique »

(1/1)


L’appui documentaire aux chercheurs s’opère principalement via une vingtaine de centres dedocumentation répartis en métropole, dans les DOM-TOM et à l’étranger.

Les centres de documentation de métropole offrent aux scientifiques, outre un fonddocumentaire papier (ouvrages, abonnements, …) et un appui, un accès à des banques dedonnées mondiales (CURENT CONTENTS) et des abonnements électroniques à des revuesscientifiques.

Les coûts et les difficultés liées au débit des réseaux informatiques, ne permettent pas à cejour d’offrir ces prestations électroniques aux équipes scientifiques dans les DOM-TOM et àl’étranger.


Il est décidé de poursuivre les réflexions sur les solutions envisageables pour répondre à cebesoin (rapprochement avec autres EPST, mise en place de bases locales, accès via réseauxinternationaux). Il conviendra notamment d’intégrer ce besoin dans le projet plus largeconcernant l’évolution de l’infrastructure technique informatique (voir chapitre D).Pour ce projet, un fonctionnement analogue aux autres projets du SDSI sera adopté :maîtrise d’ouvrage assurée par les utilisateurs ; maîtrise d’œuvre et assistance à maîtrised’ouvrage assurées par la délégation aux systèmes d’information.

Il est également décidé de doter les centres de documentation d’outils informatiques degestion des centres (gestion des abonnements, des ouvrages, …).


• N°D5-1 : étude préalable pour répondre aux besoins des équipes scientifiques horsmétropole.

• N°D5-2 : informatisation des centres de documentation.

D5 : doc.

Orientations stratégiques pour le domaine 6« Valorisation de la production scientifique »

Les projets à conduire

La situation cible


La restitution des travaux de recherche s’opère par différents moyensnotamment par des outils informatiques tels les bases de connaissancesproduites par les unités, la photothèque (INDIGO) ou la cartothèque.

Elle s’opère également sous forme de CD-ROM, vidéos ou publicationspapier référencées sur la base de données HORIZON. La numérisationdes différents ouvrages scientifiques est en cours.

Un portail est en cours de constitution (projet INFOTHEQUE) pourindexer ces différentes bases et en permettre l’accès via le Webinstitutionnel.

Par ailleurs, des unités de services travaillent également à la structurationde bases de connaissances spécialisées (plantes, halieutiques, pédologies)en systèmes d’information et à leur mise à disposition gratuite sur

− N° D6-1 : projet infothèque

− N°D6-2 : mise à niveau ou remplacement desoutils obsolètes tel le support d’INDIGO. :

− Systèmes actuels refondus (tel INDIGO)

− Portail opérationnel sur les différentes production de l’Institut (qui lesouhaitent) ; administration des outils en régime établi, structurée etorganisée

D6 :

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Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 6« Valorisation de la production scientifique »

(1/1)


La restitution des travaux de recherche s’opère par différents moyens notamment par desoutils informatiques telles les bases de connaissances produites par les unités, la photothèque(INDIGO), la cartothèque, …

Elle s’opère également sous forme de CD-Rom, vidéos ou publications papier référencéessur une base de données (HORIZON). La numérisation des différents ouvrages scientifiquesest engagée depuis deux ans.

Un portail est en cours de constitution (projet INFOTHEQUE) pour indexer ces différentesbases et en permettre l’accès via le Web institutionnel.

Par ailleurs, des unités de services travaillent à la structuration de bases de connaissancesspécialisées (plantes, halieutique, pédologie) en systèmes d’information et à leur mise àdisposition gratuite ou payante.


Il est décidé d’inscrire le projet INFOTHEQUE au SDSI. Un fonctionnement analogue auxautres projets du SDSI sera adopté : maîtrise d’ouvrage assurée par les utilisateurs ; maîtrised’œuvre et assistance à maîtrise d’ouvrage assurées par la délégation aux systèmesd’information.

Par ailleurs, il est décidé de conduire un projet de remplacement des outils obsolètes tel lesupport d’INDIGO.


• D6-1 : projet Infothèque ; incluant notamment la problématique des liens avec lescatalogues internationaux.

• D6-2 : mise à niveau ou remplacement des outils obsolètes tel le support d’INDIGO.

D6 :

Orientations stratégiques pour le domaine 7« Réalisation de l’activité de recherche »


d i

La situation cible


Pour une équipe scientifique, l’outil informatique s’avère être :− l’un des outils de production scientifique, tel les calculateurs, les logiciels de pilotage

des microscopes électroniques, les systèmes experts, les logiciels de modélisation ou desimulation, les outils statistiques, les outils d’acquisition et de traitement de données, lessystèmes d’information géographiques, ...

− l’un des résultats de l’activité scientifique, tels des bases de connaissances ou des basescartographiques, ...

− l’outil bureautique, notamment pour la production d’articles.Chaque unité maîtrise ses outils informatiques, conduit ses projets, conçoit et réalise sesoutils (éventuellement en recourant à la sous-traitance) et en assure le bon fonctionnementquotidien.Pour ce faire, les unités UR/US disposent d’équipes informatiques plus ou moins étofféesselon les unités. La DSI n’intervient pas sur ces questions.

Les difficultés portent :− Sur un manque de communication et de capitalisation : certaines équipes ont le

sentiment de « ré-inventer la roue », leur projet ayant certainement été déjà traité parquelqu’un au sein de l’Institut.

− Sur un manque de cohérence : chaque projet étant conduit avec des outils trèsdifférents ; ce qui conduit à des difficultés d’évolutivités des outils et detransmissibilité des outils à d’autres équipes ou d’autres collègues.

− Sur une problématique de conservation du patrimoine, les unités de recherche ayantpar définition une durée de vie limitée.

� Principes :− La DSI apporte aux unités des service à valeur ajoutée− La DSI n’intervient pas dans les projets scientifiques des unités, ni en conception ou

réalisation d’outils informatiques scientifiques, ni en fournisseur de moyens humains oufinanciers.

� N° D7-1 : Mise en place d’une boite à outils sur lesquels des services sont offerts

� N° D7-2 : Etude préalable pour apporter réponse au besoin de conservation du patrimoine.

� N° D7-3 : Structuration du conseil auprès des directeurs d’unités et du contact avec lesinformaticiens scientifiques ; organisation de journées à thème

La DSI propose aux unités un panel de services à valeur ajoutée :

. Organisation de services (tarifs, formation, assistance téléphonique) sur une boite à outils ( standards non contraignants).

. Conseils auprès des directeurs d’unité – à leur demande - pour lagestion de leur personnels informaticiens.

. Contact avec les informaticiens scientifiques.

. Organisation de journées à thème en utilisant les NTIC afin de limiterdéplacements et coûts.


Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 7« Réalisation de l’activité de recherche »

(1/3)


• Pour une équipe scientifique, l’outil informatique s’avère être :− l’un des outils de production scientifique, tel les calculateurs, les logiciels de

pilotage des microscopes électroniques, les systèmes experts, les logiciels demodélisation ou de simulation, les outils statistiques, les outils d’acquisition etde traitement de données, les systèmes d’information géographiques, ...

− l’un des résultats de l’activité scientifique, tels des bases de connaissances oudes bases cartographiques, ...

− l’outil bureautique, notamment pour la production d’articles.• Chaque unité maîtrise ses outils informatiques, conduit ses projets, conçoit et réalise

ses outils (éventuellement en recourant à la sous-traitance) et en assure le bonfonctionnement quotidien.

• L’absence de vision globale de tous les projets en cours et outils existants conduit àdes difficultés de communication et de capitalisation (certains ont le sentiment de « ré-inventer la roue »), de cohérence (les outils sont hétérogènes, peu communicants, peuportables) ou de conservation du patrimoine (la durée de vie des unités scientifiquesétant par définition limitée).

• Les chercheurs, acteurs premiers de l’Institut, sont peu servis par la DSI. Pourconduire leurs projets, les directeurs d’unité de recherche et de service disposent deleurs propres informaticiens. Ainsi plus de 25 informaticiens de métier et plus de 30personnes « faisant fonction » travaillent au quotidien au sein des UR / US. Il estparfois difficile pour certains directeurs d’unité de recruter ou d’encadrer ces agents auprofil spécialisé. Par ailleurs, ces différents informaticiens scientifiques semblentsouffrir d’un manque d’information sur les autres projets et d’une absence de contactsentre informaticiens, hors leur unité.


La première contribution du SDSI à l’activité de recherche est indirecte ; il s’agit• d’une part de garantir la continuité et la cohérence de l’infrastructure technique

informatique et d’offrir différents niveaux de services (voir chapitre D, socleinfrastructure) ;

• d’autre part d’améliorer les processus et les outils de l’Administration afin qu’ellepuisse apporter un meilleur appui à la recherche (voir domaines fonctionnels 1 à 6).

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mhh

26

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(2/3)D7 : réalisation de

la recherche

Mais le schéma directeur ambitionne également d’apporter une aide directe à l’activité derecherche.

La Délégation aux systèmes d’information est ainsi mandatée pour apporter des éléments deréponses aux actuels soucis de cohérence, de communication, de capitalisation ou deconservation du patrimoine.

La DSI n’est pas spécialisée en informatique scientifique et n’a pas vocation à le devenir.

A défaut d’être mandatée pour concevoir ou réaliser des outils informatiques scientifiquesou bien fournir des moyens humains ou financiers aux unités, la DSI est mandatée - dans lecadre du présent SDSI - pour offrir aux équipes scientifiques des services à valeur ajoutée :

• Boîte à outils avec services associésPour répondre au besoin de cohérence des différents chantiers et outils informatiquesscientifiques, la DSI conjointement avec les équipes scientifiques, définira une boîte àoutils.Ces « standards » n’auront pas de caractère contraignant : sur les produits de la boîte àoutils, des services à valeur ajoutée (tels que conditions tarifaires, formation,assistance téléphonique) seront organisés par la DSI.

• Conseil auprès des directeurs d’unités pour faciliter la gestion de leurs personnelsinformaticiensDans la limite de ses moyens et compétences, la DSI sera au service des directeursd’unité, pour – s’ils le souhaitent et à leur demande - leur apporter une aide en matièrede gestion du personnel informaticien (aide à la rédaction de profil de poste, aide aurecrutement, …).

• Interface et contacts transversaux entre informaticiens scientifiques des différentesunitésDans la limite de ses moyens et compétences, la DSI facilitera le contact entre lesinformaticiens scientifiques des différentes unités.Dans ce cadre, la DSI pourrait organiser et animer (sans être forcément partieprenante) des journées à thème. L’usage des nouvelles technologies sera recherchéafin de limiter les déplacements coûteux en temps et en budget.

• Une réponse au besoin de conservation du patrimoineLes unités ont par définition une durée de vie limitée. Pour traiter le besoin deconservation du patrimoine, une étude préalable sera conduite par les départementsscientifiques avec l’assistance de la DSI.

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(3/3)


• D7-1 : mise en place d’une boîte à outils sur lesquels des services sont offerts• D7-2 : étude préalable pour apporter une réponse au besoin de conservation du

patrimoine• D7-3 : structuration du conseil auprès des directeurs d’unité et du contact avec les

informaticiens scientifiques ; organisation de journées à thème


Orientations stratégiques pour le domaine 8« Réalisation de l’activité d’expertise et de valorisation »


La situation cible


•

•

Alors que cette activité scientifique est un élément majeur de la réforme, sesacteurs ne disposent pas pour sa réalisation des outils informatiquesnécessaires :− les experts (IRD et non IRD) sollicités ne disposent d’un outil leur

permettant de travailler ensemble, indépendamment de leur situationgéographique, à l’élaboration d’une même expertise collégiale.

− le département DEV, créé dans le cadre de la réforme pour impulser, suivreet coordonner ces activités de transfert (expertise, valorisations,consultances, …) ne dispose pas d’outil de gestion des experts (l’ancienoutil étant devenu inadapté), ni d’outils informatiques de gestion de projets.

Alors que les commandes d’expertises se multiplient, ces manques deviennentcriants.

N°D8-1 : expérience pilote d’outil de travailcollaboratif

N°D8-2 : mise en place d’un outil comparable à ceuxdes cabinets de conseil

Le département DEV est doté :− D’un outil de type progiciel utilisé par les cabinets de conseil et d’étude.− D’un outil de travail collaboratif (voir domaine 4).− D’un outil de gestion et de suivi de projets.

La couverture fonctionnelle répond aux besoins de :− gestion des experts internes et externes− gestion des rapports d’études− gestion documentaire interne et externe− gestion d’affaires : planification par phase, affectation des ressources,

comptabilisation des dépenses, facturation forfaitaire ou en régie− gestion cumulative des connaissances par donneur d’ordre, zone géographique,

thème, expert mobilisé− gestion des brevets− gestion des contractualisations


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Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 8« Réalisation de l’activité d’expertise et de valorisation »

(1/1)


Alors que cette activité scientifique est un élément majeur de la réforme, ses acteurs nedisposent pas pour sa réalisation des outils informatiques nécessaires :− les experts (IRD et non IRD) sollicités ne disposent d’aucun outil leur permettant de

travailler ensemble, indépendamment de leur situation géographique, à l’élaborationd’une même expertise collégiale.

− le département DEV, créé dans le cadre de la réforme pour impulser, suivre etcoordonner ces activités de transfert (expertise, valorisations, consultances, …) nedispose pas d’outil de gestion des experts (l’ancien outil étant devenu inadapté), nid’outil informatique de gestion de projets.


Une expérience pilote de mise en place d’un outil de travail collaboratif (voir domaine 4)sera conduite sur ces questions.

Par ailleurs le département DEV sera doté d’outils informatiques comparables à ceux descabinets de conseil (gestion des experts internes et externes ; gestion des rapports d’étude ;gestion documentaire ; gestion d’affaires : planification par phase, affectation de ressources,comptabilisation des dépenses, facturation forfaitaire ou en régie ; gestion cumulative desconnaissances par donneur d’ordre, zone géographique, thème, expert mobilisé, ...).


• N° D8-1 : expérience pilote d’outil de travail collaboratif • N° D8-2 : mise en place d’un outil comparable à ceux des cabinets de conseil


Orientations stratégiques pour le domaine 9« Réalisation de l’activité de soutien et de formation descommunautés scientifiques du Sud »


La situation cible


Le département DSF, créé dans le cadre de la réforme, est en charge del’une des deux activités scientifiques de transfert de l’Institut.Alors que cette activité est un élément majeur de la réforme, le DSF n’estpas doté d’outils informatiques adaptés :− L’ancien outil d’AIRE DEVELOPPEMENT n’est plus utilisable.− Un outil temporaire a été développé par le département DSF : il

répond aux besoins bureautiques mais ne répond pas aux besoins degestion, d’analyse et d’aide à la décision.

− Les données historiques n’ont pas encore pu être récupérées desanciens outils.

.

• N° D9-1 : Elaboration du système de gestion,d’analyse et d’aide à la décision de l’activitéscientifique de soutien et de formation descommunautés scientifiques du Sud.

Le département DSF est doté :

− d’un outil informatique . . .un outil spécifique ou un petit progiciel de gestion des aides tels queceux utilisés dans les Collectivités Territoriales pour l’aide auxassociations.

− . . . dont la couverture fonctionnelle répond aux besoins de :

. Gestion des aides allouées

. Gestion tant des équipes que des individus (doctorants, post-doctorants, allocataires de recherche)

. Gestion des opérations bureautiques (fusions, publipostages, …)

. Vue globale sur les différentes aides : contrôle et coordination.

. Analyse rétrospective et prospective

. Corrélation avec les UR/US.

− . . . interfacé avec le SI des domaines 1, 2 et 3.



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Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 9« Réalisation de l’activité de soutien et de formation descommunautés scientifiques du Sud »

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• L’ancien outil informatique de « AIRE DEVELOPPEMENT » n’est plus utilisable.• Un outil temporaire a été développé par le département scientifique DSF : il répond

essentiellement aux besoins bureautiques (fusion, publi-postage, gestion des accusésréception), mais ne répond pas aux besoins de gestion, d’analyse et d’aide à ladécision.

• Les données historiques n’ont pas encore pu être récupérées des anciens outils.


Dans une approche idéale, un tel besoin devrait être intégré dans un projet global tel quecelui afférent au domaine 3 « gestion descriptive et suivi des activités des unités » et sonlancement ne pourrait donc s’opérer qu’une fois les domaines 1 et 2 refondus.

Cependant, compte tenu du faible nombre d’utilisateurs concernés (quelques agents audépartement DSF) et du caractère limité des volumes d’information ; compte tenuégalement des délais, coûts et risques afférents à la conduite d’un tel projet, il est décidé dene pas attendre la refonte des systèmes GRH* et GBFCM* pour répondre au besoin.

Le système cible couvrira les fonctions de gestion des aides allouées aux équipes et auxindividus (doctorants, post-doctorants, allocataires de recherche), de gestion des opérationsbureautiques, de contrôle et coordination des différents types d’aides, d’analysesrétrospective et prospective en corrélation avec les UR/US.

Avant de s’orienter, pour le choix d’un outil cible, vers un développement spécifique, ilconviendra d’examiner la possibilité de recourir à un progiciel* de type « gestion des aidesaux associations » tel qu’utilisé dans les Collectivités Territoriales.

Dans un second temps, le système obtenu sera intégré au système d’information global.


• N° D9-1 : élaboration du système de gestion, d’analyse et d’aide à la décision del’activité scientifique de soutien et de formation des communautés scientifiques duSud.



Orientations stratégiques pour le domaine 10« Pilotage stratégique »


La situation cible


L’Institut n’étant pas doté d’outils informatiques permettant de croiserou d’agréger des données de provenances et de sujets différents (voirdomaine 4), les différents tableaux de bord sont alimentés« manuellement ».

Outre le Web institutionnel, il est à noter différents autres Web àl’initiative de Centres ou d’unités. Un travail de synchronisation desdifférentes actions de communication institutionnelle a été engagé.L’administration technique du Web institutionnel est assurée par laDSI, bien que la charge de travail ne soit pas calibrée et planifiée etqu’aucun responsable ne soit clairement identifié.

N° D10-1 : indicateurs et tableaux de bord depilotage

Ce projet ne pourra s’engager qu’une fois lessystèmes d’information des domaines 1, 2 et 3refondus ou créés et une fois les outils dudomaine 4 mis en place.

Les indicateurs du plan quadriennal IRD-ETAT, les tableaux de bord depilotage et de suivi de l’activité scientifique et de l’activité del’Administration alimentés et mis à jour automatiquement à partir des basesde gestion (notamment des domaines 1, 2 et 3).

La DSI assure l’administration technique du Web institutionnel de façonorganisée et planifiée

D10 : Pilotage

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Les orientations stratégiques du SDSI pour le domaine 10« Pilotage stratégique »

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� La situation actuelleL’Institut n’étant pas doté d’outils informatiques permettant de croiser ou d’agréger desdonnées de provenances et de sujets différents (voir domaine 4), les différents tableaux debord sont alimentés « manuellement ».

Outre le Web institutionnel, il est à noter différents autres Web à l’initiative de Centres oud’unités. Un travail de synchronisation des différentes actions de communicationinstitutionnelle a été engagé.L’administration technique du Web institutionnel est assurée par la DSI, bien que la chargede travail ne soit pas calibrée et planifiée et qu’aucun responsable ne soit clairementidentifié.

� Les orientationsL’Institut va se doter d’instruments de pilotage : la mise en place d’un contrôle de gestionconduira à la définition d’indicateurs de suivi de l’activité de l’Administration ; d’autresindicateurs seront définis pour le suivi de l’activité scientifique.

Une fois ces indicateurs définis, il conviendra d’en permettre la mise à jour automatique àpartir des différentes bases de gestion (notamment celles des domaines 1, 2 et 3) et depermettre l’alimentation des différents tableaux de bord (tableaux, représentationsgraphiques voire cartographiques).

Ce domaine étant transversal à tous les autres, son évolution s’opèrera de façon progressiveet continue, à fur et à mesure de l’évolution des différents systèmes d’information et de lamise en place des outils du domaine 4.Pour la conduite du projet afférent, un fonctionnement analogue aux autres projets du SDSIsera adopté : maîtrise d’ouvrage assurée par les utilisateurs ; maîtrise d’œuvre et assistance àmaîtrise d’ouvrage assurées par la délégation aux systèmes d’information.

Aux indicateurs à finalité interne, ajoutons les indicateurs définis au Plan quadriennal avecl’Etat.

Concernant le fonctionnement quotidien du Web institutionnel, il convient qu’uninterlocuteur soit clairement donné à la maîtrise d’ouvrage assurée par la DIC.


N° D10-1 : indicateurs et tableaux de bord de pilotage

� Le plan d’action en régime établi

Il conviendra notamment d’assurer le bon fonctionnement en régime établi du Webinstitutionnel.

D10 : Pilotage

C - Les besoins et orientations stratégiques

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Les grandes priorités

Les 10 domaines ont été répartis en grandes catégories de priorités ; solution préférée à unehiérarchisation précise de chacun des projets du SDSI.

Le SDSI étant l’un des outils que met en place l’IRD pour répondre aux grands enjeux et grandsobjectifs stratégiques, les priorités du SDSI sont celles de l’Institution.Les grands axes de la réforme étant fixés et connus, l’ordre des priorités est donc le suivant :

I. Tout d’abord de faire vivre le nouveau mode de fonctionnement de l’Administrationpour qu’elle apporte un meilleur support aux activités de rechercheTel est l’objet du Plan de modernisation et de simplification administrative (PMSA) auquelle présent SDSI contribue notamment :• par le projet N° D1/2-1 consistant à finaliser, formaliser et mettre en oeuvre les

nouveaux processus de gestion et à se doter de nouveaux outils informatiques plusintégrés et couvrant un périmètre plus large (c’est le projet le plus lourd, le pluscomplexe et le plus coûteux du SDSI).

• par les projets N° D4-X du domaine 4 visant à doter chacun des acteurs – dans le cadred’expériences pilotes - d’outils facilitant le quotidien.

II. De poursuivre et d’asseoir la mise en place du triptyque des activités scientifiques quesont la recherche, l’expertise et la formationLe SDSI y contribue notamment par :• le projet N° D3-1, visant à permettre une gestion descriptive et un suivi des activités

des unités de recherche et de service.• le projet N° D8-1, visant à faciliter l’activité scientifique de transfert par le soutien et

la formation des communautés scientifiques du Sud, en dotant le département DSFd’un outil informatique de gestion des aides.

• le projet N° D9-1, visant à faciliter l’activité scientifique d’expertise et de valorisation,par l’installation d’un outil informatique comparable à celui des cabinets de conseil eten conduisant une expérience pilote de mise en place d’outils de travail collaboratif(projet D4-2).

III. De poursuivre les actions visant la cohérence généraleLe SDSI y contribue notamment :• en facilitant le travail de la DIC (délégation à l’information et à la communication),

délégation charnière entre l’Administration et la Science : tel est l’objet des projetsN°D5-1 et N° D6-1 qui permettront à la DIC de pouvoir compter – notamment dans lecadre des projets déjà engagés -sur une participation claire, planifiée et correctementcalibrée des services de la DSI.

• en clarifiant le rôle de la DSI par rapport aux équipes scientifiques : la DSI n’a pasvocation à participer ou apporter un support aux projets scientifiques des unités – desUnités de service ont d’ailleurs été créées pour ce faire -; la DSI est mandatée pourapporter à ceux qui le souhaitent des services à valeur ajoutée : tel est l’objet desprojets N° D7-X.

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Les grandes priorités (suite)

Il convient également pour l’Institut de renforcer son management et notamment sonprocessus de décision.Le SDSI y contribue par le projet N° D10-1 et par la structuration du fonctionnement en régimeétabli du Web institutionnel, opérations progressives et continues.

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D – Les 4 pieds du socle


B Les 12 objectifs opérationnels visés Page 7



Page 34


Page 48

* * *


Page 53

Les 4 piliers du socle

Les 4 pieds du socle

Lemanagemen tdes syst èmesd’information

La poli tiquede moyens

L’archit ec ture dessyst èmes d’informat ion

L’infrast ructureTechniqueinformatique

Réalisa tion

de l ’ac tivit é

scien tif ique

de recherche

Réalisat ion

de l’ac tivit é

scien ti fique

de sout ien

e t de

format ion

descomm.

Scien tif iques

du Sud

Réalisat ion

de l ’ac tivit é

scient if ique

d’exper tise

e t de

valorisat ion

Gest ion des ressources humaines (GRH)

Gest ion budgétaire, f inancière, comp table e t mat érielle(GBFCM)

Informat ion et documen tat ion scient i fique

Pilo tage st rat égique

Ges tion descript ive des uni tés de recherche e t de service

Valorisat ion de la produc tion scient i fique

Aide au t ravail quo tidien des ac teurs de l’Ins ti tut

Une modélisation en 10 domaines

Gestion des ressourceshumaines

GRH

Gestion des ressourcesbudgét aires, f inancières,comptables et matérielles

BFCM

Gestion descriptive e t suivides ac tivit és des unit ésde recherche et de service

Aide au t ravail quo tidiende chacun des act eurs del’Ins ti tut

Valorisation de laproduct ion scient if ique

Réalisation

de

l’act ivit é

scient ifique

de

recherche

Réalisation

de

l’act ivit é

scient ifique

d’exper tise

e t

de valorisation

Réalisation

de

l’act ivit é

scient if ique

de

sou tien

e t de

formation

descommunaut és

scient i fiques

du Sud

Pilotage s tratégique

Réalisation

de

l’act ivi té

scient i fique

d’exper tise

e t

de valorisat ion

Document a tion scient if ique

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D – Les 4 piliers du socle

Les objectifs opérationnels fixés au SDSI sont ambitieux.La mise en oeuvre des projets et plans d’action va s’opérer dans un contextedélicat où les attentes sont fortes et les calendriers serrés

• Le PPI* (disponible sur l’intranet institutionnel), plan d’urgence défini pour surmonter leséchéances à court terme (euro, suppression de la période complémentaire, réforme desmarchés publics) mobilise fortement, jusqu’à mi-2002, les équipes informatiques et lesservices gestionnaires concernés.

• Les UR/US, opérationnelles depuis le 1.1.2001, génèrent de forts besoins et attentes :finalisation des processus ; décentralisation de gestion ; outils de pilotage et de gestion desunités …

• Les systèmes d’information GRH* et GBFCM* amortis et devenus inadaptés doivent êtreremplacés pour le 1er janvier 2004, date de la mise en place de la nouvelle nomenclaturebudgétaire.

• Certains domaines ne sont pas dotés d’outils informatiques.

Dans ce contexte, la réussite de la mise en œuvre du SDSI nécessite -préalablement à la conduite des différents projets -, la mise en place d’un soclesolide à 4 piliers :

S1. 1er pilier du socle : le management des systèmes d’informationL’atteinte des objectifs fixés nécessitera la mise en place d’un suivi serréet d’un pilotage au plus haut niveau de l’Institut. Le passage d’uneapproche outil (informatique) à une approche métier (systèmesd’information) déplacera le centre de gravité vers les maîtrisesd’ouvrage* utilisatrices qui se verront fortement impliquées tant lors dela conduite des projets qu’en fonctionnement quotidien.

S2. 2ème pilier du socle : l’architecture des systèmes d’informationLes systèmes d’information sont un outil structurant pour l’Institut. Ilconviendra d’identifier les grandes briques, concepts et objets de nossystèmes d’information et de définir les flux et circuits d’informationentre les briques. La cohérence des informations passera par lacodification, l’identification et le référencement de chaque donnée.

S3. 3ème pilier du socle : l’infrastructure technique informatiqueLa déconcentration administrative qui va s’engager sollicitera fortementnotre infrastructure technique, qu’elle soit locale, régionale, nationale ouinternationale. Il conviendra d’identifier et d’engager les évolutionsnécessaires notamment en termes de débit et de sécurisation.

S4. 4ème pilier du socle : la politique de moyensLa conduite de tels projets prioritaires, dans un contexte contraint,nécessitera bien sûr des moyens supplémentaires et notamment desrecrutements, mais il conviendra aussi de mieux utiliser et rationaliser lesmoyens existants, d’être imaginatif et novateur et d’aller vers desexternalisations, des mutualisations, l’évolution des compétences …

S3 : Infrastructureinformatique

S4 : Politique demoyens

S1: Managt des S.I.

S2 : Architecturedes S.I.

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Le 1er pilier du socle :le management des systèmes d’information

(1/4)

Les systèmes d’information connaissent un cycle de vie à 3 modes* : le mode régime établi, lemode projet et le mode stratégique. Comme l’a montré l’étude sur la situation actuelle des systèmes d’information, ces 3 modesaujourd’hui ne sont pas organisés.

� Le mode stratégique*

L’élaboration du SDSI, le pilotage de sa mise en oeuvre et de sa mise à jour, ainsi quel’information sur l’état d’avancement de sa mise en oeuvre relèvent du mode stratégique.

• L’élaboration du SDSI

Le schéma directeur a été élaboré de décembre 2000 à juillet 2001. (L’organisationmise en place et la méthode adoptée pour cette élaboration sont disponibles surl’intranet institutionnel). L’aboutissement de cette phase de réflexion est le présentSDSI. Outre les grandes orientations pour chacun des 10 domaines et les 4 piliers dusocle, il définit :

− Les 12 projets (Si-i) et plans pluriannuels (voir page 49) à mener pour se doterd’un socle solide à 4 piliers équilibrés. Ils sont mis à jour annuellement de façonglissante.

− Les 18 projets (Di-i) (voir page 49) à conduire pour, dans chacun des 10domaines, répondre aux grands besoins de l’Institut et passer de la situationactuelle à celle cible. Le calendrier prévisionnel pluriannuel est mis à jourannuellement de façon glissante.

− Le plan annuel des actions locales. Il s’agit de l’agrégation des 15 plansannuels locaux des 14 centres et du Siège visant à satisfaire les besoins locauxpropres à chaque centre qui n’ont pas été pris en compte dans le cadre desprojets institutionnels du SDSI. Ces besoins locaux concernent principalementles domaines 1 et 2. Ce plan est mis à jour annuellement.

− Le plan annuel des actions en régime établi. Il s’agit d’un plan annuel pourchacun des domaines visant à arbitrer et planifier – en régime établi - lesévolutions mineures dues à des évolutions techniques, à des évolutionsréglementaires ou à des évolutions internes. Il est mis à jour annuellement. Dansun premier temps, ce plan ne concerne que les domaines 1, 2 et 10, seuls àdisposer d’outils informatiques.

S1: Managt des S.I.

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Le 1er pilier du socle :le management des systèmes d’information

(2/4)

• Le pilotage de la mise en œuvre du SDSI

La hauteur des ambitions affichées, la force des attentes et les contraintes de délainécessitent la mise en place d’un suivi serré et d’un pilotage au plus haut niveau del’Institut.Ils seront assurés par les structures suivantes :− Le comité de direction est l’instance de décision. Semestriellement – sur la base

des travaux du comité de suivi du SDSI – il examinera l’état d’avancement duschéma directeur et prendra les éventuelles décisions nécessaires.

− Le comité de suivi du SDSI est l’instance de suivi et de préparation desdécisions du comité de direction. Sa constitution veillera à ce que soientreprésentées toutes les dimensions du SDSI. Il se réunira trimestriellement etexaminera l’état d’avancement des projets et plans d’actions. Il pourraexceptionnellement être réuni à la demande de l’un des membres.

− Le directeur des systèmes d’information, assisté d’un coordinateur du SDSI,assurera un suivi permanent des différents projets et plans d’actions veillant à lacoordination générale et à la cohérence d’ensemble ; il préparera les réunions ducomité de suivi et les décisions du comité de direction.

A terme, une structure de suivi par domaine devra être mise en place afin d’assurercohérence entre projets visant à mettre en place de nouveaux outils et plans d’actionsur les actuels outils.Pour l’heure, seuls les domaines 1, 2 disposent d’un plan d’action en régimeétabli (c’est le P.P.I.). Le comité de suivi du PPI* deviendra le comité des domaines 1et 2 : il suivra le plan d’action sur les actuels outils (AGAPE, CBCG, GEST,MISSION, REGIE, …) en coordination avec la mise en place du projet D1/2-1 visantà mettre en place un ERP* commun. Il arbitrera notamment la mise en place d’outilssupplémentaires à l’ERP tels que progiciels spécialisés ou développements spécifiques(voir page 16).

De même, il conviendra de mettre en place une structure de suivi des plans locaux.

Ces structures seront coordonnées par le coordinateur du SDSI.

• La mise à jour du SDSI

Une mise à jour annuelle permettra de réajuster les orientations, de faire glisser lescalendriers pluriannuels, de définir les prochains plans d’action annuels (locaux etrégime établi*). Cette mise à jour sera opérée par les différentes structures de pilotage(chargé de mission SDSI, comité de suivi, comité de direction).

S1: Managt des S.I.

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Le 1er pilier du socle :Le management des systèmes d’information

(3/4)

• La communication sur l’avancement du SDSI

Une information sous forme synthétique sera assurée :− annuellement auprès du Conseil d’Administration, des Présidents du Conseil

scientifique et des commissions, des Tutelles.− trimestriellement auprès des directeurs et administrateurs des centres, des

représentants, des directeurs d’unités, des directeurs et chefs de service du Siège,des agents de la DSI.

− trimestriellement sur IRD-tous.Un forum permanent sera ouvert pour permettre à chacun de réagir ou de s’exprimer.

� Le mode projet*

La conduite de chacun des projets relève du mode projet.

Quel que soit son degré de complexité, un projet se caractérise par une durée limitée dans letemps, avec une date de début et une date de fin.Pendant toute la durée de chaque projet, une « équipe projet » ou « task force » sera mise enplace. Le chapitre E définit, pour chacun des projets, les responsables des équipes maîtrised’ouvrage et maîtrise d’œuvre – qui seront nommément mandatés par la direction générale -et présente les budgets et calendriers macroscopiques prévisionnels.

Le passage d’une approche informatique à une approche systèmes d’information, traduit unrecentrage sur les métiers par rapport aux outils. Ce recentrage induit un rôle accru desmaîtrises d’ouvrage utilisateurs qui vont se voir fortement impliquées tant lors de la conduitedes projets qu’en fonctionnement quotidien en régime établi.

Il conviendra de les accompagner et de faciliter leur nouveau rôle, par :• La définition d’un cadre méthodologique : Une méthode de conduite de projets sera

succinctement définie par la DSI, qui assurera la formation de chaque acteurpréalablement à l’engagement d’un projet (voir chapitre D, politique de moyens).Cette méthode précisera notamment – à chaque phase du projet - le rôle de chacun desacteurs et les livrables.Ce fonctionnement en mode projet permettra d’une part de faire collaborer des agentset responsables de services indépendants au sein d’une même équipe pluridisciplinairesous une autorité fonctionnelle unique, dans le cadre d’un planning et d’autre partd’assurer une instruction, un arbitrage et une documentation des décisions prises àchaque étape.


S1: Managt des S.I.

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Le 1er pilier du socle :Le management des systèmes d’information

(4/4)

• La mise en place d’une assistance à maîtrise d’ouvrage* : pour chacun des projets,la DSI apportera une assistance à maîtrise d’ouvrage.

� Le mode régime établi*

L’application quotidienne – par chacun des acteurs de l’Institut – des différentes procédureset règles de gestion, ainsi que l’utilisation quotidienne de chacun des outils informatiquesrelèvent du mode régime établi.Actuellement seuls les domaines 1 et 2 sont concernés. Il va s’agir pendant toute la durée duprojet D1/2-1 visant à mettre en place un ERP commun, d’assurer une bonne coordinationentre le fonctionnement du système actuel et la mise en place du nouveau système.Il conviendra de bien différencier, au sein des équipes utilisateurs et des équipesinformatiques, les acteurs du projet D1/2-1 et ceux en charge du régime établi.


• S1-1 : mise en place des structures de pilotage.• S1-2 : définition du plan d’action local pour l’année 2002• S1-3 : définition du plan d’action régime établi* pour l’année 2002 (c’est à dire

prolonger le PPI*)• S1-4 : définition d’une méthode de conduite de projets et du plan de formation à cette

méthode• S1-5 : ouverture d’un forum d’expression sur la mise en œuvre du SDSI.

� Le plan d’action pluriannuel « management des systèmes d’information »

A ces projets, limités dans le temps, s’ajoutent des actions en régime établi* à inscrire à unplan d’action pluriannuel : formation – préalablement à l’engagement du projet - des acteursà la conduite de projet ; mise à jour du plan d’action local et du plan régime établi* ; suividu SDSI et des plans d’actions ; préparation des réunions du comité de suivi et du comité dedirection ; préparation et conduite des actions de communication, . . .

S1: Managt des S.I.

D - Les 4 piliers du socle

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Le 2ème pilier du socle :l’architecture des systèmes d’information

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Contribuer à structurer l’Institut est l’un des objectifs du présent schéma directeur.

Comme cela a été mis en évidence par l’étude conduite sur la situation actuelle des systèmesd’information, les données ne sont actuellement pas structurées et les référentiels de basen’existent pas.

Le calendrier serré du SDSI ne permettant pas d’aller vers une structuration précise des systèmesd’information, il s’agira de mettre en place ce socle indispensable de façon pragmatique :

Dans un premier temps, il s’agira d’organiser les informations, et :• d’identifier et d’expliciter les grandes données de gestion de l’Institut et de les croiser avec les

10 domaines.• de définir les domaines où elles doivent être mises à jour et les domaines où elles doivent être

utilisées.• de définir les flux et circuits d’information entre les domaines.

Dans un second temps, il s’agira :• de définir, codifier, référencer chaque donnée.• de référencer les fichiers de base à tenir à jour et d’en établir l’articulation.• de nommer pour chacun d’eux un service responsable des critères de qualité et des modalités

de mise à jour et de vérification périodique, chargé d’attribuer les droits d’accès.

La DSI mettra en place les structures nécessaires pour que ces référentiels structurants(dictionnaires de données* et de concepts, nomenclatures, … mais également procédures) pourtout l’Institut soient tenus à jour et soient accessibles.


• S2-1 : définition de l’architecture des systèmes d’information• S2-2 : formalisation et mise en place des outils de référencement, de suivi, de mise à

disposition et de mise à jour

� Le plan d’action pluriannuel « architecture des systèmes d’information »

A ces projets, limités dans le temps, s’ajoutent des actions en régime établi* à inscrire à unplan d’action pluriannuel.

S2 : Architecturedes S.I.

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Le 3ème pilier du socle :l’infrastructure technique informatique

(1/3)

� L’architecture technique informatique va être fortement sollicitée

L’étude sur la situation actuelle de nos systèmes d’information a mis en évidence :• d’une part que l’IRD s’était doté, au fil des années et sur la base du projet « RIO »,

d’une solide infrastructure informatique (micro-ordinateurs, serveurs, réseaux locaux,nationaux et internationaux),

• d’autre part que les moyens mis en œuvre pour l’assistance aux utilisateurs etl’administration des réseaux étaient nettement insuffisants : 14 techniciens (dont 5précaires quittant l’Institut mi-2002) pour 2300 micro-ordinateurs et 9 ingénieursadministrateurs (dont 2 précaires quittant l’Institut mi-2002) pour 160 serveurs ; bienen deça des ratios habituels d’un technicien pour 100 micro-ordinateurs et d’uningénieur pour 10 serveurs.

Dans le cadre de la mise en œuvre du SDSI, cette infrastructure va être fortement sollicitée :mise en place de nouvelles applications, augmentation du nombre d’utilisateurs liée àl’élargissement des périmètres couverts et à la décentralisation des processus administratifs,mise en place de processus de gestion décentralisés, volonté de développer les outils d’aideau fonctionnement quotidien de chacun, volonté de faciliter les accès nomades* et lesinterfaces avec les partenaires, rapprochement des réseaux voix, données et image, …

La mise en œuvre du SDSI est également animée par la volonté de faire progresser la qualitédes communications et leur sécurité et par la volonté d’offrir les services les plus homogènesadaptés1 aux lieux géographiques des différents acteurs.

Autant d’éléments qui font de l’infrastructure technique informatique, l’un des piliers de lamise en œuvre du SDSI.

� Pour répondre à cette sollicitation, il est décidé :

• l’élaboration d’un plan d’action pluriannuel infrastructure après étude plusprécise de la situation actuelle et des besoins

L’étude et le plan d’action pluriannuel traiteront notamment :− des outils et de leur évolution,− des services offerts aux utilisateurs et de leur évolution.



(2/3)

Concernant les outils, l’étude et le plan d’action traiteront :− des postes de travail (micro-ordinateurs), des systèmes d’exploitation, des

réseaux locaux, de l’interconnexion des réseaux (régionaux, nationaux,internationaux) publics1 et privés, des outils téléphoniques, de la convergencevoix-données-image*, des outils annexes (d’impression, …), . . .

− et de leur exploitation, production et administration, de leur niveau destandardisation (notamment, il conviendra de s’interroger sur les logicielslibres*), de leur qualité (débits des réseaux, temps de réponse des applications),de leur sécurité, de la veille technologique, . . .

Concernant les services offerts aux utilisateurs, l’étude et le plan d’action traiteront :− des services offerts aux utilisateurs nomades*, aux utilisateurs isolés*, aux

utilisateurs bureautiques et téléphoniques des centres en Métropole, en OutreMer et à l’étranger, aux personnes de passage dans les centres, …

− de l’homogénéisation des services offerts,− et des questions liées aux politiques et procédures d’achat, à la certification des

accès intranet* (signature électronique), …

La question des locaux et bâtiments sera expressément abordée.

• sans attendre cette étude et l’élaboration de ce plan, il est décidé de renforcerl’assistance apportée aux utilisateurs ainsi que l’administration technique de nosdifférents serveurs et réseaux

Il est décidé d’appliquer pour les différents Centres de l’Institut – par recours à lasous-traitance (voir 4ème pilier : « politique de moyens »), - les ratios habituels d’untechnicien pour 100 micro-ordinateurs et d’un ingénieur pour 10 serveurs.

_______________(1) : dont RENATER



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mhh

42


(3/3)S3 : Infrastructureinformatique


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44


• S3-1 : Etude de la situation actuelle et élaboration d’un plan d’action infrastructurepluriannuel

• S3-2 : mise en œuvre du plan d’action (refonte du réseau local du Siège, mise à niveaudes autres réseaux locaux, évolution des liaisons télécoms, évolution des outils ettéléphoniques, convergence voix–donnée–image*, …)

• S3-3 : définition et mise en place d’une charte utilisateurs• S3-4 : renforcement et stabilisation de l’assistance apportée aux utilisateurs des centres

et hors centres• S3-5 : renforcement de l’administration des réseaux, serveurs, …

� Le plan d’action pluriannuel « infrastructure technique informatique »Outre ces projets limités dans le temps, le plan d’action « infrastructure techniqueinformatique » comprend des actions en régime établi.

mhh

43

L’organisation fonctionnelle cible de la D.S.I.

■ Direction■ Secrétariat■ Gestion financière et

MODE STRATEGIQUE

■ Maîtrise d’œuvre inte

■ Assistance à maîtrise

MODE PROJET

D.S.I.

MODE REGIME ETABLI

■ Dimensioapplicatioinfrastructure

A c c u e i l

•

• Editeur de l’ERP

(1) : aujourd’hui, seuls les domaines 1, 2 et 10 sont concernés

• Externalisation TMApour l’ERP (domaines1 et 2)+une partie del’exploitation

administrative (S4, pour partie)

■ Pilotage et suivi du SDSI (S1)

■ Gestion de l’architecture des S.I. (référentiels,processus, dictionnaire de données) (S2)

■ Méthodes (conduite de projet ; charte desrelations avec les utilisateurs), qualité, sécurité(S1)

rne (projets D3-x à D10-x)

d’ouvrage (Projets D1-x à D10-X)

• S/Traitances demaîtrise d’oeuvre

• S/Traitancesd’assistance àmaîtrise d’ouvrage

• S/Traitances demaintenance et/oud’assistance

■ Maintenance, assistance,exploitation des applicationsinstitutionnelles (plans d’action « régimeétabli » des domaines 1 à 10 1)

• S/Traitanceassistancebureautique

• S/Traitances

■ Maintenance, assistance,administration de l’infrastructuretechnique informatique (S3 plan d’actioninfrastructure)

Maîtrise d’œuvreexternalisée du projetD1/2-1 (intégrateur)

n régionale (CRI) etns locales (S3 plan d’action; plans d’actions locaux de D1/2)

administration

• S/Traitance demaintenance et/oud’assistance

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Le 4ème pilier du socle :la politique de moyens

(1/4)

L’accompagnement pour faire vivre le nouveau mode de fonctionnement administratif issu de laréforme, la nécessité d’améliorer tant la qualité des outils informatiques que celle des servicesofferts aux utilisateurs, enfin la nécessité d’élargir le périmètre des besoins couverts et le panel desservices offerts conduisent à un SDSI ambitieux où les projets sont nombreux et les délais serrés.

Pour réussir, considérant d’une part le recentrage opéré sur les métiers générant une charge detravail plus importante des maîtrises d’ouvrage* utilisatrices et considérant d’autre part lesressources bien insuffisantes de la DSI, l’Institut a décidé de se doter d’une politique de moyensdiversifiée où différents bras de levier seront utilisés de façon concomitante.

� Mieux utiliser nos actuelles ressources ; rationaliser

Comme l’a mis en évidence l’étude conduite sur la situation de nos systèmes d’information,nos actuelles ressources informatiques sont dispersées : la DSI ne gère que 50 % des moyensce qui conduit à un manque de coordination et de cohérence générale ; de nombreux moyenssont affectés à la mise en place de solutions très verticales ou très liées à un cas particulierau détriment des cas généraux et communs ; mobilisés sur la maintenance d’outils obsolètes,les effectifs de la DSI sont instables et certains agents pourraient se démobiliser.

Aussi, les décisions suivantes sont-elles prises :• Préalablement au lancement des projets DX-X, un projet d’évolution de l’organisation

de la DSI sera conduit. Il s’agira de rendre son fonctionnement plus lisible pour lesservices utilisateurs ; de définir clairement le profil de chaque poste ; d’organiser etstructurer efficacement la répartition des agents et des moyens financiers ; d’apporterréponse aux questions des personnels sur leur carrière, leurs statuts, leurs émoluments,… La situation cible reprendra les grandes lignes de l’organisation fonctionnelleprésentée page de garde.

• Dans le cadre de chacun des projets à conduire, l’accent sera mis sur les besoinsrelevant du cas général. Selon le principe du « 80/20 », une fois 80 % des casinformatisés, il est envisageable de traiter les 20% restant par des solutionsorganisationnelles voire manuelles.

• Le SDSI faisant l’objet d’arbitrages annuels par le Comité de Direction, aucun projetinformatique ne sera lancé par l’un des services de l’Institut avant d’être inscrit,planifié et budgétisé au SDSI (bien sûr, cela ne concerne pas les projets informatiquesscientifiques évoqués au domaine 7).


Evolution des compétences Liés à l'évolution des périmètres d'intervention

Situation actuelle : Situation cible :

Mode Mode Mode Mode Mode ModeStratégique projet régime établi stratégique projet régime établi

Socle 1 - management des systèmes d'informationSocle 2 - architecture des systèmes d'informationSocle 3 - infrastructure techique informatiqueSocle 4 - politique de moyensDomaine 1 - GRHDomaine 2 - GBFCMDomaine 3 - gestion descriptive et suivi activité des unitésDomaine 4 - aide au travail quotidien de chacun des acteursDomaine 5 - documentation scientifiqueDomaine 6 - valorisation de la production scientifiqueDomaine 7 - réalisation de la rechercheDomaine 8 - expertise et valorisationDomaine 9 - soutien et formation des comm. sc. du SudDomaine 10 - pilotage stratégique

Légende :

: prise en compte au SDSI - intervention directe de la DSI

: prise en compte SDSI - la DSI effectue un recours significatif à la sous-traitance

Liés à l'évolution des fonctions en mode projet visant la clarification des rôles entre m. d'ouvrage et m. d'œuvre

Situation actuelle : Situation cible :

Maîtrise Assistance à Maîtrise Maîtrise Assistance à Maîtrised'ouvrage m. d'ouvrage d'œuvre d'ouvrage m. d'ouvrage d'œuvre

Socle 1 - management des systèmes d'informationSocle 2 - architecture des systèmes d'informationSocle 3 - infrastructure techique informatiqueSocle 4 - politique de moyensDomaine 1 - GRHDomaine 2 - GBFCMDomaine 3 - gestion descriptive et suivi activité des unitésDomaine 4 - aide au travail quotidien de chacun des acteursDomaine 5 - documentation scientifiqueDomaine 6 - valorisation de la production scientifiqueDomaine 7 - réalisation de la rechercheDomaine 8 - expertise et valorisationDomaine 9 - soutien et formation des comm. sc. du SudDomaine 10 - pilotage stratégique

Légende :

: fonction assurée par la DSI et ses sous-traitants

: fonction assurée par les services utilisateurs

: fonction externalisée sous contrôle de la DSI

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46

La politique de moyens

(2/4)

• Dans un souci de cohérence et afin de faciliter une vision globale, la DSI tendra àprendre en gestion (de manière progressive et planifiée) la totalité des budgets« systèmes d’information » : budgets afférents à la téléphonie, aux liaisons télécoms,aux contrats de maintenance d’outils informatiques, à l’intervention de sous-traitantsinformatiques, . . .

� Faire évoluer les compétences

Le rôle renforcé des utilisateurs en mode projet, la prise en charge par la DSI de nouvellesfonctions (notamment l’assistance à maîtrise d’ouvrage) et de nouveaux périmètres(domaines 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10) ainsi que la nécessité pour la DSI de jouer pleinement son rôlede garant du socle (management des systèmes d’information, pilotage et cohérence générale,méthodes ; définition et gestion de l’architecture des systèmes d’information ; conception etgestion des infrastructures techniques informatiques), conduisent à accompagner l’évolutiondes compétences par un large programme de formation des utilisateurs et des informaticiensde la DSI.

Notamment, préalablement au lancement de chaque projet complexe, une formation à laconduite de projet sera donnée aux acteurs concernés des services utilisateurs (voir page 38).

� Recourir à la sous-traitance et à l’externalisation de certaines fonctionsVecteur de démultiplication, des sous-traitances seront notamment opérées pour :− mettre en place une assistance à maîtrise d’ouvrage* (AMO) systématiquement

offerte, sur chacun des projets, par la DSI aux maîtres d’ouvrage* utilisateurs,− renforcer l’assistance aux utilisateurs bureautiques afin de respecter le ratio d’un

technicien pour 100 micro-ordinateurs (voir page 42),− renforcer l’administration des réseaux et des serveurs afin de respecter le ratio d’un

ingénieur pour 10 serveurs (voir page 42).

Afin de libérer des ressources de la DSI sur d’autres missions et sur de nouveaux domaines,seront externalisées :− la maîtrise d’œuvre* du projet de mise en place de l’ERP * commun au domaine 1

(GRH *) et au domaine 2 (GBFCM *) à la société qui en assurera l’installation et leparamétrage,

− la gestion en régime établi* de cet ERP * (assistance, maintenance, et une partie del’exploitation qui reste à préciser).



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45

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47

Notons que l’arrivée de la DSI sur des domaines sur lesquels elle n’intervenait pasjusqu’alors, va permettre à certains utilisateurs qui – par défaut – avaient pris en charge desfonctions informatiques de maîtrise d’œuvre*, de redevenir disponibles pour leur service enrenforçant le fonctionnement quotidien ou en s’intégrant dans l’équipe maîtrise d’ouvrage*.

� Recruter de nouveaux agents

Afin d’une part d’encadrer ces sous-traitances et maîtriser ces externalisations, afin d’autrepart de disposer des compétences manquantes aujourd’hui, l’effectif de la DSI seraaugmenté par des recrutements (voir page 52).

Comme le met en évidence le rapport CARCENAC au Premier Ministre (« Pour uneadministration électronique citoyenne », des hommes et des femmes, pages 27 à 34), le casdes personnels « informaticiens » au sein des Administrations ne peut être abordé, au vu desdifficultés de recrutement et de carrière, comme les autres moyens informatiques. Selon lesrecommandations de ce rapport, une réflexion approfondie doit être engagée pour unegestion plus mature des personnels informaticiens au sein des Administrations ; il estnotamment proposé une réflexion interministérielle sur cette question afin d’étudierl’opportunité de la création d’un corps interministériel des informaticiens de l’Etat.En l’attente et considérant les contraintes de délai des projets du SDSI, l’IRD décide derecourir au recrutement d’agents contractuels (contrats de 3 ans renouvelables de façonexpresse).

Les services utilisateurs, maîtres d’ouvrage*, seront également renforcés (recrutements etbudgets de vacations) afin de faciliter, par un système d’incrémentation ascendante, lalibération des agents nécessaires à la réussite du projet D1/2-1 de refonte des systèmesd’information GRH * et GBFCM *.

� Mutualiser

Un progiciel* (produit logiciel) est le résultat de l’expérience mutualisée des différentsclients de l’éditeur. Les progiciels seront préférés, chaque fois que cela s’avérera possible, àtout développement spécifique qui devra faire l’objet d’un arbitrage (voir pages 16 et 37).La recherche d’une intégration maximum conduira à préférer les progiciels intégrés (ERP)aux progiciels plus spécialisés.



La politique de moyens (3/4)

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48

Les recommandations du rapport GOUJON au Ministre de la Recherche, incitant les EPSTà refondre « communément » leurs systèmes d’information de gestion, sont difficilementapplicables.En revanche, la volonté de l’IRD est clairement de partager avec les autres EPST nosexpériences en matière de systèmes d’information, particulièrement sur le projet – en coursau sein de tous les EPST - de refonte des systèmes d’information GRH * et GBFCM *.

De même, pour répondre aux besoins en matière d’assistance bureautique, des équipes nonlogées dans un centre IRD, il conviendra de se rapprocher de nos partenaires et d’envisagerles mutualisations possibles notamment avec les Institutions nous hébergeant. Des relationscontractuelles pourraient être établies.

� Aller vers une approche économique des projets informatiques et uneapproche « coûts complets »

Une démarche qualité en matière de systèmes d’information sera engagée afin d’allerprogressivement vers une approche économique des projets du SDSI (investissements, gainsquantifiables et qualifiables, dépenses évitées, durée de retour sur investissement, …).

Une identification des coûts complets de l’informatique, notamment des coûts utilisateurs etinformaticiens, pourrait donner un éclairage supplémentaire en « mode projet* » et en« régime établi* » ; et notamment éclairer la faisabilité des projets, difficile à montreraujourd’hui. Cela pourrait conduire à la mise en place d’outils de mesure.

� Utiliser les marchés publics comme outil d’amélioration de la qualité dumanagement de nos sous-traitants

� Mettre en place des AP/CP pour les projets du SDSI, traductionbudgétaire de notre vision pluriannuelle des systèmes d’information



La politique de moyens (4/4)

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E – Les projets à conduireles calendriers prévisionnels ; les moyens




D Les 4 pieds du socle :Le management des systèmes d’informationL’architecture des systèmes d’informationL’infrastructure techniqueLa politique de moyens

Page 34


Page 48

* * *


Page 53

Les 30 projets du SDSI

� 12 projets pour le socle• S1 : Management des systèmes d’information

− S1-1 mise en place des structures de pilotage− S1-2 définition du plan d’action local pour l’année 2002− S1-3 définition du plan d’action régime établi pour l’année 2002− S1-4 définition d’une méthode de conduite de projets et du plan de formation à cette méthode− S1-5 ouverture d’un forum d’expression sur la mise en œuvre du SDSI

• S2 : Architecture des systèmes d’information− S2-1 définition de l’architecture des systèmes d’information− S2-2 formalisation et mise en place des outils de référencement, de suivi, de mise à disposition et de mise

à jour• S3 : infrastructure technique informatique

− S3-1 étude de la situation actuelle et élaboration d’un plan d’action infrastructure pluriannuel− S3-2 mise en œuvre du plan d’action− S3-3 définition et mise en place d’une charte utiliateurs− S3-4 renforcement et stabilisation de l’assistance apportée aux utilisateurs des centres et hors centres− S3-5 renforcement de l’administration des réseaux, serveurs, …

• S4 : politique de moyens

� 18 projets pour les domaines• D1/2 : GRH et GBFCM

− D1/2-1 refonte des systèmes d’information GRH et GBFCM• D3 : Gestion descriptive et suivi des unités de recherche et de service

− D3-1 création du système d’information des unités de recherche et de service• D4 : Aide au travail quotidien de chacun des acteurs de l’Institut

− D4-1 identification, pour chaque catégorie, des expériences pilotes à conduire ; élaboration du plan d’actiondes expériences pilotes et du plan d’action des déploiements

− D4-2 mise en place d’outils d’aide au travail collaboratif− D4-3 mise en place d’outils de modélisation des procédures, référentiels et autres éléments structurants ;

facilitation de l’accès− D4-4 mise en place d’outils permettant l’accès aux données de gestion, de requêtes et d’aide à la décision− D4-5 mise en place d’outils d’aide à la communication et à l’échange de données

• D5 : Documentation scientifique− D5-1 étude préalable pour répondre aux besoin des équipes scientifiques hors métropole− D5-2 informatisation des centres de documentation

• D6 : Valorisation de la production scientifique− D6-1 projet infothèque− D6-2 mise à niveau ou remplacement des outils informatiques obsolètes tel le support d’INDIGO

• D7 : Réalisation de la recherche− D7-1 mise en place d’une boite à outils sur lesquels des services sont offerts− D7-2 étude préalable pour apporter une réponse au besoin de conservation du patrimoine− D7-3 structuration du conseil aux directeurs d’unités et du contact avec les informaticiens scientifiques ;

organisation de journées à thème• D8 : Réalisation de l’expertise et de la valorisation

− D8-1 expérience pilote d’outil de travail collaboratif− D8-2 mise en place d’un outil comparable à ceux des cabinets de conseil

• D9 : Réalisation du soutien et de la formation des communautés scientifiques du Sud− D9-1 élaboration du système de gestion, d’analyse et d’aide à la décision de l’activité de soutien et de

formation des communautés scientifiques du Sud• D10 : Pilotage stratégique

− D10-1 indicateurs et tableaux de bord de pilotage

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� Les projets à conduire ; les plans d’actions

Comme l’avait mis en évidence l’étude conduite sur la situation actuelle de nos systèmesd’information, les derniers grands chantiers remontent au schéma directeur de 1986 et ontété conduits dans la période 1986 – 1990 : citons pour exemple la mise en œuvre de GEST(1987), de CBCG (1987) et d’AGAPE-PLEIADES (1989) ainsi que le câblage des locauxdu siège (1988), …

L’absence d’investissements importants ces 10 dernières années conduit à un schémadirecteur « octobre 2001 – décembre 2004 », où le nombre de projets à conduire est trèsimportant par rapport au nombre de plans d’actions en cours :

• 30 projets seront à conduire : 12 pour le socle et 18 pour les domaines fonctionnels,opérationnels et pilotage,

• un seul plan d’actions est en cours et devra être mis à jour pour 2002 : le plan d’actionrégime établi pour les domaines 1 et 2, correspondant à l’ actuel PPI,

• les quatre plans d’actions correspondant aux quatre piliers et les plans d’actions locaux(visant à répondre aux besoins locaux des centres ) devront être élaborésprochainement

• puis, au terme des différents projets et une fois les outils installés, il s’agira pourl’Institut de se doter des plans d’action régime établi des domaines 3 à 10.

Calendrier macroscopique prévisionnel chiffré (en K€ HT)

En italique : coûts de fonctionnementEn gras : investissement Investisst Investissement + Fonctionnement Fonctionnt

Maître Assistance à Maître 2001 2002 2003 2004 total 2001 2002 2003 2004 Projectiond'ouvrage m. d'ouvrage d'œuvre T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 K€ HT en K HT en K HT en K HT en K HT 2005

C

Les 4 piliers du socle B H, I, J, K

S1 - Le management des systèmes d'information 38,11Projet N° S1- mise en place des structures de pilotage, de suivi et de mise à jour du SD DSI 15,24 15,24 15,24 15,24Projet N° S1- définition du plan d'action local pour l'année 2002 DSI

Projet N° S1- définition du plan d'action régime établi pour 2002 (prolongement du PP DSI

Projet N° S1- définition d'une méthode de conduite de projet et du plan de formation DSI 3 8 , 1 1 3 8 , 1 1- définition de la méthode de conduite de projets

- formation des acteurs avant chaque projet 7,62 7,62 7,62 7,62- apport d'une AMO sur chaque projet 106,71 106,71 106,71 106,71

Projet N° S1- ouverture d'un forum d'expression sur la mise en œuvre du SDSI DSI 7,62 7,62 7,62 7,62Plan d'action management des systèmes d'information (plan pluri-annuel) DSI

S2 - L'architecture des systèmes d'information 45,73Projet N° S2- définition de l'architecture des systèmes d'information DSI DSI DSI 3 0 , 4 9 3 0 , 4 9Projet N° S2- formalisation et mise en place des outils de suivi et mise à disposition DSI DSI DSI 1 5 , 2 4 1 5 , 2 4Plan d'action architecture des systèmes d'information (plan pluri-annuel) DSI DSI DSI 15,24 15,24 15,24

S3 - L'infrastructure technique informatique ######Projet N° S3- étude situation actuelle et élaboration du plan d'action infrastructure DSI DSI DSI 7 6 , 2 2 7 6 , 2 2Projet N° S3- mise en œuvre du plan d'action DSI DSI DSI 1 372,04 2 2 8 , 6 7 5 3 3 , 5 7 6 0 9 , 8 0

- refonte réseau du Siège - mise à niveau des réseaux des centres

- évolution de l'interconnexion des réseaux 76,22 152,45 228,67 228,67- convergence voix-donnés-image

- sécuritéProjet N° S3- définition et mise en œuvre d'une charte utilisateurs DSI DSI DSI

Projet N° S3- renforcement et stabilisation de l'assistance bureautique des centres et DSI DSI DSI

- consultation 3 8 , 1 1 3 8 , 1 1- mise en œuvre 304,90 686,02 686,02 686,02

Projet N° S3- renforcement de l'administration des serveurs, réseaux, … DSI DSI DSI

- consultation 3 8 , 1 1 3 8 , 1 1- mise en œuvre 457,35 914,69 914,69 914,69

Plan d'action infrastructure technique informatique (plan pluri-annuel) DSI DSI DSI

S4 - La politique de moyens Plan d'action politique de moyens (plan pluri-annuel)

- organisation de la DSI DSI

- recrutements sur les 8 postes conservés vacants à la DSI : DSI

. recrutement du responsable de l'ass. à maitrise d'ouvrage (AMO) (s A . recrutement du chargé de mission suivi SDSI auprès du directeur de B . recrutement responsable méthode, qualité : référenciels, arcitecture C

. recrutement spécialiste Groupware, datawarehouse (domaine 4) D . recrutement informaticien double compétence "comm. scientifique E . recrutement informaticien scientifique (organisateur) (domaine 7) F . recrutement informaticien production expérimenté TMA (socle 3 et G

. recrutement un ingénieur infrastructure (socle 3) H- recrutements sur postes supplémentaires à la DSI : DSI

. recrutement compétence administration bases de données (socle 3 I . recrutement expert téléphonie (socle 3) J . recrutement informaticien sécurité (socle 3) K- évolution des compétences : formations agents DSI DSI 45,73 45,73 45,73 45,73


Maître Assistance à Maître 2002 2003 2004 total 2001 2002 2003 2004 Projectiond'ouvrage m. d'ouvrage d'œuvre T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 Euros HT en euros HT en euros HT en euros HTen euros HT 2005

C E

Les projets d'évolution pour chacun des domaines A D G

D1 et D2 - GRH et GBCFM ###### Projet N° D1/ refonte des SI GRH et GBCFM et mise en place d'un ERP : SG DSI + S/Tr AMOExternalisée

- consultation pour une AMO - intervention de l'AMO 7 6 2 , 2 5 3 0 4 , 9 0 3 0 4 , 9 0 1 5 2 , 4 5

- élaboration des processus - consultation pour un couple (éditeur ERP; intégrateur - maître d'œuvre)

- paramétrage, intégration, tests, bascule, déploiement 5 335,72 1 829,39 1 829,39 1 676,94 - consultation pour externaliser le régime établi (TMA + exploitation)

- externalisation du régime établi 609,80 609,80Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) SG / Sces concerné TMA 15,24 15,24 15,24 15,24Plan d'action plan d'action local (plan annuel) Dir. des Centres DSI 60,98 60,98 60,98 60,98

D3 - Gestion descriptive des UR et des US 228,67 Projet N° D3- création du système d'information des UR/US SAIS DSI DSI 7 6 , 2 2 1 5 2 , 4 5

- intégration à la réflexion globale sur l'architecture des systèmes d'information- base des données non IRD

- intégration données IRD, après refonte D1/2 et création réservoir et infocentrePlan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) SAIS DSI DSI 30,49 30,49

D4 - Aide au travail quotidien de chacun ###### Projet N° D4- élaboration du plan d'action des expériences pilotes à conduire DSI DSI DSI

- mise en œuvre plan d'action (exp. Pilote + généralisations), notammen DSI DSI DSI 1 067,14 1 5 2 , 4 5 4 5 7 , 3 5 4 5 7 , 3 5 Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils d'aide au travail collaboratif Sce concerné DSI DSI 2 2 8 , 6 7 7 6 , 2 2 7 6 , 2 2 7 6 , 2 2Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils de modélisation procédures et réf. ; mSce concerné DSI DSIProjet N° D4- exp. Pilote - mise en place d'outils d'accès et de requête, infocentre, d'a Sce concerné DSI DSI 7 6 , 2 2 7 6 , 2 2Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils d'aide à la communication et à l'écha Sce concerné DSI DSIPlan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) Sce concerné DSI DSI 22,87 53,36 91,47

D5 - Documentation scientifique 152,45Projet N° D5- étude préalable pour répondre aux besoins des équipes scient. hors Mét DIC DSI DSI Projet N° D5- informatisation des centres de documentation DIC DSI DSI 1 5 2 , 4 5 7 6 , 2 2 7 6 , 2 2Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) DIC DSI DSI 7,62 15,24

D6 - Valorisation de la production scientifique 457,35Projet N° D6- projet infothèque DIC DSI DSI 3 6 5 , 8 8 1 8 2 , 9 4 1 8 2 , 9 4Projet N° D6- mise à niveau ou remplacement des outils informatiques obsolètes, dont DIC DSI DSI 9 1 , 4 7 4 5 , 7 3 4 5 , 7 3Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) DIC DSI DSI 22,87 45,73

D7 - Réalisation de l'activité de recherche 106,71Projet N° D7- mise en place d'un boite à outils sur lesquels des services sont offerts Dépt scient. / D DSI DSI

- élaboration de la boite à outils 3 8 , 1 1 3 8 , 1 1- services sur cette boite à outils : consultation 2 2 , 8 7 2 2 , 8 7

- services sur cette boite à outils : assistance téléph. 152,45 152,45 152,45- services sur cette boite à outils : formations 76,22 76,22 76,22

Projet N° D7- étude préalable pour apporter réponse au besoin de conservation du patDépt scient. / D DSI DSI 4 5 , 7 3 4 5 , 7 3Projet N° D7- structuration conseil auprès DU et contact avec les inf. sc. ; org. journéeDépt scient. / D DSI DSI 15,24 15,24 15,24Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) Dépt scient. / D DSI DSI

D8 - Réalisation de l'activité d'expertise et de valorisation 106,71Projet N° D8- expérience pilote outils de travail collaboratif (voir domaine 4) DEV DSI DSI 3 0 , 4 9 3 0 , 4 9 Projet N° D8- mise en place outils comparables à ceux des cabinets de conseil DEV DSI DSI 7 6 , 2 2 7 6 , 2 2 Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) DEV DSI DSI 15,24 15,24 15,24

D9 - Réalisation de l'activité de soutien et formation des communautés scientifiques du Sud 45,73Projet N° D9- élaboration du systèmes de gestion, et d'aide à la décision de l'activité d DSF DSI DSI 4 5 , 7 3 4 5 , 7 3Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) DSF DSI DSI 7,62 7,62 7,62

D10 - Pilotage stratégique 152,45Projet N° D10indicateurs et tableaux de bord de pilotage DG DSI DSI 1 5 2 , 4 5 1 5 2 , 4 5Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) DG DSI DSI 22,87

F

D

Calendrier macroscopique prévisionnel chiffré (en K.FF HT)


Maître Assistance à Maître 2001 2002 2003 2004 total 2 001 2 002 2 003 2 004 Projectiond'ouvrage m. d'ouvrage d'œuvre T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 en KFF HT en KFF HT en KFF HT en KFF HTen KFF HT 2005

C

Les 4 piliers du socle B H, I, J, K

S1 - Le management des systèmes d'information 2 5 0Projet N° S1- mise en place des structures de pilotage, de suivi et de mise à jour du SD DSI 100 100 100 100Projet N° S1- définition du plan d'action local pour l'année 2002 DSI

Projet N° S1- définition du plan d'action régime établi pour 2002 (prolongement du PP DSI

Projet N° S1- définition d'une méthode de conduite de projet et du plan de formation DSI 2 5 0 2 5 0- définition de la méthode de conduite de projets

- formation des acteurs avant chaque projet 5 0 5 0 5 0 5 0- apport d'une AMO sur chaque projet 700 700 700 700

Projet N° S1- ouverture d'un forum d'expression sur la mise en œuvre du SDSI DSI 5 0 5 0 5 0 5 0Plan d'action management des systèmes d'information (plan pluri-annuel) DSI

S2 - L'architecture des systèmes d'information 3 0 0Projet N° S2- définition de l'architecture des systèmes d'information DSI DSI DSI 2 0 0 2 0 0Projet N° S2- formalisation et mise en place des outils de suivi et mise à disposition DSI DSI DSI 1 0 0 1 0 0Plan d'action architecture des systèmes d'information (plan pluri-annuel) DSI DSI DSI 100 100 100

S3 - L'infrastructure technique informatique #####Projet N° S3- étude situation actuelle et élaboration du plan d'action infrastructure DSI DSI DSI 5 0 0 5 0 0Projet N° S3- mise en œuvre des plasn d'action à court et moyen terme DSI DSI DSI 9 000 1 500 3 500 4 000

- refonte réseau du Siège - mise à niveau des réseaux des centres

- évolution de l'interconnexion des réseaux 5 0 0 1 000 1 500 1 500- convergence voix-donnés-image

- sécuritéProjet N° S3- définition et mise en place d'une charte utilisateurs DSI DSI DSI

Projet N° S3- renforcement et stabilisation de l'assistance bureautique centres et hors DSI DSI DSI

- consultation 2 5 0 2 5 0- mise en œuvre 2 000 4 500 4 500 4 500

Projet N° S3- renforcement de l'administration des serveurs, réseaux, … DSI DSI DSI

- consultation 2 5 0 2 5 0- mise en œuvre 3 000 6 000 6 000 6 000

Plan d'action infrastructure technique informatique (plan pluri-annuel) DSI DSI DSI

S4 - La politique de moyens Plan d'action politique de moyens (plan pluri-annuel)

- organisation de la DSI DSI

- recrutements sur les 8 postes conservés vacants à la DSI : DSI

. recrutement du responsable de l'ass. à maitrise d'ouvrage (AMO) (s A . recrutement du chargé de mission suivi SDSI auprès du directeur de B . recrutement responsable méthode, qualité : référenciels, arcitecture C

. recrutement spécialiste Groupware, datawarehouse (domaine 4) D . recrutement informaticien double compétence "comm. scientifique E . recrutement informaticien scientifique (organisateur) (domaine 7) F . recrutement informaticien production expérimenté TMA (socle 3 et G

. recrutement un ingénieur infrastructure (socle 3) H- recrutements sur postes supplémentaires à la DSI : DSI

. recrutement compétence administration bases de données (socle 3 I . recrutement expert téléphonie (socle 3) J . recrutement informaticien sécurité (socle 3) K- évolution des compétences : formations agents DSI DSI 300 300 300 300


Maître Assistance à Maître 2002 2003 2004 total 2 001 2 002 2 003 2 004 Projectiond'ouvrage m. d'ouvrage d'œuvre T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 en KFF HT en KFF HT en KFF HT en KFF HTen KFF HT 2005

C E

Les projets d'évolution pour chacun des domaines A D G

D1 et D2 - GRH et GBCFM ##### Projet N° D1/ refonte des SI GRH et GBCFM et mise en place d'un ERP : SG DSI + S/Tr AMOExternalisée

- consultation pour une AMO - intervention de l'AMO 5 000 2 000 2 000 1 000

- élaboration des processus - consultation pour un couple (éditeur ERP; intégrateur - maître d'œuvre)

- paramétrage, intégration, tests, bascule, déploiement 35 000 12 000 12 000 11 000 - consultation pour externaliser le régime établi (TMA + exploitation)

- externalisation du régime établi 4 000 4 000Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) SG / Sces concerné TMA 100 100 100 100Plan d'action plan d'action local (plan annuel) Dir. des Centres DSI 400 400 400 400

D3 - Gestion descriptive des UR et des US 1 500 Projet N° D3- création du système d'information des UR/US SAIS DSI DSI 5 0 0 1 000

- intégration à la réflexion globale sur l'architecture des systèmes d'information- base des données non IRD

- intégration données IRD, après refonte D1/2 et création réservoir et infocentrePlan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) SAIS DSI DSI 200 200

D4 - Aide au travail quotidien de chacun 9 000 Projet N° D4- élaboration du plan d'action des expériences pilotes à conduire DSI DSI DSI

- mise en œuvre plan d'action (exp. Pilote + généralisations), notammen DSI DSI DSI 7 000 1 000 3 000 3 000 Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils d'aide au travail collaboratif Sce concerné DSI DSI 1 500 5 0 0 5 0 0 5 0 0Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils de modélisation procédures et réf. ; mSce concerné DSI DSIProjet N° D4- exp. Pilote - mise en place d'outils d'accès et de requête, infocentre, d'a Sce concerné DSI DSI 5 0 0 5 0 0Projet N° D4- exp. pilote - mise en place d'outils d'aide à la communication et à l'écha Sce concerné DSI DSIPlan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) Sce concerné DSI DSI 150 350 600

D5 - Documentation scientifique 1 000Projet N° D5- étude préalable pour répondre aux besoins des équipes scient. hors Mét DIC DSI DSI Projet N° D5- informatisation des centres de documentation DIC DSI DSI 1 000 5 0 0 5 0 0Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) DIC DSI DSI 5 0 100

D6 - Valorisation de la production scientifique 3 000Projet N° D6- projet infothèque DIC DSI DSI 2 400 1 200 1 200Projet N° D6- mise à niveau ou remplacement des outils informatiques obsolètes, dont DIC DSI DSI 6 0 0 3 0 0 3 0 0Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) (prolongation du PPI) DIC DSI DSI 150 300

D7 - Réalisation de l'activité de recherche 7 0 0Projet N° D7- mise en place d'un boite à outils sur lesquels des services sont offerts Dépt scient. / D DSI DSI

- élaboration de la boite à outils 2 5 0 2 5 0- services sur cette boite à outils : consultation 1 5 0 1 5 0

- services sur cette boite à outils : assistance téléph. 1 000 1 000 1 000- services sur cette boite à outils : formations 5 0 0 5 0 0 5 0 0

Projet N° D7- étude préalable pour apporter réponse au besoin de conservation du patDépt scient. / D DSI DSI 3 0 0 3 0 0Projet N° D7- structuration conseil auprès DU et contact avec les inf. sc. ; org. journéeDépt scient. / D DSI DSI 100 100 100Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) Dépt scient. / D DSI DSI

D8 - Réalisation de l'activité d'expertise et de valorisation 7 0 0Projet N° D8- expérience pilote outils de travail collaboratif (voir domaine 4) DEV DSI DSI 2 0 0 2 0 0 Projet N° D8- mise en place outils comparables à ceux des cabinets de conseil DEV DSI DSI 5 0 0 5 0 0 Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) DEV DSI DSI 100 100 100

D9 - Réalisation de l'activité de soutien et formation des communautés scientifiques du Sud 3 0 0Projet N° D9- élaboration du systèmes de gestion, et d'aide à la décision de l'activité d DSF DSI DSI 3 0 0 3 0 0Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) DSF DSI DSI 5 0 5 0 5 0

D10 - Pilotage stratégique 1 000Projet N° D10indicateurs et tableaux de bord de pilotage DG DSI DSI 1 000 1 000Plan d'action plan d'action régime établi (plan annuel) DG DSI DSI 150

F

D

______________________________________________________________________________________________________________________



� Le calendrier macroscopique prévisionnel

Le tableau de la page de garde présente, de façon macroscopique, le calendrier prévisionneldes projets et plans d’action.Il met en évidence certaines interdépendances entre projets ou contraintes (flèches). Ilprésente, pour chaque projet, le service à qui est confié la maîtrise d’ouvrage* (nommé« pilote ») et le service à qui est confié la maîtrise d’œuvre*. Il donne la répartition dans letemps des coûts prévisionnels.Pour ce qui concerne les coûts de fonctionnement (en italique), une projection sur 2005 estprésentée.

� Les moyens financiers 1 :� une dépense d’investissement de 68 MF (10,4 M ) sur 3 ans (22+24+22)

pour conduire les 30 projets du SDSI (3ème section – titre 6);� un coût annuel en régime établi passant progressivement de 22,7

MF/an en 2001 (3,46 M ) à 35,2 MF/an (5,37 M ) à compter de 2005 (3ème

section–titre 6)

Le premier graphique de la page suivante visualise les budgets affectés aux 30 projets duSDSI ainsi que l’évolution des coûts annuels de fonctionnement en régime établi.Le second graphique met en évidence le rôle de cohérence confié à la DSI qui gèreactuellement 50% des budgets « systèmes d’information » et qui, à terme, devrait gérer 85%de ces budgets. Les 15 % restant correspondant pour l’essentiel à l’achat de micro-ordinateurs par les unités scientifiques.

Les chiffrages prévisionnels détaillés sont présentés en annexe.

• Une dépense d’investissement de 68 MF HT (10,4 M€ HT ) sur 3 ans (22+24+22) pourconduire les 30 projets du SDSI

− 40 MF (6,09 M ) pour la refonte des domaines GRH* et GBFCM* conduisant àune évolution des processus et à l’installation d’un progiciel intégré ERP*(domaines 1 et 2).

− 10 MF (1,52 M ) pour le renforcement et l’adaptation nécessaire de l’infrastructuretechnique informatique (socle 3).

− 9 MF (1,37 M ) pour renforcer les outils d’aide au fonctionnement quotidien dechacun des acteurs de l’Institut (domaine 4).

− 4 MF (0,60 M ) afférents aux domaines documentation et valorisation de laproduction scientifique (domaines 5 et 6).

− 1,5 MF (0,23 M ) pour créer le système d’information des UR/US (domaine 3).− 1 MF (0,15 M ) pour la mise en place d’outils informatiques pour faciliter les

activités scientifiques de transfert : expertise / valorisation et soutien etformation des activités scientifiques du Sud (domaines 8 et 9).

− 1 MF (0,15 M ) pour la mise en place d’outils de pilotage (domaine 10).− 0,7 MF (0,11 M ) pour préparer l’apport d’un service aux projets d’informatique

scientifique (domaine 7).− 0,5 MF (0,07 M ) pour structurer et organiser nos systèmes d’information (socle 1

et 2).

(1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

Les moyens financiers du SDSI * une dépense d'investissement de 68 MF sur 3 ans (22+24+22) pour conduire les 30 projets du SDSI * un passage progressif d'un coût annuel (hors m.s.) en régime établi de 22,7 MF/an à 35,2 MF/an

Dans un souci de cohérence générale, la part du budget "systèmes d'information" géré par la DSI passe de 50 % à 85 %

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

2001 2002 2004 2005

Budgets non suivis par DSI(Inv. + coûts annuels)

Budgets suivis par DSI(Inv. + Coûts annuels)

0

1 0

2 0

3 0

4 0

5 0

6 0

7 0

8 0

2001 2002 2003 2004 2005

Investissement (3èmesection)

Coût annuel - massesalariale (1ère section)

Coût annuel - hors m.s(3ème section)

En MF HT

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• Un coût annuel (hors taxes) en régime établi passant progressivement de 22,7MF/an en 2001 (3,46 M€/an) à 35,2 MF/ an (5,37 M€/an) en 2005 (3ème section – titre 6)

− Un transfert à somme nulle de budgets (5 MF/an) de fonctionnement « systèmesd’information » des services utilisateurs vers la DSI afin de permettre unrenforcement de la coordination générale et faciliter la cohérence :. 2,7 MF de téléphonie. 1,8 MF de liaisons télécoms. 0,5 MF de maintenances et sous-traitances diverses (dont bureautique)

− Une économie sur des budgets de maintenance et d’entretien de l’infrastructuretechnique informatique et téléphonique, du fait des rénovations qui serontconduites. Soit - 3,6 MF/an (- 0,55 M /an)

. Informatique : passage de 4,4 MF/an à 1,5 MF/an ; suppression des 0,5 MFde maintenances diverses

. téléphonie : passage de 2,7 MF/an à 2,5 MF/an.

− Des coûts supplémentaires liés à une augmentation de périmètre : Dans un soucide cohérence, le périmètre de la DSI augmente (10 domaines gérés par la DSI aulieu de 2 domaines actuellement gérés par la DSI). Les investissements sur lesdomaines qui ne disposaient pas ou peu d’outils informatiques (domaines 3, 4, 8,9, 10) induisent un coût annuel de fonctionnement supplémentaire (12% de 12,5MF). Soit + 1,1 MF/an (+0,17 M /an).

− Des coûts supplémentaires liés à une augmentation de la qualité de serviceapportée aux utilisateurs :. Maintenance sur les outils informatiques non gérés par la DSI jusque là

(documentation scientifique, valorisation de la production scientifique). Soit+ 0,9 MF/an (+0,14 M /an).

. Les outils obsolètes sont remplacés, les processus stabilisés

. L’assistance apportée aux utilisateurs sur les outils bureautiques, assistancequi était très nettement insuffisante (14 techniciens - dont 5 précaires quittantl’Institut en 2002 – pour 2300 micro-ordinateurs dont 1900 dans un centreIRD ; 400 isolés*) est fortement renforcée par des s/traitants en régie => onva vers le ratio classique de 1 technicien pour 100 micros => 19 technicienspour 1900 micros => 19-(14-5) = 10 techniciens en régie * 450 = + 4,5MF/an – les 3 CDD de Montpellier (0,750MF/an). Soit + 3,75 MF/an (+0,57M /an).

. La méthode de renforcement des utilisateurs hors centres (400 micros) n’estpas trouvée aujourd’hui, mais budgétée. Soit + 0,5 MF / an (+0,08 M /an).

. Services à valeur ajoutée aux chercheurs (formation et hot line sur une boite àoutils). Soit + 1,5 MF/an (+0,23 M /an).

. TMA sur le futur ERP RH RF : + 1,5 MF/an (+0,23 M /an).

Répartition des moyens supplémentaires (en Millions d'euros HT)

En Millions d'euros HT - investisst : coût "une fois" sur 3 ans - fonct : coût annuel supplémentaire

Ressources supplémentairesMoyens budgétaires Recrutements

Delta Invest. Delta Fonct. / 2 Delta Fonct./2001Socle 1 - management des systèmes d'information

Mode projet (investissement) 0,04 M Poste d'assistant à m. d'ouvrage

Mode régime établi (fonctionnement) + 0,14 M /an + 0,14 M /an Poste de chargé de mission suivi du SDSISocle 2 - architecture des systèmes d'information

Mode projet (investissement) 0,05 M Mode régime établi + 0,02 M /an + 0,02 M /an Poste resp. méthode, qualité, référentiels

Socle 3 - infrastructure techique informatiqueMode projet (investissement) 1,52 M

Mode régime établi +1,43 M /an +1,39 M /an Poste compétence adm. de bases de donnéesPoste expert téléphoniePoste informaticien sécurité

Poste ingénieur infrastructureSocle 4 - politique de moyens

Mode projet (investissement)Mode régime établi +0,17 M /an +0,05 M /an

Domaines 1 et 2 - GRH et GBFCMMode projet (investissement) 6,1 M

Mode régime établi +0,23 M /an 0,00 Poste inf. production expérimenté TMADomaine 3 - gestion descriptive et suivi activité des unités

Mode projet (investissement) 0,23 M Mode régime établi +0,03 M /an +0,03 M /an

Domaine 4 - aide au travail quotidien de chacun des acteursMode projet (investissement) 1,37 M Poste spécialiste Groupware

Mode régime établi +0,09 M /an +0,09 M /anDomaines 5 et 6 - docu. et valorisation prod. scientifique

Mode projet (investissement) 0,61 M Poste double compétence comm. scient.Mode régime établi +0,06 M /an +0,06 M /an

Domaine 7 - réalisation de la recherche Poste informaticien scientifiqueMode projet (investissement) 0,11 M

Mode régime établi +0,24 M /an +0,24 M /anDomaine 8 - expertise et valorisation


Domaine 9 - soutien et formation des comm. sc. du SudMode projet (investissement) 0,05 M

Mode régime établi +0,01 M /an +0,01 M /anDomaine 10 - pilotage stratégique


DiversMode projet (investissement)

Mode régime établi -0,08 M /an -0,08 M /an

10,34 M +2,38 M /an +2 M /an

* : par rapport au budget 2000** : par rapport au budget 2001 (PPI inclus)

Répartition des moyens supplémentaires (en MF HT)

En MFF - investisst : coût "une fois" sur 3 ans - fonct : coût annuel supplémentaire

Ressources supplémentairesMoyens budgétaires Recrutements

Delta Invest. Delta Fonct. / 2 Delta Fonct./2001Socle 1 - management des systèmes d'information

Mode projet (investissement) 0,25 MF Poste d'assistant à m. d'ouvrage

Mode régime établi (fonctionnement) + 0,9 MF/an + 0,9 MF/an Poste de chargé de mission suivi du SDSISocle 2 - architecture des systèmes d'information

Mode projet (investissement) 0,3 MF Mode régime établi + 0,1 MF/an + 0,1 MF/an Poste resp. méthode, qualité, référentiels

Socle 3 - infrastructure techique informatiqueMode projet (investissement) 10 MF

Mode régime établi +9,4 MF/an +9,15 MF/an Poste compétence adm. de bases de donnéesPoste expert téléphoniePoste informaticien sécurité

Poste ingénieur infrastructureSocle 4 - politique de moyens

Mode projet (investissement)Mode régime établi +1,1 MF/an +0,3 MF/an

Domaines 1 et 2 - GRH et GBFCMMode projet (investissement) 40 MF

Mode régime établi +1,5 MF/an +1,5 MF/an Poste inf. production expérimenté TMADomaine 3 - gestion descriptive et suivi activité des unités

Mode projet (investissement) 1,5 MF Mode régime établi +0,2 MF/an +0,2 MF/an

Domaine 4 - aide au travail quotidien de chacun des acteursMode projet (investissement) 9 MF Poste spécialiste Groupware

Mode régime établi +0,6 MF/an +0,6 MF/anDomaines 5 et 6 - docu. et valorisation prod. scientifique

Mode projet (investissement) 4 MF Poste double compétence comm. scient.Mode régime établi +0,4 MF/an +0,4 MF/an

Domaine 7 - réalisation de la recherche Poste informaticien scientifiqueMode projet (investissement) 0,7 MF

Mode régime établi +1,6 MF/an +1,6 MF/anDomaine 8 - expertise et valorisation

Mode projet (investissement) 0,7 MF Mode régime établi +0,1 MF/an +0,1 MF/an

Domaine 9 - soutien et formation des comm. sc. du SudMode projet (investissement) 0,3 MF

Mode régime établi +0,05 MF/an +0,05 MF/anDomaine 10 - pilotage stratégique

Mode projet (investissement) 1 MF Mode régime établi +0,15 MF/an +0,15 MF/an

DiversMode projet (investissement)

Mode régime établi -0,5 MF/an -0,5 MF/an

67,7 MF/an + 15,5 MF/an + 13 MF/an

* : par rapport au budget 2000** : par rapport au budget 2001 (PPI inclus)

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− Des coûts supplémentaires liés à une consolidation du socle :. L’effectif en charge de l’administration des infrastructures (réseaux, liaisons,

serveurs) est anormalement bas (9 ingénieurs dont 2 précaires quittant l’IRDen 2002) pour 150 serveurs => on va vers le ratio classique de 1administrateur pour 10 serveurs => 15 pour 150 serveurs et pour 14 centresdont le Siège => 15-(9-2)=8 administrateurs en régie * 750 = + 6 MF/an(+0,91 M /an).

. Une consolidation du suivi de l’architecture et du management général des SI= + 1 MF/an (+0,15 M /an)

� Les moyens humains : création, sur 2 ans, de 4 postes à la DSI

Rappelons que 7 postes étant actuellement vacants à la DSI, il s’agira de recruter, sur 2 ans,11 agents.

• Ces recrutements visent :

− à compléter et renforcer certaines compétences techniques au sein de la DSI :notamment en bases de données, en groupware et infocentre, en téléphonie, enbases de données, en sécurité,

− à compléter et renforcer certaines compétences méthode : architecture dessystèmes d’information,

− à davantage accompagner les utilisateurs dans l’expression de leur besoin et lepilotage des projets : assistance à maîtrise d’ouvrage,

− à compléter des compétences fonctionnelles de la DSI afin de lui permettre d’allervers des domaines nouveaux : scientifique et communication scientifique,

− de mieux encadrer la sous-traitance : notamment pour la tierce maintenanceapplicative des applications de gestion et pour la bureautique.

• Notons que certains agents des services utilisateurs qui exerçaient une partsignificative de leur temps à des tâches de maîtrise d’œuvre informatique vontpouvoir redevenir disponibles pour leur service et renforcer l’équipe de maîtrised’ouvrage des projets.

� La répartition des moyens

Le schéma de la page de garde montre la répartition des moyens financiers et humains selonles 10 domaines et pour les 4 piliers du socle.

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Annexes




D Les 4 pieds du socle :Le management des systèmes d’informationL’architecture des systèmes d’informationL’infrastructure technique informatiqueLa politique de moyens

Page 34

E Les projets à conduireLe calendrier prévisionnelLes moyens

Page 48

* * *

AnnexesGlossaireLa démarche d’élaboration du présent SDSILes budgets détaillés

Page 53

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Annexe 1 – Glossaire

AMO Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (voir maîtrise d’ouvrage).

Client/Serveur Type d'architecture d'un système informatique fondé sur unerépartition des logiciels et des informations entre un poste detravail client et un ordinateur serveur. Le serveur peut êtreinstallé sur le même site que le poste de travail (serveur local) ousur un site distant (ex : un serveur central d'entreprise). Le posteclient sollicite le serveur (consultation de données, demande deréalisation d'un traitement).

Convergencevoix/données/image

La convergence des secteurs des télécommunications, del'audiovisuel et de l'informatique, sous l'égide de cette dernière,permet de transporter tout type de données, à travers des supportsuniques ou variés, vers des récepteurs universels ou combinant, dedifférentes façons, des fonctions audiovisuelles, informatiques oude communication.

Datawarehouse (littéralement entrepôt de données) Désigne une based’informations conçue pour aider à la prise de décision. Ellecollecte les informations provenant des différentes bases deproduction de l’entreprise.

Dictionnaire de données Rassemble l’ensemble des informations sur les données ditesaussi méta-données (voir méta-donnée).

Domaine Un domaine est l’ensemble des processus et traitementsconcernant un groupe de personnes relativementinterdépendantes, concernant des données relativementhomogènes et donc susceptibles d’être traités par des solutionscommunes, éventuellement des solutions toutes faites (de typeprogiciel*).

Entrepôt de données Voir datawarehouse.

ERP (Enterprise Resource Planing) : voir PGI.

GBFCM Gestion Budgétaire, Financière, Comptable et Matérielle.

GRH Gestion des Ressources Humaines.

Groupware Partage d'information en groupes structurés d'utilisateurs. Logicielpermettant de faciliter et de structurer le travail bureautique degroupe. Il permet par exemple, la gestion d'une base commune etd'un agenda, des diverses versions des textes ou rapports etl'usage d'annotations et d'une messagerie.

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Infocentre Il s’agit du principe selon lequel, un utilisateur peut procéder parlui-même sans le recours à un informaticien spécialisé, à laréalisation de requêtes ou d’états sur un entrepôt de données(datawarehouse).

Intégrateur Le métier d'intégrateur consiste à fournir une solution clé en mainau client sur la base de spécifications élaborées par celui-ci.L'intégrateur paramètre les différentes composantes informatiquesprogiciel intégré ERP par exemple) afin de répondre aux exigencesfonctionnelles, techniques et économiques du client.

Intranet Réseau à usage privé, utilisant tout ou partie des technologies ouinfrastructures de l’internet pour transporter et traiter les fluxd’information internes d’un groupe d’utilisateurs au sein d’unemême entreprise ou administration, ou étendu à des clients,partenaires ou fournisseurs(on parle alors plutôt d’extranet). Il peutêtre utilisé indépendamment ou en complément d’internet.Il sert à communiquer mais également à formaliser uneconnaissance, à partager (groupware ou travail collaboratif), àdéployer des applications (diminution des coûts), à suivre desprocédures ou processus (workflow).

Isolé (utilisateur isolé) Utilisateur ne travaillant pas dans un centre de gestion de l’Institut.

Knowledge management ouKM

Gestion des connaissances, gestion de la connaissance, gestion dusavoir, gestion des savoirs.Gestion, par des moyens informatiques, des informationssignificatives qui sont acquises par une entreprise et qui y circulent,ainsi que du savoir-faire développé par le personnel, de manière àcréer un système interactif de « formation maison » continue quidébouche sur une meilleure qualité des produits et services, ainsique sur une plus grande compétitivité de l'entreprise. Un outil demanagement de la connaissance présente les fonctionnalitéssuivantes: moteur de recherche, portail paramétrable, travailcollaboratif, gestion de projet, gestion de compétences...

Logiciels libres Logiciels dont le code source est publié. Les auteurs accordent unelicence implicite et gratuite d'exploitation de leurs droits d'auteur.A ce titre, les logiciels libres peuvent être dupliqués pour uneutilisation privée, professionnelle et même pour une exploitationcommerciale à condition que cette dernière respecte les mêmesprincipes.

Maître d'œuvre, maîtrised'œuvre

Le maître d'œuvre est le professionnel responsable de la productionde l'objet informatique tel que la fabrication d’une applicationspécifique ou l’installation et le paramétrage d’un progiciel …Le maître d'œuvre peut être externe ou interne à l'entreprise. Ilreçoit ses ordres de la maîtrise d’ouvrage.La maîtrise d'œuvre est l'ensemble des fonctions exercées par lemaître d'œuvre : on exerce la maîtrise d'œuvre d'un projet. Parextension, on désignera également par « maîtrise d'œuvre »l'ensemble des personnes de l'entreprise qui exercent la maîtrised'œuvre.

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Maître d'ouvrage, maîtrised'ouvrage

Le maître d'ouvrage est le propriétaire de l'objet produit. Le maîtred'ouvrage du système d’information de l'entreprise est l'entrepriseelle-même, représentée par sa Direction Générale : c'est l'entreprisequi passe les commandes, qui finance le développement dusystème, et dont le personnel utilise le système.La Direction Générale délègue certaines de ses responsabilités àd'autres personnes de l'entreprise. Elle désigne des maîtresd'ouvrage pour un projet particulier.Dans tous les cas le maître d'ouvrage est une personne, physique oumorale. Il est le responsable de la réussite du projet , donneurd’ordre auprès de la maîtrise d’oeuvre. La maîtrise d'ouvrage estl'ensemble des fonctions exercées par le maître d'ouvrage : onexerce la maîtrise d'ouvrage d'un projet. Par extension, ondésignera également par « maîtrise d'ouvrage » l'ensemble despersonnes de l'entreprise qui exercent la maîtrise d'ouvrage.

Méta-donnée Informations sur les données stockées, les méta-donnéescontiennent les règles de calcul, l'origine des données, les droits etprivilèges...

Mode régime établi C’est le mode du quotidien où les différents acteurs de l’Institutpratiquent les processus définis et utilisent les outils informatiques ;mode pendant lequel les utilisateurs ont besoin d’assistance et lesoutils de maintenance ; mode pendant lequel les besoins et lestextes réglementaires évoluent nécessitant une adaptation desprocessus et des outils.

Mode projet Les organisations changent et les outils vieillissent ; aussi est-ilnécessaire tous les 5 à 10 ans de remettre à plat les besoins ; lemode projet est un mode de construction : il présente une date dedébut et une date de fin : dans cette période une « task force » ou« équipe projet » est constituée spécialement pour conduire leprojet ; elle regroupe les services utilisateurs et informaticiens ; elledéfinit, fabrique ou achète, met en place de nouveaux processus etde nouveaux outils informatiques.

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Mode stratégique Régulièrement la Direction Générale prend du recul et se ré-interroge sur ses systèmes d’information, fait le point sur lasituation et dresse les grandes orientations stratégiques pourl’avenir à moyen terme.

Nomade (utilisateurnomade)

Capacité pour un utilisateur de pratiquer l'essentiel de ses activitéspendant ses voyages.

NTIC Les Nouvelles Technologies de l'Information et de laCommunication désignent l'ensemble des technologies liées auxtransmissions des données sous forme numérique. Elles englobentune série d'outils techniques et de services facilitant les échanges enréseau par l'alliance de l'informatique et des télécommunications.Loin de se limiter à Internet et au commerce électronique, ellescomprennent : la messagerie, l'intranet, la visioconférence, lescentres d'appels, les Echanges de Données Informatisées (EDI), letravail en commun (groupware) et la circulation des documentssous format électronique.

PGI Progiciel de Gestion Intégré. Logiciel qui fournit aux entreprisesdes solutions intégrées pour la finance, les ressources humaines,…( SAP, Peoplesoft, Oracle applications, …). En anglais ERP.Voir « progiciels ».

PMSA Plan de Modernisation et de Simplification Administrative.

Portail (Portal en anglais) C’est une sélection de liens, triés par catégorie,vers d'autres sites ou vers des services en ligne. Ces liens sontchoisis, de façon de plus en plus personnalisée, en fonction desbesoins d'un type de client déterminé.

PPI Plan Prioritaire Informatique. Il s’agit du plan d’urgence mis enplace au terme de l’étude conduite sur la situation des systèmesd’information (décembre 2000 à mars 2001). Ce plan d’urgencevise à surmonter les échéances à court terme auxquelles sontconfrontées les systèmes d’information GRH et GBFCM en régimeétabli : euro, réforme des marchés publics, suppression de lapériode complémentaire, …Son plan d’action couvre la période février 2001 – février 2002.

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8Annexe 1 – Glossaire

Progiciels (produit logiciel)Logiciels applicatifs standards. Ils sont vendus sous forme delicences d’utilisation, avec des prestations associées (maintenancedu logiciel, formation, expertise, exploitation …). Les progicielsdoivent être paramétrés pour répondre aux besoins des utilisateursou de l’entreprise et ainsi intégrer les processus et règles de gestion.Ils peuvent faire l’objet de développements spécifiquescomplémentaires.

Système d’information Il s’agit d’une notion beaucoup plus large que celle d’informatique.Par système d’information, on entend l’ensemble des composantesorganisationnelles (processus, règles de gestion), structurelles,humaines (utilisateurs et informaticiens), culturelles ettechnologiques afférentes à un domaine (voir domaine).

TMA Tierce Maintenance Applicative. Prise en charge par unprofessionnel, dans le cadre d'un contrat pluriannuel, desmaintenances préventives, curatives, évolutives et adaptatives, pourassurer la qualité du produit avec obligation des résultats en coûtset en délais.

Travail collaboratif Voir groupware

Vidéoconférence ouVisioconférence

Permet une nouvelle organisation des réunions et des séminaires.Par l'intermédiaire d'un réseau, elle permet à des individus, àplusieurs groupes de personnes distantes voire à des salles entièresde dialoguer, de se voir, de consulter des documents, etéventuellement de travailler simultanément sur les mêmes donnéesinformatiques.

Workflow Par opposition aux applications traditionnelles qui automatisent lesfonctions de chaque acteur de l'entreprise, le workflow coordonneles actions des différents intervenants, automatise l'enchaînementdes tâches, supervise le déroulement des processus.

XML eXtensible Markup Language (langage de balisage extensible). Ilne s’agit pas d’un langage de programmation mais d’un méta-langage exploitable pour créer un langage.XML est issu de SGML (Standard Generalized Markup Language).XML est destiné à l'échange de documents, c'est une solution pourla modélisation des contenus et la standardisation de modèles decontenus.

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Annexe 2 – La démarche participative d’élaboration du SDSI

� Les structures de travail, de validation et de décision mises enplace

• Un groupe de travail au sein de la DSIEn plus d’un travail quotidien de préparation, le groupe s’est réuni en séances de travail,notamment les 8 et 9 mars 2001, 30 mars, 14 et 15 mai, 25 et 26 juin.

• Un groupe de réflexion sur l’évolution des systèmes d’information, représentant lesdifférentes « dimensions de l’InstitutSa composition est présentée page suivante.Ce groupe, réuni en 4 séminaires (4 et 5 avril ; 21 et 22 mai ; 10 juillet), s’est attaché àchacune des phases du projet, à valider les propositions à présenter en Comité deDirection.

• Le Comité de Direction de l’InstitutInstance de décision qui a statué à l’issue des phases 1 (2 mai), 3 et 4 (18 juillet, 19septembre).

Pendant toute la durée du projet, une aide méthodologique et une aide au chiffrage des coûtsa été apportée par le cabinet CSC-Peat Marwick (15 jours de consultant).

� Les phases de l’élaboration du présent SDSI

L’élaboration du présent SDSI a été conduite en 4 phases : étude de la situation des systèmesd’information et des besoins macroscopiques ; élaboration des différentes ciblesenvisageables pour chacun des domaines ; chiffrage ; décision et rédaction du SDSI.

• Phase 1 (décembre 2000 – mars 2001) : étude quantitative et qualitative de la situationdes systèmes d’information de l’Institut Lors de cette phase, plus de 130 personnes (liste page suivante) ont été rencontréesindividuellement : utilisateurs et responsables des équipes administratives etscientifiques, du Siège et de certains Centres et représentations ; informaticiens de laDSI et informaticiens des équipes scientifiques.Après validation par le groupe de réflexion (4 et 5 avril 2001), les conclusions de cetteétude ainsi que le plan d’urgence (février 2001 – février 2002) qui en a été déduit ontété validés par le Comité de Direction en sa séance du 2 mai 2001 et sont disponiblessur l’Intranet* de l’I.R.D.

• Phase 2 (avril – mai 2001) : étude des différentes cibles envisageables par domaine(outils, organisation, service offert en régime établi*) et des différentes trajectoirespour passer de la situation actuelle à la situation cible (mode projet*).A l’issue de cette phase de grande orientations ont été retenues par le Groupe deréflexion (21 et 22 mai 2001) ; A ce stade certains scénarii ont été abandonnés.

• Phase 3 (juin 2001) : chiffrage des scénarii retenus, planificationA l’issue de cette phase, une politique en matière de systèmes d’information et un pland’action chiffré a été validé par le groupe de réflexion (10 juillet 2001) afin d’êtreprésentés au comité de Direction pour prise d’une décision de principe en séance du 18juillet 2001.

• Phase 4 (juillet 2001) : décision et rédaction du SDSIDécision définitive sur la politique en matière de systèmes d’information, les projetsprioritaires, le calendrier et les moyens en Comité de direction du 19 septembre 2001.

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� Le groupe de réflexion sur l’évolution des systèmesd’information

− C. d’ARGOUGES, Secrétaire Générale− M. BOURNOF, Agent Comptable Principal− J-C. BOUSQUET, Directeur des affaires générales et des achats ; Administrateur du

Siège.− P. CAYRE, Directeur du département scientifique DRV (A. POULET)− A. CORNET, Directeur du centre de Montpellier− M. COT, Directeur de l’unité UR010 « santé de la mère et de l’enfant »− J-R. DURAND, Directeur du centre de Dakar et représentant régional− M-N. FAVIER, Directrice de l’information et de la communication− J-C. HERAIL, Directeur du budget et des affaires financières− J-P . REBERT, Chargé de mission auprès du directeur du département scientifique

DME− P. SECHET, Directeur des assemblées et indicateurs scientifiques− J. THOMAS, Directeur des personnels− J-P. TREUIL, UR079 « GEODES », représentant du département DME− H. de TRICORNOT, Directeur du département de sutien et d eformation des

communautés scientifiques du Sud

� Plus de 100 personnes rencontrées lors de la phase 1 (en plus desagents de la DSI)

Liste pages suivantes.

Annexe 2 - La démarche d'élaboration du SDSI

Lieu Soutien à l'activité

scientifique

Activité scientifique

Direction Fonction Nom - Prénom

Abidjan Représentant de l'IRD en Côte d'Ivoire Morlière AlainBondy Responsable de l'Unité Gestion Financière et Comptable (Services

administratifs du centre IRD de Bondy)Chapelet Sylviane

Bondy Directeur de l'unité R029, Environnement urbain Couret DominiqueBondy Informaticien scientifique Fianyo E.Bondy Informaticien scientifique Gosselin MichelBondy Responsable de l'Unité Technique

(Services généraux du centre IRD de Bondy)Lanau Jacqueline

Bondy Parrot Jean-FrançoisBondy Directeur de l'unité R079, Géométrie des espaces organisés,

dynamiques environnementales et simulationsPerrier Edith

Bondy Directeur de l'unité R027, Interactions entre l'organisation des couvertures d'altération et les aquifères.

Robain Henri

Bondy Responsable de l'appui informatique au secteur documentation de la DIC

Rossi Pier Luigi

Bondy UR079 - GEODIS Treuil Jean-PierreBondy Responsable de la Direction des Personnels

(Services administratifs du centre IRD de Bondy)Truchon Sylvie

Bondy Directeur du Centre IRD de Bondy Turenne Jean-FrançoisDakar Informaticien Adama MaraDakar Informaticien Agossa BriceDakar Directeur de l'unité S009, Espace de recherche intégrée sur la santé

des populations.Chippaux Jean-Philippe

Dakar Directeur de l'unité R083, Interactions biologiques dans les sols des systèmes anthropisés tropicaux.

Chotte Jean-Luc

Dakar TCE - Responsable du Laboratoire de Chimie à IRD Hann Ciornei GillesDakar DR2, en accueil au Laboratoire de Physique de l'Atmosphère, de

l'Ecole Supérieure Polytechnique de l'Université Cheikh Anta Diop. Il est conseiller scientifique du directeur du LPA.

Citeau Jean

Dakar Agent local de l'IRD, Ingénieur informaticien au Laboratoire d'Enseignement et de Recherche en matière de Géomatique (LERG), UCAD.

Diokhane Aminata Mbow

Dakar Représentant de l'IRD au Sénégal Durand Jean-RenéDakar CR1, UR034 Maladies virales émergentes et systèmes d'information. Etard Jean-François

Dakar INR, responsable de l'information et de la communication, correspondant de la DIC, IRD Hann.

Fromaget Michel

Dakar AI, Régisseur, IRD Hann. Gourna--Douath DanièleDakar CR1, UR067, Sols cultivés à fortes contraintes physico-chimiques des

régions chaudes en milieu tropical.Hammecker Claude

Dakar Administrateur du Centre IRD de Dakar Kubler JoséDakar DR2, US048, Dynamiques, impacts et valorisation des hydro-

aménagements, IRD Hann.Lamagat Jean-Pierre


scientifique



Dakar CR1, UR044, Dynamiques sociales de l'irrigation, IRD Hann. Le Roy XavierDakar INR, US009, Espace de recherche intégrée sur la santé des

populations, IRD Hann.Lévi Pierre

Dakar Agent local IRD, Responsable du CRD (Centre Régional de Documentation), IRD Hann.

Ndong Maurice

Dakar CR1, UR040, Symbioses tropicales et méditerranéennes, IRD Bel-air. Neyra Marc

Dakar Directeur de l'unité S017, La jachère en Afrique tropicale. Pontanier RogerDakar INE, affecté au LERG, UCAD. Rakoto MamyDakar Directeur du CRODT Samba AlassaneDakar CR1, UR070 Réponses adaptatives des populations et des

peuplements de poissons aux pressions de l'environnement, IRD Bel-Air.

Tito de Morais Luis

Dakar Agent local de l'IRD, Responable du Bureau du Personnel Expatrié, des Missions et Voyages et du Partenariat.

Traoré Anne

Dakar INR, US048, IRD Hann. Vauchel PhilippeLa Réunion Informaticien à La Réunion Malard PierreLa Réunion Représentant de l'IRD à La Réunion Stretta Jean-MichelMontpellier Informaticien Mme DubusMontpellier Informaticien Boyer Jean-FrançoisMontpellier Laboratoire de taxonomie des vecteurs Brunhes JacquesMontpellier Informaticien Chevenet FrançoisMontpellier Agence comptable secondaire Cohen NellyMontpellier Directeur du centre IRD de Montpellier Cornet AntoineMontpellier Projet Roselt Desconnets J.C.Montpellier Projet Roselt Dherbes J.M.Montpellier Biologie du développement des plantes tropicales pérennes. Duval YvesMontpellier Directeur de l'unité R141, Diversité et génomes des plantes cultivées. Hamon Serge

Montpellier Documentation/DIC Hensens HankaMontpellier Informaticien dans l'US VALPEDO Le Martret HervéMontpellier Directeur de l'unité S018, Actualisation et valorisation des données

pédologiques en milieu tropical et méditerranéen. Contributions à la recherche, à l'expertise, à l'aide à la décision et à l'évaluation des ressources.

Leprun Jean-Claude

Montpellier Maison de la Télédétection - Responsable du pôle IRD. Lointier MarcMontpellier Agent comptable Mesquida LucMontpellier Programme Med Hycos Morell MarcMontpellier Informaticien scientifique Petit MichelMontpellier Informaticien Raous PatrickMontpellier Administrateur du centre IRD de Montpellier Rolot Françoise


scientifique



Montpellier Hydrosciences Servat EricMontpellier Immuno. Rétrovirus Véas FranciscoNouméa Directeur du Centre IRD de Nouméa Colin ChristianNouméa Administrateur du Centre IRD de Nouméa David VictorOrléans Coordinateur de bases de données de l'US Biodival Chenin EricOrléans Informaticien de l'US Biodival Chevillotte HervéOrléans Directeur de l'unité R092, Les adaptations humaines aux

environnements tropicaux durant l'Holocène.Guffroy Jean

Orléans Directeur de l'unité S140, Expertise et spatialisation des connaissances en environnement.

Huynh Frédéric

Orléans Directeur du centre IRD d'Orléans Lescure Jean-PaulOrléans Directeur de l'unité S084, Biodiversité végétale, connaissance et

valorisation.Moretti Christian

Orléans Hors unité Poncet YvelineOrléans Professeur à l'université/Géomatique FotsingOuagadougou Représentant de l'IRD au Burkina Faso Casenave AlainParis Directeur de la DOM Bambuck RogerParis Chargé de mission - Secteur Sciences Sociales - DSS Bonnefond PhilippeParis Adjoint du Directeur de la DP Bordage BrunoParis Agent comptable Principal Bournof MarcParis Directeur du SAGA Bousquet Jean-ClaudeParis Archiviste/SAGA Burcklé Marie-MadeleineParis Assistante de la Directrice du DSS Bursachi PatriciaParis Adjointe de l'Agent comptable Cadaugade MichelineParis Directeur du DRV Cayré PatriceParis Directeur de la DRI Chasseriaux Jean-MichelParis Informaticien - SAIS Christophe ThierryParis Responsable du Bureau de l'évaluation individuelle Couturier FrançoiseParis Secrétaire Générale d'Argouges ChristineParis Département du DSF de Tricornot HervéParis Gestionnaire des Marchés au Bureau des Contrats et Marchés/SAGA Drouët Stéphane

Paris Chef du Bureau du Budget des Personnels/SBAF Dubreucq AndréParis Responsable du secteur Evaluation individuelle et recrutement/DP Erard DominiqueParis Directrice de la DIC Favier Marie-NoëlleParis Chef du BBG/SBAF Gautier JeannineParis Responsable du Bureau de Gestion Technique/SAGA Gillion Jean-ClaudeParis Responsable de la Documentation au DEV Glanard AnneParis Responsable du secteur "Communication et Culture Scientifique"/DIC Granvaud Thomas

Paris Adjointe du directeur du SAGA Guat Isabelle


scientifique



Paris Directeur du SAJ Guérin MathiasParis Fonctionnaire de Sécurité-Défense Guillon Jean-HuguesParis Directeur du SBAF Hérail Jean-CharlesParis Respon. du secteur Emploi et Compétences/DP Larget CatherineParis Responsable de la base INDIGO/DIC Lissalde ClaireParis Assistant de la responsable du secteur Evaluation individuelle et

recrutementMaisonnave-Coutérou Jean-Luc

Paris Assistant du Directeur du SAJ Marani GilbertoParis Directeur du DME Merle JacquesParis Directrice du DSS Moulin Anne-MarieParis Responsable du Bureau gestion et paie/DP Pavel AnneParis Chargé de mission - DRI Portais MichelParis Responsable de la Cellule Administration de la base de données/DP Porte Annie

Paris Chargé de mission du DRV Poulet AlainParis Conseiller "NTIC" Renaud PascalParis Responsable du Bureau des concours Renaudineau ValérieParis Gestionnaire au Bureau des Inventaires/SAGA Revel JoëlleParis Respon. du Bureau de Gestion Financière et Comptable/SAGA Sabarly ChantalParis Directeur du SAIS Séchet PatrickParis Médecin du travail Sode VéroniqueParis Conseiller DRV/DME - Océanographie Sournia AlainParis Responsable du secteur "Documentation"/DIC Stjepanovic MiloradParis Directeur de la DP Thomas JacquesParis Agent comptable secondaire Tremblay IsabelleParis Assistante sociale Varin Lepinay MoniqueParis Chef du Bureau des Missions et Voyages/SAGA Vernon Salichon YvonneParis Directeur du DEV Weber JacquesThaïlande Directeur de l'unité R034, Maladies virales émergentes et systèmes

d'information.Gonzalez Jean-Paul

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Annexe 3 – Le chiffrage détaillé des budgets prévisionnels

Les tableaux des pages suivantes présentent les budgets détaillés de chacun des 30 projets duSDSI.Il distingue, pour chacun des 10 domaines et des piliers du socle, les coûts « une fois » en modeprojet *, et les coûts annuels en régime établi*.

Evolution des coûts en matière de systèmes d'information (En KFF HT) 1

Coûts annuels en régime établi (1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

En KFF HT Réalisé ProjectionEn noir : budget actuel et son évolution Budget 2000 Budget 2001 Budget 2002 Budget 2003 Budget 2004 Budget 2005En rouge : budget SDSIEn vert : budget PPI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI

Total coûts annuels en régime établi 17 250 16 250 20 000 16 250 31 850 10 950 40 750 9 250 43 750 7 750 42 650 6 750

1ère section - Titre 3 9 500 3 300 10 250 3 300 11 900 3 000 13 900 2 000 13 900 1 000 13 900 0S4 - La politique de moyens Masse salariale (avant SDSI) 9 500 3 300 9 500 3 300 9 500 3 000 9 500 2 000 9 500 1 000 9 500

PPI = 3 CDD pour renforcer l'assistance à Montpellier 750 Recrutement sur 2 ans de 11 agents suppl. à la DSI (A à K) 2 400 4 400 4 400 4 4002ème section - Titre 6 0 0 0 0 3 0 0 0 3 0 0 0 3 0 0 0 3 0 0 0S4 - La politique de moyens Formation des agents de la DSI (évolution des compétences) 300 300 300 3003ème section -Titre 6 7 750 12 950 9 750 12 950 19 650 7 950 26 550 7 250 29 550 6 750 28 450 6 750S1 - Management des systèmes d'in

S1-1 : pilotage, suivi, mise à jour du SDSI 100 100 100 100 S1-4 : formation des acteurs à la méthode de conduite de projet 5 0 5 0 5 0 5 0 S1-4 : apport d'une AMO sur chaque projet 700 700 700 700 S1-5 : ouverture d'un forum sur la mise à jour du SDSI 5 0 5 0 5 0 5 0

S2 - L'architecture des systèmes d'i Plan d'action pluri-annuel 100 100 100

S3 - L'infrastructure technique inform Entretien, maintenance, sécurité 4 400 4 400 4 400 3 000 2 500 1 500 Assistance bureautique 900 300 900 300 1 200 1 200 900 900 Tenue à niveau et extension du parc micro. 250 6 750 250 6 750 250 6 750 250 6 750 250 6 750 250 6 750 Liaisons télécoms 100 1 800 100 1 800 1 900 2 000 2 100 2 200 Téléphonie (dont consommations) 2 700 2 700 2 700 2 700 2 500 2 500 PPI = Renforcement de l'assistance à Bondy 250 S3-2 : évolution de l'interconnexion des réseaux 500 1 000 1 500 1 500 S3-4 : renforcement de l'assistance aux utilisateurs bureautiques (des centres) 2 000 4 500 4 500 4 500 S3-4 : renforcement de l'assistance aux utilisateurs bureautiques (hors centres) 500 500 500 S3-5 : renforcement de l'administration des serveurs et réseaux 3 000 6 000 6 000 6 000

S4 - La politique de moyens PPI = Elaboration consultation pour marché bureautique 150

D1 et D2 - GRH et GBFCM Maintenance 2 100 900 2 100 900 2 300 700 1 500 500 500 PPI = Euro, TDI, suppression période complémentaire, . . . 1 600 D1/2-1 : externalisation du régime établi (TMA + exploit.) 4 000 4 000 D1/2 : plan d'action régime établi - prolongation du PPI 100 100 100 100 D1/2 : plan d'action local (plan annuel) 400 400 400 400

D3 - Gestion descriptive et suivi des Plan d'action annuel ; maintenance 200 200

D4 - Aide au travail quotidien Plan d'action annuel ; maintenance 150 350 600

D5 - Documentation scientifique Plan d'action annuel ; maintenance 5 0 100

D6 - Valorisation de la production sc Plan d'action annuel ; maintenance 150 300

D7 - Réalisation de l'activité de reche D7-3 : organisation de journées à thème 100 100 100 D7-4 : services d'assistance téléph. sur les outils de la boite à outils 1 000 1 000 1 000 D7-4 : services de formation sur les outils de la boite à outils 500 500 500

D8 - Réalisation expertise / valorisati Plan d'action annuel ; maintenance 100 100 100

D9 - Réalisation soutien / formation Plan d'action annuel ; maintenance 5 0 5 0 5 0

D10 - Pilotage stratégique Plan d'action annuel ; maintenance 150

Divers non affecté Maintenances et sous-traitances 500 500 500 500 300

Dépenses d'investissement (coûts "une fois", en mode projet) (1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

En KFF HT Réalisé ProjectionBudget 2000 Budget 2001 Budget 2002 Budget 2003 Budget 2004 Budget 2005

DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI

Total investissement 0 1 000 0 1 000 21 950 1 000 23 800 5 0 0 22 000 5 0 0 0 0

3ème section - Titre 6 0 1 000 0 1 000 21 950 1 000 23 800 500 22 000 500 0 0S1 - Le Managt des systèmes d'infor

Projet S1-4 : définition d'une méthode de conduite de projet 250S2 - L'architecture des systèmes d'i

Projet S2-1 : définition de l'architecture des systèmes d'information 200 Projet S2-2 : formalisation et mise en place des outils de suivi et mise à dispo 100

S3 - L'infrastructure technique inform Projet S3-1 : étude existant et élabo. Plan d'action infrastructure 500 Projet S3-2 : mise en œuvre plan d'action (par tranches) 1 500 3 500 4 000 Projet S3-4 : consultation pour assistance bureautique dans les centres 250 Projet S3-5 : consultation pour renforcement de l'administration des serveurs 250

D1 et D2 - GRH et GBFCM Projet D1/2-1 : refonte des SI GRH et GBFCM - AMO 14 000 14 000 12 000

D3 - Gestion descriptive et suivi des Projet D3-1 : création du système d'information des unités 500 1 000

D4 - Aide au travail quotidien Plan de déploiement 1 000 3 000 3 000 Projet D4-4 : mise en place outils de travail collaboratif - expériences pilotes 500 500 500 Projet D4-7 : infocentre ; aide à la décision - exp. pilote 500

D5 - Documentation scientifique Projet D5-1 500 500

D6 - Valorisation de la production sc Projet D6-1 : mise à niveau des outils (INDIGO, …) 250 250 Projet D6-2 : infothèque 1 250 1 250

D7 - Réalisation de l'activité de reche Projet D7-4 : constitution de la boite à outils 250 Projet D7-4 : consultation pour des services 150 Projet D7-5 : étude préalable pour répondre au besoin de conservation du patrimoine 300

D8 - Réalisation expertise et de valo Projet D8-1 : expérience pilote d'outil de travail collaboratif 200 Projet D8-2 : mise en place outils comparables à ceux des cabinets de conseil 500

D9 - Réalisation soutien / formation Projet D9-1 : élaboration du système d'info. de l'activité de S et F des comm. Sc. du Sud 300

D10 - Pilotage stratégique Projet D10-1 1 000

Divers - non affecté Divers - non affecté 1 000 1 000 1 000 500 500

Evolution des coûts en matière de systèmes d'information (En K€ HT) 1

Coûts annuels en régime établi (1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

En K € HT Réalisé ProjectionEn noir : budget actuel et son évolution Budget 2000 Budget 2001 Budget 2002 Budget 2003 Budget 2004 Budget 2005En rouge : budget SDSIEn vert : budget PPI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI

Total coûts annuels en régime établi # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # #

1ère section - Titre 3 1 448,27 5 0 3 , 0 8 1 562,61 5 0 3 , 0 8 1 814,15 4 5 7 , 3 5 2 119,05 3 0 4 , 9 0 2 119,05 1 5 2 , 4 5 2 119,05 0 , 0 0S4 - La politique de moyens Masse salariale (avant SDSI) 1 448,27 503,08 1 448,27 503,08 1 448,27 457,35 1 448,27 304,90 1 448,27 152,45 1 448,27

PPI = 3 CDD pour renforcer l'assistance à Montpellier 114,34 Recrutement sur 2 ans de 11 agents suppl. à la DSI (A à K) 365,88 670,78 670,78 670,782ème section - Titre 6 0 , 0 0 0 , 0 0 0 , 0 0 0 , 0 0 4 5 , 7 3 0 , 0 0 4 5 , 7 3 0 , 0 0 4 5 , 7 3 0 , 0 0 4 5 , 7 3 0 , 0 0S4 - La politique de moyens Formation des agents de la DSI (évolution des compétences) 45,73 45,73 45,73 45,733ème section -Titre 6 1 181,47 1 974,20 1 486,37 1 974,20 2 995,60 1 211,96 4 047,47 1 105,25 4 504,80 1 029,03 4 337,11 1 029,03S1 - Management des systèmes d'in

S1-1 : pilotage, suivi, mise à jour du SDSI 15,24 15,24 15,24 15,24 S1-4 : formation des acteurs à la méthode de conduite de projet 7,62 7,62 7,62 7,62 S1-4 : apport d'une AMO sur chaque projet 106,71 106,71 106,71 106,71 S1-5 : ouverture d'un forum sur la mise à jour du SDSI 7,62 7,62 7,62 7,62

S2 - L'architecture des systèmes d'i Plan d'action pluri-annuel 15,24 15,24 15,24

S3 - L'infrastructure technique inform Entretien, maintenance, sécurité 670,78 670,78 670,78 457,35 381,12 228,67 Assistance bureautique 137,20 45,73 137,20 45,73 182,94 182,94 137,20 137,20 Tenue à niveau et extension du parc micro. 38,11 1 029,03 38,11 1 029,03 38,11 1 029,03 38,11 1 029,03 38,11 1 029,03 38,11 1 029,03 Liaisons télécoms 15,24 274,41 15,24 274,41 289,65 304,90 320,14 335,39 Téléphonie (dont consommations) 411,61 411,61 411,61 411,61 381,12 381,12 PPI = Renforcement de l'assistance à Bondy 38,11 S3-2 : évolution de l'interconnexion des réseaux 76,22 152,45 228,67 228,67 S3-4 : renforcement de l'assistance aux utilsateurs bureautiques ( des centres) 304,90 686,02 686,02 686,02 S3-4 : renforcement de l'assistance aux utilsateurs bureautiques ( hors centres) 76,22 76,22 76,22 S3-5 : renforcement de l'administration des serveurs et réseaux 457,35 914,69 914,69 914,69

S4 - La politique de moyens PPI = Elaboration consultation pour marché bureautique 22,87

D1 et D2 - GRH et GBFCM Maintenance 320,14 137,20 320,14 137,20 350,63 106,71 228,67 76,22 76,22 PPI = Euro, TDI, suppression période complémentaire, . . . 243,92 D1/2-1 : externalisation du régime établi (TMA + exploit.) 609,80 609,80 D1/2 : plan d'action régime établi - prolongation du PPI 15,24 15,24 15,24 15,24 D1/2 : plan d'action local (plan annuel) 60,98 60,98 60,98 60,98

D3 - Gestion descriptive et suivi des Plan d'action annuel ; maintenance 30,49 30,49

D4 - Aide au travail quotidien Plan d'action annuel ; maintenance 22,87 53,36 91,47

D5 - Documentation scientifique Plan d'action annuel ; maintenance 7,62 15,24

D6 - Valorisation de la production sc Plan d'action annuel ; maintenance 22,87 45,73

D7 - Réalisation de l'activité de reche D7-3 : organisation de journées à thème 15,24 15,24 15,24 D7-4 : services d'assistance téléph. sur les outils de la boite à outils 152,45 152,45 152,45 D7-4 : services de formation sur les outils de la boite à outils 76,22 76,22 76,22

D8 - Réalisation expertise / valorisati Plan d'action annuel ; maintenance 15,24 15,24 15,24

D9 - Réalisation soutien / formation Plan d'action annuel ; maintenance 7,62 7,62 7,62

D10 - Pilotage stratégique Plan d'action annuel ; maintenance 22,87

Divers non affecté Maintenances et sous-traitances 76,22 76,22 76,22 76,22 45,73

Dépenses d'investissement (coûts "une fois", en mode projet) (1) : Budget indicatif sous réserve des accords sur les modalités de financement et sous réserve de l’approbation du Conseil d’Administration

En K € HT Réalisé ProjectionBudget 2000 Budget 2001 Budget 2002 Budget 2003 Budget 2004 Budget 2005

DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI DSI Non DSI

Total investissement 0 , 0 0 1 5 2 , 4 5 0 , 0 0 1 5 2 , 4 5 # # # # # # 1 5 2 , 4 5 # # # # # # 7 6 , 2 2 # # # # # # 7 6 , 2 2 0 , 0 0 0 , 0 0

3ème section - Titre 6 0,00 152,45 0,00 152,45 3 346,22 152,45 3 628,27 76,22 3 353,88 76,22 0,00 0,00S1 - Le Managt des systèmes d'infor

Projet S1-4 : définition d'une méthode de conduite de projet 38,11S2 - L'architecture des systèmes d'i

Projet S2-1 : définition de l'architecture des systèmes d'information 30,49 Projet S2-2 : formalisation et mise en place des outils de suivi et mise à dispo 15,24

S3 - L'infrastructure technique inform Projet S3-1 : étude existant et élabo. Plan d'action infrastructure 76,22 Projet S3-2 : mise en œuvre plan d'action (par tranches) 228,67 533,57 609,80 Projet S3-4 : consultation pour assistance bureautique 38,11 Projet S3-5 : consultation pour renforcement de l'administration des serveurs 38,11

D1 et D2 - GRH et GBFCM Projet D1/2-1 : refonte des SI GRH et GBFCM - AMO 2 134,29 2 134,29 1 829,39

D3 - Gestion descriptive et suivi des Projet D3-1 : création du système d'information des unités 76,22 152,45

D4 - Aide au travail quotidien Plan de déploiement 152,45 457,35 457,35 Projet D4-4 : mise en place outils de travail collaboratif - expériences pilotes 76,22 76,22 76,22 Projet D4-7 : infocentre ; aide à la décision - exp. pilote 76,22

D5 - Documentation scientifique Projet D5-1 76,22 76,22

D6 - Valorisation de la production sc Projet D6-1 : mise à niveau des outils (INDIGO, …) 38,11 38,11 Projet D6-2 : infothèque 190,56 190,56

D7 - Réalisation de l'activité de reche Projet D7-4 : constitution de la boite à outils 38,11 Projet D7-4 : consultation pour des services 22,87 Projet D7-5 : étude préalable pour répondre au besoin de conservation du patrimoine 45,73

D8 - Réalisation expertise et de valo Projet D8-1 : expérience pilote d'outil de travail collaboratif 30,49 Projet D8-2 : mise en place outils comparables à ceux des cabinets de conseil 76,22

D9 - Réalisation soutien / formation Projet D9-1 : élaboration du système d'info. de l'activité de S et F des comm. Sc. du Sud 45,73

D10 - Pilotage stratégique Projet D10-1 152,45

Divers - non affecté Divers - non affecté 152,45 152,45 152,45 76,22 76,22

Schéma directeur des systemes d'information

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