REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012 ACTIVIDADPORCENTAJE...
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REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Revisión por la
Dirección
Diciembre 2012
Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012
ACTIVIDAD PORCENTAJE
Establecer un Sistema de Calidad que se distinga por contar con las mejores prácticas de calidad como un agente de cambio para el desarrollo, generación de valor y aprendizaje del IFREM y la competitividad sistemática, que permita alcanzar efectividad y prestigio mediante una certificación externa, que cumpla con los requisitos dictados en la norma ISO 9001:2008.
100%
Contar con un Centro de Datos moderno y eficiente para proporcionar los servicios que presta el Instituto a la ciudadanía de manera eficaz y oportuna, así como resguardar la información registral de manera segura.
70%
Contar con un servicio de red privada virtual MPLS. 100%
Contar con un sistema de seguridad y vigilancia que permita disuadir la corrupción en las oficinas registrales del IFREM.
0%
Elaborar el Reglamento del Servicio Profesional de Carrera Registral para los Servidores Públicos del Instituto de la Función Registral del Estado de México.
100%
Elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos de las Oficinas Registrales a efecto de estandarizar la operación en las 19 Oficinas Registrales, para así brindar un mejor servicio a la sociedad.
100%
Contar con servicios profesionales de Mesa de Ayuda que permitan el mejor uso y disipar dudas en cuanto al uso de los sistemas informáticos utilizados en el IFREM. 100%
Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012
ACTIVIDAD PORCENTAJE
Adquirir equipo de cómputo para las Oficinas Registrales a efecto de contar con tecnología que permita desarrollar las actividades registrales con mayor rapidez y efectividad. 100%
Contratar recursos humanos de apoyo para realizar diversas actividades tendientes a abatir el rezago de documentos en las Oficinas Registrales, además de mejorar los tiempos de respuesta a
los usuarios de nuestros servicios y eficientar la calidad de los mismos en todo el proceso operativo.
100%
Adecuación de Áread Físicas, contar con inmuebles propios que puedan ser modernizados y debidamente equipados, para así tener instalaciones adecuadas que permitan dar un mejor
servicio al usuario, en 2012 se concluirá la construcción de las Oficinas Registrales de Ixtlahuaca y Lerma, así como de la Dirección General.
100%
Profesionalización de la Función Registral, resulta de suma importancia la capacitación continua del personal, por lo que el otorgamiento de becas y cursos de capacitación resulta de suma importancia, permitiendo al Instituto contar con personal profesional y capacitado para el
desarrollo de la función registral de forma eficiente y eficaz, por lo que se logrará que el Instituto brinde un servicio de calidad.
100%
Política de Calidad
•Dirección General •Dirección Técnico Jurídica
• La Directora General,
verificó en una sesión
de preguntas y
respuestas al personal
del Instituto que la
Política de Calidad fue
entendida.
• Mediante la Auditoría de
Certificación se
constató que la Política
de Calidad fue
comunicada y
entendida por el
personal.
• La Directora Técnico-Jurídica, comunicó a su personal la importancia de conocer y entender la Política de Calidad así como la de participar en la Auditoría de Certificación.
Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012
•Dirección de Control y Supervisión de Oficinas Registrales
•Dirección de Administración y Finanzas
El Director de Administración y Finanzas, organizó grupos de trabajo con el personal de su área para
comunicar la importancia del SGC y su participación en esta.
El Director de Control y Supervisión de Oficinas Registrales acopañado por los Subdirectores del Valle de Toluca, Zona
Nororiente y Oriente, realizan visitas periódicas de seguimiento a las 19 Oficinas Registrales, verificando la participación y cumplimiento de
los procesos en el Sistema de Gestión de Calidad. .
Compromiso de la Dirección
En el mes de noviembre, se realizó la entrega de la Oficina Registral de Ixtlahuaca por parte del Secretario del Medio Ambiente.
Compromiso de la DirecciónLa Dirección General fijó como objetivo para el año 2012, establecer un Sistema de Calidad que se distinga por contar con las mejores prácticas como un agente de cambio para el desarrollo, generación de valor y aprendizaje del IFREM y la competitividad sistemática, que permita alcanzar efectividad y prestigio.
Así, el pasado 5 de diciembre de 2012, la casa certificadora American Trust Register, otorgó la Certificación ISO 9001:2008 al IFREM.
INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Auditoría Externa Organismos Certificador: American Trust Register, S.C.
Fechas:Auditoría Primera Fase Documental: 12 de noviembre 2012
Auditoría Segunda FaseDel 20 al 23 de noviembre de 2012
Espacios a Auditar:
29 procesos de Dirección General
3 procesos de Oficinas Registrales:
• Toluca• Cuautitlán• Naucalpan• Tlalnepantla• Ixtlahuaca
Auditoría Externa Alcance de la Auditoría
DIRECCIÓN GENERAL
PROCESO
• Recepción de solicitudes en materia registral
• Análisis, desarrollo, Implementación, Capacitación y Mantenimiento de Aplicaciones Informáticas.
• Prestación de Servicios de Soporte y realización de Bajas de Equipo.
• Seguimiento a la dictaminación de Bienes y Servicios Informáticos.
• Registro, Seguimiento y Resolución de Incidencias.
UNIDAD DE INFORMÁTICA
PROCESO
Auditoría Externa Alcance de la Auditoría
UNIDAD DE MODERNIZACIÓN Y PROYECTOS ESPECIALES
PROCESO
• Administración del SGC
•Coordinación, Supervisión y seguimiento de los trámites que proporcionan las oficinas registrales.
•Expedición de Certificaciones e Información de Actos Registrales.
•Inmatriculación administrativa.
•Inscripción de actos registrales.
DIRECCIÓN DE CONTROL Y SUPERVISIÓN DE OFICINAS REGISTRALES
PROCESO
Auditoría Externa Alcance de la Auditoría
DIRECCIÓN TÉCNICO-JURÍDICA
PROCESO
• Recepción de asuntos en materia jurídica relacionados con las actividades del IFREM.
• Recepción y Trámite de Solicitudes de búsqueda e Inscripción en Materia Registral.
• Inmatriculación administrativa y sus alcances.
• Turnos de la Dirección Técnica Jurídica.
• Atención de asuntos legales derivados de la prestación de servicios registrales.
• Atención a las solicitudes presentadas por los usuarios en materia registral.
• Atención a usuarios mediante sistemas automatizados.
• Recepción de consultas y proyectos de reformas o adiciones al marco Jurídico.
• Elaboración del Programa Anual de investigaciones históricas.
• Control y resguardo de documentos derivados de la función notarial.
• Recepción de Avisos de Testamento otorgados ante notario.
• Campañas de difusión.
Auditoría Externa Alcance de la Auditoría
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROCESO
• Programación, planeación y presupuestación de los recursos financieros
• Administración y control de los recursos financieros
• Control Contable de Operaciones Financieras
• Control de Ingresos y Elaboración de Informes de Recaudación
• Adquisición de bienes y servicios • Control de almacén
• Elaboración de nómina
• Movilidad de personal
• Suministro y Administración de Servicios
Auditoría Externa Calendario de Auditoría de Certificación
CALENDARIO DE AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN
AUDITORÍA DE ETAPA 1 1 FECHA 12 –NOV-12
AUDITORÍA DE ETAPA 2
SITIO PERSONAL DÍAS
AUDITOR FECHA
SITIO/OFICINAS CENTRALES 150 3
DEL 20 AL 23 DE NOVIEMBRE DE 2012
Oficinas de Toluca 52 2 Ixtlahuaca 9 1 Cuautitlan 23 1 Tlalnepantla 32 1 Naucalpan 23 1 - - CONSEJO DE CERTIFICACIÓN 28-NOV-12 ENTREGA DE CERTIFICADO 05 –DIC -12
ASPECTOS RELEVANTES DERIVADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN:A CONSIDERAR DURANTE LA SIGUIENTE AUDITORÍA C A ST IA SI
1. Infraestructura 6.3 --- --- --- ---2. Competencia del Personal 6.2 --- --- --- ---3. Objetivos de calidad 5.4.1 --- --- --- ---4. Seguimiento y medición de procesos 8.2.3 --- --- --- ---5. Producto no conforme 8.3 --- --- --- ---
ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO, MEJORA E INDIQUE EN SU CASO FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Estado del Sistema:El sistema de gestión de la calidad es joven y con evidencias recientes y en algunos
casos escasa, sin embargo, se tiene bases para iniciar un proceso de mejora continua a través de las auditorías internas y externas, así como por la revisión del
sistema de gestión de la calidad por parte de la Dirección.
Descripción de las mejoras y fortalezas:
* Compromiso del Personal y de la Alta Dirección para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
* Sistema de semaforización para darle seguimiento al desempeño de los procesos del sistema de gestión.
Recomendaciones de la auditoría externa. ASPECTOS RELEVANTES DERIVADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍAA CONSIDERAR DURANTE LA SIGUIENTE AUDITORÍA C A ST IA SI
1. Infraestructura 6.3 --- --- --- ---2. Competencia del Personal 6.2 --- --- --- ---3. Objetivos de calidad 5.4.1 --- --- --- ---4. Seguimiento y medición de procesos 8.2.3 --- --- --- ---5. Producto no conforme 8.3 --- --- --- ---
REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN:
ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO, MEJORA E INDIQUE EN SU CASO FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Estado del Sistema:El sistema de gestión de la calidad es joven y con evidencias recientes y en algunos casos escasa, sin
embargo, se tiene bases para iniciar un proceso de mejora continua a través de las auditorías internas y externas, así como por la revisión del sistema de gestión de la calidad por parte de la Dirección.
Descripción de las mejoras y fortalezas:
* Compromiso del Personal y de la Alta Dirección para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
* Sistema de semaforización para darle seguimiento al desempeño de los procesos del sistema de gestión.
Se aplicaron encuestas de satisfacción del usuario en los diferentes procesos las cuales permiten y permitirán detectar áreas de oportunidad en el servicio que brindamos.
En el Buzón de quejas, del 1 de noviembre al 30 de diciembre se recibió lo siguiente:
Quejas
• Atendidas 14
• En trámite 0
Sugerencias 1
Reconocimientos 1
ÁREA DEL IFREM RESPONSABLE DEL PROCESONOMBRE DEL PROCESO PROCESO SERVICIO SATISFACCION DEL USUARIO
OBJETIVO DE CALIDAD
Dirección General Dirección General Recepción de solicitudes en materia registral 100 80 100 65
Unidad de Informática
Unidad de Informática Análisis, Desarrollo, Implementación, Capacitación y Mantenimiento de Aplicaciones Informáticas
No ha habido solicitudes.
31 94 50
Unidad de InformáticaPrestación de Servicios de Soporte e Infraestructura de Redes y Comunicación
9584 98 95
Unidad de Informática Seguimiento a la Dictaminación de Bienes y Servicios Informáticos No se han
recibido solicitudes. 6 94
No se ha concluído dictaminación alguna.
Unidad de Informática Registro, Seguimiento y Resolución de Incidencias. 64 100 94 91
El desempeño de los procesos y la conformidad del producto
• SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES
ABIERTAS
Abiertas Cerradas
Acciones correctivas 8 12
Acciones Preventivas
0 2
Proyectos de Mejora 8 4
El estado de las acciones correctivas y preventivas
Derivado de la Revisión por la Dirección del mes de DICIEMBRE y dando seguimiento al cronograma de actividades para la implementación del SGC se avanzó en lo siguiente:
ACTIVIDAD % AVANCE
ETAPA VAuditoría InternaCurso Formación de auditores
100
Elaboración del Programa de AuditoríaParticipación del equipo auditor IFREM en auditorías de la UAEMCurso Cómo recibir una auditoríaRealización de la Auditoría Interna al SGCEntrega de Reportes de AuditoríaCurso de SNC, acciones correctivas y acciones preventivasRegistro y Seguimiento de HallazgosRevisión de cierre de hallazgosRecomendación para la Auditoría de Certificación
ETAPA VIAuditoría ExternaCotización con el Organismo Certificador
100Plan de AuditoríaAuditoría DocumentalAuditoría en sitioReunión de Cierre de Auditoría
ETAPA VIIAuditoría Externa – HallazgosRegistro de Hallazgos 100
Proceso de: Administración del SGC Se nombró a los responsables para que den
seguimiento a los procedimientos normativos
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
• Control de documentos y registros
Saúl Martínez Ortega
• Acciones correctivas, Acciones preventivas y Producto/servicio no conforme.
Alejandro Alarcón Pérez
• Auditorías Internas Elva Arcelia Juárez Vázquez
Las acciones de seguimiento de
revisiones por la dirección previas
Los RD’s del SGC expresaron los cambios que podrían afectar:
• Movimientos de personal.
• Tardanza en la aprobación de los manuales de procedimientos por la Dirección General de Innovación.
• Falta de Presupuesto.
• Cambios en los procesos.
• Cambio de Titular del IFREM.
Los cambios que podrían afectar al
SGC
IFREM Nombre del Proceso Proyectos de Mejora SEGUIMIENTO (%)
Dirección Técnico – Jurídica
• Atención a las Solicitudes Presentadas por los Usuarios en Materia Jurídica.
• Elaborar los procedimientos relativos a la contestación de demandas de juicios civiles y de amparo.
• 25%
• Recepción de Asuntos en Materia Jurídica, relacionados con las Actividades del Instituto de la Función Registral del Estado de México
• Realizar las reformas y modificaciones al procedimiento: Atención y despacho de asuntos de la Dirección Técnico-Jurídica.
• 20%
• Recepción y trámite de Solicitudes de búsqueda e Inscripción en Materia Registral
• Realizar las reformas y modificaciones al Manual de Procedimientos de la Subdirección Jurídica.
• 25%
• Atención a usuarios Mediante Sistemas Automatizados.
• Publicación de Reformas y Adiciones al Marco Jurídico del IFREM en periódico Oficial “Gaceta de Gobierno”.
• La actualización de los procesos con la inclusión de la política en el manual de Procedimientos.
• 25%
• Atención de Asuntos Legales derivados de la Prestación de Servicios Registrales.
• Describir las etapas que implica la defensa legal en procesos jurisdiccionales o administrativos, desde la acreditación de personería hasta la comparecencia dentro de los referidos procesos
• 25%
Proyectos de Mejoras
Las recomendaciones
para la mejora
IFREM Nombre del Proceso Proyectos de Mejora SEGUIMIENTO (%)
Dirección de Control y supervisión
• Expedición de Certificaciones e Información de Actos Registrales.
• Inmatriculación Administrativa• Inscripción de Actos Registrales
• Estandarización de los procesos
• 100%
• Coordinación, supervisión, seguimiento de los trámites que proporcionan las oficinas registrales
• Hacer uso de las herramientas tecnológicas para abatir el rezago en las oficinas registrales.
• Revisión de los objetivos de calidad de los tres procesos a través del SIREM WEB
• 40%
• 20%
Dirección de Administración y Finanzas
• Control de Almacén • Implementar un nuevo sistema de almacén.
• 80%
• Control de Bienes Muebles • Integrar el proceso al SGC
• 10%
• Adquisición de Bienes y Servicios
• Actualizar el manual de procedimientos en Gaceta
• 20%
Las recomendaciones
para la mejora
Resultados de la Revisión por la Dirección
RESULTADOS DE LAS MEDICIONES AL 30 DICIEMBRE
Durante la auditoría externa se identificaron las siguientes necesidades de recursos:
• Equipo de cómputo.
• Material de oficina.
• Mobiliario.
• Mantenimiento de infraestructura física.
• Personal.
• Capacitación.
Las necesidades de los recursos
Entrega del Certificado ISO 9001:2008
Lo logramos, Certificación ISO 9001:2008