SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI MELALUI OPAC (Online …/Sarana-Temu-Kembali...perpustakaan.uns.ac.id...
Transcript of SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI MELALUI OPAC (Online …/Sarana-Temu-Kembali...perpustakaan.uns.ac.id...
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI MELALUI OPAC (Online Public
Access Catalogue
PESANTREN MODERN ISLAM (PPMI) ASSALAAM SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli
Madya (A.Md.) dalam bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
ELVIRA HERMAWATI
D1809018
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
Tugas Akhir berjudul:
SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI MELALUI OPAC (Online
Public Access Catalogue
PESANTREN MODERN ISLAM (PPMI) ASSALAAM SURAKARTA
Karya:
ELVIRA HERMAWATI
D1809018
Disetujui untuk dipertahankan di hadapan Panitia Penguji Tugas Akhir
Program DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, Mei 2012
Menyetujui
Dosen Pembimbing
Drs. Widodo, M.Soc.Sc. NIP. 19591108 198203 1 005
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah disetujui dan disahkan oleh Panitia Penguji Tugas Akhir
Program DIII Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada hari :
Tanggal : 25 Mei 2012
Dewan Penguji Tanda Tangan
1. Drs. Sudjini, S.Sos, Msi. NIP. 19530812 198003 1 005
2. Drs. Widodo, M.Soc.Sc. NIP. 19591108 198203 1 005
Mengesahkan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Dekan
Prof. Drs. Pawito, Ph. D
NIP. 19540805 198503 1 002
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
Pemikiran, keinginan dan harapan tidak akan terwujud tanpa diawali
dengan perbuatan
Pengalaman bukan dinilai dari lamanya melakukan suatu. Namun, dari
seberapa banyak menarik pelajaran dari apa yang sudah dialami (Lintong
Simaremare)
Keberhasilan adalah dimana mengucapkan terimakasih kepada orang lain
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Karya Tugas Akhir ini dipersembahkan kepada:
1. Orang tua yang senantiasa mendukung hingga tersesaikan Tugas Akhir ini.
2. Universitas Sebelas Maret sebagai instansi tempat menempuh pendidikan DIII
Perpustakaan
3. Perpustakaan Pondok Pesantren Moren Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
sebagai instansi tempat pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdulillah yang dipanjatkan kepada Allah SWT atas
rahmat dan ridhoNya, sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan. Penyusunan
Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya
pada program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini mengalami banyak kesulitan, akan
tetapi dengan dorongan dan bantuan dari berbagai pihak maka penyusunan Tugas
Akhir ini dapat diselesaikan. Dalam kesempatan ini sudah sepantasnya ucapan
terimakasih diberikan kepada:
1. Drs. Widodo, M.Soc.Sc. selaku pembimbing penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Sefudin Haryoko, SE. selaku Kepala Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta atas kesediannya dalam
memberikan ijin dalam pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO.
3. Seluruh karyawan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta yang telah memberikan pengarahan dan membimbing
selama pelaksanan Kuliah Kerja PUSDOKINFO.
4. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah menyetujui dan
memberikan ijin dalam penulisan Tugas Akhir ini.
5. Drs. Sudjini, S.Sos, Msi., selaku pembimbing akademis serta sebagai penguji
pada Tugas Akhir ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
6. Teman yang senantiasa memberikan dukungan serta bantuan hingga
terselesaikannya Tugas Akhir ini.
7. Serta berbagai pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini masih ada kekurangan dan kesalahan.
Oleh karena itu mohon maaf atas kekurangan dan kesalahan pada penulisan Tugas
Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat serta menambah wawasan
bagi para pembaca.
Surakarta, 14 Mei 2012
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
i
.. ii
iii
.. iv
.. v
vi
. Viii
xi
DAFTAR xii
DAFTAR xiii
xiv
BAB I 1
A. 1
B. 3
C. Pelaksanaan (Lokasi dan Waktu Pelaksanaan
........ 3
D. Metode 4
E. 5
BAB II .. 6
A. 6
B. .. 7
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
C. .. 8
D. Pengertian .. 11
E. Pengertian OPAC (On-line Public Access Catalogue) ... 16
F.
.... 19
G. 34
H. Pengertian 34
I. 37
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN PONDOK
PESANTERN MODERN ISLAM (PPMI) ASSALAAM
42
A. 42
B. . 44
C. 46
D. 47
E. 49
F. 49
G. 50
H. 53
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 56
A. Kendala-Kendala yang Dihadapi Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
dalam Menyediakan Sarana Temu Kembali Informasi
56
B. Tindakan yang Dilakukan Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
dalam Mengatasi Kendala-Kendala untuk Menyediakan
Sarana Temu Kembali Informasi melalui OPAC
57
BAB V 59
A. 59
B. 61
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1 Proses Melakukan Penelusuran Informa 37
Bagan 3.2 Struktur Organisasi Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
(PPMI) Assalaam Surakar .. 42
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Tampilan Aw 28
Gambar 2.2 Menu Coun 29
Gambar 2.3 Menu Utama 30
Gambar 2.4 Menu Daftar 30
Gambar 2.5 Menu Usu 31
Gambar 2.6 Menu Daftar 31
Gambar 2.7 Menu Is 32
Gambar 2.8 Menu Liha 32
Gambar 2.9 Menu Statis 33
Gambar 2.10 Menu Pen 33
Gambar 2.11 38
Gambar 2.12 38
Gambar 2.13 39
Gambar 3.14 Denah Perpustakaan Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta 46
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) 43
Tabel 3.2 Daftar Latar Belakang Pendidikan Pegawai Perpustakaan
Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta 44
Tabel 3.3 Jumlah koleksi Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assa 51
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 2 Surat Keterangan Pengantar Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 3 Surat Permohonan Magang
Lampiran 4 Form Nilai Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 5 Kegiatan yang Dilakukan Selama Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 6 Piagam Penghargaan Pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO
Lampiran 7 Kartu Anggota Perpustakaan
Lampiran 8 Grafik Kunjungan Perpustakaan PPMI Assalaam Surakarta pada
bulan Januari
Lampiran 9 Grafik Kunjungan Perpustakaan PPMI Assalaam Surakarta pada
bulan Februari
Lampiran 10 Grafik Kunjungan Perpustakaan PPMI Assalaam Surakarta pada
bulan Maret
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke
depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan
teknologi informasi dan pemanfaatannya yang merambah ke bidang perpustakaan.
Perpustakaan merupakan tempat penyimpanan dan pencarian informasi. Pada
umumnya, perpustakaan sebagai salahsatu pusat informasi guna menghadapi
permasalahan bagaimana meningkatkan mutu layanan perpustakaan melalui
koleksi, fasilitas dan staf yang berkompetensi di bidangnya. Salahsatu fasilitas
yang harus dimiliki adalah sarana penelusuran informasi yang mudah dan efektif
bagi penggunanya. Dalam menyajikan berbagai sumber informasi yang
terkandung dalam buku maupun dokumen lainnya, perpustakaan menggunakan
sarana simpan informasi salahsatunya adalah katalog baik berupa katalog tercetak
maupun katalog berbasis elektronik.
Perpustakaan yang memiliki koleksi yang cukup bayak, terlebih
mengalami pertambahan koleksi secara terus-menerus, seperti Perpustakaan
Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta, sangatlah
membutuhkan suatu sistem penelusuran informasi. Fasilitas atau sarana
penelusuran informasi yang lebih cepat dan efisien sekarang ini berupa katalog
yang berbasis elektronik yang lebih dikenal dengan sistem OPAC (Online Public
Access Catalogue).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta menggunakan OPAC untuk keperluan temu kembali informasi
mengenai informasi bahan pustaka. OPAC atau katalog online merupakan sistem
katalog perpustakaan yang berbasis komputer. Katalog online yang digunakan
pada perpustakaan ini, yaitu SIPRUS (Sistem Informasi Perpustakaan) Assalaam
Surakarta. Katalog online dirancang guna mempermudah penggunaan dalam
melakukan penelusuran informasi sesuai permintaan pengguna. Fungsinya, yaitu
untuk membantu pengguna dalam menemukan informasi yang relevan. Semakin
besar jumlah koleksi perpustakaan, maka kecepatan dan ketepatan perolehan
informasi sangat penting bagi pengguna perpustakaan. Menyadari pentingnya
sarana penelusuran informasi, maka Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta berusaha menyediakan sarana penelusuran
informasi yang dianggap mampu memberikan hasil penelusuran yang maksimal.
Melalui katalog online inilah, pengguna mencari judul buku dan hal yang
menyangkut kebutuhan informasi lainnya. Katalog online atau OPAC merupakan
fasilitas untuk pengguna perpustakaan dalam menelusur dan menemukan kembali
informasi yang dibutuhkan. Hal ini akan mempermudah bagi pengguna maupun
petugas dalam melakukan penelusuran informasi.
Begitu banyak permasalah yang dihadapi Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta dalam pengembangan sarana temu
kembali informasi melalui OPAC. Untuk itu judul Tugas Akhir ini adalah
SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI MELALUI OPAC (Online Public
Access Catalogue) SIPRUS DI PERPUSTAKAAN PONDOK PESANTREN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
MODERN ISLAM (PPMI) ASSALAAM SURAKARTA yang digunakan untuk
memenuhi salahsatu persyaratan dalam memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya
(A.Md.) dalam bidang perpustakaan.
B. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan dari Tugas Akhir ini, sebagai berikut:
1. Untuk mendiskripsikan kendala-kendala yang dihadapi Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta dalam menyediakan
2. Untuk mendiskripsikan tindakan yang dilakukan oleh Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta untuk mengatasi
kendala-kendala dalam menyediakan sarana temu kembali informasi melalui
C. Pelaksanaan (Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Pengumpulan Data)
Penyusunan Tugas Akhir ini merupakan rangkaian Praktek Kerja
PUSDOKINFO yang bertempat di Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta yang beralamat di Pabelan, Kartasura, Sukoharjo,
Surakarta PO BOX 286 Surakarta 57102. Pelaksanaan dimulai pada tanggal 6
Februari 2012 sampai dengan tanggal 31 Maret 2012.
Waktu kegiatan Praktek Kerja PUSDOKINFO, sebagai berikut:
Hari : Senin-Kamis 07.00-13.30 WIB
07.00-11.00 WIB
Sabtu 07.00-13.30 WIB
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
D. Metode Pengumpulan Data
Dalam Praktek Kerja PUSDOKINFO di Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta dibutuhkan data-data yang mempunyai
kaitan dengan tujuan observasi, untuk dapat memperoleh data-data tersebut,
penulisan Tugas Akhir ini menggunakan metode pengumpulan data, sebagai
berikut:
1. Metode Pengamatan (observasi)
Metode pengamatan (observasi) adalah metode pengumpulan data di mana
peneliti atau kolaboratornya mencatat informasi sebagaimana yang mereka
saksikan selama penelitian menurut Gulo (2002:116).
2. Metode Interview
Menurut Sutrisno (2004:218) mengemukakan bahwa, metode interview yaitu
metode pengumpulan data dengan jalan tanya-jawab sepihak yang dikerjakan
dengan sistematis dan berlandaskan kepada tujuan penelitian.
3. Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka adalah penelitian dengan metode historis berbentuk
studi bibliografis (kepustakaan), dilakukan dengan mempelajari berbagai
karya tulis, seperti buku-buku, jurnal, ensiklopedi, majalah, surat kabar dan
lain-lain, terbitan masa lalu, untuk merangkai saran-saran tindakan dalam
mengatasi masalah yang terjadi pada masa sekarang di lingkungan tertentu
oleh Nawawi, (2003:222).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
E. Rumusan Masalah
Dari uraian di atas rumusan permasalahan dari Tugas Akhir ini, sebagai
berikut:
1. Apakah kendala-kendala yang dihadapi Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta dalam menyediakan sarana temu
2. Bagaimanakah cara yang dilakukan oleh Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta untuk mengatasi kendala-kendala
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan
Menurut Supriyanto dan Muhsin (2008:15) menyatakan bahwa,
perpustakaan adalah institusi yang menyediakan koleksi bahan pustaka tertulis,
tercetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang diatur menurut sistem
aturan dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian serta rekreasi
intelektual bagi masyarakat.
Sebuah perpustakaan mempunyai tujuan yang harus diperhatikan oleh
setiap petugas perpustakaan. Adapun tujuan perpustakaan yang dikemukakan oleh
Sutarno (2003:26) adalah sebagai berikut:
1. Dapat mengikuti peristiwa dan perkembangan dunia terakhir melalui berbagai
sumber bacaan.
2. Secara tidak langsung mendapatkan pengajaran dan pendidikan.
3. Selain dapat memupuk kemampuan dan kepercayaan diri setelah menguasai
banyak informasi dan ilmu pengetahuan seseorang yang rajin ke perpustakaan
akan memperoleh kenikmatan dan kepuasan, sebab kebutuhan jiwanya dapat
diisi dengan apa yang ia senangi.
Perpustakaan sebagai sumber informasi mempunyai kegiatan yang dapat
mewujudkan tujuan perpustakaan di atas. Pada prinsipnya perpustakaan
mempunyai 3 kegiatan pokok (Sutarno, 2003:1), yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
1. Mengumpulkan semua informasi yang sesuai dengan bidang dan misi lembaga
masyarakat yang dilayaninya.
2. Melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan agar
tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai dan tidak lekas rusak baik karena
pemakaian ataupun karena usianya.
3. Menyediakan untuk siap dipergunakan dan diperdayagunakan atas seluruh
sumber informasi dan koleksi yang dimiliki perpustakaan, bagi para
pemakainya.
B. Pengertian Perpustakaan Pesantren
Sulistyo-Basuki Perpustakaan Pesantren adalah
perpustakaan yang terdapat di pesantren atau pondok yang digunakan untuk siswa
pesantren dan kadang-kadan
Menurut Departemen Pendidikan dan Agama (2003:9) pengertian
perpustakaan Pondok Pesantren sebenarnya hampir sama dengan perpustakaan
sekolah. Mengumpulkan dan mengorganisir buku untuk menunjang tujuan
pendidikan (pesantren) dan kurikulum. Sehingga pada waktunya perpustakaan
akan terangkat menjadi educational and research function
kegiatan dan akti .
Tujuannya perpustakaan Pondok Pesantren menurut Departemen
Pendidikan dan Agama (2003:9) adalah menunjang program pendidikan,
sehingga, para ustadz dan santri sanggup menerima/dapat menerima ilmu yang
jauh lebih luas daripada di depan kelas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
C. Pengertian Otomasi Perpustakaan
Lasa HS (2009:223) menyatakan otomasi perpustakaan adalah proses atau
hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia
dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpustakaan sebenarnya lebih tepat
bila disebut teknologi informasi. Teknologi informasi di sini berarti pengumpulan,
penyimpanan, pengolahan, penyebaran dan penggunaan informasi. Dalam hal ini
tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkat keras,
tetapi juga perlu melibatkan unsur manusia
Adapun tujuan otomasi perpustakaan menurut Lasa HS (2009:223), antara
lain:
1. Meningkatkan kualitas layanan.
2. Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
4. Meningkatkan kinerja petugas perpustakaan.
5. Meningkatkan daya saing.
Supriyanto dan Muhsin (2008:37) menyatakan bahwa, otomasi
perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI akan memberikan manfaat,
sebagai berikut:
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang terbaik kepada pengguna perpustakaan.
3. Meningkatkan citra perpustakaan.
4. Pengembangkan infrastruktur nasional, regional dan global.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
Kelancaran pelaksanaan otomasi perpustakaan menurut Lasa HS
(2009:223) dipengaruhi oleh:
1. Kemampuan produk teknologi informasi.
2. Pengembangan infra struktur.
3. Tuntutan layanan masyarakat.
4. Harga yang terjangkau.
5. Kemudahan memperoleh produk teknologi informasi.
Otomasi memang merupakan kebutuhan tersendiri bagi sistem
perpustakaan. Untuk itu menurut Lasa HS (2009:224), perlu pertimbangan dalam
pemilihan sistem otomasi perpustakaan, antara lain:
1. Nilai ekonomis.
2. Kehandalan.
3. Keluwesan.
4. Kebutuhan.
5. Kemudahan dalam pengoperasian.
6. Daya dukung purna jual.
6. Fasilitas pelatihan.
Supriyanto dah Muhsin (2008:38) juga mengemukakan bahwa, bidang
cakupan otomasi layanan perpustakaan dengan menggunakan teknologi informasi
dapat untuk menjalankan sistem layanan secara otomatis mulai dari:
1. Usulan koleksi.
2. Inventarisasi.
3. Katalogisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
4. Sirkulasi, reserve, inter-library loan.
5. Pengelolaan penerbitan berkala.
6. Pengelolaan anggota.
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau
syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya. Supriyanto dan
Muhsin (2008:38-42) menyatakan bahwa adapun unsur-unsur Otomasi
Perpustakaan adalah:
1. Pengguna (user)
Pengguna merupakan unsure utama dalam sebuah sistem otomasi
perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu
dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang
meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi, serta
para anggota perpustakaan.
2. Perangkat Keras (hardware)
Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi
secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya.
Fungsi perangkat keras untuk mengumpulkan data dan mengonverensinya ke
dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Perangkat keras
otomasi perpustakaan, antara lain computer, scanner, digital camera dan CD
Writer.
3. Perangkat Lunak (software)
Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan
instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
tugas sesuai dengan perintah. Tanpa perangkat lunak, perangkat keras tidak
ada gunanya.
4. Network/jaringan
Otomasi perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan akan pemanfaatan
sumber daya bersama melalui teknologi informasi.
5. Data
Merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alphabet, angka, maupun
symbol khusus.
6. Manual/panduan operasional
Biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang,
menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak.
Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem otomasi perpustakaan.
D. Pengertian Katalog Perpustakaan
Suhedar (2005:1) mengemukakan bahwa, katalog merupakan istilah umum
yang sering diartikan sebagai suatu daftar barang atau benda yang terdapat pada
tempat tertentu. Dalam kaitannya dengan perpustakaan, katalog berarti adalah
kabar, microfilm, slide dan lain-lain yang memiliki dan tersimpan pada suatu atau
Menurut Hunter yang dikutip oleh Hasugian (2003) menyatakan bahwa,
katalog adalah suatu daftar dari, dan indeks ke, suatu koleksi buku dan bahan
lainnya. Katalog memungkinkan pengguna untuk menemukan suatu bahan
pustaka yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu. Katalog juga
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
memungkinkan pengguna untuk mengetahui di mana suatu bahan pustaka bisa
ditemukan. Dengan demikian, katalog adalah suatu sarana untuk menemubalikkan
suatu bahan pustaka dari koleksi suatu perpustakaan.
Gates yang dikutip oleh Hasugian (2003) menyatakan bahwa, katalog
perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain
dalam suatu perpustakaan, dengan informasi deskriptif mengenai pengarang,
judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya.
Pendapat ini menjelaskan apa yang menjadi entri dari suatu katalog. Katalog
memuat informasi deskriptif mengenai berbagai hal, seperti pengarang, judul,
penerbit dan sebagainya. Dengan perkataan lain, pada suatu katalog dicacat
sejumlah informasi bibliografis dari suatu dokumen atau bahan pustaka.
Pendapat Taylor yang dikutip oleh Hasugian (2003) menyatakan, katalog
perpustakaan adalah susunan yang sistematis dari seperangkat cantuman
bibliografis yang merepresentasikan kumpulan dari suatu ko leksi tertentu.
Koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis bahan, seperti buku, terbitan berkala,
peta, rekaman suara, gambar, notasi musik, dan sebagainya.
Fungsi katalog perpustakaan adalah sebagai sarana temubalik informasi,
sistem komunikasi dan sebagai daftar inventaris koleksi di suatu perpustakaan.
Katalog perpustakaan berfungsi sebagai inventaris dokumen sebuah perpustakaan
sekaligus berfungsi sebagai sarana temu balik menurut Sulistyo-Basuki
(1991:317).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Sesuai dengan fungsinya, maka katalog perpustakaan juga mempunyai
manfaat. Manfaat katalog perpustakaan menurut Saleh dan Sujana (2009:59),
antara lain:
1. Sebagai sarana untuk mengetahui buku-buku apa saja yang ada dalam
perpustakaan:
a. Yang ditulis pengarang tertentu.
b. Dengan judul tertentu.
c. Mengenai subyek tertentu.
2. Untuk mengetahui buku-buku yang ada di perpustakaan lain.
3. Untuk mengetahui buku-buku apasaja yang beredar di pasaran.
4. Untuk mengetahui buku-buku apasaja yang ada dan diterbitkan di suatu
negara.
5. Sebagai sarana pemilihan koleksi untuk perpustakaan.
6. Sebagai sarana promosi buku bagi toko buku atau penerbit.
Bentuk katalog yang digunakan di perpustakaan mengalami
perkembangan dari masa ke masa. Menurut Horgan yang dikutip oleh Hasugian
(2003) menyatakan bahwa, perkembangan katalog perpustakaan nampak dari
perubahan bentuk fisiknya. Sebelum katalog terpasang (online) muncul, telah
dikenal berbagai bentuk katalog perpustakaan, dan bentuk yang paling umum
digunakan ialah katalog kartu.
Ada beberapa macam katalog yang digunakan pada perpustakaan,
umumnya kita mengenal 5 macam katalog menurut Listariono (2011:3), yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
1. Katalog kartu (card catalog)
Katalog kartu yang tebuat dari kertas manila yang agak tebal dari pada kertas
HVS, kartu ini memiliki ukuran 12,5 x 7,5 cm. Selanjutnya kartu katalog kartu
ini disimpan dalam laci-laci katalog dan disusun secara alfabetis pengarang
(katalog pengarang), alfabetis subyek (katalog subyek) maupun urutan
klasifikasi (katalog self list).
2. Katalog berkas (sheaf catalog), adalah katalog yang berupa lembaran lepas,
disatukan dengan penjepit khusus. Setiap lembar memuat satu entri, dan setiap
penjepit berisi 500 600 lembar atau slip. Ukuran katalog berkas ini 12,5 x 20
cm.
3. Katalog buku (book catalog), adalah katalog tercetak dalam bentuk buku, yang
masing-masing halamannya memuat sejumlah entri.
4. Katalog elektrik, adalah katalog dalam bentuk file di komputer katalog ini
mudah diakses untuk penelusuran atau pencarian ulang.
5. Katalog terpasang, yaitu katalog yang entri-entri disusun dalam komputer
dengan menggunakan database tertentu.
Dari beberapa macam katalog tersebut di atas, ada keuntungan dan
kelemahannya masing-masing, menurut Listariono (2011:4) katalog kartu
mempunyai keuntungan:
1. Tidak mudah hilang, karena tidak mudah dibawa-bawa seperti katalog buku
atau berkas.
2. Mudah menggunakannya
3. Luwes, karena dengan mudah kita dapat menyisipkan kartu-kartu baru.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
4. Mudah dalam menggandakan entri-entrinya
5. Mudah dibuatkan petunjuk-petunjuknya (guide card).
Namun masih menurut Listariono (2011:5) katalog kartu jika diterapkan
sekarang ini tentunya masih mempunyai kelemahan. Kelemahan katalog kartu,
antara lain:
1. Katalog kartu sangat tergantung pada tempat, sehingga bila jumlahnya sampai
melebihi kapasitas laci katalog akan menimbulkan kesulitan dalam
menggunakannya.
2. Katalog kartu tidak bisa dibawa ke mana-mana.
Sistem katalog yang dipakai di perpustakaan menurut Listariono (2011:5),
antara lain:
1. Sistem katalog abjad (alphabetical catalog), pada sistem ini katalog-katalog
pengarang, judul, dan subyek disusun menurut urutan abjad. Dari sistem ini
dibagi lagi menjadi dua, yaitu:
a. Sistem katalog kamus (dictionary catalog), suatu sistem dimana
katalogkatalog-katalog pengarang, judul dan subyek disusun dalam satu
jajaran menurut abjad (alphabetical order).
b. Sistem katalog terbagi (divided catalog), biasanya sistem ini disusun
menurut dua jajaran secara abjad, yaitu satu jajaran menurut entri
subyeknya , satu jajaran menurut entri pengarang dan entri judul secara
abjad pula.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
2. Sistem katalog klasifikasi (classified catalog), sistem katalog ini biasanya
disebut juga katalog sistematis, di mana katalog disusun menjadi tiga jajaran,
yaitu:
a. Jajaran katalog pengarang-judul yang disusun menurut abjad.
b. Jajaran katalog subyek yang disusun menurut urutan klasifikasi sebagai
entri yang diutamakan.
c. Jajaran katalog indeks subyek yang disusun menurut abjad.
E. Pengertian OPAC (Online Public Access Catalogue)
Menurut Corbin yang dikutip oleh Hasugian (2003) online public catalog,
yaitu suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau
beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya,
dan dibuat tersedia secara online kepada pengguna. Katalog itu dapat ditelusur
secara online melalui titik akses yang ditentukan. Pendapat ini menekankan
pengertian OPAC dari segi penyimpanan dan penelusuran secara online.
Sedangkan Supriyanto dan Muhsin (2008: 134) menyatakan,
OPAC yaitu sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung web untuk mencari katalog koleksi, perpustakaan yang dapat diakses oleh umum. Untuk mencari koleksi kita timggal mengetikkan judul buku yang kita cari. Dapat dilakukan dengan kata kunci judul, pengarang, subyek, nomor klasifikasi dan sebagainya.
Menurut pendapat lain, Horgan yang dikutip oleh Hasugian (2003)
mengemukakan bahwa, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan
satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan
indeks. Hal ini mengsilkan pangkalan data yang dapat ditelusur sebagai sisi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
keluaran (output) dari sistem. OPAC menyediakan akses umum kepada file
pangkalan data yang dimiliki perpustakaan. Melalui OPAC pengguna berinteraksi
untuk memeriksa isi file yang ada.
Menurut Murphy yang dikutip oleh Hasugian (2003) menyatakan bahwa,
OPAC adalah katalog yang paling cocok saat ini digunakan perpustakaan. OPAC
jauh melebihi katalog kartu dan katalog lainnya yang digantinya. Katalog kartu
memiliki sejumlah keterbatasan dibanding dengan OPAC. Sekalipun fungsi
dasarnya sama, yaitu sebagai sarana temu balik di perpustakaan, namun di antara
katalog kartu dan OPAC terdapat banyak perbedaan.
Umumnya, pengguna mengakui bahwa ada tingkat kepuasan yang tinggi
dengan OPAC, dimana pengguna lebih menyukai bentuk OPAC dari pada katalog
kartu menurut Lewis yang dikutip oleh Hasugian (2003). Pengguna lebih
menyukai OPAC karena: a) menelusur di OPAC menyenangkan, b) menelusur di
OPAC menghemat waktu, c) OPAC menyediakan layanan baru, dan d) OPAC
menyediakan ciri khas yang baru menurut Markey (1993:88) yang dikutip oleh
Jonner Hasugian.
Pendapat Kusmayadi (2006:52), bahwa OPAC bekerja berdasarkan konsep
jaringan, baik berupa LAN maupun WAN. LAN digunakan untuk keperluan
hubungan kerja dalam satu ruangan atau bangunan, sedangkan WAN untuk
keperluan kerja dalam lingkup yang lebih luas, yaitu antarwilayah misalnya
menggunakan internet.
Untuk menelusur koleksi pengguna tinggal mengetik judul buku,
pengarang, subyek dan kata kunci lainnya yang kita cari.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC yang
disampaikan oleh Kusmayadi (2006:53), antara lain:
1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang
dimiliki perpustakaan.
2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus
dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi.
3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga
dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja.
4. Mempercepat pencarian informasi dan dapat melayani kebutuhan informasi
masyarakat dalam jangkauan yang luas.
5. Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas.
OPAC mempunyai keunggulan daripada katalog yang lainnya. Menurut
Hermanto yang dikutip oleh Khoerunnisa (2012) OPAC memiliki keuntungan,
yaitu:
1. Penelusuran informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
2. Penelusuran dapat dilakukan di mana saja tidak harus datang ke perpustakaan
dengan catatan sudah online ke internet.
3. Menghemat waktu dan tenaga.
4. Pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah
sedang dipinjam atau tidak.
5. Pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusuri bahan
pustaka.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
OPAC mempunyai kemampuan untuk menyediakan bantuan pengguna
dalam berbagai cara dan tingkatan, yang bisa langsung dibaca pengguna pada
sistem. Mitev, dalam Fattahi yang dikutip oleh Hasugian (2003) menggolongkan
empat kategori bantuan yaitu, bantuan temu balik (retrieval aids), bantuan bahasa
(linguistic aids), bantuan menjelajah (navigational aids), dan bantuan arti kata
(semantic aids). Bantuan penelusuran seperti ini tidaklah mungkin ditemukan
pada penelusuran menggunakan katalog kartu dan katalog manual lainnya.
Dari berbagai keuntungan, OPAC juga memiliki peluang kekurangan.
Menurut Hermanto yang dikutip oleh Khoerunnisa (2012) adalah:
1. Belum semua bahan pustaka masuk ke data komputer sehingga pengguna
mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran.
2. Tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiaan penelusuran bahan
pustaka akan terganggu.
3. Kurangnya ketersediaan komputer terminal OPAC untuk menelusuri
informasi yang dimiliki perpustakaan.
F. SIPRUS Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta
Sistem Informasi Perpustakaan (SIPRUS) Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta dibangun dengan menggunakan teknologi
berbasis web yang dioptimalisasi, di mana sistem ini mempunyai fleksibilitas dan
integrasi data yang tinggi. Fleksibilitas karena aplikasi ini dapat dijalankan dalam
dua platform, yaitu linux dan windows. Sistem ini dapat menunjang dan
mendukung pelayanan yang terpadu pada lingkup perpustakaan dari pendaftaran,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
sirkulasi (peminjaman dan pengembalian buku), sarana penelusuran informasi,
pengolahan serta input data bahan pustaka sampai dengan pengajuan bebas
pustaka. Semua terintergrasi dalam satu sistem, sehingga pelayanan dapat
dilakukan dengan cepat dan tepat. Selain itu, sistem ini juga menyediakan
informasi dalam dua bentuk, yaitu bentuk grafik dan bentuk tabel. Dan dapat
digunakan baik untuk keperluan internal perpustakaan maupun pihak lain yang
membutuhkan.
SIPRUS dibuat dengan tujuan untuk menyelesaikan pekerjaan operasional
di UPT perpustakaan. Dalam Sistem Informasi Perpustakaan yang selanjutnya
disebut SIPRUS ini terdapat 6 modul yaitu: Modul Pengadaan, Pengolahan,
Sirkulasi, Pemeliharaan, Modul Pengunjung dan Modul Administrator.
Menu utama pada SIPRUS Assalaam ada 3, antara lain:
1. Menu utama administrator
Hak akses pada menu administrator dapat melihat seluruh konfigurasi sistem
informasi Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta. Dengan cara memasukkan kode administrasi dan passwordnya.
Menu administrator terdiri dari:
a. Registrasi santri
Menu registrasi santri digunakan untuk menginput dan mendaftarkan data
baru anggota perpustakaan dengan menginput nomor sendiri.
b. Aktivasi santri
Menu aktivasi santri untuk melakukan pengaktivan santri agara dapat
melakukan transaksi peminjaman buku setelah registrasi santri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
c. Operator
Menu operator digunakan untuk menginput atau menambahkan data baru
operator yang akan mengakses sistem informasi Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta.
d. Hari libur
Menu hari libur gunakan untuk menentukan hari libur pada setiap
bulannya.
e. Blokir Her-regestrasi
Menu blokir heregistrasi digunakan untuk memblokir anggota yang
diharuskan untuk registrasi ulang.
f. Blokir anggota
Menu blokir anggota digunakan untuk memblokir anggota yang
mengalami kehilangan buku atau kehilangan kartu anggota.
g. Import data santri
Menu import data santri digunakan untuk memindahkan dan menyimpan
data sendiri dalam file teks dalam jumlah banyak ke dalam sistem
informasi Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta.
h. Pembayaran denda
Menu pembayaran denda digunakan untuk melihat data santri yang
mengalami keterlambatan dalam peminjaman buku dengan cara
menginput nomor santri.
2. Menu utama operator
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
Hak akses operator hanya terbatas pada hak yang diberikan oleh administrator.
Caranya dengan memasukkan kode operator dan password.
Menu operator terdiri dari:
a. Menu operator pengadaan
Menu pengadaan memiliki beberapa sub menu, antara lain:
1) Input supplier
Menu input supplier digunakan untuk menginput dan menyimpan data
suplier buku-buku yang menjadi katalog perpustakaan.
2) Input pesan buku
Menu input pemesanan buku digunakan untuk menginput data baru
pemesanan buku.
3) Input artikel
Menu input artikel digunakan untuk menginput data detil dari artikel
yang akan disimpan ke dalam sistem informasi Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta.
4) Data supplier
Menu data supplier menampilkan daftar data supplier buku yang
bekerjasama dengan sistem informasi Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta.
5) Data pesan buku
Menu data pesan buku menampilkan daftar data yang memesan buku
sebelum meminjam.
6) Data pesanan anggota
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Menu data pesan buku menampilakan daftar data anggota yang
memesan buku sebelum meminjam.
b. Menu operator pengolahan
Menu operator pengolahan memiliki sub menu, antara lain:
1) Input jenis pustaka
Menu input jenis pustaka digunakan untuk menambah jenis pustaka
yang digunakan perpustakaan dalam mengoleksi data perpustakaan.
2) Input bahasa
Menu input bahasa digunakan untuk menginput bahasa yang
digunakan untuk pengoleksian data pustaka perpustakaan.
3) Input buku
Menu input buku digunakan untuk menginput data buku yang akan
disimpan ke dalam data perpustakaan sebagai data pustaka baru.
4) Input skripsi
Menu input skripsi dugunakan untuk menginput data skripsi yang
menjadi referensi data skripsi di perpustakaan
5) Input laporan penelitian
Menu input laporan penelitian digunakan untuk menginput data
laporan penelitian yang menjadi referensi data penelitian di
perpustakaan.
6) Import buku
Menu import data buku digunakan untuk mencari data buku disimpan
untuk pengadaan buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
7) Daftar jenis pustaka
Menu daftar jenis pustaka menampilkan data jenis pustaka yang telah
diinput pada menu input jenis pustaka.
8) Daftar bahasa
Menu daftar bahasa menampilakan data bahasa yang telah diinput pada
menu input bahasa yang digunakan pada Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta.
9) Daftar koleksi pustaka
Menu daftar koleksi pustaka menampilkan data koleksi pustaka yang
dimiliki Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta sebagai koleksi data pustaka.
10) Download barcode font
Menu Download barcode font digunakan untuk mengunduh barcode
font bahan pustaka yang nantinya akan dicetak untuk ditempelkan pada
koleksi bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta sebagai koleksi data
pustaka.
c. Menu operator sirkulasi:
Menu operator sirkulasi memiliki beberapa sub menu, antara lain:
1) Heregristasi anggota
Menu heregristasi anggota digunakan untuk melakukan daftar ulang
anggota perpustakaan dengan cara memasukkan kode anggota
perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
2) Input anggota
Menu input anggota digunakan untuk memasukkan atau mengganti
tipe keanggotaan anggota perpustakaan dan memasukkan atau
mengganti data anggota tersebut pada form yang disediakan.
3) Konfigurasi sirkulasi
Menu konfigurasi sirkulasi digunakan untuk memasukkan data
konfigurasi yang berkaitan dengan sistem perpustakaan. Seluruh
transaksi yang terjadi akan sangat tergantung pada konfigurasi ini.
4) Bebas pustaka
Menu bebas pustaka digunakan untuk melakukan bebas pustaka oleh
anggota.
5) Blokir anggota
Menu blokir anggota digunakan jika terjadi kehilangan, antara lain
kartu hilang, buku hilang, hutang denda, belum registrasi.
6) Transaksi buku
Menu transaksi buku digunakan untuk melakukan transaksi
peminjaman buku.
7) Lihat konfigurasi
Menu lihat konfigurasi untuk menampilakan data jenis anggota yang
telah diatur dan dikonfigirasikan.
8) Input pengumuman
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Menu input pengumuman untuk menginput pengumuman apa saja
yang diberikan oleh Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta.
9) Daftar pengumuman
Menu daftar pengumuman digunakan untuk melihat pengumuman
yang diberikan oleh Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta.
d. Menu operator pemeliharaan
Menu operator pemeliharaan memiliki sub menu, antara lain:
1) Input penyiangan
Menu penyiangan digunakan untuk penanganan dan pemeliharaan
pada buku yang rusak dengan cara memasukkan nomor barcode buku.
2) Daftar penyiangan
Menu daftar penyiangan menampilkan daftar koleksi perpustakaan
yang telah dilakukan penyiangan.
e. Menu operator lihat laporan
Menu operator lihat laporan memiliki sub menu, antara lain:
1) Daftar anggota
Menu daftar anggota menampilkan daftar anggota perpustakaan.
2) Daftar koleksi pustaka
Menu daftar koleksi pustaka menampilkan data seluruh koleksi
perpustakaan.
3) Daftar Bebas pustaka
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Menu daftar bebas pustaka untuk melihat data anggota perpustakaan
yang telah bebas pustaka.
4) Peminjaman
Menu peminjaman digunakan untuk melihat data seluruh anggota
perpustakaan yang melakukan peminjaman buku.
5) Pengembalian
Menu pengembalian untuk melihat data anggota perpustakaan yang
sudah mengembalikan buku perpustakaan.
6) Keterlambatan
Menu keterlambatan untuk melihat data seluruh anggota perpustakaan
yang terlambat mengembalikan buku perpustakaan.
7) Denda
Menu denda untuk melihat seluruh data denda keterlambatan
pengembalian buku perpustakaan.
f. Operator lihat statistik
Menu operator lihat statistik memiliki sub menu, antara lain:
1) Statistik buku
Menu statistik buku digunakan untuk melihat statistik koleksi
perpustakaan secara model grafik atau model tabel.
2) Statistik peminjaman
Menu statistik peminjam digunakan untuk melihat statistik
peminjaman koleksi perpustakaan secara model grafik atau model
tebel.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
3) Statistik pengembalian
Menu statistik pengembalian untuk melihat statistik pengembalian
koleksi perpustakaan secara model grafik atau model tebel.
4) Statistik denda
Menu statistik denda untuk melihat statistik denda pengembalian
koleksi perpustakaan secara model grafik atau model tebel.
5) Statistik pengunjung
Menu statistik pengunjung untuk melihat statistik pengunjung
perpustakaan secara model grafik atau model tebel.
3. Menu OPAC SIPRUS
Gambar 2.1 Tampilan Awal M
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
Gambar di atas merupakan tampilan awal pada OPAC SIPRUS
Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta.
Dari sini lah pengunjung dapat mengetahui manfaat OPAC karena sudah
dicantumkan keterangan beberapa fasilitas yang dapat digunakan oleh
pengunjung untuk kebutuhan informasi yang diinginkan.
Adapun menu-menu yang disediakan OPAC SIPRUS
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta untuk meningkatkan pelayanan
kepada pengunjung antara lain sebagai berikut:
a. Menu Counter Pengunjug
Menu ini dapat digunakan oleh pengunjung untuk mengetahui status
pengunjung masih meminjam, terlambat atau belum meminjam bahan
pustaka.
Gambar 2.2 Menu Counter Pengunjung
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
b. Menu
Gambar 2.3 Menu Utama pada OPAC
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
Menu utama terdiri dari menu untuk melihat data
yang berkaitan dengan buku antara lain:
1) Daftar koleksi pustaka
Menu ini digunakan melihat daftar buku yang ada pada perpustakaan.
Gambar 2.4 Menu Daftar Koleksi Pustaka
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
2) Usulan pemesanan buku.
Menu ini digunakan untuk pengunjung memberikan usulan pengadaan
buku baru yang belum ada pada daftar buku.
Gambar 2.5 Menu Usulan Pemesanan Buku
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
3) Daftar pemesanan buku
Menu ini dugunakan untuk menampilkan daftar pesanan buku.
Gambar 2.6 Menu Daftar Pemesanan Buku
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
4) Isi buku tamu
Menu ini digunakan pengunjung untuk mengirim pesan atau kritik
guna kemajuan Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta.
Gambar 2.7 Menu Isi Buku Tamu
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
5) Lihat pengumuman
Menu ini digunakan pengunjung untuk melihat pengumuman yang
diberitahukan oleh perpustakaan.
Gambar 2.8 Menu Lihat Pengumuman
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
6) Statiktik pengunjung
Menu ini dapat digunakan pengunjung untuk melihat data pengunjung
yang berkunjung di perpustakaan.
Gambar 2.9 Menu Statistik Pengunjung
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
7) Pencarian Buku
Ini merupakan menu yang disediakan untuk penelusuran bahan
pustaka. Pengunjung tinggal mengetik salah satu diantara judul buku,
pengarang, subyek dan kata kunci lainnya yang dicarinya.
Gambar 2.10 Menu Pencarian Buku
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantern Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
G. Pengertian Sistem Temu Kembali Informasi
Lasa HS (2009:242) menuliskan bahwa, sistem temu balik informasi
adalah suatu sistem yang memungkinkan informasi mudah ditemukan ketika
diperlukan pemustaka, sistem ini biasanya telah terotomasi.
Temu kembali informasi sering disebut dengan temu balik informasi.
Menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip oleh Sulistyowati (2011:5) bahwa, temu
balik informasi meliputi sejumlah kegiatan yang bertujuan menyediakan dan
memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau
berdasarkan kebutuhan pemakai dikemukaan.
Menurut Pendit yang dikutip oleh Sulistyowati (2011:5) mengemukakan
bahwa, sistem temu kembali informasi atau information retrieval (IR) merujuk ke
keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation),
penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai ke pengambilan
(access).
Ketepatan dari sistem temu kembali informasi ini sangat diharapkan dalam
upaya memenuhi kebutuhan pengguna untuk mendapatkan informasi yang
diinginkan.
H. Pengertian Penelusuran Informasi
Menurut Yusup yang dikutip oleh Sulistyowati (2011:4) mengemukakan
bahwa, yang dimaksud dengan konsep penelusuran adalah metode atau teknik
mencari untuk menemukan kembali informasi yang sudah disimpan di dalam
perpustakaan atau di perpustakaan manapun yang sudah terikat dalam kerja sama
saling berbagi informasi dan sumber informasi. Sedangkan proses dalam mencari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
informasi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan atau pustakawan, dikenal
dengan sistem penelusuran informasi.
Penemuan balik informasi (information retrieval) adalah proses pencarian
kembali informasi yang disimpan di perpustakaan, pusat informasi dengan
menggunakan petunjuk, symbol tertentu oleh Lasa HS (1990:44).
Lasa HS (2009:242) mengemukakan bahwa, dalam penelusuran informasi
pada basisdata/database perlu: 1) memahami lingkup bidang; 2) menyeleksi
sumber-sumber basisdata; 3) mengidentifikasi query-query; 4) memahami istilah-
istilah dalam basisdata; 5) membuat search statement dengan boolean, truction
dan proximity; 6) menghilangkan duplikasi; 7) mengevaluasi proses penelusuran.
Dilihat dari cara dan juga alat yang digunakan, maka penelusuran dapat
pula dibedakan menjadi 2 menurut Surachman (2007), yaitu:
1. Penelusuran Informasi Konvensional: penelusuran yang dilakukan dengan dan
melalui cara-cara konvensional/manual seperti menggunakan kartu katalog,
kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks, dan sebagainya.
2. Penelusuran Informasi Digital: penelusuran yang dilakukan dengan dan
melalui media digital atau elektronik seperti melalui OPAC (Online Public
Access Catalog), Search Engine (di Internet), Database Online, Jurnal
Elektronik, Reference Online, dan informasi lain yang tersedia secara
elektronik/digital.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Dalam melakukan penelusuran informasi memerlukan strategi
penelusuran. Menurut Saleh dan Sujana (2009:107) menyatakan,
Strategi penelusuran disini diartikan sebagai keputusan-keputusan dan aksi-aksi yang diambil selama Anda melakukan penelusuran informasi dimana keputusan tersebut sangat mempengaruhi hasil penelusuran dalam arti judul-judul yang ditemukan dan judu-judul yang tidak ditemukan. Strategi penelusuran disini berhubungan dengan taktik untuk mendapatkan hasil penelusuran yang sesuai dengan keinginan Anda dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Agar dalam penelusuran Anda dapat menghasilkan temuan yang sesuia dengan kebutuhan, maka sebaiknya Anda melakukan strategi penelusuran tersebut pada tahap awal, bahkan sebelum Anda melakukan penelusuran ke komputer.
Masih menurut Saleh dan Sujana (2009:108), ada empat tujuan dalam
melakukan strategi penelusuran, yaitu:
1. Untuk mendapatkan jumlah temuan relevan yang diinginkan.
2. Untuk menghindari judul-judul yang tidak relevan.
3. Untuk menghindari jumlah temuan yang terlalu bersar.
4. Untuk menghindari jumlah temuan yang terlalu kecil (atau kosong).
Saleh dan Sujana (2009:108) juga mengemukakan bahwa, untuk
memenuhi keempat tujuan tersebut diperlukan usaha-usaha yang tidak gampang.
Perlu menajamkan (mempersempit) penelusuran atau melebarkan penelusuran
sebagai bagian dari taktik yang dilakukan dalam proses penelusuran. Berikut
bagan proses melakukan penelusuran informasi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
` Bagan 2.1 Proses Melakukan Penelusuran Informasi
COCOK TIDAK COCOK
Sumber: arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/penelusuran_informasi.doc., tanggal 12 April2010, pukul. 17.00.
Untuk meningkatkan relevansi hasil penelusuran, perlu diperhatikan
beberapa strategi penelusuran untuk memperluas atau mempersempit hasil
penelusuran, sehingga informasi yang diperoleh tepat dan akurat. Salah satu
strategi penelusuran yang biasa digunakan yaitu operator boolean dengan simbol
AND, OR dan NOT oleh Kusmayadi (2006:55).
I. Pengertian Operator Boolean
Di dalam usaha menyempitan dan memperlebar penelusuran biasanya
digunakan operator boolean. Operator boolean menurut Lasa HS (2009:222)
adalah kata-kata yang digunakan dalam penelusuran dari segala segi. Istilah yang
digunakan adalah AND, OR, dan NOT.
AND operator berfungsi untuk mempersempit penelusuran yang hasilnya
berupa suatu himpunan yang anggota-anggotanya merupakan anggota dari kedua
Pemakai Kebutuhan Pencatatan Analisa
Penelusuran Alat/Sumber
Hasil
Evaluasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
himpunan tersebut. Contoh penelusuran tentang LAMTORO GUNG AND KUTU
LONCAT, maka dalam penelusuran akan ditemukan dokumen-dokumen yang
mengandung kata lamtoro dan kutu loncat.
Gambar 2.11 Operator boolean menggunakan operator AND
OR operator berfungsi untuk memperluas hasil penelusuran dan
menghasilkan himpunan yang unsure-unsurnya ditemukan pada kedua himpunan
tersebut. Contoh penelusuran tentang UBIKAYU OR UBIJALAR, maka dalam
penelusuran akan ditemukan sejumlah dokumen yang mengandung informasi
tentang ubikayu atau ubijalar.
Gambar 2.12 Operator boolean menggunakan operator OR
Lamtoro Gung dan Kutu Loncat
Lamtoro Gung Kutu Loncat
Ubi Kayu Ubi Jalar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
Penelusuran dengan NOT operator akan menghasilkan suatu himpunan
dokumen yang unsur-unsurnya tidak teridentifikasi oleh kata yang telah
ditetapkan. Contoh penelusuran ULAT NOT DAUN, maka akan dihasilkan
dokumen yang memuat informasi tentang ulat dan bukan tentang daun. Dalam hal
ini juga akan tercakup informasi tentang ulat daun.
Gambar 2.13 Operator boolean menggunakan operator NOT
Dengan menggunakan ketiga operator boolean tersebut, bila menginginkan
jumlah judul temuan yang semakin besar, bisa membuat strategi penelusuran
dengan cara memperlebar penelusuran atau bila menginginkan jumlah judul
temuan yang semakin kecil atau semakin sedikit, bisa membuat strategi
penelusuran dengan cara mempersempit penelusuran.
Daun Ulat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN
PONDOK PESANTREN MODERN ISLAM (PPMI)
ASSALAAM SURAKARTA
A. Sejarah
Pepustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Pabelan,
Kartasura, Sukoharjo, Surakarta merupakan unit pelaksana teknis di bidang
kepustakaan yang berfungsi sebagai pusat penyedia informasi ilmiah bagi segenap
civitas akademika dalam rangka pelaksanaan program pendidikan di Pepustakaan
Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta.
Keberadaan UPT Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalam Surakarta tidak bisa dipisahkan dengan institusi induknya di bawah
naungan Yayasan Majelis Pendidikan Islam (YPMI) Surakarta. Pada awal
berdirinya Perpustakaan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta masih menempati ruangan sempit dan apa adanya dengan
luas sekitar 96 m².
Kemudian pada tahun 2004 Perpustakaan Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta menempati gedung baru di sebelah
timur di lantai 2 dengan luas ruangan sekitar 2100 m², yang terbagi menjadi rung
koleksi, ruang audio visual, ruang baca, ruang administrasi, ruang pengolahan,
serta gudang. Seiring dengan keberadaan gedung baru, Perpustakaan Perpustakaan
Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta telah menggunakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
sistem yang terotomasi dengan penerapan program aplikasi perpustakaan yakni
SIPRUS (Sistem Informasi Perpustakaan) Assalaam.
Visi dari Perpustakaan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta adalah: Terwujudnya perpustakaan pesantren
unggulan yang berkomitmen tinggi pada kemajuan umat.
Misi dari Perpustakaan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta, antara lain:
1. Mengembangkan perpustakaan sebagai pusat informasi.
2. Menjalankan tugas pelayanan penyedia informasi secara optimal.
Adapun tujuan dari Perpustakaan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta, yaitu:
1. Membentuk semangat dan minat baca, belajar dan menulis.
2. Mengembangkan jumlah an variasi koleksi yang seimbang dengan tingkat
kebutuhan.
3. Mengembangkan perpustakaan pesantren menjadi perpustakaan berbasis
Teknologi Informasi.
Strategi untuk mencapai tujuan Perpustakaan Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta adalah:
1. Memberikan pelayanan perpustakaan secara cepat, tepat dan memuaskan.
2. Menciptakan suasana perpustakaan yang tenang dan nyaman.
3. Mengelola perpustakaan secara professional dengan mengedepankan etika
Islam.
4. Membuat database perpustakaan digital menuju digital library.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Tugas pokok dari Perpustakaan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta yaitu:
1. Menyediakan dan mengolah bahan pustaka.
2. Memberikan pelayanan dan pendayagunaan bahan pustaka.
3. Melakukan pelayanan referensi
4. Melakukan urusan tata usaha perpustakaan.
5. Melakukan seleksi koleksi
6. Melakukan kegiatan promosi perpustakaan.
B. Struktur Organisasi
Bagan 3.2 Struktur Organisasi
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
Sumber: Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
Yayasan Majelis Pendidikan Islam (YMPI) Surakarta
Direktur PPMI Assalaam Surakarta
Kabag. Teknologi Informasi
Kasubag. Perpustakaan
Administrasi
Koordinasi Layanan Putri
Staff Putri
Koordinasi Layanan Putra
Staff Putra
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
Nama pejabat dalam stuktur organisasi Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta adalah:
1. Direktur I (Bidang Pendidikan)
2. Direktur II (Bid. Adm. Perpustakaan) : Arkanudin, S.T.
3. Kabag TI (Teknologi Informasi) : Drs. Shodiq Anwar
4. Kepala Perpustakaan : Syaifudin Haryoko, SE.
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta memiliki pegawai, antara lain sebagai berikut:
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Perpustakaan
Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
Sumber : Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta
No Nama Bagian
1 Syaifudin Haryoko, SE. Kasubag Perpustakaan PPMI Assalaam
2 Jamaludin. Pengolahan dan sirkulasi putra
3 Sukirno. Rumah tangga dan sirkulasi putra
4 Siti Alfiah, S.Ag. Administrasi dan referensi
5 Antiyah, S.Ag. Referensi dan audio visual
6 Susilowati, S.Ag. Pengadaan barang dan sirkulasi putri
7 Rapiah, S.Ag. Terbitan berkala dan sirkulasi putrid
8 Muhadi, S.Ag. Layanan khusus dan sirkulasi putra
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
C. Sumberdaya Manusia
Untuk melaksanakan tugas dan peranannya, Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta memiliki 8 orang pegawai,
yang terdiri dari 1 orang Kepala Sub Bagian dan 7 staff yakni 4 putri dan 3 putra.
Klasifikasi pendidikan semua staff Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta, sebagai berikut:
Tabel 3.2 Daftar Latar Belakang Pendidikan Pegawai
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
No Pendidikan Jumlah
1. S1 Ilmu Ekonomi 1
2 S1 Ilmu Agama 5
3 SLTA 2
Jumlah 8
Sumber : Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta
Dengan demikian Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta tidak memiki tenaga yang berlatar pendidikan ilmu
perpustakaan. Namun, semua tenaga telah mengikuti diklat, seminar dan
pelatihan-pelatihan perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
D. Ruang/Gedung
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta menempati 1 unit gedung terpadu yang berlokasi disebelah timur, di
lantai 2 dengan luas ruangan sekitar 2.100 m² yang terbagi menjadi:
1. Ruang Koleksi
Ruang koleksi terbagi menjadi 2, yakni ruang koleksi santriwan dan rung
koleksi santriwati.
2. Ruang AV (Audio Visual)
Ruang AV juga terdiri dari ruang AV santriwan dan ruang santriwati.
3. Ruang baca
Ruang baca yang luas, terang, sirkulasi udara yang baik, aman dan nyaman
terpisah antara ruang baca santriwan dan ruang baca santriwati. Pilihan antara
ruang baca yang lesehan dan ruang baca yang duduk di kursi.
4. Ruang Koleksi Referensi
Ruang koleksi refesensi ini tidak terpisah untuk santriwan dan santriwati.
Namun, dalam menggunakan fasilitas ini ada pembagiannya yaitu tanggal
genap untuk santriwati dan tanggal ganjil untuk santriwan. Di dalam ruang
referensi juga terdapat ruang pengolahan bahan pustaka. Di ruang referensi
juga terdapat ruang baca yang luas dan nyaman.
5. Ruang Sirkulasi
Ruang sirkulasi terdapat pada tengah-tengah ruang baca. Ruang sirkulasi juga
terpisah antara ruang sirkulasi santriwan dan ruang sirkulasi santriwati.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
6. Gudang digunakan untuk menyimpan koran bekas dan barang elektronik yang
tidak terpakai. Selain itu gudang juga digunakan untuk memperbaiki bahan
pustaka yang rusak.
Ruang Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta dapat digambarkan, sebagai berikut:
Gambar 3.14 Denah Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta
Area Baca Balkon R. Baca Santriwan
Area Baca Balkon R. Baca Santriwati
Luas Bangunan Sekitar 2100 m² U
Sumber : Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
Toilet
R. Administrasi
Tangga Gudang
Gudang Tangga Toilet
R. Referensi
R. AV Santriwan
R. AV Santriwaぼ
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
E. Sumber Dana
Dana merupakan salah faktor yang sangat menentukan dalam program
pengembangan perpustakaan. Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta memperoleh dana dari RAP (Rencana Anggaran
Pondok), RAP diperoleh dari Yayasan Majelis Pendidikan Islam (YMPI) yang
kemudian dibagi menjadi 2, yakni dana operasional dan dana non operasional.
Dana operasioanal diperoleh dari operasional santri, sedangkan dana non
operasioanal bersifat investasi. Selain dana dari RAP, Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta memperoleh santunan dari
berbagai pihak.
F. Sarana dan Prasarana
Untuk menunjang kegiatan layanan, Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta mempunyai sarana dan prasarana,
antara lain:
1. Prasarana
Prasana yang dimiliki Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta, yaitu:
a. Ruangan
Ruangan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta berada di lantai 2 gedung sebelah timur dengan luas ruangan
yang memadai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
b. Jaringan komputer
Seluruh komputer telah terkoneksi dengan pusat data sentral (server)
sehingga dapat diakses dengan mudah oleh pengelola dan pengguna.
2. Sarana
Guna menunjang kegiatan-kegiatan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta memiliki sarana, yaitu:
a. Komputer pusat data (server).
b. Komputer pelayanan dan pengolahan.
c. Komputer OPAC (Online Public Access Catalog) bagi pengguna juga
terpisah antara computer OPAC santriwan dan computer OPAC santriwati.
d. Ruang baca yang luas.
e. Koleksi buku yang bervariasi.
f. Koleksi Audio Visual (AV).
g. Ruang Audio Visual (AV) untuk santriwan dan santriwati.
h. Area baca Lesehan.
i. Area baca anak-anak.
j. Ruang referensi dan Audio Visual (AV) yang memakai AC.
G. Koleksi
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta mempunyai beberapa jenis koleksi, diantaranya:
1. Buku paket
Buku-buku semua mata pelajaran mulai dari kelas VII MTs sampai kelas XII
MA maupun SMK.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
2. Buku teks
Buku teks yang terdapat di Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta sering disebut koleksi sirkulasi. Koleksi ini dapat
dipinjam untuk dibawa pulang sesuai prosedur peminjaman.
3. Bahan referensi
Bahan referensi yang terdapat di Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta dapat dipinjamkan, karena berkaitan
dengan kuantitas koleksi yang dimiliki serta permintaan pengguna khususnya
koleksi kitab.
Jenis-jenis bahan referensi:
a. Ensiklopedia
Memuat informasi berikut keterangan makna dalam bidang ilmu
pengetahuan atau terbatas pada suatu subyek tertentu yang disusun
menurut abjad.
b. Kamus
Kamus merupakan sumber informasi yang menyangkut kata dan istilah,
biasanya dususun berdasarkan abjad atau alfabetis disertai artinya.
Kadang-kadang diberi lawan kata, asal kata dan kesamaan kata.
c. Sumber geografi
Memuat informasi tentang nama tempat, jarak, cuaca, penduduk,
permukaan bumi, iklim, tumbuhan, binatang serta hasil yang didapat dari
bumi itu sendiri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
d. Kitab
Memberikan informasi mengenai kajian Al-
menggunakan bahasa arab.
e. Sarana bibliografi
Bermanfaat sebagai sumber informasi yang memuat daftar terbitan umum
maupun subyek tertentu.
4. Karya ilmiah
Karya ilmiah di Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta ditulis oleh para santri yang disebut Laporan Penelitian.
Namun di Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakartai juga terdapat karya ilmiah lainnya yang merupakan sumbangan dari
pihak luar yang melakukan penelitian di lingkungan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta. Koleksi ini tidak dapat dipinjam,
hanya dapat dibaca di tempat.
5. Koleksi serial atau terbitan berkala
Koleksi serial di Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta antara lain: Jawa Pos, Solopos, Suara Merdeka, Kompas,
Republika, Trubus, National Geografi, Gatra, Otomotif, PC Media, Home,
Saji, Nakita, Time, SWA, Paras, Komputek.
6. Koleksi AV (Audio Visual) atau Media Pandang Dengar.
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
antara lain kaset, DVD, CD untuk menunjang sarana pembelajaran dan
hiburan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta, antara lain:
Tabel 3.3 Jumlah Koleksi
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
Jenis Koleksi Jumlah (eks)
Koleksi Sirkulasi 15.300
Koleksi Referensi 2.507
Laporan Karya Tulis Santri 1.888
Buku Paket 3.550
Koleksi AV 174
Koleksi Serial 18.284
Total 41.703
Sumber : Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta
H. Layanan
1. Hari dan jam buka
Senin Kamis : 07.00-14.00 WIB
: 07.00-11.00 WIB
Sabtu, Ahad : 07.00-14.00 WIB
2. Sistem layanan yang dipakai
Sistem layanan perpustakaan yang dipakai adalah gabungan dari dua sistem
yaitu close access dan open access. Sistem close access digunakan pada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
layanan referensi, hal ini karena terdapat jadwal khusus di mana waktu
kunjung untuk pengunjung putra pada tanggal ganjil dan putri pada tanggal
genap. Sehingga, apabila ada pengunjung yang ingin meminjam koleksi
referensi bukan pada jadwalnya, maka petugas akan mengambilkan koleksi
referensi yang dibutuhkan. Namun pada layanan sirkulasi Perpustakaan
Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta menggunakan
sistem layanan open access. Sedangkan pada layanan audio visual dapat
digunakan santri jika guru yang mengajar sudah memesan ruangan terlebih
dahulu.
3. Keanggotaan
Yang berhak menjadi anggota Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam
(PPMI) Assalaam Surakarta adalah:
a. Santriwan dan santriwati Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta
b. Pegawai Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
(guru dan karyawati)
c. Seluruh pegawai amal usaha Yayasan Majelis Pendidikan Islam (YMPI),
Alumni dan masyarakat umum.
4. Pendaftaran/pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan (KAP)
Pembuatan KAP dilaksanakan setiap hari kerja di Bagian Sirkulasi, dengan
persyaratan sebagai berikut:
a. Mengisi formulir pendaftaran anggota
b. Menyerahkan pas foto ukuran 2x3 sebanyak 2 lembar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
c. Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 10.000,00
d. Bagi anggota luar ataupun umum menyerahkan fotokopi identitas diri, pas
foto ukuran 2x3 sebayak 3 lembar dan membayar biaya administrasi
sebesar Rp. 10.000,00
5. Jangka waktu dan jumlah buku pinjam
Pengguna Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta dapat meminjam koleksi maksimal 2 eksemplar buku dengan jangka
peminjaman 7 hari, bagi pegawai Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta dapat meminjam koleksi maksimal 3 eksemplar dengan
jangka waktu tidak ditentukan. Namun, akan tetap diberikan surat peringatan
jika waktu peminjaman sudah cukup lama.
6. Denda
Keterlambatan menembalikan bahan pustaka yang dipinjam akan dikenakan
denda sebanyak Rp. 500,00 per hari per buku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Kendala-kendala yang Dihadapi Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta dalam Menyediakan Sarana
Temu Kembali I
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
mempunyai kendala-kendala yang dihadapi. Kendala-kendala tersebut, antara
lain:
1. Kurangnya pendidikan pengguna perpustakaan, banyak pengguna masih
, maka komputer yang disediakan
untuk digunakan pengguna untuk kepentingan lain.
2. Kurangnya pengawasan petugas sering terjadi pencurian dan perusakan
hardware komputer, sehingga komputer tidak dapat dipakai untuk mengakses
3. OPAC akses karena jaringan internet terputus.
4. Tidak adanya SDM yang menguasai komputer di Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta, sehingga apabila
ko mengalami gangguan tidak
segera ditangani harus menunggu pihak luar atau memanggil orang untuk
membenahi komputer.
5. software
komputer terkena virus yang mengakibatkan komputer tidak dapat dipakai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
B. Tindakan yang Dilakukan Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta untuk Mengatasi Kendala-kendala
untuk Menyediakan Sarana Temu Kembali Informasi Melalui OPAC
.
Jika kendala-kendala tersebut dibiarkan terus menerus, maka akan
mempengaruhi jumlah pengunjung yang datang ke Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta. Tindakan yang dapat
dilakukan oleh Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta untuk mengatasi kendala-kendala untuk menyediakan sarana temu
kembali , antara lain:
1. Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
mengupayakan pendidikan pengguna perpustakaan, namun belum dilakukan
secara berkala.
2. Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
meningkatkan pengawasan terhadap pengguna dan meningkatkan keamanan
agar tidak terjadi pencurian dan perusakan hardware komputer.
3. Salahsatu petugas Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta melapor ke Bagian TI apabila
dapat diakses kerena gangguan jaringan internet yang terputus untuk segera
diperbaiki.
4. Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
biasanya memanggil teknisi dari luar untuk membenahi komputer yang rusak.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
5. Melakukan perawatan terhadap software komputer yang disediakan untuk
agar terhindar dari virus yang dapat merusak komputer.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pengamatan untuk penulisan Tugas Akhir ini dilakukan di Perpustakaan
Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta. Dari berbagai
proses pengamatan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
1. Dalam menyediakan sarana temu kembali informasi melalui OPAC
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta
menggunakan software SIPRUS. Untuk menyediakan sarana temu kembali
informasi melalui OPAC dengan software SIPRUS Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta mengalami kendala-
kendala, antara lain:
a) Kurangnya pendidikan pengguna perpustakaan, banyak pengguna masih
kepentingan lain.
b) Kurangnya pengawasan petugas, sering terjadi pencurian dan perusakan
hardware komputer, sehingga komputer tidak dapat dipakai untuk
c)
terputus.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
d) Tidak adanya SDM yang menguasai komputer di Perpustakaan Pondok
Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta, sehingga apabila
tidak segera ditangani harus menunggu pihak luar atau memanggil orang
untuk membenahi komputer.
e)
software komputer terkena virus yang mengakibatkan komputer tidak
dapat dipakai.
2. Untuk mengatasi kendala-kendala dalam menyediakan sarana temu kembali
Perpustakaan Pondok Pesantren Modern
Islam (PPMI) Assalaam Surakarta melakukan:
a) Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta mengupayakan pendidikan pengguna perpustakaan, namun
belum dilakukan secara berkala.
b) Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta meningkatkan pengawasan terhadap pengguna dan
meningkatkan keamanan agar tidak terjadi pencurian dan perusakan
hardware komputer.
c) Salahsatu petugas Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta melapor ke Bagian TI apabila
dapat diakses kerena gangguan jaringan internet yang terputus untuk
segera diperbaiki.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
d) Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta biasanya memanggil teknisi dari luar untuk membenahi
komputer yang rusak.
e) Merencanakan perawatan terhadap software komputer yang disediakan
berkala agar terhindar dari virus yang dapat merusak komputer.
B. SARAN
Dari pengamatan yang dilakukan di Perpustakaan Pondok Pesantren
Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta, saran kepada pihak Perpustakaan
Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam Surakarta, diantaranya:
1. Saran untuk penyediaan sarana temu kembali informasi melalui OPAC:
a) Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta hendaknya menambah 2 perangkat komputer di ruang koleksi
sirkulasi putri dan 2 perangkat komputer di ruang koleksi sirkulasi putra
untuk sarana temu kembali informasi melalui OPAC yang sebelumnya
hanya terdapat 1 perangkat komputer di ruang koleksi sirkulasi putri, 1
perangkat komputer di ruang koleksi sirkulasi putra dan 1 perangkat
komputer di ruang koleksi referensi.
b) Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta hendaknya menambah pegawai yang terampil di bidang
komputer dan ilmu perpustakaan agar kerusakan komputer untuk fasilitas
sarana temu kembali informasi dapat berjalan lancar tanpa menunggu
pihak luar untuk membenahi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
c) Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta hendaknya melaksanakan pendidikan pengguna pada tahun
ajaran baru yang dibuatkan jadwal bergilir kunjungan kelas ke
perpustakaan, setelah itu pendidikan pengguna dilaksanakan secara
berkala setiap dua bulan sekali atau dilaksanakan jika ada hal yang baru di
perpustakaan. Serta pada komputer OPAC disedikan cara pentujuk
menggunakan OPAC SIPRUS.
2. Saran untuk keamanan perpustakaan
a) Hendaknya Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI)
Assalaam Surakarta mengatur pintu masuk dan pintu keluar, serta di pintu
keluar disedikan penjaga untuk mengawasi.
b) Perpustakaan Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) Assalaam
Surakarta hendaknya menggunakan alat pendeteksi security guide untuk
meminimalisir terjadinya pencurian koleksi perpustakaan dan fasilitas
perpustakaan.