Sammenskrivning af øvrige besparelsesforslag og ... · Hjemmeplejen (KL-anbefaling) Øge den...

Sammenskrivning af øvrige besparelsesforslag og statusbeskrivelser 12/5-09

Analyseområder Forslag Reduktioner Status

Hjemmeplejen

Højere BTP/ optimering Hjemmeplejen(KL-anbefaling)

Øge den gennemsnitlige brugertidsprocent: Vurdere tidsforbruget på fællesopgaver,

udvikling og uddannelse samt organisering nedbringe det betalte fravær, jf. nedsættelse af

sygefravær Ruteoptimering - analyse ved konsulent Styrke planlægningen i de enkelte teams – og

gøre det til et fast pkt. på dagsordnerne Mødernes afvikling optimeres, og teamlederen

involverer sig mere i mødernes ledelse, jf. ledelse

At teamlederne med visse mellemrum deltager i besøgene

Optimering af morgenmøder At der udarbejdes en projektplan for at øge

BTP, med realistiske måltal for BTP

Korrigeret:0,6-6,2 mio. kr.

KL har været forespurgt om en konsulent i ruteoptimering. De anbefalede kontakt til anden kommune, det viser sig at de planlægger på samme måde som Ringsted Hjemmepleje. Hvorfor det pt. ikke er aktuelt med en konsulent. Beregnet reduktionsoverslag:6-7 mio. kr. FORSLAG A - KORTSIGTEDE FORSLAG: Udvikling af et afrapporteringsredskab for ugens BTP. Kortlægge og omlægge sygeplejerskernes administrative tid. Teamledere skal fortsat prioritere borgerbesøg aht. optimering af

ruter og ressourcer. Nødkaldet skal fremadrettet besvares af en ssa’er i stedet for en

sygeplejerske. Teamlederne har arb.plads i teamrummene. Teamlederne skal følge op på medarbejderes anvendelse af nye

PDA’er. Kørelister i papirform skal høre til sjældenhederne. Stort ledelsesfokus på planlægningsmøder. Incl. dagsorden og

referat. Er implementeret. Teamlederne praktisere ”ud af røret 7:15” aht. spildtid. De deltager

i morgenmøder og skal være rollemodeller for medarbejderne. Medarbejderne ringer selv til borgerne ved væsentligt forsinkelse,

dvs. færre telefonopkald fra borgeren/ gruppehjælperen. Der etableres ”faste springere” ved underbemandet (ved sygdom

på hverdage, skal den første rute pr. team deles ud internt (skal i MED-udvalg)). Til weekendafløsning er der ansat studerende, dvs. færre vikarer.

Øget mobilitet mellem team’ne, så få eller for mange medarbejdere på arbejde undgås. MED-udvalget skal bl.a.også defineres rammer for ferieafholdelse, f.eks. hvor mange pr. team må afholde ferie samtidig i uge 7.

1 af 16


Aht. god disponering skal arbejdsgange være ens fra team til team. Arbejdsgangsbeskrivelsen er ændret og bliver hurtigt implementeret, det giver en klar opgavefordeling mellem gruppehjælper og teamleder.

Der er planlagt kursus for gruppehjælperne som indeholder Kommunikation og samarbejde, Konflikthåndtering m.m.

Lederne skal være bedre til at stille krav til medarbejderne så der sikres effektiv ressourceudnyttelse, kompetent økonomistyring samt værdi i leveringen af ydelser.

Torsdagsmøder i teamet, planlægges der ikke med frokost (det antages, at frokosten afholdes under mødet).

FORSLAG B - LANGSIGTEDE FORSLAG: Omorganisering - flere små teams i teamet (et pilotprojekt):

Omorganisere hvert enkelt team i mindre områder for at skabe stabilitet, ansvarsfølelse, kontinuitet, mere medansvar for medarbejderne m.v. Der er udarbejdet projektplan for pilotprojektet. Således at den direkte brugertid øges væsentligt fra 43,0 til 49,5 jf. KL.

Ændret vagtplanrul og arbejdstider: Skabe et bedre flow ift. de daglige ressourcer, f.eks. ved at deltidsansatte har lange vagter i weekenden (behov for medarbejderen hele dagen) og 5-timersvagter i hverdagen, at nattevagterne tager nogle af ”dagvagternes besøg” mellem 6:00 og 7:00 og dagvagterne tager nogle af de besøg der ligger indtil kl. 17.00.

Dato for implementeringsstart: Er i gang.Dato for fuld effekt af besparelse:FORSLAG A - KORTSIGTEDE FORSLAG:Den 1. januar 2010, forudsat driftsikre PDA’er.FORSLAG B - LANGSIGTEDE FORSLAG:Der er en del forberedelse og det er en lang proces at implementere. Den fulde effekt ved besparelse kan forventes i august 2010.Konsekvenser for borgere:FORSLAG A - KORTSIGTEDE FORSLAG:Det forventes, at borgerne oplever kendte hjælpere (færre vikarer) dvs.

2 af 16


stabilitet og kontinuitet. Besked ved forsinkelser. Ydelser om morgenen inden borgeren skal til træning, på sygehus e.l.Borgere kan evt. opleve omprioritering af opgaver grundet spidsbelastningssituationerne.FORSLAG B - LANGSIGTEDE FORSLAG:Borgerne vil opnå en større kvalitet og kontinuitet i ydelserne, da det er de samme medarbejdere der møder hos borgeren. Forhåbentlig også nogle gladere medarbejdere. Besøgene forventes bedre planlagt og der tagets endnu mere højde for, at borgerne skal være klar til et bestemt tidspunkt. Alt i alt vil borgeren komme mere i fokus. Konsekvenser for personale:FORSLAG A - KORTSIGTEDE FORSLAG:Det forventes at medarbejderne oplever større stabilitet ved færre vikarer og dermed flere kendte ansigter og færre introduktioner. Tryghed ved at de dagligt er tættere på deres teamleder, bedre information bl.a. referat af torsdagsmøder, mere ro på morgenstunden, færre forstyrrelser i deres arbejde (nødkald, borger- og gruppehjælperkald m.v.) samt at ferietiden ikke bliver så hektisk.Medarbejdere kan opleve det, at der opstår konflikter grundet strammere ruter og konsekvent ledelse. Grundet mere ansvar og opgaveglidning, sættes der fokus på kompetencer og fleksibilitet.FORSLAG B - LANGSIGTEDE FORSLAG:Ved aktiv involvering af alle medarbejdere i planlægningen af arbejdsgange, økonomien og definering af forbedringsinitiativer, skabes der arbejdsglæde, motivation, ejerskab, ansvarsfølelse, mere respekt fra omgivelserne og i højere grad får udnyttet deres kompetencer. Der er dog bekymring for eventuelle opsigelser fra medarbejdere pga. ændret organisering, f.eks. medansvar. Men de umiddelbare tilbagemeldinger fra medarbejderne er positive.Dato for drøftelse af lokalt MED: 4.5.09 og derefter løbende.

3 af 16


7.Medarbejderkørsel(Vedtagne besparelser)

Kørsel i kommunale biler i stedet for udbetaling af kørselsgodtgørelse til medarbejderne. Forslaget indebærer at der leases 10 flere kommunale biler. Forlaget forholder sig primært til kørsel i landdistriktet.

A: Nettobesparelse 0,06 mio. kr. årligt

7+12 Medarbejderkørsel + DistriktsopdelingP.t. undersøges hvilke biler der kan leases. I første omgang leases 4 biler, de skal bruges til at ændre cykelruter til bildistrikter. Desuden er der omdisponeret, så Hjemmeplejen har råderet over 2 biler mere. Det afventes om det giver mulighed for disponering af flere biler evt. i weekenderne at Visitationen flytter på Zahlesvej. Med disse er der biler nok i weekenden. Medarbejderne i landområdet skal alle kører i hjemmeplejebiler i weekender og helligdage. Der indkøbes og afprøves en el-cykle. Leasing af biler afventer Byrådets beslutning om indkøb af el-biler.Da leasingkontrakten operere med afregning af under- og overkørte kilometer er der fremadrettet udarbejdet en systematik, så bilerne ”går på omgang”. Da det er en udfordring, at bilpakken ikke matcher vores behov for kilometer der må køres skal det undersøges, om leasingkontrakterne kan genforhandles.Frokost ude er ændret til, at besøgene efter frokost tilpasses i forhold til medarbejdernes ønsker om at afslutte tæt på deres bopæl. Nogle medarbejdere kører direkte hjem fra den sidste borger og ikke indenom Hjemmeplejen (frivilligt – og det skal aftales med teamleder og under hensyn til de hygiejniske regler). Dvs. disse medarbejdere skifter til egen bil, når de er inde til frokost. Derved spares tid og kilometer og medarbejderen kan tage ekstra besøg. (Dette er så småt i gangsat). Dato for implementeringsstart: Er i gang.Dato for fuld effekt af besparelse:7: Medarbejderne varsles, at de ikke kan forvente at køre i egen bil, dvs. opstart fra den 1. juni 2009 med besparelsen og fuld effekt i 2010.12 A: Cykelruter til bilruter: Så snart der er leaset nye biler.12 B: Besparelsen 0,30 mio. kr. opfyldes ikke, men der spares kr. 65.000. Besparelsen viser sig samtidig med BTP’en, dvs. forventes i august 2010. Konsekvenser for borgere:Det har ingen konsekvenser for borgerne om der bliver kørt i en kommunebil eller i medarbejderens egen bil. Cykelrute til bilrute: Nogle borgere vil skulle skifte hjælper.Konsekvenser for personale:

4 af 16


De medarbejdere der varsles ophør af kørselsgodtgørelse forventes at blive skuffede over at de ikke længere kan køre i egen bil og få kørepenge.Der bliver krav om kørekort for hjælpere i Benløse/Kildemarken. Nogle medarbejdere skal skifte borgere. Medarbejderne vil gerne spise frokost sammen med sine kolleger, selvom det ikke er alle der er inde på samme tid.Dato for drøftelse af lokalt MED: 4.5.09 og løbende.

12.Distriktsopdeling(Vedtagne besparelser)

A: Benløseområdet omlægges fra cykeldistrikt til bildistrikt. Hvorved der spares betydelig transporttid.

B: Landdistriktet holder frokost ude i området

A: Nettobesparelse 0,25 mio. kr.B: Nettobesparelse 0,3 mio. kr.

Er beskrevet under analyseområde 7, da arbejdsgrupperne er slået sammen.

11.IT- og dokumentationsanalyse(Vedtagne besparelser)

Ibrugtage nye PDA’er til alle medarbejdere (samt en udvidelse til Servicekorps og eksterne vikarer). Ny funktionalitet. Bedre dokumentation. KL har efterfølgende foreslået:- At der så vidt muligt foretages dagsafslutning på

PDA uden at medarbejderen kører tilbage til kontoret

Besparelse på 0,5 mio. kr. i medarbejdertid

Der følgende tiltag:1. Indkøb af ca. 300 nye PDAére, sikkerhedssystem, samt

ibrugtagning af ny funktionalitet2. Pilotprojekt med nye PDAére, hvor det afprøves om hjælperne

med nye PDAére i højere grad kan møde direkte hos brugerne ved vagtstart, samt afslutte hos brugerne ved vagtslut.

Ad 1: PDAére er valgt. Pt. afklares udbud, fsva. sikkerhed og PDAére. Der gennemføres undervisning i august 09. Ibrugtagning august/ september 2009. Ad 2: Efter ibrugtagning og konstateret stabil drift i en periode, kan pilotprojektet opstartes i oktober/november 2009.Dato for implementeringsstart: Ad 1: Ibrugtagning af PDAére - august/september 2009. Ad 2: Pilotprojektet opstartes i oktober/november 2009. Dato for fuld effekt af besparelse:Ad 1: Fuld effekt af besparelsen bør kunne konstateres ultimo 2009/primo 2010. Ad 2: Fuld effekt af besparelsen bør kunne konstateres 2010 (såfremt at ordningen efterfølgende skal i drift), hvor pilotprojektet er tilendebragt.

5 af 16


Konsekvenser for borgere:Ad 1: Der er positive konsekvenser for borgerne i form af bedre driftsstabilitet af PDAérne, hvilket påvirker hjælpernes aktuelle tid til borgerne. Ad 2: Pilotprojektet vil kunne afklare om det med PDAérne er muligt at planlægge hjælpen på en sådan måde, at det ikke er nødvendigt for alle hjælpere, at møde på Zahlesvej ved vagtstart, heri skal brug af biler og uniformer indtænkes. Såfremt hjælpen kan planlægges hensigtsmæssigt med anvendelse af PDAérne, med køreslister, så kan det have en positiv effekt for borgerne.Konsekvenser for personale:Ad 1: Der er positive konsekvenser for hjælperne, såfremt at der med PDAérne kan opnås en hensigtsmæssig driftsstabilitet. Der er desuden langt bedre dokumentationsmuligheder i de nye PDAére. Ad 2: Såfremt pilotprojektets resultater peger på at det med PDAérne er muligt at planlægge hjælpen med direkte fremmøde hos borgerne, hvor der er foretaget en hensigtsmæssig planlægning af hjælpen forinden, kan det have positive konsekvenser for personalet, der kan erfare, at et direkte fremmøde hos borgerne, kan give mindre stress ifht. at nå hele vagtens køreliste. Såfremt hjælpen ikke kan planlægges hensigtsmæssigt inden fremmøde på PDAén, vil et de manglende vagtstartmøder på Zahlesvej give negative konsekvenser.Dato for drøftelse af lokalt MED:Ad.1: Behandles i lokalt MED udvalg efter behov. Ad.2: Dato for en evt. behandling i lokalt MED udvalg vil blive fastsat, ifbm. projektopstart.

10.Vurdering af antal besøg pr. døgn pr. borger og niveauet i weekenderne(Vedtagne besparelser)

Der vurderes ikke muligheder for yderligere reduktioner i weekender.Der arbejdes allerede på mere effektiv planlægning af døgnet i form af daglige rytmer og vaner, herunder i et tættere samarbejde mellem Visitationskontoret og Hjemmeplejen. Hvilket kan nedbringe antallet af besøg i døgnet.Liftning af borgere nedsættes fra to medarbejdere til en medarbejder, hvis muligt ud fra en konkret vurdering.

0,3 mio. kr. Der er følgende tiltag:1. Der er pr. 20.4.2009 en rute i team 2 på 12- timers vagter mandag,

tirsdag og hver anden fredag. 2. Samtlige forflytninger er vurderet i april 2009 mhp. om

forflytningen kan forgå ved én personale, eller om borgerens nære familie kan indgå som andenpersonen i forflytningen.

Dato for implementeringsstart: Er i gang.Dato for fuld effekt af besparelse:Ad 1: Der evalueres efter 3 måneder. Det forventes at der kan spares timer i aftenvagten.

6 af 16


Ad 2: Er fuldt implementeret april 2009. Der er i den endelige vurdering ikke konstateret potentiale for besparelse, ud fra hvordan forflytningerne varetages d.d. Det kører optimalt ud fra givne kriterier.Det skønnes dog at der foreligger en besparelse sammenlignet med efteråret, fordi der har været særlig fokus på hvad der leveres. Personalet har selv optimeret og fjernet overflødige 2.personer ved forflytning. Det er svært at vurdere den reelle besparelse.Konsekvenser for borgere:Ad 1: Vagterne møder ind kl. 7 til 19, og tanken er de skal bruges i forbindelse med udskrivelser. Derved opnås der kontinuitet i en for borgeren ofte usikker og utryg periode lige efter udskrivelsen. Plejeplanen lægges korrekt i første forsøg, fordi hjælperen præcis ved hvordan dagen er forløbet. Ligeledes forventes overgang mellem dag- og aftenvagt at bliver fuldstændig gnidningsløs og optimal. Der forventes at dette vil optimere planlægningen med mere fokus på borgeren individuelle situation/behov og dermed forbedre borgerens samlede pleje.Ad 2: Borger oplever mere frihed når der kun er en person ved forflytningen, fordi det er forbundet med en hvis træghed at skulle dels evt. vente på 2. personen, og dels at det ikke er nær så let at imødekomme borgers ønske om ændring af en tid. Konsekvenser for personale:Ad 1: Der var 4 medarbejdere i hele hjemmeplejen, der meldte sig som interesserede, da forslaget kom frem. Interessen er øget siden daFOA er inddraget og har vurderet aftalen, idet der er blevet skønnet på den belastning det måtte være at arbejde mange timer i træk. Det forventes at man også imødekommer ønsket om mere indflydelse på egen arbejdstid og egen planlægning af denne.Det forventes at samarbejdet mellem de forskellige teams, især dag/aften forbedres.Ligeledes forventes, at denne særlige fokus på opgaven/etableringen af plejen i første forsøg og dermed ansvaret, foranlediger at fagligheden kommer i højsæde og at personalet derved føler deres faglighed bruges optimalt.Ad 2: Personalet efterlever allerede det ønskede fokus og forflytningerne fungerer optimalt.

7 af 16


Dato for drøftelse af lokalt MED: 4.5.09 og løbende.

8 af 16


Visitationen

SagsbehandlingVisitationen(KL-anbefaling)

Det anbefales, at man i visitationen arbejder videre med de beskrevne indsatsområder: Prioritere mere specifikke begrundelser først Begrundelser der entydigt fokuserer på

konsekvenserne af borgerens funktionsnedsættelse i stedet for diagnoser

Begrundelser i forhold til udvisitering af borgere i forbindelse med fx ny kvalitetsstandard

Kvalitetsstandardens anvendelse i forbindelse med afgørelser

Eksempler på begrundelser Rubrikken ”Særlige bemærkninger” i

afgørelsesbrevet Hvornår skal der træffes en ny afgørelse? Dokumentation af ægtefælles ressourcer Samarbejde mellem myndighed og leverandør De enkelte indsatsområder er uddybet i analysens KL-rapportens bilag 2.

Fra november 2008 er der arbejdet med, at alle afgørelser primært har fokus og begrundelse på konsekvenser af funktionsnedsættelsen, og diagnosen er sekundær. Der arbejdes fortløbende med specifikke begrundelser, som fokus punkter i visitationen, ved afgørelser og afslag.Kvalitetsstandarderne er ved revisionen i februar 2008 og december 2008 blevet konkrete i forhold til målgrupperne. Anvendelsen af ”Særlige bemærkninger”/bemærkningsfeltet i afgørelses brevet er et bevidst valg fra visitationen, og denne handling fremhæver KL som meget positiv.Ved midlertidig funktionsnedsættelse, indenfor den aftalte bagatel grænse, skal der ikke træffes ny afgørelse. Der træffes altid afgørelser på henvendelser fra leverandøren om varige ændringer i funktionsniveauet hos borgeren.Der visiteres i pakker hvor behovet for hjælp til opgaverne fremgår, og der er brug for større viden og implementering hos leverandørerne.Der er afholdt 2 møder mellem leverandør og visitationen, for information og implementering af kvalitetsstandarderne og ydelsesbeskrivelserne, og der er fortsat brug for denne type møder. Der er et kontinuerligt samarbejde og koordinering mellem leverandør og visitationen omkring den enkelte bruger. Der er etableret dialogmøder for løsning af dagligdagens generelle problemstillinger.Der er fokus på at alle visitatorer har en ensartet fremstilling, der tydeligt synliggøre ægtefælle ressourcer med henblik på opgaveløsning gensidigt.Dato for implementeringsstart: November 2008Dato for fuld effekt af besparelse: Ingen besparelse. Nævnte fokus er implementeret hos alle brugere oktober 2009.Konsekvenser for borgere:- fokus på funktionsevne frem for diagnose- råderum til at ændre serviceniveau når det er aktuelt- klarere afgørelserKonsekvenser for personale:- fokus på faglighed- råderum ved afgørelser- træning i ensartet visitationDato for drøftelse af lokalt MED: 12. maj 2009

9 af 16


Privat leverandør(KL-anbefaling)

Skærpe distinktionen og beskrivelsen af de ydelser, der både kan leveres efter Lov om social service og Sundhedsloven, da der efter Sundhedsloven ikke er adgang til frit valg af leverandør.

Der analyseres og handles på forslaget.

Social- og sundhedssekretariatet

Ledelseinformation, politisk og benchmarking(KL-anbefaling)

KLK anbefaler:1. At budgetopfølgningerne suppleres med

forslag til kompenserende besparelser og/eller strategier til tiltag der kan dæmpe udgiftsstigningen på længere sigt. Lederen af Hjemmeplejen, centerlederne og eventuelt teamlederne bør inddrages i dette arbejde.

2. At koble de faglige mål på ældreområdet op på de økonomiske rammer for området.

3. At der udarbejdes data vedrørende leverede timer

4. At der udarbejdes benchmarking data, der kan bruges til best practice drøftelser mellem de forskellige teams såvel inde som ude. Fx vagtplanlægning, kultur, sygefravær, personaleomsætning, brug af vikarer og udløsning af overarbejdsbetaling. For Hjemmeplejen kunne dette suppleres med en beregning af prisen på leveret hjemmehjælpstimer fordelt på teams.

5. At overveje en analyse der ser på, hvor stor plejetyngden er hos de borgere, der får visiteret en bolig sammenholdt med de borgere, der modtager hjælpen i eget hjem. En sådan analyse er imidlertid ikke helt simpelt, idet en del borgere får en plejehjemsplads i forbindelse med udskrivning fra sygehus. Data

Ingen som direkte følge af forslagene

Ad 1. I den nuværende fase af implementeringen af besparelserne fastholdes de vedtagne forslag så vidt muligt. Samtidigt vurderes der løbende på, om forslagne er gennemførlige. Viser det sig at nogle af forslagene ikke kan gennemføres præsenteres forslag til kompenserende besparelser.Ad 2. Når der i den næste Byrådsperiode skal foretages en revision af ældrepolitikken, vil der indgå en kobling til den økonomiske ramme. Dette vil tilsvarende ske i.f.m. udarbejdelsen nye eller revidering af andre eksisterende politikkerAd 3. Det er med den nuværende version af omsorgsjournalen meget vanskeligt/bekosteligt at samle data vedr. leverede timer. Med den næste version af omsorgsjournalen forventes datalogistikproblemet løst. Denne version forventes ibrugtaget i 2010Ad 4. Der afholdes i dag månedlige møder mellem en økonomikonsulent og institutionslederne ifht. budgetopfølgningen. Det er planlagt, at lave kvartalsopfølgninger sammen med de enkelte institutioner på en række centrale parametre (balanced scorecard). Opfølgningerne forventes implementeret i 2010. I disse opfølgninger vil der også indgå tværgående sammenligninger/ benchmarking.Ad 5. Plejetyngden hos borgerne følges allerede på månedlige møder med Visitationskontoret. Analyserne er mere intuitive og baseres bl.a. på visitationsdata – men de fungerer godt i.f.t. den løbende ressourcestyring. Den mere dybdegående analyse gennemføres når den bliver afgørende i.f.t. den fortsatte nedbringelse af ressourceforbruget – forventeligt i 2010 eller 2011

Dato for drøftelse af lokalt MED:Behandles i MED i det omfang og i den takt det er nødvendigt.

10 af 16


kræver derfor en vis behandling.Tværgående

21.Brug af vikarer(Vedtagne besparelser BY 8.12.08/ KL-anbefaling)

Fokusområder:- Opstamning af procedure for bestilling af vikarer - Effektivisering af bookingfunktionen- Det vurderes desuden om der skal højere betaling

for frivilligt merarbejde- Pt. forhandles nye fleksibilitetstillæg i

Servicekorpset.KLK anbefaler alle muligheder i organisationen er afsøgt før eksterne vikarer tilkaldes, ved:- At der etableres klare retningslinier for i hvilke

situationer der kan indkaldes eksterne vikarer - At der etableres central visitation for indkaldelse

af eksterne vikarer

Besparelse på 0,15 mio. kr. årligt.Ej særskilt målsat i KL-rapporten:I forhold til Hjemmeplejen indgår det i forbedret BTP/personaleomsætn. I forhold til Plejecentrene indgår det i de vedtagne besparelser.

Alle institutioner har en procedure for at indkalde egne medarbejdere til ekstra arbejde ved sygdom, evt. omrokering før der tilkaldes ekstern vikar. IT booking system er indkøbt.Internt vikarkorps har indgået samme aftale om frivilligt merarbejde som resten af ældreområdet.Internt vikarkorps har forhandlet ny aftale om flexibilitetstillæg i vikarkorpset.Dato for implementeringsstart:Frivilligt merarbejde og flexibilitetstillæg 01.01.09IT booking system opstartet 10.03.09, forventet fuldt ibrugtaget d 01.05.09Pr. 01.06.09 lukker bookingen i weekender og på helligdage. Endvidere lukkers alle ugens 5 dage kl. 16.00 i stedet for kl. 17.00. I perioden 01.06.09 til d 31.07.09 føres der registrering på alle opkald mellem kl. 15.00 og 16.00. Viser resultatet, at der er ganske få opkald vil vi anbefale bookingen lukker kl. 15.00 pr. 01.09.09.Dato for fuld effekt af besparelse:Pr 1.09.09 forventes at give en besparelse på personaleudgifter på 270.000 kr. Der vil være årlige udgifter til IT-systemet på 65.675 kr. Så den samlede besparelse på ca.145.000 kr. vil ske med ca. 25% i år 2009 og få fuld virkning i 2010.Konsekvenser for borgere: Ingen.Konsekvenser for personale:Nedlæggelse af en fuldtids stilling i bookingen.Dato for drøftelse af lokalt MED:Drøftes på personalemøde i bookingen d. 20. maj 2009Orientering på Område-MED d. 18. maj 2009

Organisatorisk kvalitet:(se de enkelte analyseområder nedenfor)

Se delanalyseområderne nedenfor.Dato for implementeringsstart:Nogle ting er iværksat andre arbejdes der pt. med, men alt forventes opstartet 1. juli 2009, og så skal der løbende følges op.Undervisning og kursusforløb bliver iværksat efteråret 2009.Dato for fuld effekt af besparelse:2010 – Besparelsen er en del af øgning af BTP-tiden

11 af 16


Konsekvenser for borgere:Færre vikarer -Konsekvenser for personale:Mindre sygefravær – skal deltage aktivt i drøftelserne, selv være med til at planlægge og tage ansvarDato for drøftelse af lokalt MED:MED-møder i maj måned Område-Med 18. maj 09.

Øget fastholdelse af medarbejdere(KL-anbefaling)

Sætte fokus på indsatser for at sænke personaleomsætningen: Yderligere forsøgsordninger med hyppigheden

af weekendvagter. Husk: inddrager personalet i planlægningen samt tilrettelægger ordninger fleksibelt, for den enkelte medarbejder. Forsøgsordninger bør følges i fht. udviklingen på pers.oms. og evalueres mod afslutning af forsøg.

Ansættelsespolitik, hvor man hellere lader stillinger forblive vakante frem for at ansætte mindre kvalificeret personale (eksistere allerede på plejecentrene)

Se i øvrigt ØV-dage under pkt. sygefravær.

Korrigeret:1,2-5,7 mio. kr.Vedrører alene Hjemmeplejen. I forhold til Plejecentrene indgår det i de vedtagne besparelser.

Sætte fokus på indsatser for at sænke personaleomsætningen: I hjemmeplejen, på KLC tilbydes medarbejdere, der ønsker det,

at arbejde hver tredje weekend, på Solbakken og i Ortved hver fjerde weekend. KLC overvejer om det kan lade sig gøre med hver fjerde weekend. Hjemmeplejen forsøger med 12 timers vagter for de medarbejdere, der ønsker det. Aften- og nattevagter ønsker primært at arbejde hver anden weekend. I Vikarkorpset arbejdes der med tre forskellige aflønningsformer, som bl.a. tager udgangspunkt i, hvor mange weekender, den enkelte medarbejder ønsker at arbejde. Der er ansat faste weekendafløsere på både plejecentrene og i hjemmeplejen.

Personalet er mere med i planlægningen og tilrettelæggelsen end tidligere og der arbejdes på mere fleksible ordninger, for den enkelte medarbejder. Der afrapporteres til arbejdsgruppen og der skal følges op på det senest 1. oktober 2009.

Ansættelsespolitik: stillingerne forbliver vakante frem for at ansætte mindre kvalificeret personale på både plejecentrene og i hjemmeplejen, der indtages referencer på alle der skal ansættes. Der tages samtaler med alle nye medarbejdere indenfor de første to måneder, for at drøfte deres idéer, input og erfaringer til at gøre arbejdspladsen endnu bedre.

Der er mulighed for en Øv-dag på Solbakken og i hjemmeplejen. Hvis en medarbejder af en eller anden grund ønsker en "akut" fridag, kan man ringe ind samme morgen og

12 af 16


bede om en øv-dag - hvilket betyder at man ikke møder på sin vagt og selv betaler med feriedag, afspadsering e.l. Ordningen er etableret for at forebygge ekstra sygefravær og skal godkendes af nærmeste leder og er ikke et krav, medarbejderen har, men en mulighed som lederen afgør om, der er plads til pågældende dag.

Der udarbejdes fælles annonce for at ansætte faste ferieafløsere.

13 af 16


Sygefravær(KL-anbefaling)

KLK anbefaler, at der sættes fokus på indsatser for at sænke sygefraværet: Større fokus på sygdomspolitik og formulering

af lokalpolitik m. medarbejder opbakning (eksisterer på Solbakken).

Definer hvordan og til hvem sygemeldingen sker.

Vurder muligheden for udpegning af kontaktperson under fravær.

Udbrede kendskab til indholdet af sygdomspolitikken til alle medarbejdere.

Sygdomspolitikken kombineres med en strategi for at ændre forhold på arbejdspladsen. FX samarbejdsproblemer på KLC.

Opmærksomhed på at ved problemer med samarbejdet og det psykiske arbejdsmiljø på en arbejdsplads, kan fokus på sygefravær have den effekt, at sygefraværet stiger

Tidlig diagnosticering af syge medarbejdere Vurdering af den lokale praksis for indkaldelse

til sygesamtaler KL anbefaler typisk at sygesamtaler indkaldes efter faste regler.

Igangsætning af forsøgsordninger for nedsættelse af sygefravær – fx øv-dage (jf. Solbakken)

Vurdering af tiden af afskedigelsessager i L&P v. KL

Sygefraværet er på over 10% mod 6,7% for social- og sundhedspersonale i 2007 på landsplan.

Ej særskilt målsat i KL-rapporten:I forhold til Hjemmeplejen indgår det i forbedret BTP. I forhold til Plejecentrene indgår det i de vedtagne besparelser.

Sætte fokus på indsatser for at sænke sygefraværet: Alle steder er der udarbejdet en lokal sygdomspolitik og det er

defineret hvordan og til hvem sygemeldingen sker og hvordan der følges op.

Ortved har en kollega kontaktperson for alle, som kan bruges ved sygdom/fravær.

Sygdomspolitikken skal gennemgås med alle medarbejdere, ligesom opfølgning på sygefravær gennemgås på personalemøder.

Se Øv-dage tidligere På KLC og i Hjemmeplejen er der udarbejdet

trivselsundersøgelser, der arbejdes med resultaterne i MED-udvalgene, på personalemøder og der planlægges et forløb på KLC, hvor alle medarbejdere bliver inddraget via et kursusforløb, i Hjemmeplejen arbejdes der målrettet med emnerne på personalemøder. Der arbejdes med ledelsen tættere på medarbejderne og der føles op med fokus på henholdsvis ledermøder og med uddannelse. Der udarbejdes nye undersøgelse efter et år, for at følge op på resultaterne. Det overvejes om der skal udarbejdes trivselsundersøgelser på Ortved og Solbakken.

Der tilbydes sundhedsfremmetilbud, såsom gratis svømning ca. hver 3. måned, kostvejledning, massagestol, supervision mv.

Der udarbejdes en vurdering om tiden kan afkortes i forbindelse med afskedigelsessager i L&P.Materialet formidles til Køknet og Træningsfunktionen til igangsætning der.

14 af 16


Ledelse(KL-anbefaling)

Det er KLK’s vurdering, at ældreområdet i Ringsted Kommune står over for en organisatorisk udfordring frem for behovet for en større budgetøvelse, hvorfor følgende anbefales:

Generelt: At der indføres månedlige ledermøder mellem

social- og sundhedschefen og de tre centerledere. Til det formål at koordinere på tværs af centerstrukturen samt drøfte centrale tiltag inden vedtagelse.

At man sikrer sig, at institutionsledere og teamledere har de nødvendige ledelsesmæssige kompetencer

At det vurderes om det er hensigtsmæssigt at uddelegere budgetansvar til teamlederen for økonomien i deres team.

At teamledernes ønske om mere viden om økonomien og andre ledelsesinformationer tilgodeses.

Knud Lavard Centret: At ledelsesstrukturen overvejes mhp. at

nedbryde de gamle kulturer og skabe gejst og positiv stemning på institutionen.

At overveje tiltag for at optimere samspillet mellem ledelse og medarbejderne.

Hjemmeplejen: At få ledelsesfunktionen til at fungere fuldt ud i

dagligdagen, der mangler fx praktisk kendskab til ruterne og dagsforløbet (med undtagelse af

Ældreområdet i Ringsted Kommune står over for en organisatorisk udfordring: Der afholdes månedlige ledermøder mellem social- og

sundhedschefen og de tre centerledere. Formålet er at koordinere på tværs af centerstrukturen samt drøfte centrale tiltag inden vedtagelse.

Det sikres at institutionsledere og teamledere har de nødvendige ledelsesmæssige kompetencer gennem TUS foråret 2009 og iværksættelse af individuelle uddannelsestilbud samt tiltag til fælles uddannelsesforløb for flere af teamlederne. Endvidere bliver lederne tilbudt fælles uddannelse med de øvrige ledere i kommunen.

Det arbejdes med forskellige modeller på at uddelegere budgetansvar til teamlederen for økonomien i deres team.

Der arbejdes med, at teamlederne får mere viden om økonomien og at ledelsesinformationer tilpasses deres behov.

Knud Lavard Centret: Der er arbejdet med ledelsesstrukturen gennem fælles temadag,

hvor der blev sat fokus på ledelsesamarbejdet, forventninger mv. med ekstern konsulentbistand. Teamlederne får individuelle kompetenceudviklingsforløb.

Der tilføres en teamleder, en administrativ medarbejder og der udnævnes ansvarshavende i aftenvagt.

Der arbejdes bevidst med trivselsundersøgelsens resultater og iværksættes tiltag om de emner, der fremkom her.

Hjemmeplejen: Teamlederne arbejder ude i teamet sammen med

gruppehjælperen for at få ledelsesfunktionen helt ud i dagligdagen, for at øge kendskabet til borgerne, medarbejderne og ruterne.

Teamlederne deltager så vidt muligt i alle møder ude i de

15 af 16


teamlederen i Service- & Rengøringskorpset) At mødernes afvikling optimeres, og at

teamlederen involverer sig mere i mødernes afvikling

At det er vigtigt, at der er ledelse tæt på medarbejderne, fx synlig ledelse, konsekvent opfølgning på rejste problemstillinger

At opgavefordelingen mellem teamledere og gruppehjælpere klarlægges og bekendtgøres for medarbejderne.

At teamledernes tid til egentlige ledelsesopgaver optimeres. Fx MUS.

Visitationen: At der i visitationen anvendes

ledelsesinformation mere aktivt for at styre visitationsbudgettet.

enkelte team og bistår i mødeafviklingen. Der arbejdes på at opgavefordelingen mellem teamledere og

gruppehjælpere klarlægges og bekendtgøres for medarbejderne. Der arbejdes med teamledergruppen samlet i forhold til

ledelsesopgaven, og der iværksættes individuelle kompetenceforløb.

Visitationen: Der holdes opfølgningsmøder hver måned for at følge budgettet,

såvel ledelsesmæssigt som på personalemøder

Dialog mellem visitation og leverandører(KL-anbefaling)

KLK anbefaler: At rolle- og opgavefordeling samt

kommunikationsformen tages op til en åben drøftelse parterne imellem med fælles ansvar for at få det bragt på plads - ved proceskonsulent.

At det overvejes at gennemføre en proces, der sikrer, at der er forståelse for og accept af den nye kvalitetsstandard hos leverandørernes medarbejdere.

Der arbejdes med udvikling af Den Gode Visitation. En arbejdsgruppe har arbejdet med beskrivelse af Den Gode Visitation, der har været afholdt to kursusdage omkring myndighed af 3. grad. der er nedsat en arbejdsgruppe, der arbejder videre med dialogen og samarbejdet mellem Visitation og leverandør. I den forbindelse udarbejdes der et fælles uddannelsestilbud vedr. kommunikation. Heri indgår en proces, der sikrer, at der er forståelse for og accept af den nye kvalitetsstandard hos leverandørernes medarbejdere.

16 af 16

Sammenskrivning af øvrige besparelsesforslag og ... · Hjemmeplejen (KL-anbefaling) Øge den...

Documents

Transcript of Sammenskrivning af øvrige besparelsesforslag og ... · Hjemmeplejen (KL-anbefaling) Øge den...