GÖTEBORGS UNIVERSITET

SAMARBETSVERKTYG

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• Kort bakgrund• Om samarbetsverktyget• Vad kan man göra i en samarbetsyta?• Finns det olika typer av samarbetsytor?• Tidplan• Samarbete med filer sker i Sharepoint• Kommunikation kan också ske i Microsoft Teams• Vad händer nu?• Support under våren• Mer information på projektsidan• English summary: Project Productivity Platform

Innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• Lärplattformen GUL stängs sommaren 2020

• Det finns ett behov av ett säkert it-verktyg för dokumenthantering och samarbete

• Det finns en stor flora av it-verktyg som används för liknande syften och det är svårt att veta vad som man ska använda

• Det finns behov av en lösning som möjliggör enklare arkivering

Kort bakgrund till att vi får ett nytt samarbetsverktyg

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• SharePoint + tillval, till exempel Microsoft Teams• Möjligt för internt och externt samarbete• Möjligt att sätta metadata för att förenkla sökbarhet

och framtida arkivhantering• Digital utbildning, webinar och stugor kommer att

tillgängliggöras under VT 2020• Tillåtet för dokumentlagring av informationsklass 1

och 2 (ej känsliga personuppgifter)• En avvecklingsplan för befintliga verktyg som kan

ersättas kommer

Om samarbetsverktyget

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• Samarbeta i en grupp

• Lagra filer och samarbeta kring dem

• Visa nyheter, länkar och viktiga filer

• Sätta metadata på dokument för att förenkla sökning och förbereda för enklare arkivhantering

• Skapa och hantera listor med information

Vad kan man göra i en samarbetsyta?

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

Tillgängliggörs först: Samarbetsytor med automatisk hantering av personer

• Samarbetsyta som bygger på organisation, exempelvis avdelning eller sektion

Efter det: Samarbetsytor för manuell hantering av personer. Möjligt att beställa efter att alla organisationsbaserade ytor är på plats i april

• Annat gruppsamarbete

• Grupp som arbetar under en begränsad tid, till exempel projekt

Finns det olika typer av samarbetsytor?

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

Tidplan

Hösten 2019• Förberedelse, utveckling, testerJanuari 2020• Samtal med alla fakulteter/motsvarandeFebruari 2020• Stegvis uppstart för samarbetsverktygetApril 2020• Beställningsflöde för övriga grupper slås på

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• Dokumentbibliotek

• Metadata/taggning

• Listor

• Nyheter

• Länkar

• Versionshistorik

Samarbete med filer sker i Sharepoint

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• Chatt – privat och i grupp

• Digitala möten

• Anteckningar

• Planering

Kommunikation kan också ske i Microsoft Teams

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• Tre informationsbrev till alla medarbetare + nyhet i Medarbetarportalen(december, januari/februari och i anslutning till uppstart)

• Besök på respektive fakultet/motsvarande för att se vilka organisationsytor som önskas (januari)

• Webbinarier i anslutning till uppstart

• ”Stugor” (löpande under våren)

Vad händer nu?

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• Handbok på webben

• Webinar

• Stugor

Support under våren

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

Mer information

• Mer information på Medarbetarportalen, under aktuella projekt

• E-post: projektsam@gu.se

Åter till innehåll

GÖTEBORGS UNIVERSITET

• In June 2019, a new project started with the aim of developing modern tools for cooperation and document storage. The goal is to contribute to a clearer, more efficient and secure digital environment at the university.

• We need tools that support collaboration, document management and storage, co-writing and discussion. We need to be able to collaborate locally within our own organization and in cross-organizational groups both within and outside the university.

• The project aims to provide a solution using SharePoint and other tools in Office 365, Microsoft’s platform for productivity.

More information on the Staff Portal

English summary: Project Productivity Platform

Åter till innehåll