Reuniones eficientes marzo 2013 es
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1 Universidad de Mendoza FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD MEDICINA - Cuarto año Seminario: ECONOMÍA SANITARIA Docentes: Dr. Ricardo Luis Motta Dr. Pablo Hidalgo Dra. Susana Cubillo
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Universidad de MendozaFACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUDMEDICINA - Cuarto añoSeminario: ECONOMÍA SANITARIA
Docentes: Dr. Ricardo Luis MottaDr. Pablo HidalgoDra. Susana Cubillo
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OBJETIVOS del SEMINARIO: Al finalizar el Seminario, estén en
condiciones de:1. Comprender la trascendencia de una
correcta historia clínica, evoluciones, epicrisis y consentimiento informado.
2. Desarrollar trabajo en equipo, reuniones eficientes, conocer valores y gestión de calidad.
3. Planificar montaje y gerenciamiento de un Servicio o un Centro Asistencial.
4. Que se sientan satisfechos durante el cursado y al finalizar el mismo.”
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Reuniones eficientes
Ricardo Motta
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Agenda:1) 05’ INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS
2) 10 ’ MITOS Y REALIDADES
3) 15 ’ PLANIFICACIÓN PREVIA
4) 20’ QUE ES LA AGENDA , FACILITADOR Y ACTA
5) 30’ QUE HACER DURANTE LA REUNIÓN
6) 35’ DEBATE Y COMO ACTUAR
7) 45’ RESUMIR DECISIONES Y CONCLUSIONES
8) 50’ EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN
9) 1.00’ DECALOGO ANTI – GRUPO
10) 1.10’ PROCUREMOS
11) 1.20’ EVALUACIÓN DE LA CLASE
12) 1.30 FIN DE LA CLASE
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Reuniones eficientes
Objetivos1. Que luego del aprendizaje, se realicen las
reuniones, teniendo en cuenta las premisas dadas en esta clase.
2. Que quede claro que hacer, antes, durante y después de una reunión.
3. Que quede claro que no hacer.4. Que sepan evaluar y evalúen a las
reuniones.5. Que queden satisfechos al finalizar la clase.
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MITOS COMUNESMITOS REALIDADES
El número de asistentes
define la calidad del equipo
Los grupos más pequeños
son más eficientes
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MITOS COMUNESMITOS REALIDADES
Las reuniones frecuentesmejoran la
comunicación
La comunicación es producto de
la acción
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MITOS COMUNES
MITOS REALIDADES
La interacción lleva a
soluciones
Las soluciones resultan de un trabajo arduo
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MITOS COMUNESMITOS REALIDADES
Actuar es el papel del dirigente
Los asist. son responsables
de la acción de seguimiento
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MITOS COMUNESMITOS REALIDADES
Las reuniones llevan a un consenso
Las personas interpretan las reuniones en
formas diferentes
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MITOS COMUNESMITOS REALIDADES
La libre expresión define a una reunión de
éxito
Por si sola la discusión no
puede llevar a la acción
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1) PLANIFICACIÓN PREVIA
1.1 - ¿QUE ? – T E M A
1.2 - ¿QUIENES ? - ASISTEN
1.3 - ¿CUANDO ? - FECHA
1.4 - INFORMES O DATOS
1.5 - ¿CUANTO TIEMPO ?
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• 1.5 Preparación previa de los participantes
Al distribuir la agenda de la reunión, informa también la preparación que los participantes deben hacer.
Leer reportes y datos preliminares, llevar documentos a la reunión y especificar el tiempo que esta durará, aumentarán la productividad.
Reuniones EficientesPublicado en 05. Dec, 2006 por Luiz de Paiva en Comunicación
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•1.6 TENGA PRESENTE
AMBIENTE FÍSICO
•¿ADECUADO ?
•¿TRÁNSITO DE PERSONAS ?
•¿LLAMADAS TELEFÓNICAS ?
•¿INTERRUPCIONES ?
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1.7 Ambiente correctoEl local y ambiente de la reunión son factores
determinantes para su suceso.
a) El local debe ser bien iluminado.
b) La temperatura debe ser, de preferencia, un poco baja.
c) Escoger también la hora
d) Horas ideales por la mañana, entre 9 y 12.
e) Evita reuniones en lugares abiertos, porque el movimiento puede distraer a los participantes.
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1.8 TENGA PRESENTEMATERIALES•ESTÁ EL INSTRUMENTAL SUFICIENTE ?
– MULTIMEDIA– RETROPROYECTOR– ROTAFOLIO- PIZARRA, FIBRAS, BORRADOR
•ESTÁ LA INFORMACIÓN SUFICIENTE ?
– INFORMES– GRÁFICOS– DATOS•AGENDA
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2) DAR A CONOCER EL TEMARIO (AGENDA) - NOMBRES - TIEMPOS
•ENTREGAR ANTES DE LA REUNIÓN•ACLARAR, SI ES NECESARIO ALGÚN TEMA•CONSENSUAR SI SE AGREGA ALGÚN TEMA SUGERIDO
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2.1. Define la agenda antes de la reunión
El enfoque es una de las características más importantes de una reunión eficiente.
Al distribuir a los participantes una lista de los temas que serán tratados, estarás dando el primer paso para evitar dispersiones y asuntos fuera del contexto de la reunión.
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3) DAR A CONOCER EL
OBJETIVO DE LA REUNIÓN
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4) NOMBRAR FACILITADOR Y QUIEN
TOMA EL ACTA/ESCRIBE PIZARRA
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4.1. Escoger alguien para registrar la reunión
El “acta” no debe ser escrita por el facilitador de la reunión.
Además, es importante tener un modelo predefinido para el acta.
Puntos importantes: registrar situaciones pendientes, decisiones, responsabilidades y plazos.
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5) DIRECCIÓN DE LA REUNIÓN
5.1 CONTROL / PERMISIVIDAD
5.2 DELEGACIÓN
EQUILIBRADA
5.3 PREGUNTAR MAS E
IMPONER MENOS
5.4 INTERVENIR SOLO LO
NECESARIO, NO MAS
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6) ACLARAR DIFICULTADES DE PUNTOS A TRATAR O DE RELACIÓN ENTRE SITUACIONES CONFLICTIVAS, SI SE HUBIERAN PRESENTADO.
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7) TRATAMIENTO DE LOS PUNTOS
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8) QUE HACER DURANTE LA REUNIÓN
8.1) NO PRESENTE UN SOLO LADO
8.2) ESPERE DESACUERDOS
8.3) TRATE LOS CONFLICTOS CON CALMA
8.4) ENFRENTE LOS PROBLEMAS Y NO A LAS
PERSONAS
8.5) PERSUADA CON RESPETO
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9. Controla el tiempo
Si la agenda de la reunión define un tiempo para cada tema, estos horarios deben ser seguidos.
Si están gastando mucho tiempo con una discusión interminable, proponer continuarla posteriormente y pasar al tema siguiente
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10) EL DEBATE, EL GRAN PROTAGONISTA
10.1) ACEPTE LA DISCUSIÓN COMO UN REQUISITO10.2) INDIQUE LAS DIFERENCIAS DE OPINION10.3) PRESENTE PUNTOS DE VISTA OPUESTOS10.4) EMPIECE SUS ARGUMENTOS CON UNA PREMISA10.5) DÉSE CUENTA DE LOS MOTIVOS
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11) COMO ACTUAR11.1) PIENSE ANTES DE HABLAR11.2) EXPRESE CUIDADOSAMENTE SUS ARGUMENTOS11.3) EVITE HABLAR EN FORMA CATEGÓRICA11.4) PREFIERA LOS HECHOS A LAS OPINIONES
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11.5 No permitas que temas sean mezclados
La agenda puede ser modificada cuando extremamente necesario, pero esto debe ser evitado al máximo.
Lo que no puede suceder es la mezcla de asuntos.
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COMO ACTUAR 11.6) MUESTRE RESPETO POR LAS CREENCIAS COMUNES11.7) NO DISCREPE UNICAMENTE POR DEMOSTRAR ALGO11.8) CONSERVE LA MENTE ABIERTA
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12) RESUMIR DECISIONES, PLANEAR LA PRÓXIMA REUNIÓN.
12.1) DIA - LUGAR- HORA- DURACIÓN12.2) INTEGRANTES12.3) TEMAS12.4) FACILITADOR12.5) REDACTOR DE ACTAS
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13) EL SEGUIMIENTO
13.1¿SE ASIGNARON
TAREAS ?
13.2 ¿SE ACEPTARON?
13.3 PERSEVERANCIA
DIPLOMÁTICA
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14) EVALUAR LA REUNION
14.1 - SI SE CUMPLIERON LOS
OBJETIVOS PREVISTOS
14.2 - SI SE RESPETÓ EL
TEMARIO Y LOS TIEMPOS
14.3- NIVEL DE PARTICIPACIÓN
14.4 - COMO SE SINTIÓ
14.5 - COMO VIÓ AL GRUPO
14.6 - EVALUAR AL FACILITADOR
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DECALOGO ANTI - GRUPO
http://www.renacerbuenosaires.org.ar/decalogo_antigrupo.htm
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DECALOGO ANTI - GRUPO
1. No hable en las reuniones, hágalo después fuera del grupo.
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2. Ocupe mucho tiempo en las reuniones haciendo chistes o conversando en voz baja con otro, así ni Ud. ni su compañero participan de lo que se trata grupalmente.
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DECALOGO ANTI - GRUPO
3. No deje hablar a otros de ninguna manera. Conviértase en el centro de la reunión.
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DECALOGO ANTI - GRUPO
4. Llegue tarde sistemáticamente, haga mucho ruido al entrar. Salude a todos, uno a uno, comente algo en voz alta. Exija el detalle de lo ocurrido en el grupo hasta su llegada.
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5. Denigre permanentemente las ideas de otros y/o las reuniones mismas; y además no se olvide de hacerlo fuera del grupo.
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DECALOGO ANTI - GRUPO
6. Tenga miedo o vergüenza de preguntar.
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7. Use las reuniones solamente para quejarse, justificarse y fabricar rumores.
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DECALOGO ANTI - GRUPO
8. Haga "si, si" con la cabeza, aunque no entienda o esté en desacuerdo.
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9. Escriba o lea sobre temas que nada tienen que ver con el espíritu de la reunión.
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10. Hable con casi todos sin esperar el turno. Reitere insistentemente sobre temas ya agotados en el grupo.
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PROCUREMOS:
•Tener presente el tiempo que usamos para hablar, para que todos podamos hacerlo.
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PROCUREMOS:
Escuchar atentamente al otro, sin interrumpirlo ni hacerle acotaciones.
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PROCUREMOS:
• Escuchar todo lo que se dice aunque no lo compartamos; quizá en algún momento pueda servirnos.
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PROCUREMOS:
• Al hablar tratar de sintetizar lo que queremos expresar, rescatando lo importante y prescindiendo de lo anecdótico.
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PROCUREMOS:•Evitar la murmuración tratando de trabajar en función del grupo.
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PROCUREMOS:• Respetar las etapas de cada presentación:
- Relato del tema, - Preguntas al presentador, - Discusión, - Procurando hacerla : breve, amena, completa, útil y veraz.
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Breve: de corta duración o extensión:Amena: entretenido, divertido, atractivo. Completa: Que tiene todos sus elementos o partes. Útil: provechoso, beneficioso, que puede utilizarse para algo:Veraz: sincero, verídico, auténtico, franco, Diccionario de la lengua española © 2005 Espasa-Calpe
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Evaluación de la reuniónObjetivosQue luego del aprendizaje, se realicen las reuniones, teniendo en cuenta las
premisas dadas en esta clase.1) Que quede claro que hacer, antes, durante y después de una reunión.2) Que quede claro que no hacer.3) Que sepan evaluar y evalúen a las reuniones.4) Que queden satisfechos al finalizar la clase.
1. EVALUAR LA REUNION2. SI SE CUMPLIERON LOS OBJETIVOS
PREVISTOS3. SI SE RESPETÓ EL TEMARIO Y LOS TIEMPOS4. NIVEL DE PARTICIPACIÓN5. COMO SE SINTIÓ6. COMO VIÓ AL GRUPO7. EVALUAR AL FACILITADOR
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Muchas gracias ……
