13th June 2013The aim of this post is to provide sample case study for beginners in Oracle Payroll. This case study will take youthrough the real time requirements in payroll for UAE legislation. In further posts we will be dealing with scenariosrelated to costing and resolution for issues during payroll support.

Note: All setups are effective 01Jan1951

1. Loan Setup

Case:  In your organization, an employee  is eligible  to apply  for a  loan. Now  the administrator will determine  thenumber  of  installments  required  to  recover  this  loan.  This  loan  is  internal  and  does  not  require  payment  to  bemade to a third party.Let us keep it very simple. Oracle Payroll by default provides elements for Handling Loans.You may use these or create you own, as I have done for simplicity sake.

Approach: You need a nonrecurring element, something that the admin will add in the element entries to say thatin  this  run  the  loan  is  to  disbursed  to  the  employee.  Then  recurring  elements  for  deducting  the  installment  insubsequent runs until the entire amount is repaid. Also the corresponding balances need to be created. Then wewrite the fast formula for processing the loan and validations if any. Define the formula result. Go to the elemententry screen add the loan element and run the quick pay to check our setup.

Element and Balance Setup: Total Compensation>Basic>Element Description                                             Total Compensation>Basic>Balance___________________________________________________________________________________Element Loan AmountClassification EarningsType NonRecurringTermination Rule Last Standing ProcessOther Options Process in RunPriority 7552Input Values Pay Value

Element                                      Loan RepaymentClassification Voluntary DeductionsType RecurringTermination Rule Last Standing Process

Other Options Process in Run Once  in  EachPeriod

Priority 7550

Input Values Number  ofInstallments(Number)

LoanAmount(Money)

Element Loan OutstandingClassification EarningsType NonRecurringTermination Rule Last Standing ProcessOther Options Process in Run Indirect ResultPriority 7561

Input Values OutstandingAmount(Money)

Balance Loan

Sample Setup for Case Scenarios in Oracle Payroll  Loan

Feeds Loan Repayment(Add)

DimensionAssignment  Inception  toDate Assignment Run

Element  EntryInception  toDate

___________________________________________________________________________________

Total Compensation>Basic>Write FormulaFast Formula: Loan CalculationType: Oracle Payroll

DEFAULT FOR PAY_PROC_PERIOD_START_DATE IS '1951/01/01 00:00:00' (date)DEFAULT FOR PAY_PROC_PERIOD_END_DATE IS '4712/12/31 00:00:00' (date)DEFAULT FOR EMP_HIRE_DATE IS '4712/12/31 00:00:00' (date)DEFAULT FOR AMOUNT is 0DEFAULT FOR STOP IS 'NO'DEFAULT FOR LOAN_OUTSTANDING IS 0DEFAULT FOR LOAN_INSTALLMENT IS 0INPUTS ARE LOAN_AMOUNT,NUMBER_OF_INSTALLMENTSIF LOAN_BALANCE_ASG_ITD = 0 AND PAY_PROC_PERIOD_START_DATE = ENTRY_START_DATE THEN(     LOAN_OUTSTANDING = LOAN_AMOUNT     MSG = 'Loan is disbursed'     RETURN LOAN_OUTSTANDING,LOAN_AMOUNT,MSG)

IF LOAN_AMOUNT  LOAN_BALANCE_ASG_ITD >0 THEN     (        LOAN_INSTALLMENT = LOAN_AMOUNT/NUMBER_OF_INSTALLMENTS        LOAN_OUTSTANDING = LOAN_AMOUNT  LOAN_BALANCE_ASG_ITD  LOAN_INSTALLMENT        IF LOAN_OUTSTANDING > 0 THEN        (          MSG = 'Loan Recovery in progress'         RETURN LOAN_OUTSTANDING,LOAN_INSTALLMENT,MSG        )        ELSE        (          MSG = 'Loan recovery completed'          STOP ='YES'          RETURN LOAN_OUTSTANDING,MSG,STOP         )     )

Formula Result: Total Compensation>Basic>Formula Results

[http://4.bp.blogspot.com/fAIkJUSVK28/Ubmp67svSYI/AAAAAAAASWw/bGVEorSyVPQ/s1600/formula+result.JPG]

[http://1.bp.blogspot.com/i5NtJYRd1so/UbmrVSszHI/AAAAAAAASXA/U79kO7dTgoM/s1600/formula+result+2.JPG]Now we go to the employee assignment screen and add the entry as shown.Loan Repayment entry for employeein Feb

Note: This has already been processed, hence the check and end date.

Quick Pay Results: People>Enter and Maintain>1.Select the employee2. Click on Assignment3. Click on Others

[http://4.bp.blogspot.com/7UBuvAHeNY/UbmyYmZaKKI/AAAAAAAASXQ/N_P1Rk6q544/s1600/element+entry.JPG]

[http://4.bp.blogspot.com/TvFoV4Ab2ls/Ubm_yMMFLI/AAAAAAAASYo/OVUpdGMvcQ/s1600/quick+pay.JPG]

4. Click on Quick Pay

February:

[http://3.bp.blogspot.com/iiPGDt_DKPI/Ubm0N7EpRKI/AAAAAAAASXg/r2kWrP0B8MQ/s1600/feb.JPG]

[http://3.bp.blogspot.com/XnDKtDmHwsE/Ubm0S74THbI/AAAAAAAASX0/dpi2MVrHm9s/s1600/jul.JPG]

[http://3.bp.blogspot.com/XnDKtDmHwsE/Ubm0S74THbI/AAAAAAAASX0/dpi2MVrHm9s/s1600/jul.JPG]

[http://1.bp.blogspot.com/R7vqDuYPY0I/Ubm0S1oGoRI/AAAAAAAASX4/T9_JlP3_ZU/s1600/jul+result.JPG]

March:

[http://3.bp.blogspot.com/uKA6yT5pMBw/Ubm0TDGMTI/AAAAAAAASX8/Uoc0pFiodyo/s1600/mar+result.JPG]

[http://1.bp.blogspot.com/2egM0pE65jw/Ubm1AE99INI/AAAAAAAASYU/1384bDAZEM/s1600/mar.JPG]July:

[http://3.bp.blogspot.com/XnDKtDmHwsE/Ubm0S74THbI/AAAAAAAASYA/hHVWDUu6Glc/s1600/jul.JPG]

[http://1.bp.blogspot.com/R7vqDuYPY0I/Ubm0S1oGoRI/AAAAAAAASX4/T9_JlP3_ZU/s1600/jul+result.JPG]

Posted 13th June 2013 by Vasudha and Sreekanth

 3 View comments

Jasmin Mezet April 8, 2014 at 7:30 AM

Hi Vasudha and Sreekanth,

Very  good  post.  But  I  was  not  able  to  get  the  results  as  you  did.  First,  I  needed  to  change  the  Loan  Amountearning element from Recurring to Nonrecurring since it will not appear in Formula results if (Earning element) it's

Replies

Reply

Enter your comment...

Comment as:  Google Account

Publish   Preview

Recurring. I hope you are still "online" so we can discuss this problem?

RegardsJazzmean

Reply

Vasudha and Sreekanth May 21, 2014 at 6:32 AM

Hi Jazz,

Sorry for the delayed response. You are right the loan amount earning should be nonrecurring. As youcan see  in  the  first screenshot where  loan disbursed,  the  loan amount  is an  indirect  result and hencecannot be a recurring element. I have now corrected the typo.

Please do let me know if you need further information. I hope to be actively available on this blog :)

Regards,Vasudha and Sreekanth

Venu R November 10, 2014 at 7:00 AM

Reply

This comment has been removed by the author.