"RH Numérique : comment tirer parti du digital ?" iMAGine - Magellan Consulting

Interview d’Alain Souny,India HR Director & GroupHRIS Head, VP chez TECHNIP

Interview de Stanislas Roche,Consultant Senior Magellan Consulting,retour sur un projet de dématérialisation RH

P.04 P.11 Le magazine de Magellan Consulting1er trimestre 2015

COMMENT LES DIRECTIONS RHPEUVENT-ELLES TIRER PARTIDES SOLUTIONS DIGITALES ?

SOMMAIRE

1er TRIMESTRE 2015 n PAGE 2

PAGES 04 - 06Interview d’Alain Souny,India HR Director & Group HRISHead, VP chez TECHNIP

PAGE 06Le Big Data pour les RH :quels cas d’usage ?

PAGES 07 - 08Utiliser les outils de recherchepour dynamiser la mobilitéinterne !

PAGE 09Retour sur l’événementMagellan Consulting-Novapostdu 2 octobre 2014

PAGE 10 - 12Interview de Stanislas Roche,Magellan Consulting“La dématérialisationdes documents et processus RH”

ÉDITO

Assurément “un certain nombre de fois” !Conférences, articles de presse, internet... Chez Magellan, nous partageons la conviction que le numérique va poursuivre son accélération et qu’il est temps pour les Entreprises de l’intégrer sans tarder.

Qui mieux que la Direction des RH pour accomplir cette mission ?Au cœur des transformations, elle a un rôle doublement stratégique : au niveau même de la fonction RH mais aussi au niveau de toute l’Entreprise, en apportant de nouveaux services, de nouveaux usages, de nouvelles pratiques managériales...

Nous vous proposons à travers ce magazine dédié aux Ressources Humaines et au Numérique, de vous ouvrir les portes d’Entreprises qui ont fait le choix de passer de la réflexion à l’action.Certaines ont opté pour des initiatives simples... D’autres ont lancé des projets plus ambitieux...Quelle que soit leur envergure, ces projets restent tous au service de la stratégie de l’Entreprise d’aujourd’hui et de demain.

La période qui s’annonce est riche d’opportunités pour les dirigeants. Les organisations vont poursuivre leurs transformations, les modèles vont continuer d’évoluer pour s’adapter à un écosystème nourri au numérique. C’est dans ce contexte complexe, que la Direction des RH devra œuvrer avec prise de hauteur et pragmatisme pour mener à bien ses challenges.Agir en tant que stratège, agir en tant que leader d’initiatives, agir en tant que facilitateur et coordinateur des transitions à venir, tout en restant le “gardien du temple”.C’est la subtile équation que le DRH d’aujourd’hui se doit de résoudre et porter dans la perspective d’un futur “numérique”.

Sophie Rozet

“ Prendre le temps de la réflexion face aux pratiques numériques,

Redéfinir les concepts, Accompagner, Se concerter, …”

COMbIEN DE fOIS AVONS-NOUS ENTENDU CES PROPOSSUR LA RÉVOLUTION NUMERIQUE ?

LES ACTUALITÉS DE MAGELLAN CONSULTING

La “4ème révolution industrielle”, “l’Internet des Objets”, ces concepts vous sont sans doute familiers.Les 400 consultants du groupe Magellan sont les catalyseurs de la transformation numérique des entreprises.

Notre tagline : #digital4business

Nous intervenons auprès des Directions Générales, Métiers, SI et Numériques sur tout le cycle de vie des projets depuis la stratégie opérationnelle jusqu’à l’implémentation.Nos valeurs nous guident quotidiennement : excellence opérationnelle, proximité client et intelligence collective. En 2015, afin de toujours mieux accompagner nos clients et répondre à leurs besoins, le groupe Magellan poursuit son plan de développement, alors :

3 Si l’intelligence collective est votre credo, faites le choix du groupe Magellan.

3 Si vous voulez faire du conseil à l’heure de la révolution numérique, faites le choix du groupe Magellan.

3 Si vous aimez la pluridisciplinarité et l’association de compétences métiers et technologiques,faites le choix du groupe Magellan.

3 Si vous aimez prendre des responsabilités, faites le choix du groupe Magellan. Ainsi, pour soutenir leur croissance Magellan Consulting et Antiope recrutent 40 consultantsen 2015 dans les secteurs de :

Les RH // La Banque // L’Assurance // La Santé // L’Energie Ainsi que des consultants spécialisés dans le Cloud et les Infrastructures convergentes.

TOUTES NOS ACTUALITÉS SUR :• Notre site Web : www.magellan-consulting.eu• Notre fil Twitter : www.twitter.com/MagellanCons

Toutes nos offres d’emplois sont disponibles sur notre site Internet : http://recrutement.magellan-consulting.eu

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez également nous suivre sur Twitter : @MagellanCons

PAGE 3 n 1er TRIMESTRE 2015

De foRteS AmbitionS De cRoiSSAnce en 2015


Pour répondre aux enjeux liés à sa croissance continue

ces dernières années, le groupe Technip a investi mas-

sivement dans les Ressources Humaines pour attirer et

fidéliser les talents et développer les compétences de

ses collaborateurs.

Cet investissement s’est initialement concrétisé dans

un programme stratégique visant à :

n Mettre en place des processus RH homogènes,

standards et globaux pour tous les collaborateurs du

groupe Technip,

n Développer une culture commune des Ressources

Humaines au sein du groupe.

Dans la continuité de ce projet, le département HRIS a

décidé de mettre en place une solution de reporting mo-

bile nommée HReIS. Cette solution propose un service RH

simple et innovant aux cadres dirigeants permettant de :

n Simplifier et démocratiser l’accès aux informations :

il est possible en moins de 5 secondes d’accéder à

l’essentiel des informations sur un salarié et ce, de

manière très ergonomique,

n faciliter la vie de l’utilisateur qui ne doit pas se

préoccuper d’être “online” ou “offline”. L’application

se synchronise automatiquement et régulièrement

en mode online et permet un accès identique partout

dans le monde et en tous lieux (bureau, avion, bateau,

plateforme pétrolière, etc.) !

n Garantir la sécurité des données en toutes circons-

tances, notamment en cas de vol/perte de matériel.

Alain Souny est un spécialiste des RH depuis plus de 20 ans. Après avoir évolué pendant 5 ans dans le secteur informatique en qualité de chef de projet, il a débuté sa carrière RH chez STMicroelectronics France, en charge de la gestion administrative & paie France, avant d’intégrer le département SIRH Groupe en tant que Directeur SIRH / Paie monde. En 2010, Alain Souny rejoint Technip pour être à la tête du département SIRH Groupe. Une de ses principales missions est de mettre en œuvre des solutions innovantes et pérennes de gestion des Ressources Humaines, capables d’accompagner la très forte croissance de Technip dans certaines régions du monde.Par ailleurs depuis début 2013, Alain Souny est également Directeur des Ressources Humaines Technip Inde (3 centres, 3000 collaborateurs). Il a pour mission de développer une fonction des Ressources Humaines fédératrice et d’anticiper les besoins en ressources et compétences dans cette zone géographique où l’activité du Groupe se développe très rapidement.

Parcoursd’Alain Souny

Alain SounyINDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP

POURRIEZ-VOUS PRÉSENTER LE PROJET HUMAN RESOURCESEXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (HReIS) AU SEIN DE TECHNIP ?

interview ALAIN SOUNYINDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP

EMPLOYEE PROFILE


QUEL ÉTAIT LE BESOINÀ L’ORIGINE DU PROJET ?Notre groupe est international, les cadres dirigeants se déplacent énormément et ont besoin d’avoir accès aux informations RH des collaborateurs pour faire leur job !

Le top management était frustré de ne pas bénéficier d’un accès simple aux données RH et ce malgré les investissements déjà réalisés. Sous l’impulsion du CEO et de la Direction des Ressources Humaines de Technip, le départe-ment HRIS a donc lancé le projet HReIS.

L’idée était de mettre à disposition du business, de façon simplifiée via une application IPad, les informations importantes pour optimiser la planification projet, la gestion du budget, le suivi comptable et financier, etc.

Le cadre fixé par le CEO de Technip lors du lancement du projet était le suivant :

PLUS PRÉCISÉMENT, QUE PROPOSE L’APPLICATION HReIS DE TECHNIPSUR IPAD ?

L’application HReIS sur iPad est une solution composée de 4 modules :

Q “What’s Up ?”, un mur façon Facebook offre la pos-sibilité aux cadres dirigeants de communiquer et d’interagir avec d’autres collaborateurs, mais aussi d’organiser des événements, tels que des demandes d’entretien.

W “Employee Profile” qui permet d’afficher le profil de tout collaborateur. Il contient un moteur de recherche performant permettant d’identifier des profils spéci-fiques via une recherche multi-critères.

E “Scatter plot” qui permet de faire des comparaisons de situations (exemple : rémunération en fonction de l’ancienneté) d’un ensemble de collaborateurs via un affichage en nuage de point.

R “HR Dashboard Reports” donnant accès aux tableaux de bord RH que l’utilisateur peut manipuler directe-ment depuis son iPad.

Environnement de travail simple et

performant

Des environnements de travail tirant profit de l’état

de l’art technologique et des nouveaux usages possibles.

Excellence opéra-tionnelle et maî-trise de l’impact environnemental

Désemcombrement desespaces de travail et minimi-

sation de la consommation des environnements de

travail afin de répondre aux critères environnementaux.

Sautdans les solutions

collaborativeset nomades

Efficacité individuelleet collective en développant

la dimension collaborativeet en facilitant les échanges

d’informations RH.

Optimisation du Pilotage et Reporting RH

Plus de réactivité et de flexibilité dans l’accès aux informations et tableaux de bord RH

QUI SONT LES UTILISATEURS ET COMBIEN SONT-ILS ?Les utilisateurs sont essentiellement des personnes appartenant au Top management ou à la DRH. Il y a au-jourd’hui 200 utilisateurs pour la version iPad et 500 utilisateurs sur la version Web (essentiellement des membres de la DRH).


QUELLES ONT ÉTÉ LES PRINCIPALES CONTRAINTES DURANT LE PROJET ?Un rapide tour des solutions du marché, nous a fait prendre conscience que ce type de solution n’existait pas sur le marché !Nous avons donc du construire nous-mêmes cette solution en faisant le pari de sa faisabilité technique et de la pertinence de cette solution pour le management.

La qualité des données RH a été a été un prérequis au lance-ment du projet. Nous avons apporté une attention particulière à la fiabilité des données et aux conditions de mise à jour. Nous souhaitions garantir aux utilisateurs les informations les plus justes et les plus récentes possibles.

La contrainte de sécurité des données, des flux et des accès a été un sujet critique étant donnée la sensibilité des informations accessibles via l’application HReIS. De ce fait, nous avons alloué des moyens importants à la sécurisation de cette application.

QUELLES SONT LES ÉVOLUTIONS À VENIROU LES NOUVELLES APPLICATIONS SURLE PÉRIMÈTRE ?Fort de ce succès, le département HRIS a prévu de poursuivre ses investissements dans cette solution en lançant prochai-nement une nouvelle version encore plus moderne et plus intuitive, disponible pour l’ensemble des managers du Groupe (2 000 personnes).

D’autres modules d’HReIS sont à l’étude afin de supporter l’en-semble des processus RH du Groupe dans un mode encore plus collaboratif.

Ainsi, par exemple, un module “Career Talk” sera mis à disposi-tion des RH pour enregistrer la synthèse des entretiens.

De plus, de nouvelles fonctionnalités devraient permettre de répondre à des spécificités locales (ex. composants du salaire).

Enfin cette offre étant unique, Technip réfléchit à un éventuel déploiement chez ses clients pour apporter de la valeur.

interview ALAIN SOUNYINDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP

CAREER TALk

Mais, au-delà du bruitmédiatique, que peut réelle-ment en attendre un DRH ?

Le recrutement trouve probablement aujourd’hui les bénéfices les plus simples et les plus concrets. Au-delà des analyses sé-mantiques des banques de CV en ligne, le Big Data permet de :

n optimiser le sourcing, par exemple en anticipant le volume de candidatures potentiel pour une offre ;

n évaluer la performance d’une campagne de recrutement, par exemple en la comparant au marché ;

n anticiper les besoins de recrutement des lignes métiers pour un profil particulier, par exemple en mettant en exergue une re-cherche intensive par la concurrence d’un certain profil sur une zone géographique.

La mobilité interne peut aussi tirer parti du Big Data, grâce aux courbes d’expérience qui se construisent au travers de facteurs variés : localisation, ancienneté, rémunération, compétences... les données (si elles sont de qualité !) sont une mine d’informa-tion pour la fonction RH et les managers. Croisées, recoupées et analysées, elles leur permettent d’affiner, segmenter et indivi-dualiser leurs analyses et ainsi mieux anticiper.

L’écoute sociale, elle aussi, peut bénéficier des technologies Big Data. La gestion des risques psycho-sociaux peut être fa-cilitée par l’anticipation des phénomènes d’absentéisme ou de démission au sein de l’entreprise, ou par l’analyse de la tendance des usages des outils informatiques hors des horaires de travail (soir, WE, congés...).

Le Big Data RH estaujourd’hui un mouvement engagé.

Son développement et sa généralisation seront conditionnés par la capacité des DRH à :

n adopter l’approche Big Data, en intégrant les modèles mathé-matiques et en développant la culture du “quanti”,

n se rapprocher de la finance pour capitaliser et enrichir lesanalyses,

n sensibiliser les différentes parties prenantes (employés,organisations syndicales, ...) aux solutions Big Data et les ras-surer quant à leur utilisation (il s’agit d’outils d’analyse et non pas d’instruments d’évaluation des collaborateurs),

n assurer avant tout la sécurité et la confidentialité des don-nées, en lien avec les exigences habituelles de la CNIL.

Le Big Data pour les RH :quels cas d’usage ?


La littérature actuelle fourmille d’articles sur le Big Data, cette capacité de traitement et d’analyse des données, dont la variété, la vélocité et le volume sont très importants. Son usage se veut une aide aux entreprises pour maîtriser les risques, instruire et objectiver la prise de décisions. En ce sens la fonction RH est toute désignée pour tirer parti de ces technologies.

Le métier d’origine de Multiposting, aider les entreprises à recru-ter plus facilement sur internet, a permis de constituer une base d’apprentissage unique (plusieurs millions d’offres et de profils).

L’expertise de Multiposting dans le recrutement, ses équipes développement et ses partenaires (CNAM, LIMSID, CNRS…) permettent désormais à Multiposting d’exploiter cette base pour aider les entreprises sur des problématiques liées à l’emploi.

En s’appuyant en partie sur des technologies BigData, Multiposting propose des solutions clés en main (fiches métiers, benchmark sectoriel, site de mobilité, site de reclassement) ou des études Ad Hoc en fonction des problématiques identifiées :

• La gestion prévisionnelle des emplois et des talents, axée sur les compétences et la mobilité interne ;

• L’attractivité et la stratégie de sourcing (sous un prismesecteur ou métier) ;

• Le reclassement, grâce à une approche consis-tant à proposer des offres pertinentes multi-sources aux salariés concernés par un plan.

Le Big Data RH vu par l’éditeur Multiposting

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QUELS ONT ÉTÉ LES PRINCIPALES CONTRAINTES

DURANT LE PROJET ?

Un rapide tour des solutions du marché, nous a fait prendre

conscience que ce type de solution n’existait pas sur le

marché. ! Nous avons donc du construire nous-même cette

solution en faisant le pari de sa faisabilité technique et de la

pertinence de cette solution pour le management.

La qualité des données RH a été a été un prérequis au

lancement du projet. Nous avons apporté une attention

particulière à la fiabilité des données et aux conditions de

mise à jour. Nous souhaitions garantir aux utilisateurs les

informations les plus justes et les plus récentes possibles.

La contrainte de sécurité des données, des flux et des accès

a été un sujet critique étant donné la sensibilité des

informations accessibles via l’application HReIS. De ce fait,

nous avons alloués des moyens importants à la sécurisation

de cette application.

QUELLES SONT LES ÉVOLUTIONS À VENIR OU LES

NOUVELLES APPLICATIONS SUR LE PÉRIMÈTRE ?

Fort de ce succès, le département HRIS a prévu de

poursuivre ses investissements dans cette solution en

lançant prochainement une nouvelle version encore plus

moderne et plus intuitive, disponible pour l’ensemble des

managers du Groupe (2 000 personnes).

D’autres modules d’HReIS sont à l’étude afin de supporter

l’ensemble des processus RH du Groupe dans un mode

encore plus collaboratif.

Ainsi, par exemple, un module « Carreer Talk » sera mis à

disposition des RH pour enregistrer la synthèse des

entretiens.

De plus, de nouvelles fonctionnalités devraient permettre de

répondre à des spécificités locales (ex. composants du

salaire).

Enfin cette offre étant assez unique, Technip réfléchi à un

éventuel déploiement chez ses clients pour apporter de la

valeur notamment dans le cadre de Joint-Venture.

LE BIG DATA POUR LES RH : QUELS CAS D’USAGE ? INTERVIEW D’ALAIN SOUNY INDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP

Carreer Talk

La littérature actuelle fourmille d’articles sur le Big Data,

cette capacité de traitement et d’analyse des données, dont

la variété, la vélocité et le volume sont très importants. Son

usage se veut une aide aux entreprises pour maîtriser les

risques, et instruire et objectiver la prise de décision. La

fonction RH en ce sens est toute désignée pour tirer parti de

ces technologies.

MAIS, AU-DELÀ DU BRUIT MÉDIATIQUE, QUE PEUT

RÉELLEMENT EN ATTENDRE UN DRH ?

Le recrutement trouve probablement aujourd’hui les

bénéfices les plus simples et les plus concrets. Au-delà

des analyses sémantiques des banques de CV en ligne, le

Big Data permet de :

•  optimiser le sourcing, par exemple en anticipant le

volume de candidatures potentiel pour une offre ;

•  évaluer la performance d’une campagne de recrutement,

par exemple en la comparant au marché ;

•  anticiper les besoins de recrutement des lignes métiers

pour un profil particulier, par exemple en mettant en

exergue une recherche intensive par la concurrence d’un

certain profil sur une zone géographique.

La mobilité interne peut aussi tirer parti du Big Data,

grâce aux courbes d’expérience qui se construisent au

travers de facteurs variés : localisation, ancienneté,

rémunération, compétences… les données (si elles sont de

qualité !) sont une mine d’information pour la fonction RH et

les managers. Croisées, recoupées et analysées, elles leur

permettent d’affiner, segmenter et individualiser leurs

analyses et ainsi mieux anticiper.

L’écoute sociale, elle aussi, peut bénéficier des

technologies Big Data. La gestion des risques psycho-

sociaux peut être facilitée par l’anticipation des phénomènes

d’absentéisme ou de démission au sein de l’entreprise, ou

par l’analyse de la tendance des usages des outils

informatiques hors des horaires de travail (soir, WE,

congés…).

LE BIG DATA RH EST AUJOURD’HUI UN MOUVEMENT

ENGAGÉ.

Son développement et sa général isat ion seront

conditionnées par la capacité des DRH à :

•  adopter l’approche Big Data, en maîtrisant les modèles

mathématiques et en développant la culture du « quanti »;

•  se rapprocher de la finance pour capitaliser et enrichir

les analyses ;

•  sensibiliser les différentes parties prenantes

(employés, organisations syndicales,…) aux solutions Big

Data et les rassurer quant à leur utilisation (il s’agit d’outils

d’analyse et non pas d’instruments d’évaluation des

collaborateurs) ;

•  assurer avant tout la sécurité et la confidentialité des

données, en lien avec les exigences habituelles de la

CNIL.

En s’appuyant en partie sur des technologies BigData, nous

proposons des solutions clés en main (fiches métiers,

benchmark sectoriel, site de mobilité, site de reclassement) ou

des études Ad Hoc en fonction des problématiques identifiées :

•  La gestion prévisionnelle des emplois et des talents, axée

sur les compétences et la mobilité interne ;

•  L’attractivité et la stratégie de sourcing (sous un prisme

secteur ou métier) ;

•  Le reclassement, grâce à une approche consistant à

proposer des offres pertinentes multi-sources aux salariés

concernés par un plan.

Le Big Data RH vu par l’éditeur Multiposting

Notre métier d'origine, aider les entreprises à recruter plus facilement

sur internet, a permis de constituer une base d’apprentissage unique

(plusieurs millions d’offres et de profils).

Notre expertise dans le recrutement, nos équipes développement et nos

partenaires (CNAM, LIMSID, CNRS…) nous permettent désormais

d’exploiter cette base pour aider les entreprises sur des problématiques

liées à l’emploi.


Utiliser les outils de recherchepour dynamiser la mobilité interne !

Pour répondre à ces enjeux, les Directions des Res-sources Humaines doivent revoir leurs processus en prolongeant la notion de compétences “structurées” et de qualifications (connaissances et savoir-faire formali-sés dans les outils de la DRH et validés par une certifi-cation ou un diplôme) par celle des compétences “infor-melles” : les connaissances et savoir-faire acquis dans le cadre professionnel et personnel, mais non identifiés de façon formelle par la DRH.

La prise en compte de ces compétences “informelles” permet aux entreprises d’étendre leurs viviers de candi-dats et de faciliter le processus d’évaluation des candi-dats potentiels vis-à-vis des offres à pourvoir.

MAIS COMMENT L’ENTREPRISE PEUT-ELLE CAPTER LES COMPÉTENCES “INFORMELLES” DE SES SALARIÉS, QUI NE SONT PAS TOUJOURS DISPONIBLES DANS LES OUTILS DE LA DRH ?L’identification des compétences “informelles” dans l’organisation est plus complexe car, si la compétence “structurée” fait l’objet d’une description précise dans les systèmes de GPEC notamment, les compétences “in-formelles” sont quant à elles souvent disponibles dans

des supports moins encadrés et moins institutionnels, tels que les réseaux sociaux (internes ou externes), les sites de collaboration des projets, les forums, etc.

Cette situation rend ainsi difficile le repérage de ces compétences, d’autant que ces dernières évoluent à un rythme beaucoup plus rapide que les qualifications et compétences “structurées”.

QUEL EST L’APPORT DES MOTEURS DE RECHERCHE D’ENTREPRISE DANS L’IDENTIFICATION DE L’ENSEMBLE DES COMPÉTENCES D’UN INDI-VIDU ?Bien qu’ils soient le premier service utilisé sur in-

ternet devant la messagerie, les moteurs de recherche ne sont pas clairement identifiés comme outils majeurs au sein des entreprises.

Cependant, ils offrent une puissance et une très grande flexibilité quand ils sont utilisés pour la recherche de compétences dans l’organisation.

En effet, ils permettent à la fois de :

n Décloisonner les systèmes d’information et donc d’étendre les recherches transverses à l’ensemble du groupe, voire à l’externe. Le moteur de recherche fait abstraction des frontières techniques et phy-siques de l’entreprise, il permet d’interroger les bases des différentes filiales du groupe, mais aussi par exemple les informations stockées dans LinkedIn ou Viadeo.

n Restituer les informations collectées de manière structurée pour les rendre exploitables. Il est pos-sible de reconstituer un CV “dynamique” à partir de données issues de différents systèmes tels que le SIRH, les intranets, les réseaux sociaux d’entreprise, les applications...

LA MObILITÉ INTERNE

La révolution numérique, les nouvelles formes d’organisation du travail et les contraintes financières des entreprises modifient les besoins en termes de profils et de compétences, et accroissent l’intérêt de la mobilité interne sur le recrutement externe.

En outre, certains moteurs de recherche vont plus loin : sur un simple critère, ils mettent en regard les opportunités profession-nelles et les candidats potentiels ayant les compétences recher-chées, tout y en ajoutant la géolocalisation afin de tenir compte des distances de trajet “domicile/travail” et d’identifier les viviers de compétences par secteur géographique.

L’économie de temps ainsi générée est considérable pour le ma-nagement et la fonction RH, en particulier pour les responsables du recrutement, de la mobilité interne, de la formation...

QUELQUES EXEMPLES D’USAGES DESMOTEURS DE RECHERCHES DE COMPÉTENCES

3 AMÉLIORER LA MObILITÉ GÉOGRAPHIQUE Ce type de solution permet aisément au recruteur d’aller explo-rer l’ensemble des bases RH du groupe, pour s’assurer qu’il n’y a aucun candidat possible au sein du groupe - même dans une autre filiale à l’international - avant de procéder à un recrutement externe. Ceci permet de plus, d’offrir des opportunités d’évolution plus larges aux salariés du groupe.

3 PROMOUVOIR LA MObILITÉ fONCTIONNELLELe recruteur cherche un candidat potentiel pour un poste de MOA en charge d’une solution comptable et financière. Le prérequis est d’avoir une bonne connaissance de l’outil qui vient d’être dé-ployé dans le groupe. Grâce au moteur de recherche qui a recons-titué le CV d’un salarié aujourd’hui présent à la MOE, à partir de données issues de la base RH, mais aussi de son profil LinkedIn, il identifie un salarié qui a auparavant travaillé pour une SSII en tant que spécialiste de cette solution. Il est en mesure de lui faire une proposition d’évolution au sein de la direction financière.

3 SIMPLIfIER LES ANALYSES RH

Ce type de moteur permet également de rapprocher différentes données RH ouvrant la voie à de nouvelles analyses. A titre d’exemple, il est possible de générer des graphiques faisant par exemple la comparaison entre le coût moyen d’un contrôleur de gestion junior entre les différents sites internationaux du groupe ou encore l’évolution des postes à pourvoir par fonction, par pays...

« DANS LE CONTEXTE PARTICULIER DE LA RECHERCHE DE COMPÉTENCES, DISPOSER D’UNE SOLUTION DE RECHERCHE MULTI SOURCES PERMET AUX UTILISATEURS D’ACCÉDER RAPIDEMENT À UNE INFOR-MATION DE VALEUR, Où QU’ELLE SOIT DANS L’ORGANISATION OU DANS LE SI. »

Nos conseilspour mener à bience type de projet

1 Qualifier les usages pour choisirle bon moteur• Préciser les besoins de l’entreprise (recherche de

données structurées, non structurées ; ergonomie, nombres d’utilisateurs, coûts, etc.)

• Définir les critères de sélection (complexité de mise en œuvre, gestion de la sécurité des données et des habili-tations, coûts de la solution, nationalité de l’éditeur, etc.)

• Définir le périmètre d’utilisation du moteur : ERP, SIRH, référentiels, bases de données, intranets documen-taires, applications, données externes à l’entreprise...

2 Mettre les utilisateurs au centre des réflexions en expérimentantvia un POC• Adopter une approche tenant compte des retours des

utilisateurs

• Ajuster l’ergonomie de l’interface, clef de succès pour favoriser l’appropriation par les collaborateurs

• Mesurer et prévenir les risques liés à la confidentialité des informations, la législation, la disponibilité du service...

3 Définir les usages métiers pour lesquels le moteur sera utiliséPartir de cas métiers concrets et récurrents afin de maxi-miser le ROI attendu et d’améliorer la pertinence des résultats.


Tidiane fallAssociate Partner

Magellan Consulting

Responsablede la practice

Smartwork


Organisé avec l’éditeur Novapost, et en présence du Groupe Technip ayant lancé un programme de dématériali-sation RH au niveau Groupe, ce rendez-vous a réuni autour d’un petit-déjeuner plus de 60 entreprises et journalistes.

Cet événement fut l’occasion pour Magellan de présenter sa vision de la RH Numérique, ainsi que sa cartographie d’usages et de technologies basée sur 4 niveaux de ma-turité : l’automatisation des processus, la socialisation des processus, leur extension auprès des tiers externes et en-fin leur intégration dans les nouveaux business models de l’entreprise.

“Désormais, il ne s’agit plus de se demander s’il faut plonger dans l’océan de la RH Numérique, ni quand. Mais comment ! ”

Novapost, par la voix de Clément buyse son co-fonda-teur, a ensuite rappelé les différentes solutions People-Doc de Novapost (Salarié, Entreprise, Signature et Ask) et présenté des projets menés pour deux clients américains : Coach et Fast Retailing.

Enfin, et de façon plus concrète encore, le témoignage de Technip a permis un retour d’expérience complet sur le déploiement de la solution PeopleDoc (Salarié, Entre-prise) pour quatre de ses entités à l’international : Hubert Levavasseur, responsable SIRH de la filiale française Flexi France, est intervenu pour présenter les enjeux, objectifs, résultats, contraintes et clefs de succès de son projet quelques mois après l’ouverture effective du service.

Pour finir, Magellan a élargi ce retour d’expérience par un témoignage du déploiement sur les entités de la région Asie-Pacifique, réalisé pour le département Group HRIS.

« CET ÉVÉNEMENT A ÉGALEMENT PERMIS DE RÉAffIRMER L’URGENCE POUR LA fONCTION RH D’AGIR, EN APPRÉHENDANT LE NUMÉRIQUE COMME UNE OPPORTUNITÉ à SAISIR ET NON COMME UNE MENACE à SUbIR. »

L’hôtel George V, à Paris, a accueilli jeudi 2 octobre le dernier évènement RH Numérique de Magellan Consulting, dédié à la “dématérialisation RH dans un contexte international”.

Retour sur l’événementmagellan consulting - novapost

ÉVÉNEMENT RH NUMÉRIQUE - 2 OCTObRE 2014

Fort de ce succès, Magellan Consulting espère vous retrouver encore plus nombreux à son prochain événement autour de son offre RH numérique !

LES SPEAkERS :Technip : Hubert Levavasseur, Responsable SIRH de FlexiFrance (Groupe Technip) // Novapost : Clément Buyse, Co-fondateurMagellan Consulting • Damien Philippon, Associé, en charge de l’offre Entreprise Numérique • Daniel Piana, Sénior Manager, en charge de l’offre RH Numérique • Sébastien Le Quoy, Sénior Consultant, expert RH/SIRH ayant piloté le déploiement international de l’ERP RH et des solutions Novapost.

n 1er TRIMESTRE 2015

interview STANISLAS ROCHECONSULTANT SENIOR RH

Stanislas est intervenu sur un projet de mise en place d’une solution de gestion RH dématérialisée.

EN QUOI CONSISTE LA GESTION DÉMATÉRIALISÉE DES DOCUMENTS RH ?

Il est maintenant possible de remplacer complètement une gestion papier des documents RH par une gestion digitali-sée. Cette gestion entièrement dématérialisée se fait grâce aux nouvelles technologies que proposent plusieurs édi-teurs et que nous appelons le “HR Digital Desk”.

Le HR Digital Desk, poste de travail virtuel du gestionnaire RH permet de dématérialiser les processus et les documents RH tout en répondant aux enjeux RH :

n VALEUR PROBANTEDocuments numérisés au format figé PDF et stockés sur des serveurs sécurisés selon une norme et un horodatage garan-tissant une équivalence de la version numérique à son origi-nal papier.

n ACCESSIBILITÉAccessibilité via de multiples endroits et simultanément par les gestionnaires RH habilités.

n SEARCHAccès aux documents facilité par la mise à disposition d’une fonction de recherche par type de document et par collabo-rateur.

n MEMORYDocuments stockés de manière hiérarchisée à travers l’ex-ploitation d’un plan de classement : les données sont donc structurées.

Un HR Digital Desk ne doit pas être confondu avec une simple bibliothèque en ligne (Gestion Electronique des Documents), dans la mesure où celui-ci permet, outre une dématérialisa-tion, d’assurer une valeur probante aux documents RH et de gérer les processus de gestion documentaire RH.

LA MISE EN PLACE d’UN HR dIgITAL dESk PERMET d’APPORTER dES RÉPONSES CONCRèTES AUx dRH :

dE SERVICES AUx gESTIONNAIRES• accélère et simplifie le traitement des données,• facilite la recherche : pour consulter un document, le gestionnaire ne perd

plus de temps dans sa recherche parmi les classeurs et armoires sous clef,• facilite les échanges d’informations : un même document est désormais

consultable par plusieurs personnes en même temps.

dE QUALITÉ• réduit les risques d’erreur de saisie, en classement et/ou de perte de

documents,• sécurise durablement le patrimoine documentaire.

d’EFFICACITÉ• génère des gains de productivité grâce à l’automatisation et à la fluidifi-cation des processus RH (1 ETP pour 1500 dossiers collaborateurs gérés).

dE COÛTS• réduit les coûts d’impression, de stockage et d’envoi des documents

physiques• contribue au respect des engagements en termes de responsabilité sociale

… TOUT EN respectant les contraintes juridiques avec la signature électronique.

POUVEZ-VOUS PRÉCISER LE CONTEXTE GÉNÉRAL DANS LEQUEL LE PROJET DE GESTION DÉMATÉRIALISÉE S’EST LANCÉ ?

Le client chez lequel j’interviens est un grand groupe français mutualiste qui fédère une soixantaine d’entreprises et de filiales indépendantes.

Le projet initié début 2013 porte sur une cinquantaine de ces entre-prises, en majorité des caisses et des banques régionales, dont la taille varie généralement de 1 000 à 2 000 collaborateurs, la plus petite comptant une quarantaine de collaborateurs et la plus grande, plus de 12 000. Au total, près de 115 000 dossiers salariés sont concernés par le projet. L’ambition de notre client consiste à mettre le HR Digital Desk à disposition pour l’ensemble des entreprises du groupe dans un délai de 12 mois, avant fin 2014. A l’issue du projet, plus de 1000 gestionnaires RH utiliseront l’outil au quotidien.Le projet s’inscrit dans le cadre d’une réflexion, à l’issue de laquelle l’op-portunité de mettre en place une solution mutualisée a été confirmée, afin de générer des économies d’échelle, mais également de contribuer à l’harmonisation des processus RH et des reportings au sein du groupe.Un contrat “groupe” a été négocié auprès de chacun des prestataires du projet (numériseurs pour la reprise de l’historique papier, éditeur pour la solution en ligne).A noter que le client a choisi une solution en mode SaaS , considérant le rythme de livraisons satisfaisant (biannuelles), et le levier de négocia-tion intéressant vis-à-vis de la R&D éditeur, au regard de la cinquantaine de clients cible de la solution.

DE QUELLE FAÇON LE PROJET A-T-IL ÉTÉ MENÉ ?La démarche définie a permis de prendre en compte les deux compo-santes structurantes du projet de mise en place de l’outil de gestion dématérialisée des documents RH : • la construction d’un socle commun (projet global),• un déploiement sur mesure par entité (projet spécifique).


COMMENT LA QUESTION DE L’HISTORIQUE DES DONNÉES A-T-ELLE ÉTÉ INSTRUITE ?

Ce point central recouvre en réalité deux questions : celle de la profon-deur de l’historique de reprise du stock papier et celle du devenir des do-cuments papiers existants.

Concernant la profondeur de l’historique de reprise du stock papier, le système de paie a alimenté l’outil de gestion documentaire des matri-cules des collaborateurs présents depuis 2011. Les données des sala-riés ayant quitté le groupe avant 2011 n’ont pas été jugées comme prio-ritaires et ne sont pas reprises à ce stade du projet.

Concernant le devenir des documents papiers existants, la préconisation juridique du groupe a consisté à conserver dans un premier temps les documents signés de l’employeur et du collaborateur (principalement les contrats de travail). Pour autant les entités ont été laissées libres d’appli-quer ou non cette préconisation du groupe.

QUELLES ONT ÉTÉ LES DIFFICULTÉSRENCONTRÉES ?

Tout projet a son lot de difficultés.

Chronologiquement, la première difficulté a été de convaincre le maxi-mum d’entités du groupe d’adhérer au projet.

Chacune d’entre elles avait le choix d’intégrer ou non la solution RH commune.

La contrainte du planning ambitieux a provoqué une seconde difficulté. Les déploiements réalisés en parallèle ont rendu plus complexe le pilotage.

Un point qu’il ne fallait pas négliger était le manque de relais local qui a rendu plus difficile l’acceptation du changement.

Enfin, le déploiement des entités a rencontré des difficultés tech-niques liées aux scanners ou aux postes de travail.

CONSTRUCTION d’UN SOCLE COMMUN dÉPLOIEMENT SUR MESURE PAR ENTITÉ

L’équipe projet a regroupé des compétences pluridisciplinaires (RH, SI, juridique...) et s’est appuyée sur des relais locaux dans la préparation et la réalisation du déploiement au niveau de chaque entreprise.

CAdRAgE ET CHOIx• Choix de la solution éditeur et des prestataires de reprise • Définition des instances de gouvernance • Détermination des sites

pilotes • Chiffrage • Go/No go

SUPPORT ET SUIVI• Demandes d’assistance• Demandes d’évolution de l’outil• Gestion des habilitations

PLANIFICATION• Planning cible de réalisation et étapes clés • Lotissement du projet par domaines (dossiers collaborateurs, collectifs, gestion

des temps et des activités, formation et mobilité, paie) • Définition des indicateurs d’avancement et de ROI à appliquer par entreprise.

CONCEPTION• Supports de communication • Adaptation de l’outil existant aux besoins clients • Formalisation d’un plan de classement groupe

des documents • Préconisations de processus de gestion numérique • Contrat groupe et conventions de service avec les fournisseurs • Supports réglementaires • Formation (séminaire de formation) • Cahier de tests et PV de recette fonctionnelle • Protocole de support

• Identification des personnes clés• Ateliers de cadrage des choix organisationnels, définition du book et

du plan de classement spécifique• Préparation de la reprise des dossiers salariés• Choix du prestataire numériseur pour la reprise de l’existant papier• Formation à l’application• Vérification de la compatibilité entre pré-requis techniques éditeur et

paramétrage des postes.• Acquisition du matériel (scanners / doubles écrans)• Démarches réglementaires (CNIL, IRP)

• Ouverture de l’application• Création et paramétrages des utilisateurs• Recette

• Utilisation de l’outil au quotidien• Support• Club utilisateurs• Comités de suivi et de pilotage• Gestion des demandes d’évolution de l’outil

PHASE 1, amont :PRÉPARATION ET CONdUITE dU CHANgEMENT

PHASE 2 :dÉPLOIEMENT TECHNIQUE

PHASE 3, aval : SUIVI


Si l’on devait retenir 4 facteurs clefs de succès, je citerais en priorité :

POURQUOI FAIRE APPEL À MAGELLAN PLUTÔT QU’À UNE AUTRE SOCIÉTÉ DE CONSEIL ?POURQUOI NE PAS DIRECTEMENT FAIRE APPEL À UN ÉDITEUR ?Magellan Consulting est un cabinet agnostique vis-à-vis des solu-tions disponibles sur le marché. Son positionnement au carrefour du métier et des nouvelles technologies permet à la fois d’inter-venir sur les usages et les processus tout en maîtrisant les solu-tions. C’est cette double valeur qui permet de conseiller au mieux les clients sur leurs besoins.

C’est l’une de nos promesses : pouvoir rassembler dans une même équipe, des consultants avec une forte expertise en matière de di-gitalisation, ayant la connaissance des SIRH et des technologies, et bien entendu avec une maîtrise des processus métier. Sur le sujet de la dématérialisation des processus et des docu-ments RH, Magellan est intervenu chez d’autres clients, dans des écosystèmes technologiques différents. Si les enjeux et les usages n’étaient pas semblables, l’approche et la méthodologie ont été sensiblement identiques.

Concernant le choix de Magellan plutôt que faire directement ap-pel à l’éditeur : il est toujours préférable de faire appel à une entité neutre vis-à-vis de l’éditeur. Cela permet de mieux cadrer, de lever les incompréhensions en cherchant des solutions, de faire si né-cessaire évoluer la solution, ...

Quoi qu’il arrive, Magellan porte toujours les intérêts de ses clients.

Stanislas Roche, 34 ans, a rejoint Magellan en janvier 2014.Consultant depuis 2006, il est intervenu chez de multiples clients, pour des missions de conduite au changement, déploiements, migrations et mises en place de tierces maintenances applicatives en tant que chef de projet PMO, MOA et AMOA.

Parcoursde Stanislas Roche

Stanislas Roche

FORT DE VOTRE EXPÉRIENCE, QUELS SONT SELON VOUS LES FACTEURS CLEFSDE SUCCÈS ?

POUR CONCLURE, JE SUIS UNE ENTREPRISE DÉSIRANT DÉMATÉRIALISER SES PROCESSUS,

FÉdÉRER• Disposer de la capacité

à faire converger plus de 200 interlocuteurs ayant des besoins spécifiques,

• Impliquer les acteurs concernés dans la dé-finition des processus cibles de gestion docu-mentaire, en particulier l’élaboration du plan de classement, afin d’éviter la perte de documents mal indexés.

ANTICIPER• Respecter strictement

le planning,• Instruire les aspects

techniques du projet dès le démarrage de celui-ci.

S’AdAPTER• Accorder de la sou-

plesse au niveau du spécifique de chaque entreprise, notam-ment au niveau du processus de gestion des documents et des filtres applicatifs afin de ne pas bouleverser les logiques établies et la désynchronisation de la reprise de l’his-torique documentaire par rapport à la prise en main et à l’utilisation de l’outil.

interview STANISLAS ROCHECONSULTANT SENIOR RH

ACCOMPAgNER• Être disponible et

réactif,• Conduire le change-

ment dès le démarrage du projet, afin d’anti-ciper les situations de stress des gestion-naires - le passage d’une gestion “papier” à une gestion numérique vient bouleverser les habitudes de travail - et mettre en place des ac-tions de prévention et d’accompagnement.


Depuis sa création, Magellan Consulting accompagne ses clients dans leurs grandes transformations, qu’elles soient suscitées par des enjeux métier ou de systèmes d’information.Les nouvelles fonctions RH impulsées par les innova-tions technologiques deviennent incontournables. C’est pourquoi Magellan Consulting investit continuelle-ment sur l’offre RH numérique, mais aussi sur des sujets de stratégie SIRH ou de mise en place de centre de ser-vices partagés. L’objectif est d’apporter de l’innovation et toujours plus de valeur à ses clients, tout en ayant à coeur de faire aboutir chaque projet.

En s’appuyant sur ces nombreux atouts, Magellan

Consulting se propose de vous accompagner dans vos

projets de transformation. Elle fait bénéficier ses clients

de l’expertise de ses consultants, de ses méthodologies

et savoir-faire, mais aussi en capitalisant sur le position-

nement historique du cabinet à la frontière entre Direc-

tions Métiers et Direction du Système d’Information.

Le positionnement du groupe Magellan est résolument orienté vers l’innovation.

magellan consulting, votre partenaire à la croisée des chemins entre votre métier et les technologies numériques


L’intelligence collective est un moteurfondamental de magellan consulting

nos consultants se réunissent régulièrement afin de partager leurs retours d’expérience, et ainsi enrichir nos offres, proposer de nouvelles idées, innover.

Sophie Rozet

Les auteurs de ce numéro

Philippe Aulagnon Sébastien Le Quoy

Sophie Rozet est Associate Partner chez Magellan Consulting et responsable de l’offre Ressources Humaines. Elle dis-pose de plus de 13 ans d’expérience, dont plus de 10 ans dans le conseil en Organisation auprès de grands groupes français et internationaux.Sophie accompagne ses clients et mène de nombreux projets sur l’ensemble de la chaîne de valeur de la fonction RH.

Manager depuis 6 ans chez Magellan, Philippe Aulagnon est spécialisé dans les missions RH / SIRH et accompagne des clients privés comme publics dans des études de cadrage, de schéma directeur SIRH, de choix de solution SIRH, de mise en œuvre de projets de transformation RH et SIRH.

Sébastien Le Quoy est Senior Consultant chez Magellan Consulting. Depuis 4 ans, il accompagne des grands comptes sur des problématique RH/SIRH dans un contexte international, de la redéfinition des pro-cessus RH aux projets de déploiement de nouveaux outils, mais également à la dé-finition de la stratégie de transformation numérique de la fonction RH.

[email protected]+33 6 25 91 13 84



Notre différenceLes trois Associés fondateurs de Magellan Consulting, Claude Aulagnon, Michel Hatiez et Didier Zeitoun, n’en étaientpas à leur première aventure entrepreneuriale lorsqu’ils ont fondé Magellan Consulting en 2008.

LEUR IDÉE : lancer un Cabinet de Conseil en Organisation novateur dont la différenciation est issue de la double compétence processus métiers des clients et maîtrise des technologies de l’information.Notre mission est de créer davantage de valeur pour nos clients en tirant parti des technologies de l’information et de l’innovation, appliquée aux métiers et aux processus des entreprises.

Aujourd’hui, Magellan Consulting peut compter sur un peu plus d’une centaine de consultants expérimentés regroupant des compétences sectorielles et transverses cohérentes avec son positionnement.

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48-50 rue de la Victoire 75009 Paris

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"RH Numérique : comment tirer parti du digital ?" iMAGine - Magellan Consulting

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