By: Eivind Gramer, Kaisa Bengtsson, Kristin HalaasIIC Nordic Group –XIX. International Conference Oslo, 15th – 17th October 2012

Samlebånd og strekkoder overføring av museenes samlinger til fellesmagasin

Assembly line and barcodestransferring collections to a joint storage facility

Innlegget skal handle om• Flytting av store mengder gjenstander fra fire forskjellige museer

til felles magasiner (klimastyrte, selvsagt )• Samarbeid på tvers av oranisasjoner• Hovedfokus på FLYT-prosjektet 2007-2011

– Flytting, Logistikk, Ytelse, Tilgang• Erfaringer fra daglig drift frem til i dag, og andre prosjekter:

– Pilotflytteprosjektet– LIMA – Logistikk, Innlemming i MAgasin: utvikling av eget

logistikksystem– FODAK – Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi

• Sammenhengen mellom samlingsforvaltning og øvrige deler av museenes drift

Bakgrunn

• Organisering av museene i Vestfold i 2007:• Museumssenteret i Vestfold (MuVe) AS (etabl. 2004)

– Aksjeselskap eid av museene og Vestfold fylkeskommune• Museene

– Larvik museum (Sjøfartsmuseet, Herregården, Bymuseet)– Sandefjordmuseene (Hvalfangst, Sjøfart og Bymuseum)– Vestfold fylkesmuseum i Tønsberg (nå Slottsfjellsmuseet)– Nord-Jarlsbergmuseene

Utvikling av samarbeid i Vestfold

• Frem til 2005, lite eller intet samarbeid museene i mellom– Forskjellige registreringspraksiser– Forskjellige systemer (Primus, Win-Regimus, Excell….)– Lite kontakt

• Fra 2005, samarbeid gjennom MuVe– Utfordringer, pga ovenstående

• Fra 2009: Vestfoldmuseene IKS, alt samlet i én organisasjon

• MuVe blir Samlingsforvaltningen

Organisasjon

Styr

et DirektørAdministrasjon

IKT

Haugar Vestfold kunstmuseum Haugar Vestfold kunstmuseum

Avdeling for nyere tids kulturhistorie

Larvik Museum

Museene i nord-fylket(Nord-Jarlsbergmuseene)

Hvalfangstmuseet

Avdeling for oldtid, vikingtid og middelalder

Midgard historisk senter

Slottsfjellsmuseet(vestfold fylkesmuseum)

Vestfoldarkivet og Samlingsforvaltningen

Vestfoldarkivet

Samlingsforvaltningen

FLYT-prosjektet ble støttet av:ABM-utvikling (nå Norsk kulturråd)

Vestfold fylkeskommune

Organisering av FLYT-prosjektet

• Flytting Logistikk Ytelse Tilgang• Styringsgruppe, Prosjektgruppe• Museumsledelsen (Museumsrådet i Vestfold,

avviklet 2008)• Interne arbeidsgrupper, faste og ad hoc• Personale i prosjektet– ansatte i Samlingsforvaltningen– Gjenstandsansvarlige i museene/avdelingene

Rammer / Forutsetninger

• Erfaringer i Pilotflyttingen 2006• LIMA-logistikk• Museene EIER samlingene, Samlings-

forvaltningen forvalter dem på vegne av eiere• Flere fellesmagasiner i samme bygg: fotografi,

tekstil, maleri, jern/metall, naturhistorisk, små objekter, store objekter

Pilotflytteprosjekt 2006

• Erfaring: – Mye å hente på grundig planlegging – Støttesystemer og verktøy– Behov for personalressurser– Definisjon av objekttyper, viktig for videre logistikk

Målsetning 4000gjenstander

16 uker Ca 250 pr /u

Resultat 4542gjenstander

15 uker ca 300 pr / u

LIMA logistikk

• Egenutviklet system for forvaltningsdata• ”Snakker med” Primus• Blitt til underveis og er stadig under utvikling• Ikke så enkelt at man vet hva man vil ha, og enkelt

kan lage en kravspek; blir klar over behov underveis i prosessen

• Fordel / ulempe: nærhet til utviklermiljø• Viktig: at utvikler kjenner behov og forstår

prosesser og arbeidsmåter (og omvendt)

LIMA logistikk• Info som bare finnes i LIMA:

– Objektets tilstand, og historikk over tilstand– Tidligere oppbevaringsforhold/klima– Type emballering– Flyttemelding/flytteuke– Digitaliseringsmodul (brukes av fotografen)

• Strekkodelesing av objekter til fotografering• Automatisert navning av bildefiler• Feilretting• Kan velge foto som skal overføres til Primus

• LIMA henter informasjon fra Primus for å vise på en – for oss – mer oversiktlig måte

FLYT: inntekter og utgifter

– Personalkostnader, prosjekt MuVe 2,059 mill– Personalkostnader intern museene 2,930 mill– Personalkostnader intern MuVe0,976 mill– Innleid system-konsulent 0,360 mill– Varer/utstyr 0,111 mill– Rapport og annet 0,170 mill– SUM 6,606 mill– Av dette, eksterne prosjektmidler 2,700 mill– Egeninnsats verdt 3,906 mill

Omtrentlig størrelse på samlingeneInstitusjon/museum Foto Gjenstand Privatarkiv

Museene i Nord-fylket 100 000 18 000 95 hm

Slottsfjellsmuseet 1 500 000 20 000 180 hm

Hvalfangstmuseet 200 000 16 000 1250 hm

Larvik Museum 250 000 16 000 140 hm

Vestfoldarkivet 50 000 noen få 2700 hm

Til sammen 2 100 000 *) 70 000 4365 hm

*) er antagelig mye mer, men vanskelig å kvantifisere

Mål med prosjektet

• Skape oversikt over innholdet i samlingene, gjennom å– Gjennomføre flytteprosess med 30.000

gjenstander fra flere forskjellige lokasjoner over en 3 års periode

– Teste og utvikle metoder og rutiner/prosedyrer for dokumentasjon, digitalisering, tilgjengeliggjøring av samlinger ved overføring til fellesmagasin

Mål forts.

• Tilgang til samlinger• Digitalisering av grunninformasjon– Digitalisering av gamle kartotekkort– Digitalisering av museumsprotokoller

• Mulighet for å søke på tvers i museene• Tanken var at tilgang til samlinger på tvers skulle

revitalisere samlingene, gjøre dem lettere tilgjengelig for utstilling, forskning og formidling

I tilknytning til prosessen skulle vi:

• Registrere og dokumentere:– Tilstand– Tidligere konserveringsmessige tiltak– (Preventiv) konservering– Kvalitetssikring av minimumsregistrering– Kontroll av betegnelse (sprikende og ulikt)– Dokumentert plassering i klimastyrt magasin

Stadier i gjennomføringen

• Prosessen organisert som et slags samlebåndsarbeid, med noen bærende prinsipper:– Ikke vært redd for å tenke KVANTITET– Ta var på all informasjon– Ikke være redd for å endre retning underveis

Forarbeid ved museene

• Flytteforberedende tiltak:– Fremhenting av gjenstander– Kvalitetssikre Primus-registrering– Minimumsregistrering:

• museumsnummer, (alternativ) betegnelse, gjenstandskategori, statuskode 10 i Primus (fellesmagasin)

– Hensikt med minimumsregistrering: identifisering; hva det er, hvem som eier den

– 1. kontroll av identitet: Elektronisk flyttemelding i LIMA-logistikk

Forarbeid i museene forts.

• Viktig at gjenstander og deler av gjenstander som hører sammen holdes samlet

• Avgjørende at hver (del av) gjenstand er entydig identifiserbar

• Grundighet i identifiseringsarbeid• Hver enkeltdel merkes• Dette har betydning for videre prosess, f.eks.

fotografering

Mottak

• Samarbeid mellom ansatte i museene og ansatte i Samlingsforvaltningen

• Forebyggende konservering (aktiv kons. kun unntaksvis)

• Sortering av gjenstander etter materiale– Frysing: tre, teksil, papp, papir

• Rengjøring v/ forsiktig støvsuging og børsting med små pensler

Mottak forts.

• 2. kontroll av objektets identitet: koble flyttemappe, strekkode og gjenstand.

• Grunnlag for objektets videre ferd på ”samlebåndet”

Fotografisk dokumentasjon

• Digitaliserings-modul i LIMA-logistikk• Alle objekter fotograferes på nytt, INGEN

objekter magasineres uten at de fotograferes• Dersom objektet ikke er meldt til flytting, dukker

det ikke opp i fotografens digitaliserings-modul (kvalitetssjekk)

• 3. kontroll av objektets identitet, strekkodelesing• Museene kan bestille ønskede spesialopptak

Fotografering forts.

• Gjenstandene sorteres etter type/størrelse• Rasjonaliserer prosessen med fotografering• Store/tunge gjenstander, krevende å håndtere

Vurdering av bevaringsmessig tilstand

• Utføres av konservator• Kode 0 som nytt/ubrukt• Kode 1 noe slitt/skadet, men tilfredsstillende• Kode 2 dårlig, tegn på nedbrytning, risiko for

skade ved håndtering• Kode 3 ubrukelig, vil skades/ødelegges ved

håndtering

Bevaringsmessig tilstand

• Føres inn i LIMA-logistikk• Grunnlag for statistikk• Statistikk og oversikt – grunnlag for fremtidig prioritert konserveringsplan– Sier noe om den tilstanden på den totale

mengden gjenstander

Plassering i magasin

• Mindre gjenstander pakkes i kolli (esker)• Større gjenstander direkte på hylle• Gjenstander strekkodeleses– Kan plassere deler av gjenstand på forskjellige

steder– Ikke avhengig av å holde grupper av gjenstander

samlet– Fokuserer på materialkategori og plasseffektivitet

Utfordringer i flytteprosessen

• Hovedutfordring: knapphet på personal-ressurser i de samarbeidende museer/avdelinger

• Håndtering av gjenstander er ressurskrevende• Samlebåndsprinsippet: får gjort mye, men det

oppstår propper i systemet• Flaskehals: fotografering; ting blir stående på

vent pga begrenset kapasitet

Utvikling av rutiner og metoder

• Noe i Pilotflyttingen• Mye underveis i flyttearbeidet• Viktig å være i stand til å finne nye løsninger

underveis• Behov for mellomlagring av gjenstander, ting

hoper seg opp• Tunge gjenstander: fotografen trenger hjelp

når disse skal tas

Flyttetakt

• Pilotprosjektet 2006: – 4 intensive flytteuker pr museum og 300 gj.st. pr

uke• Fra andre prosjektår:– 2 uker pr museum og hyppigere perioder– 200 gjenstander pr uke

• Senere– Nedprioritere kvantitet til fordel for kvalitet

Erfaring og evaluering

• Ambisjoner og ressursbehov• Erfaring med egenutviklede systemer• Minimumsregistrering vs dybderegistrering• Samarbeid, spesialisering, arbeidsdeling• Kategorisering av gjenstander• Mangel på forvaltningspolicy

Ambisjoner og ressursbehov

• Overføring av gjenstander SAMTIDIG med utvikling av rutiner, systemer og verktøy

• Viktig: grundig planlegging• Leddene i samlebåndsprosessen går ikke

nødvendigvis i samme takt, det oppstår flaskehalser• Positivt: synliggjort fremtidige oppgaver (f.eks.

behovet for prioritering og avhending)• Behov for øremerkede ressurser til

samlingsarbeidet

Egenutviklede systemer

• Hovederfaring: IKKE GJØR DET!• Kjøp hyllevare!

Dokumentasjon og registreringMinimumsregistering

• MÅL: identifisere objektet; hva er det og hvem eier den

• Konsekvens i ettertid: dårlige søketreff i basen

• Genererer mye etterarbeid• 1000 stoler, men hvor

mange av disse er:– Barokkstoler?– Produsert i Larvik?– Gyngestoler?

Dybderegistrering

• MÅL: kulturhistorisk dokumentasjon; datering, eierskap, kontekst, stilhistorie, påskrifter etc

• Må legge planer for systematisk dybde-registrering i flere år fremover

Samarbeid og arbeidsdeling

• Gevinst: ”sentralisering” av arbeidet.• Logistikk og planer styrt fra Samlings-

forvaltningen, i samarbeid med museene• Gjenstandsgruppa: mange diskusjoner, helt

nødvendig• Fra fire selvstendige museer til ett

samarbeidende museum!• Gevinst av konsolidering og interne prosjekter

Gjenstandskategorier

• Enkeltgjenstand• Komplekst objekt – f.eks. Skål med lokk• Samlegjenstand – mye likt, evt ulikt: f.eks. pose

med klinkekuler• Funksjonell gruppe – ting som hører sammen, ett

par sko, en drakt• Replikagruppe – gruppe helt like gjenstander• Gruppering – objekter som hører sammen f.eks.

syskrin med innhold

Gjenstandskategorier

• Betydning for videre prosess– Fotografering– Frysing– Strekkodemerking– Magasinering

• Feil registrering av kategori, fører til feil senere i prosessen

Mangel på felles forvaltningspolicy

• Store deler av museenes samlinger ligner på hverandre

• Kanskje ikke alt burde være i klimastyrte fellesmagasin? Klimastyrte hyllemetre er dyrt

• ”Ikke alt trenger å reise på første klasse”• Tidligere: hvert museum ”sin samling”, nå

mulighet for å se på tvers/samlet• Skriver samlingsplan i disse dager

Oversikt over samlingene• Burde overført etter kulturhistoriske kriterier:– Det mest sårbare– Det best bevarte– Det som står i fare for å nedbrytes– Det mest verdifulle– Det representative

• Følgende burde IKKE vært overført fellesmagasin– Dubletter og redundant materiale– Uviktige deler av samlingene– Sterkt nedbrudt materiale som det ikke knytter seg noen

informasjon til. Etc. etc.

Oversikt forts.

• Hendelsesstyrt prosess:• Hvis et museum hadde behov for å få tømt et

lokale som skulle brukes til noe annet, f.eks. utstilling, ble gjenstandene her prioritert til overføring

• I begynnelsen: gjenstander som museet anså som uviktige eller som ikke tilhørte museets kjernevikrsomhet ble overført, mens de beholdt «interessante ting» selv

Oversikt forts.

• Catch 22-situasjon!• Trenger god dokumentasjon (oversikt) over

samlinger for å kunne overføre etter kriterier som kulturhistorisk relevans, verdi, representativitet etc.

• Denne oversikten hadde vi ikke, men er i ferd med å få den

• Konsekvens: kanskje noe skal tilbake til museenes lokale magasiner, evt avhendes?

Utfordringer

• Stort etterslep på dybderegistrering• Etterslep på fotografering– Overfører gjenstander fortere enn vi greier å fotografere

• Egenutviklede systemer (LIMA) gir ikke GOD NOK oversikt for museene

• Konsekvens: museene mangler – GOD tilgang til digital info om egne samlinger– Tilgang til bilder av det som er overført men ikke

fotografert

Systemutvikling• Alt for krevende for en relativt liten organisasjon å utvikle og

drifte eget logistikksystem• Primus løser pr i dag ikke behov innen forvaltning og

logistikk• Håper på sikt å kunne avvikle egne systemer, mot å ta i bruk

felles nasjonalt system som er godt nok• Dette er en lang prosess, og det må sikres at vi får med alle

data i eget system• Prosjekt i regi av Kulturrådet, evaluere enkeltsystemer,

komme med forslag til felles nasjonalt system som løser behovene innenfor forvaltning av samlinger

Hva har vi lykkes med?

• Fellesmagasiner• Logistikk og ”produksjonsløype” for overføring

av gjenstander• Overført 35000 av 70000 gjenstander!• Alle er fotografert på nytt• Harmonisering av standarder og rutiner – vi

tenker «likt»

Hva har vi IKKE lykkes med?

• Avdelingene: prioritering AV samlingene• Samlingsforvaltningen: gi avdelingene god nok

on line og søkbar tilgang til data om egne samlinger

• Prioritering etter kulturhistoriske kriterier• Mangler dybderegistrering av overført

materiale

Hva kunne vi gjort annerledes?

• Antagelig lite… har presset sitronen for det den er verdt

• For å få til mer, måtte vi:– Prioirtert annerledes internt i Vestfoldmuseene– Hatt fler ressurser, eller– Laget færre utstillinger / formidlingsopplegg.

• Min analyse: dette er en organisatorisk utfordring som har adresse ledelsen!– Men også ansattes generelle holdning til arbeid med

samlingene

Avdelingene får ikke prioritert samlinger nok! Mulige løsninger:

• Flytte personalressurser?• Øke bemanningen?• Dedikert personale?• Omreisende team?• Dugnads- og samlebåndsarbeid?• Ansvar for BÅDE samlinger OG formidling er

en fordel

Museenes holdning til samlingene

• Er det her skoen trykker?• Oppfattes som noe som skjer «av seg selv»?• Oppfattes som noe som tar unødvendig tid?• Nedprioriteres til fordel for UTSTILLINGER!• Museumsstatistikken 2011 om veksten i

samlingene «Dette understreker behovet for at innsamling må skje ut i fra planer som er basert på prioritering, samhandling og effektiv ressursbruk.» Javel?

Ville man sagt det samme…

• …dersom det var publikumstallet som økte mest?

• «Dette understreker behovet for å prioritere hva man lager utstilling- og formidlings-prosjekter om, hvor mange slike prosjekter man har pr år og hvor effektivt de lages.» ?

• «Dette understreker behovet for å prioritere hvilket publikum man slipper inn, og hvor lenge de får være inne i museene.» ?

HELT - SIKKERT - IKKE!

To vidt forskjellige ting:Prioritering AV samlinger

• Prioritere samlinger fremfor andre oppgaver

• Gjøres av ledergruppe og (avdelings)ledere

• Lederansvar• Må nedfelles i Strategiplan,

FoU-plan, Handlingsplaner, inn i Målformuleringer!

• Må backes opp og forstås av eiere, styre, direktør og ledere

• Man må VILLE dette!

Prioritering I samlinger

• Prioritere blant samlinger/gjenstander

• F.eks. prioritere foto fremfor gjenstander

• Gjøres av samlingsansvarlige• Faglig ansvar• Må nedfelles i samlingsplan,

samlingsforvaltningsplan, avdelingsvise handlingsplaner, individuelle arbeidsplaner

Hva skal styre prioriteringene?

• Tidsmangel?• Personalmangel?• Tilfeldigheter?• Stramme budsjetter?• Personlige likes og dislikes?• Ubevisste holdninger?• Ad hoc behov?• Mangel på forståelse for HELHETEN?

Prioritering – et lederansvar

• Krevende øvelse for avdelingene å prioritere• Krevende å samarbeide på tvers i

organiasjonen• Samlingsarbeidet konkurrerer om

oppmerksomheten med utadrettet virksomhet• Prioritering er et valg, en holdning og et

strategisk lederansvar

Hvis man ser ting i sammenheng blir GOD langtidsplanlegging mulig

• Arbeidet med samlinger må henge sammen med fremtidige planer for – Utstillinger– Formidling– Publisering– Forskning

• Ellers henger ikke de forskjellige oppgavene i museene sammen, og alle taper på det!

Samlingene: museenes eksistensberettigelse

• Samlingene er grunnmuren, alt annet bygges oppå dette: utstillinger, FoU, formidling, tilgjengeliggjøring, publikasjoner etc

• Sammenheng mellom samlinger og utstillinger/formidling• Personalressurser: sammenheng mellom hva man

investerer i samlinger og kvaliteten på det man får ut iform av utadrettet formidlingsvirksomhet!

• I den travle museumshverdagen: Mangel på forståelse for denne sammenhengen

• TING BØR HENGE SAMMEN!

Samlingenes plass i museet?

Samlinger

Tilgjengeliggjøring

Digitalt museum

Europeana

Egne nettsider

Formidling

Utstillinger Publikasjoner DKS

Dialog m publikum

FB, Twitter, Instagram,

DiMu

Web

FoU

Forskning i egen

samlinger,Utviklings-prosjekter

Takk for oppmerksomheten!