Projektstory

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Einführung der

SAP Learning Solution (LSO)

bei der WAGO Kontakttechnik GmbH & Co. KG

Unser Kunde

Die WAGO Kontakttechnik GmbH & Co. KG ist ein in dritter Generation unabhängig am Markt operierendes Familienun-ternehmen mit Stammsitz in Minden/Westfalen und zählt zu den international richtungsweisenden Anbietern elektrischer Verbindungs- und Automatisierungstechnik. Im Bereich der Federklemmtechnik ist WAGO Weltmarktführer. WAGO beschäftigt weltweit mehr als 7.200 Mitarbeiter, davon rund 3.300 in Deutschland. Der Umsatz betrug zuletzt 720 Millionen Euro.

Ausgangssituation Weiterbildung

Die Qualifizierung der Mitarbeiter ist bei WAGO eine zentrale Säule der unternehmenseigenen Nachhaltigkeits-strategie. Ziel der Personalentwicklung (PE) ist es, allen Mitarbeitern in allen Bereichen die Chance zu geben, ihre eigenen Kompetenzen zu entwickeln und ihre Potentiale auszuschöpfen. Der Bereich Personalentwicklung definiert den Bedarf an Schulungen in Abstimmung mit den Führungs-kräften. Sprachentrainings und hausinterne Schulungsbau-steine werden direkt von der Personalentwicklung, IT- und Produktschulungen in Absprache mit den entsprechenden Abteilungen organisiert. Externe Schulungsmaßnahmen werden gesondert abgewickelt. Seit 2009 wurde die Verwaltung der Präsenztrainings mit dem SAP Veranstal-tungsmanagement durchgeführt. Der Bereich Seminar & Training (S&T) organisiert u. a. Schulungen für Kunden, die diese Veranstaltungen direkt via Internet buchen. S&T organisiert darüber hinaus Produktschulungen für WAGO-Mitarbeiter. Nach Veranstaltungsende erfolgte bei allen Schulungsarten eine papierbasierte Zufriedenheitsab-frage über einen Beurteilungsbogen. Der Bereich Informa-tionstechnologie (IT) unterstützt die betriebliche Weiter-

bildung zusätzlich durch intern erstellte E-Learningeinheiten zu verschiedenen IT-Standardapplikationen. E-Learnings werden den Mitarbeitern über das Intranet zur Verfügung gestellt. Über 800 weitere E-Learning Schulungstitel werden derzeit vom Bereich Environment Health and Safety (EHS) über eine eigene Plattform angeboten.

Aufgrund der unterschiedlichen Ausprägungen der Platt-formen und um die damit verbundenen administrativen Aufwände diverser Abteilungen deutlich zu reduzieren, setzt sich der HR-Bereich das Ziel, ein zusammenfassendes, übersichtliches System auf Basis von SAP ERP HCM Learning Solution (LSO) zu implementieren. Für die Umsetzung hat WAGO mit ABS Team einen kompetenten Partner gefunden, um die unterschiedlichen Lernbereiche in der SAP Learning Solution zusammen zu bringen und ein zentrales Portal für alle Mitarbeiter aufzubauen.

Projektverlauf & Spezifika

ABS Team hat WAGO durch den gesamten Projektablauf, von der Konzeption bis zur Umsetzung begleitet und die externe Projektleitung übernommen. Für die Einführung der SAP Learning Solution wurde aufgrund des bereits genutzten SAP Veranstaltungsmanagements eine Zweiteilung des Projekts

„ABS Team stand uns während der Einführung der SAP Learning Solution als professioneller, kompetenter und

zuverlässiger Projektpartner zur Seite. Wir haben ABS Team als Beratungshaus angefragt, im Laufe des

Projekts aber einen Kooperationspartner mit einer hohen Vertrauensbasis , einem enormen Weitblick und einer

überaus zufriedenstellenden Leistung gewonnen. Auch für zukünftige Projekte möchten wir mit

ABS Team zusammenarbeiten.“ (Jennifer Horstmann, Personalentwicklung/WAGO)

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in eine Migrations-/Prototypingphase sowie eine LSO-Imple-mentierungsphase empfohlen. Nach Analyse der Ausgangssi-tuation wurden gewünschte und notwendige kundeneigene Anpassungen auf Basis der Projektanforderungen erfasst und gemeinsam bewertet. Bereits in dieser frühen Phase fand auch eine Migration vom bestehenden SAP Veran-staltungsmanagement hin zu SAP Learning Solution statt. Kernanforderung hierbei war die Übernahme von kundenei-genen Entwicklungen. Um den Trainingsadministratoren den Übergang in die neue Systemlandschaft zu erleichtern, erwies sich die Ausarbeitung eines Tutorials (One- Pager-Format) als hilfreich. Im Anschluss an diesen Planungsabschnitt wurde die SAP Learning Solution für WAGO implementiert.

Das Projekt konnte innerhalb der zeitlichen und finanziellen Planung erfolgreich abgeschlossen werden. Zum Erfolg führte insbesondere die sehr positive und agil strukturierte Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Mitarbeitern bei WAGO während der gesamten Projektarbeit. Beispielsweise konnten Zwischenergebnisse, Korrekturen und Änderungen durch zweiwöchentliche Meetings frühzeitig mit einer vorab detailliert ausgearbeiteten Meilensteinplanung abgestimmt

werden. Ein solides personelles Back-up (intern wie extern) sorgte für Ausfallsicherheit.

Anpassungen und Erweiterungen nach Kundenbedarf

Die SAP Learning Solution wurde bei WAGO mit etlichen kundenindividuellen Erweiterungen und Integrationssze-narien umgesetzt. Durch diese Optimierungen wurde die Arbeit mit der SAP Learning Solution für Mitarbeiter und Führungskräfte vereinfacht und bietet fortan mehr Flexi-bilität zur Abbildung des Gesamtprozesses rund um die Recherche, Antragstellung, Buchung und Auswertung von Lernangeboten.

Optimierung ESS- und MSS-Ansichten: Für die Benut-zeroberfläche des Front-ends wurden Anpassungen der LSO-Startseite, der Übersicht Trainingstyp, der Übersicht Trainingsdetails und der Übersicht Buchungshistorie vorge-nommen. Während der ersten Projektphase, im Rahmen der Migration, konnte in einem Sandbox-System bereits an Prototypen für die kommenden ESS- und MSS-Oberflächen der Anwendung gearbeitet werden. WAGO setzte in der Ausgangssituation mehrere Non-SAP-Lernplattformen zur Abdeckung spezifischer Weiterbildungsangebote ein. Diese Drittlösungen werden zwar weiterhin eingesetzt, es war aber von Anfang an der Anspruch des Kunden, SAP Learning Solution als zentralen Einstiegspunkt für alle im Unter-nehmen eingesetzten Lernangebote zu implementieren. Seit der Produktivsetzung können nun auch alle Lernan-gebote der Drittanbieter über die SAP Learning Solution erreicht werden. Die Benutzeroberflächen der ESS-Szenarien wurden hinsichtlich ihrer Bedienbarkeit und Navigations-möglichkeiten angepasst. Durch Restrukturierungen der Standard-Ansichten in geringem Umfang konnten bereits

Neues Lernportal nach Anpassung / Einstiegsseite des Lerners

Vorbereitung / Migration / Prototyping

Implementierung Test + Verifikation

Go LivePlanungsphase

Meilensteine

SystemprepareCustomizing

ESS-Szenario QualifikationspflegeAnpaasung Lernportal/MSS

Integration aktueller ServicesEntwicklung Workflows

Entwicklung KorrespondenzEntwicklung Beurteilungsdokumente

Portalintegration ESS/MSS

Projektverauf und Meilensteinplanung

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große Verbesserung hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit erzielt werden. Für die Optimierung der MSS-Oberfläche wurde die Standardanwendung verworfen und durch eine kundeneigene, an den Standard angelehnte, Entwicklung ersetzt. Die Neustrukturierung der Anwendung führte zu mehr Effektivität hinsichtlich Wirkung und Einsatzmög-lichkeit des Szenarios. Führungskräfte sollten mit einem Minimum an Klicks einen möglichst vollständigen Überblick über ihr Team erhalten. Dieses Ziel wurde durch eine benutzerfreundliche Auflistung der Organisationseinheiten in Baumstruktur erreicht. Mitarbeiter können nun schneller gefunden werden, da nicht nur das Layout sondern auch die Leistung der Anwendung optimiert wurde. Ein Absprung zu den mitarbeiterbezogenen Daten ist ebenfalls direkt aus dieser Sicht möglich. Führungskräfte können sich mit geringem Aufwand alle notwendigen Weiterbildungs- und Qualifikationsinformationen beschaffen.

Mitarbeiterservices für das Qualifikationsmanagement: Über eine Web Dynpro ABAP-basierte Eigenentwicklung haben wir eine neue Funktionalität bereitgestellt. Mitarbeiter können nun selbstständig grundlegende Kompetenzen, beispielsweise Fremdsprachenkenntnis oder vorhandene Fahrzeugscheine überprüfen und via ESS aktualisieren. Da der Pflegeaufwand für solche regelmäßig anzupassenden Basisqualifikationen aus der HR-Abteilung an den Mitar-beiter übertragen wird, ergibt sich eine relevante Zeiter-sparnis. Welche Qualifikationen des Qualifikationskatalogs durch den Mitarbeiter eigenständig zu pflegen sind, wird über Customizingeinstellungen festgelegt.

Genehmigungsworkflow für Buchungen: Für die Geneh-migung von Weiterbildungen und um die gewünschte Prozesskette vollständig abzubilden, wurde der SAP-Standard

angepasst. Innerhalb des Buchungsworkflows werden drei verschiedene Trainingsformen individuell behandelt: Geneh-migungsfreie Trainings, Genehmigungspflichtige Trainings und freie Anträge. Die Führungskraft muss dabei jeden genehmigungspflichtigen Trainingsantrag genehmigen, ob Selbstbuchung oder Trainingsadministratorenbuchung.

Neue Funktionalität „Freier Trainingsantrag“: Für den Kunden wurde eine individuelle Funktionalität auf Basis von Web Dynpro ABAP entwickelt. Die Erweiterung löst einen bislang papierbasierten Prozess mit hoher Relevanz in der betrieblichen Praxis ab. Möchten Mitarbeiter Trainings und Schulungen wahrnehmen, die nicht Teil der angebo-tenen Lerninhalte innerhalb der SAP Learning Solution sind, können sie einen Antrag auf Teilnahme an externen Weiterbildungsangeboten stellen. Über ein im Lernportal zur Verfügung gestelltes Formular kann der Lerner/Mitarbeiter einen sogenannten freien Antrag für ein Training abgeben. Das System übernimmt dabei erste Prüfungen (Person,

Kundeneigenes Manager Self-Service-Szenario für WAGO

Pflegeszenario Eigene Qualifikationen

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KontaktABS Team GmbHMühlenweg 6537120 Bovenden / Göttingen

Tel.: +49 551 82033-0Fax: +49 551 82033-99

Mail: info@abs-team.deWeb: www.abs-team.de

SAP Service Partner – Recognized Expertise SAP HCM

ABS Team im ÜberblickSeit mehr als 30 Jahren steht ABS Team branchenübergreifend für verlässliche Qualität und Innovation in der SAP HCM-Beratung, -Implementierung und -Wartung (On-Premise und Cloud).

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Termin) und startet im Hintergrund einen Genehmigungs-workflow an dessen Ende eine Information an die Personal-entwicklung generiert wird.

Optimierung der Beurteilungsoptionen: Im Bereich der Beurteilungen wurden diverse Formulare sowie neue Services erstellt, die kundeneigene Auswertungen der Beurteilungsergebnisse ermöglichen. Für WAGO wurde eine technische Lösung bereitgestellt, die zudem eine differenziertere Bewertung von Weiterbildungsangeboten ermöglicht. SAP Learning Solution koppelt im Standard die Gestaltung der Beurteilungen an die Trainingsform (Klassen-raumtraining, Web-based Training, etc.). In der Praxis ist diese Zuordnung oft nachteilig, da die Beurteilungen keine qualifizierten Rückschlüsse über die Qualität von Lernin-halten zulassen. Daher wurde die Möglichkeit, inhalts-bezogene Beurteilungsformulare auf Trainingstypebene zuzuweisen, eingerichtet. Der Beurteilungsprozess wird zudem über einen Job unterstützt, der Beurteilungserinne-rungen in mehreren Schritten versendet.

Nach Abschluss der Entwicklungsphase für alle kundenei-genen Anpassungen wurde das neue System umfangreich getestet und nach Freigabe durch den Kunden in den Produktivstart überführt.

Verbesserung nach Projektende

Nach circa einem halben Jahr im Produktivbetrieb wurden moderate Optimierungsmöglichkeiten veranlasst. Die neue Lernumgebung wurde im Unternehmen sehr gut akzeptiert, sodass für die HR-Abteilung nachträglich bereits weitere Beurteilungsformulare umgesetzt werden konnten. Das Lernportal wurde nach dem Produktivstart noch einmal funktional erweitert. Die Mitteilungen und Hinweise (z. B. zu neuen Trainingsterminen für vorgemerkte Trainings) sind nun in der Optionsleiste der SAP Learning Solution-Start-seite als eigene Option integriert. Abschließend wurde beschlossen die Option „Favoriten“ durch ein optimiertes Szenario der „Vormerkungen“ zu ersetzen. Die tägliche Arbeit soll zudem durch weitere Reportingmöglichkeiten verbessert werden.

Sebastian SteinSenior Consultant SAP HCM

Ihr Ansprechpartner:

Ansicht Freier Trainingsantrag

Kundeneigenes Reporting zu Trainingsbeurteilungen

„Unser Projektleiter Herr Sebastian Stein hat eine hervorragende Rolle als Projektleiter eingenommen,

den wir sowohl als Ansprechpartner und Berater sehr zu schätzen gelernt haben, aber auch als besten Kritiker und

Ideengeber. An dieser Stelle ein großes Dankeschön an eine tolle Projektzeit mit einem erfolgreichen Ergebnis.“

(Jennifer Horstmann, Personalentwicklung/WAGO)