Risicomanagement als integraal onderdeel van de gemeentelijke organisatie Nienke Maas, TNO Dirk...

Risicomanagement als integraal onderdeelvan de gemeentelijke organisatie

Nienke Maas, TNODirk Pereboom, Deltares

Nienke Maas & Dirk Pereboom

Inhoud

> Complexiteit en spanningsveld gemeentelijke organisatie> Gereedschap voor risicomanagement:

– onzekerheid reduceren– methodiek voor overheidsorganisaties

> Implementatie Risicomanagement– waarom? Discussie 1– (belemmeringen en voorwaarden)

> Wat zijn de voordelen?> Organisatorische inbedding

– De rol van cultuur, vertrouwen en motivatie bij de inbedding– Stellingen! Discussie 2

Complexiteit van (gemeentelijke)bouwprojecten


Spanningsveld

> De dynamische grenzen van het project als onderdeel van de ruimtelijke omgeving

> Het maatschappelijke krachtenveld (gebruikers openbare ruimte, omwonenden en direct belanghebbenden, toekomstige gebruikers, MKB in de omgeving) en het bevoegd gezag

> De interne organisatie en externe organisatie (gemeente, adviseurs, ontwikkelaar, aannemer)

> De politieke context (B&W, gemeenteraad, raadscommissies)

Gemeente Raad

Bestuur / wethouder

Ambtelijk

apparaat

Ruimtelijke omgeving

Maatschappelijk krachtenveld

Project/risicomanagement

Gemeente RaadGemeente Raad

Bestuur / wethouder

Ambtelijk

apparaat




Externen

Gemeente Raad

Bestuur / wethouder

Ambtelijk

apparaat




Gemeente RaadGemeente Raad

Bestuur / wethouder

Ambtelijk

apparaat




Externen


Welk gereedschap zet je in omonzekerheid te reduceren?

> Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite:

– reductie van de kans op optreden (preventief)

– beperking van eventuele gevolgen (correctief)



> Voor de belangrijkste ongewenste gebeurtenissen willen we in feite:

– reductie van de kans op optreden (preventief)

– beperking van eventuele gevolgen (correctief)

> Maatregelen!

Kans

Gevolg

hoog

hoog

laaglaag

Risicomatrix

Vermijden

Verzekeren

ReducerenAccepteren

Kans

Gevolg

hoog

hoog

laaglaag

Risicomatrix

Vermijden

Verzekeren

ReducerenAccepteren



– preventief?– correctief?

> Maatregelen

Gereedschap:> Opzet en toepassing is

ontwikkeld in Delft Cluster project Implementatie Risicomanagement

> Methodiek voor overheidsorganisaties


Kans

Gevolg

hoog

hoog

laaglaag

Risicomatrix

Vermijden

Verzekeren

ReducerenAccepteren

Kans

Gevolg

hoog

hoog

laaglaag

Risicomatrix

Vermijden

Verzekeren

ReducerenAccepteren

Click to edit Master title style

> Click to edit Master text styles– Second level

> Third level– Fourth level

Fifth level

Oriëntatie enafbakening

Risico’s benoemen,prioriteren enverdelen

Maatregelenbenoemen en kiezen

Monitoren enRapporteren

Too

lsO

utpu

t

Actiesbenoemen en uitvoeren

Risicodossier Risicodossier Risicodossier

Set beheersmaatregelen en geschatte besparing

projecttypering

actorenanalyse

risico D-base

kwant./prior.

maatr. D-base

kostenafweging

Risicoprofiel: Risico’s met kans en prioriteit

Risicodossier

Acties en planning;Eventueel extra maatregelen

planning

Volledig risicodossier

Bondige rapportageOpzet risicoanalyse, Projectprofiel, Actorenanalyse, Randvoorwaarden,Uitgangspunten

Gewenst effect

raamwerk

Waarom Implementatie Risicomanagement?

Discussie 13 vragen:

1. Wat heb je er echt aan?

2. Welke manieren heb je om het organisatorisch in te bedden?

3. Welke rol speelt cultuur, vertrouwen en motivatie erbij?


Waarom Implementatie Risicomanagement?

Onderzoek bij:> Gemeente Reeuwijk> Provincie Gelderland> Gemeente Leiden> Gemeente Scheveningen

Project Management Bureau, Gemeente Leiden:> Aanleiding:

– Behoefte aan meer grip op projecten door ambtelijke organisatie en het bestuur

> Doelstelling:– Risicobewustzijn verankeren en verbreden door implementatie van

risicomanagement in de werkprocessen


Belemmeringen en voorwaarden

Gebrek aan risico bewustzijn Gebrek aan risico management benefits Angst voor risico transparantie Moeilijk om risicomanagement toe te passen Gebrek aan begrip van risicomanagement Gebrek aan risicomanagement concepten en tools

Belemmeringen

Gebrek aan risicomanagement bench marks

Heldere doelen stellen Bewustzijn van consequenties en benefits Heldere (contractuele) verantwoordelijkheden Risicomanagement relateren aan ander management Alle stakeholders erbij betrekken Middelen ter beschikking stellen Begrip van risicomanagement Begrip van teamrollen Begrip van organisatiecultuur

Voorwaarden

Project fit van risico management concepten en tools


Zie verder Martin van Staveren, 16.30 uur, over Risico, innovatie & verandering

Wat zijn de voordelen (tijd, geld)?

> Faalkosten 10 % - 20 % van uitvoeringskosten> In Nederland faalkosten in de infrastructuur (uitvoering)zo’n 800

millioen euro per jaar (SBR 2003)

> Betuwe Route, Waardse Alliantie, Traject Sliedrecht-Gorinchem Circa 25 millioen euro kostenbesparing

> In the UK: John Pier Tunnel 2 km long, 3 m diameter tunnel– 20 % quicker than planned– 10 % cost savings

> 10:1 benefit - cost ratio> 4-22 % total cost savings

> Voordeel 1: reductie van faalkosten> Voordeel 2: optimalisatie


Wat zijn de voordelen? - Reeuwijk en Leiden> Bewuster met projectdoelen en risico’s om gaan> Risico’s bijtijds signaleren en tijdig bijsturen> Focus> Communicatie over risico’s

– Geeft draagvlak en houvast– Bevordert samenwerking– Helderheid in het projectteam– Dezelfde taal spreken

> Totaaloverzicht risico’s en maatregelen binnen projecten> Inzicht in gemeenschappelijke risico’s en raakvlakrisico’s> Bewustwording van nut & noodzaak> Enthousiasme


Organisatorische inbedding en resultaat

> Reeuwijk: Training en learning on-the-job op projectniveau, eenmalige externe bijdrage

> Gelderland: op niveau van afdeling Wegen, externe bijdrage bij scan van projecten, vervolg nog

te bepalen

> Leiden: Formatie leidende coalitie op niveau van PMB, externe bijdrage, ook in fase 2 (verbreden en consolideren) + fase 3 (nazorg)

> Scheveningen: op project- / afdelingsniveau, eenmalige externe bijdrage + verzorgen interne opleiding, legitimatie vanuit project- / afdelingsniveau



Zorg voor:> Trekkers binnen de organisatie die de voordelen inzien en daarin

investeren. Bij voorkeur aanjagers die een bepaalde invloed binnen de organisatie hebben

> Bereidheid tot investeren in tijd en geld> Een informele en open sfeer, ruimte voor alle individuele

teamleden om hun mening te kunnen inbrengen> Training on the job op basis van een reële casus> Tools beperkt tot eenvoudig en de essentiële voor het project> Aansluiting bij bestaande werkprocessen



De rol van cultuur, vertrouwen en motivatiebij de inbedding

De rol van cultuur, vertrouwen en motivatiebij de inbeddingDiscussie 23 stellingen:

1. Cultuur – inbedding van risicomanagement vereist een cultuuromslag naar open staan voor innovaties, waarbij het experiment niet wordt geschuwd

2. Vertrouwen - voor de invoering van risicomanagement moet het gezegde niet verwijzen naar een belemmering ("de kosten gaan voor de baat uit"), maar naar het resultaat: "een goed begin is het halve werk" gevolgd door "de aanhouder wint"

3. Motivatie - om risicomanagement geïmplementeerd te krijgen heeft de medewerker een prikkel op maat nodig!


Risicomanagement als integraal onderdeel van de gemeentelijke organisatie Nienke Maas, TNO Dirk...

Documents

Transcript of Risicomanagement als integraal onderdeel van de gemeentelijke organisatie Nienke Maas, TNO Dirk...