Retrospektiivi asiakasnäkökulmastaOuti Tarvainen | 7.12.2016

Outi Tarvainentietohallintoasiantuntija, Oulun kaupunki

Takana useita isoja kehitysprojekteja lähinnä verkkoasiointipalveluihin liittyen. Kaikissa on käytetty ”ketterää kehitystä”, mitä se sitten kenellekin tarkoittaa...

Tässä tilaisuudessa Oulun kaupungin www-sivujen migraatio- ja kehitysprojektin projektipäällikön roolissa.

Lähtökohdat retrospektiiville• Yhteistä kehitystä Solitan kanssa oli takana noin ½ vuotta• Projektitiimissä jäseniä Oulusta, Tampereelta, Helsingistä ja

Puolasta. – Koko tiimi ei ollut tavannut toisiaan aikaisemmin, vaan kommunikointi

perustunut lähinnä kirjalliseen tai puhekommunikointiin.• Oukan tiimillä vaihteleva kokemus ketterästä kehityksestä

ja toimittajayhteistyöstä, retroilu valtaosalle vierasta.• Retro haluttiin järjestää palautteen & kokemusten

keräämiseksi eri osapuolilta sekä toiminnan parantamiseksi.

• Oukalaisten ennakko-odotukset vaihtelivat neutraalin ja kevyen pessimismin välillä.

Odotukset retrolle• Retrolle kerrottiin

seuraavia odotuksia:– Palautetta tehdystä työstä – Konkreettisia työkaluja ja

vinkkejä työn parantamiseen – Yhteinen käsitys projektin

kulusta, jotta voidaan parantaa tulevia

– Kommunikaation läpikäynti multisite projektissa, jatkoa varten

– Kokemuksien kerääminen & ideointi sivujen kehittämiseen

– Osapuolet oppivat tuntemaan toisensa paremmin

– Selkeät menettelytavat, joihin jokainen sitoutuu

Retron tulokset1. Menneen ajan ja nykytilan

kartoitus– massiivinen määrä määrän

huomioita, joista vaikea tehdä yleistyksiä tai kategorisointeja vaihtelevan sisällön vuoksi

– Tasaisesti sekä hyvin toimivia että kehittämistä vaativia asioita

– Keskeinen huomio oli, että huolimatta kumpaa organisaatiota huomion tekijä edusti, olivat huomiot saman suuntaisia ja vastakkainasettelua ei juurikaan esiintynyt

Retron tulokset2. Jatkotoimenpiteet

– neljä konkreettista projektin tavoitteiden saavuttamista edistävää, helpohkosti toteutettavaa toimenpidettä tavoiteaikatauluineen ja vastuuhenkilöineen

– esim. Slackin rikastaminen ja kehitysjonojen hallinta (jatkuva backlog)

Retron tulokset3. Oppien kerääminen

– huomioita kirjattiin vain muutama, mutta saatiin aikaan vilkasta keskustelua siitä, kuinka jatkossa asioita tulisi tehdä puolin ja toisin.

– esim. • varmista riittävä resursointi

varatulle ajalle• jatkossakin 1 teknologiasta

kokenut (guru) henkilö mukaan. • Alussa panostusta

toimintatapoihin ja kommunikaatioon & varmista heti ensimmäisen sprintin jälkeen, että sovitut käytänteet toimivat ja on ymmärretty

• Varmista reaaliaikainen keskustelukanava sidosryhmien välillä Huolehdi lomasuunnittelusta

• Pidä kick off samassa tilassa kasvotusten

• Huolehdi lomasuunnittelusta!

Muita näkökulmia• Retron fasilitoijan tulee ehdottomasti olla täysin

ulkopuolinen, tehtävänsä hyvin hanskaava henkilö• Ajankohta tulee suunnitella hyvin – ei liian aikaisin, ei

keskellä kuohuntaa• Osallistujat niin tekijöistä kuin päälliköistä, joku pomokin

hyvä houkutella mukaan.• Osallistujat ehdottomasti kaikki samassa tilassa,

kiireettömästi• Turvallisen ja näkemykset sallivan ympäristön luominen ei

helposti onnistu, jos palautta ei ole uskallettu antaa aikaisemminkaan

• Retron tuloksia tulee käydä läpi ja toimenpiteiden toteutumista mittaroida myös retro jälkeen aktiivisesti, jotta luottamus säilyy