C. Kurniawan Priambada28 Maret 2011

REVISI FORMAT MONITORING PEMBANGUNAN: MENUJU SISTEM MONITORING YANG KOMPREHENSIF DAN KOMUNIKATIF

LATAR BELAKANG

•Pentingnya dokumen pembangunan sebagai alat kontrol pembangunan rumah beserta sarana dan prasarananya,

•Dokumen monitoring hendaknya merupakan dokumen yang komunikatif sehingga dengan mudah dapat membantu kegiatan analisis progress pembangunan,

•Dokumen monitoring pembangunan juga dipakai sebagai alat evaluasi pada divisi-divisi lain.

PERMASALAHAN

•Tampilan format dokumen monitoring eksisting yang kurang komunikatif,

•Dokumen monitoring eksisting belum meng-cover seluruh elemen progress pembangunan.

MAKSUD & TUJUAN

Meningkatkan faktor komunikatif dari format dokumen pembangunan eksisting. Sehingga tersusun laporan monitoring pembangunan yang mudah terbaca, rigid dan komprehensif.

BATASAN MATERI

•Tugas strategis ini menelaah format dokumen monitoring eksisting, membandingkannya dengan elemen-elemen pembangunan yang ada dan menambahkan serta menyusun kembali format baru sebagai penyempurnaan dokumen eksisting.

•Tugas strategis ini hanya menitikberatkan review pada format dokumen monitoring pembangunan, tidak mencakup form-form divisi pembangunan yang lain seperti monitoring KDA (Kartu Pengendalian Anggaran) dan Modal Kerja.

Umum

Kegiatan monitoring pembangunan meliputi :

•Monitoring Mingguan,

•Monitoring 2 Mingguan, dan

•Monitoring Bulanan.

Pelaksanaan kegiatan monitoring yang ada di Regional IV.

Pembahasan Monitoring

1. Monitoring mingguan–Form F04A, yang berisi Rekap Pembayaran Kontrak,–Monitoring Progress Pembangunan Rumah per lokasi/ cabang.

2. Monitoring 2 (dua) mingguan–Monitoring proyek per lokasi.

3. Monitoring Bulanan –Form F-01 s/d F-06–Monitoring Pembangunan dan Penjualan (Stok Rumah)–Monitoring RDPT– Laporan mengenai tindak lanjut penyelesaian hasil temuan pihak pemeriksa internal

(SPI) maupun eksternal (BPK, KAP) pada pekerjaan Bidang Pembangunan

RUANG LINGKUP KEGIATAN

Alur Kegiatan Produksi

FORM-FORM MONITORING EKSISTING

•Nota Dinas

•Monitoring Progress Pembangunan Rumah

•Stok Rumah RDP

•Evaluasi Realisasi Pembangunan

•Form Pembangunan dan Biaya Produksi

•Rekapitulasi Monitoring Pembayaran Kontrak

•Monitoring Pembayaran Kontrak Regional I-VII

REVIEW FORM MONITORINGNo. Form Kekurangan Masukan

1Nota Dinas

Tidak menunjukkan target pembangunan per

Tri Wulan (TW)

Tidak menunjukkan target pembangunan

sampai dengan bulan berjalan

Belum mencantumkan data persediaan rumah

Rencana anggaran dari RKAP

Tampilan yang kurang komunikatif

Memasukkan unsur target pembangunan per

Tri Wulan (TW)

Memasukkan unsur target pembangunan

sampai dengan bulan berjalan

Menyusun format tabulasi persediaan rumah

Menyusun format tabulasi rencana anggaran

dari RKAP

Merubah tampilan menjadi tabulasi yang

mudah dibaca

2 Monitoring Progress

Pembangunan

Rumah

Belum menampilkan jumlah RSH

Belum memisahkan antara Landed house dan

rusunami

Merupakan double posting dari Stok Rumah

RDP

Menggabungkan form Monitoring Progress

Pembangunan Rumah dengan Stok Rumah

RDP

Menampilkan jumlah RSH

Melakukan pemilahan antara data Landed

House dengan rusunami

3Stok Rumah RDP

Dapat disatukan dengan form monitoring

progress pembangunan rumah agar menjadi

form yang rigid dan menghindari double

posting

Menggabungkan form Monitoring Progress

Pembangunan Rumah dengan Stok Rumah

RDP

4Evaluasi Realisasi

Pembangunan

- -

REVIEW FORM MONITORINGNo. Form Kekurangan Masukan

5Form Pembangunan dan Biaya

Produksi

Elemen-elemennya telah

tercantum dalam nota dinas

Dapat ditiadakan

6Rekapitulasi Monitoring Pembayaran

Kontrak

Belum mencantumkan PRA yang

dikeluarkan Pusat maupun

Regional

Belum mencantumkan nilai

rekomendasi modal kerja

Menambahkan kolom PRA

Menambahkan kolon

Rekomendasi Modal Kerja

7Monitoring Pembayaran Kontrak

Regional I-VII

Belum mencantumkan PRA yang

dikeluarkan Pusat maupun

Regional

Belum mencantumkan nilai

rekomendasi modal kerja

Menambahkan kolom PRA

Menambahkan kolom

Rekomendasi Modal Kerja

KONSEP DOKUMEN MONITORING BARU

•Menyusun nota dinas dengan tampilan yang lebih komunikatif dalam bentuk tabulasi-tabulasi yang mudah dibaca.

•Menyempurnakan Nota Dinas dengan memuat kolom target pembangunan per Tri Wulan (TW) dan sampai dengan bulan pelaporan berjalan yang bersumber dari Buku RKAP, menyusun format tabulasi persediaan rumah serta menyusun format tabulasi rencana anggaran dari RKAP.

•Menggabungkan Form Monitoring Progress Pembangunan Rumah dengan Stok Rumah RDP dalam satu tampilan, menampilkan jumlah RSH dan melakukan pemilahan antara data Landed House dengan rusunami.

•Mempertahankan Form Evaluasi Realisasi.

•Meniadakan Form Pembangunan dan Biaya Produksi.

•Menambahkan kolom PRA dan menambahkan kolom Rekomendasi Modal Kerja pada Form Rekapitulasi Pembayaran Kontrak.

Nota Dinas Eksisting

Nota Dinas Revisi

Monitoring Progress Pembangunan eksisting

Stok Rumah RDP

Monitoring Progress Pembangunan revisi

Evaluasi Realisasi Pencapaian Pembangunan

Form Pembangunan & Biaya Produksi

Rekap Monitoring Pembayaran Kontrak eksisting

Rekap Monitoring Pembayaran Kontrak revisi

Monitoring Pembayaran Kontrak eksisting

Monitoring Pembayaran Kontrak revisi

Capaian Target

Monitoring Kontrak Terbit

KESIMPULAN

•Menambahkan pada format dokumen monitoring eksisting elemen-elemen yang dirasa kurang.

•Menggabungkan form-form yang memiliki bahasan yang sama dalam satu kesatuan yang komprehensif.

•Meniadakan form yang isinya telah ter-cover dalam form-form yang lain.

•Mempertahankan form yang telah sempurna.

•Menyusun tampilan form yang lebih menarik.

REKOMENDASI

•Menjalankan format baru dan melakukan updating format jika dirasa perlu perbaikan.

•Mensosialisasikan perubahan format pelaporan pada setiap regional-regional.

•Membangun sistem pelaporan online terpadu yang mengikuti format manual agar tidak terjadi perbedaan angka.

•Divisi Pembangunan & P2L siap dalam mengoperasikan serta mengadakan pelaporan dalam format yang baru ini.