Resumen (Versión en español)
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1 Abstract (Versión en inglés) The main objective of this research work is to design a proposal for the implementation or restructuring of the current tool for the management of disciplinary processes, which favors the decision-making process in the HR sales area, adjusted to the needs of the area in which city of Bogota. Given the concern of the organization for the loss of data, information and the non-follow-up of disciplinary cases for FR sales personnel, the investigation began with a bibliographic review of the theories on document management, due process and information on the handling of disciplinary processes. An exploratory relationship was carried out with the existing tool within the HR sales area, and the main shortcomings of this area were identified for the management of the information derived from the disciplinary cases of the FR sales staff, then a team survey was conducted of HR sales nationwide and 4 interviews with the area, and the legal department of the company. In this research the qualitative-descriptive method was used. It was identified that, despite having a tool for storing and managing information derived from disciplinary processes, it had problems related to the loss of information. Based on the aforementioned factors, a redesign of the tool was presented, which will adapt to the needs of the area and highlighting the importance of document management for decision-making on the management of sales personnel. The redesign of the tool was socialized with the Bogotá HR sales team for its implementation in daily tasks. Keywords: disciplinary process, personnel management, document management, decision-making, control tool. Resumen (Versión en español) Este trabajado de investigación tiene como principal objetivo diseñar una propuesta de implementación o de reestructuración de la herramienta actual para la gestión de los procesos disciplinarios, que favorezca el proceso de toma decisiones en el área de HR ventas, ajustada a las necesidades del área en la ciudad de Bogotá. Dada la preocupación de la organización por la pérdida de datos, información y el no seguimiento de los casos disciplinarios para el personal de ventas FR, la investigación inició con una revisión bibliográfica de las teorías sobre la gestión documental, el debido proceso e información sobre el manejo de los procesos disciplinarios. Se procedió a un relacionamiento exploratorio con la herramienta ya existente dentro del área HR ventas, y se procedió a identificar las principales falencias de esta para la gestión de la información derivada de los casos disciplinarios del personal FR ventas, luego se realizó una encuesta al equipo de HR ventas a nivel nacional y 4 entrevistas con el área, y el departamento legal de la compañía. En esta investigación se utilizó el método cualitativo-descriptivo. Se identificó que, a pesar de contar con una herramienta para el almacenamiento y gestión de la información derivada de los procesos disciplinarios, esta poseía problemas relacionados con la pérdida de información. A partir los factores mencionados, se presentó un rediseño de la herramienta, la cual se adaptará a las necesidades del área y resaltando la importancia de la gestión documental para la toma de decisiones sobre la gestión del personal de ventas. Se realizó la socialización del rediseño de la herramienta con el equipo de HR ventas Bogotá para su implementación en las tareas diarias. Palabras Claves: Proceso disciplinario, gestión del personal, gestión documental, toma de decisiones, herramienta de control.
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Abstract (Versión en inglés)
The main objective of this research work is to design a proposal for the implementation or restructuring of the current tool for the
management of disciplinary processes, which favors the decision-making process in the HR sales area, adjusted to the needs of
the area in which city of Bogota. Given the concern of the organization for the loss of data, information and the non-follow-up of
disciplinary cases for FR sales personnel, the investigation began with a bibliographic review of the theories on document
management, due process and information on the handling of disciplinary processes. An exploratory relationship was carried out
with the existing tool within the HR sales area, and the main shortcomings of this area were identified for the management of the
information derived from the disciplinary cases of the FR sales staff, then a team survey was conducted of HR sales nationwide
and 4 interviews with the area, and the legal department of the company. In this research the qualitative-descriptive method was
used. It was identified that, despite having a tool for storing and managing information derived from disciplinary processes, it had
problems related to the loss of information. Based on the aforementioned factors, a redesign of the tool was presented, which will
adapt to the needs of the area and highlighting the importance of document management for decision-making on the management
of sales personnel. The redesign of the tool was socialized with the Bogotá HR sales team for its implementation in daily tasks.
Keywords: disciplinary process, personnel management, document management, decision-making, control tool.
Resumen (Versión en español)
Este trabajado de investigación tiene como principal objetivo diseñar una propuesta de implementación o de reestructuración de
la herramienta actual para la gestión de los procesos disciplinarios, que favorezca el proceso de toma decisiones en el área de HR
ventas, ajustada a las necesidades del área en la ciudad de Bogotá. Dada la preocupación de la organización por la pérdida de
datos, información y el no seguimiento de los casos disciplinarios para el personal de ventas FR, la investigación inició con una
revisión bibliográfica de las teorías sobre la gestión documental, el debido proceso e información sobre el manejo de los procesos
disciplinarios. Se procedió a un relacionamiento exploratorio con la herramienta ya existente dentro del área HR ventas, y se
procedió a identificar las principales falencias de esta para la gestión de la información derivada de los casos disciplinarios del
personal FR ventas, luego se realizó una encuesta al equipo de HR ventas a nivel nacional y 4 entrevistas con el área, y el
departamento legal de la compañía. En esta investigación se utilizó el método cualitativo-descriptivo. Se identificó que, a pesar
de contar con una herramienta para el almacenamiento y gestión de la información derivada de los procesos disciplinarios, esta
poseía problemas relacionados con la pérdida de información. A partir los factores mencionados, se presentó un rediseño de la
herramienta, la cual se adaptará a las necesidades del área y resaltando la importancia de la gestión documental para la toma de
decisiones sobre la gestión del personal de ventas. Se realizó la socialización del rediseño de la herramienta con el equipo de HR
ventas Bogotá para su implementación en las tareas diarias.
Palabras Claves: Proceso disciplinario, gestión del personal, gestión documental, toma de decisiones, herramienta de control.
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1. Dimensión de la entidad
PepsiCo es una compañía multinacional, siendo la segunda organización de alimentos y bebidas más
grande a nivel mundial, líder en el mercado por su diversidad de líneas de producto, con presencia en más
de 200 países alrededor del globo terráqueo. Actualmente con casa matriz en New York y con unos
ingresos netos de alrededor de US $63 mil millones de dólares, para el año 2017.
Hacia 1961, esta compañía entra al mercado de alimentos como PepsiCo Inc., con la fusión de Pepsi-Cola
Company y Frito-Lay, y se vuelve popular en Estados Unidos, por el lanzamiento de su producto de maíz
y queso, hoy conocido como Doritos, abriendo así, lentamente paso comercial hacia otros mercados como
Asia y Europa.
Tabla 1
Bloques comerciales a nivel mundial
LATAM - Brasil
- CASA
- Andinos: Perú, Bolivia, Ecuador y Colombia.
- Venezuela
- SoCo: Argentina, Chile, Uruguay y Paraguay.
- Caricam: Centroamérica y el caribe.
AMENA - Medio oriente
- Norte de África
- Asia
ESSA - Europa
- Sub-Sahara África
PBNA - Bebidas
Fuente: Divisiones locales PepsiCo Colombia, website oficial, elaboración propia.
PepsiCo, posee algunas de las marcas más reconocidas a nivel mundial, como lo son Gatorade, Quaker,
Doritos, Tropicana, Pepsi y Lay’s chips; con otras marcas locales, en el caso de Colombia con CHOKIS,
Choclitos, De Todito, MAMUT, Maní Moto y NatuChips, entre otros (Ver Anexo 1).
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Esta compañía, ha tenido presencia en el territorio colombiano desde 1947, con la adquisición de papas
margarita y Cronch Company, así mismo, entra al mercado en alianza estratégica con Postobón S.A.,
quien es desde entonces, el encargado de venta y distribución de las bebidas de PepsiCo en el territorio
colombiano.
Actualmente PepsiCo posee tres líneas de producto en el país (bebidas, nutrición y empaquetado), cuenta
con tres plantas de producción en el territorio nacional, ubicadas en Bogotá, Funza y Sabaneta; y posee
alrededor de 20 puntos de distribución local, cuenta con aproximadamente 18.960 empleados directos en
Colombia y otra parte representativa de manera tercerizada o contratación externa, donde el 33% de estos
empleados son mujeres y otro pequeño porcentaje se ve representado por población con discapacidad,
constituyendo la segunda compañía en Colombia en equidad de género. Sus principales competidores a
nivel mundial son las reconocidas marcas como Nestlé, Unilever y Coca-Cola. Y en el territorio nacional
se suman las marcas tradicionales como Ramo, Super ricas, Noel y Colombina.
La organización se divide en 3 zonas a nivel nacional, lo que permite tener una cobertura a lo ancho y
largo del territorio; cubriendo así zona eje cafetero, pacifico, Antioquia, costa, centro, Santander y
Cundinamarca – Bogotá.
Colombia ha sido de gran importancia productiva para la compañía en el bloque andino, ya que, la
producción de Colombia puede cubrir la demanda de los países vecinos como Venezuela y Perú, así
mismo, la economía colombiana se ve potencialmente beneficiada directamente, por cuanto, el 100% de
los proveedores son agricultores colombianos de los departamentos de Boyacá, Nariño y Cundinamarca,
situación que facilita la mano de obra y la producción del producto empaquetado.
Son anualmente más de 7.000 hectáreas destinadas a la producción de la materia prima y según el
comunicado de prensa de PepsiCo Colombia (2019), se adquiere aproximadamente 65.000 toneladas de
papa y el 70% de estas son utilizadas para la producción de papas fritas. También representa uno de los
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principales compradores de plátano (24.000 toneladas) y maíz (10.000 toneladas) al año, apoyando y
financiando la economía agro, familias y comunidades del país.
Siempre fomentando su compromiso por el bienestar de las comunidades, sustentabilidad, sostenibilidad,
innovación, integridad y ética. Basados en seis principios corporativos, misión y visión.
Tabla 2
Nuestra misión, Visión, Valores y Principios
1. Cuidar a nuestros clientes, consumidores y el mundo en que vivimos.
2. Vender solo productos de los que podamos estar orgullosos.
3. Hablar con honestidad y franqueza.
4. Balancear el corto y largo plazo.
5. Ganar con la diversidad e inclusión.
6. Respeto por nuestros empleados, consumidores, clientes, proveedores y asesores externos para
obtener el éxito juntos.
• Misión: Crear más sonrisas con cada sorbo y cada bocado.
• Visión: Ser el líder global en alimentos y bebidas de conveniencia Ganando con
Propósito
Fuente: Principios PepsiCo – Colombia, elaboración propia.
2. Dimensión del área de práctica
La compañía, globalmente se encuentra organizada horizontalmente, dividida por áreas como marketing,
supply chain, ventas, finanzas, operaciones, entre otras, siendo una de ellas, human resources (HR),
llamada en español como recursos humanos. Esta área en Colombia se subdivide en tres: recursos
humanos para ventas, recursos humanos para operaciones (encaminada a brindar apoyo en los procesos
internos de los empleados de la planta de producción) y recursos humanos para administrativos (enfocada
en el personal estratégico y directivo), y posee 8 divisiones (Ver Anexo 2). Cada división posee una
gestión compartida pero una dependencia y tareas específicas diferentes.
La subárea de HR ventas, se encarga directamente de brindar soporte y controlar procesos para la primera
línea de trabajadores (FR) del área de ventas a nivel nacional, es decir vendedores, líderes, preventistas,
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auxiliares de almacén, ejecutores y personas encargadas de la razón de venta. Así mismo, esta se divide
geográficamente por regiones territoriales.
Ilustración 1 Organigrama HR Ventas Colombia
Fuente: Organigrama PepsiCo RH Colombia, Elaboración propia.
El área de HR ventas es el canal directo entre la compañía y los empleados del área de ventas, la cual
brinda un constante apoyo en los procesos internos a la primera línea de trabajadores (FR), en temas como
capacitaciones, documentación, reportes disciplinarios, movimientos en el sistema de la organización,
comunicación de temas corporativos, plan de carrera, agenda de bienestar, reconocimiento, planificación
y compensación.
Para comprender más a fondo la relación entre el área de HR ventas y el área de ventas, es necesario
entender como esta segunda funciona y opera, ya que es la base de los ingresos de la compañía y requiere
un gran porcentaje de atención y seguimiento. Comprendiendo que el área de ventas se enfoca en la
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comercialización y distribución exclusivamente de la línea alimentos de la compañía, ya que las bebidas
son distribuidas por Postobón S.A. para Colombia.
El departamento de ventas posee dos canales principales para la distribución y comercialización de los
productos, el primero identificado como canal tradicional y el segundo como canal moderno. El canal
tradicional se compone principalmente del subcanal llamado Down The Street (DTS), este representa el
45% de la utilidad en Colombia, mientras que el canal moderno es conformado por dos subcanales
llamados Up to The Street (UTS) o proximidad en español y mayoristas (OT); siempre de la mano de HR
ventas.
Ilustración 2 Canales de venta
Tradicional - Canal DTS (tienda a tienda).
Moderno - Canal UTS (minimercados).
- Canal OT (mayorista – grandes superficies).
Fuente: HR Analyst ventas PepsiCo Colombia, elaboración propia.
El presente trabajo de investigación se desarrollará en el área de RH ventas en la ciudad de Bogotá, y esta
correlacionado con la actividad del área de ventas y su personal, es importante identificar que se hace una
cobertura del personal en los puntos de distribución, venta y almacenamiento.
El primer año de contratación del personal se hace por medio de outsourcing, con las compañías Listos
S.A. y Manpower. Si, la compañía después de superado el año calendario, opta por continuar con la labor
del empleado, este pasa con un contrato a término indefinido y de manera directa por PepsiCo, bajo la
razón social como Comercializadora Nacional S.A.S. y de esta manera por medio de metas específicas y
duración en la compañía podría seguir construyendo carrera internamente. El practicante del área de HR
ventas, posee dentro de sus funciones control y seguimiento de procesos disciplinarios, indicadores sobre
gestión de talento, apoyo en capacitación del personal de ventas, monitoreo de plataformas corporativas,
promoción de personal y documentación, base de datos y apoyo a proyectos clave para el área de ventas.
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3. Diagnóstico del área
Con el fin de analizar a profundidad el área de HR Ventas de la organización PepsiCo Alimentos, se hará
un diagnóstico por medio de la herramienta matriz DOFA. Esta permitirá tener un panorama sobre las
debilidades y fortalezas oportunidades y amenazas, del área.
Tabla 3
Matriz DOFA
Factores internos HR Ventas Factores externos HR Ventas
Debilidades:
o Pérdida de tiempo en el sistema actual de
procesos disciplinarios, al consignar la
información dos veces.
o No existencia de datos exactos e históricos a
nivel nacional y local (Bogotá), sobre procesos
disciplinarios y seguimientos a empleados.
o La información de los casos disciplinarios se
pierde fácilmente por falta de seguimiento y
almacenamiento.
o Se imponen procesos disciplinarios a los
empleados, sin realizar un análisis trascendental
de los actos.
o Presupuesto bajo para inversión en software.
o No hay homogenización de los procesos a nivel
nacional, como el control de procesos
disciplinarios.
o No se cuenta con procesos efectivos y
necesarios de control, para aumentar
productividad.
o Alta rotación del personal FR ventas, en
comparación con la promoción de estos
empleados dentro de la compañía.
o Jornadas laborales extensas para el personal FR.
o Demora en las etapas de procesos disciplinarios.
Procesos burocráticos, existe un exceso de
trámites y pasos a seguir en cada actividad y
proceso.
Oportunidades:
o Innovación de sistemas digitales para el apoyo
del área de HR ventas.
o Estudio y recolección de datos de interés
organizacional, para optimizar procesos y
mejorar la toma de decisiones basada en
información verídica.
o Control de la información del personal de
ventas para la gestión del personal.
o Relacionamiento con todas las áreas de manera
horizontal.
o Potencial ejemplo para otras áreas o empresas
del mercado.
o Interés por control y seguimiento de empleados.
o Asesoría de sistemas de control de países pares
como Perú o México (posibles sistemas para
implementar en Colombia).
o Empresa con reconocimiento a nivel mundial, lo
cual brinda respaldo laboral.
o Mercado colombiano en crecimiento.
o Innovación en el mercado de alimentos.
o Mano de obra calificada.
o Necesidad de control y seguimiento en el
sistema de procesos disciplinarios.
Fortalezas:
o Relación área de ventas.
o Relación con colaboradores FR.
o Compromiso y entendimiento de necesidades
del personal FR.
o Impacto del área, en las ventas y resultados de
la compañía.
o Toma de decisiones de manera independiente,
respecto al área de ventas y sus empleados FR.
Amenazas:
o Largos tiempos para establecer y capacitar sobre
nuevos sistemas y procesos a empleados.
o Falta de apoyo e interés de otras áreas y niveles
a los trabajadores FR.
o No homogenización de procesos por áreas.
o Proyectos no acordes con los tiempos de
implementación.
o Emergencia sanitaria del momento COVID-19.
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o Flexibilidad y comunicación interna.
o Percepción de estabilidad laboral por parte de
los empleados de primera línea.
o Beneficios para los empleados (Auxilio de
vivienda, nacimiento, estudio, día de la familia
libre, compensación económica justa).
o Apoyo por parte del área de HR ventas al
personal.
o Percepción de transparencia en los procesos.
o Las áreas internas de la organización PepsiCo
trabajan de manera independiente, la planeación
no se hace de manera conjunta y enfocada en el
vendedor y su cotidianidad.
o Las diferentes subáreas de HR de la
organización, no trabajan ni reportan la
información con la misma estructura.
Fuente: HR Analyst ventas PepsiCo Colombia, elaboración propia.
Para generar un análisis más preciso, se utilizará el cruce de variables y posteriormente centrar el
presente documento de investigación en un problema organizacional específico:
- Debilidades – Oportunidades: Apoyo en países pares como México y Perú sobre el manejo de
herramienta de control y seguimiento de los datos generados a partir de procesos disciplinarios para el
área de HR ventas, lo cual permitirá un seguimiento interno a la información y tomar decisiones en
base a información verídica, propuesta para ser llevada a nivel nacional y estandarizar la información
y la manera de recolectarla; Este punto ha revestido especial importancia dado que es una constante
preocupación por parte de los jefes de división que, al no contar con información actualizada sobre
procesos disciplinarios, los procesos de ascensos o revisión de otras faltas, retrasan decisiones de
gestión del personal. Por otro lado, en el ámbito jurídico no contar con esta información representa un
obstáculo probatorio en posibles procesos jurídicos en contra de la organización, dado que contar con
los datos de los procesos disciplinarios es esencial para responder adecuadamente a contingencias
legales.
- Amenazas – Fortalezas: Trabajar de la mano con el área de ventas y entender sus necesidades en los
procesos, permitir un libre manejo de información entre el área de HR y el área de venta, para tomar
decisiones conjuntas sobre el personal y cumplimiento de metas teniendo en cuenta la realidad del
empleado de primera línea, generar procesos transparentes donde se involucre a los líderes y
personales de alto rango de ventas con el apoyo de HR.
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4. Planteamiento del problema
De acuerdo con el análisis DOFA, se puede identificar una oportunidad de mejora en el área de HR
ventas, específicamente en el sistema de control y seguimiento en los procesos disciplinarios, ya que, las
herramientas utilizadas por el área son poco eficientes, y no permiten su utilización de manera rápida y
efectiva, así mismo no poseen datos históricos del área.
Los procesos disciplinarios son importantes para todas las organizaciones en Colombia, aunque no existe
una ley que especifique el paso a paso que las empresas deben llevar para el proceso disciplinario, según
la sentencia C-593/2014 desarrollada por la corte constitucional, señala aspectos que toda empresa debe
cumplir a la hora de adelantar un proceso disciplinario. Entre estos son comunicar adecuadamente la
apertura del proceso al colaborador de manera verbal o escrita, resaltando las faltas o hechos
disciplinarias que se dieron a lugar a la citación, comunicándole también las pruebas que se posee la
organización, oportunidad al colaborador de ejercer su derecho de defensa; posterior a esto la
organización deberá evaluar la situación e imponer las sanciones proporcionales a los hechos que a
motivaron, guiado del código sustantivo de trabajo y el reglamento interno de la empresa.
Ahora, en PepsiCo alimentos Colombia el manejo de estos procesos, se realizan bajo la anterior sentencia
mencionada, respetando el debido proceso. El área de HR ventas, se encarga de apoyar y diligenciar los
procesos disciplinarios de los empleados de ventas FR, siendo esta una de las funciones más importantes
dentro del área, ya que, es el puente entre el control del personal y el reglamento interno de trabajo. La
gestión del proceso disciplinario se ha visto afectada, en la etapa del cierre del proceso, donde se toma la
decisión sobre qué tipo de sanción debe ser aplicada, ya que la información no es monitoreada, ni
almacenada en la respectiva base o herramienta de control, generando que se pierda la información del
cierre.
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Teniendo en cuenta lo anterior, en el desarrollo de este proyecto líder se busca proponer una herramienta
adecuada a las necesidades del área, donde se genere una recolección eficiente de datos, derivados de los
procesos disciplinarios específicamente. Lo cual podrá ayudar exponencialmente a la organización a
tomar decisiones, respecto a la administración del personal y estandarizar sus procesos disciplinarios y de
utilización de datos a nivel local y nacional en el área.
Se trabajará bajo el sistema actual de gestión y se hallarán las insatisfacciones e ineficiencias de las
herramientas que este utiliza, además aspectos positivos y por mejorar, para finalmente proponer una
herramienta que se adapte y apoye las necesidades del área y posteriormente sea usada como modelo a
seguir en las otras dependencias, lo cual podrá lograr un impacto positivo en el control de los
colaboradores y permitirá generar indicadores de medición, respecto al número de veces que un empleado
llega a un proceso disciplinario, para ser atacadas desde la etapa de selección de personal y mejorar en
otros indicadores de alto desempeño de gestión humana, como menores índices de rotación y mayores
promociones de cargo.
Dada la importancia de reconocer las causas y las consecuencias de un manejo inadecuado de los
procesos disciplinarios y su data, se quiere determinar:
¿Es necesario implementar o rediseñar una nueva herramienta para gestionar adecuadamente los
procesos disciplinarios del personal de ventas FR con el finde mejorar el proceso de toma de decisiones
relacionadas con la gestión del talento humano, al interior de PepsiCo Colombia?
5. Antecedentes
El manejo de los procesos disciplinarios no es algo nuevo en la empresa, sin embargo, su gestión no ha
sido la mejor. A través de un proceso de recolección de datos históricos internos del área, en el mes de
julio de 2020, se halló que la base de datos históricos no contaba con más de 50 casos diligenciados en los
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últimos dos años, teniendo en cuenta que mínimo se desarrollan de 3 a 5 procesos disciplinarios promedio
por mes, en el personal de primera línea (FR) del área de ventas. El analista de recursos humanos
aseguró, que la herramienta para la recolección de datos históricos de procesos disciplinarios es
ineficiente para la tomar decisiones en la organización, ya que, muchos de los casos disciplinarios no son
reportados o la información no es recopilada en su totalidad, pese al proceso estandarizado en la
organización, esta información final no es diligenciada en la herramienta actual; y en ciertos casos de
promoción o desvinculación por justa causa, se debe contactar a los jefes inmediatos que ha tenido dentro
de la compañía, e indagar si recuerdan el historial de sanciones disciplinarias de este, lo cual resulta
totalmente ineficiente y subjetivo.
El diseño de la actual herramienta utilizada para la recolección de estos datos no genera un apoyo
relevante en el área, ya que, es de gran trabajo su manejo, seguimiento y control, lo cual revela una gran
dificultad en la recopilación de data histórica (Ver Anexo 3), la perdida de información por etapas, y por
último la información no está a la mano de las personas que, por su rol, deben conocer de ella (líderes o
jefes de ventas).
Dado que este trabajo se enfoca en el área de HR ventas será este último el que abordaremos. El proceso
inicia al ser puesto en conocimiento por parte del jefe inmediato del colaborador FR, y se ha condensado
en la siguiente ilustración:
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Ilustración 3 Actual proceso disciplinario y sus etapas
Fuente: HR Analyst ventas PepsiCo Colombia, elaboración propia.
Como conclusión, se determinó una gran falencia en el instrumento de recolección y seguimiento de los
procesos disciplinarios en la organización, ya que éste genera una pérdida importante de datos sobre el
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proceso, y si se tiene en cuenta que éstos son insumo para los procesos de toma decisiones en el área de
gestión humana, hay un impacto importante al no contar con la información actualizada y fidedigna.
Este problema es trasversal de la organización en Colombia, ya que el área de HR ventas, trabaja
directamente con el área de ventas, la cual es considerada como el área con mayor número de empleados.
Con el ánimo de conocer un poco más sobre la gestión que en esa materia hacen las otras zonas regionales
como otras empresas, se indagó sobre los dos aspectos
Se realizó una búsqueda preliminar en las bases de datos indexadas y no se encontraron rastros
específicos sobre el manejo de procesos disciplinarios y herramientas de apoyo a éstos, ya que son
considerados confidenciales; sin embargo, con el fin de conocer de procesos similares en otras
organizaciones se estableció contacto con la empresa L’Oreal, una de las compañías de cosméticos más
grandes del mundo.
L’oreal utiliza un sistema conocido como Speak Up, al igual que PepsiCo en su área administrativa, el
cual consta de una plataforma digital donde los colaboradores, comparten la situación o problema que se
haya observado, identificado o vivenciado en la organización, y es controlada por el área de recursos
humanos de la organización, la cual inicia una investigación e informa las partes involucradas en cada
etapa del proceso, para finalmente optar por la sanción que se considere, y así cerrar el caso, analizar y
resguardar la información de los procesos.
Los sistemas Speak Up son una de las principales herramientas con las que cuentan las organizaciones a
la hora de monitorear el correcto funcionamiento de sus modelos. Estos sistemas, también denominados
canales éticos o de denuncia, incluyen mecanismos diseñados para que se puedan comunicar a la
organización posibles, o presuntas, desviaciones conductuales respecto a los parámetros establecidos en
su modelo corporativo (Forética, 2017)1. Esta idea se puede ver reflejada, en un estudio sobre la denuncia
1 Forética, 2017. Estudio Sobre Los Sistemas Speak Up En Europa. Madrid, España.
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anónima y el control del delito, dónde se identificó que los mecanismos de denuncias anónimos son más
efectivos y poseen más participación de la ciudadanía en un 28%, debido a que la comunidad valora
iniciativas que le entreguen seguridad al momento de denunciar o compartir información sensible; y se
halló que el 76% de la población declara confiar más en un sistema de esta naturaleza (Vargas, 2015)2.
De regreso en PepsiCo, en la zona centro del país, los hallazgos fueron similares, ya que se hace uso de la
misma herramienta del sistema de gestión para los procesos disciplinarios, por lo que se puede inferir de
forma razonable que la situación es la misma para toda la organización.
La analista de HR ventas, explicó algunos problemas del sistema como lo son los tiempos de espera para
el acceso a la base de datos, ya que, los datos no pueden ser recopilados etapa por etapa, a medida que el
proceso avanza. La información solo puede ser recopilada al cierre del proceso disciplinario. Resaltó que
el acceso a la herramienta de datos puede dificultar el trabajo continuo, ya que, si una persona está en otra
sede a nivel Colombia y está haciendo uso de la base, una segunda persona, no puede acceder a ésta de
manera inmediata. Tal y cómo se mencionó anteriormente, esta información es vital para la toma de
decisiones, ya que, para iniciar un proceso de promoción, según el reglamento interno de trabajo el
empleado no debe contar con un proceso disciplinario en el último año y para finalizar sugirió hacer un
análisis de la información de manera mensual, para así estudiar las tendencias del personal y brindar
apoyo.
6. Justificación
La implementación de nuevas herramientas de trabajo y gestión, son importantes para el adecuado
funcionamiento organizacional, de allí se desprenden elementos importantes relacionados con el
reclutamiento y la retención de las personas más adecuadas para la empresa en sus diferentes cargos.
2 Vargas, R. A. R. (2015) ¿Cuál es la justificación teórica y empírica para aceptar la denuncia anónima y qué efecto tiene ésta
en el control del delito?, Chile 2010-2015.
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Por otro lado, mantener la información actualizada producto de una correcta gestión de la información,
permite a los empleados mejorar su percepción de justicia organizacional y anima a que ellos puedan ser
los primeros candidatos a ser valorados para cubrir vacantes en la empresa, lo cual redunda en mayores
niveles de lealtad y compromiso organizacional.
En el desarrollo de este trabajo de investigación queda propuesto el aporte desde y hacia la disciplina de
la Administración de Empresas, debido a que se tratan temas directamente relacionados con la auditoría
de los recursos humanos, beneficios organizacionales y sus impactos en indicadores tales como la
intención de dejar la empresa, rotación, involucramiento de los empleados en la compañía, trabajo en
equipo, compromiso del empleado, gestión del conocimiento organizacional, gestión del talento humano,
gestión de la documentación, temas qué en los últimos 10 años, han tenido constante evolución, gracias a
las nuevas tecnologías digitales y su impacto en las organizaciones, la gestión del debido proceso y la
justicia procedimental, teniendo en cuenta los aspectos legales que esta conlleva. También podrá ser
punto de referencia para futuras búsquedas relacionadas con la gestión documental en grandes empresas,
en las cuáles, se supone, existe un adecuado control y disposición de la información.
Se pretende identificar como por medio de la reestructuración de los procesos disciplinarios, se puede
tener un impacto positivo en la gestión del personal, al contar con una herramienta que permita tener la
información de primera mano acerca del historial disciplinario de sus colaboradores, para así tomar
mejores decisiones, agregar valor a la gestión del conocimiento de la entidad y a fortalecer su recolección
de datos sobre sus empleados.
A su vez, la importancia de este estudio recae en poder impactar otros indicadores tales como la alta
rotación de personal, la promoción de colaboradores de primera línea (FR), la reducción del tiempo en los
procesos disciplinarios, adecuado seguimiento, cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios,
aprovechamiento de las tecnologías de la información y generar un análisis de estudio, sobre las mayores
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faltas incurridas por el personal FR. Se busca mejorar exponencialmente los tiempos, el seguimiento e
impactar favorablemente a las personas responsables de la toma de decisiones bajo esta herramienta,
como por ejemplo el área de recursos humanos para ventas (analista, gerente y director de área), y el área
de ventas (líderes de ventas y gerente), para futuramente trasladar la herramienta a otras áreas, como
operaciones y finanzas. Fundamentado los procesos en el reglamento interno de trabajo, atendiendo el
debido proceso disciplinario y llevando un seguimiento adecuado de la información de la organización
por medio del rediseño de la herramienta etapa, tras etapa.
Un beneficio adicional para la empresa radica en que, al hacer una combinación particular de las prácticas
de alto desempeño, se puede lograr una ventaja competitiva. Según la Universidad de Petrosani en su
artículo sobre las prácticas de alto desempeño para recursos humanos (2014), se expone que las prácticas
de alto desempeño en el trabajo pueden aumentar con la creación de condiciones laborales, donde el
empleado pueda verse involucrado más con la organización y los objetivos de ésta, aumentando su
compromiso y satisfacción laboral. Estas razones, podrían entrar en consideración a la hora de realizarse
un proceso disciplinario, dejando a un lado la idea cotidiana de una motivación monetaria, centrándonos
en cómo las prácticas de alto desempeño se ven altamente influenciada por factores como la estructura de
trabajo y cultura organizacional.
Lo anteriormente expuesto evidencia que el objeto de estudio implica diferentes temas del campo de la
administración y la gestión humana. A su vez, es importante resaltar la importancia de la gestión
documental la cual:
Se ha vuelto una prioridad para las organizaciones por la necesidad de administrar, organizar,
controlar la información producida por parte de las unidades de la institución corporativa…con
la finalidad de optimizar la producción de documentos que tenga información única, autentica y
confiable, que sea capaz de responder a la memoria corporativa, como sustento a las acciones o
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eventualidades de la empresa y de este modo reducir el riesgo de pérdida de información
y permita el mejoramiento de la organización. (García, 2018)3
Así, los hallazgos y su estudio quedarán como futura fuente de conocimiento a la comunidad, indicando
un abierto aporte académico y su aplicación al sector empresarial. Esta propuesta de mejora permitirá que
las personas involucradas en los procesos de definición de ascensos, promociones y distribución de
recompensas puedan obtener información fidedigna en materia disciplinaria.
6.1. Marco conceptual
• Debido proceso: Derecho fundamental complejo, de carácter instrumental, continente de
numerosas garantías de las personas, y constituido en la mayor expresión del derecho procesal. Se
trata de una institución integrada a la Constitución y que posibilita la adhesión de unos sujetos
que buscan una tutela clara de sus derechos. (Agudelo, 2007, p. 7-8)
• Gestión documental: Conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia
y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones (Cruz Mundet,
2006).
• Protección de la información: Conjunto de medidas administrativas, organizativas, físicas,
técnicas o lógicas, legales y educativas, con un enfoque integral y en sistema, de forma tal que
garantice su confidencialidad, integridad y disponibilidad (Aguilera, Pérez & Rivero, 2017).
• Principio de defensa: Derecho fundamental de una persona, física o jurídica, o de algún colectivo
a defenderse ante un tribunal de justicia de los cargos que se imputan con plenas garantías de
igualdad e independencia (Law firm S.R.L., 2018).
• Proceso disciplinario: Reacción del empleador frente a incumplimientos laborales de sus
trabajadores dependientes, en el ejercicio del poder disciplinario, se materializa en la imposición
de un castigo al infractor denominada sanción, mediante la cual le hace saber la transgresión de
alguna obligación y/o prohibición laboral lícitamente impuesta que afecta la organización de la
empresa y la disciplina laboral. De este modo, la sanción disciplinaria es la consecuencia
3García Ávila, J. I. (2018). Pautas para el diseño de un modelo de articulación de un sistema de gestión de documentos con un
sistema de gestión integrado en una organización por procesos. Pontificia Universidad Javeriana.
18
inmediata que el trabajador sufre debido a un incumplimiento laboral en que incurre (Castro,
1993, p. 203).
• Atractivo organizacional: Hace referencia a una organización que tiene buena reputación, tiene
una gran atmósfera y tiene el potencial de crecimiento para que la pasión y la autoestima de los
individuos se puedan satisfacer en dicha organización (Alshammari et al., 2016).
• Reglamento interno de trabajo: Es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que
deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio (Colombia Art. 104
Código Sustantivo del Trabajo).
7. Revisión de la literatura
La gestión de documentos es un tema moderno dentro de la literatura técnica administrativa, su concepto
se remonta a lo conocido como records management, utilizado a mediados del siglo XX. Sin embargo, la
incorporación del concepto en América Latina y su importancia archivística, se dio con la publicación en
español de los estudios RAMP (Records and Archives Management Program) de la Unesco en la década
de los 80 (Rendon, 2017, p.23)4. Uno de sus primeros representantes es el literario Ricks, el cual
consideraba, que esta corriente consistía en la aplicación de los conceptos de la administración científica a
la “planificación, el control, la dirección, la organización, la capacitación, la promoción y otras
actividades gerenciales, relacionadas con la creación de archivos, su mantenimiento y uso, así como su
eliminación” (Zapata Cárdenas, 2011). A su vez, teóricos más contemporáneos como Roads, sostienen
que la gestión de documentos se circunscribe a “todo lo que sucede a los documentos de una organización
durante su ciclo vital desde su nacimiento, pasando por la vida activa y productiva como medio para
cumplir con las funciones de las organizaciones, hasta su destrucción, cumplidas las finalidades
pertinentes” (Zapata Cárdenas, 2005).
4 Rendon, L. (2017). DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PARA LA EMPRESA ONEST
NEGOCIOS DE CAPITAL SAS. Ciencias de la información - Pontificia Universidad Javeriana.
19
Es importante resaltar que, a partir de la evolución del concepto en Colombia, éste ha tomado importancia
en el campo de la administración, se ha determinado lineamientos soportados en leyes, decretos, normas y
resoluciones aplicables en las organizaciones. El Ministerio de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones ha expedido varios decretos con el fin de resaltar la importancia, categorización,
institucionalidad, coordinación, dirección y administración de los archivos; se resalta que “Los archivos
son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la organización” (Archivo General de
la Nación, 2000). Así mismo, otras entidades mundiales han dado importancia a este tema,
reconociéndolo actualmente como un tema de calidad organizacional y calidad en sus procesos; autores
como Benzaquen-de Las Casas, J., & Convers-Sorza, J. exponen en su artículo como “la norma ISO
promueve la adopción del enfoque de procesos en las empresas con el propósito de analizar los procesos
internos y realizar cambios para conseguir mayor eficiencia, administración de los costos en los procesos
y rentabilidad, ya que es un requisito dentro de la certificación ISO” (2015).
Algunos autores se han centrado en definir la importancia de los lineamientos legales, tales como Antona
(1993) expone, que se debe considerar la normativa laboral, organizacional y su debido cumplimiento
periódicamente, y el autor Higgins (2017) complementa con la importancia de la auditoría interna en la
verificación de estas políticas, prácticas y documentos con respecto a la contratación, retención, procesos
disciplinarios, despidos, de manera justa y legal.
Por otro lado, es importante reconocer el impacto de la administración del capital humano en el óptimo
desarrollo del modelo de negocio de una organización para la reducción de procesos, ya que según Cano
& Castro (2019) “La fuerza laboral es uno de los principales recursos de una empresa, es el punto donde
radica su competitividad” (p.233). Es aquí donde capacitar, entrenar, apoyar, representar bienestar para el
empleado es importante, ya que genera una conexión directa con la misión de la empresa y ayuda a
20
reducir, no solo los procesos disciplinarios, sino la rotación del personal. Por ende, identificar lo que lo
motiva al personal puede ser un factor para reducir estos procesos, el autor Idalberto Chiavenato (2009)
argumenta que “en el enfoque moderno predomina el modelo de hombre complejo: las personas están
motivadas por gran variedad de incentivos: salario, objetivos y metas por alcanzar, satisfacción en el
cargo y en la organización, necesidades de autorrealización, etc. Aquí, la remuneración obedece a
esquemas flexibles, atiende a procesos personalizados, dentro de una política de adecuación a las
diferencias individuales entre las personas y sus desempeños”5.
Quizá una de las variables que afecta el número de casos disciplinarios en las organizaciones, se deba a
diferentes variables que influyen en las decisiones que toman los empleados para abandonar o descuidar
sus trabajos tales como insatisfacción a variables motivacionales internas y externas. Entendiéndose como
variables internas problemas como la satisfacción salarial, el apoyo percibido de la organización, apoyo
del supervisor, atractivo de la organización; por ende, las variables externas incluyen, el equilibrio entre
trabajo y vida personal, el mercado laboral y factores a nivel macro que influyen en la rotación y
movimiento de puestos de trabajo (Alshammari, Al Qaied, Al-Mawali & Matalqa, 2016).
Es importante reconocer el concepto académico detrás de los procesos disciplinarios, desde la academia el
autor Amoros (2007) aborda el concepto desde una perspectiva de “recompensa y castigo: Desarrollo de
sistemas para estimular los comportamientos deseables y desanimar los indeseables” (p. 232) en las
organizaciones. Para Espinoza el poder disciplinario de la administración consiste en la facultad que tiene
ésta para evaluar la conducta funcional de los servidores en la organización y, de ser el caso, aplicar las
sanciones correspondientes, según la gravedad de la falta cometida, mediante la observancia del proceso
administrativo que establece la norma sobre la materia. Dicho proceso debe guardar las garantías del
5Chiavenato, I. (2009). Gestión del talento humano. Mc Graw Hill.
21
debido proceso, como presunción de inocencia, derecho a ser escuchado y a aportar pruebas, legalidad,
igualdad ante la ley (2014)6.
Pero para este proceso, es necesario entender que existen variables como la cultura, la organización,
variables psicológicas como personalidad, autoestima, igualmente como la edad, raza, educación, se
deben considerar como factores que … pueden tener un valor importante. Siendo así, las personas
concluyen si la situación es justa, pero cuando la percepción es de injusticia o desigualdad, se genera
tensión (Greenberg, 1984). Esta tensión puede generar diferentes reacciones como comportamentales
(bajo desempeño) o psicológicas (percepciones inadecuadas de los resultados del trabajo) (Walster,
Walster y Berscheid, 1978 citados por Greenberg, 1990)7.
Ahora, este tema puede ser comprendido con el apoyo de la auditoria de los recursos humanos, la cual
tiene consiste en diagnosticar, analizar, evaluar y valorar las funciones del recurso humano; su objetivo no
se remonta en el control sino la adopción de una perspectiva amplia para futuros resultados (Olalla &
Castillo, 2002), puede asimilarse dentro de la compañía como una herramienta básica de gestión interna
gerencial, la cual proporcione información que permita desarrollar procesos y tomar decisiones para
beneficio de la organización. Así como Tellería expone en su artículo sobre gestión de conflictos, “Un
equipo que funciona no es porque no tenga conflictos y diferencias, sino porque sabe cómo prevenirlos y
resolverlos…la prevención en conflictos relacionados con los recursos humanos ya sea dentro de la
compañía o en las relaciones que se establecen con otras empresas, es una inversión altamente rentable”
(2019).
6 Espinoza, C. R. G. (2014). El proceso disciplinario en la administración pública. Docentia et Investigatio, 16(1), 009-028. 7 García Rubiano, M., & Forero Aponte, C. (2014). Organizational change and perception of organizational justice in a defense of
belonging to the city of entity Bogota-Colombia. Diversitas: Perspectivas en Psicología, 10(2), 293-305.
22
8. Objetivos
Objetivo General: Diseñar una propuesta de implementación o de reestructuración de la herramienta
actual de gestión de los procesos disciplinarios, que favorezca el proceso de toma decisiones en el área de
HR ventas, ajustada a las necesidades del área en la ciudad de Bogotá.
Objetivos específicos:
• Determinar las falencias del proceso disciplinario y la gestión de la información en la
organización.
• Identificar los elementos importantes de la recolección de datos que pueden ayudar a la toma de
decisiones futuras, y utilizar la información a favor del diseño de la herramienta.
• Diseñar una herramienta piloto que contenga los principales atributos señalados en el aparte
anterior, en la que se pueda identificar etapa por etapa el actual desarrollo del proceso
disciplinario.
• Socializar la herramienta a nivel local con los encargados del área HR ventas para obtener de
ellos, su retroalimentación antes de su puesta en marcha.
9. Metodología
Esta investigación cuenta con un enfoque cualitativo-descriptivo, ya que se busca identificar los procesos,
datos y cuál es su relación directa con la toma de decisiones, analizando la información recogida por
diferentes fuentes y técnicas estadísticas determinadas, para así construir conocimiento en la
organización.
Con base en lo anterior, este estudio tendrá un alcance descriptivo, ya que se espera determinar e
identificar el impacto que generan los procesos disciplinarios y la recolección de información en la
compañía PepsiCo alimentos Colombia - Bogotá. Se hará uso de fuentes de información primarias y
secundarias, a través de encuestas y la literatura existente, para analizar el contexto de la organización
internamente e identificar las principales problemáticas con el sistema actual de seguimiento. El
instrumento que se utilizará en esta investigación es de índole cualitativo, ya que para recolectar la
23
información se utilizaran encuestas y entrevistas no estructuradas a un grupo definido y finito tomado del
tamaño de la muestra, que se muestra en el Anexo 4 y que participa del proceso, tales como personas del
área de HR, del área legal, líderes y gerentes del área de ventas. Por lo anteriormente expuesto, no se
considera una investigación de tipo exploratorio.
Objetivo: Metodología:
Determinar las falencias del proceso disciplinario y la
gestión de la información en la organización.
Investigación interna are de HR Ventas a nivel
nacional.
Recolección de datos cualitativos y cuantitativos
en la base actual de procesos disciplinarios, por
medio de encuestas y entrevistas.
Diagnóstico del problema de recolección de datos.
Identificar los elementos importantes de la recolección
de datos que pueden ayudar a la toma de decisiones
futuras, y utilizar la información a su favor.
Análisis de la información cualitativa de la base
de datos para toma de decisiones.
Diseñar una herramienta piloto que contenga los
principales atributos señalados en el aparte anterior, en
la que se pueda identificar etapa por etapa el actual
desarrollo del proceso disciplinario.
Recolección de datos cualitativos para desarrollo
de herramienta.
Actualización de datos cualitativos de la base.
Utilización de programación de macros en Excel,
para la elaboración de la herramienta.
Diseño de herramienta basada en lineamientos
organizacionales PepsiCo.
Creación de botones interactivos y formulación de
hoja Excel.
Socializar la herramienta a nivel local con los
encargados del área HR ventas para su
relacionamiento efectivo con esta.
Al poseer la información interna de la
organización, es necesario testear la herramienta
de recolección de datos con las áreas implicadas.
Feedback cualitativo, por medio de entrevistas
sobre la herramienta y sus mejoras.
1
1
11. Desarrollo de las actividades – Resultados
Con base a los objetivos planteados y el cronograma de actividades del proyecto, se llevó acabo la
metodología propuesta de manera remota para obtener los hallazgos que dan soporte y respuesta a la
pregunta de investigación.
Como resultado del primer objetivo específico del trabajo de investigación; “Determinar las falencias del
proceso disciplinario y la gestión de la información en la organización.” Se procedió a interactuar con la
herramienta ya existente para la recolección de datos de los casos disciplinarios para el área HR ventas,
para tener un acercamiento claro de las falencias que esta posee, así mismo se entrevistó al equipo de HR
ventas Bogotá, principales usuarios de esta. Donde se encontraron opiniones como:
“La herramienta es útil para llevar un seguimiento y control de los procesos disciplinarios,
aunque muchas veces la información se pierde en el proceso, puede ser útil para identificar
rápidamente aquellas personas que tengan antecedentes a la hora de abrir nuevamente un
proceso y así podremos saber cómo direccionar la sanción.” - HR Asst Analyst
Después de analizar las opiniones del equipo y la interacción directa con la herramienta, se pudo
identificar algunas falencias de esta como la perdida de información en la etapa de cierre o sanción del
caso disciplinario, la pérdida de tiempo de los usuarios al ingresar a esta herramienta, la falta de
seguimiento de los casos etapa por etapa, la perdida de documentación de los procesos y la poca
interacción dinámica de la herramienta.
Respecto al proceso disciplinario se pudo identificar que posee una buena estructuración y se lleva
acabo con exactitud según el reglamento interno de trabajo, pero posee fallas en el momento de
resguardar la información de los procesos para el personal FR ventas y el papeleo resultante de éste, lo
cual genera un impacto negativo en la gestión de la documentación en el área de HR ventas. Así,
apoyando el planteamiento de García (2018), el cual afirma que la perdida de documentación e
2
información es una problemática importante en la gestión dentro de la organización, ya que, la
información debe ser parte de la memoria corporativa, como sustento a las acciones o eventualidades de
la empresa y de este modo reducir el riesgo de pérdida de información, permitiendo el mejoramiento de la
organización. De otro modo reafirma, que los archivos son parte importante de una organización y su
cultura, debido a que son material imprescindible para la toma de decisiones basada en antecedentes
(Archivo General de la Nación, 2000).
Ahora, siguiendo en línea con el segundo objetivo específico “Identificar los elementos importantes de
la recolección de datos que pueden ayudar a la toma de decisiones futuras, y utilizar la información a su
favor.” Se procedió inicialmente con la búsqueda de información existente en las bases de datos de la
Pontificia Universidad Javeriana, respecto a las herramientas utilizadas en el almacenamiento de data de
los procesos disciplinarios por las grandes corporaciones, para el apoyo de la gestión documental y no se
hayo ningún resultado exitoso. Sin embargo, siguiendo la afirmación de Higgins (2017) respecto a la
importancia de la auditoría de las prácticas y documentos con respecto a procesos internos en la toma de
decisiones en procesos como contratación, retención, procesos disciplinarios, despidos, del personal son
de suma importancia para la organización.
Basado en este planteamiento, se procedió a realizar una encuesta al equipo de HR ventas Colombia,
principales usuarios de la actual herramienta para la recolección de datos de los procesos disciplinarios.
Se obtuvo un 100% de la participación de esta división, con un total de 12 encuestados, y los hallazgos
principales fueron los siguientes (ver Anexo 5):
• La adecuada gestión de los procesos disciplinarios del personal FR ventas, es considerada de
suma importancia para el equipo de recursos humanos ventas a nivel nacional, ya que, esta
representa una de las tareas más importantes del área. Por ende, se debe ejecutar un seguimiento
3
constante y adecuado tanto a los procesos disciplinarios como al personal FR ventas, debido a que
este representa un número de trabajadores significativo para la organización.
• Se identificó que los todos los funcionarios del área HR ventas han tenido relación o utilizan, la
actual herramienta de recolección de datos de los casos disciplinarios del personal FR ventas.
Donde el 75% encuentran fácil la utilización de ésta para el seguimiento mensual de los casos,
mientras que un 25% no está de acuerdo con esta afirmación, resaltando que, aunque los usuarios
acceden y la utilizan fácilmente, identifican fallas en la herramienta las cuales representan un
problema mayor y una obstaculización en su uso.
• El 52% resalto que no es posible diligenciar los procesos etapa por etapa, ya que, solo se puede
ingresar una vez a la herramienta por caso, es decir que solo se puede consignar la información
del proceso hasta que está cerrado, si no, la información quedara incompleta en la base de datos.
Otro 62% afirmó, que resulta imposible ingresar a la herramienta varias personas a la vez,
generando incomodidad y pérdida de tiempo a la hora del acceso. El 75% de los encuestados
afirmó que la información del proceso se pierde, al no ser consigna en su totalidad las etapas que
el proceso disciplinario conlleva, un 37% afirmó que información como las causas del proceso y
los sites a nivel nacional, están desactualizados y las casillas para introducir la información se
repite, generando confusión y pérdida de tiempo a la hora de consignar la información. Y un 12%
argumenta que la información no siempre queda guardada en la herramienta.
• Pese a que la herramienta presenta fallas, el 87.5% de los usuarios reconocen que es una
herramienta adecuada para el almacenamiento y gestión de los procesos disciplinarios. Se
sugirieron algunas recomendaciones para el rediseño de esta como (ver Anexo 6):
“estabilizar la herramienta para trasportar la información a una plataforma en la web, que
permita un mejor acceso a los usuarios, generando eficiencia en la consignación de la
información.” - HR Asst Trainee
4
• Por último, se indago sobre la importancia de la información consignada en la herramienta para la
toma de decisiones sobre la gestión del personal y estas fueron algunas de las respuestas (ver
Anexo 7):
“La información actual en la herramienta es importante, teniendo en cuenta que, desde una
perspectiva jurídica, la veracidad de la información es de vital importancia, para tomar
decisiones, en lo que respecta a sanciones o terminaciones de contrato,
y gestión del personal FR de ventas.” - HR Asst Trainee
“Es vital, ya que, ayuda a mantener el governance sobre el personal y la trazabilidad de
información importante para procesos internos y que pueden ser fuente
de jurisprudencia.” - HR Analyst
Se puede concluir a través de la información recolectada que para el área de HR ventas, esta
herramienta es funcional para el desarrollo de las tareas específicas del área y puede ser un apoyo con
gran potencial en la toma de decisiones, pero actualmente presenta problemas por su diseño e
información insuficiente, lo cual genera no solo la perdida de información sobre los procesos del
personal, sino de tiempo. Al no tener la información actualizada y no hacer uso de la herramienta, se
abre la posibilidad de poner en duda el derecho al debido proceso que poseen tanto los empleados y la
organización, reafirmando la importancia de este en las organizaciones basado en lo propuesto por
Agudelo (20007), el cual expresa la importancia de las garantías que se deben respetar como derecho
fundamental.
Respecto al tercer objetivo, “Diseñar una herramienta piloto que contenga los principales atributos
señalados en el aparte anterior, en la que se pueda identificar etapa por etapa el actual desarrollo del
proceso disciplinario.”, con el apoyo del HR Analyst se trabajó y propuso el rediseño de ésta, según los
lineamientos organizacionales y sus colores respectivos, utilizando la herramienta Excel – Macros.
5
Lo primero que se propuso fue actualizar, eliminar y reorganizar de manera cronológica la información y
etapas esenciales para los casos disciplinarios del trabajador FR ventas a nivel nacional, como los datos
personales, datos del mánager o líder de ventas, fechas del incidente, clasificación de estos incidentes,
fecha de citación, fecha en la cual se diligenció el acta de descargos, pruebas del caso, fecha y tipo de la
acción disciplinaria tomada del caso (más detalles, acceder al Anexo 8). Así, cada vez que se ingrese la
información de algún caso disciplinario, esta información se podrá guardar directamente en una base en
orden cronológica, presionando el botón de guardar ya programado.
Ilustración 4 Rediseño de formulario: Casillas de registro y control procesos disciplinarios FR
ventas.
*Los datos utilizados a continuación son ficticios.
Fuente: Herramienta procesos disciplinarios HR ventas PepsiCo Colombia, elaboración propia.
6
La información del caso se ira guardando en la base, la cual todo el equipo de HR Ventas a nivel nacional
posee acceso por medio de la herramienta Microsoft Teams, es decir que pueden acceder a la información
actualizada, de primera mano y en tiempo real.
Por medio de la programación de botones en la herramienta, configurados bajo la formulación de macros
de Excel, se agregó una hoja adicional de reportes, la cual trae la información directamente de la base por
medio de un buscador, es decir, que se puede generar un informe o consultar los casos históricos que ha
tenido un determinado colaborador, ingresando su número de cedula, nombre o apellido en la pestaña y
apoyar la toma de decisiones respecto a éste.
Ilustración 5 Hoja de consulta histórica de procesos disciplinarios FR ventas.
*Los datos utilizados a continuación son ficticios.
Fuente: Herramienta procesos disciplinarios HR ventas PepsiCo Colombia, elaboración propia.
Esta nueva opción de reporte se apoya en el planteamiento de los autores Benzaquen-de Las Casas, J., &
Convers-Sorza, J. (2015), el cual expone que, según la norma ISO se debe promover los procesos internos
en las empresas, con el propósito de analizar y realizar cambios para conseguir mayor eficiencia,
administrando los costos en los procesos y la rentabilidad.
7
Teniendo en cuenta la necesidad de analizar la información de manera dinámica, se agregó una hoja de
informe con indicadores gráficos dinámicos, los cuales se pueden manejar de la manera que se requiera, y
filtrar por temas de interés como manager o líder de ventas, ubicación (site), clasificación de los hechos,
nivel dentro que ocupa el empleado en la organización (FR), periodo de tiempo (meses o años) y género,
esto con el fin de para facilitar al usuario un análisis de la información de manera fácil, rápida y efectiva,
para tomar decisiones frente a un caso específico o gestión del personal, se inicio un programa de
informes mensuales respecto a los casos disciplinarios.
Ilustración 5 Hoja de consulta histórica de procesos disciplinarios FR ventas.
*Los datos utilizados a continuación son ficticios.
8
Fuente: Herramienta procesos disciplinarios HR ventas PepsiCo Colombia, elaboración propia.
El rediseño de esta herramienta representa un apoyo en las tareas y funciones del área HR ventas Bogotá,
y entiende los planteamientos por Greenberg (1984), el cual afirma la necesidad de entender variables
como la cultura, la organización, características demográficas del personal, la percepción de justicia, ya
que los procesos disciplinarios son una situación que puede generar tensión en la organización. Al
entender esta situación el planteamiento de la herramienta suple las necesidades del área en la gestión de
los procesos disciplinarios del personal de ventas FR para PepsiCo alimentos Colombia y la recolección
de datos derivados de estos. Debido a que la herramienta no solo resguardar la información histórica, en
una base, sino que permite acceder a esta de manera fácil, y consultar datos específicos y generales de la
gestión de los procesos disciplinarios, teniendo impacto directo en la gestión del personal y la toma de
decisiones. Como futura modificación se recomienda un sistema que pueda soportar los documentos
vinculados al caso, como lasa actas firmadas y diligenciadas, las pruebas físicas con las cuales se cuentan
para proceder en el caso disciplinario.
9
Finalmente siguiendo el cuarto objetivo “Socializar la herramienta a nivel local con los encargados del
área HR ventas para su relacionamiento efectivo con esta.”, después de aprobada la herramienta
rediseñada por el HR Analyst, se procedió a la socialización y presentación al área legal de PepsiCo
Alimentos por medio de un video tutorial vía videoconferencia. La Labor Assoc Manager resaltó algunos
atributos importantes de la herramienta y aprobó su utilización, en el seguimiento y recolección de la
información para los casos disciplinarios del área de ventas FR a nivel nacional, así mismo presento la
posibilidad de socializar la herramienta con el equipo de HR operaciones Bogotá.
“es muy valioso ver los indicadores reflejados en graficas, donde se expone la informacionon, ya que nos
permite analizarla de forma grafica y dinamica.” - Labor Assoc Manager
La herramienta fue socializada con éxito, al equipo HR ventas Bogotá de manera remota por medio de
una presentación y videoconferencia vía Zoom. Esta será publicada en la herramienta compartida de
Teams – HR sales, para su acceso, esto una vez todos los casos históricos hasta la fecha sean trasladados a
la nueva interfase de la herramienta. La publicación de la herramienta se ajusta a lo dicho por Olalla &
Castillo (2002) debido a la importancia del proceso y la auditoria de los recursos humanos, la cual
consiste en diagnosticar, analizar, evaluar y valorar las funciones del recurso humano; con el objetivo de
adoptar una perspectiva amplia para futuros resultados. Es importante seguir trabajando desde el área de
HR ventas en la utilización diaria de la herramienta, para sacar provecho de esta en el área y potencializar
su utilización.
12. Conclusiones
El trabajo planteaba la siguiente pregunta de estudio ¿Es necesario implementar o rediseñar una nueva
herramienta para gestionar adecuadamente los procesos disciplinarios del personal de ventas FR con el
finde mejorar el proceso de toma de decisiones relacionadas con la gestión del talento humano, al interior
de PepsiCo Colombia? con base en lo anteriormente expuesto se puede responder, si, era necesario.
10
Adicionalmente, algunas conclusiones emergen de los hallazgos obtenidos con la metodología
implementada, la cual arrojo una necesidad especifica del área estudiada respecto a la perdida de
información de los procesos y la importancia de apoyo en esta para la toma de decisiones sobre el
personal, puede concluir que:
• Basado en el planteamiento de Antona (1993) sobre la importancia de los lineamientos legales y
la normativa laboral, organizacional y su debido complimiento, se puede reforzar el hecho de que
la información consignada en la herramienta y base es de suma importancia para la gestión del
personal y los procesos legales que respectan a los empleados y el debido proceso.
• La información contenida en esta herramienta hace parte de procesos internos que el área de HR
ventas adelanta con cada uno de los colaboradores del área de ventas y debe ser tenida en cuenta
en su trayectoria en la Corporación. comprendiendo la importancia de la fuerza laboral expuesta
por cano & castro (2019) como el recurso principal de una organización donde radica su
competitividad.
• La herramienta presentada permite estructurar la información derivada de los procesos
disciplinarios, confirmando el planteamiento de Zapata (2005) sobre la gestión de
documentos, ya que esta comprenden todo lo que sucede con estos, durante su siclo vital,
cumpliendo con sus funciones y finalidades pertinentes en una organizaron, facilitan la
gestión del área HR ventas debido a que la consulta interna de esta información esta
organizacional y de fácil acceso, optimizando los tiempos y permitiendo la eficacia en los
procesos de consulta por parte del personal encargado
• La investigación realizada expone como la información y la documentación se pierde en los
procesos, por falta de seguimiento y número de procesos abiertos.
11
13. Recomendaciones
Finalizando el proceso de investigación se sugiere a la organización y a sus encargados del área de HR
ventas las siguientes recomendaciones para la potencialización el objetivo principal de investigación:
• Tener un seguimiento constante y permanente de la herramienta, consignándola con la
información completa y veraz de los procesos disciplinarios, teniendo en cuenta su cierre
o sanción.
• Se recomienda a futuro hacer una inversión económica en la creación de una plataforma virtual
donde se incluya la herramienta, para generar un acceso a está con más eficiencia y control.
• Apoyando al autor Tellería (2019), él cual afirma la importancia del trabajo en equipo y el
manejo del conflicto, resaltando que estos se deben resolver de manera adecuada para su
prevención. Es así, como se confirma la necesario incluir a los managers o líderes de ventas en el
acceso a la herramienta de procesos disciplinarios, ya que esta información derivada, les
permitiría tener una mejor visión, manejo y relación con de su equipo; mejorar la toma de
decisión respecto a la gestión de su personal.
• Trabajar de la mano con HR operaciones y HR ventas a nivel nacional, para la sociabilización e
implementación de la herramienta en estas divisiones de la organización.
• Se recomienda realizar informes cada tres meses del personal, según la información consignada
en la herramienta y evaluar las faltas que se presentan con frecuencia.
• Trabajar de la mano con el área legal y manager o líder de ventas, comprendiendo los descargos
como un castigo, para estimular los comportamientos deseables y evitar los indeseables (Amoros,
2007), sobre la reincidencia en los procesos disciplinarios de algunos colaboradores.
12
• Adquirir una nube corporativa que permita el almacenamiento masivo y completo de los
documentos escaneados de cada proceso disciplinario y su respectiva etapa, que se entre enlace
con la pestaña de reporte de la herramienta.
• Identificar las condiciones por las cuales es estrictamente necesario abrir un proceso disciplinario.
14. Referencias bibliográficas
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• Zapata Cárdenas, C. A. (2011). Gestión Documental & Gobierno Electrónico: Problemas,
Retos y Oportunidades para profesionales de la información. Bogotá.
14
15. Aval final
16. Anexos
15
Anexo 1
Nota: Productos PepsiCo.
Anexo 2
Nota: Recursos humanos PepsiCo – Colombia.
Anexo 3
16
1) Registro para control de procesos disciplinarios, este formulario debe ser llenado después de cerrado el caso.
2) La información consignada a continuación es ficticia a manera de ejemplo, por ende, no es real.
-En amarillo información desactualizada, encontrada en las listas desplegables.
17
3) Esta es la información consignada a Julio 2020, teniendo en cuenta los años 2018-2019 (55 casos registrados). A continuación, ejemplo de 10 casos:
4) En rojo los datos faltantes de la base a Julio 2020.
18
-Ejemplo más cercano de la información faltante:
Nota: Herramienta para la recolección de datos y datos históricos a junio 2020 de procesos
disciplinarios FR ventas.
Anexo 4
Nota: Formula muestra de la población.
19
Anexo 5
Gráfico 1. Importancia procesos disciplinarios para el área HR ventas.
Fuente: Elaboración propia del autor.
Gráfico 2. Importancia sobre el adecuado seguimiento de procesos disciplinarios para personal FR ventas.
Fuente: Elaboración propia del autor.
Gráfico 3. Utilización de la actual herramienta para almacenamiento de información derivada de los casos disciplinarios
personal FR ventas.
20
Fuente: Elaboración propia del autor.
Gráfico 4. Frecuencia de acceso a la herramienta de casos disciplinarios.
Fuente: Elaboración propia del autor.
Gráfico 5. Importancia procesos disciplinarios para el área HR ventas.
Fuente: Elaboración propia del autor.
21
Gráfico 6. Opinión sobre la herramienta de procesos disciplinarios.
Fuente: Elaboración propia del autor. Nota: Encuesta para la recolección de datos sobre herramienta de procesos disciplinarios al equipo HR ventas.
Anexo 6
- “es importante tener la información completa del implicado en el proceso y las causas”
HR Asst Trainee
- “crear un correo electrónico para el control de los procesos disciplinarios, para así encontrar toda la
documentación de los descargos como soporte”
Auxiliar administrativo
- “la herramienta actual no cumple con los lineamientos de color organizacionales.”
Labor Assoc Manager
- “estabilizar la herramienta para trasportar la información a una plataforma en la web, que permita un
mejor acceso a los usuarios, generando eficiencia en la consignación de la información.”
HR Asst Trainee
Nota: Recomendaciones sobre el diseño d la herramienta, según el equipo HR ventas.
22
Anexo 7
- “Si lo es y más aún a la hora de renovar contratos, pues está información permite conocer si la
persona evaluada ha cometido algún tipo de falta. Así mismo es importante para saber la cantidad de
citaciones a descargos y el nivel de gravedad”
HR Asst Trainee
- “Si, se puede mejorar la herramienta, actualizando algunos datos importantes; pero la información
actual es importante para tomar algunas decisiones, teniendo en cuenta que, desde una perspectiva
jurídica, la veracidad de la información es de vital importancia, para tomar decisiones, como en
sanciones o terminaciones de contrato, por ejemplo.”
HR Asst Trainee
- “Si, es materia fundamental en algunas de las tomas de decisiones de retiro de los empleados.”
HR Sr Supervisor
- “Si es importante, ayuda a mantener el governance sobre el personal y la trazabilidad de información
importante para procesos internos y que pueden ser fuente de jurisprudencia.”
HR Analyst
Nota: Opinión sobre la importancia en la toma de decisiones en base a la información derivada de la
herramienta en la gestión del personal.
23
Anexo 8
1) Interfase de inicio y acceso a la base de procesos disciplinarios, este formulario debe ser llenado después de cerrado el caso.
2) Funciones de la nueva interfase de la herramienta, visualización inicial. *La información consignada a continuación es ficticia a manera de ejemplo.
24
-Etapas del proceso e información a consignar en la herramienta.
-Listas desplegables de la información en la herramienta, por clasificación y decisión final (sanción impuesta al colaborador FR ventas).
25
3) Informe de reporte, para consulta de información histórica de procesos disciplinarios por colaborador.
4) Informe de indicadores dinámicos gráficos, con filtros según la conveniencia del usuario por manager o líder de ventas, ubicación (site), clasificación de los hechos, nivel dentro que ocupa el empleado en la organización (FR), periodo de tiempo (meses o años) y género. -Filtro por mes, año y empresa vinculada a la organización.
26
-Grafico estadístico por site a nivel nacional.
-Grafico estadístico por genero de los procesos disciplinarios.
27
-Grafico estadístico por clasificación de hechos, según la totalidad de los procesos disciplinarios.
-Grafico estadístico por nivel organizacional (FR).
-Grafico estadístico por cierre de caso y decisión final.
28
Nota: Plataforma de recolección de datos y datos históricos a junio 2020.
