Facto Magazine nummer 10 oktober 201040

Het optimaal projectmatig sa-menwerken binnen een nieu-we groep gaat meestal niet

vanzelf en vraagt dan ook aandacht van zowel de projectleider als de pro-jectleden. De aandachtspunten die hierbij naar voren komen, vertonen veel overeenkomsten met de eigen-schappen van een diamant. Het dia-mantmodel (zie de figuur op pag. 43) is dan ook een handvat om een opti-male samenwerking binnen projecten te realiseren. De onderdelen van de di-amant passeren hierna de revue.

Projectplan (= de te bewerken ruwe steen)In het projectplan worden onder ande-re de projectopdracht, de wijze van aanpak, de hiervoor benodigde mensen en middelen en de planning beschre-

ven. Feitelijk is dit de ruwe weergave van de wijze waarop het project vorm gegeven gaat worden. Het projectplan beschrijft als het ware hoe de ruwe steen bewerkt gaat worden om een mooi resultaat - de diamant - te be-reiken. De omvang van een project is sterk afhankelijk van de zwaarte en impact van de opdracht. Ook de politieke ge-voeligheid, de belangen en de risico’s spelen hierbij een rol. De omvang van het project wordt gesymboliseerd door de grootte van de ruwe steen.

Ideevorming en -afstemming (= ruwe vorm)In het eerste deel van een project wordt aandacht besteed aan de idee-vorming om op een creatieve wijze alle eisen, wensen en mogelijke oplossin-gen in kaart te brengen. Deze ideefase zorgt voor een verbreding - divergentie - van het project, met als doel alle re-levante factoren in kaart te brengen.Na de ideefase worden de eisen, wen-sen en mogelijke oplossingen verder uitgewerkt, tegen elkaar afgewogen en op elkaar afgestemd. Keuzes worden gemaakt om tot het best passende in-tegrale eindresultaat te komen. Bij het in balans afstemmen en het concreti-seren krijgt het te bereiken doel steeds meer vorm. Dit deel van het proces wordt trechteren of convergeren ge-noemd.

De verbreding in de divergentiefase, gevolgd door de convergentie in de ver-volgfase, geeft de diamant zijn vlieger-vormige vorm.

Transparantie (= zuiverheid van de steen) Essentieel voor een project is het geza-menlijk, als één groep, doorlopen van de verschillende projectfases. Aan het einde van een fase heeft iedere deelne-mer het punt bereikt dat hij deze fase ook echt kan afsluiten, doordat hij te-vreden is over het integrale resultaat.

De leden van de projectgroep doorlo-pen samen het proces van idee naar realisatie. Dit vraagt om transparantie, zowel in de processen en de communi-catie in de projectgroep alsook met de directe omgeving. Ieder projectlid neemt deel aan de ontwikkelingen bin-nen het project. De transparantie in een project wordt gesymboliseerd door de zuiverheid van de steen.

Balans in aantal disciplines (= aantal facetten)Een project vraagt om deelnemers die bijdragen aan de realisatie van het pro-ject. Het aantal en de diversiteit zijn van belang om een integrale aanpak te realiseren. De projectleider stelt in zijn verkenningen in de beginfase van het project vast welke belanghebbende groepen deelnemen aan het project-team. Afhankelijk van de moeilijk-heidsgraad, de politieke gevoeligheid, de omvang en het belang van het pro-ject wordt het aantal deelnemers aan de projectgroep met de bijbehorende disciplines bepaald. De deelnemers bestaan zowel uit in-houdelijke als procesdeskundigen. Als een discipline niet tijdig meegenomen wordt, heeft dit een risico voor het re-sultaat. De gebruiker heeft zijn eisen en wensen, maar dit geldt ook voor de beheerder, de opleider. Ook een teveel aan disciplines is niet wenselijk. Dit vertraagt het proces en het is demotiverend als men wel wil bijdragen, maar het niet kan doordat er geen relevante aspecten zijn voor de desbetreffende discipline. Voor elke deelnemende discipline moet een echt belang aanwezig zijn.

Projectmatig werken vraagt om intensieve samenwerking. Het diamant-model geeft inzicht in de belangrijkste aspecten die daarbij van belang zijn. FRANK-JAN VAN DEIJCK *

Samen een breed gedra gen doel bereiken Projectmatig werken volgens het diamantmodel

projectmanagement

De projectleider is de diamantslijper die zorgt dat iedereen zijn kwaliteiten inbrengt

41Facto Magazine nummer 10 oktober 2010

»

Iedere discipline wordt gesymboliseerd door een facet van de diamant. Elk fa-cet vormt een zijde van de diamant. Het aantal disciplines in een project staat dus voor de veelzijdigheid. Te veel of te weinig facetten verstoren de uiterlijke balans van de diamant en resulteren in een lagere waarde en dus een minder projectresultaat. Het aantal facetten moet passen bij de ruwe steen.

Balans in bijdrage deelnemers (= vorm van facetten)De activiteiten in het proces doen een wisselend beroep op de deskundigheid van de verschillende disciplines. Elke deelnemer draagt in een project bij aan de voortgang en het resultaat. De mate van bijdrage kan in hoeveelheid of

aantal verschillen, terwijl dit toch het belang van de desbetreffende discipline voldoende afdekt.Een gebruiker van een voertuig kan bij-voorbeeld duizend en een eisen en wen-sen hebben, terwijl een deelnemer die over de financiën gaat slechts twee ei-sen stelt: de uitgaven moeten binnen een bepaald budget blijven en het bud-get moet uitsluitend zinvol worden be-steed. Ieder draagt 100 procent bij als eisen en wensen redelijk en billijk zijn en de behoeften van de desbetreffende discipline voldoende worden weergege-ven. Eisen en wensen die niet reëel zijn, kunnen het resultaat onnodig duur, complex of zelfs onhandelbaar maken. Uitsluitend de essentie van wat men werkelijk nodig heeft is van belang.

In de projectgroep worden alle ideeën, eisen en wensen kenbaar gemaakt, de voor- en nadelen en de mogelijkheden worden op een rij gezet, tegen elkaar afgewogen en op elkaar afgestemd, met als resultaat een voor de organisatie optimaal afgestemd integraal resultaat. Hierbij zijn de onderlinge samenwer-king en afstemming essentieel. Ook de persoonlijke eigenschappen van de groepsdeelnemers spelen hier een rol. Alle variaties van deze eigen-schappen zijn te vertalen naar een combinatie van de factoren tijd en ruimte die iemand nodig heeft bij het juist kunnen doorlopen van een project(deel) of proces. Enkele voor-beelden van persoonlijke eigenschap-pen zijn in de tabel opgenomen.

projectmanagement

Samen een breed gedra gen doel bereiken Eigenschap Karakteristiek Tijd Ruimte Valkuil

Perfectionist Het kan altijd beter V V - W Besluitvorming vertragen

Twijfelaar Besluit niet V V Geen wezenlijke bijdrage leveren

Dominant Star N V Te lang vasthouden aan standpunt

Ritselaar Regelt M M Neemt niet alle facetten mee

Extravert Nadrukkelijk aanwezig V V Luistert te weinig naar anderen

Introvert Gesloten N W Laat zich te weinig horen en zien

Breedsprakig Legt uitgebreid uit V V Te veel aandacht vragen

Creatief Grensverleggend M - V N Niet convergeren

Chaotisch Bezig, met van alles en niets V N Maakt niets af

Handelend Actiegericht W W Anderen niet mee op reis nemen

Besluitvaardig Snel inzicht in het geheel W W Anderen niet mee op reis nemen

Specialist Focus op deelgebied M M Eilanddenken

Generalist Focus op rode draad M M Essentiële details onderschatten

V = VEEL W = WEINIG M = GEMIDDELD N = NEUTRAAL

Tabel. Overzicht mogelijke persoonlijke eigenschappen van projectgroepdeelnemers.

43Facto Magazine nummer 10 oktober 2010

projectmanagement

PRO

JECT

Fase 1Ideevorming Divergeren

Fase 2Trechteren Convergeren Afstemming Concretiseren Balans brengen

C CommunicatieG GebruikB BeheerO OpleidingenV VakspecialistF FinanciënI InkoopJ JuristDoel

Breed bekijken

PlanFacet = discipline

F V G C B O I+J

Een succesvol en duurzaam project-resultaat is de realisatie van ‘Het dia-mantmodel’: samen een breed gedra-gen doel bereiken. Dit vraagt om:

een juiste betrokkenheid; » samenwerking in balans; » elkaar voldoende tijd geven en »gunnen; stimuleren en afremmen; » communicatie. » ‹‹

en dus zijn waarde zal behouden. Door een project de juiste breedte, diepte en tijdsbeslag te geven ontstaat een afge-wogen resultaat dat past bij zowel het moment van oplevering als de periode erna. Hierdoor hoeft er niet onver-wacht snel gerepareerd te worden doordat zaken niet meegenomen zijn of doordat de consequenties van (tij-dens het project lopende) ontwikkelin-gen niet zijn ingeschat. Alleen wezen-lijk nieuwe ontwikkelingen zijn mogelijk aanleiding voor verandering.

SamenwerkingsmodelHet succesvol realiseren van een project vraagt om een afgewogen samenspel tussen alle betrokkenen en een balans in zowel hun onderlinge inzet, inbreng en betrokkenheid alsook in het te door-lopen proces van idee naar realisatie.

Het is een uitdaging voor de project- leider om de effecten van de persoon-lijke eigenschappen van de deelnemers zodanig te sturen dat iedereen de juiste tijd en ruimte krijgt om zijn bijdrage te kunnen leveren. Iemand die breedspra-kig is, kan gestuurd worden om alleen de essentie te vertellen; een zwijgzaam type kan gestimuleerd worden door te vragen wat hij ervan vindt of wat hij nog mist. Bij een twijfelaar kan wor-den gezocht naar de bron van zijn twij-fels c.q. zijn angst, en kan deze bron weggenomen worden. Door op de juiste momenten de deel-nemers af te remmen of juist te stimu-leren stuurt de projectleider op de tijd en ruimte die elke deelnemer nodig heeft om zijn bijdrage te kunnen leveren. Hierdoor is hij als het ware de diamantslijper die vorm geeft aan de diamant. De hoogte van de diamant staat daar-bij symbool voor de totale tijd die de deelnemers samen nodig hebben. De breedte van elk facet symboliseert de ruimte voor elke deelnemer of discipli-ne. Zijn ze in balans, dan ontstaat de gelijkvormigheid die elke diamant ken-merkt en waardevol maakt.

Projectresultaat (= waarde van diamant)Het is de uitdaging voor zowel de pro-jectleider als de deelnemers om de dia-mant optimaal vorm te geven. De pro-jectleider realiseert samen met de deelnemers het projectresultaat vanuit het projectplan (net zoals de diamant-slijper zijn diamant creëert vanuit de ruwe steen). Zorgvuldig, gedreven, de balans bewakend om een kwaliteits-product af te kunnen leveren. Een pro-duct dat schittert!Een juist doorlopen project geeft een resultaat dat relatief lang bruikbaar is

* Frank-Jan van Deijck was tot voor kort mana-

ger inkoop en logistiek bij een overheidsin-

stelling, daarvoor bij bedrijven. Nu heeft hij

zijn eigen bureau Van Deijck Advies Tilburg.

(www.vandeijckadvies.nl)

In een project is » samenwerken essentieel. Alleen door goed samenspel kan een optimaal resultaat worden bereikt. Dit vraagt om een » actieve, respectvolle en volledige deelname van alle deel-nemers in elke projectfase. De » projectleider is de diamantslijper die zorgt dat iedereen zijn kwaliteiten in-brengt en dat het project in elke fase ook gezamenlijk wordt doorlopen. Bijzondere aandacht gaat hierbij uit naar de » communicatie - zowel onderling als naar de omgeving - alsook de balans in de inbreng van iedereen.

SAMENVATTING!

Het diamantmodel geeft inzicht in de belangrijkste aspecten van projectmatig samen-werken.