Proyecto de Sistema de Firmado Digital de la SBS: Promoviendo la eficiencia de los procesos y el cuidado del medio ambiente

Al igual que muchas empresas públicas o privadas, la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS) cuenta con procesos de trabajo que involucran documentos físicos, cuya gestión implica realizar diversas tareas (impresión, sellado, firmado o visado, clasificación y archivado). De estas tareas, el sellado y el firmado o visado ocasionaban problemas de ineficiencia, principalmente, con aquellos documentos que requerían la firma de varias personas ubicadas en oficinas geográficamente distantes.

Ante esta situación, la SBS empezó a trabajar en el diseño de un Proyecto de Sistema de Firmado Digital dirigido a lograr procesos de trabajo más eficientes, y debidamente alineado con su programa de ecoeficiencia (estrategia de cero papel en la institución para el cuidado del medio ambiente) y con el Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Información en el Perú (La Agenda Digital Peruana), el cual considera al proyecto de firmas digitales como una necesidad por su carácter de emblemático y de alto impacto.

En el año 2010 se implementó un software de firmado digital que otorgaba valor legal a los documentos del flujo de trabajo del Plan Estratégico Institucional; y, en el año 2012 se modificó el software para cumplir con las exigencias normativas. Así, la SBS fue “la primera entidad del Estado en recibir la acreditación del software de firmado” del INDECOPI.

Entre los beneficios obtenidos destaca la reducción del tiempo de firmado. Por ejemplo, el tiempo que tomaba el firmado manuscrito del Plan Estratégico Institucional disminuyó de 3 a 4 semanas a sólo 4 a 5 días (es decir, una reducción de 5 a 6 veces en promedio). De otro lado, se lograron avances en el cuidado del medio ambiente: se dejaron de imprimir 1,664 páginas y realizar 8,566 sellados. Si por cada 600Kg se dejan de emitir a la atmósfera 1.25 Toneladas de CO2 al año; en nuestro caso, por cada 8.32Kg (equivalente a 1,664 hojas) se dejaron de emitir 1.8Kg de CO2, cifra pequeña, pero que va en aumento debido al incremento de procesos con firmado digital.

La implementación del Proyecto ha sido un esfuerzo conjunto de la Gerencia de Tecnologías de Información, la Secretaría General y la Gerencia de Planeamiento y Organización, la cual no sólo fue el primer usuario del Sistema, sino que también estableció las normas y los procedimientos requeridos.

Los beneficios del Sistema de Firmado Digital son importantes, pero también ha planteado desafíos a la SBS en aspectos de cultura y cambio organizacional, así como en la adecuación y rediseño de sus procesos internos, a fin de adoptar esta tecnología sin generar impactos negativos.