Der xft invoice manager bietet eine durchgängige und transparente Bear-beitung von Eingangsrechnungen innerhalb von SAP - von der Übernahme der Daten bis zur Buchung und Freigabe. Die nahtlose Integration ins füh-rende Buchungssystem ermöglicht, alle relevanten Daten und Dokumen-te im zentralen Rechnungseingangsmonitor zusammenzuführen und die Rechnungsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg effi zient zu steuern.

xft invoice managerAutomatisierte Rech-nungseingangsverar-

beitung für SAP FI und MM

Integrating your business processes

laufenden Fristen. Umfangreiche Selektions-möglichkeiten erlauben es, eigene Ansichten zu defi nieren, die z. B. den Arbeitsvorrat des jeweiligen Benutzers anzeigen. Mit einem Klick lassen sich die vollständigen Rechnungs- und Rechnungspositionsdaten anzeigen, der Ori-ginal-Scan sowie alle laufenden Prozesse zur

DateneingangRechnungen können den xft invoice manager auf unterschiedlichen Wegen erreichen: als elektronische Rechnung im IDoc-, XML-, PDF- oder ZUGFeRD-Format, per Scan-/OCR-Client oder auch durch manuelle Eingabe der Rech-nungsdaten. Dabei gleicht der xft invoice mana-ger die erfassten Daten mit bereits vorhandenen Daten ab (Bestelldaten, Lieferantenstammda-ten etc.) und ergänzt sie gegebenenfalls. So wird z. B. überprüft, ob Brutto- und Nettobetrag der Rechnung zu dem gesetzten Steuerkenn-zeichen passen, ob zu der Rechnung bereits Wareneingänge oder Buchungen vorliegen, ob der Lieferant nicht gesperrt ist und zur dazu-gehörigen Bestellung passt und vieles mehr. Die Rechnungsdaten sind sofort im System ver-fügbar; gleichzeitig wird der Original-Scan der Rechnung verlustsicher im SAP-Archiv abgelegt.

RechnungseingangsmonitorIm zentralen Rechnungseingangsmonitor werden alle eingegangenen Rechnungen auf-gelistet. Die Übersicht zeigt die wichtigsten Rechnungsdaten sowie Skonto- und Bearbei-tungstermine; Statusampeln warnen vor ab-

Zentraler Rechnungseingang für SAP

Dateneingang und Verprobung » Flexibler, offener Dateneingang für

unterschiedlichste Eingangsformate: OCR, IDoc, XML, PDF, ZUGFeRD u. v. m.

» Automatisches Verproben der Eingangsdaten gegen Daten in SAP (Bestelldaten, Lieferantenstammdaten, Wareneingänge etc.)

» Automatische Prüfung auf doppelten Rechnungseingang / Duplikate

» Vollständiges Vorbefüllen der SAP-Standard-Buchungstransaktionen mit den extrahierten und verprobten Daten

» Verarbeitung von FI- und MM-Rechnungen (Rechnungen ohne und mit Bestellbezug), Gutschriften, Anzahlungen etc.

» Automatisches Starten von Bearbeitungs- und Genehmigungsworkfl ows, z.B. bei Preis- oder Mengenabweichung

Rechnungseingangsmonitor mit Anzeige der laufenden Workfl ows zu einer Rechnung

Rechnungseingangsmonitor » Tabellarische Anzeige des aktuellen Rechnungsbestands mit umfangreichen

Selektionsmöglichkeiten; benutzerspezifi sche Ansichten und Selektionen möglich » Anzeige der ermittelten Rechnungs- und Bestellpositionen, Wareneingangsdaten,

Kontierungsdaten und Steuerdaten » Anzeige von Zahlungssperren » Überwachung von Skonto- und Nettofälligkeiten, Anzeige der verbleibenden Tage und

Statusampel » Direkter Zugriff auf den Original-Scan der Rechnung und alle verknüpften Rechnungsbelege » Direkter Zugriff auf zugehörige Lieferanten-, Wareneingangs- und Bestelldaten in SAP FI/

MM » Direkter Zugriff auf SAP-Standard-Buchungstransaktionen (MIRO, FB60, ME2DP u. a.) » Bereitstellung aller Funktionen für die Rechnungsbearbeitung aus FI/MM über

Kontextmenüs und Menüleiste » Anzeige aller laufenden Genehmigungs- und Bearbeitungsworkfl ows zu einer Rechnung und

ihren Rechnungspositionen » Überwachung aller laufenden Workfl ows, Statusanzeige als Text und Statusampel » Genehmigung und Stornierung von Rechnungen direkt aus dem Monitor möglich;

Stornierung bricht alle laufenden Workfl ows ab (optional) » Rechnungen und Aufgaben lassen sich direkt aus dem Rechnungseingangsbuch heraus per

E-Mail versenden » Verknüpfung von Rechnungen möglich, z. T. auch automatisierbar » Direkte Erstellung von Korrespondenz, wie z. B. Rücksendeschreiben, möglich

(mit xft document composer) » Zahlreiche Auswertungs- und Reportingfunktionen

Rechnung. Alle notwendigen Funktionen für die Rechnungsbearbeitung sind über die Menüleiste und Kontextmenüs direkt erreichbar.

FunktionenSystem und Architektur » Zertifi ziertes SAP Add-on – 100% kompatibel zu SAP ERP und S/4

HANA » Zugriff auf Genehmigungsmaske für Rechnungen und

Rechnungspositionen per Webbrowser und/oder per SAPUI5/Fiori App

» Konsequent modular aufgebaut (SOA-Prinzip); dadurch hohe Update- und Releasesicherheit

» SAP-Berechtigungswesen und Standardszenarien voll nutzbar » Fügt sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft ein

(SAP-Applikationen, Lieferantencockpit, Vertragsakte u. v. m.) » Skalierbar: Anbindung auch mehrerer ERP-Buchungssysteme an

einen zentralen Rechnungseingangsmonitor » Offen für beliebige Eingangskanäle » Vollständige Prozesstransparenz und Compliance, da keine

Systembrüche » Zentraler Roll-out einer standardisierten und harmonisierten

Rechnungseingangsverarbeitung in verschiedene Unternehmensbereiche via Global-Template-Ansatz

Rechnungsbearbeitung » Automatisches regelbasiertes Buchen von Rechnungen mit

Bestellbezug (kann im Customizing auf einzelne Buchungskreise / Lieferanten beschränkt werden)

» Standardisierte MM Szenarien für Preis- und Mengenabweichung, sowie Fehlender Wareneingang

» Standardisierte FI Szenarien für Kontierung und Freigabe » Standard-Szenarien lassen sich schnell und einfach anpassen und

um eigene Szenarien ergänzen » Individuelle, situative Informations- und Genehmigungsumläufe

möglich (Ad-hoc-Workfl ow) » Versand von Aufgaben per SAP-Workfl ow und E-Mail » Eskalationsverfahren mit fl exibel einstellbarem Alerting-System » Zugriff auf Genehmigungsmaske für Rechnungen und

Rechnungspositionen per Web-Browser geräteunabhängig und auch von außerhalb des SAP-Systems möglich

» Vollständige Protokollierung aller Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte

» Verknüpfung aller Dokumente des Prozesses mit dem gebuchten Beleg (Rechnungsoriginal, Workfl ow- und Aktivitätenprotokolle, manuell hinzugefügte Dokumente)

» Optional: Rechnungsfreigabe mit elektronischer Signatur

Rechnungsbearbeitung im xft invoice manager

Rechnungen mit Bestellbezug, die keine Ab-weichung zur Bestellung aufweisen, können automatisch gebucht werden; für andere Rech-nungen startet das System die notwendigen Prüf- und Genehmigungsworkfl ows. Dafür wer-den systemseitig Standard-Workfl ows zur Ver-fügung gestellt, die der Bearbeiter um weitere Prüfschritte oder eigene Laufwege ergänzen kann. Für jede Situation und jeden Anwender gibt es dabei die passende Oberfl äche - SAP GUI, WebDynpro oder SAPUI5. Per E-Mail lassen sich so z.B. auch Benutzer einbinden, die sich gerade nicht im SAP-System befi nden und so mit mobilen Geräten direkt zu der jeweiligen Rech-nung und Aufgabe geleitet werden.

Die Workfl ows zum Einholen von Kontierungs-daten sowie zur Klärung von MM Abweichungen können wahlweise auch vor der Buchung in SAP gestartet werden.

Nach der Genehmigung verbleibt das PDF der Rechnung ebenso wie ein detailliertes Work-fl ow-Protokoll im System verfügbar. Damit ist nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch der Genehmigungsprozess im Nachhinein in allen Einzelheiten nachvollziehbar.

Rechnungsbearbeitung und Freigabe per Workfl ow in SAP GUI und SAPUI5

xft invoice manager: Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung für SAP FI und MM

xft invoice manager: Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung für SAP FI und MM

Über xft

Wer sind wir?Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, E-Mails oder elektronische Be-lege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubin-den. Dazu entwickeln wir eigene Software-produkte auf Basis von SAP  NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezi-fi sche Anwendungen.

Was tun wir?Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digi-talen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-Basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An-bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus na-hezu allen Wirtschaftszweigen.

Was zeichnet uns aus?xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhalt-lich wie räumlich und personell. Die xft-Unter-nehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwick-lung des Walldorfer Software-Anbieters gear-beitet. Als offi zieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbie-ten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungs-partner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-Produkte.

Effi zient und transparentMit dem xft invoice manager verringern sich die Durchlaufzeiten von Rechnungen auf wenige Tagen oder Stunden, beim automatischen Buchen sogar auf wenige Sekunden. Weil jeder Bearbeiter mit seinem SAP-User eindeutig authentifi ziert ist und jeder Genehmigungsschritt detailliert protokolliert wird, ist die Rechnungsgenehmigung auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar und transparent.

100 % SAP-basiertDer xft invoice manager basiert zu 100 % auf SAP und wird nahtlos in das bestehende SAP ERP-System eingepasst. Damit lässt sich das SAP-Berech-tigungswesen ebenso nutzen wie sämtliche Standardfunktionen und -sze-narien. Der xft invoice manager benötigt z. B. keine eigenen Buchungs-transaktionen, sondern verwendet ausschließlich SAP-Transaktionen. Gleichzeitig erlaubt der xft invoice manager, auch mehrere Buchungssys-teme und Buchungskreise anzuschließen. Damit sind kostenstellen- und standortübergreifende Genehmigungsprozesse kein Problem mehr.

Investitionssicher und fl exibelAlle xft-Produkte sind konsequent modular programmiert, nach dem Prinzip der Service-orientierten Architektur (SOA); die Kommunikation mit dem SAP-System erfolgt über klar defi nierte Schnittstellen (Service Provider). Damit ist es sogar möglich, verschiedene SAP-Systeme mit un-terschiedlichen Releaseständen und Eigenentwicklungen an eine Instal-lation des xft invoice manager anzuschließen. Weil der xft invoice ma-nager über die SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink mit nahezu allen gängigen Scan- und Archivlösungen zusammenarbeitet, kann die bereits bestehende Infrastruktur in der Regel weiter benutzt werden.

Wächst mit den Anforderungen Wo andere Systeme an ihre Grenzen stoßen, kommt der xft invoice ma-nager immer noch weiter. So kann er z. B. problemlos auf mehrere Stand-orte oder sogar konzernweit ausgeweitet werden, und dank der fl exiblen und offenen Programmierung sind zusätzliche, an den jeweiligen Kontext angepasste Szenarien jederzeit realisierbar. Damit ist der xft invoice ma-nager insbesondere geeignet, vorhandene Altsysteme abzulösen, denn er kann Besonderheiten und bewährte Abläufe ebenso berücksichtigen wie Abhängigkeiten im Gesamtzusammenhang.

© xft GmbH, September 2017.Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

xft invoice managerHighlights

© xft GmbH, September 2017.Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

xft GmbHSAP Partner-Port | Altrottstr. 31 | 69190 WalldorfTel. (06227) 54 555 0 | Fax (06227) 54 555 44info@xft.com | www.xft.com