SAP - Rechnungswesen - tu-chemnitz.de · SAP - Rechnungswesen 1 Einleitung ... Welche Transaktionen...

SAP - Rechnungswesen

1 Einleitung

2 Stammdaten Finanzbuchhaltung

3 Stammdaten Kostenrechnung Einführung

Kosten und Erlösartenbearbeitung Übung

Leistungsartenbearbeitung Übung

Kostenstellenbearbeitung Übung

Bearbeitung statistischer Kennzahlen Übung

Innenauftragsbearbeitung Übung

4 Planung Gemeinkosten

5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung

6 Ist-Daten Kostenrechnung

7 Periodenabschluss

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Einführung1 / 1

Auch Aktivitäten des internen Rechnungswesens im SAP R/3 System benötigen erfasste Stammdaten. Dies setzt zum Teil voraus, dass bereits die Stammdaten des externen Rechnungswesens erfasst wurden (z.B. bei primären Kostenarten).

Die im Kurs im Rahmen der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung näher betrachteten Stammdaten des Controllings sind:

● Kosten- und Erlösarten● Leistungsarten● Kostenstellen● Statistische Kennzahlen● Innenaufträge

Integration von Finanzbuchführung und Controlling

Die Kostenarten stehen durch die Integration der Daten im SAP R/3-System in engem Zusammenhang mit den Sachkonten der Finanzbuchführung. Das SAP-System ist aus Sicht der Kostenrechnung ein Einkreissystem. Die Daten werden zum Teil direkt aus den Aufwandskonten übernommen, es existiert kein zweiter Abrechnungskreis. Die Finanzbuchhaltung ist die hauptsächliche Informationsquelle des internen Rechnungswesens.

Sie werden dies bemerken, wenn Sie Belege des externen Rechnungswesens erfassen und gleichzeitig eine Kostenstelle (als Kostenträger) mitbebuchen. Sie erreichen dies durch einfaches Eintragen eines solchen Kostenträgers in die Belegbuchung.

Die Strukturen und Organisationseinheiten der Finanzbuchhaltung müssen beim Anlegen von Kostenarten berücksichtigt werden. Kostenrechnungskreis und der (bzw. die) zugeordnete(n) Buchungskreis(e) müssen aufgrund des Einkreissystems den gleichen

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Kontenplan verwenden. Folgende Fälle sind dabei zu unterscheiden:

1. Einem Kostenrechnungskreis ist genau ein Buchungskreis zugeordnet, d.h. beide Organisationseinheiten verwenden den gleichen Kontenplan.

2. Einem Kostenrechnungskreis sind mehrere Buchungskreise

zugeordnet, d.h. alle Buchungskreise müssen den gleichen Kontenplan verwenden.

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Inhalte

Dr. Dirk KahlertProfessur Wirtschaftsinformatik ITechnische Universität ChemnitzE-Mail: [email protected]

Umsetzung

wi-mediaLABProfessur Wirtschaftsinformatik ITechnische Universität Chemnitz09107 Chemnitz

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Kostenarten- und Erlösartenbearbeitung

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BWL-SichtSAP-TheorieSAP-Anwendung

Aufgaben und Zweck der Kostenarten- und Erlösartenrechnung

Die Kostenartenrechnung dokumentiert, welche Kosten in welcher Höhe innerhalb einer Periode angefallen sind.

Die Erlösartenrechnung betrachtet die erstellten bzw. die abgegebenen Leistungen. Das sind innerbetriebliche Leistungen und außerbetrieblich absetzbare Leistungen.

Kostenartenrechnung:

● mengen- und wertmäßige nach Kostenarten getrennte Erfassung und Gruppierung des angefallenen betrieblichen Werteverzehrs

● erste Stufe der Kostenrechnung, Grundlage für Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung.

● ermittelt Kostenbeträge aller Kostenarten sowie deren Zusammensetzung

Es wird z.B. erfasst, wie viel Büromaterial in den einzelnen Kostenstellen verbraucht wird.

Erlösartenrechnung:

● mengen- und wertmäßige nach Erlösarten getrennte Erfassung und Gruppierung von erstellten bzw. abgesetzten Leistungen

● Betrachtung der Outputseite des Produktionsprozesses● neben den erstellten und abgesetzten Produkten werden auch die

innerbetrieblichen Leistungen verrechnet

Entsprechend der vom Unternehmen angebotenen Produkte und



Dienstleistungen existieren Erlösarten. Setzt ein Unternehmen z.B. 10 Einheiten Beratungstage zu je 1.500 Euro ab, wird die Erlösart Beratungstage mit dem Wert 15.000 Euro gebucht.

Im Kurs wird vor allem die Erlösartenrechnung fokussiert.

Untergliederung der Kosten und Kostenerfassung

Einzelkosten können einem Bezugsobjekt (z.B. Kostenstelle) unmittelbar und vollständig gemäß dem Verursachungsprinzip zuordnet werden.

Gemeinkosten lassen sich nicht direkt einem bestimmten Bezugsobjekt zurechnen und müssen über Verrechnungsverfahren weiterverrechnet werden.

Fixe Kosten sind unabhängig von der Ausbringungsmenge.

Variable Kosten ändern sich in Abhängigkeit bestimmter Kosteneinflussgrößen.

In der Kostenartenrechnung werden Kosten erfasst, die Einzel- oder Gemeinkosten sein können. Die notwendigen Daten kommen aus der vorgelagerten Finanzbuchhaltung oder aus den Nebenbuchhaltungen (Belege der Finanzwirtschaft, Materialwirtschaft usw.)




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Kostenarten- und Erlösartenbearbeitung

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Primäre und Sekundäre Kostenarten

Im SAP-System werden primären und sekundären Kostenarten unterschieden.

Dies kann neu für Sie sein, da eine derartige Abgrenzung nicht unbedingt in einer Grundlagenvorlesung zur Kostenrechnung vorgestellt wird.

Primäre Kosten- und Erlösarten

haben eine Entsprechung in der Finanzbuchführung und werden direkt aus den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung übernommen. Dies sind z.B. Materialkosten oder Kosten für Fremdbeschaffung.

Sekundäre Kostenarten

haben keine Entsprechung in der Finanzbuchhaltung. Zu den sekundären Kostenarten zählen z.B. Kosten für die Inanspruchnahme von Leistungen der internen DV-Abteilung. Diese Kosten werden über interne Leistungsverrechnungen ermittelt und den Kostenstellen zugeordnet.

Beispielszenario: Wenn die Kostenstelle ,Unternehmensleitung' die Dienste der Kostenstelle ,DV-Abteilung' in Anspruch nimmt, deren Leistungsart ,DV-Dienstleistungen' heißt, wird sie mit der sekundären Kostenart ,DV-Service' belastet. Ein Kostenreport der Kostenstelle Unternehmensleitung könnte dann wie folgt aussehen:

Kostenart BetragPersonalkosten (primäre Kostenart) 100.000

Büromaterial (primäre Kostenart) 4.000



DV-Service (sekundäre Kostenart) 10.000

KfZ-Kosten (primäre Kostenart) 2.000

...

Primäre Kostenarten / Erlösarten

● können nur angelegt werden, wenn sie vorher im Kontenplan als Sachkonto angelegt wurden,

● d.h. sie müssen eine Entsprechung in der Finanzbuchhaltung haben.

Sekundäre Kostenarten

● werden nur in der Kostenrechnung verwendet,● werden nicht in der Finanzbuchhaltung angelegt (Ausnahmen!).

Den Zusammenhang zwischen den Konten und den Kostenarten verdeutlicht folgende Grafik.



Kostenartengruppen

Die Kostenarten können im SAP-System gruppiert werden mit Hilfe von Kostenartengruppen. Dies ist nicht zwingend erforderlich, sollte aber nach sinnvollen Zuordnungskriterien geschehen. Versäumt man die Zuordnung einer Kostenart zu einer Gruppe kann dies zu falschen Ergebnissen im Berichtswesen führen. Im Rahmen des Kurses sind die verwendeten Kostenarten in der Kostengruppe CO-PC-TOT enthalten.

zum Vergrößern ins Bild klicken

Wichtige Attribute der Kostenartenstammdaten

Gültigkeitszeitraum

Stammsätze für Kostenarten, aber auch Leistungsarten und Kostenstellen



können zeitabhängig gepflegt werden, die Angabe eines Gültigkeitszeitraumes ist erforderlich. Dies macht z.B. Sinn, um flexibel bei Umstrukturierungen im Unternehmen regieren zu können. In der Übung ist darauf zu achten, dass die angelegten Kostenarten mindestens für das ganze Geschäftsjahr gültig sind.

Kostenartentyp Dieser entscheidet, ob Buchungen direkt oder indirekt erfolgen.

Beim direkten Buchen wird ein Betrag auf das Kostenkonto (Kostenart) durch Angabe dessen Kontonummer gebucht. Alle primären Kostenarten können direkt bebucht werden.

Beim indirekten Buchen wird das Konto beim Buchungsvorgang automatisch vom SAP-System ermittelt und bebucht, die Kontonummer kann also nicht direkt eingegeben werden. Alle sekundären Kosten können nur indirekt gebucht werden. So ist z.B. die Kostenart zur ILV (Kostenartentyp 43) eine solche.

Sie buchen z.B. eine Leistungsaufnahme durch die Kostenstelle ,Verwaltungsgebäude'. Mit der verwendeten Leistungsart ist eine sekundäre Kostenart verbunden (Kostentyp 43). Das System belastet automatisch die Kostensstelle ,Verwaltungsgebäude' mit dieser sekundären Kostenart.

Mengeneinheiten

Dieses Kennzeichen bestimmt, ob Verbrauchsmengen auf dem Objekt (Kostenart) geführt werden sollen, um z.B. aus der Kostenhöhe benötigte Stunden ableiten zu können.


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Kostenarten- und Erlösartenbearbeitung3 / 3


Ablauf als EPK

..\epk\erloesartenbearbeitung.pdf

Welche Transaktionen sind wesentlich?

Beim Anlegen von Kostenarten gibt es zwei Möglichkeiten, die Einzel- oder Sammelbearbeitung. Wollen Sie sich mehrere Kostenarten anzeigen lassen, müssen Sie den PfadRechnungswesen_Controlling_Kostenartenrechnung_Stammdaten_Kostenart_Sammelbearbeitung_anzeigen aufrufen.

Im Folgenden soll die Einzelbearbeitung von primären und sekundären Kostenarten betrachtet werden:

Rechnungswesen_Controlling_Kostenartenrechnung_Stammdaten_Kostenart_Einzelbearbeitung

● Anlegen primär (KA01)● Anlegen sekundär (KA06)● Ändern (KA02)● Anzeigen (KA03)● Löschen (KA04)

Was ist zu beachten?

● Überlegen Sie sich, welche Kostenart angelegt werden soll (primär/sekundär).● Geben Sie die Kostenartennummer sowie einen Gültigkeitsbereich ein.● Beachten Sie, dass bei den primären Kostenarten ein entsprechendes Sachkonto existieren muss.● Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und legen Sie den

Kostenartentyp für und ggf. als Kennzeichen eine Mengeneinheit fest. (So erhält z.B. eine sekundäre Kostenart, die zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung verwendet werden soll den Kostenartentyp Verrechnung Leistungen/Prozesse.)

● Sichern Sie die Eingabe.





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Übung: Kostenarten- und Erlösartenbearbeitung

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Primäre Kostenart anzeigenKostenrechnung als EinkreissystemSekundäre Kostenart anlegenKostenartengruppe anzeigenStammdatenverzeichnis Kostenarten

Als nächstes gilt Ihre Aufmerksamkeit erst einmal dem internen Rechnungswesen der S&K Furniture GmbH. Auch hier möchten Sie sich zunächst einen kurzen Überblick über die Funktionsweise des Controllings im SAP System verschaffen.

● Verzweigen Sie in das Menü der Kosten- und Erlösartenrechnung (Rechungswesen_Controlling_Kostenartenrechnung).

● Prüfen Sie hier im Anzeigemodus (!) die Kostenart mit der Bezeichnung "Raumkosten" hinsichtlich der vorgenommenen Einstellungen. Suchen Sie sich diese (Kostenartennummer) mit Hilfe des Matchcodes heraus und stellen Sie fest, welchem Kostenartentyp diese Kostenart zugeordnet ist.

● Existiert für diese Kostenart ein Sachkonto in der Finanzbuchhaltung?


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Zur Verdeutlichung der Integration von internem und externem Rechnungswesen wollen Sie als nächstes die Konten der Finanzbuchhaltung mit den jeweiligen Kostenarten vergleichen.

● Verzweigen Sie also in das Infosystem der Hauptbuchhaltung und rufen Sie hier den Bericht "Sachkontenverzeichnis" (Kontenverzeichnis des Bukrs 1000) auf! Grenzen Sie die Abfrage ein, indem Sie sich nur die Konten im Intervall von 400000 bis 499999 anzeigen lassen! Des Weiteren sind nur Konten aus dem Kontenplan INT von Bedeutung, da (wie Ihnen schon bekannt ist) der Buchungskreis 1000 mit dem INT arbeitet. Bitte deaktivieren Sie auch hier alle Optionen der 'Ausgabesteuerung', da diese den späteren Bericht nur unnötig aufblähen. Führen Sie den Bericht aus!

● Erzeugen Sie nun einen zweiten Modus! Verzweigen Sie hier über das Infosystem der Kostenstellenrechnung in das Stammdatenverzeichnis der Kostenarten ( BerichteZurKostenstellenrechnung_Stammdatenverzeichnisse), um sich Kostenarten anzeigen zu lassen. Der Kostenrechnungskreis hat wie der Buchungskreis die Nummer 1000. Grenzen Sie die Suche ein, indem Sie sich alle Kostenarten im Intervall von 400000 bis 499999 anzeigen lassen. Führen Sie auch diese Abfrage aus!

● Vergleichen Sie nun beide Listen, indem Sie (z.B. mit Alt+ Tab) zwischen den Bildschirmbildern hin und her springen! Gibt es Unterschiede?


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Da Sie ein vorausschauender Controller sind und wissen, dass Sie für eine spätere innerbetriebliche Leistungsverrechnung zwischen Ihrer Kostenstelle für die Gebäudeinstandhaltung und den restlichen Kostenstellen eine Kostenart anlegen müssen, machen Sie sich sofort ans Werk.

● Legen Sie die Kostenart 9610XX an! Achten Sie darauf, dass es sich hierbei um eine sekundäre Kostenart handelt. Als Gültigkeitszeitraum ist das

komplette Geschäftsjahr anzugeben. ● Da Sie mit Hilfe dieser Kostenart zu einem späteren Zeitpunkt eine

innerbetriebliche Leistungsverrechnung durchführen werden, vergeben Sie also eine entsprechende Bezeichnung (z.B. ILV Inst. Geb. Gr. XX) und Beschreibung (z.B. ILV Inst. Gebäude Gruppe XX)! Beachten Sie, dass die Kostenart für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung verwendet werden soll! Welcher Kostenartentyp muss deshalb hinterlegt werden? Ziehen Sie ggf. den Abschnitt zur SAP-Theorie noch einmal zu Rate.

Später wird die Kostenstelle ,Verwaltungsgebäude' die Leistungsart ,Instandhaltungsstunden' von der Kostenstelle ,Instandhaltung von Gebäuden' in Anspruch nehmen. Diese Leistungsart bedarf einer sekundären Verrechnungskostenart, mit der die Empfängerkostenstelle , Verwaltungsgebäude' belastet wird, da Kostenstellen in SAP R/3 nicht mit Leistungsarten belastet werden. Diese Kostenart legen Sie gerade an.

● Die Verrechnung der innerbetrieblichen Leistung erfolgt in Form von Instandhaltungsstunden. Demzufolge ist die Verbrauchsmengenführung zu aktivieren und die entsprechende Mengeneinheit (Matchcodesuche nutzen!) zu hinterlegen! Wie immer

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beendet erst das Sichern der neuen Eingaben den Vorgang korrekt.


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Nachdem Sie die Beziehungen von Konten der Finanzbuchhaltung und Kostenarten verglichen haben, wollen Sie nun auch wissen, wie diese Kostenarten gegliedert sind.

● Lassen Sie sich die Kostenartenhierarchie CO-PC-TOT (Kostenartengruppe) anzeigen! Sie finden diesen Bericht ebenfalls im Menübaum der Stammdaten der Kostenstellenrechnung.

● Nach welchen Kriterien wurde diese Kostenartengruppe gegliedert?● Ist Ihre sekundäre Kostenart aus der vorherigen Aufgabe in dieser

Hierarchie enthalten, wenn ja - unter welchem Pfad?


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Nun tragen sie die Nummern der Kostenarten gleich in Ihren BAB ein, um ihn dadurch für spätere Eintragungen übersichtlicher zu machen.

● Nutzen Sie zur Ermittlung der Kostenartennummern der Kostenarten das Infosystem.

● Falls Sie sich den Betriebsabrechnungsbogen noch nicht ausgedruckt haben, können Sie ihn hier downloaden BAB.


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Leistungsartenbearbeitung1 / 4

BWL-SichtSAP-Theorie - ISAP-Theorie - IISAP-Anwendung

Aufgaben und Zweck der Leistungsarten

Für die später im Kurs durchzuführenden Verrechnungen spielen Leistungsartenstammdaten eine wichtige Rolle. Nachdem Sie in späteren Übungen die nach Arten gegliederten direkten Stellenkosten erfasst haben, werden in einem weiteren Schritt die indirekten Stellenkosten verrechnet. Im Gegensatz zu den direkten Stellenkosten lassen sich die indirekten nicht sofort den Kostenstellen zurechnen.

Mit Hilfe entsprechender Schlüsselungen werden die indirekten Stellenkosten den bereits definierten Kostenstellen zugerechnet. Die Schlüsselgrößen ermöglichen eine Zurechnung der Kosten zu einem Kalkulationsobjekt (Kostenstelle) proportional zur Leistung oder Inanspruchnahme. Große Bedeutung kommt der Leistung als Schlüsselzahl oder Bezugsgröße zu. Die Kosten werden also den Kostenstellen in dem Maße zugerechnet, wie diese beispielsweise die Leistung ,DV-Service' empfangen haben. Dazu müssen Leistungsarten definiert werden, für die Leistungsmengen erfasst und nach unterschiedlichen Verfahren bewertet werden können.

Um eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung (ILV) entsprechend des Leistungsaustausches der einzelnen Kostenstellen durchzuführen, müssen die primären Kostenstellenkosten und die Leistungsverflechtungen bekannt sein.

Der Begriff ,Leistung' umfasst natürlich neben innerbetrieblichen Leistungen auch die Leistungen, die für den Absatzmarkt bestimmt sind.

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Aufgaben der Leistungsartenrechnung im SAP R/3

Eine Leistungsart klassifiziert die Leistungen einer Kostenstelle.

Beispiele

Es wird z.B. erfasst, in welchem Maß (i.d.R. in Stunden) eine Produktionskostenstelle eine innerbetriebliche Dienstleistung - die Instandhaltung - in Anspruch nimmt, die von einer Instandhaltungsabteilung angeboten wird.

Die Kostenstelle "Fuhrpark" kann die Leistungsart "Transport von Material" anbieten. Als Einheit können die gefahrenen km Anwendung finden.

Auch in unserer Übungsfirma werden Leistungen benutzt, um innerbetriebliche Leistungsverrechnungen durchführen zu können.

Innerbetriebliche Leistungsverrechnung bedeutet:

● erbrachte betriebliche Leistungen messen (km, Instandhaltungsstunden, etc.)

● manuell oder maschinell erfassen● zu einen späteren Zeitpunkt verrechnen

Voraussetzung dafür ist das Anlegen der entsprechenden Leistungsarten, welches in der Übung für eine Leistungsart durchgeführt wird.

Einen Überblick über die verschiedenen Leistungsrechnungen zeigt



folgendes Bild. In unserem Kurs sollen uns nur Leistungen interessieren, welche zur Internen Leistungsverrechnung genutzt werden. Diese Leistungen führen nicht unmittelbar zu Erlösen.

Auch bei den Leistungsarten ist die Organisation gleichartiger Leistungen in Gruppen sinnvoll.

Leistungsarten, die ganz bestimmten Kostenstellenarten zugeordnet werden können, können in einer Leistungsartengruppe zusammengefasst werden. Dies erleichtert die Leistungsartenplanung erheblich.Für die Übungen wurde die Leistungsartengruppe TU-ALLE angelegt, für jeden Übungsteilnehmer wurde ein Knoten XX-ALLE angelegt, welcher alle Leistungsarten der jeweiligen Gruppen enthält.

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Wichtige Datenfelder im Leistungsartenstamm

Gültigkeitszeitraum

Auch hier muss wieder der Gültigkeitszeitraum festgelegt werden. Für die Übung ist darauf zu achten, dass anzulegende Leistungsarten mindestens für das ganze Geschäftsjahr gültig sind.

Leistungsartenparameter

Hierzu zählt die Leistungseinheit (z.B. Stunden) als Maßeinheit, in der die Leistungsart gemessen wird. Dies ist nützlich für das Berichtswesen (z.B. eine Stunde drehen kostet 56,- Euro). Das Kennzeichen Kostenstellenart legt fest, für welche Kostenstellenart eine Leistung zur Planung und als Sender in der Internen Leistungsverrechnung zugelassen ist.

Verrechenbarkeit der Leistungen

Eine verrechenbare Leistung ist der Normalfall und dient dazu, die Senderkostenstellen (Erbringer der Leistung) kostenseitig entsprechend zu entlasten. Unterschiede bestehen in der Art der Ermittlung bzw. Erfassung der Kosten und deren Verrechnung. Nicht verrechenbare Leistungen (Typ 4) dienen reinen Auswertungszwecken und spielen in diesem Kurs keine Rolle.

Lassen Sie sich einmal die F1-Hilfe zum Feld ,Leistungsartentyp' anzeigen, um weitere Details zu den Typen zu erhalten.

Tarifkennzeichen

Das Tarifkennzeichen legt fest, wie der Tarif (= Verrechnungspreis für die



Leistungsverrechnungen von Kostenstellen) einer Leistungseinheit auf einer Kostenstelle ermittelt wird. Folgende Werte können eingegeben werden:

● automatische Tarifermittlung (d.h. durch das SAP-System) auf Basis der Planleistung und der Plankosten der Stelle

● automatische Tarifermittlung auf Basis der Kapazität (oft keine vollständige Entlastung der Kostenstelle)

● manuell Tarifermittlung (oft keine vollständige Entlastung der Kostenstelle)

Bitte lesen Sie dazu auch das Kapitel zur Tarifermittlung nach (im Abschnitt ,Planung Gemeinkosten').

Verrechnungskostenart

Unter dieser sekundären Kostenart wird die (verrechenbare) Leistungsart später auf eine oder mehrere Empfängerkostenstellen verrechnet.

Eine Empfängerkostenstelle wird in SAP R/3 nicht mit einer Leistungsart belastet, sondern mit Kostenarten. Da aber der Verrechnungsvorgang bi einer ILV mit Hilfe der Leistungsart angestoßen wird, muss im System hinterlegt sein, welche Kostenart das SAP-System dann zur Belastung verwenden soll. Sie werden dies besser nachvollziehen können, wenn Sie die entsprechenden Übungen zur Kostenplanung und -Ist-Erfassung durchgeführt haben.

Diese Kostenart muss als Sekundärkostenart vom Typ ILV angelegt worden sein


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Ablauf als EPK

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Anlegen von Leistungsarten - Einzelbearbeitung: Der Pfad lautet:

Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Stammdaten_Leistungsart_Einzelbearbeitung

● Anlegen (KL01)● Ändern (KL02)● Anzeigen (KL03)● Löschen (KL04)

Leistungsart(en) einer Gruppe zuordnen: Sie finden die Transaktion im Menü der Stammdaten zur Kostenstellenrechnung:

Leisungsartengruppe_Ändern. Video Zuordnung einer Leistungsart zu einer Gruppe

Leistungsart(en) anzeigen: Den Bericht finden Sie unter Leistungsart_Sammelbearbeitung


Anlegen von Leistungsarten

● Geben Sie die Leistungsartennummer sowie einen Gültigkeitsbereich ein● Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und legen Sie den Leistungsartenparameter fest (Leistungseinheit,

Kostenstellenart)● Geben Sie den Leistungsartentyp, das Tarifkennzeichen und die Verrechnungskostenart an● Sichern Sie die Eingabe

Leistungsart(en) einer Gruppe zuordnen

● Unbedingt als Einstieg zu den Leistungsarten den Knoten XX-ALLE benutzen.

Auf keinen Fall einen übergeordneten Knoten benutzen, da Sie die zeitgleiche Bearbeitung durch andere Teilnehmer des Kurses sonst sperren würden.


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Übung: Leistungsartenbearbeitung1 / 3

Leistungsart anlegenLeistungsart einer Gruppe zuordnenStammdatenverzeichnis Leistungsarten

● Legen Sie über die Kostenstellenrechnung die Leistungsart XXIN-G an! Mit Hilfe dieser Leistungsart sollen später die Instandhaltungsstunden, die von Ihrer Gebäude-Instandhaltungskostenstelle geleistet werden, an andere Kostenstellen verrechnet werden (

dann über eine sekundäre Kostenart!).

● Achten Sie auch hier wieder unbedingt darauf, im Einstiegsbild als Gültigkeitszeitraum das aktuelle Geschäftsjahr anzugeben

● Vergeben sie die entsprechende Bezeichnung (z.B. XX: Inst. Gebäude) und Beschreibung (z. B. XX: Inst.-stunden Gebäude)!

● Als Einheit vergeben Sie ,STD' für Stunden.

● Jede Kostenstellenart des Unternehmens kann diese Leistung in Anspruch nehmen. Suchen Sie den entsprechenden Schlüssel per Matchcode.

● Die Verrechnung der Leistung wird später einmal unter der von Ihnen in der Übung zu den Kostenarten angelegten sekundären Kostenart 9610XX manuell erfolgen.

Merken Sie sich bitte diesen Zusammenhang für die spätere Analyse von Kostenflüssen!

● Der Tarif dieser Leistungsart soll zu einem späteren Zeitpunkt vom System maschinell ermittelt werden. Suchen Sie den entsprechenden Schlüssel per Matchcode. Diese Festlegungen gelten sowohl im IST als auch im PLAN. Doch später dazu mehr.

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● Ordnen Sie nun Ihre soeben angelegte Leistungsart der Leistungsartengruppe XX-INST zu!

Beachten Sie, dass Sie die Pflege auf Gruppenebene ausführen müssen, da Sie sich auf höherer Ebene bei gleichzeitiger Nutzung mit anderen Kursteilnehmern sperren.

● Benutzen Sie als Einstieg folglich Ihren Gruppenknoten XX-ALLE.● Markieren Sie den Knoten, unter den Sie Ihre Leistungsart einfügen wollen, indem Sie

auf den Knoten klicken. ● Klicken Sie dann auf die Drucktaste "Leistungsart einfügen" ( Umsch + F4) und fügen Sie die Leistungsart ein.

● Bestätigen Sie diese Eingabe mit einem Enter .

Wenn Sie alle Aufgaben dieses Teilprozesses richtig ausgeführt haben, erscheint unter Ihrem Gruppenknoten XX-INST hinter der von Ihnen soeben zugeordneten Leistungsartnummer automatisch die Bezeichnung, die Sie der Leistungsart gegeben haben, als Sie sie eben angelegt haben.



Schließen Sie die Zuordnung mit einem Klick auf das Diskettensymbol (bzw. Strg + S ) ab und verlassen Sie dann die Transaktion.

Hilfe, ich muss meinen Eintrag wieder löschen!

Wenn Sie z.B. Ihren Eintrag in einem falschen Knoten gemacht haben, können Sie diesen Eintrag wieder löschen indem Sie:

1. auf den Eintrag klicken,2. diesen über den Befehl der horizontalen Menüleiste Bearbeiten(Markieren markieren,

3. mit Bearbeiten(Markierter_Eintrag(Entfernen bzw. Löschen (bei falsch angelegten Knoten) den Eintrag entfernen.


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● Lassen Sie sich im Infosystem der Kostenstellenrechnung das Stammdatenverzeichnis zu Ihren Leistungsarten anzeigen ( BerichteZurKostenstellenrechnung_Stammdatenverzeichnisse).

● Unter welcher Kostenart werden Malerstunden verrechnet? Ist dies eine primäre oder eine sekundäre Kostenart?


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Kostenstellenbearbeitung1 / 3


Aufgaben und Zweck der Kostenstellenrechnung

In der Kostenstellenrechnung werden die Gemeinkosten den Bezugsobjekten (Kostenstellen) zugeordnet und zwischen ihnen verrechnet.

Gemeinkosten sind Kosten, welche nicht unmittelbar den endgültigen Kostenträgern (d.h. Produkten) zugerechnet werden können, sondern verursachungsgerecht aufgeteilt werden müssen. Die Kostenstellenrechnung ist die zweite Stufe der Kostenrechnung und Grundlage für die Durchführung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung und der Verteilung der Gemeinkosten auf die eigentlichen Kostenverursacher. Wichtigstes Hilfsmittel ist dabei der Betriebsabrechnungsbogen (BAB), in dem Kostenarten und Kostenstellen tabellarisch verzeichnet sind.

Aufgabe der Kostenstellenrechnung ist die Verteilung der Kosten auf Kostenstellen, um Preiskalkulationen, kurzfristige Erfolgsrechnungen, Planungsrechnungen oder Kostenkontrollen durchführen zu können.

Bildung und Arten von Kostenstellen

Kostenstellen sind Teilbereiche des Unternehmens, welche in den Prozess der Leistungserstellung bzw. Leistungsverwertung eingegliedert sind. Für diese Teilbereiche sollen die Kosten erfasst und somit kontrolliert werden. Die Erfassung der Kosten geschieht entweder direkt oder durch verschiedene Verrechnungstechniken. Werden Kostenstellen als Hilfsmittel der Kostenzurechnung auf Kostenträger betrachtet, so ist die Bildung von Kostenstellen nur erforderlich, wenn die Erzeugnisse eine Kostenstelle ungleichmäßig in Anspruch nehmen.



Die Bildung von Kostenstellen kann nach unterschiedlichen Kriterien geschehen. Zum einen können verrechnungstechnische Gesichtspunkte im Vordergrund stehen, aber auch andere Kriterien, welche später bei der Betrachtung der Kostenstellenhierarchien aufgegriffen werden sollen. Die Kostenstellenstruktur ist dann von den jeweiligen Gegebenheiten in der Unternehmung abhängig.

Unabhängig von der weiteren Verrechnung unterscheidet man zwei Arten von Kostenstellen, die verrechnungstechnisch selbstständigen (primären) und die unselbständigen (sekundären) Kostenstellen.

Primäre Kostenstellen sind solche, in denen an abzusetzenden Erzeugnissen gearbeitet wird.

Sekundäre Kostenstellen stellen ihre Leistungen nur für andere Kostenstellen bereit und lassen sich weiterhin in Hilfskostenstellen und allgemeine Kostenstellen untergliedern.


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Standard- und Alternativhierarchien

Eine Voraussetzung für das Anlegen von Kostenstellen im SAP R/3 ist die vorherige Definition einer hierarchischen Kostenstellenstruktur (Kostenstellengruppe), bspw. nach betrieblichen Funktionen.

Diese Struktur wird als Standardhierarchie bezeichnet. Beim Anlegen von Kostenstellen ist die Zuordnung zu einem Knoten in dieser Standardhierarchie zwingend erforderlich. Innerhalb der Hierarchiebildung können mehrere Hierarchien pro Kostenrechnungskreis definiert werden, um unterschiedlichsten Auswertungsgesichtspunkten gerecht zu werden. Welche Kostenstellen diesen alternativen Hierarchien zugeordnet werden, ist frei wählbar.

In der Standardhierarchie sind alle Kostenstellen enthalten, welche im Kostenrechnungskreis definiert worden sind.

Die im Kurs verwendete Standardhierarchie des Kostenrechnungskreises 1000 heißt H1. Die Gliederung erfolgte nach betrieblichen Funktionen. Jeder Teilnehmer kann über die Gruppe TUXX-ALLE auf "seine" Kostenstellen zugreifen.




Gliederungskriterien von Kostenstellenhierarchien

Funktionsorientierte Kostenstellengliederung

● Zusammenfassen gleichartiger Arbeitsgänge zu einer Stelle● orientiert sich am Ablauf des Produktionsprozesses über alle

Bereiche hinweg● Hauptfunktionen können wiederum in mehrere Teilbereiche

untergliedert sein

Organisationsorientierte Kostenstellengliederung

● Gliederung nach Verantwortungsbereichen, die sowohl räumlich als



auch funktional abgegrenzt sein können● sinnvoll, wenn für die eingerichtete Kostenstelle ein verantwortlicher

Abteilungsleiter eingesetzt wird, der Kostenabweichungen zu überwachen und zu vertreten hat (sollte in der Praxis so sein)

Rechentechnisch orientierte Kostenstellengliederung

● verwirklichen weitestgehend das Verursachungsprinzip● d.h. die Kostenstellen werden soweit aufgeteilt, dass eine möglichst

genaue Kostenerfassung mit Kostenstelleneinzelkosten unter Umgehung von Verteilungsschlüsseln gewährleistet ist

Raumorientierte Kostenstellengliederung

● Gliederung nach räumlichen Gesichtspunkte bietet sich bei Betrieben mit gleichartigen Tätigkeiten an

● so kann die Vergleichbarkeit der einzelnen Bereiche hergestellt werden

● Probleme ergeben sich aus der Tatsache, dass oft uneinheitliche Tätigkeiten in einem räumlichen Bereich zusammengefasst sind

Datenfelder im Kostenstellenstamm

Auch die Stammsätze der Kostenstellen können zeitabhängig gepflegt werden, um Änderungen zu einem beliebigen Zeitpunkt für ein beliebiges Zeitintervall zu ermöglichen.

Wichtige Stammdatenfelder sind neben der Gültigkeit:

● Bezeichnung● Verantwortlicher● Abteilung● Kostenstellenart (primär bzw. sekundäre Kostenstellenart)● Hierarchiebereich (Kostenstellengruppe)● Buchungskreis● Währung




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Ablauf als EPK

..\epk\Kostenstellenbearbeitung.pdf


Kostenstellengruppen anzeigen

Controlling_Kostenstellenrechnung_Stammdaten_Kostenstelle_Kostenstellengruppe_

Anzeigen.

Kostenstelle anlegen und ändern

Controlling_Kostenstellenrechnung_Stammdaten_Kostenstelle_Einzelbearbeitung

● Anlegen (KS01)● Ändern (KS02)● Anzeigen (KS03)● Löschen (KS04)


Kostenstelle anlegen

● Geben Sie die Kostenstellennummer sowie einen Gültigkeitsbereich an.● Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und legen Sie den Kostenstellenverantwortlichen

fest.● Geben Sie die Art der Kostenstelle, den Hierarchiebereich und den Buchungskreis an, ggf. ist ein

Geschäftsbereich zu ergänzen.● Sichern Sie die Eingabe.


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Übung: Kostenstellenbearbeitung1 / 4

Kostenstelle anzeigen Standardhierarchie und alternative Kostenstellengruppen Stammdatenbericht KostenstellenKostenstelle anlegen

● Lassen Sie sich die Kostenstelle Ihrer EDV-Abteilung anzeigen. Ihnen müsste bekannt sein, dass ihre Kostenstellen mit TUXX beginnen.

● In welchem Zeitraum ist diese Kostenstelle gültig? Um welche Art von Kostenstelle handelt es sich? Welchem Hierarchiebereich und welchem Geschäftsbereich wurde diese Kostenstelle zugeordnet?


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● Lassen Sie sich in der Kostenstellengruppenanzeige Ihre Kostenstellengruppe TUXX-ALLE anzeigen! Unter welchem Knoten befindet sich die Kostenstelle Ihrer Controlling-Abteilung?

● Verlassen Sie die Kostenstellengruppenanzeige und rufen Sie die Anzeige der Standardhierarchie auf. Befindet sich die Kostenstelle Ihrer Controlling-Abteilung in dieser Hierarchie - wenn ja, warum; wenn nein, warum nicht?

Die Standardhierarchie des Kostenrechnungskreises 1000 heißt H1. Entweder Sie geben dies im Erfassungsbildschirm, in dem Sie Ihre Kostenstellengruppe selektiert haben ein, oder Sie verzweigen in Standardhierarchie_Anzeigen.


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● Lassen Sie sich aus dem Infosystem der Kostenstellenrechnung heraus ein Stammdatenverzeichnis Ihrer Kostenstellen anzeigen! Grenzen Sie die Abfrage auf Ihre eigenen Kostenstellen ein, indem Sie sich nur Kostenstellen Ihrer Kostenstellengruppe anzeigen lassen.

Der Pfad lautet: BerichteZurKostenstellenrechnung_Stammdatenverzeichnisse_Kostenstellen:Stammdatenbericht

● Vervollständigen Sie mit Hilfe dieses Stammdatenberichtes die Kostenstellennummern Ihres Beispiel-BAB's.


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Seit dem Bestehen Ihres Unternehmens gibt es eine zentrale Instandhaltungsabteilung, die für alle anfallenden Wartungs- und Reparaturarbeiten zuständig ist. Im Laufe der Zeit ist diese Kostenstelle nicht nur bzgl. der Zahl der dort beschäftigten Mitarbeiter sondern auch hinsichtlich der zu erledigenden Aufgaben gewachsen. Dabei haben sich zwei große Aufgabenbereiche herauskristallisiert:

● die Instandhaltung und Wartung von Maschinen und technischen Anlagen des Fertigungsbereiches sowie

● die Instandhaltung von Gebäuden inklusive der Grundstückspflege.

Infolge der zunehmenden Heterogenität der erbrachten Leistungen soll die ehemals zentrale Instandhaltungsabteilung in zwei Instandhaltungskostenstellen (eine für Maschinen und Anlagen und eine "Reparaturbrigade" für die Gebäude) aufgeteilt werden. Ihre Aufgabe ist es nun im Rahmen dieser Übung den Stammsatz für die Hilfskostenstelle "Instandhaltung Gebäude" im Controlling zu erfassen.

● Legen Sie also die Kostenstelle TUXX-5310 (Instandhaltung Gebäude) an!

● Achten Sie bitte wieder unbedingt darauf, als Gültigkeitszeitraum das aktuelle Geschäftsjahr (01.01. bis 31.12.) anzugeben.

● Die Art der Kostenstelle ergibt sich aus dem obigen Text. Angeben müssen Sie weiter einen Knoten in der Standardhierarchie (XX-Instand) und den Bukr.

● Legen Sie die Kostenstelle für den Geschäftsbereich 0001 und im Profit-Center 9999 an.

● Kontrollieren Sie zum Abschluss, ob die neue Kostenstelle in der



Standardhierarchie (H1) und in Ihrer alternativen Kostenstellengruppe (TUXX-ALLE) enthalten ist. Woher weiß das System, an welcher Position die Kostenstelle in der Hierarchie einzuordnen ist?


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Bearbeitung statistischer Kennzahlen1 / 3


Arten von Bezugsgrößen

Im Rahmen einer internen Kostenverrechnung der Kostenstellen untereinander ist es notwendig, sogenannte Bezugsgrößen ( Schlüssel !) zu erfassen.

Intern erbrachte Leistungen können von den Kostenstellen als Maßstab für die Kostenzurechnung verwendet werden. Da aber eine Definition von Leistungsarten bzw. die Leistungsmessung selbst nicht immer so einfach möglich ist, müssen zusätzliche Bezugsgrößen oder Verrechnungsschlüssel gefunden werden. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Leistungen aufgrund ihrer Heterogenität nicht ohne weiteres erfasst und zugerechnet werden können.

Die Identifikation von geeigneten Schlüsseln ist nicht trivial. Probleme können z.B. auftreten, wenn die Kostenart nicht mit der Schlüsselgröße variiert, wenn sich verschiedene Schlüsselgrößen anbieten, die zu unterschiedlichen Verteilungen führen. Dies ist z.B. bei den Stromkosten der Fall, welche sich aus einem fixen (Grundgebühr) und einem variablen Teil (Preis pro Kilowattstunde) zusammensetzen. Ein zu einfacher Mengenschlüssel würde zu Ungenauigkeiten bei der Verrechnung führen, deshalb ist hier die Verwendung von zwei Kennzahlen sinnvoll.


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Aufgaben und Zweck statistischer Kennzahlen

Statistische Kennzahlen (SKZ) sind Hilfsgrößen und als eben solche Schlüssel nur begrenzt aussagefähig, da die Verursachungszusammenhänge, die zwischen Bezugsgröße und Kosten bestehen müssen, nicht mit Hilfe exakter Rechenmethoden nachgewiesen sind. Die Ermittlung der Kosten basiert auf Annahmen über diese Verursachungszusammenhänge.

Statistische Kennzahlen dienen als Verrechnungsbasis für die innerbetriebliche Kostenverrechnung, bspw. für Verteilung und Umlage und für die Bildung von Kennzahlen. Zusätzlich werden sie für Reportingzwecke verwendet, bspw. im Rahmen einer Bilanzanalyse.

Wenn es nicht möglich ist, eine Leistungserfassung auf Kostenstellen durchzuführen, werden statistische Kennzahlen als Hilfsmittel für interne Verrechnung herangezogen.

Beispiel: Die Kosten für die Kantine müssen auf die Hauptkostenstellen umgelegt werden, wenn ein Unternehmen das Essen sponsort, d.h. sich die Kantine nicht über die Essenpreise finanziert. Als Schlüssel für die Umlage kann bspw. die Anzahl der auf den Kostensstellen beschäftigten Mitarbeiter dienen. Hierfür ist es erforderlich, die Anzahl der Mitarbeiter je Kostenstelle als statistische Kennzahl zu erfassen.

Neben der Basis für die interne Verrechnung stellen statistische Kennzahlen auch ein wichtiges Instrument für verschiedene Auswertungszwecke dar.

Beispiel: In einer Universität werden die Studierendenanzahlen, die eine bestimmte Veranstaltung besuchen, mit Hilfe von statistischen



Kennzahlen erfasst. Dies dient lediglich zur Generierung von Berichten.

Statistische Kennzahlen können auch in Gruppen organisiert werden. Diese Gruppen werden dort genutzt, wo mehrere statistische Kennzahlen in einem Vorgang bearbeitet werden sollen. Es ist wiederum möglich, im System parallel mehrere Kennzahlengruppen anzulegen.

Wichtige Stammdatenfelder:

● ID - Schlüssel● Bezeichnung ● Einheit● Kennzahlentyp

Kennzahlentypen

Der Kennzahlentyp legt fest, ob es sich bei der Kennzahl um einen Festwert oder Summenwert handelt.

Kennzahlen, die als Festwert definiert werden, werden AB der Buchungsperiode in alle folgenden Buchungsperioden des Geschäftsjahres vorgetragen.

Beispiel: Die statistische Kennzahl "Mitarbeiter" sei als Festwert definiert. In Periode 1 des Geschäftsjahres werden 10 Mitarbeiter auf eine bestimmte Kostenstelle gebucht. Dies bewirkt, dass in den Perioden 2 bis 12 ebenfalls 10 Mitarbeiter auf dieser Kostenstelle geführt werden, solange keine Änderung vorgenommen wird. In Periode 6 wird die Mitarbeiterzahl plötzlich auf 15 erhöht; somit wird in Periode 6 erneut gebucht. Dies bewirkt, dass in den Perioden 6 bis 12 jeweils 15 Mitarbeiter gültig sind.

Kennzahlen, die als Summenwert definiert werden, werden ausschließlich IN der jeweiligen Buchungsperiode gebucht.

Beispiel: Die statistische Kennzahl "Telefoneinheiten" sei als Summenwert definiert. In Periode 1 des Geschäftsjahres werden 1000 Telefoneinheiten auf die Kostenstelle 4100 gebucht. Dies bewirkt, dass nur in der 1.



Periode 1000 Telefoneinheiten gebucht werden.


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Ablauf als EPK

..\epk\bearbeitung_statistischer_kz.pdf


Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Stammdaten_Statistische

Kennzahlen_Einzelbearbeitung

● Anlegen (KK01)● Ändern (KK02)● Anzeigen (KK03)● Löschen (KK03DEL)


● Geben Sie die Nummer der Statistischen Kennzahl ein.● Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und legen Sie die Einheit StKennzahl

(Statistische Kennzahl) fest.● Geben Sie den Kennzahlentyp an.● Sichern Sie die Eingabe.


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Übung: Bearbeitung statistischer Kennzahlen

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Stammdatenverzeichnis Statistische Kennzahlen Statistische Kennzahl (SKZ) anlegenStatistische Kennzahlengruppe

● Lassen Sie sich ein Stammdatenverzeichnis aller statistischen Kennzahlen im Kostenrechnungskreis 1000 anzeigen! Wodurch und warum unterscheiden sich die Kennzahlen für Telefonanschlüsse und Telefoneinheiten?

Sie finden Stammdatenberichte der Kostenstellenrechnung unter Infosystem_BerichteZurKostenstellenrechnung.

● Vervollständigen Sie mit Hilfe dieses Stammdatenberichtes die Bezeichnungen der statistischen Kennzahlen Ihres Beispiel-BAB's!


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Sie werden in der folgenden Übung einen Innenauftrag anlegen, auf dem Sie die Ist-Kosten für Ihren unternehmenseigenen Transporter sammeln. Die spätere Umbuchung der angefallenen Kosten soll auf der Basis der tatsächlich gefahrenen Kilometer erfolgen, d.h. je mehr Kilometer eine Abteilung den Transporter in Anspruch genommen hat, desto höher sind deren anteilige Kosten.

● Legen Sie hierzu eine statistische Kennzahl KM-XX an.● Vergeben Sie eine sprechende Bezeichnung, z.B.

"Transportkilometer Gruppe XX"! Ermitteln Sie selbständig die Maßeinheit, in der die erfassten Bezugsmengen der statistischen Kennzahl gebucht werden sollen! Tragen Sie auch den entsprechenden Kennzahlentyp (Fest- oder Summenwert)ein.


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Gewissenhaft prüfen Sie sofort im Anzeigemodus, ob Ihre soeben angelegte statistische Kennzahl auch in der Hierarchie eingefügt wurde.

● Rufen Sie dazu den Bericht der Kennzahlengruppe STAT_9000 auf.● Falls Ihre SKZ nicht vorhanden ist, fügen Sie diese bitte selbst hinzu.

Gehen Sie dabei analog dem Einfügen von Leistungsarten in eine Leistungsartengruppe vor.


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Innenauftragsbearbeitung1 / 3


Zweck der Innenauftragsrechnung

Ein Innenauftrag dient dazu, Teile der Kosten und unter Umständen der Erlöse des Unternehmens zu überwachen.

Innenaufträge sind ein Hilfsmittel der Gemeinkosten-Verrechnung, die dazu beitragen, die Selbstkosten der Kostenträger möglichst genau zu ermitteln. Bei dieser Auftragsart handelt es sich um innerbetriebliche Leistungen des Unternehmens (Eigenleistungen), die in dessen Produktionsprozess eingesetzt werden.

Beispiel 1: Selbst erstellte Betriebsmittel, wie Maschinen, Werkzeuge u.ä., aber auch selbst durchgeführte Instandhaltungen gehören in die Kategorie der Eigenleistungen. Kosten, die bei der Errichtung einer Anlage anfallen, können vor deren Aktivierung (als Anlage im Bau oder als fertige Anlage) auf einen Innenauftrag gebucht werden.

Beispiel 2: Die Marketingabteilung eines Unternehmens wickelt den Messeauftritt des Unternehmens ab. Es wäre nicht sinnvoll, alle anfallenden Kosten (z.B. Standmiete, Reisekosten) der Marketingabteilung zu belasten, da das gesamte Unternehmen von der Messe profitiert. Die Kosten sind daher einem einmaligen Kostensammler (einem Innenauftrag) zuzuordnen.

Die Innenauftragsrechnung dient quasi als Verfeinerung der Kostenstellenrechnung.

Ein Innenauftrag kann angelegt werden:

● Zur Kostenüberwachung, zum Beispiel dort, wo Kosten nach anderen



Gesichtspunkten als in der Kostenarten- oder Kostenstellenrechnung betrachtet werden sollen.

● Als Entscheidungshilfe bei Entscheidungen über Eigen- oder Fremdbezug.

Unterscheidung bei Innenaufträgen

Verschiedene betriebliche Leistungen werden über mehrere Rechnungsperioden erstellt (z.B. Anlagen im Bau) und sind zu aktivieren. Diese können als Kostenträger angesehen werden und wie Absatzleistungen zu Selbstkosten behandelt werden, d.h. die Kosten werden an die entsprechenden Vermögenskonten abgerechnet.

Sind innerbetriebliche Leistungen nicht aktivierungsfähig, weil sie in der Erstellungsperiode auch wieder verbraucht werden, so werden die Erstellungskosten nach unterschiedlichen Methoden zwischen den Kostenstellen verrechnet.


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Das innerbetriebliche Auftragswesen

Das innerbetriebliche Auftragswesen stellt die feinste operationale Ebene der Kosten- und Leistungsrechnung dar. Es gliedert sich in folgende Auftragsarten:

● Absatzbestimmte Aufträge: Diese dienen hauptsächlich der logistischen Steuerung von Einsatzfaktoren und Absatzleistungen.

● Unternehmensinterne Aufträge: Diese unterteilen sich in Aufträge zur reinen Objektkontrolle und aktivierbare Aufträge.

Mit einem Innenauftrag können Kosten im SAP R/3 System

● geplant● verbucht● weiterverrechnet und● ausgewertet werden (Auftragsberichte)

Wie alle Stammdaten der Kostenstellenrechnung lassen sich auch Aufträge nach unternehmensindividuellen Kriterien gruppieren, insbesondere:

nach Auftragsinhalten (funktionale Gliederung):

● Gemeinkostenaufträge● Investitionsaufträge● Fertigungsaufträge

nach Controlling-Zielen:

● Einzelauftrag



● Dauerauftrag● Statistischer Auftrag

Gemeinkostenaufträge

Bei den Gemeinkostenaufträgen werden Plan- oder Ist-Kosten für ein Wirtschaftsgut oder eine betriebliche Maßnahme (d.h. objektbezogen) gesammelt, um jederzeit eine Kostenkontrolle in Form von fortlaufenden und aktualisierten Abweichungsrechnungen durchführen zu können. Die Abrechnung erfolgt periodisch an Kostenstellen.

Man unterscheidet:

● Aufträge zur reinen Objektkontrolle (Werbe- und Messeaufträge, Transportaufträge)

● Produktive, wertschöpfende, aber nicht aktivierbare Aufträge (z.B. Instandhaltungsaufträge, Reparaturen)

Beispiel: Für die Malerarbeiten an einem Gebäude wird ein Gemeinkostenauftrag angelegt, auf dem alle Kosten, die für diese Instandhaltungsmaßnahmen anfallen, gesammelt werden. Die Kosten werden dann monatlich an eine Kostenstelle abgerechnet.

Investitionsaufträge

Diese Aufträge erlauben ein kostenmäßiges Verfolgen von selbst erstellten Anlagen. Es können zu aktivierende Maßnahmen (z.B. Austausch Motor, Bau einer Garage) abgewickelt werden. Die Kosten werden nach Auftragsausführung bzw. am Jahresende an ein Bestandskonto abgerechnet.

Fertigungsaufträge

Innenaufträge können auch als Fertigungsauftrag genutzt werden, wenn keine Stücklisten oder Arbeitspläne im Einsatz sind (Dies ist bei uns nicht der Fall).



Einzelauftrag

Dieser zeichnet sich durch seine Einmaligkeit und sehr unterschiedliche (oft längeren) Laufzeiten aus. Prinzipiell lässt sich für jede Einzelmaßnahme ein Auftrag eröffnen, auf dem sämtliche anfallenden Kosten gesammelt werden (es ist jedoch zu prüfen, ob der Aufwand den Nutzen rechtfertigt). Die Abrechnung erfolgt entweder periodisch oder nach Abschluss des gesamten Auftrages.

Typische Vertreter für Einzelaufträge sind z.B.:

● Investitionsaufträge für eigen erstellte Anlagen● Reparaturaufträge für Großobjekte● Entwicklungs- und Konstruktionsaufträge● Werbe- und Messeaufträge

Dauerauftrag

Daueraufträge dienen zur Verrechnung immer wiederkehrender Lieferungen und Leistungen. Sie erlauben ein kontinuierliches Controlling auf der Ebene kleinerer Leistungseinheiten als der Kostenstelle. Die auf Daueraufträgen gesammelten Ist-Kosten werden monatlich abgerechnet.

Typische Einsatzmöglichkeiten dieser Art von Aufträgen sind z.B.:

● Kleinreparaturen● Wartung von Kleininventar wie Leitungsnetzen, Beleuchtung usw.● einzelne Fahrzeuge des Fuhrparks● Betrieb von "administrativen" Geräten wie Fotokopierer,

Telefonanlagen usw.

Statistischer Auftrag

Hierbei handelt es sich um eine Sonderform für zusätzliche Auswertungen,



die Zuordnung erfolgt parallel zur eigentlichen Kontierung.

Beispiel: Ein statistischer Auftrag könnte für jedes Fahrzeug des Fuhrparks angelegt werden. Die anfallenden Kosten für Kraftstoff, Reparaturen, Versicherung usw. werden dann bei ihrem Anfall nicht auf der Kostenstelle Fuhrpark sondern auf Aufträgen erfasst. (Ggf. werden die Aufträge dann an die Kostenstelle Fuhrpark abgerechnet.)


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Innenauftragsstammdaten

Beim Anlegen von Innenaufträgen sind folgende Vorbereitungen zu treffen:

● Definition von Auftragsart und Auftragstyp● Festlegen von Vorgangsgruppen (für jeden Auftrag)● Definition von Nummernkreisen und Musteraufträgen● Organisation der Statusverwaltung

Auftragsart:

Die Auftragsart untergliedert die Innenaufträge gemäß ihrer Verwendung, d.h. Aufträge, welche in ihrer Funktion ähnlich sind, werden als eine Art zusammengefasst. Dies geschieht ähnlich der Kontengruppen bei Sachkonten.

Auftragsgrunddaten pflegen:

Hierzu zählen die Zuordnung zum Buchungskreis, Geschäftsbereich, Kostenrechnungskreis und Werk. Diese sind aus den Musteraufträgen zu entnehmen. Des Weiteren ist auch der Bezug zur Kostenstelle herzustellen.

Steuerungsdaten pflegen:

Dies sind die Auftragswährung, die Objektklasse und der Auftragsstatus. Die Auftragsart 1000 hat allgemeine Statusverwaltung und wird sofort freigegeben. Mit Hilfe der Objektklasse werden bestimmte Objekte der Kostenrechnung den klassischen Controlling-Bereichen zugeordnet.

● Kostenstellen, Innenaufträge ( Gemeinkosten-Controlling● Kostenträger ( Produktionskosten-Controlling● Ergebnisobjekte ( Vertriebs-Controlling



Abrechnungsdaten:

Die Abrechnungsrelevanz gibt an, ob es sich um einen Einzel- oder Dauerauftrag oder umeinen statistischen Auftrag handelt. Die Abrechnungskostenstelle gibt an, auf welche Kostenstelle nach Abschluss des Auftrages (oder periodisch) die angefallenen Kosten abgerechnet werden sollen. Die Abrechnungskostenart legt fest, wann verrechnet werden soll. Im Kurs ist der Typ 21 relevant (Abrechnung intern).

Ablauf als EPK

..\epk\innenauftragsbearbeitung.pdf


Anlegen eines Innenauftrages

Rechnungswesen_Controlling_Innenaufträge_Stammdaten_Spezielle

Funktionen_ Auftrag

● Anlegen (KO01)● Ändern (KO02)● Anzeigen (KO03)

Anlegen einer Innenauftragsgruppe / Auftragszuordnung

Rechnungswesen_Controlling_Innennaufträge_Stammdaten_Auftragsgruppe

● Anlegen (KOH1)

● Ändern (KOH2) Video Zuordnung der Innenaufträge zu Gruppen

● Anzeigen (KOH3)


Beim Anlegen eines Innenauftrages ist folgendes zu beachten:

● Geben Sie die Innenauftragsart an, bestätigen sie mit Enter



● Vergeben Sie nun den Auftragsnummer und legen Sie einen aussagekräftigen Namen fest

● Geben Sie die Daten bei den Zuordnungen ein, z.B. Verantwortliche Kostenstelle, ● Geben Sie die Abrechnungsdaten ein (Abrechnungskostenart und

Abrechnungskostenstelle)● Geben Sie den Auftrag frei und sichern Sie die Eingabe

Beim Anlegen einer Innenauftragsgruppe ist folgendes zu beachten:

Beim Anlegen einer Gruppe können gleich die Untergruppen mit angelegt werden. Dabei sind die Innenauftragsgruppe und die Beschreibung zu erfassen.

Die Erfassung erfolgt wie die der anderen Stammdatenarten, z.B. der Leistungsarten. Sie legen eine neue Auftragsgruppe mit Untergruppen an, indem Sie zuerst die Obergruppe samt Beschreibung erfassen und dann jeweils einmal auf diese Gruppe klicken und dann über den Button ,Ebene darunter' Auftragsuntergruppen anlegen. Dabei ist zu beachten, dass man immer wieder auf die Obergruppe klicken muss, wenn man mit diesem verfahren eine weitere Unterauftragsgruppe hinzufügen muss. Oder man verwendet den Button ,Gleiche Ebene'.

Vor dem Speichern kann eine Struktur wie folgt aussehen, z.B. für Gruppe 10.



Wenn Sie einen Auftrag bzw. einen Knoten aus dieser Darstellung löschen möchten gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf den Auftrag bzw. den Knoten, den Sie löschen möchten.

Markieren Sie diesen mit F9 bzw. dem Symbol aus der Symbolleiste

Entfernen Sie den markierten Eintrag mit Bearbeiten_Markierter_Eintrag_Entfernen bzw. mit F5.

Achtung: Verwenden Sie die Funktion ENTFEREN, wenn Sie ein Objekt nicht löschen, sondern nur aus der Anordnung entfernen möchten. Die Funktion LÖSCHEN (F6) löscht das Objekt, auch einen bereits angelegten Innenauftrag!




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Übung: Innenauftragsbearbeitung1 / 3

Auftragsgruppe anlegenInnenaufträge anlegenAuftrag der eigenen Auftragsgruppe zuordnen

● Legen Sie im Menü der Innenauftragsrechnung ( Rechungswesen_Controlling_Innenaufträge) eine Auftragsgruppe (!!!) IA-XX-ALLE an!

● Vergeben Sie eine entsprechende Bezeichnung, z.B. "Alle Innenaufträge Gruppe XX"!

Diese Auftragsgruppe soll später einmal alle Innenaufträge enthalten, die Sie im Rahmen der Übung anlegen werden.

● Vorerst soll die Gruppe IA-XX-ALLE aus drei Untergruppen bestehen:

- IA-XX-0400 für Marketingaufträge

- IA-XX-0600 für Investitionsaufträge

- IA-XX-1000 für Fuhrparkaufträge ● Ordnen Sie also diese drei Gruppen Ihrer Obergruppe unter und

vergeben Sie jeweils eine Beschreibung!

Untergruppen legen Sie an, indem Sie die gewünschte Stelle der Baumstruktur markieren und die Möglichkeiten der Drucktastenleiste nutzen. D.h., dass Sie mit den Drucktasten Gleiche Ebene und Ebene darunter neue Knoten auf einer Hierarchiestufe bzw. einer darunter einfügen können. Die entsprechende Ebene müssen Sie zuvor anklicken!


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Ihr Unternehmen besitzt zwei Fahrzeuge - einen PKW, der fast ausschließlich von der Geschäftsleitung genutzt wird und einen Transporter, der bei Bedarf allen Abteilungen zur Verfügung steht. Bisher wurden die für beide Fahrzeuge anfallenden Kosten ausschließlich durch die Kostenstelle "Fuhrpark" getragen. Ein Teil der Kosten wurde einmal pro Monat - nach bestem Wissen und Gewissen (oder besser Pi mal Daumen) auf die Kostenstelle der Geschäftsleitung umgebucht, da diese ja für die Pkw-Kosten verantwortlich war.

Dieses Vorgehen, entsprach jedoch - nach Meinung des Geschäftsführers - keineswegs einer "verursachungsgerechten" Kostenverteilung. Außerdem - so der Geschäftsführer weiter - habe er derzeit gar keinen Überblick darüber, welche Kosten denn nun eigentlich "wirklich" für seinen PKW anfallen.

Dieses Problem zu lösen, stellt für Sie natürlich kein Problem dar.

● Sie legen einfach für jedes Fahrzeug einen eigenen Innenauftrag an. Ermitteln Sie die dafür vorgesehene Auftragsart bitte selbständig per Matchcode-Suche. Suchen Sie nach: Innenauftrag - TU Fuhrpark (planintegr.).

● Für Fuhrpark-Innenaufträge wurde externe Nummernvergabe vereinbart - wählen Sie als Auftragsnummer IA-F-XX-PKW (für den PKW) und IA-F-XX-LKW (für den Transporter) und vergeben Sie einen "sprechenden" Kurztext, z.B. "Innenauftrag PKW (bzw. LKW) Gruppe XX".

● Geben Sie als Buchungskreis und Geschäftsbereich jeweils die 1000 an.

● Für den Innenauftrag PKW soll Ihre Kostenstelle "Unternehmensleitung" verantwortlich sein - der Innenauftrag LKW dagegen soll der Zuständigkeit Ihrer Kostenstelle "Fuhrpark"



unterliegen. Die vom System vorgeschlagenen Feldinhalte sollten nicht überschrieben werden - alle anderen Angaben im Grunddatenbild sind frei (aber möglichst sinnvoll!) wählbar.

● Hinterlegen Sie weiterhin in beiden Aufträgen die für die spätere Auftragsabrechnung (Periodenabschluss) notwendigen Daten! Ermitteln Sie dazu selbständig die jeweils erforderliche Abrechnungskostenart und Abrechnungskostenstelle per Matchcode-Suche. Der Innenauftrag PKW soll periodisch an Ihre (Abrechnungs-)Kostenstelle "Unternehmensleitung" abgerechnet werden. Die Kosten, die der Transporter verursacht, sollen an Ihre Kostenstelle "Transport (Fuhrpark)" abgerechnet werden.

● Vergessen Sie nicht beide Innenaufträge vor dem Speichern ( Strg + S) freizugeben. Beobachten Sie, in wie weit sich der Auftragsstatus ändert. Evtl. Meldungen können Sie ignorieren.


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● Ordnen Sie Ihre beiden Innenaufträge Ihrer Auftragsgruppe IA-XX-1000 zu!

● Benutzen Sie zum Einstieg in den Pflegemodus bitte Ihre Auftragsgruppe IA-XX-ALLE.

Rufen Sie Auftragsgruppe_Ändern auf und fügen Sie die Aufträge ein, indem Sie den richtigen Pfad markieren und die Drucktastenleiste nutzen.


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