ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN …inforb.akarprima.com/sites/default/files/roadmap_RB_0.pdf ·...
Transcript of ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN …inforb.akarprima.com/sites/default/files/roadmap_RB_0.pdf ·...
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 1
ROADMAP REFORMASI BIROKRASI
BADAN PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN RI
A. RINGKASAN EKSEKUTIF
Seperti diketahui bahwa, Obat dan makanan merupakan unsur penting dalam
pencapaian derajat kesehatan yang optimal. Dengan pertimbangan derajat
kesehatan yang optimal inilah, Badan POM menyusun peta strategi.
Sesuai dengan peta strategi Badan POM, pengawasan Obat dan Makanan
sekaligus mempunyai dua outcome, yaitu : (1) terlindunginya masyarakat dari
Obat dan Makanan yang Tidak Memenuhi Syarat, yang didukung dengan
outcome antara meningkatnya kesadaran masyarakat akan kesehatan dan
menurunnya Obat dan Makanan yang Tidak Memenuhi Syarat serta (2)
meningkatnya daya saing pelayanan publik Badan POM yang juga merupakan
upaya permberdayaan Badan POM kepada pelaku usaha. Dengan dua outcome
tersebut, pengawasan obat dan makanan merupakan satu area dan upaya
strategis karena selain berdampak pada perlindungan konsumen, juga merupakan
unsur penting dalam meningkatkan daya saing mutu produk di pasar lokal
maupun global.
Untuk mencapai dua outcome ini, tentu saja bukan sesuatu yang mudah
dilakukan. Hal ini terutama karena terjadi ketimpangan informasi (assymetry
information) yang dihadapi oleh masyarakat ketika berhadapan dengan pelaku
usaha di bidang obat dan makanan. Pengetahuan dan penguasaan sumber daya
yang tidak seimbang mengakibatkan masyarakat sebagai konsumen hampir selalu
menjadi pihak yang dilemahkan ketika terjadi transaksi. Hal ini diperparah
dengan taraf hidup masyarakat. Sampai saat ini, masyarakat masih
membelanjakan sebagian besar penghasilannya hanya untuk mencukupi pangan,
dan lalu obat-obatan. Dengan taraf hidup demikian, tidak mengherankan jika
preferensi masyarakat masih pada harga, belum pada keamanan, kualitas/mutu
obat dan makanan yang dikonsumsinya. Disinilah peran Badan POM menjadi
sangat strategis dalam melindungi masyarakat, dan tidak menjadikan masyarakat
makin miskin dengan memilih produk yang tidak memenuhi syarat keamanan,
mutu dan khasiat/kemanfaatan.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 2
Selain peran perlindungan masyarakat tersebut, sejalan dengan prioritas dan arah
kebijakan nasional untuk meningkatkan investasi dan ekspor non migas, maupun
Pemberdayaan Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), upaya
pengawasan obat dan makanan, yang pada hakekatnya difokuskan untuk
menjamin produk agar aman, bermutu, dan bermanfaat, juga merupakan upaya
yang strategis untuk memberdayakan pelaku usaha dengan meningkatkan daya
saing produk yang dihasilkannya.
Di era perdagangan bebas, dimana semua produk suatu negara terutama produk
negara maju dapat menginfiltrasi pasar negara lain tanpa hambatan tarif, maka
diperlukan pola penapisan produk negara lain yang lebih efektif yaitu menjadi
hambatan non tarif. Melalui upaya penapisan ini, selain tiap negara akan menapis
produk apa yang boleh beredar, juga konsumen semakin kritis dalam memilih
produk yang akan dikonsumsi. Dengan demikian, tidak dapat dipungkiri bahwa
pengawasan obat dan makanan mempunyai arti penting dalam arus tengah
pertumbuhan ekonomi daerah maupun nasional.
Suatu kenyataan yang berkembang, utamanya setelah runtuhnya gedung kembar
(Twin tower) di New York pada tahun 2001, isu terorisme merebak menjadi satu
isu internasional yang sangat ditakuti dunia. Bentuk terorisme dikhawatirkan
akan berkembang, tidak hanya dalam ujud kekerasan fisik, namun juga dalam
bentuk meracuni berbagai produk makanan dengan mikro organisme berbahaya.
Oleh karena itu, bio terrorism menjadi satu bentuk terorisme yang kini diawasi
secara ketat di dunia, melalui mekanisme pengawasan obat dan makanan. Terkait
dengan isu ini, upaya pengawasan obat dan makanan mendapatkan peran
strategis baru untuk menjamin produk-produk makanan Indonesia, selain bisa
diterima di berbagai negara yang secara ketat mencegah masuknya teror ini ke
dalam negerinya, juga dalam upaya pertahanan dan keamanan dalam negeri.
Menyadari peran pengawasan obat dan makanan yang strategis sebagai unsur
penting dalam arus tengah dari agenda prioritas pembangunan, maupun salah
satu unsur pertahanan keamanan negara terhadap bentuk terorisme baru, maka
sewajarnyalah bila efektifitas kerja Pemerintah di bidang penyelenggaraan
program ini, harus dipastikan berdaya-ungkit besar dan cost effective. Untuk itu,
Indonesia perlu memiliki suatu Badan Pengawas Obat dan Makanan yang
inovatif, kredibel dan diakui secara internasional, yang dengannya, Badan POM
mampu melindungi masyarakat sekaligus meningkatkan daya saing,
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 3
menumbuhkan perekonomian serta berperan dalam pertahanan dan keamanan
negara. Dengan demikian, dan mau tidak mau, Badan POM harus terus
berevolusi untuk dapat secara adekuat merespon perkembangan ancaman
maupun peluang dunia.
Disadari bahwa tugas-tugas yang dihadapi oleh Badan POM akan semakin luas
dan kompleks. Ekspektasi publik kepada Badan POM akan terus meningkat
dalam rangka mendapatkan perlindungan yang efektif, sementara secara
organisasi (kelembagaan, sistem, struktur, perilaku/budaya kerja), Badan POM
masih sangat terbatas dibandingkan dengan ruang lingkup maupun cakupan
tugas yang terus berkembang. Keterbatasan organisasi ini telah mendorong Badan
POM untuk terus meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan
seluruh program yang ada, termasuk yang terpenting, mengubah mind set
sumberdaya manusia dari yang kental birokratis menjadi lebih profesional.
Peningkatan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan program tersebut sejalan
dengan arus utama reformasi birokrasi yang mengemuka.
Namun perlu di akui, bahwa perubahan lingkungan strategis berjalan dengan
kecepatan bagaikan deret ukur, sementara upaya efisiensi di berbagai bidang
kerja dan tambahan sumberdaya yang ada, hanya menghasilkan perkembangan
kapasitas yang berjalan seperti suatu deret hitung. Untuk itu, diperlukan suatu
reformasi sistem kerja, yang dapat mengangkat level kapasitas kerja Badan POM
sehingga layak untuk mengejar ketertinggalannya terhadap tuntutan yang
berkembang.
Sehubungan dengan ini, selain diperlukan suatu tingkat kelayakan dalam hal
sumberdaya, juga terus dilakukan perubahan dalam hal pola pikir (mind set)
sumberdaya manusia maupun tatalaksana kerja di Badan POM. Sampai saat ini,
secara struktur, semua fungsi pengawasan dapat dilakukan oleh Badan POM,
meskipun dalam hal tertentu mengalami kendala. Perubahan struktur organisasi
belum menjadi sesuatu yang krusial. Namun untuk meningkatkan kapasitas
kelembagaan Badan POM perlu dilakukan revitalisasi peran dan fungsinya.
Diharapkan dengan revitalisasi peran dan fungsi, akan dihasilkan pencapaian
kinerja pengawasan obat dan makanan yang lebih selaras dengan tuntutan peran
maupun tantangan sebagaimana disebutkan di atas.
Perbaikan juga dilaksanakan pada tatalaksana, dimana pada awal tahun 2012
direncanakan akan dilakukan sertifikasi ISO 9001 : 2008 untuk QMS Badan POM.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 4
Dengan demikian, Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah dan
integral, bahkan sampai dengan pengawasan di tingkat daerah. Upaya dalam
kaitan ini sampai saat ini masih terus dilakukan antara lain dengan melakukan
konsolidasi serta sinkronisasi SOP dan IK.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pengawasan obat dan makanan, peran
peraturan perundang-undangan/regulasi sangatlah penting. Sampai saat ini,
sebagian besar peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum
pelaksanaan tugas masih berupa peraturan perundang-undangan di lingkungan
Kementerian Kesehatan, maka untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dan
disharmoni, perlu dilakukan penataan peraturan perundang-undangan yang
dibuat oleh Badan POM dengan peraturan perundang-undangan di lingkungan
Kementerian Kesehatan dan Kementerian lainnya, selain dilakukan penataan dari
sisi substansi berupa inventarisasi atau pemetaan peraturan perundang-undangan
yang tumpang tindih dan atau disharmoni, juga akan dilakukan penataan
prosedur penyusunan dan pembentukannya serta pendokumentasiannya.
SDM merupakan salah satu aset terkuat Badan POM, oleh karenanya, penataan
SDM aparatur menjadi suatu yang krusial dilaksanakan. Penataan dilakukan
tidak hanya sebatas penghitungan jumlah, tetapi juga peningkatan kualitas, pola
pikir, budaya kerja serta seluruh sistem terkait aparatur.
Dalam arus utama pemberantasan korupsi, Badan POM bertekad untuk
mendukung seluruh kebijakan tersebut, salah satunya dengan meningkatkan
transparansi dan akuntabilitas serta perkuatan sistem pengawasan internal. Hal
yang sudah dilakukan antara lain adalah mengidentifikasi serta melakukan upaya
perkuatan pengawasan pada titik-titik rawan korupsi serta pelaksanaan
e_procurement.
Sebagai salah satu pilar utama yaitu penyelenggaraan pelayanan publik, Badan
POM berupaya agar terjadi perbaikan terus menerus pada pelayanan publik yang
dilakukan. Upaya yang telah dilakukan bahkan jauh sebelum arus utama
reformasi birokrasi mengemuka adalah melaksanakan sistem pelayanan satu atap,
upaya perbaikan yang akan dilakukan adalah single sign on serta upaya pelayanan
registrasi online dan percepatan pelayanan.
Semua hal tersebut didukung dengan perubahan pola pikir, perilaku serta
internalisasi budaya kerja Badan POM. Upaya yang telah dilakukan untuk
perubahan pola pikir dan perilaku adalah melakukan assessment organisasi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 5
untuk berubah, namun sebelumnya, bahkan Badan POM telah menggulirkan
learning organization serta telah pula mengidentifikasi aspek peningkatan
kapasitas organisasi.
B. PENDAHULUAN
Dewasa ini dan di masa depan Pengawasan Obat dan Makanan sebagai bagian
integral pembangunan kesehatan di Indonesia akan menghadapi lingkungan
strategis yang sangat dinamis. Globalisasi ekonomi dan kemajuan Iptek serta
kesepakatan-kesepakatan global (WTO) maupun regional (harmonisasi ASEAN,
AFTA dan ACFTA) mempunyai konsekuensi dan implikasi yang signifikan pada
Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM). Produk obat, sediaan farmasi
lainnya, makanan dan suplemen makanan akan lebih mudah masuk dan keluar
dari satu negara ke negara lainnya tanpa hambatan (barrier) yang berarti. Realitas
ini mengharuskan Indonesia memiliki SisPOM yang efektif dan efisien, untuk
melindungi kesehatan dan keselamatan seluruh rakyat Indonesia terhadap
produk-produk yang berisiko terhadap kesehatan. Pada saat yang sama, SisPOM
harus memiliki basis yang kuat agar mampu menjadi penapis terhadap mutu
obat, obat tradisional, kosmetik, suplemen makanan dan makanan produksi
Indonesia yang diekspor ke berbagai negara.
Dengan jumlah penduduk yang terbesar di ASEAN dan wilayah kepulauan yang
terluas, Indonesia sudah sepatutnya memiliki SisPOM yang terbaik di ASEAN,
baik mencakup human capital, sistem operasional maupun infra strukturnya.
Badan POM ke depan dibangun sebagai institusi yang memiliki basis ilmu
pengetahuan (knowledge-based) yang kuat dengan jaringan nasional maupun
internasional yang luas dan kohesif. Bersamaan dengan itu Badan POM
melakukan pembedayaan publik (public empowerment) agar masyakarat memiliki
kesadaran dan kemampuan untuk mencegah dan melindungi diri sendiri
terhadap risiko dari produk obat, sediaan farmasi lainnya, makanan dan
suplemen makanan yang tidak memenuhi standar yang berlaku.
Dalam SisPOM, peran aktif masyarakat/publik sangat strategis sebagai mata dan
telinga Badan POM yang dapat memberikan umpan balik (feedback) untuk
dilakukan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement). Dewasa ini
ruang yang diciptakan oleh Badan POM untuk partisipasi publik relatif masih
sangat terbatas. Badan POM belum memiliki skema komunikasi publik yang
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 6
efektif yang memberi ruang bagi interaksi positif antara Badan POM dan publik.
Demikian pula kerja sama lintas sektor dalam implementasi SISPOM masih belum
optimal. Kerjasama dengan instansi penegak hukum juga masih bersifat marjinal,
belum menjadi arus utama (main stream) dengan tindakan hukum yang
mempunyai efek jera terhadap pelanggaran.
Badan POM yang dimandatkan untuk melakukan pengawasan Obat dan
Makanan, semata-mata demi kepentingan negara dan masyarakat Indonesia, dan
sejalan dengan arus utama reformasi birokrasi. Dalam konteks ini dilakukan
penguatan kompetensi dan kapabilitas Badan POM sehingga institusi ini
kompeten dalam melindungi masyarakat, sekaligus menjadi institusi berkelas
dunia (world class).
Penguatan kapasitas dan kapabilitas yang akan dilakukan mencakup organisasi,
tata laksana, peraturan perundang-undangan, human capital, pengawasan dan
akuntabilitas publik serta terutama peningkatan kualitas pelayanan publik, yang
kesemuanya dilingkupi dengan peningkatan pola pikir, perilaku dan budaya
kerja.
Di bidang organisasi dan tata laksana. Pada saat ini struktur Badan POM disusun
berdasarkan produk yang diawasi, yaitu Obat, Makanan (dan bahan berbahaya)
dan Obat Tradisional, Kosmetika dan Produk Komplemen. Masing masing
kedeputian mengelola setiap komoditi tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya
kedeputian 1, mengelola obat (produk terapetik) mulai dari penyusunan standar
sampai dengan pengawasan di lapangan. Begitu juga dengan deputi 2 dan 3.
Dalam perjalanan waktu, pembagian struktur organisasi seperti ini dirasakan
kurang efektif dan berpotensi pada penyalahgunaan wewenang, sebagai contoh,
apabila dijumpai masalah atau kendala dalam bidang standar, misalnya standar
apa yang akan dikirim sebagai wakil Badan POM? Artinya, struktur organisasi
yang ada sekarang belum mengikuti fungsi-fungsi Pengawasan Obat dan
Makanan, yaitu Standardisasi, Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan, Pengujian dan
Penyidikan.
Badan POM mempunyai 31 Balai POM yang tersebar di hampir seluruh provinsi.
Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan kebijakan yang telah
dirumuskan di pusat. Dalam menjalankan kebijakan ini, balai belum sepenuhnya
percaya diri, terlihat dari seringnya konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 7
yang sudah menjadi tupoksi balai sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai
pemicu ketidakmandirian balai antara lain, kurangnya kepercayaan yang
diberikan dan atau kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan kompetensi
balai belum sesuai dengan harapan. Di sisi yang lain, Balai Besar/Balai POM
diharapkan dapat menjadi penjuru pada pengawasan Obat dan Makanan di
wilayah kerjanya dan dapat melakukan advokasi dan atau pembinaan kepada
Kabupaten/Kota.
Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat
dan Makananan yang harus dilaksanakan. Balai Besar/Balai POM yang berada di
provinsi kerapkali tidak mampu mencapai daerah-daerah pelosok tanah air. Sejak
tahun 2003 telah di mulai pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang
merupakan perpanjangan tangan Balai.
Beberapa tahun belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten
semakin meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM
oleh pemerintah daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa
daerah terpencil, daerah pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain.
Pada saat ini telah beroperasi 8 Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun.
Masih banyak wilayah yang jauh dari ibu kota provinsi yang belum tersentuh
upaya pengawasan.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, pada tahun 2009-2010 telah dilakukan
penyusunan draft dokumen postur birokrasi 2025. Dalam perkembangannya,
dirasakan banyak kendala dalam restrukturisasi, sehingga, sampai saat ini,
pengembangan kapasitas organisasi lebih banyak dilakukan melalui
revitalisasi peran dan fungsi. Ke depan, upaya revitalisasi ini akan disertai
dengan sistem reward dan punishment. Untuk mengefektifkan revitalisasi serta
meningkatkan kinerja keseluruhan organisasi, dilakukan perkuatan tatalaksana.
Di tahun 2009, telah dilakukan penyusunan SOP, yang merupakan salah satu
dokumen yang diserahkan untuk usulan reformasi birokrasi Badan POM pada
akhir 2009. Sejalan dengan upaya perbaikan/peningkatan berkelanjutan
(continuous improvement), Badan POM berencana untuk melakukan sertifikasi QMS
- ISO 9001 : 2008 pada tahun 2012. Sesuai rencana sertifikasi tersebut, dilakukan
penyusunan dokumen level I (manual mutu QMS Badan POM), demikian juga
dilakukan perbaikan atau penyusunan baru dokumen level II, III, dan IV. SOP
yang merupakan dokumen level II dikonsolidasi dan direvisi dengan menentukan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 8
definisi operasional baru, sehingga SOP yang disusun di tahun 2011, merupakan
SOP yang mengikat hubungan kerja antar unit kerja mandiri (setingkat eselon II
pusat dan Balai Besar atau Balai POM), sedangkan tata hubungan kerja di dalam
unit eselon II dan Balai Besar/Balai POM dibentuk dalam suatu Insruksi Kerja
(IK).
Dalam kaitan perkuatan tatalaksana di bidang laboratorium, telah disusun tata
hubungan kerja antara pengujian dengan sampling di tahun 2007. Saat ini, sedang
dilakukan revisi terhadap tata hubungan kerja tersebut, sekaligus digunakan
untuk menjawab revitalisasi peran laboratorium yang dikembangkan menjadi
beberapa tipe (laboratorium top referral, laboratorium rujukan, laboratorium
unggulan dan laboratorium rutin). Hal ini melengkapi upaya perkuatan
laboratorium yang sudah mendapatkan mendapatkan akreditasi ISO 17025 di
seluruh Indonesia, serta mendapatkan nilai 96 dari 100 berdasarkan assessment
yang dilakukan oleh WHO.
Di bidang peraturan perundang-undangan. Seperti diketahui bahwa dalam Sistem
Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM), pilar pengawasan terdiri dari tiga
lapis yaitu dunia usaha (industri dan distributor, pemerintah dan masyarakat).
Di sisi pilar pemerintah, kondisi faktual peraturan perundang-undangan yang
menjadi dasar hukum Badan POM dalam melaksanakan tugas, fungsi dan
kewenangannya, tersebar di beberapa peraturan perundang-undangan di luar
Peraturan Kepala Badan POM. Adanya peraturan perundang-undangan ini
berdampak kepada harus dilakukannya revisi atas beberapa peraturan Kepala
Badan POM agar tidak tumpang tindih dan atau disharmoni. Bagaimanapun
secara hierarchy peraturan perundang-undangan, peraturan Kepala Badan POM
harus merujuk atau menjelaskan peraturan yang lebih tinggi, yang berupa
Undang-undang sampai dengan Peraturan Menteri.
Namun demikian, disadari bahwa masih banyak keterbatasan pada peraturan
perundang-undangan yang sudah ada, misalnya integrasi dan sinkronisasi antar
peraturan yang masih “tenggang”, serta belum dituangkannya kewajiban dan
hubungan kerja antar masing-masing komponen pengawasan, yang berpotensi
pada terjadinya friksi atau perbedaan kepentingan antar komponen pengawasan,
bahkan friksi dalam satu komponen. Diperlukan suatu UU pengawasan Obat
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 9
dan Makanan yang mengatur lebih komprehensif dan holistik sehingga setiap
potensi friksi tersebut dapat diminimalkan.
Sembari menunggu UU pengawasan Obat dan Makanan, saat ini sudah dilakukan
sinkronisasi untuk menghindari disharmoni peraturan perundang-undangan
yang ada. Pembahasan-pembahasan dilakukan tidak hanya untuk
mengharmonisasi peraturan perundang-undangan yang ada tetapi juga untuk
menyusun SOP yang sesuai dengan UU nomor 10 tahun 2004.
Di bidang SDM aparatur. Semua fungsi dan tugas yang dilakukan oleh Badan
POM harus didukung perkuatan infrastruktur terutama yang berkaitan dengan
pengembangan modal insani. Hal ini mutlak dilakukan, karena menurut
perhitungan ekonomi, modal insani adalah asset paling menguntungkan
(mempunyai rate of return tertinggi). Selain itu, pengembangan modal insani
Badan POM pada akhirnya bermuara pada peningkatan kualitas pelayanan
publik yang dilakukan oleh Badan POM. Menghadapi tantangan ke depan yang
makin complicated dan unpredictable maka tidak ada pilihan lain kecuali harus
melakukan penguatan modal insani, asset wujud dan asset financial sebagai suatu
kesatuan yang terintegrasi dan terkait dengan tujuan organisasi.
Kondisi saat ini, disamping perlunya peningkatan professionalisme, loyalitas,
kedisiplinan dan kredibilitas, komposisi SDM yang ada sekarang, masih belum
proporsional. Disparitas SDM terjadi baik pada sisi kualitas maupun kuantitas.
Pada sisi kualitas, SDM pusat relatif mempunyai kompetensi lebih tinggi
dibanding SDM Balai Besar/Balai POM. Sementara di Balai Besar/Balai POM
pun, terjadi disparitas kompetensi – Balai Besar/Balai POM di Jawa dan wilayah
Barat Indonesia mempunyai kompetensi relatif lebih bagus dibanding wilayah
Timur Indonesia. Sedangkan di sisi kuantitas pegawai, terjadinya disparitas
(secara proporsional) diakibatkan Man Power Planning yang sebelumnya tidak
dilakukan dengan benar/komprehensif, sehingga di Balai Besar/Balai POM
tertentu, persentase SDM dibanding jumlah penduduk di suatu wilayah Balai
Besar/Balai POM relatif besar proporsinya dibanding Balai Besar/Balai POM
yang lain. Di sisi yang lain, saat ini sudah terjadi piramida tua kuantitas pegawai,
dengan demikian suksesi SDM harus segera dipercepat, disamping beban kerja
yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak terjadi chaos pengawasan
Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional moratorium pegawai,
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 10
sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan Makanan, jika
moratorium akan lama diterapkan. Pada masanya, akan terjadi kekosongan
pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan hati-hati.
Pentahapan pengembangan SDM aparatur/human capital Badan POM :
2011 2012 2013 2014
Identifikasi Potensi dan Kinerja Pegawai (1.0)
Grand Design Pengembangan HCM (1.1)
Pengembangan Sistem Informasi HCM Tahap II (2.1)
Grand Design Pengembangan HCM (1.2)
Pengembangan Sistem Informasi HCM Tahap III (2.2)
Implementasi HCM (1.3)
Implementasi Sistem Informasi HCM (2.3)
Evaluasi dan Perbaikan HCM dan Sistem Informasi HCM (1.4 & 2.4)
Di bidang pengawasan dan akuntabilitas. Terciptanya good governance dan clean
government mendapatkan tempat yang sangat strategis dan berimplikasi pada
seluruh unit dan warga organisasi. Dalam rangka turut serta menciptakan good
governance dan clean government di lingkungan Badan POM tersebut, pada seluruh
proses mulai dari perencanaan hingga monitoring dan evaluasi, dilakukan dengan
mengedepankan prinsip-prinsip transparansi dan akuntabilitas.
Langkah ini dimulai dengan menyempurnakan visi dan misi Badan POM serta
menetapkan pilar-pilar grand strategy yang merupakan hasil pemikiran dan curah
pendapat seluruh warga organisasi. Kerangka rencana strategis ini ditetapkan
untuk memberikan arah tujuan organisasi yang lebih tepat dalam mencapai visi
dan misinya, yang mengedepankan upaya perlindungan masyarakat terhadap
risiko produk-produk yang membahayakan kesehatan masyarakat.
Kerangka rencana strategis tahun 2010-2014 ini disusun dengan
memperhitungkan dan mempertimbangkan hasil-hasil yang telah dicapai pada
periode sebelumnya, serta fungsi Badan POM yang disusun berdasarkan balanced
score card dalam peta strategi. Penetapan target yang rasional hanya dapat
dilakukan setelah melakukan evaluasi hasil-hasil yang telah dicapai dan
memproyeksikan perubahan lingkungan strategis, baik eksternal maupun
internal, sebagai dasar asumsi perencanaan periode selanjutnya.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 11
Perencanaan yang terintegrasi dan terkoordinir akan memudahkan proses
pelaksanaan kegiatan, pengendalian dan evaluasinya sebagai suatu mata rantai
yang saling terkait. Oleh karenanya, juga disusun Petunjuk Pelaksanaan
Anggaran dan Kegiatan dalam kerangka integrated planning and budgeting, yang
memuat aturan-aturan pelaksanaan dan pengendalian kegiatan. Pengendalian
kegiatan diperlukan untuk menjamin bahwa target yang ditetapkan akan dapat
dicapai dan masalah yang ditemui dapat diidentifikasi dan diselesaikan sedini
mungkin. Selain itu, pengendalian terutama di tahap perencanaan bermanfaat
untuk meningkatkan efisiensi dan menjamin bahawa dana yang dialokasikan
memberikan kontribusi signifikan pada pencapaian kinerja organisasi. Lebih
lanjut, pengendalian dapat digunakan sebagai feedback untuk perencanaan
berikutnya.
Seluruh proses pencegahan terjadinya korupsi pun dilakukan sejak awal, dengan
berpedoman kepada Inpres Nomor 5 Tahun 2004 dengan menyelenggarakan SPIP
secara konsisten dan mengoptimalkan peran APIP dalam pengawasan
pengelolaan keuangan negara.
Melalui upaya-upaya tersebut yang terus ditingkatkan, Badan POM telah
memperoleh beberapa pencapaian yang menggembirakan, misalnya telah
dicapainya opini WTP pada tahun 2011, atas kinerja 2010, indeks kepuasan
masyarakat yang relatif tinggi, indeks persepsi korupsi yang berada di 5 besar,
serta LAKIP dengan nilai CC, naik dari tahun sebelumnya yang berada di tingkat
dengan nilai C.
Di bidang peningkatan mutu pelayanan publik, telah banyak yang diterapkan
oleh Badan POM sejak reformasi birokrasi dijadikan arus utama tata kelola
keperintahan, bahkan pencapaian-pencapaian didapatkan sebelumnya.
Berdasarkan usulan Quick Wins pada dokumen usulan reformasi birokrasi Badan
POM tahun 2009, telah dilakukan dan di-establish-kan layanan registrasi Obat dan
Makanan CEPPATT (cekatan, efisien, profesional, pasti waktu dan biaya, akurat,
transparan dan tanggap). Sampai tahun 2014, seluruh pendaftaran direncanakan
sudah dapat dilakukan secara online. Pentahapan pendaftaran online sebagai
berikut :
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 12
2011 2012 2013 2014
Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik
Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk
Continuous improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk
Continuous improvement pada sistem e-registration Obat Tradisional (OT) dan Suplemen Makanan (SM)
Integrasi Sistem e-Notifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan e-bpom
Iintegrasi e-registation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom
Integrasi e-registation OT, SM dengan e-bpom
Integrasi e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom
Selain CEPPATT, tahun 2008 juga dilaksanakan PRIMA, yaitu pelayanan online
untuk penerbitan sertifikat impor atau ekspor. Untuk memudahkan pelanggan,
pada tahun 2008, sudah dilakukan pelayanan satu atap (one roof service), ke depan
akan dilakukan perbaikan mutu dengan single sign on (SSO).
Pada tahun 2010, dikeluarkan PP Nomor 48 tahun 2010 tentang Jenis dan Tarif
atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Badan Pengawas
Obat dan Makanan, yang merupakan salah satu aspek standar pelayanan, yang
menyebabkan indeks kepuasan pelanggan Badan POM di sisi biaya pelayanan di
tahun 2010 menjadi turun. Namun ke depan, diharapkan setelah dilakukan
sosialisasi, indeks kepuasan pelanggan akan naik kembali. Upaya lain yang
dilakukan ke depan adalah perbaikan mutu pelayanan dari empat belas aspek
pelayanan serta penyusunan standar pelayanan yang belum ada. Disadari bahwa
standar pelayanan, meskipun sudah ada, tetapi menyebar dalam sejumlah
peraturan perundang-undangan yang ada, misalnya tentang biaya pelayanan.
Saat ini untuk mengintegrasikan standar pelayanan yang dimaksud, sedang
disusun SK Kepala Badan POM tentang Standar Pelayanan Publik di Lingkungan
Badan Pengawas Obat dan Makanan dengan mengacu pada UU Nomor 25 Tahun
2009 tentang Standar Pelayanan Publik. Standar Pelayanan Publik yang telah
ditetapkan selanjutnya akan disosialisasikan secara intensif kepada seluruh
stakeholder.
Di bidang peningkatan pola pikir, perilaku dan budaya kerja. Perubahan yang
dilakukan di Badan POM adalah perubahan yang direncanakan, artinya
perubahan yang memang direncanakan sebaik-baiknya dalam rangka
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 13
peningkatan kinerja. Dengan demikian, kondisi saat ini dipandang sudah kurang
sesuai dengan berbagai tantangan yang dihadapi Badan POM.
Hal lain terkait dengan perubahan pola pikir adalah luasnya cakupan
pengawasan Obat dan Makanan serta adanya otonomi daerah. Pengawasan Obat
dan Makanan merupakan kewajiban bagi Pemerintah, baik pemerintah pusat
maupun daerah selain masyarakat dan dunia usaha. Advokasi ke
Kabupaten/Kota termasuk pemberdayaannya dalam pengawasan Obat dan
Makanan adalah suatu yang harus dilakukan. Oleh karenanya, perlu perubahan
pola pikir ke arah pengawasan sepenuhnya tanggung jawab bersama dari
pemerintah pusat, daerah, dunia usaha dan masyarakat.
Perubahan pola pikir tersebut didukung dengan SDM Badan POM yang
professional, loyal, disiplin, kredibel dan inovatif. Tugas pengawasan terutama
tugas lapangan, memerlukan SDM dengan kemampuan teknis dan kemampuan
lainnya seperti manajemen dan hukum. Disamping itu, beban kerja yang cukup
tinggi, nilai transaksi yang besar, potensi insentif gelap yang tinggi, memerlukan
pula kedisiplinan dan ketangguhan serta kredibitas yang teruji. Pada saat ini SDM
Badan POM didominasi oleh sejumlah pegawai dengan kompetensi teknis yang
baik, namun masih kurang dalam hal manajemen dan disiplin ilmu lain yang
diperlukan di lapangan. Kemampuan untuk melakukan persuasi dan
mengkomunikasikan suatu kebijakan yang berdampak pada stakeholder
merupakan suatu yang tidak mungkin ditunda lagi. Demikian juga kemampuan
leadership yang sangat dibutuhkan karena peran Badan POM sebagai leader
sekaligus regulator di bidang pengawasan Obat dan Makanan.
Mengingat semua hal ini, proses perubahan tidak hanya dilakukan pada tingkat
organisasi, tetapi juga dilakukan pada stakeholder, serta pada seluruh individu
pegawai Badan POM.
Badan POM telah memulai menerapkan learning organization pada tahun 2004. Ke
depan, budaya belajar ini akan terus dikembangkan sebagai salah satu sarana
untuk memperbaiki pola pikir dan perilaku. Diharapkan seluruh upaya
diselesaikan sampai dengan tahun 2014, dengan pentahapan sebagai berikut
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 14
ROADMAP REFORMASI BIROKRASI BADAN POM RI
NO. PROGRAM TUJUAN SASARAN INDIKATOR KEGIATAN
2011 2012 2013 2014
ORGANISASI
Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)
Menurunnya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi internal Badan POM
Struktur organisasi dengan pembagian tugas yang jelas
Menyusun SOP evaluasi organisasi
Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb)
Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb)
Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb)
Melaksanakan evaluasi kelembagaan
Melaksanakan penegakan reward dan punishment
Melaksanakan penegakan reward dan punishment
Melaksanakan penegakan reward dan punishment
Menyusun desain revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM dan Legalisasinya
Evaluasi pelaksanaan revitalisasi
Evaluasi pelaksanaan revitalisasi
Evaluasi pelaksanaan revitalisasi
Menyusun pedoman pembinaan Balai Besar/Balai POM
Menyusun tools assessment kinerja Balai Besar/Balai POM
Melaksanakan self assessment kinerja Balai Besar/Balai POM
Evaluasi hasil self assessment
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 15
Melakukan evaluasi RKT
Organisasi dengan ukuran yang tepat (right size)
Melakukan pemetaan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Badan POM yang tepat fungsi dan tepat ukuran berdasarkan business process, pemetaan pola hubungan (relationship map), dan hubungan antar fungsi (cross functional map)
Studi Kelayakan a Mengajukan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM kepada KemenPAN dan RB
a Evaluasi oranisasi berdasarkan struktur baru
Melakukan review/kajian/analisis organisasi berdasarkan hasil pemetaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku
Penyusunan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM
Menyusun roadmap pengajuan restrukturisasi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 16
Meningkatnya kapasitas Badan POM dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi
Terbentuknya unit kerja yang menangani kepegawaian, kehumasan dan diklat
Menyusun pedoman penilaian kapasitas organisasi
Melaksanakan assessment kapasitas organisasi --> unit kerja kepegawaian dan kehumasan
Menyusun konsep revitalisasi fungsi tertentu sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
Meningkatnya koordinasi antar unit
Menyusun pedoman perencanaan tahunan
Menyusun pedoman perencanaan tahunan
Menyusun pedoman perencanaan tahunan
Menyusun pedoman perencanaan tahunan
Melakukan review tata hubungan kerja
Melakukan review tata hubungan kerja
Melakukan review tata hubungan kerja
Melakukan review tata hubungan kerja
Melakukan integrasi top down dan bottom up planning
Melakukan integrasi top down dan bottom up planning
Melakukan integrasi top down dan bottom up planning
Melakukan integrasi top down dan bottom up planning
Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran
Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran
Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran
Menyusun petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran
Menyusun pedoman sampling
Menyusun pedoman sampling
Menyusun pedoman sampling
Menyusun pedoman sampling
Melaksanakan evaluasi
Melaksanakan evaluasi
Melaksanakan evaluasi
Melaksanakan evaluasi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 17
TATALAKSANA
Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
Meningkatnya penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan
Terbangunnya proses manajemen pemerintahan menggunakan TI
Melakukan penyusunan rencana IT Governance
Melakukan pengkajian IT Governance
Implementasi IT Governance System
Monev IT Governance System
Meakukan pengembangan IT – PMO
- Pemetaan HW/SW - Uji coba IT - PMO
Implementasi IT - PMO
Monev IT - PMO
Prototype SIPT Uji coba SIPT Implementasi SIPT Integrasi e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom
Integrasi Sistem e-Notifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan e-bpom
Integrasi e-registation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom
Integrasi e-registation OT, SM dengan e-bpom
Continuous improvement pada sistem e-registration OT dan SM
Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik
Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk
Continuous improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk
Uji coba dan sosialisasi sistem pelaporan ESO elektronik
Evaluasi sistem pelaporan ESO elektronik
Melakukan pengembangan laboratory information management system (LIMS)
Melakukan pengembangan sistem data management laporan ESO elektronik
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 18
Meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan
Terlaksananya tugas dan fungsi K/L sesuai prosedur kerja
Menyusun manual mutu QMS Badan POM
Sertifikasi ISO 9001:2008
Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu
Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu
Mengintegrasikan bussiness process map, relationship map dan cross functional map dengan sistem mutu Badan POM
Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu
CAPA CAPA
Menyusun dan mengharmonisasi SOP
CAPA pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM
pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM
Menyusun IK dan format-format
pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM
Mengkaji keterkaitan SOP dan uraian jabatan
Mengimplementasikan QMS Badan POM
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 19
pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM
Meningkatnya jumlah unit yang memperoleh standarisasi pelayanan internasional
Unit telah berstandar internasional
Menyusun dokumen level I, II, III, IV ISO 9001:2008
Sertifikasi sistem mutu (ISO 9001:2008) Badan POM (keseluruhan/1 sertifikat induk Badan POM dan 53 sertifikat unit kerja)
pemeliharaan sistem pemeliharaan sistem
Melaksanakan sinkronisasi ISO 9001:2008 dari unit kerja yang sudah mendapatkan sertifikat ke sistem Badan POM
Keanggotaan dalam PIC/s
Keanggotaan dalam PIC/s
Keanggotaan dalam PIC/s
Melaksanakan sinkronisasi ISO 17025 dari laboratorium pengujian Badan POM seluruh Indonesia dengan ISO 9001:2008 Badan POM
Melakukan pemeliharaan sistem mutu ISO 9001:2008
Melakukan pemeliharaan sistem mutu ISO 9001:2008
Melakukan pemeliharaan sistem mutu ISO 9001:2008
Audit PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation
Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium ISO 17025
Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium ISO 17025
Melakukan pemeliharaan sistem mutu laboratorium
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 20
Scheme) ISO 17025
Meningkatnya kinerja Badan POM
Terbangunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) yang selaras dengan penetapan strategi
Menyusun Grand design dan roadmap Badan POM
Review peta strategi dan IKU
Review peta strategi dan IKU
Review peta strategi dan IKU
Melaksanakan review renstra
Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM
Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM
Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM
Menyusun peta strategi dan IKU
Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan
Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan
Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan
Menyusun arah kebijakan tahunan Badan POM
Menyusun fokus prioritas, program dan kegiatan
PER-UU Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif
Menurunnya tumpang tindih dan disharmonisasi peraturan perundang-undangan terkait pengawasan Obat dan Makanan
Adanya SOP tentang penyusunan peraturan Perundang-undangan
a Menyusun SOP penyusunan peraturan perundang-undangan (area perubahan tata laksana)
a Continuous improvement
a Continuous improvement
a Continuous improvement
SOP Mengakomodir 7 asas pembentukan peraturan perundang-undangan (UU no 10/2004)
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 21
Pelaksanaan legal drafting mengacu SOP di atas termasuk dukungan routing slip
a Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP
a Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP
a Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP
b Menyusun/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP
Telah dilakukan pemetaan atas peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang tindih, disharmonis, serta multitafsir, dan hasil identifikasi segera ditindaklanjuti
a Mengidentifikasi peraturan perundang-undangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan
a Updating Pemetaan Per UU
a Updating Pemetaan Per UU
a Updating Pemetaan Per UU
b Melakukan pemetaan peraturan-perundang-undangan yang tidak harmonis, tidak sinkron dan belum ada di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 22
Meningkatnya efektifitas pengelolaan peraturan perundang-undangan
Arsip dan indeks peraturan bertambah tertib, lengkap dan informatif, dan telah tersampaikan ke pegawai dan stakeholder
a Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap
a Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap
a Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap
a Melakukan pengarsipan elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap
b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id
b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id
b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id
b Mencantumkan dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id
c Menyusun kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah
c Melakukan sosialisasi peraturan perundang-undangan
c Melakukan revisi kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah apabila diperlukan
c Melakukan sosialisasi peraturan perundang-undangan
d Menyusun mekanisme dan tindak lanjut pengaduan
d Membahas pengaduan dan upaya perbaikan
Melakukan revisi mekanisme dan tindak lanjut pengaduan apabila diperlukan
d Membahas pengaduan dan upaya perbaikan
e Melakukan sosialisasi peraturan perundang-undangan
e Melakukan sosialisasi peraturan perundang-undangan
F Membahas pengaduan dan upaya perbaikan
f Pembahasan pengaduan dan upaya perbaikan
SDM APARATUR
SDM aparatur yang
Meningkatnya ketaatan terhadap
Pengelolaan SDM sesuai dengan
Melakukan finalisasi analisis jabatan
Evaluasi Anjab Evaluasi Grading Jabatan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 23
berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera
pengelolaan SDM Aparatur
peraturan
a Menyusun peta jabatan
b Menyusun uraian jabatan
c Melakukan grading jabatan
d Melakukan validasi grading jabatan
e Menyusun harga jabatan
Meningkatnya transparansi dan akuntabilitas pengelolaan SDM Aparatur
Transparansi dan akuntabilitas sistem rekrutmen
Melakukan penataan sistem rekrutmen pegawai
a Menyusun Man Power Planning (MPP)
a Melakukan finalisasi MPP
a Merencanakan pegawai berdasarkan bussines process dan kompetensi
a Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN
b Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN
b Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN
b Menyusun Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN
b mengimplementasikan e_recruitment
c Menyusun Blue Print e_recruitment
c mengimplementasikan e_recruitment
c mengimplementasikan e_recruitment
c Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 24
d Mengimplementasikan e_recruitment secara partial
d Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen
d Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen
e Melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen
Transparansi pola karier, mutasi, dan promosi
a Menyusun Pola Karier
Continuous improvement
Continuous improvement
Continuous improvement
b Menyusun SOP mutasi dan promosi
Meningkatnya disiplin SDM Aparatur
Penerapan PP 53 tahun 2010
Melakukan sosialisasi PP 53 tahun 2010
Melaksanakan absensi sidik jari
Melaksanakan absensi sidik jari
Melaksanakan absensi sidik jari
Menyusun pedoman evaluasi kehadiran
Melakukan pembahasan Komite Disiplin Pegawai
Melakukan pembahasan Komite Disiplin Pegawai
Melakukan pembahasan Komite Disiplin Pegawai
Menetapkan jam kerja pegawai
Uji coba pelaksanaan absensi sidik jari
Melakukan pembahasan Komite Disiplin Pegawai
Meningkatnya efektifitas manajemen
Indikator kinerja individu terukur
a Menyusun sistem penilaian kinerja individu
a Memfinalisasi sistem penilaian kinerja individu
a Menerapkan sistem penilaian kinerja individu
a Menerapkan sistem penilaian kinerja individu
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 25
SDM Aparatur
Menyusun draft SKI
Menetapkan SKI b Mengimplementasikan Management Cockpit
b Mengimplementasikan Management Cockpit
b Melakukan pengembangan Management Cockpit
Data pegawai mutakhir dan akurat
a Mengembangkan arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pegawai)
a Mengembangkan e_HCM
a Mengembangkan e_HCM
a Melakukan penerapan dan evaluasi e_HCM
b Melakukan sosialisasi dan sinkronisasi SIAP ke seluruh unit kerja
b mengimplementasikan SIAP
b mengimplementasikan SIAP
Implementasi SIAP
Meningkatnya profesional SDM Aparatur
Standar kompetensi jabatan
Menyusun standar kompetensi jabatan
a Menyusun kamus kompetensi jabatan
a Menyusun standar kompetensi teknis dan perilaku jabatan
b Menyusun standar kompetensi umum
b Memfinalisasi Standar Kompetensi Jabatan
c Mengintegrasikan standar kompetensi pada SOP pola karier, mutasi dan promosi
Peta profil kompetensi
Asesmen individu Asesmen individu Menyusun profile Kompetensi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 26
individu
Sistem dan proses diklat pegawai berbasis kompetensi
Menyusun pola peningkatan kompetensi
Memfinalisasi pola peningkatan kompetensi
Menerapkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi
Menerapkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi
Mengembangkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi
Menerapkan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi
a Pendidikan S2 dan S3 --> 70 orang
a Pendidikan S2 dan S3 --> 50 orang
a Pendidikan S2 dan S3 --> 50 orang
a Pendidikan S2 dan S3 --> 50 orang
b Pelatihan teknis dan fungsional
b Pelatihan teknis dan fungsional
b Pelatihan teknis dan fungsional
b Pelatihan teknis dan fungsional
c Pelatihan softskill c Pelatihan softskill
c Pelatihan softskill c Pelatihan softskill
PENGAWASAN
Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN
Meningkatnya kepatuhan terhadap pengelolaan keuangan negara
Kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian keuangan negara sesuai dengan aturan yang berlaku
a Menyusun pedoman Integrated Planning dan Budgeting
a Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran
a Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran
a Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran
b Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran
b Menyusun SK pengorganisasian penganggaran
b Menyusun SK pengorganisasian penganggaran
b Menyusun SK pengorganisasian penganggaran
c Menyusun SK pengorganisasian penganggaran
c Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran
c Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran
c Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran
d Melakukan monitoring dan evaluasi anggaran
d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan
d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan
d Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 27
POM POM lingkungan Badan POM
e Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM
Terselenggaranya SPIP di Badan POM
Menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing Kementerian/Lembaga
a Menyusun SK Kepala Badan POM tentang Penyelenggaraan SPIP
a Menerapkan SPIP a Menerapkan SPIP a Menerapkan SPIP
b Sosialisasi SPIP b Melaksanakan evaluasi SPIP
b Melaksanakan evaluasi SPIP
b Melaksanakan evaluasi SPIP
c Menyelenggarakan pelatihan SPIP untuk Eselon I dan II
d Melakukan perencanaan dan penerapan SPIP
e Melaksanakan evaluasi SPIP
Meningkatnya peran APIP dalam
a Audit Operasional, On going dan Kasus
a Audit Operasional, On going dan Kasus
a Audit Operasional, On going dan Kasus
a Audit Operasional, On going dan Kasus
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 28
mendorong meningkatkan kepatuhan atas pengelolaan keuangan negara
b Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset
b Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset
b Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset
b Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset
Meningkatnya efektifitas pengelolaan keuangan negara pada Badan POM
Telah dimanfaatkannya setiap output yang dihasilkan
Melaksanakan evaluasi LHP dan TL
Melaksanakan evaluasi LHP dan TL
Melaksanakan evaluasi LHP dan TL
Melaksanakan evaluasi LHP dan TL
Melaksanakan evaluasi kegiatan dan realisasinya
Melaksanakan evaluasi kegiatan dan realisasinya
Melaksanakan evaluasi kegiatan dan realisasinya
Melaksanakan evaluasi kegiatan dan realisasinya
Dapat dipertahankannya status opini WTP pada Badan POM
Dipertahankannya opini WTP
a Memonitor tindak lanjut hasil temuan
Memonitor tindak lanjut hasil temuan
Memonitor tindak lanjut hasil temuan
Memonitor tindak lanjut hasil temuan
b Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN
Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN
Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN
Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN
Meningkatnya peran APIP dalam mendorong meningkatkan status opini Laporan Keuangan
a Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan
Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan
Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan
Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan
b Monev CAPA b Monev CAPA b Monev CAPA b Monev CAPA
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 29
Menurunnya tingkat penyalahgunaan wewenang
Implementasi Program Anti Korupsi
Merumuskan kebijakan dan program bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi
Internalisasi budaya anti korupsi
Internalisasi budaya anti korupsi
Internalisasi budaya anti korupsi
Mengidentifikasi area/proses pengawasan obat dan makanan rawan korupsi
Melaksanakan penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh pegawai Badan POM
Melaksanakan koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi
Melaksanakan koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi
Menggalang komitmen seluruh pegawai Badan POM
Melaksanakan koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi
Internalisasi budaya anti korupsi
Melaksanakan penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh Pejabat Struktural dan Fungsional yang menangani pelayanan publik
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 30
Melaksanakan koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi
Meningkatnya implementasi e_procurement Barang dan Jasa
Menerbitkan SE pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.
Mengimplementasikan e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
Mengimplementasikan e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
Mengimplementasikan e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP
Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP
Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP
Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP
Mengimplementasikan e_procurement (LPSE) barang dan jasa dengan nilai lebih dari 100 Jt secara bertahap
AKUNTABILITAS
Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja
Meningkatnya kinerja Badan POM
Indikator kinerja utama yang terukur
Menyusun pedoman evaluasi kinerja
Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala
Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala
Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 31
birokrasi
Menyusun modul penyusunan indikator kinerja utama (IKU)
Mengukur pencapaian IKU
Mengukur pencapaian IKU
Mengukur pencapaian IKU
a Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala
Mengukur pencapaian IKU
Meningkatnya akuntabilitas Badan POM
Sistem yang mendorong kinerja organisasi
Mengkoordinasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM
Mengkoordinasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM
Mengkoordinasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM
Mengkoordinasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM
Melakukan ppengembangan sistem manajemen kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja
Melakukan uji coba penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja
Menerapkan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja
Menerapkan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja
Melakukan pengembangan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID
Melakukan pengembangan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu
Menetapkan dan memberlakukan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu
Menetapkan dan memberlakukan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 32
Menerapkan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID
Menerapkan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID
Menerapkan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID
Melakukan evaluasi PPID
Melakukan evaluasi PPID
Melakukan evaluasi PPID
Peningkatan kualitas laporan akuntabilitas
Menyelenggarakan pelatihan penyusunan LAKIP
Menyelenggarakan pelatihan penyusunan LAKIP
Menyelenggarakan pelatihan penyusunan LAKIP
Menyelenggarakan pelatihan penyusunan LAKIP
Melaksanakan evaluasi LAKIP (sampling)
Melaksanakan evaluasi LAKIP (sampling)
Melaksanakan evaluasi LAKIP (sampling)
Melaksanakan evaluasi LAKIP (sampling)
Melakukan review laporan keungaan
Melakukan review laporan keungaan
Melakukan review laporan keungaan
Melakukan review laporan keungaan
PELAYAN-AN PUBLIK
Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat (lebih cepat, lebih murah, lebih aman, dan lebih mudah dijangkau)
Pelayanan publik murah, terjangkau, cepat dan aman
Mengidentifikasi pelayanan publik Badan POM
Sosialisasi standar pelayanan
Implementasi SP Implementasi SP
Menyusun draft dan Finalisasi standar pelayanan
Sosialisasi SP Melakukan evaluasi kinerja pelayanan
Melakukan evaluasi kinerja pelayanan
Sosialisasi SP Implementasi SP CAPA untuk mutu pelayanan
CAPA untuk mutu pelayanan
a Menerapkan & Mengembangkan e-reg dan e-notifikasi
a Menerapkan e-reg dan e-notifikasi secara bertahap
a Menerapkan e-reg dan e-notifikasi secara bertahap
a Menerapkan e-reg dan e-notifikasi secara bertahap
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 33
b Menerapkan sistem ekspor-impor secara elektronik
b Menerapkan sistem ekspor-impor secara elektronik
b Menerapkan sistem ekspor-impor secara elektronik
b Menerapkan sistem ekspor-impor secara elektronik
Menyusun pedoman evaluasi pelayanan publik
c Memperkuat infrastruktur di seluruh unit layanan publik
c
Memperkuat infrastruktur di seluruh unit layanan publik
c
Memperkuat infrastruktur di seluruh unit layanan publik
CAPA untuk mutu pelayanan
d Peningkatan koordinasi lintas sektor
e
Melakukan evaluasi kinerja pelayanan
f
CAPA untuk mutu pelayanan
Meningkatnya Indeks Kepuasan Masyarakat
Terimplementasinya metode survei kepuasan pelanggan yang efektif
Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat
Sosialisasi metode pelaksanaan survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Balai POM
Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM
Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM
Menyelenggarakan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 34
Besar/Balai POM
Tersedianya sistem penanganan keluhan, saran dan masukan
Mengembangkan SOP, metode dan sarana penyampaian keluhan/saran/masukan
Mengembangkan metode dan sarana penyampaian keluhan/saran/masukan
Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung
Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung
Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung
Melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung
Melakukan evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA
Melakukan evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA
Meningkatkan layanan pengaduan konsumen
Meningkatkan layanan pengaduan konsumen
Meningkatkan layanan pengaduan konsumen
Meningkatkan layanan pengaduan konsumen
Melakukan evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA
Melakukan evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA
Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggraan pelayanan publik
Mengimplementasikan strategi komunikasi dan kehumasan
Mengembangkan metode baru ke arah KIE yang lebih bersahabat
Meningkatkan intensitas KIE dengan masyarakat
Meningkatkan intensitas KIE dengan masyarakat
Melakukan iden-tifikasi kelompok masyarakat (termasuk kelom-pok gender) dan pemangku kepentingan
Mengembangkan target audience
Meningkatkan intensitas kehumasan
Meningkatkan intensitas kehumasan
Melakukan pemetaan potensi masyarakat
Meningkatkan intensitas KIE dengan masyarakat
Evaluasi kehumasan Evaluasi dan penyusunan grand design
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 35
strategi baru
Melakukan review strategi komunikasi dan kehumasan
Meningkatkan intensitas kehumasan
Evaluasi kehumasan
POLA PIKIR & BUDAYA KERJA
Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
Meningkat-nya komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi
Terbentuknya tim manajemen perubahan Badan POM
Menyusun dan menetapkan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan
a Melakukan identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM
b Menyusun dan menetapkan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan
Melakukan review dan menyusun kembali dokumen usulan RB
Menyusun design management
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 36
Tersusunnya strategi manajemen perubahan
Menyusun strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi :
Melaksanakan perubahan
Memperkuat hasil perubahan :
Memperkuat hasil perubahan
Merumuskan Rencana Perubahan
a Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program RB lainnya
a.
Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya
a Mengumpulkan umpan balik dan menganalisanya
a Melakukan Asessmen Kesiapan Perubahan
b Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan
b Melaksanakan tindakan perbaikan
b Melaksanakan tindakan perbaikan
b Merumuskan strategi manajemen perubahan
c Membuat rencana pelatihan/komunikasi dan mengimplementasikannya
c Memberikan penghargaan atas keberhasilan
c Memberikan penghargaan atas keberhasilan
c Merumuskan strategi komunikasi
d Mengelola resistensi d Mengukur tingkat keberhasilan
d Mengukur tingkat keberhasilan
d Memperkuat manajemen perubahan
e Mengukur tingkat keberhasilan
Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM
Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM
e Menyusun ukuran keberhasilan
Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM
Menyusun dan menetapkan Quick Wins dengan SK Kepala Badan POM
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 37
Menyusun kode etik pegawai Badan POM
Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM
Tersusunnya strategi komunikasi manajemen perubahan
Menyusun dan merumuskan strategi komunikasi manajemen perubahan :
Melaksanakan strategi komunkasi
Melaksanakan strategi komunkasi
Melaksanakan strategi komunkasi
a Melakukan pengumpulan dan analisis informasi tentang manajemen perubahan, tujuan dan sasaran
Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi
Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi
Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi
b Mengidentifikasi pola komunikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system)
Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)
Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)
Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)
c Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi
Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi
Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi
Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 38
d Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)
e Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi
Terjadinya perubahan pola pikir dan budaya kerja
Terbangunnya komitmen, partisipasi dan perubahan perilaku yang diinginkan
Menyelenggarakan pertemuan dalam rangka sosialisasi dan internalisasi Rencana Perubahan dan budaya kerja
Mengukur dan meningkatkan komitmen stakeholder
Mengukur dan meningkatkan komitmen stakeholder
Mengukur dan meningkatkan komitmen stakeholder
Monev pelaksanaan RB
a Menyusun tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaan RB
a Melakukan assessmen dan menganalisis umpan balik (hasil assessment), serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
a Melakukan assessmen dan menganalisis umpan balik (hasil assessment), serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
b Melakukan assessmen dan menganalisis hasil assessment, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
b Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous
b Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 39
improvement solusi terbaik dan continuous improvement
c Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement
c Monev pelaksanaan RB
c Monev pelaksanaan RB
d Monev pelaksanaan RB
d
Menurunnya risiko kegagalan yang disebabkan kemungkinan timbulnya resistensi terhadap perubahan
Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai
a.
Menyusun analisis risiko area kritis resisten perubahan yang dituangkan dalam peta risiko
Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan
Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan
Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan
Menyiapkan agents of change :
a Mengidentifikasi audiens
a Mengidentifikasi audiens
A Mengidentifikasi audiens
a TOT agents of change
b Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan
b Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan
B Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 40
c Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif
c Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif
C Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif
d Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya
d Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya
d Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya
e Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu
e Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu
E Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu
f.
Mengidentifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)
f. Mengidentifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)
f.
Mengidentifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)
g.
Memberikan informasi secara jelas
g.
Memberikan informasi secara
g.
Memberikan informasi secara
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 41
jelas jelas
h Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya
h Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya
h Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya
i Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi
i Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi
I Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi
j Menyusun metode pengukuran umpan balik
j Menyusun metode pengukuran umpan balik
J Menyusun metode pengukuran umpan balik
k.
Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
k.
Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
k.
Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
l Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement
l Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous
l Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 42
improvement dan continuous improvement
m Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB
m Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB
M Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 43
C. KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN
REFORMASI BIROKRASI
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 44
PROGRAM
PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI
A. Pencapaian
Terdapat 2 peraturan perundang-undangan yang mendasari berdirinya Badan POM
yaitu : Keputusan Presiden nomor Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan
Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005 serta Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun
2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen
sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 52
Tahun 2005.
Berdasarkan kedua peaturan perundang-undangan tersebut, dilakukan penilaian
kapasitas organisasi yang terdiri dari 4 aspek yaitu :
1. Nama institusi;
2. Struktur;
3. Sistem dan tata laksana;
4. Budaya organisasi.
Dalam penataan dan penguatan organisasi, dilakukan review terhadap 2 aspek yang
pertama nama institusi serta struktur organisasi.
Nama Institusi
Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 Tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen, kami menjumpai bahwa terdapat inkonsistensi nama
Badan POM seperti terdapat pada matriks di bawah ini:
No Peraturan Perundang-Undangan Nama Institusi Ket.
1 Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Badan Pengawas
Obat dan Makanan
disingkat BPOM
Pendirian
BPOM
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 45
Pemerintah Non Departemen
2 Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 3 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen
Badan Pengawas
Obat dan Makanan
disingkat BPOM
Perubahan
Pertama
3 Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 46 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen Sebagaimana
Telah Diubah Dengan Keputusan Presiden
Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2002
Badan Pengawas
Obat dan Makanan
disingkat BPOM
Perubahan
Kedua
4 Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 30 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen Sebagaimana
Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 46 Tahun 2002
Badan Pengawas
Obat dan Makanan,
disingkat BPOM
Perubahan
Ketiga
5 Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 9 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Badan Pengawas
Obat dan Makanan,
disingkat BPOM
Perubahan
Keempat
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 46
Pemerintah Non Departemen Sebagaimana
Telah Beberapa Kali Diubah Terakhir Dengan
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 30 Tahun 2003
6 Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor
11 Tahun 2005 tentang Perubahan Kelima Atas
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen
Badan Pengawasan
Obat dan Makanan
disingkat BPOM
Perubahan
Kelima
7 Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor
64 Tahun 2005 tentang Perubahan Keenam
Atas Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga
Pemerintah Non Departemen
Tidak dicantumkan,
hanya BPOM
Perubahan
Keenam
Terkait nama institusi tersebut di atas serta status peraturan perundang-undangan
berdasarkan asas hukum lex posteriori derogat legi priori (peraturan yang terbaru
mengesampingkan peraturan yang lama), maka nama Badan Pengawasan Obat dan
Makanan yang seharusnya digunakan. Namun demikian, belum tentu pada saat
typing peraturan perundang-undangan ini yang dimaksud adalah Badan Pengawasan
Obat dan Makanan seperti yang tertera, melainkan Badan Pengawas Obat dan
Makanan. Inkonsistensi dalam 1 (satu) peraturan yang sama terdapat pada nama
Badan Pengawas Tenaga Nuklir disingkat BAPETEN serta Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan disingkat BPKP. Secara internal dilakukan pengkajian,
bahwa nama Badan Pengawasan Obat dan Makanan lebih tepat dibandingkan nama
Badan Pengawas Obat dan Makanan karena fungsi pengawasan lebih luas dari kata
pengawas. Fungsi pengawasan mencerminkan pengawasan dari hulu ke hilir atau
serng disebut sebagai pengawasan full spectrum, sedangkan kata pengawas berarti
yang mengawasi, berkonotasi orang yang mengawasi suatu proses yang sedang atau
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 47
sudah terjadi, dengan demikian, fungsi pre market evaluation dan standardisasi serta
regulasi/pengaturan tidak tergambar dalam kata pengawas.
Sejalan dengan kata pengawasan tersebut, Sistem Pengawasan Obat dan Makanan
(SisPOM) dibangun oleh beberapa fungsi pengawasan. Full spectrum pengawasan ini
meliputi fungsi : a) Standardisasi dan regulasi, merupakan suatu spesifikasi atau
ketentuan teknis yang mengikat para pemangku kepentingan yang berpengaruh
terhadap pasar komoditi obat dan makanan, utamanya produsen, konsumen, dan
pemerintah, dalam menjamin terwujudnya kompetisi dagang yang sehat dan
keuntungan optimal bagi konsumen; b) Penilaian produk sebelum beredar,
merupakan satu elemen untuk menilai keamanan, manfaat, dan mutu produk sebelum
diperbolehkan untuk dilepas ke pasar; c) Pemeriksaan sarana produksi dan sarana
distribusi, yang terdiri dari audit dan inspeksi sarana untuk memastikan komoditi
diproduksi maupun disimpan/diedarkan sesuai kaidah-kaidah baku sehingga produk
yang dihasilkan dijamin aman, bermanfaat, dan bermutu; d) Pengawasan produk di
pasar, dilakukan secara sampling atas dasar hasil kajian risiko dari waktu ke waktu,
untuk memastikan bahwa obat dan makanan yang beredar, keamanan, manfaat, dan
mutunya tetap konsisten dengan hasil penilaiannya sebelum beredar, di samping
pengamatan terhadap berbagai risiko lain seperti, produk ilegal dan lain-lain; e)
Pengawasan iklan produk, dimaksudkan agar tidak menimbulkan induced demand,
utamanya yang bersifat misleading; f) Pengujian laboratorium, merupakan tulang
punggung pengawasan karena hasil pengujian ini yang merupakan diagnosis pasti
tentang ada / tidaknya penyimpangan dalam komposisi produk terhadap izinnya,
sehingga tingkat kompetensi lab harus dijamin dapat mengawal seluruh kebijakan
paling mutahir dari pengawasan obat dan makanan; dan g) Penyidikan kasus, yang
merupakan kegiatan dalam rangka membawa kasus-kasus penyelewengan ke
pengadilan. Keseluruhan sistem pengawasan yang terdiri dari pelaku usaha,
masyarakat dan pemerintah, terlibat aktif dalam pengawasan Obat dan Makanan.
Oleh karena itu, pemberdayaan masyarakat menjadi suatu yang juga harus dilakukan,
sehingga masyarakat dapat melindungi dirinya sendiri dari produk Obat dan
Makanan yang tidak memenuhi syarat dan atau membahayakan kesehatannya.
Struktur Organisasi
Review struktur organisasi dalam kaitannya dengan peraturan perundang-undangan
dan sistem pengawasan Obat dan Makanan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 48
Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor
02001/SK/KBPOM Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas
Obat dan Makanan.
a. Tugas Pokok BPOM
Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan obat dan ma-kanan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Fungsi BPOM
a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan
obat dan makanan;
b. Pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang pengawasan obat dan makanan;
c. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BPOM;
d. Pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan terhadap kegiatan
instansi pemerintah di bidang pengawasan obat dan makanan;
e. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang
perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tatalaksana,
kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah
tangga.
c. Kewenangan BPOM
1. Penyusunan rencana nasional secara makro di bidang pengawasan obat
dan makanan;
2. Perumusan kebijakan di bidang pengawasan obat dan makanan untuk
mendukung pembangunan secara makro;
3. Penetapan sistem informasi di bidang pengawasan obat dan makanan;
4. Penetapan persyaratan penggunaan bahan tambahan (zat adiktif) tertentu
untuk makanan dan penetapan pedoman peredaran obat dan makanan;
5. Pemberian ijin dan pengawasan peredaran obat serta pengawasan industri
farmasi;
6. Penetapan pedoman penggunaan, konservasi, pengembangan, dan
pengawasan tanaman obat.
Pada saat ini struktur Badan POM disusun berdasarkan produk yang diawasi,
yaitu Obat, Makanan (dan Bahan Berbahaya) dan Obat Tradisional, Kosmetika
dan Produk Komplemen. Masing masing kedeputian mengelola setiap komoditi
tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya Kedeputian 1, mengelola obat (produk
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 49
terapetik) mulai dari penyusunan standar sampai dengan pengawasan di
lapangan. Begitu juga dengan Kedeputian 2 dan 3. Dalam perjalanan waktu,
pembagian struktur organisasi seperti ini dirasakan kurang efektif dan berpotensi
pada penyalahgunaan wewenang, sebagai contoh, apabila dijumpai masalah atau
kendala dalam bidang standar, misalnya standar apa yang akan dikirim sebagai
wakil Badan POM? Artinya, struktur organisasi yang ada sekarang belum
mengikuti fungsi-fungsi Pengawasan Obat dan Makanan, yaitu Standardisasi,
Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan, Pengujian dan Penyidikan.
Untuk menjembatani struktur berdasarkan produk dengan fungsi, maka sudah
dilakukan penyusunan business process map, relationship map dan cross functional
map.
Badan POM mempunyai 31 Balai Besar/Balai POM yang tersebar di hampir
seluruh provinsi. Sampai saat ini, berdasarkan peraturan perundang-undangan,
Balai Besar/Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan kebijakan
yang telah dirumuskan di pusat. Dalam kenyataannya, Balai Besar/Balai POM
selain menjalankan kebijakan yang telah dirumuskan di pusat, juga sebagai
penjuru pada pengawasan Obat dan Mkaanan di wilayah kerjanya. Dengan
demikian, selain fungsi teknis, Balai Besar/Balai POM juga menjalankan fungsi
koordinasi keluar baik di tingkat propinsi maupun di tingkat Kabupaten/Kota.
Secara internal, Badan POM telah mengembangkan integrated planning and
budgeting, yang dalam pelaksanaannya juga mengakomodasi secara seimbang top
down dan bottom up planning. Sehingga Balai Besar/Balai POM dapat mengelola
perencanaan kebutuhannya sendiri dalam koridor Badan POM.
Namun dalam menjalankan kebijakan yang ditetapkan oleh pusat, Balai
Besar/Balai POM belum sepenuhnya percaya diri, terlihat dari seringnya
konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal yang sudah menjadi tupoksi Balai
Besar/Balai POM sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai pemicu
kekurangmandirian Balai Besar/Balai POM antara lain, kurangnya kepercayaan
yang diberikan dan atau kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan
kompetensi Balai Besar/Balai POM belum sesuai dengan harapan.
Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat
dan Makananan yang harus dilaksanakan. Balai Besar/Balai POM yang berada di
propinsi kerapkali tidak mampu mencapai daerah-daerah pelosok tanah air. Sejak
tahun 2003 telah di mulai pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 50
merupakan perpanjangan tangan Balai Besar/Balai POM. Beberapa tahun
belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten (pos POM) semakin
meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM oleh
pemerintah daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa daerah
terpencil, daerah pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain. Pada
saat ini telah beroperasi 8 Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun. Masih
banyak wilayah yang jauh dari ibu kota provinsi yang belum tersentuh upaya
pengawasan. Hal ini sekali lagi menunjukkan bahwa Balai Besar/Balai POM
mempunyai fungsi koordinasi keluar yang sangat tinggi, bahkan juga mempunyai
fungsi pembinaan ke Kabupaten/Kota untuk fungsi pengawasan Obat dan
Makanan yang telah didaerahkan.
Untuk menjawab seluruh permasalahan tersebut, pada tahun 2009-2010 telah
dilakukan penyusunan draft dokumen postur birokrasi 2025. Postur Birokrasi
2025 merupakan kondisi kelembagaan ideal di tahun 2025 bagi Badan POM dan
SisPOM. Draft dokumen tersebut telah menampung kemungkinan perubahan
struktur akibat terbitnya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 8 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian
Dokumen Usulan dan Road Map Pelaksanaan Reformasi Birokrasi
Kementerian/Lembaga yang mencantumkan salah satu sasaran area perubahan
penataan dan penguatan organisasi: terbentuknya unit kerja yang menangani
kepegawaian, kehumasan dan pendidikan dan pelatihan (diklat); serta Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik, yang menyatakan bahwa untuk mewujudkan pelayanan cepat,
tepat, dan sederhana setiap Badan Publik untuk menunjuk Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi (PPID).
Namun belum menampung kemungkinan perubahan struktur akibat terbitnya
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah yang menyatakan bahwa Kementerian/Lembaga/ Departemen/
Instansi diwajibkan mempunyai Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat
memberikan pelayanan/pembinaan dibidang Pengadaan Barang/Jasa.
Dalam perkembangannya, dirasakan banyak kendala dalam restrukturisasi
terutama karena tidak dapat dihandle oleh Badan POM sendiri, sehingga, sampai
saat ini, pengembangan kapasitas organisasi dilakukan melalui revitalisasi peran
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 51
dan fungsi. Terkait dengan upaya revitalisasi peran dan fungsi, telah diterbitkan
dokumen Konsep Revitalisasi Peran dan Fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM.
Revitalisasi dilakukan dengan tujuan untuk perkuatan fungsi Pengawasan Obat
dan Makanan dalam menghadapi tantangan yang semakin kompleks utamanya
bagi Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan sebagai ujung tombak
Pengawasan Obat dan Makanan. Untuk meningkatkan kompetensi Balai
Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan dalam rangka revitalisasi peran dan
fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan, faktor
kepemimpinan sangat besar pengaruhnya. Oleh karena itu dilakukan pembinaan
Balai Besar/Balai POM oleh Pejabat Eselon I dengan menyelenggarakan upaya
yang terencana, terarah, dan terstruktur. Untuk itu, telah diterbitkan dokumen
Pedoman Pembinaan Balai Besar/Balai POM.
Upaya revitalisasi juga semestinya dapat diukur keberhasilannya. Melalui
penyusunan indikator dan sistem penilaian kinerja Balai Besar/Balai POM,
keberhasilan antar Balai Besar/Balai POM tersebut dapat diukur. Tools assessment
untuk mengukur keberhasilan telah disusun, dan akan digunakan dalam self
assessment oleh Balai Besar/Balai POM.
B. Rencana
Penyusunan rencana penataan dan penguatan organisasi dilakukan setelah analisis
lingkungan internal dan eksternal sebagai berikut :
Perkembangan Lingkungan Eksternal
a. Konsumsi Masyarakat (Demand Side)
1. Transisi demografi
Peningkatan demand akan obat untuk penyakit degenerative dan menahun serta
penyakit yang disebabkan pemanasan global.
2. Persebaran penduduk
Risiko yang meningkat pada kelompok urban poor.
3. Transformasi sosio-budaya
Peningkatan demand akan fast food
4. Daya beli konsumen
Substitusi kebutuhan dengan produk murahan.
b. Perkembangan Penyediaan (Supply Side)
1. Pertumbuhan usaha bidang obat dan makanan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 52
- Market share industri obat nasional
- Kelemahan daya saing industri obat nasional
- Perkembangan industri herbal medicine dan health food
- UKMK bidang makanan sebagai survival terhadap krisis ekonomi
- Peningkatan risiko kesehatan bagi rakyat miskin
- Bahaya narkotika yang meningkat
2. Kemajuan teknologi produksi
- Supply dalam jumlah besar dan cepat menyebar
- Teknologi ultra modern
3. Teknologi promosi
Provider induced demand
4. Harmonisasi perdagangan dunia
Memudarnya penapisan komoditi antar negara
Implikasi Terhadap Organisasi
Beberapa isu strategis dalam upaya peningkatan efektifitas pengawasan obat dan
makanan ke depan, adalah sebagai berikut :
- Pengorganisasian atas dasar full spectrum pengawasan obat dan makanan
- Intensifikasi pemeriksaan produk di peredaran
- Perkuatan fungsi penyelidikan dan penyidikan
- Perkuatan fungsi laboratorium sebagai backbone pengawasan
- Dukungan Sekretariat Utama yang berdaya-ungkit besar termasuk fungsi
kepegawaian, kehumasan, PPID dan ULP
- Perlunya kerjasama lintas sektor, terutama Pemda
Pada tahun 2011 sampai dengan 2014, beberapa kegiatan yang sedang dan akan
dilakukan terkait dengan penataan dan penguatan organisasi adalah :
Evaluasi kelembagaan secara internal didahului oleh penyusunan dokumen
Pedoman penilaian kapasitas organisasi, serta melakukan assessment kinerja
organisasi dan penegakan reward dan punishment system pada pencapaian
kinerja.
Menyusun dan atau memperbaiki naskah akademik restrukturisasi organisasi dan
melakukan evaluasi organisasi dengan struktur baru.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 53
Menyusun konsep revitalisasi Pusat terutama untuk fungsi Kepegawaian dan
Kehumasan, serta PPID dan ULP.
C. Kriteria Keberhasilan
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi Badan POM
dan menghindarkan duplikasi tugas dan fungsi sehingga dapat mendorong percepatan
reformasi birokrasi, kriteria keberhasilan penataan dan penguatan organisasi ditandai
dengan :
1. Menurunnya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi internal Badan POM; dengan
indikator :
Terbentunya struktur organisasi dengan pembagian tugas yang jelas
Terwujudnya organisasi dengan ukuran yang tepat (right size)
2. Meningkatnya kapasitas Badan POM dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi,
dengan indikator :
Terbentuknya unit kerja yang menangani kepegawaian, kehumasan dan diklat
Meningkatnya koordinasi antar unit
D. Agenda Prioritas
Seperti dikemukakan sebelumnya bahwa restrukturisasi belum menjadi prioritas untuk
dilaksanakan karena sangat tergantung kepada stakeholder yang lain. Namun untuk
meningkatkan kapasitas organisasi, diagendakan untuk melaksanakan revitalisasi peran
dan fungsi Balai Besar/Balai POM pada tahap pertama, yang akan disusul dengan
revitalisasi fungsi kepegawaian, kehumasan, diklat, PPID serta ULP. Revitalisasi
dilakukan, karena sebagai ujung tombak pengawasan Obat dan Makanan, Balai
Besar/Balai POM harus segera memperbesar kapasitas dan kapabilitasnya sehingga
dapat menjadi leader di wilayah kerjanya masing-masing untuk pengawasan Obat dan
Makanan. Sedangkan revitalisasi fungsi kepegawaian, kehumasan, diklat, PPID dan ULP,
dilakukan karena sudah terdapat unit organisasi yang menangani beberapa fungsi
tersebut, dan di sisi yang lain, karena Undang-Undang pengawasan Obat dan Makanan
yang sampai saat ini belum terbit.
Terkait dengan hal tersebut, agenda prioritas yang juga akan dilakukan adalah
melakukan revitalisasi disertai dengan pembinaan secara terarah, terstruktur dan terus
menerus untuk meningkatkan kapasitas dan kinerja organisasi.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 54
E. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja
Formulir 3
Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
N
o
PROGRAM/
KEGIATAN
HASIL
YANG
DIHARAP-
KAN
PE-
NA
NG-
GU
NG
JA
WA
B
ALO
-
KAS
I
WA
K-
TU
2011 2012 2013 2014 H
AL
YA
NG
DI
PE
RL
U-
KA
N
ESTI
MA
SI
AN
GG
AR
AN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #
PENATA-AN DAN PENGU-ATAN ORGANI-SASI
7,7 M
1 Menyusun SOP evaluasi organisasi
Dokumen SOP
Pokja 1
8 bln
2 Melaksana
kan evaluasi kelembagaan
Laporan hasil Evaluasi kelembagaan
Pokja 1
8 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 55
3 Menyusun desain revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM dan Legalisasinya
Dokumen Konsep Revitalisasi peran dan fungsi Pusat dan Balai Besar/Balai POM
Pokja 1
8 bln
4 Menyusun
pedoman pembinaan Balai Besar/Balai POM
Dokumen pedomanpembinaan Balai Besar/Balai POM
Pokja 1
8 bln
5 Menyusun
tools assessment kinerja Balai Besar/Balai POM
Dokumen tools assessment kinerja Balai Besar/Balai POM
Pokja 1
8 bln
6 Melaksana
kan self assessment kinerja Balai Besar/Balai POM
Dokumen self assessment kinerja Balai Besar/Balai POM
Pokja 1
11 bln
7 Evaluasi
hasil self assessment
Laporan hasil self assessment
Pokja 1
4 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 56
8 Intervensi hasil evaluasi (pemenuhan kompetensi dsb)
Laporan hasil intervensi
Pokja 1
3 th
9 Penegakan
reward dan punishment
ditegakannya reward dan punishment di Badan POM
Pokja 1
1 th
10
Evaluasi pelaksanaan revitalisasi
Laporan hasil evaluasi pelaksanaan revitalisasi
Pokja 1
1 th
11
Melakukan evaluasi RKT
dokumen hasil evaluasi RKT
Pokja 1
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 57
12
Melakukan pemetaan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Badan POM yang tepat fungsi dan tepat ukuran berdasarkan business process, pemetaan pola hubungan (relationship map), dan hubungan antar fungsi (cross functional map)
Dokumen business process, relationship map dan cross fungtional map
Pokja 1
8 bln
13
Melakukan review/kajian/analisis organisasi berdasarkan hasil pemetaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku
Laporan hasil review analisis organisasi
Pokja 1
11 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 58
14
Menyusun roadmap pengajuan restrukturisasi
dokumen roadmap restrukturisasi
Pokja 1
4 bln
15
Studi Kelayakan
Laporan hasil studi kelayakan
Pokja 1
1 th
16
Penyusunan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM
Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM
Pokja 1
1 th
17
Pengajuan Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM kepada KemenPAN dan RB
Diterimanya Naskah Akademis Restrukturisasi Organisasi Badan POM oleh KemenPAN & RB
Pokja 1
1 th
18
Evaluasi organisasi berdasarkan struktur baru
Dokumen Evaluasi organisasi berdasarkan struktur baru
Pokja 1
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 59
19
Menyusun pedoman penilaian kapasitas organisasi
Dokumen pedoman penilaian kapasitas organisasi
Pokja 1
11 bln
20
Melaksanakan assessment kapasitas organisasi --> unit kerja kepegawaian
Laporan hasil assessment kapasitas organisasi unit kerja kepegawaian
Pokja 1
1 th
21
Menyusun konsep revitalisasi fungsi unit kerja kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
Dokumen konsep revitalisasi fungsi unit kerja kepegawaian
Pokja 1
1 th
22
Menyusun pedoman penilaian kapasitas organisasi
Dokumen pedoman penilaian kapasitas organisasi
Pokja 1
11 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 60
23
Melaksanakan assessment kapasitas organisasi --> unit kerja kehumasan
Laporan hasil assessment kapasitas organisasi unit kerja kehumasan
Pokja 1
1 th
24
Menyusun konsep revitalisasi fungsi unit kerja kehumasan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
Dokumen konsep revitalisasi fungsi unit kerja kehumasan
Pokja 1
1 th
25
Penyusunan pedoman perencanaan tahunan
Dokumen pedoman perencanaan tahunan
Pokja 1
4 th
26
Review tata hubungan kerja
Dokumen Review tata hubungan kerja
Pokja 1
4 th
27
Integrasi top down dan bottom up planning
Dokumen Integrasi top down dan bottom up planning
Pokja 1
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 61
28
Penyusunan petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran
Dokumen petunjuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran
Pokja 1
4 th
29
Penyusunan pedoman sampling
Dokumen pedoman sampling
Pokja 1
4 th
30
Pelaksanaan evaluasi
LAPTAH dan LAKIP Badan POM
Pokja 1
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 62
F. Penanggung jawab
Penanggung jawab untuk program penataan dan perkuatan organisasi adalah Pokja I,
yang diketuai oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan.
G. Rencana Anggaran
Untuk seluruh kegiatan program penataan dan penguatan organisasi dibutuhkan
anggaran sejumlah Rp. 7,7 Milyar sampai dengan tahun 2014.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 63
PROGRAM
PENATAAN TATALAKSANA
A. Pencapaian
Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SISPOM) dibangun oleh beberapa fungsi
pengawasan yang pada hakekatnya merupakan satu kesatuan rantai upaya yang tidak
terpisahkan, yang dinamakan dengan full spectrum pengawasan. Full spectrum
pengawasan ini meliputi fungsi : a) Standardisasi dan regulasi, merupakan suatu
spesifikasi atau ketentuan teknis yang mengikat para pemangku kepentingan yang
berpengaruh terhadap pasar komoditi obat dan makanan, utamanya produsen,
konsumen, dan pemerintah, dalam menjamin terwujudnya kompetisi dagang yang sehat
dan keuntungan optimal bagi konsumen; b) Penilaian produk sebelum beredar,
merupakan satu elemen untuk menilai keamanan, manfaat, dan mutu produk sebelum
diperbolehkan untuk dilepas ke pasar; c) Pemeriksaan sarana produksi dan sarana
distribusi, yang terdiri dari audit dan inspeksi sarana untuk memastikan komoditi
diproduksi maupun disimpan/diedarkan sesuai kaidah-kaidah baku sehingga produk
yang dihasilkan dijamin aman, bermanfaat, dan bermutu; d) Pengawasan produk di
pasar, dilakukan secara sampling atas dasar hasil kajian risiko dari waktu ke waktu,
untuk memastikan bahwa obat dan makanan yang beredar, keamanan, manfaat, dan
mutunya tetap konsisten dengan hasil penilaiannya sebelum beredar, di samping
pengamatan terhadap berbagai risiko lain seperti, produk ilegal dan lain-lain; e)
Pengawasan iklan produk, dimaksudkan agar tidak menimbulkan induced demand,
utamanya yang bersifat misleading; f) Pengujian laboratorium, merupakan tulang
punggung pengawasan karena hasil pengujian ini yang merupakan diagnosis pasti
tentang ada / tidaknya penyimpangan dalam komposisi produk terhadap izinnya,
sehingga tingkat kompetensi lab harus dijamin dapat mengawal seluruh kebijakan paling
mutahir dari pengawasan obat dan makanan; dan g) Penyidikan kasus, yang merupakan
kegiatan dalam rangka membawa kasus-kasus penyelewengan ke pengadilan.
Sampai saat ini, telah dibangun Sistem Pengawasan Obat dan Makanan tiga lapis, yang
terdiri dari pengawasan oleh kalangan industri/dunia usaha (self controlling),
pengawasan oleh pemerintah (goverment controlling) dan pengawasan oleh masyarakat
(public controlling). Lingkup pengawasan tersebut adalah sebagai berikut :
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 64
a. Pengawasan oleh kalangan industri :
Kalangan industri, baik itu dari aspek produksi (pabrik) maupun distribusi (pengedar
maupun pengecer), merupakan pihak-pihak yang pertama kali harus dapat menjamin
komoditi yang diproduksi atau diedarkan di pasar, memenuhi persyaratan
keamanan, mutu, dan manfaat. Untuk ini, proses produksi harus memenuhi
ketentuan good manufacturing practices (GMP) yang telah ditetapkan secara
internasional. Demikian pula dalam hal peredaran produk, harus mengikuti kaidah-
kaidah dalam good distribution practices (GDP). Hasil produksi tertentu yang
beredar di pasar namun tidak memenuhi syarat akibat kegagalan mengikuti kaidah-
kaidah di atas, harus segera ditarik dari peredaran oleh pihak industri.
b. Pengawasan oleh Pemerintah :
Pengawasan yang dilakukan Pemerintah, harus mencakup keseluruhan komponen
SisPOM sebagaimana diuraikan di atas, sebagai satu kesatuan upaya pengawasan.
Tidak lengkapnya, atau bahkan hilangnya salah satu komponen itu, akan berakibat
tidak efektifnya pengawasan, yang pada gilirannya, menjadi sumber inefisiensi
penggunaan dana Pemerintah.
c. Pengawasan oleh konsumen :
Pengawasan oleh konsumen dilakukan, baik terhadap produk di pasar (fisik dan label
produk), iklan produk, maupun produk setelah dikonsumsi. Keraguan dan
kecurigaan terhadap produk yang di-pasarkan ataupun yang dipromosikan, serta
akibat negatif setelah dikonsumsi, dikomunikasikan pada Pemerintah melalui suatu
unit layanan pengaduan konsumen, untuk ditindak-lanjuti oleh Pemerintah.
Sedangkan edukasi bagi konsumen, dilakukan oleh Pemerintah melalui peringatan
(public warnings) yang ditayangkan berulang-ulang di berbagai media massa serta
secara aktif memberikan KIE kepada masyarakat.
Berdasarkan sistem pengawasan tiga lapis tersebut, terutama pada aspek pengawasan
oleh pemerintah (government controlling), telah dilakukan perbaikan tatalaksana sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku, sehingga pengawasan oleh pemerintah
mempunyai dasar pijakan yang jelas.
Di tahun 2009, telah dilakukan penyusunan SOP, yang merupakan salah satu dokumen
yang diserahkan untuk usulan reformasi birokrasi Badan POM pada akhir 2009. Sejalan
dengan upaya perbaikan/peningkatan berkelanjutan (continuous improvement), Badan
POM berencana untuk melakukan sertifikasi QMS - ISO 9001 : 2008 pada tahun 2012.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 65
Sesuai rencana sertifikasi tersebut, dilakukan penyusunan dokumen level I (manual mutu
QMS Badan POM), demikian juga dilakukan perbaikan atau penyusunan baru dokumen
level II, III, dan IV. SOP yang merupakan dokumen level II dikonsolidasi dan direvisi
dengan menentukan definisi operasional baru, sehingga SOP yang disusun di tahun 2011,
merupakan SOP yang mengikat hubungan kerja antar unit kerja mandiri (setingkat
eselon II pusat dan Balai Besar atau Balai POM), sedangkan tata hubungan kerja di dalam
unit eselon II dan Balai Besar/Balai POM dibentuk dalam suatu Insruksi Kerja (IK).
Tahun 2011 telah disinkronisasi dan dilakukan peninjauan SOP lama dengan hasil 92 SOP
baru berdasarkan definisi operasional baru.
Untuk lebih menjelaskan kepada seluruh stakeholder pengawasan Obat dan Makanan
tentang SisPOM dan keterkaitannya dengan QMS Badan POM, telah pula dilakukan
penyusunan bussiness process map, realtionship map dan cross functional map serta
mengintegrasikannya dalam sistem mutu/QMS Badan POM. Pada dokumen level I, telah
dilakukan penyusunan peta strategi dengan menggunakan tools balanced scorecard (BSC).
Dengan menggunakan peta strategi ini, Indikator Kinerja Utama (IKU)
disusun/dibangun.
Dalam kaitan perkuatan tata laksana di bidang laboratorium, telah disusun tata
hubungan kerja antara pengujian dengan sampling di tahun 2007. Saat ini, sedang
dilakukan revisi terhadap tata hubungan kerja tersebut, sekaligus digunakan untuk
menjawab revitalisasi peran laboratorium yang dikembangkan menjadi beberapa tipe
(laboratorium top referral, laboratorium rujukan, laboratorium unggulan dan
laboratorium rutin). Hal ini melengkapi upaya perkuatan laboratorium yang sudah
mendapatkan mendapatkan akreditasi ISO 17025 di seluruh Indonesia, serta
mendapatkan nilai 96 dari 100 berdasarkan assessment yang dilakukan oleh WHO.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 66
Peta Hubungan (Relationship Map)
Pelaku Usaha
PemerintahMasyarakat
POM-10Perencanaan dan
Keuangan
Biro Perencanaan & Keuangan
Unit Kerja
POM-01Pengelolaan
Perundang-undangan dan Standard
Biro Hukum & Hubungan
Masyarakat
Dit. Standardisasi Produk Terapetik &
PKRT
Dit. Standardisasi Obat Tradisional,
Kosmetik, & Produk Komplemen
Dit. Standardisasi Produk Pangan
POM-02Pengawasan Pre-Market
Dit. Penilaian Obat & Produk Biologi
Dit. Penilaian OT, Suplemen Makanan &
Kos.
Dit. Penilaian Keamanan Pangan
Balai/Balai Besar
POM-03Pengawasan Post-Market
Dit. Pengawasan Distr. PT & PKRT
Dit. Pengawasan NAPZA
Dit. Inspeksi & Sertifikasi OT, Kos.
PK
Dit. Inspeksi & Sertifikasi Pangan
Dit. Surveilan & Penyuluhan
Keamanan Pangan
Dit. Pengawasan Prod. & Bahan
Berbahaya
Pusat Penyidikan Obat & Makanan
Balai/Balai Besar
POM-04Pengelolaan
Laboratorium
Pusat Pengujian Obat & Makanan
Pusat Riset Obat & Makanan
Balai/Balai Besar
Pusat Pengujian Obat & Makanan
Dit. Obat Asli Indonesia
Dit. Pengawasan Produksi PT& PKRT
Permohonan NIE/
NIE/
Pengawasan
Informasi/
Hasil Pengujian
Permohonan Pengujian/
Permohonan Inform
asi/
Pengaduan
Permohonan Inform
asi/
PengaduanInformasi
Regulasi
Laporan
POM-05Riset dan
Pengembangan
Pusat Riset Obat & Makanan
Pusat Pengujian Obat & Makanan
POM-06Pelayanan
Komunikasi, Informasi dan Edukasi
Pusat Informasi Obat & Makanan
Biro Hukum & Hub. Masyarakat
Balai/Balai Besar
POM-07Teknologi Informasi
Pusat Informasi Obat & Makanan
Unit Kerja
POM-08HRD
Biro Umum
Unit Kerja
POM-11Komunikasi Kemitraan
Dalam dan Luar Negeri
Biro Kerja Sama Luar Negeri
Biro Hukum & Hubungan Masyarakat
Unit Kerja
Biro Umum
POM-12General Affair
Biro Umum
Unit Kerja
POM-13Pengadaan Barang
dan Jasa
Biro Umum
Unit Kerja
POM-09Legal Management
Biro Hukum & Hubungan Masyarakat
Unit Kerja
Planning & Financial Support
POM-14Manajemen Organisasi
Biro Perencanaan & Keuangan
Inspektorat
POM-15Management System
Improvement
Biro Perencanaan & Keuangan
Inspektorat
Unit Kerja
Planning &
Financial Support
Plannin
g &
Financial S
upport
General Support/Informasi/Administrasi/Bantuan Hukum/Pengadaan/Hasil Pengujian
General Support
General Support
Permohonan Pengujian/Informasi/Bantuan Hukum/
Pengadaan/Administrasi-Tata Usaha
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 67
Peta Proses Bisnis (Business Process Map)
Pelaku Usaha
Masyarakat
Pelaku Usaha
Masyarakat
Pemerintah Pemerintah
POM-01Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard
POM-02Pengawasan Pre-Market
POM-03Pengawasan Post-Market
POM-04Pengelolaan Laboratorium
POM-05Riset dan
Pengembangan
POM-06Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi
POM-07Teknologi Informasi
POM-09Legal Management
POM-08Human
Resource Dev.
POM-11Komunikasi Kemitraan
Dalam & Luar Negeri
POM-12General Affair
POM-13Pengadaan Barang & Jasa
POM-10Perencanaan & Keuangan
POM-14Organization Management
POM-15Management System
Improvement
RegulasiPen
gajua
nReg
istra
si
Peng
adua
n m
asya
raka
t
LaporanRegulasi/Standar
Nomor Registrasi
Pengawasan/Surveilan
Komunikasi/Informasi/Edukasi
Komunikasi/Informasi/Edukasi
Hasil Pengawasan
Regulasi/Standar
Hasil Riset
Gen
eral
Su
ppor
t
Regulasi/Standar
Metode Analisis
Regulasi/StandarRegulasi/Standar
PermintaanPengujianPermintaan Pengujian
Approved Information
Planning & Financial
Support
Plannin
g & F
inan
cial
Support
Gener
al S
upport
Planning & Financial
Support
Proses Kerja Utama (CORE PROCESS)
Proses Pendukung Utama (DIRECT SUPPORT)
Proses Kerja Perencanaan (PLANNING SUPPORT)
Proses Kerja Perbaikan (IMPROVEMENT SUPPORT)
Nomor Registrasi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 68
Peta Sub Proses Bisnis (Cross Functional Map)
POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard
POM-03 Pengawasan Post-Market
POM-05 Riset dan Pengembangan
POM-09 Legal Management
POM-02 Pengawasan Pre-Market
POM-11 Komunikasi Kemitraan Dalam dan Luar Negeri
Kajian/Pertimbangan Hukum
Data Kasus/Dasar Hukum
Data Kasus/Hasil Riset
POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi, dan Edukasi
Dokumentasi/Sosialisasi
Informasi/Standar
Standar/Pedoman
1.1 Penyusunan Rancangan Undang-
Undang
1.2Penyusunan Rancangan Peraturan
Pemerintah
1.3 Penyusunan Rancangan Peraturan
Menteri
POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard
1.4Penyusunan Rancangan Peraturan
Kepala Badan POM / Peraturan Kepala Badan POM
1.5Penyusunan Rancangan Standar
1.6Penyusunan Rancangan Keputusan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 69
POM-02 Pengawasan Pre-Market
2.1Pra-Registrasi Obat dan Produk Biologi
2.2Registrasi Obat dan Produk Biologi
2.3Evaluasi Registrasi Produk Terapetik
Penggunaan Khusus
2.4Inspeksi Pelaksanaan Uji Klinik
POM-02 Pengawasan Pre-Market
POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi, dan Edukasi
Data Produk Terdaftar
POM-07 Teknologi Informasi
Data Produk Terdaftar
Supporting System
POM-04 Pengelolaan Laboratorium
Hasil Pengujian
Pelaku Usaha
Izin Edar/Sertifikat/Rekomendasi
Permohonan Izin Edar
POM-03 Pengawasan Post-Market
Rekomendasi
Daftar Produk Terdaftar
POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard
Pedoman/Regulasi/Standar
Hasil Kajian 2.5Pendaftaran Produk Pangan
2.6Pendaftaran Notifikasi Kosmetik,
Pendaftaran Variasi dan Pembatalan Persetujuan Pendaftaran Kosmetik
Permintaan Pengujian
2.7Pendaftaran Obat Tradisional dan
Suplemen Makanan dan Pembatalan Persetujuan Pendaftaran
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 70
POM-03 Pengawasan Post-Market
3.1Pemeriksaan Sarana Produksi dan Distribusi
Obat dan Makanan
3.2Sampling Obat dan Makanan
3.3Pengawasan promosi dan penandaan/label
obat dan makanan
3.4Penerbitan SKI/SKE Obat dan Makanan
3.5Sertifikasi Sarana Produksi dan Distribusi
Produk Terapetik
3.6Sertifikasi Sarana Produksi Obat Tradisional
dan Kosmetik
3.7Sertifikasi Sarana Produksi Pangan
3.8Penerbitan Surat Persetujuan Pencantuman
dan Pengawasan Tulisan/Logo Halal pada Label Makanan dan Minuman
3.9Pengawasan Produk Terapetik dan Napza
3.10Pengawasan Pelaksanaan Farmakovigilans
di Industri Farmasi
3.11Pengawasan Bahan Berbahaya
POM-03 Pengawasan Post-Market
POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard
POM-09 Legal Management
POM-11 Komunikasi Kemitraan Dalam dan Luar Negeri
POM-02 Pengawasan Pre-Market
POM-04 Pengelolaan Laboratorium
POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi
Informasi Tindak Lanjut
Pengaduan/Alert/Referensi
Undang-Undang/Standar
Materi Teknis
Bantuan dan Pelayanan Hukum
Data Teknis
Nilai SaranaHarmonisasi & Kerja Sama
Hasil Uji
Rekomendasi Pencabutan NIE
3.13Manajemen PPNS Badan POM RI
Nomor Izin Edar/Informasi Produk Terdaftar
Permintaan Pengujian
3.12 Investigasi Awal dan Penyidikan
3.14Tindak Lanjut Pengawasan Produk
Terapetik dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga
3.15Tindak Lanjut Hasil Surveilan Keamanan
Produk Terapetik dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga
3.16Tindak Lanjut Pengawasan Obat Tradisional,
Kosmetika dan Suplemen Makanan
3.17Tindak Lanjut Pengawasan Keamanan
Pangan
3.18Tindak Lanjut Pengujian Kemasan Pangan
3.19Surveilan Keamanan Produk Terapetik dan
Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga
3.20Surveilan Keamanan Obat Tradisional,
Kosmetika dan Suplemen Makanan
3.21Surveilan Keamanan Pangan
3.22Penanganan Produk Terapetik Ilegal
3.23Inspeksi Terpadu Produk Terapetik dan
NAPZA
3.24Inspeksi Terpadu Obat Tradisional, Kosmetik
dan Suplemen Makanan
3.25Kewaspadaan dan Penanggulangan
Keamanan Pangan
3.26Penanganan Kejadian Luar Biasa
3.27Penanganan Kasus Produk Pangan
3.28Pelaksanaan Bea Masuk Ditanggung
Pemerintah di Sektor Farmasi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 71
POM-04 Pengelolaan Laboratorium
POM-03 Pengawasan Post-Market
POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard
Permintaan Pengujian
PeraturanStandar
Metode Analisis/Data
Data
Pusat Informasi Obat dan Makanan
Sampel
Laporan Hasil Uji
POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard
Metode Analisis
Kalibrasi Alat
Pelaku Usaha/Masyarakat/Instansi Lain
Sampel
Sertifikat KalibrasiHasil Uji
Baku Pembanding
POM-02 Pengawasan Pre-Market
Sampel
Tim Inspeksi
4.1Pelayanan Pengujian
4.2Metode Pengujian dan Validasi/Verifikasi
Metode
4.3Kalibrasi Peralatan Pengujian
Laboratorium Badan POM
4.4Jaminan Mutu Laboratorium
4.5Pelayanan dan Adopsi Baku Pembanding Laboratorium
POM-04 Pengelolaan Laboratorium
Hasil Uji/Data
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 72
POM-05 Riset dan Pengembangan
Data Kasus/Hasil Riset
POM-01 Pengelolaan Perundang-undangan dan Standard
POM-02 Pengawasan Pre-Market
Hasil KajianHasil Riset
Permintaan Kajian
POM-03 Pengawasan Post-Market
Permintaan Riset
Hasil RisetPOM-04 Pengelolaan Laboratorium
Hasil Kalibrasi
Permintaan Kalibrasi
POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi
Informasi/Support System
Hasil RisetLeaflet/Buku/e-book
TalkshowPermintaan Informasi
5.1Riset & Pengembangan di Bidang Obat
& Makanan
POM-05 Riset dan Pengembangan
5.2Kajian Pengembangan Obat Asli
Indonesia
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 73
POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi
6.1Layanan Informasi
6.2Kehumasan, Publikasi dan Edukasi
6.3Layanan Perpustakaan
6.4 Layanan Pengaduan
POM-06 Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi
Semua Unit KerjaMasyarakat/
Pelaku Usaha
Permintaan InformasiPengaduan
InformasiPustaka
Hasil RisetLeaflet/Buku/e-book
Talkshow/Permintaan Informasi
Informasi/Support System
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 74
POM-07 Teknologi Informasi
7.1Pengembangan TIK
7.2Pemeliharaan Data, Informasi dan
Perangkat Informasi
POM-07 Teknologi Informasi
Semua Unit Kerja
Permintaan Perbaikan Hardware & JaringanPermintaan Pengembangan Aplikasi
Permintaan IT Support
Kebijakan TIKSistem Aplikasi
Penyediaan Hardware & JaringanIT Support
PemasokInformasi TIKSistem Operasi
Hardware
Permintaan Pengadaan TIKPengaduan Hardware
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 75
POM-08 Sumber Daya Manusia
8.1Perumusan Modal Insani
8.2Perencanaan dan Rekrutmen Pegawai
8.3Pengelolaan Kinerja
8.4Pengembangan Pegawai
8.5Pemberhentian Pegawai
POM-08 Human Resource Development
Semua Unit Kerja
Perencanaan Tenaga KerjaPenilaian Kinerja
Permintaan Tenaga KerjaKebutuhan Training/Pelatihan
Reward & PunishmentPenempatan Tenaga Kerja
Program Pembinaan
Calon Tenaga Kerja
Surat Lamaran
8.6Kepegawaian
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 76
POM-09 Layanan Hukum
Semua Unit Kerja/Tenaga Kerja
Pemerintah Dalam dan Luar NegeriPermintaan Perancangan Peraturan UU
Permintaan Layanan Bantuan HukumPermintaan Penyuluhan Hukum
Permintaan Pertimbangan HukumPermintaan Dokumentasi Hukum
Regulasi
Dokumentasi HukumHasil Perancangan Peraturan UU
Bantuan HukumPertimbangan Hukum
Penyuluhan Hukum
9.1Penanganan Litigasi Perkara Hukum
Niaga
POM-09 Legal Management
9.4Penanganan Litigasi Perkara Hukum
Tata Usaha Negara
9.5Pendampingan Saksi/Ahli
9.6Pertimbangan Hukum
9.2Penanganan Litigasi Perkara Hukum
Perdata
9.3Penanganan Litigasi Perkara Pra-
Peradilan
9.7Penyusunan Nota Kesepahaman Dalam
Negeri
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 77
POM-10 Perencanaan dan Keuangan
10.1Manajemen Strategi
10.2Perencanaan dan Evaluasi Program dan
Anggaran
10.3Pencairan Anggaran
POM-10 Perencanaan dan Keuangan
Pemerintah
Semua Unit Kerja
Kepala BPOM RI
Pelaporan Program & Anggaran
Pengajuan Anggaran
Realisasi Program & Anggaran
Perencanaan Program &Anggaran
Hasil PemantauanProgram & Anggaran
10.4Pengangkatan Pejabat Pengelola
Keuangan
10.5Penyusunan Laporan Keuangan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 78
POM-11 Komunikasi Kemitraan Dalam dan Luar Negeri
Semua Unit Kerja
Pemenuhan Kebutuhan Kerja Sama
Permintaan Kerja Sama
Mitra Dalam dan atau Luar Negeri
Kesepakatan Kerja SamaPermintaan Kerja Sama
11.1Pengembangan Jejaring Luar Negeri
11.2Keprotokolan
11.3Pengembangan Jejaring Dalam Negeri
POM-11 Komunikasi Kemitraan Dalam dan Luar Negeri
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 79
POM-12 Umum
Permintaan Pengarsipan
Permintaan Pemeliharaan & Perawatan
Data Barang Milik Negara
Data Karyawan & Kehadiran
Permintaan Pengelolaan Sarana & Prasarana
Permintaan Bimbingan Teknis
Permintaan Protokoler
Permintaan Pengamanan
12.1Pengelolaan Barang Milik Negara
12.2Pengelolaan K3
POM-12 General Affair
Semua Unit Kerja
Pemenuhan Bimbingan Teknis
Pemenuhan Pemeliharaan & Perawatan
Pemenuhan Pengarsipan
Pemenuhan Protokoler
Pemenuhan Sarana dan Prasarana
Pemenuhan Bimbingan Teknis
Pegawai BPOM RI
Penggajian
Pemerintah
Pelaporan Barang Milik Negara
12.3Pengelolaan Persuratan dan Kearsipan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 80
POM-13 Pengadaan Barang dan Jasa
13.1Pra dan Pasca Pengadaan Barang dan
Jasa
POM-13 Pengadaan Barang dan Jasa
Semua Unit Kerja
Pemasok
Permintaan Pembelian
Profil dan Penawaran
Dokumen Pembelian
Penyerahan Barang & Jasa
13.2Pengadaan Barang dan Jasa
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 81
POM-14 Manajemen Organisasi
14.1Restrukturisasi Organisasi
14.2Manajemen Tata Laksana dan Tata
Hubungan Kerja
14.3Manajemen Perubahan
POM-14 Organization Management
Semua Unit Kerja
Rencana Strategis Organisasi
Pengembangan Unit Kerja
Feedback Renstra Organisasi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 82
POM-15 Peningkatan Sistem Manajemen
15.1Pengendalian Dokumen
15.2Pengendalian Catatan
15.3Prosedur Audit Mutu Internal
15.4Tinjauan Manajemen
15.5Pengukuran Kepuasan Pelanggan
15.6Penanganan Ketidaksesuaian
15.7Tindakan Perbaikan
15.8Tindakan Pencegahan
15.9Audit Operasional
POM-15 Management System Improvement
Semua Unit Kerja
Kepala BPOM RI
Kebijakan/Pengendalian Catatan/
Program Audit/Program Perbaikan dan Pencegahan
Hasil pengukuran kinerja proses
Hasil Review Manajemen
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 83
Untuk mengefisienkan proses, seluruh penyelenggaraan tugas Badan POM, dituangkan
dalam elektronisasi proses. Proses elektroniasi tersebut sudah berjalan mulai tahun 2005,
dimana dilakukan pembahasan SIE (Sistem Informasi Elektronik) di pusat yang
merupakan sistem pelaporan kegiatan tertentu Balai Besar/Balai POM kepada pusat.
Kegiatan yang tertampung dalam SIE adalah kegiatan-kegiatan pokok yang datanya
harus selalu diupdate. Di Balai Besar/Balai POM, juga sudah mulai dikembangkan
prototipe sistem data informasi elektronik dalam bentuk SIMBA (Sistem Informasi
Manajemen Balai). Akibat bahasa program dan sistem yang digunakan berbeda, sulit
dilakukan sinkronisasi antara SIE dengan SIMBA, meskipun SIE sendiri telah mengalami
banyak pengembangan. Mengingat pentingnya sinkronisasi kegiatan Balai Besar/Balai
POM dengan sistem pelaporan di pusat, maka dibangun suatu sistem informasi yang saat
ini telah memasuki tahap perencanaan IT Governace yang dilanjutkan dengan
pengembangan prototype SIPT (Sistem Informasi Pelaporan Terpadu).
Elektronisasi sistem tidak hanya dilakukan pada pelaporan kegiatan namun juga pada
pelayanan publik dan ketatausahaan. Dari tahun 2011, sudah mulai dilakukan
pengembangan e_notifikasi dan e_registrasi, yang dimulai dengan e-notifikasi kosmetik.
Sedangkan IT di bidang ketatausahaan sudah dimulai dengan pengembangan e-archive
dan e-document di tahun 2011.
B. Rencana
Setelah mengalami beberapa pengembangan dan penerapan yang dilakukan di bidang
tatalaksana, upaya akan dilanjutkan dengan continuous improvement di segala sisi. Pada
tahun 2012 akan dilakukan sertifikasi sistem mutu Badan POM dengan standar ISO 9001 :
2008. Dengan demikian, sistem pengawasan Obat dan Makanan yang dilakukan oleh
Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah dan integral, bahkan sampai
dengan pengawasan Obat dan Makanan yang dilakukan di Balai Besar/Balai POM.
Seiring dengan sertifikasi tersebut, akan dilakukan upaya perbaikan terus menerus
dengan melakukan kaji ulang mutu serta audit internal sistem mutu.
Di bidang laboratorium, dimana sistem mutu sudah lebih establish, akan dilakukan
pemeliharaan sistem sehingga ISO 17025 yang sudah didapat tidak akan dibekukan.
Upaya perbaikan berkelanjutan juga dilakukan di tahun 2012 – 2014 dengan memperluas
ruang lingkup akreditasi sampai sama dengan peta kemampuan pengujian masing-
masing Balai Besar/Balai POM. Upaya berkelanjutan di bidang tatalaksana adalah
melakukan revisi tata hubungan kerja yang saat ini sudah ada. Dengan perkembangan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 84
lingkungan eksternal dan internal, maka revisi tata hubungan kerja harus segera
dilakukan di tahun 2012.
Untuk meningkatkan penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen
pemerintahan, tahun 2012 – 2014 akan dilakukan pengembangan e_notifikasi dan
e_registrasi untuk produk pangan low risk, pangan high risk, obat, serta obat tradisional
dan suplemen makanan. Demikian juga akan terus dikembangkan dan diterapkan e-
archive dan e-document beserta dasar hukumnya.
C. Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan penataan tatalaksana adalah :
1. Meningkatnya penggunaan TI dalam proses penyelenggaraan manajemen
pemerintahan dengan indikator :
a. Terbangunnya proses manajemen pemerintahan menggunakan TI
2. Meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan di Badan
POM, dengan indikator :
a. Terlaksananya tugas dan fungsi Badan POM sesuai prosedur kerja.
3. Meningkatnya kinerja Badan POM, dengan indikator :
a. Terbangunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) yang selaras dengan
penerapan strategi.
D. Agenda Prioritas
Dalam area penataan tatalaksana, dimana diperlukan peningkatan/perbaikan proses
kerja yang didukung dengan penggunaan TI dalam proses kerja tersebut, agenda
prioritas yang ditetapkan adalah : penerapan secara konsisten sistem mutu Badan POM
dengan menggunakan standar ISO 9001 : 2008, yang didalamnya terdapat dua aspek
pokok yaitu konsistensi pelayanan dan continuous improvement.
Sedangkan agenda prioritas kedua adalah pengembangan dan penerapan IT pada
business process Badan POM, termasuk pengembangan e archive dan e-document.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 85
E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja
Formulir 3
Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
No
PROGRAM/KEGIA
TAN
HASIL YANG
DIHARAP-KAN
PE-NANG-GUNG JAWAB
ALO-K
ASI
WAK-TU
2011 2012 2013 2014 HAL
YANG DIPERLU-KAN
ESTIMAS
I ANGGARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #
PENATA-AN TATA-LAK-SANA
41,2M
31 Perencan
aan IT Governance
Dokumen Perencanaan IT Governance
Pokja 1
8 bln
32 Pengemb
angan IT - PMO
Dokumen Pengembangan IT - PMO
Pokja 1
8 bln
33 Prototyp
e SIPT Dokumen Prototype SIPT
Pokja 1
8 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 86
34 Integrasi Sistem e-Notifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan e-bpom
Dokumen Integrasi Sistem e-Notifikasi Kosmetik & e-registration Pangan low risk dengan e-bpom
Pokja 1
11 bln
35 Continuo
us improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik
Dokumen Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik
Pokja 1
8 bln
36 Uji coba
dan sosialisasi sistem pelaporan ESO elektronik
Laporan Uji coba dan sosialisasi sistem pelaporan ESO elektronik
Pokja 1
11 bln
37 Pengemb
angan laboratory information management system (LIMS)
Penerapan laboratory information management system (LIMS) di Badan POM
Pokja 1
11 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 87
38 Pengkajian IT Governance
Laporan Pengkajian IT Governance
Pokja 1
1 th
39 -
Pemetaan HW/SW - Uji coba IT - PMO
Dokumen Pemetaan HW/SW dan Uji coba IT - PMO
Pokja 1
1 th
40 Uji coba
SIPT Laporan Uji coba SIPT
Pokja 1
1 th
41 Iintegrasi
e-registation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom
Dokumen Iintegrasi e-registation Obat (data administrasi) dan Pangan high risk dengan e-bpom
Pokja 1
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 88
42 Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk
Dokumen Continuous improvement pada sistem e-notifikasi Kosmetik dan Pangan Low Risk
Pokja 1
1 th
43 Evaluasi
sistem pelaporan ESO elektronik
Dokumen Evaluasi sistem pelaporan ESO elektronik
Pokja 1
1 th
44 Pengemb
angan sistem data management laporan ESO elektronik
Penerapan sistem data management laporan ESO elektronik
Pokja 1
1 th
45 Impleme
ntasi IT Governance System
Diterapkanya IT Governance System
Pokja 1
1 th
46 Impleme
ntasi IT - PMO
Diterapkanya IT - PMO
Pokja 1
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 89
47 Implementasi SIPT
Diterapkanya SIPT di Badan POM
Pokja 1
1 th
48 Integrasi
e-registation OT, SM dengan e-bpom
Terintegrasinya e-registation OT, SM dengan e-bpom
Pokja 1
1 th
49 Continuo
us improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk
Terlaksananya Continuous improvement pada sistem e-registration Obat dan Pangan High Risk
Pokja 1
1 th
50 Monev
IT Governance System
Laporan Monev IT Governance System
Pokja 1
1 th
51 Monev
IT - PMO Laporan Monev IT - PMO
Pokja 1
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 90
52 Integrasi e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom
Terintegrasinya e-registation Obat (data lengkap) dengan e-bpom
Pokja 1
1 th
53 Continuo
us improvement pada sistem e-registration OT dan SM
Terlaksananya Continuous improvement pada sistem e-registration OT dan SM
Pokja 1
1 th
54 Menyusu
n manual mutu QMS Badan POM
Dokuman manual mutu QMS Badan POM
Pokja 1
8 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 91
55 Mengintegrasikan bussiness process map, realtionship map dan cross functional map dengan sistem mutu Badan POM
Terintegrasinya bussiness process map, realtionship map dan cross functional map dengan sistem mutu Badan POM
Pokja 1
8 bln
56 Menyusu
n dan mengharmonisasi SOP
Dokumen SOP Badan POM
Pokja 1
8 bln
57 Menyusu
n IK dan format-format
Dokumen IK dan format-format
Pokja 1
11 bln
58 Mengkaji
keterkaitan SOP dan uraian jabatan
Saling terkaitnya dokumen SOP dan Uraian Jabatan
Pokja 1
11 bln
59 Mengim
plementasikan QMS Badan
diimplementasikannya QMS Badan POM
Pokja 1
4 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 92
POM
60 pemeliharaan sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM
Terpelihara-nya sistem mutu ISO 17025 untuk seluruh laboratorium pengujian di Badan POM
Pokja 1
4 th
61 Sertifikas
i ISO 9001:2008
Diperolehnya sertifikat ISO 9001:2008
Pokja 1
3 th
62 Kaji
ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu
Laporan Kaji ulang sistem mutu dan audit internal sistem mutu
Pokja 1
3 th
63 CAPA
Dokumen CAPA
Pokja 1
3 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 93
64 Menyusun Grand design dan roadmap Badan POM
Dokumen Grand design dan roadmap Badan POM
Pokja 1
8 bln
65 Melaksan
akan review renstra
Laporan hasil review renstra
Pokja 1
8 bln
66 Menyusu
n peta strategi dan IKU
Dokumen peta strategi dan IKU
Pokja 1
8 bln
67 Menyusu
n arah kebijakan tahunan Badan POM
Dokumen arah kebijakan tahunan Badan POM
Pokja 1
8 bln
68 Menyusu
n fokus prioritas, program dan kegiatan
Dokumen fokus prioritas, program dan kegiatan
Pokja 1
8 bln
69 Review
peta strategi dan IKU
Laporan hasil Review peta strategi dan IKU
Pokja 1
8 bln
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 94
F. Penanggung Jawab
Kegiatan dalam program penataan tatalaksana dilakukan oleh seluruh unit kerja dengan
koordinasi dari Pokja 1 yang diketuai oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan.
Dalam koordinasi tersebut, peran Pusat Informasi Obat dan Makanan sangat penting.
G. Rencana Anggaran
Untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program penataan tatalaksana diperlukan
anggaran sebesar Rp. 41,2 Milyar
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 95
PROGRAM
PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
A. Pencapaian
Dasar hukum pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Badan POM menyebar di
beberapa peraturan perundang-undangan, selain Peraturan Kepala Badan POM RI.
Keadaaan ini mengharuskan dilakukannya revisi atas beberapa Peraturan Kepala Badan
POM agar tidak terjadi tumpang tindih dan/atau disharmoni antar peraturan
perundang-undangan.
Sampai saat ini, telah dilakukan penataan termasuk penyusunan peraturan perundang-
undangan antara lain :
a. Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 tahun 2003 tentang
Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundang-
Undangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;
b. SOP untuk penyusunan Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan
Pemerintah, Rancangan Peraturan Menteri, Rancangan Peraturan Kepala Badan
POM, Rancangan Keputusan Kepala Badan POM dan Rancangan Nota
Kesepahaman serta SOP untuk pendokumentasian hukum dan sosialisasi peraturan
perundang-undangan.
c. dokumentasi hukum berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang
pengawasan produk Terapetik dan Napza dalam bentuk pustaka dan DVD
B. Rencana
Berdasarkan pencapaian yang telah diperoleh, reformasi birokrasi yang direncanakan
akan dilakukan adalah:
a. Revisi Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 Tahun 2003 tentang
Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundang-
undangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan yang akan
disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-undangan;
b. Revisi SOP penyusunan dan pembentukan peraturan perundang-undangan
disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-undangan;
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 96
c. pemetaan peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang tindih,
disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian;
d. penyusunan SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan
e. penyusunan SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan
f. pendokumentasian berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang
pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam bentuk
pustaka dan DVD
C. Kriteria Keberhasilan
Berdasarkan rencana reformasi birokrasi yang akan dilakukan, maka indikator
keberhasilan dapat dilihat berdasarkan kriteria keberhasilan sebagai berikut:
a. Tersedianya Keputusan Kepala Badan POM tentang Ketentuan dan Tata Cara
Mempersiapkan Rancangan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Badan
Pengawas Obat dan Makanan yang akan disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004
tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;
b. Tersedianya SOP penyusunan dan pembentukan peraturan perundang-undangan
disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-undangan;
c. Tersedianya peta peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang
tindih, disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian;
d. Tersusunnya SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan
e. Tersusunnya SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan
f. Tersedianya dokumentasi berupa indeks peraturan perundang-undangan di bidang
pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam bentuk
pustaka dan DVD
D. Agenda Prioritas
Program dan aktivitas reformasi birokrasi yang saat ini sedang dilakukan adalah:
a. melakukan revisi Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.23.0081 Tahun
2003 tentang Ketentuan dan Tata Cara Mempersiapkan Rancangan Peraturan
Perundang-undangan di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan yang akan
disesuaikan dengan UU No. 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-undangan;
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 97
b. melakukan pemetaan peraturan perundang-undangan yang diidentifikasi tumpang
tindih, disharmonis, serta multi tafsir di setiap Kedeputian;
c. melakukan Revisi SOP penyusunan dan pembentukan peraturan perundang-
undangan disesuaikan dengan UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan;
g. melakukan penyusunan SOP pendokumentasian peraturan perundang-undangan;
d. melakukan penyusunan SOP sosialisasi peraturan perundang-undangan; dan
e. melakukan pendokumentasian berupa indeks peraturan perundang-undangan di
bidang pengawasan Obat Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen dalam
bentuk pustaka dan DVD.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 98
E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja
Formulir 3
Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
No
PROGRAM/KEGIATAN
HASIL YANG
DIHARAP-KAN
PE-NANG-GUNG JA
WAB
ALO-K
ASI
WAK-TU
2011 2012 2013 2014
HAL
YANG DIPERLU-KAN
ESTIMASI
ANGG
ARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #
PENATA-AN PERATURAN PERUN-DANG-UNDANGAN
11,5 M
70 Penyusuna
n SOP penyusunan peraturan perundang-undangan (area perubahan tata laksana)
Dokumen SOP penyusunan peraturan perundang-undangan
Pokja 2
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 99
71 Review SOP penyusunan peraturan perundang-undangan sebagai upaya continuous improvement
Laporan Review SOP penyusunan peraturan perundang-undangan
Pokja 2
4 th
72 Penyusuna
n/revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan berdasarkan hasil pemetaan dan kebutuhan sesuai dengan SOP
Dokumen revisi peraturan Per UU di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan
Pokja 2
4 th
73 Identifikasi
peraturan perundang-undangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan
Teridentifikasinya peraturan perundang-undangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan
Pokja 2
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 100
74 Pemetaan peraturan-perundang-undangan yang tidak harmonis, tidak sinkron dan belum ada di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan
adanya Sinkronisasi peraturan-perundang-undangan di Bidang Pengawasan Obat dan Makanan
Pokja 2
1 th
75 Updating
Pemetaan Per UU
Dokumen Pemetaan Per UU terbaru
Pokja 2
3 th
76 Pengarsipa
n elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap
Diterapkannya Pengarsipan elektronik peraturan perundang-undangan secara bertahap
Pokja 2
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 101
77 Pencantuman dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id
Dicantumkannya Peraturan Perundang-undangan dalam website Badan POM : http://www.pom.go.id
Pokja 2
4 th
78 Penyusuna
n kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah
kuesioner pengaduan peraturan yang bermasalah
Pokja 2
4 th
79 Penyusuna
n mekanisme dan tindak lanjut pengaduan
Dokumen mekanisme dan tindak lanjut pengaduan
Pokja 2
4 th
80 Sosialisasi
peraturan perundang-undangan
Tersosialisasinya peraturan perundang-undangan
Pokja 2
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 102
81 Pembahasan pengaduan dan upaya perbaikan
Laporan hasil Pembahasan pengaduan dan upaya perbaikan
Pokja 2
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 103
F. Penanggungjawab
Penanggung jawab kegiatan dalam program Penataan Peraturan perundang-undangan
adalah Pokja 2, yang diketuai oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat.
Dalam melaksanakan program penataan peraturan perundang-undangan, Kepala Biro
Hukum dan Hubungan Masyarakat melibatkan seluruh unit kerja Badan POM, terutama
Direktur Standardisasi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Standardisasi Obat
Tradisional, Kosmetik, dan Produk Komplemen, dan Direktur Standardisasi Produk
Pangan.
G. Rencana Anggaran
Anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan program penataan peraturan
perundang-undangan adalah Rp. 11,5 M sampai dengan 2012.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 104
PROGRAM
PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR
A. Pencapaian
Penataan sistem manajemen aparatur merupakan satau hal paling krusial yang harus
dilakukan hampir semua institusi publik di Indonesia. Centang perenang permasalahan
terkait dengan SDM Aparatur sedemikan rumit, yang menyebabkan perlunya
penanganan komprehensif pada seluruh lini manajemen SDM.
Di Badan POM, penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur telah dilakukan sejak awal
berdirinya. Pada tahun 2003, mulai dilakukan rekrutmen terpisah dari Kementerian
Kesehatan. Rekrutmen telah dilakukan dengan standarisasi yang jelas, dengan berdasar
pada Pedoman Rekrutmen Pegawai. Namun saat itu, penghitungan beban kerja belum
dilakukan secara komprehensif.
Mulai tahun 2005, analisis beban kerja telah mulai dilakukan, dan dari tahun ke tahun,
analisis ini mengalami perbaikan dari sisi kualitas analisis. Berdasarkan analisis tersebut,
komposisi SDM yang ada sekarang, masih belum proporsional. Disparitas SDM terjadi
baik pada sisi kualitas maupun kuantitas.
Dari analisis tahun 2010 terlihat bahwa berdasarkan coverage pemeriksaan sarana yang
dilakukan oleh seluruh Balai/Balai Besar POM sampai saat ini masih sekitar 18 % dari
seluruh sarana produksi dan distribusi OMKABA, atau dengan kata lain, rata-rata setiap
1 sarana akan diperiksa kembali setiap 5 tahun. Sedangkan di bidang pengujian, karena
keterbatasan SDM, dari 131.089 produk yang terdaftar, hanya 4.387 merk produk (3,4%)
saja yang disampling dan diuji oleh Badan POM melalui Balai Besar/Balai POM di
seluruh Indonesia. Idealnya, untuk melakukan pengawasan yang efektif, paling tidak
Badan POM harus melakukan sampling dan pengujian terhadap kurang lebih 10 %
produk (13.109 jenis) yang beredar.
Dari sisi kuantitas, tidak hanya jumlah pegawai saja yang kurang dibandingkan coverage
pengawasan Obat dan Makanan, tetapi masalah juga timbul karena saat ini sudah terjadi
piramida tua kuantitas pegawai. Dengan demikian suksesi SDM harus segera dipercepat,
disamping beban kerja yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak terjadi chaos
pengawasan Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional moratorium pegawai,
sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan Makanan. Pada
masanya, akan terjadi kekosongan pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan
hati-hati.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 105
Dari sisi kualitas, disparitas kompetensi terjadi antara pusat daerah dan antara wilayah
Barat dan Timur Indonesia. Meskipun SDM Badan POM dikenal karena mempunyai
kompetensi yang baik, namun tetap terjadi kesenjangan antara kompetensi yang saat ini
dimiliki dengan kompetensi yang seharusnya untuk mengantisipasi perkembangan
lingkungan strategis terutama lingkungan global.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, penataan
manajemen SDM Aparatur Badan POM dilakukan secara
berkesinambungan. Namun upaya-upaya perbaikan
tersebut perlu segera diakselerasi, mulai dari penyusunan
rencana melalui analisis jabatan dan analisis beban kerja,
rekrutmen, pengelolaan kinerja, pengembangan pegawai
serta peningkatan kesejahteraan pegawai didukung
dengan sistem administrasi pegawai yang ditingkatkan
keandalannya dengan elektronisasi.
Beberapa hal yang telah dilakukan adalah peningkatan kualitas penyusunan rencana
kebutuhan pegawai melalui analisis jabatan, penyusunan informasi jabatan, peringkat
jabatan, harga jabatan, penyusunan
analisis beban kerja, peningkatan
transparansi rekruitmen yang kemudian
lebih ditingkatkan lagi dengan
menggunakan sistem elektronik (e-
rekruitment) di tahun 2010. Hal lain yang
dilakukan adalah mulai dibangunnya
sistem reward dan punishment, dengan
penerapan PP 53 tahun 2010 adalah
dilakukannya sosialisasi ke seluruh komponen Badan POM baik di pusat maupun
daerah. Sosialisasi tersebut telah diikuti dengan tindakan sanksi disiplin, meskipun masih
harus diintensifkan lagi.
Terkait dengan pengembangan pegawai, pada tahun 2010 sudah dilakukan assessment
kompetensi pegawai secara bertahap. Assessment akan dilanjutkan di tahun 2011,
sehingga akan didapatkan peta kompetensi.
Gambar 1 Pegawai Badan POM sedang melakukan absensi sidik jari
secara elektronis
Gambar 2 Pegawai Badan POM mengikuti upacara bendera dalam rangka penerapan PP 53 Tahun 2010
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 106
B. Rencana
Sumber daya manusia merupakan modal yang sangat penting dalam suatu organisasi,
selain karena mempunyai rate of return tertinggi, juga karena merupakan mesin
penggerak organisasi. Kaitannya dengan peran SDM dalam suatu organisasi maka perlu
dirancang sedemikian rupa sehingga sehingga SDM Badan POM merupakan SDM yang
professional, loyal, disiplin, kredibel dan inovatif. Dengan demikian perlu adanya
peningkatan kompetensi, profesionalitas dan kapabilitas human capital Badan POM
sebagai pilar utama organisasi terus ditingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan yang
terstruktur dan berkesinambungan. Bersamaan dengan itu diciptakan lingkungan kerja
yang kondusif dan atraktif untuk melakukan inovasi dalam tugas-tugas pengawasan,
maupun tugas dalam layanan publik.
Analisis Kebutuhan Pegawai
Profil modal insani Badan POM berdasarkan umur merupakan piramida tua. Selain
faktor umur, perencanaan modal insani juga terkait dengan beban kerja. Meluasnya
kapasitas kinerja Badan POM di satu sisi juga dipengaruhi oleh perubahan lingkungan
strategis eksternal. Dengan meningkatnya fungsi Badan POM, meningkat pula beban
kerja yang dilakukannya. Salah satu konsekuensi logisnya adalah penambahan tenaga.
Tetapi mengukur beban kerja untuk penambahan tenaga saja hanya merupakan salah
satu dari task yang dilakukan. Pengukuran tersebut akan dilengkapi dengan prediksi-
prediksi perubahan lingkungan eksternal yang bergerak makin cepat putarannya
maupun eskalasinya.
Pengkajian terhadap perubahan lingkungan strategis telah secara terus menerus
dilakukan oleh Badan POM, namun dampaknya terhadap perubahan beban kerja Badan
POM belum dilakukan secara komprehensif dan holistik. Banyak faktor yang kemudian
terabaikan karena ketidakkomprehensifan tersebut. Banyak faktor pula yang tertinggal
akibat Badan POM tidak melakukan kajian secara holistik. Akibat pengukuran beban
kerja yang dilakukan dengan belum mempertimbangkan perubahan-perubahan tersebut,
terdapat beberapa unit kerja yang overload namun di sisi yang lain terdapat pula yang
jam kerja efektif rata-ratanya di bawah standar. Salah satu faktor yang mesti
dipertimbangkan adalah relatif lebih mudahnya pegawai baru Badan POM untuk keluar
dari PNS, sehingga terdapat kondisi dimana brain drain dapat terjadi.
Untuk itu, ke depan akan dilakukan integrasi analisis lingkungan strategis dengan
analisis beban kerja, dan analisis kebutuhan kompetensi.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 107
Rekrutmen
Dasar rekrutmen pegawai adalah adanya kebutuhan pegawai baik kebutuhan akan
kompetensi maupun jumlah pegawai. Oleh karena itu, rekrutmen tidak akan lepas dari
perencanaan pegawai, analisis beban kerjanya maupun analisis jabatannya.
Hal lain yang terkait dengan rekrutmen adalah metode rekrutmen, termasuk penentuan
minimal requirement, sehingga menghasilkan kualifikasi modal insani dengan kompetensi
yang sesuai kebutuhan Badan POM dan dilakukan secara adil, jujur, dan memberikan
kesempatan yang sama besar untuk seluruh pelamar dalam kompetisi formasi. Di sisi
yang lain, pengenalan dan doktrinasi/internalisasi prinsip dasar dan budaya kerja Badan
POM pada seluruh pegawai sehingga lebih loyal, profesional dan bersikap melayani
masyarakat perlu ditumbuhkan dan dipelihara. Ini diharapkan dapat mengurangi risiko
brain drain.
Untuk membenahi seluruh rangkaian dalam sistem rekrutmen pegawai Badan POM,
dilakukan pemantapan, salah satunya dengan e_recruitment yang akan dikembangkan
terus menerus termasuk untuk meningkatkan transparansinya.
Pengelolaan Kinerja SDM
Pengelolaan kinerja SDM tidak dapat dilepaskan dari tujuan peningkatan kualitas
pelayanan publik yang dilakukan oleh Badan POM. Karena kualitas pelayanan publik
Badan POM tergantung salah satunya dengan kinerja pegawai. Modal insani yang
mempunyai performance yang baik akan memberikan pelayanan yang mengacu pada
standar pelayanan yang ditetapkan. Sebaliknya SDM yang mempunyai performance yang
kurang baik, akan menyulitkan Badan POM dalam memberikan pelayanan terbaik
kepada stakeholdernya. Oleh karena itu, kinerja pegawai merupakan salah satu yang
harus selalu diperhatikan dan ditingkatkan.
Berbeda dengan konsep sumber daya manusia, pengelolaan modal insani lebih luas
melihat bahwa kinerja yang dihasilkan oleh seorang pegawai merupakan resultant dari
seluruh interaksi sosialnya. Seorang pegawai tidak hanya mempunyai dimensi kinerja
ketika berada di lingkungan kerja, namun juga ketika berada pada lingkungan sosial
yang lebih besar, misalnya keluarga, pendidikan, masa pematangan emosi, dll. Oleh
karena lingkungan sosial ini sangat besar pengaruhnya pada kinerja, maka untuk
mendapatkan kinerja terbaik bagi organisasi, dalam pengelolaan kinerja pegawai juga
harus mempertimbangkan seluruh sisi dari lingkungan, baik lingkungan kerja maupun
lingkungan sosial. Untuk itu ke depan akan dilakukan finalisasi Grand Design Human
Capital Management (HCM) Badan POM.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 108
Terdapat minimal dua hal yang terkait dengan pengelolaan kinerja, yaitu : (1)
Pendayagunaan dan pemberdayaan modal insani, dan (2) Penilaian Kinerja. Dalam
kaitan dengan pendayagunaan dan pemberdayaan modal insani, penempatan pegawai
yang tepat pada pekerjaan dan lingkungan yang tepat pula, akan menghasilkan kinerja
terbaik untuk organisasi dan pegawai tersebut. Asesmen pegawai yang sedang dilakukan
digunakan untuk mengetahui kompetensi seseorang pegawai dan pekerjaan serta
lingkungan yang mana yang paling baik untuk pegawai tersebut, bahkan asesmen dapat
dilakukan untuk mengetahui potensi pegawai yang bersangkutan.
Namun disadari bahwa tidak semua pegawai dapat ditempatkan pada pekerjaan dan
lingkungan yang tepat, misalnya karena terjadi kesenjangan kompetensi pada jabatan
tertentu sementara di jabatan yang lain, kompetensi yang dibutuhkan berlimpah. Terjadi
ketidaksesuaian antara latar belakang keahlian/kecakapan dengan tugas atau pekerjaan
yang dilaksanakan. Di satu sisi, hal ini dapat digunakan oleh Badan POM untuk
mengurangi kesenjangan jumlah tenaga, namun di sisi yang lain, penempatan dengan
kompetensi tidak sesuai ini dapat menimbulkan kerugian, misalnya kinerja pegawai yang
menurun atau pelayanan yang diberikan kepada masyarakat menjadi tidak optimal.
Untuk itu, selain perlu dilakukan penyesuaian ulang dengan cara pengembangan
kompetensi. Ke depan, pola
pengembangan kompetensi ditata
menjadi semakin mantap, dengan
memperhitungkan banyak aspek
ketenagaan. Terkait dengan
pengembangan kompetensi, juga harus
dilakukan penilaian berkala pada
kinerja, yang bertujuan untuk menjaga
konsistensi pelayanan, juga digunakan
sebagai deteksi dini akan
ketidaksesuaian kompetensi.
Pada organisasi profit, penilaian kinerja lebih dengan mudah dapat diukur, misalnya
dengan ukuran profit yang didapatkannya. Namun pengukuran yang sederhana tersebut
tidak dapat dilakukan pada organisasi non profit termasuk organisasi pemerintah.
Ukuran-ukuran yang di organisasi profit dapat dikatakan tangible, di organisasi non
profit lebih sering ditemui ukuran-ukuran yang sifatnya intangible, misalnya
Gambar 3 The Management Cockpit
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 109
kepercayaaan masyarakat dan kepuasan pelanggan. Namun bukan berarti sesuatu yang
intangible tersebut tidak dapat terukur.
Setelah penilaian kinerja dilakukan, dapat diberlakukan sistem reward dan punishment,
yang merupakan salah satu sistem yang dapat dilakukan untuk menjaga kestabilan
kinerja pegawai. Dengan sistem ini diharapkan disiplin pegawai dapat ditegakkan.
Perencanaan dan Pengembangan Karir
Pola pengembangan karier disusun dengan tujuan agar pegawai dapat mencurahkan
segala pengabdiannya dengan tenang dan ikhlas. Hal ini dimungkinkan, karena pola
karier merupakan bentuk nyata dari upaya pemberian kesempatan bagi para pegawai
untuk mengembangkan bakat, minat, keahlian profesi maupun pengalaman dalam
jabatan, berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan. Pola karier juga merupakan
salah satu yang dikembangkan ke arah transparansi karier. Saat ini draft pola karier
sedang disusun, diharapkan dengan pola karier serta standar jabatan, maka gap akan
segera diketahui dan yang dapat ditindaklanjuti segera. Pola karier merupakan satu
sistem, yang menghubungkan antara kinerja, kompetensi (baik hard maupun soft), dan
potensi. Didukung dengan sistem reward dan punishment, pola karier dapat dijalankan
dengan baik
Dengan pola karier yang jelas, pemilihan pegawai dalam menduduki suatu jabatan
dengan sederet syarat jabatannya tidak perlu dipertanyakan akuntabilitasnya, bahkan
dapat meminimalkan like dislike pada proses pemilihan pegawai untuk menduduki
jabatan tertentu.
Hal lain yang terkait dengan perencanaan dan pengembangan karir adalah upaya
peningkatan kompetensi. Berdasarkan data pegawai, terlihat bahwa pegawai dengan
pendidikan sarjana mempunyai proporsi yang relatif besar, meskipun karena Badan
POM merupakan knowledge based organization, proporsi tersebut mestinya lebih besar.
Namun tingkat pendidikan saja tidak mampu menggambarkan secara utuh kebutuhan
kompetensi Badan POM. Seperti diketahui bahwa, kompetensi dibentuk dari skill
(ketrampilan), knowledge (pengetahuan yang didapat dari pengalaman dan atau
pendidikan) serta attitude (perilaku yang tercermin dari penerapan Budaya Kerja Badan
POM). Sesuai tingkatan serta jenis jabatan, seluruh lingkup kompetensi ini (SKA) akan
dikembangkan.
Patut dicermati bahwa belum ada pola peningkatan kemampuan yang jelas baik soft
maupun hard competencies. Training atau fellowship yang selama ini dilakukan, lebih
dititikberatkan pada kebutuhan saat itu, belum didasarkan pada kebutuhan sekian tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 110
ke depan. Perubahan lingkungan eksternal sekecil apapun akhirnya tidak mampu
teredam akibat peningkatan pengetahuan yang kurang berpola. Di kalangan PNS
kecenderungan terjadinya mismatch sudah terbuka sejak seseorang menjadi calon
pegawai negeri sipil (CPNS) karena recruitment didasarkan pada jenjang dan bidang
pendidikan bukan pada kompetensi jabatan.
Pengembangan Sistem Informasi SDM
Data pegawai merupakan hulu bagi setiap kegiatan yang terkait dengan kepegawaian.
Seluruh aktifitas yang terkait dengan kepegawaian hanya dapat dilaksanakan dengan
baik jika tersedia data yang telah diolah dan dikelola dengan baik menjadi sumber
informasi bagi kegiatan kepegawaian tersebut. Dengan berkembangnya sistem eksternal
kepegawaian, mau tidak mau, harus dipunyai sistem informasi dan administrasi pegawai
yang handal. Sistem yang kurang baik dapat menyebabkan kesalahan dalam
pengambilan keputusan kepegawaian yang pada gilirannya dapat merusak kebijakan
dan bahkan menimbulkan demotivasi bagi pegawai yang terkena imbas kesalahan sistem
informasi tersebut.
Dikaitkan dengan perkembangan lingkungan eksternal dalam bidang kepegawaian yang
semakin cepat berubah, tidak dapat dielakkan perlunya dibangun suatu sistem informasi
yang tetap berpegang pada kondisi lingkungan internal dan juga lugas mengadopt situasi
eksternal. Ke depan, Sistem Informasi Administrasi Pegawai (SIAP) akan dikembangkan
menjadi jauh lebih luas, tidak hanya mencakup data personel, tetapi juga data kinerja,
pengalaman, pendidikan, ketrampilan, potensi serta data lingkungan.
C. Kriteria Keberhasilan
Pada program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur Badan POM, kriteria
keberhasilan adalah :
1. Meningkatnya pengelolaan SDM aparatur Badan POM, dengan indikator :
a. Pengelolaan SDM aparatur sesuai dengan peraturan yang berlaku
2. Meningkatnya transparansi dan akuntabilitas pengelolaan SDM aparatur, dengan
indikator :
a. Transparansi dan akuntabilitas sistem rekrutmen pegawai Badan POM;
b. Transparansi pola karier, mutasi dan promosi;
3. Meningkatnya disiplin SDM aparatur, dengan indikator :
a. Penerapan PP 53 tahun 2010
4. Meningkatnya efektifitas manajemen SDM aparatur, dengan indikator :
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 111
a. Indikator Kinerja Individu yang terukur;
b. Data pegawai yang mutakhir dan akurat;
5. Meningkatnya profesionalitas SDM aparatur, dengan indikator :
a. Standar Kompetensi Jabatan;
b. Peta profil kompetensi individu;
c. Sistem dan proses diklat berbasis kompetensi.
D. Agenda Prioritas
Berdasarkan rencana serta indikator tersebut, agenda prioritas yang ditetapkan adalah
meningkatkan transparansi dan akuntabiltas pengelolaan SDM aparatur.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 112
E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja
Formulir 3
Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
No
PROGRAM/KEGIAT-
AN
HASIL YANG
DIHARAP-KAN
PE-NAN
G-GUN
G JAWA
B
AL
O-KASI WAK-TU
2011 2012 2013 2014 HAL
YANG DIPERLU-KAN
ESTIMAS
I ANGGARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #
PENATA-AN SISTEM MANA-JEMEN SDM APARATUR
2,78 T
82
Finalisasi Analisis jabatan
Dokumen Analisis jabatan
Pokja 3
1 th
83
Penyusunan peta jabatan
Dokumen peta jabatan
Pokja 3
1 th
84
Penyusunan uraian jabatan
Dokumen uraian jabatan
Pokja 3
1 th
85
Grading Jabatan
Dokumen Grading Jabatan
Pokja 3
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 113
86
Validasi Grading Jabatan
Dokumen Validasi Grading Jabatan
Pokja 3
1 th
87
Penyusunan harga jabatan
Dokumen harga jabatan
Pokja 3
1 th
8
8 Evaluasi Anjab
Laporan Evaluasi Anjab
Pokja 3
1 th
89
Evaluasi Grading Jabatan
Laporan hasil Evaluasi Grading Jabatan
Pokja 3
1 th
90
Penataan sistem rekrutmen pegawai
Instrumen implementasi kebijakan rekrutmen
Pokja 3
1 th
91
Penyusunan Man Power Planning (MPP)
Dokumen Man Power Planning (MPP)
Pokja 3
1 th
92
Penyusunan Blue Print e_recruitment
Dokumen Blue Print e_recruitment
Pokja 3
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 114
93
Implementasi e_recruitment secara partial
Diterapkannya e_recruitment secara partial
Pokja 3
1 th
94
Perencanaan pegawai berdasarkan bussines process dan kompetensi
Dokumen Perencanaan pegawai berdasarkan bussines process dan kompetensi
Pokja 3
1 th
95
Finalisasi MPP
Man Power Planning (MPP)
Pokja 3
1 th
96
Implementasi e_recruitment
Diterapkanya e_recruitment
Pokja 3
1 th
97
Penyusunan Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN
Dokumen Pedoman Rekrutmen Badan POM mengacu pada Pedoman dari MenPAN RB dan BKN
Pokja 3
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 115
98
Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen
Dokumen Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen
Pokja 3
4 th
99
Penyusunan Pola Karier
Dokumen Pola Karier
Pokja 3
1 th
100
Penyusunan SOP mutasi dan promosi
Dokumen SOP mutasi dan promosi
Pokja 3
1 th
101
Continuous improvement
Terlaksananya Continuous improvement
Pokja 3
3 th
102
Sosialisasi PP 53 tahun 2010
Diterapkannya PP 53 tahun 2010
Pokja 3
1 th
103
Penyusunan pedoman evaluasi kehadiran
Dokumen pedoman evaluasi kehadiran
Pokja 3
1 th
104
Penetapan jam kerja pegawai
Ketetapan jam kerja pegawai
Pokja 3
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 116
105
Uji coba pelaksanaan absensi sidik jari
Terlaksananya Uji coba pelaksanaan absensi sidik jari dengan baik
Pokja 3
1 th
106
Pembahasan Komite Disiplin Pegawai
Laporan hasil Pembahasan Komite Disiplin Pegawai
Pokja 3
1 th
107
Pelaksanaan absensi sidik jari
Terlaksananya absensi sidik jari
Pokja 3
3 th
108
Pembahasan Komite Disiplin Pegawai
Laporan hasil Pembahasan Komite Disiplin Pegawai
Pokja 3
4 th
109
Penyusunan sistem penilaian kinerja individu
Tersusunnya sistem penilaian kinerja individu
Pokja 3
1 th
110
Penyusunan draft SKI
Tersusunnya draft SKI
Pokja 3
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 117
111
Finalisasi sistem penilaian kinerja individu
Dokumen sistem penilaian kinerja individu
Pokja 3
1 th
112
Penetapan SKI
Ditetapkannya SKI
Pokja 3
1 th
1
13
Pengembangan Management Cockpit
Dikembangkannya Management Cockpit
Pokja 3
1 th
114
Penerapan sistem penilaian kinerja individu
Diterapkannya sistem penilaian kinerja individu
Pokja 3
2 th
115
Implementasi Management Cockpit
Diterapkannya Management Cockpit
Pokja 3
2 th
116
Pengembangan arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pegawai)
Dikembangkannya arsitektur SIAP (Sistem Informasi Administrasi Pegawai)
Pokja 3
1 th
117
Sosialisasi dan sinkronisasi SIAP ke seluruh unit kerja
Tersosialisasinya SIAP ke seluruh unit kerja
Pokja 3
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 118
118
Pengembangan e_HCM
Dikembangkannya e_HCM
Pokja 3
2 th
119
Implementasi SIAP
Diterapkannya SIAP
Pokja 3
4 th
120
Penerapan dan evaluasi e_HCM
Laporan hasil Penerapan dan evaluasi e_HCM
Pokja 3
1 th
121
Penyusunan standar kompetensi jabatan
Dokumen standar kompetensi jabatan
Pokja 3
1 th
122
Penyusunan kamus kompetensi jabatan
Tersusunnya kamus kompetensi jabatan
Pokja 3
1 th
123
Penyusunan standar kompetensi umum
Tersusunnya standar kompetensi umum
Pokja 3
1 th
124
Penyusunan standar kompetensi teknis dan perilaku jabatan
Tersusunnya standar kompetensi teknis dan perilaku jabatan
Pokja 3
1 th
125
Finalisasi Standar Kompetensi Jabatan
Dokumen Standar Kompetensi Jabatan
Pokja 3
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 119
126
Integrasi standar kompetensi pada SOP pola karier, mutasi dan promosi
Terintegrasinya standar kompetensi pada SOP pola karier, mutasi dan promosi
Pokja 3
1 th
127
Asesmen individu
Laporan hasil Asesmen individu
Pokja 3
2 th
128
Penyusunan profile Kompetensi
Tersusunnya profile Kompetensi
Pokja 3
1 th
129
Penyusunan pola peningkatan kompetensi
Tersusunnya pola peningkatan kompetensi
Pokja 3
1 th
130
Finalisasi pola peningkatan kompetensi
Dokumen pola peningkatan kompetensi
Pokja 3
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 120
131
Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi
Dikembangkannya pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi
Pokja 3
4 th
132
Pendidikan S2 dan S3
Telaksananya Pendidikan S2 dan S3
Pokja 3
4 th
133
Pelatihan teknis dan fungsional
Meningkatnya kompetensi tenaga teknis & fungsional
Pokja 3
4 th
134
Pelatihan softskill
Meningkatnya kompetensi softskill pegawai
Pokja 3
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 121
F. Penanggungjawab
Penanggungjawab seluruh program penataan manajemen SDM aparatur Badan POM
adalah Pokja 3 yang diketuai oleh Kepala Biro Umum. Dalam melaksanakan kegiatannya,
Kepala Biro Umum melibatkan seluruh unit kerja terkait.
G. Rencana Anggaran
Kebutuhan anggaran untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program penataan
manajemen SDM aparatur, termasuk untuk tunjangan kinerja sampai tahun 2014 adalah
Rp. 2,78 T sampai dengan tahun 2014.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 122
PROGRAM
PENGUATAN PENGAWASAN
A. Pencapaian
Selama tahun 2010 telah dilaksanakan pengawasan rutin melalui audit operasional
dengan capaian yang melebihi target. Dari 24 satker yang direncanakan dalam Program
Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT), audit operasional berhasil dilaksanakan di 26 satker.
Dari hasil analisis terhadap PKPT dan hasil audit selama tahun 2010 diperoleh data
bahwa kondisi temuan audit operasional yang sering ditemui adalah hambatan
kelancaran tugas pokok (32,54%), kejadian yang merugikan negara (15,87%) dan
kelemahan administrasi (12,70%). Secara keseluruhan temuan audit Inspektorat
berjumlah 252 kejadian.
Penyebab temuan audit dari sudut pandang Sistem Pengendalian Internal meliputi 3
(tiga) kelemahan utama sistem pengendalian intern, yaitu berupa kelemahan dalam hal
pembinaan personil (43,10%), reviu/pengawasan intern (17,15%) dan perencanaan
(16,46%). Rekomendasi perbaikan yang disampaikan selama tahun 2010 sejumlah 65,64%
bersifat peningkatan sistem pengendalian intern, 13,17% berupa penegakan aturan dan
10,08% bersifat finansial.
Menindaklanjuti adanya kelemahan dalam sistem pengendalian intern, Badan POM juga
telah berupaya melakukan pembenahan dan pengembangan sistem pengendalian intern.
Upaya tersebut telah dimulai pada tahun 2011 dengan dibuatnya kebijakan penerapan
SPIP di lingkungan Badan POM, yang dilanjutkan dengan pembentukan Satgas SPIP,
Sosialisasi SPIP bagi pejabat eselon I dan II, serta pendidikan dan pelatihan bagi Satgas
SPIP.
Di lain pihak, berdasarkan hasil audit BPK-RI
atas Laporan Keuangan Badan POM tahun
anggaran 2010, Laporan Keuangan Badan
POM memperoleh opini Wajar Tanpa
Pengecualian (WTP) dengan paragraf
penjelas. Hal ini berarti bahwa kualitas
penyajian Laporan Keuangan Badan POM
mengalami perbaikan setelah pada periode
sebelumnya memperoleh opini Wajar Dengan Pengecualian (WDP).
Gambar 4 Penyerahan Laporan Hasil Pemeriksaan Keuangan oleh BPK dengan opini WTP
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 123
Sebagai instansi pemerintah, Badan POM juga memiliki kewajiban dalam mendukung
upaya terciptanya pemerintahan yang bersih dan bebas KKN. Secara internal upaya ini
dimaknai sebagai perwujudan Clean Goverment dan Good Governance. Sebagai wujud
upaya nyata Badan POM dalam mendukung tercapaianya tujuan tersebut, Badan POM
telah melaksanakan koordinasi dalam penyusunan Laporan Harta Kekayaan
Penyelenggara Negara (LHKPN) bagi pejabat eselon I, pejabat eselon II, Pejabat Pembuat
Komitmen dan Bendahara, serta pelaporannya kepada KPK.
B. Rencana
Dalam rangka menjaga konsistensi kinerja reformasi birokrasi, maka diperlukan sebuah
sistem pengawasan yang dapat mendukung sasaran reformasi birokrasi dapat dicapai
sesuai dengan yang diharapkan. Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya
untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas
tujuan reformasi birokrasi yang akan dicapai. Pada umumnya pengawasan dilaksanakan
dengan membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kondisi yang hendak
dicapai. Namun demikian, membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kondisi
yang hendak dicapai saja belum cukup untuk menjadikan reformasi birokrasi dapat
dilaksanakan dengan hasil yang baik secara berkesinambungan.
Seiring dengan berkembangnya sistem manajemen yang efektif, sistem pengawasan juga
perlu dibangun dan dikembangkan agar dapat berjalan secara efektif dan efisien. Melalui
pengawasan yang kuat dan efektif diharapkan dapat membantu manajemen untuk
melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan secara efektif dan efisien.
Bahkan, melalui pengawasan yang kuat dan efektif tidak hanya tercipta suatu aktivitas
yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauh mana pelaksanaan
kerja sudah dilaksanakan, atau mendeteksi sejauh mana kebijakan pimpinan dijalankan
dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut,
melainkan juga mengidentifikasi aspek-aspek dari implementasi reformasi birokrasi yang
masih memiliki kelemahan atau faktor-faktor yang menyebabkan pencapaian sasaran
masih belum sesuai dengan yang diharapkan. Dengan demikian, terhadap aspek yang
masih memiliki kelemahan dapat segera dilakukan perbaikan, sehingga reformasi
birokrasi dapat tetap berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Dilain pihak,
pengawasan juga dapat diarahkan untuk mendeteksi aspek-aspek yang masih berpotesi
untuk dikembangkan sehingga capaian sasaran yang sudah ada dapat lebih ditingkatkan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 124
lagi. Hal ini penting untuk dibangun sehingga perbaikan kinerja organisasi senantiasa
dapat dilakukan secara berkesinambungan.
Setelah dilaksanakannya penguatan pengawasan, diharapkan aktifitas pengawasan dapat
mencapai kondisi antara lain sebagai berikut:
Pengawasan tidak hanya dapat mengidentifikasi perbedaan sasaran reformasi
birokrasi dengan kondisi riil yang ada, melainkan juga dapat mengidentifikasi
aspek dan aktifitas yang berpotensi menimbulkan resiko tidak tercapainya
sasaran dengan baik, sehingga dapat ditentukan mekanisme pengendalian yang
sesuai untuk mencegah terjadinya resiko.
Aktifitas pengawasan yang dilakukan tidak hanya berorientasi pada perbedaan
target dengan hasil yang dicapai setelah dilaksanakannya suatu kegiatan.
Aktifitas pengawasan dilaksanakan mulai dari identifikasi kelemahan pada
aspek perencanaan kegiatan, dan hasil pengawasan disampaikan kepada pihak-
pihak yang berkompeten secara akurat dan disampaikan tepat waktu.
Penyimpangan dapat dicegah sedini mungkin, serta tindakan koreksi dan
perbaikan dapat segera dilakukan sebelum penyimpangan terjadi, yang
tentunya lebih menguntungkan dan dapat mencegah terjadinya kerugian yang
lebih besar.
C. Kriteria Keberhasilan
Indikator yang digunakan sebagai tolok ukur dalam menetapkan bahwa sasaran program
penguatan pengawasan telah dicapai adalah sebagai berikut:
1. Hasil evaluasi terhadap penerapan SPIP di Badan POM bernilai BAIK; dan
2. Laporan Keuangan Badan POM dipertahankan dengan opini Wajar Tanpa
Pengecualian;
D. Agenda Prioritas
Dalam rangka penguatan pengawasan, telah disusun beberapa agenda/kegiatan
prioritas yang akan dilaksanakan meliputi:
1. Membangun dan mengembangkan Sistem Pengendalian Internal Pemerintah
(SPIP) di lingkungan Badan POM, diikuti dengan dibentuknya Satgas SPIP yang
bertugas memantau dan memastikan bahwa SPIP telah diterapkan secara efektif
dan memadai.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 125
2. Melaksanakan reviu dan evaluasi secara berkala dan berkesinambungan
terhadap pelaksanaan program dan kegiatan sampai dengan penyajiaan hasil
pelaksanaan anggaran dalam laporan keuangan.
3. Melaksanakan inventarisasi pejabat di lingkungan Badan POM yang wajib
menyusun dan melaporkan LHKPN dalam rangka mengintensifkan program
anti korupsi.
4. Meningkatkan implementasi e-procurement untuk semua pengadaan
barang/jasa.
5. Meningkatkan kompetensi aparat pengawas internal agar mampu melaksanakan
fungsi pengawasan secara efektif dan efisien.
E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja
Pengembangan SPIP
Badan POM telah melaksanakan upaya pembangunan dan pengembangan Sistem
Pengendalian Internal yang memadai dan andal pada tahun 2010, dimulai dengan
berkoordinasi dengan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) dalam
hal pelaksanaan asistensi implementasi SPIP. Kemudian pada tahun 2011 dilanjutkan
dengan pembuatan kebijakan penerapan SPIP yang dikukuhkan dengan Surat Keputusan
Kepala Badan POM, sosialisasi konsep SPIP bagi pejabat eselon I dan II bekerja sama
dengan BPKP, pembentukan Satuan Petugas (Satgas) SPIP di masing-masing unit eselon
II dan unit kerja mandiri, yang bertugas mengendalikan dan memastikan bahwa SPIP
telah diimplementasikan secara efektif di masing-masing unit yang besangkutan. Masih
pada tahun yang sama, bagi para Satgas SPIP juga diberikan pendidikan dan pelatihan
SPIP sehingga diharapkan Satgas SPIP memiliki wawasan dan pemahaman yang
memadai untuk melaksanakan tugas dan fungsinya.
Pada tahun 2012 akan dilaksanakan mapping terhadap sistem pengendalian yang sudah
diterapkan di masing-masing unit kerja sehingga diketahui kondisi sistem pengendalian
yang sudah ada serta resiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan operasional
kegiatan unit kerja. Berdasarkan data tersebut selanjutnya akan disusun rencana
implementasi SPIP yang memadai guna meminimalkan tingkat resiko terjadinya
penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan. Pada periode berikutnya akan dilaksanakan
evaluasi implementasi SPIP secara berkala sekurang-kurangnya sekali setahun.
Kegiatan Pegawasan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 126
Kegiatan pengawasan yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun berupa audit
operasional, bimbingan teknis pengawasan, monitoring dan evaluasi atas tindak lanjut
hasil audit dan evaluasi, desk audit atas realisasi anggaran dan kegiatan, survei Indeks
Kepuasan Masyarakat (IKM), serta reviu laporan keuangan. Sedangkan audit untuk
tujuan tertentu/investigasi dilaksanakan dalam rangka menindaklanjuti adanya kasus
khusus atau hasil telaah atas suatu pengaduan masyarakat terkait pelaksanaan program
dan kegiatan Badan POM.
Tindak lanjut atas hasil audit, baik audit yang dilaksanakan oleh aparat pengawas
internal maupun oleh auditor eksternal, akan dimonitoring dan dievaluasi setiap selesai
pelaksanaan penugasan pengawasan, dan status tindak lanjut dilaporkan ke pimpinan
setiap 6 bulan sekali.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 127
Secara detil, tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan sebagai berikut :
Formulir 3
Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
No
PROGRAM/KEGIATAN
HASIL YANG
DIHARAP-KAN
PE-NANG-GUNG JAWAB
AL
O-KASI WAK-TU
2011 2012 2013 2014 HAL
YANG DIPERLU-KAN
ESTIMAS
I ANGGARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #
PENGUAT-AN PENGA-WASAN
7,58 M
135
Menyusun pedoman Integrated Planning dan Budgeting
Tersusunnya pedoman Integrated Planning dan Budgeting
Pokja 4
1 th
136
Melaksanakan siklus perencanaan dan penganggaran
Terlaksananya siklus perencanaan dan penganggaran
Pokja 4
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 128
137
Menyusun SK pengorganisasian anggaran
SK pengorganisasian anggaran
Pokja 4
4 th
138
Mengevaluasi SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM
Terevaluasinya SAKIP seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM
Pokja 4
4 th
139
Monitoring dan evaluasi anggaran
Laporan hasil Monitoring dan evaluasi anggaran
Pokja 4
4 th
140
Audit Operasional, On going dan Kasus
Laporan hasil Audit Operasional, On going dan Kasus
Pokja 4
4 th
141
Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing Kementerian/Lembaga
Diterapkannya Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing Kementerian/Lembaga
Pokja 4
1 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 129
142
Menyusun SK Kepala Badan POM tentang Peyelenggaraan SPIP
SK Kepala Badan POM tentang Peyelenggaraan SPIP
Pokja 4
1 th
143
Sosialisasi SPIP
Tersosialisasinya SPIP
Pokja 4
1 th
1
44
Pelatihan SPIP untuk Eselon I dan II
Diterapkannya SPIP oleh Eselon I dan II
Pokja 4
1 th
145
Perencanaan dan Penerapan SPIP
Dokumen Perencanaan dan Penerapan SPIP
Pokja 4
1 th
146
Penerapan SPIP
Diterapkannya SPIP
Pokja 4
3 th
147
Evaluasi SPIP
Laporan Evaluasi SPIP
Pokja 4
3 th
148
Audit Operasional, On going dan Kasus
Laporan Audit Operasional, On going dan Kasus
Pokja 4
4 th
149
Melakukan pembinaan pengelolaan keuangan dan aset
Terkelolanya keuangan dan aset dengan benar
Pokja 4
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 130
150
Evaluasi LHP dan TL
Laporan Evaluasi LHP dan TL
Pokja 4
4 th
151
Realisasi sesuai dengan rencana dan revisi rencana
Terealisasinya sesuai dengan rencana dan revisi rencana
Pokja 4
4 th
152
Memonitor tindak lanjut hasil temuan
Laporan monitor tindak lanjut hasil temuan
Pokja 4
4 th
153
Melakukan review laporan keuangan dan laporan BMN
Laporan review laporan keuangan dan laporan BMN
Pokja 4
4 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 131
154
Melakukan pembinaan terhadap penyusunan laporan keuangan
Meningkatnya kegiatan assurance (monitoring, evaluasi dan compliance audit) dan consulting (sosialisasi, bimtek) terhadap penyusunan laporan keuangan Badan POM
POKJA
4
4 Tahun
155
Monev CAPA
Meningkatnya efisiensi dan efektifitas proses manajemen pemerintahan di K/L
POKJA
4
4 Tahun
156
Merumuskan program bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi
Menurunnya tingkat penyalahgunaan wewenang
POKJA
4
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 132
157
Mengidentifikasi area/proses pengawasan obat dan makanan rawan korupsi
Peningkatan pengawasan obat dan makanan
POKJA
4
1 Tahun
15
8
Penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh Pejabat Struktural dan Fungsional yang menangani pelayanan publik
Dokumen Pakta Integritas mengenai Pelayanan Publik
POKJA
4
1 Tahun
159
Melaksanakan koordinasi, monitoring dan evaluasi bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi
Meningkatnya Monev, pengawasan dan pemberatasan korupsi
POKJA
4
4 Tahun
160
Merumuskan kebijakan bidang pengawasan dan pemberantasan korupsi
Dokumen kebijakan Pengawasan dan Pemberantasan Korupsi
POKJA
4
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 133
161
Menggalang komitmen seluruh pegawai Badan POM
Komitmen bersama dalam Penguatan Pengawasan dan Akuntabilitas Kinerja
POKJA
4
1 Tahun
162
Internalisasi budaya anti korupsi
Implementasi Budaya Anti Korupsi di Lingkungan BPOM
POKJA
4
4 Tahun
163
Penandatanganan Pakta Integritas bagi seluruh pegawai Badan POM
Pakta Integritas mengenai Budaya Anti Korupsi
POKJA
4
4 Tahun
164
Menerbitkan SE pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.
Surat Edaran pengadaan barang dan jasa di lingkungan Badan POM untuk pengadaan bernilai 1 Milyar Rp ke atas.
POKJA
4
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 134
165
Melakukan koordinasi aktif pengadaan dengan LKPP
terjalinnya koordinasi aktif pengadaaan dengan LKPP
POKJA
4
2011 -
2014
166
Implementasi e_procurement (LPSE) barang dan jasa untuk seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
Penerapan seluruh pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
POKJA
4
4 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 135
F. Penanggungjawab
Penanggung jawab program penguatan pengawasan adalah Pokja 4 yang diketuai oleh
Inspektur Badan POM.
G. Rencana Anggaran
Untuk melaksanakan seluruh kegiatan dalam program ini, dibutuhkan anggaran sebesar
Rp. 7,58 M
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 136
PROGRAM
PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA
A. Pencapaian
Penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja Badan POM secara keseluruhan di evaluasi
secara periodik oleh Kementerian PAN dan RB dengan hasil penilaian terakhir
memperoleh kategori CC (Cukup Baik) meningkat dari tahun sebelumnya yang berada
pada kategori C, sedangkan evaluasi terhadap Sistem Akuntabilitas Kinerja (SAKIP) unit
eselon II/unit mandiri di lingkungan Badan POM dilaksanakan oleh Inspektorat Badan
POM.
Evaluasi SAKIP unit eselon II/unit kerja mandiri ini diarahkan pada upaya-upaya
pengembangan sistem akuntabilitas kinerja di Badan POM. Pada periode sampai dengan
tahun 2009, evaluasi SAKIP pada unit eselon II/unit kerja mandiri didasarkan pada
penilaian dan análisis terhadap lima komponen, yaitu perencanaan kinerja, pengukuran
kinerja, pelaporan kinerja, evaluasi kinerja, dan pencapaian kinerja. Sesuai arahan Tim
Evaluasi SAKIP Badan POM dari Kemeterian PAN dan RB, mulai periode evaluasi tahun
2010 aspek penilaian evaluasi kinerja hanya untuk lingkup evaluasi SAKIP Badan POM
secara keseluruhan, sedangkan di tingkat evaluasi SAKIP unit eselon II/unit mandiri
aspek evaluasi kinerja dikeluarkan dari ruang lingkup evaluasi SAKIP.
Berdasarkan hasil evaluasi secara sampling terhadap beberapa unit eselon II/unit kerja
mandiri atas penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja masih menunjukkan bahwa
penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) pada unit eselon
II/unit kerja mandiri di lingkungan Badan POM belum sepenuhnya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku. Dari 20 unit eselon II/unit kerja mandiri yang disampling, baru
45% diantaranya memperoleh penilaian kategori Cukup Baik (CC) hingga Sangat Baik
(A), sebanyak 30% unit yang memperoleh penilaian kategori Agak Kurang (C),
sedangkan sebanyak 25% unit masih memperoleh penilaian kategori Kurang (D).
Dalam hasil evaluasi penerapan SAKIP pada unit eselon II/unit kerja mandiri juga masih
ditemukan adanya kelemahan-kelemahan mendasar antara lain:
Dari aspek perencanaan kinerja, Rencana Kinerja Tahunan (RKT) disusun
sesudah anggaran disetujui, sehingga mengurangi hakikat makna dari RKT
sebagai acuan dalam penyusunan anggaran. Dilain pihak, Penetapan Kinerja
(PK) disusun belum didasarkan pada dokumen Restra dan RKT, tetapi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 137
berdasarkan DIPA. Sedangkan pencapaian target kinerja dalam dokumen PK
belum dimonitor secara berkala dan belum dimanfaatkan sebagai alat untuk
mengendalikan dan memperbaiki kinerja.
Sistem pengumpulan data kinerja belum dibangun secara memadai, tetapi masih
bersifat adhoc pada saat penyusunan LAKIP. Kualitas rumusan indikator kinerja
yang digunakan dalam pengukuran kinerja belum sepenuhnya sesuai dengan
kriteria indikator kinerja yang baik.
Minimnya informasi kinerja maupun tingkat pencapaian Indikator Kinerja
Utama yang disajikan dalam LAKIP, sehingga LAKIP sulit dimanfaatkan untuk
memperbaiki pelaksanaan program/kegiatan dan peningkatan kinerja
selanjutnya.
Hasil evaluasi atas penerapan SAKIP belum dimanfaatkan untuk perbaikan
perencanaan kinerja, penerapan manajemen kinerja, maupun mengukur
keberhasilan unit kerja.
Perumusan indikator kinerja outcome tidak memadai sehingga capaian kinerja
yang disajikan dalam LAKIP belum menggambarkan kinerja yang sesunggunya.
B. Rencana
Dalam rangka menjaga konsistensi kinerja reformasi
birokrasi dan mendorong terwujudnya transparansi
dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Badan
POM, maka dipandang perlu membangun dan
mengembangkan sistem akuntabilitas kinerja di
lingkungan Badan POM.
Pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas
kinerja dimulai dengan dibuatnya kebijakan tentang
penerapan SAKIP secara memadai, sehingga diharapkan
pengukuran kinerja dapat dilakukan secara obyektif dan
dapat diandalkan, serta menggambarkan kinerja
organisasi yang sebenarnya, tidak hanya berdasarkan
tingkat serapan anggaran, melainkan juga berdasarkan keluaran yang dihasilkan.
Gambar 5 Penghematan energi sebagai salah satu bentuk akuntabilitas keuangan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 138
Selanjutnya untuk mendukung pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas
kinerja perlu juga membangun sistem pengumpulan data kinerja secara memadai dan
handal.
Dalam rangka internalisasi penerapan SAKIP di lingkungan Badan POM juga diperlukan
adanya sosialisasi konsep dan tata laksana implementasi SAKIP dan penyusunan
Rencana Strategis sekaligus sebagai wadah untuk melaksanakan sosialisasi tentang
pentingnya penerapan SAKIP dalam rangka membangun manajemen kinerja di
lingkungan Badan POM demi tercapainya visi dan misi Badan POM. Selain itu perlu juga
dilaksanakannya bimbingan teknis bagi unit eselon II/unit kerja mandiri dalam rangka
percepatan implementasi SAKIP yang memadai di seluruh unit eselon II/unit kerja
mandiri di lingkungan Badan POM, dengan harapan bahwa apabila sasaran ini dapat
dicapai maka secara kumulatif dapat memberikan kontribusi positif bagi pencapaian
sasaran implementasi SAKIP dengan hasil penilaian minimal Baik pada tahun 2014.
Kedepan, akan dibuat sistem monitoring dan evaluasi kinerja secara terintegrasi yang
memungkinkan pihak manajemen dan pimpinan puncak untuk mengetahui tingkat
kinerja satker/unit kerja pada periode tertentu secara cepat dan akurat.
C. Kriteria Keberhasilan
Indikator yang digunakan sebagai tolok ukur dalam menetapkan bahwa sasaran program
penguatan akuntabilitas telah tercapai adalah "Hasil evaluasi terhadap implementasi
SAKIP Badan POM oleh Kementerian PAN dan RB” dengan target pada akhir periode
2014 diperoleh panilaian minimal dengan kategori BAIK.
D. Agenda Prioritas
Dalam rangka mencapai sasaran yang ditetapkan, Badan POM telah menetapkan agenda
kegiatan prioritas yang telah, sedang dan akan dilaksanakan secara berkesinambungan,
sebagai berikut:
a. Pembenahan sistem akuntabilitas kinerja
Dalam rangka melaksanakan pembenahan dan pengembangan sistem akuntabilitas
kinerja, perlu dibuat suatu kebijakan tentang kewajiban bagi setiap unit eselon I, unit
eselon II dan unit kerja mandiri untuk menetapkan Indikator Kinerja Umum (IKU),
menyusun dokumen Rencana Strategis, dokumen Rencana Kinerja Tahunan dan
dokumen Penetapan Kinerja yang didalamnya juga memuat sasaran dan indikator
kinerja pencapaian sasaran yang telah ditetapkan.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 139
Selanjutnya IKU dan dokumen Penetapan Kinerja digunakan sebagai tolok ukur dalam
pengukuran kinerja masing-masing satuan/unit kerja secara berkala, sekaligus sebagai
alat untuk mengendalikan dan memperbaiki kinerja organisasi. Hasil pengukuran dan
pengumpulan data kinerja berdasarkan capaian masing-masing indikator kinerja dan
IKU disajikan dalam LAKIP, dengan disertai penjelasan mengenai keberhasilan maupun
kegagalan pelaksanaan kegiatan/program dan faktor-faktor yang mempengaruhinya.
Analisis perbandingan capaian kinerja dari waktu ke waktu maupun secara kumulatif
hingga periode tertentu juga disajikan untuk menggambarkan perkembangan kinerja
organisasi. Selanjutnya informasi yang disajikan dalam LAKIP dimanfaatkan sebagai
masukan dalam kajian manajemen untuk rencana perbaikan kinerja organisasi secara
keseluruhan.
Tahapan pembenahan dan pengembangan SAKIP dilanjutkan dengan membangun
sistem pengumpulan data kinerja secara memadai dan handal. Data kinerja yang
dikumpulkan merupakan data yang diperoleh dari hasil pengukuran capaian masing-
masing indikator kinerja dan IKU secara periodik (triwulanan). Dengan demikian
pengumpulan data kinerja tidak lagi bersifat adhoc pada saat penyusunan LAKIP, dan
dapat dimanfaatkan untuk memantau dan pengendalian kinera secara berkala.
Sebagai instrumen dalam evaluasi implementasi SAKIP, pada tahun 2011 Badan POM
juga telah menyusun Pedoman Evaluasi SAKIP di lingkungan Badan POM yang
dikukuhkan dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM. Dengan demikian diharapkan
evaluasi implementasi SAKIP dapat dilaksanakan secara terarah dan konsisten, sekaligus
sebagai pemenuhan terhadap salah satu persayratan implementasi SAKIP yang memadai.
b. Sosialisasi dan Implementasi
Melalui kegiatan sosialisasi implementasi SAKIP secara berkala, diharapkan para pihak
yang terlibat langsung dalam penerapan SAKIP dapat lebih memahami konsep SAKIP
dan selanjutnya dapat mengimplementasikan SAKIP dengan lebih baik.
Dalam rangka percepatan implementasi SAKIP yang memadai di lingkungan Badan
POM, bimbingan teknis akan dilaksanakan terutama bagi unit eselon II/unit kerja
mandiri dengan kondisi SAKIP yang belum memadai. Dengan demikian SAKIP dapat
diterapkan secara memadai di seluruh unit eselon II/unit kerja mandiri.
E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja
Pembenahan SAKIP telah dimulai pada akhir tahun 2010 dimulai dengan telah dibuatnya
kebijakan tentang penetapan Indikator Kinerja Utama (IKU) Badan POM serta IKU bagi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 140
setiap satker, unit eselon II, serta unit kerja mandiri di lingkungan Badan POM, yang
dikukuhkan dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM. Selanjutnya IKU yang telah
ditetapkan digunakan untuk mengarahkan dan mengukur kinerja organisasi di tahun-
tahun berikutnya.
Pada tahun 2011 dilaksanakan reviu terhadap IKU, dimulai dengan penyusunan peta
strategis Badan POM (dilakukan di area perubahan tata laksana). Reviu IKU ini
digunakan untuk menilai kelayakan dan relevansi IKU dengan kondisi terkini, sehingga
dapat dijadikan dasar untuk pengambilan kebijakan untuk tetap menggunakan IKU
ataukah perlu dilakukan penyesuaian IKU.
Selanjutnya pada setiap awal tahun akan dilaksanakan evaluasi terhadap implementasi
SAKIP dan capaian kinerja berdasarkan IKU yang telah ditetapkan.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 141
Secara rinci, tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan kegiatan sebagai berikut :
Formulir 3
Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
No
PROGRAM/KEGIATAN
HASIL YANG
DIHARAP-KAN
PE-NANG-GUNG JAWAB
ALO-K
ASI
WAK-TU
2011 2012 2013 2014 HAL
YANG DIPERLU-KAN
ESTIMASI
ANGG
ARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #
PENGUAT-AN AKUNTABILITAS KINERJA
3 M
167
Menyusun modul penyusunan indikator kinerja utama (IKU)
modul penyusunan indikator kinerja utama (IKU)
POKJA 4
1 Tahun
168
Menyusun pedoman evaluasi kinerja
pedoman evaluasi kinerja
POKJA 4
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 142
169
Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala
Laporan monitoring dan evaluasi kegiatan secara berkala
POKJA 4
4 Tahun
17
0
Mengukur pencapaian IKU
Laporan Pencapaian IKU Badan POM
POKJA 4
4 Tahun
171
Menyusun Peta strategi
Dokumen Peta Strategi Badan POM
POKJA 4
1 Tahun
172
Melakukan review IKU
Laporan Kegiatan review IKU Badan POM
POKJA 4
4 Tahun
173
Mengkoordinasikan penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM
penerapan SAKIP pada setiap unit kerja di lingkungan Badan POM
POKJA 4
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 143
174
Pengembangan sistem manajemen kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja
Terciptanya sistem manajemen kinerja berbasis pencapaian indikator output unit kerja
POKJA 4
1 Tahun
175
Uji coba penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja
Laporan hasil uji coba penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja
POKJA 4
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 144
176
Penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja
Laporan penerapan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator output unit kerja
POKJA 4
1 Tahun
177
Pengembangan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu
Laporan hasil sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu
POKJA 4
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 145
178
Penetapan dan pemberlakukan sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu
Terlaksananya sistem reward dan punishment untuk keberhasilan pencapaian indikator kinerja individu
POKJA 4
1 Tahun
179
Pengembangan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID
Pengembangan dan Penerapan pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID
POKJA 4
1 Tahun
180
Penerapan mekanisme pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID
Pengembangan dan Penerapan pemberian informasi dan pengelolaan pengaduan oleh PPID
POKJA 4
4 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 146
181
Evaluasi PPID
Laporan hasil evaluasi PPID
POKJA 4
4 Tahun
182
Pelatihan penyusunan LAKIP
meningkatnya Kompetensi mengenai penyusunan LAKIP
POKJA 4
4 Tahun
183
Evaluasi LAKIP (sampling)
Laporan hasil evaluasi LAKIP (sampling)
POKJA 4
4 Tahun
184
Melakukan review laporan keuangan
Laporan/data review laporan keuangan
POKJA 4
4 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 147
F. Penanggungjawab
Sebagai penanggung jawab program adalah Pokja 4 yang diketuai oleh Inspektur Badan
POM. Dalam melaksanakan kegiatannya, Inspektur melibatkan unit kerja terkait,
misalnya Biro Perencanaan dan Keuangan.
G. Rencana Anggaran
Untuk melaksanakan seluruh kegiatan, dibutuhkan anggaran sebesar Rp. 3 M sampai
tahun 2014
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 148
PROGRAM
PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK
A. Pencapaian
Dalam melakukan reformasi birokrasi Badan POM telah berupaya untuk meningkatkan
pelayanan publik baik pre market maupun post market melalui perbaikan sistem dan
peningkatan sarana dan prasarana pelayanan publik untuk registrasi, penerbitan Surat
Keterangan Impor (SKI), Surat Keterangan Ekspor (SKE) dan sertifikasi obat, obat
tradisional, suplemen makanan, kosmetika dan pangan, serta penilaian iklan Obat, Obat
Tradisional dan Suplemen Makanan sebelum beredar. Sebagai tahap awal reformasi
birokrasi, telah dilakukan launching layanan satu atap pada April 2009 untuk memberikan
pelayan dengan lebih transparan serta meningkatkan kenyamanan pelayanan registrasi
obat dan makanan yang dilengkapi dengan fasilitas terkini yang telah disesuaikan
dengan kebutuhan untuk menunjang pendaftaran registrasi dan pelayanan SKI secara
elektronik. Dengan adanya sarana pelayanan publik khusus diharapkan dapat
memberikan kenyamanan dan kemudahan stakesholder.
Untuk pre market, seiring dengan Harmonisasi ASEAN di bidang kosmetika maka sistem
pendaftaran/registrasi produk kosmetika
saat ini telah berubah menjadi sistem
notifikasi dimana pelayanan notifikasi
dapat diakses secara Online (e-notifikasi).
Sistem elektronik juga dikembangkan
pada pendaftaran, obat dan produk
biologi, obat tradisional, suplemen
makanan dan pangan. Pada tahun ini
pengembangan e-registration
diprioritaskan pada pangan low risk. Diharapkan dengan adanya sistem e-registrasi maka
pelayanan yang cepat dan efisien dapat tercapai.
Pelayanan di bidang ekspor obat dilakukan melalui penerbitan Surat Keterangan Ekspor
(SKE) yang harus ditunjang dengan adanya Surat Keterangan GMP sebagai bukti
pemenuhan GMP pada fasilitas produksi di Industri Farmasi. Seiring dengan upaya
peningkatan pelayanan di bidang ekspor obat, kemudahan dalam pelayanan penerbitan
surat keterangan GMP yang saat ini masih dilakukan secara manual, telah dilakukan
Gambar 6 Registrasi produk
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 149
rintisan pengembangan sistem pelayanan secara elektronik berupa penyusunan kerangka
acuan dan konsep sistem yang akan dibangun.
Dalam rangka menjamin kebenaran informasi tentang Obat, Obat Tradisional dan
Suplemen Makanan yang memenuhi persyaratan dan ketentuan periklanan yang berlaku
maka Badan POM juga melakukan Penilaian Iklan Obat, Obat Tradisional dan Suplemen
Makanan sebelum beredar. Sebagai upaya dalam meningkatkan pelayanan publik di
bidang penilaian iklan sebelum beredar, ketepatan waktu penilaian dan pelayanan
menjadi tolok ukur keberhasilannya.
Saat ini telah disempurnakan Standar Pelayanan Publik dengan menetapkan Standar
Pelayanan Minimal dalam tiap jenis pelayanan. Penyusunan standar pelayanan publik
akan melibatkan stakesholder dengan tujuan mengakomodir kebutuhan stakesholeder
dalam pelayanan publik yang efektif dan efisien.
Untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam bidang pelayanan publik, telah
dikembangkan standar kompetensi penilai keamanan, mutu, kasiat dan kemanfaatan
obat, obat tradisional, suplemen makanan, kosmetika dan pangan (pada program
penataan manajemen SDM aparatur). Pengembangan standar kompetensi tersebut
diiringi dengan penetapan kebutuhan pelatihan bagi penilai sehingga pelatihan sesuai
dengan standar kompetensi yang ditetapkan.
Perkuatan legalisasi pelayanan publik terus diupayakan untuk meningkatkan pelayanan
sesuai perkembangan teknologi terkini dengan melakukan penyusunan maupun revisi
peraturan dan ketentuan di bidang pengawasan Obat, Obat Tradisional, Suplemen
Makanan, Kosmetika dan Pangan (pada program penataan prraturan perundang-
undangan). Peraturan tersebut dipublikasikan baik melalui sosialisasi maupun
pencantuman dalam website Badan POM untuk kemudahan akses (pada program
monitoring dan evaluasi).
Sebagai jaminan konsistensi pelayanan publik, pengembangan Quality Management
System (QMS) Badan POM telah dilakukan (pada program penataan tatalaksana). QMS
ini bertujuan agar proses pelayanan publik dapat berjalan efisien dan efektif.
Untuk post market, sejak bulan Juli 2008, penerbitan SKI dilakukan melalui jalur
elektronik (on-line) atau National Single Window (NSW) dan atau manual. Sistem NSW
adalah suatu sistem yang memungkinkan dilakukannya Single Submission of Data and
Information; Single Synchronous processing Data and Information; dan Single Decision Making
for customs release and clearance of cargoes. (Peraturan Pemberlakuan sistem elektronik
terlampir).
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 150
Saat ini, penerbitan SKI untuk bahan baku dan produk jadi atau produk terdaftar Obat
dan Makanan secara elektronik telah dilakukan di Pusat, Balai Besar POM di Medan,
Semarang dan Surabaya. Sedangkan pemasukan produk jadi yang diperuntukkan untuk
tujuan riset, pameran dan keperluan sendiri (Special Access Scheme) masih dilakukan
secara manual. Diharapkan dengan adanya sistem NSW maka pelayanan publik yang
murah, terjangkau, cepat dan aman dapat tercapai.
Penerbitan SKI erat kaitannya dengan pelayanan publik sehingga Badan POM berusaha
untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dengan menetapkan Tingkat
Layanan (Servive Level Agreement) di lingkungan Badan POM. (Terlampir Keputusan
mengenai SLA).
Pemasukan produk obat, obat tradisional, kosmetika, produk komplemen dan makanan
dari berbagai negara ke Indonesia menyebabkan pemerintah dalam hal ini Badan POM,
tidak dapat memberikan proteksi secara sepihak kepada produk-produk dalam negeri.
Oleh karena itu, untuk mencegah beredarnya obat, obat tradisional, kosmetik, produk
koplemen dan makanan tanpa ijin edar Badan POM menerbitkan Peraturan Kepala
Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia tentang Pengawasan
Pemasukan Obat dan Makanan sebagai berikut :
1. Peraturan Kepala Badan POM Nomor HK.03.1.23.04.11.03724 tahun 2011 tentang
Pengawasan Pemasukan Kosmetika (terlampir)
2. Peraturan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.42.2996 tentang Pengawasan
Pemasukan Obat Tradisional (terlampir)
Sedangkan untuk produk komplemen, penerbitan SKI masih mengacu pada peraturan
Kepala Badan POM tentang Obat Tradisional. Diharapkan ke depan dapat diterbitkan
Peraturan Kepala Badan Pom tentang Pengawasan Pemasukan Produk Komplemen.
Selain pelayanan SKI, pengawasan post market juga memberikan pelayanan untuk
penerbitan Surat Keterangan Ekspor (SKE). Saat ini, pelayanan SKE masih dilakukan
secara manual dimana pemohon datang dan POM dengan membawa surat permohonan.
Diharapkan ke depan, akan dikembangkan sistem elektronik untuk SKE sehingga akan
mengefisiensikan waktu dan biaya.
Badan POM juga melakukan pemberdayaan masyarakat (public empowerment) agar
masyarakat memiliki kesadaran dan kemampuan untuk mencegah dan melindungi diri
sendiri terhadap risiko dari Obat dan Makanan yang tidak memenuhi standar yang
berlaku.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 151
Terkait perlindungan kesehatan masyarakat dari risiko produk obat dan makanan yang
tidak memenuhi syarat, maka Badan POM melakukan kegiatan untuk membentuk citra
positif Badan POM, layanan pengaduan dalam rangka penanganan kasus/keluhan yang
merupakan kepentingan, keinginan dan harapan konsumen (consumer insight),
penyuluhan kepada industri rumah tangga pangan (IRTP), Penyuluhan Keamanan
Pangan, bimbingan industri obat tradisional, layanan informasi obat dan keracunan.
Untuk itu, Badan Pengawas Obat dan Makanan menyusun program dan kegiatan dengan
lebih mengedepankan upaya perlindungan
kepada masyarakat dengan dasar analisis
risiko. Program kegiatan tersebut
merupakan bagian dari pelayanan publik
yang diberikan Badan POM kepada
masyarakat melalui komunikasi, informasi
dan edukasi (KIE).
Seiring dengan era teknologi informasi saat
ini, maka strategi KIE yang dilakukan dan media yang digunakan adalah dengan
memanfaatkan teknologi media dan teknologi informasi yang sedang banyak diminati di
masyarakat sehingga pendekatannya sesuai dengan apa yang ada di masyarakat.
Lebih jauh, kegiatan pemberdayaan masyarakat diharapkan juga merupakan strategi,
fungsi kebijakan dan kemampuan untuk berhubungan dengan publik dalam membentuk
kebijakan yang pada akhirnya dapat berpengaruh terhadap pemulihan citra institusi
(Corporate Image Recovery). Hal ini selain dapat mengatasi krisis, juga guna mendukung
program kebijakan revitalisasi Badan POM, terkait public awareness yaitu mewujudkan
kesadaran dan pengetahuan masyarakat akan pentingnya informasi, publikasi dan
edukasi terkait obat dan makanan sehingga masyarakat dapat melindungi diri dari
produk yang dapat berisiko terhadap kesehatan.
Sebagai tolak ukur keberhasilan upaya peningkatan pelayanan yang telah dilakukan
Badan POM, juga dilakukan pengukuran dari sudut pandang pelanggan yaitu dengan
melakukan survey kepuasan pelanggan dari para stakeholder yang selanjutnya
dievaluasi guna penyempurnaan pelayanan publik.
Gambar 7 Pemberian KIE terhadap konsumen
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 152
B. Rencana
Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market.
Penguatan pelayanan publik untuk pengawasan pre market dilakukan dengan
menyelenggarakan pelayanan registrasi Obat dan Makanan dengan pendekatan
CEPPATT (Cekatan, Efisien, Profesional, Pasti, Akuntabel, Transparan dan Tanggap),
dengan penjelasan sebagai berikut:
Cekatan (Sigap dan terampil dalam melayani registrasi obat dan makanan, serta
memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik);
Efisien (Optimalisasi proses pra registrasi melalui self assessment oleh pendaftar,
konsistensi proses penilaian, pra sertifikasi melalui self assessment pendaftar, proses
pendaftaran iklan);
Profesional (Melakukan penilaian dengan akurat dan scientific based);
Pasti (Kepastian persyaratan registrasi, sertifikasi dan pendaftaran iklan, kepastian
waktu pelayanan dan pemenuhan terhadap timeline, kepastian biaya PNBP obat dan
makanan yang dibayarkan sesuai peraturan yang berlaku);
Akuntabel (Penilaian obat dan makanan sertifikasi dan pendaftaran iklan dapat
dipertangung jawabkan sesuai peraturan dan ilmiah);
Tanggap (Responsif terhadap keluhan pendaftar melalui tindakan CAPA (corrective
action, preverentive action);
Transparan (Semua persyaratan dan prosedur dapat diakses oleh pendaftar)
Dengan demikian CEPPATT merupakan perluasan dari 14 aspek pelayanan publik.
Selain perbaikan pada pola pelayanan keluar, ke dalam Badan POM juga melakukan
perbaikan ke dalam. Ke depan, akan dilakukan berbagai intervensi dalam rangka
meningkatkan pelayanan seperti peningkatan Quality Management System (QMS) dan
elektronisasi registrasi obat dan makanan. Sistem Notifikasi Kosmetika secara on-line
merupakan satu yang akan dikembangkan pertama, dilanjutkan dengan pengembangan
sistem registrasi on-line untuk obat, obat tradisional, supplemen makanan dan makanan
dilakukan secara bertahap.
Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market
Penguatan pelayanan publik untuk pengawasan post market, dilakukan dengan
menyelenggarakan Pelayanan PRIMA dalam Penerbitan SKI/SKE, dengan penjelasan
sebagai berikut :
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 153
Perbaikan layanan secara terus menerus (Menyesuaikan dengan perubahan,
menciptakan lingkungan yang nyaman dan kondusif, melibatkan staf dalam
perencanaan perubahan);
Revitalisasi sumber daya manusia (Training petugas layanan peningkatan
kompetensi SDM, training costumer/pelanggan);
Intensifikasi sistem layanan (Penyempurnaan bisnis proses system, penyempurnaan
sistem antrian, ketersediaan tracking system);
Memangkas birokasi layanan (Penyederhanaan prosedur layanan, penyederhanaan
persyaratan - tetap mengutamakan SEQ, kepastian waktu layanan, kemudahan akses
pembayaran, transparasi biaya);
Atasi keluhan pelanggan (Kecepatan dalam penanganan keluhan, layanan
konsultasi/help desk untuk bisnis proses dan sistem, layanan informasi konsumen)
Ke depan, akan dilakukan dengan pengembangan NSW melalui :pengembangan e-
registrasi Single Sign On (SSO), perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai
Besar/Balai POM di seluruh Indonesia, perencanaan SKI paperless / sertifikat elektronik
non signature, identifikasi dan updating HS code obat dan makanan serta perencanaan
dan pembangunan/Penerbitan SKE secara elektronik (on line) untuk sertifikasi Sarana
Produksi, sertifikasi Sarana Distribusi dan pendaftaran iklan.
Peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, akan
dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut : mengimplementasikan strategi komunikasi
dan kehumasan, melakukan identifikasi berita tentang Badan POM di media, melakukan
pemetaan media, melakukan review strategi komunikasi dan kehumasan, melakukan
penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung, meningkatkan layanan
pengaduan konsumen, melaksanakan Mapping Potensial Konsumen ULPK,
pengembangan Layanan Informasi Obat dan Makanan yang up-to-date (termasuk
peningkatan layanan informasi obat dan informasi keracunan serta pengembangan
sistem informasi dan perkuatan infrastruktur teknologi informasi), meningkatkan
layanan perpustakaan Badan POM, meningkatkan penyebaran informasi keamanan
pangan, meningkatkan penyebaran informasi obat asli Indonesia, serta meningkatkan
layanan perpustakaan Badan POM
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 154
Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta
Kalibrasi Alat Ukur
Ruang lingkup perkuatan pengujian produk obat dan makanan serta kalibrasi alat ukur
adalah sebagai berikut: peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan
kalibrasi, penambahan ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang terakreditasi,
peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding, peningkatan kepuasan pelanggan.
Dalam mewujudkan penguatan pelayanan pengujian produk obat dan makanan serta
kalibrasi alat ukur, akan dilakukan langkah-langkah pemenuhan sarana dan prasarana
termasuk peningkatan kompetensi pengujian untuk memenuhi timeline pengujian yang
ditetapkan.
C. Kriteria Keberhasilan
Berbeda dengan kriteria keberhasilan untuk program reformasi birokrasi yang lain,
kriteria keberhasilan untuk program peningkatan pelayanan publik, lebih detil
ditetapkan. Hal ini dilakukan karena muara seluruh program reformasi birokrasi Badan
POM adalah perbaikan mutu pelayanan publik yang dilakukan oleh Badan POM.
Dengan demikian kepercayaan masyarakat, dan stakeholder yang lain pada Badan POM
diharpkan meningkat pula. Indikator/kriteria keberhasilan yang lebih detil/mikro ini
juga diharapkan dapat digunakan sebagai bahan informasi dan promosi reformasi
birokrasi kepada masyarakat.
Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market
1) Kriteria Keberhasilan pelayanan satu atap
a. Pembangunan dan pengadaan sarana dan prasarana tepat waktu.
b. Terwujudnya sistem pelayanan registrasi yang lebih sistematis, cepat dan
professional.
c. Tersedia Sumber Daya Manusia terlatih sesuai dengan kebutuhan.
2) Kriteria keberhasilan pembangunan/pembenahan sistem registrasi on-line untuk
obat, makanan dan komestik
a. Tersedianya sistem data base obat dan makanan yang sudah terintegrasi dan
sistem aplikasi manajemen data.
b. Terwujudnya proses kerja bagian operasional dan tempat penyimpanan data
serta pengelolaan yang lebih tersentralisasi (evaluasi melalui audit internal).
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 155
3) Kriteria Keberhasilan implementasi/sosialiasi sistem registrasi on-line untuk obat,
makanan dan komestik
a. Kemudahan akses informasi bagi pendaftaran tanpa harus melakukan interaksi
langsung dengan petugas (melalui survey pelanggan terhadap ketersediaan
informasi)
b. Pembaharuan data secara terus menerus (monitoring dan evaluasi data terkini).
c. Kemudahan untuk melakukan pemantauan terhadap proses registrasi produk
(evaluasi jumlah pemanfaatan electronic tracking system).
Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market
1) Kriteria Keberhasilan Pengembangan /NSW
a. Terwujudnya system e-registrasi SSO yang lebih efisien
b. Terwujudnya perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai Besar/Balai
POM di seluruh Indonesia
c. Terwujudnya SKI paperless / sertifikat elektronik non signature
d. Pembaharuan data HS code khusus obat dan makanan
2) Kriteria keberhasilan pembangunan sistem registrasi on-line untuk SKE obat, obat
tradisional, kosmetik dan makanan
a. Kemudahan akses informasi bagi produsen/eksportir tanpa harus melakukan
interaksi langsung dengan petugas
b. Tersedianya sistem data base obat dan makanan yang sudah terintegrasi
Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik
1) Kriteria Keberhasilan implementasi strategi komunikasi dan kehumasan adalah :
Terlaksana kegiatan strategi komunikasi dan kehumasan melalui jumpa pers, media
visit, talkshow, pameran, iklan layanan masyarakat, artikel dimedia dll.
2) Kriteria Keberhasilan identifikasi berita tentang Badan POM di media adalah :
Teridentifikasinya berita berimplikasi positif, netral dan negatif terhadap Badan
POM.
3) Kriteria keberhasilan pemetaan media, adalah :
Teridentifikasinya media massa yang memuat berita tentang Badan POM.
4) Kriteria keberhasilan review strategi komunikasi dan kehumasan, adalah :
Terciptanya strategi komunikasi dan kehumasan sesuai kebutuhan.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 156
5) Kriteria Keberhasilan melakukan penanganan keluhan/saran /masukan secara
langsung, adalah :
a. Terpenuhinya penanganan keluhan/saran /masukan
b. Terselesaikannya permasalahan/keluhan konsumen
6) Kriteria Keberhasilan layanan pengaduan konsumen, adalah :
a. Meningkatnya layanan pengaduan konsumen
b. Tercapainya kepuasan konsumen
7) Kriteria Keberhasilan Mapping Potensial konsumen ULPK Badan POM, adalah :
Tersedianya data konsumen yang potensial terhadap ULPK Badan POM
8) Kriteria Keberhasilan layanan informasi obat dan keracunan, adalah :
a. Terpenuhinya permintaan informasi terkait dengan obat dari stakeholder
termasuk masyarakat luas
b. Tersedianya akses informasi yang mudah terkait dengan obat dan keracunan
bagi peminta informasi termasuk kemudahan menghubungi petugas pemberi
informasi dan tersedianya informasi obat dan keracunan di website Badan POM.
c. Meningkatnya permintaan informasi obat dan keracunan
9) Kriteria Keberhasilan layanan perpustakaan Badan POM, adalah :
a. Meningkatnya jumlah pengunjung perpustakaan
b. Meningkatnya jumlah pustaka yang terkait dengan pengawasan Obat dan
Makanan
10) Kriteria keberhasilan penyebaran informasi obat asli Indonesia, adalah :
a. Terlaksananya penyebaran informasi melalui pameran obat asli Indonesia di
dalam negeri maupun di luar negeri.
b. Jumlah konsumen yang memperoleh informasi obat asli Indonesia.
c. Terlaksananya bimbingan teknis kepada industri obat asli Indonesia.
d. Jumlah industri obat asli Indonesia yang mengikuti bimbingan teknis.
e. Jumlah permintaan terhadap publikasi yang diterbitkan oleh Direktorat Obat
Asli Indonesia.
f. Jumlah masyarakat yang mengunjungi Kebun Tanaman Obat Citereup.
g. Frekuensi pelaksanaan talkshow obat asli Indonesia.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 157
Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta
Kalibrasi Alat Ukur
1) Kriteria keberhasilan peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan
kalibrasi adalah :
a. Tersedianya sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi sesuai kebutuhan.
b. Terimplementasinya Prosedur Tetap Jaminan Mutu dan Instruksi Kerja
Pelayanan Pengujian.
2) Kriteria keberhasilan penambahan ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang
terakreditasi, adalah :
a. Tersedianya Metode Analisis yang tervalidasi.
b. Tersedianya sumber daya manusia yang kompeten.
3) Kriteria keberhasilan peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding, adalah :
a. Terselenggaranya uji kolaborasi Baku Pembanding.
b. Tersedianya anggaran pengadaan Baku Pembanding.
4) Kriteria keberhasilan peningkatan kepuasan pelanggan, adalah :
a. Tersedianya fasilitas dalam memenuhi pelayanan publik.
b. Tersedianya prosedur evaluasi pelayanan pelanggan.
D. Agenda Prioritas
Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Pre Market
1. Pengembangan sistem notifikasi kosmetika secara on-line menjadi priotitas utama
karena sejalan dengan implementasi harmonisasi ASEAN dalam bidang kosmetika.
Pengembangan dimulai pada tahun 2010 dan telah diimplementasikan sejak awal
tahun 2011.
2. Pengembangan sistem registrasi on-line secara bertahap untuk obat, obat tradisional,
supplemen makanan dan makanan :
a. Tahun 2011 diprioritaskan untuk pengembangan registrasi on-line produk
pangan low risk.
b. Tahun 2012 untuk pengembangan registrasi on-line obat, obat tradisional dan
supplemen makanan,
3. Penyediaan layanan informasi obat dan produk biologi berbasis web.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 158
Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market
1. Pengembangan sistem e-registrasi SSO untuk obat, obat tradisional, kosmetik,
suplemen makanan dan makanan diprioritaskan untuk mengefisiensikan sistem
registrasi NSW yang sudah ada. Pengembangan SSO telah dimulai sejak tahun 2011.
2. Perencanaan untuk mewujudkan SKI yang paperless/sertifikat elektronik non
signature pada tahun 2011 sehingga dapat dikembangkan pada tahun 2012
3. Identifikasi HS code khusus untuk obat dan makanan pada tahun 2011 sehingga
dapat dilakukan updating data HS Code pada tahun 2012
4. Perencanaan Pembangunan/Penerbitan SKE secara elektronik (on line)
Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik
Peningkatan frekuensi informasi publik yang dapat difasilitasi untuk dipublikasi ke
media massa dan stakeholder.
1. Penguatan layanan pengaduan/permintaan informasi tentang obat dan makanan.
2. Pengembangan system layanan informasi obat dan keracunan dengan memanfaatkan
teknologi media dan teknologi informasi komunikasi sesuai dinamika perkembangan
3. Peningkatan kualitas layanan informasi obat dan keracunan melalui :
4. Penguatan layanan informasi obat melalui perluasan diseminasi Approved label
produk obat
a. Penguatan layanan informasi keracunan diprioritaskan pada pengembangan dan
pemutakhiran data kasus dan insiden keracunan terutama terkait dengan
keracunan pangan sehingga data-data tersebut dapat dimanfaatkan baik internal
maupun eksternal Badan POM untuk merencanakan program/kegiatan terkait.
b. Pengembangan Layanan perpustakaan diprioritaskan pada penyediaan pustaka
secara online dan integrasi pustaka dari semua Balai Besar/Balai POM di
Indonesia
5. Peningkatan frekuensi bimbingan teknis yang dapat dilaksanakan kepada industri
obat asli Indonesia. (Dit OAI)
Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta
Kalibrasi Alat Ukur
1. Peningkatan prosentase pencapaian time line pengujian dan kalibrasi melalui
ketersediaan sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi serta pelatihan SDM
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 159
sesuai kebutuhan. Pengadaan instrumen laboratorium secara massive dimulai sejak
tahun 2008 dan berlanjut hingga sekarang.
2. Penambahan 100 ruang lingkup pengujian dan kalibrasi yang terakreditasi pada
tahun 2012.
3. Peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding melalui automatisasi proses
pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding, perluasan jejaring kolaborasi Baku
Pembanding dan penunjukan Laboratorium Unggulan untuk Baku Pembanding di
BB/BPOM tahun 2012.
4. Peningkatan kepuasan pelanggan melalui peningkatan informasi pelayanan
pengujian secara real time (on line) dan perbaikan penanganan pelayanan parkir tahun
2012.
E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja
1. Pelayanan Satu Atap (One Roof Service)
Tahapan Kerja :
a) Pembangunan Gedung Pelayanan Publik
b) Penyiapan Sarana Pendukung
c) Penyiapan sumberdaya manusia untuk menunjang pelayanan registrasi
d) Sosialisasi dan implementasi
Waktu/Jangka Waktu Pelaksanaan :
a) Pembangunan dan penyiapan sarana pelayanan telah dimulai sejak tahun 2007–
2008.
b) Penyiapan sumberdaya manusia telah dilakukan sejak tahun anggaran 2008–
2009.
c) Sosialisasi dan Implementasi
- Pemanfaatan sarana pelayanan registrasi obat dan makanan
Untuk mewujudkan pelayanan publik yang lebih transparan telah dibangun
gedung khusus untuk pelayanan satu atap dengan pelayanan registrasi Obat
dan Makanan yang terpisah dari ruang kerja/ruang Evaluasi. Fasilitas yang
tersedia pada gedung baru adalah ruang tunggu yang lebih nyaman. Ruang
Konsultasi yang lebih terbuka untuk menunjukan transparasi serta dilengkapi
dengan sarana penunjang pelayanan publik ini telah dimanfaatkan sejak bulan
April 2009.
- Implementasi sistem antrian otomatis
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 160
Dalam upaya meningkatkan ketertiban dalam pelayanan registrasi Obat dan
Makanan sedang dikembangkan sistem antrian otomatis yang direncanakan
akan di Louncing pada akhir Desember 2009.
- Visualisasi Tata Cara Pendaftaran Obat dan Makanan
Visualisasi tata cara pendaftaran obat dan makanan bertujuan untuk
memberikan informasi tata cara pendaftaran obat dan makanan dengan cara
yang lebih mudah untuk dipahami oleh pendaftar.
2. Pengembangan sistem registrasi on-line untuk obat, makanan dan komestik
Tahapan kerja :
a) Pemutakhiran database obat dan makanan yang lengkap dan komprehensif.
b) Identifikasi dan penyiapan peraturan, pedoman dan prosedur guna penerapan
sistem self assessment.
c) Penyiapan sistem aplikasi manajemen data.
d) Penyediaan sarana penunjang registrasi sistem elektronik.
e) Penyiapan sumber daya manusia
f) Sosialisasi dan implementasi
Waktu/jangka waktu pelaksanaan :
a) Persiapan untuk perancangan dan pembuatan program aplikasi sistem registrasi
elektronik telah dimulai dari tahun 2008 serta penyelesaian ditargetkan di tahun
2012.
b) Sosialisasi dan implementasi
- Implementasi pemutakhiran database obat dan makanan
Implementasi pembaharuan database obat dan makanan harus selalu
dilakukan dan dipantau sacara terus menerus dengan program pengawasan
melekat.
- Sosialisasi dan implementasi peraturan, pedoman dan prosedur
Kejelasan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pendaftar merupakan salah
satu komponen pokok dalam proses registrasi obat dan makanan. Persyaratan
yang telah ditetapkan harus disosialisasikan kepada pelaku usaha.
Dalam implementasinya, informasi persyaratan tersebut harus disampaikan
kepada pendaftar melalui sarana yang mudah diakses baik secara manual
(ditempel pada papan pengumuman) maupun elektronik (melalui website).
- Sosialisasi dan implementasi sistem elektronik registrasi obat dan makanan.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 161
Implementasi sistem elektronik registrasi obat dan makanan diawali dengan uji
coba sistem untuk menguji akurasi data dan laporan (report) yang dihasilkan.
Untuk meningkatkan keterampilan dan pemahaman operator dan supervisor
perlu dilakukan pelatihan kepada pengguna, dalam hal ini sosialisasi dan
pelatihan kepada petugas internal Badan POM. Tahap selanjutnya, sosialisasi
dan pelatihan dilakukan kepada pendaftar.
- Sosialisasi notifikasi Kosmetika dimulai tahun 2010 akhir dan telah
diimplemantasikan pada tahun 2011. Sedangkan sosialisasi registrasi on-line
Obat, Obat Tradisional, Supplemen Makanan dan Makanan dimulai pada
tahun 2012 untuk target implementasi secara penuh pada tahun 2014.
3. Penguatan Pelayanan Publik Untuk Pengawasan Post Market
Tahapan kerja dan waktu pelaksanaan:
a) Pemutakhiran database obat Pengembangan e-reg SSO : tahun 2011
- Sosialisasi dan Implementasi e-reg SSO : tahun 2012
- Implementasi e-reg SSO dan Monev : tahun 2013
- Implementasi e-reg SSO dan Monev :tahun 2014
b) Perluasan catchment area penerbitan SKI on line di Balai Besar/Balai POM di
seluruh Indonesia :
- Pengembangan SKI on-line: tahun 2011
- Perluasan SKI on-line: tahun 2012
- Implementasi : tahun 2013
- Implementasi:tahun 2014
c) SKI paperless / sertifikat elektronik non signature
- Perencanaan SKI paperless / sertifikat elektronik non signature: tahun 2011
- Pengembangan SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature: tahun 2012
- MoU SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature : tahun 2013
- Implemetasi SKI paperless/ sertifikat elektronik non signature: tahun 2014
d) HS code khusus obat dan makanan
- Identifikasi HS code Obat dan Makanan: tahun 2011
- Up dating HS code di Bea Cukai: tahun 2012
- Sosialisasi HS Code Obat dan Makanan : tahun 2013
- Implementasi HS code Obat dan Makanan :tahun 2014
e) Pembangunan sistem registrasi on-line untuk SKE obat, obat tradisional,
kosmetik dan makanan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 162
- Perencanaan: tahun 2011
- Pembuatan SKE on-line: tahun 2012
- Pengembangan SKE on-line: tahun 2013
- Implementasi SKE on-line: tahun 2014
4. Pemberdayaan Masyarakat
1) Layanan informasi
- Penyediaan akses informasi terstandar (approved label)
- Pengembangan layanan rujukan dalam layanan informasi dan konsultasi
segala aspek penggunaan obat.
- penyediaan akses layanan informasi terkait keracunan akibat penggunaan
produk obat dan makanan yang tidak tepat termasuk pencegahan keracunan.
2) Informasi, Publikasi dan Edukasi
- Pembuatan produk informasi berbentuk cetak/elektronik seperti
informatorium, buku, booklet, buletin, leaflet, poster, presentasi, katalog,
kaleidoskop, video movie, rilis/public warning serta bahan/materi informasi
lainnya
- Publikasi, deseminasi, edukasi melalui kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis,
workshop/seminar, talkshow, pameran, artikel, iklan layanan masyarakat, dan
penyuluhan serta kegiatan lain dalam rangka perlindungan konsumen, yang
ditujukan ke kalangan eksternal.
- Pembangunan citra Badan POM melalui pengelolaan krisis : identifikasi krisis,
menganalisis krisis, mengatasi krisis serta mengevaluasi krisis melalui kegiatan
yang dapat meredam krisis, diantaranya melalui Press conference, dan media
visit.
- Penyuluhan industri OAI bertujuan untuk membina industri kecil OAI melalui
pelatihan, dokumentasi sederhana, sosialisasi peraturan yang terkait di bidang
obat tradisional, pedoman klaim, strategi pemasaran, hak kekayaan intelektual
terkait pengetahuan tradisional dan sistem pelaporan produksi/distribusi.
- Penyelenggaraan KIE tentang keamanan pangan.
3) Layanan perpustakaan
- Penyediaan akses ke sumber-sumber informasi dari seluruh dunia.
- Pengelolaan kepustakaan secara konvensional dan elektronik
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 163
- Penyediaan literatur rujukan terkait obat dan makanan dan terletak di pusat
serta di Balai Besar/Balai POM seluruh Indonesia.
4) Layanan pengaduan
- Penyelenggaraan layanan pengaduan
- Pemecahan masalah pengaduan yang menyangkut berbagai hal terkait produk
obat, makanan, kosmetik, obat tradisional
- Pemberian informasi dan penyelenggaraan komunikasi publik
- Pengembangan sistem peringatan dini (early warning system) yang berfungsi
sebagai petunjuk awal dalam pelaksanaan sampling pengawasan obat dan
makanan.
5. Penguatan Pelayanan Publik untuk Pengujian Produk Obat dan Makanan serta
Kalibrasi Alat Ukur
Tahapan kerja :
a) Menyusun standar sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi
b) Identifikasi kebutuhan sarana dan prasarana pengujian dan kalibrasi
c) Mengembangkan baku mutu pengujian termasuk timeline
d) Melakukan monitoring dan evaluasi capaian time line pengujian dan kalibrasi
setelah terpenuhi sarana dan prasaranan serta pelatihan SDM.
e) Automatisasi Proses Pengemasan dan Pelabelan Baku Pembanding tahun 2012.
f) Implementasi automatisasi proses pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding
tahun 2012-2013.
g) Evaluasi peningkatan jumlah dan jenis Baku Pembanding setelah implementasi
automatisasi proses pengemasan dan pelabelan Baku Pembanding tahun 2014.
h) Peningkatan kepuasan pelanggan melalui peningkatan informasi pelayanan
pengujian secara real time (on line) dan perbaikan penanganan pelayanan parkir.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 164
Secara umum, Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja sebagai berikut :
Formulir 3
Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
No
PROGRAM/KEGIATAN
HASIL YANG
DIHARAP-KAN
PE-NANG-GUNG JAWAB
ALO-KASI W
AK-
TU
2011 2012 2013 2014
HAL
YANG DIPERLU-KAN
ESTIMAS
I ANGGARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #
PENING-KATAN KUALITAS PELAYAN-AN PUBLIK
6,9 T
1
8
5
Identifikasi pelayanan publik Badan POM
Laporan hasil identifikasi pelayanan publik Badan POM
POKJA
5
1 Tahun
1
8
6
Penyusunan draft standar pelayanan
Draft pedoman standar pelayanan
POKJA
5
1 Tahun
1
8
7
Finalisasi standar pelayanan (QUICK WIN 1)
Dokumen Pedoman standar pelayanan
POKJA
5
3 BULAN
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 165
1
8
8
Pengembangan e-reg dan e-notifikasi
Meningkatnya pelayanan publik kepada stakeholder
POKJA
5
4 Tahun
1
8
9
Sosialisasi SP
Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat dan Pelaku usaha
POKJA 5,6,
7
1 Tahun
1
9
0
Implementasi SP
Meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat dan Pelaku usaha
POKJA 5,6,
7
4 Tahun
1
9
1
Penerapan sistem ekspor-impor
Meningkatnya pelayanan publik dalam sistem ekspor-impor
POKJA
6
3 th
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 166
1
9
2
Pernerapan e-reg dan e-notifikasi secara bertahap
Meningkatnya pelayanan publik kepada stakeholder
POKJA
5
4 Tahun
1
9
3
Perkuatan infrastruktur di seluruh unit layanan publik
Meningkatnya infrastruktur di seluruh unit layanan publik
POKJA 5,6,
7
3 Tahun
1
9
4
Peningkatan koordinasi lintas sektor termasuk advokasi pengawasan pangan jajanan anak sekolah (PJAS)
Meningkatnya Koordinasi dengn lintas sektor
POKJA
6
3 Tahun
1
9
5
Penyusunan pedoman evaluasi pelayanan publik
dokumen Pedoman evaluasi pelayanan publik
POKJA 5,6,
7
3 Tahun
1
9
6
Evaluasi kinerja pelayanan
Laporan hasil evaluasi kinerja pelayanan publik
POKJA 5,6,
7
3 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 167
1
9
7
Penyusunan dokumen level I, II, III, IV ISO 9001:2008
Sertifikat ISO 9001:2008
POKJA
1
1 Tahun
1
9
8
Sinkronisasi ISO 9001:2008 dari unit kerja yang sudah mendapatkan sertifikat ke sistem Badan POM
Penerapan ISO 9001:2008 dalam sistem Badan POM
POKJA
1
1 Tahun
1
9
9
Sinkronisasi ISO 17025 dari laboratorium pengujian Badan POM seluruh Indonesia dengan ISO 9001:2008 Badan POM
Penerapan ISO 17025 dengan ISO 9001:2008 dalam sistem Badan POM
POKJA
6
1 Tahun
2
0
0
Audit PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme)
Penerapan PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme) dalam Sistem Badan POM
POKJA
6
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 168
2
0
1
Sertifikasi sistem mutu (ISO 9001:2008) Badan POM (keseluruhan/1 sertifikat induk Badan POM dan 53 sertifikat unit kerja)
Sertifikat ISO 9001:2008
POKJA
1
1 Tahun
2
0
2
pemeliharaan sistem mutu ISO 9001:2008
Konsistennya penerapan sistem mutu ISO 9001:2008
POKJA
1
3 Tahun
2
0
3
Keanggotaan dalam PIC/s
Penerapan PIC/s (Pharmaceutical Inspection Cooperation Scheme) dalam Sistem Badan POM
POKJA
6
3 Tahun
2
0
4
pemeliharaan sistem mutu ISO 17025
Konsistensi sistem mutu ISO 17025
POKJA
6
3 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 169
2
0
5
Penyelenggaraan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat
Nilai kepuasan pelanggan diseluruh unit pelayanan Publik di Badan POM
POKJA 5,6,
7
1 Tahun
2
0
6
Sosialisasi metode pelaksanaan survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Balai POM
penerapan metode pelaksanaan survey kepuasan pelanggan di Balai Besar/Balai POM
POKJA 5,6,
7
1 Tahun
2
0
7
Penyelenggaraan survey kepuasan pelanggan untuk seluruh unit pelayanan Publik di Badan POM Pusat dan Balai Besar/Balai POM
Nilai kepuasan pelanggan diseluruh unit pelayanan Publik di Badan POM
POKJA 5,6,
7
3 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 170
2
0
8
pengembangan SOP, metode dan sarana penyampaian keluhan/saran/masukan
Meningkatnya Sistem Pelayanan Publik
POKJA 5,6,
7
2 Tahun
2
0
9
Penanganan keluhan/saran /masukan secara langsung
Meningkatnya Sistem Pelayanan Publik
POKJA 5,6,
7
4 Tahun
2
1
0
peningkatan layanan pengaduan konsumen
Meningkatnya Sistem Pelayanan Publik
POKJA
7
4 Tahun
2
1
1
evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA
Laporan hasil evaluasi keluhan/saran/masukan dan CAPA
POKJA
7
4 Tahun
2
1
2
Implementasi strategi komunikasi dan kehumasan
Penerapan strategi komunikasi dan kehumasan
POKJA
7
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 171
2
1
3
Identifikasi kelompok masyarakat (termasuk kelompok gender) dan pemangku kepentingan
Laporan Identifikasi kelompok masyarakat (termasuk kelompok gender) dan pemangku kepentingan
POKJA
7
1 Tahun
2
1
4
Mapping potensi masyarakat
Hasil Pemetaan potensi masyarakat
POKJA
7
1 Tahun
2
1
5
Review strategi komunikasi dan kehumasan
Laporan Hasil Review strategi komunikasi dan kehumasan
POKJA
7
1 Tahun
2
1
6
Pengembangan metode baru ke arah KIE yang lebih bersahabat
Peningkatan Pelayanan Publik ke arah KIE yang lebih bersahabat
POKJA
7
1 Tahun
2
1
7
Pengembangan target audience
Peningkatan Pelayanan Publik
POKJA
7
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 172
2
1
8
Peningkatan intensitas KIE dengan masyarakat
Peningkatan Pelayanan Publik
POKJA
7
3 Tahun
2
1
9
Peningkatan intensitas kehumasan
Peningkatan Pelayanan Publik
POKJA
7
3 Tahun
2
2
0
Evaluasi kehumasan
Peningkatan Pelayanan Publik
POKJA
7
3 Tahun
2
2
1
Evaluasi dan penyusunan grand design strategi baru
Laporan hasil Evaluasi dan penyusunan grand design strategi baru
POKJA
7
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 173
F. Penanggungjawab
Penanggungjawab Program Peningkatan Kualitas Kelayanan Publik, terdiri dari 4 area :
a) Perkuatan sistem pengawasan pre market untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan
Publik adalah Pokja 5, yang diketuai oleh Direktur Penilaian Obat dan Produk
Biologi. Dalam melaksanakan kegiatannya, Direktur Penilaian Obat dan Produk
Biologi berkoordinasi dengan Direktur Penilaian Obat Tradisional, Kosmetika dan
Suplemen Makanan, Direktur Penilaian Keamanan Pangan serta unit kerja terkait.
b) Perkuatan sistem pengawasan post market untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan
Publik adalah Pokja 6, yang diketuai oleh Direktur Inspeksi dan Sertifikasi Obat
Tradisional, Kosmetika dan Produk Komplemen. Dalam melaksanakan
kegiatannya, Direktur Inspeksi dan Sertifikasi berkoordinasi dengan Direktur
Pengawasan Produksi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Pengawasan
Distribusi Produk Terapetik dan PKRT, Direktur Inspeksi dan Sertifikasi Pangan,
Kepala Pusat Pengujian Obat dan Makanan Nasional dan seluruh Balai
Besar/Balai POM serta unit kerja terkait.
c) Pemberdayaan Masyarakat untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik adalah
Pokja 7, yang diketuai oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat.
Dalam melaksanakan kegiatannya, Kepala Biro Hukum dan Hubungan
Masyarakat berkoordinasi dengan Kepala Pusat Informasi Obat dan Makanan,
Direktur Obat Asli Indonesia, Direktur Surveilan dan Penyuluhan Keamanan
Pangan dan Balai Besar/Balai POM dan seluruh unit kerja terkait.
G. Rencana Anggaran
Biaya yang dibutuhkan untuk keseluruhan kegiatan dalam program Peningkatan kualitas
Pelayanan Publik adalah sebesar Rp. 6,9 T sampai dengan tahun 2014.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 174
PROGRAM
MANAJEMEN PERUBAHAN
Latar Belakang Permasalahan
1.1. Kebijakan arah perubahan
Dikaitkan dengan konsep ‘globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy
menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer,
competition, dan change.1 Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan
perubahan menjadi konstan. Hal ini tidak hanya terjadi di sektor privat. Sektor publik,
dimana semua proses serba lamban, mantap dan seluruh perubahan seolah-olah
terkendali, mau tidak mau, suka tidak suka, karena kepentingan pelanggan (yang
notabene sangat besar – karena pelanggan sektor publik tentu adalah masyarakat) juga
mengikuti kaidah 3 C ini. Namun sayangnya tidak banyak orang yang suka akan
perubahan, walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Perubahan harus dihadapi,
karena yang abadi adalah perubahan itu sendiri. Oleh karena itu, maka diperlukan satu
manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada
titik positif.
Sebagai organisasi publik, Badan POM RI, juga tidak lepas dari perubahan itu sendiri.
Perubahan yang terjadi baik dalam lingkup internal organisasi maupun perubahan yang
terjadi di luar lingkup organisasi yang membawa dampak baik positif bahkan negatif
bagi organisasi. Bagaimana perubahan ini dapat dikelola untuk sebesar-besar
kemaslahatan organisasi, sehingga seburuk apapun dampak perubahan bagi organisasi,
maka organisasi mampu mengantisipasinya. Atau bahkan dari cara pandang yang lebih
positif, bagaimana organisasi mengelola perubahan menjadi suatu yang bermanfaat bagi
organisasi, dan bagaimana organisasi mampu shaping the future bagi organisasi itu
sendiri, maka Badan POM pun harus mampu mengelola konsep perubahan tersebut.
Demikian juga para anggota organisasinya – yaitu seluruh SDM, harus pula mampu
mengelola perubahan ke arah yang positif.
Disadari bahwa mengelola perubahan bukan merupakan suatu yang sederhana.
Kebanyakan organisasi dan individu dalam organisasi resisten terhadap perubahan,
karena banyak faktor. Oleh karenanya, perubahan tetap harus dikelola serius, meskipun
berpotensi mempunyai hambatan yang cukup besar. 1 Michael Hammer dan James Champy, Reengineering the Corporation : A Manifesto for Business
Revolution, 1994
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 175
1.2. Dorongan perubahan
Perubahan pasti terjadi, seperti dikemukakan bahwa yang abadi adalah perubahan itu
sendiri. Oleh karena itu, perubahan menjadi sesuatu yang mutlak. Banyak hal yang
mendorong perubahan itu sendiri terjadi, yaitu :
Pengetahuan ekonomi;
Organisasi virtual;
Merger atau akuisisi;
Perdagangan secara elektronik
Konvergensi digital (dan seluruh konsekuensinya);
Privatisasi
Namun bukan hanya karena perubahan merupakan sesuatu yang mutlak dan banyak
faktor pendorong, maka dengan sendirinya perubahan mudah dilaksanakan, mudah
dikelola. Justru sebaliknya, banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan
dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan
itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan
(resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru
karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara
sembarangan.
Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar.
Penolakan bisa jelas terlihat (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes,
mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan
lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun,
kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.
1.3. Mengapa perubahan ditolak ?
Secara umum, manusia berada dalam comfort zonenya masing-masing. Ketika manusia
tersebut bersatu dalam suatu organisasi, comfort zone melebur menjadi comfort zone
organisasi. Oleh karenanya, ketika terjadi suatu “agitasi” yang “mengancam” comfort
zone”, reaksi paling wajar adalah penolakan.
Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, yaitu
penolakan yang dilakukan oleh individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau
organisasional.2
2 Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, Concepts, Controversies, and Application, 1991
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 176
1.3.1. Resistensi Individual
Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi
sebagai sumber penolakan atas perubahan.
Kebiasaan
Rasa aman
Faktor ekonomi
Takut akan sesuatu yang tidak diketahui
Persepsi
Kebiasaan Rasa Aman Faktor Ekonomi
Ketidakpastian Persepsi
1.3.2. Resistensi Organisasional
Organisasi, pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak
perubahan. Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan.
Inersia struktural/penolakan terstruktur
Fokus perubahan yang berdampak luas
Inersia kelompok kerja
Ancaman terhadap keahlian
Ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang mapan
Ancaman terhadap alokasi sumber daya
Resistensi Individual
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 177
Inersia Struktural Dampak Luas Perubahan Inersia Kelompok
Ancaman Keahlian Ancaman Kekuasaan Ancaman Alokasi
Sumberdaya
1.4. Kondisi Badan POM
Perubahan yang dilakukan di Badan POM adalah perubahan yang direncanakan, artinya
perubahan yang memang direncanakan sebaik baiknya dalam rangka peningkatan
kinerja. Artinya, kondisi saat ini dipandang sudah kurang sesuai dengan berbagai
tantangan yang dihadapi Badan POM. Kondisi Badan POM saat ini adalah :
Peraturan Perundang-undangan
Seperti diketahui bahwa dalam Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SisPOM), pilar
pengawasan adalah tiga lapis yaitu dunia usaha (industri dan distributor, pemerintah
dan masyarakat). Dari sisi pengawasan oleh Pemerintah, lebih dijelaskan dengan
diterbitkannya PP 38 tahun 2007, dimana sudah ada pembagian kewenangan antara
Pusat dan Daerah. Untuk memudahkan pembagian urusan pemerintah Pusat dan
Daerah, oleh Kemkes, diterbitkan Peraturan Menteri Kesehatan no 922 tahun 2008, yang
menjelaskan pembagian kewenangan pengawasan di bidang obat, obat tradisional,
kosmetika dan alat kesehatan. Sedangkan untuk pengawasan makanan, mengacu pada
UU Pangan nomor 7 tahun 1976 dan peraturan pelaksanaannya.
Setelah dilakukan pemetaan peraturan perundang-undangan, dasar hukum pelaksanaan
tugas, fungsi dan kewenangan Badan POM menyebar di banyak sekali peraturan
perundang-undangan, yang mungkin disharmoni antar satu peraturan perundang-
undangan dengan yang lain. Di sisi yang lain, disadari masih banyak keterbatasan pada
peraturan perundang-undangan yang sudah ada, misalnya integrasi dan sinkronisasi
antar peraturan yang masih “tenggang”, serta belum dituangkannya kewajiban dan
hubungan kerja antar masing-masing komponen pengawasan. Terjadi kekosongan
peraturan/regulasi yang dapat menjadi celah hukum ketika terjadi friksi atau perbedaan
Resistensi Organisasional
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 178
kepentingan antar komponen pengawasan, bahkan friksi dalam satu komponen.
Diperlukan suatu UU pengawasan Obat dan Makanan yang mengatur lebih
komprehensif dan holistik sehingga setiap potensi friksi tersebut dapat diminimalkan.
Struktur Organisasi
Pada saat ini struktur Badan POM disusun berdasarkan produk yang diawasi, yaitu Obat,
Makanan dan Obat Tradisional. Masing masing kedeputian mengelola setiap komoditi
tersebut dari hulu sampai hilir. Misalnya kedeputian 1, mengurus obat (produk terapetik)
mulai dari penyusunan standar sampai dengan pengawasan di lapangan. Begitu juga
dengan deputi 2 dan 3. Dalam perjalanan waktu, pembagian struktur organisasi seperti
ini dirasakan kurang efektif, sebagai contoh, apabila dijumpai masalah atau kendala
dalam bidang standar, misalnya standar apa yang akan dikirim sebagai wakil Badan
POM? Artinya, struktur organisasi yang ada sekarang belum mengikuti fungsi-fungsi
Pengawasan Obat dan Makanan, yaitu Standardisasi, Penilaian, Sertifikasi, Pemeriksaan,
Pengujian dan Penyidikan.
Badan POM mempunyai 31 Balai Besar/Balai POM yang tersebar di hampir seluruh
provinsi. Balai Besar/Balai POM adalah Unit Pelaksana Teknis yang menjalankan
kebijakan yang telah dirumuskan di pusat. Namun kenyataannya, Balai Besar/Balai POM
tidak hanya mengemban fungsi teknis. Sebagai penjuru pengawasan Obat dan Makanan
di daerah, Balai Besar/Balai POM juga mempunyai fungsi koordinasi dan pembinaan
yang dilakukan untuk Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya. Hal ini sesuai dengan UU
nomor 38 tahun 2007. Permasalahan ini bertambah ketika dalam menjalankan kebijakan
teknis, Balai Besar/balai POM belum sepenuhnya percaya diri, terlihat dari seringnya
konsultasi atau merujuk untuk sesuatu hal yang sudah menjadi tupoksi Balai Besar/Balai
POM sendiri. Beberapa sebab yang diyakini sebagai pemicu kekurangmandirian Balai
Besar/Balai POM antara lain, kurangnya kepercayaan yang diberikan dan atau
kurangnya pembinaan sehingga kapasitas dan kompetensi balai belum sesuai dengan
harapan.
Luasnya wilayah Indonesia berimplikasi pada luasnya cakupan pengawasan Obat dan
Makananan yang harus dilaksanakan. Balai POM yang berada di provinsi kerapkali tidak
mampu mencapai daerah daerah pelosok tanah air. Sejak tahun 2003 telah di mulai
pendirian Pos Pengawas Obat dan Makanan yang merupakan perpanjangan tangan balai.
Beberapa tahun belakangan ini kebutuhan akan Satuan Kerja di Kabupaten semakin
meningkat, ditandai dengan banyaknya pengajuan pendirian Pos POM oleh pemerintah
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 179
daerah. Untuk itu telah dibangun Pos POM baru di beberapa daerah terpencil, daerah
pemekaran, serta wilayah perbatasan dengan negara lain. Pada saat ini telah beroperasi 8
Pos POM, dan 3 Pos POM sedang dibangun. Masih banyak wilayah yang jauh dari ibu
kota provinsi yang belum tersentuh upaya pengawasan.
Tatalaksana
Beberapa unit kerja di Badan POM telah mendapatkan sertifikat ISO 9001 : 2008 untuk
manajemen mutu yang dijalankannya. Dengan demikian, pada unit kerja tersebut
tatalaksana telah dibangun sedemikian sehingga seluruh business process berjalan
dengan baik. Namun, sebagai suatu sistem pengawasan Obat dan Makanan, Badan POM
tentu merupakan satu kesatuan yang tidak terpecah-pecah proses kerjanya. Oleh
karenanya, demi menjaga kepercayaan stakeholder termasuk publik pada Badan POM,
seluruh business process Badan POM semestinya dapat disatukan.
Dalam kaitan sertifikasi ISO 9001 : 2008 inipun, dilakukan sinkronisasi dengan ISO 17025,
yaitu suatu akreditasi internasional untuk laboratorium. Dengan demikian, kebijakan
bahwa Badan POM merupakan satu sistem yang tidak terpecah, dapat tetap dijalankan.
Sampai saat ini, perbaikan tatalaksana juga diarahkan dengan mengedepankan fungsi IT
dalam penyelenggaraan manajemen kepemerintahan. Sinkronisasi antar sistem informasi
baik untuk tujuan pelayanan publik maupun ketatausahaan diperlukan karena saat ini
banyak sekali sistem informasi parsial unit kerja yang dipicu oleh kebutuhan akan proses
kerja yang efisien dan efektif yang muncul.
Komunikasi Badan POM dengan publiknya dilakukan melalui komunikasi searah dan
komunikasi dua arah, komunikasi searah
seperti informasi pada artikel tentang
Obat dan Makanan yang dimuat di media
cetak (surat kabar, majalah, buletin,
poster dan leaflet) dan website Badan
POM dengan alamat www.pom.go.id
berisi tentang profil, kegiatan Badan
POM dan data produk obat dan
makanan yang sudah terdaftar di Badan
POM serta data produk yang sudah
ditarik dari peredaran pada Peringatan Publik (Public Warning) dan Keterangan Pers
Gambar 8 Pegawai Badan POM sedang memperhatikan poster budaya organisasi
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 180
(Press Release). Sedangkan komunikasi dua arah Badan POM dengan publiknya
dilakukan melalui kegiatan konferensi pers (Press Conference/Press Briefing), pameran,
penyuluhan, sosialisasi, seminar, workshop, hotline Unit Layanan Pengaduan Konsumen
(ULPK) menggunakan sarana komunikasi telepon 021-4263333 dan 021-32199000, e-mail
[email protected], surat, faximil, dan datang langsung. Wadah komunikasi Badan POM
tersebut menjadi lini terdepan dan image maker Badan POM dalam menciptakan,
membina dan memelihara citra organisasi ke publiknya/stakeholdersnya.
Pemberdayaan masyarakat, dilakukan baik secara aktif melalui penyebaran informasi
dan penyuluhan, dengan beberapa jenis media, maupun secara pasif dengan mendirikan
layanan pengaduan konsumen.
Jumlah pelayanan konsumen yang telah dilakukan ULPK Pusat dan daerah di seluruh
Indonesia selama tahun 2008 sebanyak 9.629 ini berarti meningkat (11,6%) dibandingkan
dengan jumlah pengaduan tahun 2007 (8511). Pengaduan/ permintaan informasi yang
terbanyak adalah produk Pangan sebanyak 5518 pengaduan (57,3%), kemudian produk
Obat Tradisional sebanyak 1171 Pengaduan (12.2%), jenis pertanyaan berkisar pada
masalah Farmakologi, Legalitas, Mutu, Harga, Penandaan dan info umum. Masyarakat
yang terbanyak menggunakan layanan ULPK Badan POM adalah Karyawan
(Pengusaha), Umum, Mahasiswa/Pelajar dan Ibu Rumah Tangga. Sarana komunikasi
yang paling sering digunakan melalui telepon (54,3 %), kemudian datang langsung (34,0
%), e-mail (4,6 %), surat dan faximile.
Pelayanan publik yang dilakukan tidak hanya dengan pemberdayaan masyarakat.
Pengajuan nomor surat izin edar
(registrasi) seringkali menjadi
sasaran tembak bagi stakeholder Badan
POM. Banyak faktor yang menyebabkan
hal tersebut terjadi, misalnya karena
waktu penilaian yang dianggap
tidak jelas, atau biaya pelayanan
yang dianggap lebih tinggi dari PP.
Banyak biro jasa yang memanfaatkan
ketidaktahuan para pelanggan Badan
POM (pendaftar) tentang mekanisme, alur dan data persyaratan pendaftaran dengan
menaikkan biaya yang secara resmi sudah tercantum. Meskipun pelayanan pendaftaran
Gambar 9 Pelayanan pengujian di laboratorium
Badan POM
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 181
produk, penerbitan SKI/SKE, pelayanan pengujian, dan pelayanan pengaduan
konsumen sudah jelas standar pelayanannya, tetap masih dibutuhkan untuk
memperbanyak sosialisasi termasuk pemberdayaan masyarakat sehingga ke depan tidak
ditemukan lagi kasus penyalahgunaan informasi oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
Diharapkan dengan demikian, kepercayaan publik ke Badan POM menjadi meningkat.
Terkait dengan luasnya fungsi dan cakupan pengawasan Obat dan Makanan, tidak
berlebihan jika perubahan pola pikir dan perilaku menjadi suatu yang sangat penting
untuk mendukung semua perubahan yang akan dilakukan ke arah yang lebih baik.
Salah satu potensi perubahan pola pikir adalah bahwa pengawasan Obat dan Makanan
merupakan kewajiban bagi Pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah, dunia
usaha dan masyarakat. Advokasi ke Kabupaten/Kota termasuk pemberdayaannya
dalam pengawasan Obat dan Makanan adalah suatu yang harus dilakukan. Perlu
perubahan pola pikir ke arah pengawasan sepenuhnya tanggung jawab bersama dari
pemerintah pusat, daerah, dunia usaha dan masyarakat.
Perubahan pola pikir tersebut perlu didukung dengan SDM Badan POM yang
professional, loyal, disiplin dan kredibel. Tugas pengawasan terutama tugas lapangan,
memerlukan SDM dengan kemampuan teknis dan kemampuan lainnya seperti
manajemen dan hukum. Disamping itu, beban kerja yang cukup tinggi, nilai transaksi
yang besar, potensi insentif gelap yang tinggi, memerlukan pula kedisiplinan dan
ketangguhan serta kredibitas yang teruji. Pada saat ini SDM Badan POM didominasi oleh
sejumlah pegawai dengan kompetensi teknis yang baik, namun masih kurang dalam hal
manajemen dan disiplin ilmu lain yang diperlukan di lapangan.
Di samping professional, loyal, disiplin dan kredibel, komposisi SDM yang ada
sekarang, masih belum proporsional. Disparitas SDM terjadi baik pada sisi kualitas
maupun kuantitas. Pada sisi kualitas, SDM pusat relatif mempunyai kompetensi lebih
tinggi dibanding SDM Balai Besar/Balai POM. Sementara di Balai Besar/Balai POM pun,
terjadi disparitas kompetensi – Balai Besar/Balai POM di Jawa dan wilayah Barat
Indonesia mempunyai kompetensi relatif lebih bagus dibanding wilayah Timur
Indonesia. Sedangkan di sisi kuantitas pegawai, terjadinya disparitas (secara
proporsional) diakibatkan Man Power Planning yang sebelumnya tidak dilakukan dengan
benar/komprehensif, sehingga di Balai Besar/Balai POM tertentu, persentase SDM
dibanding jumlah penduduk di suatu wilayah Balai Besar/Balai POM relatif besar
proporsinya dibanding Balai Besar/Balai POM yang lain. Di sisi yang lain, saat ini sudah
terjadi piramida tua kuantitas pegawai, dengan demikian suksesi SDM harus segera
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 182
dipercepat, disamping beban kerja yang harus dikelola dengan sangat baik supaya tidak
terjadi chaos pengawasan Obat dan Makanan. Secara umum, kebijakan nasional
moratorium pegawai, sangat membahayakan bagi kesinambungan pengawasan Obat dan
Makanan, jika moratorium akan lama diterapkan. Pada masanya, akan terjadi
kekosongan pegawai dan atau jabatan yang harus disikapi dengan hati-hati.
A. Pencapaian
Semua kondisi saat ini yang kurang sesuai dengan perkembangan lingkungan strategis,
semestinya diubah (secara aktif) ke arah yang lebih baik. Badan POM telah mulai
melakukan menerapkan manajemen perubahan dan manajemen pengetahuan seiring
dengan keberdiriannya di tahun 2001. Mulai tahun 2002-2003, seluruh proses
penyusunan program dan kegiatan di lingkungan Badan POM telah didahului oleh
analisis. Beberapa tools analisis yang digunakan adalah fishbone analysis (analisis akar
masalah), SWOT (analisis peta kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman/hambatan),
PEST (analisis lingkungan strategis), OOPP (objective oriented projet planning), serta alat
analisis lain.
Badan POM pun telah menggulirkan pertemuan-pertemuan untuk membahas segala sisi
suatu perubahan akbat regulasi yang ditetapkan, dengan melakukan analisis risiko untuk
menetapkan derajat dan peta risiko dari masing-masing permasalahan, baik untuk
pengawasan produk, pengawasan sarana, maupun untuk menentukan prioritas kegiatan.
Dengan hal-hal ini, diharapkan dampak perubahan akibat regulasi yang ditetapkan dapat
diantisipasi, dan dikendalikan ke arah yang lebih baik.
Pada tahun 2004 – 2005, telah digulirkan learning organization, yang ditujukan agar setiap
komponen organisasi mampu belajar untuk mengembangkan organisasi secara terus
menerus ke arah yang lebih baik, dari semua sisi.
Namun semua yang dilakukan memang harus diperbaiki dari waktu ke waktu sesuai
dengan perkembangan lingkungan, dan harapan stakeholder, sehingga ketika reformasi
birokrasi menjadi arus utama untuk memenangkan hati seluruh stakeholder, terutama
masyarakat, maka Badan POM harus siap dengan semua area perubahannya.
Disadari bahwa, besarnya eskalasi perubahan di Badan POM, menyebabkan
diperlukannya kesiapan Badan POM untuk berubah. Badan POM sudah bertekad untuk
emlaksanakan reformasi birokrasi secara paripurna, dan komitmen pimpinan dan
seluruh SDM Badan POM, dicerminkan dari penandatanganan kesiapan melaksanakan
reformasi birokrasi. Untuk mengetahui kesiapan organisasi untuk berubah sekaligus
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 183
derajat penolakan/penerimaan untuk berubah, telah dilakukan assessment. Badan POM
pernah melakukan assessment ini melalui pengisian kuesioner pada acara Pengembangan
Reformasi Birokrasi Tahap I tahun 2009. Namun, kondisi dan situasi yang berbeda
menyebabkan Badan POM harus melakukan assessment ulang. Kuesioner kesiapan
organisasi untuk menghadapi perubahan (organization change readiness assessment) yang
digunakan untuk mengukur kesiapan Badan POM untuk menerima dan melaksanakan
perubahan sebagaimana dalam lampiran.
Untuk menyiapkan strategi manajemen perubahan telah dilakukan identifikasi
stakeholder yang terkena dampak perubahan. Strategi manajemen perubahan akan
dijalankan oleh masing-masing agents of change, yang sudah diidentifikasi dan ditunjuk
berdasarkan kriteria yang sudah disusun. Penetapan agents of change oleh Kepala Badan
POM telah ada dengan Surat Keputusan Kepala Badan POM.
Dengan demikian, di tahun 2011, hampir semua kegiatan dalam kaitan persiapan
manajemen perubahan sudah dilakukan.
B. Rencana
Berdasarkan roadmap, telah direncanakan bahwa manajemen perubahan akan
dilaksanakan sampai dengan tahun 2014. Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan adalah:
Pelaksanaan manajemen perubahan di seluruh unit kerja
Dalam kaitan pelaksanaan manajemen perubahan, direncanakan untuk menyiapkan
agents of change yang telah diidentifikasi dan ditetapkan dengan Keputusan Kepala
Badan POM untuk mengelola perubahan baik perubahan individu maupun perubahan
organisasi. Persiapan tersebut dimulai dengan melakukan pelatihan manajemen
perubahan pada triwulan IV 2011, didului dengan penyusunan manajemen kit bagi para
agents of change. Manajemen kit terdiri dari serangkaian tools dan metode bagaimana
menggulirkan perubahan, melakukan analisis risiko aea kritis perubahan, mengelola
resistensi perubahan serta memperkuat hasil-hasil perubahan yang didapat.
Agents of change juga akan dibekali dengan kemampuan untuk mengidentifikasi skala
perubahan, indikator serta bagaimana cara mengkomunikasikan perubahan kepada
stakeholder baik internal maupun eksternal.
Mulai tahun 2012, akan dilakukan pendampingan-pendampingan agents of change
dalam mengelola perubahan di masing-masing unit kerjanya. Masalah-masalah yang
tidak hanya terjadi di salah satu unit kerja tetapi terjadi di sebagian besar unit kerja,
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 184
dengan demikian dapat diidentifikasi dan ditetapkan menjadi masalah nasional yang
segera akan dilakukan pemecahannya oleh koordinator manajemen perubahan dibantu
oleh design manajemen perubahan.
C. Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan perubahan dikelola dengan baik adalah :
1. Meningkatnya komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi
birokrasi, dengan indikator :
a. Terbentuknya tim manajemen perubahan Badan POM
b. Tersusunnya strategi manajemen perubahan
c. Tersusunnya strategi komunikasi manajemen perubahan
d. Terselenggaranya sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam
rangka reformasi birokrasi
2. Terjadinya perubahan pola pikir dan budaya kerja, dengan indikator :
a. Terbangunnya komitmen, partisipasi dan perubahan perilaku yang
diinginkan
3. Menurunnya risiko kegagalan yang disebabkan kemungkinan timbulnya
resistensi terhadap perubahan, dengan indikator :
a. Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan
dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi kepada seluruh
tingkatan pegawai.
D. Agenda Prioritas
Berdasarkan seluruh uraian di atas, termasuk uraian rencana dan kriteria keberhasilan,
agenda prioritas yang ditetapkan untuk program manajemen perubahan adalah :
mempersiapkan agents of change untuk mampu mengelola perubahan di lingkungannya
masing-masing sehingga mampu menggulirkan, mengelola perubahan dan mengelola
resistensinya serta mampu mengkomunikasikan perubahan sehingga didapat resultante
perubahan ke arah yang lebih baik sesuai dengan indikator dan target perubahan yang
ditetapkan.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 185
E. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja
Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi
No
PROGRAM/KEGIATAN
HASIL YANG
DIHARAP-KAN
PE-NANG
-GUNG JA
WAB
AL
O-KASI WAK-TU
2011 2012 2013 2014 HAL
YANG DIPERLU-KAN
ESTIMAS
I ANGGARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 # # #
MANAJEMEN PERUBAHAN
35 M
222
Penyusunan dan penetapan Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan
Surat Keputusan Kepala Badan POM RI tentang Program Management Office (PMO) Manajemen Perubahan
POKJA 8
9 Bulan
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 186
223
Melakukan review dan menyusun kembali dokumen usulan RB
laporan hasil review dan menyusun kembali dokumen usulan RB
POKJA 8
1 Tahun
22
4
Menyusun roadmap RB
Roadmap Reformasi Birokrasi
POKJA 8
1 Tahun
225
Menyusun design manajemen perubahan
Dokumen design manajemen perubahan
POKJA 8
9 Bulan
226
Pelaksanaan Perubahan
Kesiapan dan pelaksanaan Badan POM dalam melaksanakan perubahan
POKJA 8
1 Tahun
227
Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program reformasi birokrasi
Kesesuaian Sistem-sistem Badan POM dengan program Reformasi Birokrasi
POKJA 8 &POKJA 9
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 187
lainnyan
228
Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan
Penerapan manajemen Perubahan di Badan POM
POKJA 8
1 Tahun
229
Membuat rencana pelatihan/komunikasi dan mengimplementasikan
Pelatihan /komunikasi dan mengimplementasikan
POKJA 8
2 Tahun
230
Mengelola resistensi
Penerapan manajemen Perubahan di Badan POM
POKJA 8
1 Tahun
2
31
Mengukur tingkat keberhasilan
Laporan/ Data tingkat keberhasilan
POKJA 8
1 Tahun
232
Memperkuat hasil perubahan
Konsistensi dalam Perubahan ke arah yang lebih baik
POKJA 8
2 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 188
233
Mengumpulkan umpan balik dan menganalisanya
hasil Analisis komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi
POKJA 8
2 Tahun
234
Melaksanakan tindakan perbaikan
Perbaikan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi
POKJA 8
2 Tahun
2
35
Memberikan penghargaan atas keberhasilan
penghargaan atas keberhasilan pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi
POKJA 8
2 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 189
236
Mengukur tingkat keberhasilan
Laporan/hasil Tingkat keberhasilan pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi
POKJA 8
2 Tahun
237
Identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM
Laporan Identifikasi Agent of Change Pusat dan BB/BPOM
POKJA 8
9 Bulan
238
Menyiapkan agents of change :
Meningkatkan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi
POKJA 8
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 190
239
TOT agents of change
Meningkatnya kompetensi dan komitmen pimpinan dan pegawai dalam melakukan reformasi birokrasi
POKJA 8
1 Tahun
240
Penyusunan strategi manajemen perubahan :
Dokumen Strategi Manajemen
POKJA 8
1 Tahun
241
Merumuskan Rencana Perubahan
Dokumen Rencana Perubahan Badan POM
POKJA 8
9 Bulan
242
Melakukan Asessmen Kesiapan Perubahan
Hasil assesment Kesiapan untuk Perubahan
POKJA 8
9 Bulan
243
Merumuskan strategi manajemen perubahan
Laporan/hasil strategi manajemen perubahan
POKJA 8
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 191
244
Memperkuat manajemen perubahan
Konsistensi Badan POM dalam Perubahan
POKJA 8
1 Tahun
245
Menyusun dan menetapkan Quick Wins dengan SK Kepala Badan POM
SK Kepala Badan POM dalam menetapkan Quick Wins
POKJA 8
1 Tahun
246
Menyusun ukuran keberhasilan
Laporan/hasil pengukuran keberhasilan
POKJA 8
1 Tahun
24
7
Menyusun kode etik pegawai Badan POM
Dokumen/ Pedoman mengenai kode etik pegawai Badan POM
POKJA 3
1 Tahun
248
Melakukan evaluasi atas penerapan kode etik pegawai Badan POM
Penerapan dokumen/ Pedoman mengenai kode etik pegawai Badan POM
POKJA 3
3 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 192
249
Penyusunan strategi komunikasi manajemen perubahan :
Dokumen Strategi Komunikasi
POKJA 8
1 tahun
250
Merumuskan strategi komunikasi
Dokumen Strategi Komunikasi
POKJA 8
1 tahun
251
Melakukan pengumpulan dan analisis informasi tentang manajemen perubahan, tujuan dan sasaran
Laporan/data informasi tentang manajemen perubahan, tujuan dan sasaran
POKJA 8
1 tahun
252
Mendisain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi
Laporan disain strategi berdasarkan masukan stakeholder kunci dalam bidang komunikasi
POKJA 8
1 tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 193
253
Merumuskan rencana komunikasi (communication plan)
Dokumen rencana komunikasi (communication plan)
POKJA 8
1 tahun
254
Mengidentifikasi pola komunikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system)
pola komunikasi stakeholder yang terkena dampak perubahan (termasuk tracking system)
POKJA 8
1 tahun
255
Menyediakan alat komunikasi sesuai hasil identifikasi pada pola komunikasi
Terlaksananya Pola komunikasi yang baik
POKJA 8
256
Menyelenggarakan pertemuan-pertemuan dalam rangka internalisasi budaya kerja
Terlaksananya Pola komunikasi dan budaya kerja yang baik
POKJA 8
4 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 194
257
Mengukur dan meningkatkan komitmen stakeholder
Meningkatnya komitmen stakeholder
POKJA 8
1 Tahun
258
Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement
laporan/hasil analisis, solusi terbaik dan continuous improvement
POKJA 8
3 Tahun
259
Monev pelaksanaan RB
Konsistensi dalam pelaksanaan RB
POKJA 9
4 Tahun
260
Menyusun tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaan RB
tools assessment indeks persepsi pegawai terhadap pelaksanaan RB
POKJA 9
1 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 195
261
Melakukan assessmen dan menganalisis hasil assessment, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
hasil Analisis assessment
POKJA 8
3 Tahun
262
Mengukur tingkat partisipasi
Hasil pengukuran tingkat partisipasi
POKJA 8
3 Tahun
263
Menyusun analisis risiko area kritis resisten perubahan yang dituangkan dalam peta risiko
Dokumen analisis risiko area kritis resisten perubahan yang dituangkan dalam peta risiko
POKJA 8
9 Bulan
264
Sosialisasi dan internalisasi Rencana Perubahan
Konsistensi dalam pelaksanaan RB
POKJA 8
1 tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 196
265
Melaksanakan communication plan untuk manajemen perubahan :
Konsistensi dalam pelaksanaan RB
POKJA 8
3 Tahun
266
Mengidentifikasi audiens
laporan hasil identifikasi audiens
POKJA 8
3 Tahun
267
Mengidentifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan
Laporan hasil identifikasi tujuan spesifik komunikasi yang akan dilakukan dalam menunjang pelaksanaan manajemen perubahan
POKJA 8
3 Tahun
268
Menyiapkan bahan komunikasi secara komprehensif
Terlaksananya komunikasi secara komprehensif
POKJA 8
3 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 197
269
Membagi audiens dalam beberapa kelas komunikasi berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya
Peningkatan Kompetensi audiens berdasarkan pola komunikasi (channel mix) dan kepentingannya
POKJA 8
3 Tahun
270
Menyusun jadwal berdasarkan audiens, pesan yang akan disampaikan, pola komunikasi, area manajemen perubahan dan waktu
Jadwal pelatihan Pola Komunikasi, area manajemen perubahan
POKJA 8
3 Tahun
271
Mengidentifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan (sesuai area perubahan yang diinginkan)
Laporan hasil identifikasi opini stakeholder yang terkena dampak perubahan
POKJA 8
3 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 198
272
Memberikan informasi secara jelas
Terlaksananya pola komunikasi yang baik
POKJA 8
3 Tahun
273
Menggunakan pola komunikasi yang paling efektif atau alternatifnya
Terlaksananya pola komunikasi yang baik
POKJA 8
3 Tahun
274
Membangun keterlibatan seluruh stakeholder terkait dalam komunikasi
Terlaksananya pola komunikasi yang baik
POKJA 8
3 Tahun
275
Menyusun metode pengukuran umpan balik
Dokumen Penyusunan metode pengukuran umpan balik
POKJA 8
3 Tahun
276
Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
Laporan hasil analisis umpan balik, serta melakukan kompilasi masalah yang belum terselesaikan
POKJA 8
3 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 199
277
Membahas hasil analisis bersama Koordinator Wilayah dan Tim QA Change Management untuk mendapatkan solusi terbaik dan continuous improvement
Laporan hasil pembahasan
POKJA 8
3 Tahun
278
Mengukur tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB
Laporan hasil Pengukuran tingkat kepuasan pegawai dan stakeholder dalam pelaksanaan RB
POKJA 9
3 Tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 200
F. Penanggungjawab
Untuk mengelola seluruh kegiatan dalam program manajemen perubahan,
penanggungjawab yang ditunjuk adalah Pokja 8 yang diketuai oleh Kepala Biro
Perencanaan dan Keuangan. Dalam melaksanakan pengelolaan perubahan, Kepala Biro
Perencanaan melibatkan seluruh unit kerja di lingkungan Badan POM dan
mengkoordinir Tim Manajemen Perubahan.
G. Rencana Anggaran
Untuk mengelola perubahan, dibutuhkan anggaran Rp. 35 M sampai tahun 2014.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 201
PROGRAM
MONITORING DAN EVALUASI
A. Pencapaian
Monitoring dan evaluasi pelaksanaan seluruh program dan kegiatan terkait reformasi
birokrasi dilakukan sejak Badan POM berkomitmen untuk melaksanakan reformasi
birokrasi secara paripurna. Tahun 2009, telah dibentuk pokja khusus untuk memonitor
dan mengevaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi. Dari hasil evaluasi pelaksanaan
reformasi birokrasi inilah, didapatkan data dan informasi tentang pencapaian seluruh
pokja reformasi birokrasi Badan POM.
Perubahan jumlah area perubahan reformasi birokrasi, mengharuskan diubahnya
format monitoring dan evaluasi sesuai area perubahan terkini. Format monitoring dan
evaluasi tersebut sebagaimana terlampir. Hasil yang lain adalah telah disusunnya
mekanisme kerja termasuk pelaporan untuk mengetahui sejauh mana reformasi
birokrasi Badan POM berjalan.
B. Rencana
Program monitoring dan evaluasi berjalan seiring berjalannya reformasi birokrasi Badan
POM, oleh karenanya sesuai dengan mekanisme kerja dan pelaporan, direncanakan
monitoring dan evaluasi secara berkala. Diharapkan segera dapat diidentifikasi dan
diselesaikan apabila terdapat masalah pelaksanaan reformasi birokrasi sehingga tidak
menjadi makin besar dan mengganggu komitmen seluruh komponen organisasi.
Untuk memberikan informasi kepada masyarakat tentang kemajuan reformasi birokrasi
Badan POM serta apa saja yang dihasilkan, apa saja yang semestinya diketahui
stakeholder, maka dalam program monitoring dan evaluasi akan mengembangkan
subsite khusus reformasi birokrasi dalam website Badan OM :http://www.pom.go.id,
yang sudah ada sejak tahun 2009 lalu. Informasi melalui website ini juga ditujukan
sebagai wahana untuk mempromosikan RB Badan POM.
C. Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan yang ditetapkan adalah :
1. Terselenggaranya reformasi birokrasi Badan POM sesuai dengan waktu pelaksanaan
dan tahapan kerja dalam dokumen roadmap RB Badan POM.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 202
2. Dapat diselesaikannya seluruh permasalahan yang timbul terkait pelaksanaan
reformasi birokrasi Badan POM
3. Meningkatnya koordinasi antar pokja dalam pelaksanaan reformasi birokrasi Badan
POM
4. Dipahaminya seluruh proses dan aktifitas reformasi birokrasi oleh seluruh
komponen organisasi.
5. Dapat dikenalnya Reformasi Birokrasi Badan POM oleh seluruh stakeholder.
D. Agenda Prioritas
Mengingat rencana serta keriteria keberhasilan di atas, agenda prioritas yang ditetapkan
adalah : melaksanakan monitoring dan evaluasi secara berkala serta menyusun laporan
pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM sebagai bahan promosi RB Badan POM
kepada seluruh stakeholder.
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 203
E. Tahapan Kerja
No Sasaran No Indikator No Parameter No Pemenuhan (Proxy
Parameter) Variabel Pengukuran
(Sumber data)
1
Promosi dan Komunikasi Reformasi Birokrasi
1.1
Tersedianya Layanan mendukung Promosi dan komunikasi
1.1.1
Promosi dan Komunikasi yang efektif melalui Internalisasi Badan POM
1.1.1.1 Tersedia Sistem Informasi Elektronik
Sistem Informasi Elektronik e-bpom, SIPT, e-registration
1.1.1.2 Tersedia Sistem Informasi RB pada Media Cetak
Tersedianya Informasi RB pada Media Buletin Info POM
1.1.2
Promosi dan Komunikasi yang efektif melalui Eksternalisasi Stakeholder
1.1.2.1 Tersedianya Informasi pada Website Badan POM
Subsite Reformasi Birokrasi
Informasi pada Subsite Reformasi Birokrasi
Informasi RB pada Berita Aktual
Informasi RB pada subste QA
2
Pelaksanaan setiap aktivitas RB sesuai road map
2.1
Tersusunnya sistem Monev yang memastikan setiap aktivitas RB sesuai road map
2.1.1 Sistem Monitoring 2.1.1.1 Tersedia SK Tim Monev RB
SK Tim Monev RB
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 204
2.1.1.2 Tersedia Cek List Monev RB
Cek List Monev RB
2.1.1.3 Tersedianya Laporan Monitoring
Laporan monitoring
2.1.2 Sistem Evaluasi Laporan
2.1.2.1 Tersedianya Laporan Evaluasi Tahunan
Laporan Evaluasi Setiap Tahun
3 Continues improvement pelaksanaan RB
3.1
Tersusunnya Continues improvement pelaksanaan RB
3.1.1 Sistem Continues improvement pelaksanaan RB
3.1.1.1 Tersusunnya Grafik Kemajuan pelaksanaan
Grafik Kemajuan pelaksanaan
4
Pelaksanaan aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map
4.1
Tersusunnya Pelaksanaan aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map
4.1.1
Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map
4.1.1 .1
Tersusunnya dokumen Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map
Dokumen Aktivitas RB sesuai dengan sasaran Pencapaian yg telah disepakati dalam road map
4.1.2 Sistem Evaluasi menyeluruh
4.1.2.1 Tersedianya Laporan Evaluasi Lima Tahunan
Laporan Evaluasi Lima tahun
Badan POM, Jl. Percetakan Negara 23 Jakarta Pusat
halaman 205
F. Penanggungjawab
Penanggungjawab program monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi Badan POM
adalah Pokja 9 yang diketuai oleh Kepala Pusat Informasi Obat dan Makanan. Dalam
melaksanakan kegiatannya, dapat melibatkan seluruh unit kerja dan atau pokja terkait.
G. Rencana Anggaran
Untuk melaksanakan seluruh monitoring dan evaluasi serta promosi reformasi birokrasi
Badan POM, dibutuhkan anggaran sejumlah Rp. 60 Milyar sampai dengan tahun 2014.